IKT 5. Påbyggnadskurs i Microsoft Office. Dan Haldin

Transkript

1 IKT 5 Påbyggnadskurs i Microsoft Office Dan Haldin 2012

2 I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G IKT 5 Påbyggnadskurs i Microsoft Office... 4 Effektivisera Microsoft Office Word... 4 Autokorrigering... 4 Använda Autokorrigering... 4 Övning 1 Autokorrigering... 6 Byggblock... 7 Bokmärken Infoga bokmärken Gå till ett bokmärke Mallar Teman Formatmallar Spara markering som snabbformat Makron i Microsoft Word Spela in ett Makro Koppla makro till knapp Extra övningar skapa makron Microsoft Excel Inmatning av text och tal Infoga rader och kolumner Cell referens Absolut referens Anpassa cellens format Valutaformat

3 Hämta format Formatera kalkylblad Villkorsstyrd formatering Funktioner Diagram Skapa diagrammall Verifiering Namnge celler Betalning Problemlösning med Excel Problemlösaren Om funktionen OM funktionen med fler villkor Letarad Scenariohanteraren Avkastning Sammanfoga Delsummor Delsumman Antal: Pivottabellen Ändra i pivottabeller Ändra beräkningen i dataområdet Uppdatera en pivottabell Visa detaljer för en datacell Gruppera fält

4 I K T 5 P Å B Y G G N A D S K U R S I M I C R O S O F T O F F I C E EFFEKTIVISERA MICROSOFT OFFICE WORD AUTOKORRIGERING Med funktionen Autokorrigering sker en automatisk kontroll och redigering av vissa saker i dokumentet medan du skriver in texten. Om du vet att du skriver in vissa ord fel ofta kan du lägga in dem så att de rättas automatiskt medan du skriver. Man kan också få en bestämd typ av formatering automatiserad, t.ex. kursivering av ditt namn med en viss font. ANVÄNDA AUTOKORRIGERING Som du säkert märkt så lever Word ibland sitt eget liv, ett exempel är t.ex. när du skriver in text och inte inleder ett nytt stycke med Versal, då korrigerar Word detta så fort som du lägger ett mellanslag efter ordet. Detta är alltså autokorrigeringen som är aktiv. Ibland kanske du inte vill att detta ska ske, då kan du peka på ordet som autokorrigerats. I detta fall visas en understrykning av det som autokorrigerats. Klicka på understrykningen för att komma åt redigeringsläget för autokorrigeringen. Exempel: När du klickar på understrykningen kan du välja mellan följande: Om du inte vill ha versal väljer du Ångra Ändra automatiskt till versal. Om du vill inaktivera så väljer du alternativ två och om du vill ha ytterligare alternativ väljer du Ange alternativ för Autokorrigering 4

5 Om du inte har någon autokorrigering i dokumentet och vill komma åt ovanstående fönster får du klicka på Office knappen och välja Word-alternativ. Klicka på kategorin Språkkontroll och sedan på knappen Alternativ för autokorrigering. 5

6 Vi är tillbaka i korrigeringsläge för Autokorrigering. ÖVNING 1 AUTOKORRIGERING Skapa ett nytt dokument lägg till nedanstående autokorrigeringar. Testa sedan att skriva in den inramade texten. mobil = mobiltelefon Saltnäs M = Saltnäs Mobilshop PeKKa Kännycke lade 1998 grunden för företaget Salnäs M. idag driver han förtaget med sonen Markku coh dottern Petra vars intressen mobil har varit stor sedan starten. Gör korrigeringar med autokorrigering, om nått felaktigt inte korrigeras gör det manuellt. Stäng dokumentet 6

7 BYGGBLOCK I word 2007 finns det en mängd färdiga byggblock som underlättar för dig när du skapar dokument. Olika typer av byggblock är t.ex. Sidhuvud och sidfot, sidnummer, ekvationer och fsättningsblad. Du hittar de olika byggblocken i gruppen Snabbdelar under fliken Infoga och gruppen Text. Skapa ett nytt dokument och klicka sedan på alternativet Snabbdelar i gruppen Text. Välj alternativet Ordna byggblock: Klicka dig ner till namnet Kuber och välj sedan Infoga. Aktivera de dolda tecknen för att bekräfta att det finns en sidbrytning från den första sidan vilket gör att du kan börja skriva in standardtext from sid 2. Det som byggblocket är uppbyggt av är såkallade fält som ska innehålla en viss typ av information. 7

8 Skriv in nedanstående info i fälten enligt modellen nedan. Snabbspara dokumentet med namnet IKT påbyggnadskurs i din Wordmapp. Som du säkert märker finns det mycket att välja på men det innebär inte att allt finns färdigt. Därför kanske man måste skapa ett eget byggblock detta gör du på följande sätt. Börja med att öppna dokumentet Byggblock.docx. från Ovningar/Dan /Microsoft Word: 8

9 Markera allt i dokumentet genom att använda snabbkommandot CTRL + A Visa fliken Infoga och klicka Snabbdelar i gruppen Text. Väl spara markering i snabbgalleriet. Skriv in namnet Mobilshopen som namn, beskriv med logo och innehåll. Bekräfta med OK. 9

10 Ta fram ett nytt tomt dokument, Aktivera Infoga, välj Byggblock och sök fram ditt eget nya byggblock. Markera och använd i det nya dokumentet. Sortera i alfabetisk ordning genom att klicka på Namn. Klicka på infoga. Stäng utan att spara när du testat klart. BOKMÄRKEN INFOGA BOKMÄRKEN Öppna dokumentet Iphone 5, sök fram rubriken iphone 5 årets julklapp år 2011? För att infoga ett bokmärke i ett dokument börjar du med att placera insättningspunkten där du vill ha bokmärket, i det här fallet framför rubriken. Klicka sedan på Infoga fliken och välj alternativet bokmärke i gruppen Länkar. Skriv in namnet Julklapp i rutan Bokmärkesnamn och klicka sedan på Lägg till. 10

11 GÅ TILL ETT BOKMÄRKE För att använda bokmärket väljer vi på nytt fliken Infoga och alternativet Bokmärke. Markera bokmärket du vill använda och klicka på knappen Gå till. Ett annat alternativ att använda bokmärket är att gå in på fliken Start, aktivera Sök. Välj fliken Gå till, välj Bokmärke och lista sedan fram rätt bokmärke. 11

12 M A L L A R Olika typer av mallar är Styckeformatmallar, Teckenformatmallar, Listforamtmallar, Tabellformatmallar och Dokumentmallar. TEMAN I Office finns en mängd teman som du använder för att få en enhetlig stil i dina dokument. Du kommer åt teman via fliken Sidlayout och gruppen Teman. Öppna dokumentet IPhone 5. Applicera temat Urbant på dokumentet. Snabbspara och stäng FORMATMALLAR För att få ett proffsigt utseende på dina dokument bör du använda de formatmallar som finns för Word. Formatmallarna är baserade på Dokumenttemat, så om du ändra tema så ändras också utseendet på ditt dokument. Den vanligast Formatmallen som används är textmallen Normal och Rubrikmallar i olika nivåer. Markera texten som ska formateras och klicka på t.ex. Rubrik 1 för att använda formatmallen. Om du vill komma åt samtliga formatmallar så kan du klicka på knappen Mer Formatmallar. Från detta läge kan du byta, ändra och redigera formatmallar. SPARA MARKERING SOM SNABBFORMAT Skriv och formatera texten som du önskar att den ska se ut, markera texten och klicka på listpilen för att välja Format. Klicka på alternativet Spara markering som snabbformat: 12

13 Skriv in ett namn på snabbformatet, t.ex. ingress och klicka på ok Efter detta kommer du åt det nya snabbformatet från gruppen Format Snabbspara och stäng. 13

14 M A K R O N I M I C R O S O F T W ORD Vad kan man använda ett Makro till i en ordbehandlare? När man märker att man gör samma sak många gånger när man arbetar med en ordbehandlare så kan det vara tid att fundera över att skapa en makroprocedur som fixar det åt dej med en knapptryckning. En viktig sak att komma ihåg om man skapar och använder makron är hur man spara dokumentet. Ett sätt är att man lagrar procedurerna i formatmallen Normal, då kommer du allttid åt den när du behöver den. Om du däremot ska skicka vidare dokumentet till andra användare och dessa också behöver komma åt makrot så bäddar du in makrot i dokumentet genom att spara det som ett Makroaktiverat Word-dokument under spara som menyn. SPELA IN ETT MAKRO Enklaste sättet att skapa ett makro är att spela in det, spara det och koppla det till en egen knapp. Det som kommer att skapas är ett VBA script som sedan återupprepas när du klickar på knappen som är kopplad till makrot. Vi ska börja med att skapa ett Makro som ändrar på dokumentets utskriftsformat så att både sidorientering, marginaler ändras. Börja allttid med att planera hur du ska banda makrot, dvs. se till att du vet varje steg du ska göra så att du inte behöver skumma runt i menyer och flikar eftersom allt du gör bandas. Aktivera fliken Utvecklare: Sök fram knappen Spela in makro som du sedan klickar på för att aktivera funktionen: 14

15 Namnge makrot Sidlayout och skriv in beskrivningen ändrar sidlayout och marginaler. Klicka på OK för att starta bandningen Klicka på fliken Sidlayout och ändra först Orienteringen till liggande och sedan marginalerna till smalt. Klicka på Stoppa inspelningen under fliken Utvecklare. KOPPLA MAKRO TILL KNAPP Så där ja, första makrot är klart, men än så länge inte så lätt att använda. Utan knappen så måste jag köra makrot via Utvecklarfliken och makron, därför ska vi nu koppla makrot till en egen knapp som vi lägger i det egna verktygsfältet Snabbåtkomst. 15

16 Klicka på Office knappen och välj alternativet Word Alternativ: Välj kategorin Anpassa och ändra i kombinationsrutan till gruppen makron. Markerar Normal.NewMacros.Sidlayout och klicka på knappen Lägg till>> När makrot kommit över på den höra sidan markerar du det och klickar på knappen Ändra: Välj en egen Symbol för ditt makro och ändra visningsnamn till Smal- Liggande, klicka sedan på OK. Bekräfta sedan med OK. 16

17 Nu finns knappen med uppe i verktygsfältet men inställningarna är redan aktiva i detta dokument, skapa därför ett nytt genom att ta CTRL + N och använd sedan snabbknappen för att ändra orientering och marginaler. EXTRA ÖVNINGAR SKAPA MAKRON Skapa ett nytt Makro som skapar en tabblista med 3st specialtabblägen. Det första skall vara ett vänster tabbstopp på 4cm med utfyllnadstecken 2, det andra ska vara högerjusterat på 7cm med utfyllnadstecken 2 och det tredje ska ligga på 10cm, vara högerjusterat och ha samma utfyllnadstecken avstånd efter ENTER ska vara 3pkt. Koppla ditt makro till en knapp som ser ut så här och använd sedan ditt makro i ett nytt dokument med namnet Inköpslista för vintern.docx Brasved m m Snöskyffel st Tändvätska... 7, L

18 M I C R O S O F T E X C E L INMATNING AV TEXT OCH TAL Skapa nedanstående grundkalkyl, använd autofyll för att skapa artikelnummer NA-101 Na-108. Skriv in resterande värden, använd autofyll för månaderna. I cellen B:12 skriver du in Totalt, placera sedan markören i cellen G:3 och skriv där tecknet =, klicka sedan på cellen B:12 och bekräfta sedan med Retur Formeln låser innehållet till detsamma som finns i cellen B:12 och är därmed beroende av den cellen i fortsättningen. Klicka i cellen C:12 och dubbelklicka sedan på knappen Autosumma för att summera värdet för Januari. Markera cellen och använd handtaget för att kopiera formeln till F:12. 18

19 Klicka i cellen G:4 och dubbelklicka på Autosumma på nytt, kopiera sedan ner formeln till cellen G12. INFOGA RADER OCH KOLUMNER I kalkylen saknas inköpspriset för artikeln, den skall finnas till höger o Namnfältet. Detta kan ordnas på flera olika sätt, t ex kan du markera allt som ligger till höger om Namn och flytta hela markeringen ett steg till höger. Du kan också placera markören någonstans i januari stapeln och välja från Fliken Infoga alternativet Infoga Celler. Det sätt som jag föredrar är att Högerklicka på knappen för fältet och infoga från snabbmenyn. Skriv in det nya fältnamnet Inköpspris och skriv sedan in nedanstående värden. Ta också tag i cellen som innehåller Totalt i B:12 och flytta den till C:12. CELL REFERENS När vi säljer vidare våra produkter så skal vi använda oss av två olika värden, 23% Moms och en marginal (vår vinst), på 18,5%. Dessa värden skall skrivas in i egna celler och vi skall sedan via en formel hänvisa till dessa celler med Absolut Referens vilket betyder att cellvärdet skall låsas för att möjliggöra kopiering av formeln. Skriv in nedanstående värden från cellen A14. 19

20 Skriv in cellvärdet Försäljning exkl. moms i cellen I3, skriv sedan in formel [=H4*C4 ] i cellen I4. och kopiera sedan ner formeln till I11, i cellen I12 autosummerar du ovanstående värden. ABSOLUT REFERENS Skriv in fältrubriken Moms i cellen J:3, klicka sedan i cellen J:4 och skriv =, klicka sedan på Försäljning exkl moms för den första produkten, lägg in * tecknet och klicka sedan på cellen som innehåller Momsprocenten (B:14), när cellen är markerad trycker du ner F4 tangenten för att beordra Absolut referens på den markerade cellen. Bekräfta sedan med Retur. Modell: [ =I4*$B$14 ] (denna modell låser cellen) Kopiera ner formeln. [=I4*B$14 ] (denna modell låser raden 14) [=I4*$B14 ] (denna modell låser kolumnen B) Skapa formelmodellen på samma sätt för fältet Marginal till höger om Moms enligt modellen nedan. Avsluta sedan formelövningen med att autosummera fälten Försäljning exkl. moms, Moms och Marginal i fältet Försäljningspris. 20

21 ANPASSA CELLENS FORMAT Innehållet i kalkylen kan kännas väldigt oklart då allt bara består av talformat då det egentligen handlar om antal och valutavärden. För att förtydliga måste vi formatera cellens innehåll. Vi börjar med alla celler som innehåller Antal. Markera cellerna D:4 till H:12, tryck sedan ner CTRL följt av siffertangenten 1. detta snabbkommando aktivera fönstret Formatera celler. Du kan naturligtvis också gå via Fliken Start och gruppen Format eller Högerklicka i området och välja från snabbmenyn. Klicka på fliken Anpassad och skriv in det anpassade cellformatet enligt modellen på nästa sida bekräfta sedan formatet med OK. Observera att det bör finnas ett mellanslag mellan det fösta citattecknet och teckensträngen st. Om du utelämnar den kommer teckensträngen att sitta ihop med talet. 21

22 VALUTAFORMAT Markera området I:4 till L:12 och klicka sedan på knappen för Valutaformatering av cellens innehåll. Som standard kommer valutaformateringen att antingen vara eller kr. Hur kan det komma sig att det kan vara olika. Jo det är vanligt att när man installerar operativsystemet så väljer man under Nationella inställningar alternativet Svenska istället för alternativet Svenska (Finland). I den nationella inställningen finns också t ex datum formatet, tids format och dyl. som skiljer sig mellan Sverige och Finland. Du bör därför se till att du har de rätta inställningarna aktiva. I vårt exempel skall vi använda modellen med 0 decimaler. Därför ser vi till att markeringen är återställd och väljer att formatera cellerna manuellt. Enligt nedanstående modell. Bekräfta med OK Nu finns det ett fält som ännu inte är formaterat, vårt fält Inköpspris, det ska vi formatera på ett annat sätt. 22

23 HÄMTA FORMAT Klicka på någon cell som innehåller rätt valutaformat, klicka sedan på knappen hämta format Inköpspris. på fliken Start. Dra sedan markören över alla värden i fältet Spara din arbetsbok med namnet Saltnäs Workshop i din IT5 katalog. Skapa gärna en undermapp, t ex avancerad Excel för alla dina arbetsböcker. FORMATERA KALKYLBLAD Utseendet på kalkylbladet skall ändras enligt följande: Använd formatering för fyllning, teckenfärg och linjer. Välj sedan via Fliken Visa att dölja stödlinjerna för kalkylbladet. VILLKORSSTYRD FORMATERING Området för Antal sålda skall villkorsformateras enligt följande: Markera området D:4 G:11 Klicka på Fliken Start och välj därifrån Villkorsstyrd formatering i gruppen Format, Välj alternativet Regler för markering av celler följt av regeln mindre än, skriv in värdet

24 Välj ett eget teckenformat som är Röd, Dubbel understruken. Bekräfta med Ok Upprepa samma som ovan men den här gången väljer du alternativet Mellan och registrerar värden mellan 26 och 50 som i bilden nedan, Formatera med Blå teckenfärg, enkel understrykning. Avsluta den villkorsstyrda formateringen med värden enligt följande, Grön + Fet på alla värden som är Större än 51 Bekräfta med OK FUNKTIONER Klicka i D14, skriv in förklaringen Högsta månadsförsäljning, skriv sedan i funktionen [=MAX(D12:G12)] för att ta fram den högsta försäljningssumman. Gör motsvarande på rad 15 där du använder funktionen [=MIN(D12:G12)] samt rad 16 där du använder funktionen [=MEDEL(D12:G12)]. Lägg också in tydliga förklaringar. 24

25 Snabbspara kalkylen. SUMMA OM I följande uppgift ska vi testa funktionen Summa.Om. Funktionen är mycket använd bar om du vill ha villkor för vad som ska summeras i ett omfåde Vi testar i vår kalkyl, så kommer du att förstå funktionen Vi börjar med att bygga upp ett villkorsområde enligt nedanstående modell: Börja med rubriken som du centrerar över kolumnerna K och L på rad 15 Observera jokertecknen (*) som måste vara med eftersom alla har en unik nummer som vi inte bryr oss om när vi summerar produkttypen. Placerar insättningspunkten i cellen till höger om Lival-assos*, gå till fliken Formler och välj där kategorin Matematik följt av Summa.Om. Klicka i fältet Område och välj där cellerna som innehåller alla produkter B4:B11. I villkor klickar du i villkorsområdet på cellen med texten Lival-assos* Avsluta med Summaområdet L4:L11 och bekräfta sedan med OK. 25

26 Resultatet bör bli så här: när du upprepar för Saffe-assos och Micro-assos. SKAPA UNIKA LISTOR Om du skrivit in en lista med en massa upprepad information kan det hända att du behöver skapa en ny unik lista från den befintliga. Detta kan göras i en handvändning med Excel. Börja med att öppna arbetsboken register över bilfirmans anställda Vi vill ha en unik lista för avdelningar under den befintliga så att vi senare kan använda oss av funktionen Antal.Om. Markera cellen E17, aktivera fliken Data och klicka sedan på knappen Avancerat i gruppen Sortera och filtrera Börja med att klicka för rutan nere till höger Enbart unika poster Klicka i Listområde och markera området E3:E12. Klicka sedan för Kopiera till annan plats följt av att du klickar i cellen där du vill att den nya unika listan ska skapas. I det här fallet cellen E17 klicka sedan OK. 26

27 En ny lista med unika värden skapas: ANTAL.OM I nästa funktion ska vi testa att använda oss av funktionen Antal.OM där vi i detta fall ska räkna fram hur många anställda det finns vid varje avdelning. Klicka till höger om Ekonomi (F18) Under formelfliken väljer du nu Infoga Funktion längs ut till vänster Skriv in Antal i sökrutan och klicka sedan enter, ganska snabbt hittar Excel funktioner innehållande Antal, välj Antal.Om: 27

28 Klicka på OK och ställ sedan in cell referenserna enligt nedan: När du bekräftar vet vi att det finns 3 personer på avdelningen Ekonomi, upprepa funktionen för försäljning och Lager. Snabbspara sedan kalkylen. 28

29 DIAGRAM Gör en splittrad markering av området B:3 B11;H3 H11, Välj fliken Infoga och klicka sedan på knappen Stapeldiagram. Välj en snabblayout som innehåller platshållare för rubrik. Skriv in rubriken Totalt antal sålda KV 1. Försök sedan att formatera de olika delarna av diagrammet så att det får nedanstående utseende: 300 st Totalt antal sålda KV st 200 st 150 st 100 st 50 st st Lival- assos 101 Saffe- assos 102 Lival- assos 103 Micro- assos 104 Lival- assos 105 Micro- assos 106 Lival- assos 107 Saffe- assos 108 Snabbspara din arbetsbok. 29

30 SKAPA DIAGRAMMALL Om man lägger ner mycket arbete på att designa sina diagram kan det vara bra att kunna spara designen som en egen mall. Detta gör du enligt följande: Markera det diagram som du vill lägga in som mall. Se till att du ser Designfliken i Diagramverktyg. Klicka på knappen spara som mall. Namnge det till Workshop och lagra i föreslagen mapp. Nästa gång du skapar ett diagram ska du direkt välja Alla Diagramtyper, följt av kategorin Mallar. Testa gärna genom att skapa ett nytt diagram som presenterar det totala antalet av försäljningen per månad enligt nedanstående diagram. 30

31 500 st 450 st 400 st 350 st 300 st 250 st 200 st 150 st 100 st 50 st st Totalt antal sålda produkter Januari Februari Mars April Snabbspara kalkylen. VERIFIERING Ibland kan det vara bra att kunna kontrollera vilken data som läggs in i en cell. Detta kan man göra i Excel genom att lägga på en verifiering av cellens innehåll. Vi testar Markera området som innehåller den villkorsstyrda formateringen. Klicka på Fliken Data och välj Data-verifiering ställ in enligt nedanstående: Vi väljer Hela nummer då man inte kan sälja en halv produkt Värdet kan inte vara större än 99 eftersom det är max/månad. 31

32 Klicka på fliken Felmeddelande och registrera följande: Snabbspara filen och testa sedan dataverifieringen med att skriva in ett felaktigt värde, korrigera sedan genom att ångra eller skriv in ett godkänt värde manuellt. NAMNGE CELLER I Excel använder man relativt ofta sig av Absolutreferens genom att låsa cellvärde, ett alternativ kan vara att namnändra cellens namn t ex A:1 till ex Summa, Marginal eller kanske Moms och sedan referera till det namnet i en formel. Dubbelklicka på Blad2 skriv in namnet Lånekalkyl. Skriv sedan in nedanstående kalkyl: 32

33 Formatera sedan lånebeloppet så att det valutaformateras med samt 0 decimaler. Lägg också in det anpassade cellformatet # år för lånetiden. Markera cellen B3, klicka på Fliken Formler följt av, välj alternativet Definiera Namn Bekräfta namnet. Observera att cellens namn ändras nu från det logiska namnet B3 till Lånebelopp. Repetera ovanstående för Lånetid och Ränta. Snabbspara kalkylen. 33

34 BETALNING I cellen D3 skriver du in Månadsrat och i cellen D4 skriver du in följande betalningsformel [=BETALNING(Ränta/12;Lånetid*12;-Lånebelopp)] bekräfta med Retur och lägg sedan på formatet. Snabbspara kalkylen. PROBLEMLÖSNING MED EXCEL I nästa uppgift skall vi använda oss av funktionen Målsökning för att ta reda på till vilken ränta vi skulle behöva få lånet om vi betalar 1500/månad och ändå vill ha betalt bort lånet på 20 år. Placera markören i cellen D4, välj från Fliken Data alternativet Konsekvensanalys och sedan funktionen Målsökning. Skriv som värde 1500 och justerbar cell skall vara Ränta/B5. klicka sedan på OK Observera det nya räntevärdet: 3,89 %. Det är bara att börja förhandla med banken 34

35 PROBLEMLÖSAREN För att kunna använda begränsningar i målsökning använder man Problemlösaren i Excel. Börja med att återställa räntan i B5 till 6,5%. Vi tänker oss att vi vill betala 1500 /månad. I första hand är det lånetiden som är vårt justerbara värde men där finns också en begränsning, Lånetiden får nämligen inte överstiga 25 år, så vår andra justerbara cell måste bli Lånebeloppet. Placera markören i D4 och välj från menyn Verktyg alternativet Problemlösaren. Om Problemlösaren inte finns att tillgå måste vi aktivera detta genom att gå till Excel alternativ i arkivfliken, Välj kategorin Tillägg. Längst ner i fönstret finns en flik, Hantera, se till att den visar Excel-tillägg klicka sedan på Gå- knappen. 35

36 Markera Problemlösaren och klicka sedan på OK. Nu ska du kunna välja Problemlösaren längst ute till vänster på fliken Data. Klicka i cellen D4 och aktivera sedan problemlösaren. Kontrollera att målcellen är D4.bocka för alternativet Värde av: och skriv in önskat värde, Klicka sedan i Justerbara celler och klicka med en splittrad markering cellerna för Lånetid och Lånesumma. Klicka på knappen Lägg till för att skapa en begränsning och skriv cellen B4 som cellreferens och 25 som begränsning. 36

37 Klicka på OK, följt av alternativet Lös. 37

38 OM FUNKTIONEN Dubbelklicka på Blad3 och lägg in namnet Kundregister. Ta sedan tag i det och kalkylbladet så att det blir som nummer två i arbetsboken. Skriv in nedanstående register över våra kunder. Använd funktionen hämta format för att ta över rubrikformateringen Som du säkert redan förstått så är det tänkt att om en kund gör en beställning som överskrider gränsvärdet på 2500 så ska kunden erhålla en rabatt på 10%. För att detta ska bli helt automatiserat så använder vi oss av den flexibla OM funktionen. Markera cellen D4, klicka sedan på listmenyn till höger om funktionsknappen i verktygsfältet Standard. Välj där alternativet Fler funktioner. Sök fram alternativet OM, markera och bekräfta med OK 38

39 Om funktionen aktivers som är uppbyggd enligt modellen: [=OM(Logiskt test; värde om sant; värde om sant)], det går naturligt vis att lägga in fler OM villkor i villkoret, vi tittar på det lite senare. Ställ nu in enligt nedanstående bild, kom ihåg att låsa cellerna som innehåller enskilda värden som t ex Gränsvärde, Moms, Marginal, Rabatt osv. Det logiska testet jämför alltså hur mycket kunden har handlat för med gränsvärdet, om värdet är större än gränsvärdet beräknas beställningsvärdet med rabatten. Om värdet är lägre än gränsvärdet skrivs det exakta värdet 0 ut. 39

40 Bekräfta med OK Kopiera ner formeln, ge fältet Valutaformatering 2 decimaler. Skapa sedan det nya fältet att betala och infoga formel för att beräkna värdet vad kunden skall betala. Formatera också kalkylen enligt nedanstående modell. Snabbspara arbetsboken Testa med att ändra gränsvärdet för arbetsboken till t ex 3500 för att se att automatiken finns där, ändra också på rabattgränsen till t ex 15%. OM FUNKTIONEN MED FLER VILLKOR Vi tänker att vi vill erbjuda två olika rabattgränser istället för bara en. T ex skall man genom att beställa för 2000 kunna får en rabatt på 8% men om man istället beställer för 3000 eller mer skall man få en rabatt på 15%. Utveckla din Kalkyl så att den får följande tillägg. Utveckla sedan formeln i cellen B4 så att den följer nedanstående modell. [=OM(C4<$B$12;0;OM(C4<$B$13;C4*$B$14;C4*$B$15))] Och vad betyder nu detta? Jag ska försöka förklara formeln här: OM beställningen är mindre än det lägsta gränsvärdet skall värdet noll skrivas in i rabattfältet. OM beställningen är mindre än det högsta gränsvärdet så skall 40

41 man beräkna beställningens värde mot den lägra rabatten på 8%. Om falskt, dvs. värdet är större än gränsvärde 2, skall man beräkna mot den högra rabattgränsen på 15%. Som du säkert förstår så kan det bli rätt krångligt att lägga in fler villkor i Om funktionen. När du bekräftat formeln med Returs så Autofyller du ner formeln så att du får nedanstående resultat. Snabbspara din Arbetsbok. LETARAD Om du behöver göra din rabattkalkyl ytterligare flexibel kan Letarad funktionen hjälpa dej. Du bygger då kalkylen med villkorsområde. Vi testar genom att bygga om en kopia av vårt kalkylblad, detta gör du enklast genom att hålla ner CTRL tangenten på samma gång som du med vänster musknapp drar det kalkylblad du vill kopiera. Byt namn på kalkylbladet till Rabattgränser och ändra sedan kalkylen enligt nedanstående modell 41

42 Placera markören i D12 och klicka sedan på listpilen vid Funktionskappen. Välj Fler funktioner: Sök fram funktionen LETARAD och klicka sedan på OK Ställ in enligt ovanstående, klicka sedan på OK Ändra vid behov cellens format till procentformat och skapa beräkna sedan vad kunden skall betala med nedanstående formel. [=C12-C12*D12] Bekräfta och kopiera ner formeln. 42

43 Ex. Snabbspara din kalkyl. (Testa att ändra några gränser, tex. rabattprocenten, beställningsgränsen och kontrollera att rabatt och Att Betala ändras automatiskt) stäng sedan kalkylen utan att spara förändringarna. 43

44 SCENARIOHANTERAREN Klicka på kalkylbladet Rabattgränser, i arbetsboken Workshop. Låt markören stå någonstans i kalkylen och klicka sedan på Fliken Data och välj alternativet Scenariehanteraren under gruppen Konsekvensanalys, nedanstående fönster aktiveras: 44

45 Klicka på knappen Lägg till för att lägga till ett Scenarier. Skriv in ett Scenarionamn, tex. Förändring 1. välj sedan B6 B9 som justerbara celler. Klicka på OK och mata sedan in de nya rabattvärdena enligt nedanstående bild: Bekräfta med OK klicka på Lägg till för att skapa ytterligare ett Scenario där vi ändrar värdena till nedanstående: 45

46 Bekräfta med OK Klicka på knappen Sammanfattning för att skapa Scenariorapporten, bekräfta målcellen E18 46

47 Klicka på OK, nedanstående sammanfattningsrapport skapas. Observera att ett nytt kalkylblad skapats AVKASTNING Saltnäs Workshop har gjort en nätt vinst under året och nu funderar man på hur man skall kunna få så hög avkastning som möjligt på det intjänade beloppet, vi skapar en kalkyl för att beräkna. Infoga ett nytt kalkylblad och namnge det Investering. Skriv sedan in nedanstående kalkyl och formatera den så att den har samma utseende som de andra kalkylbladen. Markera cellen B7, gå sedan in och välj Fler funktioner, välj kategorin Finans och sedan funktionen SLUTVÄRDE. Klicka på OK 47

48 Funktionen SLUTVÄRDE beräknar en investerings värde vid en framtida tidpunkt. Betalningarna kan vara ett engångsbelopp eller en serie lika stora periodiska betalningar. Klicka nu in nedanstående värden för din avkastningsberäkning. Klicka på OK för att bekräfta ovanstående. Om tre år kommer det satsade kapitalet att vara

49 Testa gärna att ändra på det satsade kapitalet och på antal år du binder upp summan. SAMMANFOGA Öppna arbetsboken Registret.xls från övningskatalogen. Markera cellerna A11 och A12 välj tangentkommandot CTRL +1 för att formatera cellerna. Välj kategorin Text. Bekräfta med OK 49

50 Skriv in en vanlig punkt (.) i cellen A11, bekräfta med Retur. Skriv i cellen A12 och bekräfta med Retur. Placera markören i cellen C2 och infoga där funktionen SAMMANFOGA: (du hittar den under kategorin Text) Klicka på cellen Johan, lägg in ett semikolon, klicka på punkten och lås cellen med F4, lägg in ett semikolon, klicka på efternamn, lägg in ett semikolon, klicka på cellen lås med F4 och bekräfta sedan med OK eller Retur. 50

51 Klicka på cellen som innehåller e-postadressen och kopiera ner formeln till den sista posten. Klart! Spara arbetsboken i din Excelmapp med namnet Sammanfoga text och stäng sedan arbetsboken. 51

52 DELSUMMOR Öppna databasen Saltnäs Dataspelförening. Med hjälp av funktionen Delsummor kan man t ex ta reda på vad försäljningen uppgår till i en viss region. Du kan alltså undersöka delsummor för fältet Region. du kanske även vill se delsummor för Arkad, Sport, Strategi eller Action, då är det fältet Genre som används. Det viktiga att komma ihåg innan du sammanställer delsummor är att du måste sortera databasen utifrån det fält du är intresserad av. Låt oss göra delsummering för försäljningen i region Norr resp Syd i bokhandlarexemplet. Sålunda är det lämpligt att sortera databasen med fältet region som söknyckel i stigande ordning. Klicka på någon cell i registret, klicka sedan på Knappen Delsumma: Följande dialogruta dyker upp: Kontrollera att du har inställningarna som på bilden ovan och tryck sedan OK. 52

53 Registret får nu delsummor för varje förändring i fältet Region, och det bör se ut som på följande sida: Excel har automatiskt gått över till dispositionsläge, du ser detta genom att det dyker upp ett nytt fält till vänster om rubrikraderna. Fältet innehåller dispositionsknappar med vars hjälp du kan granska den delsummerade databasen. Det intressanta just nu är just knapparna. De visar de nivåer du kan växla mellan. Pröva att klicka på knappen för nivå 1. Denna nivå är den högsta och visar endast delsumman för de olika kvartalen: 53

54 Här kan du således utläsa att totalförsäljningen för samtliga regioner uppgår till Nivå Två ger delsumman av regionernas totalförsäljning. För att komma tillbaks till ursprungsläget klickar du på knappen 3. Antag att du vill ta fram delsummor för antalet exemplar som sålts i regionerna. Då klickar du på knappen Delsumma på nytt och ändrar inställningarna så att du får följande inställningar: De inställningar som är gjorda här gör att de delsummor du tagit fram för fältet Försäljning ersätts med delsummor för Antal-fältet. Du utgår fortfarande från Region. Klicka OK och granska resultatet: 54

55 Pröva gärna att klicka på knapparna för nivå 1, 2 och 3 igen. Kontrollera att du sorterat databasen utifrån fältet Region. Klicka på knappen Delsumma på nytt och ändra inställningarna enligt nedanstående bild, klicka på OK Vid varje ändring i fältet Region får du nu Medelvärde för både Försäljning och Antal: 55

56 Vill du lämna dispositionsläget och återgå till databasens ursprungliga läge klickar du på knappen delsumma och klickar på knappen Ta bort alla. DELSUMMAN ANTAL: I följande övning kommer du att ta reda på hur många lägenheter av olika typ som det finns i varje stadsdel genom att använda Delsummor, det viktiga här är naturligtvis sättet du sorterar dataregistret. Öppna Excelregistret Saltnäs Bostadsrätter.xlsx. Sortera dataregistret i första hand, stigande enligt Stadsdel och i andra hand enligt Typ fallande. 56

57 Lägg sedan på delsummor enligt nedanstående bild och bekräfta sedan med OK. Observera ditt resultat, det borde nu vara enkelt att hålla reda på antalet 3:or i t ex Innerstan, vilket i detta fall borde vara 9 stycken. 57

58 PIVOTTABELLEN Det vi har gjort hittills är att vi har sorterat och filtrerat i Excel för att få fram information ur en databas. Excel har ett speciellt verktyg för att hantera databaser som kallas för Pivottabell. Det är besläktat med Delsummor, men det är mycket mer dynamiskt. Med hjälp av pivottabellen kan du ta fram intressanta detaljer ur en databas på ett snabbt och enkelt sätt. Detta skall du nu få pröva på. SKAPA PIVOTTABELL. 1. Öppna arbetsboken Saltnäs Dataspelförening. 2. Klicka någonstans i databasen och välj sedan fliken Infoga: 3. Klicka på knappen Pivottabell, nedanstående fönster aktiveras, kontrollera att område A1 F24 använde i fältet Tabell/område. 4. Bekräfta med OK för att infoga Pivottabellen på ett nytt kalkylblad. Observera att den nya pivottabellen läggs in till vänster om det befintliga databladet 58

59 5. Markera bladet och flytta det så att det ligger till höger om kalkylbladet Försäljning, namnändra också bladet till Pivottabell. Det är här som du designar din pivottabell. Bocka för alternativet Säljare i fältet till höger: observera hur fältet läggs in i tabellens vänstra fält: Markera sedan fältet Försäljning: 59

60 Testa vad som händer om du dubbelklickar i cellen B3 som innehåller Summan av Försäljningen: Observera att här kan du med ett enkelt klick ändra Summan till t.ex. Medelvärde för Försäljningen, det skall vi i och för sig inte göra just nu, men det kan vara bra att känna till. Eftersom du vill ändra utseendet på försäljningstalen klickar du nu på knappen Talformat. Följande dialogruta dyker upp: 60

61 När du ställt in att du vill ha tusentalsavgränsning med 0 decimaler klickar du på OK Nästa steg är att du skall börja pivottera, eller omdisponera genom att dra och släppa din pivottabell. Först skall du få pröva att ändra i sidfältet, d.v.s. där du har dina säljare. Klicka på listpilen till höger om fältet och du får fram en förteckning över dina försäljare: 61

62 Avmarkera alternativet (Markera allt), markera sedan säljaren Johnsson följt av OK, nu ändras pivottabellen så att den endast visar vad Johnsson sålt för i de olika regionerna respektiver genrerna: Pröva gärna själv att i tur och ordning visa de olika säljarnas försäljning. Ex. när Svenssons, Paulssons och Lindéns försäljning visas i pivottabellen: 62

63 ÄNDRA I PIVOTTABELLER Finessen med pivottabeller är att du kan ändra och manipulera den på alla möjliga sätt. Vi skall nu se hur du kan pivottera din tabell, d.v.s. dra fältnamn och släppa dem på olika ställen. Vi börjar med att lägga till några element i pivottabellen, detta gör du genom att bocka för alternativen Genre och Region. Pivottabellen ändrar och du får in följande element i tabellen. Nu över till pivoteringen, observera att nere till höger finns en rad rutor där de olika elementen visas, här kan du nu ta tag i dessa element och flytta dem Börja med att ta tag i elementet Säljare med vänster musknapp och flytta sedan upp det till kategorin Rapportfilter 63

64 Här ser du resultatet av pivoteringen: Pröva nu att dra fältet Region upp till Rapportfiltret: peka på fältnamnet Region, håll ned musknappen och dra så att du pekar under rubriken säljare och släpp musknappen. Ändra också så att vi endast ser uppgifter om Johnsson genom att klicka på Filterknappen och gör urvalet. Ändra nu fältet Säljare så att försäljningen för alla säljare visas. Det bör nu se ut så här på din skärm: 64

65 Flytta om i fälten genom att pivotera kalkylen så att den får följande utseende: Bekanta dej med resultatet som visas och fundera över hur du kan ha nytta av detta pivoteringsverktyg. Att pivottera en pivottabell är väldigt lätt bara du ser till att släppa upp musknappen när musknappen befinner sig i rätt position. ÄNDRA BERÄKNINGEN I DATAOMRÅDET Det kanske inte alltid är så att du vill få fram delsummor för de olika fälten i pivottabellen. Du kanske vill ta fram säljarnas genomsnittliga försäljning för de olika regionerna. Om vi utgår från pivottabellen ovan så börjar du med att klicka på någon försäljningssiffra. Börja med att markera fältet Datum ute i åtgärdsfönstret till höger så att du får in datumfältet i pivottabellen. Pivotera sedan elementen enligt nedanstående bild: 65

66 Dubbelklicka sedan på fältet Summa av försäljning, Fönstret Pivottabellfält aktiveras: I listan under Sammanfatta med väljer du funktionen Medel istället för Summa. 66

67 Klickar sedan på OK. Pivottabellen visar nu säljarnas genomsnittliga försäljning i region Norr och Syd: 67

68 UPPDATERA EN PIVOTTABELL När något ändrats i den databas en pivottabell är baserad på, eller om nya poster tillkommit i databasen, så uppdateras inte pivottabellen automatiskt. Vi skall nu titta på hur man uppdaterar pivottabellen. Först återställer vi pivottabellen så att den återigen visar totalförsäljningen för de olika säljarna. Pivotera också databasen så att den får nedanstående design: Sedan går vi tillbaka till bladet med databasen för att lägga till följande poster: Använd formulärfunktionen eller infoga 3 nya rader manuellt någonstans i registret där du infogar datan. Om du vill uppdatera pivottabellen klickar du på det blad där den ligger, klicka någonstans i tabellen och klicka sedan med höger musknapp, välj Uppdatera från snabbmenyn: 68

69 Pivottabellen uppdateras nu så att de nya posternas värden tas med: VISA DETALJER FÖR EN DATACELL Vi tänker oss att du snabbt och behändigt vill ta fram en rapport över de poster som bygger upp säljare Johnssons försäljning i Norr. Vi skall se hur du tar fram dessa poster via pivottabellen. Det du gör är helt enkelt att dubbelklicka i den cell som du är intresserad av- i ovanstående fall rör det sig alltså om cell D5. Testa att klicka på cellen för Johnsson, följande fönster visas: Välj Försäljning och klicka sedan på OK Resultatet av dubbelklickningen: 69

70 GRUPPERA FÄLT Möjligheterna att vrida in och ut på pivottabellen är nästan obegränsade. Vi skall nu titta på hur du kan hantera datumfält. Om du ser till att använda Excels datumformat när du skriver in tidsperioder i ett datumfält kan du sedan gruppera dessa tidsangivelser i olika grupper såsom månader, kvartal och år. Vi tar oss en titt på den pivottabell vi jobbat med hittills. Vi tänker oss att du vill göra ordentliga ommöbleringar i pivottabellen. Pivotera din tabell så att den får nedanstående utseende: Du vill nu pröva att gruppera datumen så att försäljningen istället visas kvartalsvis. Börja med att högerklicka på knappen Datum och välj där alternativet Gruppera: Ändra nu i fönstret Gruppera till alternativet kvartal se till att endast kvartal är markerat: 70

71 Klicka på OK. Du har nu fått en sammanställning av den kvartalsvisa försäljningen av olika spel genre genom att gruppera datumfältet. 71