Kallelse och föredragningslista

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesnämnd Öster 1 Kallelse och föredragningslista Sammanträdestid Plats torsdag 25 februari 2016 kl 17:30 Draken, Agnesfridsvägen 2, Malmö Ledamöter Andreas Konstantinides (S), Ordförande Lutfi Zuta (MP), Första vice ordförande John Roslund (M), Andre vice ordförande Preben Andersson (S) Ulla-Britt Mattisson (S) Paul Andersson (S) Valentina Stojanovska (S) Sadiye Altundal (V) Lena Hamilton (M) Ingrid Gunnarsson (M) Ulla Herbert (L) Anders Olsson (SD) Nima Gholam Ali Pour (SD) Ersättare Eyüp Kurtulmus (S) Mira Markovinovic (S) El-Bachir El-Idrissi (S) Mariam Ismail Daoud (S) Åsa Durgut (S) Havva Karanlik-Aydin (MP) Ted Shirazi (V) Roland Hellborg (M) Ahmad Jaro (M) Tobias Pålsson (M) Khaoula Ghodhbani (M) Mariola Hansson (SD) Peter Jangbro (SD) Övriga deltagare Britt-Marie Pettersson, stadsområdesdirektör Susanne Persson, nämndsekreterare

2 2 1. Sammanträdet öppnas, fastställande av dagordning 2. Val av justerare och fastställande av tid och plats för justering Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att utse Lena Hamilton (M) och Preben Andersson (S) att jämte ordföranden justera dagens protokoll, samt att protokollet justeras senast torsdagen 10 mars 2016 kl i stadsdelshuset, Agnesfridsvägen 2, Malmö. 3. Information och eventuell ajournering för medborgardialog 4. Stadsområdesdirektören informerar 5. Årsanalys 2015 SOFÖ Sammanfattning Kommunfullmäktiges mål har legat till grund för de 10 nämndsmål som stadsområdesnämnden haft som utgångspunkt för sitt arbete under året. Tre av nämndsmålen bedömts ha uppnåtts, sex bedöms delvis ha uppnåtts och ett bedöms inte har uppnåtts. Både kommunfullmäktiges mål och nämndens mål löper över mandatperioden och har därmed en långsiktighet när det gäller måluppfyllelsen. I bokslutet redovisas ett underskott om 38,7 Mkr. Av dessa utgör 25 Mkr underskott i hemlöshetsbudgeten. Justerat för 75 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten uppgår underskottet till 20 Mkr. Av dessa avser 8,7 Mkr merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande. När hänsyn tagits till ovanstående har Stadsområdesnämnd Öster ett underskott om 11,3 Mkr, varav 6,3 Mkr avser 25 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten. Utöver underskott avseende hemlösheten återfinns underskott inom vård och omsorg medan övriga verksamheter redovisar överskott enligt nämndens åtgärdsplaner under året. Inför år 2016 krävs ett fortsatt arbete för att få en verksamhet i balans med budget.

3 Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta 3 att godkänna föreliggande förslag till Årsanalys 2015, samt att översända Årsanalys 2015 till kommunstyrelsen att paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Årsanalys 2015 Årsanalys 2015 Bilaga 1 Åtaganden år 2015 Bilaga 2 Plan for jämställd personalpolitik uppföljning 6. Uppföljning av intern kontroll 2015 SOFÖ Sammanfattning Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i samband med årsanalysens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Uppföljningen av 2015 års arbete med intern kontroll har skett utifrån kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll, stadsområdesnämndens System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll samt Intern kontrollplan Totalt 11 risker har utgjort kontrollområden i planen under år Återrapportering har skett löpande genom 17 ärenden till Stadsområdesnämnd Öster enligt fastställd tidplan. I uppföljningen ingår en självskattning utifrån de kommungemensamma kriterier för intern kontroll som antagits av kommunstyrelsen. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till rapport över uppföljning av intern kontroll 2015, samt att översända rapporten till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU uppföljning av intern kontroll 2015 Uppföljning intern kontroll 2015 Stadsområdesnämnd Öster

4 4 Självskattning intern kontroll Stadsområdesnämnd Öster 7. Intern kontrollplan 2016 SOFÖ Sammanfattning Intern kontroll handlar om att med rimlig grad av säkerhet uppnå målen att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv, att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig och att lagar, förordningar och styrdokument följs. Den interna kontrollen ska genom att hålla fokus på osäkerheter och risker bidra till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna på olika områden inom stadsområdesnämndens verksamheter. Genom riskanalyser har totalt 55 risker identifierats inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa föreslås 17 risker ingå som granskningar eller direktåtgärder i Intern kontrollplan Dessutom ingår tre kommungemensamma granskningsområden som beslutats av kommunstyrelsen. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till Intern kontrollplan Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Förslag till Intern kontrollplan 2016 Förslag till Intern kontrollplan 2016 reviderad Bilaga 1 Riskanalys samtliga risker 8. Årlig uppföljning av systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 SOFÖ Sammanfattning I samband med att arbetsmiljöprocessen beslutades, fattades också beslut om en kommungemensam rutin för årlig uppföljning av Malmö stads system för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM.) Arbetsmiljöprocessen är en beskrivning av Malmö stads systematiska arbetsmiljöarbete (SAM). Uppföljningen av SAM handlar om hur vi organiserat vårt systematiska arbetsmiljöarbete och hur arbetsmiljöprocessen fungerar i verksamheten. Samtliga samverkansgrupper inom organisationen har under hösten 2015 gjort självskattningen av SAM. Samverkansgrupperna har fått självskatta sitt SAM på en skala ett

5 5 till fem där 1 är lägst/sämst och 5 är högst/bäst. Resultatet av självskattningen har marginellt varierat mellan samverkansgrupperna inom de olika verksamhetsområdena. Genomsnittet för samtliga samvekans-grupper är ca 4,5. Resultatet är tillfredsställande men behov finns av uppföljning att det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende arbetstagarnas kunskaper. Det finns rutiner för att förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet men dessa bör aktualiseras med jämna mellanrum på arbetsplatserna samt att man tänka på att introduktion och information ges till medarbetare som kommer tillbaka efter längre ledigheter. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna redovisad årlig uppföljning för 2015 av systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), samt att översända uppföljning för 2015 till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Årlig uppföljning systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete Avveckling av Riddargårdens gruppboende SOFÖ Sammanfattning Riddargårdens gruppboende på Von Troils väg 4 omfattar 6 lägenheter i särskilt boende. Två av lägenheterna uppfyller inte kravet på fullvärdighet. En bedömning har gjorts huruvida verksamheten är kostnadseffektiv eller inte. Bedömningen grundar sig på kombinationen av ett litet antalet lägenheter och brukarnas behov av personalbemanning dygnet runt. Stadsområdesförvaltningen har i bedömningen kommit fram till att verksamheten på Riddargården inte är kostnadseffektiv och att en avveckling därför är förenlig med kommunallagens krav på en god ekonomisk hushållning. Stadsområdesnämnd Öster föreslås därför godkänna en tidigareläggning av avvecklingen av Riddargårdens gruppboende samt att denna genomförs under våren Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att ställa sig bakom förvaltningens förslag att avveckla verksamheten samt

6 6 att föreslå Kommunstyrelsen att besluta att avveckla de sex gruppboende-lägenheterna på Riddargården. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Avveckling av Riddargårdens gruppboende 10. Yttrande angående förslag till riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen. SOFÖ Sammanfattning Kommunstyrelsen har gettt stadskontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende samt revidera riktlinjerna för särskilt boende, som ett led i arbetet med genomlysning av ekonomi och kvalitet inom vård och omsorg. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta: att avge yttrande till Kommunstyrelsen enligt upprättat förslag att översända detta till Kommunstyrelsen att paragrafen förklaras omedelbart justerad Beslutsunderlag Yttrande avseende förslag nya riktlinjer biståndsbedömning SoL G-Tjänsteskrivelse vård- och omsorgsberedningen oktober 2015 Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen, ändrad G-Tjänsteskrivelse AU Förslag till riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen 376 Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL)

7 11. Brukarundersökning 2015 inom äldreomsorgen 7 SOFÖ Sammanfattning På uppdrag av kommunstyrelsen har Avdelningen för vård och omsorg tagit fram en rapport med analyser kring de vidtagna åtgärder som är kopplade till Socialstyrelsens årliga brukarundersökning. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna rapporten om åtgärder med anledning av de senaste årens brukarundersökningar, och att avge yttrande till kommunstyrelsen i enlighet med föreliggande rapport. Beslutsunderlag SoF Östers redovisning av åtgärder efter brukarundersökning 2015 G-Tjänsteskrivelse AU Brukarundersökning 2015 inom äldreomsorgen 12. Redovisning till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) av vidtagna åtgärder gällande inspektion på det särskilda boendet Husiegård. SOFÖ Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) bedriver tillsyn över verksamheter inom socialtjänstområdet. I uppdraget ingår att granska att verksamheterna följer lagar, förordningar och föreskrifter från Socialstyrelsen. Inspektionen på Husiegård i Stadsområdesförvaltning Öster genomfördes med stöd av 13 kap. 6 SoL. (2001:453). Kompletterande uppgifter i form av yttrande samt nämndens lex Sarah-rutin har tidigare lämnats till IVO. I mottaget beslut i december 2015 ställer IVO krav på åtgärd. Vidtagen åtgärd redovisas nedan. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till yttrande gällande inspektion på det särskilda boendet Husiegård

8 8 att översända yttrandet till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att förklara paragrafen omedelbart justerad Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse angående vidtagna åtgärder efter oanmäld inspektion på det särskilde boendet Husiegård Rapporteringsskyldighet och information om Flexite Yttrande om vidtagna åtgärder till tillsynsmyndighet beslut från IVO om tillsyn av avvikelsehantering 13. Uppföljning av Trygghetshotellet SOFÖ Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i november 2015 att skicka utvärderingen av trygghetshotellet tillsammans med stadskontorets förslag att lägga ned verksamheten på remiss till alla stadsområdesnämnder, sociala resursnämnden och Malmö stads centrala pensionärsråd. Trygghetshotellet har alltsedan starten 2009 haft en relativt låg beläggning. Vid arbetsutskottets sammanträde gavs förvaltningen i uppdrag att till stadsområdesnämndens sammanträde ta fram ett reviderat förslag till yttrande, med innebörden att Trygghetshotellet avvecklas under förutsättning att de medel som frigörs vid avvecklingen öronmärks i syfte att förstärka mötesplatserna för äldre i respektive stadsområde. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att avge yttrande till Kommunstyrelsen i enlighet med reviderat förslag "Yttrande över uppföljning av Trygghetshotellet STK " att översända underlaget till Kommunstyrelsen att paragrafen förklaras omedelbart justerad Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Uppföljning av Trygghetslhotellet Yttrande till Kommunstyrelsen avseende Uppföljning av Trygghetshotellet Följebrev Uppföljning av trygghetshotellet, STK Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april Uppföljning av Trygghetshotellet

9 9 14. Omvärldsprogram för Malmö stad SOFÖ Sammanfattning Förslag till Program för strategiskt omvärldsarbete i Malmö stad har inkommit till stadsområdesnämnd Öster för synpunkter inför vidare behandling. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att avge yttrande till Kommunstyrelsen i enlighet med upprättat förslag Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Följebrev Omvärldsprogram för Malmö stad, STK G-AU Omvärldsprogram för Malmö stad Omvärldsprogram för Malmö stad Program för strategiskt omvärldsarbete i Malmö stad, till remiss 15. Rapportering av ej verkställda beslut till Inspektionen för vård och omsorg SOFÖ Sammanfattning Stadsområdesnämnd Öster ska varje kvartal rapportera ej verkställda beslut till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Rapportering har gjorts till IVO för kvartal 4 år För rapportering enligt 16 kap 6 h Socialtjänstlagen (SoL) finns två ej verkställda beslut att rapportera, båda från vård- och omsorgsavdelningens verksamhet. Ett av besluten gäller ledsagning och det andra beslutet avser kontaktperson. För rapportering enligt LSS 28 h finns två ej verkställda beslut att rapportera. Båda besluten gäller bostad med särskild service. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att ha tagit del av rapporten för kvartal 4 år 2015 avseende ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 SoL och 9 LSS och överlämna rapporten till kommunfullmäktige och revisionen för anmälan.

10 10 Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Rapportering till Inspektionen för vård och omsorg av ej verkställda beslut Redovisning LSS - kvartal Redovisning SoL - kvartal Medborgarförslag om begränsning av fyrverkerier SOFÖ Sammanfattning Stadsområdesnämnd Öster har mottagit ett förslag gällande att begränsa fyrverkerier. Förslagsställaren skriver att "varje år skadas, eller dör, många människor och djur (både vilda och tama) till följd av raketer. Många djur blir så skräckslagna att de får sövas ned eller mår dåligt. Raketer påverkar även miljön då miljöfarliga ämnen sprids och resterna hamnar på marken". Mot bakgrund av detta föreslår förslagsställaren att privatpersoner förbjuds att använda raketer och att Malmö stad ensam ansvarar för uppskjutning av fyrverkerier. Stadsområdesnämnd Öster föreslås översända ärendet till miljönämnden för kännedom Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att avge yttrande till förslagsställaren i enlighet med föreliggande förslag att avge yttrandet tillmiljönämnden i enlighet med föreliggande förslag att Miljönämnden, till stadsområdesnämnd Öster, återrapporterar beslut i ärendet när det behandlats i Miljönämnden att avge yttrandet tilltekniska nämnden i enlighet med föreliggande förslag att Tekniska nämnden, till stadsområdesnämnd Öster, återrapporterar beslut i ärendet när det behandlats i Tekniska nämnden Beslutsunderlag Medborgarförslag om begränsning av fyrverkerier AU Tjänsteskrivelse - Medborgarförslag om begräsning av fyrverkerier

11 17. Medborgarförslag Anläggande av temalekplats 11 SOFÖ Sammanfattning Stadsområdesnämnd Öster mottog ett medborgarförslag angående anläggande av en ny temalekplats i stadsområde Öster. Stadsområdesnämnd Öster föreslås översända ärendet till Tekniska nämnden för vidare handläggning. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att avge yttrande till Tekniska nämnden i enlighet med föreliggande förslag att Tekniska nämnden, till stadsområdesnämnd Öster, återrapporterar beslut i ärendet när det behandlats i Tekniska nämnden Beslutsunderlag G-AU Medborgarförslag - Anläggande av temalekplats Medborgarförslag - temalekplats 18. Medborgarförslag Upprättande av farthinder SOFÖ Sammanfattning Stadsområdesnämnd Öster mottog ett medborgarförslag angående upprättande av farthinder på Ramels väg.. Stadsområdesnämnd Öster föreslås översända ärendet till Tekniska nämnden för vidare handläggning. Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att avge yttrande till Tekniska nämnden i enlighet med föreliggande förslag att Tekniska nämnden, till stadsområdesnämnd Öster, återrapporterar beslut i ärendet när det behandlats i Tekniska nämnden Beslutsunderlag G-AU Medborgarförslag - upprättande av farthinder

12 12 Medborgarförslag - upprättande av farthinder 19. Val av nya ledamöter till dialoggrupper SOFÖ Sammanfattning Vid stadsområdesnämnd Östers sammanträde återremitterades ärendet Val av nya ledamöter till dialoggrupper, med uppdraget till partigrupperna att ta fram namnförslag på nya ledamöter. 20. Inkomna och avgivna skrivelser Sammanfattning Protokollsutdrag från Fritidsnämnden , Yttrande över medborgarförslag Konstgräs på fotbollsplanen utanför Videdalsskolan, Stadsområdesförvaltning Öster Protokollsutdrag från kommunstyrelsen , Slutrapport för utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö Översyn av samverkansformer kring barns hälsa Protokollsutdrag från kommunstyrelsen , Projektrapport SkolFam, Malmö stad Protokollsutdrag från kommunstyrelsen , Riktlinjer avseende alkohol och droger Protokoll från Samverkansgrupp Förvaltningsråd/skyddskommitté Tertialrapport 3: Att sänka kostnaderna för ekonomisk hjälp av socialtjänsten och budgeterade arbetsmarknadsåtgärder, tertial , dnr SOFÖ Besked om planuppdrag, detaljplan för del av fasighet Rosengård 130:250 i Rosengård i Malmö, , dnr SOFÖ Svar till Stadskontoret angående granskning för Dp 5453 för fastigheten Sändaren 1 i Rosengård, dnr SOFÖ Meddelande från Sveriges Kommuner och Landsting , Överenskommelse mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting om stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten Redovisning av år 2015 Drivkraft Malmö, dnr SOFÖ

13 Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta 13 att lägga informationen avseende inkomna och avgivna skrivelser till handlingarna. 21. Delegationsbeslut Sammanfattning -Stadsområdesförvaltning Öster, delegationsbeslut vuxna, Stadsområdesförvaltning Öster, delegationsbeslut boende, Stadsområdesförvaltning Öster, delegationsbeslut barn och familj, Stadsområdesförvaltning Öster, delegationsbeslut avdelning bistånd, Stadsområdesförvaltning Öster, delegationsbeslut ekonomiavdelningen, Stadsområdesförvaltning Öster, Rapport ekonomiskt bistånd, januari Stadsområdesförvaltning Öster, protokoll myndighetsutskott Stadsområdesförvaltning Öster, protokoll myndighetsutskott Stadsområdesförvaltning Öster, protokoll arbetsutskott , Stadsområdesförvaltning Öster, protokoll arbetsutskott Stadsområdesförvaltning Öster, protokoll arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna redovisningen av delegationsbeslut. 22. Sekretessärende - Överflyttning av vårdnad enligt 6 kap 8 föräldrabalken 23. Sekretessärende - Överflyttning av vårdnad enligt 6 kap 8 föräldrabalken 24. Sekretessärende - Överflyttning av vårdnad enligt 6 kap 8 föräldrabalken

14 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (2) Datum Vår referens A Pettersson Gustafsson Controller anna.pettersson@malmo.se Tjänsteskrivelse Årsanalys 2015 SOFÖ Sammanfattning Kommunfullmäktiges mål har legat till grund för de 10 nämndsmål som stadsområdesnämnden haft som utgångspunkt för sitt arbete under året. Tre av nämndsmålen bedömts ha uppnåtts, sex bedöms delvis ha uppnåtts och ett bedöms inte har uppnåtts. Både kommunfullmäktiges mål och nämndens mål löper över mandatperioden och har därmed en långsiktighet när det gäller måluppfyllelsen. I bokslutet redovisas ett underskott om 38,7 Mkr. Av dessa utgör 25 Mkr underskott i hemlöshetsbudgeten. Justerat för 75 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten uppgår underskottet till 20 Mkr. Av dessa avser 8,7 Mkr merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande. När hänsyn tagits till ovanstående har Stadsområdesnämnd Öster ett underskott om 11,3 Mkr, varav 6,3 Mkr avser 25 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten. Utöver underskott avseende hemlösheten återfinns underskott inom vård och omsorg medan övriga verksamheter redovisar överskott enligt nämndens åtgärdsplaner under året. Inför år 2016 krävs ett fortsatt arbete för att få en verksamhet i balans med budget. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till Årsanalys 2015, samt att översända Årsanalys 2015 till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Årsanalys 2015 Bilaga 1 Åtaganden år 2015 Bilaga 2 Plan for jämställd personalpolitik uppföljning Årsanalys 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster SIGNERAD

15 2 (2) Ärendet Årsanalys 2015 med bilagor redovisas i särskild bilaga. Ansvariga Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

16 Årsanalys 2015 Stadsområdesnämnd Öster

17 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Mål Målområde 1 - En ung, global och modern stad Målområde 2 - En stad för arbete och näringsliv Målområde 3 - En stad för barn och unga Målområde 4 - En öppen stad Målområde 5 - En stad för alla Målområde 6 - En trygg och tillgänglig stad Målområde 7 - En kreativ stad Målområde 8 - En ekologiskt hållbar stad Målområde 9 - En stad med bra arbetsvillkor Uppföljning av verksamhet Viktiga händelser Nettokostnadsutveckling Uppföljning av ekonomin Utfall Utfall per verksamhet Investeringsram Särskild fråga från kommunstyrelsen Hur har nämnden berörts av det ökade antalet människor på flykt i Malmö under hösten 2015? Riktade statsbidrag Bilagor Bilaga 1: Uppföljning av åtaganden år 2015 Bilaga 2: Uppföljning av Plan för jämställd personalpolitik Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

18 1 Sammanfattning Kommunfullmäktiges mål för att åstadkomma en god utveckling ur alla hållbarhetsaspekter under mandatperioden har legat till grund för de 10 nämndsmål som stadsområdesnämnden haft som utgångspunkt för sitt arbete under året. Nämndsmålen har varit gemensamma för samtliga stadsområdesnämnder. Bedömningen i denna årsanalys är att tre nämndsmål har uppnåtts, att sex delvis har uppnåtts och att ett inte har uppnåtts. Både kommunfullmäktiges mål och nämndens mål löper över mandatperioden och har därmed en långsiktighet när det gäller måluppfyllelsen. Att främja goda uppväxtvillkor för barn och unga, bidra till trygghet i hemmet och i det offentliga rummet samt till utvecklade fritids- och kulturaktiviteter är målområden där nämndsmålen bedöms som uppnådda. Grundläggande i detta arbete har varit ett utvecklat samspel och dialog med malmöbor, civilsamhälle, övriga nämnder, näringsliv, polis och räddningstjänst. Samarbete med andra aktörer bedöms vara en avgörande framgångsfaktor för att möta utmaningar inom stadens och nämndens verksamheter. Kunskapsallianser som ett medel i det fortsatta arbetet med stadens socialt hållbara utveckling har varit en central utgångspunkt i nämndens arbete. Fördjupade analyser och bedömningsunderlag är en förutsättning för ett gott utvecklingsarbete framöver. Att arbeta målinriktat med kvalitet och resultat med brukarna i fokus kommer att vara en viktig utgångspunkt i det fortsatta arbetet när det gäller de nämndsmål som bedömts som delvis uppnådda. Detta gäller exempelvis i arbetet med att fler malmöbor ska bli självförsörjande och för att malmöbor med behov av stöd och hjälp ska ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag. Stadsområdesnämndens fortsatta arbete med att klara kompetensförsörjningen på kort och lång sikt kräver ett långsiktigt arbete för att kunna attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Nämndens arbete för att bidra till en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och en attraktiv och tillgänglig stad bedöms inte ha lett till måluppfyllelse. Avgörande för nämndens bidrag till detta kommunfullmäktigemål framöver är framförallt ökad tillgång till bostäder. Malmöbors möjligheter till självförsörjning genom arbete är en annan avgörande förutsättning. Stadsområdesnämndens inriktning för 2015 har varit att skapa hållbara ekonomiska förutsättningar för en väl fungerande och effektiv verksamhet. Inför året fanns flera utmaningar och osäkerhetsfaktorer. Den äldre befolkningen hade 2013 och 2014 ett betydligt större vårdbehov än budgeterat och även utvecklingen av hemlösheten bidrog till den ekonomiska obalansen. Den bekymmersamma ekonomiska utvecklingen inom vård och omsorg kunde, trots olika åtgärder, inte hävas år Samtidigt var den fortsatt höga hemlösheten en starkt bidragande orsak till det underskott som redovisas i bokslutet. I bokslutet redovisas ett underskott om 38,7 Mkr. Av dessa utgör 25 Mkr underskott i hemlöshetsbudgeten. Justerat för 75 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten uppgår stadsområdesnämndens underskott till 20 Mkr. Av dessa avser 8,7 Mkr merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande. När hänsyn tagits till ovanstående har Stadsområdesnämnd Öster ett underskott om 11,3 Mkr, varav 6,3 Mkr avser 25 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten. Utöver underskott avseende hemlösheten återfinns underskott inom vård och omsorg medan övriga verksamheter redovisar överskott enligt nämndens åtgärdsplaner under året. Inför år 2016 krävs ett fortsatt arbete för att få en verksamhet i balans med budget. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

19 2 Mål I kommunfullmäktiges budget 2015 ingick nio målområden med sammanlagt 10 kommunfullmäktigemål. Dessa mål löper under hela mandatperioden. Stadsområdesnämnderna fick för 2015 i uppdrag att samordna arbete med nämndsmålen i syfte att ta fram gemensamma mål och indikatorer. Resultatet blev 10 gemensamma nämndsmål och 18 gemensamma indikatorer. Även nämndsmålen sattes med långsiktighet och löper över mandatperioden. Nämndsmålen beskriver på vilket sätt som stadsområdesnämnden ska bidra till uppfyllelsen av kommunfullmäktigemålen. I mars 2015 beslutade Stadsområdesnämnd Öster om nämndsmålen och indikatorerna. Därefter utarbetade stadsområdesförvaltningen åtaganden, mått på åtaganden och aktiviteter. Stadsområdesnämnden ansvarar för att följa upp och analysera vad som åstadkommits i förhållande till de mål som är beslutade av nämnden med utgångspunkt i kommunfullmäktiges mål. De samlade bedömningarna kring nämndens arbete med målen under året bygger på utvecklingen utifrån indikatorerna och på arbetet med åtagandena. Några av indikatorerna har inte kunnat följas upp under året då det saknats förutsättningar för att få fram underlag eller statistik. I dessa fall baseras bedömningen av måluppfyllelsen på åtaganden och i förekommande fall andra indikatorer kopplade till nämndsmålet. I revisionens årsrapport utifrån delårsrapport januari-augusti 2015 gjordes bedömningen att Stadsområdesnämnd Östers interna kontroll inte var helt tillräcklig. Bedömningen grundade sig bland annat på avsaknaden av mätbara mål. Revisorskollegiet konstaterade samtidigt att nämnderna haft kort tid att formulera och anpassa nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att arbetsstrukturen var i ett uppbyggnadsskede. Under senare delen av 2015, i samband med framtagandet av nämndsbudget 2016, har målvärden formulerats. Detta bedöms skapa bättre förutsättningar för utvecklade analyser och bedömningar om måluppfyllelsen kommande år. 2.1 Målområde 1 - En ung, global och modern stad Kommunfullmäktigemål - Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och delaktighet står högt på dagordningen. Stadsområdesnämndens uppdrag genom reglementet från kommunfullmäktige är att främja en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling, att förebygga ohälsa och otrygghet samt att utveckla och stärka demokratin och säkra invånarnas möjlighet att påverka. Malmö stads beslut om det fortsatta arbetet med ett socialt hållbart Malmö är en viktig vägledare för nämndens arbete inom detta målområde. Partnerskap och kunskapsallianser bedöms vara avgörande för utvecklingen av den ur alla aspekter hållbara staden Stadsområdesnämnden har arbetat aktivt för att bidra till kommunfullmäktigemålet genom att fortsätta att utveckla former och arenor för medborgardialog och brukarinflytande. En grundläggande beståndsdel av stadsområdesnämndens arbete är att fortsätta utveckla metoder för att ta reda på hur kvinnor och män, flickor och pojkar i Malmö upplever service och insatser inom nämndens verksamheter. Flera nya brukarundersökningar har genomförts under 2015, som Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

20 nu kan användas i kvalitetsutvecklingen. Att känna sig delaktig och ha inflytande över sin vardag bedöms bidra till kvinnors och mäns, flickors och pojkars hälsa och upplevelse av tillhörighet. Under året har flera olika former för dialog inom nämndens verksamheter prövats och utvecklats. Stadsområdesnämnd Östers möten och under året med flickor och pojkar, som engagerat sig i ungdomsråd, har varit ett viktigt steg i utvecklingen av nämndens verksamhet utifrån ett barnperspektiv. Kunskapsallianser genom samarbete och partnerskap med civilsamhälle, fastighetsägare, polisen, räddningstjänsten, näringsliv och Malmö högskola med flera, utgör en viktig bas för nämndens fortsatta arbete för att bidra till utjämnade hälsoskillnader och en socialt hållbar utveckling. Arbetet med kommunfullmäktiges mål förutsätter också en vidareutveckling av relationerna inom staden. En grundläggande förutsättning för ökad måluppfyllelse är att fortsätta att utveckla arenor och former för dialog med malmöbor, föreningar, andra nämnder, näringsliv, högskola och andra aktörer. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att arbetet i denna del är på god väg. Samtidigt krävs fortsatt arbete med fokus på kvalitetsutveckling inom stadsområdesnämndens verksamheter för ökad nöjdhet när det gäller den service och de insatser som erbjuds. Samarbete för ökad effektivitet och kvalitet behöver ske över nämnds- och förvaltningsgränser. Nämndsmål: Stadsområdesnämnd Öster ska utveckla en bra dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i samverkan med nämnder, myndigheter och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har delvis fullföljts. En av indikatorerna visar att nöjdheten bland brukare inom ordinärt boende till viss del har ökat. För vissa frågor har nöjdheten kring hemtjänst minskat eller ligger på samma nivå som Inom särskilt boende har brukarnas nöjdhet minskat kring samtliga frågor som ligger till grund för indikatorn. Den andra indikatorn visar att antalet medborgarförslag ökat markant. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 delvis har uppnåtts. Grundläggande för arbetet med medborgardialog och brukarinflytande är att ta reda på hur malmöbor upplever service och insatser inom nämndens verksamheter. Utöver brukarundersökningen inom avdelningen för vård och omsorg har en enkätundersökning gjorts bland brukare i de kommungemensamma korttidsenheterna. Screening på sex skolor i stadsområdet med fokus på flickor och pojkar årskurs 5 och årskurs 8 och resultat av den enkät om meningsfull fritid som genomfördes år 2014 är några av verktygen som använts för att utveckla stadsområdesnämndens öppna fritidsverksamhet utifrån barns och ungas behov. Tre brukarundersökningar har genomförts inom avdelningen för individ- och familjeomsorg. Resultatet av enkätundersökningarna i receptionen till enheten för ekonomiskt bistånd, inom öppenvården för barn och familj och inom enheten för vuxna kommer att användas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Den sociala delaktigheten för flickor och pojkar, kvinnor och män i stadsområde Öster har kartlagts. Drygt 100 malmöbor har bidragit med synpunkter om intressen och möjligheter kring aktiviteter och delaktighet i närområdet. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

21 Ett annat sätt att få medborgares återkoppling och förslag på hur inflytande och delaktighet kan utvecklas är dialogmöten. Stadsområdesnämnden har under året infört en ny modell för medborgardialog, utifrån Sveriges kommuner och landstings framtagna metod Medborgardialog som en del i styrprocessen. Tre grupper har bildats, varav en har fokus på barn- och ungdomsfrågor, en har fokus på medarbetarperspektivet och den tredje har fokus på öppna träffar med medborgare i området. Dialogträffarna har utmynnat i frågor som utgör nämndens grund för ett fortsatt strukturerat arbete. Pensionärsrådet var en viktig samverkansaktör i genomförandet av en inspirationsdag för seniorer under hösten. Även helt nya former av dialogmöten har testats. Homeparties, där kvinnor som bor i Herrgården, räddningstjänst och polis träffas kring trygghetsfrågor, är en ny form som slagit väl ut. Andra exempel är Pop up-café i Ögårdsparken, sommarfest i Vänskapsparken och veckovisa dialogträffar på medborgarkontor Varda. Föräldrars synpunkter har inhämtats genom föräldraråd och föräldragrupper i Herrgården. Fyra trygghetsvandringar genomfördes under året. Antalet medborgarförslag till nämnden har ökat markant sedan Totalt 128 förslag har skickats till nämnden. Workshops och riktade kommunikationsinsatser bedöms ha bidragit till ökningen. Indikator Resultat av brukarundersökningar inom nämndens ansvarsområde avseende inflytande och delaktighet. Kommentar Denna indikator mäts enligt två frågor i den årliga brukarundersökningen inom särskilt boende och hemtjänst. Resultatet (i andel positiva svar, procentuell andel) framgår nedan. Brukar du kunna påverka vid vilka tider du får hjälp (positiva svar): SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst Särskilt boende Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras (positiva svar)? SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst Särskilt boende Inom ordinärt boende är nöjdheten oförändrad när det gäller brukarnas möjligheter att påverka vilka tider som de får hjälp och nöjdheten kring den andra frågan har minskat med en procentenhet. Hos kvinnor och män inom särskilt boende har nöjdheten kring båda frågorna minskat. Antal medborgarförslag Sammanlagt 128 medborgarförslag inkom till Stadsområdesnämnd Öster år Av dessa kom 65 från kvinnor/flickor och 63 från män/pojkar. År 2014 inkom totalt fyra medborgarförslag. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

22 2.2 Målområde 2 - En stad för arbete och näringsliv Kommunfullmäktigemål - Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättningar för självförsörjning. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämndens arbete påverkar kommunfullmäktigemålet i de delar som handlar om malmöbors självförsörjning och lokal näringslivsutveckling. För att bidra till kommunfullmäktigemålet har stadsområdesnämnden arbetat för att fler kvinnor och män i stadsområdet ska bli självförsörjande. Antalet hushåll med försörjningsstöd har minskat jämfört med samma period Tätare kontakt med kvinnor och män i behov av stöd för sin självförsörjning bedöms ha bidragit till den positiva utvecklingen. Riktade projektinsatser har genomförts i Almgården och Herrgården (Hela Familjen) där erfarenheterna kan användas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Samverkan med Arbetsförmedling, Jobb Malmö och Försäkringskassa är ett annat viktigt led i arbetet för att bidra till ökade möjligheter till självförsörjning för kvinnor och män i stadsområde Öster. Stadsområdesnämnden bedömer dock att det krävs intensifierade insatser för att fler individuella genomförandeplaner ska upprättas tillsammans med kvinnor och män som söker försörjningsstöd. Detta för att öka delaktigheten i planeringen på väg till självförsörjning och därmed måluppfyllelsen. Aktivt arbete pågår i nära samverkan med företag och civilsamhälle, kunskapsallianser som bedöms stärka förutsättningarna för framgångsrika partnerskap och lokal näringslivsutveckling på sikt. För malmöborna har detta bland annat möjliggjort att man kunnat få råd kring entreprenörskap, en verksamhet som kan utvecklas framöver genom breddning av kompetens på området. Unga flickor och pojkar i skolan har genom nämndens verksamhet kunnat delta i framtids- och yrkesträffar i syfte att ge inspiration och tidig kontakt med arbetslivet. Praktikplatser inom bland annat Ung i sommar ger också kontakter och erfarenhet för unga malmöbor. En sommarpraktikant säger så här om praktikplatsen i stadsområde Öster: "Jag känner att jag har fått vara med om något viktigt i sommar när jag får lära barn simma". Utvecklingen kring behov av försörjningsstöd framöver kommer i hög grad att vara beroende av utvecklingen i omvärlden. Med tanke på den prognostiserade befolkningsökningen i Malmö är den fortsatta utvecklingen svår att bedöma. Stadsområdesnämnden bedömer att täta kontakter med kvinnor och män i behov av stöd för sin självförsörjning, där individuella genomförande planer upprättas och följs upp, är en avgörande framgångsfaktor liksom att ett nära samarbete sker med Arbetsförmedlingen, Jobb Malmö och Försäkringskassan. Nämndsmål: Fler kvinnor och män i stadsområde Öster ska bli självförsörjande. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har delvis genomförts. Indikatorn visar att antalet hushåll med försörjningsstöd har minskat jämfört med samma period föregående år. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 delvis har uppnåtts. Arbete för att utveckla och fördjupa dialogen med näringslivet och att bidra till att skapa förutsättningar för självförsörjning på sikt bedöms gå i rätt riktning. Här ingår processer kring lokal näringslivsutveckling, där olika kunskapsallianser arbetat bland annat med att tydliggöra investeringspotentialer och drivkrafter, som till exempel Rosenkraft. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

23 Framtidsträffar för flickor och pojkar i årskurs 5 och yrkesträff i årskurs 8 har genomförts för inspiration och tidig kontakt med yrkeslivet. Återkopplingen från eleverna är god. Praktik för 30 ungdomar inom Ung i sommar har gett möjlighet för unga kvinnor och män att komma i kontakt med arbetslivet. Projektet Hela familjen Öster är ett viktigt exempel på arbetet med att skapa förutsättningar för självförsörjning på längre sikt. Detta är en satsning på barnfamiljer som under längre tid fått försörjningsstöd. Resultat visar att kvinnor och män som står nära arbetsmarknaden snabbare kan bli självförsörjande, vilket bedöms stärka livskvaliteten för sökande och deras barn. Under året har projektet haft kontakt med 135 hushåll, varav 42 har avslutats. Arbetssättet ligger till grund för fortsatt utvecklingsarbete. Ett viktigt led i arbetet är att kvinnor och män som ansöker om försörjningsstöd erbjuds tätare kontakt med socialsekreterare och har individuell genomförandeplan. I december månad uppgick andelen genomförandeplaner till 25 procent, vilket kräver att det fortsatta arbetet får hög prioritet. Många av de kvinnor och män som saknar en genomförandeplan har dock en handlingsplan som upprättats hos JobbMalmö och/eller Arbetsförmedlingen. En sådan handlingsplan används i praktiken som en genomförandeplan vid bedömningen av rätt till ekonomiskt bistånd. Nära samverkan med Arbetsförmedling och Jobb Malmö sker för att stödja kvinnor och män att bli självförsörjande. Arbetsförmedlingen träffar regelbundet unga kvinnor och män som saknar sysselsättning. Uppsökande verksamhet på Tegelhuset når ungdomar som annars inte kommer i kontakt med myndigheter. Avdelningarna för områdesutveckling och individ- och familjeomsorg har med Arbetsförmedlingen gjort en gemensam översyn av nuläge och behov. Syftet är att bygga upp en stabil samverkan för att stärka arbetet kring ungdomar som saknar arbete, studier eller annan sysselsättning och som inte erhåller stöd från kommunen. I det fortsatta arbetet för ökad måluppfyllelse kommer täta kontakter med kvinnor och män som ansöker om försörjningsstöd, upprättande av individuella genomförandeplaner och utvecklat samarbete med Arbetsförmedling, Jobb Malmö och Försäkringskassan att vara viktiga framgångsfaktorer. I det långsiktiga arbetet finns flera erfarenheter av partnerskap och kunskapsallianser att ta fasta på. Indikator Andelen kvinnor och män med egen försörjning (förvärvsfrekvens). Antal hushåll med försörjningsstöd. Kommentar Tillgänglig statistik avseende förvärvsfrekvensen saknas på stadsområdesnivå. Antal unika hushåll med försörjningsstöd Jan- April Jan- Aug Jan- Dec Jan- April Jan- Aug Jan- Dec Stadsområdesnämnd Öster Malmö Under perioden januari till december 2015 fanns unika hushåll med försörj- Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

24 Indikator Kommentar ningsstöd i stadsområde Öster. Det är en minskning med 19 hushåll jämfört med Antalet unika hushåll i Malmö har från år 2014 till 2015 ökat med 185 hushåll. 2.3 Målområde 3 - En stad för barn och unga Kommunfullmäktigemål - Malmös barn och unga ska få det stöd och den utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom sitt uppdrag att förebygga ohälsa och otrygghet och att utveckla och stärka demokratin. Detta arbete ska ske med ett tydligt barnperspektiv. Stadsområdesnämnd har för att bidra till kommunfullmäktigemålet arbetat för att på olika sätt skapa förutsättningar för flickors och pojkars möjlighet till inflytande. Det fortsatta arbetet med Policyn för ungas inflytande - Jag bor i Malmö har varit och är vidare ett viktigt steg i detta arbete. För att ta reda på intressen och behov hos flickor och pojkar i stadsområdet sker kontinuerlig dialog, screening och enkäter kring barnens upplevelse och framtidsdrömmar. En meningsfull fritid och jämställda mötesplatser står i fokus för arbetet inom nämndens verksamheter. Aktiv dialog mellan barn och ungdomar och stadsområdesnämnden har under året utvecklat relationerna och utmynnat i gemensamma frågor som i sin tur är en grund för det strukturerade samarbete framöver. Stadsområdesnämnden bedömer att det finns ett fortsatt behov av att utveckla metoderna inom de verksamheter som har myndighetsutövning för att säkerställa att flickor och pojkar är dokumenterat delaktiga i ärenden som berör dem. Samarbete, partnerskap och kunskapsallianser är viktiga förutsättningar i det fortsatta arbetet med att främja flickors och pojkars uppväxtvillkor. Förebyggande insatser i samarbetet med föreningar, förskole- och grundskoleförvaltningen, polis, räddningstjänst, bedöms som avgörande framgångsfaktorer i stadsområdesnämndens bidrag till måluppfyllelse. Nämndsmål: Stadsområdesnämnden ska främja goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar, beakta barnets bästa i beslutsfattande samt möjliggöra barn och ungas delaktighet och inflytande. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har fullföljts. Indikatorn visar att samtliga barn vid ett urval av barnavårdsutredningar har erbjudits barnsamtal. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 har uppnåtts. Den fortsatta implementeringen av Policyn för ungas inflytande - Jag bor i Malmö i nämndens verksamheter är ett viktigt steg i arbetet för att stärka förutsättningarna för flickors och pojkars delaktighet och inflytande. Flera aktiviteter har genomförts för att säkerställa att barn och ungas åsikter och förslag lyfts fram. Verktyg såsom screening och enkät om meningsfull fritid har varit viktiga underlag för utvecklingen av fritidsverksamhet och mötesplatser som utgår ifrån flickor och pojkars önskemål och behov. Jämställda mötesplatser är i fokus och utvecklingsarbetet på Tegelhuset är exempel på detta. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

25 Dialog mellan ungdomar och stadsområdesnämnden har utmynnat i gemensamma frågor, som kan utgöra en grund för ett fortsatt strukturerat samarbete. En av stadsområdesnämndens dialoggrupper har under året träffat Ungdomsrådet och Barn- och ungdomsrådet vid ett antal tillfällen. Ungdomsrådet har vidare varit referensgrupp och lämnat synpunkter vid yttranden till kommunstyrelsen såsom utredning om kommungemensamt kontaktcenter och utredning kring social hållbarhet. Barnperspektivet ska beaktas i myndighetsutövning i ärenden där barn är berörda. Avdelningen för individ- och familjeomsorg arbetar aktivt med att göra barn delaktiga. Ett viktigt utvecklingsområde framöver är att dokumentera detta arbete. År 2016 ska verksamheten arbeta vidare med barns delaktighet genom att implementera rutiner och koppla dessa till utredningsprocessen samt genomföra enkätundersökning riktad till barn. På biståndssidan inom avdelningen för vård och omsorg pågår ett arbete för att säkerställa att flickor och pojkar varit dokumenterat delaktiga i ärenden som berör dem. Samarbete med förskoleförvaltningen har möjliggjort hembesök för att ge information kring rätten till allmän förskola. Den skolförberedande insatsen, Att leka och lära tillsammans (ALLT) med gemensamma aktiviteter i hemmet för föräldrar med barn som inte deltar i allmän förskola, fortsätter under Stadsområdesförvaltningens föräldrakommunikatörer vistas regelbundet på förskolor och de öppna förskolorna i stadsområdet, vilka är viktiga kontaktytor kring flickor och pojkar i stadsområdet. Genom SSP (skola, socialtjänst, polis) sker samarbete med andra nämnder och aktörer. Det förebyggande arbetet fokuserar på droganvändning, unga i riskzon samt trender och tendenser i närområdet. Som ett led i att ytterligare utveckla det tvärsektoriella samarbetet kring goda uppväxtvillkor för barn och unga bör SSP-organisationen ses över under Indikator Andelen flickor och pojkar inom stadsområdesnämndens fritidsverksamhet som anser sig vara delaktiga och ha inflytande. Kommentar Under år 2015 har den besöksnöjdhetsenkät, som planeras att genomföras i samtliga stadsområdesförvaltningar, testats i Stadsområdesförvaltning Innerstaden. Ingen data finns att tillgå för Stadsområdesnämnd Öster för Enkäten kommer under 2016 att genomföras på samtliga mötesplatser inom stadsområdesförvaltningarna vid två tillfällen. Andel flickor och pojkar som varit dokumenterat delaktiga i ärenden som berör dem (slumpmässigt urval) Urvalet av 20 utredningar gjordes från en lista på samtliga barnavårdsutredningar som avslutades under 2015, fram till och med gällande barn och ungdomar 7-18 år. Från åldersgrupperna 9-17 år valdes två ärenden ut per ålder, från åldern 6, 7 och 18 år valdes ett ärende ut per ålder. Slumpmässigheten bestod i att var 5, 10, 15, 20 osv ärende på listan markerades. Undantag gjordes om det var ett ensamkommande barn, eller en kortare utredning för att besluta om fortsatt bistånd eller om socialsekreteraren var handläggare i två tidigare valda ärenden. I dessa fall togs nästa namn på listan. På så sätt valdes 11 flickor och 9 pojkar ut. Resultatet visar att det har gjorts barnsamtal i 13 av 20 utredningar. Orsaken till att inte samtal ägt rum i 7 av utredningarna är dokumenterat i respektive utredning. Angivna anledningar är att barnet inte vill för att det redan har andra samtalskontakter, till exempel BUP eller familjebehandlare eller att barnet pratat med socialsekreterare i tidigare utredning och tycker att det räcker. I ett fall var anledningen att uppgifter i anmälan byggde på inaktuella uppgifter. Samtliga har erbjudits barnsamtal. Därmed är bedömningskriteriet uppnått. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

26 2.4 Målområde 4 - En öppen stad Kommunfullmäktigemål - Malmö ska vara en öppen, jämställd och inkluderande stad, fri från diskriminering, där alla ges lika rättigheter och möjligheter och där mångfalden är en tillgång. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom uppdragen för jämställdhetsintegrering och mot diskriminering såväl i kontakt med brukare och malmöbor som med medarbetare. Stadsområdesnämnd Öster har bidragit till kommunfullmäktigemålet genom utbildning och information och genom dialog tillsammans med medarbetare, kvinnor och män, flickor och pojkar boende i stadsområdet och med samarbetsaktörer. Värdegrundsarbete tillsammans med flickor och pojkar i skolan, workshops för dialog kring jämställdhet och utbildning kring HBTQ-frågor är exempel på genomförda aktiviteter som bedöms ha bidragit till kommunfullmäktiges mål. Samtidigt kräver arbetet med att göra jämställdhetsanalyser och att omsätta resultat av redan genomförda jämställdhetsanalyser ett tydligare fokus framöver. Jämställdhetsanalyser är ett första steg i arbetet för likvärdig verksamhet och bemötande för flickor och pojkar, kvinnor och män. Sedan år 2013 har 15 jämställdhetsanalyser gjorts, varav tre under Att omsätta resultat av analyser i konkreta åtgärder är huvudsyftet med arbetet och här återstår förankring och implementering i nämndens verksamheter. Cirka hälften av analyserna har hittills lett till åtgärder som påverkat service eller insatser för flickor och pojkar, kvinnor och män som på olika sätt kommer i kontakt med verksamheterna. Stadsområdesnämnd Östers bedömning är att det inför kommande års arbete finns flera utvecklingsområden för att ytterligare bidra till kommunfullmäktigemålet. I de verksamheter som jämställdhetsanalyser ännu inte tagits fram krävs grundläggande aktiviteter för att ta reda på nuläge. Vidare behöver arbetet på strategisk och förvaltningsövergripande nivå vidareutvecklas. Könsuppdelad statistik och resultat av genomförda jämställdhetsanalyser behöver i större utsträckning användas på ett strukturerat sätt i utvecklingsarbetet. För att utveckla arbetet med jämställdhetsintegrerade arbetsplatser i nämndens verksamhet pågår arbete utifrån Plan för jämställd personalpolitik. Nämndsmål: Alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt fördelade utifrån behov. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har delvis genomförts. Sedan år 2013 har sammanlagt 15 jämställdhetsanalyser tagits fram inom nämndens verksamheter. Tre av dessa har genomförts under För sju av analyserna har åtgärder genomförts eller pågår. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 delvis har uppnåtts. Jämställdhetsanalyser är grundläggande verktyg i arbetet för likvärdig verksamhet och bemötande för kvinnor och män, flickor och pojkar och ska ligga till grund för åtgärder som gör skillnad i ett Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

27 jämställdhetsperspektiv. Att omsätta resultat av analyser i konkreta åtgärder är ett långsiktigt arbete. Uppföljningen av 2015 års arbete visar att nya jämställdhetsanalyser behöver tas fram, bland annat inom vård- och omsorgsverksamheten, samt att arbetet på strategisk nivå behöver vidareutvecklas. Det handlar även om att i större utsträckning använda könsuppdelad statistik och resultat av genomförda jämställdhetsanalyser på ett strukturerat sätt i utvecklingsarbetet. Jämställdhetsintegrering och arbete mot diskriminering har genomförts i form av kompetensutveckling för både medarbetare, kvinnor och män, flickor och pojkar boende i stadsområdet och för samarbetsaktörer. Genom projektet #100 Workshops har dialog förts med malmöbor, tjänstemän och olika aktörer. Tolv jämställdhetsambassadörer har varit verksamma och 122 workshops har genomförts. Under Malmöfestivalen hade #100 Workshops en så kallad Jämställdhetsbod för att kunna nå ut till fler Malmöbor och genomförde 155 workshops på plats med cirka 1300 besökare. Responsen från deltagare har varit positiv. Såväl kvinnor och män, flickor och pojkar har uppgett att mötet har varit intresseväckande, roligt och gett ny energi till att själva fortsätta verka för jämställdhet. Medarbetare som möter unga kvinnor och män på mötesplatser har deltagit i kompetensutveckling kring HBTQ-frågor. Även medarbetare inom avdelningarna för vård och omsorg och individoch familjeomsorg har genomgått utbildning i HBTQ-frågor. Även om kompetensutveckling har genomförts inom samtliga verksamheter under året bedöms behovet av fortsatta utbildningsinsatser finnas inför Unga flickor och pojkar är en viktig del av målgruppen för värdegrundsarbete. Nämndens verksamhet har bidragit till övningar i samarbete kring värdegrund och likabehandling tillsammans med elever i 28 klasser/grupper i skolor i stadsområdet. Samarbetet, som under året har tydliggjorts genom samverkansöverenskommelser mellan respektive skola och nämndens verksamhet, fortsätter nu med inhämtade erfarenheter som utgångspunkt. Erfarenheter från höstens arbete att, utifrån genomförd jämställdhetsanalys inom föräldrakommunikatörernas verksamhet, bjuda in till en riktad föräldrakurs till män kommer att ligga till grund för utveckling av verksamheten. Under 2016 ska materialet för COPE ses över för att säkerställa att det tilltalar alla föräldrar för att kunna öka antalet pappors närvaro på de generella COPE-utbildningarna. Indikator Jämställdhetsanalyser och genomförda åtgärder. Kommentar Uppföljning av antal jämställdhetsanalyser och genomförda åtgärder har skett utifrån en gemensam checklista för stadsområdesförvaltningarna. Sammanlagt tre jämställdhetsanalyser har genomförts, två inom individ och familj och en inom områdesutveckling. Åtgärder som påverkar stadsområdesförvaltningens service/insatser till flickor och pojkar, kvinnor och män som kopplar till dessa analyser har ännu inte genomförts. Sedan år 2013, har totalt 15 analyser gjorts: tre år 2013, nio år 2014 och tre år Åtgärder som påverkar service/insatser till flickor och pojkar, män och kvinnor som kopplar till dessa analyser har skett i sju fall. Arbete med att genomföra åtgärder utifrån resultaten från resterande analyser har skett delvis eller är fortfarande under utveckling. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

28 2.5 Målområde 5 - En stad för alla Kommunfullmäktigemål - Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom sitt uppdrag att öka kvaliteten inom nämndens verksamheter. Stadsområdesnämnden har arbetat för att bidra till kommunfullmäktigemålet genom att fortsätta att utveckla formerna för inflytande och delaktighet för de kvinnor och män, flickor och pojkar som är i behov av och som använder verksamhetens tjänster. Inom avdelningen för vård och omsorg har alla kvinnor och män inom ordinärt och särskilt boende en namngiven kontaktman och erbjuds möjlighet att vara delaktiga kring framtagandet av genomförandeplaner. Detta bedöms bidra till kontinuitet i kontakten med personal och till att stärka relationerna. Det i sin tur kan bidra till brukares upplevelse av trygghet. Behov av anhörigstöd har uppmärksammats genom en kartläggning under året och en förvaltningsgemensam utvecklingsplan har tagits fram. Detta för att ytterligare stärka arbetet med anhörigstöd inom samtliga avdelningar. Stadsområdesnämndens uppsökande verksamhet bland unga föräldrar bedöms ha gett viktiga erfarenheter för det fortsatta arbetet. En utbildningsplan om den nationella värdegrunden har tagits fram och påbörjats inom samtliga verksamheter inom avdelningen för vård och omsorg. Det bedöms dock finnas behov av att stärka utvecklingen på flera områden och därmed säkra möjligheterna för inflytande och trygghet. Fler kvinnor och män inom avdelningen för individoch familjeomsorg behöver bli delaktiga i sin planering genom individuella genomförandeplaner. Resultatet av brukarundersökningar visar att upplevelsen av inflytande respektive trygghet hos kvinnor och män i ordinärt och särskilt boende kräver fortsatta utvecklingsinsatser på flera områden. I stadsområdesnämndens bidrag till ökad måluppfyllelse krävs fortsatt utveckling av kvalitet och brukarfokus. Nämndsmål: Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har delvis fullföljts. Indikatorn visar att nöjdheten kring trygghet i hemmet och personalens hänsyn till åsikter och klagomål inom ordinärt boende mellan år 2014 och år 2015 har ökat samtidigt som nöjdheten är oförändrad när det gäller brukarnas möjligheter att påverka vilka tider som de får hjälp. Nöjdheten inom ordinärt boende kring förtroendet för personalen, som kommer hem till brukaren, har minskat. Inom särskilt boende har nöjdheten kring samtliga frågor minskat. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 delvis har uppnåtts. Under 2015 har nuvarande anhörigstöd kartlagts och en utvecklingsplan har tagits fram. I planen slås fast att anhörigstödsfunktionen ska stärkas samt att anhörigstödsambassadörer ska finnas inom varje avdelning. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

29 Stadsområdesförvaltningen har genomfört uppsökande verksamhet för att erbjuda stöd till målgruppen unga mammor och pappor. Exempel på detta är barnvagnsbio för unga föräldrar. I samband med det ombads föräldrarna att svara på en enkät. Resultatet av aktiviteten och de ytterligare två tillfällen som ska genomföras år 2016 ska ligga till grund för det fortsatta arbetet. Vård- och omsorgsverksamheten har arbetat på olika sätt för att brukare ska erbjudas möjlighet att delta, ha inflytande och känna trygghet över när och hur insatserna ska utföras. Alla kvinnor och män inom ordinärt och särskilt boende har nu en namngiven kontaktman och erbjuds möjlighet att vara delaktiga vid upprättande och uppföljning av genomförandeplaner. Detta arbetssätt ska bidra till kontinuitet i kontakten med personal och till att stärka relationerna. Det i sin tur bedöms bidra till den enskildes upplevelse av trygghet. Användningen av BIC (Behov i centrum) har utvecklats. Nyanställda inom ordinärt boende får information om Malmö stads värdighetsgarantier. Inom enheten för korttidsboenden har en enkät för utvärdering av inflytande, delaktighet och trygghet genomförts. Enkäten omfattar frågor om möjlighet till inflytande och delaktighet i vården samt om upplevd trygghet. Viktiga utvecklingsområden framöver handlar om individuella genomförandeplaner inom individoch familjeomsorgen samt fortsatt utvecklingsarbete för förbättrade resultat i Socialstyrelsens årliga brukarundersökning när det gäller nöjdheten hos kvinnor och män i ordinärt och särskilt boende. Indikator Resultat av brukarundersökningen inom ordinärt boende och särskilt boende. Kommentar Denna indikator mäts enligt fyra frågor i den årliga brukarundersökningen inom särskilt boende och hemtjänst. Resultatet (i andel positiva svar) framgår nedan. A) Brukar du kunna påverka vid vilka tider du får hjälp: SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst 46 % 50 % 46 % Särskilt boende 52 % 58 % 62 % B) Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras? SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst 72 % 78 % 71 % Särskilt boende 70 % 75 % 81 % C) Hur tryggt eller otryggt känns det att bo hemma / på ditt äldreboende? SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst 81 % 80 % 78 % Särskilt boende 89 % 88 % 91 % Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

30 Indikator Kommentar D) Känner du förtroende för personalen som kommer hem till dig / på ditt äldreboende? SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst 81 % 86 % 83 % Särskilt boende 82 % 82 % 89 % E) Är sammantaget nöjd med hemtjänsten/ äldreboendet SoN Öster 2015 Malmö stad 2015 SoN Öster 2014 Hemtjänst 82 % 82 % 80 % Särskilt boende 79 % 81 % 81 % Stadsområdesnämnd Öster ligger över Malmö stads genomsnitt vad gäller trygghet i hemmet och äldreboendet samt förtroendet för personalen vid äldreboendena. Vad gäller övriga undersökta frågor ligger Stadsområdesnämnd Öster under Malmö stads genomsnitt. Vid jämförelse med resultatet för ordinärt och särskilt boende inom Stadsområdesförvaltning Öster mellan år 2014 och 2015 noteras såväl ökad som oförändrad/minskad nöjdhet bland brukarna. Inom ordinärt boende har nöjdheten kring tryggheten i hemmet och personalens hänsyn till åsikter och klagomål ökat. Nöjdheten är oförändrad när det gäller brukarnas möjligheter att påverka vilka tider som de får hjälp, medan nöjdheten kring förtroendet för personalen som kommer hem till brukaren har minskat. Inom särskilt boende har nöjdheten kring samtliga frågor minskat. 2.6 Målområde 6 - En trygg och tillgänglig stad Kommunfullmäktigemål - I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom sitt uppdrag att förebygga ohälsa och otrygghet. Stadsområdesnämnden har arbetat för att bidra till kommunfullmäktigemålet genom att i samverkan med kvinnor och män, flickor och pojkar boende i stadsområdet, nämnder, myndigheter, fastighetsägare och föreningar fortsätta att utveckla samarbetsstrukturer för det kontinuerliga, förebyggande och trygghetsskapande arbetet. Gemensamma insatser för att skapa ett tryggt område för flickor och pojkar sker i samverkan med polis, räddningstjänst, fastighetsägare, föreningar, andra förvaltningar i Malmö och flera andra lokala aktörer. Veckovisa fredagsmöten är ett strukturerat och väl beprövat dialog- och samverkansforum med polis, räddningstjänst och andra nämnder. Befintliga mötesplatser såsom medborgarkontor och bland annat de stadsområdesvärdar som varje dag året runt rör sig i stadsområdet skapar viktiga kanaler och arenor för dialog med och information till medborgare. Genom trygghetsvandringar i stadsområdet har information om boendes och andra aktörers upplevelse av trygghet och synpunkter för förbättringar identifierats, vilket utgör ett viktigt underlag för insatser år Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

31 Kompetenshöjning kring våld i nära relation har genomförts för all personal inom avdelningen för individ- och familjeomsorg. Det förebyggande arbetet för att minska fallolyckor hos äldre har utvecklats under året. Stadsområdesnämndens bedömning är att det finns upparbetade strukturer och arbetssätt tillsammans med andra aktörer för det fortsatta arbetet med att bidra till kommunfullmäktigemålet. Gränsöverskridande samarbete och aktiv dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområdet är även fortsättningsvis viktiga utgångspunkter för trygghetsskapande utvecklingsarbete. Kompetensutveckling för medarbetare som möter malmöborna när det gäller säkerhet i hemmet är även fortsättningsvis en viktig del av arbetet. Nämndsmål: Stadsområdesnämnd Öster ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har fullföljts. Indikatorn anger antal fallolyckor i hemmet. Uppföljning av utvecklingen kommer att göras för helår Malmös trygghetsundersökning (MOMS) genomfördes i oktober 2015 och resultat finns tillgängligt tidigast till våren Utifrån bedömning kring de fullföljda åtagandena är den samlade bedömningen att nämndsmålet för 2015 har uppnåtts. Ett förebyggande trygghetsarbete pågår där tvärsektoriellt samarbete är en viktig del. Veckovisa fredagsmöten fortsätter att vara viktiga dialog- och samverkansforum med polis, räddningstjänst och andra nämnder. När oväntade händelser inträffar blir mötesplatser viktiga informationskanaler och ger möjlighet till dialog med medborgare. Under våren påverkade oroligheter i staden och i stadsområdet upplevelsen av trygghet hos boende i stadsområdet. Polisen fanns då, vid behov, på plats på medborgarkontor Varda. Fyra trygghetsvandringar har genomförts i området med fokus på unga kvinnor, bostadsområdet Herrgården samt mötesplatsernas besökare (Seniorrum och Träffpunkten). Trygghetsvandringarna har skett i samverkan med föreningar, fastighetsägare, förtroendevalda och tjänstemän i Malmö stad, räddningstjänsten och polisen. Bristande belysning, bil- och mopedkörning och samlingar av ungdomsgäng är några av de synpunkter som framkommit. Samtliga synpunkter har lämnats till berörda aktörer om grund för fortsatt arbete under Homeparties, en ny form av trygghetssamtal i hemmiljö, har genomförts med kvinnor, medarbetare från stadsområdesförvaltningen, polis och räddningstjänst. Samtliga medarbetare inom avdelningen för individ- och familjeomsorg har genomgått utbildning kring våld i nära relationer. Här finns ett specialinriktat team för arbete med våldsutsatta kvinnor och män, flickor och pojkar. Avdelningen för vård och omsorg planerar att arbeta mot våld i nära relation inom en korttidsenhet och en hemtjänstgrupp. Inom avdelningen för vård och omsorg sker förebyggande arbete för att minska fallolyckor. Checklistor finns och riskbedömningar genomförs regelbundet i samtliga verksamheter. Under året startade en balansträningsgrupp med sjukgymnast som utbildats i den evidensbaserade metoden OTAGO. Fixar-tjänsten har som uppdrag att vid hembesök åtgärda vissa risker och bidrar Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

32 till det fallförebyggande arbetet. Kommande resultat av Malmös trygghetsundersökning blir ett viktigt underlag för den fortsatta inriktningen av stadsområdesnämndens arbete med trygghetsskapande aktiviteter i samarbete med övriga aktörer. Indikator Upplevd trygghet hos kvinnor och män i Malmös områdesundersökning (MOMS). Fallolyckor bland kvinnor och män 75 år och äldre i hemmet. Kommentar På grund av försenade resultat från Malmö områdesundersökning kan indikatorn inte kommenteras. De första preliminära resultaten väntas under våren Registrerade fallolyckor tas fram centralt i Malmö stad och omfattar fallolyckor hos brukare som har insatser från vård och omsorg. Från och med 1 maj redovisas enbart fallolyckor inom ordinärt boende. Tertial 2 (maj-augusti): 210 fall (86 män och 124 kvinnor) Tertial 3 (september-december): 242 fall (79 män och 163 kvinnor) Under tertial 3 var det 919 brukare (308 män och 611 kvinnor) som hade insatser inom ordinärt boende. Eftersom det inte går att urskilja ur fallstatistiken om en individ har fallit flera gånger är det dock svårt att relatera fallstatistiken med det totala antalet brukare. 2.7 Målområde 7 - En kreativ stad Kommunfullmäktigemål - I Malmö ska alla kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom sitt uppdrag att erbjuda lokal fritids- och kulturverksamhet och stadsområdesbibliotek. Stadsområdesnämnden har arbetat för att bidra till kommunfullmäktigemålet genom att utveckla meningsfulla och jämställda kultur- och fritidsaktiviteter i dialog med flickor och pojkar, kvinnor och män samt i samverkan andra aktörer. Samarbete med föreningar, studieförbund och andra samarbetspartners är en viktig framgångsfaktor för att förebygga ohälsa och otrygghet och för att stärka inflytande och delaktighet för flickor och pojkar, kvinnor och män. Samarbetet har utökats till att omfatta fler aktörer och det strukturerade samarbetet har stärkts genom att samarbetsöverenskommelser tecknats med flera föreningar. Besöksantalet på mötesplatser för flickor och pojkar inom nämndens verksamhet har ökat och det är nu en jämnare fördelning mellan könen. Den enkätundersökning bland flickor och pojkar om meningsfull fritid som genomfördes 2014 har varit ett viktigt underlag i utformningen av jämställda mötesplatser liksom andra undersökningar som genomförts bland barn och unga under året. Mötesplatser för äldre har haft fler besökare än under föregående år. På Rosengårdsbiblioteket noteras också ett större besöksantal. Ökningen här bedöms bero på att många söker sig till bibliotekets språkcafé. Besöksantalet per öppetdag på Husiebiblioteket har också ökat. Utveckling av meningsfulla fritidsaktiviteter för kvinnor och män i särskilda boenden pågår och den kommungemensamma verksamheten Guldstunder bidrar till det sociala innehållet med hela Malmö som arbetsfält. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

33 Stadsområdesnämnd Östers bedömning är att det finns upparbetade strukturer och arbetssätt för att i samverkan med föreningar och andra lokala aktörer utveckla fritid och kultur för kvinnor och män, flickor och pojkar i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter. En viktig framgångsfaktor handlar om samarbetsöverenskommelser. Att utgå ifrån brukarundersökningar och dialogen med malmöborna vid planering och utformning av meningsfulla kultur- och fritidsaktiviteter är en annan viktig framgångsfaktor. Fortsatt utveckling av mötesplatser för malmöbor i olika åldrar och bibliotek bedöms vara av stor betydelse för att malmöbor ska kunna stärkas och utvecklas. Nämndsmål: Stadsområdsnämnd Öster ska i samverkan med andra utveckla fritid och kultur för kvinnor och män, flickor och pojkar i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har fullföljts. Indikatorn visar att antalet kvinnor och män, flickor och pojkar har ökat på samtliga mötesplatser och att könsfördelningen blivit jämnare, samt att antalet samarbetspartners har ökat. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 har uppnåtts. Samarbetet med aktörer kring kultur- och fritidsaktiviteter har utvecklats för att kunna erbjuda ett brett utbud av aktiviteter som är anpassade till stadsområdets flickor och pojkars behov. Antalet samarbetspartners har ökat till 50 jämfört med 25 år Som ett led i att stärka kvaliteten på samarbetet strävar verksamheterna att skriva samverkansavtal med aktörerna. Antalet flickor och pojkar som besökt mötesplatser har ökat jämfört med år Andelen flickor respektive pojkar är relativt jämn inom verksamheter som riktar sig till åldersgruppen 7-15 år. På mötesplatsen Bricks för åldersgruppen år har andelen flickor ökat, vilket bidrar till en jämnare fördelning mellan könen. Genom att stödja flickor och pojkar att prova nya kultur- och fritidsaktiviteter visar erfarenheterna att möjligheterna ökar för att de sedan på egen hand fortsätter med fritidsaktiviteter. Genusperspektivet är här en viktig utgångspunkt. Tillgängliga och meningsfulla aktiviteter för flickor och pojkar är viktigt för att förebygga ohälsa och otrygghet och för att stärka demokrati. Inom individ- och familjeomsorgen uppmärksammas flickor och pojkars behov av fritidsaktiviteter och fysiska aktiviteter. Under 2015 har 79 pojkar och 65 flickor beviljats fritidspeng. Arbetet med att utveckla Tegelhuset till en arena för kultur- och fritidsaktiviteter har utgått ifrån behov och önskemål från unga kvinnor och män i bland annat 2014 års enkätundersökning om meningsfull fritid. Som ett led i att stärka kvaliteten på samarbetet med externa aktörer har under året skrivits samarbetsöverenskommelser med flera föreningar och en nätverksträff för att öka samarbetet mellan de föreningar som redan är verksamma inom huset har genomförts. Föräldrakommunikatörerna har under året startat föräldracafé varannan vecka i Tegelhuset samt barnvagnsbio vid tre tillfällen. Träffpunkten och Seniorrum noterar en ökning av antalet besökare jämfört med föregående år. Ökningen har varit jämn sett till kvinnor respektive män. För att erbjuda fritids- och kulturaktiviteter inom särskilt boende har samarbete etablerats med Studiefrämjandet, Svenska kyrkan, projektet "Clownronden", olika arrangörer av aktiviteter som till exempel musikunderhållning genom Lions klubb och Zumba för äldre och lokala förskolor. I vissa verksamheter finns aktivitetsombud. Guldstunder har arbetat aktivt för att utveckla det so- Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

34 ciala innehållet i verksamheten. På Rosengårdsbiblioteket har antalet besökare ökat och språkcaféet har varit så välbesökt att alla besökare vid vissa tillfällen inte fått plats. Husiebibliotekets besöksantal har ökat sett till antal besökare per öppetdag. Indikator Köns- och åldersuppdelad besöksstatistik. Kommentar Mötesplatser för barn och unga 2015 Antal Andel, % Verksamhet Flickor Pojkar Flickor Pojkar Lärande hela dagen och Ungdomshuset, ålder 7-15 Bricks mötesplats, ålder Totalt Antal Andel, % Verksamhet Flickor Pojkar Flickor Pojkar Lärande hela dagen och Ungdomshuset, ålder 7-15 Bricks mötesplats, ålder ,5 49, ,4 70,6 Totalt Antalet flickor och pojkar har ökat på samtliga mötesplatser jämfört med På Ungdomshuset och Lärande hela dagen förklaras ökningen (21 procent) bland annat av ett bredare utbud av verksamheter samt ökad rastverksamhet. Särskilt på Rosengårdsskolan har antalet flickor och pojkar ökat till följd av aktiviteter såsom skoltidning, pyssel och läsfrämjande verksamhet. En annan förklaring bedöms vara att Lärande hela dagen avvecklades på Värner Rydén i början av Istället startades verksamhet på Örtagårdsskolan och Kryddgårdsskolan, båda F-6 skolor. Verksamhet har därmed funnits på två skolor istället för på en. Dessutom har det visat sig att de yngre barnen är lättare att nå med aktiviteter som sker i anslutning till skoldagens slut jämfört med äldre. Ingen större skillnad ses mellan flickor och pojkar. Även i Bricks mötesplats på Tegelhuset har antalet besökare ökat (48 procent). En förklaring är att i synnerhet antalet unga kvinnor har ökat som ett led i arbetet med #100 workshops. Vidare har mer uppsökande verksamhet och stärkt bemanning lett till utökade öppettider och ett bredare utbud av aktiviteter. Att antalet föreningar i Tegelhuset har ökat kan också haft en positiv effekt. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

35 Indikator Kommentar Mötesplatser för vuxna 2015 Män Kvinnor Totalt Seniorrum (25%) (75%) Träffpunkten (26%) (74%) Husiebiblioteket Män Kvinnor Totalt Seniorrum (19%) (81%) Träffpunkten (28%) (72%) Husiebiblioteket Rosengårdsbiblioteket Rosengårdsbiblioteket Seniorrum och Träffpunkten noterar en ökning av totala antalet besökare jämfört med På Seniorrum rör det sig om en ökning med 17 procent och på Träffpunkten med 11 procent. Ökningen är jämn sett till kvinnor och män och förklaras på båda mötesplatserna med ett mer riktat utbud av aktiviteter utifrån besökarnas efterfrågan. På Rosengårdsbiblioteket har antalet besökare ökat med 6,7 procent. Ökningen tros främst bero på att många söker sig till bibliotekets språkcafé. På Husiebiblioteket noteras en marginell minskning med 1,5 procent. Minskningen bedöms bero på att biblioteket hölls stängt en vecka i samband med renovering. Sett till besöksantal per öppetdag ökade Husiebiblioteket dock med 7,3 procent. I nuläget är inte en könsuppdelad statistik möjlig på biblioteken. Under 2016 kommer stickprovsundersökningar att göras för att få en uppfattning om könsfördelningen. Förekomst av samarbetsformer med föreningar och andra delar av civilsamhället kring mötesplatserna. Samarbete sker med cirka 50 externa aktörer. År 2014 uppgick antalet till Målområde 8 - En ekologiskt hållbar stad Kommunfullmäktigemål - Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom sitt uppdrag att främja en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling och att förebygga ohälsa och otrygghet. Stadsområdesnämnd Öster har bidragit till kommunfullmäktigemålet genom att arbeta aktivt för att kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska ha tillgång till bostad och till en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö. Detta sker både långsiktigt genom att aktivt delta i stadsutvecklingsprojekt i närområdet och direkt för att motverka hemlöshet. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

36 I det strategiska och långsiktiga arbetet finns flera exempel på pågående utvecklingsprocesser som syftar till att stödja Malmös utveckling som en attraktiv och tillgänglig stad. Hållbar stadsutveckling i nära dialog med boende och aktörer i närområdet är i detta sammanhang en viktig förutsättning för framgång. Stadsområdesnämnden har arbetat aktivt för att synliggöra de synpunkter och behov som kommit fram i dialog med malmöborna. Arbetet med att förmedla och förankra lokala kunskaper om närområdet fortsätter med denna inriktning. Stadsområdesnämndens arbete har samtidigt påverkats betydligt av rådande omvärldssituation. Bostadsbristen i Malmö och i stadsområde Öster har haft stor påverkan på möjligheterna att kunna minska hemlösheten. Kvinnor och män, flickor och pojkar, som bott i andra hand eller som varit inneboende ökar, liksom personer eller familjer som kommer med familjeanknytning till personer som redan bor i Sverige. Detta är ofta till en person som inte har ordnad boendesituation och där familjen ansöker om boende när de anländer till Sverige. Trångboddhet bedöms bli en av effekterna. Detta bedöms inverka negativt på malmöbornas, inte minst barns, livsvillkor. Hemlöshet som från början var resultatet av en strukturell problematik tenderar övergå i social problematik och utanförskap. De senaste årens utveckling av hemlösheten i Malmö gör att det krävs ett fortsatt, målinriktat samarbete på olika nivåer i staden för att öka tillgången till bostäder. Vidare krävs fortsatta insatser för att stödja kvinnor och män, flickor och pojkar till förstahandskontrakt. Antalet övertagna förstahandskontrakt har ökat under 2015, vilket innebär att fler vuxna och barn kan få en tryggare bostadssituation. Samtidigt har det stora inflödet av nya personer/ familjer som är i behov av bostad haft en omfattande inverkan på nämndens arbete med måluppfyllelse. Det kommer att krävas fortsatt samverkan med fastighetsägare kring tillgång till fler bostäder och för att tidigt uppmärksamma och förebygga risk för avhysning. Avgörande för ökad måluppfyllelse är en ökad tillgång till bostäder. Nämndsmål: Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har fullföljts genom aktivt samarbete med fastighetsägare för att möjliggöra förstahandskontrakt. Vidare har samverkan med andra nämnder genomförts för att utveckla möjligheter till lokal påverkan av stadsområdets miljö. Dock visar indikatorerna att antal kvinnor och män, flickor och pojkar som är hemlösa av såväl sociala som strukturella orsaker ökat jämfört med tidigare år. Detta till följd av ett kontinuerligt ökande inflöde av malmöbor med behov av bostad samtidigt som bostadsbrist råder. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 inte har uppnåtts. Utgångspunkten för stadsområdesnämndens arbete är att kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska ha tillgång till bostad och till en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö. Detta sker såväl strategiskt och långsiktigt som direkt vid hemlöshet. Inom ramen för det långsiktiga arbetet ingår nämnden som aktiv part i flera stadsutvecklingsprocesser. En viktig utgångspunkt är att synliggöra de behov som framkommit vid dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar. Detta för att förmedla och förankra lokala kunskaper om närområdet. Exempel på sådana processer är: Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

37 Botildenborg, en planerad förtätning i södra Rosengård med mål om nya bostäder och sammankoppling av området, Amiralsstaden med mål att skapa fler bostäder och arbetstillfällen genom förtätning Culture Casbah - en planerad förtätning längs Rosengårdsstråket. Projektet Stadsbruk där fokus ligger på att skapa arbetstillfällen och bidra till en grön, ekologisk stad. Ögårdsparken, där en förstudie pågår med fokus på trygghet, delaktighet och jämställdhet. En viktig omvärldsfaktor, som har betydande inverkan på stadsområdesnämndens arbete mot hemlöshet, är den bostadsbrist som råder i Malmö och i stadsområdet. Gruppen hemlösa som under kortare eller längre tid bott i andra hand eller som har varit inneboende ökar markant. Även personer/familjer som kommer till familjeanknytning ökar. Detta är ofta till en eller flera personer som inte har ordnat sin boendesituation och där familjen ansöker om boende från första dagen de anländer till Sverige. Många familjer och ensamstående personer bor inneboende. Detta bidrar till att det finns en hög andel trångbodda familjer. Det kan konstateras att strukturell problematik med tiden ofta övergår till social problematik. Det är viktigt att skapa förutsättningar för förstahandskontrakt för familjer i genomgångslägenheter och lägenheter med sociala kontrakt. Under året har 56 förstahandskontrakt tagits över, vilket innebär att fler vuxna och barn kan få en tryggare bostadssituation. Fortsatt samverkan med fastighetsägare kring tillgång till lägenheter och för att tidigt uppmärksamma och förebygga risk för avhysning bedöms som strategiskt viktigt framöver. Den bostadstillsyn och det boendestöd som utvecklats inom nämndens verksamhet är en annan viktig framgångsfaktor i det fortsatta arbetet. Indikator Antal kvinnor och män, flickor och pojkar som är hemlösa av sociala och strukturella orsaker. Kommentar Indikatorn visar att bedömningskriteriet inte är uppnått. Mätningen utgår ifrån den hemlöshetsräkning som görs årligen i Malmö stad. I 2015 års hemlöshetskartläggning fanns 208 barn registrerade i de familjer som begärt socialtjänstens hjälp med sin boendesituation under mätperioden Av totalt 303 ärenden i stadsområdet är orsaken till boendeproblemen bristande förankring på bostadsmarknaden i 252 fall, skulder/störningar i 30 fall och våld i familjen i 21 fall. En betydande orsak till bristande förankring på bostadsmarknaden är att man är nyanländ i Sverige. Totalt sett har andelen familjer/personer som söker hjälp med anledning av hemlöshet ökat de senaste åren. Mellan åren 2013 och 2014 planade ökningen ut för att under 2015 stiga igen och särskilt i jämförelse med 163 ärenden år En markant ökande grupp hemlösa är de som under en kortare eller längre tid har haft ett andrahandsboende eller som har varit inneboende. Dessa familjer/personer uppsöker ofta individ- och familjeomsorgens Enhet Vuxna akut med förhoppningen om att erhålla en lägenhet genom socialtjänsten. En annan grupp som ökar är personer/familjer som kommer till familjeanknytning, vanligtvis till en person som inte har ordnat boendesituation och där familjen ansöker om boende från första dag dem anländer till Sverige. Många familjer och ensamstående personer bor inneboende i stadsområdet. Detta bidrar till att det finns en hög andel trångbodda familjer. Det kan konstateras att strukturell problematik med tiden övergår till socialproblematik. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

38 Kommunfullmäktigemål - Malmö ska vara en hälsofrämjande och klimatsmart stad där det är enkelt att göra hållbara val. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden påverkar kommunfullmäktigemålet genom sitt uppdrag att främja en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. Stadsområdesnämnden har bidragit till kommunfullmäktigemålet genom att fortsätta arbetet för att minska sin negativa påverkan på klimat och miljö. Utgångspunkten för detta arbete är att öka hållbara inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor i nämndens verksamheter, och att säkerställa att gång-, cykel och kollektivtrafik vid medarbetares transporter prioriteras. Andelen inköpta ekologiska livsmedel inom stadsområdesnämndens verksamheter har ökat. Däremot har andelen etiskt certifierade livsmedel minskat jämfört med år Bakomliggande orsaker till utvecklingen kring inköp ska vidare analyseras och ligga till grund för det fortsatta arbetet för att bidra till kommunfullmäktigemålet. Stadsområdesnämnden bedömer att det krävs kontinuerliga informationsinsatser och kompetensutveckling för chefer och medarbetare för att säkerställa att resepolicyn följs och att hållbara inköp prioriteras inom nämndens verksamheter. Vidare krävs ett aktivt arbete för att utveckla metoder för styrning och uppföljning av medarbetarnas resor. Nämndsmål: Nämnden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har delvis genomförts. Indikatorn visar att andelen inköpta livsmedel som är ekologiska har ökat, medan andelen inköpta etiskt certifierade varor minskat. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 delvis har uppnåtts. För att minska den negativa påverkan på klimat och miljö var utgångspunkten för 2015 att arbeta för att öka inköp av ekologiskt och etiskt certifierade varor, samt att säkerställa att medarbetare vid tjänsteresor väljer det färdsätt som är både miljöanpassat och kostnadseffektivt. Vid jämförelse mellan år 2014 och 2015 har inköp av ekologiska livsmedel ökat med 36 procent. Samtliga stadsområdesförvaltningar och Malmö stad i genomsnitt uppvisar en positiv utveckling på detta område. Stadsområdesnämnd Östers resultat (30 procent) ligger under genomsnittet för samtliga stadsområdesförvaltningar (31 procent) och även för Malmö som helhet (55 procent). Inköpen av etiskt certifierade livsmedel (kaffe, te och kakao) har under samma jämförelseperiod minskat med 10 procent. Från att år 2014 ha legat över genomsnittet för såväl samtliga stadsområdesnämnder som Malmö stad som helhet visar resultatet för Stadsområdesnämnd Öster år 2015 på det motsatta förhållandet (Stadsområde Öster: 75 procent, Samtliga stadsområdesnämnder: 80 procent, Malmö stad: 79 procent). Det är utvecklingen inom avdelningen för vård och omsorg som påverkar resultatet. Övriga verksamhetsområden ligger vid jämförelse mellan 2014 och 2015 antingen i nivå med eller över resultatet när det gäller inköp av etiskt certifierade varor. Utbildning för samtliga chefer kring applikationen Ekonomi för chefer, där bland annat uppgifter om inköp av ekologiska livsmedel och etiskt certifierade varor kan hämtas, har genomförts under senare delen av Denna applikation syftar bland annat till att stödja verksamheten i arbetet med att styra och följa upp arbetet. En uppföljning av arbetet utifrån Malmö stads resepolicy gjordes i samband med delårsrapport Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

39 januari-augusti Avdelningschefer tillfrågades om hur de informerat om resepolicyn. Majoriteten uppgav att de i någon form har informerat sina medarbetare om principerna för Malmö stads resepolicy. Inför år 2016 kommer det att krävas aktiva åtgärder för att ytterligare analysera bakomliggande orsaker till utvecklingen kring inköp. En viktig framgångsfaktor för att öka ekologiska livsmedel och etiskt certifierade varor bedöms även fortsättningsvis vara riktad kompetensutveckling för chefer och inköpsansvariga. För att kunna säkerställa att medarbetare vid tjänsteresor väljer det färdsätt som har lägst miljöbelastning är bedömningen att det krävs ett aktivt arbete med att utveckla metoder för uppföljning av resepolicyn. Detta i syfte att följa utveckling och behov av vidare informations- och utbildningsinsatser. Indikator Andelen ekologiskt och etiskt certifierade inköp av livsmedel som görs av verksamheten. Kommentar Andel, % ekologiska inköp: SoF Helår -15 Helår -14 Förändring -14 /2015 % Öster % Alla SoF % Malmö stad % Andel, % etiskt certifierade inköp: SoF Helår -15 Helår -14 Förändring -14 /2015 % Öster % Alla SoF % Malmö stad % Av förvaltningens verksamheter står vård- och omsorg för de största inköpsvolymerna såväl när det gäller livsmedel som kaffe, te och kakao. Andelen inköp av etisk certifierade varor har här minskat, från 83 procent år 2014 till 74 procent Individ- och familjeomsorg ligger i detta sammanhang på samma nivå vid jämförelse mellan åren (79 procent), medan områdesutveckling har ökat från 78 till 87 procent. 2.9 Målområde 9 - En stad med bra arbetsvillkor Kommunfullmäktigemål - Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nämnden i sin roll som arbetsgivare påverkar kommunfullmäktigemålet genom att arbeta för att vara en attraktiv arbetsgivare där anställda inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar. Stadsområdesnämnden har bidragit till kommunfullmäktigemålet genom att ge arbetet med att minska andelen timavlönade hög prioritet. Detta har gett resultat. Andelen timavlönade timmar har sjunkit jämfört med år Inom nämndens verksamhet finns vidare inga ofrivilligt deltids- Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

40 anställda medarbetare. Gemensamma riktlinjer mot och rutiner vid kränkande särbehandling och trakasserier respektive våld och hot har implementerats utifrån Plan för jämställd personalpolitik. Arbete pågår för öka andelen heltidsanställda inom nämndens verksamheter och även detta arbete har gett resultat. Andelen har ökat sedan år Dock krävs även fortsättningsvis ett koncentrerat utvecklingsarbete för att bidra till ökad måluppfyllelse. Kompetensutveckling kring bemanningsplanering inom avdelningen för vård och omsorg ska fortsätta under våren Detta för att ytterligare öka kunskaperna kring bemanningsplanering och schemaläggning, vilket bedöms skapa förutsättningar för ökad måluppfyllelse. Samtidigt som utvecklingen bedöms som positiv inom flera av nämndens prioriterade områden kan det konstateras att sjukfrånvaron inom de flesta av nämndens verksamheter har ökat och att frisknärvaron minskat jämfört med Utvecklingen i Malmö stad totalt sett visar på samma tendens. Även i ett nationellt perspektiv har kvinnors och mäns sjukfrånvaro ökat och fortsätter att öka. Stadsområdesnämnd Östers arbete med arbetsmiljö och rehabilitering enligt gemensamma processer i Malmö stad kommer att kräva ett större fokus framöver. Arbetet med att minska sjukfrånvaron är prioriterat och flera aktiviteter pågår för att sätta in riktade insatser. En viktig framgångsfaktor under år 2016 och framöver är att utveckla samarbetet med företagshälsovård och försäkringskassa. Nämndsmål: Stadsområdesnämnd Öster ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar. De åtaganden som legat till grund för arbetet med nämndsmålet har delvis fullföljts. Indikatorerna visar att antalet timmar utförda av timavlönade har minskat och att det inom stadsområdesförvaltningen inte finns ofrivilligt deltidsanställda. Utvecklingen av andelen heltidstjänster går också i positiv riktning. Samtidigt är sjukfrånvaron fortsatt hög. Den samlade bedömningen är att nämndsmålet för 2015 delvis har uppnåtts. För att skapa goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar pågår arbete med att minska andelen timavlönade, minska sjukfrånvaron, öka andelen heltidsanställda, tillgodose önskemål om önskad tjänstgöringsgrad och enligt Plan för jämställd personalpolitik. Hög kompetens och goda anställningsvillkor bedöms skapa förutsättningar för att möta medborgarnas behov. Andelen timavlönade timmar har sjunkit från 13 till 9 procent jämfört med samma tid Detta bedöms vara resultatet av ett aktivt arbete under år Förvaltningen har vidare inga ofrivilligt deltidsanställda. Sjukfrånvaron har ökat med 0,75 procent jämfört med En ökning har skett inom hela Malmö stad. Den totala sjukfrånvaron för förvaltningen ligger i nivå med övriga stadsområdesförvaltningar. Samtliga verksamheter förutom avdelningen för områdesutveckling har haft en högre sjukfrånvaro jämfört med samma period tidigare år. Störst ökning har skett inom avdelningar som tidigare haft en låg sjukfrånvaro jämfört med genomsnittet i Malmö stad. Kompetensutveckling kring bemanningsplanering inom avdelningen för vård och omsorg har pågått under 2015 och fortsätter under Andelen heltidsanställda inom nämndens verksam- Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

41 heter har ökat. Arbetet förväntas bidra till en ytterligare ökning av andel heltidsanställda på sikt. Utvecklingsarbetet utifrån Plan för jämställd personalpolitik pågår. Implementering av gemensamma riktlinjer mot och rutiner vid kränkande särbehandling och trakasserier respektive våld och hot har genomförts. Samtliga verksamheter har implementerat nytt stödmaterial för medarbetarsamtal och APT. Andelen anställda med utländsk bakgrund har ökat. En förutsättning för att skapa en god arbetsmiljö och friska medarbetare är att verksamheterna bedriver förebyggande- och systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetet med att minska sjukfrånvaron fortsätter under 2016 i enlighet med Förvaltningsövergripande handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete I handlingsplanen tydliggörs bland annat förvaltningens aktiva rehabiliteringsåtgärder. Samarbetet med företagshälsovården och försäkringskassan ska utvecklas ytterligare för att minska sjukfrånvaron. Särskild uppmärksamhet kommer att riktas mot arbetsplatser inom stadsområdesnämndens ansvarsområde med hög sjukfrånvaro. Indikator Andel timmar som utförs av timavlönade kvinnor och män. Kommentar Statistik över andelen timmar som utförs av timavlönade kvinnor och män perioderna 1 januari - 31 december 2014 och 2015 har hämtats från Qlickview. Statistiken baseras på underlag som hämtats ur personalsystemet Personec och omfattar all personal. Andel i procent av all närvaro 2015 Totalt Kvinnor Män Malmö stad 6,30 5,90 7,50 SoF Norr 6,9 6,5 8,8 SoF Öster 8,6 8,4 10,0 SoF Söder 7,6 7,1 10,7 SoF Väster 7,2 6,3 11,4 SoF Innerstaden 6,5 6,1 8,3 Andel i procent av all närvaro 2014 Totalt Kvinnor Män Malmö stad 6,5 6,5 6,7 SoF Norr 9,0 8,4 11,6 SoF Öster 12,8 12,3 16,1 SoF Söder 7,0 6,6 10,2 SoF Väster 10,3 9,5 13,8 SoF Innerstaden 7,7 7,4 9,6 Andel timavlönade timmar som utförs av timavlönade var under perioden januari - 31 december procent. Målet för helåret 2015 är att den genomsnittliga andelen timavlönade ska utgöra högst 9 procent av den totala närvaron. Arbetet i enlighet med handlingsplanen för att minska timavlönade har haft avsedd effekt. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

42 Indikator Kommentar Frisknärvaro och sjukfrånvaro. Statistik från Qlickview. Sjukfrånvaro Organisation Totalt 2015 Kvinnor Män Totalt 2014 Kvinnor Män Malmö stad 6,85 7,61 4,37 6,28 6,91 4,18 SoF Norr ,86 6,38 6,82 7,01 5,78 SoF Öster 8,17 8,81 3,90 7,42 7,89 4,18 SoF Söder 8,30 8,75 4,77 6,67 6,91 4,66 SoF Väster 8,08 8,78 4,44 7,93 8,52 4,51 7,96 8,53 4,73 7,33 7,60 5,74 SoFÖ BIVO 7,1 7,1 7,03 4,19 4,23 3,84 SoFÖ IOF 5,07 5,56 2,65 4,17 4,49 2,62 SoFÖ OU 5,82 6,46 4,84 6,82 6,29 7,73 SoFÖ VOO 9,21 9,74 4,2 8,54 8,99 3,79 Frisknärvaro Organisation Total andel i % Andel kvinnor, % Andel män, % SoF Norr SoF Norr SoF Öster SoF Öster SoF Söder SoF Söder SoF Väster SoF Väster Malmö Stad SoF Innerstaden SoF Innerstaden SoF Innerstaden ,9 71,1 75,3 72,9 72,5 75,0 71,6 71,9 70,1 75,1 73,5 86,4 71,9 70,9 81,0 75,2 74,8 78,8 74,4 72,9 82,5 75,7 74,7 81,1 70,2 69,2 75,5 75,2 74,0 82,4 72,8 71,0 78,2 Malmö Stad ,4 72,9 79,4 Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

43 Indikator Kommentar 11 Frisknärvaron i SoF Öster är något lägre än snittet för Malmö stad. Frisknärvaron hade i november 2015 minskat inom SoF Öster i jämförelse med november En minskning i frisknärvaron har skett inom hela Malmö stad och inom samtliga stadsområdesförvaltningar. Andel heltidstjänster. Statistik över antalet respektive andelen heltidsanställda har hämtats från Qlickview. Tabellen visar antal respektive andel (i procent) heltidsanställda, Malmö stad och stadsområdesförvaltningarna (både tillsvidare- och visstidsanställda). November 2015 Totalt antal Andel totalt Kvinna Man Kvinna Man SoF Norr ,86 72,62 74,01 SoF Öster SoF Söder SoF Väster SoF Innerstaden ,76 69,05 81, ,41 81,23 82, ,45 62,94 66, ,33 71,51 76,95 November år 2014 Totalt antal Andel totalt Kvinna Man Kvinna Man SoF Norr ,33 70,74 74,51 SoF Öster SoF Söder SoF Väster SoF Innerstaden ,30 66,34 82, ,10 79,44 85, ,66 62,42 63, ,15 72,63 76,23 Andelen heltidsanställda i november 2015 har ökat sedan november Andelen heltidsanställda var i 68 procent november 2014 och 71 procent i november 2015 vilket är en ökning med 3 procent. Vård och omsorg har högst andel deltidsanställda. Arbete pågår med att fortsätta öka andelen heltidstjänster inom vård och omsorg, detta fortsätter under Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

44 Indikator Kommentar Andel ofrivilligt deltidsanställda kvinnor och män. Statistik har hämtats från Winlas. Statistiken baseras på underlag som registrerats i systemet och avser tillsvidareanställd personal. Andelen ofrivilligt deltidsanställda var i december 2015 och december procent. Stadsområdesförvaltning Öster December 2015 December 2014 Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Antal deltidsanställda medarbetare Antal ofrivilligt deltidsanställda (t.v.) * Därav mer än sex månader ** Andel ofrivilligt deltidsanställda (%) Mer än sex månader 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

45 3 Uppföljning av verksamhet 3.1 Viktiga händelser Med året inleddes en ny mandatperiod och två introduktionsdagar för stadsområdesnämnden. Nämndens uppdrag från kommunfullmäktige, speciallagstiftning inom nämndens ansvarsområde och dialog med avdelningschefer från individ och familjeomsorg, vård och omsorg samt områdesutveckling - viktiga förutsättningarna för nämndens styrning och ledning - stod på dagordningen. I mars antog stadsområdesnämnden nämndsbudgeten för 2015 med nämndsmål och indikatorer. Dessa var resultatet av en gemensam arbetsprocess mellan stadsområdesnämnderna, på uppdrag av kommunfullmäktige, i syfte att ta fram gemensamma nämndsmål och indikatorer. Stadsområdesförvaltning Östers Verksamhetsplan 2015 med åtaganden, mått på åtaganden och aktiviteter kopplade till nämndens mål presenterades för nämnden i april. Uppföljning av nämndens mål gjordes för första gången i delårsrapport januari-augusti Stadsområdesnämnd Öster fastställde inför 2015 följande prioriterade utvecklingsområden: Brukaren i fokus Kvalitet och resultat Samarbete och samverkan för utveckling Jämställdhetsintegrering och arbete mot diskriminering, samt Kompetensförsörjning Som ett led i att fokusera på kvalitet och resultat i ett brukarperspektiv har två temadagar för nämnden genomförts. Den första temadagen handlade bland annat om Malmökommissionens arbete, CTC Almgården, stadsutveckling, Hela familjen Öster, Aktivitetscenter Tegelhuset och föreläsning av Maskrosbarn med ett tydligt fokus på samarbete och samverkan för utveckling. Den andra temadagen inriktades på verksamhet och utveckling inom vård- och omsorgsverksamheten. Under året har en extra satsning gjorts på bemötande- och värdegrundsfrågor i form av föreläsningar om Det goda värdskapet för alla medarbetare i förvaltningen, vilket följdes upp på olika sätt i nämndens verksamheter. Satsningen kommer att fortsätta under Höstens extraordinära läge med ett betydande antal kvinnor och män, flickor och pojkar på flykt till Sverige har ställt stora krav på Malmö stads organisation, så också på stadsområdesnämnd Östers verksamheter. Stadsområdesnämndens mötesplatser har under hösten varit viktiga träffpunkter för nyanlända. Ett ökat antal ensamkommande barn och unga samt andra nyanlända ungdomar har sökt sig till mötesplatserna för unga och många nyanlända familjer har vänt sig till medborgarkontoret Varda och Rosengårdsbiblioteket för att söka kunskap, träna svenska på språkcaféet och påbörja sin etablering i Sverige. Enligt kommunövergripande riktlinjer ska stadsområdesnämnden särskilt rapportera arbetet enligt Plan för jämställd personalpolitik. Detta görs genom den ordinarie uppföljningen till och med åtaganden i denna rapport kopplat till målområde 9. De aktiviteter som ligger till grund för uppföljningen av åtaganden framgår av bilaga 1. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

46 3.1.1 Individ och familj Övergripande och gemensamma händelser Under året har ett omfattande kvalitetsarbete pågått inom avdelningen. Detta har resulterat i kortare handläggningstid, ökad rättssäkerhet och ökad förutsägbarhet för medborgaren i hanteringen av både ansökningar och anmälningar. Utvecklingen av kvalitetsarbetet kommer att fortsätta även under Tillsammans med övriga stadsområdesförvaltningar har en plan för gemensam introduktion av nya medarbetare tagits fram. Denna kommer att implementeras under Under 2015 gjorde Arbetsmiljöverket en inspektion av socialsekreterares arbetsmiljö i fyra av Malmö stads fem stadsområden, dock inte i Öster. Då samtliga inspektionsmeddelanden hade likartade krav på åtgärder har en gemensam planering av det fortsatta arbetsmiljöarbetet gjorts. Den framtagna planen ska genomföras under Försörjningsstöd Arbetet med att erbjuda kvinnor och män som uppbär försörjningsstöd tätare besök hos socialsekreterare fortsätter. Genom tät kontakt upprättas mer träffsäkra genomförandeplaner som bättre möter den enskildes behov av stöd för att nå målet självförsörjning. Det nära samarbetet med såväl Arbetsförmedlingen som med Jobb Malmö har fortsatt under året, för att ytterligare förbättra förutsättningarna för den enskilde att få rätt stöd och insatser. De senaste årens ökning av antalet hushåll som uppbär försörjningsstöd har under 2015 avtagit i Malmö stad, och i stadsområde Öster har antalet hushåll som uppbär försörjningsstöd minskat något under Rädda Barnen pekar i sin årliga barnfattigdomsrapport på att den viktigaste faktorn för att långsiktigt utrota barnfattigdom är att skapa förutsättningar för en etablering på arbetsmarknaden. Forskning har bekräftat ett tydligt samband mellan föräldrars sysselsättningsgrad och ungdomars utbildningsnivå. Barn till föräldrar som uppbär försörjningsstöd och lågutbildade föräldrar löper ökad risk att hamna i långvarig social utsatthet med låga betyg i grundskolan, lägre sannolikhet att klara gymnasiet och högre sannolikhet att själv vara försörjningsstödstagare eller helt sakna inkomster vid 22 års ålder. Antalet barnfamiljer som uppbar försörjningsstöd under 2015, minskade totalt med ett hushåll i Malmö stad. I stadsområde Öster minskade antalet barnfamiljer som uppbar försörjningsstöd med 20 hushåll. Inom ramen för arbetet i projektet Hela Familjen Öster sätts fokus på barnfamiljer som uppburit försörjningsstöd under minst 36 månader. Arbetssättet, med färre ärenden per socialsekreterare och tät samverkan mellan individ- och familjeomsorg, Arbetsförmedling, skola, fritid och Jobb Malmö, har visat sig vara lönsamt såväl ur ett medborgarperspektiv som ekonomiskt. Enligt projektplanen skulle kostnadsminskningar med 407 tkr uppnås genom ökad sysselsättningsgrad hos föräldrarna och en förbättrad psykosocial situation med minskad beteendeproblematik hos barnen. Utifrån uppnådda resultat via sänkt försörjningsstöd och minskade öppenvårdskostnader kan projektet vid senaste redovisningen uppvisa kostnadsminskningar motsvarande 670 tkr sedan projektstarten. Barn och unga Stadsområdesnämnd Öster ser att utvecklingen när det gäller anmälningar och inledda utredningar kring barn och ungdomar särskilt bör följas framöver. Antalet orosanmälningar ökade med 31 Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

47 procent under 2015, och uppgick totalt till 2477 anmälningar. Utvecklingen följer den i hela landet, och bedöms bland annat bero på den lagändring som innebär att utredning nu ska inledas i samtliga fall där barn kan ha bevittnat våld mot närstående. Det är av vikt att varje barn som befinner sig i en utsatt situation får snabbt stöd. Föräldrar som namngetts i en anmälan till socialförvaltningen upplever ofta situationen som orolig, och en lång väntan på kontakt och möjlighet till förståelse för vad som händer kan medföra ytterligare oro för den enskilde. Trots den stora ökningen av inkomna orosanmälningar erbjuds medborgare i kontakt med individ- och familjeomsorgens enhet för barn och familj en besökstid inom fem arbetsdagar, och samtliga utredningar inleds inom reglerad tid. Regeringens nationella samordnare för den sociala barn- och ungdomsvården gjorde under hösten 2015 ett besök i stadsområde Öster. I samband med detta framhölls stadsområdesnämnd Öster som ett föredöme på flera punkter, bl.a. beträffande chefers tillgänglighet för medarbetare, utredningstid samt arbetet med utveckling och kvalitetsarbete. Antalet ensamkommande barn har ökat kraftigt, i Malmö stad och i landet i stort. Detta har medfört att det under den senare delen av 2015 varit mycket svårt att hitta platser i familjehem, HVBhem (hem för vård och boende) och på institutioner för de barn som har behov av denna typ av insats. Den stora efterfrågan på platser tenderar att driva upp priserna, samtidigt som Migrationsverket ersätter kommunerna utifrån en schablonkostnad som ofta understiger den faktiska kostnaden. Bostadsbrist Stadsområdesnämnd Öster har fått 43 av de 100 extra lägenheter som MKB (Malmö kommunala bostadsaktiebolag) tilldelat Malmö stad. Bostadsbristen är fortsatt stor i stadsområdet. Som ett led i att förbättra tillsynen i de lägenheter som stadsområdesnämnden ansvarar för, har verksamheten under året utökats med tre nya bovärdar. Med bättre tillsyn och mer stöd i boendet ökar kvinnors och mäns möjlighet att erhålla och behålla ett förstahandskontrakt. Med ett stadigvarande boende ökar möjligheten för den enskilde att få och bibehålla arbete och studier samtidigt som barnen får bättre förutsättningar för att klara sin skolgång. Under 2015 skedde 56 kontraktsövertag genom stadsområdesnämndens försorg, att jämföras med 37 kontraktsövertag under Vård och omsorg Övergripande och gemensamma händelser Regeringens beslut att tilldela stimulansmedel för en ökad bemanning inom äldreomsorgen medgav bemanningsförstärkningar under hösten Syftet med satsningen var att skapa ökad trygghet och kvalitet för de kvinnor och män som erhåller stöd och hjälp. Medarbetare inom avdelningen för vård och omsorg har medverkat i dialog om framtagandet av ett nytt hälso- och sjukvårdsavtal som planeras träda i kraft under Om avtalet undertecknas kommer det att bli lättare för brukaren att få läkarstöd snabbare samtidigt som brukaren själv kan välja om man vill vårdas i hemmet eller inom slutenvård. Året präglades av ett intensivt arbete för att vända ett ekonomiskt underskott till en verksamhet som är i balans med budget. Handlingsplaner togs fram och verkställdes efter hand. Som ett led i detta arbete fattades även beslut om en samlad organisation inom vård och omsorg. Avdelningen Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

48 för bistånd inom vård och omsorg och avdelningen för verksamhet inom vård och omsorg är från och med den 1 januari 2016 en organisation inom förvaltningen. För att utveckla vård- och omsorgspersonalens bemötande gentemot brukare påbörjades en utbildning i Socialstyrelsens Nationella värdegrund inom alla verksamheter. Utbildningen fokuserar på och visar vilka etiska värden och normer som ska ligga till grund för utförandet av insatser i verksamheten. Utbildningen förväntas ge personalen ett gemensamt förhållningssätt i bemötandet av brukarna. För att säkra sommarrekrytering inom vård och omsorg påbörjades ett samarbete för en gemensam rekryteringskampanj mellan stadsområdenas vård och omsorg, HR och kommunikationsavdelningarna. Ett program för gemensam introduktion för nyanställda biståndshandläggare togs fram och startade hösten Planering för chefer på obekväm arbetstid genomfördes stadsområdesövergripande i samverkan mellan vård och omsorg och HR, start under Planering och underlag för upphandling av mobilitet i ordinärt boende genomfördes stadsområdesövergripande mellan avdelningen för vård och omsorg och stadskontorets välfärdsavdelning. Start sker under Myndighetsutövning Socialstyrelsens bedömningsmodell BIC (Behov i centrum) infördes i januari Bedömningsmodellen underlättar en systematisk bedömning av den enskildes samtliga behov av stöd och hjälp och underlättar att brukarens vilja tas till vara. För att förbättra den samlade bedömningen av varje brukares behov har samarbetet mellan berörda enheter och yrkesprofessioner utvecklats. För att uppnå målet om likvärdiga beslut har veckovisa ärendehandledningsmöten hållits, där samsyn och begreppet skälig levnadsnivå varit föremål för samtal. Därutöver har månatliga avstämningar mellan biståndshandläggare och sektionschefer inom ordinärt boende genomförts, samtidigt som samarbetet mellan biståndshandläggare, hemtjänsten och rehabpersonal har säkrats. Syftet har varit att brukarens beslut om stöd och hjälp ska överensstämma med verkställighet. Under början av året fanns det problem med faktureringen av brukares avgifter och Malmö stad saknade beredskap för att möta malmöbors frågor och synpunkter på fakturor och ökade avgifter. Problemen uppstod i samband med införandet av ett nytt verksamhetssystem och nya regler för avgiftsberäkning inom vård och omsorg. Under året har åtgärder vidtagits för att säkra arbetsgången, bland annat i form av att förenkla anvisningarna och att inleda samarbete med stadskontorets IT-avdelning. Korttidsvistelse På grund av sjuksköterskebrist reducerades antalet korttidsplatser under sommaren, för att säkerställa patientsäkerheten. Beläggningen var i början av året enligt budget, men har sedan sommaren varit lägre än budgeterat, samtidigt som slutenvården (Skånes Universitetssjukhus) signalerat om överbeläggning och svårigheter att få ut patienter till kommunen. En dialog med Skånes Universitetssjukhus och Sociala resursförvaltningen har inletts under året för att identifiera möjliga förbättringsområden i vårdplaneringsprocessen. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

49 En åtgärd som vidtagits till följd av den sviktande beläggningen är att omvandla 8-9 rehabiliteringsplatser till korttidsplats för personer med demenssjukdom eller symtom på demenssjukdom. Planering och förberedelser har skett under hösten och omvandlingen träder i kraft i februari Eftersom de kommungemensamma korttidsboendena inte omfattas av Socialstyrelsens nationella brukarundersökning har en egen brukarundersökning tagits fram för att kunna följa upp brukarens nöjdhet under vistelsen. Undersökningen, där resultatet på upplevd trygghet visade att 91,8 procent av brukarna känner sig trygga i verksamheten, kommer att ingå i det fortsatta utvecklingsarbetet för enheten. Särskilt och ordinärt boende samt hälso- och sjukvårdsenheten Upphandlingen av entreprenaden till gruppboendet Soltofta, som planeras vara klart för inflyttning under sommaren 2017, blev under året klar och en entreprenör blev utsedd. Den 1 december togs det första spadtaget. Den kommungemensamma verksamheten Guldstunder som bland annat erbjuder brukare att vistas i miljöer som inspirerar till att minnas äldre tider har under året fått en ny struktur där miljöer byggts upp på olika särskilda boenden, i syfte att nå fler brukare än tidigare samt för att öka det sociala innehållet/den sociala samvaron på boendena. Under året har beslutade timmar inom ordinärt boende överstigit budget. En av åtgärderna för att komma till rätta med underskottet har varit att påbörja arbetet med modellen Koll på hemtjänst. Denna modell är ett sätt att mäta effektiviteten gällande utförandet av insatser, kostnader och brukarnas nöjdhet. En annan åtgärd har varit att göra en översyn av organisationsstrukturen inom enheten för ordinärt boende. Översynen har lett till förslag till ny organisering av arbetet och påbörjas i början av gjordes även en översyn av det administrativa stödet inom samtliga enheter. Syftet med översynerna har varit att effektivisera verksamhetens resursanvändning och därmed bidra till högre kvalitet vid utförandet av insatser för kvinnor och män i stadsområdet. Insatser har också gjorts under 2015 i syfte att kvalitetssäkra och utveckla arbetet bland annat kring personer med demenssjukdom och personer i livets slut. Demensteamet, som syftar till att de kvinnor och män som är i behov av stöd ska känna trygghet, omfattar numera hela stadsområdet. Flertalet av gruppboendena använder de nationella kvalitetsregistren Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD) och Senior Alert. Därutöver deltar ett av vårdboendena i samarbete med externa aktörer i sluttestet av Nationella vårdplanen för palliativ vård (NVP). Sedan i september 2015 registrerar sjuksköterskorna i systemet. Ett annat utvecklingsarbete med fokus på ett fallförebyggande arbete har varit igångsättandet av en balansträningsgrupp med en specialutbildad sjukgymnast. En utvärdering av första gruppens resultat av träningen visade att majoriteten av deltagarna hade förbättrat den fysiska funktionsförmågan samt den upplevda säkerheten vid uppresning från sittande och gångförmågan Fritid och kultur Stadsområdesnämnd Östers ansvar för fritid- och kulturfrågor sorterar under avdelning för områdesutveckling. Året har präglats av ett fortsatt aktivt arbete med Malmökommissionens slutsatser som bas. Samarbete och samverkan över organisatoriska gränser är en framgångsfaktor i detta arbete. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

50 Ett fokusområde under 2015 har varit att arbeta för ökad kännedom om vilka möjligheter som finns när det gäller dialog och delaktighet bland malmöbor i alla åldrar i stadsområdet. Två kvalitativa kartläggningar av den sociala delaktigheten i stadsområdet har genomförts. Exempel på önskemål från de 108 svarande är fler caféer, lekparker, utegym samt lokaler för gemensamma aktiviteter. Avdelningen för områdesutveckling har inför framtagandet av verksamhetsplan 2016 involverat malmöbor i processen som ett led i att utveckla arbetssätt och verksamheter utifrån malmöbors behov och idéer. Arbetet med att öka antalet medborgarförslag har intensifierats, däribland en workshop på Videdalsskolan kring närdemokrati. Sammantaget har detta resulterat i att Stadsområdesnämnd Öster under 2015 fått in 128 medborgarförslag. Av dessa kommer 65 från kvinnor/flickor och 63 från män/pojkar. I pilotprojektet Communities that care (CTC) Almgården har en områdesprofil för Almgården tagits fram, där områdets lokala behov och styrkor tydliggjorts. I slutet av augusti genomfördes en framtidsworkshop på Ungdomshuset med elever på Höjaskolan. Eleverna målade, skrev och berättade om hur de vill att deras område ska vara om 10 år. Framtidsmålningarna presenterades på en fest i Ögårdsparken i september som även blev ett tillfälle att informera om CTC. Utifrån områdesprofil och boendedialog har en handlingsplan för de kommande tio åren tagits fram i samverkan med medverkande aktörer. Stadsområdesförvaltning Öster beviljades, inför 2015, 245 Tkr från stadskontoret för att genomföra projektet #100 Workshops under 2015, i syfte att väcka frågor och föra samtal om jämställdhet. Sammanlagt har 122 workshops och 1290 quiz genomförts under året. Dessa workshops har genomförts av tolv jämställdhetsambassadörer som har verkat på skolor, företag, föreningar, inom kommunens verksamheter samt på event och mässor. En stor satsning gjordes även under Malmöfestivalen. Under hösten har tio nya jämställdhetsambassadörer utbildats för att kunna fortsätta arbetet under Projektet har fått stor uppmärksamhet och bedöms på ett positivt sätt ha bidragit till att öka medvetenheten och kunskapen om jämställdhet bland Malmöbor i olika åldrar. Utvecklingen av Tegelhuset är ett led i arbetet med att bättre möta behovet av fritidssysselsättning hos flickor och pojkar, kvinnor och män samt erbjuda stöd i att söka arbete och utbildning. Det finns i dagsläget 25 föreningar som i samarbete med Tegelhuset erbjuder ungdomar i åldern år fritidsaktiviteter. Områdesprogram Herrgården avslutades i december med en gemensam konferens för de fem områdesprogrammen. En slutrapport för Områdesprogram Herrgården har tagits fram med en beskrivning av den utveckling som skett under den aktuella femårsperioden. I Kraftsamling Herrgården ingår nu ett 60-tal aktörer från idéburen, offentlig och privat sektor. Kraftsamling Herrgården bedöms säkerställa att det långsiktiga utvecklingsarbetet i Herrgården fortsätter. Konkreta insatser som skett under 2015 är de så kallade Homeparties som består av samtal på tema trygghet, hemma hos kvinnor i Herrgården. Ett 20-tal dialogkvällar på medborgarkontoret Varda har genomförts i samverkan med externa aktörer utifrån önskemål och vanliga frågor från medborgarkontorets besökare. Dialogkvällarna har bland annat handlat om boende i samverkan med fastighetsägare, mammografi i samverkan med Region Skåne samt om frågor kring förskola/grundskola. I juni arrangerades en sommarfest i Vänskapsparken med aktiviteter för stora och små. Läsfrämjande insatser har fortsatt i samarbete mellan Rosengårdsbiblioteket och Lärande hela dagen. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

51 Under sommaren tog avdelning för områdesutveckling emot ett trettiotal sommarlovsjobbande ungdomar inom ramen för Ung i sommar. Ungdomarna har bland annat fått arbeta på biblioteken, med simundervisning för yngre barn, med utflykter i området för barn, unga och deras föräldrar samt på Pop up-café i Ögårdsparken som var ett direkt önskemål från boende i Almgården. Bedömningen är att satsningen bidrar till att de deltagande ungdomarna växer och utvecklas genom att de får prova på ett första jobb med möjlighet att ta ansvar, planera samt träna på att samarbeta med andra. Årets första del präglades av en del oroligheter i stadsområdet liksom i övriga delar av staden. De veckovisa, så kallade, fredagsmötena har fortsatt att vara viktiga dialog- och samverkansforum mellan polis, räddningstjänst och andra förvaltningar inom staden. Vid behov har polisen funnits på plats på medborgarkontoret Varda och andra mötesplatser. Fyra trygghetsvandringar har genomförts under året med fokus på unga kvinnor, bostadsområdet Herrgården samt stadsområdets mötesplatser för äldre. Synpunkter som framkommit har förts vidare till ansvarig aktör och vandringarna bedöms bidra till en god medborgardialog samt till att lokala problem i närområdet kan åtgärdas relativt snabbt. Det ökade antalet nyanlända har bland annat märkts på stadsområdets mötesplatser. På Rosengårdsbiblioteket har antalet besökare på språkcaféet ökat markant. Vid något tillfälle har mer än 120 besökare noterats vilket är över lokalernas kapacitet. Även Tegelhuset har haft besök av ensamkommande barn och tillsammans med områdesvärdarna har aktiviteter arrangerats. Särskilt populär var den fotbollsturnering som arrangerades av ungdomsrådet i Herrgårdens sporthall med ett 70-tal deltagare från de närliggande transitboendena Övrig och gemensam verksamhet Under året har stadsområdesförvaltningens HR-avdelning tillsammans med företagshälsovården Feelgood genomfört workshops i rehabilitering med fokus på att minska sjukfrånvaron. Detta är ett strategiskt utvecklingsområde för förvaltningen. Malmö stads utvecklingsarbete kring styrning och ledning med mål har inneburit nära samarbete med övriga nämnder och förvaltningar inom Malmö stad och lagt grunden för arbetet med planering och uppföljning inom stadsområdesförvaltning Öster. Under året har interna utbildningar för handläggare i respektive avdelning genomförts i det verktyg för måluppföljning, Stratsys, som används inom samtliga nämnder i Malmö stad. Inför år 2016 ska organisationen i Stratsys utvecklas och fler användare erbjudas utbildning. Syftet är att underlätta arbetet med styrning och uppföljning av mål i verksamheten, för att bidra till ökad kvalitet för flickor och pojkar, kvinnor och män som kommer i kontakt med nämndens verksamhet. En analysgrupp har inrättats i förvaltningen, med handläggare från respektive avdelning, som såväl i samband med delårsrapport januari - augusti 2015 som i samband med årsanalysen analyserat och bedömt måluppfyllelse. Med detta som utgångspunkt har förvaltningsledningen genomfört särskilda möten för dialog och beslut kring måluppfyllelsen. I delårsrapport januari - augusti 2015 följdes återrapporteringen av kontrollmoment i den interna kontrollplanen upp. Rapporteringen följde beslutad tidplan. Förvaltningsledningen genomförde i september en uppföljning av avdelningarnas arbete hittills med att följa upp de risker som inte har ingått i intern kontrollplan Arbetet med intern kontroll för hela året 2015 redovisas i särskilt ärende till nämnd. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

52 Det kommunövergripande utvecklingsarbetet kring metodstöd för intern kontroll har utmynnat i en kommungemensam handbok för arbetet med intern kontroll, vilken under senare delen av 2015 varit ett viktigt underlag i arbetet både med uppföljning och med planering. Stadsområdesförvaltningen har bland annat deltagit i arbetet med att gå igenom processerna för styrning och uppföljning av intern kontroll i syfte att använda Stratsys som verktyg även för detta arbete. Under hösten 2015 har samtliga avdelningar genomfört riskanalyser inför år 2016 med stöd av handboken och Stratsys. 3.2 Nettokostnadsutveckling Nämndens nettokostnadsutveckling Tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Förändring i % Intäkter ,7 Kostnader ,0 Nettokostnad ,2 Nämndens nettokostnader ökade med 44,4 Mkr, vilket motsvarar 7,2 procent. Pris- och löneuppräkning motsvarar en nettokostnadsökning på 14 Mkr och nettokostnadsökningen avseende hemlösheten motsvarar 7,8 Mkr. Den 1 maj 2014 övertog Stadsområdesnämnd Öster ansvaret för den anslagsfinansierade verksamheten KRA, kommunens rehabiliteringsavdelning. Detta genererade en nettokostnadsökning motsvarande 7,2 Mkr. Samtidigt övertog nämnden det samlade ansvaret för all övrig korttidsverksamhet. Under hösten sjönk beläggningen vilket genererade lägre intäkter motsvarande 5 Mkr. Fler brukare inom LSS genererade en nettokostnadsökning motsvarande 5,5 Mkr Individ och familj Nettokostnadsutveckling Tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Förändring i % Intäkter ,5 Kostnader ,7 Nettokostnad ,3 Nettokostnaderna för individ- och familjeomsorg har ökat med 18 Mkr, vilket motsvarar 10,3 procent. Nettokostnaden för hemlösheten har ökat med 7,8 Mkr. Löneökningar dels till följd av att antalet tjänster har utökats till följd av Socialstyrelsens nya föreskrifter samt till följd av årlig lönerevision motsvarar en nettokostnadsökning om 1,8 Mkr. Kostnader för institutionsplacering vuxna, kostnad för extern öppenvård samt ökade kostnader för tolktjänster och lokaler motsvarar en nettokostnadsökning om 8,5 Mkr. Nettokostnaderna för institutionsplaceringar av barn och unga är oförändrade jämfört med Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

53 3.2.2 Vård och omsorg Nettokostnadsutveckling Tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Förändring i % Intäkter ,3 Kostnader ,3 Nettokostnad ,0 Nettokostnaden för vård och omsorg ökade med 23,5 Mkr, vilket motsvarar 6 procent. Pris- och löneuppräkning motsvarar en kostnadsökning på 10,3 Mkr. Fler brukare inom LSS genererar en kostnadsökning på 5,5 Mkr. Den 1 maj 2014 övertog Stadsområdesnämnd Öster ansvaret för den anslagsfinansierade verksamheten KRA, kommunens rehabiliteringsavdelning. Detta genererade en nettokostnadsökning motsvarande 7,2 Mkr. Låg beläggning på korttidsenheterna genererade lägre intäkter motsvarande 5 Mkr, fler timmar inom ordinärt boende genererade högre nettokostnad motsvarande 5,5 Mkr medan färre placeringar på särskilt boende genererade en nettokostnadsminskning motsvarande 10 Mkr Fritid och kultur Nettokostnadsutveckling Tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Förändring i % Intäkter ,0 Kostnader ,8 Nettokostnad ,8 För fritid- och kulturverksamheten har nettokostnaderna ökat med 1,7 Mkr, vilket motsvarar 5,8 procent. Cirka hälften av nettokostnadsökningen motsvarar pris- och löneuppräkning och andra hälften av nettokostnadsökningen är budgeterad och beror på utökad demografi redovisade fritids- och kulturverksamheten ett överskott motsvarande 1,4 Mkr till följd av planerade anpassningar inom verksamheten för att få ekonomin i balans inom förvaltningen redovisar verksamheten ett överskott om 1,3 Mkr Övrig och gemensam verksamhet Nettokostnadsutveckling Tkr Utfall 2015 Utfall 2014 Förändring i % Intäkter ,1 Kostnader ,6 Nettokostnad ,2 Nettokostnaderna för övrig och gemensam verksamhet har ökat med 1,2 Mkr, vilket motsvarar Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

54 6,2 procent. I budget 2014 gjorde kommunfullmäktige en budgetneddragning motsvarande 1,4 Mkr. I budget 2015 korrigerade kommunfullmäktige detta och motsvarande budgetökning gjordes. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

55 4 Uppföljning av ekonomin 4.1 Utfall Resultaträkning Tkr Utfall Budget Avvikelse Intäkter Totala intäkter Lönekostnader PO-pålägg Övriga personalkostnader Totala personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Nettokostnad Kommentar till utfall En grundläggande inriktning för 2015 har varit att skapa hållbara ekonomiska förutsättningar för en väl fungerande och effektiv verksamhet. Inför året fanns dock flera utmaningar och osäkerhetsfaktorer. Stadsområdets äldre befolkning hade 2013 och 2014 ett betydligt högre vårdbehov än budgeterat. Även hemlöshetsbudgeten bidrog till den ekonomiska obalansen 2013 och Den bekymmersamma utvecklingen inom vård och omsorg har, trots olika åtgärder, inte kunnat hävas under 2015 samtidigt som den fortsatt höga hemlösheten har varit en bidragande orsak till redovisat underskott Samtliga av nämndens verksamheter har under året tillämpat generell återhållsamhet. I utfallsprognos 1 prognostiserades ett underskott om 5,5 Mkr justerat för 75 procent av underskottet inom hemlösheten vilket resulterade i att stadsområdesnämnd Öster i april beslutade om en åtgärdsplan för ekonomi i balans. Det prognostiserade nollresultatet i delårsrapport 1 byggde på ett fortsatt aktivt arbete med de av nämnden beslutade åtgärdsplanerna. Även om åtgärder vidtagits inom samtliga verksamheter prognostiserades i delårsrapport 2 ett underskott om 11 Mkr efter justering enligt gällande regelverk kring hemlösheten. Detta resulterade i ytterligare en åtgärdsplan som beslutades i nämnden i oktober. Trots detta försämrades prognosen i utfallsprognos 2 med ytterligare 9 Mkr, totalt 20 Mkr. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

56 I bokslutet redovisas ett underskott inklusive hemlösheten om 38,7 Mkr. Justerat för 75 procent av underskott avseende hemlöshet uppgår förvaltningens underskott till 20 Mkr vilket överensstämmer med utfallsprognos 2. 8,7 Mkr avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande vilket kommunfullmäktige i december befriade nämnderna från resultatansvar för. Justerat för ökat flyktingmottagande redovisar Stadsområdesnämnd Öster ett underskott om 11,3 Mkr varav 6 Mkr avser 25 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten. Det redovisade underskottet återfinns inom avdelningen för vård och omsorg och inom hemlöshetsbudgeten medan övriga verksamheter redovisar överskott i enlighet med antagna åtgärdsplaner Beslutade/planerade åtgärder För att uppnå en verksamhet i balans med budget antog stadsområdesnämnden ytterligare en åtgärdsplan vid nämndssammanträdet i oktober. Förutom införandet av en ny och tydlig rapporteringsordning för att följa upp att alla biståndsbeslut omprövas i enlighet med riktlinjer, och med beslutade åtgärder, innehåller åtgärdsplanen åtgärder för strikt återhållsamhet inom alla verksamhetsområden. Vidare ingick en organisationsförändring inom vård och omsorg. Åtgärdsplanen har endast hunnit få marginell effekt och arbetet med en verksamhet i balans med budget fortsätter Från och med den 1 januari 2016 trädde en ny organisation inom vård och omsorg i kraft. Två avdelningar har slagits samman till en avdelning, avdelningen för vård och omsorg. Avdelningen ska skapa en gemensam kultur och struktur som främjar verksamheten till att ge ännu bättre service till malmöbon. Avdelningschefens uppdrag är bland annat att arbeta samman avdelningarna, få verksamheten i balans med budget och att se till att samarbetet inom avdelningen optimeras. Avdelningen för vård och omsorg har inom respektive enhet tagit fram egna handlingsplaner för att få en budget i balans. Dessa har utformats som en konkretisering av den av nämnden antagna åtgärdsplanen för en budget i balans. Arbetet med Koll på Hemtjänsten fortsätter i syfte att säkerställa rätt nivå på beslut och insats inom ordinärt boende. Samarbete och benchmarking med vårdgrannar inleddes under hösten för att öka effektiviteten inom enheten bistånd. Då behovet inom ordinärt boende överstigit budget 2015 görs en förstärkning med timmar i budget 2016, totalt timmar. För att möta den låga beläggning som varit under 2015 inom särskilt boende pågår planering för tidigareläggning av vårdboendeavveckling. Dessutom kommer bemanningen inom vårdboendena att fortsätta ses över. För att möta den, under hösten 2015, låga beläggningen på korttidsenheterna planeras för en omvandling av korttidsplatser för rehab till korttidsplatser för demenssjuka då det saknats demensplatser. Avdelningen för vård och omsorg följer dagligen beläggningen för att möta behovet. Inom myndighet LSS planeras förstärkning i syfte att rättssäkra beviljade beslut. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

57 4.2 Utfall per verksamhet Individ och familj Utfall Tkr Nettokostnad Kommunbidrag Avvikelse Utfall varav hemlöshet Tkr Nettokostnad Utfall jan-dec Avstämningsbelopp Avvikelse För individ- och familjeomsorg redovisas i bokslutet ett underskott om 19,0 Mkr. I resultatet ingår ett underskott avseende hemlösheten med 25 Mkr, varav stadsområdesnämnden enligt huvudregeln belastas med 25 procent. Detta motsvarar 6,3 Mkr. Justerat för 75 procent av underskottet i hemlöshetsbudgeten uppvisar verksamheten ett underskott om 0,2 Mkr. För individ och familjeomsorg, exklusive hemlöshet, redovisas i bokslutet ett överskott om 6,0 Mkr. Överskottet är ett resultat av den budgeterade reserven på 2,5 Mkr för hemlösheten och de planerade anpassningarna inom verksamheten för att få ekonomi i balans inom förvaltningen, däribland vakanshållning av vissa tjänster. För hemlöshet redovisas i bokslutet ett underskott om 25,0 Mkr. Antalet hemlösa är fortsatt högt samtidigt som hemlösa familjer bor länge i tillfälliga boenden. Detta i sin tur beror bland annat på svårigheter att finna permanenta lösningar för stora familjer Vård och omsorg Utfall Tkr Nettokostnad Kommunbidrag Avvikelse Utfall Vård och omsorg redovisar under 2015 ett underskott om 25,4 Mkr. En stor del av underskottet, cirka 13 Mkr, härrör från egen verksamhet inom ordinärt boende. Där har antalet beviljade timmar varje månad överstigit de budgeterade, och de för den egna verksamheten ersatta, timmarna per månad. Tidigare utskrivningar och ett ökat vårdbehov, särskilt i form av dubbelbemanning och extravak som inte varit ersatta i timpriset, har inneburit ökade personalkostnader. Genomsnittet av antal korttidsplatser per månad var 35,1 platser, drygt fem platser över det budgeterade 30. Detta har lett till ett underskott om 11,2 Mkr. Underskottet beror på att det köpts fler platser än beräknat samt att beläggningen i egen verksamhet har varit låg. Försäljningen till andra stadsområdesförvaltningar sjönk från halvårsskiftet och låg under prognosen resten av året. Budgeterat antal platser inom särskilt boende var 227 platser och utfallet blev 213,2 platser. Detta genererade ett överskott om 10,4 Mkr. Samtidigt finns det inom egen verksamhet ett underskott Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

58 om 3,2 Mkr framför allt beroende på för höga personalkostnader. Inom myndighet LSS redovisas ett underskott om 7,3 Mkr. Bedömningen var att det beviljade biståndet skulle minska under året, men istället har det skett en ökning framför allt inom korttidsvistelsen samtidigt som det har varit ett stort inflöde av nyansökningar av personlig assistans. Därutöver har medel avsatts för en föreliggande risk om att behöva betala ut retroaktiv ersättning för personlig assistans Fritid och kultur Utfall Tkr Nettokostnad Kommunbidrag Avvikelse Utfall För fritid och kultur redovisas ett överskott i bokslutet om 1,3 Mkr. Det redovisade överskottet är ett resultat av de planerade anpassningarna inom verksamheten för att få ekonomi i balans inom förvaltningen samt tillfälliga vakanser på personalsidan inom verksamheten. För den resursfördelade verksamheten redovisas i bokslutet ett överskott om 0,7 Mkr. För den anslagsfinansierade verksamheten bestående av stadsområdets två bibliotek och mötesplatser för unga redovisas i bokslutet ett överskott om 0,6 Mkr Övrig och gemensam verksamhet Utfall Tkr Nettokostnad Kommunbidrag Avvikelse Utfall För övrig och gemensam verksamhet redovisas i bokslutet ett överskott om 4,4 Mkr. För den resursfördelade verksamheten redovisas i bokslutet ett överskott om 4,3 Mkr. Överskottet är hänförligt till en förvaltningsövergripande buffert motsvarande 1,0 Mkr, kommunbidragsökning avseende höjda arbetsgivaravgifter motsvarande 1,8 Mkr samt anpassningar inom staben för att få en verksamhet i balans med budget inom hela stadsområdesnämndens verksamhet motsvarande 1,5 Mkr. Den anslagsfinansierade verksamheten redovisar ett överskott om 0,1 Mkr, vilket avser Områdesprogram Herrgården. 4.3 Investeringsram Typ av investering Utfall Budget Avvikelse Inventarier Projekt Soltofta Totalt Under året har investeringarna uppgått till 1,4 Mkr. Investeringarna avser framför allt projekt Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

59 Soltofta, nytt särskilt boende, samt investeringar inom de kommungemensamma korttidsenheterna. Investeringskostnaderna understiger beviljat utrymme i med 2,6 Mkr. Orsaken är framför allt det ekonomiska läget. Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

60 5 Särskild fråga från kommunstyrelsen 5.1 Hur har nämnden berörts av det ökade antalet människor på flykt i Malmö under hösten 2015? Antalet personer som kom till Sverige år 2015 översteg markant tidigare prognoser och har ställt stora krav på omställning av verksamheter inom Malmö stad. Stadsområdesnämnden såg en markant ökning av antalet besökare i de verksamheter som erbjuder samhällsinformation, som t ex Varda, bibliotek och övriga mötesplatser i stadsområdet. Under 2015 inleddes 117 utredningar avseende ensamkommande barn och unga, att jämföras med 35 utredningar under Befintliga resurser har tillfälligt omfördelats för att hantera situationen. Samtidigt har medarbetare inom avdelningen för individ och familjeomsorg under perioder bistått Sociala resursförvaltningen inom ramen för Social jour, och till det mottagande som upprättades vid Posthusplatsen. Detta medförde en ansträngd situation för verksamheten, och planerad verksamhetsutveckling fick skjutas på framtiden. Utfall nämndens nettokostnader för flyktingsituationen Förändring Statsbidragsintäkt Personalkostnader Övriga kostnader (inkl ev. kapitalkostnader) Ev. kommunbidragsfinansiering Summa nettokostnad Riktade statsbidrag Stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen är avsedda för att öka bemanningen inom den av kommunen finansierade vården och omsorgen om äldre. Syftet är att skapa ökad trygghet och kvalitet för den enskilde. Prestationsbaserat stimulansbidrag avseende Herrgården är avsedda för att stimulera till ett intensifierat urbant utvecklingsarbete. Ersättning från Migrationsverket för ensamkommande barn, asylsökande och barn med uppehållstillstånd. Prestationsbaserat bidrag för insatser inom området psykisk ohälsa. Medlen ska användas till insatser för vuxna med funktionsnedsättningar samt barn och unga som har eller riskerar att utveckla psykisk ohälsa. Prestationsbaserat bidrag om de mest sjuka äldre. Syftet var att stärka ett systematiskt arbetssätt i vården och omsorgen om de mest sjuka äldre. Avsändande myndighet Förordning Ändamål Tkr Socialstyrelsen 11: Stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

61 Avsändande myndighet Förordning Ändamål Tkr Boverket A2013/1192/IU Prestationsbaserat stimulansbidrag Migrationsverket 2002:1 118 Migrationsverket 2010:1122 Socialstyrelsen Socialstyrelsen Regeringen 2012c Budgetpropositionen 2012 (prop. 2011/12:1, utg.omr 9) Ersättning för asylsökande ensamkommande barn Ersättning för ensamkommande barn med uppehållstillstånd Prestationsbaserat bidrag för insatser inom området psykisk ohälsa. Prestationsbaserat bidrag för de mest sjuka äldre Summa Stadsområdesnämnd Öster, Årsanalys (46)

62 Åtaganden år 2015 Stadsområdesnämnd Öster Bilaga 1: Uppföljning i Årsanalys 2015

63 Innehållsförteckning 1 Stadsområdesnämnd Öster ska utveckla en bra dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i samverkan med nämnder, myndigheter och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet Fler kvinnor och män i stadsområde Öster ska bli självförsörjande Stadsområdesnämnden ska främja goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar, beakta barnets bästa i beslutsfattande samt möjliggöra barn och ungas delaktighet och inflytande Alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt fördelade utifrån behov Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet Stadsområdesnämnd Öster ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet Stadsområdsnämnd Öster ska i samverkan med andra utveckla fritid och kultur för kvinnor och män, flickor och pojkar i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter :1 Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö :2 Nämnden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö Stadsområdesnämnd Öster ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

64 1 Stadsområdesnämnd Öster ska utveckla en bra dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i samverkan med nämnder, myndigheter och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska utveckla samarbetet med universitet och högskola (Alla). Stadsområdesförvaltningen ska bidra till att den sociala delaktigheten för flickor och pojkar, kvinnor och män i deras närområde ökar (Alla). Stadsområdesförvaltningen ska utveckla medborgardialogen med målgrupperna barn och unga, mitt i livet och äldre i stadsområde Öster (OU). Kommentar Åtagandet är fullföljt. Utvecklingen av samarbete med universitet och högskola sker inom förvaltningens avdelningar bland annat genom att verksamheten tar emot praktikanter såsom socionomkandidater, sjuksköterske-, arbetsterapeut- och sjukgymnaststudenter, samt även andra studenter från högskola och universitet. Förvaltningen ingår vidare i ett nätverk tillsammans med Malmö högskola kring områdesutveckling. En ansökan om externa medel har tagits fram under perioden med budgeterad insats avseende följeforskning som görs av högskola/universitet gällande ALLT, att leka och lära tillsammans. Underlaget är skickat till Forskning och utveckling på stadskontoret för synpunkter. Nästa steg är att gå ut med en offertförfrågan till tre universitet/högskolor. Under året som gått har stadsområdesförvaltningen tillsammans med Malmö högskola genomfört en fördjupningsstudie avseende trygghet i Herrgården som ett komplement till MOMS. Åtagandet är fullföljt. För att kunna arbeta för en ökad social delaktighet för flickor och pojkar, kvinnor och män krävs undersökningar och kartläggningar kring nuläget. Avdelning för individ- och familjeomsorg har under året genomfört tre brukarundersökningar. Under maj månad genomförde enheten ekonomiskt bistånd en enkätundersökning i receptionen. Under november månad genomförde enhet Barn och Familj Öppenvården och enhet Vuxna var sin enkätundersökning. Resultatet från brukarundersökningar används i verksamheternas fortsatta utvecklingsarbete. Eftersom flera (vid enkätundersökningen i maj) önskade en ökad tillgänglighet införde verksamheten i september "Fråga mig" i receptionen. Personal är tillgänglig i foajén fasta tider i veckan för att kunna besvara allmänhetens frågor. Från och med januari månad år 2016 kommer även en tolk att närvara. Avdelningen för områdesutveckling genomförde två kartläggningar över den sociala delaktigheten i stadsområde Öster under våren En av kartläggningarna behandlar hela stadsområde Öster och den andra behandlar delområdet Almgården, som en del av pilotprojektet CTC (Communities that care). Totalt har 108 Malmöbor, varav 40 boende från Almgården svarat på frågor och kommit med synpunkter om intressen och möjligheter gällande aktiviteter och delaktighet i sitt närområde. Syftet har varit att förstå hur förvaltningen kan öka den sociala delaktigheten i området. Arbetet med att bearbeta materialet och ta fram förslag på åtagande utifrån malmöbornas tankar pågår och kommer att fortsätta att följas upp och bearbetas under Åtagandet är fullföljt. Medborgardialog med alla målgrupper i stadsområdet sker dagligen på mötesplatser och genom verksamheternas möten med malmöbor. Under 2015 har ett antal former för dialog dessutom utvecklas i syfte att säkerställa att stadsområdesförvaltningen arbetar utifrån medborgarnas faktiska be- Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

65 Åtagande Avdelning för bistånd inom vård och omsorg ska stärka brukare och patienters inflytande och delaktighet i den vård och omsorg de erhåller. Avdelningen för vård och omsorg: Resultatet i brukarundersökningen avseende inflytande och delaktighet skall ligga i nivå Kommentar hov. Inför planeringen av verksamheten 2016 har medborgare involverats i arbetet. Sex dialogtillfällen har genomförts, av dessa har två varit med barn och ungdomar. Syftet med dialoggrupperna är att lyssna in medborgarnas behov och förslag på idéer för att integrera dem i avdelningen för områdesutvecklings aktiviteter och åtaganden. Under sommaren har förvaltningen samtalat med malmöbor vid ett antal sommaraktiviteter, exempelvis vid Pop up-café i Ögårdsparken och sommarfesten i Vänskapsparken. Stadsområdesnämnden har träffat barn- och ungdomsrådet, pensionärsrådet samt ungdomsrådet. Föräldrar i stadsområdets föräldraråd har under perioden fått möjlighet att träffa rektorerna i mindre sammanhang, vilket har skapat bra dialoger. Många föräldrar anser dock fortfarande att de inte har någon större påverkansmöjlighet i skolan, vilket är en fortsatt utmaning i det kommande arbetet. I Herrgården har två föräldragrupper startats genom samverkansprocessen Kraftsamling Herrgården. Områdesprogram Herrgården har genomfört dialogkvällar på medborgarkontor Varda en kväll i veckan. En ny form av boendedialog, med utgångspunkt i trygghet, har utvecklats. Så kallade Homeparties har genomförs hemma hos kvinnor boende i Herrgården tillsammans med Räddningstjänsten Syd och polisen. Vidare har informationsarbetet kring möjligheter att påverka genom att bland annat lämna medborgarförslag intensifierats, däribland en workshop på Videdalsskolan kring närdemokrati. Ett resultat av arbetet är att stadsområdesnämnden under 2015 fått in 128 medborgarförslag. Av dessa kommer 65 från kvinnor/flickor och 63 från män/pojkar. Under 2015 har fyra trygghetsvandringar genomförts med fokus på trygghet i Herrgården (områdesprogrammet), unga tjejers trygghet samt två med fokus äldres tillgänglighet till stadsområdets mötesplatser. Två kartläggningar över den sociala delaktigheten i stadsområde Öster genomfördes under våren Åtagandet har fullföljts. Avdelningen för bistånd inom vård och omsorg har medverkat på den inspirationsdag för seniorer som genomfördes på hösten Under hösten har utskick av ett seniorblad genomförts. Informationsbroschyrer om stöd och hjälp i hemmet finns i receptionen på Agnesfridsvägen och på medborgarkontoret på Varda som även är bemannat. Arbetsgruppen inom ramen för PRIO-projektet har arbetat med att utveckla de stödinsatser som kan erbjudas personer med psykisk ohälsa. Fokus har varit på att öka samarbetet med andra aktörer såsom psykiatrin, primärvården och brukarorganisationer samt att öka samarbetet mellan stadsområdesförvaltningens olika avdelningar. Under december månad genomfördes ett mingelparty, där representanter från ovan nämnda aktörer medverkade. Målet för PRIO-projektet har varit att ge den enskilda individen en större möjlighet att vara delaktig i erhållna insatser från kommunen och få ett större inflytande i sitt liv. Planerade aktiviteter har fullföljts under hösten Åtagandet har inte fullföljts. Under året har avdelningen för vård och omsorg arbetat för att brukare ska erbjudas möjlighet att delta och ha inflytande Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

66 Åtagande med, eller högre än resultatet för Malmö stad. Kvinnor och män som avslutar sin vistelse inom de kommungemensamma korttidsenheterna ska ha upplevt att de har haft möjlighet att utöva inflytande och varit delaktiga i sin omvårdnad (VOO). Kommentar över när och hur insatserna ska utföras. Detta har skett bland annat genom att brukarna erbjudits möjlighet att aktivt delta vid upprättandet och uppföljningen av genomförandeplanerna. För nya brukare inom enheterna för särskilt boende och korttidsboenden finns det möjlighet att påverka utförandet av insatserna genom ankomstsamtal. Inom enheten för ordinärt boende utför Mottagningsteam tillsammans med brukaren en utvärdering av det första biståndsbeslutet. Inom HSLenheten utförs välkomstsamtal där patienten kan påverka tiden för när den medicinska insatsen ska utföras. Dessa insatser till trots ligger Stadsområdesnämnd Östers resultat under Malmö stads genomsnitt när det gäller de två frågorna i brukarundersökningen som avser inflytande och delaktighet inom såväl särskilt boende som hemtjänst. Av denna anledning bedöms åtagandet inte vara fullföljt. Avdelningen för vård och omsorg kommer att arbeta för att fullfölja åtagandet under 2016, bland annat genom att utbilda medarbetare i Socialstyrelsens Nationella värdegrund, att implementera omvårdnadsteam och utveckla arbetet med förstärkt rehabilitering inom ordinärt boende. Enheten för kommungemensamma korttidsboenden har tagit fram en egen enkät för uppföljning av brukarens inflytande, delaktighet och trygghet under vistelsen på korttidsboendet. Enkäten har implementerats i samtliga verksamheter och delas ut till samtliga brukare inför det att brukaren ska avsluta sin korttidsvistelse. Under hösten har enkäten sammanställts och analyserats. 243 brukare har svarat på enkäten. Av resultaten framgår att 67 procent upplevde inflytande över sin vård och att 75 procent upplevde att de varit delaktiga i sin vård. Samtidigt visades en könsskillnad då upplevelsen av inflytande och delaktighet var större bland män. Då det är första året som enkäten används finns det inget resultat att jämföra med, varför det är svårt att bedöma resultatet. Avdelningen för vård och omsorg kommer att fortsätta arbeta med åtagandet under 2016 och då kommer 2015 års resultat att utgöra en bas för den framtida bedömningen av måluppfyllelse. Enkäten kommer att utvecklas och fortsätta användas i verksamheterna under år 2016 och framåt. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

67 2 Fler kvinnor och män i stadsområde Öster ska bli självförsörjande. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska fortsätta att utveckla och fördjupa dialogen med näringslivet (Alla) Kommentar Åtagandet är fullföljt. Under 2015 har en rapport tagits fram som ger exempel på hur Områdesprogram Herrgården jobbat med frågor som rör arbetsmarknad och näringsliv. Rapporten beskriver hur arbetet startade med en serie workshops där konceptidéer för näringslivsutveckling togs fram. Rapporten bidrog bland annat till att lägga särskilt fokus på fyra insatser: temaprocessen Arbetsmarknad och näringsliv i Kraftsamling Herrgården, Rosenkraft, Arabic Game Jam och Tegelhusets samarbete med Arbetsförmedlingen. Kraftsamling Herrgårdens temaprocess arbetsmarknad och näringsliv har varit vilande under året på grund av processledarbyten. En omstart är under planering med nya processledare. Rosenkraft har haft regelbundna möten under året. Rosenkraft har under året utvärderats av en student, där samtliga deltagare upplevde träffarna som värdefulla. Rosenkraft diskuterar möjligheten under 2016 att utforma en gemensam mediaplattform som syftar till att lyfta näringslivsinvesteringar i området som ett sätt att tydliggöra områdes investeringspotential. Arbetet med Amiralsstaden har fortsatt under 2015 med uppgiften att kartlägga och intervjua verksamheter och aktörer i området. Fokus kommer att ligga på drivkrafter och gemensamma nyttor. I området Botildenborg planeras förtätning i södra Rosengård. Målet är att skapa nya bostäder samt att koppla ihop de omkringliggande geografiska områdena med varandra. Sociala klausuler planeras ingå i projektet och under 2015 har avdelningen för områdesutveckling medverkat i de inledande diskussionerna kring hur sådana klausuler skulle kunna utformas. Stadsområdesförvaltningen ska utveckla samarbeten och möjliggöra arenor för entreprenörskap (OU). Åtagandet har delvis fullföljts. Stadsområdesförvaltningen har under perioden arbetat för att skapa samarbeten kring entreprenörskap både internt och externt. Utvecklandet av det interna samarbetet sker bland annat mellan stadsområdets bibliotek och mötesplatser för unga där en gemensam planering av exempelvis en bokcirkel kring entreprenörskap, som kan fungera som en ny arena, har påbörjats. Almi fortsätter att finnas på plats på medborgarkontor Varda där konsulter ger råd kring bland annat entreprenörskap. Under perioden har konsulenten från Almi givit cirka personer stöd i frågor som rör företagande, 30 procent är kvinnor. De vanligaste branscherna där råd efterfrågas är handel, service och byggbranschen. Även fler ställer frågor kring tillverkning av livsmedel. Stadsområdesförvaltningen, genom avdelning för områdesutveckling, har tagit initiativ till och genomfört ett flertal möten under våren för att diskutera entreprenörskap på strategisk nivå. Det finns en vilja att arbeta med ungas entreprenörskap på mötesplatsen Tegelhuset. Samtidigt konstateras att det i nuläget inte finns den kompetens bland medarbetarna som Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

68 Åtagande Kommentar skulle behövas för att utveckla arbetet fullt ut. Att hitta samverkansparter som kompletterar medarbetarnas kunskaper om ungdomar och ungdomsarbete är ett led i det fortsatta utvecklingsarbetet. Stadsområdesförvaltningen ska bidra till att skapa förutsättningar för självförsörjning på längre sikt (IOF, OU). Alla brukare som ansöker om försörjningsstöd ska ha en individuell genomförandeplan som tas fram i nära samarbete med t.ex. Arbetsförmedlingen, Jobb- Malmö och Försäkringskassan. Åtagandet är fullföljt. Projektet Hela familjen Öster är en satsning på barnfamiljer som under en längre tid fått försörjningsstöd. Socialsekreterarna arbetar med färre antal ärenden och har möjlighet till tätare kontakt med familjerna. Projektet har medfört att personer som står nära arbetsmarknaden snabbare blir självförsörjande. Personer som står långt ifrån arbetsmarknaden uppmärksammas på ett sätt som leder till bättre livskvalitet för både sökande och deras barn. I snitt avslutas 2-3 familjer i projektet varje månad. Socialsekreterare i projektet har också börjat använda sig av bedömningsinstrument Fia i syfte att genom strukturerad intervju kartlägga sökandes förutsättningar inför arbete. En ESFansökan planeras att skickas in, vilket skulle möjliggöra en utökning av projektet. Avdelningen för områdesutveckling har under sommaren tagit emot ett 31 ung i sommar-praktikanter. Under 2015 genomfördes sex framtidsträffar för elever i åk 5 och en yrkesträff för åk 8. Såväl framtidsträffarna som yrkesträffen har fått bra feedback från eleverna. Insatserna är av betydelse genom att de ger eleverna inspiration och en tidig yrkeslivskontakt. I Tegelhuset fortgår Drop-in i samverkan med Arbetsförmedlingen. En viktig del av samarbetet är uppsökande verksamhet bland ungdomar som saknar sysselsättning och inte är registrerade i kommunal eller statlig åtgärd. Drop-in bedöms särskilt bidra till att nå ungdomar som annars drar sig för kontakt med myndigheter. Antalet besökare till Drop in har ökat under 2015 jämfört med 2014 vilket är positivt. Behovet av arbetskraft kopplat till den stora mängden ensamkommande barn under hösten har varit positiv såtillvida att det har gett unga en möjlighet att få en anställning och arbetslivserfarenhet. Åtagandet har inte fullföljts. Antal hushåll med utbetalningar har under år 2015 varierat mellan 2105 och 2343 hushåll per månad och antal nya hushåll har under året varierat mellan 96 och 182 per månad. Majoriteten av individer i de nya hushållen har vid sin första ansökan träffat en socialsekreterare som har gjort den första bedömningen av rätten till ekonomiskt bistånd. Upprättande av genomförandeplaner har också i vissa ärenden skett vid nybesöket och uppföljning av dessa genomförandeplaner tre månader senare. Ett stort antal nyexaminerade socialsekreterare och en hög personalförändring på enheten har dock gjort att de genomförandeplaner som upprättats i allmänhet inte följts upp inom föreskriven tid. Unga personer mellan är dock den prioriterade gruppen på enheten där även upprättande och uppföljning av genomförandeplaner är högt prioriterat. Andelen upprättade och aktuella genomförandeplaner har successivt ökat under året. I januari månad hade 14 procent en upprättad aktuell genomförandeplan medan i december månad låg andelen på 25 procent. Många av de individer som saknar en genomförandeplan har en handlingsplan upprättats hos JobbMalmö och/eller Arbetsförmedlingen. En sådan handlingsplan används i prakti- Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

69 Åtagande Kommentar ken som en genomförandeplan vid bedömningen av rätt till ekonomiskt bistånd. Under året har antal inskrivna på Arbetsförmedlingen varierat mellan 1269 och 1442 per månad och antalet inskrivna på JobbMalmö har varit mellan 194 och 322 personer per månad. Representanter från både Arbetsförmedlingen och Jobb- Malmö har under året besökt enheten regelbundet (två gånger i veckan) i syfte att i samråd med socialsekreterarna hjälpa sökande med sökandes planering för den framtida försörjningen. Från och med januari 2016 har Arbetsförmedlingen endast möjlighet att besöka enheten en gång per månad. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

70 3 Stadsområdesnämnden ska främja goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar, beakta barnets bästa i beslutsfattande samt möjliggöra barn och ungas delaktighet och inflytande. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska beakta barnperspektivet i all myndighetsutövning (IOF, BIVO) Jag bor i Malmö - Policy för ungas inflytande ska genomsyra allt arbete i stadsområdet (Alla). Kommentar Åtagandet är fullföljt. Arbetet med att beakta barnperspektivet i all myndighetsutövning har pågått under året på olika nivåer inom avdelningen för individ- och familjeomsorg och avdelningen för bistånd inom vård och omsorg. Inom vård och omsorg sker fortsatt implementering av SIP (samordnad individuell plan) för att medverka till att barnperspektivet beaktas där det är aktuellt. LSS-handläggare har genomgått utbildning i SIP som ett led i att öka förutsättningarna att beakta barnperspektivet. En mätning under hösten visade att antalet initierade SIP var noll. I varje enskilt ärende där barnets bästa ska beaktas i samband med beslutsfattande bedömer biståndshandläggare inom avdelning för bistånd vilken metod som bäst främjar detta. Att bedöma måluppfyllnad enbart genom att mäta antalet initierade SIP bedöms som missvisande. Flera andra metoder för att möjliggöra barn och ungas inflytande och delaktighet används, såsom IP (Individuella Planer) och nätverksmöten. Behov av ökade kunskaper i BBiC (Barns Behov i Centrum) som är den behovsbedömningsmodell som används inom individ och familj har identifierats av LSS-handläggarna. Under hösten 2015 har ett samarbete mellan myndigheterna inom individ och familj och inom vård och omsorg inletts för att öka kunskaperna om denna behovsbedömningsmodell. När vuxna ansöker om ekonomiskt bistånd uppmärksammas barnens situation och hänsyn tas till barnperspektivet i samtliga beslut som avser familjer med barn. Enheten för barn och familj har skriftliga rutiner för att flickor och pojkar ska vara delaktiga i utredningar och insatser. Det sker genom enskilda samtal med barn. Barnen ska få information om sitt ärende men framförallt ska de få uttrycka sina synpunkter och utifrån barnets ålder och mognad ska de vara delaktiga i beslut som berör dem. Åtagandet är fullföljt. Arbetet med policyn Jag bor i Malmö pågår fortlöpande. Under 2015 har ett antal aktiviteter genomförts i syfte att säkerställa att barn och ungas åsikter och förslag lyfts fram. Bland annat har ungdomsrådet träffat stadsområdesnämnden. Ungdomsrådet har också tillfrågats och kommit med synpunkter vid yttrande som lämnas vidare till kommunstyrelsen såsom utredning om kommungemensamt kontaktcenter och utredning kring social hållbarhet. Vidare använder stadsområdesförvaltningen sig av ett antal verktyg såsom till exempel screening och fritidsenkät, vilka övergripande ger underlag för att utveckla verksamheterna utifrån barn och ungas behov. Resultaten från dessa har bland annat lett till riktade insatser för tjejer exempelvis i form av samarbete med FC Rosengård och Parkour. De har också lett till att verksamheterna har förbättrat sina kommunikationsvägar så att mer information sker via sociala medier, vilket är en av de viktigaste kanalerna för att nå ut till barn och unga. En medarbetare från områdesutveckling har under året utbildats till barnrättsstrateg i syfte att särskilt beakta att barnkon- Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

71 Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska bidra till goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar genom samverkan med skola, förskola, polis med flera inom ramen för SSP (IOF, OU) Stadsområdesförvaltningen ska systematisera arbetet med att fånga upp behov från barn och unga med syfte att kunna erbjuda jämställda mötesplatser med hög delaktighet (OU). Kommentar ventionen efterlevs samt att ta fram arbetssätt och metoder som hjälper verksamheterna att utveckla sina arbetssätt ur ett barnperspektiv. Inom avdelningen för individ- och familjeomsorg görs barn i högre grad än tidigare delaktiga utifrån ålder och mognad bland annat genom att rutinerna för information till barn och unga håller på att förtydligas och standardiseras. Inspektionen för vård och omsorgs (IVO) åldersanpassade informationsblad gällande barns rättigheter som riktas till barn och unga som är placerade på institution och i familjehem används i det dagliga arbetet. Åtagandet är fullföljt. En handlingsplan för har tagits fram gemensamt av avdelningarna för områdesutveckling och individ- och familjeomsorg, grundskoleförvaltningen, räddningstjänsten och polisen. Handlingsplanen innehåller insatser gällande trender och tendenser, drogförebyggande samt unga i riskzon. De lokala grupperna fortsätter att träffas på skolorna, i följande konstellationer: Rosengårdsskolan och Örtagårdsskolan, Apelgårdsskolan och Kryddgårdsskolan, Värner Rydénskolan samt SSP Husie där man har en grupp med representanter från vardera skola och yrkeskategori. I Husie finns dock behov av att se över sammansättning och organisation eftersom gruppen har svårt att hitta fokus i och med att skolan inte är utgångspunkt. Grupperna har i huvudsak fokuserat på trender och tendenser kopplat till skolorna. Det rör sig exempelvis om att arbeta med närvaro, motivation samt att samverka kring unga i riskzon. Insatserna rör sig främst på individnivå. Bedömningen är att samverkan i de lokala SSP-grupperna fungerar väl, men att organisationen behöver ses över och förändras under Det arbete som görs har kommit att bli en del av ordinarie verksamhet. Polismyndigheten och Malmö stad har omorganiserats och staden har fått ökad kunskap om hållbarhetsdimensionerna och tvärsektoriellt arbete bland annat genom erfarenheterna från Malmökommissionen och områdesprogrammen. Bilden delas av skola, polis och räddningstjänst. Åtagandet är fullföljt. Under 2014 utvecklades ett holistiskt styrsystem som ligger till grund för verksamhetsplaneringen på avdelning för områdesutveckling. Genom att kartlägga nuläget i stadsområdet samt genom att sammanställa kommunal och regional statistik och underlag kan utmaningar och behov som finns i stadsområdet på ett tydligare sätt utläsas. Underlaget tillsammans med sex medborgardialoger har legat till grund för framtagandet av avdelningen för områdesutvecklings verksamhetsplan Andra instrument som används för att säkerställa att åtagandet uppfylls är enkätundersökningen Meningsfull fritid, som genomförs vart tredje år. "Tio-punktslistan", som genomförs vart femte år genomfördes under hösten 2015 i syfte att att fånga in önskemål och synpunkter på ungdomsaktiviteter. Medarbetarna från Tegelhuset kommer att arbeta vidare med och fördjupa sig i resultatet av undersökningen för att se hur verksamheten kan möta upp behoven som lyfts. Formen för besöksnöjdshetsenkäterna ska ses över och implementeras under 2016 på samtliga mötesplatser för att få mer kunskap över hur besökare anser att de har möjlighet Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

72 Åtagande Kommentar att påverka innehållet och servicen i verksamheterna. Förslagslådor eller liknande har införts i samtliga verksamheter inom avdelningen för områdesutveckling. Utvecklingen av Tegelhuset är i gång och under året har workshops med externa aktörer genomförts. Fokus ligger på de behov och önskningar som uttryckts av flickor och pojkar, unga kvinnor och män i stadsområdet. Arbete med att informera om de möjligheter som finns att påverka har bland annat resulterat i att 128 medborgarförslag har inkommit till stadsområdesnämnden. Stadsområdesförvaltningen ska utveckla skolförberedande insatser för föräldrar och barn i samarbete med Förskoleförvaltningen (OU). Åtagandet är fullföljt. Avdelningen för områdesutveckling har i samarbete med förskoleförvaltningen genomfört hembesök hos drygt hundra familjer. Syftet med hembesöken är att ge information om regler kring den allmänna förskolan som barn i åldern 3-5 har rätt till. Familjerna som fått besök är familjer där det finns barn som inte är registrerade i förskolan. Bedömningen är att hembesöken resulterat i ökad kännedom om skälen till varför barnen ej finns i förskolan. Dessa skäl är bland annat att föräldrarna aktivt valt att inte ha sina barn i förskola, men också att många inte kände till att de har rätt till förskoleplats. Hembesöken har också visat att adresslistorna många gånger är felaktiga och att familjerna inte bor på de ställen som det skickats ansökningsblanketter/ information till. Felen rättas till allt eftersom de upptäcks En annan skolförberedande insats som pågår är ALLT (Att leka och lära tillsammans), ett program med gemensamma aktiviteter i hemmet för föräldrar med barn i åldrarna 3-5 år som syftar till att förbereda familjen inför skolstart. Programmet pågår under 30 veckor och innehåller individuella möten samt gruppträffar. Utöver ovanstående vistats stadsområdets föräldrakommunikatörer regelbundet på de öppna förskolorna Sesam och Solstrålen samt på de kommunala förskolorna. Detta arbete leder ofta till att fler föräldrar efterfrågar föräldrakommunikatörernas tjänster. Föräldrakommunikatörerna har också medverkat vid flera av förskolornas personalmöten i syfte att informera om verksamheten och öppna upp för samverkan. Denna typ av marknadsföring fortsätter under 2016 då det har visat sig ta tid att bygga upp bra samverkansformer. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

73 4 Alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt fördelade utifrån behov. Åtagande Stadsområdesförvaltningens verksamheter ska vidareutvecklas genom att ta fram jämställdhetsanalyser och att implementera resultatet av genomförda jämställdhetsanalyser (Alla). Stadsområdesförvaltningen ska utveckla respekt och förståelse för HBTQ (homo-, bisexualitet, transpersoner och queer) frågor bland medarbetarna för att skapa förutsättningar för en verksamhet på lika villkor (Alla). Kommentar Åtagandet är delvis fullföljt. Sedan år 2013 har 15 jämställdhetsanalyser genomförts, varav tre under år För sju av jämställdhetsanalyserna har åtgärder genomförts som har påverkat service och insatser till flickor och pojkar, kvinnor och män. Två av jämställdhetsanalyserna bedöms som delvis genomförda. För resterande sex jämställdhetsanalyser har inte implementering av resultatet påbörjats. De fyra aktiviteter som är kopplade till åtagandet har genomförts. Avdelningen för individ- och familjeomsorg har tillsammans med de andra stadsområdesförvaltningarna påbörjat ett projekt kring jämställd biståndsbedömning i ärenden som rör missbruk. Projektet avslutas under Inom samtliga verksamheter för avdelningen för vård och omsorg pågår arbete med implementeringen av den särskilda handlingsplan för jämställdhetsintegrering som tagits fram. Utbildningsinsatser har genomförts under hösten, vilka nu ligger till grund för kommande arbete med jämställdhetsanalyser. På myndighetssidan inom avdelningen för vård och omsorg pågår arbete med tidigare framtagen checklista för jämställda biståndsbeslut. Det finns kommunövergripande planer på att checklista för jämställda biståndsbeslut ska integreras med dokumentationssystemet Procapita och tekniska lösningar för detta ses över centralt. Den riktade COPE-utbildning för män, som utifrån tidigare jämställdhetsanalys, var planerad att genomföras i oktober 2015 fick få anmälningar. Under 2016 ska materialet för COPE ses över för att säkerställa att det tilltalar alla föräldrar för att kunna öka antalet pappors närvaro på de generella COPE-utbildningarna. Åtagandet är delvis fullföljt. Totalt 29 medarbetare inom stadsområdesförvaltningen har vid ett eller flera tillfällen genomgått någon form av utbildning kring HBTQ- frågor. Vid de utbildningar som varit aktuella under året har såväl chefer som medarbetare deltagit. Flera av utbildningarna har genomförts i samarbete med olika organisationer, till exempel RFSL, Peacework och Spritus Mundi. Alla medarbetare inom Lärande hela dagen och Ungdomshuset, som möter flickor och pojkar i skolan och på fritiden, har genomgått utbildning, vilken innehöll fakta om lagstiftning och hur man arbetar för att skapa en mötesplats fri från kränkande särbehandling. Ytterligare utbildningar har handlat om hur man kan arbeta mot kränkningar och mobbning på internet samt om nationella minoriteter när det gäller lagstiftning, pågående arbeten i föreningar samt inspiration från andra kommuner Inom avdelningen för individ och familj har två medarbetare från öppenvården deltagit i utbildning om HBTQ. Samman- Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

74 Åtagande Kommentar lagt 11 chefer från avdelningen för vård och omsorg har genomgått utbildning. Även om kompetensutveckling för medarbetare i HBTQfrågor har genomförts inom samtliga verksamheter under året bedöms behovet av fortsatta utbildningsinsatser kvarstå inför Stadsområdesförvaltningen ska bidra till att öka kunskapen hos tjänstemän, boende och aktörer i stadsområde Öster kring jämställdhet. Stadsområdesförvaltningen ska bidra till värdegrunds- och likabehandlingsarbete i skolor (OU). Stadsområdesförvaltningen ska möjliggöra för fler flickor och kvinnor att ta sig till mötesplatser i stadsområdet (OU) Åtagandet är fullföljt. Projektet #100 Workshops har genomförts enligt projektplan med syftet att utföra jämställdhetsarbete på lokalt plan med malmöbor, tjänstemän och olika aktörer i stadsområde Öster. Tolv jämställdhetsambassadörer har varit verksamma och under året har 122 workshops genomförts. Förutom workshops har även jämställdhetsambassadörer deltagit vid ett flertal publika arrangemang under perioden för att möta malmöbor. Under Malmöfestivalen hade #100 Workshops en så kallad Jämställdhetsbod för att kunna nå ut till fler Malmöbor. Sammanlagt 155 workshops genomfördes på plats med cirka 1300 besökare. Långsiktiga effekter av projektet med alla samtal, diskussioner och workshops är i nuläget svårbedömda. Dock är den respons och feedback som jämställdhetsambassadörerna fått positiv. Såväl kvinnor som män, flickor och pojkar har uppgett att mötet har varit intresseväckande och gett ny energi till att själva fortsätta verka för jämställdhet. Under hösten har 10 nya jämställdhetsambassadörer utbildats för att på så vis kunna fortsätta arbetet även under Planering för en ansökan om medel för fortsättning av projektet pågår. Åtagandet är fullföljt. Under året har medarbetare inom Lärande hela dagen löpande arbetat i 28 olika klasser/grupper under 5-20 tillfällen i varje klass/ grupp med värdegrund och likabehandling. Till exempel har samarbetsövningar, koncentrationsövningar, gränssättning och likabehandling stått på agendan. Örtagårdsskolan har utöver ovanstående arbetat särskilt med en tjejgrupp i en introduktionsklass med fokus på social färdighetsträning och språkutveckling. Värdegrundsarbetet har fortgått på alla skolor där Lärande hela dagen finns och fortsätter att anpassas efter varje enskild grupps behov. Samarbetet tydliggörs genom samverkansöverenskommelser mellan respektive skola och avdelningen för områdesutveckling. Bedömningen är att arbetet fungerar väl och kompletterar skolornas likabehandlingsarbete. Åtagandet är fullföljt. Under året har sammanlagt fyra trygghetsvandringar genomförts i stadsområdet för att i dialog med gatukontoret, polis, räddningstjänst tillsammans med boende tillsammans skapa goda förutsättningar för trygghetsarbete. En av vandringarna utgick från Tegelhuset och fokuserade på unga kvinnors upplevelse av trygghet på väg till och från mötesplatsen samt i området runt omkring. Bland annat lyftes synpunkter gällande biltrafik på gång- och cykelbanor, behov av ökad belysning samt vissa platser man undviker eftersom de upplevs otrygga på grund av dominans av unga män. Malmöbor, representanter från idéburen sektor (Tjejer i förening), fastighetsägare, politiker, tjänstemän från Malmö stad, Räddningstjänsten Syd och polisen medverkade. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

75 Åtagande Kommentar Samtliga synpunkter har lämnats till berörda aktörer och kommer att följas upp och arbetas vidare med under Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

76 5 Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet. Åtagande Resultatet från brukarundersökningen avseende inflytande, delaktighet och trygghet ska ligga i nivå med eller högre än resultatet för Malmö stad (BIVO, VOO). Varje brukare inom individ- och familjeomsorgen ska vara delaktig i upprättandet av en individuell genomförandeplan (IOF). Kommentar Åtagandet är delvis fullföljt. Under året har avdelningen för vård och omsorg arbetat för att brukare ska erbjudas möjlighet att delta, ha inflytande och känna trygghet över när och hur insatserna ska utföras. Detta har skett bland annat genom att brukarna erbjudits möjlighet att aktivt delta vid upprättandet och uppföljningen av genomförandeplanerna. Därutöver har avdelningen för bistånd inom vård och omsorg utvecklat användningen av BIC (Behov i centrum) och upprättat en kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse. Nyanställda inom ordinärt boende får information om Malmö stads värdighetsgarantier. Alla brukare har en namngiven kontaktman förutom brukare på korttidsenheterna där kontaktmannaskap inte tillämpas. Inom enheten för korttidsboenden har en enkät för utvärdering av inflytande, delaktighet och trygghet genomförts. Slutligen har en utbildningsplan om Socialstyrelsens Nationella värdegrunden för samtliga verksamheter tagits fram och påbörjats. Dessa insatser till trots ligger Stadsområde Öster under Malmö stads genomsnitt när det gäller majoriteten av de frågor i brukarundersökningen som avser inflytande, delaktighet och trygghet inom såväl särskilt boende som hemtjänst. Stadsområde Öster ligger dock över Malmö stads genomsnitt i frågan om trygghet i hemmet/på äldreboendet. Åtagandet är delvis fullföljt. I september månad genomfördes stickprov inom avdelningen för individ och familjeomsorgs enheter där det kontrollerades om brukaren hade en upprättad och aktuell genomförandeplan samt om brukaren varit delaktig i upprättandet. Av de sammanlagt 75 granskade ärendena hade 64 personer upprättade genomförandeplaner. Detta motsvarar 85 procent. Enhet Barn och Familj Myndighet gjorde stickprovskontroller i 32 ärenden. Arton ärenden gällande öppenvårdsinsatser granskades. I samtliga ärenden fanns en upprättad vårdplan. I två av ärendena saknades genomförandeplaner. I ett dessa ärenden hade uppstarten av insatsen tagit längre tid på grund av motivationsarbetet som behövde göras innan planen upprättades. I det andra ärendet saknades genomförandeplan utan känd anledning. Tio ärenden gällande familjehemsplaceringar och fyra ärenden gällande institutionsplaceringar granskades. Det finns alltid vårdplaner i placeringsärenden eftersom vårdplanen är ett juridiskt dokument där samtycket tydliggörs. Samtliga vårdplaner har tydliga mål. I samtliga ärenden fanns upprättade genomförandeplaner. Alla genomförandeplaner upprättas och redigeras genom möten där barn och familjer, socialtjänst och vårdgivare närvarar, i vissa fall även skolan. Mål och delmålen i genomförandeplanen formuleras utifrån dialogen på mötet men även utifrån den upprättade vårdplanen. Av de 32 granskade ärendena var endast 6 genomförandeplaner underskrivna. Då det inte finns tillgång till Procapita utanför Malmö stads nät och/eller uppkoppling till skrivare finns det svårigheter att skriva ut genomförandeplanen och underteckna den på plats. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

77 Åtagande För att kunna uppmärksamma behov kring anhörigstöd ska avdelning för områdesutveckling bidra till ökad kunskap hos medarbetare (OU). Stadsområdesförvaltningen ska genomföra uppsökande verksamhet erbjuda stöd till målgruppen unga mammor och pappor (16-25 år) (OU). Kommentar Istället dokumenteras genomförandeplanerna efteråt. Enhet ekonomiskt bistånd genomförde stickprovskontroller i 23 ärenden som erhållit försörjningsstöd under mer än 6 månader. Stickprovskontroller genomfördes inom alla tre sektioner. Inom Rehabsektionen granskades åtta ärenden varav det i alla fanns en upprättad genomförandeplan. Inom arbetsmarknadssektionen granskades åtta ärenden varav tre saknade genomförandeplaner. I samtliga ärenden fanns aktuell handlingsplan med Arbetsförmedlingen och/eller med Jobb Malmö. Inom Barnfamiljsektionen granskades sju ärenden varav tre saknade genomförandeplaner. I de tre ärenden där genomförandeplaner saknades fanns aktuella handlingsplaner med Arbetsförmedlingen. Samtliga upprättade genomförandeplaner inom enheten var undertecknade av den enskilde. Enhet vuxna genomförde 20 stickprovskontroller. Av de 20 utvalda ärendena saknades genomförandeplaner i tre. I två av dessa ärenden var tillsynare aktuella i tilldelade andrahandslägenheter med besök och dokumentation. I det tredje ärendet saknades genomförandeplan eftersom klienten var ny och kom på nybesök dagen innan. Samtliga upprättade genomförandeplaner inom enheten var undertecknade av den enskilde. Åtagandet är fullföljt. Arbetet med kompetenshöjande insatser för medarbetare kring anhörigstöd är en del i den utvecklingsplan som har tagits fram för anhörigstödet i stadsområdesförvaltning Öster. Under våren 2015 har avdelningen för områdesutveckling tillsammans med avdelningarna för vård och omsorg och individ- och familjeomsorg kartlagt det nuvarande anhörigstödet samt tagit fram en utvecklingsplan. I planen slås fast att anhörigstödsfunktionen ska stärkas samt att anhörigstödsambassadörer ska finnas inom varje avdelning. I enlighet med utvecklingsplanen har en anhörigstödssamordnare rekryterats med start i februari Samordnaren organiseras under avdelningen för områdesutveckling, men har ett övergripande ansvar för att samordna och utveckla anhörigstödet i hela stadsområdesförvaltningen. Som anhöriga räknas medborgare i alla åldrar och som fungerar som stöd till närstående med olika typer av sjukdom eller funktionsnedsättning. Utvecklingsarbetet fortsätter under 2016 bland annat med att utse anhörigambassadörer på samtliga avdelningar samt fortsatt kompetensutveckling bland medarbetare. Under året har en föreläsning för medarbetare inom områdesutveckling genomförts. Även deltagare via SSP (skolkurator och representanter från avdelningen för individ- och familjeomsorg) deltog då. Bedömningen är att arbetet fortskrider och utvecklas enligt planering. Åtagandet är fullföljt. Föräldrakommunikatörer och ungdomsledare genomförde en workshop i augusti. Resultatet blev att erbjuda en aktivitet som lockar för att sedan inhämta föräldrarnas önskemål och åsikter. Aktiviteten består så kallad barnvagnsbio för unga föräldrar vid tre tillfällen. I samband med det ombeds föräldrarna att svara på en enkel enkät. Första tillfället ägde rum i december med totalt 58 besökare, varav 11 var föräldrar. I början av 2016 planeras ytterligare två tillfällen. Det har dock visat sig svårt att nå målgruppen. De föräldrar som kommit till barnvagnsbion har till viss del varit äldre än Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

78 Åtagande Kommentar den tilltänkta målgruppen. För att förstå varför målgruppen unga föräldrar inte söker sig till mötesplatsen behövs djupare analyser. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

79 6 Stadsområdesnämnd Öster ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska bidra till arbetet med att motverka våld i nära relationer genom samarbete, kompetensutveckling och särskilda insatser (Alla). Stadsområdesförvaltningen ska genom samarbete och samverkan med polis, räddningstjänst, förskola och skola, andra förvaltningar och aktörer bidra till en ökad trygghet i stadsområdet (Alla). Kommentar Åtagandet är fullföljt. Samarbete med Räddningstjänsten och Polisen pågår i form av veckomöten där aktuella frågor gällande tryggheten för kvinnor och män i stadsområdet diskuteras. En hemtjänstgrupp och ett korttidsboende kommer att ingå i Malmö stads övergripande projektet Upptäcka våld i nära relation inom vård och omsorg. Syftet med projektet är att utveckla arbetet inom avdelningen för vård och omsorg kring att upptäcka våld samt veta vad man ska göra när man uppmärksammar detsamma. Alla medarbetare inom avdelning för individ och familjeomsorg har genomgått utbildning i våld i nära relationer under perioden december 2014 till mars Inom avdelning för bistånd inom vård och omsorg finns en kommungemensam handbok avseende våld i nära relation och utbildning planeras till hösten. Avdelning för vård och omsorg har utsett en representant i Malmö stads övergripande arbetsgrupp för motverkan av våld i nära relation. Avdelning för områdesutveckling har förberett en ansökan om medel till stadskontoret och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL för att arbeta vidare med våld i nära relationer. Avdelningen väntar på besked från stadskontoret gällande kriterier. Satsningen blir en fortsättning på #100 workshops och kommer bland annat att innehålla utbildningar, workshops samt ske i form av ambassadörskap. Unga kvinnor och män från området kommer att involveras i arbetet. Fortsatt kompetensutveckling och utvecklingsarbete tillsammans med andra förvaltningar och myndigheter väntas bidra till arbetet mot våld i nära relation. Åtagandet är fullföljt. Inledningen av år 2015 präglades av en del oroligheter i stadsområdet liksom i övriga delar av staden. Det strukturerade trygghetsarbetet har pågått fortlöpande i hela stadsområdet. När någon händelse inträffar blir stadsområdesvärdar samt stadsområdets mötesplatser ofta forum att för att fånga upp och prata med medborgare. Under våren har polisen vid behov funnits på plats på medborgarkontoret Varda. De veckovisa, så kallade, fredagsmötena fortsätter att vara viktiga dialog- och samverkansforum mellan polis, räddningstjänst och andra förvaltningar inom staden. Exempel på strategiskt, långsiktigt trygghetsarbete är arbetet med CTC och Ögårdsparken, där en handlingsplan respektive en förstudie har gjorts. Almgården var ett av de områden som i Malmö områdesundersökning 2012 (MOMS) visade på högre otrygghet jämfört med resten av staden. Utvecklingsprocesserna sker i dialog med de boende. Under året har sammanlagt fyra trygghetsvandringar genomförts i stadsområdet. En i Herrgården, en med fokus på unga kvinnors trygghet och två med fokus på äldre kopplade till Seniorrum respektive Träffpunkten. Malmöbor, representanter från idéburen sektor, fastighetsägare, politiker, tjänste- Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

80 Åtagande Avdelningarna för vård och omsorg samt bistånd inom vård och omsorg ska arbeta för att minska fallolyckor bland kvinnor och män som har insatser från vård och omsorg. Kommentar män, Räddningstjänsten Syd och polisen har i de flesta fall medverkat. Bristande belysning, bil- och mopedkörning, samlingar av ungdomsgäng är några punkter som framkommit. Samtliga synpunkter har lämnats till berörda aktörer och kommer att följas upp/arbeta vidare med under Herrgården upplevs som ett område med hög otrygghet (källa: Malmös områdesundersökning, MOMS 2012). Som ett komplement till MOMS har en fördjupad, kvalitativ trygghetsstudie gjorts av forskare från Malmö högskola. Studien färdigställs i början av I Herrgården pågår även de så kallade Home Parties, som är en form av trygghetssamtal i hemmiljö mellan kvinnliga boende, polis och räddningstjänst. Åtagandet är fullföljt. Under året har vård och omsorgsverksamheten på olika sätt arbetat för att minska antalet fallolyckor. Brukares behov har synliggjorts genom att behovsbedömningsmodellen BIC (Behov i centrum) har använts. Checklistor och riskbedömningar har genomförts regelbundet i samtliga verksamheter. Vid de regelbundna mötena med kvalitetsrådet har fallrisker varit en stående punkt. Den legitimerade personalen har registrerat i kvalitetsregistret Senior Alert för fallpreventionsarbete. Utifrån en Malmö stad övergripande rutin har så kallade Downton-skattningar gjorts vid inskrivning på korttidsboendena. Under året startade en balansträningsgrupp i fallförebyggande syfte med en Otago-utbildad sjukgymnast. Utöver detta vidtar Fixar-tjänsten åtgärder för att förebygga fallolyckor. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

81 7 Stadsområdsnämnd Öster ska i samverkan med andra utveckla fritid och kultur för kvinnor och män, flickor och pojkar i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter. Åtagande Stadsområdesförvaltningens bibliotek och mötesplatser ska erbjuda ett utvecklat utbud av meningsfulla och jämställda kultur- och fritidsaktiviteter. Antal samarbeten med externa aktörer kring kultur och fritid ska öka från föregående år (OU). Avdelningen för områdesutveckling ska utveckla Aktivitetscenter Tegelhuset till en arena för kultur- och fritidsaktiviteter med utgångspunkt i närdemokrati och likabehandling. Kommentar Åtagandet är fullföljt. Under året har samarbetet med aktörer kring kultur- och fritidsaktiviteter utvecklats för att kunna erbjuda ett brett utbud av aktiviteter som är anpassade till stadsområdets flickor och pojkars behov. Som ett led i att stärka kvaliteten på samarbetet strävar verksamheterna att skriva samverkansavtal med aktörerna. Några av de aktörer som Tegelhuset tecknat avtal med under året är Clustera, Rosengårds Folkets Hus, Framtidsföreningen för barn och ungdomar, Malmö Music Sphere, Malmös unga muslimer, Merit, Orientaliska kultur och musikhuset, Palestinska rättvisecenter, Föreningen Hand i Hand samt Malmö kvinnor och barn förbund. Andra samverkansparter är: Kulturskolan: Musikundervisning på Rosengårdsskolan, Rädda barnen: Samtalsgrupper på Rosengårds- och Kryddgårdsskolan, Sambafotbollsskola: Fotboll på Rosengårds- och Videdalsskolan, FC Rosengård: Fotbollsskola för tjejer i Rosengård, MCR-Ridning för Videdals- Kryddgårds och Örtagårdsskolan, MEGA- Spelverksamhet på Videdalsskolan, Hiphopcentralen-Dans på Kryddgårdsskolan, Foo Café-Programmering för tjejer, Game girl-programeringsworkshop för tjejer, Röda Korset: Frukostklubb på Rosengårdsskolan, Tjejer i förening: Samarbete på skolorna i Rosengård, Kulturhuset Persborg: Verksamhet på Rosengårds- och Videdalsskolan, ABF Malmö- Samarbete kring simskola, Unga Örnar-Samarbete kring simskola, TiP Generation-Parkour på Höjaskolan, Mattecentrum- Räknestuga på Höjaskolan, ACapoeira, Folkets bio, Romska ungdomsförbundet, Retoy, Somaliska freds, RGRA, Odla i stan, ABF, Husie If, Husmodersföreningen, Drömmarnas hus, Malmö Anhörigförening, PRO, SKPF, SPF, Elektra, Drivkraft, Malbas, Yallatrappan, I nuläget samarbetar avdelning för områdesutveckling med cirka 50 ideella aktörer. Utöver dessa tillkommer ett flertal myndigheter, företag och andra offentliga förvaltningar. Åtagandet är fullföljt. Som ett led i att stärka kvaliteten på samarbetet med externa aktörer har Tegelhuset under året skrivit samarbetsöverenskommelser med Clustera, Rosengårds Folkets Hus, Framtidsföreningen för barn och ungdomar, Malmö Music Sphere, Malmös unga muslimer, Merit, Orientaliska kultur och musikhuset, Palestinska rättvisecenter, Föreningen Hand i Hand samt Malmö kvinnor och barn förbund. Vidare har Tegelhuset arrangerat en nätverksträff för att öka samarbetet mellan de föreningar som redan är verksamma inom huset och vid det tillfället var det flera som visade intresse av att samverka. Föräldrakommunikatörerna har under året startat föräldracafé varannan vecka i Tegelhuset samt barnvagnsbio. På Rosengårdsbiblioteket är efterfrågan på pysselaktiviteter för barn och föräldrar stor. Det stora antalet nyanlända som kommit under året har också gjort att bibliotekets språkcafé varit så välbesökt vid vissa tillfällen besökarna inte får plats. Detta faktum gör att användningen av Tegelhusets lokaler Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

82 Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska erbjuda kvinnor och män inom särskilt boende stöd/möjlighet att delta i meningsfulla fritidsoch kulturaktiviteter (VOO). Avdelningen för individ- och familjeomsorg ska informera och uppmuntra till fritidsaktiviteter för flickor och pojkar aktuella inom individ- och familjeomsorgen. Kommentar behöver ses över så att de behov och önskemål som malmöborna ger uttryck för kan tillgodoses i möjligaste mån. Åtagandet är fullföljt. Avdelningen för vård och omsorg har på olika sätt arbetat för att erbjuda meningsfulla fritids- och kulturaktiviteter för de brukare som bor på särskilt boende. Samarbete har etablerats med Studiefrämjandet, Svenska kyrkan, projektet "Clownronden", olika arrangörer av aktiviteter som till exempel musikunderhållning genom Lions klubb och Zumba för äldre, lokala förskolor. I vissa verksamheter finns det aktivitetsombud. Guldstunder har arbetat aktivt för att utveckla det sociala innehållet i verksamheten. Medarbetarna inom enheten för ordinärt boende har distribuerat de lokala träffpunkternas månadsprogram till brukarna. Åtagandet är fullföljt. Flickors och pojkars fritidsaktiviteter och fysiska aktiviteter är ett område som alltid undersöks i en barnutredning och likaså föräldrarnas förmåga att stödja barnens fritidsaktiviteter. Parallellt med övriga sociala insatser som Öppenvården utför för barn och unga betonas alltid vikten av deras deltagande i kultur- och fritidsaktiviteter. Det är en viktig del i arbetet för att stödja barn och unga till en god och hållbar utveckling. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

83 8:1 Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska i samarbete med andra aktörer, exempelvis fastighetsägare skapa förutsättningar för förstahandskontrakt för familjer i tillfälliga boenden, genomgångslägenheter och lägenheter med sociala kontrakt (IOF). Stadsområdesförvaltningen deltar aktivt i arbetet med en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar stadsutveckling tillsammans med de tekniska förvaltningarna, fastighetsägare, föreningar, näringsliv och flickor och pojkar, kvinnor och män (OU). Kommentar Åtagandet är fullföljt. Inom individ- och familjeomsorgen arbetar Enhet Vuxna med övertag av förstahandskontrakt i två spår. Det ena spåret gäller lägenheter anskaffade av Lägenhetsenheten och det andra gäller förebyggande arbete tillsammans med fastighetsägarna i området. Bistånd i form av övergångslägenhet består av två delar: boendestöd som utförs av socialsekreteraren och den tekniska tillsynen som utförs av tillsynare. Kombinationen gör det möjligt att utföra den tekniska tillsynen enligt överenskommelse mellan Malmö stad och fastighetsägarna medan boendestödet kan riktas som stöd till klienterna för att leva upp till hyresgästens skyldigheter i form av betalning av hyra inom utsatt tid samt vård av lägenheten. Det andra spåret är förebyggande arbete i området där en socialsekreterare på enhet Vuxna arbetar tillsammans med fastighetsägare. Genom samverkan mellan fastighetsägare, Enhet Vuxna och Enhet för Ekonomiskt bistånd i ett tidigt skede uppmärksamma om medborgaren riskerar förlora sitt boende och förebygga avhysningar så långt det går. Åtagandet är fullföljt. Stadsområdesförvaltningen är aktiv part i stadsutvecklingsprocesser som rör stadsområdet, Malmö och andra städer. Flera processer pågår, däribland: Botildenborg, en planerad förtätning i södra Rosengård med mål om nya bostäder och sammankoppling av området, Sociala klausuler planeras ingå i projektet som kan skapa arbetstillfällen i stadsområdet. Amiralsstaden med mål att skapa fler bostäder och arbetstillfällen genom förtätning och utveckling av det befintliga stadsrummet. Culture Casbah är en planerad förtätning längs Rosengårdsstråket. Stadsområdesförvaltning Öster medverkar i styrgrupp och arbetsgrupp och har även tillsammans med andra berörda förvaltningar planerat hur dialogen med malmöbor och andra berörda i stadsområdet kring samrådsförslaget skulle genomföras. Projektet Stadsbruk där fokus ligger på att skapa arbetstillfällen och bidra till en grön, ekologisk stad genom att kommersialisera stadsodlingar i en större skala. Ögårdsparken: en förstudie av Ögårdsparken med fokus på trygghet, delaktighet och jämställdhet pågår. Stadsområdesförvaltningen deltar i ett flertal nätverk kring hållbar stadsutveckling där lokala exempel får tillfälle att lyftas och där möjliga samarbeten kan initieras: Healthy Cities-nätverket, Stadsodlingsnätverket, SEISMIC (EUnätverk med syfte att utveckla stadsutvecklingsforskning). Bedömningen är att arbetet fungerar väl och att stadsområdesförvaltningen sätter malmöbon i fokus i dialogen med andra berörda förvaltningar och därmed bidrar med ett viktigt lokalt perspektiv. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

84 8:2 Nämnden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska öka inköpen av ekologiskt och etiskt certifierade varor jämfört med 2014 (Alla) Stadsområdesförvaltningen ska säkerställa att medarbetarna vid tjänsteresor väljer det färdsätt som har lägst miljöbelastning (Alla) Kommentar Åtagandet är delvis fullföljt. Utvecklingen kring inköp av ekologiska varor (livsmedel) är positiv vid jämförelse mellan åren 2014 och En ökning har skett från 22 procent till 30 procent. Trots detta ligger andelen för hela år 2015 under såväl genomsnittet för Malmö stad (55 procent) och för stadsområdesförvaltningarna totalt (31 procent). Utvecklingen kring inköp av etiskt certifierade varor (kaffe, te och kakao) är jämfört med år 2014 negativ. En minskning har skett från 83 procent till 75 procent vid jämförelse mellan år 2014 och Minskningen motsvarar åtta procentenheter eller 10 procent. Utbildning för samtliga chefer kring applikationen Ekonomi för chefer, där bland annat uppgifter om inköp av ekologiska livsmedel och etiskt certifierade varor kan hämtas, har genomförts under senare delen av Denna applikation syftar bland annat till att stödja verksamheten i arbetet med att styra och följa upp arbetet. Särskild kompetensutveckling för chefer och berörd personal kring inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor har dock inte genomförts under Detta kräver riktade åtgärder och ökat fokus på kompetensutveckling under år Åtagandet är delvis fullföljt. En uppföljning gjordes i samband med delårsrapport januariaugusti 2015 genom att avdelningschefer tillfrågades om hur de informerat om resepolicyn. Majoriteten uppgav att de i någon form har informerat sina medarbetare om principerna för Malmö stads resepolicy. Ny uppföljning för helåret 2015 har inte genomförts. För att kunna säkerställa att medarbetare vid tjänsteresor väljer det färdsätt som har lägst miljöbelastning krävs kompetensutveckling. Inför år 2016 ska metoder för uppföljning av resepolicyn utvecklas i syfte att följa utvecklingen. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

85 9 Stadsområdesnämnd Öster ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar. Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska genomföra åtgärder för att minska andelen timavlönade Alla). Stadsområdesförvaltningen ska arbeta för att öka andelen heltidsanställda (Alla). Stadsområdesförvaltningen ska säkerställa att inga medarbetare är ofrivilligt deltidsanställda genom arbete enligt Malmö stads riktlinjer för önskad tjänstgöringsgrad (Alla). Stadsområdesförvaltningen ska arbeta för att minska sjukfrånvaron. Kommentar Åtagandet är fullföljt. Andelen timavlönade i stadsområdesförvaltning Öster under perioden januari till december 2015 var i genomsnitt 91 procent. Målet för 2015 är att den genomsnittliga andelen timavlönade ska utgöra högst 9 procent av den totala närvaron för hela året. Stadsområdesförvaltningen har nått målet om att andelen timavlönade under 2015 ska utgöra högst 9 procent för hela året. Stadsområdesnämndens Handlingsplan i syfte att minska timavlönade fokuserar på arbetet med att erbjuda vikarier månadsanställning genom bemanningsplanering, schemaläggning, alternativa arbetstidsmodeller och verksamhetsuppföljning. Kartläggning och uppföljning av andelen timavlönade timmar sker kontinuerligt inom vård och omsorg i enlighet med handlingsplanen. Åtagandet är delvis fullföljt. Andelen heltidsanställda i förvaltningen har ökat sedan november Det ekonomiska läget under 2015 har inte möjliggjort en större ökning. Arbetet kring bemanningsplanering inom avdelningen för vård och omsorg är en strategiskt viktig del i arbetet med att försöka öka andelen heltidsanställda. Det finns ett behov av kunskap och kompetens inom området och kompetensutveckling har kommit igång under 2015 och fortsätter under Alla tillsvidareanställda medarbetare, kvinnor och män, i stadsområdesförvaltningen som är ofrivilligt deltidsanställda ska ges möjlighet att arbeta önskad tjänstgöringsgrad utifrån individens önskemål och verksamhetens behov. Genom bland annat tillämpningen av arbetstidsmodellen Tidbank inom vård och omsorg möjliggörs högre tjänstgöringsgrad för dessa medarbetare. Medarbetare med deltidsanställning som arbetar utifrån tidbanksavtalet redovisas dock fortfarande som deltidsanställda i Qlickview. Detta på grund av att det är medarbetarens grundanställningen som redovisas i statistiken. I den kommunövergripande HR processen, Rekrytering finns riktlinjer att beakta för medarbetare som anmält intresse för ökad tjänstgöringsgrad innan rekrytering får påbörjas. Vid utannonsering av deltidsanställningar informeras om att förvaltningarna inom Malmö stad tillämpar önskad tjänstgöringsgrad. Åtagandet är fullföljt. Ofrivilligt deltidsanställda ska inom sex månader erbjudas heltid eller önskad tjänstgöringsgrad. Arbete sker i enlighet med riktlinjer för önskad tjänstgöringsgrad. Under perioden redovisas inga ofrivilligt deltidsanställda medarbetare i förvaltningen. Åtagandet är delvis fullföljt. Sjukfrånvaron i Malmö stad var 1 januari - 31 december 2015 till 6,85 procent. För samma period 2014 var sjukfrånvaron 6,28 procent, en ökning på 0,57 procentenheter. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

86 Åtagande Stadsområdesförvaltningen ska utveckla verksamheten utifrån Plan för jämställd personalpolitik (Alla). Kommentar Sjukfrånvaron i Stadsområdesförvaltning Öster var 1 januari - 31 december ,17 procent. För samma period 2014 var sjukfrånvaron 7,42 procent, en ökning på 0,75 procentenheter. Sjukfrånvaron per avdelning 1 januari - 31 december 2015 har ökat med 2,91 procentenheter inom avdelningen för bistånd inom vård och omsorg till 7,10 procent och med 0,9 procentenheter inom avdelningen för individ- och familjeomsorg till 5,07 procent. Ökningen inom avdelningen för avdelningen för vård och omsorg är 0,67 procentenheter till 9,21 procent. Sjukfrånvaron inom avdelningen för områdesutveckling har minskat med 1,0 procentenheter till 5,82 procent. Den största ökningen har skett inom avdelningar där stadsområdesförvaltningen tidigare haft en låg sjukfrånvaro i jämförelse med snittet i Malmö stad. Frisknärvaron uppgick i november 2015 till 71,6 procent, vilket är en minskning med 3,5 procentenheter i jämförelse med november För november 2015 uppgick frisknärvaron i Malmö stad till 72,8 procent, vilket är en minskning med 1,6 procentenheter i jämförelse med november Kartläggning görs tillsammans med företagshälsovården kring orsakerna till korttidsfrånvaro för att arbeta med riktade insatser för att minska sjukfrånvaron. Regelbundna avstämningsmöten med försäkringskassan och företagshälsovården kan möjliggöra tidigare återgång i arbete vid långtidssjukskrivningar. Detta är ett samarbete som är föremål för utveckling. Stadsområdesförvaltning Öster förebygger ohälsa och sjukdom och främjar en god arbetsmiljö genom systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) enligt förvaltningens årshjul. Arbetet har förstärkts genom utbildningar till chefer och skyddsombud i SAM hösten Åtagandet är fullföljt. Utvecklingsarbetet utifrån Plan för jämställd personalpolitik har under året innefattat bland annat en löneanalys inom förvaltningen under hösten I analysen framkom att det inte finns några osakliga löneskillnader på grund av kön, inom yrkesgrupper och inte heller mellan likvärdiga yrken inom stadsområdesförvaltningen. Analys och kartläggning av löner sker årligen som en del av förvaltningens arbete med jämställda löner. Merparten av förvaltningens chefer har genomgått utbildning i Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess. Ytterligare utbildningstillfällen kommer att erbjudas under En granskning av efterlevnaden av rekryteringsprocessen kommer att göras inom ramen för den interna kontrollen under Samtliga arbetsplatser inom förvaltningen har implementerat nytt stödmaterial för medarbetarsamtal under Implementering av gemensamma riktlinjer mot och rutiner vid kränkande särbehandling och trakasserier har skett inom samtliga avdelningar under året. Samtliga avdelningar arbetar för att det ska vara lätt för medarbetare att förena föräldraskap med förvärvsarbete. Detta har beaktats vid tider för förläggning av APT och verksamhetsmöten. När det gäller att erbjuda föräldralediga medarbetarsamtal och att bjuda in till APT och internutbildningar har detta skett i merparten av förvaltningens avdelningar. Jämställdhets- och mångfaldsfrågor har diskuterats vid arbetsplatsträffar inom samtliga avdelningar. Andelen anställda med utländsk bakgrund överstiger andelen av den totala befolkningen i Malmö. Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

87 Åtagande Kommentar Stadsområdesnämnd Öster, Åtaganden år (26)

88 Plan för jämställd personalpolitik Stadsområdesnämnd Öster Bilaga 2: Uppföljning i Årsanalys 2015

89 Innehållsförteckning 1 Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad Malmö stad ska uppnå, upprätthålla och utveckla önskad lönestruktur i löneöversynsprocessen. Detta ska även ske i det löpande lönesättningsarbetet Malmö stads rekryteringar ska vara fria från diskriminering Alla oavsett kön ska ges möjlighet att söka lediga tjänster i Malmö stad Det ska vara lätt för både män och kvinnor anställda i Malmö stad att förena förvärvsarbete och föräldraskap Kvinnor och män anställda i Malmö stad får stöd av arbetsgivaren i ett jämlikt uttag av föräldraledigheten och i att dela lika på föräldraledigheten vid vård av barn Malmö stad ska vara en arbetsplats som är fri från trakasserier, repressalier och sexuella trakasserier Alla medarbetare i Malmö stad ska känna till de lagar, regler, handlingsplaner och rutiner som finns på arbetsplatsen kring trakasserier, repressalier och sexuella trakasserier och vad man ska göra om någon utsätts för det Arbetsförhållandena och anställningsvillkor ska vara likvärdiga för alla kvinnor och män anställda i Malmö stad Alla medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Kvinnor och män ska uppleva att de har samma möjlighet att påverka sitt arbete och sin arbetsplats Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 2(8)

90 1 Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad. 1.1 Malmö stad ska uppnå, upprätthålla och utveckla önskad lönestruktur i löneöversynsprocessen. Detta ska även ske i det löpande lönesättningsarbetet. Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar Ett krav Varje förvaltning/nämnd ska årligen utifrån förvaltningens lönestruktur analysera och åtgärda eventuella osakliga löneskillnader inom förvaltningen för såväl lika som likvärdigt arbete. Arbetet med att kartlägga och analysera osakliga löneskillnader inom Malmö stad sker på kommunövergripande nivå. Stadsområdesförvaltningen bidrar genom årlig löneanalys inför den årliga löneöversynen. Stadsområdesförvaltningen kartlägger, analyserar och åtgärdar eventuella osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor inom dessa yrkesgrupper och mellan likvärdiga yrken inom förvaltningen. Hösten 2015 gjordes en löneanalys inom förvaltningen inför löneöversyn I analysen framkom att det inte finns några osakliga löneskillnader på grund av kön, inom yrkesgrupper eller mellan likvärdiga yrken i stadsområdesförvaltningen. Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 3(8)

91 2 Malmö stads rekryteringar ska vara fria från diskriminering. 2.1 Alla oavsett kön ska ges möjlighet att söka lediga tjänster i Malmö stad. Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar Ett krav Förvaltning/nämnd skapar tydliga och öppna system för karriärutveckling. Stadsområdesförvaltningen skapar tydliga och öppna system för karriärutveckling genom att verka för intern rörlighet och se den som en möjlighet för lärande och utveckling. Arbete sker kontinuerligt genom att bland annat: Anställningar över sex månader utannonseras på Offentliga jobb. Medarbetarsamtal sker årligen med samtliga medarbetare. Malmö stad genomför utvecklingsprogram Framtida ledare, och stadsområdesförvaltningarna programmet Interna Presumtiva Ledare, vilket kan vara en möjlighet för lärande, utveckling och intern rörlighet. Förvaltningen arbetar utifrån Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess och erbjuder årligen utbildning i processen till förvaltningens chefer. Samtliga medarbetare ska ha en handlingsplan efter medarbetarsamtalet med överenskomna utvecklingsaktiviteter, mål och effekter kopplat till den överenskommelsen som gjorts med chefen. Samtliga avdelningar inom förvaltningen har genomfört medarbetarsamtal och upprättat handlingsplaner i samband med samtalet under Tydliga och förankrade lönekriterier är viktiga för medarbetares möjlighet att förstå sitt uppdrag, få återkoppling på sitt arbete, och därigenom ges möjligheter till utveckling inom sin roll. Under 2015 har samtliga arbetsplatser inom förvaltningen arbetat med att ta fram och implementerat lönekriterier. Dessa börjar gälla under Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 4(8)

92 3 Det ska vara lätt för både män och kvinnor anställda i Malmö stad att förena förvärvsarbete och föräldraskap. 3.1 Kvinnor och män anställda i Malmö stad får stöd av arbetsgivaren i ett jämlikt uttag av föräldraledigheten och i att dela lika på föräldraledigheten vid vård av barn. Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar Beslutat i nämndsbudget Beslutat i nämndsbudget Stadsområdesförvaltningen arbetar för att det ska vara lätt för anställda att förena förvärvsarbete med föräldraskap genom interna möten såsom arbetsplatsträffar och verksamhetsmöten. Dessa ska förläggas så långt det är möjligt på tid som tar hänsyn till medarbetarnas behov och vardag. Stadsområdesförvaltningen arbetar för att det ska vara lätt för anställda att förena förvärvsarbete med föräldraskap genom att medarbetare som är föräldralediga ska erbjudas medarbetarsamtal samt möjlighet att delta på arbetsplatsträffar och internutbildningar och annat utvecklingsarbete som pågår på arbetsplatsen. Interna möten såsom APT och verksamhetsmöten har så långt det är möjligt förlagts så att anställda har möjlighet att förena förvärvsarbete med föräldraskap inom samtliga avdelningar i Stadsområdesförvaltning Öster. Föräldralediga inom Stadsområdesförvaltning Öster har under 2015 erbjudits att delta vid internutbildning och annat utvecklingsarbete inom samtliga avdelningar. Medarbetarsamtal har erbjudits till föräldralediga medarbetare inom majoriteten av förvaltningens avdelningar. I de allra flesta fall har föräldralediga bjudits in till APT. Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 5(8)

93 4 Malmö stad ska vara en arbetsplats som är fri från trakasserier, repressalier och sexuella trakasserier. 4.1 Alla medarbetare i Malmö stad ska känna till de lagar, regler, handlingsplaner och rutiner som finns på arbetsplatsen kring trakasserier, repressalier och sexuella trakasserier och vad man ska göra om någon utsätts för det. Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar Ett krav Stadskontoret och förvaltningarna tar tillsammans fram förslag till gemensamma riktlinjer mot kränkande särbehandling Implementeringen av riktlinjer mot och rutiner vid kränkande särbehandling och trakasserier inom Stadsområdesförvaltning Öster är genomförd i samtliga av förvaltningens avdelningar. Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 6(8)

94 5 Arbetsförhållandena och anställningsvillkor ska vara likvärdiga för alla kvinnor och män anställda i Malmö stad. 5.1 Alla medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad. Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar Ett krav Vid annonsering av tillsvidaretjänster ska förvaltningen uppge att Malmö stad erbjuder heltid eller önskad tjänstgöringsgrad. Alla tillsvidareanställda medarbetare, kvinnor och män, i stadsområdesförvaltningen som är ofrivilligt deltidsanställda ska ges möjlighet att arbeta önskad tjänstgöringsgrad utifrån individens önskemål och verksamhetens behov. Ofrivilligt deltidsanställda ska inom sex månader erbjudas heltid eller önskad tjänstgöringsgrad. Arbete sker i enlighet med riktlinjer för önskad tjänstgöringsgrad. Stadsområdesförvaltningen arbetar rutinmässigt med att vid utannonsering av deltidsanställningar informera om att förvaltningarna inom Malmö stad tillämpar önskad tjänstgöringsgrad. I Malmö stads rekryteringsprocess finns en standardformulering: "I enlighet med Malmö stads mål att medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad är det möjligt att ansöka om önskad tjänstgöringsgrad". Denna används i alla stadsområdesförvaltningens annonser som avser deltidsanställningar. Under 2015 redovisas inga ofrivilligt deltidsanställda medarbetare i förvaltningen. Andelen ofrivilligt deltidsanställda är i dagsläget 0 i Stadsområdesförvaltning Öster. 5.2 Kvinnor och män ska uppleva att de har samma möjlighet att påverka sitt arbete och sin arbetsplats. Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar Ett krav Jämställdhetsanalyser sker kontinuerligt i det ordinarie arbetet i syfte att identifiera förvaltningens specifika utvecklingsområden för att skapa likvärdiga förhållanden och villkor för kvinnor och män. Stadsområdesförvaltningens verksamheter ska vidareutvecklas genom att ta fram jämställdhetsanalyser och att implementera resultatet av genomförda jämställdhetsanalyser. Sedan år 2013 har femton jämställdhetsanalyser genomförts, varav tre under år För sju av jämställdhetsanalyserna har åtgärder genomförts som har påverkat service och insatser till flickor och pojkar, kvinnor och män. Två av jämställdhetsanalyserna bedöms som delvis genomförda. För resterande sex jämställdhetsanalyser har inte implementering av resultatet påbörjats. De fyra aktiviteter som är kopplade till åtagandet har genomförts. Avdelningen för individ- och familjeomsorg inom SoF Öster har tillsammans med de andra stadsområdesförvaltningarna påbörjat ett projekt kring jämställd biståndsbedömning i ärenden som rör missbruk. Projektet avslutas under Inom samtliga verksamheter för avdelningen för Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 7(8)

95 Åtagandet är Operativa mål/åtaganden Kommentar vård och omsorg pågår arbete med implementeringen av den särskilda handlingsplan för jämställdhetsintegrering som tagits fram. Utbildningsinsatser har genomförts under hösten, vilka nu ligger till grund för kommande arbete med jämställdhetsanalyser. På myndighetssidan pågår arbete med tidigare framtagen checklista för jämställda biståndsbeslut. Det finns kommunövergripande planer på att checklista för jämställda biståndsbeslut ska integreras med dokumentationssystemet Procapita och tekniska lösningar för detta ses över centralt. Stadsområdesnämnd Öster, Plan för jämställd personalpolitik 8(8)

96 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (2) Datum Vår referens A Pettersson Gustafsson Controller anna.pettersson@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av intern kontroll 2015 SOFÖ Sammanfattning Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i samband med årsanalysens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Uppföljningen av 2015 års arbete med intern kontroll har skett utifrån kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll, stadsområdesnämndens System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll samt Intern kontrollplan Totalt 11 risker har utgjort kontrollområden i planen under år Återrapportering har skett löpande genom 17 ärenden till Stadsområdesnämnd Öster enligt fastställd tidplan. I uppföljningen ingår en självskattning utifrån de kommungemensamma kriterier för intern kontroll som antagits av kommunstyrelsen. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till rapport över uppföljning av intern kontroll 2015, samt att översända rapporten till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU uppföljning av intern kontroll 2015 Uppföljning intern kontroll 2015 Stadsområdesnämnd Öster Självskattning intern kontroll Stadsområdesnämnd Öster Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster Ärendet Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i samband med årsanalysens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna SIGNERAD

97 kontrollen till kommunstyrelsen. 2 (2) Uppföljning av stadsområdesnämndens arbete med intern kontroll 2015 har skett med utgångspunkt från kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll, stadsområdesnämndens System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll (Stadsområdesnämnd Öster, , 14), samt den av stadsområdesnämnden antagna Intern kontrollplan Genom de riskanalyser som gjordes inför 2015 års arbete med intern kontroll identifierades sammanlagt 39 risker inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa har 11 risker utgjort kontrollområden i intern kontrollplan under år Enligt stadsområdesnämndens anvisningar ska uppföljning och återrapportering till stadsområdesnämnden ske löpande. Detta innebär att granskningar inom respektive kontrollområde rapporteras var för sig i form av separata ärenden till stadsområdesnämnden. Av Intern kontrollplan 2015 framgår vid vilket sammanträde som respektive ärende ska rapporteras. Vissa av de kontrollområden som ingått i intern kontrollplan har rapporterats två gånger till stadsområdesnämnden, vissa en gång under året. Återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster har gjorts vid 17 tillfällen under året i enlighet med beslutad tidplan. Under år 2015 beslutade kommunstyrelsen om kommungemensamma kriterier som ska ligga till grund för nämndernas utvärderingar av intern kontroll (STK ). Förslaget till rapport innehåller en självskattning som gjorts enligt detta beslut. Uppföljningen av 2015 års arbete med intern kontroll framgår av särskild rapport. Ansvariga Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

98 Uppföljning intern kontroll 2015 Stadsområdesnämnd Öster

99 Innehållsförteckning 1 Uppföljning av intern kontroll Mål och inriktning Arbetsprocess Kontroller och rapportering Självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll Bilagor Bilaga 1: Självskattning intern kontroll Stadsområdesnämnd Öster Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

100 1 Uppföljning av intern kontroll 2015 Stadsområdesnämnden ska enligt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll senast i samband med årsanalysens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Denna uppföljning av stadsområdesnämndens arbete med intern kontroll 2015 har skett med utgångspunkt från kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll, stadsområdesnämndens System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll (Stadsområdesnämnd Öster, , 14), samt den av stadsområdesnämnden antagna Intern kontrollplan Riskanalyser utgör grunden för intern kontrollarbetet och är ett viktigt verktyg för att identifiera och hantera risker. Detta för att föregripa riskerna innan en negativ händelse inträffar. Genom de riskanalyser som gjordes inför 2015 års arbete med intern kontroll identifierades sammanlagt 39 risker inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa har 11 risker utgjort kontrollområden i intern kontrollplan under år Vissa av de kontrollområden som ingått i intern kontrollplan har rapporterats två gånger till stadsområdesnämnden, vissa en gång under året. I kapitel 1.3 redovisas utförd uppföljning, utfall och vidtagna åtgärder enligt intern kontrollplan år Sammanlagt 21 risker har hanterats genom uppföljning och dokumentation på avdelningsnivå. Detta arbete kommenteras i kapitel För sju övriga risker bedömdes inbyggda kontroller/ vidtagna åtgärder som tillräckliga. I enlighet med stadsområdesnämndens anvisningar ska uppföljning och återrapportering till stadsområdesnämnden ske löpande. Detta innebär att granskningar inom respektive kontrollområde rapporteras var för sig i form av separata ärenden till stadsområdesnämnden. Av Intern kontrollplan 2015 framgår vid vilket sammanträde som respektive ärende ska rapporteras. Uppföljningen i denna rapport visar att rapporteringen till stadsområdesnämnden under året har följt beslutad tidplan. Återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster har gjorts vid 17 tillfällen under året: (två kontrollmoment enligt plan), (två kontrollmoment enligt plan), (två kontrollmoment enligt plan), (två kontrollmoment enligt plan) (tre kontrollmoment enligt plan) (fem kontrollmoment enligt plan) (ett kontrollmoment enligt särskilt uppdrag från stadsområdesnämnden) I delårsrapport januari-augusti 2015 följdes upp att återrapporteringen till nämnden under aktuell period följer intern kontrollplan för Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

101 Behandling av uppföljningsrapport intern kontroll 2015 i nämnd/styrelse Nämnd/styrelse Datum för behandling av årsrapport avseende intern kontroll Stadsområdesnämnd Öster Mål och inriktning De övergripande målen med nämndens interna kontroll år 2015 har varit att: Skapa en god kontrollmiljö, det vill säga en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten. Under år 2015 har nämndens arbete med intern kontroll haft en fortsatt inriktning mot ovanstående mål. Det systematiska arbetet med identifiering av risker genom riskanalyser, bedömning om hur riskerna ska hanteras och uppföljning på olika nivåer i organisationen de senaste åren bedöms ha bidragit till att stärka arbetet med kontrollmiljön. Sedan stadsområdesnämndens ansvar trädde i kraft i mitten av år 2013 har spridningen och omfattningen av identifierade risker inom avdelningarna ökat, vilket för varje år genererat utökat underlag för fortsatt utvecklingsarbete inom respektive avdelning. Stadsområdesnämnden har en löpande plan, som innebär att risken kvarstår så länge riskvärdet (sannolikhet i skala 1-4 multiplicerad med konsekvens i skala 1-4) är högt. Sett i ett treårsperspektiv har vidtagna åtgärder bland annat i form av kompetensutveckling, nya rutiner och kommunikation inneburit att sannolikheten för att negativ händelse ska inträffa minskat när det gäller flera riskerna. Andra risker kvarstår och kräver fortsatta åtgärder. Samtidigt har nya risker identifierats. Risker År Totalt antal identifierade risker varav risker ingår i intern kontrollplan Det systematiska arbetet bedöms ha inneburit en positiv förflyttning inom stadsområdesnämndens verksamhet när det gäller intern kontroll. Att arbetet på detta sätt bidrar till verksamhetsutveckling med fokus på ökad kvalitet i ett brukarperspektiv har varit en viktig utgångspunkt såväl vid avdelningsvisa uppföljningsmöten och riskgenomgångar som inom förvaltningsledningens styr- och ledningsarbete. Intern kontroll och riskhantering bedöms genom en ökad riskmedvetenhet och systematiskt arbete ha bidragit till att vidareutveckla organisationskulturen. Samtidigt finns flera utvecklingsom- Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

102 råden att arbeta vidare med, däribland tillgång till information om intern kontroll och kommunicering av arbetet på Malmö stads intranät för att på så sätt se till att medarbetarna har tillgång till relevant information för att en god intern kontroll kontinuerlig ska kunna uppnås. Det kommunövergripande utvecklingsarbete som pågått i Malmö stad kring intern kontroll de senaste två åren har varit ett viktigt stöd under år De metodstöd som utvecklats i form av handbok och elektroniskt verktyg bedöms ha varit viktiga såväl för denna uppföljning som arbetet med intern kontroll Kommunstyrelsens beslut om kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll under året är ett annat viktigt riktmärke för arbetet med att utveckla den interna kontrollen. Uppföljningen och rapporteringen av de olika aktiviteterna i den interna kontrollplanen utgör, tillsammans med återkommande riskanalyser, viktiga mätare på måluppfyllelsen. All verksamhet som omfattas av intern kontroll begreppet ingår dock inte i den årliga intern kontrollplanen. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål och förvaltningens åtaganden sker generellt sett inom budget- och uppföljningsprocessen. Uppföljning och hantering av avvikelser hanteras inom ramen för det systematiska kvalitetsarbete som pågår i verksamheten. Vissa kontroller är redan inbyggda i kommunens normala processer, exempelvis attestrutiner. Samtliga dessa exempel hjälper till att säkerställa att nämnden och förvaltningen har en god intern kontroll, även om dessa kontroller inte ingår som ett kontrollmoment i intern kontrollplanen för året. Inför år 2016 är insatser för att utveckla de lokala kontrollmiljöerna i verksamheterna fortsatt prioriterade. Det förutsätter en fortsatt övergripande ledning och styrning av det praktiska interna kontrollarbetet. Som ett led i detta arbete beslutade Stadsområdesnämnd Öster i januari 2016 om reviderat System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll. I dessa finns nu dokumenterade rutiner för hantering av risker som hanteras inom ramen för det löpande utvecklingsarbetet inom stadsområdesförvaltningen, det vill säga sådana risker som inte ingår som granskningsområden eller direktåtgärder i intern kontrollplan. 1.2 Arbetsprocess Det årliga intern kontroll arbetet utgörs av återkommande aktiviteter där den interna kontrollen planeras, genomförs, följs upp och analyseras: Inventering och riskanalys Riskhantering Förslag till granskningar och åtgärder Sammanställning av intern kontrollplan Genomförande och rapportering Förbättringsarbete och åtgärder Stadsområdesnämnd Östers System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll var utgångspunkten för 2015 års arbete med intern kontroll. Hösten 2014 genomfördes inventering och riskbedömning i respektive avdelnings ledningsgrupp och i stabens funktioner. De båda avdelningarna inom vård och omsorg gjorde efter avdelningsvisa genomgångar en gemensam bedömning för hela vård- och omsorgsverksamheten. Stadsområdesnämnden tillämpar en rullande plan, vilket innebär att risker följs upp så länge risken för avvikelser bedöms kvarstå eller till dess den interna kontrollen bedöms kunna tillgodoses på annat sätt. Detta gäller samtliga processer som identifierats, alltså även dem med lägre sanno- Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

103 likhet och konsekvens. Utöver att gå igenom de risker som hade identifierats inför 2014 års interna kontroll identifierades nya risker inför Samtliga risker analyserades och vägdes därefter i ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Varje risk värderades utifrån en sannolikhets- och konsekvensskala om 1-4 där sannolikhet multiplicerades med konsekvens. Därigenom bedömdes på vilket sätt åtgärd behövde sättas in. En sammanställning över samtliga identifierade risker inom stadsområdesförvaltningen och förslag till vidare hantering gjordes av förvaltningens nätverk för intern kontroll. Denna fastställdes av förvaltningsledningen i december Vid stadsområdesnämndens arbetsutskott sammanträde , 3 behandlades därefter förvaltningsledningens riskanalys. Vid sammanträdet beslutade arbetsutskottet föreslå stadsområdesnämnden att följande processer, utöver förvaltningens förslag, skulle ingå i Intern kontrollplan 2015: Att utbetalning av försörjningsstöd görs enligt gällande riktlinjer. Processen identifierades av arbetsutskottet , 3. Att genomförande-/ vårdplaner finns och att det finns mätbara mål i planerna. Processen ingick i förvaltningens sammanställning inför arbetsutskottet med förslaget att detta moment kontrolleras och följs upp på förvaltningsnivå. Stadsområdesnämnd Öster fastställde intern kontrollplan 2015 inklusive ovanstående tillägg i februari Genom de riskanalyser som gjordes inför 2015 års arbete med intern kontroll identifierades sammanlagt 39 risker inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa har 11 risker utgjort kontrollområden i intern kontrollplan under år Sammanlagt 21 risker har hanterats genom uppföljning och dokumentation på avdelningsnivå. För sju övriga risker bedömdes inbyggda kontroller/ vidtagna åtgärder som tillräckliga. Återrapportering av arbetet med intern kontroll, genom rapportering av varje kontrollområde, har gjorts till stadsområdesnämnden vid 17 tillfällen under året. Rapporteringen till stadsområdesnämnden under året har följt beslutad tidplan. Under senare delen av år 2015 har den handbok för arbete med intern kontroll i Malmö stad som tagits fram varit ett viktigt metodstöd för arbetet. Vidare har utvecklingen av ett kommungemensamt systemstöd för arbetet lagt grunden för vidareutveckling av stadsområdesnämndens arbete med intern kontroll. Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

104 1.3 Kontroller och rapportering Nedan ges en sammanfattande beskrivning av utförd uppföljning, utfall och vidtagna åtgärder enligt intern kontrollplan under år Utöver dessa granskningar har 21 uppföljningar skett inom ramen för stadsområdesförvaltningens uppföljning och dokumentation på avdelningsnivå. Detta arbete redovisas övergripande i kapitel Kontrollområde och återrapportering Att utbetalning av försörjningsstöd görs enligt gällande rutiner Kontroll har genomförts med återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster i april ( , 74) samt i september ( , 144). Sammanfattning av granskningen Kontrollmomentet Risken att utbetalning av försörjningsstöd inte sker enligt gällande rutiner identifierades av stadsområdesnämndens arbetsutskott , 3. Kontrollen Avvikelser när det gäller utbetalning av försörjningsstöd ska registreras i avvikelsesystemet Flexite. Detta används som underlag för att säkerställa att arbetet sker enligt gällande bestämmelser. Kontrollen har genomförts genom uppföljning av samtliga registrerade avvikelser i Flexite. Kontroll har genomförts för perioden januari-mars respektive perioden januariaugusti år Resultat För perioden januari mars fanns en registrerad avvikelse av felaktig utbetalning av försörjningsstöd i Flexite. Vid den andra kontrollen var resultatet oförändrat; en avvikelse för hela perioden januari augusti. I rapporterna beskrivs de inbyggda kontroller som genomförs kontinuerligt genom Malmö stads gemensamma riktlinjer som bland annat innefattar månatliga kontroller av loggningar i Procapita med slumpmässigt urval av handläggare och utbetalningar, att handläggare enbart läser ärenden där de har behörighet samt användande av Procapita kvällar, nätter och helger. Genomförda åtgärder Information om rutiner för avvikelser och avvikelsesystemet Flexite har getts vid introduktion av nyanställda. Samtliga berörda socialsekreterare har fått information om rutinerna kring rapportering av avvikelser och vikten av att rapportera avvikelser som underlag för förbättringsarbete. Fortlöpande information om avvikelsesystemet sker på teammöten inom enheten för försörjningsstöd. De inbyggda kontroller som genomförs enligt Malmö stads riktlinjer fortsätter enligt rutin. Att det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) inom vård- och omsorgsverksamheten bedrivs i enlighet med gällande regler Kontroll har genomförts med återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster i juni ( , 109) samt i november ( , 193). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller är tillräckliga. Kontrollmomentet Det systematiska brandskyddsarbetet förutsätter uppdaterade SBA-pärmar. I det fall SBA-pärmar inte är uppdaterade innebär det avvikelse från gällande riktlinjer. Samtlig personal ska vidare genomgå brandutbildning. Avvikelser i denna del kan innebära risk för felaktigt agerande vid brand. Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

105 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen Åtgärder under året för att minimera risken har syftat till att säkerställa att SBA-pärmarna inom korttidsenheten och enheten för särskilt boende är aktuella, samt att identifiera hur många medarbetare som behöver gå utbildning och ta fram en utbildningsplan för det systematiska brandskyddsarbetet inom vård och omsorg. Kontrollen Uppföljningen avseende brandskyddsutbildning har genomförts genom att mäta antal medarbetare som saknar brandskyddsutbildning eller som inte har förnyat sin utbildning inom fyra år enligt riktlinjerna för systematiskt brandsskyddsarbete. Mätningen genomfördes genom enkät till samtliga verksamhetschefer. Kontrollen genomfördes i maj respektive oktober Samtliga SBA-pärmar inom korttidsenheten och enheten för särskilt boende har granskats med rapportering till stadsområdesnämndens sammanträde i oktober. Resultat Vid första kontrollen var det 393 av 855 medarbetare (46 procent), som saknade aktuell brandskyddsutbildning. Av de totalt 393 medarbetarna var 34 män och 361 kvinnor. Vid andra kontrollen var det 261 medarbetare (29 procent), som saknade aktuell brandskyddsutbildning. Av de totalt 261 medarbetarna var 18 män och 261 kvinnor. Granskningen av SBA-pärmar visade att samtliga var aktuella med undantag för två inom korttidsenheten och två inom enheten för särskilt boende. Genomförda åtgärder Vid första rapporteringstillfället beslutade Stadsområdesnämnd Öster att ge förvaltningen i uppdrag att omgående vidta åtgärder för att ge personal erforderlig utbildning i brandskyddsarbete. Utifrån detta och enkätresultatet vid första tillfället togs en utbildningsplan fram med målet att skapa möjligheter för samtlig personal inom vård och omsorgs verksamhet att ges aktuell brandskyddsutbildning. Utbildningsplanen har innefattat fem utbildningstillfällen under hösten 2015 och ytterligare utbildningstillfällen planeras för år Vid stadsområdesnämndens sammanträde i november informerade ansvarig avdelningschef muntligt om arbetet. I samband med detta förtydligades det att huvuddelen av medarbetarna har brandskyddsutbildning även om den kan vara mer än fyra år gammal. För de SBA-pärmar, som vid granskningen visade sig vara inaktuella, har uppdatering genomförts. Bedömningen i rapporten till stadsområdesnämnden var att samtliga SBA-pärmar vid årets slut skulle vara aktuella. Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

106 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen Fortsatt hantering Stadsområdesnämnd Öster beslutade vid sitt sammanträde i november att uppdra åt förvaltningen att återkomma med åtgärder för att skyndsamt se till att alla har gått brandskyddskursen och att samtliga SBA-pärmar är uppdaterade. Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att de åtgärder som genomförts under år 2015 lett till att risken för avvikelser har minskat. Under år 2016 fortsätter arbetet för att minska risken ytterligare genom löpande brandskyddsutbildningar enligt utbildningsplan samt uppföljning av att SBA-pärmar är uppdaterade. Granskning föreslås ske inom ramen för stadsområdesförvaltningens löpande utvecklingsarbete och rapporteras till nämnden för kännedom i samband med delårsrapporter och årsanalys år Att biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen, SoL kring vistelse på korttid följer gällande rutin enligt värdighetsgarantier Kontroll har genomförts med återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster i april ( , 75) samt i september ( , 143). Kontrollmomentet Under år 2013 infördes fem värdighetsgarantier i Malmö. Att värdighetsgarantier implementeras ingick i Intern kontrollplan Vid riskanalys inför intern kontroll 2015 bedömdes väsentlig risk kvarstå avseende biståndsbeslut SoL kring vistelse på korttid. Under 2014 fastställdes rutin för biståndshandläggare om uppföljning av biståndsbeslut fattade enligt 4 kap 1 SoL i form av vistelse på korttidsplats. Vid avvikelse finns risk för att kvinnor och män vistas på korttid utan gällande beslut och att de uppföljningar som görs inte följer gällande rutin. Vidare finns risk för att brukaren inte blir delaktig i processen. Åtgärder för att minimera risken under år 2015 var att säkerställa att rutin följs genom regelbunden information och genomgång av ärenden med berörda handläggare. Kontrollen Granskningarna har genomförts av enhetschef och socialt ansvarig samordnare (SAS) genom analys av uppföljningsrapporter baserad på granskning av antalet uppföljda beslut enligt rutin. Granskningen genomfördes den 10 mars respektive den 10 augusti 2015 och baserades på antal tillfällen då myndigheten följt gällande rutin för de brukare som visades på korttidsplats dessa datum. Samtliga biståndshandläggare har rapporterat till enhetschef antalet brukare som de hade myndighetsansvaret för och som aktuellt datum vistades på korttid. Detta tillsammans med beskrivning kring mål med vistelsen samt genomförda och planerade uppföljningar. Vid granskningen exkluderades de brukare som erhållit bifallsbeslut på ansökan om särskilt boende. Detta för att få en så rättvisandebild som möjligt över de brukare där det finns en pågående planering. Resultat Vid första granskningen vistades totalt 47 brukare på korttidsplats. Av dessa var 19 personer beviljade plats Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

107 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen på särskilt boende. Av de kvarvarande 28 brukarna hade uppföljning enligt rutin följts för 25. Vid andra granskningen vistades totalt 35 brukare på korttidsplats. Av dessa var sju personer beviljade plats på särskilt boende. Av de kvarvarande 28 brukarna har uppföljning enligt rutin följts för två. I rapporten till stadsområdesnämnden konstateras att en förklaring till varför rutinen inte följts i det stora antalet ärenden är att antalet kallelser till samordnad vårdplanering varit stort under vår och sommar, vilket krävt fokus på dessa ärenden. Vidare bedöms komplexiteten i ärendena ha påverkat handläggningstiden och därmed möjligheterna att följa gällande rutin. Genomförda åtgärder Regelbunden information om rutinen och genomgång av aktuella ärenden med berörda biståndshandläggare har genomförts. För att möjliggöra ett ökat fokus på uppföljning enligt rutin har det samordnade vårdplaneringsteamet förstärkts med en heltidstjänst från och med oktober 2015, vilket väntas medföra att biståndshandläggare kan öka fokusering på uppföljning. Även förstärkningar med boendehandläggare under en period bedöms ge förutsättningar för ett ökat fokus på uppföljning av biståndsbeslut fattade enligt 4 kap 1 SoL i form avvistelse på korttidsplats. Från och med oktober 2015 har en LSS-handläggare fått myndighetsansvaret för samtliga brukare som är beviljade boendestöd, vilket bedöms skapa förutsättningar för ett ökat fokus på uppföljning. Biståndshandläggarnas myndighetsansvar har sedan den 1 oktober 2015 ändrats från geografiska ansvarsområden till att vara datumfördelat, vilket väntas skapa en jämnare fördelning av arbetsuppgifter. Enhetschef för bistånd SoL planerade hösten 2015 samtal med biståndshandläggarna för att fastställa system för hur gällande rutin följas på systematiskt sätt. Att återrapportering av delegerade beslut enligt delegationsordningen sker till Stadsområdesnämnd Öster enligt gällande bestämmelser och rutiner Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i maj ( , 88) samt i oktober ( , 170). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att de åtgärder som genomförts under år 2015 leder till att risken för avvikelser kan minska. Under år 2016 fortsätter arbetet för att minska risken ytterligare. Granskning föreslås ske inom ramen för stadsområdesförvaltningens löpande utvecklingsarbete och rapporteras till nämnden för kännedom i samband med delårsrapport och årsanalys. Kontrollmomentet Enligt kommunallagen 6 kap 33 kan en nämnd uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden. I kommunallagen anges att beslut som fattas med stöd av delegation från nämnden ska anmälas till nämnden. Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

108 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen I det fall återrapportering av beslut tagna enligt delegationsordningen inte sker till nämnden innebär det avvikelse från bestämmelser i gällande lagstiftning och rutiner. Risken innebär att nämnden inte får kännedom om beslut som är fattade enligt delegationsordningen och att nämnden därmed inte kan styra och leda verksamheten på ett effektivt sätt. Åtgärder under 2015 för att minimera risken var att uppdatera och förtydliga rutiner kring återrapportering gentemot verksamheterna och att ge riktad och löpande information till chefer. Kontrollen Uppföljning har skett av antal återrapporterade beslut per sammanträde och verksamhet. Kontroll genomfördes i april för perioden oktober 2014 april 2015 respektive i september 2015 för perioden maj 2015 september Resultat Båda granskningarna visar att det finns en oregelbundenhet i antalet beslut från avdelningen för individ och familj mellan månaderna. Stadsområdesförvaltningens rutiner för inlämning av delegationslistor till nämndens månatliga möten innebär att datum för inlämning varierar mellan månaderna. Detta kan i sin tur innebära att delegationslistor inte alltid kommer med till närmast påföljande sammanträde, utan istället bifogas möteshandlingarna månaden därefter. Vård och omsorg har vid båda granskningarna ett lågt antal anmälda delegationsbeslut, vilket förklaras med problematik kring införande av verksamhetssystemet Procapita. Detta har medfört problem att få fram delegationslistor automatiskt. Bedömningen är att verksamhetssystemet i denna del nu fungerar och att rapporteringen ska kunna ske på ett tillfredsställande sätt under år Genomförda åtgärder Skyldigheten att rapportera delegationsbeslut har aktualiserats i dialog med chefer inom förvaltningen. Hösten 2015 påbörjades ett arbete med att uppdatera delegationsordningen och i samband med detta har dialog förts med stadsjurist kring innehåll och återrapportering. En ny, gemensam rutin för samtliga stadsområdesförvaltningar har tagits fram under år 2015 gällande återrapportering av delegationsbeslut. Detta med syftet att skapa en tydlig och enkel instruktion som underlättar för verksamheten vid inrapportering. Rutinen har kommunicerats ut till samtliga verksamheter där beslut fattas på delegation. Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att risken för att lagar och rutiner kring återrapportering av delegationsbeslut inte efterföljs kvarstår i en sådan omfattning att granskningsområdet föreslås ingå i Intern kontrollplan för Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

109 Kontrollområde och återrapportering Att tillsyn i lägenheter och boende genomförs enligt gällande avtal Kontroll har genomförts med återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster i maj ( , 89) samt i november ( , 197). Sammanfattning av granskningen Kontrollmomentet Tillsyn ska genomföras en gång per månad om inget annat avtalats med hyresvärden. Regelbunden tillsyn tillförsäkrar att lägenheten sköts tillfredställande och detta är en viktig förutsättning för att hyresgästen på sikt ska kunna erhålla ett förstahandskontrakt. Bristande tillsyn i lägenheter och boende riskerar försämra förtroendet för stadsområdesförvaltningen som hyresgäst och detta kan innebära att stadsområdesförvaltningen tilldelas färre lägenheter. I förlängningen kan detta påverka möjligheterna för hemlösa barnfamiljer att få tillgång till boende. Åtgärder för att minska risken under 2015 var uppföljning och implementering av rutiner och checklistor, samt löpande information om dokumentation och handläggning på personalmöten och vid enskilda ärendegenomgångar inom individ- och familjeomsorgen. Kontrollen Kontroll har genomförts av sektionschef genom slumpmässigt urval av ärenden, 15 ärenden i april och 15 ärenden i oktober. Resultat Vid första granskningen hade för 13 av de 15 slumpmässigt utvalda ärendena genomförts tillsyn enligt gällande avtal. I ett ärende hade tillsyn gjorts för tre månader sedan och i ett ärende hade ingen tillsyn genomförts de senaste tre månaderna. Vid andra granskningen hade för nio av de 15 slumpmässigt utvalda ärendena genomförts tillsyn enligt gällande avtal. För tre av ärendena genomfördes tillsynen senare. Detta på grund av byte av socialsekreterare och personalbrist under sommarmånaderna. I de tre andra ärendena fanns särskilda skäl till avvikelserna. Genomförda åtgärder Regelbunden uppföljning av checklistor och rutiner har genomförts och löpande information om handläggning och dokumentation ges på personalmöten och vid enskilda ärendegenomgångar. Att hanteringen av sekretesskyddat material hanteras enligt gällande lagar, riktlinjer och rutiner inom nämndsadministration och kommunikation Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i juni ( , 110). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att vidtagna och planerade åtgärder leder till att tillsyn kan genomföras enligt gällande avtal i samtliga ärenden. Befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga i det fortsatta arbetet. Kontrollmomentet Sekretesskyddat material i stadsområdesnämndens handlingar ska hanteras enligt gällande lagar, riktlinjer och rutiner vid publicering på Malmö stads intranät Komin och externa webbplats samt i kontakt med medborgare, press och media. Vid avvikelse kan enskilda brukare och klienter, kvinnor och män, flickor och pojkar, lida men. Detta kan i sin tur leda till minskat förtroende för stadsområdesnämn- Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

110 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen dens verksamhet. Åtgärder för att minimera risken under 2015 har varit att se över och kommunicera ruiner för hantering av sekretesskyddat material i syfte att öka kunskapen om Offentlighet- och sekretesslagen, samt Personuppgiftslagen, PUL. Kontrollen En uppföljning av att gällande rutiner är implementerade och efterföljs har gjorts genom kvalitativ metod. Kontrollen genomfördes maj Som ett första steg gjordes en inventering av de moment i de arbetsprocesser som hanterar sekretesskyddat material. Inventeringen gjordes av nämndsekreterare i samråd med avdelningschef och andra berörda tjänstemän inom staben. I detta steg identifierades de risker som föreligger. I steg två inventerades de styrdokument, rutiner och föreskrifter som tjänstemän har att förhålla sig till när de gäller riskerna. Resultat Skriftliga rutiner finns när det gäller samtliga av de arbetsprocesser som identifierats innehålla risker med ett undantag; Hantering av sekretessbelagt material i samband med anbud. Genomförda åtgärder Samtliga rutiner har kommunicerats med och implementerats i verksamheten. Vidare har riskerna med hantering av sekretesskyddat material diskuterats vid avdelningsmöten. Under år 2015 har två föreläsningar om offentlighet och sekretess av stadsjurist genomförts. Bedömningen är att tillgängliga rutiner och kompetenshöjande insatser, såväl genomförda som planerade, minskar risken för avvikelser. Att förhandsbedömning av barn/ungdomsutredning inom individ- och familjeomsorgen sker inom två veckor Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i oktober ( , 171). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att vidtagna och planerade åtgärder leder till att risken för avvikelser har minskat. Befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga i det fortsatta arbetet. Kontrollmomentet En orosanmälan angående barn och unga som inkommer till individ- och familjeomsorgen ska handläggas inom 14 dagar. Vid avvikelse bryter förvaltningen mot socialtjänstlagen, SOL. Barns och ungas hälsa och utveckling riskeras och utredningen kan försvåras. Åtgärder inför 2015 för att minimera risken var bland annat fortlöpande kontroll veckovis, samt regelbunden uppföljning och förbättring av rutiner. Kontrollen Kontroll har genomförs genom granskning och analys Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

111 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen av ärenden som ingår i en datasammanställning från de så kallade styrkort som togs i bruk från och med december Handlingar som ingår i de enskilda ärendena förvaras i en styrhylla som är uppdelad utifrån stegen i handläggningsprocessen. Alla förhandsbedömningar har ett så kallat styrkort där de åtgärder som vidtagits antecknas. Uppföljning på detta sätt bedöms vara mer tillförlitligt för kontroll än avvikelsesystemet Flexite. Uppföljningsansvarig var enhetschef, barn och familj, myndighet. Kontroll genomfördes i september Resultat Under perioden januari augusti 2015 hade i genomsnitt 96 procent av samtliga förhandsbedömningar handlagts inom 14 dagar. Detta innebär att det är i genomsnitt 7,5 ärenden per månad som inte kunnat handläggas i tid. Orsaker till detta bedöms vara att verksamheten väntar på kompletterande uppgifter från anmälaren, att omprioriteringar krävts på grund av akuta ärenden, att Social jour aktualiserat anmälan i systemet men inte rapporterat i tid, samt att det vid ordinarie chefs frånvaro inte uppmärksammats att annan chef behöver skriva under beslut. Genomförda åtgärder Utöver de förbättringsprocesser som genomförts inom stadsområdesförvaltningens verksamhet har avvikelser rapporterats till Social jour i syfte att uppmärksamma att rutiner i vissa fall inte följs. Samverkansrutiner mellan individ- och familjeomsorg och grundskoleförvaltningen har upprättats. Rutiner för att vid ordinarie chefs frånvaro uppmärksamma annan chef att det finns beslutsunderlag som behöver signeras har tagits fram. Att genomförande-/vårdplaner finns och att det finns mätbara mål i planerna Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i oktober ( , 172). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att vidtagna och planerade åtgärder leder till att risken för avvikelser har minskat. Befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga i det fortsatta arbetet. Kontrollmomentet I de individuella ärendena inom individ- och familjeomsorg ska finnas genomförande-/vårdplaner. Verksamheten arbetar för att få SMARTA mål i planerna. Om genomförande/vårdplaner saknas i de individuella ärendena riskerar måluppfyllelsen att bli sämre. Man kan då inte utvärdera insatserna korrekt och berörda kvinnor och män riskerar att inte få den vård de har rätt till. Åtgärder för att minimera risken inför år 2015 var bland annat fortlöpande utbildning och handledning för enhetschefer, sektionschefer och medarbetare. Kontrollen Kontroll genomfördes i september av enhetschef/ sektionschef genom stickprov per enhet inom individ- och familjeomsorg. Enhet Barn och Familj: 32 Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

112 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen ärenden, Enhet Ekonomiskt bistånd 23 ärenden, Enhet vuxna 20 ärenden. Kontrollen genomfördes utifrån följande frågor: Finns det en genomförandeplan? Innehåller genomförandeplanen mätbara (SMARTA) mål? Har klienten varit delaktig i upprättandet av planen (är genomförandeplanen undertecknad)? Resultat Granskningen visar att det i flera av ärendena är en utmaning att tidsätta insatserna. Vidare finns svårigheter att dokumentera delaktighet genom underskrifter när flera parter är involverade. Det krävs ett fortsatt aktivt arbete inom samtliga enheter för att uppnå målet att samtliga ärenden ska ha aktuella upprättade genomförandeplaner. Genomförda åtgärder Inom verksamheten sker ett kontinuerligt arbete för att det ska finnas genomförande-/vårdplaner i samtliga individuella ärenden och att det ska finnas mätbara mål i dessa. Det bedöms föreligga behov av ett fortsatt aktivt utvecklingsarbete. Fortsatt hantering Stadsområdesnämnd Öster beslutade i samband med behandling av rapporten att ge i förvaltningen i uppdrag att vid sammanträdet i december 2015 återkomma med en plan för hur man ska uppnå målet att alla ärenden ska ha upprättade och aktuella genomförandeplaner. I enlighet med detta presenterades Plan för måluppfyllelse gällande upprättade och aktuella genomförandeplaner vid stadsområdesnämndens sammanträde , 220. Planen godkändes och lades till handlingarna. Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att risken för avvikelser när det gäller genomförande-/vårdplaner och mätbara mål i planerna kvarstår. Granskningsområdet föreslås ingå i Intern kontrollplan för Att förvaltningens handlingar diarieförs i enlighet med gällande lagar och riktlinjer Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november ( , 198). Kontrollmomentet Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ställer krav på offentliga förvaltningar att tillhandahålla offentliga allmänna handlingar samt hålla dessa ordnade. Om gällande lagar inte efterföljs kan detta leda till bristande insyn i nämndens och förvaltningens arbete. Det finns vidare risk för att nämndens ansvar för myndighetsutövning inte kan uppfyllas. Kontrollen Stickprov gjordes på handlingar registrerade under perioden Två separata stickprov genomfördes med 10 procent av diarieförda handlingar respektive 10 procent av postregistrerade handlingar. Granskningen utgick ifrån det elektroniska dokumentet i Platina, vilket jämfördes med uppgifter i handlingskortet gällande till exempel tillkomst, verksamhetskod, ärendetyp, sekretess/pul-markering. Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

113 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen Resultat Stickprovskontrollen visar att de diarieförda handlingarna i stort sett är korrekt hanterade. Vissa avvikelser förekommer. Dessa är spridda över flera av de variabler som varit utgångspunkten för granskningen, varför inget specifikt problemområde har kunnat identifieras när det gäller diarieförda handlingar. Stickprovskontrollen visar att de postregistrerade handlingarna till stora delar är korrekt hanterade. Ett större antal avvikelser kan dock noteras jämfört med de diarieförda handlingarna. Avvikelserna handlar främst om att vissa variabler inte angivits vid registreringen. Bedömningen är att avvikelserna kan bero på kunskapsbrister om dokumenthanteringssystemet. I rapporten konstateras att en viktig punkt i det vidare arbetet är handlingar i förvaltningen som bör diarieföras, men som inte kommer till registratorernas kännedom. I rapporten görs en jämförelse mellan perioden den 1 januari - 14 oktober 2014 och samma period Antalet diarieförda ärenden har ökat, medan antalet postregistrerade handlingar minskat. Genomförda åtgärder I rapporten konstateras att det finns utbildningar i ärendehanteringssystemet Platina via stadskontoret samt utbildningar i förvaltningens regi. Under år 2015 har två öppna föreläsningar av stadsjurist rörande offentlighet och sekretess genomförts. Att barn och ungdomars möjlighet till delaktighet tillgodoses Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november ( , 199). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att risken för att lagar och förordningar kring offentlighet och sekretess inte efterföljs kvarstår. Bedömningen framöver är att det krävs fortsatta kompetenshöjande insatser och regelbundna möten med registratorer och handläggare. Granskningsområdet föreslås ingå i Intern kontrollplan för Kontrollmomentet I samband med riskanalyserna inför 2015 års interna kontroll identifierades processer kring barn och ungas möjlighet till delaktighet som viktiga att följa upp under året. Vid avvikelse riskerar flickors och pojkars perspektiv att inte tas tillvara i frågor som berör dem (barnperspektivet). Ungdomssatsningar kan bli felaktiga. Åtgärder för att minimera risken under 2015 var bland annat att målgruppsanpassa material och kommunikation för barn och unga, att följa Jag bor i Malmö - Policy för ungas inflytande, att beakta kommissionens uppdrag avseende barnkonventionen samt att utveckla tvärprocesser över verksamhetsgränser. Kontrollen Kontroll genomfördes i oktober 2015 genom uppföljning utifrån följande dokument: Årlig uppföljning av Jag bor i Malmö Policy för ungas inflytande samt återrapportering till kommunstyrelsen, Mätning via Malmös områdesundersökning (MOMS), Mätning av Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

114 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen valdeltagandet bland förstagångsväljare, Folkhälsorapport (Region Skåne) samt Enkät Meningsfull fritid, som genomfördes våren Resultat Samtliga åtgärder enligt intern kontrollplan har genomförts eller pågår löpande. I rapporten till nämnden ges exempel på utvecklingsarbete kring och kanaler för flickor och pojkars inflytande. Genomförda åtgärder Sedan kontrollmomentet identifierades har samtliga av de åtgärder/aktiviteter som beskrivs i intern kontrollplan inkluderats i befintligt styrsystem. För att ytterligare säkerställa barns, ungdomars och vuxnas delaktighet kommer besöksnöjdhetsundersökningar att genomföras under år Det ligger inom avdelningen för områdesutvecklings uppdrag att arbeta med närdemokrati och medborgardialog. Genom att tydligt integrera åtaganden och aktiviteter i verksamhetsplanen är bedömningen att risken minskar gällande att beakta barnperspektivet. Att vuxnas möjlighet till delaktighet tillgodoses Kontroll har genomförts med återrapportering till nämnden i november ( , 200). Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att vidtagna och planerade åtgärder leder till att risken för avvikelser har minskat. Befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga i det fortsatta arbetet. Kontrollmomentet I samband med riskanalyserna inför 2015 års interna kontroll konstaterades att det finns risk för att vuxnas möjlighet till delaktighet inte tillgodoses. Vid avvikelse riskerar kvinnors och mäns hälsa försämras och känslan av otrygghet kan öka. Långsiktiga konsekvenser för delaktigheten i samhället i övrigt kan uppstå. Åtgärder för att minimera risken under 2015 var bland annat att handlingsplanen kring medborgardialog ska implementeras och vidareutvecklas under Kontrollen Kontroll genomförs i oktober 2015 genom uppföljning utifrån följande dokument: Mätning via Malmös områdesundersökning (MOMS), Mätning via valdeltagandet samt Mätning via Folkhälsorapport (Region Skåne). Resultat Samtliga åtgärder enligt intern kontrollplan har genomförts. De insatser som ingick i handlingsplanen genomfördes under Inför år 2015 har nya identifierats och implementerats i verksamhetsplan genom åtagande och aktiviteter. I rapporten till nämnden ges exempel på utvecklingsarbete kring och kanaler för medborgarinflytande. Genomförda åtgärder Sedan kontrollmomentet identifierades har samtliga av de åtgärder/aktiviteter som beskrivs i intern kontrollplan inkluderats i befintligt styrsystem. För att ytterligare säkerställa barns, ungdomars och vuxnas Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

115 Kontrollområde och återrapportering Sammanfattning av granskningen delaktighet kommer besöksnöjdhetsundersökningar att genomföras under år Det ligger inom avdelningen för områdesutvecklings uppdrag att arbeta med närdemokrati och medborgardialog. Genom att tydligt integrera åtaganden och aktiviteter i verksamhetsplanen är bedömningen att risken minskar. Uppföljning och återrapportering kommer att ske via delårsrapporter och årsanalys. Fortsatt hantering Vid riskanalys inför 2016 års interna kontroll har bedömningen gjorts att vidtagna och planerade åtgärder leder till att risken för avvikelser har minskat. Befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga i det fortsatta arbetet Intern kontroll på avdelningsnivå I september 2015, i samband med arbetet med delårsrapport januari - augusti 2015, genomförde förvaltningsledningen en uppföljning av avdelningarnas arbete med de risker som hanteras genom uppföljning och dokumentation på avdelningsnivå. Sammanlagt 21 risker har hanterats på detta sätt under året. Uppföljningen innehöll följande tre frågor som skickade till respektive avdelningschef: 1. Ge en kort beskrivning av hur ni inom er avdelning arbetet med de risker som i sammanställningen över samtliga risker hanteras genom "Intern kontroll genom uppföljning och dokumentation på avdelningsnivå". 2. Beskriv hur arbetet dokumenterats. 3. Beskriv hur ni arbetat löpande med risker som uppkommit under året. Ge gärna exempel. Avdelningarnas svar visar att arbete och uppföljning genomförts för samtliga av de aktuella riskerna. Dokumentation av genomförda granskningar och åtgärder har skett på olika sätt. För vissa risker har arbetet särskilt dokumenterats i skriftliga underlag. I andra fall har förbättringsåtgärder genomförts direkt, till exempel i form av förbättrad information på Komin eller genom framtagande av skriftliga rutiner. När det gäller hantering av arbetet med risker som uppstår löpande stöds detta arbete med bland annat riskanalyser vid verksamhetsförändringar. Inom varje avdelning finns exempel på strukturerade arbetsformer när det gäller eventuella nya risker under året. Inom avdelningen för områdesutveckling lyfts exempelvis uppkomna risker antingen till den strategiska ledningsgruppen eller till en avdelningsgrupp. När en risk identifieras lyfts den till någon av grupperna beroende på karaktär. Risker som påträffats under året är bland annat risk att mail inte besvaras inom 24 timmar, samt risk för bristande återrapportering av ansökningar. Inom avdelningen för individ- och familjeomsorg har olika processer beskrivits och reviderats inom ramen för kvalitetsarbetet utifrån LEAN. I samband med detta har risker framkommit och åtgärdats. Detta har avsett både risker för verksamheten och för arbetsmiljön. Arbetet har dokumenterats. Inom varje sektion hålls veckomöten, så kallade "tavelmöten", där en punkt är stän- Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

116 diga förbättringar. Här kan alla föreslås förbättring, ofta utifrån att risker i verksamheten upptäckts. Avsikten är att göra samtliga medarbetare uppmärksamma på och delaktiga i de processer som styr arbetet. Inom avdelningen för vård och omsorg finns en strukturerad process för planering och utförande av riskanalyser. Avdelningen för bistånd inom vård och omsorg har upprättat en handlingsplan för uppmärksammad arbetsmiljörisk för biståndshandläggare Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

117 2 Självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll Stadsområdesnämnd Östers självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för intern kontroll finns som bilaga till denna rapport. Nedan kommenteras arbetet med och resultatet av genomförd självskattning. Arbetsprocessen Självskattningen har genomförts av stadsområdesförvaltningens ledningsgrupp, vilken består av stadsområdesdirektör och samtliga avdelningschefer. Självskattningen gjordes vid ett ledningsmöte i januari Till grund för självskattningen låg ett antal frågor kopplade till respektive påstående i matrisen. Detta i enlighet med stadskontorets anvisningar. Kommentarer till Stadsområdesnämnd Östers förbättringsområde Kontrollmiljö - Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö Respektive avdelning och förvaltningsledningen tar regelbundet upp intern kontroll i samband med riskanalyser inför kommande års arbete och vid uppföljning av granskningar inom verksamheten. Bedömningen är att arbetet för en fungerande kontrollmiljö kan utvecklas ytterligare bland annat genom att löpande under året föra dialog kring genomfört arbete kring intern kontroll och att lyfta behov av nya riskanalyser för kontinuerlig verksamhetsutveckling. I det fortsatta arbetet är det viktigt att respektive avdelning regelbundet går igenom och dokumenterar sitt arbete utifrån genomförda riskanalyser. Kommunikation/ Information - Informationstillgången är tillräcklig: Information om intern kontrollplan och stadsområdesnämndens System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll finns på Malmö stads intranät Komin. Bedömningen är att informationstillgången kring intern kontroll kan förbättras ytterligare. Informationen om stadsområdesförvaltningens arbete med och resultatet av intern kontroll behöver breddas och uppmärksammas på intranätet. Det är också viktigt att uppmärksamma medarbetarnas tillgång till relevant information för att en god intern kontroll ska uppnås. Stadsområdesnämnd Öster, Uppföljning intern kontroll (20)

118

119 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (2) Datum Vår referens A Pettersson Gustafsson Controller anna.pettersson@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2016 SOFÖ Sammanfattning Intern kontroll handlar om att med rimlig grad av säkerhet uppnå målen att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv, att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig och att lagar, förordningar och styrdokument följs. Den interna kontrollen ska genom att hålla fokus på osäkerheter och risker bidra till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna på olika områden inom stadsområdesnämndens verksamheter. Genom riskanalyser har totalt 55 risker identifierats inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa föreslås 17 risker ingå som granskningar eller direktåtgärder i Intern kontrollplan Dessutom ingår tre kommungemensamma granskningsområden som beslutats av kommunstyrelsen. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till Intern kontrollplan Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Förslag till Intern kontrollplan 2016 Förslag till Intern kontrollplan 2016 Bilaga 1 Riskanalys samtliga risker Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster Ärendet Förslaget till Intern kontrollplan 2016 har utarbetats med kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll som utgångspunkt. Stadsområdesnämnd Östers System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll har vidare legat till grund för arbetet. I januari 2016 beslutade stadsområdesnämnden om en revidering av dessa anvisningar där arbetsprocessens har tydliggjorts utifrån den kommungemensamma handboken. Vidare låg revisionskon- SIGNERAD

120 torets årsrapport 2015, delårsrapport januari - augusti 2015 till grund för revideringen. 2 (2) Nytt från och med år 2016 är att de risker som ingår i intern kontrollplan kan hanteras antingen genom granskningar eller som direktåtgärder. Vidare har en ny, kommungemensam skala använts vid riskvärderingen och ett nytt systemstöd har använts i planeringen. Vid de riskanalyser som genomfördes inför 2016 års arbete med intern kontroll har sammanlagt 55 risker identifierats inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa föreslås 17 risker ingå som granskningar eller direktåtgärder i stadsområdesnämndens Intern kontrollplan för år Utöver dessa har kommunstyrelsen beslutat om tre kommungemensamma granskningsområden som samtliga nämnder ska följa upp och redovisa. Ett antal risker kommer vidare att hanteras inom stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete genom granskningar och direktåtgärder. Resultatet av detta arbete kommer att redovisas till stadsområdesdirektör. Stadsområdesnämnden kommer att informeras om arbetet i samband med delårsrapporter och årsanalys. Förslag till Intern kontrollplan 2016 framgår av särskild rapport. Som bilaga finns en lista över samtliga risker som identifierats inför år Ansvariga Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

121 Internkontrollplan 2016 Stadsområdesnämnd Öster

122 Innehållsförteckning 1 Inledning Mål och inriktning för arbetet med intern kontroll Arbetsprocess inför intern kontroll Övergripande riskbedömning Ansvar Arbetsgång vid internkontroll-granskning Förvaltningschefens rapportering Inbyggda kontroller Åtgärder Bristande posthantering Risk för bristfällig process rörande medborgarförslag Bristande avgiftshantering Risk för felaktiga volymer i verksamhetsystemet Procapita inom vård och omsorg Bristande efterlevnad av rutiner för att hantera allvarliga hot- och våldsituationer inom individ- och familjeomsorgen Granskningar Bristande hygien utifrån gällande hygienkrav Bristande uppföljning av beslut om skyddsåtgärder Bristande social dokumentation enligt socialtjänstlagen (SoL) Bristande efterlevnad av Malmö stads rutiner för fallförebyggande arbete Risk för att genomförande- och vårdplaner inte upprättas Risk för att barnavårdsutredningar överskrider 4 månader Risk för att diskrimineringsgrunderna inte beaktas i brist på målgruppsanpassad information och tillgänglighet till stadsområdenas mötesplatser Bristande arkivhantering Bristande återrapportering av delegationsbeslut till stadsområdesnämnden Bristande diarieföring och registrering av allmän handling Felrekrytering Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

123 7.12 Risk för avvikelse från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen avseende långtidssjukfrånvaro Bristande förståelse för beslut Bristande serviceskyldighet Bristande dokumentation vid direktupphandling Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

124 1 Inledning Inledning Intern kontroll handlar om att med rimlig grad av säkerhet uppnå målen att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv, att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig och att lagar, samt att förordningar och styrdokument efterlevs. Den interna kontrollen ska genom att hålla fokus på osäkerheter och risker bidra till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna på olika områden inom stadsområdesnämndens verksamheter. Denna intern kontrollplan har utarbetats med kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll som utgångspunkt. Stadsområdesnämnd Östers System, regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll har vidare legat till grund för arbetet. I januari 2016 beslutade stadsområdesnämnden om en revidering av dessa anvisningar. Arbetsprocessens olika steg har tydliggjorts utifrån den kommungemensamma handbok som tagits fram under år 2015 och revisionskontorets årsrapport 2015, delårsrapport januari - augusti 2015 har beaktats i samband med revideringen. Nytt från och med år 2016 är att de risker som ingår i intern kontrollplan kan hanteras antingen genom granskningar eller som direktåtgärder. Vidare har en ny, kommungemensam skala använts vid riskvärderingen. Vid de riskanalyser som genomfördes inför 2016 års arbete med intern kontroll har sammanlagt 55 risker identifierats inom stadsområdesnämndens verksamheter. Av dessa föreslås 17 risker ingå som granskningar eller direktåtgärder i stadsområdesnämndens Intern kontrollplan för år Utöver dessa har kommunstyrelsen beslutat om tre kommungemensamma granskningsområden som samtliga nämnder ska följa upp och redovisa. Ett antal risker kommer vidare att hanteras inom stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete genom direktåtgärder och granskningar. Information om arbetet kommer at lämnas för kännedom till stadsområdesnämnden i samband med delårsrapporter och årsanalyser. Som bilaga till denna intern kontrollplan finns en lista över samtliga risker som identifierats inför år Det kommunövergripande utvecklingsarbete som pågått i Malmö stad kring intern kontroll de senaste två åren har varit ett viktigt stöd i förberedelserna inför år Under senare delen av år 2015 lanserades den handbok för arbete med intern kontroll i Malmö stad som tagits fram kommunövergripande. Denna har varit ett viktigt metodstöd för arbetet. Vidare har utvecklingen av ett systemstöd för arbetet lagt grunden för vidareutveckling av stadsområdesnämndens arbete med intern kontroll. 1.1 Mål och inriktning för arbetet med intern kontroll De övergripande målen med intern kontroll är att: Skapa en god kontrollmiljö - en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

125 som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten. Riskanalyser utgör grunden för hela intern kontrollarbetet och är ett viktigt verktyg som används för att identifiera och hantera risker. Det handlar om att föregripa riskerna innan en negativ händelse inträffar. All verksamhet som omfattas av intern kontroll-begreppet ingår inte i det årliga intern kontrollarbetet med riskanalyser och intern kontrollplan. Uppföljning av kommunens mål och förvaltningens åtaganden sker inom budget- och uppföljningsprocessen. Uppföljning och hantering av avvikelser hanteras i det systematiska kvalitetsarbetet. Vissa kontroller är redan inbyggda i kommunens normala processer, exempelvis attestrutiner. Samtliga dessa exempel hjälper till att säkerställa att nämnden och förvaltningen har en god intern kontroll, även om dessa kontroller inte ingår som ett kontrollmoment i intern kontrollplanen för året. 1.2 Arbetsprocess inför intern kontroll 2016 Inventering och riskanalys Hösten 2015 genomfördes inventering och riskbedömning i respektive avdelnings ledningsgrupp och i stabens funktioner. De båda avdelningarna inom vård och omsorg gjorde efter avdelningsvisa genomgångar en gemensam bedömning för hela vård- och omsorgsverksamheten. Stadsområdesnämnden tillämpar en rullande plan, vilket innebär att processer följs upp så länge risken för avvikelser bedöms kvarstå eller tills dess den interna kontrollen bedöms kunna tillgodoses på annat sätt. Detta gäller samtliga processer som identifierats, alltså även dem med lägre sannolikhet och konsekvens. Utöver att gå igenom de risker som identifierades inför 2015 års interna kontroll identifierades nya risker. Samtliga risker analyserades och vägdes därefter i ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Varje risk värderades utifrån en sannolikhets- och konsekvensskala där sannolikhet multipliceras med konsekvens, se illustration nedan. Därigenom bedöms på vilket sätt åtgärd behöver sättas in. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

126 Riskhantering En sammanställning över samtliga identifierade risker/ processer fastställdes av förvaltningsledningen i december Här genomgicks sammanställningen och en övergripande riskbedömning genomfördes. Vid stadsområdesnämndens arbetsutskott sammanträde fördes dialog utifrån förvaltningsledningens riskanalys. Vid sammanträdet beslutade Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott att ge stadsområdesförvaltningen i uppdrag att återkomma med en genomlysning av familjehemsplaceringar i syfte att säkerställa kvaliteten. Systemstödet Stratsys har använts i planeringen inför intern kontroll Utifrån processen ovan har en sammanställning av samtliga identifierade risker inför intern kontroll 2016 tagits fram, se bilaga 1. Sammanställning av intern kontrollplan Förslag till direktgärder och granskningar i intern kontrollplan 2016 framgår av avsnitt 6 respektive Övergripande riskbedömning Genomförda riskanalyser på olika organisatoriska nivåer under hösten 2015 syftar till att identifiera omvärlds- och verksamhetsrisker som kan få konsekvenser för nämndens förutsättningarna att utföra verksamheten enligt mål och avsatta resurser. Av Årsanalys 2015 framgår flera omvärldsrisker som är särskilt kritiska för att uppfylla kommunfullmäktiges mål med ekonomisk balans inom respektive verksamhetsområde. År 2016 har inletts med att Stadsområdesnämnd Öster fått i uppdrag att till kommunstyrelsen återkomma med en Reviderad budget för Detta med anledning av Malmö stads kompletterade befolkningsprognos till följd av ett ökat antal asylsökande till Sverige. Det är i dagsläget svårt att bedöma behovsutvecklingen under 2016 och framåt till följd av en ökande befolkning. Detta bland annat på grund av att befolkningsprognoserna inte är nedbrutna på stadsområdesnivå och att effekterna av beslut på nationell nivå när det gäller flyktingsituationen i dagsläget inte är kända. Ytterligare omvärldsrisker som kan påverka nämndens möjligheter att bidra till måluppfyllelse är utvecklingen av hemlösheten samt förutsättningarna för malmöbor med försörjningsstöd att bli självförsörjande. En viktig förutsättning för att levnadsvillkoren för berörda familjer ska kunna förbättras är tillgång till fler bostäder. Färre placeringar på hotell bedöms ge förbättrade levnadsvillkor för kvinnor och män, flickor och pojkar. När det gäller försörjningsstöd har tendensen under år 2015 varit att antalet hushåll med försörjningsstöd har minskat. Inflyttningen till stadsområdet är samtidigt hög, vilket kan påverka behovet av ekonomiskt bistånd framöver. Omflyttningstakten ställer även fortsättningsvis krav på nära samarbete med andra aktörer. Behovsutvecklingen och den ekonomiska situationen inom vård- och omsorgsverksamheten har varit fortsatt problematisk under år En verksamhet i balans med budget är en kritisk fram- Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

127 gångsfaktor framöver och en förutsättning för nämndens bidrag till måluppfyllelse. Arbete med översyn, åtgärder och uppföljning fortgår år Kompetensförsörjning inför kommande år bedöms som ytterligare en kritisk framgångsfaktor. Stadsområdesförvaltningen har här utmaningar, bland annat när det gäller rekrytering av till exempel sjuksköterskor, undersköterskor och socialsekreterare. Det bedöms finnas risk för att sjukfrånvaron inte minskar då det finns en koppling till utvecklingen när det gäller sjukfrånvaro i samhället i stort eller andra faktorer som ligger utanför arbetsgivarens möjligheter att påverka. Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö genom Malmökommissionens rapport ställer krav på det fortsatta arbetet med en jämlik hälsa i staden. Stadsområdesnämndens ansvar att förebygga ohälsa och otrygghet samt att utveckla och stärka kvinnors och mäns, flickors och pojkars möjligheter att påverka kräver en fortsatt utveckling av samarbete och samverkan över nämnds- och förvaltningsgränser och med andra samhällsaktörer. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

128 2 Ansvar Ansvar I Malmö stads reglemente för intern kontroll ( ) fastställs ansvarsfördelningen på följande sätt: Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. I detta ligger ett ansvar för att en organisering kring intern kontroll med regler och anvisningar upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. De ska se till att en organisation upprättas samt att regler och anvisningar antas för intern kontroll. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade och för att en god intern kontroll kan upprätthållas. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Övriga medarbetare är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Stadsområdesdirektören och förvaltningsledningen arbetar aktivt för att säkerställa att det finns rutiner och processer som tillgodoser kommunallagens krav på en god intern kontroll. Stadsområdesdirektören ansvarar för att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Stadsområdesdirektören fastställer förslag till intern kontrollplan och ansvarar för återrapportering till stadsområdesnämnd och för att de brister som identifieras rättas till i verksamheten. Intern kontroll ingår i verksamhets- och ledaransvaret. Samordningen av arbetet med intern kontroll vilar ansvarsmässigt direkt under stadsområdesdirektören. I Stadsområdesförvaltning Öster finns ett nätverk för planering och uppföljning. Nätverket, där nyckelfunktioner som har koppling till interna kontrollen ingår, har bland annat en samordnande roll i den interna kontrollprocessen. Nätverket utgör vidare ett forum för erfarenhetsutbyte och ömsesidigt metodstöd när det gäller bland annat riskanalyser och genomförande av åtgärder och granskningar. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

129 3 Arbetsgång vid internkontroll-granskning Arbetsgång vid internkontroll-granskning Det årliga intern kontroll arbetet utgörs av återkommande aktiviteter där den interna kontrollen planeras, genomförs, följs upp och analyseras: Inventering och riskanalys Riskhantering Förslag till direktåtgärder eller granskningar Sammanställning av intern kontrollplan Genomförande och rapportering Förbättringsarbete och åtgärder Efter riskanalyser har genomförts ska avgöras hur identifierade risker ska hanteras. Vissa risker kan accepteras på grund av att riskvärdet är lågt, att nyttan av eventuella åtgärder eller granskningar är mindre än de resurser som måste avsättas eller att risker är under bevakning/ redan föremål för utvecklingsarbete. Där befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga följs arbetet med den interna kontrollen upp inom ramen för löpande arbete inom förvaltningens avdelningar. Respektive avdelningschef ansvarar för att följa upp dessa risker. Eventuella avvikelser ska rapporteras till stadsområdesdirektören i samband med delårsrapporter och årsanalys. Där bedömningen görs om granskning eller direktåtgärd finns två alternativ när det gäller återrapportering inom Stadsområdesnämnd Öster: 1. Granskningen/ direktåtgärden ingår i intern kontrollplan och genomförs och följs upp med återrapportering till Stadsområdesnämnd Öster. 2. Granskningen/ direktåtgärden hanteras inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete och genomförs och följs upp med återrapportering till stadsområdesdirektör. Hanteringen av dessa risker sammanställs och ska rapporteras för kännedom till Stadsområdesnämnd Öster i samband med delårsrapporter och årsanalys. De granskningar och direktåtgärder som ingår i intern kontrollplan rapporteras löpande i form av särskilda ärenden till stadsområdesnämnden under Fördelningen av ärendena över året framgår nedan (punkternas innehåll framgår under avsnitt 6 respektive 7 nedan): Månad, 2016 Direktåtgärder och granskningar, avsnitt Januari Februari Mars April 6.1 Maj 6.5, 7.6 Juni 6.4, 7.4, 7.8, 7.15 Augusti September 6.3, 7.3, 7.12 Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

130 Månad, 2016 Direktåtgärder och granskningar, avsnitt Oktober 7.1, 7.5, 7.6, 7.9, 7.10 November 6.2, 7.2, 7.7, 7.8 December Januari , 7.13, 7.14 Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

131 4 Förvaltningschefens rapportering Förvaltningschefens rapportering Genomförandet av de enskilda granskningarna och direktåtgärderna i förslaget till intern kontrollplan sker löpande till nämnden i form av separata ärenden enligt intern kontrollplan. En modell med rullande intern kontrollplan tillämpas. Ett enskilt kontrollmoment ingår i planen så länge risken för avvikelser bedöms som hög eller till dess den interna kontrollen bedöms kunna tillgodoses på annat sätt. De granskningar och direktåtgärder som hanteras inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete (det vill säga inte ingår i intern kontrollplan) återrapporteras till stadsområdesdirektören. Information lämnas för kännedom till stadsområdesnämnd Öster i samband med delårsrapporter och årsanalys. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

132 5 Inbyggda kontroller Inbyggda kontroller När det gäller risker där befintliga åtgärder eller inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga ansvarar respektive avdelningschef för att följa upp dessa risker. Eventuella avvikelser ska rapporteras till stadsområdesdirektören i samband med delårsrapporter och årsanalys. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

133 6 Åtgärder 6.1 Bristande posthantering Beskrivning av risk Risk för bristande hantering av inkommande post i form av såväl fysisk post som e-post på grund av ofullständiga rutiner, vilket kan leda till att nämnden inte får kännedom om nya ärenden, att ärenden inte blir hanterade och rättssäkerheten påverkas. Enhet Förvaltningsövergripande Ansvarig Britt-Marie Pettersson Åtgärd Posthantering Vad ska göras? Utredning av nuvarande posthantering inom stadsområdesförvaltningen som underlag för förbättringsåtgärder. Kartläggning av rutiner och ansvarsfördelning genom intervjuer med bland annat registratorer. Syftet är att identifiera eventuella brister och utifrån detta genomföra åtgärder. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Risk för bristfällig process rörande medborgarförslag Enhet Områdesutveckling Ansvarig Marie Hendra Åtgärd Ta fram processplan Vad ska göras? Ta fram processplan samt synliggöra denna internt och externt. I processen ska hela kedjan ses över och synliggöras - från inkomna förslag, hantering till återkoppling. Andra förvaltningar inkluderas om möjligt i processarbetet. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

134 6.3 Bristande avgiftshantering Beskrivning av risk Risk för att felaktiga avgifter skickas ut till brukare och att felaktigt underlag ligger till grund för budget, vilket kan leda till att brukare får betala fel avgifter/uteblivna intäkter. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Susanna Ramberg Åtgärd Säkerställa kompetens hos avgiftshandläggare och registrerare inom verksamheterna. Vad ska göras? Kompetensutveckling ska genomföras t.ex. genom att ta fram en förenklad manual för registrering och kollegialt lärande. Rutiner ska tas fram för att säkra processen. En mätning av antalet rättelser kommer att utföras under februari, med en uppföljning i maj månad. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Risk för felaktiga volymer i verksamhetsystemet Procapita inom vård och omsorg Beskrivning av risk Risk för felaktiga volymer i verksamhetssystem Procapita, vilket försvårar uppföljning och kontroll av effektivitet inom verksamheten. Enhet Ekonomi Ansvarig Annika Rausin, Susanna Ramberg Åtgärd Säkerställa rätt volymer i Procapita och prismodulen Vad ska göras? Att utifrån fattade biståndsbeslut säkerställa att korrekta volymer finns i verksamhetssystemet Procapita och att rätt volymer förs över till prismodulen. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

135 6.5 Bristande efterlevnad av rutiner för att hantera allvarliga hot- och våldsituationer inom individ- och familjeomsorgen Beskrivning av risk Risk för att allvarliga hot- och våldsituationer i anslutning till besök i verksamheten inte hanteras i enlighet med gällande rutiner, vilket kan leda till allvarliga fysiska och psykiska skador för medarbetare och/ eller annan besökare Enhet Individ och familj Ansvarig Sara Kleijsen Åhlander Åtgärd Arbetsmiljöutbildning Handlingsplan Framtagande av gemensam rutin för Hot och våld Vad ska göras? Anordna arbetsmiljöutbildning, en heldag för arbetsledare samt en 2 timmars föresläsning för samtliga medarbetare. Utifrån inkomna synpunkter vid utbildningstillfällena ska en handlingsplan för avdelningen tas fram och implementeras. Utkast till ny rutin Hot och våld rutiner och riskbedömning är framtaget. Rutinen ska fastställas av ledningsgruppen och implementeras. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

136 7 Granskningar 7.1 Bristande hygien utifrån gällande hygienkrav Beskrivning av risk Risk för att smitta sker på grund av att gällande rutiner inte följs, vilket kan leda till negativ påverkan på patientsäkerheten och på arbetsmiljön. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Susanna Ramberg Granskning Punktprevalensmätning för att mäta följsamheten till basala hygienrutiner Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Rutinerna för basal hygien ska granskas. Dessa granskas på respektive enhetsnivå/sektionsnivå. Syfte med granskningen Mäta följsamheten till basala hygienrutiner. Omfattning/avgränsning Mätningen görs på våren Resultatet kommer på hösten Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) sammanställer materialet och redovisar resultatet till Stadsområdesnämnd Öster. Granskningsmetod En punktprevalensmätning är en av Sveriges kommuner och landsting (SKL) koordinerad metod för att ge en ögonblicksbild av de rådande förhållandena kring de basala hygienrutinerna. Flera av ledningen utsedda personer utför enligt ett strikt protokoll en observationsstudie under en i förväg angiven tidsperiod. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Bristande uppföljning av beslut om skyddsåtgärder Beskrivning av risk Risk för att processen kring skyddsåtgärder för brukare inte följs på grund av exempelvis bristande kunskaper om processen, vilket kan leda till att riskbedömningar inte görs, att teamsamverkan inte sker och att beslut om skyddsåtgärder inte följs upp. En konsekvens av detta kan bli att frihetsbegränsande åtgärder vidtas utan att processen för att förebygga skyddsåtgärder tillämpats, vilket medför bristande rättssäkerhet för den enskilde brukaren. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Susanna Ramberg Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

137 Granskning Bristande uppföljning av beslut om skyddsåtgärder. Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Processen för förebyggande av skyddsåtgärder inom lagrummen hälso- och sjukvårdslagen (HSL), socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Syfte med granskningen Säkra kunskap om processen kring uppföljning av beslut. Omfattning/avgränsning Samtliga ärenden inom särskilt boende där beslut fattats om skyddsåtgärd under september månad. Granskningsmetod En mätning sker i form av att samtliga ärenden inom särskilt boende där beslut fattats om skyddsåtgärd under september månad granskas avseende följsamhet till processen om skyddsåtgärd. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Bristande social dokumentation enligt socialtjänstlagen (SoL) Beskrivning av risk Risk för bristande social dokumentation, vilket kan leda till att verksamheten inte uppfyller kraven om dokumentation i socialtjänstlagen (SoL) och att risk för fel hjälpinsatser för den enskilde brukaren ges. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Susanna Ramberg Granskning Kvantitativ granskning av den sociala dokumentationen Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Den sociala dokumentationen om brukare. Syfte med granskningen Att säkerställa att regelverket kring social dokumentation efterlevs. Omfattning/avgränsning Den sociala dokumentationen inom samtliga enheter. En granskning under mätperiod av en fyraveckorsperiod mellan 4 och 30 april Granskningsmetod Den sociala dokumentationen av 10 procent av det totala antalet brukare vid mätpunkten väljs slumpmässigt ut och granskas, proportionellt fördelat per enhet. Granskningen går ut på att mäta antalet brukare som saknar dokumentation under en fyraveckorsperiod. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Bristande efterlevnad av Malmö stads rutiner för fallförebyggande arbete Beskrivning av risk Risk för att Malmö stads övergripande rutin för fallförebyggande arbete inte följs, vilket kan inverka på arbetet med att förebygga fall och därmed påverka enskilda brukare. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

138 Enhet Vård och omsorg Ansvarig Susanna Ramberg Granskning Granskning av frågor om fall vid vårdplanering Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? De frågeställningar som teamet för Samordnad vårdplanering (SVPL) ställer till brukarna gällande fall. Syfte med granskningen Att säkerställa att rutinerna efterlevs så att fall kan förebyggas. Omfattning/avgränsning Granskning av utvalda journaler genom stickprov i mars Granskningsmetod Stickprovsundersökning av 20 slumpmässigt utvalda journaler (varav 10 tillhörande män och 10 tillhörande kvinnor). Undersökningen går ut på att granska om frågor om fall har ställts i samband med vårdplaneringstillfället. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Risk för att genomförande- och vårdplaner inte upprättas. Beskrivning av risk Risk för att genomförande-/vårdplaner inte upprättas enligt gällande rutin och att det inte finns mätbara mål i planerna, vilket kan leda till att måluppfyllelsen riskerar att bli sämre, att det inte går att utvärdera insatserna korrekt och att klienterna riskerar att inte få den vård de har rätt till. Enhet Individ och familj Ansvarig Sara Kleijsen Åhlander Granskning Genomförande-/vårdplaner Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Inom Enheten barn och familj ska det finnas vårdplaner som anger de mål som ska uppnås och genomförandeplaner som utgår från vårdplanen och konkretiserar och delar upp i delmål. Inom Enheten vuxna arbetar man på samma sätt som inom barn och familj med vårdplaner och genomförandeplaner vad det gäller missbruksärenden. Inom hemlöshetsärenden arbetar man däremot enbart med genomförandeplaner som ska konkretisera och dela upp målen i delmål. Inom Enheten ekonomiskt bistånd ska det finnas genomförandeplaner som anger de mål som ska uppnås. Syfte med granskningen Om det saknas genomförande-/vårdplaner i de individuella ärendena riskerar måluppfyllelsen att bli sämre. Man kan då inte utvärdera insatserna korrekt och klienterna riskerar att inte få den vård de har rätt till. Omfattning/avgränsning Samtliga enheter. Urval sker genom 20 stickprov per enhet. Granskningsmetod Urvalsundersökning genom stickprov. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

139 Granskning Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Risk för att barnavårdsutredningar överskrider 4 månader. Beskrivning av risk På grund av ett ökat antal inledda utredningar finns en risk att inte utredningstiden sker inom 4 månader enligt Socialtjänstlagen. Enhet Individ och familj Ansvarig Sara Kleijsen Åhlander Granskning Utredningstider Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Enligt 11 kap 2 ska utredningar bedrivas skyndsamt och vara slutförda senast inom fyra månader. Syfte med granskningen Kontroll av att utredning sker inom 4 månader. Omfattning/avgränsning Utredningar inledda under Granskningsmetod Andel ärenden som överstridit 4 månader. Samtliga ärenden granskas. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) respektive Risk för att diskrimineringsgrunderna inte beaktas i brist på målgruppsanpassad information och tillgänglighet till stadsområdenas mötesplatser Beskrivning av risk Risk för att diskrimineringsgrunderna inte beaktas i brist på målgruppsanpassad information och tillgänglighet till stadsområdenas mötesplatser kan leda till att individer och grupper inte kan ta del av mötesplatsernas utbud och aktiviteter. Enhet Områdesutveckling Ansvarig Marie Hendra Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

140 Granskning Målgruppsanpassad information och tillgänglighet till mötesplatser Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Tillgänglighet på stadsområdets mötesplatser samt utformande av informationsmaterail utifrån de sju nationella diskrimineringsgrundera kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Syfte med granskningen Undersöka i vilken utsträckning stadsområdets mötesplatser är utformade ur ett tillgänglighetsperspektiv kopplat till de sju nationella diskrimineringsgrunderna Omfattning/avgränsning Samtliga mötesplatser i stadsområdet granskas av tillgänglighetsrådgivare. Informationsmaterial (affischer, flyers och digitala kanaler) granskas internt. Granskningsmetod Granskning utförs av tillgänglighetsrådgivare. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Bristande arkivhantering Beskrivning av risk Risk för bristande arkivhantering på grund av otydliga rutiner, vilket kan leda till försämrad sökbarhet av allmänna handlingar och påverka rättssäkerheten. Enhet Förvaltningsövergripande Ansvarig Britt-Marie Pettersson Granskning Arkivhantering Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Översyn ska ske av nuvarande arkivbeskrivning för att säkerställa att organisation och ansvarsfördelning är uppdaterade. Granskning ska göras av stadsområdesförvaltningens arkivhantering avseende arkivlokaler och gallring och bevarande enligt gällande lagstiftning och övriga styrdokument på området. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att dels att säkerställa att organisation och ansvar är uppdaterade, dels att kartlägga och uppdatera rutiner, Omfattning/avgränsning Stadsområdesnämndens ansvar, organisation och rutiner ska granskas i sin helhet. Arkivbeskrivningen - Ansvar och organisation granskas i steg 1. Rapport till nämnd i juni. Befintliga rutiner och behov av eventuella nya rutiner granskas i steg 2. Rapport till nämnd i november. Granskningsmetod Granska gällande arkivbeskrivning när det gäller ansvar och arbetsfördelning. Genomgång och kvalitativ bedömning av efterlevnaden av gällande rutiner som underlag för åtgärder. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) respektive Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

141 7.9 Bristande återrapportering av delegationsbeslut till stadsområdesnämnden Beskrivning av risk Risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras till stadsområdesnämnden på grund av brist på rutiner och bristande kunskaper om kraven i kommunallagen. Enhet Förvaltningsövergripande Ansvarig Britt-Marie Pettersson Granskning Återrapportering av delegationsbeslut Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granskning av att delegationsbeslut anmäls månadsvis i enlighet med stadsområdesgemensamma rutiner och stadsområdesnämndens delegationsordning Syfte med granskningen Syftet är att säkerställa att kravet enligt kommunallagen efterlevs. Detta ska ske genom stadsområdesnämndens delegationsordning samt de stadsområdesgemensamma rutinerna. Omfattning/avgränsning Antal anmälda delegationsbeslut per månad och avdelning Granskningsmetod Kontroll av antal anmälda delegationsbeslut till stadsområdesnämnden uppdelat per avdelning och månad. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Bristande diarieföring och registrering av allmän handling Beskrivning av risk Risk för att lagar och förordningar kring offentlighet och sekretess inte efterföljs, vilket kan leda till bristande insyn i stadsområdesnämndens och stadsområdesförvaltningens arbete samt att nämndens ansvar för myndighetsutövning inte kan uppfyllas. Enhet Förvaltningsövergripande Ansvarig Britt-Marie Pettersson Granskning Diarieföring och registrering Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granskning av postregistrerade och diarieförda handlingar i ärendehanteringssystemet Platina utifrån Malmö stads ärendehandbok. Uppföljning av antal postregistrerade respektive diarieförda handlingar per månad och verksamhet Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att säkerställa följsamhet till gällande lagstiftning om Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

142 Granskning offentlighet och sekretess och lokala rutiner Omfattning/avgränsning Slumpmässigt urval av 10 procent av postregistrerade handlingar under perioden den 1 januari - 30 september Kontroll utifrån följande variabler: Tillkomst, verksamhetskod, ärendetyp, rubrik, beskrivning, avsändare, mottagare samt sekretess och PUL-markering. Slumpmässigt urval av 10 procent av diarieförda handlingar under perioden den 1 januari - 30 september Kontroll utifrån följande variabler: Tillkomst, verksamhetskod, ärendetyp, rubrik, beskrivning, avsändare, mottagare samt sekretess och PUL-markering. Uppföljning av samtliga postregistrerade respektive diarieförda handlingar i ärendehanteringssystemet Platina under perioden 1 januari - 14 oktober Detta för jämförelse med motsvarande perioder 2014 och Granskningsmetod Urvalsundersökning genom slumpmässigt urval, samt mätning av totalt antal postregistrerade respektive diarieförda handlingar per månad och verksamhet. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Felrekrytering Beskrivning av risk Risk för felrekrytering på grund av bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. Enhet Stadsområdesnämnd Öster Ansvarig Elisabeth Bengtsson Hall Granskning Rekryteringsprocessen Syfte med granskningen Granskningen syftar till att undersöka om Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess, fri från diskriminerande strukturer, tillämpas i alla rekryteringar. Omfattning/avgränsning Den processgrupp som samordnar det gemensamma arbetssättet kring rekrytering i Malmö stad plockar slumpmässigt plockar slumpmässigt ut 200 rekryteringar fördelade på samtliga nämnder och på olika nivåer. Granskningsmetod Digital enkät, framtagen av stadskontoret, skickas till rekryterande chef och till HRavdelning senast i juni. Chef och HR-funktion besvarar frågor och uppskattar sin egen insats i rekryteringsarbetet. Resultatet av enkäten tillgängliggörs för förvaltningarna senast i september. Granskning innebär att ta fram dokumentation och sedan jämföra denna med enkätsvaren. Granskning ska göras av annan än HRavdelningen på förvaltningen. Stadskontoret skickar i juni ut anvisning om vilken dokumentation som behöver samlas in och hur denna ska jämföras med enkätsvaren. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Januari 2017 Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

143 7.12 Risk för avvikelse från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen avseende långtidssjukfrånvaro Beskrivning av risk Risk för avvikelser från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen avseende långtidssjukfrånvaro som innebär att samtal genomförs och att handlingsplan upprättas och följs upp samt att arbetet dokumenteras i Adato. Stadsområdesförvaltningen ska genomföra regelbundna avstämningsmöten med Försäkringskassan och företagshälsovården i syfte att möjliggöra tidigare åtgång i arbete vid långtidssjukskrivning. Enhet HR Ansvarig Elisabeth Bengtsson Hall Granskning Riktlinjer för rehabiliteringsprocessen avseende långtidssjukfrånvaro Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Efterlevnad av Malmö stads rehabiliteringsprocess avseende långtidssjukfrånvaro Syfte med granskningen Kontrollera efterlevnad av Malmö stads rehabiliteringsprocess vid långtidssjukfrånvaro. Omfattning/avgränsning Ett nedslag görs den 1 juni Granskning görs av 25 procent av alla öppna rehabiliteringsärenden i rehabiliteringssystemet Adato över 90 dagar inom Stadsområdesförvaltning Öster. Granskningsmetod Granskning av att aktuell handlingsplan för rehabilitering finns i ärendet. Slumpmässigt urval av 25 procent av samtliga ärenden över 90 dagar aktuella den 1 juni 2016 inom Stadsområdesförvaltning Öster. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Bristande förståelse för beslut Beskrivning av risk Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut på grund av att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Enhet Stadsområdesnämnd Öster Ansvarig Britt-Marie Pettersson Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

144 Granskning Klarspråk i beslut och beslutsunderlag Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granskning huruvida mottagare av beslut förstår innebörden av beslutet. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad formulerar beslut i enlighet med 11 Språklagen (2009:600), d.v.s. att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Omfattning/avgränsning En urvalsundersökning av beslut fattade av politiska organ ligger till grund för granskningen. Respektive förvaltning ansvarar för urvalet. Undersökningen ska inrikta sig på beslut som har en tydlig mottagare exempelvis enskilda Malmöbor, medarbetare, organisationer och myndigheter såsom förvaltningar. Granskningen ska omfatta sammanlagt minst 30 beslut fördelade på olika typer av mottagare enligt ovan. Granskningsmetod Undersökningen ska genomföras i form av enkät som kan distribueras via papper, elektroniskt, via telefon eller genom personligt möte. Enkäten ska omfatta följande fråga och alternativ: Är beslutet tydligt och begripligt? *Förstår inte alls *Förstår efter hjälp att tyda *Förstår efter flera genomläsningar *Förstår direkt För att undersöka om det finns ett samband mellan hur mottagaren uppfattar tydlighet och begriplighet i förhållande till beslutets karaktär, så kompletterar granskaren varje svar med följande uppgift: *beslutet innebär avslag *beslutet innebär bifall *ej tillämpligt alternativt ej helt klart om beslutet innebär avslag eller bifall Utöver detta ska beslutsmottagaren ha möjlighet till kommentar. Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Januari Bristande serviceskyldighet Beskrivning av risk Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen på grund av felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc Enhet Stadsområdesnämnd Öster Ansvarig Daniela Fernandez Granskning Användande av sociala medier Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granskning huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Omfattning/avgränsning Granskningen omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram. Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

145 Granskning Granskningsmetod Granskningen innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier. Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen). Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Januari Bristande dokumentation vid direktupphandling Beskrivning av risk Risk för bristande dokumentation vid direktupphandling på grund av att stadens rutiner inte efterföljs, vilket kan leda till att underlag och beslut kring direktupphandlingen inte kan återsökas. Enhet Ekonomi Ansvarig Annika Rausin Granskning Granskning av efterlevnad av rutiner för dokumentation vid direktupphandling Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Malmö stads riktlinjer och rutiner för dokumentation vid direktupphandling. Syfte med granskningen Syftet är att säkerställa att Malmö stads riktlinjer och rutiner för dokumentation vid direktupphandling efterlevs. Omfattning/avgränsning Enkätundersökning - Samtliga avdelningar Granskningsmetod Enkät Rapportering av resultat till Stadsområdesdirektör Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Stadsområdesnämnd Öster, Internkontrollplan (25)

146 Riskanalys Stadsområdesnämnd Öster

147 Innehållsförteckning 1 Bruttolista Verksamhet Förtroende Ekonomisk/Finansiell HR Kommunikation Informationssäkerhet Upphandling/Inköp Arbetsmiljö Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 2(16)

148 1 Bruttolista Här visas alla risker uppdelade utifrån de riskkategorier som används i Malmö stad. Alla riskkategorier visas oavsett om det finns risker kopplade till den eller ej. 1.1 Verksamhet Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Felaktig eller utebliven hjälp för brukare inom vård- och omsorgsverksamheten på grund av bristande rutiner 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att brukare kan drabbas av felaktig eller utebliven hjälp på grund av bristande rutiner mellan avdelningarna för vård och omsorg Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i sammanställningen inför intern kontroll Risken hanterades under 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete och ingick ej i intern kontrollplanen. (Vård och omsorg) Ej synkroniserade och otillgängliga rutiner inom korttidsverksamheten, hemsjukvården och enheten för ordinärt boende 2. Föga troligt 3. Påtagligt 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att verksamheten inte kan genomföras på ett ändamålsenligt sätt på grund av att rutiner inte är synkroniserade och lättillgängliga Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i sammanställningen inför intern kontroll Risken hanterades under 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete och ingick ej i intern kontrollplanen. (Vård och omsorg) Bristande hygien utifrån gällande hygienkrav 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att smitta sker på grund av att gällande rutiner inte följs, vilket kan leda till negativ påverkan på patientsäkerheten och på arbetsmiljön. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i sammanställningen inför intern kontroll Risken hanterades under 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete och ingick ej i intern kontrollplanen. Efter genomförd punktprevalensmätning (PPM) visar att det finns behov av åtgärder och att dessa följs upp. Risken föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Vård och omsorg) Bristande hantering av synpunkter och klagomål inom vård och omsorg 3. Möjlig 1. Knappt kännbart 3 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för bristande återkoppling till dem som klagar, att avvikelsehanteringen blir ineffektiv och att Lex Sarah-anmälningar kan missas, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser i ett brukarperspektiv Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i sammanställningen inför intern kontroll Risken hanterades under 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete och ingick ej i intern kontrollplanen. (Vård och omsorg) Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 3(16)

149 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Bristande efterlevnad av värdighetsgarantierna 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att brukare inom vård och omsorg inte erbjuds insatser enligt värdighetsgarantierna på grund av bristande implementering, vilket får konsekvensen att brukaren inte ges de insatser som ska erbjudas enligt beslutade riktlinjer. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i sammanställningen inför intern kontroll Risken hanterades under 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete och ingick ej i intern kontrollplanen. (Vård och omsorg) Bristande efterlevnad av lokal rutin för uppföljning av biståndsbeslut vid vistelse på korttid. 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Granskning Nej Beskrivning av risk Risk för att brukare vistas på korttid utan gällande beslut och att uppföljningar inte görs enligt gällande rutin, vilket påverkar rättssäkerheten för den enskilde brukaren då hen inte görs delaktig i besluten samtidigt som det påverkar möjligheterna till ekonomisk styrning. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och följdes upp genom intern kontrollplan Under 2015 har det vidtagits åtgärder så som datumindelning för myndighetsansvaret, förstärkt team för Samordnad vårdplanering (SVPL) och förstärkning med en boendehandläggare. Risken bedöms i viss mån kvarstå. Under intern kontrollen under 2015 genomfördes mätningar under våren och hösten. Mätning nummer två visade på ett försämrat resultat och är nu föremål för veckovisa avstämningar. (Vård och omsorg) Bristande efterlevnad av gällande bestämmelser för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) 2. Föga troligt 3. Påtagligt 6 Granskning Nej Beskrivning av risk Risk för att det uppstår brister i det systematiska brandskyddsarbetet på grund av att gällande regler och riktlinjer avseende SBA-pärmar och brandskyddsutbildning inte efterföljs, vilket kan leda till felaktigt agerande vid brand. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och följdes under 2015 upp genom intern kontrollplan Under 2015 vidtogs ett antal åtgärder som lett till att riskvärdet nu bedöms lägre än i fjol. Under 2016 fortsätter arbetet för att minska risken ytterligare: brandskyddsutbildningar kommer löpande att erbjudas de medarbetare som behöver och under hösten kommer avdelningen att granska att SBA-pärmarna är aktuella. (Vård och omsorg) Avsaknad av systematisk arbetssätt och tydlig ansvarsfördelning kring revidering av rutiner 4. Troligt 1. Knappt kännbart 4 Direktåtgärder Nej Beskrivning av risk Risk att rutiner inte blir reviderade i tid för att det saknas ett systematiskt arbetssätt och en tydlig ansvarsfördelning, vilket kan leda till konskevenser för brukare och verksamheten. Kommentar Risken har identifierats inför år (Vård och omsorg) Bristande uppföljning av beslut om skyddsåtgärder 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att processen kring skyddsåtgärder för brukare inte följs på grund av exempelvis bristande kunskaper om processen, vilket kan leda till att riskbedömningar inte görs, att teamsamverkan inte sker och att beslut om skyddsåtgärder inte följs upp. En konsekvens av detta kan bli att frihetsbegränsande åtgärder Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 4(16)

150 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan vidtas utan att processen för att förebygga skyddsåtgärder tillämpats, vilket medför bristande rättssäkerhet för den enskilde brukaren. Kommentar Risken har identifierats inför år 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Vård och omsorg) Bristande social dokumentation enligt socialtjänstlagen (SoL) 5. Nästintill säkert 3. Påtagligt 15 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för bristande social dokumentation, vilket kan leda till att verksamheten inte uppfyller kraven om dokumentation i socialtjänstlagen (SoL) och att risk för fel hjälpinsatser för den enskilde brukaren ges. Kommentar Risken har identifierats inför år 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Vård och omsorg) Bristande följsamhet av delegeringsprocessen inom hälso- och sjukvård 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Direktåtgärder Nej Beskrivning av risk Risk för att delegeringsprocessen inte följs, vilket kan leda till felaktiga insatser för enskilda brukare. Kommentar Risken har identifierats inför år Efter arbetsutskottets möte den 18 januari 2016 har avdelningen omvärderat hanteringen av risken och bedömer nu att direktåtgärder är en mer lämplig hantering än en granskning, då ett antal föreslagna åtgärder redan tagits fram. (Vård och omsorg) Bristande efterlevnad av Malmö stads rutiner för fallförebyggande arbete 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att Malmö stads övergripande rutin för fallförebyggande arbete inte följs, vilket kan inverka på arbetet med att förebygga fall och därmed påverka enskilda brukare. Kommentar Risken har identifierats inför år 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Vård och omsorg) Bristande informationsöverföring mellan myndighet och verksamhet. 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Bristande informationsöverföring mellan myndighet och verksamhet kan vid förändrade behov och därmed ändrade biståndsbeslut leda till att den enskilde brukaren erhåller fel insatser. Detta kan även påverka nämndens möjlighet till ekonomisk styrning. Kommentar Risken har identifierats inför år Detta utifrån uppmärksammade skillnader mellan beslut och verkställighet. Åtgärder är vidtagna i form av: Månatliga avstämningar mellan biståndshandläggare och sektionschef ordinärt boende. Regelbundna avstämningsmöten mellan enhetchefer bistånd och ordinärt boende. (Vård och omsorg) Risk för att utredningstid inom LSS överskrids. 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 5(16)

151 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Beskrivning av risk Risk för att utredningstid inom LSS överskrids på grund av arbetsbelastning, vilket kan leda till att den enskilde brukaren inte får beslut inom skälig tid. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. Risken ingick ej i intern kontrollplanen. Förstärkning har skett under 2015 med en LSS-handläggare. (Vård och omsorg) Felaktig utbetalning av försörjningsstöd 1. Nästintill omöjligt 2. Kännbart 2 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för felaktig utbetalning av försörjningsstöd på grund av bristande kontroll och rutiner, vilket kan leda till att lagstiftningen inte efterföljs och att nämndens resurser används felaktigt. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i intern kontrollplan I januari 2015 gjordes av arbetsutskottet en kompletterande riskbedömning där denna risk lades till. AU ansåg att kontroll bör göras för att se att det kan säkerställas att utbetalningarna är korrekta. Detta har följts upp två gånger under 2015 genom avstämning av avvikelser i Flexite. Inför 2016 bedöms inbyggda kontroller som tillräckliga. (Individ och familj) Risk för att genomförandeoch vårdplaner inte upprättas. 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att genomförande-/vårdplaner inte upprättas enligt gällande rutin och att det inte finns mätbara mål i planerna, vilket kan leda till att måluppfyllelsen riskerar att bli sämre, att det inte går att utvärdera insatserna korrekt och att klienterna riskerar att inte få den vård de har rätt till. Kommentar Risken följdes upp genom Intern kontrollplan 2015 och föreslås kvarstå i Intern kontrollplan för (Individ och familj) Risk för avvikelser från socialtjänstlagens bestämmelser om att förhandsbedömning av barn/ungdomsutredning ska ske inom två veckor 2. Föga troligt 4. Allvarligt 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för avvikelser när det gäller socialtjänstlagens bestämmelser om förhandsbedömning av barn/ungdomsutredning inom två veckor, vilket kan leda till att barns och ungas hälsa och utveckling kan riskeras och att utredningen kan försvåras. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och följdes upp genom Intern kontrollplan Enligt SoL 11 kap 1 a ska beslut att inleda eller inte inleda utredning fattas inom fjorton dagar efter det att anmälan inkommit. Vidtagna åtgärder och utvecklingsarbete under 2015 ligger till grund för bedömningen att befintliga kontroller inom verksamheten bedöms vara tillräckliga. (Individ och familj) Bristande tillsyn i lägenheter och boende 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att tillsyn i lägenheter och boende inte genomförs enligt gällande avtal, vilket kan leda till att stadsområdesförvaltningen får tillgång till färre lägenheter och att möjligheterna för hemlösa barnfamiljer att få tillgång till boende i sin tur påverkas negativt. Kommentar Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 6(16)

152 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Risken är sedan tidigare identifierad och följdes upp genom Intern kontrollplan Vidtagna åtgärder under år 2015 ligger till grund för bedömningen att befintliga åtgärder/ inbyggda kontroller bedöms som tillräckliga. (Individ och familj) Risk för att barnavårdsutredningar överskrider 4 månader. 5. Nästintill säkert 4. Allvarligt 20 Granskning Ja Beskrivning av risk På grund av ett ökat antal inledda utredningar finns en risk att inte utredningstiden sker inom 4 månader enligt Socialtjänstlagen. Kommentar Risken har identifierats inför intern kontroll 2016 och föreslås ingå i intern kontrollplan för Enligt 11 kap 2 ska utredningen bedrivas skyndsamt och vara slutförd senast inom fyra månader. (Individ och familj) Risk för att barns och ungas delaktighet inte tillgodoses 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att barns och ungas perspektiv inte tas tillvara i frågor som berör dem (barnperspektivet) och för att inte hela verksamheten har ett barnperspektiv, vilket kan leda till att barns och ungas rättigheter inte beaktas och att ungdomssatsningar kan bli felaktiga. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i intern kontrollplan Risken bedöms ha minskat som en följd av att "barn och ungas delaktighet" har integrerats i befintligt målstyrningssystem. Under 2016 genomförs bland annat Medborgardialog mellan stadsområdesnämnd och barn och- ungdomsråd Besöksnöjdhetsenkät på samtliga mötesplatser två gånger årligen Samverkan med Retoy och barn från två förskolor kring utformande av utemiljön i närområdet Uppstart av biblioteksråd för barn och unga på Rosengårdsbiblioteket och på Husiebiblioteket Medverkan av barn- och unga inför framtagandet av avdelningens verksamhetsplan Insamling av förslag från besökare på hur stadsområdet och avdelningens verksamheter kan utvecklas (Områdesutveckling) Risk för att vuxnas möjlighet till delaktighet inte tillgodoses 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att vuxnas möjlighet till delaktighet inte tillgodoses på grund av brist på strategi och rutiner, vilket kan leda till att människors hälsa försämras och att känslan av otrygghet ökar. Långsiktiga konsekvenser för delaktigheten i samhället i övrigt kan uppstå. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och ingick i intern kontrollplan Risken bedöms ha minskat som en följd att "vuxnas möjlighet till delaktighet" har integrerats i befintligt målstyrningssystem. Under 2016 genomförs bland annat Dialogkvällar på Varda Besöksnöjdhetsenkät kopplat till samtliga mötesplatser Fem pop-up dialoger Insamling av förslag från besökare på hur stadsområdet och avdelningens verksamheter kan utvecklas Kartläggning av Toftanäs gällande hur området används uppfattas och kan utvecklas tillsammans med Malmöbor Homeparties (Områdesutveckling) Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 7(16)

153 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Risk för att framgångsrika arbetsformer som bedrivs inom avdelningen för områdesutveckling inte når ut 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Direktåtgärder Nej Beskrivning av risk Risk för att framgångsrika arbetsformer som bedrivs inom avdelningen för områdesutveckling inte når ut, vilket kan leda till minskade möjligheter att dela kunskap och erfarenheter till malmöbornas fördel. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under 2015 som en del av stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. Åtgärder som vidtas för att minska risken för att framgångsrika arbetsformer inte når ut är: Intern delgivning via avdelningens strategiska ledningsgrupp (SLG) samt via avdelningsledningsgruppen (ALG) Delgivning och spridning via avdelningens nyhetsbrev Uppdatering på Komin via avdelningens redaktörsgrupp (Områdesutveckling) Risk för att flickor och pojkars perspektiv inte beaktas i frågor och verksamheter som berör dem (barnperspektivet beaktas inte) 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Nej Beskrivning av risk Risk för att flickor och pojkars perspektiv inte beaktas i frågor och verksamheter som berör dem. I remissyttranden och tjänsteutlåtanden finns risk att barnperspektivet inte beaktas/finns. Detta kan i förlängningen medföra att beslut som fattas inte är till barns fördel och att barn missgynnas. Kommentar Risken har identifierats inför intern kontroll Sannolikheten för att flickor och pojkars perspektiv inte beaktas är bedöms vara möjlig. Granskning sker årsvis i form av stickprovskontroller som görs av avdelningens barnrättstrateg. För att minska risken för att barnperspektivet inte tas med vidtas åtgärder som att barn och ungdomar tillfrågas/lyssnas på inför skrivandet av yttrande samt inför verksamhetsförändringar. (Områdesutveckling) Risk för att diskrimineringsgrunderna inte beaktas i brist på målgruppsanpassad information och tillgänglighet till stadsområdenas mötesplatser 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att diskrimineringsgrunderna inte beaktas i brist på målgruppsanpassad information och tillgänglighet till stadsområdenas mötesplatser kan leda till att individer och grupper inte kan ta del av mötesplatsernas utbud och aktiviteter. Kommentar Risken har identifierats inför intern kontroll 2016 och föreslås ingå i intern kontrollplan Sannolikheten för att diskrimineringsgrunderna inte beaktas i brist på målgruppsanpassad information och tillgänglighet till stadsområdenas mötesplatser bedöms vara hög. Under 2016 granskas stadsområdets mötesplatser av Malmö stads tillgänglighetsrådgivare. Informationsformer och kanaler granskas ur ett diskrimineringsgrundsperspektiv internt. (Områdesutveckling) Risk för att projekt och utvecklingsarbete inte genomförs enligt ursprunglig plan samt att förändringar inte kommuniceras 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Nej Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 8(16)

154 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Beskrivning av risk Risk att projekt och utvecklingsarbete avviker från ursprunglig plan, att detta inte kommuniceras med berörda parter samt att mål och indikatorer inte revideras vid förändring. Konsekvenserna av en sådan avvikelse kan bli att projektet inte kan utvärderas på ett tillfredsställande sätt samt att samverkan och förtroende mellan involverade parter försämras. Kommentar Risken har identifierats inför intern kontroll Sannolikheten för att projekt och utvecklingsarbete inte genomförs enligt ursprunglig plan bedöms vara möjlig. Granskning sker två gånger/år i samband med projektrapportering till nämnd. Förändringar/avvikelser kommuniceras med berörda parter. För att minska risken för att avvikelser/förändringar inte genomförs och kommuniceras utgår avdelningen från en gemensam projektcykel som avdelningen tar fram under (Områdesutveckling) Ej tillfredsställande systematiskt brandskyddsarbete 2. Föga troligt 3. Påtagligt 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Om förvaltningen inte har ett tillfredsställande systematiskt brandskyddsarbete ökar risken för personlig och ekonomisk skada. Kommentar Risken identifierades inför Enhetschef för fastighetsservice samt vaktmästarna har utbildats för att bättre kunna vara ett stöd för verksamheterna. (Ekonomi) Bristande underhåll i förvaltningens lokaler 2. Föga troligt 2. Kännbart 4 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Eftersatt underhåll kan leda till en sämre arbetsmiljö samt höga kostnader i framtiden. Kommentar Ny identifierad risk. (Ekonomi) Bristande posthantering 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Direktåtgärder Ja Beskrivning av risk Risk för bristande hantering av inkommande post i form av såväl fysisk post som e-post på grund av ofullständiga rutiner, vilket kan leda till att nämnden inte får kännedom om nya ärenden, att ärenden inte blir hanterade och rättssäkerheten påverkas. Kommentar Risken har identifierats inför år 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Förvaltningsövergripande) Bristande ärendeprocess kopplat till stadsområdesnämnden 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Direktåtgärder Nej Beskrivning av risk Risk för att ärenden till stadsområdesnämnden brister i kvalitet, inte kommer i rätt tid och att kommuniceringen av beslut brister, på grund av bristande information och rutiner. Detta kan leda till felaktiga beslut, hinder för dialog inför beslut och påverkar rättssäkerheten. Kommentar Risken har identifierats inför år (Förvaltningsövergripande) Bristande följsamhet till kommunövergripande planer 2. Föga troligt 4. Allvarligt 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att beslut, planer och mål inte efterlevs på grund av otydlig ansvarsfördelning och Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 9(16)

155 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan bristande kommunikation, vilket kan leda till att demokratiska beslut som fattats på kommunövergripande nivå inte kommer malmöborna till del. Kommentar Risken har identifierats inför år (Förvaltningsövergripande) Bristande arkivhantering 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för bristande arkivhantering på grund av otydliga rutiner, vilket kan leda till försämrad sökbarhet av allmänna handlingar och påverka rättssäkerheten. Kommentar Risken har identifierats inför år 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Förvaltningsövergripande) Bristande återrapportering av delegationsbeslut till stadsområdesnämnden 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras till stadsområdesnämnden på grund av brist på rutiner och bristande kunskaper om kraven i kommunallagen. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och följdes upp inom ramen för intern kontrollplan Risken föreslås kvarstå i intern kontrollplan (Förvaltningsövergripande) Bristande diarieföring och registrering av allmän handling 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att lagar och förordningar kring offentlighet och sekretess inte efterföljs, vilket kan leda till bristande insyn i stadsområdesnämndens och stadsområdesförvaltningens arbete samt att nämndens ansvar för myndighetsutövning inte kan uppfyllas. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och följdes upp inom ramen för intern kontrollplan Risken föreslås kvarstå i intern kontrollplan 2016 (Förvaltningsövergripande) Risk för att åtgärder med anledning av myndighetsförelägganden och revisionsrapporter inte följs upp, dokumenteras och diarieförs. 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att åtgärder med anledning av myndighetsförelägganden och revisionsrapporter inte följs upp, dokumenteras och diarieförs, vilket kan leda till ökad risk för att åtgärder inte genomförs inom rimlig tid. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad. (Förvaltningsövergripande) Risk för att stadsområdesförvaltningens del av malmo.se innehåller uppgifter som strider mot Personuppgiftslagen, PUL 2. Föga troligt 4. Allvarligt 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att stadsområdesförvaltningens del av malmo.se innehåller uppgifter som strider mot Personuppgiftslagen, PUL, vilket kan leda till att enskilda kan lida men, minskat förtroende för stadsområdesförvaltningen och/eller skadestånd. Kommentar Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 10(16)

156 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Risken är sedan tidigare identifierad. (Förvaltningsövergripande) Bristande hantering av sekretesskyddat material i stadsområdesnämndens handlingar 2. Föga troligt 4. Allvarligt 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att hanteringen av sekretesskyddat material i stadsområdesnämndens handlingar inte hanteras enligt gällande lagar, riktlinjer och rutiner vid publicering på Malmö stads intranät Komin och externa webbplats samt kontakt med medborgare, press och media. Detta kan leda till att enskilda brukare och klienter kan lida men, vilket i sin tur kan leda till minskat förtroende för stadsområdesnämndens verksamheter. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad. (Förvaltningsövergripande) 1.2 Förtroende Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Risk för bristfällig process rörande medborgarförslag 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Direktåtgärder Ja Kommentar Risken har identifierats inför intern kontroll 2016 och föreslås ingå i intern kontrollplan Åtgärder; ta fram processplan samt synliggöra intern och externt. I processen ska hela kedjan ses över och synliggöras - från inkomna förslag, hantering till återkopppling. Andra förvaltningar inkluderas i processarbetet. Intern granskning (Områdesutveckling) Otillräcklig kommunicering av bestämmelser kring mutor och jäv 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Direktåtgärder Nej Beskrivning av risk Risk för att bestämmelser kring mutor och jäv inte efterlevs på grund av otillräcklig kommunicering av rutiner, vilket kan leda till att tilltron till nämndens verksamhet påverkas Kommentar Risken har identifierats inför år (Förvaltningsövergripande) 1.3 Ekonomisk/Finansiell Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Bristande avgiftshantering 5. Nästintill säkert 4. Allvarligt 20 Direktåtgärder Ja Beskrivning av risk Risk för att felaktiga avgifter skickas ut till brukare och att felaktigt underlag ligger till grund för budget, vilket kan leda till att brukare får betala fel avgifter/uteblivna intäkter. Kommentar Risken har identifierats inför år 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan Stadsområdesförvaltningen uppmärksammades på risken genom att brukare erhållit felaktiga fakturor. På över- Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 11(16)

157 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering gripande nivå upptäcktes att intäkter inte kommit in. Till internkontrollplan Arbetet med åtgärder pågår genom att säkra att avgiftshandläggare och registrerare i verksamheten har tillräcklig kompetens. (Vård och omsorg) Ej komplett fakturaunderlag 5. Nästintill säkert 1. Knappt kännbart 5 Granskning Nej Beskrivning av risk Fakturor avseende kursavgifter är inte kompletta då attestanter glömmer bifoga program. Konsekvenser blir felaktiga utbetalningar och ökad risk för avvikelser från gällande lagstiftning och regelverk. Kommentar Ny identiferad risk. Fakturor avseende kursavgifter är inte kompletta då attestanter glömmer bifoga program. Konsekvenser blir felaktiga utbetalningar och ökad risk för avvikelser från gällande lagstiftning och regelverk. (Ekonomi) Felaktig periodisering 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Granskning Nej Beskrivning av risk Om kostnad eller intäkt redovisas på fel period visar förvaltningen ett felaktigt resultat vid månadsstängning. Kommentar Ny identifierad risk. Om kostnad eller intäkt redovisas på fel period visar förvaltningen ett felaktigt resultat vid månadsstängning. (Ekonomi) Risk för felaktiga volymer i verksamhetsystemet Procapita inom vård och omsorg 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Direktåtgärder Ja Beskrivning av risk Risk för felaktiga volymer i verksamhetssystem Procapita, vilket försvårar uppföljning och kontroll av effektivitet inom verksamheten. Kommentar Ny identifierad risk, vilken föreslås följas upp genom intern kontrollplan Opålitliga volymer från verksamhetssystem försvårar kontroll av effektivitet inom verksamheten. (Ekonomi) Inventarier som inte används 4. Troligt 1. Knappt kännbart 4 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Inhyrda eller köpta inventarier som inte längre används men som inte har återlämnats eller sagts upp och därför betalar förvaltningen fortfarande hyra eller licens. Kommentar Ny identifierad risk. Inhyrda eller köpta inventarier som inte längre används men som inte har återlämnats eller sagts upp och därför betalar förvaltningen fortfarande hyra eller licens. (Ekonomi) Privata utlandssamtal 2. Föga troligt 2. Kännbart 4 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Om man inte betalar in kostnad för privata samtal med tjänstetelefon innebär det otillbörlig användning av skattemedel. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades år 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 12(16)

158 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering (Ekonomi) Till internkontrollplan 1.4 HR Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Felrekrytering 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för felrekrytering på grund av bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. Kommentar Kommungemensamt granskningsområde år (Stadsområdesnämnd Öster ) Bristande efterlevnad av rutinen att medarbetare registrerar närmast anhörig i personalsystemet 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Direktåtgärder Nej Beskrivning av risk Risk för att anhöriga till medarbetare inte kan nås på grund av att medarbetare inte lagt in närmsta anhörig i personalsystemet HRrutan. Kommentar Risken har identifierats inför år Efter det att risken identifierades har rutinen kommunicerats vid enheternas ledningsmöten inom Avdelningen för vård och omsorg. (Vård och omsorg) Bristande efterlevnad av rutin vid medarbetares sjukfrånvaro 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att rutin vid sjukdom inte följs, vilket kan leda till att medarbetare inte får stöd vid sjukdom. Kommentar Risken har identifierats inför år Efter arbetsutskottets möte den 18 januari 2016 har avdelningen omvärderat hanteringen av risken och bedömer nu att befintliga åtgärder/inbyggda kontroller räcker, och att en granskning inte behöver utföras. (Vård och omsorg) Risk för avvikelser från beslutad rekryteringsprocess i Malmö stad 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för att Malmö stads rekryteringsprocess inte följs, vilket kan leda till bland annat felrekrytering, jäv, diskriminering, kompetensbrist och hög personalomsättning. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under år 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. (HR) Risk för avvikelser från rutin gällande självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för avvikelser när det gäller självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldra- Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 13(16)

159 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan penning på grund av att gällande rutiner inte är säkerställda, vilket kan leda till felaktiga löneutbetalningar. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under år 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. (HR) Risk för avvikelser från rutin för uppföljning av självservice avseende semestrar 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Nej Beskrivning av risk Risk för avvikelser från rutin för uppföljning av självservice avseende semestrar på grund av att rutinerna inte är säkerställda, vilket kan leda till felaktigt uttag av semestrar. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under år 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. (HR) Risk för avvikelser från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen - korttidssjukfrånvaro 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för avvikelser från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen som innebär att samtal genomförs, handlingsplan upprättas och följs upp samt att arbetet dokumenteras i Adato. Detta på grund av att rekryteringsprocessen ytterligare behöver säkerställas. Hög korttidsfrånvaro medför risk för individens hälsa, en hög arbetsbelastning för verksamheten och ökade kostnader. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under år 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. (HR) Risk för avvikelse från Malmö stads kommunövergripande riktlinjer för timavlönade samt stadsområdesnämndens handlingsplan i syfte att minska timavlönade. 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Beskrivning av risk Risk för avvikelse från Malmö stads kommunövergripande riktlinjer för timavlönade samt stadsområdesnämndens handlingsplan i syfte att minska timavlönade, på grund av att dessa ska säkerställas. Vid avvikelser får inte vikarier, som har en anställning överstigande tre veckor och arbetar 40 procent eller mer, en månadsanställning. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och hanterades under år 2015 inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. (HR) Risk för avvikelse från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen avseende långtidssjukfrånvaro 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för avvikelser från gällande riktlinjer för rehabiliteringsprocessen avseende långtidssjukfrånvaro som innebär att samtal genomförs och att handlingsplan upprättas och följs upp samt att arbetet dokumenteras i Adato. Stadsområdesförvaltningen ska genomföra regelbundna avstämningsmöten med Försäkringskassan och företagshälsovården i syfte att möjliggöra tidigare åtgång i arbete vid långtidssjukskrivning. Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 14(16)

160 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Kommentar Risken har identifierats inför arbetet med intern kontroll 2016 och föreslås följas upp genom intern kontrollplan (HR) 1.5 Kommunikation Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Bristande förståelse för beslut 5. Nästintill säkert 3. Påtagligt 15 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut på grund av att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Kommentar Kommungemensamt granskningsområde år (Stadsområdesnämnd Öster ) Att information om avdelning för områdesutveckling (OU) på malmo.se inte är uppdaterad. 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Nej Beskrivning av risk Risk för att informationen på avdelning för områdesutvecklings (OU) delar av malmo.se inte är uppdaterade, vilket kan leda till minskad trovärdighet för verksamheten. Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad. Åtgärder: redaktörsgruppen gör stickprovskontroller två gånger årligen (Områdesutveckling) 1.6 Informationssäkerhet Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Bristande serviceskyldighet 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Granskning Ja Beskrivning av risk Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen på grund av felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc Kommentar Kommungemensamt granskningsområde år (Stadsområdesnämnd Öster ) 1.7 Upphandling/Inköp Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Bristande dokumentation vid direktupphandling 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 15(16)

161 Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Beskrivning av risk Risk för bristande dokumentation vid direktupphandling på grund av att stadens rutiner inte efterföljs, vilket kan leda till att underlag och beslut kring direktupphandlingen inte kan återsökas. Kommentar Ny identifierad risk, vilken föreslås följas upp genom intern kontrollplan (Ekonomi) 1.8 Arbetsmiljö Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Bristande efterlevnad av rutiner för att hantera allvarliga hotoch våldsituationer inom individ- och familjeomsorgen 3. Möjlig 5. Synnerligen allvarligt 15 Direktåtgärder Ja Beskrivning av risk Risk för att allvarliga hot- och våldsituationer i anslutning till besök i verksamheten inte hanteras i enlighet med gällande rutiner, vilket kan leda till allvarliga fysiska och psykiska skador för medarbetare och/ eller annan besökare Kommentar Risken är sedan tidigare identifierad och följdes under 2015 upp inom ramen för stadsområdesförvaltningens utvecklingsarbete. Risken föreslås ingå i intern kontrollplan Åtgärder har vidtagits omedelbart. Två arbetsmiljöutbildningar är genomförda under hösten 2015, en heldag för arbetsledare samt en två timmars föresläsning för samtliga medarbetare. Arbete pågår med att ta fram en gemensam handlingsplan för avdelningen för individ- och familjeomsorg. (Individ och familj) Stadsområdesnämnd Öster, Riskanalys 16(16)

162 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (3) Datum Vår referens Anna Johansson HR-konsult Anna.Johansson82@malmo.se Tjänsteskrivelse Årlig uppföljning systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 SOFÖ Sammanfattning I samband med att arbetsmiljöprocessen beslutades, fattades också beslut om en kommungemensam rutin för årlig uppföljning av Malmö stads system för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM.) Arbetsmiljöprocessen är en beskrivning av Malmö stads systematiska arbetsmiljöarbete (SAM). Uppföljningen av SAM handlar om hur vi organiserat vårt systematiska arbetsmiljöarbete och hur arbetsmiljöprocessen fungerar i verksamheten. Samtliga samverkansgrupper inom organisationen har under hösten 2015 gjort självskattningen av SAM. Samverkansgrupperna har fått självskatta sitt SAM på en skala ett till fem där 1 är lägst/sämst och 5 är högst/bäst. Resultatet av självskattningen har marginellt varierat mellan samverkansgrupperna inom de olika verksamhetsområdena. Genomsnittet för samtliga samvekans-grupper är ca 4,5. Resultatet är tillfredsställande men behov finns av uppföljning att det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende arbetstagarnas kunskaper. Det finns rutiner för att förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet men dessa bör aktualiseras med jämna mellanrum på arbetsplatserna samt att man tänka på att introduktion och information ges till medarbetare som kommer tillbaka efter längre ledigheter. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna redovisad årlig uppföljning för 2015 av systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), samt att översända uppföljning för 2015 till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Årlig uppföljning systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott SIGNERAD

163 Stadsområdesnämnd Öster (3) Ärendet Bakgrund I samband med att arbetsmiljöprocessen beslutades, fattades det också beslut om en kommungemensam rutin för årlig uppföljning av Malmö stads system för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Syftet med uppföljningen är att ta reda på hur verksamheten organiserat sitt systematiska arbetsmiljöarbete och identifiera eventuella förbättringar och att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om SAM och gällande arbetsmiljölag. Enligt denna rutin ska uppföljningen göras i en planerad process i dialog i samverkansgrupperna inom respektive förvaltning för att övergripande sammanställas och följas upp i skyddskommittén. Denna uppföljning ska ske årligen och ingå som en del i den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Genomförande Samtliga samverkansgrupper inom stadsområdesförvaltningen har gjort självskattningen av SAM med ledning av HR-konsult under oktober och november Samverkansgrupperna har fått självskatta sitt SAM på en skala ett till fem där 1 är lägst/sämst och 5 är högst/bäst. Uppsamling och sammanställningar har gjort av HR-konsult med ansvar för implementering av arbetsmiljöprocessen i stadsområdesförvaltningen. Förvaltningsövergripande sammanställning och handlingsplan har diskuterats i förvaltningsrådet/skyddskommittén i december månad. Resultat Resultatet av självskattningen har marginellt varierat mellan de olika verksamhetsområdena. Genomsnittet för samtliga samverkansgrupper är 4.5. Det finns sedan hösten 2014 ett gemensamt årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet med en årlig aktivitets- och tidsplan som är verksamhetsanpassad för stadsområdesförvaltning Öster. Nya chefer och fackliga företrädare behöver kunskaper i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Malmö stad erbjuder en kommungemensam arbetsmiljöutbildning som startar vid flera tillfällen under året. Utbildningen omfattar 24 timmar (fem tillfällen) och innerhåller följande avsnitt. samverkan, regler, roller och ansvar, systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), psykosocial arbetsmiljö och fysisk arbetsmiljö. Utbildningen är partsammansatt och vänder sig till chefer och skyddsombud. Arbetet med att erbjuda arbetsmiljöutbildningar för nya chefer och skyddsombud pågår kontinuerligt. Det finns riktlinjer och rutiner för att förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet. Riktlinjerna och rutinerna diskuteras på arbetsplatsträffar. Nyanställda får information i samband med introduktion inom de olika verksamheterna. I samband med att medarbetare återgår i tjänst efter längre ledighet har i samband med årlig uppföljning aktualiserats att arbetsplatserna speciellt tänka på att informera och påminna om gällande riktlinjer och rutiner.

164 3 (3) Förslag till förbättringar Årlig uppföljning av systemet för SAM Område att utveckla Arbetstagarnas kunskaper Aktivitet/åtgärd Ansvarig Tidplan Uppföljning Fortsätta satsa på arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud. Chefer Fortlöpande Årlig uppföljning hösten 2016 Det finns riktlinjer och rutiner men dessa bör aktualiseras med jämna mellanrum på arbetsplatserna samt tänka på att introduktion och information ges till medarbetare som kommer tillbaka efter längre ledigheter Ansvariga Elisabeth Bengtsson Hall HR-chef Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

165 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (4) Datum Vår referens Ulrika Bergh Ridefjord Socialt ansvarig samordn ulrika.bergh-ridefjord@malmo.se Tjänsteskrivelse Avveckling av Riddargårdens gruppboende SOFÖ Sammanfattning Riddargårdens gruppboende på Von Troils väg 4 omfattar 6 lägenheter i särskilt boende. Två av lägenheterna uppfyller inte kravet på fullvärdighet. En bedömning har gjorts huruvida verksamheten är kostnadseffektiv eller inte. Bedömningen grundar sig på kombinationen av ett litet antalet lägenheter och brukarnas behov av personalbemanning dygnet runt. Stadsområdesförvaltningen har i bedömningen kommit fram till att verksamheten på Riddargården inte är kostnadseffektiv och att en avveckling därför är förenlig med kommunallagens krav på en god ekonomisk hushållning. Stadsområdesnämnd Öster föreslås därför godkänna en tidigareläggning av avvecklingen av Riddargårdens gruppboende samt att denna genomförs under våren Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att ställa sig bakom förvaltningens förslag att avveckla verksamheten samt att föreslå Kommunstyrelsen att besluta att avveckla de sex gruppboende-lägenheterna på Riddargården. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Avveckling av Riddargårdens gruppboende Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster SIGNERAD

166 Ärendet Bakgrund I stadsområde Öster finns för närvarande 167 särskilda boendelägenheter, 76 gruppboende- och 91 vårdboendelägenheter, fördelade på 6 boendeenheter. 2 (4) Nybyggnation pågår av ett nytt gruppboende, Soltofta, på Husieområdet som kommer att omfatta 72 gruppboendelägenheter. Verksamheten på Soltofta kommer att starta under våren/sommaren Boendets storlek kommer att medföra driftsfördelar och möjliggöra en mer kostnadseffektiv verksamhet. Enligt tidigare planering skulle Riddargårdens gruppboende avvecklas parallellt med uppstarten av Soltofta. Det har under funnits lediga lägenheter i stadsområdenämnds Östers särskilda boenden, framförallt på Kryddgården. Det beror bl a på att det i Malmö stad har funnits fler lägenheter i särskilt boende än det efterfrågade behovet. Ytterligare en orsak till lediga lägenheter är att de brukare som beviljas särskilt boende får framföra önskemål om placering vilket innebär att även om man bor i ordinärt boende i stadsområde Öster kan man välja ett särskilt boende i en annan del av Malmö stad och vice versa. Det har visat sig att det funnits en lägre efterfrågan på, och därmed fler lediga särskilda boendeplatser i, stadsområde Öster. Vid en tidigareläggning av den planerade avvecklingen av Riddargårdens gruppboende förväntas beläggningsgraden i stadsområde Östers särskilda boenden förbättras och bli högre än i nuläget. Riskanalyser Med anledning av planeringen av en eventuell avveckling av verksamheten på Riddargården har riskanalyser gjorts avseende såväl konsekvenser för brukare, personal och för Malmö stad. Förslag på process efter beslut i stadsområdesnämnd och Kommunstyrelsen För brukare och anhöriga Om stadsområdesnämnd Öster beslutar att gå vidare med ärendet till Kommunstyrelsen och om Kommunstyrelsen sedan beslutar att avveckla de särskilda boendeplatserna på Riddargården föreslår Stadsområdesförvaltning Öster följande process under avvecklingen. 1. Brukare på Riddargården och deras närstående inbjuds till ett möte där de ges övergripande information om den planerade avvecklingen. 2. Brukaren och dennes närstående har ett individuellt samtal med handläggare på avdelningen för bistånd inom vård och omsorg för samtal om brukarens önskemål om plats på ett annat särskilt boende. Det är viktigt att beakta brukarens individuella behov och önskemål vid avvecklingen. 3. Brukarna och deras närstående får kontinuerlig information om avvecklingen av de särskilda boendeplatserna på Riddargården. I syfte att skapa förutsättningar för bra lösningar för varje enskild brukare kommer planering att göras i samråd med stadsområdets demenssjuksköterska avseende varje brukares behov av fram-

167 tida särskilt boende. 3 (4) För berörda medarbetare Ett informationsmöte kommer att hållas med berörda medarbetare. Alla medarbetare kommer i ett tidigt skede att få muntlig information av sin chef om förändringen. Individuella samtal kommer att erbjudas där varje medarbetare får framföra sina önskemål om placering. Personalbudgeten för år 2016 på Riddargården motsvarar 4,95 årsarbetare dagpersonal, 2,0 årsarbetare nattpersonal, 0,04 årsarbetare Silviasyster samt 0,3 årsarbetare sektionschef. Sammanlagt 7,29 årsarbetare. Förvaltningen bedömer att medarbetarna på Riddargården kommer att kunna erbjudas vakanta tjänster/långtidsvikariat inom stadsområdet. Omplacering av medarbetarena görs enligt omställningsprocessen och i samråd med berörda fackliga organisationer enligt Malmö stads samverkansavtal. Muntlig information har lämnats till de fackliga organisationerna vid samverkansmöte i januari Under avvecklingsperioden kommer denna förändring att vara en återkommande punkt vid samverkansmöten. Ekonomiska konsekvenser På Riddargården bor idag sex brukare. I verksamheten arbetar 7,29 årsarbetare fördelat på dagoch nattpersonal, vilket ger en bemanningskvot motsvarande 1,21 personal per brukare. Detta är en högre bemanningskvot jämfört med i stadsområde Östers övriga gruppboenden (0,85). Den höga bemanningskvoten ger högre kostnader per vårdplats. Det har, under en längre tid funnits lediga lägenheter i flera av stadsområde Östers särskilda boenden, framförallt på Kryddgården. Det beror bl a på att det i Malmö stad har funnits fler lägenheter i särskilt boende än det efterfrågade behovet. Brukare som beviljas bistånd i form av särskilt boende får också framföra önskemål om placering, vilket innebär att även om man bor i ordinärt boende i stadsområde Öster kan man välja ett särskilt boende i en annan del av Malmö stad och vice versa. Stadsområdesförvaltning Öster menar att en tidigareläggning av avvecklingen av Riddargården är i linje med kraven på god ekonomisk hushållning. En avveckling bedöms påverka beläggningsgraden i stadsområdets övriga särskilda boenden positivt. Trots en minskning av de sex lägenheterna på Riddargården beräknas behovet av platser i särskilt boende i Malmö stad kunna tillgodoses. Detta sker genom lediga lägenheter i stadsområde Öster och genom lediga lägenheter i övriga stadsområdens särskilda boenden. Lokalmässiga konsekvenser Riddargårdens gruppboende är beläget i förhyrda lokaler bestående av sex enrumslägenheter med gemensamhets- och personalutrymme på Von Troils väg 4. Fastighetsägare är Hemsö AB. Uppsägningstiden är 3 månader. Stadsområdesförvaltning Öster utreder olika alternativa användningar av lokalerna innan beslut fattas om uppsägning.

168 Personalkostnader under avvecklingstiden Så länge det bor brukare kvar på Riddargården kommer verksamheten att vara bemannad. Under avvecklingstiden kommer bemanningsgraden att omprövas fortlöpande beroende på utflyttningen av brukare och eventuellt förändrade behov. 4 (4) Flyttkostnader Om brukaren önskar att Malmö stad ordnar med flytten till en ny lägenhet på ett annat särskilt boende inom Malmö stad föreslås att detta bekostas av förvaltningen. Flyttkostnaderna beräknas uppgå till maximalt kr Ansvariga Susanna Ramberg Avdelningschef Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

169 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (2) Datum Vår referens Ulrika Bergh Ridefjord Socialt ansvarig samordn ulrika.bergh-ridefjord@malmo.se Tjänsteskrivelse Yttrande angående förslag till riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen. SOFÖ Sammanfattning Kommunstyrelsen har gettt stadskontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende samt revidera riktlinjerna för särskilt boende, som ett led i arbetet med genomlysning av ekonomi och kvalitet inom vård och omsorg. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta: att avge yttrande till Kommunstyrelsen enligt upprättat förslag att översända detta till Kommunstyrelsen att paragrafen förklaras omedelbart justerad Beslutsunderlag Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) G-Tjänsteskrivelse vård- och omsorgsberedningen oktober 2015 Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen, ändrad Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen G-Tjänsteskrivelse AU Förslag till riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen Yttrande avseende förslag nya riktlinjer biståndsbedömning SoL Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster Ärendet Kommunstyrelsen har gett stadskontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende samt revidera riktlinjerna för särskilt boende, som ett led i arbetet med genomlysning av ekonomi och kvalitet inom vård och omsorg. SIGNERAD

170 2 (2) En arbetsgrupp med representanter från samtliga stadsområden har under 2015 arbetat fram ett förslag till riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen, som nu skickats till stadsområdesnämnderna på remiss. Förslaget till yttrande från Stadsområdesnämnd Öster har arbetats fram via en bred dialogprocess med chefer och medarbetare inom avdelningen för vård och omsorg, inom enheterna för myndighetutövning, hemtjänst, särskilt boende, korttidsvistelse samt hälso- och sjukvård. Dialog har även skett med medarbetare inom avdelningen för områdesutveckling och ekonomiavdelningen. Stadskontoret har identifierat nedanstående frågeställningar som extra viktiga att besvara för att synliggöra skillnader mellan stadsområdena, avseende tolkning av begreppet skälig levnadsnivå och hur ekonomi och kvalitet kan komma att påverkas utifrån de skillnader i tillämpning av socialtjänstlagen som råder idag. Vilken påverkan har förslaget på ert stadsområdes ekonomi respektive kvalitet? Hur förhåller sig den nivå för skälig levnadsnivå som uttrycks i förslag till riktlinjer till den nivå som tillämpas inom ert stadsområde idag? Finns det någon insats/stöd och hjälp i förslag på riktlinjer som ni bedömer saknas? Om så vilken och vilken påverkan har den på ert stadsområdes ekonomi och kvalitet? Hur bedömer stadsområdena att förslag till riktlinjer kan förväntas påverka anhöriga/närståendes situation? Finns det idéer och förslag på ändrad teknik eller nya arbetsmetoder som kan tillföras riktlinjerna? Hur bör insatsen som beskrivs som social samvaro utformas (t.ex. bör det finnas tydlig målsättning på samma sätt som kontaktperson?) Ovanstående frågor har legat till grund för beredningen av ärendet. Ansvariga Susanna Ramberg Avdelningschef Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

171 Malmö stad Stadsområdesnämnd Öster 1 (6) Datum Adress Diarienummer SOFÖ Yttrande Till Stadskontoret Remiss Förslag på riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen [STK ] Sammanfattning Stadsområdesnämnd Öster anser att utarbetandet av förslag till riktlinjer för bistånd i ordinärt och särskilt boende är ett lika lovvärt som angeläget initiativ. Det utvecklingsarbete som syftar till likvärdiga biståndsbedömningar för kvinnor och män i Malmö stad är av yttersta vikt. För att riktlinjerna ska kunna vara till stöd för handläggaren krävs en större tydlighet i riktlinjerna än vad som finns i förslaget. Tydliga riktlinjer bidrar till att kvaliteten i besluten säkerställs samt att rättssäkerhet och transparens för brukaren ökar. Tydliga riktlinjer styr också brukarens förväntningar på kvaliteten i de insatser som erbjuds. Stadsområdesnämnden anser att det finns en risk för att riktlinjerna kan bli kostnadsdrivande. De ekonomiska konsekvenserna av riktlinjerna är svåra att beräkna utifrån de ekonomiska utmaningar som Stadsområdesnämnd Öster har, eftersom förslaget inte är tillräckligt precist utformat. Stadsområdesnämnd Öster kan se att det finns stora möjligheter att utveckla förebyggande insatser, som inte är biståndsbedömda, för att stärka hälsa och stödja brukare och deras närstående, detta som ett komplement till de biståndsbedömda insatserna som finns i förslaget. Yttrande Inledande synpunkter Gemensamma riktlinjer för Malmö stad är ett lika lovvärt som angeläget initiativ. Stadsområde Öster anser att ett utvecklingsarbete som skapar likvärdiga biståndsbedömningar för kvinnor och män i Malmö stad är av yttersta vikt. Riktlinjer har det goda med sig att de tydliggör även den politiska ambitionen avseende tolkning av begreppet skälig levnadsnivå. Att skapa likvärdiga bedömningar inom ramen för Socialtjänstlagen i hela Malmö ger bättre möjlighet till ökad rättssäkerhet och transparens för brukarna. Det ska inte spela någon roll i vilken del av Malmö brukaren bor, bedömningsgrunderna ska vara lika.

172 Kopplingen mellan förslaget till riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen och reglementet för Malmö stads stadsområdesnämnder är tydlig. Det finns ett gemensamt intresse för hela Malmö stad att skapa enhetliga riktlinjer för biståndsbedömning enligt Socialtjänstlagen. 2 (6) Både i förslaget och i reglementet finns ansvarsområden som till exempel förbyggande av ohälsa och otrygghet samt kvalitets- och effektivitetsaspekter, som är viktiga för stadsområdesnämnderna. Nedan presenteras först Stadsområdesnämnd Östers övergripande synpunkter på förslaget och därefter följer specifika synpunkter gällande olika insatser. I övrigt ställer sig stadsområdesnämnden bakom de förslag som omnämns i förslaget till riktlinjer. Övergripande synpunkter Riktlinjerna är till hjälp för handläggaren i sin tjänsteutövning. De bidrar också till att styra förväntningar hos brukare och Malmöbor. Handläggaren ska bedöma den enskildes behov utifrån Socialtjänstlagen, där begreppet skälig levandsnivå är styrande. Bedömning ska också göras om behovet kan tillgodoses på annat sätt än via bistånd. De nya riktlinjerna ger bättre förutsättningar för att framtida bedömningar blir mer likvärdiga, oavsett vilken stadsområdesnämnd som bedömer biståndsbehov. En förutsättning för att detta ska kunna ske är att de nya riktlinjerna på ett pedagogiskt sätt implementeras i alla stadsområden och att återkommande uppföljningar görs för att säkra att riktlinjen används såsom tänkt. Alla handläggare måste förhålla sig till riktlinjerna när man bedömer skälig levnadsnivå för den enskilde brukaren. Behovet kan både understiga och överskrida det som beskrivs som skälig levnadsnivå i förslaget till riktlinjer. Kvalitet och ekonomi En viktig aspekt i stadsområdenas kvalitetsarbete är att möta brukarens behov av bistånd upp till skälig levnadsnivå och tillgodose dem i enlighet med Socialtjänstlagens intentioner. Utifrån de ekonomiska utmaningar som stadsområdesnämnderna står inför, är det av vikt att noggrannhet sker vid tolkning av begreppet skälig levnadsnivå. Här har en tydlighet av frekvensen av insatsen i riktlinjerna en viktig roll, så att riktlinjerna inte blir kostnadsdrivande. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att nivån på frekvens i normalfallet tydligare ska anges för varje insats. Frekvens bör preciseras (till exempel dusch 2 gånger per vecka) och inte anges som ett frekvensspann (till exempel dusch 1-3 gånger per vecka). Skälig levnadsnivå uttryckt som frekvens bör följa prejudicerande kammarrätts- och regeringsrättsdomar. Nedan illustreras ekonomiska konsekvenser utifrån frekvens i två exempel. Exempel 1

173 Städning beviljas i dag i stadsområdesnämnd Öster varannan vecka med i genomsnitt 1 timme och 25 minuter per tillfälle (540 brukare), vilket ger en årskostnad på kr. Om städning i normalfallet i stället sker var tredje vecka ger det en årskostnad på kr. 3 (6) Exempel 2 Ledsagning beviljas idag i stadsområdesnämnd Öster med i genomsnitt 24 timmar per person och månad (42 brukare), vilket ger en årskostnad på kr. Om genomsnittet i stället varit 16 timmar per person och månad blir årskostnaden kr. Om genomsnittet är 12 timmar per månad blir årskostnaden kr. Välfärdsteknologi I förslaget bör det fastslås att användandet av befintlig välfärdsteknologi ska användas i första hand vid insats för att öka känslan av trygghet för brukaren. Ett gemensamt utvecklingsarbete mellan stadsområdesförvaltningarna kring användandet av välfärdsteknologi behöver vidareutvecklas. Detta för att kunna erbjuda kvinnor och män ett bättre stöd för att kunna använda sig av effektiva och moderna sätt att till exempel göra inköp via internet och för att frigöra tid för hemtjänstpersonalen. Ej biståndsbedömda insatser Här finns utvecklingsområden både inom och mellan stadsområdesnämnderna. Samarbete mellan stadsområdesnämnderna, idéburen samhällssektor och att delta i kunskapsallianser kan ge ökad möjlighet för malmöborna att bibehålla hälsa, minska känsla av ensamhet och öka känslan av sammanhang (KASAM). Detta samarbete skulle också kunna utveckla stöd till närstående. Social samvaro Stadsområdesnämnden ser positivt på att insats finns i förslaget kring möjlighet att minska känslan av ensamhet, då detta behov inte bedöms vara tillgodosett hos alla grupper idag. En sammanställning av svar från Socialstyrelsens brukarundersökning har visat att ensamhet har betydelse både för hur kvinnor och män upplever sin hälsa och hur de upplever äldrevården. Behovet av social samvaro ska i första hand kunna tillgodoses av insatser som inte är biståndsbedömda. Närståendestöd Stadsområdesnämnd Öster bedömer att de biståndsbedömda insatser som beskrivs i förslaget är tillräckliga när det gäller stöd till närstående. Även här finns utvecklingsområden för samtliga stadsområdesnämnder att gemensamt utveckla olika typer av stöd och insatser för närstående som är frivilliga och inte biståndsbedömda. Behov i Centrum - BIC Malmö stad har beslutat att utredningsmetoden Behov i Centrum (BIC) ska användas vid utredning av biståndsbehov. BIC har sin utgångspunkt i ett rehabiliterande och salutogent förhållningssätt. För att BIC ska följas fullt ut och generera likvärdiga bedömningar och beslut,

174 bör samtliga elva livsområden beskrivas i förslaget inom såväl ordinärt boende, särskilt boende som vistelse på korttidsenhet. Förslaget omfattar för närvarande sex livsområden. 4 (6) Många kommuner har någon form av förenklad handläggningsprocess/valfrihet för personer över en viss ålder och en vanlig åldersgräns är år. Förslaget på 65 år i riktlinjen bedöms vara en för lågt satt ålder i jämförelse. Stadsområde Öster ser positivt på att jämställdhetsperspektivet belyses under serviceinsatser. Här tydliggörs det gemensamma ansvaret för hemmets skötsel. Specifika synpunkter I vissa specifika insatser har stadsområdesnämnden synpunkter. Dessa redovisas nedan. Ordinärt boende Hjälp/stöd att röra sig omkring på olika sätt Bärhjälp som utförs med hjälp av trappklättrare inom den egna bostaden bör inte ingå i skälig levnadsnivå. Det är den enskilde brukarens ansvar att se till att möblering är anpassad till behov. I bostäder där exempelvis enda duschmöjligheten finns i källaren, bör hjälp vid dusch tillgodoses på annan plats, till exempel på ett särskilt boende. Insatsen bör i övrigt förtydligas beträffande övergångsperiod och frekvens. Hjälp/stöd att klä sig Denna insats behöver förtydligas då den kan förekomma som en HSL-ordination avseende stödstrumpor. Insatsen ska då hanteras enligt egenvårdsrutin. Hjälp och stöd att tvätta sig Stadsområdesnämnden bedömer att frekvens behöver preciseras och inte anges som ett frekvensspann. Hjälp/stöd att bereda måltider Förslaget öppnar för en ökning av såväl besök på matservering som att erhålla mat hämtad från närbeläget ställe som erbjuder färdiglagad mat, t ex restaurang eller butik. Stadsområdesnämnd Öster bedömer att t ex restaurangbesök kan tillgodoses inom ramen för insatsen ledsagning. För brukare som bor i trygghetsboende eller servicehus där matservering finns i omedelbar närhet, kan hämtning av mat bedömas ingå i skälig levnadsnivå. Brukare som har medicinskt konstaterat behov av specifik kost ska få sitt behov tillgodosett och upprättade rutiner kring kost ska följas. Hjälp/stöd att ta hand om djur Hjälp och stöd att ta hand om djur bör inte ingå i skälig levnadsnivå i normalfallet. Vid bedömt behov utöver riktlinje ska beslut gälla under en övergångsperiod. Serviceinsatser

175 Hjälp/stöd att skaffa varor och tjänster Hemtjänstpersonalen bör inte följa med vid bankärende, då behovet kan förväntas tillgodoses av brukaren själv, god man, närstående eller via internetbank. Behöver brukaren medföljare till och från bank kan det beviljas, men hemtjänstpersonalen bör inte närvara under besöket. 5 (6) Hjälp/stöd med att tvätta och torka textilier och kläder Mangling bör inte ingå i begreppet skälig levnadsnivå. Strykning av enstaka klädesplagg kan ingå och enklare lagning av kläder såsom att sy i en knapp likaså. Hjälp/stöd att städa bostaden Avseende frekvens på insatsen städning av bostad finns prejudicerande domar att städning var tredje vecka är att anse som tillräckligt för att den enskilde brukaren ska uppnå skälig levnadsnivå. Fönsterputsning bör jämställas med andra typer av insatser som till exempel flyttstädning eller fotvård. Brukaren måste själv beställa och bekosta dessa. Fönsterputsning bör inte ingå i de serviceinsatser som beviljas. Stöd för rekreation och fritid Stadsområdesnämnden föreslår att möjligheten bör undersökas om insatsen ledsagarservice upp till skälig levnadsnivå i normalfallet bör ligga på 12 timmar/månad i riktlinjen. Stöd för känsla av trygghet Vid behov av tillsyn nattetid bör tillsyn via trygghetskamera erbjudas som förstahandsval. Fysiska tillsynsbesök ska beviljas de brukare som inte har förmåga att själva kommunicera sina behov av hjälp/stöd och som inte kan hantera ett trygghetslarm. Personligt stöd till person som vårdar eller stödjer den enskilde Stadsområdesnämnden bedömer att även insatserna dagverksamhet och ledsagning kan beviljas i avlastande syfte. Möjlighet till växelvård ¼ -del av tiden på boende och ¾-delar av tiden i hemmet bör kunna erbjudas i utgångsläget. Särskilt boende Den del i föreliggande förslag som beskriver hantering och prioritering av lediga platser, svarstider, brukarens önskemål med mera, bör lyftas ut till ett annat dokument, då detta avsnitt mer är att betrakta som en arbetsbeskrivning. Vid bedömning av behov avseende plats på särskilt boende bör hänsyn även kunna tas till huruvida kommunens kostnader för hemtjänst är så höga att de inte längre bedöms som rimliga. Samtliga elva livsområden bör beskrivas i förslaget till riktlinjer för särskilt boende. Vistelse på korttidsenhet Samtliga elva livsområden bör beskrivas i förslaget till riktlinjer för vistelse på korttidsenhet.

176 Stadsområdesnämnd Öster anser att informationen om när plats på KRA kan beviljas ska justeras och att det i den nya texten ska framgå att plats beviljas främst vid behov som är relaterade till en neurologisk sjukdom eller vid omfattande ortopedisk skada i form av svåra frakturer. 6 (6) Ordförande Andreas Konstatinides Stadsområdesdirektör Britt-Marie Pettersson

177 Malmö stad Stadskontoret Datum Stadsområdesnämnd Väster Stadsområdesnämnd Innerstaden Stadsområdesnämnd Norr Stadsområdesnämnd Söder Sociala resursnämnden Stadsområdesnämnd Öster Malmö stads centrala pensionärsråd Malmö stad råd för funktionshinderfrågor Vision SACO Kommunal Ledarna Vårdförbundet Remiss angående Remiss Förslag på riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen STK Ärendet lämnas till ovanstående för yttrande. Svaret, ställt till kommunstyrelsen, skickas till senast kl angivet datum. Handläggande tjänsteman på stadskontoret är Johanna Sandberg. Enligt uppdrag Stadskontoret Pia Kanold Sista svarsdatum är Stadskontoret Adress: August Palms Plats 1 Tel: Org.nr E-post: malmostad@malmo.se Webbplats:

178 Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen Framtagna av Stadskontoret

179 Innehåll 1. Inledning Kommunövergripande mål Plan för vård- och omsorgsverksamhet Värdighetsgarantier Ordinärt boende Förflyttning Personlig vård Hemliv Samhällsgemenskap, socialt och medborgerligt liv Känsla av trygghet Personligt stöd till person som vårdare eller stödjer den enskilde Särskilt boende Permanent särskilt boende Vistelse på korttidsenhet

180 1. Inledning Syftet med riktlinjerna är att skapa likvärdiga bedömningar inom ramen för socialtjänstlagen (SoL) och på så sätt säkerställa kvalitén i besluten avseende rättsäkerhet och transparens för brukaren. Riktlinjerna är ingen garanti för och inte heller en begränsning av rätten till bistånd. Det finns inte heller begränsningar i vad brukaren kan ansöka om, vare sig i typ av insats eller i insatsens omfattning. Alla insatser som brukaren ansöker om ska utredas och en individuell behovsprövning ska alltid göras. All myndighetsutövning sker utifrån SoL. Lagar, förordningar och vägledande domar är överordnade dessa riktlinjer. Riktlinjerna anger ett riktmärke för bedömning av skälig levnadsnivå inom områden där hjälp/stöd ofta ges. Det innebär att handläggaren vid biståndsbedömning av en ansökan har riktmärket att förhålla sig till. Utifrån en individuell bedömning av skälig levnadsnivå kan dock bistånd ges både över och under riktmärket. Den individuella bedömningen innebär att brukarens individuella omständigheter och livssituation är avgörande. Brukaren kan beviljas mer eller mindre bistånd eller bistånd i en annan form än vad riktlinjerna anger. Riktlinjerna är avsedda att användas av biståndshandläggaren och är därför utformade utifrån de livsområden som ska användas i utredning och dokumentation enligt BIC-modellen (Behov i Centrum). BIC är ett arbetssätt som innebär en strukturerad dokumentation av äldres behov med användning av internationell klassificering av behovstillstånd, funktionsnedsättning och hälsa (ICF). BIC omfattar nio livsområden enligt ICF och ytterligare två livsområden som Socialstyrelsen har beslutat att komplettera med. Varje livsområde täcker många olika slags behov och den beskrivning av hjälp/stöd som här ges är inte uttömmande utan omfattar den hjälp/stöd som är vanligast förekommande inom livsområdena förflyttning, personlig vård, hemliv, samhällsgemenskap och socialt och medborgerligt liv, känsla av trygghet samt personligt stöd till person som vårdar eller stödjer den enskilde. Hjälp/stöd inom olika livsområden kan innefatta enstaka eller samtliga moment. Målsättningen med BIC är att insatsen ska utformas utifrån brukarens behov och inte utifrån ett antal fastställda insatser. Utifrån utredningen, beslutade insatser och brukarens önskemål ska genomförandet planeras tillsammans av brukaren och utföraren och dokumenteras i en genomförandeplan. Utgångspunkten för riktlinjerna är ett hälsofrämjande och rehabiliterande förhållningssätt och en tilltro till de professionellas kunskap och förmåga att göra bedömningar utifrån intentionerna i lagstiftning, kommunövergripande mål och övriga styrdokument. 2. Kommunövergripande mål 2.1 Plan för vård- och omsorgsverksamhet Utgångspunkten för riktlinjerna är SoL och de sex inriktningsmål som fastställts i Plan för vård-och omsorgsverksamhet i Malmö stad: Du som är brukare ska ha inflytande över hur stöd och hjälp från vård- och omsorgsverksamheten utformas. Du som är brukare ska känna dig trygg med vård- och omsorgsverksamhetens stöd och hjälp/stöd. Du som är brukare ska bemötas med respekt för din unika person. Du som är brukare ska kunna kommunicera utifrån dina förutsättningar. Du som är brukare ska få en säker hälso- och sjukvård av god kvalitet. Du som är brukare ska få stöd och hjälp med ett rehabiliterande förhållningssätt. 3

181 2.2 Värdighetsgarantier Utifrån den nationella värdegrund som finns i SoL har Malmö stad beslutat om fem värdighetsgarantier som anger vad brukare i ordinärt boende kan förvänta sig av de tjänster som Malmö stad ger i form av stöd och service: Vi garanterar att du som fått ett biståndsbeslut om hjälp och stöd i det egna hemmet erbjuds ett uppföljningssamtal senast 3 månader efter att hjälpen påbörjats. Vid samtalet får du möjlighet att tillsammans med din biståndshandläggare diskutera vad biståndsbeslutet innebär för dig. Tillsammans med dig skriver vi en genomförandeplan. Den beskriver hur du vill att vi ska hjälp dig, med det som du blivit beviljad. Vi garanterar att planen ska vara klar inom 2 veckor från det att din hjälp har startat. Vi garanterar dig som har hjälp från hemtjänsten, att personal från Malmö stad som besöker dig i ditt hem legitimerar sig. Legitimationen ska bäras synlig för dig. Om vi inte kan komma på avtalad tid garanterar vi att vi tar kontakt med dig. Om någon annan än för dig känd personal kommer, garanterar vi att vi kontaktar dig i förväg. Om den hjälp du har blivit beviljad i form av serviceinsatser, t.ex. städning och tvätt, inte blir utförd vid det tillfälle som är avtalat, garanterar vi att hjälpen kommer att bli utförd snarast. Dock allra senast inom 5 veckodagar (måndag-söndag). Vi tar kontakt med dig för att tillsammans komma överens om när hjälpen kan utföras. 3. Ordinärt boende 3.1 Förflyttning Hjälp/stöd att ändra grundläggande kroppsställning ingår som moment i samband med hjälp/stöd med annat syfte, t.ex. vid personlig vård. Hjälp/stöden kan också beviljas separat som hjälp/stöd med förflyttning för att undvika försämrad hälsa och erbjuda variation i vardagen. Hjälp/stöd att röra sig runt på olika platser kan innefatta att förflytta sig inom och utanför bostaden, t.ex. att ta sig till brevlådan. Hjälp/stöd att röra sig omkring på olika sätt kan innefatta bärhjälp som utförs med trappklättrare. Bärhjälp beviljas i normalfallet endast i egna boendet och endast i en övergångsperiod under tiden som ett anpassat boende ordnas. Innan beslut kan fattas om att bevilja bärhjälp ska en besiktning ske för att säkerställa att trappklättring kan ske utifrån en bedömning av olycksrisker, arbetsmiljörisker samt de givna praktiska begränsningarna med trappklättrare. Vid färdtjänstresa med specialfordon i Malmö stad kan brukaren under vissa förutsättningar få hjälp med trappklättring. 3.2 Personlig vård I personlig vård ingår att i vardagen se till en helhetssyn på brukarens välbefinnande och begränsade självständighet, t.ex. genom kontinuerlig uppsnyggning av bostaden. Hjälp/stöd att tvätta sig kan innebära hjälp/stöd med att tvätta av sig (övre och nedre toalett) och/eller dusch/bada/helavtvättning. Hjälp/stöd med att tvätta av sig (övre och nedre toalett) beviljas i normalfallet två gånger dagligen. Dusch/bad/helavtvättning beviljas i normalfallet en till tre gånger i veckan. Utifrån särskilda skäl kan dusch/bad/helavtvättning beviljas vid fler 4

182 tillfällen än normalfallet, t.ex. medicinsk orsak. Hjälpen/stödet innefattar också tillhörande moment av städning. Hjälp/stöd att sköta kroppsvård innebär hjälp/stöd att upprätthålla god nivå på den personliga hygienen genom tand- och munvård och enklare hud-, hår- och nagelvård. Rengöring av hörsel- och synhjälpmedel ingår vid behov. Hjälp/stöd att sköta toalettbehov kan innebära hjälp/stöd vid toalettbesök, tömma fristående toalett samt byte av inkontinensskydd, stomipåse, uribag. Hjälpen/stödet innefattar också tillhörande moment av att avlägsna avfall. Hjälp/stöd att klä sig kan innebära daglig hjälp/stöd med påklädning, avklädning och vid behov hjälp att ta på/av stödstrumpor. Hjälp/stöd att äta och dricka kan innefatta stöd genom att få sällskap under måltiden för att öka matlust och/eller hjälp att ge dryck/mata. Hjälp/stöd att sköta sin egen hälsa kan innefatta medföljning till bestämt mål där tid bokats för att sköta kroppsvård och egen hälsa t.ex. besöka läkare, tandläkare, frisör och/eller fotvård. I första hand hänvisas till färdtjänst med extra behjälplighet/sjukresa. Medföljning kan beviljas om brukaren har svårt att tillgodogöra sig information och/eller göra sig förstådd och/eller på annat sätt har svårigheter att genomföra sitt besök. Stark upplevelse av otrygghet kan vara skäl att bevilja medföljning. Hjälp/stöd kan beviljas för förberedelser, t.ex. inför avresa till läkarbesök. Hjälp/stöd att sköta sin egen hälsa kan även innebära hjälp/stöd att utföra egenvård. Egenvård är en hälso- och sjukvårdsåtgärd som legitimerad yrkesutövare inom hälso- och sjukvården har bedömt att en person själv, eller med hjälp av någon annan, kan utföra. En egenvårdsbedömning ska finnas som underlag för beslut. Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för Malmö stads rutin för egenvård. 3.3 Hemliv Hjälp/stöd att bereda måltider kan innefatta att en eller flera gånger dagligen få hjälp/stöd med tillagning av enklare måltider, uppvärmning av mat eller att mat hämtas från ett närbeläget ställe som erbjuder färdiglagad mat, t.ex. restaurang eller butik. Formen för hjälp/stöd att bereda måltider bestäms utifrån brukarens önskemål och kan variera mellan olika dagar. Besök på matservering ingår i normalfallet inte i insatsen men besök på närbelägen matservering kan innefattas vid särskilda behov, t.ex. av medicinska skäl för god nutrition och/eller social samvaro. Hjälp/stöd att bereda måltider kan också innefatta servering av maten. Hjälp/stöd att städa köksutrymme och köksredskap kan innefatta disk och övriga tillhörande moment av städning av köket efter måltid. I normalfallet beviljas disk en gång per dag. Hjälp/stöd att bädda innebär i normalfallet att bäddning sker dagligen under morgonen. Hjälp/stöd att avlägsna avfall innebär i normalfall att en till tre gånger i veckan få hjälp/stöd att slänga och, när möjlighet finns, sortera hushållssopor i till bostaden närbeläget sopkärl/soprum/miljörum. Vid beviljad hjälp/stöd med toalettbehov kan hjälp/stöd att 5

183 avlägsna avfall ingå om behov finns. Hjälp/stöd att lämna avfall till återvinningsstation eller återvinningscentral beviljas i normalfallet inte. Hjälp/stöd att ta hand om djur kan innefatta matning, rastning samt rengöring av bur/kattlåda. I normalfallet ges hjälp/stöd i en övergångsperiod under tiden som en permanent lösning ordnas för brukarens husdjur. Hjälp/stöd kan också ges om djuret är av särskilt stor betydelse för brukarens upplevelse av gemenskap och mening. Djuret ska vara i brukarens ägo innan behovet av hjälp uppstått. Överenskommelse ska ingås kring hur djuret ska hanteras, t.ex. behov av munkorg, veterinärbesök eller vid händelse av att brukaren blir inlagd på sjukhus. Vid beslut ska hänsyn tas till hur omfattande hjälp som behövs för att ta hand om djuret. SERVICEINSATSER Serviceinsatser utgörs av hjälp/stöd inom följande områden: Skaffa varor och tjänster Tvätta och torka textilier och kläder Städa bostaden Biståndsbeslut för serviceinsats omvandlas till en totaltid angiven i timmar per månad. Beräkningen utgår ifrån den tidsomfattning som det i normalfallet går åt för att utföra serviceinsatsen, den så kallade schablontiden och en normalfrekvens som anger hur ofta insatsen utförs. Biståndsbeslut om serviceinsats utöver schablontid och normalfrekvens kan ges om det bedöms finnas behov av detta. Stöd och hjälp kan vara antingen stödjande/tränande eller kompenserande. Då fler i hushållet är beviljad samma serviceinsats är schablontiden i normalfallet lägre för utförande av serviceinsatsen. Om en ansökan avser stöd/hjälp med en till två serviceinsatser upp till åtta timmar per månad och brukaren är 65 år eller äldre, ska i normalfallet en förenklad handläggningsprocess tillämpas där momentet inhämtande av fakta är mindre omfattande, t.ex. genom att ringa brukaren för att bedöma om det finns behov av ett hembesök. En serviceinsats innebär att brukaren själv avgör vad som behöver göras inom ramen för den beviljade serviceinsatsen och under den avsatta tiden. Brukaren kan också tillfälligt byta insatsen mot en annan beviljad serviceinsats om hen så önskar. Om det finns fler vuxna i hushållet anses behovet av serviceinsatser i normalfallet kunna tillgodoses på annat sätt. Hänsyn ska inte tas till okunskap och bristande erfarenhet av hemarbete hos övriga vuxna i hushållet. Serviceinsatser kan också beviljas som personligt stöd till person som vårdar eller stödjer den enskilde. Hjälp/stöd att skaffa varor och tjänster beviljas i normalfallet en gång per vecka och brukaren avgör vad den beviljade tiden ska användas till. Hjälpen/stödet kan innefatta att handla livsmedel och/eller ärende till t.ex. postombud, apotek, systembolag och/eller bankärenden. Brukaren ska ha möjlighet att följa med för att skaffa varor och tjänster. Som alternativ till inköp i fysisk affär alernativt vid inköp av större volymer livsmedel kan hjälp/stöd att beställa varor med hemleverans ges. Hjälp/stöd kan också innefatta momenten att planera och sammanställa inköpslista, kasta gammal mat samt ordna förvaring av inköpen i hemmet. Kompletterande inköp kan beviljas för inköp och/eller ärende som utförs mer sällan, t.ex. inköp av kläder och husgeråd eller längre bankärenden. Vid särskilda skäl kan även kompletterande inköp beviljas för inköp av livsmedel och/eller ärenden, i normalfallet en 6

184 gång i veckan. Särskilda skäl kan t.ex. vara medicinska orsaker, begränsade förvaringsmöjligheter och/eller vid hemkomst från sjukhus. Hjälp/stöd med att tvätta och torka textilier och kläder beviljas i normalfallet varannan vecka och brukaren avgör vad den beviljade tiden ska användas till. Hjälp/stöd med att tvätta och torka textilier och kläder kan beviljas oftare än varannan vecka, t.ex. av medicinska skäl eller om brukaren ensam ansvar för hemmavarande små barn. Textilier och kläder avser normal hushållstvätt och endast brukarens tvätt (inkl. tvätt vid ensamt ansvar för hemmavarande barn). Vid behov kan hjälp/stöd också ges med strykning av klädesplagg, mangling samt enklare lagning av kläder, t.ex. sy i en knapp. Bädda sängen med rena sängkläder kan ingå i städning. Hjälpen/stödet kan innebära enbart hjälp/stöd att hantera hushållsapparater (t.ex. tvättmaskin) och/eller torka textilier och kläder. En förutsättning för att hjälp/stöd ska kunna ges är tillgång till tvättmaskin samt att brukaren tillhandahåller tvättmedel/sköljmedel. Hjälp/stöd att städa bostaden beviljas i normalfallet varannan vecka och brukaren avgör vad den beviljade tiden ska användas till. Hjälp/stöd att städa bostaden kan innefatta dammsugning, våttorkning av golv, damning/avtorkning, städning av toalett/badrum och vattna blommor. Bädda sängen med rena sängkläder kan ingå i städning. Hjälp/stöd med att städning som normalt görs mer sällan kan också innefatta t.ex. fönsterputsning, rengöring av ugn och avfrostning av frys. Fönsterputsning av icke-vändbara eller utgående fönster samt flytt av tunga möbler görs inte av arbetsmiljöskäl. Storstädning och saneringsstädning ingår inte i hjälp/stöd med att städa bostaden. Städutrustning och rengöringsmedel tillhandahålls av brukaren. 3.4 Samhällsgemenskap, socialt och medborgerligt liv Stöd för deltagande i samhällsgemenskap - socialt liv kan innefatta kontaktperson, social samvaro och/eller dagverksamhet. Som alternativ kan beviljas ledsagning till t.ex. öppna mötesplatser och/eller möjligheten till hjälp/stöd från ideella sammanslutningar. Kontaktperson kan beviljas om brukaren är isolerad och behöver stöd/hjälp för att ta initiativ och skapa sociala kontakter. I normalfallet beviljas en period upp till sex månader med en tydlig målsättning om vad som förväntas uppnås under perioden. Social samvaro kan beviljas vid avsaknad av kontinuerlig social kontakt och/eller om brukaren har begränsad förmåga att röra sig utanför hemmet. I normalfallet beviljas social samvaro 1-2 gånger per vecka. Om brukaren önskar komma ut kan social samvaro ersättas av promenad. Dagverksamhet kan beviljas när brukaren behöver få kontinuerlig social stimulans. Dagverksamhet kan ha olika inriktningar och kan erbjudas som social stimulans för brukaren och/eller avlastning för anhörig/närstående. Stöd för rekreation och fritid kan innefatta ledsagning där brukaren ges möjlighet till fritidsaktivitet utanför hemmet, t.ex. motion, besök hos vänner, föreningsaktiviteter, kultur/nöjen och shopping. Ledsagning innefattar de moment av hjälp/stöd med personligt omvårdnad som behövs under insatsens genomförande. Ledsagning beviljas i normalfallet upp till 16 timmar per månad. Fler timmar kan beviljas utifrån hänsyn till brukarens tidigare livsstil och vanor. 7

185 Promenad avser aktivitet utanför hemmet utan särskilt förutbestämt mål och beviljas i normalfallet 1-2 gånger per vecka. Om brukaren inte orkar eller vill gå ut kan brukaren välja att ersätta insatsen med social samvaro. Stöd för att utöva religion och andlighet kan innefatta insatser i samband med utövning, t.ex. hjälp med tvagning eller iordningställa inför ritual. Stöd beviljas i normalfallet om utövandet är av mycket stor betydelse för brukarens upplevelse av gemenskap och mening. Om brukaren tillhör en församling bör, med brukarens samtycke och delaktighet, dialog ske kring former för utövning och möjlighet till gemensamma lösningar för att möjliggöra utövning. Vid beslut ska hänsyn tas till hur omfattande hjälp som behövs för att utöva religion och andlighet. 3.5 Känsla av trygghet Stöd för känsla av trygghet kan innebära trygghetslarm, tillsyn och/eller telefonservice. Trygghetslarm beviljas i normalfallet om brukaren uttrycker egen upplevelse av oro och/eller otrygghet. Vid ansökan om trygghetslarm från brukare som är 65 år eller äldre kan en förenklad handläggningsprocess tillämpas där momentet inhämtande av fakta är mindre omfattande, t.ex. genom att ringa brukaren för att bedöma om det finns behov av ett hembesök. Telefonservice innebär ett planerat telefonsamtal från omvårdnadspersonal medan tillsyn innebär ett fysiskt besök hos brukaren. Som alternativ eller komplement kan tillsyn ges i form av tillsyn via trygghetskamera eller möjlighet till kontakt via videokommunikation. Tillsyn och/eller telefonservice beviljas i normalfallet om brukaren uttrycker påtaglig upplevelse av oro och/eller otrygghet och/eller vid förhöjd risk för plötslig sjukdom och/eller olycka. Oförmåga att själv kunna kommunicera vid behov av hjälp/stöd ska särskilt beaktas vid bedömning av behov av tillsyn och/eller telefonservice. 3.6 Personligt stöd till person som vårdare eller stödjer den enskilde Omvårdande insatser som utförs av en anhörig/närstående är till skillnad från serviceinsatser ett frivilligt åtagande och ska inte förutsättas vid biståndsbedömning enligt SoL. Den anhörige/närstående ska själv avgöra hur stort ansvar hen vill ta för omsorgen och har rätt att ompröva sitt ställningstagande. Personligt stöd till person som vårdar eller stödjer den enskilde kan omfatta insatser som avlösning, växelboende och serviceinsatser och beviljas när anhöriga är i behov av avlastning och den närstående har stort omvårdnadsbehov. Avlösning för anhörig/närstående beviljas utifrån behov och är avgiftsfritt upp till 12 timmar per månad. Den beviljade tiden kan delas upp vid flera tillfällen. Avlösning kan ske i hemmet eller på annan plats utifrån anhörig/närstående och brukarens önskemål och inkluderar den hjälp med personligt omvårdnad som brukaren behöver under tiden som avlösningen pågår. Växelboende beviljas i normalfallet med 2/3 av tiden hemma och 1/3 av tiden på växelboende. Vid omfattande avlastningsbehov kan 1/2 tiden hemma och 1/2 tiden på växelboende beviljas men brukarens behov av en stabil boendesituation ska särskilt tas hänsyn till. Plats på särskilt boende ska vid dessa fall övervägas. Serviceinsatser kan beviljas som personligt stöd till anhöriga/närstående då den anhöriga/närstående tar stort ansvar för omvårdnad. 8

186 4 Särskilt boende 4.1 Permanent särskilt boende Permanent särskilt boende finns i form av vårdboende (somatisk vård) och gruppboende (demensvård). Plats på permanent särskilt boende kan i normalfallet beviljas om behoven är av omfattande social och/eller medicinsk omvårdnadskaraktär, omfattar stora delar av dygnet och inte kan tillgodoses i ordinärt boende utifrån praktiska, etiska och/eller ekonomiska aspekter. Bedömningen ska utgå från en helhetssyn på brukarens tillvaro och särskilt beakta brukarens behov av trygghet. Brukare under 65 år ska i första hand erbjudas särskilt boende som är utformat för yngre brukare om inte behovet kan tillgodoses bäst på annat boende. Rätten till att bo kvar hemma, den så kallade kvarboendeprincipen, ska vara vägledande vid beslut för brukare i ordinärt boende såväl som för brukare som har flyttat till ett särskilt boende. Det finns dock fall där det utifrån praktiska, etiska och/eller ekonomiska aspekter inte är försvarbart att erbjuda hemtjänst utan särskilt boende är enda alternativet vid behov av stöd/hjälp. För brukare som bor i särskilt boende kan det i vissa fall, exempelvis vid demenssjukdom eller omstrukturering av verksamheten, också bli nödvändigt med en flytt till annat särskilt boende. När brukaren erhållit ett bifallsbeslut för permanent särskilt boende ska beslutet verkställas. När det finns flera beslut som ska verkställas sker prioritering av verkställighet enligt följande: 1. Domstolsbeslut 2. Icke verkställda beslut enligt SoL (mer än 90 dagar) 3. Personer som befinner sig på korttidsplats i väntan på permanent särskilt boende 4. Önskemål om ett specifikt boende/geografiskt område. Brukaren ska erbjudas ett så passande boende som möjligt och brukarens önskemål om boendets utformning och närhet till brukarens tidigare boende ska beaktas. Vid erbjudande ska särskild hänsyn tas till de brukare som har behov av boende med specialinriktning. Brukare som flyttar från annan kommun och beviljats särskilt boende i Malmö, fördelas mellan stadsområdena enligt turordning. Brukaren kan ha önskemål om ett specifikt boende eller ett visst geografiskt område. De första två månaderna bevakas tillgången på lediga lägenheter i det önskade boendet/området. Därefter bevakas även andra boenden. Om det inte finns en ledig lägenhet att tillgå på det boende/område som brukaren önskat ska brukaren erbjudas ett alternativt boende. Även om brukaren accepterar det alternativa boende som erbjuds kan hen välja att ställa sig i byteskö till önskat boende/område och får då ett nytt beslutsdatum som är detsamma som det datum brukaren ställde sig i byteskön. Om brukaren väljer att tacka nej till det alternativa boendet kvarstår brukaren i kö och behåller sitt beslutsdatum. Om brukaren tackar nej till det boende/geografiskt område som hen önskat förlorar brukaren sin plats i kön till det önskade boendet/geografiska området. Ärendet ska då också följas upp och brukaren återkommer till kön med nytt beslutsdatum. Från det att biståndshandläggaren genom personlig kontakt lämnat ett erbjudande om plats på särskilt boende har brukaren fem kalenderdagar på sig att ta ställning till erbjudandet förutsatt att lägenheten är visningsklar. Uteblivet svar betraktas som om brukaren tackar nej. Om brukaren vistas på sjukhus eller korttidsboende ska erbjudande om plats accepteras 9

187 alternativt återvänder brukaren till ordinärt boende. Under förutsättning att lägenheten är inflyttningsklar sker inflyttning inom sju kalenderdagar från det att brukaren tackat ja till erbjudandet. Brukaren ska ges möjlighet till parboende i de fall hen blivit beviljad permanent särskilt boende och tidigare varit varaktigt sammanboende med någon, t.ex. make/maka, sambo eller partner. Parboende innebär att endast den ena i paret beviljats särskilt boende. Om medflyttande har behov av stöd och hjälp kan insatser beviljas motsvarande hemtjänst i ordinärt boende. Boendeabonnemang erbjuds till ordinarie avgift. Det ska i utredningen säkerställas att det är båda parternas vilja att fortsätta bo tillsammans. Möjligheten finns också för potentiell medflyttare att prova att bo tillsammans i särskilt boende under tre månader. I hyresavtalet ska inskränkning av besittningsrätten för medflyttande framgå och om behov av parboende upphör ska medflyttande flytta till annan lägenhet, t.ex. enrumslägenhet i särskilt boende om bistånd beviljas. Om avflyttning sker på grund av dödsfall och lägenheten töms inom sju dagar, ansvarar boende för flyttstädning. Om lägenheten inte töms inom sju dagar, ansvarar dödsboet för flyttstädning. Om möjligheten finns och avflyttning kan påskyndas, bör boendet erbjuda tillfällig förvaring av möbler och dylikt. Boendet och dödsboendet ska då ha särskild överenskommelse om detta. 4.2 Vistelse på korttidsenhet Vistelse på korttidsenhet kan i normalfallet beviljas när brukaren har omfattande omvårdnadsbehov under stora delar av dygnet och då behoven inte kan tillgodoses i ordinärt boende utifrån praktiska, etiska och/eller ekonomiska aspekter. Bedömningen ska utgå från en helhetssyn på brukarens tillvaro och särskilt beakta brukarens behov av trygghet. Vistelse på korttidsenhet är tillfällig i väntan på att förutsättningar finns för att återvända till ordinärt boende eller flytta till permanent särskilt boende. Korttidsenheterna finns med inriktning rehabilitering, demens och bedömning av vårdnivå. Därutöver finns Kommunens rehabiliteringsavdelning (KRA) som erbjuder sjukgymnastik eller arbetsterapi för framförallt brukare med neurologisk sjukdom eller ortopedisk sjukdom. Vistelse på korttidsenhet kan beviljas akut för brukare där social svikt har uppstått i hemmet, t. ex om en anhörig/närstående som vårdar brukaren insjuknar. Akut korttidsplats kan inte beviljas för medicinsk bedömning eller till KRA. 10

188 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (4) Datum Vår referens Johanna Sandberg Utredningssekreterare johanna.sandberg5@malmo.se Tjänsteskrivelse Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen STK Sammanfattning Kommunstyrelsen har givit stadskontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende samt revidera riktlinjerna för särskilt boende. I detta ärende presenteras det förslag till riktlinjer som framarbetats. Förslag till beslut Vård- och omsorgsberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att utan eget ställningstagande sända förslag till Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) på remiss till samtliga stadsområdesnämnder, sociala resursnämnden, Malmö stads centrala pensionärsråd, Malmö stads Råd för funktionshinderfrågor, Vision, SACO, Kommunal, Ledarna och Vårdförbundet, med svarstid Nämnderna i stadsområdena ombeds särskilt kommentera förslaget utifrån stadskontorets frågeställningar. Beslutsunderlag - G-Tjänsteskrivelse, vård- och omsorgsberedningen oktober 2015 Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen - Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) Beslutsplanering KS Fördelningsmöte Vård- och omsorgsberedningen KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 29 april 2015 att ge stadskontoret i uppdrag att utreda och ta fram förslag på riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen (SoL). Vidare gav kommunstyrelsen stadskontoret i uppdrag att revidera riktlinjer för biståndsbedömning i särskilt boende. Dessa uppdrag har av stadskontoret hanterats gemensamt och resulterat i förslag till Rikt-

189 linjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL). Riktlinjerna har avgränsats till att inte omfatta insatser till personer i behov av insatser på grund av psykisk funktionsnedsättning. För dessa brukare beviljas också insatser enligt SoL men insatserna har andra förutsättningar och annat innehåll. 2 (4) Syftet med riktlinjerna Utgångspunkten för riktlinjerna är SoL och de sex inriktningsmål som fastställts i Plan för vårdoch omsorgsverksamhet i Malmö stad samt Malmö stads värdighetsgarantier. Syftet med riktlinjerna är att skapa likvärdiga bedömningar inom ramen för SoL och på så sätt säkerställa kvalitén i besluten avseende rättsäkerhet och transparens för brukaren. Utöver de brister i rättsäkerhet som variationerna medför innebär det också en otydlighet och upplevd orättvisa för brukare som flyttar mellan stadsområden och har sociala kontaktnät i andra stadsområden än där hen bor. På så sätt innebär riktlinjer för biståndsbedömning också kvalitet för brukaren. Riktlinjerna anger ett riktmärke för bedömning av skälig levnadsnivå inom områden där hjälp/stöd ofta ges. Det innebär att handläggaren vid biståndsbedömning av ett givet fall har riktmärket att förhålla sig till. Utifrån en individuell bedömning av skälig levnadsnivå kan dock bistånd ges både över och under riktmärket. Den individuella bedömningen innebär att brukarens individuella omständigheter och livssituation är avgörande. Det finns inga begränsningar i vad brukaren kan ansöka om, vare sig i typ av insats eller i insatsens omfattning. Brukaren kan beviljas mer eller mindre bistånd eller bistånd i en annan form än vad riktlinjerna anger. All myndighetsutövning sker utifrån SoL. Lagar, förordningar och vägledande domar är överordnade dessa riktlinjer. Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) innebär att följande dokument kan upphöra att gälla: - Riktlinjer för bistånd i form av SÄBO för äldre och funktionsnedsatta i Malmö stad - Tillämpningsanvisningar för biståndsbeslut omvandlat till tid gällande serviceinsatser i hemtjänst - Vägledning vid biståndsbedömning och utförande vid behov av hjälp med mat Utgångspunkten för riktlinjerna är ett hälsofrämjande förhållningssätt och en tilltro till de professionellas kunskap och förmåga att göra bedömningar utifrån intentionerna i lagstiftning, kommunövergripande mål och övriga styrdokument. Riktlinjernas utformning Sedan 2015 arbetar Malmö stads biståndshandläggare enligt den nationella modellen Äldres Behov I Centrum (ÄBIC), i Malmö stad benämnd Behov i Centrum (BIC). BIC är ett strukturerat arbetssätt utifrån en internationell klassificering av funktionstillstånd, funktionsnedsättning och hälsa (ICF). Syftet med BIC är att stärka individperspektivet, likvärdigheten och säkerställa rättssäkerheten genom att det från handläggning till utförande fokuseras på individens behov snarare än insatsen. I BIC synliggörs elva livsområden där individer kan behöva stöd och hjälp. Det finns forskning som visat det finns en risk att biståndsbedömning utgår mer från kommunens utbud av insatser än individens behov. Vidare att det finns en tendens att fysiska begränsningar snarare än sociala faktorer har fått en ökad betydelse i biståndsbedömningen. Riktlinjerna utgår från de elva livsområden i BIC och bidrar på så sätt genom sin utformning till att stärka

190 arbetet med BIC och ett brett behovsorienterat arbetssätt i Malmö stad. 3 (4) Riktlinjerna är avsedd att användas av biståndshandläggaren och är därför utformad utifrån de livsområden som ska användas i utredning och dokumentation enligt BIC-modellen. Mot bakgrund av att riktlinjerna är avsedda att användas av biståndshandläggarna finns i riktlinjerna endast en kortfattad beskrivning av SoL. Brukarens rätt enligt SoL kommuniceras till brukare genom särskilt framtaget informationsmaterial. Framtagandeprocessen Riktlinjerna har tagits fram i en process där en arbetsgrupp utsetts utifrån representation från alla stadsområden och variation i kompetens och funktion. Enhetschef, sektionschefer och biståndshandläggare från stadsområdena har deltagit arbetsgruppen ledd av stadskontoret. Utgångspunkten i arbetet har varit att uppnå syftet med riktlinjerna avseende likvärdiga bedömningar samt rättsäkerhet och transparens för brukaren. Inom ramen för arbetet har ökad flexibilitet för brukaren eftersträvats, till exempel genom möjlighet att byta promenad mot social samvaro eller att avlösning kan ske utanför hemmet. Hela dokumentets har hanterats i arbetsgruppen men vissa områden inom framförallt ordinärt boende har särskilt diskuterats där det bedömts finnas en ökad risk att tillämpningen av SoL varierar. Riktlinjerna som avser särskilt boende har kortats ner men har generellt bibehållet innehåll. Den märkbara förändring från tidigare som föreslås gäller att brukaren har fem dagar istället för nuvarande sju dagar för att tacka ja eller nej till erbjudande om särskilt boende. I framtagandeprocessen har kontakter tagits för fördjupad kunskap utifrån vissa perspektiv, t.ex. religion, jämställdhet och anhöriga. Riktlinjernas påverkan på ekonomi och kvalitet Utifrån begreppet skälig levnadsnivå i SoL kan Malmö stad välja att ha en mer generös tillämpning inom vissa områden som bedöms vara strategiskt viktiga. Ett sådant strategiskt viktigt område är brukarens upplevelse av kvalitet i socialstyrelsens brukarundersökning. Socialstyrelsen konstaterade i sin rapport Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? En rikstäckande undersökning av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänst och äldreboenden 2014 att skillnader i resultat mellan olika grupper inte verkar bero så mycket på kön eller på vem som fyller i enkäten, utan i första hand på om den äldre bor ihop med någon eller känner sig ensam. Resultaten tyder på att ensamheten har betydelse både för den egenupplevda hälsan och för hur den äldre upplever äldreomsorgen. De sammanboende äldre med hemtjänst har sämre hälsa än ensamboende äldre men ger trots det överlag mer positiva svar på frågorna i enkäten. Kvinnor är, jämfört med män, ensamboende i högre omfattning och känner sig också i större utsträckning ensamma. De ensamboende med hemtjänst och de som känner sig ensamma på äldreboendet svarar i mindre utsträckning positivt på frågorna i enkäterna. Socialstyrelsens slutsats visar att höjd kvalitet i bemärkelsen ökad nöjdhet på brukarundersökningen, sannolikt kan uppnås genom insatser mot ensamhet. Ambitionen vid framtagandet av riktlinjerna har varit att öka fokus på områden som syftar till att bryta isolering och erbjuda gemenskap. I första hand ligger dessa insatser inom det förebyggande arbetet men det kan också vara relevant i vissa biståndsbeslutade insatser, t.ex. ta hand om djur, ledsagning, kontaktperson, möjlighet att följa med och handla mat, möjlighet att utöva religion och andlighet m.m. Det finns områden där Malmö stad idag bedöms ha en mer generös tillämpning än vad skälig

191 levnadsnivå enligt lagen kräver och där det av strategiska skäl finns anledning att se över bedömningarna. Framförallt handlar det om serviceinsatserna. Utifrån kunskap om demografiska förändringarna de kommande tio åren krävs beslut som tillvarata de ekonomiska och kompetensmässiga resurserna i Malmö stad. I arbetet med riktlinjerna har det varit en bärande tanke att inom serviceinsatserna ha en tillämpning som håller sig till den skäliga levnadsnivå som lagen föreskriver och där lagens skrivning om att behovet inte kan tillgodoses på annat sätt betonas. Det har som konskevens att förslag till riktlinjer för serviceinsatser innehåller skrivningar om att bistånd i normalfallet inte beviljas om det bor annan vuxen i hushållet då behovet anses kunna tillgodoses på annat sätt. Det finns naturligtvis ändå möjlighet att bevilja bistånd trots att annan vuxen finns i hushållet när det anses skäligt, t.ex. för att minska belastningen på en anhörig. 4 (4) De ekonomiska konsekvenserna av riktlinjerna är svårbedömda. De strategiska ställningstaganden som gjorts i arbetet har syftat till att få en likvärdig och korrekt bedömning av skälig levnadsnivå i Malmö stad med fokus på kvalitet och ett långsiktigt effektivt resursutnyttjande. De områden där en generösare tillämpning förespråkas innebär en högre kvalitet vilket medför ökade kostnader. På lång sikt kan dock en kvalitetshöjning innebära lägre kostnader, då det är känt att gemenskap och mening för brukaren ger bättre hälsa både psykiskt och fysiskt. En sammantagen konsekvens av framtagandet av riktlinjer är dock att stadsområdenas ekonomiska handlingsutrymme begränsas. Inom de områden där riktlinjerna bedöms vara över skälig levnadsnivå finns inte längre möjlighet för ett enskilt stadsområde att göra en egen bedömning att sänka nivån utifrån ekonomiska förutsättningar. Stadskontorets förslag Vidare hantering av förslag till riktlinjer Det är viktigt att stadsområdena får möjlighet att lämna sina kommentarer på förslag till riktlinjer för att synliggöra skillnader mellan stadsområdena. Det är särskilt viktigt att få synpunkter på hur riktlinjerna kan förväntas påverka ekonomi och kvalitet i respektive stadsområde utifrån de skillnader i tillämpning av SoL som idag finns. Förslag till Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) skickas på remiss till samtliga stadsområden med frågeställningarna: Vilken påverkan har förslaget på ert stadsområdes ekonomi respektive kvalitet? Hur förhåller sig den nivå för skälig levnadsnivå som uttrycks i förslag till riktlinjer till den nivå som tillämpas inom ert stadsområde idag? Finns det någon insats/stöd och hjälp i förslag på riktlinjer som ni bedömer saknas? Om så vilken och vilken påverkan har den på ert stadsområdes ekonomi och kvalitet? Hur bedömer stadsområdena att förslag till riktlinjer kan förväntas påverka anhöriga/närståendes situation? Finns det idéer och förslag på ändrad teknik eller nya arbetsmetoder som kan tillföras riktlinjerna? Hur bör insatsen som beskrivs som social samvaro utformas (t.ex. bör det finnas tydlig målsättning på samma sätt som kontaktperson)? Ansvariga Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

192 Malmö stad Kommunstyrelsen 1 Protokollsutdrag Sammanträdestid kl. 13:00 Sluttid: 13:45 Plats Beslutande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Sessionssalen Katrin Jammeh (S), Ordförande Rose-Marie Carlsson (S) Sofia Hedén (S) Hanna Thomé (V) Karolina Skog (MP) Håkan Fäldt (M) Noria Manouchi (M) Eva Christina Bertz (FP) Magnus Olsson (SD) Carina Nilsson (S), Ersättare Anders Rubin (S), Ersättare Linda So Wirje Simonell (M), Ersättare Jörgen Grubb (SD), Ersättare Carina Svensson (S) Mubarik Mohamed Abdirahman (S) Frida Trollmyr (S) Anders Skans (V) John Roslund (M) Helena Nanne (M) Roko Kursar (FP) Rickard Åhman Persson (SD) Milan Obradovic (S), kommunalråd Jan-Inge Ahlfridh, stadsdirektör Tomas Bärring, chefsjurist Pia Kanold, sekreterare Karin Ringman Ingvarssn, kanslichef Jan Haak, planeringsdirektör Per-Erik Ebbeståhl, direktör Karin Lindroth, ledningsstrateg Ola Nyberg, finanschef Jan Åke Troedsson, ekonomidirektör Mats Hansson, budgetchef Claes-Inge Wennström, stadsjurist Anders Mellberg, kommunikationsdirektör Birgitta Vilén Johansson, välfärdsdirektör Håkan Fäldt Justering Protokollet omfattar 376

193 2 376 Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen STK Sammanfattning Kommunstyrelsen har givit stadskontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende samt revidera riktlinjerna för särskilt boende. I detta ärende presenteras det förslag till riktlinjer som framarbetats. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att utan eget ställningstagande sända förslag till Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) på remiss till samtliga stadsområdesnämnder, sociala resursnämnden, Malmö stads centrala pensionärsråd, Malmö stads Råd för funktionshinderfrågor, Vision, SACO, Kommunal, Ledarna och Vårdförbundet, med svarstid Nämnderna i stadsområdena ombeds särskilt kommentera förslaget utifrån stadskontorets frågeställningar. Särskilda yttranden, reservationer Magnus Olsson (SD) och Jörgen Grubb (SD) anmäler, med instämmande av Rickard Åhman Persson (SD), att de avser inkomma med ett särskilt yttrande, bilaga 14. Beslutsunderlag Beredningsbrev VoO Riktlinjer för bistånd i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) G-Tjänsteskrivelse, vård- och omsorgsberedningen oktober 2015 Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen

194 Bilaga 14 3 Särskilt yttrande Kommunstyrelsen Ärende nr: 19 STK Förslag till Riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen Vi Sverigedemokrater är nöjda med riktlinjerna men oroade över att man framöver alldeles för ofta kommer att använda den diskrepans nedåt, som innebär att man ger ett lägre stöd än vad riktvärdet anger. Tyvärr är trenden numera i Malmö stad att ge mindre stöd åt våra äldre, samtidigt som att man vill öka stödet för bidragstagare. Denna kontrast är slående för den styrande majoritetens socialistiska tänkande. Magnus Olsson (SD) med instämmande av Jörgen Grubb (SD) Anders Olin (SD) med instämmande av Rickard Åhman-Persson (SD)

195 Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum Vår referens Daniel Nilsson Utvecklingssekreterare daniel.nilsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Brukarundersökning 2015 inom äldreomsorgen SOFÖ Sammanfattning På uppdrag av kommunstyrelsen har Avdelningen för vård och omsorg tagit fram en rapport med analyser kring de vidtagna åtgärder som är kopplade till Socialstyrelsens årliga brukarundersökning. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna rapporten om åtgärder med anledning av de senaste årens brukarundersökningar, och att avge yttrande till kommunstyrelsen i enlighet med föreliggande rapport. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU Brukarundersökning 2015 inom äldreomsorgen SoF Östers redovisning av åtgärder efter brukarundersökning 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster Ärendet På uppdrag av regeringen genomför Socialstyrelsen varje år en undersökning som är riktad till personer över 65 år och som bor på särskilt boende eller har insatser inom hemtjänsten. Denna brukarundersökning syftar till att mäta de äldres uppfattningar om deras vård och omsorg. För kommunerna används resultaten som en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Efter att resultatet från varje brukarundersökning presenterats rapporterar stadsområdesnämnderna i Malmö stad till kommunfullmäktige med en redogörelse om de åtgärder som vidtagits i samband med de senaste årens brukarundersökningar. I bifogad bilaga redovisas rapporten för brukarundersökningen för år Ansvariga Susanna Ramberg Avdelningschef SIGNERAD

196 Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör 2 (2)

197 Rapportering till kommunfullmäktige om åtgärder med anledning av de senaste årens brukarundersökningar Stadsområde: Öster Stadsområdets bedömning av effekten från tidigare års åtgärder, både utifrån det som gett positivt resultat eller inte gett resultat: Hemtjänst Positivt: Hemtjänstgrupperna som har anpassat insatsscheman i LapsCare till brukarens behov, med fokus på kontinuitet, delaktighet och inflytande, har påvisat bättre resultat i årets brukarundersökning. De verksamheter som har satsat på värdegrundsutbildningen har ett förbättrat resultat avseende bemötandet. Inte gett resultat: Satsningar på sociala aktiviteter för att förebygga ensamheten och satsningar på ökad kännedom om hur synpunkter och klagomål kan lämnas in har inte gett förväntat resultat. Äldreboende Positivt: All personal inom särskilt boende har nu gått värdegrundsutbildningen och samtidigt ser vi i årets resultat av brukarundersökningen att andelen brukare som upplever gott bemötande och tillgänglig personal har ökat. Inte gett resultat: Aktiviteter kring att förbättra måltidssituationen har gett ett resultat som är i paritet med riket men som ändå har sjunkit något sedan Exempel på enhetsnivå (äldreboende eller hemtjänstgrupp) där åtgärder gett positiv effekt på brukarnöjdhet: Hemtjänst Bellisgatans hemtjänst har lyckats behålla sitt goda resultat som gruppen haft i de tidigare brukarundersökningarna, trots en hög ökning av antalet brukare och biståndstimmar. Det sammantagna resultatet för Örtagårdens hemtjänstgrupp har förbättrats så pass mycket att gruppen klättrat 54 platser Malmö stad-rankningen och hamnat på plats 22. Äldreboende Blombukettens grupp- och vårdboende har arbetat med måltidsmiljön och höjt sitt resultat från 53 % till 79 %. Brukarnas upplevelse av att personalen har tillräckligt med tid har ökat från 78 % till 89 %. Nöjdheten gällande bemötande har ökat från 80 % till 100 %. Upplevelsen av trygghet att bo i äldreboendet har ökat med sex procentenheter till 95 %. Även nöjdheten kring utevistelsen har ökat från 60 % till 76 %. Rapportering till kommunfullmäktige om åtgärder med anledning av de senaste årens brukarundersökningar 1

198 Hur har stadsområdet arbetat utifrån att vara en lärande organisation : Hemtjänst Det tvärprofessionella teamet är ett centralt inslag i organisationen. Det arbetssättet bidrar till kunskapsutbyte mellan olika yrkeskategorier med syfte att skapa de bästa förutsättningarna för brukarens trygghet och nöjdhet med hur insatserna utförs. Förutom att teamet är en arena för ett kontinuerligt lärande på arbetsplatsen bidrar detta arbetssätt även till processutveckling inom organisationen. Äldreboende Sektionscheferna har ett tätt samarbete. Omvårdnadspersonal hjälper varandra mellan avdelningarna. Personalen som har tidbank rör sig på olika arbetsplatser och tar med sig tips och idéer. Vilket stöd ger stadsområdet till enheter med låga resultat: Hemtjänst Ökade resurser och utbildningsinsatser för bättre planering av scheman i LapsCare. Fler tillfällen för värdegrunds- och demensutbildning. Äldreboende Den kommungemensamma verksamheten Guldstunder används som en resurs för att öka det sociala innehållet och den sociala samvaron på boendena. Kort sammanfattning av matrisen (nedan) Nya åtgärder som planeras med anledning av 2015 års resultat : Hemtjänst Den viktigaste satsning som kommer att införas inom Stadsområdesförvaltning Östers hemtjänst är att hemtjänstgruppernas medarbetare kommer att delas in i omvårdnadsteam. Teamen ansvarar för att följa upp brukarens behov samt informera samtliga aktörer vid utförandet av insatserna om brukarens behov och önskemål. Med detta förväntas kontinuiteten i utförandet avseende antal medarbetare som brukaren kommer i kontakt med och medarbetarnas kännedom om brukarens behov och önskemål att öka. Verksamheterna kommer att satsa på genomgångar av broschyren om synpunkter och klagomålshantering samt värdegrunds- och demensutbildning för samtliga medarbetare. En översyn av planering i LapsCare kommer att genomföras för att säkra att planeringen baseras på brukarens behov och önskemål. Verksamheten kommer att utöka samarbetet med mötesplatserna för att kunna stödja brukare som upplever ensamhet. Äldreboende Enheten för särskilt boende kommer att ta fasta på och ännu bättre utnyttja de resurser som finns att tillgå exempelvis de två cyklar som finns leasade ( Vind i håret ) och Guldstunder och det arbete som redan sjösatts inom verksamheterna exempelvis implementeringen av kvalitetsregistrena Senior Alert och BPSD samt utbildningsinsatserna för Nationella värdegrunden som kommer följas upp under Rapportering till kommunfullmäktige om åtgärder med anledning av de senaste årens brukarundersökningar 2

199 Hemtjänst: Kontakter med kommunen (F 5-7) Inflytande (F 8-9) Hjälpens utförande (F 10-13) Bemötande (F 14-15) Trygghet (F 16-17) Sociala aktiviteter (F 18) Tillgänglighet (F 19-21) Äldreboende: Boendemiljö (F 4-7) Mat och måltidsmiljö (F 8-9) Hjälpens utförande (F 10-12) Bemötande (F 13-15) Trygghet (F 16-17) Sociala aktiviteter (F 18-20) Tillgänglighet (F 21-23) NYA AKTIVITER ELLER ÅTGÄRD SOM PLANERAS MED ANLEDNING AV 2015 ÅRS RESULTAT Kontaktmännen ska i samband med upprättande eller uppföljning av genomförandeplaner gå igenom broschyr för synpunkter och klagomålshantering med brukaren. Översyn av hur scheman i LapsCare planeras och huruvida fokus för planeringen läggs på brukarens eller verksamhetens behov. Fokus kommer att läggas på brukarens upplevda trygghet samt möjlighet att vara delaktig och utöva inflytande vid planeringen av insatsernas utförande. Medarbetarna inom hemtjänstgrupperna delas upp i omvårdnadsteam där varje team tilldelas primäransvar för en viss del av brukare. Medlemmarna i omvårdnadsteamen ansvarar för att följa upp brukarens behov samt att informera om brukarens behov och önskemål till samtliga aktörer vid utförandet av insatserna. Personal som inte har genomgått värdegrundsutbildning ska få möjlighet till det. Förbättrad kommunikation och kännedom om brukarens behov och önskemål genom omvårdnadsteam förväntas bidra till bättre bemötande. I samband med införandet av omvårdnadsteam förväntas kontinuiteten i utförandet i form av antalet medarbetare som brukaren kommer i kontakt med att öka. Samtlig personal kommer att bära sina personallegitimationer synliga för brukaren under utförandet av insatserna. Fortsätta uppmärksamma brukarens individuella behov och planera aktiviteter utifrån ökat samarbete med mötesplatserna Seniorum och Träffpunkten. Dela ut mötesplatsernas månadsprogram till brukarna. Varje verksamhet har två administrativa stödjare som kan ta emot telefonsamtal från brukare eller dess anhöriga. Högre personalkontinuitet som kommer att skapas genom omvårdnadsteam förväntas bidra till ökad tillgänglighet. Kontakten med Guldstunder ska utökas. NYA AKTIVITER ELLER ÅTGÄRD SOM PLANERAS MED ANLEDNING AV 2015 ÅRS RESULTAT Träffar ska arrangeras tillsammans med boende, anhöriga och personal i syfte att föra en dialog kring resultatet och vad som kan förbättra brukarnas upplevelse kring boendet. Arbetet med att implementera kvalitetsregistrena Senior Alert och BPSD (Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens) ska fortsätta. Arbetet med att implementera kvalitetsregistret BPSD ska fortsätta. Värdegrundsutbildningen kommer att följas upp. Arbetet med att implementera kvalitetsregistret Senior Alert ska fortsätta. Värdegrundsutbildningen kommer att följas upp. De två cyklarna som leasas via Serviceförvaltningen utifrån projektet Rätt till vind i håret cykling utan ålder ska användas. Kontakten med Guldstunder ska utökas. Pass med Sitt-Zumba ska arrangeras. Värdegrundsutbildningen ska följas upp. Rapportering till kommunfullmäktige om åtgärder med anledning av de senaste årens brukarundersökningar 3

200 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (3) Datum Vår referens Ulrika Bergh Ridefjord Socialt ansvarig samordnare ulrika.bergh-ridefjord@malmo.se Tjänsteskrivelse Redovisning till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) av vidtagna åtgärder gällande inspektion på det särskilda boendet Husiegård. SOFÖ Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) bedriver tillsyn över verksamheter inom socialtjänstområdet. I uppdraget ingår att granska att verksamheterna följer lagar, förordningar och föreskrifter från Socialstyrelsen. Inspektionen på Husiegård i Stadsområdesförvaltning Öster genomfördes med stöd av 13 kap. 6 SoL. (2001:453). Kompletterande uppgifter i form av yttrande samt nämndens lex Sarah-rutin har tidigare lämnats till IVO. I mottaget beslut i december 2015 ställer IVO krav på åtgärd. Vidtagen åtgärd redovisas nedan. Förslag till beslut att Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till yttrande gällande inspektion på det särskilda boendet Husiegård att översända yttrandet till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att förklara paragrafen omedelbart justerad Beslutsunderlag beslut från IVO om tillsyn av avvikelsehantering Yttrande om vidtagna åtgärder till tillsynsmyndighet G-Tjänsteskrivelse angående vidtagna åtgärder efter oanmäld inspektion på det särskilde boendet Husiegård Rapporteringsskyldighet och information om Flexite Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster SIGNERAD

201 2 (3) Ärendet Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomförde den 9 oktober 2015 en oanmäld inspektion på särskilda boendet Husiegård i Stadsområdesförvaltning Öster. Avsikten med inspektionen var att granska att verksamhetens kvalitet fortlöpande och systematiskt utvecklas och säkras. Vid inspektionen granskades verksamhetens hantering av avvikelse- och lex Sarah-rapporter. Information hämtades genom intervjuer med ansvarig chef och omsorgspersonal. IVO begär enligt 13 kap 5 SoL, svar från nämnden på följande frågor: 1. Av intervjun med sektionschefen framgår att personalen inte kan rapportera missförhållanden/påtagliga risker för missförhållanden i avvikelsesystemet utan rapporterar händelser som avvikelser och sedan görs en bedömning av om rapporten ska hanteras som en lex Sarah eller som en vanlig avvikelse. Stämmer detta? Kan inte personalen rapportera ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande? 2. Görs det någon sammanställning av inkomna lex Sarah-rapporter inom äldreomsorgen? Vem gör i så fall denna? 3. Görs någon analys av inkomna lex Sarah-rapporter för att se på mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet? På vilken nivå görs i så fall denna analys? Hur sprids resultatet/kunskapen i organisationen? Svar från nämnden: 1. Registrering av mottagen synpunkt/klagomål eller av personal egen observerad händelse registreras i Malmö stads avvikelsesystem, Flexite. Den personal som registrerar in händelsen kan rapportera in den som ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande i enlighet med 14 kap 6 SoL. 2. Sammanställning av inkomna lex Sarah-rapporter under ett kalendeår sker i verksamhetens Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse. Sammanställningen görs av Socialt ansvarig samordnare (SAS) och Medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS). Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse ska vara färdigställd senast 1 mars följande år och den fastställs i Stadsområdesnämnd Öster. 3. SAS utreder inkomna lex Sarah-rapporter och sammanställning sker i en åtgärdsplan för att kunna se på mönster och trender. Denna åtgärdsplan underlättar också identifiering av adekvata åtgärder och uppföljning av dessa. Resultat och kunskap kring vidtagna åtgärder, implementering och uppföljning av åtgärderna följs på verksamheternas egna kvalitetsråd, kvalitetsråd som hålls på ledningsnivå med deltagare från myndighet och verksamhet samt genom att SAS regelbundet närvarar och deltar i verksamhetens ledningsgrupper.

202 Den 22 december 2015 inkommer beslut från IVO med krav på följande åtgärd: 3 (3) Stadsområdesnämnd Öster ska säkerställa att all personal har kännedom om nämndens lex Sarah-rutin. Redovisning av åtgärder ska ha inkommit till IVO senast 29 februari. Svar från nämnden: Stadsområdesnämnd Öster säkerställer att all personal på Husiegårds särskilda boende har kännedom om nämndens lex Sarah-rutin genom att ansvarig sektionschef, Eva Catharina Wahlgren, går igenom rutinen vid samtliga teammöten. Närvarande personal signerar i samband med detta möte en blankett (se bilaga) om att de tagit emot och förstått information om rutin och gällande rapporteringsskyldighet. Blanketten förvaras därefter hos sektionschef. Ansvarig sektionschef Eva-Catharina Wahlgren kommer att ha slutfört detta arbete den 20 januari Ansvarig enhetschef för särskilda boenden i stadsområdet, Eva Ingor, har tillsammans med samtliga sektionschefer för särskilda boende i Öster gått igenom IVOs inspektion och vikten av att samtliga sektionschefer säkerställer personalens kännedom om nämndens lex Sarah-rutin. Ansvariga Susanna Ramberg Avdelningschef Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

203 Malmö stad Stadsområdesnämnd Öster 1 (2) Datum Adress Inspektionen för vård och omsorg Box Malmö Diarienummer SOFÖ Yttrande Till Inspektionen för vård och omsorg Stadsområdesnämnd Östers yttrande till Inspektionen för vård och omsorg avseende inspektion på Husiegård 9 oktober 2015 (Ref:Dnr /2015-8) Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomförde den 9 oktober 2015 en oanmäld inspektion på det särskilda boendet Husiegård i Stadsområdesförvaltning Öster. Efter genomförd inspektion begärde IVO enligt 13 kap 5 SoL kompletterande uppgifter från nämnden samt nämndens rutin för lex Sarah. Beslut har därefter inkommit från IVO till nämnden med krav på åtgärd i form av att säkerställa att all personal har kännedom om nämndens lex Sarah-rutin. Yttrande Stadsområdesnämnd Öster säkerställer att all personal på Husiegårds särskilda boende har kännedom om nämndens lex Sarah-rutin genom att ansvarig sektionschef, Eva Catharina Wahlgren, går igenom rutinen vid samtliga teammöten. Närvarande personal signerar i samband med detta möte en blankett (se bilaga) om att de tagit emot och förstått information om rutin och gällande rapporteringsskyldighet. Blanketten förvaras därefter hos sektionschef. Ansvarig sektionschef Eva-Catharina Wahlgren kommer att ha slutfört detta arbete den 20 januari Ansvarig enhetschef för förvaltningens särskilda boenden, Eva Ingor, har tillsammans med samtliga sektionschefer för särskilda boende i Öster gått igenom IVOs inspektion och vikten av att samtliga sektionschefer säkerställer personalens kännedom om nämndens lex Sarahrutin.

204 2 (2) Ordförande Andreas Konstatinides Stadsområdesdirektör Britt-Marie Pettersson [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]

205

206

207 Stadsområdesförvaltning Öster Bilaga 2. Information om rapporteringsskyldighet samt om avvikelsesystemet Flexite, för dig som arbetar inom Vård och Omsorg eller Individ- och Familjeomsorgen. Alla som utför insatser inom Socialtjänstlagen har skyldighet att genast rapportera om missförhållanden eller risk för missförhållanden. Du som medarbetare behöver inte själv värdera hur allvarlig händelsen är. Syftet med skyldigheten är att förebygga uppkomsten av missförhållanden och bidra till att upptäcka brister i verksamheten. Flexite är Malmö stads system för rapportering och hantering av händelser. Det är här du rapporterar in missförhållanden eller risk för missförhållanden. Länk till systemet hittar du på intranätet KomIns startsida. Eller via adressen Fråga alltid din arbetsledare om du känner dig osäker eller har frågor om rapportering eller hur du använder avvikelsessystemet. Jag har fått information om rapportering av missförhållanden och förstått att jag har anmälningsskyldighet. Jag har också fått information om hur jag får tillgång till systemet samt vet hur jag praktiskt gör anmälan om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande. bilaga 2 rapporteringsskyldighet och information om flexite Underskrift Datum Informationen har lämnats av:

208 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Öster 1 (2) Datum Vår referens Ulrika Bergh Ridefjord Socialt ansvarig samordn ulrika.bergh-ridefjord@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av Trygghetshotellet SOFÖ Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i november 2015 att skicka utvärderingen av trygghetshotellet tillsammans med stadskontorets förslag att lägga ned verksamheten på remiss till alla stadsområdesnämnder, sociala resursnämnden och Malmö stads centrala pensionärsråd. Trygghetshotellet har alltsedan starten 2009 haft en relativt låg beläggning. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att avge yttrande till Kommunstyrelsen i enlighet med upprättat förslag Yttrande över uppföljning av Trygghetshotellet STK att översända underlaget till Kommunstyrelsen att paragrafen förklaras omedelbart justerad Beslutsunderlag Följebrev Uppföljning av trygghetshotellet, STK Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april Uppföljning av Trygghetshotellet Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015 Yttrande till Kommunstyrelsen avseende Uppföljning av Trygghetshotellet G-Tjänsteskrivelse AU Uppföljning av Trygghetslhotellet Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Östers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Öster Ärendet Kommunstyrelsen beslutade i november 2015 att skicka utvärderingen av Trygghetshotellet tillsammans med stadskontorets förslag att lägga ned verksamheten på remiss till alla stadsområdesnämnder, sociala resursnämnden och Malmö stads centrala pensionärsråd. SIGNERAD

209 2 (2) Trygghetshotellet har sedan starten 2009 haft en relativt låg beläggning samt har en ganska jämn, men relativt begränsad kundkrets av äldre malmöbor. Modellen för Trygghetshotellet är hämtad från Varbergs kommun som liksom Malmö stad erbjuder trygghetsplatser till personer som är folkbokförda i kommunen. I Varberg har beläggningen på trygghetsplatser minskat varför de har valt att öppna upp platserna för fler grupper, däribland personer med ett förändrat stödbehov och yngre som är beviljade hemtjänst, personlig assistans eller boendestöd. På Malmös trygghetshotell tillämpas kriterier för vistelsen, som att den enskilde inte får vara i behov av hjälp med sin personliga omvårdnad vid vistelsen på hotellet. Inte heller erbjuder Trygghetshotellet platser till brukare med ett förändrat vårdbehov eller till yngre personer som är beviljade hemtjänstinsatser eller personlig assistans. För att få vistas på Trygghetshotellet i Malmö får den äldre personen inte heller ha en demensdiagnos. Uppföljningen av verksamheten på Trygghetshotellet under perioden visar att det vanligaste skälet för incheckning är bostadsrelaterat, som t ex pågående renoveringsarbete i den äldres bostad (27%), därefter kommer social samvaro och miljöombyte (18%). Det är viktigt att uppmärksamma att anordnandet av en tillfällig bostad under ett renoveringsarbete i första hand inte är en kommunal angelägenhet utan att detta bör regleras i samråd mellan fastighetsägare, eventuella försäkringsbolag och hyresgäst. Stadsområdesnämnd Öster föreslår att Trygghetshotellets kriterier omarbetas så att målgruppen utökas och att det även görs möjligt för gästerna att kunna få en lägre nivå av ett personligt utformat stöd under tiden som de vistas på hotellet. Om Trygghetshotellet får en utökad målgrupp samt fortsätter sin viktiga förebyggande och hälsofrämjande verksamhet kommer fler kvinnor och män i Malmö att få glädje av verksamheten. I bifogat yttrande redovisas Stadsområdesnämnd Östers svar. Ansvariga Susanna Ramberg Avdelningschef Britt-Marie Pettersson Stadsområdesdirektör

210 Malmö stad Stadsområdesnämnd Öster 1 (3) Datum Adress Diarienummer SOFÖ Yttrande Till Kommunstyrelsen Yttrande över uppföljning av Trygghetshotellet STK Stadsområdesnämnd Öster föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Trygghetshotellet i Malmö erbjuder sedan sex år tillbaka en verksamhet präglad av trygghet och gemenskap. Verksamheten är öppen dygnet runt, med möjlighet till dagvistelse eller helinackordering. Målgruppen är äldre malmöbor, som bor i ordinärt boende och som känner fysisk svaghet, oro, ensamhet eller som har andra behov av akut social karaktär. Kraven för att få vistas på hotellet är att personen inte har en demensdiagnos eller behöver hjälp och stöd med sin personliga omsorg. Den enskilde checkar själv in på trygghetshotellet och incheckningen görs via kontakt med tjänstgörande sjuksköterska. Trygghetshotellet har plats för 19 nattgäster och 5 daggäster. En uppföljning av verksamheten under perioden visar att det vanligaste skälet för incheckning är bostadsrelaterat (27 %), såsom exempelvis pågående renoveringsarbete i den äldres bostad, därefter kommer social samvaro och miljöombyte (18 %). Anordnande av en tillfällig bostad under ett renoveringsarbete är inte i första hand en kommunal angelägenhet utan bör regleras i samråd mellan fastighetsägare, eventuella försäkringsbolag och hyresgäst. Trygghetshotellet har alltsedan uppstarten år 2009 haft en relativt låg beläggning. Genomsnittet är 14,3 av 19 möjliga gäster varje natt.

211 Modellen för Trygghetshotellet i Malmö är hämtad från Varbergs kommun som också erbjuder trygghetsplatser till personer som är folkbokförda i kommunen. 2 (3) I Varbergs kommun har beläggningen på trygghetsplatserna minskat varför de har valt att öppna upp platserna för fler grupper. Om man bor i Varberg, är 65 år eller äldre kan man checka in på Trygghetshotellet om man befinner sig i en situation med ett tillfälligt eller förändrat behov av stöd och hjälp, eller om man är en yngre person med funktionshinder som är beviljad hemtjänstinsats, personlig assistans eller boendestöd. Yttrande Bakgrund Trygghetshotellet i Malmö startade år 2009 och verksamheten permanentades år Trygghetshotellet tar emot gäster från hela Malmö och beläggningen ligger i genomsnitt på 74,8 %. Verksamheten är anslagsfinansierad med ett dygnspris på cirka 1600 kr per plats - att jämföra med ett dygnspris på vårdboende som är cirka 1700 kr. Trygghetshotellet har plats för 19 nattgäster och 5 daggäster. Beläggningen har alltsedan starten varit låg, trots återkommande perioder av marknadsföring. Genomsnittligt har hotellet tagit emot 14,3 gäster varje natt. Under perioden maj 2014 till april 2015 checkade 326 personer in på Trygghetshotellet som nattgäster vid sammanlagt 555 tillfällen. Därutöver checkade, under samma period, 31 individer in som daggäster. Nattgästerna utgjordes av äldre personer som under perioden vistats upp till 14 dygn på hotellet. Vid den senaste uppföljningen framkommer också att det vanligaste skälet för incheckning av nattgäst var bostadsrelaterat (27 %) såsom exempelvis pågående renoveringsarbete i den äldres bostad, därefter kom social samvaro och miljöombyte (18 %). Den genomsnittliga beläggningen om 14,3 gäster varje natt på Malmö Trygghetshotell alltsedan starten ger vid handen att behovet för Malmö sannolikt ligger på den nivån. På Malmös Trygghetshotell tillämpas kriterier för vistelsen, såsom att den enskilde inte får vara i behov av hjälp med sin personliga omvårdnad vid vistelsen på hotellet. Det är inte heller möjligt att vara på en av Trygghetshotellets platser om man behöver hjälp som exempelvis stöd vid dusch och hårtvätt. Inte heller erbjuder Trygghetshotellet i Malmö platser till brukare med ett förändrat vårdbehov eller till yngre personer som är beviljade hemtjänstinsatser eller personlig assistent.

212 Trygghetshotellets verksamhet i dagsläget Trygghetshotellet bedriver en viktig förebyggande och hälsofrämjande verksamhet för den målgrupp som använder sig av det. 3 (3) De aktiviteter som idag erbjuds gästerna på Trygghetshotellet är huvudsakligen av en förebyggande art, såsom exempelvis olika fysiska aktiviteter som cirkelgympa, sittgympa, användning av utegym och promenader i kombination med gemensamma och trivselskapande måltider. Genomförda uppföljningar av verksamheten, dels av FOU enheten i Malmö stad 2013 och den uppföljande utvärderingen gjord i april 2015, har visat att en stor andel av Trygghetshotellets gäster är återkommande. Under december 2015 uppskattades att cirka 60 % av det totala gästantalet var helt nya, äldre personer som inte tidigare hade varit i kontakt med Trygghetshotellet. Nämndens ställningstagande Trygghetshotellets låga beläggningsgraden tillsammans med att verksamheten når ett begränsat antal äldre talar för att verksamheten bör avvecklas. Stadsområdesnämnd Öster instämmer därför i stadskontorets förslag att avveckla Trygghetshotellet fr o m 1 januari För att klara välfärdsuppdraget framöver, är det viktigt att fortsätta med förebyggande och hälsofrämjande arbete. Närhetsprincipen samt att utgå från medborgarnas behov av insatser i respektive stadsområde bör vara utgångspunkten för arbetet. De medel som frigörs vid avvecklingen föreslås öronmärkas i syfte att förstärka mötesplatserna för äldre i respektive stadsområde. Ordförande Andreas Konstantinides Stadsområdesdirektör Britt-Marie Pettersson [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]

213 Malmö stad Stadskontoret Datum Stadsområdesnämnd Väster Stadsområdesnämnd Innerstaden Stadsområdesnämnd Norr Stadsområdesnämnd Söder Sociala resursnämnden Stadsområdesnämnd Öster Malmö stads centrala pensionärsråd Remiss angående Uppföljning av Trygghetshotellet STK Ärendet lämnas till ovanstående för yttrande. Svaret, ställt till kommunstyrelsen, skickas till senast kl angivet datum. Handläggande tjänsteman på stadskontoret är Johanna Sandberg. Enligt uppdrag Stadskontoret Pia Kanold Sista svarsdatum är Stadskontoret Adress: August Palms Plats 1 Tel: Org.nr E-post: malmostad@malmo.se Webbplats:

214 Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015 Stadskontoret Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Jenny Ekblad Stadskontoret Välfärdsavdelningen

215 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Bakgrund... 5 Riktlinjer för Trygghetshotellet... 5 Uppföljning Trygghetshotellet... 6 Syfte... 6 Metod... 7 Hotellgäster... 7 Sektionschef... 7 Beläggning... 7 Resultat... 8 Hur många incheckningar har gjorts i undersökt period?... 8 Daggäster... 9 Nattgäster... 9 Vilka är hotellgästerna?... 9 Vilka är skälen till hotellvistelsen? Gästers upplevelse av vistelsen på Trygghetshotellet Vistelsens svarande mot förväntningar och behov Känsla av trygghet, ensamhet och styrka Hotellgästernas rekommendationer gällande Trygghetshotellet.. 14 Telefonintervju med utcheckade gäster Daggäster Nattgäster Sammanfattningsvis telefonintervju Intervju med sektionschef för Trygghetshotellet Befriande av hemtjänstavgift Beläggning av platser Diskussion Incheckade gäster Nyttjandegrad Hotellgästerna Skäl till vistelsen på Trygghetshotellet Upplevelse av vistelsen på Trygghetshotellet Uppföljning av förändringar Avslutande reflektioner Referenser Bilagor Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

216 Sammanfattning Denna uppföljning av Trygghetshotellet täcker ettårsperioden Syftet var att se beläggning, vistelsens längd, orsak till vistelse samt upplevelse av vistelsen för dag- respektive nattgäster som checkat in på Trygghetshotellet under uppföljningsperioden. Vidare var ett syfte att följa upp de förändringar för verksamheten som Kommunstyrelsen beslutade om Dessa förändringar innebar möjligheten att checka in som daggäst, att åldersgränsen sänktes från 70 till 67 år, att inrätta ett aktivitetsrum och en visningsmiljö för välfärdsteknologi samt att se över möjligheten att ansöka om befrielse av hemtjänstavgiften vid vistelse. Uppföljningen baseras på data som inhämtats från bokningsformulär, utcheckningsformulär samt uppföljande telefonsamtal. En enklare telefonintervju har också gjorts med sektionschefen för Trygghetshotellet. I uppföljningsperioden gjordes 555 incheckningar totalt, varav 476 (86%) gjordes av nattgäster (67% kvinnor och 38% män) vilket innebar att 326 individer checkade in på hotellet. Ungefär en femtedel (18% av kvinnorna och 21% av männen) checkade in mer än en gång. Daggäster gjorde 79 (14%) incheckningar (85% kvinnor och 15% män) vilket innebar att 31 individer besökte hotellet. Andelen daggäster som checkade in mer än en gång var 36% av kvinnorna och 17% av männen. Spridningen i gästernas ålder bland kvinnorna varierade mellan 63 och 99 år och bland männen mellan 69 och 96 år. Den sänkta åldersgränsen från 70 till 67 år visade sig ha marginell betydelse då knappt 5% av nattgästerna var yngre än 70 år och ingen av daggästerna fanns i detta åldersspann. Det vanligaste skälet till incheckning för nattgäster var bostadsrelaterat skäl (27%) därefter social samvaro/miljöombyte (18%). Ensamhet angavs av 19% av männen och av 12% av kvinnorna som skäl för incheckning och sociala skäl angavs av 23% av kvinnorna och 10% av männen. Det vanligaste skälet till incheckning för daggäster var ensamhet (47%) därefter social samvaro/miljöombyte (35%) och bostadsrelaterat skäl (12%). Ett av syftena med Trygghetshotellet är att ge gästerna möjlighet att skapa nya nätverk samt ge möjligheteter till social aktivitet. Att kunna delta i den sociala gemenskapen och skapa sociala kontakter betonas också av många av gästerna i telefonintervjun. Att vistelsen bidragit till att minska känslan av ensamhet tyckte 56% av daggästerna respektive 35% av nattgästerna. I detta sammanhang är det värt att notera är att 31% av daggästerna respektive 40% av nattgästerna inte upplevde sig som ensamma. Denna uppföljning liksom tidigare utvärdering (Ekvall 2013) visar att Trygghetshotellet fyller en viktig funktion för de äldre malmöbor som har checkat in som dag- eller nattgäster. Trygghetshotellet kan tillgodose behovet av tillfälligt stöd och gemenskap vilket framförallt är viktigt för ensamma och ensamboende äldre personer, företrädesvis kvinnor. Antalet personer som gästade Trygghetshotellet under denna ettårsuppföljning var ungefär 350 individer, vilket får anses som en liten grupp av Malmös befolkning som är 67 år och äldre. Under hösten 2014 invigdes ett aktivitetsrum och visningsrummet för välfärdsteknologi planeras att invigas tidig höst I samband med detta kommer antalet platser för nattgäster att minskas till 18. Under uppföljningsperioden har också befriande av hemtjänstavgiften under vistelsen möjliggjorts, men hur detta har fallit ut kan det bara spekuleras i. 3 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

217 Beläggningen (74,8%) under denna uppföljningsperiod, var högre än under tidigare perioder av utvärderingar/uppföljningar. Liksom tidigare år varierar beläggningen under året, men inget egentligt mönster utkristalliserar sig även om många vill checka in under storhelger. Antalet gäster har under uppföljningsperioden i medel varit 14,3 gäster per natt på 19 bäddar. Antalet daggäster har i medel varit 14,9 per månad. Trygghetshotellets gäster uppskattar och är nöjda med den verksamhet som bedrivs. Överlag tycker hotellgästerna att helhetsupplevelsen har varit mycket bra eller bra (94% respektive 98% för dag- och nattgäster). Vistelsen har också svarat väl mot både förväntningar och behov i hög grad för både dag- och nattgäster. De allra flesta både dag- och nattgäster (96% respektive 98%) kan tänka sig att rekommendera Trygghetshotellet till andra, vilket är en viktig kanal för marknadsföring som kan bidra till fler och nya gäster. Trygghetshotellet har efter sex års verksamhet en ganska jämn, men relativt begränsad kundkrets av äldre malmöbor. Möjligheten att kunna komma som dag- eller nattgäst och ta del av verksamheten och gemenskapen är ett sätt att satsa förebyggande och bidra till äldres trygghet, sociala välbefinnande och hälsa. 4 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

218 Bakgrund Trygghetshotellet i Malmö stad öppnade den 15 april 2009, då som ett tvåårigt projekt. Syftet var att erbjuda äldre malmöbor en möjlighet att vid tillfälligt behov vistas i trygg miljö under en kortare period, dvs. högst två veckor per incheckningstillfälle. Trygghetshotellet vänder sig till äldre kvinnor och män som bor i ordinärt boende, men som av olika skäl är i behov av stöd och hjälp. Från start hade trygghetshotellet 20 platser på Mathildenborgs vårdboende och stadsdelsförvaltning Limhamn-Bunkeflo hade ansvaret. Projektet följdes upp 2010 (Ekvall, 2010), och Kommunstyrelsen beslutade den 25 augusti 2010, att förlänga och utvärdera projektet ytterligare. Efter utvärderingen 2011 (Ekvall 2011) bestämde Kommunfullmäktige den 1 december 2011 att Trygghetshotellet skulle bli en permanent verksamhet den 1 januari Enligt samma beslut blev stadsdelsfullmäktige Limhamn-Bunkeflo förvaltningsansvarig för den kommunövergripande verksamheten och 7,7 miljoner kronor ska ingå i stadsdelsfullmäktige Limhamn/Bunkeflos kommunbidrag för anslagsfinansierad verksamhet. Den 1 juli 2013 gjordes en sammanslagning av Malmö stads tio stadsdelar till fem stadsområden. Stadsdelsförvaltningarna Limhamn-Bunkeflo och Hyllie slogs samman och blev till stadsområdesförvaltning Väster. Ansvaret för Trygghetshotellet ligger därmed hos stadsområdesförvaltning Väster under enheten för service och förebyggande arbete. Anslaget för 2015 är 8,8 miljoner kronor. Trygghetshotellet har 11,5 årsarbetare varav 10 är omvårdnadspersonal. Antalet bäddar är i nuläget 19, med 17 rum varav 2 dubbelrum. Det finns också plats för fem daggäster när det är fullt med nattgäster. Detta innebär att antalet gäster kan vara totalt 24 samtidigt. Avgiften för nattgäster år 2014 var 178 kronor per dygn och som daggäst var avgiften 78 kronor per dag. Från och med 2015 är avgiften 190 kronor per dygn respektive 99 kr för daggäst. Riktlinjer för Trygghetshotellet Verksamheten på Trygghetshotellet styrs av riktlinjer som antogs av Kommunstyrelsen och reviderades Här följer en kortare sammanfattning av riktlinjerna, se bilaga 1 för mer detaljerad information. Syftet med Trygghetshotellet är att skapa större trygghet för äldre personer som bor i eget boende. Personer som vid olika tillfällen kan känna fysisk svaghet, känsla av oro, ensamhet eller andra akuta behov av social karaktär kan checka in på hotellet. Trygghetshotellet ska fungera som en förebyggande verksamhet med möjlighet för gästen att skapa nya nätverk och ge möjlighet till social aktivitet utifrån förmåga och behov. Målgruppen är personer 67 år och äldre, folkbokförda i Malmö stad och som har en fast bostadsadress, och som befinner sig i en situation med tillfälligt behov av stöd och hjälp. När par checkar in gäller att den ena parten måste vara 67 år eller äldre. Vid behov av eventuell prioritering av plats ska äldre åldersgrupper ha förtur till plats. Sjuksköterska avgör utifrån varje enskilt fall om incheckning är möjlig. Incheckning sker på eget initiativ dygnet runt, sju dagar per vecka. Plats kan bokas i förväg. Den som checkar in på Trygghetshotellet kan checka in sig som daggäst eller nattgäst och för en två veckors period (14 dagar) per gång. Undantag från 14 dagarsregeln gäller för anhörigs semester och/eller 5 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

219 planerad/oplanerad sjukhusvistelse eller efter bedömning av sjuksköterska på Trygghetshotellet. Sjuksköterska avgör om personen som vill checka in på Trygghetshotellet i stället är i behov av akut sjukvård eller annat stöd/omhändertagande. Trygghetshotellet gäller inte för personer som har en biståndsbedömd korttidsplats/växelvårdsplats, och inte heller för de personer som har en diagnostiserad demenssjukdom. Uppföljning Trygghetshotellet Trygghetshotellet har följts upp och utvärderats tidigare. Den första uppföljningen gjordes 2010, (Ekvall 2010), därefter gjordes en utvärdering 2011 (Ekvall 2011), och den senaste utvärderingen 2013 (Ekvall 2013). Dessa visar utvecklingen avseende behov, omfattning och nyttjande av Trygghetshotellet. Enligt beslut i Kommunstyrelsen ska Trygghetshotellet följas upp under fjärde kvartalet 2015 i enlighet med ärendet. Detta dokument är en uppföljning av Trygghetshotellet, där fokus är på de förändringar som antogs, vilket betyder: 1) Reviderade riktlinjer för Trygghetshotellet ( ), som innebär att åldergränsen sänktes från 70 år till 67 år och att det nu finns en möjlighet att checka in som daggäst. 2) Stadsområdesnämnd Väster anmodades att utveckla Trygghetshotellet i enlighet med Stadskontorets förslag, vilket innebär att Trygghetshotellet ska ha ett aktivitetsrum samt ha en visningsmiljö för välfärdsteknologi. 3) Stadskontoret fick i uppdrag att utreda möjligheten för gäster att ansöka om befrielse av hemtjänstavgift from den 1/1 2015, vid vistelse på Trygghetshotellet. Syfte Syftet med denna ettårsuppföljning som täcker tiden till och med är att: se beläggning, vistelsens längd, orsak till vistelse samt hur vistelsen upplevts för dag- respektive nattgäster som checkat in på Trygghetshotellet (fördelat på kvinnor och män) följa upp de förändringar för Trygghetshotellets verksamhet som beslutades av Kommunstyrelsen Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

220 Metod Hotellgäster Uppföljningen omfattar perioden första maj 2014 till och med den sista april 2015 och baseras liksom tidigare uppföljning (Ekvall 2010) och utvärderingar (Ekvall 2011, Ekvall 2013) på data som inhämtats från bokningsformulär, bilaga 2. Formuläret fylls i när gästen checkar in på Trygghetshotellet och innehåller uppgifter om ålder, kön, civilstånd, bostadstyp och socialt nätverk. Uppföljningen baseras även på enkät kallad utcheckningsformulär, bilaga 3. Både dag- och nattgäster ombeds fylla i detta vid utcheckning, vilket kan göras anonymt samt är frivilligt. Formuläret handlar om skäl till hotellvistelsen, helhetsupplevelsen med vistelsen, personalens bemötande, aktiviteter med mera. Vidare genomförs varje kalendermånad, telefonsamtal med fem slumpmässigt utvalda gäster vardera för dag- respektive nattvistelse. Dessa samtal görs 2-3 veckor efter vistelsen och innebär tre frågor om vad vistelsen har betytt, om Trygghetshotellet kunde hjälpa till att knyta nya kontakter samt om gästen kan tänka sig att besöka Trygghetshotellet igen, se bilaga 4. Ifyllande av bokningsformulär samt utdelning och insamling av utcheckningsformulär samt genomförande av telefonsamtal med slumpmässigt utvalda gäster har genomförts av personal på Trygghetshotellet. Insamling av data och behandlingen av uppgifter har behandlats konfidentiellt. Sektionschef En enklare telefonintervju med sektionschefen för Trygghetshotellet har gjorts. Fokus i intervjun var hur de förändringar som beslutades av Kommunstyrelsen har genomförts. Detta innebär åldersgränsens sänkning från 70 till 67 år, möjligheten att checka in som daggäst, inrättandet av ett aktivitetsrum samt att utreda en placering av visningsmiljö för välfärdsteknologi vilket skulle öka tillgängligheten för malmöbon att ta del av den formen av information. Beläggning Ekonomiavdelningen i stadsområdesförvaltning Väster svarar för beläggningsstatistiken under uppföljningsperioden. 7 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

221 Resultat I följande avsnitt redovisas insamlade data för perioden första maj 2014 till och med sista april Resultatet redovisas i tabellform och följer samma struktur samt är beräknad på samma sätt, som föregående års utvärderingar och uppföljningar för att möjliggöra jämförelser. För jämförelse hänvisas framförallt till den senaste utvärderingen (Ekvall 2013). Äldre siffror finns även i de två tidigare dokumenten (Ekvall 2011, Ekvall 2010). I dessa tre tidigare dokument har de incheckade gästernas hemvist, dvs. stadsdelsförvaltning redovisats. Den senaste utvärderingen visade inga markanta skillnader som kan tillskrivas vilken stadsdelsförvaltning gästerna bor i. Det finns en del variationer i hur många gäster som kommer från respektive stadsdelsförvaltning, men detta får anses ha ringa betydelse nu när Trygghetshotellet har bedrivit verksamhet under sex år. Vidare genomgick Malmö stads stadsdelsförvaltningar en omorganisation den 1 juli år 2013, då tio stadsdelsförvaltningar blev fem stadsområdesförvaltningar. Detta innebar att Kirseberg och Centrum blev stadsområdesförvaltning Norr, Limhamn-Bunkeflo och Hyllie blev stadsområdesförvaltning Väster, Fosie och Oxie blev stadsområdesförvaltning Söder och Rosengård och Husie blev stadsområdesförvaltning Öster. Detta medför att jämförelser med tidigare år på stadsdelsnivå respektive stadområdesnivå inte blir meningsfulla. I denna uppföljning redovisas därför inte vilken stadsområdesförvaltning som gästerna är bosatta i. Hur många incheckningar har gjorts i undersökt period? Enligt incheckningsformuläret gjordes totalt 555 incheckningar på Trygghetshotellet under uppföljningsperioden 1 maj april Av dessa gjordes 476 (86%) av nattgäster och 79 (14%) av daggäster. Hotellgästernas fördelning, dvs. dag- och nattgäster i antal och andel fördelat på antal incheckningar, redovisas i tabell 1. Tabell 1. Hotellgäster i antal och andel fördelade på antal incheckningar per person och kön för dag- och nattgäster. Antal incheckningar Daggäst Daggäst Daggäst Nattgäst Nattgäst Nattgäst /person Alla (31) Kvinna (25) Man (6) Alla (326) Kvinna (219) Man (107) (64%) 5 (83%) (82%) 85 (79%) (12%) (12%) 9 (8%) (8%) (2%) 2 (2%) (4%) (1%) 4 (4%) (4%) (1%) 3 (3%) (0,5%) 1 (1%) (17%) 1 1 (0,5%) (4%) (0,5%) 1 (1%) (0,5%) 1 (1%) (1%) (4%) Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

222 Daggäster Under uppföljningsperioden har 79 incheckningar gjorts av daggäster, varav 67 (85%) var kvinnor och 12 (15%) var män. Totalt var det 31 individer som var daggäster (25 kvinnor och 6 män). Av de 21 daggäster som besökt Trygghetshotellet en gång var det två par, 16 var kvinnor och 5 var män. För daggäster, redovisas siffror för gruppen som helhet, dvs. ingen uppdelning görs på kön när det blir få individer i varje grupp. Tre daggäster har besökt Trygghetshotellet två gånger, två daggäster tre gånger, en daggäst vardera fyra, fem, sju, åtta gånger respektive 25 gånger. Bland daggästerna gjordes 79 incheckningar totalt, 60 av dessa gjordes för en dag, elva gjordes för två dagar, tre för tre dagar, en för vardera fyra dagar, sex dagar, sju dagar och 13 dagar i rad utan övernattning. Nattgäster Under uppföljningsperioden gjordes 476 incheckningar av nattgäster, varav 294 (62%) gjordes av kvinnor och 182 (38%) av män. Totalt var det 326 individer som var nattgäster (219 kvinnor och 107 män). Av de nattgäster som besökt Trygghetshotellet var 27 par. 180 av incheckningarna gjordes av kvinnor som besökte Trygghetshotellet en gång. 26 kvinnor har besökt Trygghetshotellet två gånger, fem kvinnor tre gånger, två kvinnor vardera fyra och fem gånger, samt en kvinna för vardera sex, sju, åtta och nio gånger. Kvinnorna stannade mellan 1 och 52 dagar. Det vanligaste var att stanna i 14 dagar vilket var 14% av incheckningarna, därefter tre, fyra och två dagar (vilka utgjorde 10,5%, 10,2% och 10,2% vardera). Merparten av kvinnorna stannade 14 dagar eller färre (87,5%). Medianvärdet för kvinnornas vistelser var 7 dagar. Bland männen gjordes 85 av incheckningarna av män som besökte Trygghetshotellet en gång. Nio män har besökt Trygghetshotellet två gånger, två män har checkat in tre gånger, fyra män fyra gånger, tre män fem gånger. En man vardera sex, åtta, nio och 21 gånger. Männen stannade mellan 1 och 89 dagar. Det vanligaste var att stanna i 14 dagar, vilket var 29,5% av incheckningarna, därefter tre, fyra och två dagar (vilka utgjorde 7,1%, 6,6% och 5,5% vardera). Merparten av männen stannade i 14 dagar eller färre (82,5%). Medianvärdet för männens vistelser var 13 dagar. För nattgäster varierar incheckningstillfällena för kvinnor mellan en gång och nio gånger och för män mellan en gång och 21 gånger. Det vanligaste är att en person har checkat in en gång. Vilka är hotellgästerna? Spridningen i ålder var stor både bland daggäster och nattgäster, från 63 år till 99 år bland kvinnorna och från 69 år till 96 år bland männen. Medelvärdena i tabell 2, är beräknade på antalet incheckade personer, inte på unika individer för att möjliggöra jämförelser med tidigare utvärderingar/uppföljningar. Detta innebär att samma individ kan återkomma flera gånger. Som tabell 2 visar är medelåldern lägre bland kvinnor (77 år) än män (88 år) som har checkat in som daggäster. Detta kan förklaras av att en man som är 94 år har checkat in som daggäst sju gånger, vilket drar upp medelvärdet. Detta medför också att det kan vara svårt att dra några generella slutsatser, då gruppen är liten, samt att en individ har checkat in vid upprepade tillfällen vilket kan bli utslagsgivande för gruppen. 9 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

223 Eftersom ett särskilt fokus i denna uppföljning var att se hur ålderssänkningen från 70 till 67 år har påverkat incheckningen redovisas även detta. Bland daggäster var ingen under 70 år, sex av kvinnorna var 70 år, men ingen man. Bland nattgäster fanns det tre män som var i åldrarna 68 och 69 år och åtta som var 70 år. Bland kvinnorna fanns det 20 som var mellan 62 och 69 år och 33 som var 70 år. Detta innebär att knappt 5% av nattgästerna var yngre än 70 år. Tabell 2 visar att den stora majoriteten av de kvinnor som checkar in på Trygghetshotellet är ensamstående eller änkor (daggäster 90% respektive nattgäster 77%). Bland männen var andelen änkemän eller ensamstående drygt hälften (daggäster 58% respektive nattgäster 52%). Den stora majoriteten bor i lägenhet förutom män som checkat in som daggäster som skiljer sig åt med en större andel män som bor i villa. Antalet är visserligen få, vilket kan ha betydelse för tolkningen av resultatet. Tabell 2. Antal incheckningar fördelat på kön i antal och procent samt medelålder, ålder på yngsta respektive äldsta person samt incheckningar fördelade på civilstånd, bostadstyp och nyttjande av hemtjänst i antal och procent för dag- och nattgäster. Daggäsgäsgäst Dag- Dag- Natt- Natt- Natt- gäst gäst gäst Incheckningar Alla Kvinna Man Alla Kvinna Man (antal, %) (79) (67) (12) (476) (294) (182) Ålder Medelålder (år) Äldst född (95 år) (94 år) (95 år) (99 år) (99 år) (96 år) Yngst född (71 år) (71 år) (75 år) (63 år) (63 år) (69 år) Civilstånd Maka/Make 6 (6%) 3 (4%) 3 (25%) 115 (24%) 45 (15%) 70 (38%) Änka/änkeman 20 (25%) 13 (19%) 7 (58%) 175 (37%) 131 (45%) 44 (24%) Sambo 3 (4%) 1 (1%) 2 (17%) 29 (6%) 15 (5%) 14 (5%) Ensamstående 47 (60%) 47 (70%) 0 (0%) 147 (31%) 96 (33%) 51 (28%) Särbo 0 0 (0%) 0 (0%) 4 (1%) 2 (<1%) 2 (1%) Uppgift saknas 3 (4%) 3 (4%) 1 (8%) 2(<1%) 5 (2%) 1 (<1%) Bostadstyp Villa 11 (14%) 4 (6%) 7 (58%) 86 (18%) 35 (12%) 51 (28%) Lägenhet 67 (85%) 63 (94%) 4 (33%) 385 (81%) 256 (87%) 129 (71%) Uppgift saknas 1 (1%) - 1 (8%) 5 (1%) 3 (1%) 2 (1%) Hemtjänst Hemtjänst 21 (27%) 14 (21%) 7 (58%) 165 (35%) 104 (35%) 61 (34%) Trygghetslarm 8 (10%) 2 (3%) 6 (50%) 123 (26%) 79 (27%) 44 (24%) Vilka är skälen till hotellvistelsen? I utcheckningsformuläret får Trygghetshotellets gäster svara på frågan om sitt skäl till hotellvistelsen. Detta är anonymt samt frivilligt att fylla i, vilket innebär att alla gäster inte har svarat. Av daggäster var det 17 som hade svarat och av 10 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

224 nattgäster var det 252 som hade svarat, vilket innebär en svarsfrekvens på 22% för daggäster och 45% för nattgäster. Tabell 3 redovisar gästernas skäl till vistelsen på Trygghetshotellet. Skälen till att daggäster checkat in på Trygghetshotellet var ensamhet (47%), social samvaro/miljöombyte (35%), bostadsrelaterat skäl (12%) och vila (6%). De vanligaste skälen till att nattgäster checkat in på Trygghetshotellet var för kvinnor bostadsrelaterat skäl (29%), social samvaro/miljöombyte (23%), skäl relaterat till sjukhusvistelse/ohälsa (16%), vila (14%) och ensamhet (12%). För män var de vanligaste skälen till att checka in som nattgäst på Trygghetshotellet bostadsrelaterat skäl (23%), ensamhet (19%), anhörigvårdare i behov av vila/omväxling (16%), vila (15%) samt skäl relaterat till sjukhusvistelse/ohälsa (12%). Tabell 3. Skäl till hotellvistelse hos incheckade personer fördelade på olika kategorier i antal och procent för dag- och nattgäster. Daggäst Nattgäst Nattgäst Nattgäst Kategorier skäl till Alla Alla Kvinna Man hotellvistelse Ensamhet 8 (47%) 36 (14%) 19 (12%) 17 (19%) Social samvaro/miljöombyte 6 (35%) 46 (18%) 37 (23%) 9 (10%) Anhörig bortrest 0 10 (4%) 5 (3%) 5 (5%) Anhörigvårdare i behov av 0 20 (8%) 5 (3%) 15 (16%) vila/omväxling Vila 1 (6%) 37 (15%) 23 (14%) 14 (15%) Bostadsrelaterat 2 (12%) 67 (27%) 46 (29%) 21 (23%) Skäl relaterat till 0 36 (14%) 25 (16%) 11 (12%) sjukhusvistelse/ohälsa Totalt Gästers upplevelse av vistelsen på Trygghetshotellet Utcheckningsformuläret innehåller också frågor kring gästens upplevelse av vistelsen. Det är frivilligt att svara på frågorna som kan göras anonymt. I kommande tabeller redovisas hur många som svarat på varje fråga för att läsaren själv ska kunna göra en bedömning av hur stort bortfallet är. Då daggästerna är så pass få i förhållande till nattgästerna samt även få totalt, anges svar från hela gruppen och inte uppdelat på kön när det gäller svar på frågorna från utcheckningsformuläret. Överlag tyckte hotellgästerna att helhetsupplevelsen har varit mycket bra eller bra (94% respektive 98% för dag- och nattgäster), se tabell 4 och tabell 5. Upplevelsen av samvaron vid måltider är också mycket bra eller bra (93% respektive 92% för dag- och nattgäster) samt upplevesen av gemenskapen (88% respektive 91% för dag- och nattgäster). Upplevelse av aktiviteter får inte lika höga siffror för mycket bra och bra (74% respektive 80% för dag- och nattgäster). 11 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

225 Tabell 4. Hotellgästernas svar på frågor om upplevelser av hotellvistelse med avseende på helhet, gemenskap, samvaro vid måltider samt aktiviteter för daggäster anges i antal och procent. Svarsalternativ (antal svar, %) Mycket bra Ganska bra Varken bra el dålig Inte bra Dålig Totalt Helhetsupplevelse 15 (88%) 1 (6%) 1 (6%) Upplevelse av 13 (76%) 2 (12%) 2 (12%) gemenskap Upplevelse av samvaron vid måltider 14 (93%) 0 1 (7%) Upplevelse av aktiviteterna 10 (67%) 1 (7%) 4 (27%) Tabell 5. Hotellgästernas svar på frågor om upplevelser av hotellvistelse med avseende på helhet, gemenskap, samvaro vid måltider samt aktiviteter för nattgäster anges i antal och procent. Svarsalternativ (antal svar, %) Mycket bra Ganska bra Varken bra el dålig Inte bra Dålig Totalt Helhetsupplevelse 216 (87%) 27 (11%) 4 (2%) Upplevelse av 145 (59%) 77 (32%) 18 (7%) 3 (1%) 1 (>1%) 244 gemenskap Upplevelse av samvaron vid måltider 185 (73%) 47 (19%) 17 (7%) 4 (2%) Upplevelse av aktiviteterna 121 (53%) 62 (27%) 41 (18%) 3 (1%) 1 (>1%) 228 Vistelsens svarande mot förväntningar och behov När det gäller frågor om hur väl vistelsen på Trygghetshotellet svarade mot förväntningar och behov tyckte 94% av daggästerna att det svarade väl eller till viss del mot. För nattgäster var motsvarade siffra 99%, se tabell 6 och tabell 7. Tabell 6. Hotellgästernas svar på frågor om upplevelser av hur hotellvistelsen har svarat mot behov/förväntningar för daggäster anges i procent. Svarsalternativ Svarar Svarar Svarar Ingen Totalt (antal svar, %) väl mot till viss del mot inte mot åsikt/vet ej Hur svarade vistelsen på TH 15 (88%) 1 (6%) 1 (6%) 0 17 mot dina förväntningar Hur svarade vistelsen på TH mot dina behov 15 (88%) 1 (6%) 1 (6%) Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

226 Tabell 7. Hotellgästernas svar på frågor om upplevelser av hur hotellvistelsen har svarat mot behov/förväntningar för nattgäster anges i procent. Svarsalternativ Svarar väl Svarar Svarar Ingen Totalt (antal svar, %) mot till viss del mot inte mot åsikt/vet ej Hur svarade vistelsen på TH 211 (87%) 29 (12%) 1 (0%) 1 (0%) 242 mot dina förväntningar Hur svarade vistelsen på TH mot dina behov 218 (91%) 20 (8%) 0 1 (>1%) 239 Känsla av trygghet, ensamhet och styrka På frågan om vistelsen på Trygghetshotellet gjort att man känner sig tryggare svarade 38% av daggästerna och 43% av nattgästerna ja. Bland daggästerna kände sig 50% redan trygga och motsvarande siffra var 41% för nattgästerna, tabell 8 och tabell 9. När det gällde om vistelsen har minskat känslan av ensamhet svarade 56% av daggästerna och 35% av nattgästerna ja. Bland daggästerna kände sig 31% inte ensamma och motsvarande siffra var 40% för nattgästerna. På frågan om vistelsen på Trygghetshotellet gjort att man känner sig fysiskt starkare svarade 56% av daggästerna och 30% av nattgästerna ja. Bland daggästerna kände sig 25% inte fysiskt svaga tidigare och motsvarande siffra var 29% för nattgästerna. Svarsalternativ (antal svar, %) Har vistelsen på TH gjort att du känner dig tryggare Har vistelsen på TH minskat din känsla av ensamhet Har vistelsen på TH gjort att du känner dig fysiskt starkare Tabell 8. Hotellgästernas svar på frågor om upplevelser av hotellvistelse med avseende på trygghet, ensamhet och fysisk svaghet för daggäster, anges i antal och procent. Ja Nej Var trygg redan tidigare Kände ingen ensamhet tidigare Kände ingen fysisk svaghet tidigare Ingen åsikt/v et ej 6 (38%) 1 (6%) 8 (50%) (6%) 16 9 (56%) 1 (6%) - 5 (31%) - 1 (6%) 16 Totalt 9 (56%) (25%) 3 (19%) Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

227 Svarsalternativ (antal svar, %) Har vistelsen på TH gjort att du känner dig tryggare Har vistelsen på TH minskat din känsla av ensamhet Har vistelsen på TH gjort att du känner dig fysiskt starkare Tabell 9. Hotellgästernas svar på frågor om upplevelser av hotellvistelse med avseende på trygghet, ensamhet och fysisk svaghet för nattgäster, anges i antal och procent. Ja Nej Var trygg redan tidigare Kände ingen ensamhet tidigare Kände ingen fysisk svaghet tidigare Ingen åsikt/vet ej Totalt 98 (43%) 15 (7%) 93 (41%) (9%) (35%) 34 (15%) - 89 (40%) - 22 (10%) (30%) 45 (21%) (29%) 44 (20%) 217 Hotellgästernas rekommendationer gällande Trygghetshotellet De allra flesta både dag- och nattgäster (96%, respektive 98%) kan tänka sig att rekommendera Trygghetshotellet till andra, tabell 10. Tabell 10. Hotellgästernas rekommendationer gällande Trygghetshotellet till andra för dag- och nattgäster, anges i antal och procent. Daggäster Nattgäster Svarsalternativ Ja Nej Vet ej Ja Nej Vet ej (antal, %) Skulle du kunna rekommendera TH till andra 25 (96%) 0 1 (4%) 224 (98%) 0 5 (2%) Telefonintervju med utcheckade gäster Med ett slumpmässigt urval på fem dag- respektive nattgäster vardera under varje kalendermånad genomfördes också en kort telefonintervju 2-3 veckor efter vistelsen. Telefonintervjun gjordes av personal på Trygghetshotellet. Daggäster Arton daggäster svarade på den korta telefonenkäten, 14 kvinnor och 3 män. En man hade svarat två gånger. Daggästernas födelseår var mellan 1921 och Orsaker till vistelsen angavs vara social samvaro (5), prova på (3), fira storhelg (3) vila upp sig (4), renovering hemma (2) samt ensamhet (1). Tretton personer hade checkat in en dag, en person två påföljande dagar och en person fyra påföljande dagar utan övernattning. Sex av gästerna angav att de hade varit på Trygghetshotellet tidigare. 14 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

228 Alla svarade positivt på frågan vad vistelsen betytt, utom en person som svarade att Trygghetshotellet hade betytt ingenting. Flera påpekade att maten var god och att personalen var vänlig, trevlig och välkomnande. Någon nämnde att det var mycket uppskattat med läsning och kåserier till kaffet. Någon såg vistelsen som ett ljus i vardagen. Någon tyckte att vistelsen var för kort. Flera hade bokat in sig samtidigt som vän/väninnor och därför inte skapat nya kontakter. En person beskrev att vilorummet var upptaget hela tiden, så det fanns ingen möjlighet att vila trots att behovet fanns. En person beskrev att vistelsen bidrog till upprymdhet och var uppiggande. En person påpekade att miljön var trevlig liksom bemötandet. Nattgäster Fyrtiofem nattgäster har svarat på den korta telefonenkäten, 30 kvinnor och 15 män. Nattgästernas födelseår var mellan 1921 och Orsaker till vistelsen angavs vara social samvaro (11), vila upp sig/återhämtning (9), renovering hemma (5), fira storhelg eller födelsedag (5) anhörig bortrest (3), miljöombyte (2) samt olika personer som angivit varianter på vila/vila efter sjukhusvistelse/social samvaro/trygghet/ängslan oro hemma/vara nära respektive på korttid samt sambos operation. Tjugo personer angav att de hade varit på Trygghetshotellet tidigare och elva att de inte varit det. Övriga svarade inte på frågan. Vistelsen på Trygghetshotellet upplevdes positiv. Flera beskrev att de trivdes mycket bra, att det var en trevlig stämning och att det var trevliga gäster. Många berömde personalen för att de var trevliga och vänliga. Många uppskattade trevliga pratstunder med nya människor och några beskrev specifikt att de var mycket ensamma och att Trygghetshotellet betyder mycket för att träffa folk och få kontakt med andra. Den sociala samvaron och de sociala kontakterna betonades av många. Några tyckte att det var skönt att komma hemifrån och det var skönt att få slippa hushållssysslorna som att laga mat. Några hade bokat in sig för att vila och återhämta sig bland annat efter sjukhusvistelse och flera beskrev att det var lugnt och skönt och att de fick nya krafter att orka med hemma i vardagen sedan. En person hade bokat in sig för att slippa vara själv på storhelger, en för att fira sin födelsedag på hotellet och en person ville vara nära en anhörig på korttidsboendet. Flera personer berömde den goda maten och några enstaka hade synpunkter på smaken. När det gäller att knyta nya kontakter så angav sju personer att de fick nya kontakter och hade trevligt när de var på Trygghetshotellet. Sex stycken angav att de fått nya varaktiga kontakter i samband med vistelsen. Lika många svarade att de hade nog med sociala kontakter och var därför inte intresserade av nya utanför hotellet. Elva angav att de ej fått nya kontakter och fyra angav att de tyvärr inte hade fått nya kontakter. Sammanfattningsvis telefonintervju Alla, både dag- och nattgäster, kunde tänka sig att komma tillbaka till Trygghetshotellet igen, och två personer hade redan bokat in sig på nytt. En person svarade att hälsan hade försämrats och att det därför var svårt att ge svar. Värt att komma ihåg i detta sammahang är att det är Trygghetshotellets personal som har ringt upp och ställt frågorna i telefonenkäten, vilket kan bidra till ett så genomgående positivt resultat. 15 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

229 Intervju med sektionschef för Trygghetshotellet En telefonintervju med sektionschefen på Trygghetshotellet har genomförts med fokus på de förändringar i riktlinjer som beslutades av kommunstyrelsen Möjligheten att checka in som daggäst, började den 1 maj 2014, samma tid som denna uppföljning täcker in. De första dagästerna började komma under juli månad. Att checka in som daggäst innebär att man är välkommen till frukostbuffen på morgonen och kan sedan delta i måltider och aktiviteter fram tills efter kvällsmaten. Att minska andelen platser för nattgäster från 20 till 18 var en av de beslutade förändringarna, samt att utveckla Trygghetshotellet i enlighet med stadskontorets förslag, dvs. att inrätta ett aktivitetsrum samt ett visningsrum för välfärdsteknik. Ett av rummen har blivit ett aktivitetsrum, vilket var klart för invigning hösten Detta innebär att det nu finns 17 rum varav 2 är dubbelrum, och alltså plats för 19 nattgäster totalt. I början av hösten 2015 kommer ett av dessa rum att bli ett visningsrum för välfärdsteknik och då minskar antalet nattplatser till 18. Det första som kommer att finnas i rummet är en cykel från företaget jdome Bike Around, som kan användas till att ta en virtuell cykeltur. I intervjun framkom också information om aktiviteter för Trygghetshotellets gäster, hur Trygghetshotellet marknadsförs samt information som gästerna får med sig hem efter vistelsen. Denna information handlar om service som finns att få i Malmö stad om t ex mötesplatser, fixaretjänster, anhörigombud, kriscenter och om hot och våld i nära relationer. Befriande av hemtjänstavgift Stadskontoret fick i uppdrag att utreda möjligheten för Trygghetshotellets gäster att få avdrag på hemtjänstavgiften under vistelsetiden. Beslutet togs i Kommunfullmäktige och nedanstående gäller från För personer som bor på Trygghetshotellet heldygn och har serviceoch/eller omvårdnadsinsatser i ordinärt boende, sker reducering av avgiften på följande grunder. Vid vistelse på Trygghetshotellet reduceras hemsjukvårdsavgiften för de besök som varit planerade. Omvårdnadsavgiften reduceras med det faktiska antal dagar som vistelsen varat. Avdrag för ej utförda serviceinsatser sker med faktiskt antal timmar. Avdrag sker från och med den dag vistelsen på Trygghetshotellet sker. Avgiften debiteras åter från och med den dag vistelsen är slut. För personer som enbart vistas på Trygghetshotellet dagtid, men har insatser kväll och/eller natt från hemtjänsten/hemsjukvården, reduceras inte avgiften (Stadskontoret, 2014). Beläggning av platser Det finns totalt 19 bäddar för nattgäster och från och med maj månad fanns möjlighet att checka in som daggäst. Om Trygghetshotellet är fullbelagt med nattgäster finns det möjlighet för 5 daggäster att checka in, dvs. det går att ta emot 24 gäster samtidigt. Från stadsområdesförvaltning Väster kommer statistik på antalet gäster på Trygghetshotellet under perioden 1 maj 2014 t.o.m. 30 april 2015, tabell 11. Högsta beläggning var i november (medelvärde 19,0) oktober (17,7) och september (16,4). I medel under året var antalet gäster 14,3 per natt och antalet 16 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

230 tomma sängar var i medel 4,7 per natt. Lägst beläggning var i augusti respektive januari med i snitt 7,1 och 6,9 tomma bäddar per natt. Detta innebär att beläggningen i medel under året var 74,8%. Antalet daggäster uppgick i medel till 14,9 per månad med högsta antalet under november (28) och december (26) och lägst antal i juli (4) som var den första månaden med incheckade daggäster, samt mars (5). Tabell 11 visar beläggningsgrad per månad baserat på totalt 19 bäddar, andelen gäster i snitt per dag och andelen tomma platser i snitt per dag. Från och med juli månad visas också antalet incheckade daggäster. Tabell 11. Beläggning av dag- och nattgäster på Trygghetshotellet under uppföljningsperioden. År maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr medelvärde Belagda nätter/månad (%) ,8 Gäster i snitt/natt(%) 13,0 13,5 12,4 11,9 16,4 17,7 19,0 15,0 12,1 13,7 12,4 13,5 14,3 Tomma platser i snitt/natt (%) 6,0 5,5 6,6 7,1 2,6 1,3 0,0 4,0 6,9 5,3 6,6 5,5 4,7 Daggäster antal dagar ,9 För år 2014 är beräkningarna gjorda utifrån underlag till fakturering av avgiften, vilket innebär att det kan bli en viss eftersläpning till månaden efter. För 2015 är beräkningen gjord utifrån statistik per person och månad. 17 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

231 Diskussion Syftet med denna uppföljning av Trygghetshotellet var att se beläggning, vistelsens längd, orsak till vistelsen och upplevelse av vistelsen för dagrespektive nattgäster som checkat in på hotellet. Vidare att följa upp de förändringar som antogs av Kommunstyrelsen, vilket innebär en sänkt åldersgräns från 70 till 67 år, möjligheten för daggäster att checka in samt inrättandet av ett aktivitetsrum och ett visningsrum för välfärdsteknologi, vilket innebär att antalet platser minskar till 18. Incheckade gäster Antalet incheckningar under denna ettårsuppföljning dvs. från den första maj 2014 till den sista april 2015, var totalt 555 varav 79 (14%) gjordes av daggäster och 476 (86%) av nattgäster. Detta innebär att 326 personer har checkat in som nattgäst en eller flera gånger och att 31 personer har checkat in en eller flera gånger som daggäst. Ungefär en femtedel av nattgästerna har checkat in mer än en gång (18% för kvinnor och för män 21%). För daggästerna var andelen återincheckade män (17%) liknande den för nattgäster, medan kvinnor i högre grad checkade in igen (36%). I den senaste utvärderingen från 2013, gjordes det 616 incheckningar under 1,5 år av nattgäster, vilket innebar att 429 personer checkade in en eller flera gånger (Ekvall 2013). Nyttjandegrad Med statistik som stadsområdesförvaltning Väster tagit fram kan beläggningen på Trygghetshotellet följas över tid. I medel var beläggningen av nattgäster under året 74,8%. Eftersom antalet bäddar har minskat från 20 till 19 kan beläggningen i denna utvärdering räknas om utslaget på 20 bäddar. Den nattliga beläggningen blir då 71%, vilket är en ökning från föregående år. År 2013 var beläggningen 44%, år %, år %, år % och år %. Budgeten för Trygghetshotellet är beräknat på en beläggning på 90% och jämförelsevis har särskilt boende i samma stadsområde en budget motsvarande en beläggning på 97%. Trygghetshotellet har en unik verksamhet som riktar sig mot en egen målgrupp. Enligt enhetschefen behöver personaltätheten vara både stabil och förhållandevis hög, då de äldre som checkar in på hotellet har behov av närvaro av personal som har tid för sociala samtal. Med denna bemanning finns då också ett utrymme för att ta emot variationen av daggäster samt instruera och hjälpa till i solrum och teknikrum (Härstedt 2015). Ett annat sätt att se på beläggningen är att jämföra medeltal på antal gäster per natt. I denna uppföljning var antalet gäster i snitt per natt 14,3. År 2013 var motsvarande siffra 8,9, för , , och för ,8. Detta visar att antalet gäster har ökat från föregående år. Högsta beläggning på Trygghetshotellet var i november, oktober och september och lägst beläggning var i augusti samt januari. Liksom tidigare år och utvärdering/uppföljning varierar beläggningen på Trygghetshotellet över året och många vill checka in under storhelger. I juli månad checkade de första daggästerna in på Trygghetshotellet. Antalet daggäster uppgick i medel till 14,9 per månad med högsta antalet under november och december och lägst antal i juli samt mars. 18 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

232 Hotellgästerna Hotellgästernas ålder varierade stort från 63 till 99 år för kvinnor och 69 till 96 år bland männen. Medelåldern för daggäster var 79 år (77 år för kvinnor och 88 år för män). Medelåldern för nattgäster var 81 år (81 år för kvinnor och 82 år för män). Detta överensstämmer väl med 2013 års siffor där medelåldern var 82,3 år (Ekvall 2013). Ett särskilt fokus i denna uppföljning var att se hur ålderssänkningen i riktlinjerna från 70 till 67 år har påverkat incheckningen. Gällande daggäster så var ingen under 70 år. Gällande nattgäster var det totalt elva personer som var under 70 år, eller 23 av incheckningarna, vilket motsvarar knappt 5%. Detta kan tolkas som att denna nya målgrupp inte har nåtts, eller att de inte har samma intresse eller behov, som de 70 år eller äldre, av att checka in på Trygghetshotellet. Således har denna förändring haft marginell betydelse. Av de som checkat in som daggäster var majoriteten (85%), ensamstående eller änkor/änkemän eller särbo och bland nattgäster var motsvarande siffra 69%. Tidigare år har motsvarande siffra för ensamhushåll dvs. änka/änkling, ensamstående eller särbo varit 65% (Ekvall 2013). Vidare så var siffran högre för kvinnor (för daggäster 90% respektive nattgäster 77%) än för män (daggäster 58% respektive nattgäster 52%). Detta visar att många av kvinnorna som är gäster på Trygghetshotellet har ett ensamhushåll vilket kan vara en anledning till att behovet är större att checka in på Trygghetshotellet. Detta bekräftas också i de skäl som anges till incheckning. Skäl till vistelsen på Trygghetshotellet De vanligaste skälen till incheckning för daggäster var ensamhet (47%), social samvaro/miljöombyte (35%) och bostadsrelaterat skäl (12%). För nattgäster var det vanligaste skälet till incheckning bostadsrelaterat skäl (27%) och social samvaro/miljöombyte (18%). Bland männen angav 19% ensamhet som skäl för incheckning och bland kvinnorna 12%. Att en dryg fjärdedel (27%) av nattgästerna uppgav bostadsrelaterat skäl som anledning till vistelsen, kan delvis förklaras av de stora översvämningarna som drabbade Malmö i augusti I tidigare utvärderingar har motsvarade siffror varit 18% för 2013 och 22% för respektive 2011 och I tidigare utvärdering har värdet av att kunna checka in på Trygghetshotellet när den egna bostaden är under reparation som t ex stamrenovering betonats (Ekvall 2013). Ett av syftena med Trygghetshotellet är att ge gästerna möjlighet att skapa nya nätverk samt ge möjligheteter till social aktivitet. Sociala skäl (28%) var främsta orsaken till incheckning i föregående utvärdering (Ekvall 2013). Bland daggästerna i denna uppföljning anges det som skäl av 35% och bland nattgästerna av 18%. Att kunna delta i den sociala gemenskapen och skapa sociala kontakter betonas av många av gästerna i telefonintervjun. I dessa framkommer också att några som är mycket ensamma tycker att Trygghetshotellet betyder mycket för att få kontakt och få träffa andra. Trygghetshotellet är en viktig mötesplats för de som är ensamma och som vill knyta nya kontakter, och vara med i social gemenskap. För knappt hälften av daggästerna och en femtedel av männen som checkade in som nattgäster, var ensamhet det vanligaste skälet till incheckning. Av daggästerna tyckte 56% och 35% av nattgästerna att vistelsen bidragit till att minska känslan av ensamhet. Värt att notera i detta sammanhang är att 31% daggästerna respektive 40% av nattgästerna inte upplevde sig som ensamma. 19 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

233 Ett observandum gällande dessa siffror är den förhållandevis låga svarsfrekvensen (22% för daggäster respektive 45% för nattgäster). Denna kan förklaras av att det är frivilligt att fylla i utcheckningsformuläret och att det bör göras vid varje utcheckning. Som förstagångsgäst på Trygghetshotellet fyller de flesta i utcheckningsformuläret, men som återkommande gäst kan det upplevas som tjatigt och onödigt, när synpunkter på vistelsen redan lämnats vid tidigare vistelse. Upplevelse av vistelsen på Trygghetshotellet Många av gästerna påpekade att de trivts mycket bra på Trygghetshotellet och personalen får mycket beröm, liksom maten. Överlag tyckte hotellgästerna att helhetsupplevelsen varit mycket bra eller bra (94% respektive 98% för daggäster och nattgäster). På frågan om vad vistelsen betytt svarade alla utom en av daggästerna i positiva ordalag. Samvaron vid måltider och upplevelsen av gemenskapen fick höga siffror, något lägre fick aktiviteterna. Vistelsen visade sig också, i hög grad, svara mot de förväntningar och behov som dag- och nattgäster hade. Att så pass många valt att checka in vid flera tillfällen tyder också på hög nöjdhet. Nöjda gäster som talar väl om Trygghetshotellet är en god källa till marknadsföring. De allra flesta gästerna kunde tänka sig att rekommendera Trygghetshotellet till andra. Uppföljning av förändringar Hösten 2014 invigdes ett aktivitetsrum på Trygghetshotellet och visningsrummet för välfärdsteknologi planeras att invigas tidig höst Tanken med att ha en visningsmiljö för välfärdsteknologi på Trygghetshotellet är att det ska öka tillgängligheten för malmöbon att ta del av sådan information. Eftersom visningsmiljön ännu inte inrättats är det svårt att bedöma hur detta har uppfyllts. I samband med inrättandet av detta rum i början på hösten 2015 kommer antalet platser för nattgäster att minskas till totalt 18. Vilken påverkan befriande av hemtjänstavgiften under vistelsen på Trygghetshotellet har, kan det bara spekuleras i. Av daggästerna var det 27% som uppgav att de hade hemtjänst och motsvarande siffra för nattgästerna var 35%. Detta stämmer väl överens med föregående utvärdering, där 37% uppgav att de hade hemtjänst (Ekvall 2013). Möjligheten att numera kunna checka in som daggäst är ett sätt att kunna erbjudas en plats, när det är fullbokat nattetid på Trygghetshotellet. Men även möjligheten till en dagvistelse och att kunna delta i social samvaro och gemensamma måltider är viktig ur ett ensamhetsperspektiv. Ur ett förebyggande perspektiv är det positivt att daggästerna har möjlighet att checka in på Trygghetshotellet redan till frukostbuffen på morgonen, och sedan kunna stanna hela dagen, äta lunch, fika och en måltid på kvällen. Gemensamma måltider och fikastunder är ett utmärkt tillfälle till social gemenskap och hjälper dessutom till att förbygga undernäring vilket många äldre ensamma personer kan vara i riskzonen för. 20 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

234 Avslutande reflektioner Denna uppföljning liksom tidigare utvärdering (Ekvall 2013) visar att Trygghetshotellet fyller en viktig funktion för de äldre malmöbor som har checkat in som dag- eller nattgäster. Trygghetshotellet tillgodoser behovet av tillfälligt stöd och gemenskap, vilket framförallt är viktigt för ensamma och ensamboende äldre personer, företrädesvis kvinnor. Antalet personer som gästade Trygghetshotellet under denna ettårsuppföljning var ungefär 350 individer, vilket får anses som en liten grupp av Malmös befolkning som är 67 år och äldre. Ungefär en femtedel av nattgästerna har checkat in fler än en gång, vilket också gäller för män som checkat in som daggäster. Drygt en tredjedel av kvinnorna som checkat in som daggäster, checkade in igen. Beläggningen på Trygghetshotellet under denna utvärderingsperiod var 74,8% för nattgäster. Antalet gäster per natt har i medel varit 14,3 för 19 bäddar. Antalet daggäster har i medel varit 14,9 per månad. Detta innebär ganska stora möjligheter till att öka på antalet daggäster, vilket kan åstadkommas när konceptet blir mer känt, förmodligen genom både marknadsföring och på rekommendation av tidigare nöjda gäster. I den nya målgruppen med daggäster anger nästan hälften (47%) ensamhet som skäl till incheckning, och drygt hälften (56%) anser att vistelsen har bidragit till att de känner sig mindre ensamma. Framförallt är det ensamma och ensamboende äldre som har ett behov av en mötesplats för att skapa nya kontakter och hitta social gemenskap. Trygghetshotellets gäster uppskattar och är nöjda med den verksamhet som bedrivs. Gästerna är i hög grad nöjda med sin vistelse och skälen till vistelsen svarar väl emot de kriterier och behov som Trygghetshotellet har planerats för. Trygghetshotellet bidrar till att erbjuda äldre Malmöbor stöd att leva självständigt under trygga förhållanden som föreskrivs i socialtjänstlagen kap 5 4. Trygghetshotellet tycks också fylla en funktion för personer som tillfälligt inte kan vistas i sin bostad, samt för närstående och som stöd i samband med sjukhusvistelse. Trygghetshotellet har efter sex års verksamhet en ganska jämn, men relativt begränsad kundkrets av äldre malmöbor. Möjligheten att kunna komma som daggäst och ta del av verksamheten och gemenskapen är ett sätt att satsa förebyggande och bidra till äldres trygghet och sociala välbefinnande och hälsa. 21 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

235 Referenser Ekvall G Trygghetshotellet i Malmö, Utvärdering. FoU-dokument 2013:2 Stadskontoret, Malmö stad. Ekvall G Trygghetshotellet i Malmö, Utvärdering. FoU-dokument 2011:3 Stadskontoret, Malmö stad. Ekvall G Trygghetshotellet i Malmö, Uppföljning. FoU-dokument juni 2010 Stadskontoret, Malmö stad. Härstedt, Åke Enhetschef för Trygghetshotellet, personlig kommunikation Riktlinjer för Trygghetshotellet i Malmö stad. Antagna av Kommunstyrelsen , reviderade Tjänsteskrivelse STK Uppföljning av Trygghetshotellet. Stadskontoret. Välfärdsavdelningen, Stadskontoret Tillämpningsanvisningar för beräkning av avgifter inom vård och omsorg i Malmö stad /Tillampningsanvisningar+avgifter+voo+2015.pdf 22 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

236 Bilagor Bilaga 1 Riktlinjer för Trygghetshotell i Malmö stad Bilaga 2 Bokningsformulär Malmö stads Trygghetshotell (dag- och nattgäster) Bilaga 3 Utcheckningsformulär Malmö stads Trygghetshotell (dag- och nattgäster) Bilaga 4 Uppringningsformulär Malmö stads Trygghetshotell (dag- och nattgäster) 23 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

237 Riktlinjer för Trygghetshotell i Malmö stad (Antagna av kommunstyrelsen , reviderade ) Syfte Syftet med Trygghetshotellet är att skapa större trygghet för äldre personer som bor i eget boende. Personer som vid olika tillfällen kan känna fysisk svaghet, känsla av oro, ensamhet eller andra akuta behov av social karaktär ska ha möjlighet att checka in på hotellet. Trygghetshotellet ska fungera som en förebyggande verksamhet med möjlighet för gästen att skapa nya nätverk och ge möjlighet till social aktivitet utifrån förmåga och behov. Genom lagen (2009:47) om kommunal befogenhet att tillhandahålla servicetjänster åt äldre, ges möjlighet för kommunerna att på ett enkelt sätt, utan föregående biståndsbedömning, tillhandahålla servicetjänster för att förebygga skador, olyckor och ohälsa. Lagar, förordningar och föreskrifter Socialtjänstlagen, SoL Enligt 1 Kap. 1 Socialtjänstlagen ska samhällets socialtjänst på demokratins och solidaritetens grund främja människors sociala trygghet. Verksamhetens ska bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. Enligt 3 Kap. 1 ska socialnämnden genom uppsökande verksamhet och på annat sätt främja förutsättningarna för goda levnadsförhållanden samt svara för omsorg och service, upplysningar, råd, stöd och vård, ekonomisk hjälp och annat bistånd till familjer och enskilda som behöver det. Hälso- och sjukvårdslagen, HSL Hälso- och sjukvårdslagen innehåller de grundläggande reglerna för all hälso- och sjukvård. Lagen innehåller flera bestämmelser som rör vårdens kvalitet och att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras. Lagen innehåller också bestämmelser om att vården ska bygga på respekt för patientens självbestämmande och integritet för att tillgodose patientens behov av trygghet i vård och behandling. Utöver SoL och HSL gäller i förekommande fall de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Målgrupp Personer 67 år och äldre, folkbokförda i Malmö Stad och som har en fast bostadsadress och som befinner sig i en situation med tillfälligt behov av stöd och hjälp. När par checkar in gäller att den ena parten måste var 67 år eller äldre. Vid behov av eventuell prioritering av plats ska äldre åldersgrupper ha förtur till plats. Sjuksköterskan avgör utifrån varje enskilt fall om incheckning är möjlig. Incheckningskriterier och avgränsningar Om man tillhör målgruppen och uppfyller kraven för incheckning till Trygghetshotellet ska man snarast få en sådan plats. Däremot kan hotellet inte garantera att man erhåller enkelrum utan gästen måste då vara beredd att dela rum med någon annan gäst av samma kön. Incheckning sker på eget initiativ dygnet runt, sju dagar per vecka. Plats kan bokas i förväg. 24 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

238 Den person som checkar in på Trygghetshotellet benämns gäst, man kan välja att checka in sig som övernattningsgäst eller som daggäst. Man kan checka in sig för en två veckors period (14 dagar) per gång. Undantag från 14 dagarsregeln gäller för anhörigs semester och/eller planerad/oplanerad sjukhusvistelse eller efter bedömning av sjuksköterska på Trygghetshotellet. Därefter checkar man ut till sin bostad eller till annan vårdinrättning om behovet så kräver. Mellan varje incheckningsperiod måste det vara ett intervall av 24 timmar. Sjuksköterska avgör om personen som vill checka in på Trygghetshotellet i stället är i behov av akut sjukvård eller annat stöd/omhändertagande. Trygghetshotellet gäller inte för de personer som har en biståndsbedömd korttidsplats/växelvårdsplats, och inte heller för de personer som har en diagnostiserad demenssjukdom. Stadsdelarna kan inte via vårdplanering checka in en person på Trygghetshotellet direkt från sjukhusvistelse. Däremot kan den enskilde checka in sig på Trygghetshotellet direkt efter en sjukhusvistelse. Dokumentation Trygghetshotellet har ingen utredningsskyldighet. Vissa personuppgifter måste dock registreras. Vid incheckningstillfället är sjuksköterskan skyldig att dokumentera uppgifter om gästens medicinska status och den hälsomässiga bedömning som sjuksköterskan gör. Bedömningen ska utgå från ett egenvårdsperspektiv. Vid incheckningen ombedes gästen svara på en enkät med frågor som berör orsak till incheckning, boendesituation, stadsområde, social situation, ålder, kön, hemtjänstinsatser, nätverk mm. Vid utcheckningen ombedes gästen svara på frågor som berör upplevelsen på Trygghetshotellet. Enkäten vid utcheckningen kan besvaras anonymt om gästen så önskar. Vid utcheckningen erbjuds gästen även ett uppföljningssamtal av personalen på Trygghetshotellet efter ca två veckor. För övrig eventuell dokumentation ska samtycke inhämtas från gästen. Sociala och medicinska omvårdnadsinsatser När gästen anlänt till hotellet och om svårigheter i hemsituationen föreligger erbjuds hjälp med kontakt med det stadsområde där personen bor för att reda ut situationen. Efter skriftligt samtycke från gästen tas kontakt med biståndshandläggaren i aktuellt stadsområde som utreder och ansvarar för fortsatt vårdplanering. De medicinska insatserna ska främst ske utifrån ett egenvårdsperspektiv exv. uttag av tabletter ur dosett till reumatiker. Vistelsen på Trygghetshotellet omfattar inte rehabilitering eller utprovning av hjälpmedel. Kostnad för gästen Övernattningsgäst ska betala en avgift för måltider som motsvarar dygnskostnaden för boendeabonnemang i särskilt boende och en avgift för platsen motsvarande maxtaxan för icke fullvärdigt boende enligt 8 Kap. 2 Socialtjänstlagen samt en serviceavgift motsvarande 1,5 timmar av självkostnadspriset för social hemtjänst per 14 dagar. 25 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

239 Daggäst ska betala en avgift för måltider som motsvarar dygnskostnaden för boendeabonnemang i särskilt boende. Samtliga priser är indexerade och räknas fram utifrån innevarande års index. Gästen svarar själv för inkontinens- och läkemedel, kläder samt toalettartiklar. Hotellet står för sänglinne och handdukar samt är behjälplig vid tvätt av personliga persedlar. Gästen faktureras i efterhand för vistelsen eller betalar elektroniskt vid utcheckningen. Olycksfall Vid olyckshändelser som gästen är ansvarig för ska gästens hemförsäkring gälla medan kommunens regler gäller för verksamheten i övrigt och då personalen orsakat skada på gästens tillhörigheter. Underskott/överskott Underskott i verksamheten ska fördelas enligt resursfördelningsprincipen och eventuella överskott återgäldas till kommunstyrelsen. 26 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

240 Bokningsformulär Malmö stads trygghetshotell 27 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015

241 28 Stadskontoret Trygghetshotellet i Malmö Stad Uppföljning maj 2014 april 2015