Att driva bra leaderprojekt

Transkript

1 Leader Timråbygd Att driva bra leaderprojekt En guide för projektägare och projektledare inom föreningslivet Lena Liljemark

2 Sida 1 av 12 Att driva bra leaderprojekt Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING PROJEKT STYRGRUPPENS ROLL OCH ANSVAR PROJEKTLEDARENS ROLL OCH ANSVAR PROJEKTMÖTEN PROJEKTETS VIKTIGASTE DOKUMENTATION ETAPP PLANERING OCH UPPFÖLJNING UPPFÖLJNING AV RESURSER INFORMATION OCH FÖRANKRING AVSLUT AV PROJEKTET QUICK START FÖR STRESSADE Bilaga 1-16 Mallar 1. Inledning Det här häftet är en guide i hur man driver ett bra leaderprojekt. Syftet är att ge svar på frågor kring den delen av själva projektarbetet som inte styrs av Leaders regler och rutiner, men är nog så viktiga för slutresultatet. Vårt syfte är att du som projektledare eller projektägare ska få hjälp. Notera att guiden startar när projektet är lagligt beslutat hos Länsstyrelsen d v s ansökan, projektplan och budget är redan klara och beslutade. Det här handlar om att genomföra ett projekt och till viss del om utvärderingen och tiden efter projektet. Rutinerna är till hjälp för dig som projektledare och/eller projektägare. Det är lätt att undervärdera vikten av ansvarsfördelning och liknande, men om något går fel är det av största vikt och ett skydd för alla inblandade. Guiden är att se som ett komplement till de regler och rutiner inom Leader som är tvingande. Är du ny som projektledare och/eller projektägare rekommenderar vi att du följer guiden. Du kommer då att se vad du kan plocka bort och lägga till allteftersom du får mer erfarenhet. Guiden innefattar alla delar för dig som vill lära dig och verkligen vill göra allt rätt. Tänk igenom vad som behövs i just ditt fall och i just ditt projekt. Lycka till från leaderkontoret Version 2 Leader Timråbygd

3 Sida 2 av Projekt Projekt är en beskrivning av en form, inte ett innehåll. Det är det unika i en idé som gör det till ett projekt. Projektformen innebär att använda mänskliga, materiella och finansiella resurser på ett planerat och organiserat sätt. I projekt genomförs en process, från idé till verklighet, med god struktur. Syftet är ofta att skapa något som sedan ska fungera i någon form av drift även efter projekttiden. Tänk på det under projektets gång, någon ska förstå och använda ert produktresultat efter er. Det kommer en tid efter projektet när ett bra projekt lever vidare och ett dåligt ligger oanvänt. Ett leaderprojekt drivs enligt en speciell metod som kännetecknas av underifrånperspektiv, samverkan, innovativt genomförande och överförbarhet. Det ställer särskilda krav på genomförandet. Dessutom kräver leaderprojekt ett samspel med och rapportering till leaderkontoret och LAG. Eftersom LAG finansierar projektet måste man räkna med att följa de krav och anvisningar som finns. Ett leaderprojekt kännetecknas av: Avgränsning i tid och omfattning d v s bestämt start- och slutdatum och bestämda ramar Projektet skall ha en klar och tydlig målsättning Nytänkande i genomförande eller i idé Dokumentation ska ske under hela projektet via delrapporter En projektplan skall utformas Projektet skall drivas med speciella arbetsformer som är inriktade på att nå resultat o Lokal förankring via stormöten, lokala samverkansparter m m o Styrgrupp som består av lokala samverkansparter o Projektmöten = samverkan o Utvalda personer som arbetar med projektet o Kontinuerlig information och förankring - samverkan och överförbarhet o Etappmål, kontrollstationer, delutbetalningar och delrapporter som visar projektledaren, styrgruppen och LAG att projektet fungerar inom givna ramar o Åtgärdsplaner, aktivitetslistor som visar vad som ska göras - av vem, hur och när o Projektdirektiv som säkrar samverkan och styr arbets- och ansvarsfördelning Framgångsfaktorer Underifrånperspektiv med offentliga möten Samverkan med både föreningar och företag/näringsidkare Klar struktur på arbetet, pärm med allt material Genomtänkt projektorganisation (projektledare, styrgrupp, projektgrupp, arbetsgrupp) Tydliga projektdirektiv från styrgruppen Entusiastiska medarbetare/deltagare Tydliga förväntningar, roller och arbetsfördelning God planering, rätt sak i rätt tid Tydliga mål, nedbrutna i etappmål Version 2 Leader Timråbygd

4 Sida 3 av 12 Revidering av mål vid behov Medarbetare/deltagare med rätt kompetens Kontinuerlig information och förankring hos samverkansparter, styrgrupp och Leader Kontinuerlig uppföljning av projektplanen och mål Fallgropar Projektet följer inte projektplanen Bristande förankring och samverkan (mest på papper ) Dålig planering, otydlig styrning Projektplanen är otydlig eller för allmänt hållen Ansvar och befogenheter överensstämmer inte för projektledaren Projektet kör på utan avstämning i styrgruppen och leader efter projektstart Oförmåga att entusiasmera projektgruppen/deltagarna Dåliga avgränsningar i projektdirektiv d v s otydlig styrgrupp Dåligt stöd och intresse från styrgrupp och projektägare Projektledaren har svårt att säga nej Dålig projektledning Bristande uppföljning Vad kan hända med ett misskött projekt? Förhoppningsvis har styrgruppen märkt att något inte fungerar som det ska och bör i så fall ta upp en diskussion med Leaderkontoret. Leaderkontoret kan hjälpa till med råd om vad man ska göra för att projektet ska komma på rätt köl igen. I sämsta fall är det Leaderkontoret eller LAG som märker, via rapporter eller i avsaknad av rapporter, att projektet inte fungerar som det ska. Det som kan hända i det är läget är: Extra och fördjupad statusrapport Besök (revision) av Leaderkontoret hos projektet för att se varför det inte fungerar Nedläggning av projektet (beslut tas i LAG) Revision av projekt Det finns flera instanser som kan komma ut och kolla att ett projekt sköter sig på det sätt man ska. Man kan säga att leaderkontoret står för både rutinuppföljning och verksamhetsuppföljning. Verksamhetsuppföljningen är inriktad på att säkerställa att de satsade leadermedlen för landsbygdsutveckling ger den effekt i projektet som det är tänkt att de skulle. Rutinuppföljning består i att kontoret är den första instansen att kolla att alla rutiner för leaderprojekt följs. Länsstyrelsen, Jordbruksverket, Ekonomistyrningsverket och EU kan göra olika former av revisioner där man framförallt kollar att regelverk och rutiner har följts. Version 2 Leader Timråbygd

5 Sida 4 av Styrgruppens roll och ansvar Styrgruppen bör bestå av representanter från flera samverkansparter och naturligtvis ska projektägaren ingå i gruppen. Den är styrmedlet för projektägare och samverkansparter på projektet och den ger också en kontinuerlig uppföljning för projektägare och samverkansparter. Om styrgruppen startas på ett tidigt stadium är det den som arbetar fram projektplanen, annars är inriktningen på projektdirektiven och styrning av genomförandet. Styrgruppen beslutar om övergripande målsättning, specificerar ramar och förutsättningar samt beslutar om eventuella ändringar av dessa. Det är styrgruppen som beslutar om avvikelser från projektplan, budget och tidplan. Styrgruppen tar då ansvar för de avvikelser som denna ändring innebär. Varje ändring i projektplan och budget måste godkännas av Leaderkontoret och kan inte beslutas av styrgruppen själv. Kontrollera att projektledaren ansöker om ändringen. Projektdirektiv och uppföljning Styrgruppen ger projektdirektiv för att förtydliga och begränsa projektplanen. Projektdirektiv skall vara tydliga, vägledande, resultatinriktade och ge ramar. Direktiv kan även handla om beslutsordning och krav på samarbete med andra organisationer. De ska även tydligt ange projektledarens ansvar och befogenheter. Styrgruppen bör även godkänna den etapplanering som projektgruppen har skapat, se avsnitt 7. Där framgår de formella etapperna i projektet som kan bli lämpliga avrapporteringstillfällen gentemot styrgruppen. Styrgruppen kan också kräva klartecken vid start av ny etapp i projektet om man vill har styrmöjlighet under projektets gång. Styrgruppen bör få löpande rapporter från projektledaren i form av statusrapporter, ekonomiskt utfall och avvikelserapporter. Deltagare Deltagare i styrgrupp skall vara beslutmässiga d v s ha beslutskompetens eller beslutsfullmakt från den samverkanspart de representerar. Mötesfrekvens I regel träffas styrgrupp en gång vid projektets uppstart då direktiven fastslås, sedan följer något uppföljningsmöte under projektets gång och sedan vid projektavslut om allt löper som det ska. Projektledaren kan kalla till fler möten om det skulle behövas, men det här får inte förväxlas med projektgruppen som har en mer operativ funktion. Styrgruppen är enbart övergripande och styrande. Bilaga 1: Mall Projektdirektiv Bilaga 2: Mall Kontrollstationer och etapp planering Bilaga 3: Mall avvikelserapport Bilaga X: Mall delrapport, se Leader Timråbygds hemsida Bilaga 4: Mall dagordning och protokoll styrgruppsmöten Version 2 Leader Timråbygd

6 Sida 5 av Projektledarens roll och ansvar Projektledaren har oftast ansvar och befogenheter att verka inom fastställd budget, projektplan och projektdirektiv. Projektledaren skall verka för att projektgruppen arbetar med att genomföra aktiviteter för att nå projektets uppsatta mål. Projektet förutsätts använda resurser på bästa möjliga sätt. Projektledaren är länken mellan utförarna och styrgrupp, men ofta också kontakten mot Leaderkontoret. För projektledaren är den antagna projektplanen, den antagna budgeten och projektdirektiven grunden för ALLT arbete. All rapportering beroende på mottagare utgår från dessa dokument. Uppstår avvikelse ansvarar projektledaren för att det genomförs uppdateringar. Styrgruppen är viktig för projektledaren för annars står han/hon ensam med ansvaret. Projektledaren har förutom det många roller: Entusiasmerare Förhandlare Samordnare Problemlösare och bollplank Ledare/coach Ombud för projektet Informatör Vanliga arbetsuppgifter Leda och fördela arbete Sammankalla projekt- och referensgrupp Ansvara för att projektet når målet/målen Avrapportera till styrgrupp och Leaderkontor Följa upp, stämma av och driva projektet mellan projektmötena. Projektgrupp Utses av projektledaren och ska vara motorn som säkerställer att projektet uppfyller fastställt syfte och mål. Ansvarar för löpande arbete och detaljbeslut under projekttiden. I många mindre projekt kan denna roll fyllas av projektledare, vice projektledare och någon projektdeltagare till. Se särskilt avsnitt om projektmöten. I mindre projekt kanske det är samma grupp som utför. Arbetsgrupper/deltagare Projektet kan ha en eller flera arbetsgrupper under sig som utför olika arbetsuppgifter för projektet. Arbetsgrupperna rapporterar till projektgruppen eller till projektledaren beroende på hur det är bestämt vid starten. I dessa grupper utförs mycket av genomförandearbetet, dock i nära kontakt med projektledning. Vissa grupper/deltagare finnas endast under en viss tid av projektet. Bilaga X. Mall Delrapport Leader, se Leader Timråbygds hemsida Bilaga 5: Mall arbets- och ansvarsfördelning Bilaga X: Projekthandbok för projekt inom Leader, se Leader Timråbygds hemsida Version 2 Leader Timråbygd

7 Sida 6 av Projektmöten Projektets styrning sker framförallt på projektgruppsmöten. Det är där man planerar och beslutar vad som ska göras i projektet. Aktiva projektmöten är ett VIKTIGT styrmedel oavsett gruppens och projektets storlek. Mötesinnehåll Fatta beslut Rapportera nuläge, förändringar och avvikelser Lösa problem Kommunicera Informera Hur ska mötena genomföras? Respektera att många som driver och arbetar inom projekt är handlingsorienterade och att man inte vill lägga ideell tid på möten, utan på utförande. Var förberedd och se till att mötena handlar om det de ska och inte om kallprat. Skicka alltid en kallelse med dagordning till deltagarna. Det brukar underlätta om man gör en mötesplan i starten så att alla vet när man ska träffas. Vill du att projektgruppen ska komma förberedd och ta ställning så bör du skicka ut material redan före mötet. Skriv alltid enkla protokoll/minnesanteckningar från mötet, så att ni kan gå tillbaka och se när olika saker beslutades. Skriv även in i protokollet/minnesanteckningen vilka som har deltagit. Ett tips är att häfta åtgärdsplanerna till protokollet så vet alla vad man kommit överens om till nästa gång. Kom ihåg att projektdeltagarna väntar sig att projektledaren skall leda och styra mötet. Försöka att hålla ett mötesklimat som präglas av positivt och konstruktivt klimat där alla får komma till tals. Kom gärna överens om en sluttid på mötet och håll den. Det brukar hålla alla fokuserade. Vilka deltar? Det är framförallt projektgruppen som har projektmöten. Det är viktigt att projektgruppen har rätt kompetenser och inte bara finns för syns skull. Styrgruppen finns för påverkan bland samverkansparterna, men i projektgruppen skall rätt person sitta. Deltagarna bör ha vilja, engagemang och personligt intresse av projektet. Lämplig storlek är mellan 4-8 personer. En grupp av olika personligheter som kompletterar varandra har lättare att komma med nya infallsvinklar och idéer. Tänk på leadermetoden och var positiv till nya sätt att genomföra saker på. Tänk nytt! Bilaga 7: Mall dagordning projektmöten Bilaga 8: Mall protokoll projektmöten Bilaga 2: Mall Kontrollstationer och etapplanering Bilaga 5: Mall Åtgärdsplan Bilaga 3: Mall Avvikelserapport Version 2 Leader Timråbygd

8 Sida 7 av Projektets viktigaste dokumentation För att hålla ordning i ett projekt och lätt kunna göra delrapporter måste man ha en viss struktur. Inom Leader och EU är man dessutom skyldig att spara dokumentation inom projektet i 10 år. Projektpärm En pärm som ger du en överblick vid uppföljning, men som också skapar en säkerhet om projektledaren är borta eller lämnar projektet. Det här är en fråga om överförbarhet, projektet ska gå att följa från början till slut. Om pärmen blir för stor så kan man lämpligen förvara kopior på ansökan om utbetalning i en separat pärm, då det ofta är mycket papper. Förslag på innehåll: 1. Ansökan, projektplan och projektdirektiv 2. Beslut från Leader och Länsstyrelsen 3. Avtal som berör projektet 4. Kommunikation med Leader och Länsstyrelsen 5. Protokoll från styrgruppen 6. Protokoll/minnesanteckningar från projektgruppen 7. Etapplanering 8. Arbets- och ansvarsfördelning inom projektet, åtgärdslistor 9. Avvikelserapporter 10. Tidrapporter anställd personal (vid timanställning om inte 25, 50 eller 75 %) 11. Skriftlig projektdagbok 12. Rapporter för ideell tid, körjournaler och andra leaderblanketter 13. Namn/adresslista/telefonlista till alla kontakter 14. Kopior på statusrapporter, delrapporter och slutrapport 15. Kopia på ansökan om utbetalning Projektdagbok För att ge underlag för andra som vill driva projekt i er förening eller organisation eller för att andra ska kunna göra om projektet på annan ort kan man göra gör en skriftlig projektdagbok. Det är löpande noteringar från projektledaren om hur projektet utvecklas. Den kan sedan kopplas ihop med etapplanering, avvikelserapporter och åtgärdsplaner och bli en bild av projektets genomförande. Projektdagboken är dessutom ett bra underlag för delrapporter och slutrapport. Det här skapar överförbarhet i projektet dvs man kan läsa in sig och genomföra projektet på en annan plats eller ort. Bilaga 9: Mall innehållsförteckning projektpärm Bilaga 10: Mall skriftlig projektdagbok Version 2 Leader Timråbygd

9 Sida 8 av Etapp planering och uppföljning Etapplanering ger underlag för färdiga delprojekt under projektets gång och säkrar därmed projektet för projektägare och finansiärer. Det här är lika viktigt i små som i stora projekt. Etapperna kan lämpligen samordnas med ansökan om utbetalningar och delrapporter till Leaderkontoret. När du ska göra etapplaneringen skriver du ner vilka aktiviteter som ska genomföras i projektet, gör klart för dig på vilket sätt de är beroende av varandra innan du planerar in dem. Skriv ner fasta tidpunkter som du redan nu känner till, oftast avslutet, och arbeta dig bakåt i tiden. Markera tider som ska räknas bort som semestrar och helger när projektgruppen inte är tillgänglig. Dela sedan in aktiviteterna i kontrollstationer och gör en etapplanering, se mall. Planeringen bör sedan godkännas av styrgruppen. Detta blir sedan de formella avrapporteringspunkterna under projektet gentemot styrgruppen. Delrapporter och ekonomisk uppföljning Vid varje kontrollstation görs en delrapport och en ekonomisk uppföljning. I samband med det är det lämpligt att även göra en ansökan om delutbetalning med formell delrapport till Leaderkontoret. Oftast kan samma delrapport användas till både styrgrupp och Leader, om styrgruppen accepterar att Leaders upplägg av delrapport som MÅSTE följas. Statusrapport till LAG Förutom det kan LAG (Local Action Group) begära in statusrapporter från projektet. Då vill man oftast ha en enkel sammanställning av hur det går, inte en formell delrapport. Du skriver som projektledare hur det går i projektet, vad ni har gjort och om ni följer planen. Dessutom är det bra att skriva in om något hänt som påverkar projektet positivt eller negativt. Avvikelserapport Uppföljning och kontroll av hur projektet ligger till är A och O om projektet ska lyckas. Projektledaren är ansvarig för projektet och måste omgående rapportera vidare om avvikelser sker. Det kan gälla avvikelser i tidplanen, projektplanen, ideell tid eller i budget. Alla avvikelser skall rapporteras till styrgruppen. En avvikelserapport beskriver den avvikelse som skett. Om avvikelsen påverkar beslutad projektplan (inkl. tidplan och budget) måste en ändring skickas in till Leaderkontoret och godkännas innan man kan göra ansökan om utbetalning. Om avvikelserapporten visar att du under projektets gång behöver mer resurser i form av tid eller pengar tar projektet upp det med styrgruppen som beslutar om det ska ansökas om utökning av medel hos Leaderkontoret. Bilaga 2: Mall Kontrollstationer och etapp planering Bilaga X. Mall Delrapport och uppföljning Leader, se Leader Timråbygds hemsida Bilaga X: Anvisning för ansökan om utbetalning i Leader, se Leader Timråbygds hemsida Bilaga 3: Mall avvikelserapport Version 2 Leader Timråbygd

10 Sida 9 av Uppföljning av resurser Att följa upp de resurser som du som projektledare fått ansvar för genom ditt uppdrag är A och O för att lyckas med projektet. Ju fler som är aktiva i projektet desto viktigare och desto mer tid måste du lägga på uppföljning för att se att resurserna används på rätt sätt. Budget Den budget som du fått tilldelad via projektplan och eventuellt via nedbrytning i projektdirektiven ska fungera som styrmedel för dig som projektledare. Det innebär att du kanske måste göra fördelning i budgeten per år och per månad för att du ska kunna följa upp utfallet. Att göra det ger dig en möjlighet att reagera i tid om någon kostnad börjar dra iväg. Om du bara har uppföljning per år eller vid projektets slut, kan det vara försent att påverka utfallet. Det är du som projektledare som är ansvarig och det är du som projektledare som måste ha kontrollen. Betald tid Tidrapport och koll på den tid som anställda lägger ner är mycket viktigt, eftersom betald tid oftast är den viktigaste och dyraste resursen. I projekt där arbetsledning och utförande kan sitta långt ifrån varandra är det svårt att veta vad den andra gör. Det kan vara en ideell projektledare och en anställd eller en anställd projektledare. I båda fallen är det viktigt att dokumentera vad tiden går till. Dels för att undanröja diskussioner om arbetstiden och vad den används till, men också för att skapa underlag för uppföljning. Det är bra att i projektet veta vad som tar mycket tid av den betalda arbetstiden. Det är ett underlag för att vet hur du ska prioritera arbetet i framtiden. Ideell tid Den ideella tiden är en resurs, även om det är en resurs som andra människor ger av sin privata tid. Här gäller det att arbetsleda med morötter och låta folk arbeta under så stor frihet som möjligt. Om de väljer att lägga delar av sin privata tid hos oss så ska vi, och den eventuellt anställda personal som vi har, underlätta för dem. Ett tips kan vara att bjuda på mat vid arbetstillfällen så att det blir en trevlig sammankomst. Se de här insatserna som värdefulla resurser och behandla dem därefter. Oavsett att en resurs är ideell så är den en del i din planering. Ideella resurser ingår till stor del i din åtgärdsplan som projektledare. Se till att de vet och godkänt de uppgifter som förväntas av dem. Se också till att alla skriver upp all ideell tid som de utför i projektet. Dela ut blanketterna (projektdagbok) för ideell tid i början av projektet och förklara hur dess fylls i. Samla in dem inför delrapporter t ex varje kvartal, då får du en uppföljning av hur projektet ligger till. Köpta tjänster Ofta köper projekt in tjänster, det kan vara projektledartjänsten eller en specialtjänst/kompetens som behövs under projektet. Kom ihåg att teckna ett avtal om tjänsten d v s vad projektet köper, till vilket pris, varför och vilka regler som gäller. Det är dels en säkerhet att du får vad du betalar för, men också ett krav från Leader för att veta vad tjänsten avser. Bilaga 11: Mall uppföljning av betald tid Bilaga 15: Mall avtal köpta tjänster Bilaga x: Blanketter för rapportering ideell tid, se Leader Timråbygds hemsida Version 2 Leader Timråbygd

11 Sida 10 av Information och förankring I ett Leaderprojekt är samverkan och underifrånperspektiv två av grundstenarna i Leadermetoden, därför gäller det att arbeta genomtänkt med dessa frågor om projektet ska vara ett LEADERPROJEKT. Stormöten med bygden och intressegrupper Är det en lokal fråga bör man stämma av projektet genom ett stormöte där alla i den berörda bygden, eller berörda intressegruppen, blir kallade. Här kan man informera om sina tankar, diskutera synpunkter och idéer från deltagare, rekrytera fler deltagare mm. Mötet hålls lämpligen vid projektstart och före projektavslut då man stämmer av resultatet och slutsatser. Samverkansparter i projektet Alla formella samverkansparter (d v s förening eller företag) bör finnas med aktivt i projektet. Det innebär att alla bör vara representerade i styrgruppen, det bör finnas fler än en organisation i projektgruppen för att säkra en löpande samverkan. Sedan bör det naturligtvis finnas deltagare från alla parter i arbetsgrupper och i själva genomförandet. Tänk också på att inom Leader ska samverkan finnas mellan andra Leaderprojekt. När ni blir kallade till nätverksträffar inom Leader är det en del av att arbeta med Leadermetoden och något som ni accepterat när ni har sökt medel hos Leader. Löpande information Alla samverkansparter och intresserade bör hållas informerade om hur projektet framskrider genom hemsida, blogg, nyhetsbrev eller mejl. Nyhetsbrev kan göras via mall i word eller enkelt via hemsidan: Kan man dessutom få in artiklar i tidningar så är det ett lysande sätt att stärka känslan för projektdeltagare och i bygden. Överförbarhet En av punkterna i Leadermetoden är överförbarhet. Det innebär att projektets resultat ska kunna gå att genomföra på en annan plats. Det innebär att ni måste ha all relevant information som projektplan, delrapporter, slutrapport och eventuellt annan viktig information tillgänglig för allmänheten. Det ska alltid finnas i en pärm som finns tillgänglig lokalt men det ska helst också finnas tillgängligt på en hemsida. Se efter vad ni skrivit i projektplanen och se det som ett minimum. Den berättande projektdagboken är ett ypperligt instrument för att andra ska kunna förstå hur ni arbetat. Tänk på att allt material ska kunna läsas och förstås av personer som inte har lokalkännedom. Slutrapporten ska också kunna läsas som ett självständigt dokument d v s den ska innehålla referenser till projektplan och den ska innehålla ekonomisk rapport om projektet. Slutrapporten kommer att publiceras i en stor projektdatabas där alla Leaderprojekt i Europa finns tillgängliga. Bilaga 12: Mall pressmeddelande Bilaga 13: Mall nyhetsbrev Bilaga 14: Mall för planering stormöte Bilaga 10: Mall berättande projektdagbok Version 2 Leader Timråbygd

12 Sida 11 av Avslut av projektet När projektet avslutats praktiskt ska först en rapportering och ett förslag på slutrapport göras till styrgruppen. Där kommer man överens om vilka slutsatser som rapporten ska innehålla och hur man ska arbeta vidare efter projekttidens slut. Slutrapporten måste följa den mall som finns inom Leader. Till slutrapporten gör man även en ansökan om slututbetalning som lämnas in till Leaderkontoret. Det bör också göras en avstämning med olika intressenter som hade synpunkter i början av projektet och man bör ordna ett stormöte där man lokalt talar om vad projektet har kommit fram till. Projektpärmarna lämnas över till projektägaren och rensas från material som inte ska sparas för framtiden. Se till att sätta in den berättande projektdagboken, om ni skrivit en. Projektutvärdering Efter projektets slut kan det vara bra för projektägaren att göra en uppföljning för att lära sig något inför framtiden. Eftersom folk ofta byts ut i föreningslivet är det viktigt att uppföljningen fästs på papper så att misstag inte behöver upprepas. En metod för uppföljning är att granska projektdagboken. En annan är att följa upp resultatet och stämma av graden av måluppfyllelse. Resultatet på utvärderingen sätts in i projektpärmen och dras även för styrgrupp och projektledning. Förslag på frågor som kan vara intressanta i en utvärdering. Måluppfyllelse Vad gjorde vi bra respektive vad gjorde vi mindre bra Använde vi resurserna effektivt?(ideell tid, anställd tid och budget) Var direktiven tydliga nog? Hade projektet tillgång till tillräckliga styrmedel? Fick vi signaler i tid om något inte fungerade eller drog över i projektet? Höll tidplanen och etappindelning? Hur var utfallet budget gentemot verkligt kostnadsutfall? Var projektet tillräckligt förankrat? Har information till bygden och intressenter fungerat tillräcklig bra? Behövs förbättringsåtgärder? Hur fungerade samarbetet inom projektet? Var möten inom projektet effektiva, kunde vi ha gjort något annorlunda/bättre? Var styrgrupp, projektägare och Leader som finansiär nöjda? Vad blev resultatet på lång och kort sikt? Var/är dokumentationen inför framtiden tillräckligt bra Vad händer nu? Nu ska projektets resultat gå in en driftsfas där allt ska skötas av någon annan part. Det är viktigt att projektet innan avslut lämnar tillräckligt med DOKUMENTATION så att resultatet av projektet kan leva vidare och användas på bästa möjliga sätt. Detta sätts in i projektpärmen och ev. på hemsida. Bilaga 16: Mall dokumentation Bilaga x: Mall slutrapport, ansökan om utbetalning Leader, Leader Timråbygds hemsida Version 2 Leader Timråbygd

13 Sida 12 av Quick start för stressade För stressade projektledare med projektovana projektägare har vi sammanställt en quickstart, d v s vad är det viktigaste du ska tänkt på när du ska genomföra ett projekt. PÄ= Projektägaren PL= Projektledaren SG= Styrgrupp Light-versionen, för små projekt 1. PÄ. Se till att sätta ihop en styrgrupp med projektägare och samverkansparter 2. SG. Upprätta/anta projektdirektiv, så att projektledaren har ansvar och befogenheter 3. SG. Tillsätt projektledare om det inte redan är gjort 4. PL. Påbörja en projektdagbok och upprätta en projektpärm 5. PL. Sätt ihop en projektgrupp som ska styra det praktiska arbetet tillsammans med projektledaren. Ta med samverkansparter även här, för att säkerställa deras aktivitet i genomförandet av projektet. Se till att hitta rätt personer. Här är det action som gäller. 6. PL. Gör arbets- och ansvarsfördelning inom projektet 7. PL. Gör en etapplanering som godkänns i projektgruppen och styrgruppen 8. PL. Gå igenom med ekonomiansvarig och kassör hos projektägaren hur ekonomin kommer att fungera. Vilket underlag kommer du som PL att få, se till att du får leveransattestera. 9. PL. Gör avtal med ev. köpta tjänster 10. PL. Besluta på vilket sätt uppföljning av anställd tid ska följas upp 11. PL. Dela ut blanketter för ideell tid och körjournaler till alla aktiva i projektet 12. PL. Bestäm strategi för marknadsföring och information, kolla vad som står i projektplanen 13. PL. Genomför ett förankringsmöte på orten för att förankra underifrånperspektivet 14. PL. Gör ett pressmeddelande för att informera om projektet 15. Genomför projektet a. PL. Statusrapporter till styrgrupp b. PL. Avvikelserapporter till styrgrupp c. SG. Beslut om avvikelserapporter och förändringar i projektet d. PL. Projektmöten e. PL. Statusrapporter till Leader vid uppmaning f. PL. Ansökan om delutbetalning och delrapporter till Leader varje kvartal. g. SG och PÄ. Se till att ni håller koll på projektet och vet vad man gör och hur resurserna används. h. PL och PÄ. Delta på nätverksträffar och utbildningar inom Leader 16. Projektavslutning a. PL. Dokumentation för framtida användning produceras b. PL. Förslag på slutrapport produceras och godkänns i projektgrupp c. SG. Godkännande av slutrapport och dokumentation d. PL. Presentation för stormöte på er lokala ort eller med samverkansparter e. PL. Inlämning av Ansökan om slututbetalning och slutrapport till Leader 17. PÄ och ev. SG. Genomför en utvärdering av projektet Version 2 Leader Timråbygd

14 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 1 PROJEKTDIREKTIV Styrgrupp Projektnamn Projektledare Dokumentansvarig Projektägare Antagna styrg xx-xx Slutdatum 2011-xx-xx Status Beslutad? Mål Klipp in mål och syfte från projektplanen Projektidé Klipp in projektidé från projektplanen. Ev. förtydligande eller kompletteringar från styrgruppen Genomförande Klipp in tidplan från projektplan Gör en mer detaljerad etappindelning med avstämningspunkter om så önskas Ansvarsfördelning PL ansvarar för att driva projektet i enlighet med projektdirektiv, ansökan projektplan. PL har befogenheten att verka in om fastställd projektplan, budget och projektdirektiv PL ansvarar för att ideell tid uppnås och följs PL ansvarar för personella resurser används på ett effektivt sätt PL ansvarar för ansökan om utbetalning, delrapport och slutrapport under projektets gång Styrgrupp ansvara för beslut om omfördelning av plan och budget Styrgrupp ansvarar för utökningsbeslut inom projektet Styrgrupp ansvarar för beslut av inriktning och policy karaktär? är personalansvarig för anställd personal Leader Timråbygd Sida 1 av 2

15 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 1 Tidsmässig omfattning Projektet startar 2011-xx-xx och avslutas aktivt 2011-xx-xx och ansökan om utbetalning, slutrapport och dokumentation ska vara klart senast 2012-xx-xx Aktiv tid cirka x månader, men xxx används till slutrapport och ansökan om utbetalning. Inga kostnader får belasta projektet efter xx/xx 20xx. Beräknade kostnader och resurser Lön: 0 kr Kontorsmaterial: 0 kr Resor: 0 kr Köp av tjänst: 0 kr Hyra möteslokaler: 0 kr Totalt: 0 kr Budgeten kan omfördelas efter beslut av styrgruppen som ansöker hos Leader Timråbygd Ideell tid som ska uppnås är x timmar dvs. xxxx kronor. Den tiden skall uppnås av xxxxxxxxxxx. Eventuella kompletterande krav från styrgruppen Krav på uppföljning i styrgrupp Progressrapport skall skickas till styrgruppen via mejl i slutet av varje månad. I rapporten skall ingå vad som skett enligt direktiven, hur vi ligger till ekonomisk och hur vi ligger till på ideell tid. Styrgruppsmöte med beslut om inriktning inför projektstart och inför projektavslut. Om det finns krav på avstämning i styrgruppen vid etappmål, bör detta anges här. Avstämningspunkter: Beslut projektdirekt före start av genomförandefasen i projektet Beslut om åtgärd på avvikelserapport löpande i projektet. Vid avvikelser mot projektplan, budget eller projektdirektiv. Beslut om slutrapport och godkännande av driftsdokumentation efter praktiskt projektavslut Pl sammankallar till styrgrupp vid behov och enligt ovan. Parternas godkännande och acceptans xx x x x x Projektledare Projektägare Styrgrupp Bilaga: Projektplan Leader Timråbygd Sida 2 av 2

16 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 2 Mall Etapp planering Projektets namn: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Projektets mål: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Delmål eller etappmål som går att göra delleveranser på vid kontrollpunkter Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Projektets tidplan enligt projektplan: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Etapp planering för måluppfyllelse 1. Utformning av projektdirektiv 2. Start genomförande 3. Lokal förankring av genomförandet 4. Kontrollpunkt, etappmål 1 5. Kontrollpunkt, etappmål 2 6. Kontrollpunkt, etappmål 3 7. Praktiskt avslut projekt 8. Lokal förankring av projektets praktiska resultat 9. Dokumentation och slutrapport 10. Utvärdering (görs av projektägaren) Beslutade vid projektmöte 2011-xx-xx Projektledare N N Leader Timråbygd Sida 1 av 1

17 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 3 Mall avvikelserapport Avvikelse mot tidplanen: Ursprunglig tidplan Xxxxxxxxxxxxxx Avvikelse Xxxxxxxxxxxxxxx Föreslagen åtgärd Xxxxxxxxxxxxxxx Avvikelse mot budget Kopiera in från projektplanen Projektets kostnader period? Kostnader Beskrivning Budget Utfall Diff Förslag Löner Investering xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxx Övriga kostnader xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Summa faktiska kostnader Avvikelse mot andra delar i planering Beskriv ursprunglig planering Xxxxxxxxxxxxxxxx Beskriv avvikelsen xxxxxxxxxxx Förslag på förändring Xxxxxxxxxxxxxxx Behöver ändring ansökas hos Leaderkontoret? Vem utför och när Leader Timråbygd Sida 1 av 1

18 Att driva bra leaderprojekt version 1 Bilaga 4 Mall styrgruppsmo ten Mall dagordning: Stryk de punkter som ej passar beroende på var i planeringen projektet ligger. Styrgruppsmöte projekt x Datum: 2011-xx-xx Plats: x Kallade: 1. Fastställande av dagordning 2. Utseende av justeringsperson 3. Föregående mötesprotokoll 4. Genomgång av läget i projektet av projektledaren 5. Beslut om projektdirektiv, bilaga x 6. Klartecken för etappstart 7. Genomgång av avvikelser inom projektet av projektledaren, bilaga x 8. Beslut om åtgärder 9. Förändring av projektets budget, projektplan eller projektdirektiv 10. Utökning av projektet 11. Genomgång av förslag till dokumentation för framtiden av projektledaren, bilaga x 12. Beslut om dokumentation 13. Genomgång av förslag till slutrapport av projektledaren, bilaga x 14. Beslut om slutrapport 15. Utseende av vem som ska skriva utvärdering av projektet 16. Genomgång av utförd utvärdering, bilaga x 17. Beslut om utvärdering 18. Övriga frågor Mall mötesprotokoll Mötesdatum: 2011-xx-xx Deltagande: ss, ss, ss, ss (skriv även från vilka samverkansparter deltagarna kommer från) Kopiera in den aktuella dagordningen, skriv vilket beslut som tas under beslutspunkterna, fäst till bilagor på beslutspunkterna istället för genomgångspunkterna som det är på dagordningen. Protokollet med bilagor skickas ut till deltagarna efter mötet. Sekreterare Projektledare x x Justerare x x Leader Timråbygd Sida 1 av 1

19 Att driva bra leaderprojekt version 1 Bilaga 5 Mall arbets- och ansvarsfo rdelning Datum: 20xx-xx-xx Projektets namn: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Projektets mål: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Arbetsfördelning Styrgrupp Klipp från projektdirektiv Alt Utses av projektägaren. Ansvariga för övergripande målsättning, specificerar ramar och förutsättningar samt beslutar om eventuella ändringar i dessa. Projektledare Klipp från projektdirektiv Alt Utses av projektägaren. Ansvarig för att projektgruppen arbetar med att genomföra aktiviteter för att nå projektets fastslagna mål. Projektledaren skall förankra och avrapportera i styrgruppen, planera, leda genomförande och följa upp. Ytterligare detaljeringsnivå xxxxxxx Projektgrupp Utses av projektledaren. Motorn som säkerställer att projektet uppfyller fastställda mål och syften. Ansvarar för löpande arbetet och detaljbesluten under hela projekttiden. Den viktigaste uppgiften är att hålla uppgjorda planer och vid avvikelses direkt rapportera till projektledaren. Projektgrupen ansvarar för att de resultat och idéer som kommer fram i projektarbetet förankras och stäms av i organisationen. Arbetsgrupp/deltagare Utför uppgifter i projektet och rapporterar till projektgruppen eller projektledaren. Här utförs projektets genomförandearbete. Vissa är endast med vissa delar av projektet. Leader Timråbygd Sida 1 av 1

20 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 6 Mall Å tga rdsplan Projektets namn: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Projektets mål: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Planerade etapper med översiktliga åtgärder 1. Utformning av projektdirektiv Möte med styrgrupp för att besluta om direktiv. 2. Start genomförande Möte med projektgruppen, ansvars och rollfördelning 3. Lokal förankring av genomförandet Stormöte, diskussion, beslut om ev åtgärder 4. Kontrollpunkt, etappmål 1 Genomförande av, möte med., boka, beställa.., mm Ev möte med styrgrupp för avvikelserapport och presentation Delrapport och ansökan om delutbetalning 5. Kontrollpunkt, etappmål 2 Genomförande av, möte med., boka, beställa.., mm Ev möte med styrgrupp för avvikelserapport och presentation Delrapport och ansökan om delutbetalning 6. Kontrollpunkt, etappmål 3 Genomförande av, möte med., boka, beställa.., mm Ev möte med styrgrupp för avvikelserapport och presentation Delrapport och ansökan om delutbetalning 7. Praktiskt avslut projekt Möte med projektgrupp, uppföljning av projektet 8. Lokal förankring av projektets praktiska resultat Stormöte, diskussion, beslut om ev åtgärder 9. Dokumentation och slutrapport Utföra dokumentation, vem gör vad, underhåll mm Skriva förslag på slutrapport Möte med styrgrupp för att presentera och faststlå slutrapport och dokumentation Utföra ansökan om slututbetalning 10. Utvärdering (görs av projektägaren) Leader Timråbygd Sida 1 av 2

21 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 6 Åtgärdsplan etapp.. Åtgärd Ansvarig Kommentar Deadline Utfört Leader Timråbygd Sida 2 av 2

22 Att driva bra leaderprojekt version 1 Bilaga 7 Mall planering projektmo ten Projektgruppsmöten är en stor del av projektets styrning. Det är här man planerar och beslutar om vad som ska göras i projektet. Aktiva och kontinuerliga projektmöten är viktiga styrmedel. Checklista inför planering Vad ska behandlas Vad är syftet och målet med det här mötet Finns det andra alternativ istället för att ha ett möte När ska mötet vara och vart Bestäm en sluttid för mötet Vilka ska kallas Vilken förhandsinformation ska skickas ut för genomläsning Gör en dagordning Vilken lokal och vilka hjälpmedel ska du ha på mötet Vem skriver protokoll Hur ska mötet följas upp Problemlösning Var förberedd på problemdiskussioner inom olika områden genom att lära dig en modell för problemlösning. Det här är ett exempel där du jobbar på blädderblock. Bestäm målet med problemlösningen Vad är problemet: fakta Vilka möjliga lösningar finns (använd brainstorming): fakta Vilka konsekvenser får olika lösningar: fakta Vilken lösning bedömer mötet är bäst, argumentera, prioritera och räkna röster Innehåll på mötet Fastställ gemensamma spelregler på första mötet (hur ska gruppen få effektiva möten) Föregående mötesprotokoll Mål för dagens möte Beskriv nuläget PL och alla berättar (laget runt) Stäm av åtgärdsplaner som ligger ute Fatta beslut och gör nya åtgärdsplaner Rapportera förändringar och avvikelser Lösa problem Kommunicera Informera Övriga frågor (så att alla kan delta) Leader Timråbygd Sida 1 av 1

23 Att driva bra leaderprojekt version 1 Bilaga 8 Mall protokoll projektmo ten Projekt: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Mötesdatum och plats Xxxxxxxxxxxxxx Närvarande: xx, xx, xx Ej närvarande: xx, xx, xx 1. Föregående mötesprotokoll Läses upp av projektledaren, ej lösta problem är xxx 2. Mål för dagens möte xxxxxx 3. Nulägesrapport Rapport från projektledare och deltagare 4. Avstämning av åtgärdsplaner som ligger ute Gruppen går igenom vem som gjort vad på aktuella åtgärdsplaner 5. Aktuell punkt eventuellt beslut 6. Aktuell punkt eventuellt beslut 7. Rapport av förändringar och avvikelser Diskussion och beslut om att. 8. Nya åtgärdsplaner Beslut nya planer efter gemensam diskussion 9. Ev. frågor till styrgruppen xxxxxxxxxx 10. Tid och plats för nästa möte xxxxxxxxxxxxxx 11. Övriga frågor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tips Häfta åtgärdsplanerna till protokollet så ser alla exakt vad de ska göra till nästa gång. Glöm inte att du leder och styr mötet, ingen annan Låt mötena präglas av ett positivt och konstruktivt klimat Se till att alla kommer till tals och att mötet styrs mot målet. Turas om att skriva protokoll Kräv förberedelse och att alla kommer i tid Leader Timråbygd Sida 1 av 1

24 Ansökan, projektplan och projektdirektiv Beslut från Länsstyrelsen och Leader Timråbygd Avtal som berör projektet Kommunikation med Leader och Länsstyrelsen Protokoll från styrgruppen Protokoll från projektgruppen Etapp planering Arbets- och ansvarsfördelning, åtgärdslistor Avvikelserapporter Tidrapporter anställd personal Skriftlig projektdagbok Rapporter ideell tid, körjournaler och andra leaderblanketter Namn/adresslista/telefonlista till alla kontakter Kopior statusrapporter, delrapporter och slutrapport Kopia ansökningar om utbetalning

25 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 10 Mall bera ttande projektdagbok Projektets namn: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Projektledare xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Datum Händelse Vad ska skrivas in Projektdagbok är bra att föra för att dokumentera viktiga vägval och beslut i ett projekt. Det gör vägval och beslut tydliga. Dessutom kan det användas för att stödja lärande. Projektdagboken är bra för den som blir medlem i projektet under projektets gång och även om man byter projektledare eller projektdeltagare. Det kan även vara relevant att läsa projektdagböcker från andra projekt som liknar det projekt man skall starta nu. Kiss - Keep it simple stupid! Leader Timråbygd Sida 1 av 1

26 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 11 Mall tidrapport Projektets namn: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Namn anställd: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Månad/vecka xxxxx Datum Arb. Tim Arbetsuppgifter Summa Arbetsuppgifter Dela upp i olika förutbestämda arbetsuppgifter för att underlätta uppföljning Administration Uppföljning xxxxxx xxxxxx Underskrift Anställd Projektledare Leader Timråbygd Sida 1 av 1

27 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 12 Mall pressmeddelande: [Intresseväckande rubrik] [År-Månad-Datum] Obs! Sätt in er logga eller föreningsnamn här Ingressen är det fetmarkerade stycke som inleder pressmeddelandet. Här bör du lyfta fram den viktigaste och mest intresseskapande informationen. Tänk att en journalist ska kunna läsa endast ingressen och utifrån det dels förstå nyheten i korthet och dels avgöra om det är intressant att uppmärksamma. I de följande styckena beskriver du mer ingående det du vill uppmärksamma. Länka till fördjupningsmaterial om journalisten vill sätta sig in mer. Glöm inte att skriva att det är ett leaderprojekt som finansieras av Leader Timråbygd. Normalt sett bör pressmeddelandet inte vara längre än en A4-sida. Se alltideellt.se för fler tips kring vad du bör tänka på för att lyckas med ditt pressmeddelande. Skriv citat från personer som är aktuella med tanke på innehållet. Tänk att journalisten ska kunna göra en artikel utan kontakt med dig om det är stressigt. Lägg in en intressant bild med någon människa på För mer information: [kontaktpersonens för- och efternamn], [kontaktpersonens titel/ansvarsområde] [direktnummer till kontaktpersonen]: [e-postadress] [organisationens hemsida] Någonstans i pressmeddelandet, exempelvis längst ner, bör det finnas en kort, slagkraftig beskrivning av er organisation. Detta gäller särskilt om ni skickar pressmeddelandet via e-post. Om pressmeddelandet ligger direkt på er webbplatsen och information om organisationen finns lättillgänglig där, så kan det räcka. Leader Timråbygd

28 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 13 Mall nyhetsbrev för Projekt Ut skr ift s da tu m : x Pro jek tle da re : x xx x xx x xx xx : Pro jek tä g a re : fö re ni ng e n x x Nyheter från projektledaren Innehåll Nyheter från projektledaren 1 Kort om vårt projekt 1 Kommande evenemang 1 Rapport från stormöte 2 Påverkan på dig? 2 Aktuellt 2 Vill du delta 2 Syftet med ett nyhetsbrev är att presentera information för en speciell målgrupp. Ett skolnyhetsbrev kan vara ett bra sätt att hålla kontakten med intressenter och samveransparter. Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "nyheter" eller "Aktuellt". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge läsarna? Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. I nyhetsbrevets brödtext berättar du om projektet, viktiga nyheter och evenemang. Du kan också förklara vad som görs för att försäkra att projektet tar hänsyn till boende eller liknande. Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "nyheter" eller "Aktuellt". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge läsarna? Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. I nyhetsbrevets brödtext berättar du om projektet, viktiga nyheter och evenemang. Du kan också förklara vad som görs för att försäkra att projektet tar hänsyn till boende eller liknande Spara sedan ner nyhetsbrevet i pdf genom t ex gratisprogrammet Cute pdf och skicka ut det via mejl. Kommande evenemang Evenemang ett Evenemang två Evenemang tre Kort om vårt projekt Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "nyheter" eller "Aktuellt". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge läsarna? Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. I nyhetsbrevets brödtext berättar du om projektet, viktiga nyheter och evenemang. Du kan också förklara vad som görs för att försäkra att projektet tar hänsyn till boende eller liknande

29 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 13 Sid. 2 av 2 Sid. 2 av 2 Nyhetsbrev från projektet Rapport från vårt stormöte Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "nyheter" eller "Aktuellt". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge läsarna? I nyhetsbrevets brödtext berättar du om projektet, viktiga nyheter och evenemang. Du kan också förklara vad som görs för att försäkra att projektet tar hänsyn till boende eller liknande Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. Hur kan vårt projekt påverka dig? Bild från mötet den xx januari. "Fånga läsarens uppmärksamhet genom att placera en mening eller ett citat från artikeln här." Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "nyheter" eller "Aktuellt". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge läsarna? Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. Aktuellt Syftet med ett nyhetsbrev är att presentera information för en speciell målgrupp. Ett skolnyhetsbrev kan vara ett bra sätt att hålla kontakten med föräldrarna. Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "Skolnyheter" eller "Skolstart". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge föräldrarna och familjerna? Intresserad av att delta? Välj först en kort rubrik för nyhetsbrevet, till exempel "nyheter" eller "Aktuellt". Tänk över vilket tema nyhetsbrevet ska ha innan du väljer rubrik. Vilka viktiga budskap vill du ge läsarna? Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. I nyhetsbrevets brödtext berättar du om projektet, viktiga nyheter och evenemang. Du kan också förklara vad som görs för att försäkra att projektet tar hänsyn till boende eller liknande Sedan beräknar du hur mycket tid och pengar du vill lägga på nyhetsbrevet. Dessa faktorer avgör hur ofta nyhetsbrevet ska komma ut och hur långt det ska vara. I brödtexten till nyhetsbrevet berättar du om viktiga uppgifter och evenemang i klassen, samt andra nyheter från rektorsområdet. I nyhetsbrevets brödtext berättar du om projektet, viktiga nyheter och evenemang. Du kan också förklara vad som görs för att försäkra att projektet tar hänsyn till boende eller liknande

30 Att driva bra leaderprojekt Version 1 Bilaga 14 Mall planering stormo ten Det spelar ingen roll hur bra projektet går om jag inte kan få intressenterna att köpa idén Fundera innan Vilka är med på mötet och vad är intressant för dem? Vilka förkunskaper har åhörarna om det som du ska prata om? Tänk igenom olika svar på vanliga frågor o Vilken nytta får jag av det här? o På vilket sätt berör det här mig? o Vad ger det här för möjligheter? Gör manus och presentation på datorn Boka lokal, storbildkanon och eventuellt fika Skicka kallelse och sätt upp inbjudan (glöm inte Leader och EU logga) Glöm inte: Skriv se till att någon för protokoll och skicka runt en deltagarlista med mejladresser. Om det ska räknas som ett arbetsmöte behövs namn och adresser på alla som är där. Upplägg 1. Inledning Börja med något intressant som ingen väntar sig. Sedan presenterar du vem du är, vilket projekt du kommer från, syftet med presentationen. Det är här som lyssnarna avgör om dom kommer att lyssna på dig eller inte Använd ett enkelt och tydligt språk. 2. Identifikation För att lyssnarna ska fortsätta lyssna krävs att de kan identifiera sig med vad du säger. Fokusera på de behov som projektet kommer att lösa utifrån individens perspektiv. Konkretisera och måla upp mentala bilder, gör liknelser. 3. Huvudbudskapet Här presenterar du huvudbudskapet. Här berättar du om projektinnehåll, mål, tidplan, arbetsformer och vilka ramar som finns. (gäller det slutrapporten så bir det ett annat upplägg istället) Du kan även presentera projektdeltagare och tala om vilka samverkansparter som finns. Här ska du också öppna upp och be om synpunkter på den planering (sammanfattning av projektet) som gjorts så här långt. Fråga gärna om det är någon mer som vill engagera sig om det är i starten av projektet. Om det är projektavslut berätta hur resultatet av projektet ska fungera efter projektet oavsett om det är drift eller underhåll som ska skötas. För att variera mötet så kan någon från t ex styrgruppen eller någon samverkanspart komma och säga något kort. 4. Avslutning Förbered avslutningen med att visa att du kommer att sluta prata genom att säga något i typ med avslutningsvis Avslutningen skall knyta ihop säcken kring det som du har talat om. Du kan även skicka med ett informationsblad om projektet som avslutning. Leader Timråbygd Sida 1 av 1