ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN. Årsredovisning

Transkript

1 ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Så här styrs kommunen Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Trygg kommun Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp En attraktiv arbetsgivare Uppföljning direktiv Ta fram en informationsplan och genomföra informationsinsatser Utveckla samarbete med förvaltningarna för Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg Direktiv invånardialog Direktiv tillgänglighet av handlingar Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Verksamhetsmått Analys verksamhetsmått Prestationsmått Nämndens kvalitetsdeklarationer Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Intern kontroll under året Resultat av genomförda internkontroller Nämndens förbättringsåtgärder Analys Sammanfattande analys Förändringsområden Nämndens årsredovisning 2

3 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor 2013 Intäkter 0,17 0,12 0,68 Kostnader -1,61-1,85-1,85 Netto -1,44-1,73-1,17 Budget, netto -1,31-1,35-1,36 Avvikelse -0,13-0,38 0,19 Kommentarer till verksamhet och utfall Investeringar Budget Avvikelse Inkomster Utgifter Netto Kommentar till investeringar 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Den viktigaste händelsen under var att den 1 oktober gick in i ett samarbete kring överförmyndarverksamheten med Härryda och Partille kommuner samt Mölndals stad - ÖFS, Överförmyndare i Samverkan. All verksamhet har förlagts till Mölndal. Viktiga händelser inom personalområdet När Kungsbacka gick in i samarbetet med övriga kommuner, följde huvuddelen av personalen med verksamheten till Mölndal. Nämndens årsredovisning 3

4 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Den största faktorn som påverkat verksamheten under året är arbetet med samverkan med de tre övriga kommunerna i ÖFS. Den lagändring som trädde i kraft 1 januari har inneburit visst merarbete. Verksamheten har påverkats starkt av det stora antalet ensamkommande barn för vilka verksamheten ansvarar för att utbilda, utse och utöva tillsyn av gode män. Nämndens årsredovisning 4

5 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 5

6 Nämndens årsredovisning 6

7 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Grunden i överförmyndarnämndens verksamhet är tillsyn där det finns ett ganska litet utrymme för invånarinflytande. Verksamheten är dock alltid öppen för synpunkter som kan bidra till utveckling av rutiner och arbetsformer. Invånare kan lämna synpunkter genom bland annat kommunens synpunktshantering KOMmentaren. Genom dialog med godmansföreningen blir dessa också en medspelare i överförmyndarnämndens verksamhet. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Nöjd inflytande index (NII) Målvärd e Nämndens årsredovisning 7

8 4.2 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Överförmyndarenheten har telefontid varje dag klockan Besök kan bokas med handläggare när så efterfrågas. Myndigheten arbetar utifrån kommunens värdegrund, BITT bemötande, inflytande, tillgänglighet och trygghet. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet, index Målvärd e Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Genom att tillämpa värdegrunden BITT bemötande, inflytande, tillgänglighet och trygghet, samt medvetet förhållningssätt bidrar myndigheten till målet om trygghet. Mätning 2013 Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Årsredovisningar för huvudmän inkomna i rätt tid ska vara granskade före 1 september Mätning 2013 Målvärd e Andel granskade årsredovisningar före 1 sep 100% 4.4 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Personalen på överförmyndarenheten följer de anvisningar som finns generellt för kommunens lokaler för att minska energianvändningen, till exempel genom att alltid släcka lamporna och datorerna när man inte vistas i lokalerna. Mätning 2013 Målvärd e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5% Nämndens årsredovisning 8

9 I den mån tjänsteresor sker används kollektiva färdmedel. I enstaka fall och vid behov används poolbil eller egen bil. Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar 2013 Målvärd e -6,5% 0,9% 2,6% -7,5% 4.6 En attraktiv arbetsgivare Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats Överförmyndarenhetens personal, som fram till 1 oktober varit anställd av kommunstyrelsens förvaltning, var vid det tillfället 3 personer med heltidsanställning och en person med timanställning omfattande ca 25 %. Därefter ingår Kungsbacka i en organisation som är bemannad med 11 personer inom Mölndals stad. Ett av skälen till samarbetet med andra kommuner är att förbättra rekryteringsläget. Mätning 2013 Målvärd e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer 8,6 Jämix, antal poäng, max är 180 poäng Andel heltid 300% Timavlönade omräknat till heltid Nämndens årsredovisning 9

10 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Ta fram en informationsplan och genomföra informationsinsatser Överförmyndarnämnden har för antagit en utbildningsplan för gode män och förvaltare. I enlighet med den planen har det genomförts löpande informationsinsatser, utbildning för gode män för ensamkommande barn och det anordnades ett informationsmöte i november. Däremot har det inte funnits möjlighet att genomföra kursen för gode män och förvaltare för vuxna med hänvisning till annat arbete med anledning av övergången av verksamheten till Mölndal. Mätning Informationsplan/informationsinsatser genomfört Klart 5.2 Utveckla samarbete med förvaltningarna för Äldreomsorg, Funktionsstöd och Individ- och familjeomsorg. Den tidigare enhetschefen för överförmyndarverksamheten har deltagit på informationsträffar med de berörda förvaltningarna. Med anledning av verksamhetens övergång till den nya samarbetsorganisationen den 1 oktober byggs samarbetet upp från den nya organisationen. Mätning Påbörjat samarbete Klart 5.3 Direktiv invånardialog Kommunfullmäktiges formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Överförmyndarnämnden hade inte planerat att genomföra någon invånardialog under. Mätning Status direktiv Uppnått 5.4 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad Nämndens årsredovisning 10

11 informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Överförmyndarnämnden har den 18 maj antagit en ny dokumenthanteringsplan som ska gälla för den nya samverkansorganisationen. Mätning Status direktiv Uppnått Nämndens årsredovisning 11

12 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Nämndens årsredovisning 12

13 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 1 Beröm Förslag till förbättring 1 Totalt antal inkomna synpunkter 2 Varav anonyma Varav politiska Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Detta avser endast synpunkter som kommit in genom kommunens organiserade synpunktshantering KOMmentaren. Flest synpunkter får vi om Nämndens årsredovisning 13

14 8 Verksamhetsmått 8.1 Analys verksamhetsmått 8.2 Prestationsmått Nyckeltal 2013 Antal huvudmän och myndlingar Antal års- och sluträkningar totalt Antal års- och sluträkningar där arvode begärs Antal uppdrag Antal inregistrerade ärenden Riket et är samma som redovisades i delårsrapporten per den 31 augusti. Uppgift om utfall för helåret saknas. Nämndens årsredovisning 14

15 9 Nämndens kvalitetsdeklarationer Nämndens årsredovisning 15

16 10 Ekonomi med kommentarer 10.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Överförmyndarnämnden Arvoden till ställföretradare, intäkter Arvoden till ställföreträdare, utgifter Summa Kommentarer Den positiva avvikelsen för Överförmyndarnämnden förklaras av att man inte haft alla nämndmöten under året. Kostnader för överförmyndararvoden med omkostnader ökar i takt med behovet av ställföreträdare och svårigheten i uppdragen. har också varit ett exceptionellt år med en stor ökad mängd ensamkommande barn. Detta förklarar den negativa budgetavvikelsen på tkr för och utvecklingen i förhållande till tidigare år. Under året har vi fått ordning på återsökningarna av Gode mäns arvoden samt schablonintäkter för ensamkommande barn under vilket ger en positiv budgetavvikelse på 682 tkr Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut Årsbudget Bokslut Avvikelse Löpande årliga investeringar Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Specifikation projekt Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläg e tom Årsbudget Bokslut Avvikelse Nämndens årsredovisning 16

17 Proj nr Text Processläg e tom Årsbudget Bokslut Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Nämndens årsredovisning 17

18 11 Intern kontroll 11.1 Intern kontroll under året Enligt planen skulle intern kontroll under året rikta in sig på fyra områden: Styrning och ledning: Tydliggöra koppling mellan mål, direktiv och aktiviteter samt resurser/ekonomi. Nämndbesluts efterlevnad Delegationsordningens efterlevnad Motverka korruption Vi har jobbat med styrning och ledning genom arbetet med uppföljningsverktyget Stratsys. i början av året utredde vi möjligheten att arbeta med ett nytt ärendehanteringssystem för att bland annat förbättra bevakningen av efterlevnaden av beslut och delegering. Detta fick dock inte möjligheten att fullföljas. Genom samarbetet med andra kommuner har vissa styrdokument reviderats däribland delegeringsförteckningen. Några särskilda insatser i arbete mot korruption har inte genomförts inom överförmyndarnämnden Resultat av genomförda internkontroller 11.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Ekonomiområden Nämndens årsredovisning 18

19 12 Analys 12.1 Sammanfattande analys Under året har en stor del av arbetet varit fokuserat på att förbereda inför och genomföra samarbetet med de tre andra kommunerna inom ÖFS - Överförmyndare i Samverkan. Samtidigt har den vanliga verksamheten fortlöpt och alla mål som sattes upp inför organisationsförändringen uppfylldes. Ett mycket stort fokus har varit gode män för ensamkommande barn då tillströmningen till Kungsbacka har varit enorm. Den nya organisationen har sjösatts och under slutet av året har verksamheten lagt stor kraft på att finna arbetsformerna. En viktig del har också varit att få ordning på ekonomin vad gäller ensamkommande barn vad avser arvoden och återsökningar av medel från migrationsverket Förändringsområden Vi måste jobba för att klargöra samarbetsformerna med övriga samverkande kommuner. Ekonomin är en utmaning då antalet ensamkommande barn är högt och organisationen kan komma att behöva förstärkas. Vi behöver också jobba vidare med formerna kring mål, direktiv och uppföljning samt intern kontroll. Nämndens årsredovisning 19

20 Kungsbacka