Tjänsteskrivelse. Uppföljning av intern kontroll första halvåret Vår referens. Ann Andersson Ekonomichef

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Ann Andersson Ekonomichef ann.andersson@malmo.se Tjänsteskrivelse av intern kontroll första halvåret 2015 GYVF Sammanfattning Intern kontroll är en viktig del i arbetet med att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet. Generellt sett handlar intern kontroll om att ha ordning och reda och se till att: - verksamheten är ändamålsenlig och effektiv - finansiell rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig - lagar, förordningar och andra styrdokument efterlevs. Förslag till beslut Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport avseende uppföljning av intern kontroll första halvåret 2015 Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden av intern kontroll första halvåret 2015 uppföljning av intern kontroll 2015 första halvåret Beslutsplanering Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämnden Ärendet Se separat bilaga. Ansvariga Eva Ahlgren Skoldirektör SIGNERAD

2 1 av Intern kontroll första halvåret 2015 Kontrollmål 1. Kompetensregistrering Kontroll av att rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs. Kraven på lärarlegitimation gör det mycket viktigt att alla lärare registrerar sin kompetens i HRutan. Dessutom får rektor en bra överblick över arbetsplatsens samlade kompetens och hur den används, vilket är viktigt vid planering av bemanningen. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs. Rutinerna för registrering av legitimation för lärare i HRut har följts upp i samband med förändringar i systemet och gett följande resultat per 30 april. Antal tjänster som kräver legitimation Antal med registrerad legitimation Antal som ansökt om legitimation Antal som ej ansökt Av de som ej ansökt om legitimation ska särskild handlingsplan tas fram per individ. 2. Kravprofil (nytt) En kravprofil är en viktig grundsten vid rekrytering av personal. Enligt riktlinjerna i Malmö stad ska kravprofil alltid upprättas och följas. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs. För att säkerställa så hög kvalitet som möjligt på rekryteringar används flera metoder under processen. Kravprofilen utgör den första kontrollpunkten. Under tertialet har 22 rekryteringar påbörjats, 18 kravprofiler har tagits fram. En åtgärd för att öka användandet är att ta fram mallar för kravprofiler för de vanligaste befattningarna som sedan ska fyllas på med specifika krav. HR-avdelningen har startat det arbetet. Dessutom kommer uppföljning att genomföras vid områdenas ledningsgrupper under tertial två. 3. Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad (nytt) Riktlinjerna anger hur verksamheterna ska agera för att initiera, bibehålla och förbättra informationssäkerheten i Malmö stad. De ska vidare ses som ett minimikrav vid utveckling eller anskaffning av nya system och e-tjänster och målet för redan driftssatta.

3 2 Syftet med granskningen är att kontrollera att riktlinjerna är kända och tillämpade i verksamheterna. Riktlinjerna är kommunicerade med respektive område. Stickprov visar att riktlinjerna inte har nått ut till alla medarbetare. Ytterligare insatser avseende kommunikation och uppföljning kommer att genomföras under hösten. 4. Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs. Under januari till april 2015 har 16 st förskott granskats, varav 3 st förskott var ej korrekt ifyllda. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. 5. Direktupphandling (nytt) En direktupphandling är en upphandling vid inköp till ett lågt värde och utan krav på anbud eller annonsering. Huvudregeln är att direktupphandling genomförs när kommunen inte har något avtal på det som ska införskaffas och om totalkostnaden för inköpet understiger kr. av att huvudregeln följs. Ett stickprov på 35 st leverantörsfakturor under januari till april har kontrollerats. Samtliga uppfyllde kraven antingen i form av nya avtal eller att ramavtal använts. 6. Försent betalda leverantörsfakturor (nytt) Kontroll av att leverantörsfakturor betalas i rätt tid. Januari Februari Mars April st fakturor varav 155 st betalda efter förfallodatum 901 st fakturor varav 114 st betalda efter förfallodatum st fakturor varav 175 st betalda efter förfallodatum 719 st fakturor varav 72 st betalda efter förfallodatum Ansvariga har informerats. Under januari till april 2015 uppgår räntekostnader för leverantörsfakturor till 1089:61 kr.

4 3 7. Tilläggsbelopp För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan. Beviljat tilläggsbelopp följs alltid upp i samband med fortsatt ansökan. Rutiner för utvärdering/fortsatt ansökan och blankett för detta utformades hösten Skolan ska i utvärderingen beskriva hur beviljade medel har använts och vilka resultat detta lett till. Utvärdering har inkommit för samtliga elever där ansökan om tilläggsbelopp gjorts även för vårterminen Den ligger som underlag för nytt beslut. Kvaliteten på utvärderingarna har skiftat och några skolor har under våren 2015 bjudits in till möte för att förtydliga arbetet som görs med beviljade medel. De besök på skolor med beviljade medel som skulle utförts våren 2015 har fått skjutas upp till hösten på grund av en lång sjukskrivning. Inför höstens uppföljning på skolor har information inhämtats från Förskoleförvaltningen som påbörjat detta sätt att följa upp. Kontroll görs varje månad av att de elever där tilläggsbelopp beviljats går kvar på sin utbildning. För fristående skolor betalas del av belopp ut per den 15 varje månad där elev är inskriven. För kommunal skola kan justeringar i intern resursfördelning göras om elev slutar. 8. Mottagande i gymnasiesärskolan (nytt) De ungdomar som tillhör målgruppen för gymnasiesärskolan har rätt att bli mottagna i gymnasiesärskola om utbildningen påbörjas före utgången av det första kalenderhalvåret det år de fyller 20 år. Enligt skollagen ska hemkommunen pröva frågan om en sökande tillhör gymnasiesärskolans målgrupp. Beslutet ska föregås av en utredning motsvarande den som ska göras inför beslut om mottagande i grundsärskolan om utredning saknas eller det av andra skäl bedöms nödvändigt. av att mottagande i gymnasiesärskolan uppfyller lagkraven. Beslut om mottagande i gymnasiesärskola ska grundas på en utredning som omfattar en pedagogisk, psykologisk, medicinsk och social bedömning. För merparten av de elever som söker till gymnasiesärskolan har denna utredning gjorts på grundsärskolan och en uppföljning av målgruppstillhörigheten har gjorts i årskurs åtta. De handlingar som legat till grund för mottagandebeslutet i grundsärskolan har med vårdnadshavares medgivande överlämnats till Gymnasieantagningen för genomgång och beslut om mottagande. En del elever har blivit utredda på gymnasieskolan under pågående läsår och en pedagogisk, psykologisk, medicinsk och social bedömning lämnas in.

5 4 Myndighetsavdelningens enhet för gymnasieantagning har gått igenom handlingarna tillsammans med särskolesamordnare, skolpsykolog och i förekommande fall skolläkare. Där inga oklarheter föreligger har beslut om mottagande fattats. I de fall där någon typ av information saknats i utredningarna har avlämnande skola eller grundsärskolans resursteam kontaktats för kompletterande information. För elever där kompletterande information begärts in, men komplettering inte inkommit eller där kompletteringen inte ger den information som behövs för att fatta beslut om mottagande, så kan inte ett positivt mottagandebeslut fattas. Beslut om antagning till gymnasiesärskola förutsätter ett positivt mottagandebeslut. Under hösten 2015 kommer samarbetet med grundsärskolans resursteam att utökas, för att säkerställa att vi får vetskap om samtliga elever från grundsärskolan som är aktuella för gymnasiesärskola. Målsättningen är också att de fyra bedömningar som ligger till grund för mottagandebeslutet ska kunna lämnas över till Gymnasieantagningen i ett tidigare skede för genomgång och beslut om mottagande. 9. Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö stad (nytt) Föreskrifterna gäller för kommunens myndigheter med underställda organ. Myndigheten ska fortlöpande planera och styra sin arkivbildning samt vårda arkivet i enlighet med arkivlagen och på det sätt som framgår av dess föreskrifter. Hanteringen av allmänna handlingar hos myndigheten ska motsvara de krav på god offentlighetsstruktur som framgår av lag och förordning. av att föreskrifterna följs. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. För att uppfylla dessa krav sker en processkartläggning av förvaltningens större processer under Dessa ligger som grund till en arkivhandbok med gallringsfrister som utarbetas under året och ska beslutas av AGVN i december Två medarbetare har deltagit i fyra dagas utbildning för att via praktiska övningar, diskussioner och föreläsningar lägga grunden till detta arbete.

6 5 Det anordnas också löpande utbildningar i Platina för ledare inom förvaltningen och för elevhälsan, där de lagar och förordningar som man behöver följa för att uppnå god offentlighetsstruktur bakas in. 10. Studiehandledning på modersmål (nytt) Studiehandledning på modersmålet ska bidra till att eleven når de kunskapskrav som minst ska uppnås i det eller de ämnen där ett stödbehov konstateras. Studiehandledning på modersmål är en stödåtgärd som funnits i förordningarna för grund- och gymnasieskolan sedan av att elever som, enligt rektors beslut, har rätt till studiehandledning på modersmålet får det. För att få en bättre bild över läget och säkerställa att elever i Malmö stads kommunala gymnasieskolor har tillgång till studiehandledning på sitt modersmål kommer under hösten en utredning att genomföras för att säkerställa att alla elever har god tillgång till detta. Under läsåret 2014/2015 har merparten av skolorna säkerställt att elever får studiehandledning på olika vis. På skolor där man har få elever med detta behov använder man sig av Språkcentralen. Oftast kommer lärare till skolan och genomför handledning som en del av ett behov som ibland också finns registrerat i åtgärdsplaner. Inom vissa utbildningar finns många elever som har behov av studiehandledning och de får en hög volym handledning (upp till två lektionstimmar i veckan). Det finns fortfarande någon skolenhet som inte har erbjudit detta, vilket ska förändras under kommande läsår. En orsak till att alla elever inte får studiehandledning i den omfattning som behövs är att det inte alltid finns tillgängliga lärare via Språkcentralen, vilket aktualiserar ett behov av att säkerställa att förvaltningen har egen försörjning inom vissa språk. 11. Frånvaro Enligt Skolverkets allmänna råd ska rektor se till att det finns rutiner för rapportering av ogiltig frånvaro till vårdnadshavaren som säkerställer att informationen når vårdnadshavaren samma dag samt se till att orsaker till frånvaro utreda skyndsamt. Kontroll av att rutiner för rapportering av närvaro följs så att eventuell frånvaro rapporteras och utreds. Enligt de rutiner som beslutats ska närvaro registreras och lektioner kvitteras under samma dag som lektionen äger rum. Justeringar kan göras under två veckor till men då av elevens mentor. Är lektionen inställd ska även detta registreras.

7 6 Vid kontroll av kvitterade lekitoner (timmar) under februari-maj framkommer att en stor andel timmar inte är kvitterade. Dessutom finns det en enhet där inga uppgifter om lektioner eller närvaro registrerats i det gemensamma systemet. För de lektioner (timmar) som inte kvitterats når inte informationen om frånvaro till elevers vårdnadshavare med automatik vilket är fallet med kvitterade lektioner där frånvaro registrerats. Även om det kan finnas naturliga orsaker till att vissa lektioner ej kvitterats är den procentuella andelen ej kvitterade lektioner (timmar) oacceptabelt hög. En rutin för uppföljning är under framtagande av myndighetsavdelningen och områdescheferna för de två gymnasieområdena. Sammanställning tas fram av myndighetsavdelningen för varje kalendermånad den 15:e i eftervarande månad för att få med samtliga korrigeringar. Sammanställningen lämnas till administrativa chefen inom respektive gymnasieområde för uppföljning. Ledningsgrupperna inom gymnasieområdena har sedan som uppdrag att ta fram en handlingsplan för att säkerställa att samtliga ej inställda lektioner kvitteras. 12. Systematiskt brandskyddsarbete (nytt) Malmö stad har tagit fram ett digitalt system för dokumentation av det systematiska brandskyddsarbetet. SBA Digital är ett hjälpmedel för verksamheter att effektivt hantera sitt systematiska brandskyddsarbete. av att SBA Digital används och efterlevs enligt anvisningarna. Idag använder sjuttiofem procent av verksamheterna det digitala systemet för systematiskt brandskyddarbete. Arbetet utförs enligt de regelverk och anvisningar som finns. De som ännu inte är uppkopplade mot SBA Digital arbetar enligt de rutiner som gäller alla, då endast i pappersform (SBA pärm). Planering är att alla på sikt ska vara med i SBA Digital. Majoriteten SBA-ombud på enheterna är idag utbildade, planering startar ht15 för utbildningar av nya ombud i SBA Digital. 13. Kommunikationspolicy (nytt) Malmö stads kommunikationspolicy innehåller gemensamma förhållningssätt i informations- och kommunikationsfrågor för hela kommunen. Kommunikationspolicyn

8 7 är ett verktyg för att alla anställda ska kunna leva upp till innehållet i Värdegrund för arbete och relationer i Malmö stad. av att Malmö stads riktlinjer följs. En tydlig kommunikation stärker, enligt policyn, dialog, engagemang, samarbete och erfarenhetsutbytet och gör det möjligt att lösa våra uppdrag bättre. För fördjupad interninformation om förvaltningens verksamhet svarar personaltidningen Edico. För snabb interninformation, prioriterade nyheter och beslut i förvaltningen används Komin. I verksamheterna används även det Googlebaserade MaApps samt sociala medier i olika omfattning. I kommunikationsavdelningens aktivitetsplan för 2015 prioriteras åtgärder för att undersöka och utveckla internkommunikationens tydlighet och relevans, avseende innehåll och kanal: En läsvärdesundersökning av Edico (genomförd, sammanställning pågår) En strategi tas fram för att öka nyhetsflödet på Komin i syfte att stärka engagemang, samarbete och erfarenhetsutbyte. Där ingår bland annat att i en lärande organisationsynliggöra funktioner och avdelningar på förvaltningen. Ett exempel är en nyligen publicerad artikelserie om den årsanalys över arbetslöshet och sysselsättning som varje år sammanställs av staben. En inventering av alla sociala medier vid gymnasieskolorna har gjorts och en förteckning lämnats till stadskontorets, enligt uppdrag. Inventeringen ger vid handen att kunskapen om kommunikationspolicyn avseende sociala medier generellt är låg. Flertalet följer inte den grafiska profilen och publicerar inte heller med den kontinuitet som riktlinjerna föreskriver. Fem av gymnasieskolorna saknar helt plattformar på sociala medier. En strategi för förvaltningens närvaro på sociala medier tas därför fram. Syftet är att implementera styrdokumentet och stärka verksamheternas kommunikation på sociala medier samt utveckla arbetet med kommunikation på nya digitala plattformar. Inventering av gymnasieskolornas sidor på malmo.se och MaApps visar att flertalet skolor inte heller följer förvaltningens riktlinjer. Såväl grafisk form som innehåll varierar på malmo.se och skapar otydlighet i kommunikationen gentemot en informationssökande allmänhet. MaApps, ska, enligt riktlinjer tagna av nämnden i april 2015 användas som ett pedagogiskt verktyg. All annan information ska publiceras på respektive hemsida på malmo.se. Detta efterlevs inte och kommunikationsavdelningen jobbar i dialog med verksamheterna för en förändring, enligt riktlinjerna på de bägge plattformarna.

9 8 14. Metodhandbok arbetsmarknadsområdet Metodhandbok säkerställer rutinerna i verksamheten. Metodhandboken är en viktig åtgärd i förbättringsarbetet som pågår inom JobbMalmö. av att beslutade rutiner efterlevs. Metodhandboken är ett levande dokument som kontinuerligt revideras då verksamheten förändras. Två gånger per år ska sektionerna lyfta rutinerna på APT och återraportering ska ske till enheternas ledningsgrupper. I samband med uppföljning av dokumentationen i Procapita två gånger per år säkerställer sektionscheferna att ärendet följt rutin enligt metodhandbok. Avvikelser rapporteras till enhetschef. Stickprovskontroll kommer att genomföras under hösten. 15. och statistik inom arbetsmarknadsområdet Förbättrad uppföljning är en kontrollpunkt som förts in för att säkerställa förbättrade möjligheter till bedömning av effektivitet i olika insatser. Arbetet med att förbättra statistik fortsätter i början av av att rutiner som säkerställer bedömningen av effektiviteten genomförs. En modell för kostnadsberäkning av JobbMalmös insatser har tagits fram och fastslagits i arbetsmarknadsområdets ledningsgrupp under våren. Beräkningen ska visa vad en insatsplats kostar i förhållande till resultat. Kostnadsberäkningen ska börja användas efter sommaren och vara en del av underlaget inför 2016 års verksamhetsplanering. Ett förslag på hur JobbMalmö kan redovisa sina insatser och sina resultat på Komin via analysverktyget QlikView har tagits fram. Dialog pågår med stadshuset hur ärendet ska drivas vidare. Arbetet med samredovisning av statistik mellan IoF/JobbMalmö har under våren legat nere. Stadskontoret som är sammankallande för detta arbete kommer att kalla till nytt möte för att diskutera det fortsatta arbetet.