Utvärdering av förändrad organisation av utbildnings- och kultur-kontoret

Transkript

1 1(5) KFN 2009/0124 Utvärdering av förändrad organisation av utbildnings- och kultur-kontoret mm Bakgrund En översyn av gjordes i början av år 2010 av två konsulter från Pricewaterhouse Coopers. Syftet var att analysera arbetet och arbetsformer inom kontoret och särskilt bilda sig en uppfattning om den individuella arbetsbelastningen. Man anvisade i rapporten två huvudalternativ för kontorets fortsatta organisation och struktur; ett sammanhållet UKK som betjänar två nämnder en uppdelning av UKK i två kontor som vart och ett betjänar respektive nämnd. Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 26 april 2010 att fortsatt organisering av UKK med en oförändrad nämndstruktur ska ske enligt utredningens alternativ med ett fortsatt sammanhållet kontor som betjänar två nämnder att godkänna förvaltningens förslag till åtgärder, bemanningsplan och annonsering att införa förändring fr o m den 1 juli 2010 under en prövotid på ett år, varefter utvärdering sker Förvaltningens kommentar Förvaltningen bedömer att organisationen har fungerat väl under det gångna året. Kansliet har genom effektivare samordning inom stöd- och serviceenheten kunna leverera och genomföra de uppdrag som varit aktuella under perioden. Viss nyrekrytering har skett vilket medfört ökad kompetens och nytänkande. Resultat av medarbetarenkät Under våren 2011 genomfördes en medarbetarenkät i hela kommunen. Resultatet redovisades bl a i form av Nöjd Medarbetarindex där kommunen som helhet har förbättrat sitt värde från 62 år 2007 till 69 år 2011.

2 2(5) Svarsfrekvensen inom förvaltningen var 90 %, dvs. 61 av 68 personer. Index uppgick till 70, varav administrationen 79, idrottsplatspersonal 79, Träffpunkt 78 och biblioteket 49. Fritidsgårdsverksamheten kunde inte särredovisas på grund av för få svarande. Olika handlinsplaner har tagits fram efter överläggningar med berörda personalgrupper. Administrationen: 16 svar av 16 Resultat var bra överlag. Förbättringar kan ske inom medarbetarsamtal (Uppfattas medarbetarsamtalen som meningsfulla medel 3,4) ledarskap (Tar din närmaste chef tag i problem som rör konflikter och relationer, 3,8). Under kansliets planeringskonferens på Ljusterö i maj diskuterades arbetsmiljöarbete. I samband med detta beslöts att kontorets tidigare Hälsodiplomering (Korpen 2009) ska omarbetas till ny systematisk arbetsmiljöplan under år En allmän uppfattning ang medarbetarsamtalen var att dessa blivit bättre under våren. Resultatet av organisationsöversynen behandlades också vid konferensen. Medarbetarnas uppfattning var att vidtagna åtgärder fungerar väl. Det finns områden som kan förbättras ytterligare, framförallt inom mötesstruktur, dokumentation och rutinbeskrivningar. Det finns en hög ambitionsnivå inom kontoret för att hålla en hög kvalitet inom alla områden. Träffpunkt Enebyberg, 12 svar av 14 Totalt sett ett bra resultat där Träffpunkten inom i stort sett samtliga 8 områden ligger bättre till än det totala resultat för kommunen. De områden som fått sämst betyg är; Överenskommelse om personens utveckling och återkoppling på utfört arbete, medel 3,5 resp 3,4. Ledarskapet i form av tillgänglig chef, 3,7, bra ledare, 3,6 uppskattning, 3,4, tillgång till information, 3,9 tar chefen tag i problem som rör arbetet och verksamheten Följande åtgärder har genomförts för att förbättra resultatet; Platschefens arbetstid har justerat till mer dagtidsarbete för att på ett bättre sätt kunna leda de olika verksamheterna. Fasta mötestider för de olika verksamheterna Medarbetarsamtal där utveckling och återkoppling ges mer utrymme. Idrottsplatser, 14 svar av 15 Chef och medarbetare kom fram till följande prioriterade områden;

3 Genomgång av arbetsmiljöenkäten visar på ett fortsatt bra resultat som totalt sett är bättre än Följande prioriterade områden beslöts att jobba extra med. Medarbetarsamtalen måste förbättras, dokumenteras följas upp avseende överenskommelser om utveckling mm. Arbetsmiljöfrågorna bör få mer fokus på såväl arbetsplatsens personalmöten som APT-möten. Hitta rätt tekniska hjälpmedel. Informationen från förvaltningen är bra men måste förbättras när det gäller scheman för vintersäsongen. Beslöts att som första steg bjuda in istidsansvarig till ett kommande möte. Undersöka vad det är för konflikter och relationer som chefen inte tar tillräckligt tag i. Öka medarbetarnas engagemang till att utveckla verksamheten. Biblioteken 13 av 14 svar Resultatet var bättre än tidigare år men visar att medarbetarna har olika uppfattning inom olika områden. Det handlade framförallt om ledarskap, 3,3, medarbetarsamtal medel 3,2 och arbetsmiljöarbete 3,4. Resultatet redovisades och diskuterades vid personalmöte under våren. Eftersom kultur- och bibliotekschefen har övergått till statlig tjänst i oktober 2011 fokuseras nu arbetet på att rekrytera en ny chef som kan vidareutveckla verksamheten. Organisationsöversynens övriga påpekanden Nedan kommenteras en del av de frågor och påstående som utredningen lyfte fram. Skola förskola Svår och otydlig ansvarsfördelning mellan produktionen och UKK beträffande verksamhetsutveckling och tillsyn. UKK uppfattas att ibland falla in i förvaltningsrollen att styra och leda verksamheten mer än att sätta mål, ordna finansiering, följa upp och utvärdera Vi uppfattar att dialogen mellan UKK och produktionen har brister Utredningen konstaterar vidare att UKK:s roll beträffande verksamhetsutveckling att identifiera behov, initiera åtgärder och tillse att åtgärder vidtas, följa upp och utvärdera. Vara möjliggörare inte görare. Förvaltningen arbetar dels med granskning dels med stimulansåtgärder Tack vare ett tillskott av budgeterade medel kan förvaltningen genomföra eller finansiera olika stimulansåtgärder för att höja kompetens hos personal inom förskola och skola. Förvaltningen arbetar här i samråd med produktionsledning och fristående enheter. Vi inriktar oss på att hjälpa till med implemen- 3(5)

4 teringsarbetet av nya reformer för att därefter fokusera på granskning och uppföljning. 4(5) feedback angående kvalitetsredovisningar har brister Inlämning av kvalitetsredovisningar har tidigarelagts och följer numera läsåret. Förvaltningens nyanställda skolexpert kommer under hösten besöka alla skolor och gå genom resultatet tillsammans med andra berörda tjänstemän såsom controller elevstöd och VFU-handläggare och förvaltningschef. Förskolexperten kommer att prioritera besök hos enheter där resultatet bör förbättras. Frustration angående resurser för barn i behov av särskilt stöd. Samordnad handläggning mellan förskola/skola efterlyses Förvaltningen bedömer att dialogen har förbättrats. Detta har skett genom ökat samråd mellan ansvariga för förskola respektive skola, enhetligare rutiner, ökad dialog med chefer i verksamheten och mer transparanta beslutsprocess. Detta har varit nödvändigt för att kunna klara de krav som den nya Skollagen ställer. Kultur/fritid Organisatoriska avståndet mellan biblioteken och ledningen har bidragit till störningar i dialogen mellan dessa. Möjligheten för en samordning av kontorets biblioteks- och kulturledning förstärks genom en sammanhållen ledningsfunktion inom UKK Lokalbibliotekens lokalsituation uppfattas som besvärande med många små lokalbibliotek och med en sårbar personaldimensionering. Särskilt med uppdraget att hålla en hög servicegrad genom långa öppettider. Lokalbiblioteket i Enebyberg uppfattar en bättre arbetssituation genom samorganisation med Träffpunkt Enebyberg Intervjuerna visar att UKK-ledningen och personalen inom biblioteken har olika uppfattningar om verksamhetens situation och behov vilket gör att detta skapar irritation och en bristande dialog Såsom påpekats ovan visade medarbetarenkäten att åtgärder måste genomföras även om en viss förbättring jämfört med tidigare år. Genomförda förändringar inom biblioteken har inneburit påfrestningar såsom har beskrivits i utredningen. Ledning/administration En vanlig uppfattning är att förvaltningschefens roll och uppdrag är för omfattande för att tiden ska räcka för allt och alla. Detta gör att förvaltningschefen måste prioritera och blir mer aktiv inom vissa områden och mindre inom andra roller och ansvarsplanering av nya verksamheter (Kulturskolan) har visat på svagheter det finns brister i administrativa stödsystem administrativa stödsystemet är uppdelat, ej samordnat, få synergieffekter

5 5(5) Förvaltningen har under perioden påbörjat implementering av flera olika administrativa stödprocesser, bl a nytt ärendehanteringssystem och webbaserat stöd för förskoleval/skolval och pengfördelning. Det är angeläget att ytterligare förbättra kommungemensamma stödsystem såsom elektroniskt beslutsstöd för kostnadsuppföljning, internkontroll, GIS (geografiskt informationsstöd) i samband med lokalförsörjning men även förvaltningsspecifika stöd gällande t ex konstregistret. Förvaltningen arbetar f n med att ta fram ett samlat dokument för systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM inom hela förvaltningen i enlighet med den mall som kommunen har utarbetat. Dokumentation och rutiner finns i dag men saknar gemensam struktur inom de olika verksamheterna. Förslag till beslut i kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporten. förvaltningschef