Uppföljning intern kontroll 2014 (Gymnasiet och vuxenutbildning) Uppföljning av dessa mål sker i samband med årsanalysen.

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Ann Andersson Ekonomichef ann.andersson@malmo.se Tjänsteskrivelse intern kontroll 2014 (Gymnasiet och vuxenutbildning) GYVF Sammanfattning Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter av dessa mål sker i samband med årsanalysen. Förslag till beslut Arbetsmarknads-, Gymnasie- och Vuxenutbildningsnämnen föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport avseende uppföljning av intern kontroll 2014 att överlämna densamma till kommunstyrelsen Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Arbetsmarknads-, Gymnasie- och Vuxenutbildningsnämnden av internkontroll 2014 förvaltning 170 Intern kontroll 2014 GyVN helår 26 jan Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden arbetsutskott Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Ärendet Se separat handling. Ansvariga Eva Ahlgren Skoldirektör SIGNERAD

2 1 av Intern kontroll 2014 Kontrollmål Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna för att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats följs. En plan för stickprovskontroller enligt nedanstående tabell har tagits fram i början på Stickproven är indelade i fyra perioder och omfattar samtliga skolor/enheter. Antalet stickprov per enhet (i parentes) avspeglar enhetens storlek. Antal stickprov för respektive period är begränsat till 20. Begränsningen är kopplad till HR-service som för varje stickprov måste kontrollera attesteringen i HRutan. 1/1 31/3 1/4 30/6 1/7 30/10 1/10 31/12 5 AFG 10 VH 5 SP 7 UH 10 KMS 7 PAG 10 MB 9 ML 5 UH/BYGG 3 BVG 5 KANSLIET 4 VLC Alla stickprovskontroller genomfördes enligt planen. Metoden som användes var att jämföra skolans noteringar om inrapporterad sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning med den registrering som finns i HRutan samt vem som har attesterat frånvaron i HRutan. Stickprovskontroller för perioden 1 jan 31 mars genomfördes enligt planen. Av totalt 20 stickprov tagna under denna period noterades tre avvikelser (15%) motsvarande sex oregistrerade frånvarodagar. Därutöver finns det två avvikelser i tidsnoteringar som inte innebär förlust för arbetsgivaren, men som kan uppfattas som en signal om att enhetens interna kontroll inte är fullt tillförlitlig. Stickprovskontroller för perioden 1 april 30 september genomfördes enligt planen. Av totalt 40 stickprov under denna period noterades ingen avvikelse. Stickprovskontroller för perioden 1 oktober 31 december genomfördes enligt planen. Av totalt 20 stickprov noterades en avvikelse (5%) motsvarande en oregistrerad frånvarodag. Därutöver finns det tre avvikelser i tidsnoteringar som inte innebär förlust för arbetsgivaren, men som kan uppfattas som en signal om att enheternas interna kontroller inte är fullt tillförlitliga.

3 2 I övrigt visar stickprovskontrollen att all frånvaro registrerad i HRutan är korrekt ifylld och attesterad av chef. De enheter som där avvikelser konstaterats har fått rätta upp felaktigheterna i registreringen och uppmanats att förbättra sina kontrollrutiner vid registrering av frånvaron. Kompetensregistrering (nytt) Kontroll av rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs. Kraven på lärarlegitimation gör det mycket viktigt att alla lärare registrerar sin kompetens i HRutan. Dessutom får rektor en bra överblick över arbetsplatsens samlade kompetens och hur den används, vilket är viktigt vid planering av bemanningen. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs. Registrera Förvaltningen har ett fortsatt arbete att utföra för att få alla medarbetare som ska lägga in och uppdatera sin kompetens att göra så. Detta beror bl.a. på att systemet inte stödjer en enkel hantering, att beslut om legitimation har lång handläggningstid samt på att enskilda medarbetare inte prioriterar detta. Verifiera På de enheter som har Kompetenser att verifiera är det ofta så att rektor har verifierat så långt det är möjligt. När inte verifiering bedöms möjlig att göra beror det på samma skäl som ovan. Åtgärder Under året har förvaltningen informerat och tydliggjort rutinen via ledningsorganisationen, Komin och Edico. Förvaltningen gjorde under våren en uppföljning på individnivå vilket ledde till att många medarbetare som inte hade lagt in sin kompetens gjorde så samt att chefer verifierade densamma. Förvaltningen ser fortfarande brister i samband med nyanställningar. Förvaltningen kommer tydliggöra att uppföljningsrutin måste finnas i varje verksamhet - av att medarbetare ska lägga in sin kompetens senast 1 månad efter att anställning påbörjats. Förvaltningen kommer också i den nya strukturen för medarbetarsamtal tillse att rutin finns för att i medarbetarsamtalet följa upp varje medarbetares kompetens, för att på detta vis säkra att den är inlagd och uppdaterad.

4 3 Utbytesplan avseende datorer Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer. Under 2014 kommer en översyn att göras av rutiner kring inköp av datorer. Utbytesplanerna följs. Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs. Av 36 st granskade förskott var 8 st ej korrekta. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Representation (nytt) Kontroll av att reglerna för representation följs. Efterlevnad av gällande lagstiftning, skatteverkets regler och beslutade policydokument. Av totalt antal granskade scannade betalda leverantörsfakturor st var 275 st ej korrekt ifyllda. Exempel på fel är felaktig kontering, fel moms, deltagarförteckning saknas. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Inköp via handkassor För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1 januari Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund. 10 st handkassor har granskats, varav 5 st innehöll fel. Exempel på fel är felaktigt konto, fel summerat, överföringsfel. Efter granskningen har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Elevskyddsombud av skolornas elevskyddsombud.

5 4 Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön. Uppgifter om elevskyddsombud genomfördes av förvaltningen i december-14 januari- 15. Skolorna skulle redovisa sina elevskyddsombud med namn, program, årskurs, ansvarig rektor samt uppgifter om de genomgått arbetsmiljöutbildning. Följande uppgifter rapporterades in från skolorna i sammanfattning: Agnesfrids gymnasium: Skolan har totalt 19 elevskyddsombud, fördelade på program: FT, YFT, GySär FP. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. Elva har genomgått arbetsmiljöutbildning. Bellevue gymnasium: Skolan har inget utsett skyddsombud. Malmö Borgarskola: Skolan har totalt 7 elevskyddsombud. Malmö latinskola: Skolan har totalt 40 elevskyddsombud, fördelade på program: ESMU, ESMUEST/DAN ESEST, ESTEA, ESESTBF, HU, NA, SASA, SAMED. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. Elevskyddsombuden deltar i arbetsmiljörond. 28 av skyddsombuden har genomgått arbetsmiljöutbildning. Pauliskolan: Skolan har totalt 6 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, TE BG, SA. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. S:t Petri skola: Skolan har totalt 28 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, SA, SPR. Elevskyddsombuden deltar i regelbundna möten med skolledning, skolsköterska och skolmåltider. Värnhemsskolan: Skolan har totalt 38 elevskyddsombud, fördelade på program: GYS, IMIND, RL, HV, NB, SPR, HT, HA, SPRF, YMAI, BF. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1. Elevskyddsombuden medverkar i skyddsronder och har regelbundna möten med sina rektorer. Komvux Malmö Södervärn: Skolan har ett skyddsombud. Ej rapporterat: Universitetsholmens gymnasium, Byggymnasiet och Malmö Idrottsgymnasium. Arbetsmiljöutbildning för nya elevskyddsombud är inplanerad under vårterminen Tilläggsbelopp För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp.

6 5 Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan. av beslut Beviljat tilläggsbelopp följs alltid upp i samband med fortsatt ansökan. Skolan ska i utvärderingen beskriva av hur beviljade medel har använts och vilka resultat detta lett till. Detta ligger sedan som underlag för nytt beslut. görs även varje månad av att de elever där tilläggsbelopp beviljats går kvar på sin utbildning. För fristående skolor betalas del av belopp ut per den 15 varje månad då elev är inskriven. För kommunal skola kan justeringar i intern resursfördelning göras om elev slutar. Kommentar: Under våren 2015 kommer kompletterande utvärderingar att göras genom besök på utvalda skolor. Om inte de medel som beviljats används för aktuell elev kommer fortsatt utbetalning att stoppas och i yttersta fall återkrävs utbetalade medel. Det är rimligt att hinna besöka varje skola inom Malmö en gång per läsår. Skolor utanför Malmö bör besökas om det finns flera elever med tilläggsbelopp eller om behoven är stadigvarande. Beviljade medel Under 2014 har 503 ansökningar inkommit varav 320 gällande pojkar och 183 gällande flickor. 371 ansökningar har beviljats varav 236 för pojkar och 135 för flickor. Den procentuella andelen beviljanden är proportionella mot andelen ansökningar för pojkar och flickor (64% respektive 36%). Även beviljat tilläggsbelopp per månad följer samma procentuella fördelning. Utbetalning görs för 4 månader under höstterminen och 5 månader under vårterminen. Snittutbetalning per månad är för 2014 är ca 2,7 miljoner kronor. Utvecklingsbehov för uppföljning av beviljat tilläggsbelopp av varför den procentuella delen ansökningar är så mycket högre för pojkar än flickor. Redovisning av beviljade medel kan bli mer specifika kring ekonomi, d.v.s. hur medel används och vem/vilka som utgör stöd för eleven där medel sökts för personalförstärkning. Vilka strukturella förändringar skulle kunna göras inom varje skola för att minska behovet att tilläggsbelopp. Elevhälsans roll i utredningar av tilläggsbelopp behöver omarbetas när elevhälsan utformats i ny organisation

7 6 I ett längre perspektiv kunde även en enkät göras till de elever som ska omfattas av stödet för att undersöka om de finner att de fått de stöd de behöver. Denna del behöver dock tänkas igenom noga då många elever har en funktionsnedsättning som grund för stödet. Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar Under år 2013 genomfördes ett flertal flyttningar, vilket innebar att inventarier kommer att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras med anledning av dessa förändringar. Registrering av nyanskaffad inredning under 2014 till våra enheter är säkerställd i vårt inventeringssystem Nilex. Inventering av befintlig inredning är också utförd och registrerad. Likabehandling Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling, dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven. Samtliga skolor har likabehandlingsplaner. Skolorna har tillgång till en mall som följer den plan som tidigare upprättades av Heleneholms gymnasium, vilken fick godkännande av diskrimineringsombudsmannen. Under våren har Malmö mot diskriminering och Unga mot rasism slumpmässigt valt ut 21 likabehandlingsplaner från grund- och gymnasieskolan. Dessa har granskats utifrån lagens krav och en rapport blev klar i juli. Vårt Likabehandlingsnätverk fick en genomgång av denna rapport den 17 september av en jurist från Malmö mot diskriminering. Då gjordes tydligt vad skolorna har att förhålla sig till för att fullt ut följa lagen. Skolorna har därefter utformat sina likabehandlingsplaner. Dessa är klara bortsett från Bellevue gymnasium där några av medarbetarna och rektor går en utbildning anordnad av Skolverket som heter Likabehandling i teori och praktik, 7,5 p. De reviderar sin plan i takt med sin utbildning och en ny plan bedöms vara utarbetad i slutet på januari månad 2015.

8 7 Klagomålshantering (nytt) Kontroll av klagomålshanteringen är funktionell och uppfyller gällande krav. Alla som driver en skola ska ha rutiner för att ta emot klagomål från elever, föräldrar och andra. Syftet är att den som driver verksamheten, huvudmannen, ska få reda på eventuella brister och kunna rätta till dem snabbt. När ett klagomål kommer till nämnden/förvaltningen ansvarar förvaltningen för att en utredning genomförs. Detta hanteras enligt fastställda rutiner som finns publicerade på KomIn. I anvisningarna finns policy, hänvisning till aktuellt lagrum, handläggningsrutin, förslag till ärendegång samt en rollbeskrivning för samtliga parter som hanterar klagomål i någon del. Rapportering till nämnden sker tre gånger per år där aktuella ärenden redovisas. Ärenden som avslutas återkommer inte i rapporteringen medan pågående ärenden kan rapporteras vid flera nämndsmöten om ärendet drar ut på tiden genom till exempel överklaganden till rättsinstanser. Under läsåret har fram till och med mars månad 75 klagomålsärenden rapporterats till nämnden. Under perioden april-november 2014 har 20 ärenden rapporterats. En påtaglig minskning av klagomålsärendena har skett under höstterminen. Frånvaro (nytt) Enligt Skolverkets allmänna råd ska rektor se till att det finns rutiner för rapportering av ogiltig frånvaro till vårdnadshavaren som säkerställer att informationen når vårdnadshavaren samma dag samt se till att orsaker till frånvaro utreds skyndsamt. Kontroll av att rutiner för rapportering av närvaro följs så att eventuell frånvaro rapporteras och utreds. När Dexter närvaro/frånvaro infördes hösten 2013 togs policy fram för rapportering i systemet. Undervisande lärare/vikarie ska registrera närvaro/frånvaro samma dag som lektonen äger rum. Det går dock att registrera/justera även dagen efter lektionstillfället. Mentor har rättigheter i Dexter att för sina mentorselever justera registrering upp till 5 dagar efter lektionstillfälle, oavsett vilken lärare som registrerat. Administrationen (skolsekreterare) har rätt att justera registreringar från dag 6. Dessa justeringar görs i Extens, inte i Dexter.

9 8 Rutiner för vilka underlag som ska finnas för justering av registrerad frånvaro bestämmer varje skola själva. Kontroll av att närvaro registreras åligger också respektive skola och rektor. Kontroll av registrering för oktober och november 2014 ger följande resultat: Skola Genomförd (%) Inställd (%) Ej kvitterad (%) Genomförd (h) Inställd (h) Ej kvitterad (h) Total tid (h) Agnesfrids gymnasium 83,29% 0,63% 16,07% 2720:45:00 20:40:00 525:00: :25:00 Byggymnasiet 66,71% 1,45% 31,84% 3079:45:00 67:10: :45: :40:00 Malmö Borgarskola 74,81% 3,50% 21,69% 7952:15:00 372:05: :20: :40:00 Malmö latinskola 83,59% 1,42% 14,99% 7634:50:00 129:30: :05: :25:00 Pauliskolan 59,59% 1,28% 39,13% 4576:30:00 98:25: :10: :05:00 S:t Petri skola 75,07% 2,88% 22,05% 4635:45:00 178:00: :20: :05:00 Universitetsholmens gymnasium 58,44% 1,34% 40,22% 3043:25:00 69:50: :55: :10:00 Värnhemsskolan 80,12% 1,65% 18,23% 17702:15:00 363:40: :10: :05:00 Totalt 74,63% 1,89% 23,49% 51345:30: :20: :45: :35:00 Förutsatt att alla lektioner som läggs ut i schemat ska genomföras bör, om policyn följs, alla lektioner vara kvitterade. Det kan dock vara så att det finns ett överutlägg av lektioner, vilket gör att avstämningen inte stämmer helt. Skolorna har dessutom olika rutiner när det gäller närvaroregistrering under perioder av arbetsplatsförlagd utbildning. Skolorna ska under januari månad kommentera denna sammanställning och motsvarande uttag av data görs igen för mars/april 2015.