Bergslagens digitala agenda! Bilaga 4. Projektplansmall

Transkript

1 FIBERNÄT I BULLERBYN M A N B Y G G E R U T M Ö J L I G H E T E N T I L L A T T F Å T I L L G Å N G T I L L B R E D B A N D / F I B E R P Å L A N D S B Y G D E N I L I N D E S B E R G S K O M M U N, S K A L L V I T A D E N C H A N S E N I B U L L E R B Y N? Projektplansmall Foto/bild: Veronica Holst Kallin Vi gör en gemensam uppväxling och hittar nya spår där vi kan lägga ny räls på ett annorlunda sätt 1

2 Innehållsförteckning 1. DOKUMENTHISTORIK PROJEKTET MÅL OCH SYFTE PROJEKTETS PRODUKT STRATEGIER Kommunikation Finasiering PROJEKTSTYRNING FASER OCH BESLUT AVGRÄNSNINGAR TIDER KOSTNADER STYRNING AV ÄNDRINGAR KVALITETSSÄKRING ORGANISATION OCH BEMANNING Projektets styrgrupp (Sg) Projektets projektgrupp (Pg) KOMMUNIKATION Lägesrapport Förankring av projektplan RISK UPPHANDLING

3 Dokumenthistorik Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar Anton Svensson Fastställd 3

4 2 Projektet Under senare år har en ny infrastruktur växt fram utöver de traditionella som bland annat el, vägar och järnväg. Bredband med basen i fiber har revolutionerat kommunikationen i samhället och mellan samhällen lokalt och globalt. I nationell och internationell strategiformulering beskrivs den som en bestående, nödvändig, nyttig och inte minst miljövänlig komplettering till befintliga infrastrukturer i samhällen. Idag sker införandet och investeringarna i bredbandsstrukturen i samhället via marknadsmässiga aktörer. Med god tillgång till kunder finns ypperliga förutsättningar för avkastning på gjorda investeringar. Därför har tätbefolkade områden med industri och bostäder idag bra tillgång till denna nya infrastruktur. Utanför tätbebyggda områden i mindre orter och på landsbygden finns inte den naturliga drivkraften som kommer ur affärsmannaskapet. I dessa områden finns inte ekonomiskt hållbara kalkyler utan tillskott behöver ske av offentliga medel och ideella insatser för att få till denna struktur. I regeringens långsiktiga mål skrivs på området in att 90 % av landets hushåll år 2020 ska ha tillgång till minst 100Mb/s i bredbandsuppkopplingshastighet. Idag har vi redan uppnått en väsentlig andel av detta mål Metodiken för att uppnå detta är att skapa ett arbete på det lokala planet där byalag och andra föreningsformer tar sig an att driva utbyggnaden. För att finansiera detta finns offentliga medel att söka. Som ett resultat av arbetet med LEADER-projektet Bergslagens digitala agenda har en inventering skett angående möjlighet och intresse för en fiberutbyggnad i Bullerbyn med omnejd. Detta arbete har resulterat i att en bidragsansökan skickas in för att finansiera projektet Utbyggnad av fibernät i Bullerbyn. 3 Mål och syfte Projektet har följande övergripande mål: Utbyggnad av ett fiberoptiskt nät i Bullerbyn med omnejd. Projektet skapar därmed förutsättningar för en långsiktig utveckling av Bullerbyn som bostadsort och skapar samma IT-infrastrukturella förutsättningar som i storstäder. 4 Projektets produkt Projektet har som mål att skapa följande produkt Ett fiberoptiskt nät finns utbyggt. Fastighetsägare är anslutna med fungerande uppkoppling. Drift av nätet är avtalat med utvald nätoperatör. 4

5 5 Strategier 5.1 Kommunikation Projektets framgång bygger till stor del på en effektiv kommunikationsprocess och förankring med berörda intressenter. Projektledaren är ansvarig för förankring och informationsflöde i första hand inom projektet och mot styrgruppen, men även mot externa intressenter. 5.2 Finansiering Stöd för att genomföra projektet kommer att sökas från Länsstyrelsen. Projektstyrning 6. Faser och beslut Projektet är uppdelat i ett antal faser. Dessa kommer sedan att brytas ner i underaktiviteter och arbetspaket. Detta projekt utbyggnad av fibernät och har föregåtts av kartläggning och intresseanalys. Idégenerering Förankringsprocess inom Bullerbyns BF Kartläggning av berört geografiskt område Förstudie (för att undersöka realiserbarheten via intresseinsamling) Ansökningsfas för finansiering Uppstart av genomförandeprojektet Upphandling Projektering och grävning Dokumentation Driftöverlämning och driftstart Projektavslut 7. Avgränsningar Projektet avser utbyggnad av fibernät i Bullerbyn med omnejd enligt översiktskarta i bilaga 2. 5

6 8. Tider Projektet beräknas pågå under 24 månader med varierande intensitet. Projektstart beräknas till ca 2 veckor efter beslut om bidrag från Länsstyrelsen. 9. Kostnader Projektet genomförs inom ramen för beviljat bidrag från Länsstyrelsen. Redovisning av kostnader görs på sådant sätt att redovisningskrav från Länsstyrelsen kan uppfyllas. Kostnader framgår av Ansökan om projektstöd 10. Styrning av ändringar Ändringshantering skall i första hand ske inom projektledningen i andra hand av styrgruppen. Alla typer av ändringar skall hanteras: omfattning, tid, kostnad, kvalitet, bemanning, risk, produktkrav, produktspec. mm. Följande behandlas: hur man skall påverka de faktorer som skapar ändringar för att säkerställa att ändringarna är fördelaktiga hur ändringar skall hanteras när de uppstår samtliga godkända ändringar skall återspeglas i projektplanen med revisionshantering ändringar skall samordnas för att slutligen beslutas av projektledaren om den ej påverkar sluttid, slutkostnad eller väsentligt förändrar omfattning och kvaliteten av projektet. Om sluttid, slutkostnad, omfattning eller kvalitet påverkas föredras ändringen i styrgrupp som fattar beslut. fastställa att en ändring har ägt rum och dokumenteras i projektets ändringslista. 6

7 11. Kvalitetssäkring Kvalitet Rätt kvalitet på produkter mäts genom att arbete har utförts enligt specifikation, kostnader hålls inom budget, samt leveranstider hålls. Revision av projektet kan också bli aktuellt på begäran från projektledningen. Lessons Learned bör genomföras efter projektet för att ta tillvara på erfarenheterna, så dessa kan delges andra liknande projekt. Redovisning av projektet ska ske löpande så att redovisningskrav mot bidragsgivare kan uppfyllas. Avvikelser Avvikelser för projektet skall dokumenteras och konsekvensbeskrivas för att uppnå spårbarhet. Tidplanen följs upp vid varje projektmöte då avstämning sker avseende arbetsläge jämfört med plan. Projektstyrning Styrningen av projektet skall ske enligt principer beskrivna i PMBOK Guide ORGANISATION OCH BEMANNING Projektet sker i samarbete mellan Länsstyrelsen och Bullerbyns bygdegårdsförening samt i förekommande fall kommunen. Projektgrupp är ännu inte bemannad. Till projektet knyts även personer representerande olika funktioner och kompetenser kopplat till projektet när så behövs Projektets styrgrupp (Sg) Projektet styrs av en styrgrupp (Sg) bestående av Styrelsen för Bullerbyns Bygdegårdsförening Projektledaren är föredragande i styrgruppen Projektets projektgrupp (Pg) Projektet drivs och samordnas i en projektgrupp som sammanträder enligt överenskommen tidplan. Projektgruppen består av Projektledaren och ett antal ännu ej tillsatta personer. 7

8 13. Kommunikation Information och kommunikation med berörda både inom och utanför projektet är avgörande för framgången för projektet. Detta beror till stor del på att många intressenter finns och att huvuddelen av verksamheten sker drivet av Bullerbyns BF. Det åligger alla berörda inom projektet att ta hänsyn till kommunikationsbehov både inom och utom projektet. Kommunikationsansvar beskrivs i kommunikationsplanen. Om brister identifieras i kommunikationsplanen är det varje persons ansvar att påtala detta för kommunikationsansvarig Lägesrapport Lägesrapport sammanställs av projektledaren för rapport till styrgruppen om projektets framdrift med huvudrubrikerna status, framdrift och prognoser. Intervallet för rapportering är till varje styrgruppsmöte Förankring av projektplan 14. Risk Vid behov förankras projektplanen med hjälp av grupparbeten, arbetsmöten mm, då omplanering av projektplanen måste utföras. Projektet skall arbeta aktivt med risker med syftet att tidigt identifiera dessa och vidtaga eller planera för riskåtgärder. Riskidentifiering och hantering skall ske löpande under projektets gång. 15. Upphandling Genomförandet av projektet bedöms innebära att följande måste upphandlas: Entreprenör för grävning och kanalisation. Dokumentation av kanalisation Konsultstöd 8