Om arbetet med med Medborgarpanel

Transkript

1 Kommunfullmäktiges Beredningar Trivsel, trygghet och bärkraft Tillväxt och kompetens Rapport nr 16 Om arbetet med med Medborgarpanel Arvika kommun, Arvika Besöksadress: Ö Esplanaden 5, Arvika Hemsida: Telefon: E-post: Org.nr:

2 RESULTAT Vi har vid flera tillfällen under beredningarnas arbete, med de olika uppdrag som de haft, frågat Medborgarpanelens medlemmar om deras synpunkter. Det har skett per brev, per mail och via möten. Deras svar har sedan ingått i de redovisningar som beredningarna lämnat till kommunfullmäktige. Exempel på frågor som Medborgarpanelens medlemmar fått och som de besvarat: - Hur tror Du utbildning kommer att bedrivas i Arvika 2021? - Vilka krav och förväntingar har Du på kommunens service och tillgänglighet? - Hur ser Din framtidsbild ut när det gäller boende i Arvika? - Vilka funderingar har Du kring hur vi i Arvika ska hantera problematiken kring droger och missbruk? - Hur ska vi utveckla Arvika till en än bättre besökskommun i framtiden? - Hur ska vi utveckla Arvika till en än bättre kulturkommun i framtiden? - Hur ska vi få arvikaborna och andra att handla mer i Arvika? Rapporterna presenteras i kommunfullmäktige och efterföljs sedan av diskussioner / debatter där ledamöterna i fullmäktige framför sina tankar om rapporterna och om de frågor som de tar upp. Alla rapporter som beredningarna gör läggs ut på hemsidan. Vissa delar som direkt är kopplade till Medborgarpanelen har också skickats till medlemmarna i panelen. Medlemmarna i panelen vill kommunicera på olika sätt, det har vi respekterat och tillämpat. De personliga mötena med dem har varit värdefulla. För tät kontakt kan upplevas som jobbigt, för gles kontakt kan innebära att man kommer av sig och känner det som mindre väsentligt. PROCESSEN

3 Utifrån de uppdrag som beredningarna fått av kommunfullmäktiges presidium, resonerar beredningarna och formulerar frågor till Medborgarpanelen. De uppdrag som beredningarna får har växt fram i dialog mellan kfs presidium, beredningarnas presidier och partigruppernas ledare. Det har fallit sig naturligt, varje uppdrag som vi fått innebär medföljande frågor, vilka vi ställt till Medborgarpanelen. Vi borde ha använt digital kommunikation mer. De frågor som vi fått bäst gensvar på är de som inbjudit till fritt tänkande, som lockat Medborgarpanelens folk att tycka till och tänka fritt. Det har gett mest bränsle till våra förtroendevalda. DE FÖRTROENDEVALDAS ROLL De har träffat Medborgarpanelen vid flera tillfällen och de har tagit del av de svar som Medborgarpanelen gett. Det är nog tjänstemannen som varit den drivande av det arbetspraktiska. De förtroendevalda har hela tiden följt kommunikationen och de har varit aktivt drivande vad gäller frågeställningar, aktiviteter etc. Beredningarna äger Medborgarpanelen, men det är tjänstemannen som har adresserna och som hela tiden förmedlar kontakterna. Vi tror att det är nödvändigt att en tjänsteman, som har tid och resurser står för jobbet, så får de förtroendevalda komma in i de sammanhang när de har möjlighet, såsom de fritidspolitiker de är. Det är viktigt att de förtroendevalda är med i förberedelsetänket och i eftertänket. KOMMUNIKATION OCH MEDIA Egentligen har inga allmänna kontakter tagits med medarbetare i kommunen, mer än när de specifikt berörts av en fråga. Som exempelvis när beredningen arbetade med frågan om drogproblematik involverades den kommunala personal som jobbar med just det. Medarbetarna i övrigt har inte kontaktats på annat sätt än som vilka kommunmedborgare som helst.

4 Inga andra medarbetare har bistått vid marknadsföringen av panelen. Medborgarna har kontaktats / inbjudits på olika sätt, första omgången var ett utskick till riktat, slumpmässigt urvall, andra omgången var en öppen inbjudan via information på möte, tidning och hemsida och tredje omgången var ett utskick till slumpmässigt, riktat urval. Media dvs lokaltidningen Arvika Nyheter, som 95% av hushållen i Arvika har, har skrivit artiklar om Medborgarpanelen och om seminarier som vi haft, där de har deltagit. Lokaltidningens artiklar har inneburit marknadsföring av panelen. Genom att vi marknadsfört Medborgarpanelen på olika sätt och i olika steg, har vi utvecklat Medborgarpanelens storlek och sammansättning så som vi önskat. FORTSÄTTNING I slutet av våren 2010 kommer vi att bjuda in Medborgapanelen till en träff, för att med dem diskutera hur vi går vidare. Eftersom beredningarna tar en time out hösten 2010 pga av valet, så är det möjligt att Medborgarpanelen kommer att ligga stilla under samma tid, för att blomma upp igen 2011, och för att jobba med de ledamöter som då ingår i de nya beredningarna. Men vi har egentligen inte pratat igenom fortsättningen ännu. Ja, det är en grupp som vi bollat tankar och frågor med många gånger och som lägger ner mycken tanke och möda på de synpunkter vi får från dem. Det verkar som om några proffstyckare hamnat i ett system som finns inom vårt hägn, vilket kan vara en poäng. Medborgarpanelens medlemmar är engagerade individer med stor insikt i många frågor, varför deras synpunkter är intressanta och värdefulla. Kommunikationsformen får vi diskutera när vi träffar dem. Önskvärt vore om alla i Medborgarpanelen hade en pålitlig mailkommunikation, det skulle förenkla arbetet. Nu får man säkra upp med vanliga brev. Det är bra om SKL kan fortsätta med att samla nätverk i olika frågor, som vi gjort kring Medborgarpanel. STRUKTUREN

5 Vår första inbjudan till Medborgarpanelen kom i februari 2008 genom ett slumpmässigt, riktat utskick. Vi fick då 35 anmälningar. Vår andra gick ut öppet till alla som var med på två seminarier och via lokaltidningen och hemsidan i maj Vi fick då ytterligare 15 medlemmar. Vår tredje inbjudan gick ut i augusti 2008 slumpmässigt riktat urval till yngre arvikabor och till boende utanför tätorten. Vi fick då ytterligare 20 medlemmar. Syftet med den rekryteringen var att få Medborgarpanelen mer representativ. Första panelomgången genomfördes i samband med första utskicket februari Först var vi 35 medlemmar, sedan 50 medlemmar och sedan 70 medlemmar, som vi nu är. Vi har haft två enskilda avhopp, i övrigt samma medlemmar, om än några är måttligt aktiva. Vi har 35 män och 35 kvinnor. Vi har 36 boende i tätorten och 34 utanför tätorten Åldersfördelningen är: 8 födda under trettiotalet 15 födda under fyrtiotalet 15 födda under femtiotalet 13 födda under sextiotalet 14 födda under sjuttiotalet 4 födda under åttiotalet 1 född under nittiotalet Vi har genomfört sju frågeomgångar. Vi har träffat delar av Medborgarpanelen vid sju tillfällen. Svarsfrekvensen har gått ner, den ligger nu på cirka 55%. Vi skulle naturligtvis ha kunnat använda andra kommuniaktiosnmedel, men samtidigt har vi upplevt våra brev och våra fysiska möten som meningsfulla. Regelbundenhet i kontakterna är viktiga. Det är inte bra om det blir för långt mellan dem, men de får heller inte komma för ofta så att de tröttar ut. OM TEKNIKEN

6 Vi valde helt enkelt det som tjänstemannens tekniska kompetens tillät, dvs. brev och mail. Den IT-kommunikation vi använt huvudsakligen är mail. Vi har också haft några webb-frågor på vår hemsida, öppna för alla. Sen en tid är vi också med på Face book med en grupp Tyck, om Arvika! med idag 340 medlemmar. Vi tror att det var klokt att börja med enkel teknik, vi tror att vi kommer att utveckla andra metoder allteftersom. Att vi inte valt exempelvis SMS har inneburit att vi inte fått med så många ungdomar som vi önskat. OM RESURSER Vi har en beredningsansvarig tjänsteman som sköter allt arbete med beredningarna i övrigt, är även sekreterare på kommunfullmäktige, sekreterare i kommunditrektörens ledningsgrupp, sekreterare i Arvikas jubleumskommitté etc. Så det handlar om en liten del av en tjänst. Tiden med Medborgarpanelen kanske är i snitt 1-2 timmar per vecka utslaget över året. Men det är svårt att räkna, då det ju också ingår i allt annat beredningsarbete som utförs. De förtroendevalda, ledamöterna i beredningarna, som också sitter i Fullmäktige, får arvode timme för timme för arbetet. De har träffat deltagarna i Medborgarpanelen på våra seminarier, vilka de skulle ha närvarit vid likväl. Så någon kostnadsredovisning för den delen är vansklig att göra. Vi har ingen separat redovisning för Medborgarpanelen, men kostnaden är mycket låg, lite portokostnader, några lokalhyror och fikakostnader, uppskattningsvis kronor per år. För att det ska fungera, måste någon tjänsteman ha ansvaret att sköta kommunikationen och utföra det vardagliga arbetet med Medborgarpanelen.

7 NÄTVERKET Det nätverk som SKL driver har bistått med mängder av idéer och tankar och vid de träffar vi haft har det ofta väckts självkritiska och därmed utvecklande tankar om vårt arbete. Nån gång kan det vara en poäng att köra lunch till lunch. GULDKORN I vårt sätt att tänka, så är alla kontakter, interaktioner mellan de som väljer och de som är valda viktiga för att - utveckla demokratin - stärka legitimiteten för politiskt arbete - öka de förtroendevaldas kunskap - höja de förtroendevaldas politiska kompetens, nämligen att representera de som valt dem och uttrycka deras vilja - identifiera sig med allmänheten mer än med verksamheten och överheten - medborgardilaog är ett sätt att skapa påverkan, fötrtroendevalda som påverkas av människor man möter blir bättre som representativa politiker