Protokoll Styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte Protokoll Styrelsemöte Styrelsemöte för föreningen Uppsala Peace and Development Students Association den 9 April Department of Peace and Conflict Research, Gamla Torget, Uppsala. Närvarande: Matthias Ekström, Anna Magnusson, Eric Åhlin, Linnea Rolfhamre, Lina nymoen, Bauke de Jong, Anton Ingstedt 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat Val av sekreterare Styrelsen beslutade att välja Matthias Ekström till sekreterare 3 Val av justerare Styrelsen beslutade att välja Anton Ingstedt och Lina Nymoen till justerare 4 Godkännande av dagordning Styrelsen beslutade att godkänna dagordningen med tillägg av deklaration som 4b och punkten rutiner vid bidragsansökningar som 4c. 5 Föregående protokoll Styrelsen beslutade att godkänna alla föregående protokoll och lägga dem till handlingarna. 6 Rapporter och information 1. Rapport från Utbildningsutskottet a. Bibliotekens öppettider Ingenting nytt har hänt på den här punkten än. b. Skrivaren på DPCR Har äntligen blivit reparerad och ska nu fungera! c. Maillistor till institutionerna Utbildningsansvarig tar upp det på nästa utskottsmöte.

2 d. Övriga ärenden Nästa utbildningsutskottsmöte äger rum den 16/9 vid i rum 8. En utbildningslunch skulle kunna vara en idé inför framtiden, där båda institutioner och andra involverade i vår utbildning äter lunch med programstudenterna för att prata om utbildningsrelaterade frågor. 2. Rapport från Aktivitetsutskottet a. Vad är på G i föreningen? Det händer inte så många nya saker inom föreningen just nu, ett aktivitetsmöte ska ske snart. Living with och Kryssningen är på gång och senaste föreläsningen hade god uppslutning. b. Sångbok Den är på gång! Några sånger har planerats och andra har skrivits. Intresserade kommer att kunna skicka in förslag på sånger. c. Eventgrupp Eventgruppen har nu startats och alla kan nu använda den för att lägga ut våra event, nu ska alla medlemmar bjudas in bara. Bauke tar på sig det ansvaret. d. Marknadsföringskonsulten Ingenting nytt. e. Övriga ärenden 3. Rapport från Vice Ordförande a. Enkät för UPaD/P&Bs medlemmar Sammanställning av enkätsvar är på gång, rapport kommer på ett framtida möte. b. Folkuniversitetet Andra föreningar samarbetar med folkuniversitetet isället för studjefrämjandet, varför undrar vi? Linnea tittar närmare på det och tar kontakt med folkuniversitetet.

3 Protokoll Styrelsemöte c. Samarbetspartners: vilka samarbetar vi med och på vilka områden? Pax et Bellum: delar rum, sprider information om varandras event. Samhällsvetarna: hur blir det nu med opretentiöst IF? En allmän diskussion förs om samarbeten med andra föreningar. d. Peace week Vi behöver intresserade för att delta under första veckan i augusti, information till medlemmarna går ut när vi har fått mer information från institutionen om konkreta event. Ingenting annat har hänt sedan sist. e. Övriga ärenden 4. Rapport från Kassör: a. Ekonomisk rapport Inga drastiska förändringar har skett och ekonomin ser bra ut. b. Deklaration Eric Åhlin och Lina Nymoen går gemensamt till skattekontoret för att få den ifylld. c. Rutiner vid bidragsansökningar Det är svårt att utröna vilka bidragspengar som går var, därför föreslås en bidragssökarblankett. Varje gång en bidragsansökan sker fyllar man in en blankett som kan stämmas av med kontouppgifterna. Samsekansökan kan bifogas med blanketten. d. Övriga ärenden 5. Sekreterarens rapport: a. Nyhetsbrev Layouten är klar och inga förändringar behövs. Nyhetsbrevet kommer framöver att skickas ut i samband med styrelsemöten. b. Medlemsregister Styrelsen ser inga problem att använda medlemsregistet för att skicka ut nyhetsbrevet.

4 c. Övriga ärenden 6. Ordförandens rapport: a. Thomas Ohlson memorial conference Anordnas den 18:e klockan 18:15. Pax et Bellum, UF och UPaD kommer att ställa frågor under föreläsningen. Vi skulle behöva ha någon som kan sitta bredvid och skriva ner noteringar från mötet som sedan kan sammanställas. b. Namnskyltar Plastfickor för att ha namnskyltar i kommar att köpas in. c. Visitkort Vi designar egna visitkort! Bauke kommer med förslag på layout framöver. d. Föreningslokal Vi har nu fått tillgång till rum 8 på fredsinstitutionen. e. Övriga ärenden Mötet ajournerades i 5 min. 7 Diskussionsfrågor 1. Sammanfattning av diskussionspunkter från förra mötet a. Överlämning och handlingsplan Överlämning av information till nästgående styrelse måste börja sammanställas redan nu. b. Mentorsprogram (statsvetenskapliga institutionen) Tas upp vid ett senare möte. c. Styrelsearbete och arbetsrutin Icke tidigare närvarande styrelsemedlemmar faller in i tidigare diskussioner, håller med och har ingenting att tillägga. d. Facebook

5 Protokoll Styrelsemöte Icke tidigare närvarande styrelsemedlemmar faller in i tidigare diskussioner, håller med och har ingenting att tillägga. e. Marknadsföring Icke tidigare närvarande styrelsemedlemmar faller in i tidigare diskussioner, håller med och har ingenting att tillägga. 2. Informationsansvarigs framtid: vad gäller? Diskussion har förts, kontakt kommer att tas med Harald. 3. Föreningslokalen: Vad gäller? Vi diskuterar hur många nycklar och passerkort som skulle behövas för styrelsen. Vidare tar vi upp vad som skulle behöva inhandlas för att göra rummet brukbart för båda föreningar. 4. Mingel med SamSek: Vad lärde vi oss och vad kan vi dra nytta av? Vi hade koll och var medvetna om vår egen förening! Andra föreningar anordnar utspark för studenter som ska ta sin kandidat, detta skulle kunna vara en kul grej. Vidare fanns det en tendens av ett fall i intresse för föreningsaktiviteter för senare årskullar så hur håller vi alla intresserade i föreningen? Viktigt att kika på! 5. Övriga diskussionspunkter 8 Beslut 9 Övriga ärenden a. Ettårsdagen Firas med tårta på fredsinstitutionen! Specialtårta ordnar Bauke och Matthias. De som ska bli bjudna ska bjudas in och saker ska inhandlas! 10 Nästa styrelsemöte Styrelsen beslutar att kalla till ett nytt möte den 23 April kl , Ordförande får i uppdrag att boka lokal och utlysa mötet. 11 Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat klockan 19.55

6 Ordförande Vid tangenterna Justerare