1 Mötets öppnande VH hälsade styrelsen välkommen och förklarade därmed mötet öppnat.

Transkript

1 1 PROTOKOLL Nr 13 år 13 Styrelsemöte ABC-lokal Närvarande Viktoria Hansson (VH) (Ordförande) Ellen Fransson (EF) (Vice Ordförande) Jacob Folbrycht (JF) (Kassör) Julia Linder (JL) (Sekreterare) Ebba Sofiadotter Lepic (ESL) (Ord ledamot) Frånvarande Nora Wegner (NW) (Ord ledamot) Adjungerade Andreas Pettersson (före detta ABC-Ordförande) Anca Stoica (ABCs Ekonomiassistent) Eva Brumark (ABCs Webmaster) 1 Mötets öppnande VH hälsade styrelsen välkommen och förklarade därmed mötet öppnat. 2 Val av sekreterare JL valdes till mötets sekreterare och ESL valdes till mötets justerare. 3 Datum för kommande styrelsemöte Nästa styrelsemöte kommer att äga rum onsdagen den 24 AUGUSTI klockan vid ABCs lokal. Uppföljning Stående punkt: Alla aktiviteter genom ABC måste innehålla minst en av våra tre ekonomiska målsättningar: värvning av nya medlemmar insamling till projekten genom gåvor eller autogiro/månad till projekten försäljning av våra varor eller tackkort Alla i styrelsen går varje möte igenom aktivitetslistan och återkommer med vilka målsättningar som bör vara fokus för aktiviteterna samt uppföljning av utförda aktiviteter.

2 2 4 ABCs Ekonomiska Status (ABCs Ekonomiassistent Anca Stoica och ABCs före detta Ordförande Andreas Pettersson Adjungerades) VH välkomnade Anca Stoica samt Andreas Pettersson till mötet. Andreas informerade mötet att han slutfört budgeten för MAJ och JUNI. Han menade att ABCs ekonomiska status ser OK ut och att utvecklingen skett i enlighet med hur det sett ut under terminen (fortsätter att gå minus SEK per månad) och att det inte förekommer några stora förändringar i dagsläget. Bör få in SEK från Aluma i form av hyra samt elkostnader för MAJ, JUNI och JULI. VH ansvarar för att kontakta ansvarig person på Aluma. Fortfarande SEK minus som bör samlas in för att uppnå en ekonomisk trygghet och hållbar balans inför kommande höstmånader. Andreas har förhoppningar om att ABC Fair Shop kommer att dra in SEK innan den avvecklas i slutet av SEPTEMBER. ESL påpekade att även Kulturnatten kommer att resultera i en hel del intäkter. Region Skånes föreningsbidrag Andreas uppmuntrade samtliga i styrelsen till att läsa igenom ansökan till föreningsbidraget så att alla är medvetna om de krav som bidraget innebär. Vidare påpekade Andreas att miljöfokus är viktigt att fortsätta värna om, bland annat i relation till beviljandet av detta bidrag. Bokslutet Anca berättade att hon skickat ut ett mail till samtliga projektledare för att få information om start- och slutdatum samt budget för respektive projekt för att sedan kunna sköta bokföringen för dessa. Målet är att det i framtiden månadsvis skall ske en uppdatering för respektive projekt. Andreas informerade mötet att han och ABCs utvecklingsstrateg Johannes Bergdin påbörjat arbetet med det övergripande bokslutet och att Anca vid ett senare skede kommer att hjälpa till med detta arbete. Andreas påpekade att det är väsentligt att undvika att spendera stora utgifter för revisorer så som förgående år. Betalning till KIMAT Nästkommande betalningen sker i SEPTEMBER på ca SEK. Styrelsen har haft en mail-konversation om detta och konstaterade att det är svårt att fortsätta köpa in KIMATs produkter med tanke på ABCs ekonomiska situation.

3 3 Det behöver ske en dialog med ansvarig för KIMAT där det poängteras att ABC inte stänger ABC Fair Shop för all framtid. Ett alternativ som diskuterades på mötet var att sälja vidare produkterna till en annan affär, alternativt fortsätta köpa in produkter och sälja dessa på evenemang. Styrelsen beslutade att betala sista betalningen till KIMAT i SEPTEMBER och informera ansvariga för KIMAT att detta kommer vara den sista betalningen för en period då ABC Fair Shop skall avvecklas. Även att underrätta ansvarig för HIMAD om stängningen av butiken. Styrelsen ska också informera Lina Åkesson om detta då hon eventuellt kan börja undersöka om det finns andra intressanta och lämpliga inköpare/leverantörer för KIMAT i Lund. VH kontaktar Lina om detta och ber henne sköta kontakten med Jeet. ABC Fair Shop Butiken har gått bra i MAJ och JUNI vilket innebär ett lyft jämfört med förgående år. ESL, EF och EVS-volontären Vanessa Valentin hade under en sammankomst kommit fram till att det är god idé att behålla ordinarie priser till och med Kulturnatten den 17 SEPTEMBER, och att därefter rea ut varor i butiken. Andreas skall uppdatera budgeten då inkomster/utgifter för butiken utgår efter SEPTEMBER. Övrigt Autogirot - Anca och Andreas skall träffas för att se över autogiro-systemet då det behöver förbättras. De kommer att underrätta styrelsen hur utvecklingen av detta ter sig. EF bad Anca om en lista på insatser för One Child, One Future. Anca ordnar detta när autogirot är under kontroll. 5 ABCs Webmaster (ABCs Webmaster Eva Brumark Adjungerades) VH hälsade Eva Brumark välkommen till mötet. Eva underrättade styrelsen om att hon kommer att göra en utförlig överlämning samt att hon fortsätter att hjälpa till med uppdatering av hemsidan och maillistor till och med att en ny person tillträder som webmaster. ABCs Webmaster har två huvudsakliga ansvar: 1) uppdatera/förvalta hemsidan 2) uppdatera/förvalta ABCs maillistor och e-post adresser

4 4 En idé styrelsen diskuterade var att plocka bort aktivalistan och lägga upp den igen som, exempelvis ABC nyheter eftersom namnen på listorna i dagsläget är missvisande. Eva skall kolla upp möjligheter omkring detta. Styrelsen diskuterade att det kan vara en god idé att personen som blir den nästkommande webmastern även ansvarar för nyhetsbrevet. Styrelsen beslutade att JF kommer att bli huvudadministratör för ABCs hemsida och ta över Eva Brumarks arbete. Eva kommer att informerar styrelsen och de projektledare som är intresserade hur man uppdaterar hemsidan onsdagen den 10 AUGUSTI kl.18 på ABC. JF ansvarar för att bjuda in samtliga projektledare till denna träff. 6 Uppföljning & återupptagande av punkter från föregående styrelsemötesprotokoll ABC Fair Shop Byte av lokal Andreas informerade styrelsen att SEK årligen borde täcka hyra och administration (max SEK hyra per månad). EF, ESL och VH fortsätter att leta lokal med taksumman SEK för hyra/månad. Viktigt att finna en lokal stor nog för aktiviteter och evenemang, alternativt att enbart hyra ett kontor och därmed hyra en extern lokal till större evenemang. Utflytten från Winstrupsgatan VH koordinerar flytten gällande ansvarsområden, datum, körschema, osv. Olika ansvarsposter för flytten: möbler, pärmar (VH, ESL, Anca Stoica, Ann, Anne, & Gunilla), förråd/lokal, utförsäljning av varor med korta datum (ESL & EVSvolontären Tom Payne), transportansvar (JF), samt abonnemang (Anca Stoica). Tidsplanering: -fram till och med Kulturnatten den 17 SEPTEMBER: packa/städa kontoret, kopieringsrummet och korridoren, arkivering och sortering av gamla pärmar, fotografering av möbler som skall säljas, mm. -efter Kulturnatten: sälja/slänga/packa möbler och porslin -sista helgen 1-2 oktober: avveckla butiken och göra flytten VH, Andreas Pettersson och Anders Ohlsson, träffade Sydsvenska Dagbladet för att informera om ABCs påtvingade utflyttning i anslutning. ABCs förhoppning är att

5 5 denna artikel ska göra att tips på lokaler dyker upp. ESL hör med hyresvärden om utflytten kan ske helgen den 1-2 OKTOBER. Styrelsen träffas söndagen den 14 AUGUSTI på ABC för att påbörja arbetet med flytten samt för att organisera arbetsuppgifter till övriga personer. 7 Valberedningsprocessen samt årsmötesplaneringen 2011 Nästa årsmöte kommer att äga rum den 20 NOVEMBER. Verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen kommer att sammanställas under OKTOBER och bör vara klar innan årsmötet. Eva Brumark informerade styrelsen om att det finns arkiverade kopior av verksamhetsberättelser på den CD-skiva hon gett styrelsen. VH, EF och JL ansvarar för sammanställningen av innehållet till verksamhetsberättelsen och JF ansvarar för layouten. VH skickar ut en utlysning av texter om ABCs samtliga projekt till respektive projektledare och JL justerar dessa texter tidigt i OKTOBER. 8 Kommande aktiviteter ABC, ABC Fair Shop och Fairtrade Guerillas kommer att medverka på två festivaler till under sommaren: - 1 till 6 AUGUSTI på ett Scoutevent i Kristianstad, Globaltorget - 19 till 26 AUGUSTI Malmöfestivalen, både med stånd på Södergatan och med Fairtrade Guerillas på scenen på Gustav Adolfs torg i Malmö. Ett Grönare Lund kommer att medverka i Lunds Stadsparks 100-års jubileum genom att ställa ut en fotoutställning om småskalig ekologisk stadsodling i marginaliserade områden i parkens växthus från och med slutet av SEPTEMBER till mitten av OKTOBER. Kulturnatten den 17 SEPTEMBER. (ESL påpekade att det är av stor vikt att lokalen hålls i tillräckligt bra skick för att möjliggöra diverse evenemang och aktiviteter under Kultunatten, speciellt köket bör fortfarande vara i brukbart skick) Hälsningsgillet 2 SEPTEMBER, Infomöte efter Hälsningsgillet onsdagen den 7 SEPTEMBER på ABC. Rättvis- & Eko-brunch den 10 SEPTEMBER för insamling till Nepal projektet för att täcka egeninsatsen för kommande satsning (ca SEK).

6 6 9 Övriga punkter Inga Ohlsson, butiksbiträde på ABC Fair Shop, sades upp den 8 JULI 2011 på grund av att butiken avvecklas i slutet av SEPTEMBER. Ingas anställning gäller till och med ABCs Nyhetsbrev EF berättade att EVS-volontären Tom Paynes håller på att undersöker vilka medlemmar som fortfarande inte har angett sin mailadress. Dock återstår medlemmar som vill ha brevet i pappersform och detta behov bör tillgodoses. Nästkommande nyhetsbrev bör komma ut i slutet av AUGUSTI och innehålla information om avvecklandet av ABC Fair Shop (ESL ansvarar för detta) samt kommande aktiviteter & evenemang. JL översätter texterna i nästa nyhetsbrev till engelska och JF ansvarar för att skicka ut en svensk och en engelsk version till medlemmarna via e-post. JL ansvarar för att skicka ut pappersversionen till de medlemmar som inte angett sin e-postadress. Medlemsregistret EF påpekade att ABC behöver ett nytt medlemsregister inför nya verksamhetsåret (det nuvarande finns i Dropboxen i form av ett Excel-dokument) Styrelsen diskuterade även att medlemsavgiften egentligen borde dras enhetligt för samtliga medlemmar i början av det nya verksamhetsåret i SEPTEMBER/OKTOBER. Detta är en fråga som behöver tas tag i framöver. Vid Protokollet Justerare Julia Linder Ebba Lepic Sofiedotter