PLAN & BYGG. Årsredovisning

Transkript

1 PLAN & BYGG Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattande analys Årets resultat Viktiga händelser Så har vi arbetat med hållbarhet Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Så här styrs kommunen Så här styr nämnden Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet God livskvalitet Trygg kommun Företagsvänlig kommun Fler ska åka kollektivt Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp Attraktiv arbetsplats Uppföljning direktiv Utveckla och införa fler e-tjänster inom Plan & Byggs verksamhetsområde Direktiv tillgänglighet av handlingar Direktiv översyn av detaljplaner Direktiv värdskap i toppklass Direktiv praktikplatser Se över möjligheten att minska ledtiden i nämndens beslutsprocess Minska ledtiden från att ärenden är registrerade tills att de har fått en handläggare kunden i fokus! Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Nämndens inriktning Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Kvalitetsdeklarationer Verksamhetsmått Prestationsmått Effektmått Personal Kompetensförsörjning Analys personalmått Resursmått Effektmått Ekonomi Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Intern kontroll under året Resultat av genomförda internkontroller Nämndens förbättringsåtgärder Nämndens årsredovisning 2

3 Nämndens årsredovisning 3

4 1 Året som gått 1.1 Sammanfattande analys ANALYS var ett år av stark tillväxt för byggsektorn i Kungsbacka och i riket. Antalet ärenden som under året har kommit in till förvaltningen för Plan & Bygg har varit rekordstort. Detta har satt hög press på samtliga verksamheter med tanke på kundbemötande, leverans, flexibilitet i produktionslinjen, effektiv resursplanering och flexibelt och målfokuserat ledarskap hos samtliga chefer. Förvaltningen har under också levererat 22 % fler bygglovsbeslut till kund jämfört med tidigare år. Byggnadsnämnden hanterade hela 52 % fler ärenden jämfört med. Plan & Bygg tillsammans med kommunledningen har arbetat fram en ny arbetsprocess från tidig planförfrågan till byggstart. Den nya arbetsprocessen syftar till att skapa ett helhetsgrepp för samhällsplaneringen i kommunen. Som en del i den nya processen har vi också infört "En väg in" för planbesked. Detta ger en enhetlighet och tydlighet för kund i var och hur ärendena handläggs. Under året fick förvaltningen en granskning av Justitieombudsmannen avseende bygglovsverksamheten. JO:s granskning av verksamheten har lett till en rad åtgärder bland annat har en tillsynsavdelning, med fler medarbetare, skapats för att effektivisera och prioritera tillsynsärenden. Förvaltningen har under året ytterligare utvecklat arbetssätten inom bygglovshandläggningen. Syftet med förändringarna är att säkerställa en snabbare och effektivare handläggning av bygglov med bibehållen rättssäkerhet och tidig återkoppling till våra kunder. Under året har en genomlysning av mätverksamheten genomförts, vilket resulterade i bildandet av en egen mätenhet med egen chef. Under året har utbildning och dialoger utifrån värdegrund, bemötande, och arbetsplatskultur genomförts. Vi har arbetat kontinuerligt med förhållningssätt och personligt och professionellt bemötande. Som ett led i Kungsbacka 2020 har förvaltningen under året arbetat med konvertering från det nuvarande plan- och bygganpassade ärendehanteringssystemet till kommunens nya gemensamma Lex-system. Mycket arbete har gjorts då hundratals ärenden, mallar och rutiner har omarbetats. Delar av förvaltningens verksamheter är nu inne i Lex. Under året har förvaltningen även utvecklat en ny e-tjänst för planbesked. Arbetet med att ta fram en e-tjänst för att boka handläggare har under året påbörjats. Allmänt stor brist inom riket på kompetenser inom byggsektorn och samtidigt stora planerade infrastrukturprojekt i vårt närområde driver på den mycket goda arbetsmarknad som finns för medarbetare på förvaltningen. Det är svårigheten att rekrytera arkitekter och ingenjörer inom samtliga av förvaltningens verksamheter som är oroande. Med samma brist inom hela arbetsmarknaden för byggsektorn finns heller inte extra resurser att kalla in från privata aktörer vid behov. Detta gör det svårt för förvaltningen att fullt ut anpassa resurser och produktion i takt med efterfrågan. Förvaltningen har under året i olika projekt och i linjearbetet ökat våra kontaktytor internt och externt. Nämndens årsredovisning 4

5 Planverksamheten och dess medarbetare har under året klivit fram och blivit en drivande part i kommunens samhällsplanering. Under året har stort fokus hamnat på kommunens mottagande av nyanlända. Plan & Bygg har varit en viktig funktion för att möjliggöra nya boenden för nyanlända. Förvaltningen och dess kartverksamhet har varit en av initiativtagarna och är drivande i HajkMapprojektet som är ett samarbetsprojekt mellan tio kommuner (Ale, Alingsås, Halmstad, Lilla Edet, Göteborg, Jönköping, Uddevalla, Varberg och Värnamo). Syftet med projektet är att utveckla en gemensam plattform för webbkartor. I Kungsbacka har vi skapat flera interna karttjänster bland annat för teknik, planering, miljö, bygglov och tjänsteman i beredskap Samtliga dessa projekt och nya arbetssätt syftar till ett ökat kundfokus, transparens i våra arbetsprocesser, effektivt internt arbete, gott medarbetarskap och perspektivet Ett Kungsbacka i alla kontakter. 1.2 Årets resultat srapport i miljoner kronor Intäkter 21 23,2 32 Kostnader -36,2-40,9-50,18 Netto -15,2-17,7-18,18 Budget, netto -16,7-17,9-17,97 Avvikelse 1,5 0,2-0,21 er till verksamhet och utfall Årets resultat uppgår till en negativ budgetavvikelse på kronor. Under har intäkterna ökat med 38 % jämfört med föregående år, och visar en positiv budgetavvikelse på 5,2 miljoner kronor. Kostnaderna har ökat med 22 % jämfört med, varav hälften består av personalkostnader, och redovisar en negativ budgetavvikelse på 5,4 miljoner kronor. Investeringar Budget Avvikelse Inkomster Utgifter -0,16-0,18 0,02 Netto -0,16-0,18 0,02 till investeringar Under har förvaltningen för Plan & Bygg investerat huvudsakligen i inventarier till nya arbetsplatser. 1.3 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Högt tryck på samhällsbyggandet Nämndens årsredovisning 5

6 har varit ett år av stark tillväxt för byggsektorn i Kungsbacka vilket har påverkat Plan & Byggs alla verksamheter. Förvaltningen har haft stora ärendemängder under året. Antalet ärenden i nämnden ökade med 52 procent. Brist på rätt kompetenser Allmänt stor brist inom riket på kompetenser inom byggsektorn och samtidigt stora planerade infrastruktur- och bostadsprojekt i vårt närområde driver på den mycket goda arbetsmarknad som finns för medarbetare på förvaltningen. Det är svårt att rekrytera arkitekter och ingenjörer inom samtliga av förvaltningens verksamheter. Med samma brist inom hela arbetsmarknaden för byggsektorn finns heller inte extra resurser att kalla in från privata aktörer vid behov. Detta gör det svårt för förvaltningen att fullt ut anpassa resurser och produktion i takt med efterfrågan. Vi förenklar våra arbetsprocesser Ökat mål för bostadsbyggande har lett till att Plan & Bygg tillsammans med kommunledningen har arbetat fram en ny process från tidig planförfrågan till byggstart. JO:s granskning av verksamheten under har bl.a. lett till att en tillsynsavdelning har skapats för att effektivisera och prioritera tillsynsärenden. Vi har infört "En väg in" för planbesked. Vi har förändrat arbetssätten inom bygglovhandläggningen för att säkerställa en snabbare och effektivare handläggning av bygglov med bibehållen rättssäkerhet och tidigt kunna återkoppla till våra kunder. Vi har genomfört en genomlysning av mätverksamheten vilket resulterade i bildandet av en egen enhet med egen chef. Vi har tillsatt en utredare för att stötta både våra kunder och handläggare. Vi fokuserar på mötet människor emellan Vi har fortsatt utbildning och dialoger utifrån värdegrund, bemötande, och arbetsplatskultur och arbetar kontinuerligt med förhållningssätt och personligt och professionellt bemötande. Ökat samarbete Plan & Bygg har varit en viktig funktion för att skapa nya boenden för nyanlända. Utökat samarbetet i HajkMap-projektet som är ett samarbetsprojekt mellan 10 kommuner för att utveckla en gemensam plattform för webbkartor. I Kungsbacka har vi skapat flera interna karttjänster bland annat för teknik, planering, miljö, bygglov och tjänsteman i beredskap. Följande kommuner är numera med i samarbetet: Ale, Alingsås, Halmstad, Lilla Edet, Göteborg, Jönköping, Uddevalla, Varberg och Värnamo. Viktiga händelser inom personalområdet Det är stor rörlighet på arbetsmarknaden för tillfället vilket gör att förvaltningen fått lägga mycket resurser på att rekrytera och introducera nya medarbetare. Det är också hög konkurrens om medarbetare inom samhällsbyggnad i regionen både kommuner emellan och med privata aktörer. 1.4 Så har vi arbetat med hållbarhet Plan & Bygg har under året: Deltagit i invånardialoger vid mottagandet av nyanlända. Utvecklat metod för sociala konsekvensbeskrivningar i planer. Arbetat med brottsförebyggande rådet, BRÅ. Nämndens årsredovisning 6

7 I all planering prioriterat kollektivtrafiknära stråk i enlighet med översiktsplanen. Optimerat mätverksamhetens rutter både genom tillsatt enhetschef som ansvarar för planeringen men också genom införandet av nytt verksamhetssystem. Nämndens årsredovisning 7

8 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Högt tryck på samhällsbyggandet har varit ett år av stark tillväxt för byggsektorn i Kungsbacka vilket har påverkat Plan & Byggs alla verksamheter. Förvaltningen har haft stora ärendemängder under året. Antalet ärenden i nämnden ökade med 52 procent. Ökade krav från våra kunder Vi kan se i samhället i stort, och så även i Kungsbacka, att kraven ökar från våra kunder och samhällsinvånare på snabb handläggning, hög tillgänglighet, transparens i ärendeprocesser och en god och personlig kundservice. Brist på rätt kompetenser Allmänt stor brist inom riket på kompetenser inom byggsektorn och samtidigt stora planerade infrastruktur- och bostadsprojekt i vårt närområde driver på den mycket goda arbetsmarknad som finns för medarbetare på förvaltningen. Det är svårt att rekrytera arkitekter och ingenjörer inom samtliga av förvaltningens verksamheter. Med samma brist inom hela arbetsmarknaden för byggsektorn finns heller inte extra resurser att kalla in från privata aktörer vid behov. Detta gör det svårt för förvaltningen att fullt ut anpassa resurser och produktion i takt med efterfrågan. Nämndens årsredovisning 8

9 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell 3.1 Så här styr nämnden Nämnden styrs genom de mål och riktlinjer som antas varje år. Utöver fullmäktiges mål anger nämnden egna resultatmål. Målen bryts ner till en genomförandeplan för förvaltningen och överenskommelser för de anställda. Genomförandeplanen innehåller en handlingsplan för aktiviteter för att uppnå målen och följs upp löpande under året. Överenskommelserna följs upp årligen i uppföljningssamtalet, men även löpande genom samtal och aktiviteter. Nämndens budget styrs till stor del av intäkterna som är ett resultat av verksamhetens omfattning. Nämnden styrs också av andra faktorer: - Lagar, policys, riktlinjer och handlingsplaner - Översiktsplanen Nämndens årsredovisning 9

10 - Uppdrag från kommunstyrelsen Nämndens årsredovisning 10

11 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Planchef och tf bygglovchef har deltagit vid möten angående olika boenden för nyanlända. Både detaljplaner och bygglov som behövs för att ta emot ensamkommande barn prioriteras. E-tjänsten för att ansöka om planbesked utvecklades under och finns tillgänglig för invånare och företagare från 1 januari I e-tjänsten finns möjlighet för de sökande att ge återkoppling. Förvaltningen deltar vid behov i utvecklingsarbetet med Mina sidor som drivs på kommunövergripande nivå. Under har vi bland annat tagit fram kontaktpersoner (interna och externa) för intervjuer och test av prototyp som ska genomföras i början av Mina sidor är en viktig länk både till e-tjänsterna men också till att ha direktkontakt med invånarna. Nämndens årsredovisning 11

12 Mätning Målvärde SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Måluppfyllelse för året Mål Ökat inflytande Vi har inte nått målet 4.2 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och tillgänglighet. Alla medarbetare och chefer har deltagit i SKL:s bemötandespel. Förvaltningens personal har deltagit på föreläsningar och utbildning i bemötande och kommunikation. En utredare har tillsatts för att stötta både våra kunder och handläggare. Arbetet med att ta fram en e-tänst för att kunna boka handläggare har påbörjats. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Kvalitetsfaktor Bemötande Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Kvalitetsfaktor Tillgänglighet Målvärde Måluppfyllelse för året Mål Bemötande och tillgänglighet Vi har inte nått målet men är på rätt väg Andelen som upplever ett gott bemötande i kontakt med Plan & Bygg ska öka. Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och tillgänglighet. Alla medarbetare och chefer har deltagit i SKL:s bemötandespel. Förvaltningens personal har deltagit på föreläsningar och utbildning i bemötande och kommunikation. Plan & Bygg är med i pilotprogrammet 100 % Välkommen. Tillsammans med Kommunledningskontoret och Kultur & Fritid har vi arbetat fram ett förslag på genomförande av pilotprogrammet som kommer att genomföras under våren Nämndens årsredovisning 12

13 Mätning Målvärde SKLs mätning Insikt för företagare SKLs mätning Markör för privatpersoner Eftersom underlaget för kvartal tre varit för dåligt statistiskt underbyggt är presenterat resultat från kvartal två. Resultatet från helåret presenteras först i mitten på februari Andelen som upplever god tillgänglighet i kontakt med Plan & Bygg ska öka. Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och tillgänglighet. Mätning Alla medarbetare och chefer har deltagit i SKL:s bemötandespel. Förvaltningens personal har deltagit på föreläsningar och utbildning i bemötande och kommunikation. En utredare har tillsatts för att stötta både våra kunder och handläggare. Arbetet med att ta fram en e-tänst för att kunna boka handläggare har påbörjats. Målvärde SKLs mätning Insikt för företagare SKLs mätning Markör för privatpersoner Eftersom underlaget för kvartal tre varit för dåligt statistiskt underbyggt är presenterat resultat från kvartal två. Resultatet från helåret presenteras först i mitten på februari. 4.3 God livskvalitet Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever förutsättningar för god livskvalitet ska öka I samtliga planer av mer omfattande karaktär arbetar förvaltningen för att skapa möjligheter för att kommunens invånare och besökare ska kunna välja att åka kollektivt, cykla eller gå. De utvärderingar som har gjorts av bostadsområdena Aranäs och Tölö ängar används i planarbetet för att kvalitetssäkra nya områden. Där det är möjligt och passande arbetar förvaltningen även med flexibla planer för att möjliggöra utvecklingen av ett område så att det passar de boendes behov. Mätning SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga "Hur nöjd är du på det hela taget med det liv du lever". Mäts i SCB och resultat presenteras i samband med bokslut. et utgår från de som svarat "Nöjd" och "Mycket nöjd" SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga "Allmänt hälsotillstånd". Mäts i SCB och utfall presenteras i samband med bokslut. et utgår andelen som svarat "Bra" och "Mycket bra" Målvärde 96% 94% 94% 82% 84% 78% Nämndens årsredovisning 13

14 Måluppfyllelse för året Mål God livskvalitet Vi har nått målet 4.4 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Förvaltningen har tagit fram ett arbetssätt för att arbeta med sociala konsekvensbeskrivningar i detaljplaner. Under 2017 kommer förvaltningen att använda arbetssättet i de planer där det är lämpligt. Förvaltningen deltar aktivt i Brottsförebyggande rådet, BRÅ. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet. Mäts i ett index med tre underliggande frågor:...hur tryggt och säkert du kan vistas utomhus på kvällar och nätter?...hur trygg och säker du kan känna dig mot hot, rån och misshandel?...hur trygg och säker du kan känna dig mot inbrott i hemmet? Målvärde Måluppfyllelse för året Mål Trygg kommun Vi har inte nått målet 4.5 Företagsvänlig kommun Kommunfullmäktiges formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och tillgänglighet. Representanter från förvaltningen har deltagit i alla möten med företagslotsen under året. Följdfrågor har tagits om hand och lösts på förvaltningen. Mätning Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. NKI totalt Svenskt Näringslivs attitydundersökning av kommuners och däribland s företagsklimat Målvärde ,3 3,4 3,1 3,6 Nämndens årsredovisning 14

15 Måluppfyllelse för året Mål Företagsvänlig kommun Vi har inte nått målet men är på rätt väg Andelen som upplever god tillgänglighet i kontakt med Plan & Bygg ska öka. Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och tillgänglighet. Mätning Alla medarbetare och chefer har deltagit i SKL:s bemötandespel. Förvaltningens personal har deltagit på föreläsningar och utbildning i bemötande och kommunikation. En utredare har tillsatts för att stötta både våra kunder och handläggare. Arbetet med att ta fram en e-tänst för att kunna boka handläggare har påbörjats. Målvärde SKLs mätning Insikt för företagare Eftersom underlaget för kvartal tre varit för dåligt statistiskt underbyggt är presenterat resultat från kvartal två. Resultatet från helåret presenteras först i mitten på februari Andelen som upplever ett gott bemötande i kontakt med Plan & Bygg ska öka. Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och tillgänglighet. Mätning Alla medarbetare och chefer har deltagit i SKL:s bemötandespel. Förvaltningens personal har deltagit på föreläsningar och utbildning i bemötande och kommunikation. Plan & Bygg är med i pilotprogrammet 100 % Välkommen. Tillsammans med Kommunledningskontoret och Kultur & Fritid har vi arbetat fram ett förslag på genomförande av pilotprogrammet som kommer att genomföras under våren Målvärde SKLs mätning Insikt för företagare Eftersom underlaget för kvartal tre varit för dåligt statistiskt underbyggt är presenterat resultat från kvartal två. Resultatet från helåret presenteras först i mitten på februari. 4.6 Fler ska åka kollektivt Kommunfullmäktiges formulering Antalet resor med kollektivtrafiken ska öka Förvaltningen har som uppdrag att prioritera planer i centrala Kungsbacka och i tätorter. Detta leder till att ny bebyggelse planeras i närhet till kollektivtrafik. Nämndens årsredovisning 15

16 Mätning Målvärde Antal resor per trafikslag, pendeltåg Antal resor per trafikslag, Blå Express Antal resor per trafikslag, Lokal busstrafik Antal resor per trafikslag, Stadstrafik Antal resor per trafikslag, Öresundståg Totalt antal resor Måluppfyllelse för året Mål Fler ska åka kollektivt Vi har nått målet 4.7 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Förvaltningens personal följer rekommendationer om energisparåtgärder. Mätning Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Målvärde Måluppfyllelse för året Mål Minskad energianvändning Vi har inte nått målet men är på rätt väg 4.8 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% Förvaltningens personal åker kollektivt, samåker eller cyklar då det är möjligt. Rutter vid platsbesök planeras för att minimera bilåkandet. Bland annat har mätverksamhetens rutter optimerats både genom tillsatt enhetschef som ansvarar för planeringen men också genom införandet av nytt verksamhetssystem. Skype och telemöten planeras in då det är möjligt och deltagande på webseminarier uppmuntras. Nämndens årsredovisning 16

17 Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar Målvärde 0,9% 2,6% -1,7% -2,5% Måluppfyllelse för året Mål Minska koldioxidutsläpp Vi har inte nått målet men är på rätt väg 4.9 Attraktiv arbetsplats Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats Samtliga medarbetare som arbetar deltid är erbjudna en heltidsanställning men har avböjt. Förvaltningen har under året fortsatt utbildning och dialoger utifrån värdegrund, bemötande, och arbetsplatskultur för att bland annat öka attraktiviteten på arbetsplatsen. Vi har tagit emot praktikanter och trainees som även mynnat ut i en tillsvidareanställning. Mätning Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer Målvärde 7,3 7,3 7 7,5 Jämix, antal poäng, max är 180 poäng Andel heltidsanställda 69% 71% 74% 77% Andel arbetstid som utförs av timavlönade 11% 11,4% 10,7% 9,6% Metarbetarenkäten, ledarskapsindex Jämix för år lanseras först i april varför senast kända utfall skrivs in från år. Måluppfyllelse för året Mål Attraktiv arbetsplats Vi har inte nått målet men är på rätt väg Medarbetarindex, MMI, för förvaltningen ska öka Mätning Målvärde Medarbetarenkät, MMI Nämndens årsredovisning 17

18 MMI finns inte längre som mätning i medarbetarenkäten Ledarskapsindex för förvaltningen ska öka Mätning Målvärde Metarbetarenkäten, ledarskapsindex Nämndens årsredovisning 18

19 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Utveckla och införa fler e-tjänster inom Plan & Byggs verksamhetsområde E-tjänsten för att söka bygglov, marklov, rivningslov och förhandsbesked publicerades i mars. E-tjänsten att ansöka om planbesked publicerade 1 januari Arbetet med utveckling av ny e-tjänst för karta och kartkopia är påbörjat, men på grund av att kommunens IT-avdelning har fått prioritera andra projekt är e-tjänsten inte klar. Mätning Status direktiv Uppnått 5.2 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Förvaltningens arkivarie har aktivt deltagit i projektet Digitalt bevarande. En dokumenthanteringsplan som hanterar samtliga handlingstyper som förvaltningen använder är i sitt slutskede och blir klar i början av Den är en förutsättning för förvaltningens övergång till e- arkiv. Arbetet med övergången till ett digitalt arkiv kommer att fortsätta under Mätning Status direktiv Delvis uppnått 5.3 Direktiv översyn av detaljplaner Nämndens formulering Se över vilka detaljplaner som har bestämmelser som gör det svårt att hantera bygglov enligt dagens lagstiftning och praxis. Nämndens årsredovisning 19

20 Under hösten har förvaltningen haft kontakt med Blekinge tekniska högskola för att får tag på en lämplig ex-jobbare kan uppdatera och slutföra den inventering som påbörjats på förvaltningen. Uppdraget ska presenteras för eleverna i januari Mätning Status direktiv Pågående med avvikelse 5.4 Direktiv värdskap i toppklass Kommunfullmäktiges formulering Medarbetare i ska ge ett gott bemötande och ge möjligheter för kommuninvånarna att ha inflytande över hur tjänster utförs. De ska vara tillgängliga för kommuninvånarna. På detta sätt skapas trygghet. Detta är Bitt kommunens värdegrund. Vi vill förbättra kommunens bemötande emot invånarna, därför vill vi att varje möte som sker i kommunen skall vara ett möte i toppklass enligt Bitt. Varje ledare och medarbetare är värdar för dessa möten. Därför ger vi direktiv till kommundirektören att ta fram ett åtgärdsprogram för att samordna organisationen så att värdskap i toppklass uppnås. Nämnderna har att förhålla sig till kommundirektörens åtgärdsprogram. Värdskap i toppklass är ett förhållningsätt som har sin utgångspunkt i varje medarbetares val av beteende och attityd kopplat till beslut och agerande i kontaktögonblicket med en medborgare eller kollega vilket är i linje med kommundirektörens ledarvision. Vi vet alla varför vi går till jobbet! Vi har roligt!! Vi har kundens fokus och skapar nytta i allt vi gör. Vi litar på att alla gör sitt jobb och gör sitt bästa, vi vill varandras väl! Förvaltningen fortsätter arbetet med värdskap, bemötande och kommunikation. Alla medarbetare och chefer har deltagit i SKL:s bemötandespel. Förvaltningens personal har deltagit på föreläsningar och utbildning i bemötande och kommunikation. Plan & Bygg är med i pilotprogrammet 100 % Välkommen. Tillsammans med Kommunledningskontoret och Kultur & Fritid har vi arbetat fram ett förslag på genomförande av pilotprogrammet som kommer att genomföras under våren Mätning Status direktiv Uppnått 5.5 Direktiv praktikplatser Kommunfullmäktiges formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i. Kartavdelningen har i 12 veckor under våren haft en praktikant från utbildningen geodetisk mätningstekniker vid Plushögskolan AB - Teknikhögskolan i Göteborg. Nämndens årsredovisning 20

21 Under har planavdelningen tagit emot en trainee och tre praktikanter från GRs traineeprogram, Framtidens samhällsbyggare. En person arbetstränar på den administrativa avdelningen. Mätning Status direktiv Uppnått 5.6 Se över möjligheten att minska ledtiden i nämndens beslutsprocess. Nämnden har under året beslutat om en ny delegeringsförteckning samt om förvaltningschefens vidaredelegering, med, bland annat, intentionen att erhålla en mer effektiv beslutsprocess. För att möta upp mot det ökande inflödet av ärenden har 5 extra arbetsutskott införts per år. Mätning Status direktiv Klart 5.7 Minska ledtiden från att ärenden är registrerade tills att de har fått en handläggare kunden i fokus! Genom införandet av nya arbetssätt har ledtiden kortats avsevärt. Bland annat arbetar numera handläggare och administratörer i team och ärendefördelning och uppföljning sker varje vecka. Mätning Status direktiv Klart Nämndens årsredovisning 21

22 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Plan & Bygg har fortsatt utbildning och dialoger utifrån värdegrund, bemötande, och arbetsplatskultur och arbetar kontinuerligt med förhållningssätt och personligt och professionellt bemötande. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Plan & Bygg har inga externa utförare. Frågan om konkurrensutsättning har prövats och redovisats i en särskild utredning. 6.3 Nämndens inriktning Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna och precis som alla andra förvaltningar i Kungsbacka vill vi stärka och utveckla en arbetsplatskultur där vi vill, vågar och kan. Då kännetecknas vårt sätt att vara och agera av att: Vi välkomnar, Vi levererar, Vi samarbetar och Vi tänker nytt. Vårt uppdrag är att alltid arbeta för kommuninvånarnas bästa. Den tanken ska prägla allt vi gör, vår servicenivå, hur vi löser dagliga utmaningar och inte minst hur vi agerar i mötet med alla som kommer i kontakt med oss. För att vi ska kunna leverera på toppnivå krävs en bra grund att stå på. En arbetsplatskultur där det är självklart att vi tar ansvar, ser och bekräftar varandra och delar erfarenheter som alla kan dra Nämndens årsredovisning 22

23 nytta av. Då bygger vi stolthet, skapar arbetsglädje och ett anseende som får fler att söka sig till och vilja stanna Kungsbacka. Vi välkomnar Vi anstränger oss för att alla ska känna sig välkomna, sedda och hörda. Varje nytt möte ger oss energi och vilja att utvecklas för att bli ännu bättre på det vi gör Vi levererar Vi gör alltid vårt bästa för våra invånares bästa. Vi tar ansvar, visar omtanke och levererar på toppnivå. Vi står för rättssäkerhet och fattar tydliga och rättvisa beslut. Vi samarbetar Vi strävar alltid efter att ta fram det bästa hos varandra. Vi delar med oss av våra erfarenheter och arbetar prestigelöst tillsammans. Inte bara för att det är effektivt, utan också för att jobbet blir så mycket roligare då. Vi tänker nytt Vi jobbar målmedvetet för att skapa nya möjligheter. Vi siktar högt och tänker fritt! Genom att våga pröva nya banor, testa de idéer vi brinner för och utmanar oss själva, kommer vi inspirera andra på samma sätt som vi inspireras av dem och av omvärlden. Nämndens årsredovisning 23

24 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering en är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. en ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår en i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 19 Beröm 0 Förslag till förbättring 8 Totalt antal inkomna synpunkter 27 Varav anonyma 8 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Flest synpunkter får vi om Plan & Bygg får flest synpunkter angående handläggningstider för bygglov och tips om möjliga tillsynsärenden. Att minska handläggningstiden för bygglov är något som förvaltningen har arbetat med en längre tid och fortsätter att arbeta med framöver. När det kommer in tips om tillsynsärenden via en flyttas de till det ordinarie flödet för tillsynsärenden och handläggs därefter Övrig synpunktshantering Plan & Bygg får också en del synpunkter via Kungsbacka direkt. Då hänger synpunkterna ofta ihop med en konkret händelse. I och med att kundcentret kan återkoppla omgående om det börjar komma in många frågor om en specifik fråga kan Plan & Bygg antingen åtgärda eventuellt problem eller hjälpa kundcentret med ett korrekt svar till kunderna. 7.2 Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklarationerna vänder sig till dem vi är till för. De ska tydligt beskriva vad vi lovar. Deklarationerna är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ett effektivt förbättringsverktyg för verksamheten. Område Status Beskrivning Nämndens årsredovisning 24

25 Område Status Beskrivning Handläggningstider Råd och information Uppnått Uppnått Uppnått Uppnått Uppnått Inom tre veckor från det att du fått del av ditt beslut om lov och kontaktat oss för att boka tid för ett tekniskt samråd, ska det tekniska samrådet kunna genomföras. Inom två arbetsdagar från det att slutsamrådet hållits ska du få ett slutbesked, om det finns förutsättningar att upprätta sådant. Inom fem arbetsdagar efter din beställning utför vi utstakning och lägeskontroll. Inom tre arbetsdagar skickar vi en skriftlig bekräftelse till dig på att din bygglovsansökan har kommit in till oss. En gång i veckan ska du under Öppet hus kunna träffa en handläggare utan föregående bokning för att få råd och information. Nämndens årsredovisning 25

26 8 Verksamhetsmått 8.1 Prestationsmått Nyckeltal Beviljade bygglov, antalet nya en- och tvåbostadshus Budget: 190 Beviljade bygglov för verksamheter (nybyggnad) Budget: 12 Beviljade bygglov, antalet lägenheter i flerbostadshus Budget: 460 Förväntad mängd har inte inkommit. Handläggningstid för bygglov, en- och tvåbostadshus Riket Budget: 10 Den utökade handläggningstiden jämfört med tidigare år beror med största sannolikhet på att det tar tid innan nya medarbetare kommit upp i full produktion. Även införandet av nytt arbetssätt har sannolikt påverkat handläggningstiden då själva omställningen i sig tar tid innan allt det nya är på plats. Husutstakningar Budget: 200 Nybyggnadskartor Budget: 100 Upprättade detaljplaner Budget: 8 Elva detaljplaner har vunnit laga kraft, varav en med normalt förfarande, fyra med enkelt planförfarande, två med standardförfarande och fyra med begränsat förfarande. Upprättade detaljplaner med enkelt planförfarande Budget: 0 Sedan plan- och bygglagen ändrades 1 januari används inte enkelt planförfarande längre. Dock gäller den gamla lagstiftningen för de planer där det fattades beslut om planläggning före 1 januari. Därför har fyra planer med enkelt planförfarande vunnit laga kraft under året. Lägeskontroller Budget: 200 Nämndens årsredovisning 26

27 Nyckeltal Antalet planer där begränsat förfarande testas 4 Budget: 8 De planer som förvaltningen har arbetat med under året har krävt standardförfarande, vilket har medfört att budegeten inte har nåtts. Riket 8.2 Effektmått Nyckeltal Handläggningstid mindre än eller lika med 9 veckor 78% 69% 76% Riket Medelhandläggningstiden för bygglovsbeslut som har fattats under perioden har varit 7,8 veckor från att ärenden är fullständiga till att beslut har tagits. Upphävda beslut i bygglovsärenden 34% 24,5% 31% 31 % av totalt 255 överklagade beslut från nämnden har blivit upphävda. Av dessa var 9 delvis upphävda, d.v.s. del av beslutet har upphävts och del av beslut har godtagits. De senaste åren har cirka 1900 bygglovsärenden per år handlagts. De överklagade besluten är tagna Nämndens årsredovisning 27

28 9 Personal 9.1 Kompetensförsörjning Attrahera/rekrytera Förvaltningen har under rekryterat flera nya medarbetare, dels på grund av avgångar, dels på grund av utökning. Förvaltningen använder sig av kommunens Rekryteringscenter vid samtliga rekryteringar med syftet att hålla en hög nivå på rekryteringarna och att säkerställa likabehandling. Förvaltningen upplever att det ibland är svårt att hitta rätt kompetens. Förvaltningen har gjort flera aktiviteter för att attrahera nya medarbetare. Vi har medverkat i GR:s traineeprogram "Framtidens samhällsbyggare" och i den kommungemensamma annonskampanjen "Flytta på en kompis". Vi har i högre utsträckning än tidigare använt oss av sociala medier. Vi har tagit fram en film kring vad som är bra med att arbeta på Plan & Bygg vilken bland annat använts i sociala medier vid rekrytering Utveckla/behålla Ett gemensamt introduktionsprogram har tagits fram och introduktionen samordnas centralt. Vi har inrättat, och tillsatt, nya tjänster som enhetschef för mätningsenheten, byggnadsinspektörer och en ansvarig för översiktsplanen. Tre medarbetare inom administration har läst en YH-utbildning till bygglovshandläggare. Detta har skett med stöd från förvaltningen och de har fått utföra en del av studierna på betald arbetstid. Samtliga medarbetare erbjuds att arbeta heltid Avsluta Ansvarig chef har avgångssamtal med samtliga medarbetare som slutar och samtliga medarbetare får möjlighet att fylla i en exit-enkät Analys Förvaltningen upplever att det är svårt att rekrytera erfaren personal inom vissa befattningar och har fått lägga mycket resurser på att attrahera och rekrytera under året. Vi arbetar aktivt med att utveckla både arbetssätt och medarbetare för att säkerställa kompetensförsörjningen på förvaltningen. 9.2 Analys personalmått På förvaltningen arbetar fler kvinnor än män, vilket tas i beaktning vid nyanställningar. Vi har det senaste året utökat antalet anställda och därmed fått utnyttja våra lokaler på nya sätt. Sjukfrånvaron är lägre än tidigare år, vilket i första hand beror på att sjukfrånvaron över 15 dagar har sjunkit. Förvaltningen har en relativt hög personalomsättning och detta i kombination med utökningen av antalet anställda gör att vi lagt mycket resurser på rekrytering under året. Trots att medarbetarna upplever en god social arbetsmiljö är rekommendationsviljan låg, vilket är något förvaltningen behöver arbeta med under Nämndens årsredovisning 28

29 9.3 Resursmått Nyckeltal Andel deltid 9% 7% 8% Andel heltid 91% 93% 92% Andel kvinnor som har heltid 90% 94% 93% Andel män som har heltid 91% 90% 90% Anställda andel kvinnor 57% 64% 68% Anställda andel män 43% 36% 32% Anställda totalt Medelålder Pensionsavgångar Effektmått Nyckeltal Frisknärvaro 55% 63% 54% Medarbetarenkät Helhetsattityd Medarbetarenkät HME, hållbart medarbetar engagemang Medarbetarenkät Hållbart arbetsliv 65 Medarbetarenkät Ledarskap Medarbetarenkät Rekommendationsvilja Personalomsättning 12,5% Sjukfrånvaro korttid 2,1% 2,6% 2,6% Sjukfrånvaro långtid > dag 15 0,5% 4,3% Sjukfrånvaro Totalt 2,6% 6,1% 4,8% Nämndens årsredovisning 29

30 10 Ekonomi 10.1 Uppföljning driftbudget Uppföljningsnivå Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Nämnd Verksamhetens nettokostnader (inklusive kapitalkostnader, interna köp från service samt interna intäkter på 1000 tkr) Summa er Nämnden redovisar en negativ budgetavvikelse på 200 tkr. Hela överskottet ligger på nämndens verksamhet. Förvaltningens nettokostnader är i balans. Underskottet planeras att tas på resultatfond, då det avser kostnader för kommunens arkitekturpris. Intäkter Förvaltningens intäkter har ökat med 8,8 miljoner kronor jämfört med. Det motsvarar en ökning på 38 procent. Jämfört med budget redovisar förvaltningen ett överskott på 5,2 miljoner kronor. Bygglov redovisar ett överskott jämfört med budget på 3,6 miljoner kronor. Intäkterna har ökat med 28 procent jämfört med. Plan redovisar ett överskott jämfört med budget på 1,5 miljoner kronor. Detta beror på ett högt inflöde av ärenden, samt att kostnaderna för planer har ökat vilket leder till en högre debitering. Personalkostnader Ökningen av personalkostnaderna mellan åren uppgår till 4,8 miljoner kronor, vilket beror på att man under förstärkt förvaltningens organisation. En viss del av ökningen kan förklaras av organisationsförändringen som genomfördes i början av året, där förvaltningen tog över personalansvaret för två personer från Service. Utöver detta har förvaltningen utökat personalstyrkan på bygglovsavdelningen. Personalkostnaderna ligger på ett överskott jämfört med budget på kronor, detta till trots att personalomsättningen varit hög under året. Övriga verksamhetskostnader Övriga verksamhetskostnader har ökat med 2,8 miljoner kronor jämfört med föregående år, och visar en avvikelse mot budget på - 5,3 miljoner kronor. På grund av det höga inflödet av ärenden, och hög personalomsättning, har förvaltningen fått ta hjälp av utredningskonsulter för att täcka upp vakanta tjänster både på bygglovs- och planavdelningen. Nämndens årsredovisning 30

31 10.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Löpande årliga investeringar Bokslut Årsbudget Bokslut Avvikelse Utgifter ,5 16,5 Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto ,5 16,5 er Förvaltningen för Plan & Bygg har investerat i nya inventarier till nya arbetsplatser Nämndens årsredovisning 31

32 11 Intern kontroll 11.1 Intern kontroll under året Byggnadsnämnden arbetar med riskanalyser inom ramen för utarbetande av internkontrollplanen i samband med delårsrapport och årsredovisning samt då man identifierat risker. Enligt rekommendationer från kommunrevisionen kommer Plan & Bygg tillsammans med kommunledningskontoret och ytterligare förvaltningar att arbeta fram nya rutiner för att säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker. Hänsyn kommer även tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Kommunstyrelsen har i sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter fått i uppgift att stärka arbetet med informationen och kommunikationen kring risken för oegentligheter. Detta för att stärka kunskapen inom området samt för att tydliggöra hur medarbetare, chefer och förtroendevalda ska gå tillväga när risker för oegentligheter uppmärksammas Resultat av genomförda internkontroller JO inspekterade Byggnadsnämnden i den februari. Vid inspektionen uppmärksammades följande: Nämnden hade en mängd tillsynsärenden i vilka det inte hade vidtagits några handläggningsåtgärder på flera år. Företrädare för nämnden uppgav att nämnden under en längre tid endast hade handlagt tillsynsärenden som medfört fara för liv och hälsa. De uppgav vidare att det inte fanns någon framtagen plan för den fortsatta handläggningen av övriga tillsynsärenden. JO Lars Lindström beslutade den 8 juni att i ett särskilt ärende utreda byggnadsnämndens handläggning av tillsynsärenden (JO:s protokoll den 8 juni, avsnitt 3.4, JO:s dnr 860-). Byggnadsnämnden anmodades att lämna upplysningar om och yttra sig över handläggningen av tillsynsärenden. Nämnden skulle särskilt yttra sig över följande: - Hur förhåller sig handläggningen till 7 förvaltningslagen (1986:223)? - Hur avser nämnden att komma till rätta med ärendebalansen? - Vilka planer har nämnden för den fortsatta handläggningen av tillsynsärenden? Nämnden ska vidare redovisa sin bedömning av det som kommit fram Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Riksdagens ombudsmän, nedan JO, har i skrivelse av den 27 juni anmodat Byggnadsnämnden i, nedan Nämnden, att yttra sig över Nämndens handläggning av tillsynsärenden i allmänhet samt särskilt över vissa i skrivelsen närmare angivna frågor. Vilka skyldigheter som åligger en byggnadsnämnd i egenskap av tillsynsmyndighet framgår av 11 kap. 5 plan- och bygglagen (2010:900), nedan PBL. Det ankommer härvid på nämnden att ta upp frågan om påföljd eller ingripande så snart det föreligger misstanke om överträdelse. En bestämmelse med motsvarande innebörd återfanns i 10 kap. 1 första stycket i den äldre plan- och bygglagen (1987:10). Nämndens årsredovisning 32

33 Enligt den ordning som var gällande hos Nämnden fram till i början av mars innevarande år fanns ingen fast rutin för fördelning av nya tillsynsärenden. Efter att en inkommen anmälan registrerats och ett nytt ärende lagts upp gjordes en första genomgång. I de fall det bedömdes föreligga fara för liv och hälsa har ärendet omgående tilldelats en handläggare. I övriga fall har ärendet fått avvakta vidare handläggningsåtgärder i mån av resurser och avarbetning har därefter i huvudsak skett i datumordning. Vid sidan av tillsynsärenden initierade genom en anmälan har ärenden som föranletts av iakttagelser av misstänkta överträdelser i samband med platsbesök tagit stora resurser i anspråk. Sammantaget kan det konstateras att de resurser som Nämnden avsatt för sitt tillsynsarbete ca arbetstimmar per år för 2013 och varit långt ifrån tillräckliga för att hålla jämna steg med inflödet av nya ärenden. En under längre tid otillräcklig resursallokering har därvid medfört att balanserna vuxit med åren. I åtskilliga fall har tillsynsärenden blivit liggande under lång tid utan att några handläggningsåtgärder vidtagits. Av 7 förvaltningslagen (1986:223), nedan FL, framgår att varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Att minimera handläggningstiderna är eftersträvansvärt inte enbart ifrån den enskildes synpunkt. Växande ärendebalanser medför oundvikligen att myndigheten får ägna tid åt att bl.a. besvara förfrågningar om de ärenden som väntar på avgörande. Långa handläggningstider riskerar även att negativt påverka förtroendet för myndigheten. Från den enskildes synpunkt kan ovissheten att under en längre tid invänta ett beslut som inte sällan när det är fråga om tillsyn enligt PBL rör stora ekonomiska värden bli mentalt påfrestande. Såsom redogjorts för ovan och vad JO själv kunnat konstatera på grundval av de uppgifter som inhämtas vid inspektionen i februari finns en stor mängd ärenden där handläggningen avsevärt dragit ut på tiden. Enligt Nämndens uppfattning har den hittills varande hanteringen av tillsynsärenden i många fall varit mindre väl förenlig med de krav som 7 FL uppställer i handläggningshänseende. Åtgärder är sålunda påkallade för att såväl komma till rätta med ärendebalansen som för att för framtiden motverka uppkomsten av en situation likt den nu aktuella. Byggnadsnämnden har från och med den 8 mars infört en ny ordning vad avser fördelningen av inkomna tillsynsärenden. Efter registrering fördelas nya ärenden numera vid veckovisa möten. På så vis tilldelas respektive ärende tämligen omgående en handläggare med ansvar för att driva det mot ett avslut. Enligt Nämndens förmenande borgar en sådan hantering bl.a. för att handläggningstiden överlag ska kunna förkortas. Nuvarande ordning underlättar även hanteringen av förfrågningar från parter och allmänhet genom att det alltid, till skillnad från vad som tidigare ofta varit fallet, finns en ansvarig handläggare för ärendet. Det ska även antecknas att delegationsordningen kommer att ändras för att förenkla handläggningen av sådana ärenden som inte föranleder åtgärd från Nämndens sida. För närvarande är endast Nämnden behörig att fatta beslut i sådana ärenden. Det kan emellertid konstateras att befintliga resurser inte förslår till att klara inströmningen av tillsynsärenden och än mindre till att utreda och avgöra den stora mängd äldre ärenden som föreligger. Nämnden har mot denna bakgrund därför anställt två byggnadsinspektörer båda med tidigare erfarenhet av tillsynsarbete enligt plan- och bygglagstiftningen som uteslutande ska ägna sig åt tillsynsverksamhet. Vid sidan av ärendehandläggning kommer inspektörerna initialt att arbeta med framtagande av en tillsynsplan. Ekonomiområden Nämndens årsredovisning 33