Beteckning Förslag. 1. Val av justerare och tid för justering Emil Erdelius (MP) Ersättare Stefan Jägnert (SD) Digital justering

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad Valnämnd Sammanträde 1 februari klockan 17:00 Särörummet, stadshuset Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering Emil Erdelius (MP) Ersättare Stefan Jägnert (SD) Digital justering 2. Årsredovisning för valnämnden 2015 samt underlag för kommunbudget En respektive två valkretsar 4. Redovisning av inkomna skrivelser 5. Övrigt VN/2016:1 Valnämnden godkänner årsredovisning 2015 och underlag till kommunbudget Alf Olofsson Ordförande Kristina Gudmundson Sekreterare Kristina Gudmundson Kommunstyrelsens förvaltning Direkt: kristina.gudmundson@kungsbacka.se Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon:

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VN/2016:1 Årsredovisning 2015 och underlag till kommunbudget 2017 Förslag till beslut Valnämnden godkänner årsredovisning 2015, daterad och underlag till kommunbudget 2017, daterad Sammanfattning Valnämnden föreslås godkänna nämndens årsredovisning för Budgeten visar på ett positivt resultat på 55 tkr. Vidare föreslås valnämnden godkänna förslag till underlag för kommunens budget Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Årsredovisning 2015, Valnämnden Underlag till kommunbudget 2017, Valnämnden Beslutet skickas till Ekonomi Beskrivning av ärendet Valnämnden föreslås godkänna nämndens årsredovisning för Budgeten visar på ett positivt resultat på 55 tkr och avser endast arvoden då nämnden inte bedrivit någon verksamhet eftersom det inte varit något val. Vidare föreslås valnämnden godkänna förslag till underlag för kommunens budget Inför 2017 föreslås en viss ökning av budgeten eftersom det är året före valår och förberedelser måste påbörjas. Dessutom planeras ett inköp av ett nytt system för hantering av bland annat rekrytering av valarbetare. Det tidigare systemet Vals är inte längre i bruk och förslag finns på ett annat system som dock kostar något mer. Kommunstyrelsens förvaltning Katarina Eiderbrant /RedigerareTelefon/ katarina.eiderbrant@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

3 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Katarina Eiderbrant /Verksamhetschef, kansli/

4 Nämndens årsredovisning 2015 Nämndens årsredovisning 2015 Valnämnden Arbetsmaterial

5 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter Kostnader Netto Budget, netto -184 Avvikelse Kommentarer till verksamhet och utfall Avvikelsen mellan året förklaras av att det var valår under Den positiva budgetavvikelsen förklaras av lägre arvodesutbetalningar än budgeterat. 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten 2015 är inget valår varför inga händelser ägt rum. Viktiga händelser inom personalområdet Under året har det funnits en valsamordnare på kommunstyrelsens förvaltning. Tjänsten har dock inte varit tillsvidare men uppdraget finns med i den nya organisationen som planerats under 2015 och startar 1 april Nämndens årsredovisning

6 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under 2015 Vallagen ändrades i vissa delar den 1 januari Dessa ändringar påverkar valet 2018 och avser exempelvis att partier och kandidater ska förhandsregistrera sig, kommunala bud ersättas med mobila röstmottagare och kraven skärpas när det gäller värdeneutrala lokaler och utbildning av röstmottagare. Nämndens årsredovisning

7 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Nämndens årsredovisning

8 Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning

9 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden Nämndens årsredovisning

10 4.1 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Målvärd e Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under 2015 varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.2 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Mätning Målvärd e 2015 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under 2015 varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.3 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Mätning Målvärd e 2015 Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under 2015 varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.4 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5% Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar Målvärd e ,5% 0,9% 2,6% -7,5% Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under 2015 varför uppföljning av målen inte är möjlig. Nämndens årsredovisning

11 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Mätning 2015 Status direktiv För uppföljning av detta direktiv se årsredovisningen för kommunstyrelsen. Uppnått Nämndens årsredovisning

12 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Se årsredovisningen för kommunstyrelsen. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Kommentar Valnämnden har ingen verksamhet som kan konkurrensutsättas. Nämndens årsredovisning

13 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter 2015 Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 0 Beröm 0 Förslag till förbättring 0 Totalt antal inkomna synpunkter 0 Varav anonyma 0 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Nämndens årsredovisning

14 8 Ekonomi med kommentarer 8.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut 2014 Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse 2015 Intäkter Kostnader Summa Kommentarer Avvikelsen mellan året förklaras av att det var valår under Den positiva budgetavvikelsen förklaras av lägre arvodesutbetalningar än budgeterat. Nämndens årsredovisning

15 9 Intern kontroll 9.1 Intern kontroll under året 9.2 Resultat av genomförda internkontroller Valnämnden följer kommunstyrelsens plan för intern kontroll, i den mån den är anpassningsbar till nämndens område, se kommunstyrelsens årsredovisning. 9.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Valnämnden följer kommunstyrelsens plan för intern kontroll, i den mån den är anpassningsbar till nämndens område, se kommunstyrelsens årsredovisning. Ekonomiområden Valnämnden följer kommunstyrelsens plan för intern kontroll, i den mån den är anpassningsbar till nämndens område, se kommunstyrelsens årsredovisning. Nämndens årsredovisning

16 10 Analys 10.1 Sammanfattande analys Eftersom 2015 inte har varit ett valår har nämnden inte bedrivit någon verksamhet. Nämnden har haft fyra sammanträden. Nämndens årsredovisning

17 Underlag till kommunbudget 2017 Underlag till kommunbudget 2017 Valnämnd Arbetsmaterial

18 Innehållsförteckning 1 Analys Analys av Förändringsområden... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2 Omvärldsanalys för Strategiska frågor Ett hållbart samhälle ekonomiskt, ekologisk, socialt En attraktiv arbetsgivare med ett hållbart ledarskap och medarbetarskap En effektiv kommun med goda resultat Tillgänglighet och invånarinflytande Övriga strategiska frågor Ramförändringar Ramförändringar i driftbudget som ej är föranledda av volymförändringar Specialdestinerade statsbidrag Underlag till kommunbudget

19 1 Analys 1.1 Analys av har inte varit något valår och därför har nämnden inte bedrivit någon verksamhet. Nämnden har endast haft sammanträden. Underlag till kommunbudget

20 2 Omvärldsanalys för är det dags att börja planera för valen 2018 och Underlag till kommunbudget

21 3 Strategiska frågor 3.1 Ett hållbart samhälle ekonomiskt, ekologisk, socialt En ändamålsenlig och effektiv samhällsplanering där alla delar samverkar för våra intressenters bästa Vårda och utveckla Kungsbackas attraktionskraft En hållbar miljö Goda uppväxtvillkor och ett gott arbetsmarknadsklimat En hälsosam kommun 3.2 En attraktiv arbetsgivare med ett hållbart ledarskap och medarbetarskap Attraktiv arbetsgivare Hållbara processer för styrning, stöd och uppföljning Politisk styrning och kontroll (reglemente, delegation, utbildning) En ändamålsenlig internkontroll 3.3 En effektiv kommun med goda resultat Omställning till e-samhället Analys Beslutsstöd Vårda och utveckla och förenkla styrmodellen Långsiktig planering och scenarier Hållbara processer för styrning, stöd och uppföljning 3.4 Tillgänglighet och invånarinflytande Kungsbacka 2020 Kungsbacka Direkt Invånardialog Vårda och utveckla BITT 3.5 Övriga strategiska frågor Planering inför valår 2018 och Underlag till kommunbudget

22 4 Ramförändringar 4.1 Ramförändringar i driftbudget som ej är föranledda av volymförändringar Ramförändringar Orsak/uppgift Förberedelser inför valår 2018 och 2019 Genomförande av val Belopp i tkr Summa per år i tkr 185 Belopp i tkr 2018 Motivering Inköp av nytt valsystem, planering och förberedelsearbete. Ännu oklart hur mycket pengar som behövs Underlag till kommunbudget

23 5 Specialdestinerade statsbidrag Specifikation statsbidrag Statsbidrag specifikation Tidigare generellt Specialdestinerat bidrag Krav motprestation Sökt 2015 Söker 2016 Söker 2017 Söker 2018 Ja/Nej Fr o m år Ja/Nej Belopp i tkr Belopp i tkr Ja/Nej Ja/Nej Genomförande av val Ja Fördjupad information per statsbidrag Valnämnden erhåller statsbidrag för genomförande av val 2018, dock oklart hur mycket. Underlag till kommunbudget