KALLELSE. 1. Justerande:... Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 Barn- och ungdomsnämnden Plats och tid för sammanträdet Kallade tjänstemän Bällstarummet, Tuna torg 1, 2 tr., Vallentuna tisdagen den 22 februari kl Förvaltningschef Roland Beijer Nämndsekreterare Cecilia Arrgård Controller Annika Hellberg Utvecklingsledare Eva Lod Personalrepresentant Hans Engström Vallentuna den OBS! Borgerlig grupp kl Jerker Sjögren Ordförande Cecilia Arrgård Sekreterare 1. Justerande:... 1 (20)

2 Innehållsförteckning: Sid 1. Justerande: Godkännande av dagordning Bokslut och verksamhetsberättelse Bokslutsdispositioner Utredning kring Hjälmstaskolan Uppföljning av internkontroll för Fastställande av internkontrollplan Sammanställning av förskolornas kvalitetsredovisning 2003/ Information om Barn och ungdomsförvaltningens organisation ITiS slutrapport i Vallentuna Brist på lokaler för förskoleverksamhet i Vallentuna Rapport från kontaktpolitiker Anmälningsärenden Postlistan (20)

3 2. Godkännande av dagordning 3 (20)

4 3. Bokslut och verksamhetsberättelse 2004 Dnr Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår Barn och ungdomsnämnden att anta förvaltningens förslag till verksamhetsberättelse för 2004 Arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett underlag för bokslut och bokslutsdipositioner. Ärendet Förvaltningen har efter bokslut för år 2004 tagit fram ett förslag till verksamhetsberättelse för Förvaltningens förslag till beslut Barn och ungdomsförvaltningen föreslår att Barn och ungdomsnämnden antar förvaltningens förslag till verksamhetsberättelse för Ärendets tidigare behandling i arbetsutskottet Yrkanden Ordföranden Jerker Sjögren (kd) yrkar på att arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett underlag för bokslut och bokslutsdisposition. Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och Jerker Sjögren (kd) förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet Verksamhetsberättelse (20)

5 4. Bokslutsdispositioner 2004 Dnr Förvaltningens förslag till beslut Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår att barn- och ungdomsnämnden fastställer ersättning till Hjälmstaskolan och Karlbergsskolan för kostnader till följd av särskilda beslut. Förvaltningen föreslår att överskottet inom den fasta budgetramen fördelas med 440 tkr till Hjälmstaskolan och 350 tkr till Karlbergsskolan. Förvaltningen föreslår därefter att resultatenheterna tar med sig sina respektive över- och underskott från 2004 till kommande budgetår. Resultat Ersättning Överföring till 2005 BUN fast ram Resultatenheter: Kostenhet Bällstabergsskolan Ekebyskolan Gustav Vasaskolan Hammarbacksskolan Hjälmstaskolan Karbyskolan Karlbergsskolan Kårstaskolan Lovisedalsskolan Ormstaskolan RC skolverksamheter Ärendet Bokslut för 2004 visar ett överskott på 790 tkr för barn- och ungdomsnämndens fasta budgetram och ett överskott på sammanlagt tkr för resultatenheterna. Fördelningen per enhet framgår av tabellen. Vallentuna kommuns ekonomistyrprinciper anger att: Huvudprincipen är att nämnd för med sig de ekonomiska över- och underskott, som redovisas i bokslut, till kommande budgetår. Överföringen grundas på en beredning som sker i samband med den årliga bokslutsgenomgång där respektive nämnds verksamhet analyseras med avseende på att kommunfullmäktiges och nämndernas fastställda mål och åtaganden uppnåtts under det aktuella verksamhetsåret. Överföringen sker på anslagsbindningsnivå och beslutas av kommunfullmäktige. För peng-finansierade resultatenheter gäller att ansvarig nämnd fastställer de kriterier som ska gälla vid resultatöverföring samt beslutar om överföringen. Huvudprincipen bör även då vara att enheten för med sig de ekonomiska över- och underskott, som redovisas i bokslut, till kommande budgetår samt att överföringen 5 (20)

6 grundas på en analys av i vilken grad fastställda mål och åtaganden har uppnåtts. Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår att barn- och ungdomsnämnden fastställer ersättning till Hjälmstaskolan och Karlbergsskolan för kostnader till följd av särskilda beslut. Förvaltningen föreslår därefter att resultatenheterna tar med sig sina respektive över- och underskott från 2004 till kommande budgetår. Förutsättningarna för Hjälmstaskolan redovisas i en separat tjänsteskrivelse. Karlbergsskolan redovisar ett underskott på 326 tkr, men inom detta ryms ett större underskott inom förskolan och ett överskott inom grundskolan. Vid starten av en ny förskola med huvudsakligen 1-2- åringar är kostnaderna högre än skolpengen. Kostnaderna för att starta nya förskolor eller nya avdelningar hanteras inom respektive resultatenhet eller enskild förskola. Vallentuna kommun har inte några fastlagda startbidrag. De särskilda förutsättningarna för Karlbergsskolan är att enheten har varit tvungen att starta en förskola för att kommunen skall kunna uppfylla lagens krav på att tillhandahålla platser inom skälig tid. Familjer i södra Vallentuna har blivit hänvisade till platser inom Karlbergsskolans förskola och många har då valt att gå på Karlbergsskolans förskolan endast under en kort tid för att sedan byta till förskolor längre söderut eftersom föräldrarna i första hand önskat plats närmare hemmet i södra Vallentuna. Förvaltningen föreslår att överskottet inom den fasta budgetramen fördelas med 440 tkr till Hjälmstaskolan och 350 tkr till Karlbergsskolan. Resultat Ersättning Överföring till 2005 BUN fast ram Resultatenheter: Kostenhet Bällstabergsskolan Ekebyskolan Gustav Vasaskolan Hammarbacksskolan Hjälmstaskolan Karbyskolan Karlbergsskolan Kårstaskolan Lovisedalsskolan Ormstaskolan RC skolverksamheter (20)

7 5. Utredning kring Hjälmstaskolan Dnr Ärendet Barn- och ungdomsnämndens beslut att stoppa intag av elever i år 7 till läsåret 02/03 och de därmed följande effekterna att elevströmmarna har styrts till andra skolor har medfört att antalet äldre elever vid Hjälmstaskolan minskat från 518 elever läsåret 01/02 till ca 175. Hjälmstaskolan har därmed tappat två tredjedelar av antalet elever i år 7-9 och det ställer krav på en omorganisation av skolan och en annan profilering. Vilka åtgärder har Hjälmstaskolan vidtagit för att hantera de förändrade förutsättningarna? Handlingar i ärendet Utredning kring Hjälmstaskolan 7 (20)

8 6. Uppföljning av internkontroll för 2004 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Barn och ungdomsnämnden antar rapporten som sin egen. Ärendet Enligt kommunens reglemente för intern kontroll har nämnderna skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. I samband med årsredovisningens upprättande skall nämnderna lämna en rapport till kommunstyrelsen över resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen. Rapporten Kontroller 2004 Inom följande områden har kontroll skett genom stickprov löpande under året: Ekonomi Hantering av personliga utlägg Inga anmärkningar finns gällande hur policyn/rutinen för hantering av personliga utlägg efterlevs. Krav och inkasso Förvaltningen har p g a bristande personella resurser släpat efter vad gäller hantering av krav för kunder som ej betalar fakturor (främst gällande barnomsorgsfakturor) i tid. Under 2004 har dock en betydande arbetsinsats gjorts för att upprätta avbetalningsplaner för kunder som hamnat på skuld samt för att kräva in betalning av uppkomna skulder. Vid slutet av 2004 har förvaltningen kommit i kapp och rutinen för krav och inkasso fungerar. Personal, löner och förmåner: Arvoden till förtroendemän Inga anmärkningar finns gällande hanteringen av registrering och utbetalning av arvoden till förtroendemän i barn- och ungdomsnämnden. 8 (20)

9 Löneskuld Hantering av uppkomna löneskulder har fungerat enligt kommunens policy och barn- och ungdomsnämndens delegationsordning. Bisysslor Kommunledningskontoret begär årligen in uppgifter om personalens bisysslor från förvaltningarna. Vid varje enhet inom nämndens ansvarsområde ansvarar respektive chef för att rutinen för inhämtande av uppgift om bisysslor fungerar. Förvaltningen informerar varje år enheterna om hur insamlandet av uppgifter ska gå till och varför. Under 2004 insamlades uppgifterna för 2003 i januari för att redovisas till KLK / Kommunstyrelsen i februari Barn- och ungdomsförvaltningen kommer under februari 2005 att till redovisa antalet godkända bisysslor under Administration Handläggning av förskole- och fritidshemsplaceringar, köhantering Under 2004 har ett arbete med att tydliggöra barn- och ungdomsnämndens regler och riktlinjer gällande barnomsorg inletts. Beviljande av skolskjuts Under HT 2004 upptäcktes att ett antal elever beviljats skolskjuts i form av busskort för resor med kollektivtrafiken, trots att de enligt barn- och ungdomsnämndens regler och tillämpningsföreskrifter för skolskjuts inte innehade rätt till skolskjuts. Orsaken var att förvaltningen gått ut till skolorna med information om att förnyad ansökan om skolskjuts för läsåret 04/05 ej var nödvändig om ingen förändring i förutsättningarna skett sedan läsåret 03/04. Detta misstolkades av några skolor vilket fick till följd att ett antal elever beviljades skolskjuts i strid med gällande regler. Det kan konstateras att de regler som infördes till läsåret 03/04 innefattade ett antal övergångsbestämmelser som inte var helt lätta att tolka / förstå. Barn- och ungdomsförvaltningen gav därför de berörda dispens under HT 04 gällande rätten till skolskjuts. Barn- och ungdomsförvaltningen bör under 2005 se över rutinerna för beviljande av skolskjuts och även förbättra ansökningsblanketten för skolskjuts, vilken tillika fungerar som beslutshandling. Avtal Gällande rutinen för upphandling och tecknande av avtal finns inget att anmärka på. Roland Beijer Förvaltningschef 9 (20)

10 Förvaltningens förslag till beslut Barn och ungdomsnämnden antar rapporten som sin egen. Ärendets tidigare behandling i arbetsutskottet Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 10 (20)

11 7. Fastställande av internkontrollplan 2005 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Barn- och ungdomsnämnden fastställer internkontrollplan för 2005 enligt barn och ungdomsförvaltningens förslag. Ärendet Barn och ungdomsnämnden antog en rutinförteckning över interna rutiner på förvaltningen. Nämnden skall därefter varje år upprätta en kontrollplan för hur rutinerna fungerar genom att ur rutinförteckningen välja ut några av rutinerna. Förvaltningens förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden fastställer internkontrollplan för 2005 enligt barn och ungdomsförvaltningens förslag. Ärendets tidigare behandling i arbetsutskottet Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet Förslag till internkontrollplan för (20)

12 8. Sammanställning av förskolornas kvalitetsredovisning 2003/2004 Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen med tillägget att kvalitén på lokalerna skall överses tillsammans med Samhällsbyggnadsnämnden. Ärendet Enligt beslut i Barn och ungdomsnämnden ska enskilda förskolor i Vallentuna varje läsår lämna en kvalitetsredovisning. Som stöd för redovisningen har för läsåret nyttjats det från Skolverket utgivna underlaget för förskolans kvalitetsredovisning. Sammanställningen är gjord utifrån mallens rubriker. Under hösten har inkommit redovisning från 21 förskolor och 4 familjedaghem. Två förskolor har ännu inte lämnat in någon redovisning. Vindens förskolor har sammanställt sin redovisning för samtliga förskolor inom företaget. Ärendets tidigare behandling i arbetsutskottet Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet Sammanställning av förskolornas kvalitetsredovisning 2003/ (20)

13 9. Information om Barn och ungdomsförvaltningens organisation Dnr Arbetsutskottets förlag till beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen. Ärendet Vid organisationsöversynen 1998 delades det kommunala ansvaret för skolan upp på tre politiska nämnder: Förskolenämnden, grundskolenämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Till respektive nämnd knöts också en förvaltning sammanfördes förskole- och grundskolenämnden till Barn- och ungdomsnämnden och de två förvaltningarna slogs samman till en barn- och ungdomsförvaltning. När dåvarande förvaltningschefen vid barn- och ungdomsförvaltningen lämnade sin tjänst 2003, beslutade kommunstyrelsen att förordna utbildnings- och arbetsmarknadschefen som barn- och ungdomschef och som en följd av detta inkorporerades utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen i barn- och ungdomsförvaltningen. Tre förvaltningschefer har blivit en och tre förvaltningsorganisationer har smält samman till en gemensam barn- och ungdomsförvaltning som i dag servar två nämnder. Kostnadsneddragningarna de senaste åren har också inneburit en översyn av personalbehovet för nämndsadministration och service till resultatenheterna. Där det varit möjligt har bemanningen anpassats för att klara budgeten och detta har bland annat inneburit att vakanser som uppstått inte återbesatts. Den förändring av bemanningen som nu görs 2005 föranleds dels av behovet att återbesätta tjänster inom administrationen men också av behovet att stärka myndighetsansvaret och kvalitetsuppföljningen inom stabsfunktionen. Förvaltningens förslag Barn och ungdomsförvaltningen föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen. Arendets tidigare behandling i arbetsutskottet Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet 13 (20)

14 Handlingar i ärendet BUF-organisation från januari 2005 Organisation: bemanning på de centrala förvaltningskontoren för förskola, grundskola och gymnasium. Barn och ungdomsförvaltningens organisation 2004 och (20)

15 10. ITiS slutrapport i Vallentuna Dnr Beslut Arbetsutskottet föreslår att Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen Ärendet Under hösten 1998 erbjöds Vallentuna kommun att som en av sex kommuner i landet ingå som pilotkommun i regeringens satsning Lärandets verktyg, vilket senare kom att benämnas ITiS (IT i skolan). Ansökan insändes (bilaga 1). Undertecknad utsågs av skolchefen att vara projektansvarig i kommunen och kontaktperson mot regeringens ITiS-kansli och den regionala organisationen. Pilotomgången genomfördes under tiden april september Syftet med ITiS-satsningen var att förstärka lärarnas kompetens när det gällde undervisning med stöd av informationsteknik. Från regeringens sida satsades 1,5 miljarder kronor, vilka var avsedda att användas för kompetensutveckling av lärare och uppbyggnad av infrastrukturen i kommunerna. Satsningen planerades pågå under åren Då beräknades att ca 40 % av landets lärarkår och skolledare skulle ha tagit del av den erbjudna utbildningen. Regeringens intention var att kommunerna själva därefter skulle satsa på att utbilda resten av skolornas personal samt att kontinuerligt vidareutbilda sin skolpersonal inom användningen av informationsteknik i undervisningen. Merparten av de avsatta medlen skulle enligt regeringens direktiv användas till datorer, vilka ställdes till deltagarnas disposition under utbildningstiden och i hemmet efter godkänd examination. Förutsättningen för att få delta var att ett helt arbetslag från en skola anmäldes. Arbetslaget skulle i sin ansökan beskriva hur man ville arbeta tillsammans med eleverna kring ett elevorienterat, ämnesövergripande, problembaserat tema. Med tanke på den nya lärarrollen skulle lärarna ges en vidgad didaktisk, teoretisk och social kompetens samt utveckla sitt eget lärande genom problematisering, reflektion och utvärdering. Målgrupp för satsningen var lärare, förskollärare och fritidspedagoger som arbetade i förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola. Förvaltningens förslag till beslut Barn och ungdomsnämnden tackar för informationen. 15 (20)

16 Ärendets tidigare behandling i arbetsutskottet Beslutsgång Ordföranden Jerker Sjögren (kd) ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar i ärendet ITiS Slutrapport i Vallentuna (20)

17 11. Brist på lokaler för förskoleverksamhet i Vallentuna Ärendet Nämnden beslutade den 21 december 2004 att uppdra till utbildningschefen att undersöka möjligheterna att använda tomma lokaler i centrumhuset till förskoleverksamhet. Bristen på förskolelokaler i Vallentuna är akut. Alla tillgängliga lokaler är i dag utnyttjade och vi får allt svårare att erbjuda plats till köande barn. I centrumfastigheten står det tidigare postkontoret tomt och skulle med smärre ombyggnadsarbeten kunna ge plats till 20 barn som idag väntar på plats i våra kommunala och enskilda förskolor. Utbildningschefen skickade iväg en skrivelse till Samhällsbyggnadsförvaltningen och framställde en förfrågan på postens lokaler i Vallentuna centrum. Samhällsbyggnadsförvaltningen inkom med svar den 11 februari Handlingar i ärendet Förskolan Poste Restante 17 (20)

18 12. Rapport från kontaktpolitiker 18 (20)

19 13. Anmälningsärenden 19 (20)

20 14. Postlistan 20 (20)