Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum

Transkript

1 Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum

2 IT 2 GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM I den här boken kommer du att lära dig de program som behövs för att klara Datakörkortets Modul 4 (Microsoft Excel kalkyl och registerhantering) och Modul 6 (presentationsprogrammet Microsoft PowerPoint). Vid Ålands lyceum har vi idag 5 st IT kurser. De tre första datakurserna vid Ålands Lyceum är helt och hållet baserade på ECDL (European Computer Driver Licence). Den här boken är skriven med hänsyn till rådande kunskapskrav i styrdokumentet Kunskapskrav Core syllabus 5. ECDL består idag av 7 moduler, av vilka 6 är praktiska och utförs framför datorn och 1 är teoretiskt. Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 Modul 7 Allmän IT-kunskap Operativsystemet Windows med fil- mapphantering Ordbehandling med Microsoft Word Kalkylering och registerhantering med Microsoft Excel Relationsdatabaser med Microsoft Access Presentation med Microsoft PowerPoint Internet med World Wide Web och e-post Välkommen på kurs till Ålands lyceum Dan Haldin IKT Utbildare och ECDL testledare vid Ålands lyceum 3

3 IT Kalkylering med Microsoft Office Excel Vad är vad?... 7 Cellen... 7 Formler... 8 Teckenformatering... 8 Autosumma... 8 Spara en arbetsbok... 9 Automatisk Lista Stapeldiagram Flytta diagram Formatera Diagram Cirkeldiagram Formatera cellinnehåll Infoga rader Sortera Kantlinjer och fyllning Villkorsstyrd formatering Dataverifiering Anpassad Cellformatering Sidhuvud och sidfot Utskrift Autoformat Arbeta med fler kalkylblad: Beräkna Marginal Beräkna Försäljningspris Saltnäs Varuhus Uppdatera länkar automatiskt: Uppdatera data manuellt Bryta fjärreferenser Användning av funktioner i Microsoft Excel MAX, MIN OCH MEDEL LETARAD FUNKTIONEN OM funktionen Mer Diagramhantering Ritobjekt och kompletteringar Övningsdel: Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Registerhantering med Microsoft Excel Sortering av databaser Sorteringsnycklar Sortera register övning Uppgift Uppgift Uppgift

4 Uppgift Uppgift Göra urval i databaser Autofilter Talfilter Visa de tio högsta elementen Filtrera register övning Filteruppgift Filteruppgift Filteruppgift Filteruppgift Filteruppgift Filteruppgift Avancerat filter Villkorsområde Avancerade filter övning Uppgift Uppgift Uppgift Uppgift Uppgift Uppgift Jokertecken Kopiera uppgifter till en annan plats Delsummor Delsumman Antal: Pivottabellen Skapa pivottabell Ändra i pivottabeller Ändra beräkningen i dataområdet Uppdatera en pivottabell Visa detaljer för en datacell Gruppera fält Övningsdel Övning Använd autofilter för att söka upp: Övning Övning Använd anpassat autofilter för att ta reda på: Övning Microsoft Office PowerPoint Starta Microsoft PowerPoint Arbetsytan Ny bild Infoga bilder Formatera bild Avsnittsrubrik Visa bildspel Ändra Design Bildbakgrunden Diagram Diagram Layout/Design SmartArt-grafik Utskriftslägen Åhörarkopior

5 Anteckningssidor Disposition Animering Bildövergång Anpassad animering Diagramordning... Fel! Bokmärket är inte definierat. Diagrameffekter Länkar Hyperlänkar Interna länkar Anpassade bildspel... Fel! Bokmärket är inte definierat. Sidhuvud/SidfotÖvningar Övningar... Fel! Bokmärket är inte definierat. 6

6 7 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Kalkylprogrammet Excel är utformat för att förenkla alla typer av arbetsuppgifter där beräkningar och jämförelser mellan olika data behöver göras. Med Microsoft Excel kan du utföra olika typer av beräkningar, skapa diagram, sortera och filtrera i olika dataposter. För att starta Excel klickar du på Start, peka på Program och klicka sedan på Microsoft Office Excel VAD ÄR VAD? Som du sedan tidigare vet så kallas en Word- fil för dokument. En Excel fil kallas för en Arbetsbok och har filförkortningen xlsx. När du startar Excel så ser du ett rutnät framför dig, detta kallas för ett Kalkylblad, en standard Excel- arbetsbok innehåller tre kalkylblad. Man kan lägga in fler om man behöver, det högsta antalet i en arbetsbok är 255 kalkylblad. Man kan naturligtvis också ta bort kalkylblad om man inte behöver alla tre. CELLEN Ett kalkylblad består av tre olika delar Kolumner, Rader och Celler. Det finns rader, 256 kolumner i varje kalkylblad. Totalt blir detta celler, alla med ett eget logiskt namn vilka kan innehålla information, ganska kraftfullt? Aktiv cell formelfält kolumnbokstav (G) Radnummer (20) bladflik cell(f15) 7

7 8 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum FORMLER En cell kan innehålla 4 olika typer av information: Tecken, siffror, Formler eller Funktioner, Tecken och siffror är säkert inget problem, men hur fungerar en formel eller en funktion i Excel? När man gör beräkningar med Excel använder man ytterst sällan siffror i formlerna, man använder istället cellernas namn, dvs. de celler som innehåller siffror, detta kallas cell-refferens. Du kommer också snart att märka att det mesta med Excel kretsar just runt cellerna och cellernas Format. En formel i Excel börjar alltid med =, sedan skriver man in namnet på cellerna som skall användas i beräkningarna. Vi gör nedanstående övning för att du skall förstå denna formel lite bättre: Klicka i cellen A1, dvs den cell som ligger på rad 1 och i kolumnen A, skriv in texten Nu skall här räknas!! och klicka sedan på ENTER. Observera att markören hoppar ner till Cellen A2, dvs. den cell som ligger på rad 2 i kolumn A. Klicka på ENTER en gång till så att markören ligger i A3 och skriv sedan in följande kalkyl: (Använd gärna siffertangenterna till höger på tangentbordet om det finns ett separat siffertangentbord, se till att Num-lock är aktiverad för att kunna använda tangenterna.) TECKENFORMATERING Klicka mitt i cellen A3 (markören ser ut som ett stort vitt plustecken), och håll ner vänster musknapp och dra så att även cellen B3, C3 och D3 markeras. Klicka på knappen Centrera för att centrera tecknen i cellerna, passa också på att göra tecknen fetstil genom att klicka på knappen för Fetstil. AUTOSUMMA Placera markören i cellen A7 och klicka sedan två gånger på knappen Autosumma, detta resulterar i att cellerna A4, A5 och A6 summeras och svaret hamnar i cellen A7. Vi använder alltså cellreferens i Excel vilket gör att vi bara behöver byta ut den statiska datan i ovanstående celler för att se resultatet korrigeras i målcellen A7. 8

8 9 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Se till att A7 är markerad, ta tag i det lilla svart handtaget så att markören ändrar till ett litet svart +, dra sedan så att cellen C7 blir markerad och släpp sedan knappen. Detta resulterar i att formeln dvs. =SUMMA(A4:A6) kopieras till cellen B7 och cellen C7. Klicka i cellen B7 för att under söka innehållet: innehållet ser du i formelfältet och cellen innehåller alltså nu formeln =SUMMA(B4:B6) Klicka i cellen D4 och dubbelklicka på Autosumma knappen, nedanstående resultat: kopiera ner formeln så att du får SPARA EN ARBETSBOK För att spara en arbetsbok gör du på samma sätt som i Microsoft Word, du väljer att klicka på Office-knappen. Sedan väljer du alternativet Spara eller Spara som. Fönstret Spara som aktiveras: 9

9 10 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Knappen ny mapp Troligtvis startar du i mappen Mina dokument, sök dig fram till din egen disk, klicka på knappen skapa mapp och ge den nya mappen namnet Excel övningar: Klicka på knappen OK Du kommer in i den nya mappen automatiskt, ge arbetsboken namnet Kalkylen och klicka sedan på Spara. Stäng arbetsboken genom att klicka på krysset uppe i det högra hörnet. AUTOMATISK LISTA Öppna en ny arbetsbok genom att klicka på Office-knappen, välj där alternativet nytt. Se till att alternativet Tom arbetsbok är markerat och välj sedan Skapa. Skriv in texten Produkt 1 i cellen A2, klicka sedan i cellen A2 och ta tag i handtaget i det högra hörnet av cellen, dra ned till cellen A9 och släpp där knappen. (observera att i textrutan som visas till höger om markeringen så ser man listan 10

10 11 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att Excel räknar automatiskt upp till Produkt 8, detta är en automatfunktion som finns inbyggd i Excel. Några andra exempel på liknande listor är t ex Månaderna och Veckodagarna. Placera markören i cellen B1, skriv in januari, klicka på ENTER. Markera cellen på nytt, ta tag i handtaget för att kopiera och dra sedan till cellen G1. Observera att månaderna januari till juni skriv ut. Skriv in nedanstående siffror i arbetsboken. Skriv in Totalt i cellerna A10 och H1, marker sedan cellerna B2 : H10, Klicka sedan en gång på knappen Autosumma. Detta resulterar i att alla rader och kolumner Summeras. Klicka någonstans för att avmarkera området. Listan förställer en produktlista och försäljningsstatisk för de olika produkterna per produkt och per Månad under två kvartal. Nästa steg för oss blir att skapa två diagram där vi i det första skall göra en jämförelse mellan de olika produkterna totalt. Det andra diagrammet skall innehålla siffrorna för en jämförelse av försäljningen månadsvis. 11

11 12 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum STAPELDIAGRAM Markera cellerna A2: A9, tryck ned tangenten CTRL, håll tangenten nedtryckt och markera sedan området H2:H9: Detta kallas för en splittrad markering, klicka sedan på fliken Infoga, välj alternativet Stapel följt av det första 3D-stapel alternativet. Nedanstående diagram infogas: 12

12 13 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera också att när diagrammet är markerat ändras verktygsfältet till Design där du kan ange olika alternativ för diagrammet, som tex färger och visningslägen. Testa gärna genom att klicka runt lite i diagrammet. När du testat lite olika alternativ så får du försöka att få diagrammet att se ut som i exemplet nedan: FLYTTA DIAGRAM Vi tänker oss att vi vill kunna presentera diagrammet på ett eget diagramblad, detta gör vi enklast genom att klicka på knappen Flytta diagram som finns högst upp till höger. Klicka på knappen och välj alternativet Nytt blad, skriv också in namnet Försäljningsstatistik enligt exemplet nedan: Klicka på OK, 13

13 14 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att diagrambladet läggs till Vänster om det befintliga databladet Blad1 14

14 15 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum FORMATERA DIAGRAM Det är inte alltid som det räcker med att forma om diagrammet, ibland måste man också gå in och gör ändringar direkt i diagrammet. Detta gör man genom att Högerklicka på den del som man vill formatera. Högerklicka ovanpå etiketten Produkt 1, observera att du får upp popuptexten Kategoriaxel, välj alternativet Formatera Axel: Observera att det finns nu flera olika kategorier i fönstret som aktiveras, bekanta dig med de olika i lugn och ro och experimentera gärna, om det inte blir bra kan du alltid ångra åtgärden med tex. snabbkommandot CTRL +Z. För att ändra i de andra delarna av diagrammet så är det bara att högerklicka och välja, för att ändra på ritytan så högerklickar man alltså någonstans i ritytan och väljer formatera. När du klickat runt lite och bekantat dig med funktionerna som finns kan du försöka få ditt diagram att se ut som mitt exempel. 15

15 16 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Snabbspara kalkylen när du är klar med diagramformateringen. Se till att du är inne i din Excelmapp, välj namnet Produktlista och klicka på Spara. CIRKELDIAGRAM I nästa exempel skall vi nu skapa nu ett cirkeldiagram som visar statisktik över försäljningen av produkter per månad, börja med att klicka på kalkylbladet Blad1, markera sedan området B1:G1, tryck ned CTRL och markera sedan B10:G10, klicka på fliken infoga och välj där alternativet Cirkel och välj sedan modellen uppdelad cirkel som i exemplet som visas nedan: Använd dig sedan av verktygsfältet Design som aktiveras när diagrammet är markerat för att ändra på designen så att det ser ut ungefär som exemplet nedan: 16

16 17 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Ex: FORMATERA CELLINNEHÅLL Nästa steg blir att formatera själva kalkylbladet, vi börjar med att ändra på texten som finns infogad i cellerna, detta gör du på följande sätt. Markera cellerna A1:H1. Gör texten Fetstil och Centrera texten i cellerna. Markera sedan cellerna A2:A10 och ge cellinnehållet formatet fet. Justera eventuellt kolumnbredden genom att dubbelklicka mellan fältbokstäverna. Snabbspara kalkylen genom att klicka på knappen Spara, (alt: CTRL + S) stäng inte övningen INFOGA RADER Det finns två olika sätt för att infoga rader och kolumner in i ett Excel datablad, antingen markerar man och använder höger musknapp, eller så kan man använda sig av menyn redigera och alternativen Infoga celler, rader eller kolumner. I nästa övning kommer du att få pröva båda alternativen. Det första vi skall göra är att lägga in en månad till, nämligen juli. För att kunna göra detta måste vi först ha plats för detta. Gör så här: klicka en gång med höger musknapp på kolumn-knappen H, kolumnen H markeras och snabbmenyn aktiveras: Klicka på alternativet Infoga, detta resulterar i att innehållet i kolumnen H flyttas till I och H kolumnen blir tom så att du kan fylla i den nya informationen. Placera markören i cellen G:1 och kopiera sedan till höger genom att ta tag i cellens handtag och dra till H1, Fyll sedan i egna siffror för Produkt 1 till 8. 17

17 18 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Exempel: Högerklicka i cellen B:4 och välj från snabbmenyn alternativet Infoga, detta resulterar i att nedanstående fönster aktiveras. Här väljer du nu alternativet Hela rader och bekräftar med OK. Skriv in namnet Produkt 9 och lägg sedan in egna siffror för månaderna januari till juli. Observera också hur kakbitarna i diagrammet ändras alteftersom du knackar in de nya talen. Tänk på att innehållet i cellen I:4 skall vara en summa funktion så kopiera därför ner formeln från cellen ovanför dvs. I:3. 18

18 19 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SORTERA Vi skall sortera vårt produktregister, för att inte Totaltposten skall sorteras in i listan skall vi lägga in en tom rad på rad 11, högerklicka på radknappen 11 och välj infoga. Produkt 9 ligger inte på rätt plats nu, för att få den att ligga sist i registret använder vi oss av funktionen Sortera fallande. Klicka först på fliken Data, där kommer du sedan att kunna hitta en mäng av funktioner som är användbara i registerhanteringen. Klicka i en av cellerna i fältet Produkt Nr och klicka sedan på knappen Sortera stigande (A-Ö), observera resultatet, produkt 9 hamnar sist i listan. Markera rad 1 och 2 genom att klicka på radknapparna 1 och 2, välj sedan Infoga och alternativet Rader. Skriv in rubriken Produktförsäljning 2009 i cellen A:1, markera sedan cellerna A:1 till I:1 och klicka sedan på fliken start, sök sedan fram knappen centrera över kolumner. Gör rubriken fetstil och ge den teckensnittet Garamond storlek 20. Snabbspara kalkylen men stäng den inte. 19

19 20 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum KANTLINJER OCH FYLLNING. Om man skulle vilja ha stödlinjer med på en utskrift så måste man lägga in dessa. För att lägga in kantlinjer använder vi oss av verktyget Kantlinjer. Markera cellerna A:3 till I:3, klicka sedan på listpilen intill knappen Kantlinjer för att välj typ av linje. Nedanstående meny fälls ut: Välj en typ av linje, t ex den som är markerad i exemplet ovan, och klicka sedan på knappen för att välja denna. Detta resulterar i att de celler som är markerade får dessa kantlinjer. För att granska resultatet av våra formateringar så bör man ta bort stödlinjerna så att man till fullo kan koncentrera sig på kalkylens layout. För att ta bort stödlinjerna väljer vi först fliken Visa, bocka sedan av alternativet Stödlinjer. Använd dig sedan av verktygen Linjer och Fyllningsfärger för att ge ditt kalkylblad ett trevligt utseende. Exempel: 20

20 21 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Spara din arbetsbok med namnet Excel layout, stäng inte arbetsboken. VILLKORSSTYRD FORMATERING Villkorsstyrd formatering är ett bra kompletteringsverktyg i Excel som gör det möjligt för dig att förtydliga värden enligt önskemål. Markera det område som skall formateras, i detta fall cellerna B:4 H:12, klicka på fliken Start och välj sedan verktyget Villkorsstyrd formatering genom att klicka på knappen: Klicka på alternativet Regler för markering av celler och välj alternativet Mellan: Ställ in värden enligt bilden nedan, när du kommer till med väljer kan man välja olika förinställda format men det går naturligtvis att skapa helt egna formateringar genom att välja alternativet Eget format vilket vi gör i vårt exempel: När du valt Eget format kommer nedanstående fönster att aktiveras, här finns fyra flikar för att komma åt de olika delarna av kalkylbladet, vi börjar med fliken Mönster och ställer in en Röd fyllningsfärg, när du valt färgen klickar du på fliken Tecken. Här ändrar vi nu så att teckenfärgen blir Vit och fetstil. Se bilderna nästa sida: 21

21 22 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på OK, för att bekräfta inställningen och OK igen för att bekräfta den villkorsstyrda formateringen. Klicka på nytt på knappen villkorsstyrd formatering, välj igen alternativet Mellan och stall in enligt nedanstående bild, den här gången väljer vi ett förinställt format: Bekräfta med OK. Avslutningsvis väljer vi att ställa in ett större än värde för alla värden som är större än 70 vilka vi formaterar med en blå bakgrund och med Gul text som är kursiverad: Bekräfta med OK. Vi har nu fått en formatering som hela tiden ligger aktiv och ändrar på formateringen av cellerna beroende på vilket värde som man lägger in i området. Gå gärna in och testa med att ändra på värden och se hur formateringen direkt används i kalkylen. I exemplet på nästa sida har jag gjort vissa förändringar i kalkylen. 22

22 23 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Spara kalkylen med namnet Villkorsstyrd formatering i din mapp på ditt personliga konto. DATAVERIFIERING Med verktyget Dataverifiering kan du kontrollera vilken typ av data som läggs in i cellerna. I vårt exempel skall vi ställa in så att man endast kan lägga in Heltal som är mellan 0 och 99 Klicka på fliken Data och välj därifrån alternativet Dataverifiering: Tillåt Hela nummer mellan 0 och 99 Välj fliken Felmeddelande och ställ in Typen Stoppa, skriv in en rubrik och sedan en förklarande text i fältet Felmeddelande, testa Dataverifieringen genom att skriva in ett för stort tal, t ex 102 Snabbspara kalkylen. 23

23 24 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ANPASSAD CELLFORMATERING För att ytterligare förtydliga vårt produktregister skall vi formatera cellinnehållet så att vi använder st format. Markera området B:4 I:13. Klicka på Fliken Start, sök fram knappen Format och välj från menyn alternativet Formatera Celler, (Du kan också högerklicka i markeringen och välja från snabbmenyn motsvarande alternateiv) Klicka på fliken Tal om den inte är aktiverad, välj kategorin Anpassat och skriv in enligt bildexemplet. Obs att det skall vara ett mellanslag mellan det första citattecknet och st. Se exempel nästa sida: Klicka på OK när du är klar och observera förändringen i cellformateringen. 24

24 25 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SIDHUVUD OCH SIDFOT Även i Microsoft Excel finns möjligheten att använda Sidhuvud och sidfot, detta verktyg är till för information som skall visas på samtliga sidor vid en ev. utskrift av arbetsboken. Välj fliken Infoga sök där fram alternativet Sidhuvud och Sidfot, klicka på knappen. Nedanstående arbetsfält aktiveras: observera också att det visas ett nytt fönster till höger om det befintliga. Skriv in ditt namn i fältet till vänster, klicka sedan på tabb 2ggr för att flytta markören till fältet Till höger: använd där knappen infoga sidnummer för att lägga in sidnummer, bekräfta med OK. Klicka på knappen Gå till Sidfot som finns ungefär i mitten av verktygsfältet. Lägg där in dagens datum i fältet mitten: genom att använda knappen datum. Klicka på snabbspara, välj sedan fliken Visa följt av alternativet Normal längst ut till vänster. 25

25 26 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum UTSKRIFT Om man har lagt ner en massa arbete för att ge kalkylbladet ett trevligt utseende så bör man ju också kanske skriva ut den, så detta blir nästa uppgift men innan vi skriver ut skall vi ta oss en titt på förhandsgranskningen. Gör så här: Klicka på Office-knappen och därifrån alternativet Skriv Ut: Nu fälls nästa alternativ ut och du kan bl.a. klicka på knappen förhandsgranska. I förhandgranskningsläget visas sedan nedanstående verktygsfält som kallas för Förhandsgranska, klicka där på knappen Utskriftsformat: Via Utskriftsformat kommer jag sedan åt Sidorientering, där jag bl.a. kan välja om sidan skall vara liggande eller stående. Jag kan också komma åt sidhuvud/sidfot via fliken. Det vi skall göra nu är at vi via fliken Marginaler skall ställa in så att kalkylen blir centrerad både lodrät och vågrät. Klicka alltså på fliken marginaler och bocka för enligt bilden nedan. 26

26 27 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka sedan på knappen OK. För att sedan göra Utskriften är det naturligtvis bara att klicka på knappen skriv ut och välja skrivare. Stäng arbetsboken och spara eventuella ändringar. AUTOFORMAT I föregående övning så fick du lägga ner väldigt mycket arbete på kalkylbladets utseende, det är bra att ha kunskapen, men i verkligheten använder man sig oftast av färdiga format. I Microsoft Office Excel 2007 kallas dessa färdiga mallar för Cellformat och du hittar dem under fliken Start. Öppna arbetsboken Autoformatering.xls, du hittar filen under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Markera kalkylen och välj sedan Cellformat. Nedanstående meny fälls ner: 27

27 28 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Går runt i listan och peka på alla olika alternativ och se hur det ändras i kalkylen. Nu sker detta i på hela markeringen, om jag vill ha olika formateringar gör jag alltså urvalen genom att markera den del som skall formateras. I exemplet nedan har jag använt flera olika cellformat för att formatera kalkylen. Försök du också. Det blir inte bara snyggt, det går ju så oerhört fort att göra det snyggt också. ARBETA MED FLER KALKYLBLAD: För att man skall kunna arbeta effektivt med Excel krävs att flera kalkylblad och arbetsböcker kan svetsas samman och fungera tillsammans. För att göra detta använder man sig av formler och i nästa övning kommer vi att länka samman information mellan flera olika kalkylblad. Börja med att öppna en ny tom arbetsbok. Dubbelklicka på fliken med namnet Blad 1 och ändra namnet till Produktinfo, skriv sedan in följande kalkyl: Ge cellerna C4:C16 valutaformat genom att klicka på knappen Valuta:. Se till att du får som valutasymbol. 28

28 29 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Dubbelklicka på kalkylbladet Blad 2 och ge det namnet Prisinfo. Skriv sedan in följande kalkyl. (Obs du kan kopiera Produkt Nr och Produktens namn, gärna med en = formel) Rubrikerna i C3 och D3 skrivs in manuellt, lämna sedan E kolumnen tom. skriv sedan in rubrikerna Marginal % och Moms % i cellerna F3 och G3. För att sedan kunna göra beräkningarna skall vi använda oss av formler och prisinformationen som finns i kalkylbladet Produktinfo. BERÄKNA MARGINAL Placera markören i cellen C4 och börja formeln med = klicka sedan på kalkylbladet Produktinfo och klicka i cellen C4. Multiplicera sedan med cellen som innehåller Marginalprocenten, dvs. F4, tryck sedan ner tangenten F4 för att låsa cellen (absolut referens) och klicka sedan ENTER. Det du nu har räknat ut är den beräknade bruttovinsten för varje såld produkt. Formeln bör se ut så här: Ta tag i handtaget och kopiera ned formeln till C16. Eventuellt bör du lägga på ett valuta format på marginalcellerna. 29

29 30 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum BERÄKNA FÖRSÄLJNINGSPRIS Nästa steg blir att räkna ut vad försäljningspriset skall vara om vi skall göra denna vinst: Placera markören i cellen D4 och börja en formel, = klicka på Produktinfo och klicka sedan i cellen C4, komplettera formeln med *, gå tillbaka till kalkylbladet Prisinfo och klicka på cellen som innehåller momsprocenten dvs. G4, lås den med F4 tangenten, lägg in + och gå sedan tillbaka till produktinfo och klicka på inköpspriset för produkten. Komplettera till sist formeln genom att plussa på den uträknade marginalen, dvs. innehållet i cellen C4, bekräfta med ENTER. Formeln bör se ut så här: Ta tag i hantaget på cellen som innehåller formeln och kopiera ner till cellen D16 Nu kanske du undra vad som är själva syftet med detta, det skulle ju vara lika enkelt att använda en fickräknare istället. Det har du rätt i, det är först när man skall göra ändringar som man märker hur otroligt kraftfullt Microsoft Excel är. Tänk dig att du sitter som marknadsansvarig vid förtaget och du märker nu att 18 % är för liten marginal för att få företaget att gå runt. Om du skulle ha använt dig av fickräknaren skulle du ha ett ganska stort projekt framför dig, Med Excel går det enkelt. Placera markören i cellen som innehåller Marginalprocenten (F:4) och ändra marginalen till 24,5%, observera att allt ändrar sig omedelbart. Det som kanske verkar konstigt är att det står fortfarande 25 % i cellen, det beror på att Excel avrundar uppåt. För att se värdet 24,5% så markera vi cellen och klickar på knappen Öka decimal så att vi ser värdet med 1 decimals noggrannhet. Tänk dig att inköpspriset på någon produkt ändrar, detta är lika enkelt när man använt sig av en formel. Ändra inköpspriset för Strålningsfilter genom att klicka in dig på kalkylbladet Produktinfo till 18 och observera förändringen i Försäljningspriset. Formatera sedan Kalkylbladen enligt de metoder som du lärt dig, använd Centrering över kolumner på rubriken Butiken AB i samtliga kalkylblad. 30

30 31 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Slutligen skall vi skapa ett Cirkeldiagram som jämför marginalen mellan de olika produkterna. Se till att ha en tydlig diagramrubrik och tydliga förklaringar i diagrammet, man skall kunna förstå diagrammet även om man ser det utan kalkylarket Spara filen med namnet BUTIKEN AB 31

31 32 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SALTNÄS VARUHUS I det här exemplet driver du det största varuhuset i Saltnäs. Det är uppdelat på fem avdelningar, och varje avdelning har en avdelningschef. Din uppgift som varuhus är bl.a. att sammanställa försäljningsstatistiken för hela varuhuset och för att göra detta på ett enkelt sätt så använder du Microsoft Excels länkningsverktyg. Sammanställningen skall du göra i din Excelfil som har namnet Saltnäs Varuhus, du kommer också att spara en arbetsyta (Work space), där du kan se alla avdelningar på samma gång. Börja med att kopiera mappen Saltnäs Varuhus med allt innehåll. Du hittar mappen under Ovningar / Dan Saltnäs Varuhus Bokavdelningen Kosmetikavdelningen Klädavdelningen Skoavdelningen Mediaavdelningen När du kopierat mappen så öppnar du den och markerar alla filer. Klicka på ENTER vilket resulterar i att alla arbetsböckerna öppnas. Välj Fliken Visa, sök sedan fram alternativet Ordna alla. Klicka på knappen: Bocka för alternative Sida vid sida, bekräfta sedan med OK Aktivera arbetsboken Saltnäs Varuhus, genom att klicka i fönstret. Bildskärmen skall se ut som exemplet på nästa sida, Observera att placeringen av de olika arbetsböckerna kan variera. 32

32 33 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum För att länka den beroende filen Saltnäs varuhus till de fem oberoende filerna så använder jag en enkel = formel. Gör så här. Markera cell B4 i Saltnäs Varuhus.xls, Skriv := Aktivera Bokavdelningen.xls, Markera Cell C10, Tryck ENTER för att bekräfta. Markera åter cell B4 i Saltnäs Varuhus och undersök formeln i formelfältet. = [Bokavdelningen.xls]Blad1!$C$10 I formeln kan du se en hänvisning till aktuell fil, Blad samt cell. Efter bladnamnet finns ett utropstecken som anger att en fjärrlänk har skapats mellan cellen (källdata) och resultatcellen. Aktivera vid behov Saltnäs Varuhus.xls. Markera cell B5 Skriv: =, Aktivera Kosmetikaavdelningen.xls, Markera cell C10 Tryck ENTER för att bekräfta. Upprepa förfarandet med de tre återstående avdelningarna. När du är klar skall innehållet i Saltnäs Varuhus.xls. se ut så här: 33

33 34 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Markera cell B10 Summera försäljningssiffrorna med Autosumma funktionen. Resultatet skall bli så här: Spara arbetsboken Saltnäs Varuhus.xls genom att använda snabbkommandot CTRL +S Vi vill också kunna öppna samtliga arbetsböcker på nytt och få dessa att ligga sida vid sida automatiskt. Detta gör vi genom att spara fönstret som en arbetsyta. Klicka på fliken Visa, där kommer du sedan att hitta en knapp som heter Spara arbetsyta. Klicka på knappen, Kontrollera att du är inne i mappen Saltnäs varuhus. Skriv in namnet Varuhusets totalbudget som namn på arbetsytan och klicka sedan på knappen Spara. Svara Ja till alla på eventuella frågor om att spara filer. Stäng samtliga arbetsböcker. 34

34 35 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum UPPDATERA LÄNKAR AUTOMATISKT: Öppna filen Bokavdelningen.xls. Ändra värdet i cell C7 till Stäng filen och svara Ja på frågan om ändringarna skall sparas. Öppna filen Saltnäs Varuhus.xls. Filen aktiveras men det händer inget med värdet i cellen för Studentlitteratur? Däremot har nedanstående Säkerhetsvarning aktiverats: Klicka på knappen Alternativ. Bocka för alternativet Aktivera innehållet: Bekräfta med OK. 35

35 36 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Både siffrorna för Saltnäs Varuhus och Totalt ändras nu. Kontrollera att du har samma resultat som i bilden: Klicka på knappen för att stänga fönstret, nedanstående fönster aktiveras: Klicka på Fortsätt. UPPDATERA DATA MANUELLT Det kan ibland vara nödvändigt att välja det förhandsvalda alternativet skydda datorn på frågan om uppdatering av länkar. Vid behov kan uppdatering därefter ske på direkt uppmaning av användaren. Vi tänker oss att några av avdelningscheferna ändrar i sina budgetar. Du skall sedan öppna den beroende filen utan att uppdatera fjärrlänkarna. Stäng den beroende filen Saltnäs Varuhus innan du gör nedanstående uppgift. Öppna filerna Kosmetikaavdelningen, Klädavdelningen och Skoavdelningen. Ändra cell C6 i de tre arbetsflikarna till följande värden: 36

36 37 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Kosmetikaavdelningen.xls 900, Klädavdelningen.xls, 750, Skoavdelningen.xls, 2550 Avsluta med att stänga samtliga filer. Spara alla ändringar. Öppna Saltnäs Varuhus.xls. Låt alternativet Skydda datorn från okänt innehåll (rekommenderas) vara markerat och klicka sedan på OK. De siffror som nu visas är de som var aktuella sista gången filen sparades. Du skall nu uppdatera länkarna till källdatafilerna manuellt, en i taget eller alla på en gång: Klicka på Fliken Data och välj därifrån alternativet Redigera länkar: Nedanstående fönster aktiveras: 37

37 38 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Obs! dialogrutan kan se lite olika ut beroende på var filerna är sparade. Markera de tre länkarna Kosmetikaavdelningen.xls, Klädavdelningen och Skoavdelningen.xls enligt figuren nedan. Använd CTRL för att göra en splittrad markering. Klicka på Uppdatera värden. Håll ett öga på cell B10 för att se om dess värde ändras. Stäng filen och svara Ja på frågan om du skall spara den. BRYTA FJÄRREFERENSER Det finns tillfällen då länkarna bör brytas, t ex när chefen anser att budgetarbetet är färdigt. För att låsa den slutliga budgeten är det i Excel möjligt att låsa alla eller valda länkar. Öppna arbetsytan Varuhusets totalbudget.xlw Aktivera Saltnäs Varuhus.xls. Markera Cell "B4". Tryck F2 för att aktivera redigeringsläget. Tryck F9 38

38 39 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Tryck ENTER för att avsluta. Cell B4 innehåller inte längre någon länk, utan ett värde. Chefen för Bokavdelningen kan ändra hur mycket han vill i sin budget; den kommer inte längre att påverka Varuhusets totalbudget. Testa gärna! Du kan också konstatera detta genom att välja Redigera / Länkar. Bokavdelningen.xls finns inte längre med på listan över länkade filer. Lås fjärreferensen till samtliga avdelningar, spara sedan filen Saltnäs Varuhus med det nya namnet Varuhusets resultat kvartal Stäng filerna och svara Ja på ev dialogrutor. ANVÄNDNING AV FUNKTIONER I MICROSOFT EXCEL MAX, MIN OCH MEDEL Det finns massor av funktioner inbyggda i Microsoft Excel, de vanligaste är SUMMA, ANTAL, MAX, MIN och MEDEL. SUMMA summerar ett markerat område, MAX söker fram det högsta värdet i ett markerat område. MIN söker i sin tur fram det lägsta värdet i ett markerat område och MEDEL räknar ihop antalet värden i ett markerat område och delar sedan summan av detta på antalet celler som ingår i markeringen. I nästa övning skall du pröva några av dessa funktioner: Öppna filen Butiken AB, (borde finnas på din disk) och skriv in Hösta vinst /, i cellen B18, klicka ENTER och skriv sedan in Lägsta vinst / i cellen B19 och Genomsnittlig vinst /, i cellen B20, skriv slutligen in texten Antal produkter i cellen B21. Formatera gärna cellerna med samma format som finns i ovanstående kalkyl. Ex: 39

39 40 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Placera markören i cellen C18 och skriv =MAX( markera sedan cellerna C4:C16 och avsluta med ENTER. Gör sedan på samma sätt med MIN och MEDEL i cellerna C19 och C20. observera att man startar alltid en parentes efter att man skrivit in vilken funktion man vill använda Ex. =MAX(A1:A12) En splittrad sökning efter det högsta värdet kan se ut så här =MAX(A1:A12;B1:B12) Du kan naturligtvis också klicka på listpilen vid autosummaknappen och välja funktion därifrån I C22 skriver du in funktionen =Antal(Med hjälp av denna funktion får du reda på hur många produkter som finns till försäljning.) Spara filen med namnet Butiken AB inkl Funktioner och stäng sedan kalkylen 40

40 41 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum LETARAD FUNKTIONEN Funktionen =LETARAD() är praktisk när uppgifter skall hämtas ur en tabell Börja med att skriva in följande Excelkalkyl, döp kalkylbladet till LÖNER Använd också dina kunskaper i Cellformatering och formatera kalkylbladet så att det får liknande utseende som i exemplet nedan. Din uppgift är att se till att Månadslön automatiskt förs in i D-kolumnen genom att söka efter Lönekod i tabellen som du skapar på det nya kalkylbladet Grundlönelista. Observera att lönekoderna i tabellen måste vara sorterade i stigande ordning i tabell för att LETARAD() skall kunna användas. Markera cell D4 på kalkylbladet LÖNER Klicka på listpilen till höger om Autosumma knappen och välj därifrån alternativet Fler funktioner: 41

41 42 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Välj i fältet Kategori alternativet Leta upp och referens, sök sedan i fältet Välj en funktion fram funktionen LETARAD: Bekräfta med OK. Ange Letauppvärdet genom att klicka på Cell C8. Det är det värdet du vill finna i tabellen. Markera fältet Tabellmatris. Markera området A4:B18 i grundlönelistan Du har nu angivit var den tabell finns där du skall leta efter Letauppvärdet. Eftersom du senare skall kopiera formeln till de övriga lönetagarna måste du göra tabellen till en absolut referens. (Området skall inte ändra sig när du kopierar formeln). Tryck därför <F4>. Markera fältet Kolumnindex. Skriv: 2, Tvåan anger att det är i tabellens andra kolumn som det sökta värdet skall hämtas. Dialogrutan skall nu se ut så här: 42

42 43 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Tryck ENTER eller klicka på knappen OK för att bekräfta funktionen. Observera hur Excel nu hämtar grundlönen på 1800 från tabellmatrisen till målcellen Kopiera formeln till cellerna D5:D18. Testa att ändra på några värden i lönekodfältet och observera hur Månadslönen genast hämtas och ändras av Excel automatiskt. Du kan också testa att gå över till det andra kalkylbladet och ändra i grundlönekoden, ändringarna kommer genast att påverka lönerna. Spara filen med namnet Minimilöner.xls och stäng den. 43

43 44 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum OM FUNKTIONEN Öppna arbetsboken Provresultat, du hittar filen i Ovningar / Dan / Excel Du får upp ett register över deltagarna i ett Engelskaprov vid Saltnäs Grundskola. Börja med att skriva in följande formler på rätt platts. =ANTAL( =MAX( =MIN( =MEDEL OM- funktionen skiljer sig aningen, här kommer du inte att markera ett speciellt område som skall avsökas för information utan du kommer att skriva in en längre formel. Klicka i cellen D6 och skriv in följande formel, bekräfta med ENTER. 44

44 45 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Det här betyder: Om värdet i cellen C6 är större än värdet i B15 (Obs. absolut referens för att du skall kunna kopiera formeln) ska Godkänd skrivas ut i D6 (sant), om inte (falskt) ska Underkänd skrivas ut. Lägg märke till att funktionen består av tre delar och att varje del åtskiljs av ett semikolon. Ta tag i handtaget i Cell D6 och kopiera ned till D13. Det finns ytterligare några s.k. logiska operatorer;< (mindre än), = (lika med), <= (mindre än eller lika med), >= (större än eller lika med) och <> (inte lika med). (När du kopierade formeln fick även Anna Lindmark ett betyg, trots att hon inte deltog. Formeln borde alltså i det här fallet rättas till. klicka i cell D6 och redigera formeln enligt nedanstående exempel. Det här betyder: Om C6 är blank (dubbla citattecken) skriv då ut Skrev ej provet (sant). Om det inte är blankt (falskt) kontrollera då om C6 är större än B15 och skriv då Godkänd, om det inte är större skriv då Underkänd. Detta kallas att Kapsla OM-funktionen, du kan kapsla upp till sju stycken. Spara filen med namnet Omfunktioner.xls i din Excelmapp. 45

45 46 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum MER DIAGRAMHANTERING I denna övning skall du utgå ifrån en kalkyl som du ska komplettera, göra en målsökning med och sedan redigera vad avser dataetiketter. Öppna arbetsboken Saltnäs närbutik.xls, som finns under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Markera området B6:F10 och tryck F11 för att skapa ett diagram på ett eget blad Välj Layout 2 som design för ditt diagram. Flytta diagramfliken Diagram1 så att den ligger till höger om fliken Närbutiken ab. Klicka på fliken Närbutiken och mata sedan in siffror enligt nedanstående bild: Maj Juni Klicka på bladet Diagram1, för att aktivera diagrammet, kontrollera att du har fliken Design aktiverad och klicka sedan på alternativet Markera data. Klicka på rullgardinen och markera området B6 H10. 46

46 47 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Bekräfta med OK Klicka på någon av staplarna i den lila serien, vilket motsvara serien Sport. Tryck sedan på DEL för att ta bort staplarna för Sport. Gå tillbaks till kalkylbladet Närbutiken och gör en ny splittrad markering på områdena B6:H6 och B11:H11 genom att hålla ned CTRL när det andra området markeras. Tryck sedan på F11 för att skapa ett nytt diagram som visar måndastotalen på en egen flik Välj Layout 4 som diagramlayout 47

47 48 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Spara arbetsboken på din diskett med namnet Närbutiken. RITOBJEKT OCH KOMPLETTERINGAR Nu ska du få prova på att använda både ritobjekt och bilder i ett diagram Fortsätt med arbetsboken Närbutiken och aktivera fliken Diagram 2 Dubbelklicka på själva fliken, skriv Totalt som nytt namn och bekräfta med ENTER. Peka på fliken Totalt, tryck sedan CTRL och håll tangenten nedtryckt, klicka sedan och dra fliken åt höger så att en svart liten trekant pekar mellan flikarna Totalt och Närbutiken, släpp musknappen och sedan CTRL varvid en kopia av bladet, Totalt (2) skapas. Se till att du har Diagrammet Totalt aktivt, Högerklicka på någon av staplarna och välj från snabbmenyn alternativet Formatera dataserie. Bocka för alternativet Fyllning i den vänstra delen av fönstret. 48

48 49 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på alternativet Bild eller Strukturfyllning i den högra delen av fönstret, gå sedan in på listpilen bredvid verktyget Struktur och välj en färdig struktur. Skapa ytterligare ett nytt diagram på Totalt genom att hålla ner CTRL och dra och testa sedan igen att formatera dataserien. Den här gången väljer vi alternativet Infoga från och klickar på knappen fil. 49

49 50 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Sök dig fram till Ovningar / Dan / Bilder och bildfilen Mynt.bmp markera filen och välj Infoga, kryssa i alternativet Stapla och klicka sedan på stäng. 50

50 51 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNINGSDEL: ÖVNING 1.1 Skapa följande kalkyl. Sätt in summa- och medeltalsformler på de rätta ställen där det står formel Formatera innehållet i kolumnen Medeltal och raden Överskott så att det finns ett valutaformat med 0 decimaler i cellen. Skapa ett stapeldiagram för att presentera de tre månadernas överskott/underskott. Spara kalkylen som Budget på din disk 51

51 52 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.2 Åtta fotbollslag spelar mot varandra i samma serie. Varje lag spelar sju matcher. Efter matcherna ser serietabellen ut så här. Skapa ovanstående tabell. Skriv in formeln i de kolumner där det står Formel. Spelpoängen räknas så att laget får 3 poäng för seger, 1 poäng för oavgjort och 0 poäng för förlust. Använd absolut referens för att möjliggöra kopiering av formel. Skriv rubriken SERIETABELL med större typsnitt ovanför tabellen. Förse alla rubriker och lagnamn med fetstil. Sortera kolumnen Spelpoäng fallande. Vem vinner? Gör ett stapeldiagram enligt poängen som lagen fått. Spara kalkylen under namnet Fotboll. 52

52 53 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.3 I Saltnäs högstadieskola är fördelningen mellan eleverna följande. Skapa tabellen på ett nytt kalkylblad som du namnändrar till Högstadieskolan. Skriv en lämplig rubrik för tabellen. Skapa sedan formlerna till tabellen. Ledning: Räkna ut alla totalsummeringar först, sedan procentandelen. Procentandel = Antal / Totalt antal tillsammans Formatera procentkolumnerna så att talen visas med två decimaler. Skapa ett stapeldiagram som anger antalet flickor klassvis. Spara kalkylen som Saltnäs högstadieskola. 53

53 54 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.4 Öppna filen Databolaget ab som finns under Ovningar / Dan / Microsoft Excel I kalkylen finns två kalkylblad, Produktlista och Försäljningslista. Börja med att fylla i de rätta formlerna på kalkylbladet produktlista. Beräkningsmodell: Moms: =Inköpspris * Moms % Marginal: =Inköpspris *Marginal % Försäljningspris: = Inköpspris + marginal + moms På det andra kalkylbladet skall du räkna ut hur mycket bolaget har sålt för under månaderna juli och augusti. Beräkningsmodell: Summa: =Antal sålda enheter * Försäljningspriset Skapa ett diagram som visar en jämförelse av antalet sålda datorer i juli och augusti Spara arbetsboken i din övningsmapp med namnet Databolagets försäljning. 54

54 55 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.5 I nedanstående kalkyl finns uppgifter om produkter som Saltnäs Bil & båt Ab saluför. Gör en kalkyl enligt modellen nedan i vilken man beräknar hur mervärdesskatten (momsen) påverkar produktpriserna. Skapa formler på de ställen där det står Formel. Enhetspriset inklusive momsen = Momsprocenten * enhetspriset utan moms + enhetspriset utan moms Använd absolut kopiering. (Momsen = 22%) Skapa ett stapeldiagram över momsbelagd försäljning i september. Spara kalkylen i din övningskatalog som Saltnäs Bil och Båt 55

55 56 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.6 Skriv in följande kalkyl på blad 1 i en ny arbetsbok, skriv sedan in de rätta beräkningsformlerna där det står formel. Namnändra Blad 1 till Kaffe och Blad 2 till Exkl kaffe. Centrera mellanrubrikerna gammalt och nytt pris över kolumnerna för 1 och ½ kg. Ge cellerna valutaformatet med två decimaler. Klicka i kalkylbladet Exkl kaffe och bygg sedan upp nedanstående kalkyl: Du skall nu hämta över uppgifterna för kaffesorterna som kostar mer än 3,20 / kg, (nytt pris). Använd funktionen OM för att ta över informationen till Exkl kaffe. (funktionen är identisk för båda fälten med undantag för Sant värdet, där det första är att skriva ut produktens namn och det andra produktens pris.) Skapa ett stapeldiagram över kg priset för de exklusiva kaffesorterna. Lägg in värde etiketter för staplarna. Formatera diagrammet så att det får ett trevligt utseende. Spara arbetsboken i din övningskatalog under namnet Kafferast. 56

56 57 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 2.1 Johanns, Carina och Anna är lovande höjdhoppare. I nedanstående kalkyl skall du bygga statistik över deras bästa resultat från deras träningsläger vid Saltnäs Friidrottsanläggning förra veckan. Hoppresultaten i meter, förvandlas med en poängfaktor till poäng. Poäng = Höjdhoppsresultat * poängfaktor (poängfaktorn är 100). Kopiera alltid formlerna när det är möjligt. Vem är bättre? Skapa ett stapeldiagram över flickornas totala poäng Spara kalkylen under namnet Idrott i din övningskatalog och skriv sedan ut ett exemplar av hela kalkylarket. 57

57 58 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 2.2 Öppna arbetsboken Bilkalkylen.xlsx, du hittar den under Ovningar / Dan / Microsoft Excel. Börja med att forma cellerna efter innehållet. Formatera rubriken så att den är 20 punkters storlek och har teckensnittet Garamond, gör den också fetstilad. Knacka in de rätta formlerna i E: kolumnen. Formatera cellerna så att de har högst 2 decimaler. Sätt valuta format i de celler där svaret skall vara i valuta. Radera kolumnen C. Centrera rubriken över kolumnerna i arbetsboken. Formatera arbetsboken med linjer och fyllningsfärger, så att den blir lättöverskådlig. Skapa ett diagram över kostnaderna det första året. Spara arbetsboken som Min Bilkalkyl i din övningskatalog. 58

58 59 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 2.3 Skriv in följande kalkyl, döp kalkylbladet till Båtar. Överst i kalkylen finns uppgifter om båtarna typ, storlek och pris. Nedanför skall du skriva in de rätta formlerna för att beräkna bl a lagervärde, moms, och marginal. Beräkningsmodell: Lagervärde = Antal i lager * Pris Skapa ett beräknat fält för att beräkna vinsten (Marginalen * Antal i lager). Summera sedan fältet i cellen för Uppskattad totalvinst Skapa sedan ett stapeldiagram som visar hur många båtar som finns i lager. 59

59 60 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 2.4 Öppna arbetsboken Saltnäs Gitarrbutik.xlsx, filen är lagrad under Ovningar/ Dan/ Microsoft Excel. Använd Letaradfunktionen för att fastställa grundlönen för de anställda. Grundlönen är baserad på anställningsåret och tabellen hittar du på kalkylbladet Löneunderlag. Personer som är anställda på Ekonomi avdelningen är berättigade ett lönetillägg på 7%, använd Om funktionen för att fastställa om personen skall ha tillägget eller ej. De personer som är anställda år 2000 eller tidigare är berättigade ett årstillägg på 15%, de personer som är anställda 2005 eller tidigare är berättigade 10% årstillägg. Om man är anställd senare än 2005 får man inget årstillägg. Använd OM funktionen för att fastställa om personen skall ha nått årstillägg. Om sant skall beräkna fram hur mycket. Lägg också in en villkorsstyrd formatering på området Utbetalas där du använder en ikonuppsättning, se exempel nedan: 60

60 61 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum REGISTERHANTERING MED MICROSOFT EXCEL SALTNÄS DATASPELFÖRENING Du är bokhandlare och vill föra statistik över hur mycket du sålt (både i böcker och försäljningsbelopp) inom vissa genrer av böcker. De genrer du specialiserat dig på är Skönlitteratur och Deckare. Du är också angelägen om att ta reda på hur försäljningen fördelar sig inom två olika regioner: Norr och Syd. Den tidsperiod försäljningen gäller sträcker sig från Jan-2009 till Jun SORTERING AV DATABASER Öppna arbetsboken Saltnäs Dataspelförening under Ovningar / Dan / Excelregister. Antag att du vill sortera databasen så att posten med störst försäljningssiffra kommer högst upp och sedan de andra posterna komma i fallande ordning. Aktivera fliken Data: Klicka någonstans i kolumn F och klicka på knappen Sortera fallande. Som du märker får du en bra överblick över vilka kategorier som har sålt bäst och när de gjorde det. Bäst lyckades region Syd i april 2009 då man sålde för SORTERINGSNYCKLAR En mer avancerad form av sortering, är att använda sig av s.k. sorteringsnycklar. Om man vill att databasen skall sorteras i första hand efter region och i andra hand efter Genre, placerar du markören i någon av listans celler. Klicka sedan på knappen Sortera och gör följande val i dialogrutan Sortera. 61

61 62 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka sedan på knappen Lägg till nivå och gör följande inställning: Bekräfta sorteringen med OK Databasen sorteras snyggt och prydligt i alfabetisk ordning utifrån de två valda fälten. Ännu snyggare blir det om man dessutom väljer att använda den tredje sorteringsnyckeln. Aktivera sorteringsläge på nytt genom att klicka på Sorteringsknappen: Klicka på Lägg till nivå och välj Antal, välj sedan alternativet alternativet Fallande, (Största till minsta:) Bör se ut så här: Bekräfta med OK, Dataregistret bör nu se ut så här: 62

62 63 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Titta igenom registret och sätt fokus på de fält som du lagt in sorteringsnycklar på, kontrollera hur du har nytta av tredje sorteringsnyckeln: 2:a 1:a 3:a (högsta värdet för sport i region Norr först) 63

63 64 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Sortera register övning 1 Öppna Excelregistret "Saltnäs Brukshundförening.xlsx", du hittar den under Ovningar / Dan / Excelregister UPPGIFT 1 Sortera hundarna i alfabetisk ordning UPPGIFT 2 Sortera hundarna i åldersordning, med den äldsta hunden överst UPPGIFT 3 Sortera hundarna först efter Läggning i stigande ordning, sedan efter Ras i stigande ordning UPPGIFT 4 Sortera hundarna först i alfabetisk ordning, sedan i fallande åldersordning och sedan efter Ras i stigande ordning (som du märker finns det hundar som heter Karo, är 5 år och tillhör rasen Golden Retriever ) UPPGIFT 5 Sortera hundarna först i alfabetisk ordning, sedan i fallande åldersordning, sedan efter Ras i stigande ordning och till sist efter Ägare i stigande ordning. Nu kan du Sortera i ett Excel-register, då är det dags att gå vidare till nästa avsnitt. 64

64 65 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum GÖRA URVAL I DATABASER I en databas bör man kunna ta fram alla de poster som matchar ett eller flera sökvillor. I ett artikelregister kan det vara bra att undersöka hur många artiklar det finns, t ex 10 eller mindre enheter kvar i lagret. I ett kundregister kan man vara intresserad av att ta fram alla kunder som handlar för mer än en viss summa per år. Det går att kombinera villkor så att man exempelvis plockar fram de kunder som handlar för mellan och och samtidigt bor i en viss region. AUTOFILTER Du fortsätter att arbeta med filen "Saltnäs Dataspelförening". Se till att någon cell i registret är markerad, välj fliken Data om den inte är aktiv. Klicka på knappen Filter. Databasens rubrikrad får små listpilar till höger om sig: Du vill undersöka försäljningen av Saltnäs Dataspelförening. Gör så här: Klicka på listpilen till höger om Genre. Ta bort markeringen för alternativen Action och Arkad: 65

65 66 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på OK. Registret filtreras nu så att endast Genre Sport och Strategi visas: Observera också att det nu visas in filterikon på listmenyn, detta betyder att det finns ett filter aktivt i fältet Genre. Du återställer listan genom att klicka på listpilen tillhöger om Genre och markera för alternativet Markera allt. Bekräfta med OK Om man vill söka rätt poster som matchar sökvillkor för olika fält får du filtrera databasen i två steg via Autofilter. Gör så här: Klicka i fältet Genres listpil och välj endast Strategi. Klicka sedan i fältet Regions listpil och välj endast Syd Resultatet bör se vara som bilden nedan. Klicka på filterknappen för att återställa databasen på ett snabbt sätt. (observera att alla filter då tas bort.) 66

66 67 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum TALFILTER Nu räcker detta ganska långt, men inte tillräckligt. Tänk om du vill få svar på hur många poster det finns där antal sålda spel överstiger 300st eller där försäljningen ligger mellan och Här skall vi använda oss av Anpassat Autofilter. Gör så här: Börja med att aktivera Autofilter genom att klicka på knappen Filter: Gå sedan i ni fältet Antal och aktiver en filtrering under kategorin Talfilter, välj alternativet Större än eller lika med: Nedanstående fönster aktiveras, gå gärna in och titta vilka olika syntax som finns att välja under Visa rader där: se sedan till att alternativet är större än eller lika med är aktiverat, skriv in värdet 300 i fältet till höger. Klicka på OK. För att bekräfta filtret. Nu visas 14 av databasens 23 poster, d v s alla de som är större än 300. Sortera också fältet antal fallande så är det lättare att kontrollera filtreringen. 67

67 68 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på knappen ta bort till höger om filterknappen för att visa alla poster i dataregistret. Svaret på den andra frågan vilka poster som innehåller ett försäljningsvärde som är större än eller lika med och som är mindre än får du genom att ta fram dialogrutan Anpassat Autofilter för fältet Försäljning och mata in följande: (Aktivera filter genom att klicka på filterknappen på nytt) Observera att Och är förkryssat, detta innebär att båda sökvillkoren måste vara uppfyllda för att posten skall komma med i urvalet. Eller innebär att det räcker om ett av villkoren är uppfyllda. I de flesta fall där man arbetar med Tal är det OCH som man använder, om villkoren gäller text är det oftast ELLER som används. Efter filtreringen bör registret se ut så här: Avsluta med att visa alla poster. 68

68 69 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum VISA DE TIO HÖGSTA ELEMENTEN Om du vill undersöka vilka de 10 bästa försäljningsposterna är kan du göra så här: Klicka på listpilen för fältet Försäljning, välj kategorin Talfilter och klicka på alternativet 10 högsta. Följande dialogruta dyker upp: Klicka på OK Resultatet bör se ut så här: Du kan naturligtvis ändra antalet till t.ex. de 3 högsta eller lägsta elementen istället. I det här avsnittet har du fått lära dig hur man filtrerar data i Excel. Nu kan du göra övningen på nästa sida: 69

69 70 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum FILTRERA REGISTER ÖVNING 2 Öppna filen Album.xlsx, du hittar övningen under Ovningar / Dan / Excelregister. FILTERUPPGIFT 1 Använd Autofilter för att ta fram alla skivor Beatles gjort. Avsluta med att välja Data, Filter, Visa alla för att återställa databasen! FILTERUPPGIFT 2 Ta fram alla skivor som placerat sig 3:a eller bättre. Återställ sedan databasen! FILTERUPPGIFT 3 Ta fram alla skivor som kom ut på 60-talet. Sortera sedan enligt år fallande FILTERUPPGIFT 4 Ta fram Rolling Stones 70-talsplattor. Sortera enligt titel FILTERUPPGIFT 5 Ta fram alla skivor som gjorts av Prince eller U2, sortera sedan filtreringen enligt Grupp stigande och enligt år fallande. FILTERUPPGIFT 6 Ta fram alla skivor som har ordet Love någonstans i titeln. 70

70 71 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum AVANCERAT FILTER Du vill nu ta fram de poster där säljaren har varit antingen Paulsson, Lindén eller Johnsson. Om du skulle använda Anpassat Autofilter skulle du snart märka att det blir vissa problem, Paulsson och Lindén är inga problem men hur får vi med Johnsson? För att lösa problemet måste vi använda oss av Avancerat filter. Nackdelen med Avancerat filter, (om man vill kalla det en nackdel) är att man måste skapa ett s.k. villkorsområde, någonstans i din databas. VILLKORSOMRÅDE För att komma runt begränsningen som finns i Anpassat Autofilter bygger vi upp följande villkorsområde i cellerna A26:A29: Nästa steg är att utföra själva filtreringen. Gör så här: Klicka någonstans i registret du vill söka information ur Välj Fliken Data om den är inaktiverad, klicka sedan på knappen, dialogrutan Avancerat filter dyker upp på skärmen. Området A1 F24 är färdigt markerat vilket innebär att data söks i hela databasen. Klicka i det vita området vid Villkorsområde och markera upp cellerna A26 A29: Klicka På OK. Resultatet bör se ut ungefär så här, obs att sorteringen av de olika posterna kan vara olika. Sortera därför registret i alfabetisk ordning på fältet Säljare: 71

71 72 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Notera att vi i villkorsområdet matade i de olika säljarna på olika rader. Klicka på knappen visa hela registret på nytt. för att Anta att du vill ta reda på vad Johnsson och Svensson sålt i region Norr. Gör så här: Skriv in följande villkorsområde. Obs: Kom ihåg att först klicka någonstans i registret innan du väljer Avancerat. Mata sedan in det nya villkorsområdet. Klicka på OK. 72

72 73 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Resultatet bör se ut så här: Du får fram resultatet av Johnsson och Svenssons försäljning i region Norr. Klicka på knappen för att visa alla poster i registret. Radera föregående villkorsfält och skriv in följande: Det vi nu skall göra är att filtrera hur Johnssons försäljning sett ut from jan-09 t o m mars-09. Gör så här: Klicka någonstans i registret. Välj Avancerat: Dialogrutan visas på nytt: Radera det gamla innehållet i villkorsområde Markera det nya området under databasen 73

73 74 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Resultatet av filtreringen bör se ut så här: Stäng registret när du är klar. Nu när du har blivit bekant med Avancerat filter kan du göra följande övningar: AVANCERADE FILTER ÖVNING 3 Öppna arbetsboken Saltnäs Bostadsrätter.xlsx som finns under Ovningar / Dan / Excelregister. UPPGIFT 1 Skapa ett villkorsområde under databasen där du matar in sökvillkor som tar fram alla 1:or som Berglund har sålt och använd avancerat filter för att visa posterna UPPGIFT 2 Filtrera fram de bostadsrätter i Norra Stan, Strandvallen eller Österböle som kostar mindre än en halv miljon kr UPPGIFT 3 Filtrera fram de bostadsrätter som har Pettersson, Rindell eller Berglund som säljare och där ytan är from 30m 2 t.o.m. 40m 2 UPPGIFT 4 En spekulant är intresserad av en 2:a på Sveavägen. Vad kan han välja mellan för lägenheter. UPPGIFT 5 En spekulant är intresserad av 1:or eller 2:or på Strandvallen, och dessa lägenheter skall vara på minst 30m2 och max 40m2. Eller så kan hon tänka sig 3:or på max 70m2 i Norra Stan. Vad kan hon välja mellan för lägenheter? UPPGIFT 6 Ta fram de bostadsrätter där priset per m2 är mindre än kr ( tips! Infoga en tom kolumn till höger om fältet Pris och kalla det nya fältet för Pris/ m2) 74

74 75 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum JOKERTECKEN. Du kan ha stor glädje av s.k. jokrar eller "wildcards" i sökvillkoren. Det finns två olika typer av jokrar:? Frågetecknet ersätter ett tecken i sökvillkoret. * Stjärnan ersätter ett obestämt antal tecken i sökordet. Tänk dig att du vill söka reda på alla säljare vars namn börjar på bokstaven P. Om du använder dig av Anpassat autofilter matar du in följande sökvillkor i dialogrutan för villkor. På samma sätt kan du söka fram alla poster där säljaren namn slutar på t ex n genom att ange att fältet Säljare skall vara lika med *n. Frågetecknet motsvara alltså ett okänt tecken vilket kan vara användbart om man känner till det mesta om det innehåll du vill visa. Öppna Excelregistret Saltnäs Bostadsrätter.xlsx: Anta att du nu vill ta fram alla lägenheter på Sveavägen Du ställer då upp följande anpassade autofilter under Adress- fältet. 75

75 76 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum KOPIERA UPPGIFTER TILL EN ANNAN PLATS. Nu skall vi använda Avancerat filter för att kopiera ut information från registret: Öppna databasen Saltnäs Dataspelförening Skriv in följande villkorsområde under databasen Klicka någonstans i databasen och välj Avancerat. I dialogrutan Avancerat filter markerar du alternativet Villkorsområde som vanligt, kryssa sedan för alternativet Kopiera till annan plats, klickar sedan i rutan kopiera till: och klicka i cellen som du vill kopiera urvalet till, A30 enligt bilden nedan: Klicka på OK. Under villkorsområdet hittar du uppgifterna, som bör se ut ungefär så här. Det kanske är så att du bara vill ha med vissa fält, d.v.s. hoppa över fält som du inte tycker är nödvändiga att ha när du kopierar filtrerade poster till en ny plats under databasen. 76

76 77 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Vi gör om urvalet ovan, men nu tar vi bara med fälten Genre, Region, Antal och Försäljning. Vi är således fortfarande intresserade av poster med Johnsson som säljare, men vill inte ta med alla fält vid filtreringen. Då måste vi först ange vilka fält som skall var med genom att skriva in dem under villkorsområdet: När du sedan tar fram dialogrutan Avancerat filter så gör du inställningar enligt följande: Ett klick på OK filtrerar fram Johnssons försäljning utan att ta med fälten Datum och Säljare: Radera det nya registret och villkorsområdet genom att markera raderna och radera sedan alla rader, då raderas formatering och innehåll. 77

77 78 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum DELSUMMOR Öppna databasen Saltnäs Dataspelförening. Med hjälp av funktionen Delsummor kan man t ex ta reda på vad försäljningen uppgår till i en viss region. Du kan alltså undersöka delsummor för fältet Region. du kanske även vill se delsummor för Arkad, Sport, Strategi eller Action, då är det fältet Genre som används. Det viktiga att komma ihåg innan du sammanställer delsummor är att du måste sortera databasen utifrån det fält du är intresserad av. Låt oss göra delsummering för försäljningen i region Norr resp Syd i bokhandlarexemplet. Sålunda är det lämpligt att sortera databasen med fältet region som söknyckel i stigande ordning. Klicka på någon cell i registret, klicka sedan på Knappen Delsumma: Följande dialogruta dyker upp: Kontrollera att du har inställningarna som på bilden ovan och tryck sedan OK. Registret får nu delsummor för varje förändring i fältet Region, och det bör se ut som på följande sida: 78

78 79 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Excel har automatiskt gått över till dispositionsläge, du ser detta genom att det dyker upp ett nytt fält till vänster om rubrikraderna. Fältet innehåller dispositionsknappar med vars hjälp du kan granska den delsummerade databasen. Det intressanta just nu är just knapparna. De visar de nivåer du kan växla mellan. Pröva att klicka på knappen för nivå 1. Denna nivå är den högsta och visar endast delsumman för de olika kvartalen: Här kan du således utläsa att totalförsäljningen för samtliga regioner uppgår till Nivå Två ger delsumman av regionernas totalförsäljning. 79

79 80 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum För att komma tillbaks till ursprungsläget klickar du på knappen 3. Antag att du vill ta fram delsummor för antalet exemplar som sålts i regionerna. Då klickar du på knappen Delsumma på nytt och ändrar inställningarna så att du får följande inställningar: De inställningar som är gjorda här gör att de delsummor du tagit fram för fältet Försäljning ersätts med delsummor för Antal-fältet. Du utgår fortfarande från Region. Klicka OK och granska resultatet: Pröva gärna att klicka på knapparna för nivå 1, 2 och 3 igen. 80

80 81 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Kontrollera att du sorterat databasen utifrån fältet Region. Klicka på knappen Delsumma på nytt och ändra inställningarna enligt nedanstående bild, klicka på OK Vid varje ändring i fältet Region får du nu Medelvärde för både Försäljning och Antal: Vill du lämna dispositionsläget och återgå till databasens ursprungliga läge klickar du på knappen delsumma och klickar på knappen Ta bort alla. 81

81 82 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum DELSUMMAN ANTAL: I följande övning kommer du att ta reda på hur många lägenheter av olika typ som det finns i varje stadsdel genom att använda Delsummor, det viktiga här är naturligtvis sättet du sorterar dataregistret. Öppna Excelregistret Saltnäs Bostadsrätter.xlsx. Sortera dataregistret i första hand, stigande enligt Stadsdel och i andra hand enligt Typ fallande. Lägg sedan på delsummor enligt nedanstående bild och bekräfta sedan med OK. Observera ditt resultat, det borde nu vara enkelt att hålla reda på antalet 3:or i t ex Innerstan, vilket i detta fall borde vara 9 stycken. 82

82 83 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum PIVOTTABELLEN Det vi har gjort hittills är att vi har sorterat och filtrerat i Excel för att få fram information ur en databas. Excel har ett speciellt verktyg för att hantera databaser som kallas för Pivottabell. Det är besläktat med Delsummor, men det är mycket mer dynamiskt. Med hjälp av pivottabellen kan du ta fram intressanta detaljer ur en databas på ett snabbt och enkelt sätt. Detta skall du nu få pröva på. SKAPA PIVOTTABELL. 1. Öppna arbetsboken Saltnäs Dataspelförening. 2. Klicka någonstans i databasen och välj sedan fliken Infoga: 3. Klicka på knappen Pivottabell, nedanstående fönster aktiveras, kontrollera att område A1 F24 använde i fältet Tabell/område. 4. Bekräfta med OK för att infoga Pivottabellen på ett nytt kalkylblad. Observera att den nya pivottabellen läggs in till vänster om det befintliga databladet 5. Markera bladet och flytta det så att det ligger till höger om kalkylbladet Försäljning, namnändra också bladet till Pivottabell. 83

83 84 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Det är här som du designar din pivottabell. Bocka för alternativet Säljare i fältet till höger: observera hur fältet läggs in i tabellens vänstra fält: Markera sedan fältet Försäljning: Testa vad som händer om du dubbelklickar i cellen B3 som innehåller Summan av Försäljningen: 84

84 85 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Observera att här kan du med ett enkelt klick ändra Summan till t.ex. Medelvärde för Försäljningen, det skall vi i och för sig inte göra just nu, men det kan vara bra att känna till. Eftersom du vill ändra utseendet på försäljningstalen klickar du nu på knappen Talformat. Följande dialogruta dyker upp: När du ställt in att du vill ha tusentalsavgränsning med 0 decimaler klickar du på OK Nästa steg är att du skall börja pivottera, eller omdisponera genom att dra och släppa, din pivottabell. Först skall du få pröva att ändra i sidfältet, d.v.s. där du har dina säljare. Klicka på listpilen till höger om fältet och du får fram en förteckning över dina försäljare: 85

85 86 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Avmarkera alternativet (Markera allt), markera sedan säljaren Johnsson följt av OK, nu ändras pivottabellen så att den endast visar vad Johnsson sålt för i de olika regionerna respektiver genrerna: Pröva gärna själv att i tur och ordning visa de olika säljarnas försäljning. Ex. när Svenssons, Paulssons och Lindéns försäljning visas i pivottabellen: 86

86 87 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÄNDRA I PIVOTTABELLER Finessen med pivottabeller är att du kan ändra och manipulera den på alla möjliga sätt. Vi skall nu se hur du kan pivottera din tabell, d.v.s. dra fältnamn och släppa dem på olika ställen. Vi börjar med att lägga till några element i pivottabellen, detta gör du genom att bocka för alternativen Genre och Region. Pivottabellen ändrar och du får in följande element i tabellen. Nu över till pivoteringen, observera att nere till höger vinns en rad rutor där de olika elementen visas, här kan du nu ta tag i dessa element och flytta dem Börja med att ta tag i elementet Säljare med vänster musknapp och flytta sedan upp det till kategorin Rapportfilter Här ser du resultatet av pivoteringen: 87

87 88 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Pröva nu att dra fältet Region upp till Rapportfiltret: peka på fältnamnet Region, håll ned musknappen och dra så att du pekar under rubriken säljare och släpp musknappen. Ändra också så att vi endast ser uppgifter om Johnsson genom att klicka på Filterknappen och gör urvalet. Ändra nu fältet Säljare så att försäljningen för alla säljare visas. Det bör nu se ut så här på din skärm: Flytta om i fälten genom att pivotera kalkylen så att den får följande utseende: Bekanta dej med resultatet som visas och fundera över hur du kan ha nytta av detta pivoteringsverktyg. 88

88 89 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Att pivottera en pivottabell är väldigt lätt bara du ser till att släppa upp musknappen när musknappen befinner sig i rätt position. ÄNDRA BERÄKNINGEN I DATAOMRÅDET Det kanske inte alltid är så att du vill få fram delsummor för de olika fälten i pivottabellen. Du kanske vill ta fram säljarnas genomsnittliga försäljning för de olika regionerna. Om vi utgår från pivottabellen ovan så börjar du med att klicka på någon försäljningssiffra. Börja med att markera fältet Datum ute i åtgärdsfönstret till höger så att du får in datumfältet i pivottabellen. Pivotera sedan elementen enligt nedanstående bild: Dubbelklicka sedan på fältet Summa av försäljning, Fönstret Pivottabellfält aktiveras: 89

89 90 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum I listan under Sammanfatta med väljer du funktionen Medel istället för Summa. Klickar sedan på OK. Pivottabellen visar nu säljarnas genomsnittliga försäljning i region Norr och Syd: 90

90 91 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum UPPDATERA EN PIVOTTABELL När något ändrats i den databas en pivottabell är baserad på, eller om nya poster tillkommit i databasen, så uppdateras inte pivottabellen automatiskt. Vi skall nu titta på hur man uppdaterar pivottabellen. Först återställer vi pivottabellen så att den återigen visar totalförsäljningen för de olika säljarna. Pivotera också databasen så att den får nedanstående design: Sedan går vi tillbaka till bladet med databasen för att lägga till följande poster: (Infoga 2 nya rader någonstans i registret där du infogar datan.) Om du vill uppdatera pivottabellen klickar du på det blad där den ligger, klicka någonstans i tabellen och klicka sedan med höger musknapp, välj Uppdatera från snabbmenyn: Pivottabellen uppdateras nu så att de nya posternas värden tas med: 91

91 92 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum VISA DETALJER FÖR EN DATACELL Vi tänker oss att du snabbt och behändigt vill ta fram en rapport över de poster som bygger upp säljare Johnssons försäljning i Norr. Vi skall se hur du tar fram dessa poster via pivottabellen. Det du gör är helt enkelt att dubbelklicka i den cell som du är intresserad av- i ovanstående fall rör det sig alltså om cell D5. Testa att dubbelklicka på cellen för Johnsson, följande fönster visas: Välj Försäljning och klicka sedan på OK Resultatet av dubbelklickningen: GRUPPERA FÄLT Möjligheterna att vrida in och ut på pivottabellen är nästan obegränsade. Vi skall nu titta på hur du kan hantera datumfält. Om du ser till att använda Excels datumformat när du skriver in tidsperioder i ett datumfält kan du sedan gruppera dessa tidsangivelser i olika grupper såsom månader, kvartal och år. Vi tar oss en titt på den pivottabell vi jobbat med hittills. Vi tänker oss att du vill göra ordentliga ommöbleringar i pivottabellen. Pivotera din tabell så att den får nedanstående utseende: 92

92 93 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Du vill nu pröva att gruppera datumen så att försäljningen istället visas kvartalsvis. Börja med att klicka i fältet Datum och välj där alternativet Val av Grupp som du hittar på fliken Alternativ: Ändra nu i fönstret Gruppera till alternativet kvartal se till att endast kvartal är markerat: 93

93 94 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på OK. Du har nu fått en sammanställning av den kvartalsvisa försäljningen för de olika genrerna genom att gruppera datumfältet. Du kan nu göra följande övningar: 94

94 95 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNINGSDEL ÖVNING 1.1 Öppna Instrumentligan.xls., som du hittar under Ovningar / Dan / Excelregister 1. Sortera databasen i åldersordning (fallande). 2. Sortera databasen i första hand på instrument (stigande), i andra hand på efternamn (stigande). Lägg till följande personer i databasen, använd ditt dataformulär: Gustavsson Anna Katrineholmsvägen 23 Enköping Fiol 28 Hansson Robert Flintvägen 64B Västerås Fiol 40 Sortera om databasen i efternamnsordning (stigande). ANVÄND AUTOFILTER FÖR ATT SÖKA UPP: 1. Alla som spelar fiol. Kontrollera, visa alla 2. Alla som är över 30 år. Kontrollera, visa alla 3. Alla som bor i Västerås och spelar fiol eller Cello. Kontrollera, visa alla 4. Alla som inte bor i Västerås. Kontrollera, visa alla 5. Alla som inte spelar fiol. Kontrollera, visa alla 6. Alla icke-västeråsare under 30 år 95

95 96 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.2 Öppna arbetsboken Saltnäs Bilhandel. Du hittar den under: Ovningar / Dan / Excelregister. Arbetsboken innehåller begagnade bilar som finns till försäljning på de sex bilaffärer som finns i Saltnäs. Din uppgift blir att sortera fram de rätta uppgifterna enligt frågorna nedan. 1. Sortera registret i första hand stigande efter Märke/modell, sedan enligt År, och slutligen enligt Handlare. 2. En bekant till dig ringer upp dig och är intresserad av en Nissan Sunny, Hur många alternativ finns det? (Använd dig av Autofilter för att ta fram uppgiften). 3. En kund ringer upp dig och vill att du skriver ut registret för de bilarna i Saltnäs, han vill av någon orsak inte veta av Motor-kompaniets begagnade bilar så därför måste du först sortera bort alla dessa bilar. 4. Nästa kund är intresserad av alla bilar som gått mellan km och km. sortera fram posterna och sortera dem sedan efter Handlare, stigande. 5. Nu skall du sorter fram alla svenska bilar som finns till salu i Saltnäs dvs. Volvo och SAAB. När du filtrerat fram uppgifterna bör du sortera registret fallande efter Årsmodell så att den nyaste kommer först. 6. Din nästa kund är en familj som är ute efter en Farmare. De är beredda att betala mellan och för bilen. Vad finns det för alternativ på den Saltnäska bilmarknaden? 7. En annan bilhandlare hör av sig och skulle vilja köpa in begagnade bilar med Årsmodellen 1997 och nyare. Bilarna får högst kosta Vad är alternativen? 96

96 97 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.3 Öppna arbetsboken Sveriges Län. ANVÄND ANPASSAT AUTOFILTER FÖR ATT TA REDA PÅ: Vilka kommuner som hade mer än invånare. Vilka kommuner i Sverige som hade mellan och invånare. Vilka kommuner i Skåne län och Dalarnas län hade mellan och invånare. Som föregående, men kommunens namn ska även innehålla bokstaven L Ställ in ett villkor för att visa kommunen Kramfors och ändra antalet kvinnor till och män till Ställ ett villkor för att visa kommuner i Blekinge som har mer än invånare. Stäng utan att spara. 97

97 98 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.4 Öppna databasen Volovregistret.xls som du hittar under Ovningar / Dan / Excelregister. Gör följande uppgifter: Sortera databasen i förstahand efter Modell, i andra hand efter Beg och i tredje hand efter år. Filtrera fram alla av modellen V50 GL Filtrera fram alla V70 GLX med årsmodellen 2003 Filtrera nu fram alla av modellen V70 Lägg till följande uppgifter REGNR MODELL ÅR KM FÄRG BEG IN UT INPRIS UTPRIS AER883 S Grå Met AJE247 V70 GL Röd B BVZ774 V70 GL Blå Filtrera databasen så att du får fram uppgifterna V70 med Utpris på högst Filtrera fram alla V70 GL och alla V70 GLX som är Blå eller Blå Met. Skapa ett villkorsområde för alla S40 där en kopia på dessa uppgifter skapas i en egen databas nedanför den befintliga. Aktivera funktionen delsummor och skapa delsummor för varje modell. använd funktionen Summa och Delsumma för in- och utpris. 98

98 99 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ÖVNING 1.5 Öppna arbetsboken Register, du hittar den under Ovningar / Dan / Excelregister. Lägg på ett autofilter och filtrera först ut all personer som har gått grundkurs i, GK i Word Titta även på vilka som har gått fortsättningskurs, FK, i Word. Nu ser du vilka som har gått fortsättningskurs i Word. Visa bara de som gått Word FK och som även arbetar på försäljningsavdelningen. Ta bort filtret på fältet Word och filtrera sedan fram de som arbetar på Redovisningsavdelningen. Titta nu istället på vilka som anställdes 1990, men glöm inte att först ta bort filtret på avdelning. Försök att få fram de personer som inte har gått någon kurs. Lägg på ett autofilter på listan, klicka på listrutepilen till höger om Excel och välj sedan Anpassa i listan som visas. Välj ett filter som endast visar de som har gått någon av kurserna i Excel, dvs GK eller FK. Nästa steg är att filtrera så att endast de som uppfyller ovanstående kriterium och som tjänar mellan och Sortera avslutningsvis lönen för dessa efter stigande ordning. Återställ samtliga kolumner genom att ta bort autofiltret. 99

99 100 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2007 Välkomna till PowerPoint, Microsofts presentationsprogram. Detta program är främst avsett för att skapa bildspel till t ex föreläsningar eller reklam där man använder sig av animationer som t ex bild-, text- och ljudeffekter. STARTA MICROSOFT POWERPOINT Du hittar ikonen för Microsoft Office PowerPoint Office. Klicka på ikonen för att starta: bland de andra ikonerna i programgruppen Microsoft När programmet startat visas en Rubrikbild, det är en så kallad Bildlayout med platshållare för både Huvudrubrik och underrubrik. För att kunna arbeta med presentationens design på ett effektivt sätt bör man använda dessa bildlayouter på ett logiskt sätt. 100

100 101 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum ARBETSYTAN Vi tänker oss att du får i uppdrag att göra en företagspresentation om företaget Saltnäs Båtshop. Jag kommer att guida dig igenom denna första presentation så kommer du i slutet av kursen att kunna skapa en egen presentation. Du har nu en tom sida framför dig, denna sida skall bli vår rubriksida. Vi börjar med Bakgrunden, Där vi skall använda en färdig formgivningsmall. Gör så här: Klicka på fliken Design: Klicka på listpilen till höger om de olika fönsteralternativen för att se olika alternativ för bakgrunden: Sök fram alternativet Metro och klicka på den för att använda layouten I platshållaren för rubriken skriver du nu in Saltnäs Båtshop Som underrubrik skriver du in Företagspresentation 101

101 102 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum NY BILD När rubrikbilden nu är klar är det dags att lägga in nästa bild som blir underrubriken Verksamhet. Se till att fliken Start är aktiv, välj där alternativet Ny bild. Välj alternativet Rubrikbild, skriv sedan in rubriken Företagets verksamhet: Välj på nytt knappen Ny bild välj den här gången bildlayouten Rubrik och innehåll Den tredje bilden som nu är aktiv skall innehålla nedanstående punkter, för att ändra i nivå på punktlistan använder du verktyget öka/minska listnivå : 102

102 103 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum INFOGA BILDER Vi skall infoga några bilder till vår presentation, klicka på fliken Infoga: Välj alternativet Bild. Sök dig fram till katalogen Bilder under Ovningar / Dan. Använd hissen för att söka fram bilderna som visas i exemplet nedan: (se till att du har förhandsgranskning aktiv så blir det mycket enklare) De tre första sidorna är klara, klicka på spara knappen för att spara din presentation, skapa en mapp på din disk/ditt konto som du ger namnet Presentationer. Lägg in filnamnet Företagspresentation och klicka sedan på knappen Spara. 103

103 104 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum FORMATERA BILD Nästa funktion som vi ska ta en titt på finns i verktygsfältet Bilverktyg som visas när du markerar en bild: Klicka en gång på bilden Yamarin, klicka sedan på knappen Format som finns under rubriken Bildverktyg. Peka på formateringsalternativen som visas i verktygsfältet och granska bilden där man kan se hur verktyget kommer att påverka bilden, obs. att det finns fler alternativ under listmenyn till höger om urvalen. Välj en bildeffekt du tycker om och gör sedan på samma sätt med bilden Flipper. Ex: Snabbspara din presentation. AVSNITTSRUBRIK Skapa en ny bild med layouten Avsnittsrubrik. Skriv in rubriken Försäljningsstatistik 104

104 105 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Skapa ytterligare en ny bild, den här gången med layouten Innehåll och bildtext. Skapa innehåll i presentationen enligt bilden på nästa sida. Bilderna finns att hämta mappen Bilder under Ovningar/Dan. Skriv in rubriken Bayliner i platshållaren för rubriken. Skriv sedan in nedanstående information i det vänstra fältet, bilden hittar du i mappen Bilder under Ovningar /Dan: 105

105 106 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Skapa sedan ytterligare 3 bilder med samma layout som ovanstående och infoga information enligt nedanstående exempel. 106

106 107 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum VISA BILDSPEL Vi har nu skapat totalt 8 bilder till vår presentation, vi skall granska den via Bilspelet på skärmen, för att göra detta så väljer vi att aktivera fliken Bildspel: Ute till vänster i fliken kan vi välja bl.a. alternativet Från början, vi kan också välja att köra från den bild vi för tillfället står i genom att använda knappen Från aktuell bild. Klicka på knappen Från början, om du vill avbryta bildspelet innan du klickat dig till slutet av presentationen så trycker du ner ESC tangenten. Kanske man tycker att designen blev lite för mörk, ljus, osv. Om man vill ändra design i efterhand så är det enkelt. ÄNDRA DESIGN Klicka på fliken Design: Klicka på listpilen vid temaalternativen och sök sedan fram alternativet Förvaltning: Klicka för att bekräfta, visa sedan bildspelet på nytt genom att klicka på F5 tangenten eller via fliken Bildspel. Ex Som du säkert märker så har presentationen fått en helt annan stil, kanske tycker du att det blev bättre, kanske sämre, gå själv in och välj ett tema som du tycker om. Kör sedan bildspelet på nytt. 107

107 108 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum BILDBAKGRUNDEN Om man vill lägga in en bild, t.ex. en förenings- företagslogo som skall ligga på samma plats på alla bilder bör man lägga in den i bildbakgrunden. Klicka på fliken Visa: Här kan man bl.a. välja Bildsorteringsläge, Anteckningssidor och Bilspel, samt gå över till designlätet för Layouten vi använt, detta gör vi via alternativet Bildbakgrund: Här har vi möjlighet att påverka hela temat som vi valt, vi kan ändra på boxarnas storlek, fyllningsfärger, typsnitt för text, osv. Börja med att gå till den högsta nivån dvs. den bild som finns högst uppe i det vänstra fältet. Markera texten i rubrikhållaren, när du gör det så visas verktygslådan för textformatering: Öka huvudrubrikens storlek till 60 punkter och underrubriken till 20 punkter 108

108 109 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum När du gjort förändringen klickar du på knappen Stäng bakgrundsvy för att gå tillbaka till presentationen. Ändra nu de 4 bilderna med layouteten Innehåll med bildtext så att rubrikhållaren får teckenstorleken 36 pkt. Var noggrann med att du gör förändringen i bildbakgrunden. DIAGRAM Se till att du står i den sista bilden, infoga en ny bild med layouten Innehåll med bildtext. Skriv in rubriken Statistik. Klicka sedan på alternativet Infoga diagram: Infoga sedan ett stapeldiagram av typen Grupperad stapel Klicka på OK för att bekräfta: observera att fönstret delas så att man har möjlighet att redigera innehållet för diagrammet inifrån Excel. 109

109 110 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Infoga data enligtnedanstående modell: Tips: För att utöka, minska källdataområdet så drar du bara i det blåmarkerade området. När du infogat datan i kalkylbladet kan du stänga det, du går då automatiskt tillbaka till maximerat PowerPoint fönster och du har fått en grunddesign som kan påverkas och ändras i oändliga versioner via arbetsfältet Diagramverktyg: 110

110 111 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum DIAGRAM LAYOUT/DESIGN Klicka på listpilen till höger om de fyra diagramformaten som visas under fliken Design och välj ett som du tycker passar: Klicka sedan på listpilen till höger om de tre diagrambilderna under alternativet Snabblayout och välj där alternativet Layout 5 Klicka sedan på fliken Layout och bekanta dig med alternativen som finns där, det finns också en tredje flik som kallas Format, bekanta dig också med den Fliken layout: Om man vill kan man också använda höger musknapp inne i diagrammet för att påverka utseendet hos diagrammet via snabbmenyerna Försök att via de olika flikarna och med hjälp av snabbmenyerna att skapa ett diagram som ser ut som i exemplet nedan. 111

111 112 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SMARTART-GRAFIK Infoga en ny bild i presentationen med layouten Rubrik och innehål, skriv in rubriken Organisation. Klicka sedan på knappen SmartArt-grafik för att infoga ett Organisationsschema: Klicka på kategorin Hierarki i det vänstra fältet och välj sedan den första typen av Schema: 112

112 113 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Bekräfta med OK, nu aktiveras verktygsfältet SmartArt-verktyg uppe till vänster där du kan välja mellan flikarna Design och Format: Layouten skall vi behålla men vi försöker ändra den genom att använda verktygen som finns i Design och Format: Börja med att klicka på knappen Ändra färger och välj en stil som tilltalar dig, här hittar du en mängd dekorfärger att välja mellan: När du valt en dekorfärg forsätter du med att skriva in följande information: 113

113 114 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum För att komplettera med fler boxar i vårt organisationsschema använder vi sedan funktionen Lägg till figur som du hittar längst ut till vänster när organisationsschemat är aktivt: Markera posten Johanna Snipa, klicka sedan på knappen lägg till figur och välj alternativet Lägg till figur nedanför: Nu läggs det till en ny box, inne i den skriver du texten Katrin Hoffman, Datalayout. Fortsätt sedan på samma sätt att bygga ut dit schema så att det får nedanstående utseende och innehåll: Tips: du kan dra boxarna genom att ta tag i dem och hålla ner vänster musknapp. 114

114 115 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Klicka på fliken Design, för muspekaren till Merknappen under SmarArt-fomat listan, klicka och välj sedan en mer designad modell för ditt schema. Ex: Snabbspara presentationen och visa bildspelet för att se om du behöver korrigera någonting. Du kan också bara med ett klick ändra layouten till t ex. Vågrät hierarki genom att klicka i verktygsgruppen Layouter. 115

115 116 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum 116

116 117 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Snabbspara presentationen. UTSKRIFTSLÄGEN I PowerPoint finns möjligheten att göra flera olika typer av utskrifter, normal, Anteckningssidor för föreläsaren, Åhörarkopior för åhörarna mfl. ÅHÖRARKOPIOR Inför en föreläsning så kan det vara aktuellt att göra en utskrift som gör det enklare för åhöraren att följa med och föra anteckningar till föreläsningen, för att göra en sådan utskrift gör vi enligt följande: Klicka på Office-knappen och välj sedan kategorin Skriv ut, välj sedan Förhandsgranska: Du går nu in i förhandsgranskningsläge och nedanstående Verktygsfält aktiveras: 117

117 118 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Om du vill skriva ut bilden i sin helhet, tex. På ett OH-papper är det bara att se till att man visar rätt bild och sedan klickar på Skriv ut, kom ihåg att bocka för alternativet Den här bilden i dialogrutan som dyker upp om det bara är den bilden som skall skrivas ut. Gå in under kategorin Utskrift av och ändra från Bilder till alternativet Åhörarkopior (3 bilder per sida) Din förhandsgranskning ändras nu så att det ser ut som nedanstående exempel: 118

118 119 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Du kanske vill att Åhörarkopian skall vara i liggande utskriftsformat, i sådana fall ändrar du det genom att klicka på knappen Orientering och väljer alternativet Liggande. När du är klar med inställningarna klickar du på knappen Stäng förhandsgranskning för att komma tillbaka till normalläge. ANTECKNINGSSIDOR När du själv skall hålla en föreläsning kan det underlätta att ha ett manus i form av nyckelanteckningar till varje bild i presentationen. Dessa anteckningar lägger du in i anteckningsfältet som visas under samtliga bilder i redigeringsläge. När du sedan skall göra en utskrift av dessa Anteckningssidor så kan du gå tillväga på samma sätt som i ovanstående exempel. Du börjar alltså med att gå till den bild du vill skriva ut, i det här fallet bild nr 9, den med Diagrammet. När du ser bilden så kan du skriva in följande text i fältet för anteckningar: Försäljningen ökade med 23% jämfört med föregående år. Klicka sedan in dig till förhandsgranskningsläge, ändra visningsläge till Anteckningssidor: bläddra dig fram till rätt bild. Ändra Orienteringsläge från Liggande till Stående och skriv sedan ut den aktuella bilden på standardskrivaren. 119

119 120 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Snabbspara din presentation 120

120 121 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum DISPOSITION Om du vill arbeta i dispositionsläge och skriva och strukturera din presentation där så behöver du bara välja att klicka på fliken Disposition till höger om bilder i visningsläget. Vi testar att arbeta i dispositionen genom att klicka på knappen intill texten Yamarin, när den är markerad tar du tag i knappen och lyfter upp den så att den hamnar ovan för Flipper. Komplettera också texten för bilden yamarin med Nya modeller kommer nästa säsong genom att skriva i dispositionsläge. Snabbspara presentationen. ANIMERING I PowerPoint används främst två olika typer av effekter, bildövergångar och objektsanimering. I den här delen ska vi ta greppet om dessa effekter och få liv i vår presentation. BILDÖVERGÅNG Bildövergång är effekten som sker när du växlar från en bild till en annan i presentationen. Börja med att välja fliken Animeringar. För markören över ikonerna som ligger i gruppen Övergång till den bilden och se i förhandsgranskningen hur effekten kommer att fungera. 121

121 122 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Vill du komma åt fler alternativ så klickar du på listpilen i rullgardinen till höger om de förvalda bildövergångarna. Markera ett alternativ, om du har svårt att välja så klicka på? Då kommer programmet i slumpmässig ordning välja effekter åt dig. Bekanta dig också med övergångsljud, hastighet och de andra funktionerna som finns till höger om bildövergångseffekterna. ANPASSAD ANIMERING Önskar du framhäva något i presentationen så kan du enklast göra detta genom att köra anpassade animeringar för objektet. Markera bara texten, objektet eller bilden och klicka sedan på knappen anpassa animering. Nedanstående fönster aktiveras till höger om den aktuella bilden: 122

122 123 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Markera Rubriken på den aktuella bilden och klicka sedan på Lägg till effekt. Välj någon av effekterna som finns under kategorin Ingång: Vill du ha fler alternativ klickar du på Fler effekter 123

123 124 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Se till att Förhandsgranska effekt är markerad så att du ser vad du håller på med. När du hittat en effekt för objektet kommer denna effekt att lägga still i fältet animering. Här kommer du nu att kunna ändra riktning och påverka hastigheten för animeringen. Om du högerklickar på animeringen kan du dessutom komma åt ytterligare instruktioner. När du bekantat dig med funktionerna fortsätter du med nästa objekt och går igenom hela din presentation och lägger på olika typer av animationer. Vill du ändra på ordningen av de olika animeringarna behöver du bara markera och dra dessa i rätt ordning, ibland vill du kanske att vissa skall köras på samma gång. Då är det enklast att du lägger dessa efter varandra, sedan högerklickar du på den som ligger under och väljer Starta med föregående. Testa gärna. DIAGRAMEFFEKTER I programmet finns en mängd olika effekter som är speciellt anpassade för objekten Smartart, organisationsscheman och diagram. Vi börjar med att bekanta oss med animeringarna för diagram. Sök fram bilden som innehåller försäljningsstatistik och ett diagram, markera diagrammet genom att klicka på det med vänster musknapp. Aktivera fliken Animeringar och klicka på Anpassa animering. Välj sedan i lista en ingångseffekt där diagrammet kommer in underifrån, tex alternativet Flyg in. 124

124 125 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Högerklicka på animation och välj från snabbmenyn alternativet Effektalternativ: Nedanstående fönster aktiveras, här väljer du fliken Diagramanimering: 125

125 126 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Ändra i Gruppera schema så att det körs efter serier, förhandsgranska och ändra sedan till ett annat alternativ. Gå sedan igenom alla alternativ och välj till det som du tycker är bäst. Ändra också Hastigheten till Medel. Testa också dessa typer av effekter i Smartartbilderna i presentationen. Snabbspara presentationen när du är klar. LÄNKAR I PowerPoint finns en mängd olika alternativ för att länka, vi kommer i föjande avsnitt att gå igenom de vanligaste typerna av länkning med PowerPoint. HYPERLÄNKAR En sak som Microsoft har satsat mycket på är just möjligheten att länka ut på nätet direkt från programmen. Som su säkert vet sedan tidigare så skapas det automatiskt en länk om man skriver in tex i Word. Genom att klicka på länken starts automatiskt datorns standardprogram för webbläsning och du landar på den angivna adressen. Detta kan man också göra med bilder och figurer i PowerPoint. Gör så här: Klicka på Bilden som innehåller alla Logotyper och välj Yamarin genom att klicka på den. Klicka sedan på fliken Infoga och välj där alternativet Hyperlänk. Skriv in länken i adressfältet och bekräfta sedan med OK. 126

126 127 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum På det här sättet kan man länka till vilka sidor som helst på nätet, när man sedan visar presentationen och klickar på länken så kan man växla mellan presentationen och webbläsaren. Obs. om man använder sig av länkar i presentationen bör man inaktivera de automatiska effekterna och istället köra med endast klickning. INTERNA LÄNKAR Det är inte bara ut på nätet som man kan länka, man kan också länka till bestämda sidor inom den aktuella presentationen. För detta ändamål finns speciella knappar som man kan hämta under fliken Infoga och gruppen Illustrationen och alternativt Figurer. Klicka på knappen som ser ut som ett hus: Placera sedan markören där du önskar ha knappen och dra sedan ut knappen genom att hålla ner vänster musknapp, när du släpper musknappen visas följande fönster: 127

127 128 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Bekräfta med OK, lägg också in pilar som går framåt och bakåt i presentationen. Starta presentationen och testa länkarna som du infogat. Ex: Snabbspara. Sidhuvud /sidfot Som vanligt i dessa typer av program så finns det en möjlighet att arbeta med sidhuvud och sidfot separat, vanlig information som man vill att ska synas på alla bilder i bildspelet sätts in här t ex. Logotyp, bildnummer och annan allmän info. Aktivera Sidhuvudet och sidfoten i din presentation genom att klicka på fliken Infoga, där väljer du alternativet Sidhuvud och Sidfot: 128

128 129 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Markera för att du vill ha Datum och tid, vi kör med uppdatering automatiskt så visas alltid aktuellt datum. Viktigt är också att vi får rätt datumformat, därför väljer vi under Språk alternativet Svenska (Finland). Kryssa också för bildnummer och sidfot där du skriv in ditt för och efternamn. Klicka sedan på knappen Använd för alla. Klicka på F5 tangenten för att köra bildspelet och kolla att sidhuvud, sidfot uppgifterna blev bra. Snabbspara presentationen och stäng Du har nu 2 lektioner på dej att skapa en egenpresentation som du kommer att visa för gruppen på utgivningsdagen, den får högst var 2 minuter lång, den kan handla om i princip vad som helst, den kan vara klickbar eller helt automatiserad men den skall innehålla både bildövergångar och objektsanimationer. Lycka till. 129