Styrelsemö te

Transkript

1 Styrelsemö te Närvarande ledamöter: Per Edström, Thomas Haglund, Leif Selling, Pia Sandström, Per Sander och Pelle Molin Övriga närvarande: Under Sven-Åke Heinemo Ej närvarande ledamöter: Torbjörn Engberg Tid och plats: 18:00-21:00 i klubbstugan Mötets ordförande: Per Edström Sekreterare: Leif Selling Justerare: Per Edström och Pelle Molin 94 Mötet öppnas Mötets ordförande, Per Edström, förklarar sammanträdet öppnat. 95 Hitta Ut 2013 Pelle Molin och Sven-Åke Heinemo har gjort en skriftlig sammanställning av Hitta Ut Sammantaget är Hitta Ut återigen en succé vad beträffar antal registrerade checkpoins och antalet individer som deltagit, och det har gett goodwill till Härnösands OK hos gemene man, hos kommunen och presumtiva annonsörer som en bra samhällsinsats. Problemen har varit bl.a. distributionen via Svensk Direktreklam, SDR. Den fungerade inte, och klubben har kompenserats ekonomiskt för detta. Organisationen var inte optimal, då få gör för mycket. Vissa problem har funnits med kontakterna med kansliet, t.ex. inmatning, ändring av program, hemsida. Hitta Ut ger inte automatiskt fler medlemmar, i vart fall inte på kort sikt. Diskussion om vad vi kan göra och vad som har varit problem. Det gäller att eliminera så många negativa effekter som möjligt om vi ska fortsätta. Om vi inte fortsätter kan det slå tillbaka mot klubben som badwill. En idé är att ta stöd av kommunen för genomförandet. En risk om vi inte delar ut till alla hushåll är att vi får färre annonsörer. LONA-bidrag har beslutats från kommunen med 6000 kr men Nils-Göran Olsson har fakturerat bara en del av den summan. Organisatoriskt har det inte fungerat fullt ut med t.ex. kartsläpp. Att sälja annonser var svårt. Snart måste vi fatta ett beslut. Vi behöver någon som kan ta huvudansvaret och bestämma vad vi ska erbjuda Hitta Ut eller något annat? Pelle Molin har tittat på Friska Örnsköldsvik som finansieras delvis av Ö-viks kommun och distribueras via Tidningen 7. Tre orienteringsklubbar, Skogslöparna, Nolaskogsarna och Hägglunds samverkar. En del av administrationen sköts via Tidningen 7. Fyra kartor släpps under säsongen och kartorna är i A4-format. En möjlighet är att göra ett liknande koncept med Härnösands kommun och tidningen Yippie. Vi behöver ta reda på mer genom samtal med Ö-viks kommun, Ö-viksklubbarna och Tidningen 7.

2 att Per Sander i samråd med Åke Bergkvist och Sven-Åke Heinemo fakturerar kommunen 6000 kr i LONA-bidrag att Sven-Åke Heinemo kontaktar Nils-Göran Olsson för ett nytt underlag att Per Sander kontaktar fritidschefen i Örnsköldsvik och Tidningen 7 att Pelle Molin kontaktar representanter för Ö-viksklubbarna att Per Edström utifrån informationen om Ö-vikskonceptet kontaktar Härnösands kommun att om kontakterna faller väl ut delegera till ordförande besluta om att dra igång det nya konceptet att inte starta Hitta Ut 2014 om det inte finns en frivillig huvudansvaring i HOK 96 Godkännande av ärendelista Ärendelistan godkänns. 97 Föregående mötesprotokoll ( ) Per Edström går igenom protokollet. Angående nya kartområden får Leif Selling i uppdrag att skicka ett mail till Peter Näsholm med kopia till Torbjörn Engberg och Per Edström för att påminna om en förteckning över tänkbara områden för en ny karta. 98 Inkomna skrivelser Träff om snöskoloppet, Friluftsfrämjandet. De vill nu ha ett möte med Härnösands OK. att uppdra till Per Sander att be Göran Abel föreslå datum och representera Härnösands OK. Träff med SISU och ÅOF 21/10 i Kramfors att uppdra till Leif Selling att meddela att vi inte kommer till den träffen. Skallgångskåren Mail från Polisen om att de vill ha någon eller några kontaktpersoner. att uppdra till Thomas Haglund att kontakta ca 10 personer och sedan förmedla namnen till Polisen med kopia till styrelsen. Härnösandsklassikern Möte om Härnösandsklassikern på samhällsförvaltningen onsdagen den 16 oktober att uppdra till Pia Sandström och ev. Pelle Molin att delta vid denna träff. Ungdomstränarutbildning SOFT har meddelat att utbildningen i Sundsvall har ställts in. SOFT erbjuder samma utbildning i Stockholm och de står för resa och logi. Torbjörn Engberg och Erik Borglund var anmälda till Sundsvall och kommer också att delta i Stockholm. att även Susanna Edström och Pelle Molin får möjlighet att vara med om de kan.

3 99 Rapporter Per Sander redovisar det aktuella ekonomiska utfallet Hitta Ut har gett ett ekonomiskt överskott i storleksordningen kr och det motsvarar delvis återbetalningen från SDR. Ännu återstår några utgiftsposter för priser m.m. för Hitta Ut Idrottslyftet - bordläggs 101 Visionsarbetet - bordläggs 102 Klubbstugan på Vårdkasberget Per Edström redovisar vad som hänt och hur kontakterna med Härnö IF har tagit mycket tid. Det har ändå gått bra och skötts i en positiv anda från bägge parter. Kontraktet är påskrivet och stugan är betald. Härnö IF:s skylt är kvar men ska tas ner av Härnö IF. Leif Selling har gjort anmälan om adressändringar avseende kostnader för el till Hemab och EON, och stugan är försäkrad hos Länsförsäkringar från Köpekontrakt, köpebrev och nyttjanderättsavtal finns och bör arkiveras på lämpligt sätt. Efter diskussion föreslås följande åtgärder: - att ordna kodlås för stugan - att ha en bänk för skogräns inne - att ordna trätrall, skohyllor och krokar ute - att sätta upp skyltar med HOK-logga - att ordna med enklare belysning under skärmtaket - att ta ned och spara fönsterluckorna - att regla ut kortväggen mot köket och bygga in hyllor för Härnö IFs prissamling bakom öppningsbar vägg, vilket samtidigt ger lagringsutrymme för kartor och träningsmaterial Arvsfonden besöker Härnösand den 7 november. De har en kriterielista som passar in på våra idéer med utvecklingen av stugan på Vårdkasberget. att Torbjörn Engberg ordnar lämplig arkivering av avtalshandlingar att uppdra till Per Hansson att planera åtgärderna ovan och införskaffa material, och därtill sammankalla personer vid ett lämpligt tillfälle för att verkställa detta att Torbjörn Engberg deltar i Arvsfondens möte att anordna en namntävling för benämning av den nya klubbstugan 103 Vårdkasbergets utveckling Hemab och kommunens initiativ med en delaktighet från föreningarna har lagts på is. Härnösands OK var en av få positiva i remissvaren. Vindkraftpengar kommer att delas ut genom särskilda beslut. Kommunens insatser kommer att verkställas via Fritidsförvaltningen.

4 104 Lärgrupper för 2013 och 2014 bordläggs 105 LOK-stöd i Idrott Online bordläggs 106 Policy för uppvaktning att uppvaktning ska ske av de klubbmedlemmar som fyller 50 år. Sekreteraren får via Åke Bergkvist en lista i slutet av året. då om uppvaktningens omfattning och hur uppvaktningen ska ske för det kommande året. 107 SI-skrivare/display bordläggs 108 Ny HOK-flagga (Tobbe) bordläggs 109 Övriga frågor Säsongsavslutning Säsongsavslutning blir det lördagen den 16 november. Samling kl. 13 i stugan på Vårdkasberget för prisutdelning. Förtäring i form av något som bubblar och salta pinnar. Sedan blir det transport ned till simhallen för bad och aktiviteter kl Simhallen och relaxen är bokad. Där har vi knytisfika. Pia Sandström får besked om kostnaden och styrelsen fattar beslut om omfattningen per mail. Eventuell att uppdra till trivselkommittén att ansvara för förtäringen att uppdra till Torbjörn Westman ansvara för priser och prisutdelningen tre medaljer i alla ungdomsklasser att uppdra till Per Sander att göra en inbjudan med program och tider till hemsidan och som e- post. I denna inbjudan annonseras namntävlingen för den nya klubbstugan. att uppdra till Erik Borglund att kontakta Tidningen Ångermanland för reportage om den nya klubbstugan.

5 Staffan Barrefalks sponsorförfrågan till Länsförsäkringar Härnösands OK kommer at kunna få en summa på kr från Länsförsäkringar. Leif Selling undersöker vidare med Staffan Barrefalk hur vi ska medverka som motprestation. Dunjackor från Noname Extratryck för klubbmärke bekostas av klubben. Inget lager. Jackorna kostar ca 1150 kr att uppdra till Pelle Molin att annonsera köpet som ett direkt köp för klubbmedlemmen men vi lägger inte upp ett lager. Klubben tar kostnaden för trycket. 110 Förberedelser och ärenden till nästa möte Nästa styrelsemöte blir måndagen den 9 december kl Ett ärende är att följa upp träff om visionsarbetet i november. Vi ska se över våra kommittéer och fundera om det behövs nya eller om några ska avvecklas. Styrelsen ombeds fundera på detta till nästa gång. Likaså ska verksamhetsplan, verksamhetsberättelser och förslag till årsmötet funderas över. 111 Mötet avslutas Mötets ordförande, Per Edström, förklarar sammanträdet avslutat. Leif Selling Per Edström Pelle Molin Sekreterare Justerare Justerare