Funktionsupphandling. att upphandla en funktion inte en specifik vara eller tjänst

Transkript

1 Funktionsupphandling att upphandla en funktion inte en specifik vara eller tjänst

2 Funktionsupphandling passar tex för Energisparprojekt i byggnader och gatubelysning Nybyggnadsprojekt av tex äventyrsbad och förskolor Kommunikationsteknik för prat, e-post/sms/mms, fax och Internet och i alla typer av projekt där beställaren vill: Uppnå rätt resultat med tuffa förutsättningar Låsa upp interna konflikter som medför stiltje Få gjort mycket utan att behöva specificera alla detaljer på micro-nivån Få rätt saker gjorda utan att ta in dyr kompetens som tar fram detaljerade underlag Förändra riskspridningen Kraftigt sänka kostnaderna för beställaren

3 ATT NYTTJA POTENTIALEN FÖR ATT LÖSA BEHOVEN & UTMANINGARNA nyckeltal Dagens nivå vet man lite om så snabbt som möjligt tempo någon % per tempo Mål nivå som de 10% bästa ligger på tid

4 FÅ BUDGET I BALANS HUR LYCKAS MAN? Intäkter = skatt Första et Kostnader plus onödiga kostnader Det ekonomiska lagkravet för en kommun är att budgeten ska vara i balans.

5 BUDGET I BALANS - MEN PÅ ETT ANNAT SÄTT Intäkter = skatt Kapitalkostnad Onödiga = Värdeskapande kostnader för skattebetalarna Kostnader Första et Genom att byta den onödiga kostnaden mot kapitalkostnader hålls budgeten i balans. Kapitalkostnad är summan av räntekostnad och avskrivningskostnad!

6 BUDGET I BALANS OCH BÄTTRE EKONOMI Kostnader = Intäkter = kapitalkostnad skatt Kostnader = andra et energi Andra et sjunker kapitalkostnaden och besparingen blir mer värd. Kommunen börjar se vinsten! Därefter ökar vinsten för varje (Kapitalkostnaden sjunker eftersom räntekostnaden sjunker när lånet amorteras)

7 BUDGETBILDEN ÖVER LIVSCYKELN 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 Mkr 4,00 2,00 0,00-2,00-4, ,00 Besparing Räntekostnad Avskrivningskostnad Budgetförstärkning En budget över livscykeln för ett projekt som innehåller: 75 Mkr i investering 20 s avskrivningstid 5% kalkylränta 3 % nettoindexuppgång. Investeringen återbetalas sig på halva livscykeltiden och budgetförstärkningen är 100 Mkr under hela tiden. Budgeten är i balans redan första et vilket är ett lagkrav. Vinsterna är stora och fås så snart projektet startar.

8 AKTÖRER I ETT PROJEKT PROJEKT HUVUD LEVERANTÖR BESTÄLLARE UNDER- LEVERANTÖR UNDER- KONSULT KONSULT

9 DE FYRA FASERNA Fas 0 Projektuppstart: Handla först upp konsultstöd. Definiera funktioner, mål och krav i ett förfrågningsunderlag och handla upp en huvudleverantör. Förankra projektet intern och med politiker! Fas 1 Projektutveckling: Inventering av besparingspotential, åtgärder, kostnader, utbildningsbehov mm. Fas 2 Projektgenomförande: Arbeten enligt de i Fas 1 överenskomna rapporterna utförs. Fas 3 Projektuppföljning: Leverantören garanterar de överenskomna besparingarna och funktionerna under återbetalningstiden. Drift av verksamheten sköts av Beställaren eller Leverantören.

10 Processen i en funktionsupphandling 1. Definiera funktionen som ska uppnås och vilka andra mål som finns 2. Ta hjälp av/handla upp en konsult för att utveckla funktionerna, målen, verktygslådan och tidplanen erfarenhet är extremt viktigt 3. Förankra projektet uppåt, nedåt och åt sidorna det är alltid informationsbrist eller prestige som fäller en affär 4. Skriv annons, förfrågningsunderlag och avtalsmallar detta sätter ramarna för projektet 5. Annonsera svara på alla frågor skriftligt, tänk på sekretessen 6. Kvalificera oftast räcker 3-5 st anbudsgivare 7. Anbudsöppning ha utvärderingsverktygen framme och avsätt tid 8. Utvärdering gör en första utvärdering 9. Förhandling dokumentera allt mycket noggrant, tänk på principerna 10. Slututvärdering summera upphandlingen och skriv rent minnesanteckningar och skriv utlåtande 11. Tilldelning skickas till alla även de som ej kvalificerat sig 12. Avtal håll tummarna innan avtal kan tecknas efter 10 dagar

11 UPPHANDLINGAR I ETT PROJEKT Många beställare saknar tid, egna resurser och erfarenhet av att driva projekt. De väljer därför att ta stöd av en konsult som har erfarenhet och kunnande av funktionsprojekt. Ramavtal eller någon av upphandlingsformerna kan användas. Erfarenhet av LOU, ABT, ABFF, teknik, ekonomi, projektledning, funktionsprojekt bör väga tungt vid utvärderingen Beställaren tar sedan hjälp av den kontrakterade konsulten att genomföra en upphandling av den huvudleverantör som skall genomföra Fas 1, 2 och 3. Urvalsupphandling eller förhandlad upphandling är att föredra.

12 Att tänka på Målet med en upphandling är att få till ett bra avtal som reglerar den affär som skall genomföras. LOU är ett hjälpmedel för att nå målet inget hinder för att göra bra affärer. Läs lagtexten noggrant Ta hjälp vid behov Gör en realistisk upphandlingsplan med aktiviteter och dagar Valet av upphandlingsmodell görs utifrån den affär som ska göras inte tvärtom.

13 Att beakta för att komma i mål Likabehandlingsprincipen ge alla anbudsgivare samma förutsättningar Transperensprincipen skriv alla villkor och ramar så att anbudsgivaren vet vad som gäller. Detta inkluderar: Huvudavtalsmall Mall för Avtal om projektutveckling Mall för Avtal om projektgenomförande Mall för Avtal om projektuppföljning Andra jurisdiska upphandlingsregelverk som täcker upp alla faser Som man frågar f man svar! Tydlighet och klarhet ger bra anbud och bra projekt Fråga efter det ni vill ha svar på. Vill ni veta 60 nyckeltal per objekt så fråga efter det.

14 Tillsammans kan vi påverka ekonomin till det bättre och få en godare miljö! Kontaktperson Daniel Svensson, , Mer att läsa Exempel på beställare som genomför projekt med WSP Strängnäs kommun, Bostads och Fastighets AB Östergötlands-, Kalmar- och Västerbottens landsting Lycksele, Landskrona, Båstad, Klippan, Halmstads, Piteå, Karlstads och Lunds kommun Lekebergsbostäder, Laxåhem, Norabostäder, Lidingöhem