Representation, gåvor, resor och biljetter

Transkript

1 Representation, gåvor, resor och biljetter Revisionsrapport LANDSTINGETS REVISORER

2 REV59 2(18) Sammanfattning Utifrån iakttagelser vid tidigare genomförda granskningar identifieras kostnader för representation, gåvor, resor och biljetter som ett angeläget granskningsområde. Som grund för detta föreligger bland annat noterade brister vad gäller bokföringsrutiner och bristande följsamhet till landstingets interna regelverk. Syftet med granskningen är att samordnat granska och bedöma om nämnda områden hanteras på ett ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen är genomförd utifrån ett interkontrollperspektiv med stickprovskontroller av fakturor och dokumentation samt genomgång av styrdokument och internkontrollplaner. De iakttagelser som görs i granskningen rör i huvudsak Landstingsstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsnämnden, Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden samt Regionala nämnden. Vårt granskningsresultat visar tydligt att det saknas delar i internkontrollsystemet som fångar upp och förhindrar brister inom granskade områden. De iakttagelser som görs i den granskning som nu gjorts visar att tidigare påtalade brister i stor utsträckning kvarstår. Vi bedömer även att landstingets interna regelverk behöver förtydligas och uppdateras i flera delar.

3 REV59 3(18) Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte, revisionsfråga, avgränsning och metod Revisionskriterier Tidigare granskning Attest- och utbetalningsreglemente Resultat av granskningen Representation Styrdokument och anvisningar Granskning representationskonton 46300, 46310, och Gåvor Styrdokument och anvisningar Granskning konto för gåvor Resor och biljetter Styrdokument och anvisningar Granskning konto för resor 68100, och Internkontrollplaner m.m Revisionell bedömning...17

4 REV59 4(18) 1 Bakgrund Landstingets revisorer genomförde i februari 2014 en granskning benämnd Riskanalys ekonomisk redovisning I granskningen framhålls bland annat att kostnaderna för representation, gåvor, resor och biljetter är ett identifierat granskningsområde utifrån tidigare iakttagelser. 2 Syfte, revisionsfråga, avgränsning och metod Syftet är att samordnat granska och bedöma om områdena representation, gåvor, resor och biljetter inom landstingets verksamheter hanteras på ett ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisionsfrågor: o Finns formella och ändamålsenliga rutiner och kriterier inom området? o Har ansvariga nämnder säkerställt ett ändamålsenligt system vad gäller hantering och intern kontroll inom respektive område? Granskningen är genomförd utifrån ett interkontrollperspektiv med stickprovskontroller av fakturor och dokumentation samt genomgång av styrdokument och internkontrollplaner. Intervjuer har gjorts med handläggande tjänstemän för internkontroll och styrdokument. De iakttagelser som görs i granskningen rör i huvudsak Landstingsstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsnämnden, Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden samt Regionala nämnden. Resultatet av granskningen redovisas övergripande och inte uppdelat utifrån varje nämnds ansvarsområde. 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas bl.a. från lagar, interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Revisionskriterier hämtas bland annat från: Kommunallagen. Internkontrollpolicy. Resepolicy. Riktlinje för resor i tjänsten. Riktlinje för representation samt gåvor till medarbetare. Riktlinje för personalförmåner i Landstinget Västernorrland inklusive belöning och uppvaktning av medarbetare.

5 REV59 5(18) Riktlinje för uppvaktning av förtroendevalda. Attest- och utbetalningsreglemente. Protokoll och internkontrollplaner Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. (SKV A 2004:5) 3.1 Tidigare granskning Landstingets revisorer genomförde i februari 2014 en granskning benämnd Riskanalys ekonomisk redovisning Syftet var bland annat att utarbeta en väl dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen i Landstinget Västernorrland, som kan ligga till grund för revisorernas inriktning på revisionsarbetet. Vidare ingick att ta fram förslag på prioriterade granskningsområden där risker föreligger för en felaktig finansiell rapportering samt beaktande av den interna kontrollen avseende ekonomiadministrativa rutiner. Utifrån iakttagelser vid tidigare genomförda granskningar identifieras kostnader för representation, gåvor, resor och biljetter som granskningsområde. Som grund för detta anges bland annat bristande bokföringsrutiner och bristande följsamhet till landstingets interna regelverk. Landstingets revisorer har genom åren i olika granskningar berört ovan nämnda områden. Exempel på genomförda granskningar under senare år är: o Resor i tjänsten 2013 o Betalkort 2013 o Kontokort inom landstinget 2011 o Landstingets resepolicy 2010 o Representation regler och tillämpning 2009 o Tjänsteresor och boende Attest och utbetalningsreglemente I attest- och utbetalningsreglementet 1 anges det regelverk som ska tillämpas vad gäller attester vid ekonomiska transaktioner inom landstinget. Av reglementet framgår bland annat de kontrollåtgärder som ska ske innan en ekonomisk transaktion utförs. Att attestera innebär att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. Kontroller och attestmoment som ska användas inom landstinget består av beställningsattest, mottagningsattest, betalningsattest, behörighetsattest samt utbetalningskontroll. Huvudregeln är att ingen enskild medarbetare själv ska hantera en transaktion från början till slut. Den som utför kontrollen av en annan person ska ha en självständig ställning gentemot den som kontrolleras. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. 1 Beslutat av fullmäktige

6 REV59 6(18) 4 Resultat av granskningen 4.1 Representation Styrdokument och anvisningar I huvudsak är det styrdokumentet (riktlinje) Representation samt gåvor till medarbetare 2 som reglerar vad som gäller inom landstinget avseende intern och extern representation. Av riktlinjen framgår bland annat att all representation i landstinget är alkoholfri. Vid utländska kontakter kan beslut om undantag ske 3 vilket ska vara skriftligt och bifogas fakturan. Intern representation avser representation som riktar sig till landstingets egna medarbetare. Exempel som anges är personalfester, informationsmöten, interna kurser, planeringskonferenser m.m. Även gåvor vid jul, anställningens upphörande och vid bemärkelsedagar anges kunna utgöra intern representation. Extern representation innebär enligt riktlinjen att representera landstinget vid externa kontakter. Om en eller flera av deltagarna inte är anställd av landstinget är representationen extern. Generell rätt att representera har landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen och nämnder liksom landstingsdirektör och förvaltningschefer samt chefer vid Landstingsstaben. Dessa kan uppdra åt annan att svara för representationen. Representationen är kopplad till budgetansvaret. Inom ramen för regelverket är det respektive förvaltningschef som avgör om intern representation medges. Huvudregeln är att intern representation ska hanteras med stor restriktivitet. Så kallade arbetsluncher får inte förekomma. Nedan förtecknas de tillfällen när representation i form av måltider kan tillåtas om förvaltningschefen bedömer att det är rimligt med hänsyn till anledning och ekonomiskt utrymme. Avtackning av medarbetare Gemensam måltid i samband med planeringsdag/studieresa/motsvarande Gemensam måltid i samband med utbildning Gemensam julmåltid alternativt personalfest (högst två gånger per år för samma medarbetare) Vad avser julmåltid/personalfest preciseras att om det ordnas sådan gemensamt för alla inom en förvaltning så är det inte tillåtet att dessutom ordna lunch/fest per verksamhet eller enhet. Samma gäller för enheter gentemot verksamheten. 2 Beslutat av Landstingsstyrelsen Landstingsfullmäktiges ordförande, landstingsstyrelsens ordförande, landstingsstyrelsens vice ordförande eller landstingsdirektören kan var för sig besluta om undantag.

7 REV59 7(18) Av fakturan ska det alltid framgå syftet med representationen samt namn på de personer som deltagit eller varit föremål för uppvaktningen. För externa deltagare ska även organisation anges. Namn på värd/ansvarig för representationen ska anges. Momsavdrag för måltider skiljer sig åt beroende på syftet med representationen. Det får konsekvenser för hur kostnaden ska konteras. Vid extern representation samt vid intern representation utan samband med kurs eller konferens gäller följande. Om representationsbeloppet överstiger 90 kronor exklusive moms per person och dag läggs 90 kronor på konto och 22,50 kronor på momskonto. Resterande belopp inklusive moms läggs på konto Om fakturan innehåller mer moms än vad som är tillåtet att dra av ska Ekonomiservice i Sollefteå kontaktas för att ändra den ankomstregistrerade momsen till rätt belopp. Representation i samband med interna kurser och konferenser räknas som vanliga verksamhetskostnader där momsen är avdragsgill i sin helhet. Sådan representation bokförs på konto Vad gäller regler och anvisningar kring momsavdrag m.m. finns på intranätet en lathund för momsredovisning. På intranätet finns ytterligare två dokument Representation en lathund samt Kontoförteckning representation daterade respektive Dokumenten ger anvisning och exempel på hur representation ska konteras samt vilka konton som ska användas. De konton som anges i dessa dokument är: Representation ej avdragsgill (intern) Representation avdragsgill (intern) Representation ej avdragsgill (extern) Representation avdragsgill (extern) Kommentar I styrdokument och anvisningar anges fel belopp (22,50 kr) för momsavdrag. Korrekt belopp ska vara 10,80 kr per person och måltid vid 90 kr avdrag (vilket är rätt angivet i lathunden för moms). Vår granskning visar (se nedan avsnitt 4.1.2) att samtliga fyra konton används vid kontering av representation. När det gäller de skattemässiga konsekvenserna är utgångspunkten att måltider m.m. är en personlig levnadskostnad vilken ska betraktas som lön om den bekostas av arbetsgivaren.

8 REV59 8(18) Av Skatteverkets ställningstagande framgår bland annat att skattefriheten för kostförmån i samband med informationsmöten och planeringskonferenser gäller under förutsättning att sammankomsterna kan bedömas som intern representation. För att sådan bedömning ska kunna göras - inför mötet eller senare - bör krävas att sammankomsterna är dokumenterade. Av dokumentationen bör framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken/vilka personalgrupper mötet hållits. Nästan alla sammankomster i arbetet innehåller inslag av information och planering och en vanlig missuppfattning är att alla sådana löpande arbetsmöten ses som tillfällen med möjlighet att få skattefria måltider. Exempelvis ligger information om det löpande arbetet liksom planering av det löpande arbetet utanför begreppet representation. Eventuella måltider tillsammans med arbetskamraterna (som bekostas av arbetsgivaren) i anslutning till sådana tillfällen utgör skattepliktiga måltider. Ansvaret för att visa om sammankomsten är hänförlig till representation ligger hos arbetsgivaren. Hos arbetsgivaren ska därför finnas dokumentation som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet är att se som intern representation Granskning representationskonton 46300, 46310, och Urvalet omfattar, på konto 46300, 46310, samt bokförda transaktioner, motsvarande approximativt 2014 års åtta första månader. Underlaget består av totalt 546 transaktioner. Av dessa så har 176 transaktioner valts ut för granskning. Urvalet består av samtliga fakturor i underlaget som uppgår till kr eller mer. För konto har samtliga fakturor granskats då underlaget för detta konto endast består av 29 fakturor för urvalsperioden. Några iakttagelser: Konto Intern representation ej avdragsgill (urval 50 fakturor) o En övervägande del av granskade transaktioner innehåller någon form av fel. o I många fall har kostnaden i sin helhet konterats som ej avdragsgill representation med fullt momsavdrag. o Deltagarförteckning och syfte med representationen saknas eller är otydlig/ofullständig i flera fall. I några fall framgår inte syftet överhuvudtaget. Några exempel på dokumentation av syfte: Personalutbildning, Verksamhetsdag med mat, Mat i samband med ledningsgruppsmöte, Julafton och nyårsförtäring för personal, Temadag all personal. o Några exempel på redovisad representation: o Avtackning av personal, julbord 54 personer, kr (deltagarförteckning saknas).

9 REV59 9(18) o Middag, 280 kr/st för nio personer vid pensionsavgång för en person. o Middag (4 465 kr) Personalrepresentation vid uppvisande av trendbryt och bättre resultat. o Mat vid APT, 14 st för 175 kr/st, dokumentation av syfte saknas. o Förtäring och kvällskryssning (11 personer) i samband med APT (4 395 kr) dokumentation av syfte saknas (delvis konterad som resebiljetter personal ). o Smörgåstårtor (7 997 kr) till personal vid olika kliniker, syfte och deltagarförteckning saknas. o Temadag med mat och aktiviteter för personalen ( kr), deltagarförteckning och syfte/program saknas. o Personalutbildning, inköp av måltider ( kr), saknas deltagarförteckning samt dokumentation av syfte. o Kryssning med mat vid verksamhetsdag (9 648 kr), saknas deltagarförteckning samt dokumentation av syfte. Redovisad i sin helhet som ej avdragsgill representation med fullt momsavdrag. o I flera fall skulle transaktionen ha konterats på ett annat konto, exempelvis personalens kaffe/te/frukt eller som extern representation. o Det förekommer andra kostnader än representation, exempelvis lokalhyra och hotellogi. o Två fakturor innehåller en starköl vardera, något beslut om undantag från alkoholfri representation finns inte dokumenterat/bifogat fakturorna (se kommentar nedan). Konto Intern representation avdragsgill (urval 49 fakturor) o En övervägande del av granskade transaktioner innehåller någon form av fel. o I många fall har kostnaden i sin helhet konterats som avdragsgill representation med fullt momsavdrag när den egentligen skulle ha fördelats mellan avdragsgill och ej avdragsgill representation med begränsat momsavdrag. o Deltagarförteckning och syfte med representationen saknas eller är otydlig/ofullständig i flera fall. Exempel på dokumentation av syfte: Middag 12/5 2014, Mat temadag, Mat i samband med APT, Sallad gruppstyrelsen, Intern representation. o Några exempel på redovisad representation: o Faktura uppgående till kr avseende jultallrikar har till övervägande del konterats som färdiglagade livsmedel och fördelats som representation för endast 16 personer. Deltagarlistan är inte komplett och fullt momsavdrag har redovisats. o Jultallrikar Till tjänstgörande personal ( kr), saknas bland annat deltagarförteckning.

10 REV59 10(18) o Middag vid pensionsavtackning (2 730 kr) för två personer, 21 deltagare. Ej fördelad mellan avdragsgill och ej avdragsgill representation, fullt momsavdrag har redovisats. o Mat 23 personer för 150 kr/st, saknas helt uppgift om syfte med representation, felkonterad. o Lunch i samband med APT (5 957 kr), saknas helt uppgift om syfte med representation. o Middag 12/ (2 424 kr) 11 personer, saknas helt uppgift om syfte med representation, felkonterad. o Flera fakturor är samlingsfakturor som avser fika med mindre belopp. o Det förekommer andra kostnader än representation, exempelvis hotellogi. Konto Extern representation ej avdragsgill (urval 29 fakturor) o Ett flertal granskade transaktioner innehåller någon form av fel. o I flera fall har kostnaden i sin helhet konterats som ej avdragsgill representation med fullt momsavdrag. o Deltagarförteckning och syfte med representationen saknas eller är otydlig/ofullständig i några fall. o Två fakturor innehåller inköp av alkohol, beslut om godkännande av fullmäktiges ordförande finns bifogat. o Tre fakturor innehåller inköp av alkohol vid representation för utländska besökare. Något skriftligt beslut om undantag från alkoholfri representation finns inte dokumenterat/bifogat fakturorna (se kommentar nedan). Konto Extern representation avdragsgill (urval 48 fakturor) o Ett flertal av granskade transaktioner innehåller någon form av fel. o I några fall har kostnaden i sin helhet konterats som avdragsgill representation med fullt momsavdrag när den egentligen skulle ha fördelats mellan avdragsgill och ej avdragsgill representation med begränsat momsavdrag. o Deltagarförteckning och syfte med representationen saknas eller är otydlig/ofullständig i några fall. o Några exempel på redovisad representation: o Avtackning av nio personer, Stand up Judith & Judith för 495 kr/st. o Supé mat vid Avtackning pensionärer 12 st för 355 kr/st, deltagarlista finns men fakturan är felkonterad med fullt momsavdrag. o 20 st dagens lunch, deltagarlista finns men det saknas helt uppgift om syfte med representationen. o 15 måltider för 295 kr/st där det inte går att avgöra vilken sorts representation det är fråga om då det helt saknas uppgift om syfte och deltagare. Vidare är fakturan inte fördelad på avdragsgill respektive ej avdragsgill representation och fullt momsavdrag har redovisats.

11 REV59 11(18) o Förutom de tre fakturorna som nämns under (innehållande inköp av alkohol vid representation för utländska besökare) finns ytterligare en faktura innehållande inköp av alkohol som skett vid samma representationssammanhang. Något skriftligt beslut om undantag från alkoholfri representation finns inte dokumenterat/bifogat fakturan. Fakturan är även delvis felkonterad (se kommentar nedan). Kommentar Granskningen visar att det är betydligt vanligare med intern än extern representation. Det framkommer även att förekomsten av representation skiljer sig relativt mycket åt mellan olika verksamheter, både till omfattning samt vid vilka tillfällen representation tillämpas. Vidare framkommer att förvånansvärt många transaktioner (över hälften) kring representation innehåller fel och brister av något slag. Vanligast är fel kring momskontering samt att deltagarförteckning och syfte med representationen saknas eller är otydlig/ofullständig. Tydlig uppgift om vem som är värd för representationen saknas i stort sett genomgående. Vad gäller den grundläggande principen om alkoholfri representation kan konstateras att dokumentationen kring undantag inte är fullständig på så sätt som riktlinjerna föreskriver. Vad gäller nämnda fall med representation för utländska besökare har, efter kontakt med regional utveckling, framkommit att diariefört beslut om undantag var vid representationstillfället fattat av landstingsstyrelsens ordförande. Beslutet hade dock inte bifogats fakturan. När det gäller fakturorna med inköpta starköl så framgår av dokumentation samt lämnad information att deltagare vid representationen glömt att själva betala alkoholen varvid inköpen av misstag hamnat på landstingets faktura. I samband med att vi uppmärksammat detta har felet rättats till och pengarna återbetalats till landstinget. Det är viktigt att komma ihåg att våra iakttagelser ovan främst utgår från hur transaktionerna är redovisade samt vilka uppgifter som dokumenterats i samband med kontering. Vi har inte gjort någon djupare bedömning huruvida företagen representation är skälig, eller i övrigt följer landstingets regelverk. En sådan bedömning är dessutom svår att göra då regelverket i sig inte är särskilt ingående preciserat (med undantag för alkoholfrihet). Förekomsten av intern representation vid exempelvis APT, ledningsmöten och liknande reser dock frågeställningar kring hur riktlinjernas anvisningar om stor restriktivitet ska tolkas. Vår bedömning är att det bör preciseras mer ingående vilken form (och omfattning) av intern representation som ska tillåtas i dessa sammanhang. Det bör enligt vår mening eftersträvas en enhetlig tillämpning inom landstingets samtliga verksamheter när det gäller sådan intern representation. Det bör därför preciseras mer ingående vad landstinget betraktar som restriktiv repre-

12 REV59 12(18) sentation samt exemplifieras vid vilka situationer som intern representation kan komma i fråga. Klart är att det i många fall är svårt att, med ledning av den dokumentation som finns, bedöma huruvida företagen representation är förenlig med landstingets gällande riktlinjer. Det går inte heller alltid att kontrollera om bokföringen är rättvisande (om inköpet verkligen ska redovisas som representation) då det exempelvis saknas uppgift om syfte, deltagarförteckning eller om inköpen inte är specificerade. Nuvarande regelverk kring representation menar vi kan upplevas ge ett visst tolkningsutrymme vad gäller när och till vilken omfattning representation får tillämpas. Klart är dock att representation inom Landstinget Västernorrland ska tillämpas restriktivt. Som exempel på ytterligare otydligheter i regelverket kan nämnas avtackning vid pensionsavgångar och liknande. Här menar vi att det inte tydliggjorts om övrig personal än den/de avtackade kan erhålla skattefinansierade måltider, vilket i de flesta fall bör betraktas som en personlig levnadskostnad. 4.2 Gåvor Styrdokument och anvisningar Vad gäller gåvor är det främst tre styrdokument 4 som reglerar hur tillämpning ska ske inom Landstinget. Av styrdokumenten (riktlinjer) går bland annat att utläsa att vid jul är det tillåtet med en mindre, generell gåva till medarbetarna. Om sådan gåva ges till alla inom en förvaltning så är det inte tillåtet att dessutom ge en gåva per verksamhet eller enhet. Vid medarbetares långvariga sjukfrånvaro (mer än 30 dagar) kan blommor ges. Hågkomst vid medarbetares dödsfall sker genom krans eller blomsteruppsättning och vid dödsfall inom en medarbetares familj kan blomsteruppvaktning ske. Belöning i form av en minnesgåva tilldelas medarbetare som uppnår 25 års anställningstid i landstinget eller i verksamhet som övertagits av lanstinget och där inte motsvarande belöning tidigare tilldelats arbetstagaren. Som belöning får medarbetaren ett armbandsur, armband, eller annan gåva till ett värde av kr 5. Gåvan fastställs efter samråd med medarbetaren och utfärdat presentkort, som avser inköp av aktuell gåva, gäller under två år från belöningstidpunkten. Medarbetare som avslutar sin anställning efter 10 års anställningstid ska belönas med tavla samt blommor. 4 Personalförmåner i Landstinget Västernorrland inklusive belöning och uppvaktning av medarbetare, beslutat av landstingsstyrelsen , Representation samt gåvor till medarbetare, beslutat av landstingsstyrelsen samt Uppvaktning av förtroendevalda beslutat av fullmäktige Beloppet är fastställt av Landstingsstyrelsen

13 REV59 13(18) Gåvor till medarbetare konteras på konto Uppvaktning/presenter. Uppvaktning av förtroendevalda sker vid 50 årsdag, när man varit ledamot i fullmäktige i 25 år eller mer samt vid avgång (olika gåvor beroende av hur länge man varit förtroendevald) Granskning konto för gåvor Urvalet omfattar, på konto bokförda transaktioner, motsvarande approximativt 2014 års åtta första månader. Underlaget består av 412 transaktioner av vilka 99 transaktioner valts ut för granskning. Urvalet består av samtliga fakturor i underlaget som uppgår till kr eller mer. Några iakttagelser: o Granskningen visar att 76 av 99 (77 %) transaktioner utgör uttag av presentkort vid 25 års anställning inom landstinget. o Fem transaktioner avser måltider/fika som har konterats på fel konto. Två av dessa utgör måltider över schablon (90 kr) och skulle ha fördelats med begränsat momsavdrag. Någon deltagarförteckning finns inte för dessa. För ett av dessa inköp uppgår fakturabeloppet till drygt kr och avser måltider och personalaktiviteter. o I ett fall har presentkort om 500 kr givits i samband med uppvaktning vid 50 årsdag. o I övrigt återfinns inköp av bland annat blommor och presenter vid avtackning av anställda samt inköp av olika presenter till exempelvis föreläsare och medarbetare. Kommentar Befintliga styrdokument beskriver relativt tydligt i vilka fall som gåvor kan bli aktuella. För att erhålla en enhetlig hantering vad gäller bland annat uppvaktning vid (jämna) födelsedagar kan anvisningarna behöva förtydligas. 4.3 Resor och biljetter Styrdokument och anvisningar Vad gäller resor är det främst två styrdokument 6 som reglerar hur tillämpning ska ske inom landstinget. Resepolicyn anger styrande principer för de resor som görs i tjänsten av landstingets anställda och förtroendevalda och som betalas av landstinget. Riktlinjerna syftar till att säkerställa att tillämpningen kring resor följer landstingets policy och att redovisningen sker i enlighet med attest- och utbetalningsreglementet, lagen om kommunal redovisning, inkomstskattelagen samt anvisningar från Skatteverket. 6 Resepolicy beslutad av fullmäktige samt Resor i tjänst (riktlinje) fastställd av Landstingsstyrelsen

14 REV59 14(18) Det interna regelverket anger ett antal kriterier som ska uppfyllas kring bland annat beslutsgång, attest, dokumentation m.m. Underlag som styrker syftet med resan respektive som styrker att resan faktiskt företagits ska alltid sparas och bifogas faktura från reseleverantör. Program, inbjudan, kallelse, bokningsbekräftelse och biljett anges vara exempel på underlag som styrker resans ändamål respektive att den faktiskt genomförts. Tjänsteresor utom länet (men inom Norden) ska vara godkänd i förväg av resenärens chef (blankett finns att använd). Vad gäller tjänsteresor utanför Norden så ska förvaltningschef i förväg godkänna bland annat färdsätt och dokumentera det på avsedd blankett. Av kontoplanen framgår att det finns sex konton som avser resekostnader: Resebiljetter personal Resor, skattepliktiga Flygbiljetter Midlanda-Stockholm Klimatpåslag flyg Midlanda-Stockholm Buss och tåg med företagskort Resekostnader övriga, för medarbetare Landstingets resepolicy anger att ett miljöanpassat resande innebär att tåg ska väljas framför flyg och att resor med kollektivtrafik ska väljas framför resa med bil eller taxi. I syfte att stimulera klimatsmarta resor tillämpar landstinget intern klimatkompensation för tjänsteresor vilket bland annat innebär att resor med kollektivtrafiken inte direkt belastar förvaltningarnas budgetar. Bil- och flygresor belastas med ett internt klimatpåslag. Granskningen är avgränsad till att inte närmare beröra klimatkompensation för tjänsteresor. Vidare ingår inte resor företagna genom landstingets bilpool (leasingbilar). Konton som ingår i granskningen är 68100, samt Granskning konto för resor 68100, och Urvalsunderlaget omfattar, på konto 68100, samt bokförda transaktioner, med i IoF angivet bokföringsdatum till Underlaget består av totalt 1428 fakturor. Av dessa så har 160 fakturor valts ut för granskning. Några iakttagelser: Konto Resebiljetter personal Systematiskt urval (var 25:e faktura), 50 transaktioner av Urval av samtliga fakturor under perioden från annan leverantör än Diners club international 7, 50 st. Slumpmässigt utvalda fakturor som uppgår till lite större belopp, 9 st. 7 Landstingets upphandlade resebyråtjänster faktureras via Diners club international.

15 REV59 15(18) o Merparten av granskade fakturor avser resa i samband med utbildning eller möten utom länet. Det går i de flesta fall inte att utläsa om resa godkänts i förväg av resenärens chef. o I 3 fall av 109 har beslut om resa, program och biljett bifogats i IoF. I övriga fall har endast faktura från resebyrå bifogats. Det saknas i stor omfattning fullödig dokumentation om syfte med resa (program och liknande). o 17 samlingsfakturor avser bussresor med företagskort vilken skulle ha konterats på konto o Det förekommer att andra kostnader än resekostnader konteras på kontot, exempelvis kostnad för hotellogi, konferenskostnad, hyrbil m.m. o 7 fakturor avser resekostnader vid köpta vårdtjänster vilket rimligtvis borde ha redovisats på annat konto. o Det förekommer resor utanför Norden där det inte framgår om beslut tagits av förvaltningschef. o Ett flertal fakturor avser flygresor. Konto Flygbiljetter Midlanda - Stockholm (klimatkompensation) Urval av samtliga transaktioner med fakturabelopp som uppgår till 1500 kr eller mer vilket motsvarar 31 transaktioner av 71. o Det saknas i stor omfattning fullödig dokumentation om syfte med resa (program och liknande). o Det går i de flesta fall inte att utläsa om resa utanför länet godkänts i förväg av resenärens chef. o En faktura avser tågresa vilken inte skulle ha konterats på konto för klimatkompensation. o En faktura i urvalet har betalningsattesterats av resenären själv. Konto Resekostnader övriga, för medarbetare Urval av samtliga transaktioner med fakturabelopp som uppgår till 1000 kr eller mer och samtliga fakturor under perioden från annan leverantör än Diners club international. Urvalet motsvarar 20 transaktioner av 125. o Det saknas i de flesta fall fullödig dokumentation om syfte med resa (program och liknande), i något fall saknas helt uppgift om syfte med resa. o 4 samlingsfakturor avser bussresor med företagskort vilken skulle ha konterats på konto o En faktura innehåller kostnad för hotellogi. o Några fakturor avser flygresor.

16 REV59 16(18) Kommentar Granskningen visar att följsamheten till regelverk och anvisningar är förhållande vis låg och vi menar att detta generellt inte har förändrats i någon större utsträckning jämfört med tidigare granskningar. Omfattningen av brister kopplade till avsaknad av exempelvis dokumentation av syfte, mängden felkonterade fakturor m.m menar vi är förvånande. I våra intervjuer framförs att det finns en ambition att förenkla, tydliggöra och strukturera om befintliga riktlinjer vad gäller resor i tjänsten. Tanken är att dessa ska bli mer användarvänliga och lättare att använda sig av. Vidare har det diskuterats att i någon mån mjuka upp regelverket i vissa delar. Att utarbeta någon form av checklista nämns också. Det påpekas dock att befintliga riktlinjer och anvisningar är gällande fullt ut i sin nuvarande utformning. En ny blankett har tagits fram för förtroendevalda för att förenkla beslutsgången, vilket är en anpassning till de nya arvodesreglerna. En riskanalys genomfördes efter förra granskningen av resor i tjänsten där medarbetare från ett flertal verksamheter deltog med råd och synpunkter. Arbetet kring riskanalysen beskrivs som väl genomfört och tanken är att underlaget från riskanalysen ska användas i arbetet med att revidera och utveckla riktlinjerna. Vid tidpunkten för vår granskning hade detta arbete inte slutförts. 4.4 Internkontrollplaner m.m. Det framkommer i våra intervjuer att arbetet med att ta fram internkontrollplaner generellt har förbättrats och politiken har antagit ett tydligare fokus kring området. Arbetet med internkontrollplaner och riskanalyser har utvecklats hos styrelsen och övriga nämnder såtillvida att mer strukturerade riskanalyser numera utgör grunden för de årliga internkontrollplanerna. Det framförs dock att det skett en viss undanträngning av mer traditionella baskontroller av verifikat m.m. till förmån för mer målrelaterade områden. Det nämns att det kan bli aktuellt med att införa olika kontrollnivåer för att även fånga upp baskontroller. Vid en genomgång av internkontrollplanerna för 2014 framkommer att omfattning och innehåll varierar en del mellan de olika nämnderna. o Hälso- och sjukvårdsnämnden har endast två områden som ingår i planen. Båda områdena är vårdrelaterade. o Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämndens internkontrollplan innehåller fem områden varav fyra är vårdrelaterade och en avser handlingsplaner för ekonomisk hushållning. o Regional utveckling har valt ut sex områden varav ett avser efterlevnad av regler och policy vad gäller representation. o Landstingsstyrelsens internkontrollplan innehåller sju områden varav ett avser verifikationsgranskning utifrån ett allmänt stickprov. Det framgår inte av planen inom vilka områden kontroll ska ske.

17 REV59 17(18) Kommentar Vår genomgång av styrelsens och övriga nämnders planer visar att av nu granskade områden så återfinns endast ett område (representation) hos Regionala nämnden. Inom Landstingstyrelsens ansvarsområden genomför obligatoriska stickprov men det är oklart inom vilka områden. Det nämns i våra intervjuer att det förekommer olika kontroller ute i verksamheterna utifrån egna initiativ varvid återkopplingen kring dessa ofta stannar inom den egna verksamheten. Något system för systematiska kontroller av verifikat, exempelvis regelbundna stickprov, har inte utarbetats. Både tidigare och nu genomförd granskning visar att ett sådant system bör komplettera befintligt system för intern kontroll. Vid avsaknad av ett fungerande internkontrollsystem menar vi att det är svårt att bedöma statusen på redovisningen eller att veta om redovisningen är rättvisande. Det uppges att det finns en medvetenhet om att en del transaktioner konteras på ett felaktigt sätt vilket uppges kan ha sin grund i att det är många olika personer som konterar och det har varit sparsmakat med löpande utbildningsinsatser. Det uttrycks även att det nog inte riktigt har nått ut till alla vilka krav som ställs vad gäller exempelvis dokumentation i samband med resor och representation. Det nämns i sammanhanget att en ny upphandling av leverantörsfakturasystem är planerad under 2015 vilket man menar kommer att innebära ett visst behov av att utbildningsinsatser genomförs. 5 Revisionell bedömning Landstingets revisorer har enligt kommunallagens 9 kap. 9 att årligen, enligt god revisionssed, granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. I revisorernas uppdrag ingår att bedöma om den interna kontrollen som görs inom nämndernas ansvarsområden är tillräcklig. Vårt granskningsresultat visar tydligt att det saknas delar i internkontrollsystemet som fångar upp och förhindrar brister inom granskade områden. Resultatet visar förekomst av brister inom aktuella områden hos både styrelsen och övriga granskade nämnder. Vi vill i sammanhanget särskilt påminna om styrelsens ansvar för den övergripande interna kontrollen. Många brister bedömer vi har sin grund i att de administrativa rutinerna inte fungerar på ett tillfredställande sätt. Granskningen visar även att det i flera fall är svårt att, med ledning av den dokumentation som finns, bedöma statusen på redovisningen eller att säkert veta att redovisningen är rättvisande. Avsaknad av fungerande kontrollsystem innebär även en ökad risk för att eventuella oegentligheter inte uppmärksammas.

18 REV59 18(18) Vår sammanfattande bedömning är att Landstingsstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsnämnden, Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden samt Regionala nämnden bör genomföra en översyn kring tillämpningen av regelverket samt utreda hur den interna kontrollen kan förbättras inom varje ansvarsområde. Vidare är det angeläget att styrelsen och övriga nämnder finner former som säkerställer att både interna och skattemässiga regelverk följs. Med anledning av vårt granskningsresultat lämnar vi nedanstående synpunkter och rekommendationer: o Vi rekommenderar att det genomförs utbildningsinsatser riktade främst mot personal som arbetar med administration inom granskade områden. o Uppdatera styrdokument och anvisningar för representation så de innehåller rätt uppgifter vad gäller momsavdrag, konton m.m. o Slutför arbetet med revidering av styrdokument för resor i tjänsten. o Utarbeta ett system för löpande kontroller av verifikat. o Måltider som bekostas av arbetsgivaren är endast i undantagsfall att betrakta som en icke personlig levnadskostnad. Det bör därför alltid klart och tydligt framgå genom en dokumenterad beskrivning att representationen är förenlig med gällande regelverk. Vi bedömer att det finns en risk att en del måltider som redovisats som representation är att betrakta som arbetsluncher/arbetsmåltider, i vart fall saknas i flera fall dokumenterade underlag som styrker att så inte är fallet. Vidare finns en risk att det finns måltider för vilka kostförmån borde redovisas. o Det bör framgå vem som beslutat att representation ska ske samt hur beslutet om detta motiveras utifrån gällande riktlinjer. Vår uppfattning är att intern representation endast ska tillämpas undantagsvis utifrån ett restriktivt synsätt. Det bör därför preciseras mer ingående vid vilka situationer som representation kan komma i fråga samt vilken omfattning som är rimlig. Vidare bör det tydliggöras vad som avses med i riktlinjerna angivna begrepp stor restriktivitet. o Det måste säkerställas att inköp av alkohol eller övrigt som inte godkänns vid representation och där undantag inte beviljats, aldrig kan komma att belasta landstinget. Kontrollrutinerna vid fakturagranskning kan behöva ses över. Härnösand Revisor