Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta. överlämna densamma till kommunstyrelsen samt

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Ann Andersson Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2014 och uppföljning 2013 Ärende 3 Dnr GyVF respektive Sammanfattning Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Ovanstående framgår av Reglemente för intern kontroll, där det också framgår att det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll med regler och anvisningar. Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport avseende uppföljning av intern kontroll 2013 att överlämna densamma till kommunstyrelsen samt att godkänna föreliggande intern kontrollplan 2014 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse av intern kontroll Intern kontroll 2013, Rapport om hantering av skyddade personuppgifter Intern kontroll 2013 del 2, Rapport om Tilläggsbelopp för särskilt stöd Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden SIGNERAD

2 Ansvariga Eva Ahlgren Gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör

3 1 Intern kontroll 2014 Den interna kontrollen är ett instrument för att säkerställa att mål, policys och rutiner efterlevs när det gäller verksamhetsstyrning, finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: Att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv Att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig Att de regler och riktlinjer som finns följs Att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. Internkontrollen i Malmö stad bygger på den s.k. COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission). Modellen identifierar ett antal för den interna kontrollen väsentliga beståndsdelar. Kontrollmiljö den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i eller påverkas av. Riskanalys de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Kontrollåtgärder de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Information och kommunikation grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Tillsyn uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Kontrollmiljö Den interna kontrollen ska sättas in i rätt sammanhang, d v s den omgivning som den interna kontrollen verkar i och påverkas av. Kontrollmiljön påverkas av såväl formella som informella faktorer. Exempel på formella faktorer är lagar, förordningar och delegationsordning. Exempel på informella är intern kultur, värdegrund och ledarskap. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden fullgör de uppgifter som enligt skollagen och andra författningar ankommer på skolstyrelsen och som avser gymnasieskola och vuxenutbildning samt övriga frivilliga utbildningsformer. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har även ansvar för frågor som rör sambandet mellan de obligatoriska skolformerna och de frivilliga skolformerna. Nämnden handhar bidrag till fristående skolor inom de frivilliga skolformerna.

4 2 Övergripande riskbedömning Till grund för arbetet ligger riskanalysen. Genom denna identifieras och värderas riskerna som kan ha en signifikant negativ påverkan på organisationens mål, finansiella ställning eller varumärke. Beroende på vad som ingår i verksamheten och hur den är strukturerad kan flera riskanalyser behöva genomföras i olika delar av verksamheten. Den riskbedömning som ligger till grund för föreliggande förslag bygger på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. Under år 2014 kommer skolorna att fortsätta kvalitetsarbetet. De olika processerna som behandlas delas in i huvud- och stödprocess. Huvudprocess Trygghet och trivsel Elevernas ansvar för eget lärande Arbetssätt och lärarroll Kunskaper och färdigheter Delaktighet Stödprocess Organisation Styrning och ledarskap Kommunikation Kompetens Resursutnyttjande Image Syftet är att på ett strukturerat sätt ta fram väl underbyggt material för resursprioriteringar och andra utvecklingsinsatser. Kvalitetsarbetet kräver delaktighet av alla på en enhet, vilket skapar förutsättningar för en bred förankring. Arbetssättet innebär också möjligheter till extern utvärdering samt samarbete med andra kommuner. Arbetsmiljöpolicyn anger gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens övergripande mål för arbetsmiljöarbetet samt beskriver grundläggande principer och arbetsformer för hela organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Detta gäller såväl personal som elever/studerande. Intern kontroll övriga delar som inte täcks inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet. För att gradera risk och väsentlighet används nedanstående modell där man gör en bedömning av sannolikheten för avvikelser samt en bedömning av konsekvenserna vid en avvikelse. Därefter multipliceras värdena man fått fram och på så vis får man en fingervisning om vilka behov av åtgärder som finns. Sannolikhet för avvikelse Konsekvens vid avvikelse 1 Inte trolig/sannolik 1 Försumbar 2 Mindre trolig/sannolik 2 Lindrig 3 Möjlig 3 Kännbar 4 Trolig/sannolik 4 Allvarlig/kritisk 1-3 Inga åtgärder krävs. Denna risk accepteras. 4-8 Rutinen/processen hålls under särskild uppsikt. Riskerna noteras Rutinen/processen tas med i internkontrollplanen. Eventuellt behövs en översyn av rutin/process och/eller utbildning. Riskerna reduceras. 16 Omedelbar åtgärd krävs. Minimera riskerna.

5 3 Kontrollåtgärder Intern kontroll består i praktiken av många olika rutiner och kontrollaktiviteter. Det är både sådana som är inbyggda i det löpande arbetet och särskilda uppföljande kontrollinsatser vid bestämda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister. Kontrollmål Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna för att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats följs. Tidigare granskningar har visat på vissa brister i denna process. Vidtagna åtgärder ska följas upp under Ansvarig: HR-chef Kompetensregistrering (nytt) Kontroll av rutiner för registrering och uppdatering av kompetens i HRutan följs. Kraven på lärarlegitimation gör det mycket viktigt att alla lärare registrerar sin kompetens i HRutan. Dessutom får rektor en bra överblick över arbetsplatsens samlade kompetens och hur den används, vilket är viktigt vid planering av bemanningen. Syftet med granskningen är att kontrollera att rutinerna följs Ansvarig: HR-chef Utbytesplan avseende datorer Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer. Under 2014 kommer en översyn att göras av rutiner kring inköp av datorer Ansvarig: IT-samordnare

6 4 Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Representation (nytt) Kontroll av att reglerna för representation följs. Efterlevnad av gällande lagstiftning, skatteverkets regler och beslutade policydokument Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Inköp via handkassor För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1 januari Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Elevskyddsombud av skolornas elevskyddsombud. Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön Ansvarig: HR-chef

7 5 Tilläggsbelopp För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan Ansvarig: Avdelningschef för planering och antagning Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar Under år 2013 genomfördes ett flertal flyttningar, vilket innebar att inventarier kommer att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras med anledning av dessa förändringar Ansvarig: Avdelningschef för fysisk miljö Likabehandling Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling, dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven Ansvarig: Respektive rektor Klagomålshantering (nytt) Kontroll av klagomålshanteringen är funktionell och uppfyller gällande krav. Alla som driver en skola ska ha rutiner för att ta emot klagomål från elever, föräldrar och andra. Syftet är att den som driver verksamheten, huvudmannen, ska få reda på eventuella brister och kunna rätta till dem snabbt.

8 Ansvarig: Avdelningschef för planering och antagning Frånvaro (nytt) Enligt Skolverkets allmänna råd ska rektor se till att det finns rutiner för rapportering av ogiltig frånvaro till vårdnadshavaren som säkerställer att informationen når vårdnadshavaren samma dag samt se till att orsaker till frånvaro utreda skyndsamt. Kontroll av att rutiner för rapportering av närvaro följs så att eventuell frånvaro rapporteras och utreds Ansvarig: Rektor Information och kommunikation Ett system för intern kontroll behöver tydlig och löpande information och kommunikation mellan medarbetare och ledning. Förtroendevalda behöver information för att kunna besluta, följa upp, och vid behov omprioritera. Medarbetare behöver information om uppdrag, ansvar, förutsättningar, rutiner m m. Ledningen behöver informationen för att kunna styra. Tillsyn Det är viktigt med en kontinuerlig uppföljning och utvärdering som säkrar att systemet hålls aktivt och förbättras. Regelbunden rapportering behövs för att ledningen ska kunna anpassa styrningen till uppkomna situationer. bör ske kontinuerligt, som ett naturligt led i den dagliga verksamheten och vid behov genom särskilda utvärderingar eller granskningar. Om brister av väsentlig karaktär upptäcks ska dessa rapporteras med omedelbar verkan så att åtgärder kan sättas in för att komma till rätta med de uppkomna problemen. Under 2014 kommer rapportering till nämnden av intern kontroll att ske halvårsvis. Vid väsentliga avvikelser kommer rapportering att ske omedelbart.

9 1 av intern kontroll Gemensamma kontrollmål HR att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning En plan för stickprovskontroller enligt nedanstående tabell har tagits fram i början på Stickproven är indelade i fyra perioder och omfattar samtliga skolor/enheter. Antalet stickprov per enhet (i parentes) avspeglar enhetens storlek. 1/1 31/3 1/4 30/6 1/7 30/10 1/10 31/12 AFG (5) BVG(3) SP (5) UH (7) KMS (10) FJG (10) MB (10) ML (9) NSG (5) PAG (7) UFK (5) VÄGL (4) Alla stickprovskontroller genomfördes enligt planen. Metoden som användes var att jämföra skolans noteringar om inrapporterad sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning med den registrering som finns i HRutan samt vem som har attesterat frånvaron i HRutan. Av totalt 40 stickprov tagna under perioden 1juli till 31 december 2013 noterades 7 avvikelser (17,5 %) motsvarande 12 oregistrerade frånvarodagar. De två skolor där avvikelser konstaterats har fått rätta upp felaktigheterna i registreringen och uppmanats att förbättra sina kontrollrutiner vid registrering av frånvaron. I övrigt visar stickprovskontrollen att all frånvaro registrerad i HRutan är korrekt ifylld och korrekt attesterad av behörig chef. Med anledning av den mängd avvikelser som konstaterats i denna del av internkontrollen, planerar förvaltningen att utarbeta en modell för enheternas självkontroll avseende registrering av personalens frånvaro i HRutan och implementera denna under första kvartalet Självkontrollen enligt denna förvaltningsövergripande rutin blir obligatorisk för samtliga verksamheter.

10 2 att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester Kontrollen genomfördes i oktober Semesteruttag för samtliga anställda med semestertjänstgöring vid tre av förvaltningens enheter (Malmö Borgarskola, Pauliskolan och förvaltningskansliet) kontrollerades. Inga avikelser från semesterlagen eller AB konstaterades. I den mån semester om minst 20 dagar inte var utlagt den 30 september var detta motiverat av att medarbetaren var föräldraledig eller sjuk under en del av sommarmånaderna alternativt kombinerade semestern med annan ledighet (flex) eller hade egna önskemål om att förlägga semestern till annan tid. Omorganisation att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organisationen Utbildningsnämnden överlämnade verksamhet (Centrum för pedagogisk inspiration) till Grundskolenämnden. Vid halvårsskiftet övertogs ansvaret för personalen. Under hösten har verksamheten varit föremål för utredning. I avvaktan på beslut om framtida organisation ligger kommunbidraget kvar i Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens budget. Under hösten har det varit löpande avstämningar och reglering av kommunbidraget. att mottagande nämnder säkerställer rutiner för att ta emot information och kunskaper från de nämnder som avslutar sin verksamhet vid halvårsskiftet Vid halvårsskiftet övertog Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Komvux Rosengård från stadsdel Rosengård. Verksamheten tillhör numera Komvux Malmö Södervärn. Ekonomiska mallar och underlag har översänts till ansvariga. Intern kontroll att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen

11 3 Riskbedömningen grundar sig på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. Nämndens ledamöter arbetar med intern kontroll målen och fastställer dessa i ett separat nämndsärende. Utbildningsnämndens egna interna kontrollmål Utbytesplan avseende datorer kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan Utbytesplanerna följs. På grund av Norra Sorgenfri gymnasiums lokalproblematik har skolan inte klarat av att ta alla sina datorer i drift. Premiumplattformen är införd på administrativa datorer. Inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter rutiner kring inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter följs i enlighet med kommunens ramavtal Det har etablerats en referensgrupp/styrgrupp bestående av inköpsansvariga från de olika enheterna där det bland annat finns möjligheter att utbyta erfarenheter. Vidare fortsätter den riktade informationen till inköpsansvariga och ekonomiansvariga. Förvaltningen har inlett ett samarbete med sakkunniga från andra förvaltningar för att öka den egna kompetensen inom området. Redovisning av förskott och utlägg rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs Av granskade förskott 7 st var 2 ej korrekt ifyllda. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits.

12 4 Inköp>1 basbelopp inom driftsbudgeten kontroll av inköp inom driftsbudgeten över ett basbelopp, att dessa inte faller inom ramen för vad som är investeringar Kontroll sker löpande i samband med betalning av leverantörsfakturor. Stickprovskontroll av 25 st leverantörsfakturor > 1 basbelopp genomfördes utan anmärkning. Inköp via handkassor (nytt) uppföljning av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund Under perioden har 14 st handlagts och kontrollerats, varav 9 st inte var helt korrekta. Exempel på fel är felaktigt konto, fel summerat, överföringsfel. Samtliga fel har rättats och information har lämnats. Elevskyddsombud uppföljning av skolornas elevskyddsombud En insamling av skolornas uppgifter om elevskyddsombud genomfördes av förvaltningen i december Samtliga skolor skulle redovisa sina elevskyddsombud med namn, program, årskurs, ansvarig rektor samt uppgifter om deras arbetsmiljöutbildning och delaktighet i skolans arbetsmiljöarbete. Följande uppgifter rapporterades in från skolorna i sammanfattning: Agnesfridsgymnasium: Skolan har totalt 26 elevskyddsombud, fördelade på program: FT, FP, YFT HV/HP, GySär FP. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 4. Samtliga har fått arbetsmiljöutbildning. Inga elevskyddsombud medverkar i skolans samverkansgrupp i dagsläget. Bellevue gymnasium: Skolan har ett elevskyddsombud. Arbetsmiljöutbildning planeras. Malmö Borgarskola: Skolan har totalt 20 elevskyddsombud, fördelade på program: SA, EK, NA, MIG (SA, NA, EK, HA, GySÄR), IB. Elevskyddsombuden finns i huvudsak i årskurs 2, enstaka finns även i årskurs 1 och 3. Samtliga elevskyddsombud är inplanerade för arbetsmiljöutbildning i början på 2014.

13 5 Vi har ett påverkansutskott bestående av fem elever. Några av dessa har genomgått arbetsmiljöutbildning under det här året. Det är denna grupp som har arbetat med rektorer kring olika frågor så som, elevutrymmen och möblemang av dessa, matbespisningen och matkvaliten, planeringen av olika elevaktiviteter, skydds-, säkerhets- och andra miljöfrågor. Någon av eleverna har deltagit vid skyddsrondsmöten och även varit delaktiga vid framtagande av olika handlingsåtgärder. De har dock inte deltagit på lokala samverkansmöten. Vår ambition är att förmå dem till det på ett bättre sätt under det här året. Malmö latinskola: Skolan har totalt 35 elevskyddsombud, fördelade på program: ESMU, ESEST, ESTEA, ESESTBF, HU, NA, SASA, SAMED. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. Samtliga har fått inbjudan till arbetsmiljöutbildning i februari Elevskyddsombuden deltar i arbetsmiljörond arbetet med medverkan är under utveckling. Pauliskolan: Skolan har totalt 10 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, TE, BG, SA, VUX. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. Ingen av elevskyddsombuden har ännu fått arbetsmiljöutbildning. Sedan mitten av HT-13 kallas elevskyddsombuden till samverkan. S:t Petri skola: Skolan har totalt 28 elevskyddsombud, fördelade på program: NA, SA, SPR. Samtliga elevskyddsombud är inplanerade för arbetsmiljöutbildning i början på 2014 samt för en genusutbildning i normkritik. Elevskyddsombuden deltar i regelbundna möten med skolledning, skolsköterska och skolmåltider. Universitetsholmens gymnasium: Skolan har 18 elevskyddsombud fördelade på program: EE, VF, VO, YVO, SPRVO. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. Två av elevskyddsombud har gått arbetsmiljöutbildning hösten Därutöver har skolan 26 klassrepresentanter. Värnhemsskolan: Skolan har totalt 44 elevskyddsombud, fördelade på program: GYS, IMIND, RL, HV, NB, SPR, HT, HA, SPRF, IMYRK, BF. Elevskyddsombuden finns i årskurs 1 3. Majoriteten har fått arbetsmiljöutbildning, men det finns skillnader mellan program, där vissa program saknar utbildade elevskyddsombud. Elevskyddsombuden medverkar i skyddsronder och har regelbundna möten med sina rektorer. Komvux Malmö Södervärn: Skolan har för närvarande inga elevskyddsombud det är svårt att rekrytera sådana inom vuxenutbildningen. Skyddad identitet (nytt) Se separat rapport. säkerställa att rutiner följs vid hantering av skyddade personuppgifter i Malmö stads IT-system

14 6 Tilläggsbelopp (nytt) Se separat rapport. uppföljning av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar (nytt) inventarieförteckningen uppdateras med anledning av förändringarna Under 2013 har det skett stora omflyttningar som medfört förändringar i inventarieförteckningen. Utrangeringen av inredning som inte används längre är i huvudsak klar. Inventarier som återanvänds har placerats på nya verksamheters förteckningar. En ny inventering på alla enheter kommer att utföras under VT 14 för att säkerställa hanteringen. En ny komplett genomgång beräknas vara klar till utgången av maj Likabehandling (nytt) uppföljning av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven Förvaltningens Likabehandlingsnätverk, där varje skola har en representant, är stödjande i skolornas arbete med likabehandling, jämställdhet och sexualitetsfrågor. Diskrimineringsombudsmannen godkände Heleneholms gymnasiums Likabehandlingsplan under våren Denna godkända plan ligger till grund för övriga enheters fortsatta arbete med Likabehandlingsplaner. De enheter som är klara är Värnhem skolan, Agnesfrids gymnasium, S:t Petri skola, Bellevue gymnasium samt Pauli skolan (vux).

15 Rapport om hantering av skyddade personuppgifter - intern kontroll 2013 Malmö Ann-Sofie Nordh

16 Skyddade personuppgifter Skyddade personuppgifter är skatteverkets samlingsrubrik för de tre skyddsmarkeringarna; sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Att en person har fingerade personuppgifter går inte att utläsa av skatteverkets register. Hantering av skyddade personuppgifter i gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens verksamheter berör därför endast de personer som omfattas av sekretessmarkering eller kvarskrivning. En personuppgift som omfattas av sekretess hos en myndighet kan bli offentlig om den tas in i t.ex. en dom, ett protokoll eller annat beslut. En person med skyddade personuppgifter bör vara mycket noggrann med att kontrollera om en uppgift som lämnas till en annan myndighet blir sekretesskyddad hos den myndigheten. Den enskilde ansvarar själv för att upplysa om eventuella skyddade personuppgifter. Oavsett den enskildes personliga ansvar finns det ett stort ansvar för att varje myndighet har goda rutiner för att hantera personuppgifter med skydd. I Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens verksamhet handlar det främst om rutiner för att hantera elever med personskydd i de elevadministrativa systemen. De elevadministrativa systemen i Malmö stad har ett bassystem Extens där alla personuppgifter finns. Detta system ska uppdateras varje vecka mot skatteverkets personregister och fungerar detta är uppgifter om personskydd alltid aktuella. En arbetsgrupp där systemförvaltaren och de systemansvariga för grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning ingår, har under 2013 arbetat tillsammans med stadsjuristerna med att ta fram rutiner för hantering av elever med personskydd. Utredning av vissa delar pågår fortfarande. IT i skolans verksamhet I dagens skolarbete ingår IT som en viktig och naturlig del i arbetet och i läroplanerna finns krav på att modern teknik används i undervisningen. För detta krävs att man har en personlig inloggning. I samband med att en elev får skyddade personuppgifter stängs elevens tillgång till alla IT-system. För att elever ska kunna medverka i digital undervisning så måste de finnas med i skolans elevsystem. Därifrån hämtas uppgifter till en katalogtjänst som i sin tur ger möjlighet för elever att delta i skolans digitala tjänster så som e-post, samarbetsytor, bibliotekssystem, frånvarohanteringssystem mm. För att möjliggöra en säker lösning för elever med skyddade personuppgifter har systemägaren för elevsystemet därför valt en lösning där man skapar tillfälliga personuppgifter för dessa elever. I Malmö stads elevsystem kommer alla elever som har någon form av skyddade personuppgifter därmed att få ett tillfälligt personnummer och ett fiktivt namn. Frågan om namn utreds just nu av stadsjuristen finns det möjlighet att använda det korrekta namnet? Rutiner Rutinerna är fortfarande under framtagande i arbetsgruppen, men de delar som redovisas här används idag inom Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. När en elev i folkbokföringen får någon form av skyddade personuppgifter startar en process där den skola som har ansvaret för eleven tillsammans med systemansvariga skapar ett tillfälligt

17 personnummer och ett fiktivt namn till eleven. Elev och vårdnadshavare bestämmer tillsammans med rektor/skoladministratör fiktivt för- och efternamn. Dessa uppgifter ska eleven sen använda genom hela sin skolgång, eller tills skyddet upphör. Skolsköterskan ska meddelas att eleven har skydd. Skolsköterskan hanterar sedan uppgifterna enligt de riktlinjer som tagits fram. Elev/vårdnadshavare ska tillfrågas om det finns något som skolan bör känna till med anledning av skyddet. Eleven ska uppmanas att använda den e-post han/hon får av skolan endast i skolarbetet samt att gymnasieintyg/examensbevis på gymnasiet/komvux ska sändas in till Universitets- och högskolerådet UHR (tidigare VHS) av eleven själv Om elev eller vårdnadshavare säger att skyddet ska upphöra och att hotbilden inte längre finns, ska elev/vårdnadshavare uppmanas att vända sig till Skatteverket, för att sedan återkomma med ett intyg som visar att skyddet upphört. När detta är gjort kontaktar skolan systemansvarig som bistår med att göra ändringarna i elevsystemet. Skoladministratören ska informera skolsköterskan om att skyddet har upphört. Kvalitetssäkring av rutiner Systemansvariga för de elevadministrativa systemen inom Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen arbetar löpande med rutinbeskrivningar för arbetet. Varje månad hålls användarträffar för skoladministratörerna där rutiner presenteras och följs upp. Rutiner kring personregistret i Extens samt de veckovisa uppdateringarna från skatteverket är en återkommande punkt varje månad. I detta ligger också hanteringen av elever med skyddade personuppgifter. Möten med Systemförvaltare och systemansvariga för varje verksamhet har inte hållits under hösten Dessa möten ska tas upp igen under våren 2014 vilket är av största vikt. Systemförvaltaren har ett stort ansvar för att se till att personregistret uppdateras mot RSV samt att det underhålls med hjälp av de aviseringar som inkommer. Utvecklingsområden 1. Samarbete med Systemförvaltaren för att tillse att Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har ett korrekt personregister att arbeta utifrån i de elevadministrativa systemen. 2. Arbeta vidare med skoladministratörerna för att säkerställa att alla förändringar i personregistret, speciellt gällande personskydd, följs upp varje vecka. 3. Att underhålla de rutiner som sätts upp för att integrera de elevadministrativa systemen mot angränsande system, till exempel AD och PMO. 4. Att hantera elever från annan kommun med personskydd i fakturering av interkommunal ersättning. 5. Att hantera Malmöelever med personskydd som går i annan kommuns eller fristående gymnasieskola.

18 Rapport om Tilläggsbelopp för särskilt stöd - intern kontroll 2013 del 2 Malmö Ann-Sofie Nordh

19 Tilläggsbelopp för särskilt stöd För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan, utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. Rutiner Ansökan om tilläggsbelopp görs inför varje termin eller under terminen då det står klart att särskilt stöd behövs för en elev. Ansökan inkommer till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och diarieförs samt registreras i det elevadministrativa systemet. Ansökan utreds av avdelningen för elevhälsa och beslut efter utredning fattas av avdelningschefen för planering och antagning. Beviljat tilläggsbelopp utbetalas genom intern överföring till skolor inom förvaltningen och via SkåneIKE till fristående skolor i hela landet samt kommunala skolor inom Skåne/Västra Blekinge. Utredning och beslut Utredning startar med att se till att samtliga dokument som behövs finns med såsom till exempel pedagogiska utredningar, åtgärdsprogram och eventuella diagnoser. Till detta kommer även uppföljning av tidigare beviljat tilläggsbelopp för aktuell elev. Vid behov anordnas möte med den skola som lämnat in handlingar för att diskutera igenom ansökningarna. De professioner som behövs inom elevhälsan bistår sedan i utredningen och förslag till beslut läggs fram till planerings- och antagningschefen. I vissa fall kan elevhälsan istället för tilläggsbelopp ge råd om andra insatser som kan behövas, till exempel utredningar av läkare, psykolog eller annan instans. Beslut fattas och meddelas berörda skolor. Avstämning av höstens ansökningsomgång samt de ansökningar som kommit in för våren 2014 uppvisar fortfarande väldigt ojämn kvalitet. Rutinerna har stramats upp när ej komplett ansökan inkommer skolan uppmanas direkt att komplettera behandling påbörjas ej förrän komplett ansökan inkommit. Under våren 2014 kommer ett arbete kring pedagogiska utredningar att genomföras inom den kommunala verksamheten under ledning av elevhälsan. Möten har genomförts med i princip varje skola kring de ansökningar som inkommit. Mötena har som syfte att ge en samsyn kring vad som krävs i en ansökan samt kvalitetssäkra att all information finns med alternativt vad som behöver kompletteras med. Former för de möten som hålls med skolorna i samband med ansökan behöver utvärderas och kvalitetssäkras under våren Mötena får inte uppfattas som om beslut fattas där utan enbart handla om kvalitetssäkring av de handlingar som lämnats in. Kompletterande muntlig information får inte tas emot utan att detta dokumenteras i protokoll. Ansökningar som gäller elev folkbokförd i annan kommun ska inte utredas av Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. Här ska ansökan kvalitetssäkras och därefter omgående skickas till berörd kommun. Detta har inte fungerat i alla fall under

20 hösten då det inte uppmärksammats vilken hemkommun eleven haft. Kontroll av folkbokföringskommun görs nu direkt vid diarieföring och hanteringen bör därmed fungera gällande ansökningar för våren av beslut I dagsläget följs beviljat tilläggsbelopp främst upp i samband med fortsatt ansökan. Skolan ska i detta fall bifoga en beskrivning av hur beviljade medel har använts och vilka resultat detta lett till. Detta ligger sedan som underlag för nytt beslut. kan också ske i de möten som anordnas med skolor där nya ansökningar behöver gås igenom noggrannare. görs även varje månad av att de elever där tilläggsbelopp beviljats går kvar på sin utbildning. För fristående skolor betalas del av belopp ut per den 15 varje månad då elev är inskriven. För kommunal skola kan justeringar i intern resursfördelning göras om elev slutar. Avstämning har skett i möten med skolorna. Detta bör dock framöver hållas isär från möten gällande nya ansökningar. Utvärdering av insatser krävs i ansökan om fortsatt tilläggsbelopp. I de ansökningar som kommit in för våren 2014 har det fungerat bra i de flesta fall. Där ordentligt underlag saknas hanteras inte den nya ansökan förrän underlag inkommit. Under våren 2014 kommer rutiner för besök av skolor för uppföljning att tas fram. Det är rimligt att hinna besöka varje skola inom Malmö en gång per läsår. Skolor utanför Malmö bör besökas om det finns flera elever med tilläggsbelopp eller om behoven är stadigvarande. Utvecklingsbehov för uppföljning av beviljat tilläggsbelopp Redovisning av hur beviljade medel har använts och vilka resultat det lett till kan krävas in vid varje terminsslut, oavsett om ny ansökan ska skickas in. Redovisning av beviljade medel kan bli mer specifika kring ekonomi, d.v.s. hur medel används och vem/vilka som utgör stöd för eleven där medel sökts för personalförstärkning. Möten med skolor som rutin har lagts in i arbetsplanen. Formerna för mötena måste konkretiseras och rutiner för protokollföring måste tas fram. Elevhälsans del i stödet för varje elev kan undersökas då skollagen har blivit väldigt tydlig i vilket ansvar som varje rektor har för elevhälsan. I ett längre perspektiv kunde även en enkät göras till de elever som ska omfattas av stödet för att undersöka om de finner att de fått de stöd de behöver. Denna del behöver dock tänkas igenom noga då många elever har en funktionsnedsättning som grund för stödet. Arbete kring hur en pedagogisk utredning genomförs inleds våren 2014 via avdelningen för elevhälsa.