IKT PÅBYGGNADSKURS IKT 5. Påbyggnadskurs i Microsoft Office. Dan Haldin

Transkript

1 IKT 5 Påbyggnadskurs i Microsoft Office Dan Haldin 2013

2 I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G IKT 5 Påbyggnadskurs i Microsoft Office... 7 Effektivisera Microsoft Office Word... 7 Autokorrigering... 7 Använda Autokorrigering... 7 Övning 1 Autokorrigering... 9 Byggblock Övning Bokmärken Infoga bokmärken Gå till ett bokmärke Övning på bokmärken Mallar Teman Formatmallar Spara markering som snabbformat Dokumentmallar Att använda en färdig dokumentmall Övning använda mall Mallar på Office.com Brev och Utskick Koppla dokument: Filtrera och sortera utskick Övning skriva ut etiketter Arbeta i Dispsoition

3 Övning disposition Avsnitt och Brytningar Avsnittsbrytning nästa sida Innehållsförteckning Index Fotnoter och slutkommentarer Skydda ditt dokument tabeller och formulär Infoga kalkylblad från Excel Formulärkontroller Makron i Microsoft Word Spela in ett Makro Koppla makro till knapp Extra övningar skapa makron Figurer, bilder och bildtexter Diagram i word Extra övningar Numrerade rubriker Avsnittsbrytningar Konvertera text till tabell Infoga Kalkylblad Spalter Formatera tabell Microsoft Office Excel Inmatning av text och tal Infoga rader och kolumner

4 Cell referens Absolut referens Anpassa cellens format Valutaformat Hämta format Formatera kalkylblad Villkorsstyrd formatering Funktioner Summa om Skapa Unika Listor Antal.Om Diagram Skapa diagrammall Verifiering Namnge celler Betalning Problemlösning med Excel Problemlösaren Om funktionen OM funktionen med fler villkor Letarad Scenariohanteraren Avkastning Sammanfoga Delsummor Delsumman Antal:

5 Pivottabellen Ändra i pivottabeller Ändra beräkningen i dataområdet Uppdatera en pivottabell Visa detaljer för en datacell Gruppera fält Microsoft Office PowerPoint Skapa ett nytt tema för Saltnäs Handelsträdgård Skapa Anpassat bildspel Avancerat Bildspel Skapa åhörarkopior i Microsoft Office Word Skapa Bildspel för Saltnäs Handelsträdgård Publicera presentationen Microsoft Access Fortsättning Avancerade formulär Avsnitt Beräknad textruta Uttrycksverktyget Listrutor och kombinationsrutor Alternativknappar Gruppruta Frågor Importera och exportera Övningar: Referensintegritet Fältegenskaper

6 6 IKT PÅBYGGNADSKURS

7 I K T 5 P Å B Y G G N A D S K U R S I M I C R O S O F T O F F I C E EFFEKTIVISERA MICROSOFT OFFICE WORD AUTOKORRIGERING Med funktionen Autokorrigering sker en automatisk kontroll och redigering av vissa saker i dokumentet medan du skriver in texten. Om du vet att du skriver in vissa ord fel ofta kan du lägga in dem så att de rättas automatiskt medan du skriver. Man kan också få en bestämd typ av formatering automatiserad, t.ex. kursivering av ditt namn med en viss font. ANVÄNDA AUTOKORRIGERING Som du säkert märkt så lever Word ibland sitt eget liv, ett exempel är t.ex. när du skriver in text och inte inleder ett nytt stycke med Versal, då korrigerar Word detta så fort som du lägger ett mellanslag efter ordet. Detta är alltså autokorrigeringen som är aktiv. Ibland kanske du inte vill att detta ska ske, då kan du peka på ordet som autokorrigerats. I detta fall visas en understrykning av det som autokorrigerats. Klicka på understrykningen för att komma åt redigeringsläget för autokorrigeringen. Exempel: När du klickar på understrykningen kan du välja mellan följande: Om du inte vill ha versal väljer du Ångra Ändra automatiskt till versal. Om du vill inaktivera så väljer du alternativ två och om du vill ha ytterligare alternativ väljer du Ange alternativ för Autokorrigering 7

8 Om du inte har någon autokorrigering i dokumentet och vill komma åt ovanstående fönster får du klicka på Arkiv fliken och välja Word-alternativ. 8

9 Klicka på kategorin Språkkontroll och sedan på knappen Alternativ för autokorrigering. Vi är tillbaka i korrigeringsläge för Autokorrigering. ÖVNING 1 AUTOKORRIGERING Skapa ett nytt dokument lägg till nedanstående autokorrigeringar. Testa sedan att skriva in den inramade texten. mobil = mobiltelefon Saltnäs M = Saltnäs Mobilshop PeKKa Kännycke lade 1998 grunden för företaget Salnäs M. idag driver han förtaget med sonen Markku coh dottern Petra vars intressen mobil har varit stor sedan starten. Gör korrigeringar med autokorrigering, om nått felaktigt inte korrigeras gör det manuellt. Stäng dokumentet 9

10 BYGGBLOCK I Microsoft Word finns det en mängd färdiga byggblock som underlättar för dig när du skapar dokument. Olika typer av byggblock är t.ex. Sidhuvud och sidfot, sidnummer, ekvationer och försättningsblad. Du hittar de olika byggblocken i gruppen Snabbdelar under fliken Infoga och gruppen Text. Skapa ett nytt dokument och klicka sedan på alternativet Snabbdelar i gruppen Text. Välj alternativet Ordna byggblock: Klicka dig ner till namnet Pussel och välj sedan Infoga. Aktivera de dolda tecknen för att bekräfta att det finns en sidbrytning från den första sidan vilket gör att du kan börja skriva in standardtext from sid 2. Det som byggblocket är uppbyggt av är så kallade fält som ska innehålla en viss typ av information. Designen består sedan av olika objekt som t.ex. rektanglar, trianglar och ovaler med olika fyllningar. Skriv in nedanstående info i fälten enligt modellen nedan. 10

11 Snabbspara dokumentet med namnet IKT påbyggnadskurs i din Wordmapp. Som du säkert märker finns det mycket att välja på men det innebär inte att allt finns färdigt. Därför kanske man måste skapa ett eget byggblock detta gör du på följande sätt. Börja med att öppna dokumentet Byggblock.docx. från Ovningar/Dan /Microsoft Word: 11

12 Markera allt i dokumentet genom att använda snabbkommandot CTRL + A Visa fliken Infoga och klicka Snabbdelar i gruppen Text. Väl spara markering i snabbgalleriet. Skriv in namnet Mobilshopen som namn, beskriv med logo och innehåll. Bekräfta med OK. 12

13 Ta fram ett nytt tomt dokument, Aktivera Infoga, välj Byggblock och sök fram ditt eget nya byggblock. Markera och använd i det nya dokumentet. Sortera i alfabetisk ordning genom att klicka på Namn. Klicka på infoga. Stäng utan att spara när du testat klart. ÖVNING Skapa ett nytt dokumnet och lägg till följande byggblock i galleriet med autotexter: Namn: adress Saltnäs Mobilshop Kolliga vägen SALTNÄS namn: avslut Med vänlig hälsning Saltnäs Mobilshop Nisse Nilsson Skapa ett nytt dokument och infoga autotexterna du skapade, stäng sedan dokumentet. 13

14 BOKMÄRKEN INFOGA BOKMÄRKEN Öppna dokumentet Iphone 5, sök fram rubriken iphone 5 årets julklapp år 2012? För att infoga ett bokmärke i ett dokument börjar du med att placera insättningspunkten där du vill ha bokmärket, i det här fallet framför rubriken. Klicka sedan på Infoga fliken och välj alternativet bokmärke i gruppen Länkar. Skriv in namnet Julklapp i rutan Bokmärkesnamn och klicka sedan på Lägg till. GÅ TILL ETT BOKMÄRKE För att använda bokmärket väljer vi på nytt fliken Infoga och alternativet Bokmärke. Markera bokmärket du vill använda och klicka på knappen Gå till. Ett annat alternativ att använda bokmärket är att gå in på fliken Start, aktivera Sök. 14

15 Välj fliken Gå till, välj Bokmärke och lista sedan fram rätt bokmärke. ÖVNING PÅ BOKMÄRKEN Öppna dokumentet kompostering som finns i övningsmappen Word 2010 FD under Ovningar/ Dan / Microsoft Word. Infoga Bokmärken vid rubrikeran Trädgårdskomposten, Hushållskomposten och Problem med hushållskomposten. Gå till början av dokumentet och gå sedan direkt till avsnittet Hushållskomposten med hjälp av funktionen Gå till. Spara på ditt konto och stäng. M A L L A R Olika typer av mallar är Styckeformatmallar, Teckenformatmallar, Listforamtmallar, Tabellformatmallar och Dokumentmallar. TEMAN I Office finns en mängd teman som du använder för att få en enhetlig stil i dina dokument. Du kommer åt teman via fliken Sidlayout och gruppen Teman. Öppna dokumentet IPhone 5. Applicera temat Urban pop på dokumentet. Snabbspara och stäng 15

16 FORMATMALLAR För att få ett proffsigt utseende på dina dokument bör du använda de formatmallar som finns för Word. Formatmallarna är baserade på Dokumenttemat, så om du ändra tema så ändras också utseendet på ditt dokument. Den vanligaste Formatmallen som används är textmallen Normal och Rubrikmallar i olika nivåer. Markera texten som ska formateras och klicka på t.ex. Rubrik 1 för att använda formatmallen. Om du vill komma åt samtliga formatmallar så kan du klicka på knappen Mer Formatmallar. Från detta läge kan du byta, ändra och redigera formatmallar. SPARA MARKERING SOM SNABBFORMAT Skriv och formatera texten som du önskar att den ska se ut, markera texten och klicka på listpilen för att välja Format. Klicka på alternativet Spara markering som snabbformat: Skriv in ett namn på snabbformatet, t.ex. ingress och klicka på ok 16

17 Efter detta kommer du åt det nya snabbformatet från gruppen Format Snabbspara och stäng. D O K U M E N T M A L L A R Dokumentmallen innehåller alla de grundläggande inställningarna för dina dokument. Dit hör t.ex. pappersstorleken, marginalinställningarna, sidhuvud/ fot, och teckensnittet. ATT ANVÄNDA EN FÄRDIG DOKUMENTMALL Klicka på fliken Arkiv och välj alternativet Nytt. Klicka på exempelmallar under Tillgängliga mallar: 17

18 Välj alternativet Stilig CV genom att markera och klicka sedan på Skapa till höger om valfältet. Bara att börja fylla i dina uppgifter 18

19 ÖVNING ANVÄNDA MALL Försäljaren Johan vill ha hjälp att skapa ett brev med hjälp av mallen Stiligt brev. Sök fram mallen och fyll sedan på med dagens datum, rubriken Temakväll och nedanstående text: Från :Saltnäs Mobilshop, Kolliga gatan 3, SALTNÄS Till: Johan Persson, Knipvägen 8, STOCKHOLM Innan du bestämmer dig för vilken Mobil du vill ha rekommenderar jag att du besöker oss när vi har vår Temakväll tisdagen den 14 maj klockan Vi kommer att titta på årets nyheter och vad man bör tänka på innan man köper sin nya smart phone. Spara brevet med namnet Brev till Johan Persson i din övningsmapp, stäng sedan dokumentet. MALLAR PÅ OFFICE.COM Klicka på Nytt under fliken Arkiv, välj någon av kategorieran under Office.commallar. Markera en önskad mall och välj sedan hämta. I exemplet nedan hämtas en mall för presentkort. 19

20 B R E V O C H U T S K I C K KOPPLA DOKUMENT: Funktionen är till för att skapa massutskick av brev, etiketter och e-post. Ett källdokument i form av ett register är en förutsättning för att du ska ha nytta av funktionen. Detta källdokument kan t.ex. vara ett register skrivet i en Excel- arbetsbok eller en Access tabell, men det kan också vara en SQL fråga där ett urval har gjorts. Börja med att skapa ett nytt dokument, i detta fall ska det bli en kallelse till ett möte. Nästa sak som vi gör är att vi kontaktar källdokumentet. Klicka på menyn Utskick och välj alternativet Välj mottagare följt av Använd befintlig lista. Nu öppnas explorer och du har möjlighet att klicka dej fram till källdokumentet, när du är i målmappen markerar du källdokumentet och väljer Öppna. 20

21 Nästa steg är att välja vilken tabell eller vilket kalkylblad du vill koppla dig mot, du klickar på ett av alternativen och väljer sedan OK. Nu aktiveras de flesta funktioner som finns under fliken utskick. Sätt insättningspunkten där du vill infoga kontaktuppgifterna och klicka sdean på texten infoga kopplingsinstruktion. Välj Förnamn. Upprepa sedan för efternamn och adressuppgifterna enligt nedanstående modell Nu har du skapat länkningen till källdatan och då kan det vara en god idé att spara dokumentet som en dokumentmall som kan användas varje gång du vill göra ett utskick till de anställda. Välj Arkiv och spara som en Word-mall i din övningsmapp namnge som kopplad mall. 21

22 Stäng sedan dokumentet och öppna ett nytt dokument på din mall kopplad mall. FILTRERA OCH SORTERA UTSKICK I vårt fall riktar vi oss bara till de anställda i Stockholm och Bromma, därför behöver vi göra en filtrering av vårt källdokument, detta gör du på följande sätt. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling.. Klicka på alternativet Filtrera och gör nedanstående inställningar, observera att syntaxen och används i huvudsak när det gäller tal och datum medan eller syntaxen används i huvudsak i text. 22

23 Klicka på OK och välj sedan alternativet Sortera och ställ in en sortering på fältet Postort, klicka sedan på OK och bekräfta inställningarna. Klicka på knappen förhandsgranska och klicka dig igenom de anställda som nu visas enligt dina sorteringar och filtreringar, dvs Bromma kommer först sedan Stockholm. Arbeta vidare med dokumentet genom att på rad 1 i läge T4 skriva in dokumentnamnet Möteskallese. På Rad 3 under dokumentnamnet infogar du dagens datum. Lägg sedan in nedanstående information i brevet. 23

24 Spara dokumentet med passande namn i din övningsmapp. Gå tillbaka till fliken Utskick och Slutför och koppla dokumentet- Välj alternativet Redigera individuella dokument. Sök fram brevet till Göran Hallberg och lägg till raden längs ner i Görans brev Göran, kan inte du vara gullig och agera tomte i slutet av mötet? Du ska väl ändå klä ut dej till tomte för dina barn. Normalt skriver man sedan ut brevet och sedan kastar vi massbrevet och spara kopplingsdokumentet. ÖVNING SKRIVA UT ETIKETTER Skapa ett helt etikettark med adressen på bilden, använd fet stil på företagsnamnet och 10pt på sista raden använd etiketten J8162 (Avery A4/A5) Spara dokumentet men namnet Mobilshopens adressetikett 24

25 A R B E T A I D I S P S O I T I O N Dispositionsläget gör det möjligt för dej att arbeta med långa dokument på ett lättare sätt. Du kan i detta läge dölja brödtexten och endast t.ex. se rubriknivåer i 2 nivåer, flytta dessa rubriker och texten som finns skriven under aktuell rubrik följer snällt med. Öppna dokumentet IPHONE 5 news Gå över till disposition och gör följande ändringar. Visa Nivå 2, flytta stycket om 8 heta rykten så att det hamnar som stycke tre i texten. Flytta också stycket om Iphone kan starta ett 3:e världskrig så att artikeln avslutas med denna fråga. Gå till utskriftslayout och kolla om du behöver justera ev. brytningar och bildinställningar innan du spara dokumentet med namnet Iphone ändrad disposition. ÖVNING DISPOSITION Öppna dokumentet Buskrosor från övningsmappen. Visa tre nivåer i dispositionsvy och gör följande ändringar i: Flytta avsnittet Damascenerrosor så att det kommer före avsnittet Hundrabladsrosor. Höj rubriknivån på rubriken Bourbonrosor så att den får rubriknivå 2. Gå tillbaka till utskriftslayout, granska ändringen och spara sedan dokumentet i din övningsmapp. A V S N I T T O C H B R Y T N I N G AR Ett helt nytt dokument består alltid av endast ett avsnitt där inställningarna kommer från formatmallen du utgår ifrån (marginaler, sidfot/huvud, pappersorientering osv.) Vill du blanda olika format så måste du infoga avsnittsbrytningar. Det finns flera olika typer där löpande och nästa sida är de två vi ska bekanta oss med i dokumentet Iphone ändrad disposition. Om du stängt dokumentet öppnar du det på nytt. 25

26 Avsnittet om iphone 4 gör att iphone 5 får vänta ska formateras med 2 spalter. Börja med att markera stycket, dock inte rubriken Aktivera fliken Sidlayout och välj alternativet Spalter följt av Fler spalter: Klicka i Alternativet Två, Observera också att alternativet Använd i:markerad text är förvald, det innebär att du nu kommer att få en löpande avsnittsbrytning i ditt dokument när du bekräftar med OK 26

27 AVSNITTSBRYTNING NÄSTA SIDA Stycket betala dina matvanor och nedanför skall ändras till liggande A4. För att detta ska funka måste vi först infoga en avsnittsbrytning till vänster om ovan nämnda rubrik. Sedan kan vi gå till aktuell sida och ändra orientering, marginaler osv. Gå in i sidhuvudet i det sista avsnittet och inaktivera länkningen till föregående, ta sedan bort bilden som finns i sidhuvudet och minska både fot och huvud. Försök få rum med all information på den sista sidan enligt exemplet utan att ändra i sidhuvud/fot i ovanstående stycken. Spara och stäng dokumentet. 27

28 I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G I ett längre dokument är det praktiskt att skapa en innehållsförteckning. Detta görs enklast med funktionen Innehållsförteckning, där du anger hur många nivåer som ska finnas med. Gå in på dokumentet Iphone ändrad disposition, använd CTRL + Home för att försäkra dig om att du står högst upp i dokumentet. Infoga en sidbrytning och gå sedan högst upp på den nya sidan genom CTRL+Home på nytt. Gå in på fliken Referenser och välj sedan längst ut till vänster alternativet Innehållsförteckning: Välj alternativet Infoga innehållsförteckning och gör nedanstående inställningar Klicka på OK. 28

29 När man sedan lägger till mer data i innehållsförteckningen så måste man komma ihåg att uppdatera förteckningen manuellt. Detta gör du enklast antingen genom att högerklicka i förteckningen och väljer Uppdatera fält, alternativt kan du klicka på alternativet Uppdataera tabell i gruppen Innehållsförteckning. I N D E X Indexfunktionen liknar den för innehållförteckning men istället för att automatisk skapa en förteckning över textens olika rubriker, får du själv ange indexord som sedan infogas i en lista tillsammans med en sidhänvisning. Vi ska naturligtvis skapa ett index sist i vårt dokument. Vi börjar med att markera indexord. Klicka på fliken Referenser och sök fram gruppen Index. 29

30 Gå ner till underrubrikerna till 8 heta rykten och välj ut ett tiotal ord som du markerar ett i taget och sedan antingen via markera indexord i fliken Referenser eller via snabbkommandet ALT- SHIFT-X. När du markerat färdigt går du längst ner i dokumentet (CTRL+END) infogar en avsnittsbrytning till nästa sida, ändrar på orienteringen till stående och infogar sedan ditt index, format klassiskt i 3 spalter. 30

31 EXEMPEL F O T N O T E R O C H S L U T K O M M E N T A R E R Du kan infoga fotnoter och slutkommentarer precis var du vill i dokumentet. Word sköter numreringen, så om du lägger till nya fotnoter eller slutkommentarer uppdateras numreringen automatiskt. Fortsätt med texten om Iphone 5, sök fram stycket om flerkärnig processor och infoga en fotnot bakom ordet processor genom att gå in på fliken Referenser och gruppen Fotnoter. Skriv in texten Snart har vi 4kärniga processorer i mobilerna också! Fotnoten placeras längs ner på sidan enligt standard. Om du vill påverka och ändra inställningarna för fotnoter så får du klicka på mer knappen nere till höger i gruppen, då visas nedanstående fönster där du bl.a. kan ändra positionen för noterna till under text, ändra på numreringen med mera. 31

32 S K Y D D A D I T T D O K U M E N T Klicka på Arkiv-fliken, välj sedan alternativet Spara som, du får upp snabbmenyn Spara som. Klicka på pilen vid alternativet Verktyg nere till vänster i fönstret Spara som och välj därifrån Allmänna alternativ: Skriv in lösenordet lumiarules, i det övre lösenordsfältet. Klicka på OK och skriv sedan in samma lösen på nästa dialogruta och spara sedan filen och stäng, bekräfta ev. dialogrutor. Starta upp dokumentet på nytt, nu borde du bli tvungen att skriva in lösenordet för att öppna dokumentet. Stäng filen och välj Nej på ev. frågor. 32

33 T A B E L L E R O C H F O R M U L Ä R Infoga en ny tabell i ett nytt dokument som innehåller 8 rader och 5 kolumner. Infoga sedan nedanstående information. SALTNÄS MOBILSHOP Tillverkare Modell Operativsystem Pris Antal i lager Apple IPhone 5C I OS Nokia Lumia 920 Windows Phone Nokia Lumia 1020 Windows Phone Sony Xperia Android Samsung Galaxy S3 Android Apple IPhone 5S I OS Samsung Galaxy S4 Android LG Optimus G E975 Android Redigera för nedanstående utseende, med autopassning, layoutverktyg, sortering och funktioner. Tillverkare Modell Operativsystem Pris Antal i lager Apple IPhone 5C I OS Apple IPhone 5S I OS LG Optimus G E975 Android Nokia Lumia 920 Windows Phone Nokia Lumia 1020 Windows Phone Samsung Galaxy S3 Android Samsung Galaxy S4 Android Sony Xperia Android Snabbspara tabellen, ta en kopia av den och klistra in i dokumentet med några blindrader mellan tabellerna- Placera insättningspunkten i tabellen och konvertera sedan tabellen till en lista med justerbara Tabbar. Ändra tabbarnas egenskaper så att de som håller i Pris och antal i lager blir högerjusterade 33

34 Se också till att de får utfyllnadstecken enligt modellen nere. Tillverkare Modell Operativsystem Pris Antal i lager Apple... IPhone 5C... I OS Apple... IPhone 5S... I OS LG... Optimus G E Android Nokia... Lumia Windows Phone Nokia... Lumia Windows Phone Samsung... Galaxy S3... Android Samsung... Galaxy S4... Android Sony... Xperia... Android INFOGA KALKYLBLAD FRÅN EXCEL Öppna arbetsboken Bokförsäljning.xlsx från övningsmappen Markera alla poster och välj kopiera. Flytta över till ett nytt dokument och välj där sedan klistra in special. 34

35 Markera som Microsoft Excel Kalkylbladobjekt, se också till att markera alternativet Klistra in länk, bekräfta med OK. Dubbelklicka i den infogade tabellen och du förflyttas direkt till excel, gör några förändringar i kalkylbladet, spara och gå tillbaka till Word och kontrollera att ändringarna visas i den länkade tabellen. FORMULÄRKONTROLLER För att göra nedanstående uppgift så måste du aktivera fliken Utvecklare, detta gör du genom att gå in på fliken Arkiv och välj Alternativ: Välj kategoring Anpassa menyfliksområdet och klicka i alternativet Utvecklare. 35

36 Bekanta dej med gruppen Kontroller, det är den som kommer att användas i följande uppgift. Obseravera att alla kontroller som infogas har en egenskap som du kommer åt via Egenskaper. Vissa kontroller kräver också att du växlar till Designläge när du redigerar kontrollerna, du märker när. Ta fram ett nytt tomt dokument, ändra marginalerna till Smal. Använd formatumsättningen Distingt. Bygg sedan upp nedanstående undersökningsformulär: 36

37 M A K R O N I M I C R O S O F T W ORD Vad kan man använda ett Makro till i en ordbehandlare? När man märker att man gör samma sak många gånger när man arbetar med en ordbehandlare så kan det vara tid att fundera över att skapa en makroprocedur som fixar det åt dej med en knapptryckning. En viktig sak att komma ihåg om man skapar och använder makron är hur man spara dokumentet. Ett sätt är att man lagrar procedurerna i formatmallen Normal, då kommer du alltid åt den när du behöver den. Om du däremot ska skicka vidare dokumentet till andra användare och dessa också behöver komma åt makrot så bäddar du in makrot i dokumentet genom att spara det som ett Makroaktiverat Word-dokument under spara som menyn. SPELA IN ETT MAKRO Enklaste sättet att skapa ett makro är att spela in det, spara det och koppla det till en egen knapp. Det som kommer att skapas är ett VBA script som sedan återupprepas när du klickar på knappen som är kopplad till makrot. Vi ska börja med att skapa ett Makro som ändrar på dokumentets utskriftsformat så att både sidorientering, marginaler ändras. Börja alltid med att planera hur du ska banda makrot, dvs. se till att du vet varje steg du ska göra så att du inte behöver skumma runt i menyer och flikar eftersom allt du gör bandas. Aktivera fliken Utvecklare: Sök fram knappen Spela in makro som du sedan klickar på för att aktivera funktionen: Namnge makrot Sidlayout och skriv in beskrivningen ändrar sidlayout och marginaler. 37

38 Klicka på OK för att starta bandningen Klicka på fliken Sidlayout och ändra först Orienteringen till liggande och sedan marginalerna till smalt. Klicka på Stoppa inspelningen under fliken Utvecklare. KOPPLA MAKRO TILL KNAPP Så där ja, första makrot är klart, men än så länge inte så lätt att använda. Utan knappen så måste jag köra makrot via Utvecklarfliken och makron, därför ska vi nu koppla makrot till en egen knapp som vi lägger i det egna verktygsfältet Snabbåtkomst. 38

39 Klicka på Arkiv fliken och välj alternativet Word Alternativ: Välj kategorin Verktygsfältet Snabbåtkomst. Ändra också i gruppen kommandon till alternativet Makron. Markera makrot och lägg till När makrot kommit över på den höra sidan markerar du det och klickar på knappen Ändra: Välj en egen Symbol för ditt makro och ändra visningsnamn till Smal- Liggande, klicka sedan på OK. Bekräfta sedan med OK. 39

40 Nu finns knappen med uppe i verktygsfältet men inställningarna är redan aktiva i detta dokument, skapa därför ett nytt genom att ta CTRL + N och använd sedan snabbknappen för att ändra orientering och marginaler. EXTRA ÖVNINGAR SKAPA MAKRON Skapa ett nytt Makro som skapar en tabblista med 3st specialtabblägen. Det första skall vara ett vänster tabbstopp på 4cm med utfyllnadstecken 2, det andra ska vara högerjusterat på 7cm med utfyllnadstecken 2 och det tredje ska ligga på 10cm, vara högerjusterat och ha samma utfyllnadstecken avstånd efter ENTER ska vara 3pkt. Koppla ditt makro till en knapp som ser ut så här och använd sedan ditt makro i ett nytt dokument med namnet Inköpslista för vintern.docx Brasved m m Snöskyffel st Tändvätska... 7, L FIGURER, BILDER OCH BILDTEXTER Du får i uppdrag från Saltnäs Resebyrå att skapa en annons med ditt ordbehandlingsprogram. I den här övningen skall du få arbeta med bilder och effekter. Du börjar med att välja ett formverktyg från fliken Infoga. I gruppen Illustrationer klickar vi nu på alternativet Figurer I gruppen Standardfigurer väljer jag en Ellips 40

41 Flytta markören till satsytan och dra upp ellipsen med Vänster musknapp Ex: När du format din Ellips har det blivit dags att gen den en lite snyggare bakgrund. Markera objektet, högerklicka på objektet och välj ur menyn Formatera figur. 41

42 Alternativ kan du också välja fliken Format under ritverktygsfliken för att därifrån välja att arbeta med Ellipsens egenskaper. Här kan du nu ge objektet olika effekter. Under alternativet Toning arbetar du med färger och blandningar. Under alternativet Bild eller Strukturfyllning finns en mängd färdiginstallerade bakgrunder som man kan välja eller så kan du själv hämta en bakgrundsbild. Under alternativet Mönsterfyllning kan du t ex ge objektet mönstret tegelvägg el dyl. Vi väljer alternativet Bild eller Strukturfyllning, klicka på knappen Fil. Gå till mappen exempelbilder välj filen Tulpaner.jpg. 42

43 Klicka sedan på knappen Infoga följt av Stäng Resultatet blir att du har lagt fotot som bakgrund till din ellips. Infoga ett Word-Art med texten Blomsterresor till Holland!! från Infogafliken och gruppen Text 43

44 Välj en stil som har relativt mörka färger och andra sedan teckensnittet till Harrington, storlek 36 Hämta en textruta via Infoga fliken, rita upp den någonstans i ellipsen och skriv sedan in texten Saltnäs resebyrå erbjuder dig de bästa resorna. Centrera också texten med centreringsverktyget och ändra teckensnittet till Edwardian Script ITC.storlek 20, på också in på textrutans egenskaper gör den 50% transparent (genomskinlig). Klicka på ellipsen för att markera denna, tryck ner Shift-tangenten och klicka sedan också på Word-Arten båda objekten är nu markerade. Välj alternativet Gruppera i gruppen Ordna som du hittar under fliken Format. Detta resulterar i att alla objekten sammanfogas till en helhet. Spara filen med passande namn på din disk. 44

45 D I A G R A M I W O R D Det finns två möjligheter att infoga diagram i Word. Det som jag starkt vill rekommendera är den nya modellen där man helt enkelt blir länkad till den alldeles utomordentliga diagramfunktionen i Excel. Det andra alternativet är den äldre modellen Microsoft Graph-diagram som du hittarunder fliken Infoga och alternativet Objekt i gruppen text. Öppna ett helt nytt dokument, ändra formatuppsättningen till Distinkt och lägg sedan in rubriken Saltnäs Mobilshop, på den andra raden lägger du in underrubriken Statistik över Mobiltelefonförsäljningen kv Infoga sedan ett Diagram i gruppen Illustrationer och välj ett liggande stapeldiagram. 45

46 När du klickar ok så aktiveras Excel och fönstren läggs sida vid sida, det skapas en mall med testdata så du kan snabbt se om du är på rätt väg. Ändra nu informationen i Excel kalkylbladet så att det ser ut enligt nedanstående modell, utöka eller minska området genom att ta tag i det blå hantaget runt området med data för att förändra vid behov. 46

47 Ändra i designen så att ditt diagram för följande utseende: 47

48 E X T R A Ö V N I N G A R Öppna dokumentet Kompostering från Ovningar / Dan / Microsoft Word Visa dokumentet i Dispositionsläge: Visa tre rubriknivåer. Ändra i nivå på rubrikerna och flytta avsnittet Livet i komposten enligt bilden nedan. Spara dokumentet kompostering på ditt konto N U M R E R A D E R U B R I K E R. Öppna dokumentet Från från frö till planta som är sparad i Ovningar / Dan / Microsoft Word Numrera rubrikeran enligt följande: Rubriknivå 1 ska ha vanliga siffror och Rubriknivå 2 ska ha samma siffra samt en versal bokstav som börjar med A Du går in på Flernivå lista och väljer alternativet Definiera ny flernivålista. 48

49 Klicka på knappen Mer>> för att visa alla alternativ, markera 1 och koppla till Rubrik 1. Markera 2 och koppla till Rubrik 2, välj att inkludera nivånummer rån Rubrik 1, ändra också i Listtecken så att det är versaler som är aktiva. 49

50 A V S N I T T S B R Y T N I N G A R Fortsätt med dokumentet Från frö till planta. Infoga Avsnittsbrytning så att titeln placeras på en egen sida. Centrera texten både vågrät och lodrät på första sidan. Skapa ett nytt avsnitt vid rubriken Sköt om sommarblommorna så här, rubriken skap placeras högst upp på sidan. Första avsnittet ska varken ha sidhuvud eller sidfot. I resterande avsnitt ska sidnumreringen ha vanliga siffror och centreras i foten. Numreringen ska börja om på 1 i andra avsnittet I sidhuvudet i respektive avsnitt ska avsnittsrubriken (rubrik 1) finnas till höger Förhandsgranska och spara dokumentet på ditt konto. K O N V E R T E R A T E X T T I L L T A B E L L Öppna dokumentet Personallista som finns i Ovningar / Dan / Microsoft Word. Markera raderna i listan och gå in på Infoga, välj sedan Tabell och välj alternativet. Omvandla Text till tabell. Formatera rubrikraden med fetstil och en bakgrundsfärg. Sortera listan i alfabetisk ordning enligt Förnamn. I N F O G A K A L K Y L B L A D Skapa ett nytt dokument. Öppna Excelarbetsboken Böcker från mappen Ovningar / Dan / Microsoft Word. Markera cellerna och kopiera på valfritt sätt, gå över till Worddokumentet och välj klistra in special: Markera Excel-kalkylblad och klicka också i alternativet Klistra in länk: 50

51 S P A L T E R Öppna dokumentet Grön året om från mappen Ovningar / Dan / Microsoft Word. Ändra layouten så att all text efter ingressen fördelas på två spalter som är 6,5cm breda och har en linje mellan. Infoga en sidbrytning före rubriken Ta sticklingar så här och fördela spaltlängen på sidorna genom att lägga in en löpande avsnittsbrytning. Förhandsgranska, och spara sedan på ditt konto. F O R M A T E R A T A B E L L Öppna dokumentet Perenner tabell som finns i övningmappen. Använd tabellformatet Mellanmörk skuggning 1 dekorfärg 3 utan olikfärgade rader. Använd samma gröna färg på de inre lodräta kantlinjerna Ändra teckenstorleken till 10 punter i hela tabellen. Första raden ska upprepas på varje sida. Justera kolumnbredderna enligt bilde. Sortera tabellen efter perennernas svenska namn. Spara på ditt konto. 51

52 M I C R O S O F T O F F I C E E X C E L INMATNING AV TEXT OCH TAL Skapa nedanstående grundkalkyl, använd autofyll för att skapa artikelnummer NA-101 Na-108. Skriv in resterande värden, använd autofyll för månaderna. I cellen B:12 skriver du in Totalt, placera sedan markören i cellen G:3 och skriv där tecknet =, klicka sedan på cellen B:12 och bekräfta sedan med Retur Formeln låser innehållet till detsamma som finns i cellen B:12 och är därmed beroende av den cellen i fortsättningen. Klicka i cellen C:12 och dubbelklicka sedan på knappen Autosumma för att summera värdet för Januari. Markera cellen och använd handtaget för att kopiera formeln till F:12. 52

53 Klicka i cellen G:4 och dubbelklicka på Autosumma på nytt, kopiera sedan ner formeln till cellen G12. INFOGA RADER OCH KOLUMNER I kalkylen saknas inköpspriset för artikeln, den skall finnas till höger o Namnfältet. Detta kan ordnas på flera olika sätt, t ex kan du markera allt som ligger till höger om Namn och flytta hela markeringen ett steg till höger. Du kan också placera markören någonstans i januari stapeln och välja från Fliken Infoga alternativet Infoga Celler. Det sätt som jag föredrar är att Högerklicka på knappen för fältet och infoga från snabbmenyn. Skriv in det nya fältnamnet Inköpspris och skriv sedan in nedanstående värden. Ta också tag i cellen som innehåller Totalt i B:12 och flytta den till C:12. CELL REFERENS När vi säljer vidare våra produkter så skal vi använda oss av två olika värden, 23% Moms och en marginal (vår vinst), på 18,5%. Dessa värden skall skrivas in i egna celler och vi skall sedan via en formel hänvisa till dessa celler med Absolut Referens vilket betyder att cellvärdet skall låsas för att möjliggöra kopiering av formeln. Skriv in nedanstående värden från cellen A14. 53

54 Skriv in cellvärdet Försäljning exkl. moms i cellen I3, skriv sedan in formel [=H4*C4 ] i cellen I4. och kopiera sedan ner formeln till I11, i cellen I12 autosummerar du ovanstående värden. ABSOLUT REFERENS Skriv in fältrubriken Moms i cellen J:3, klicka sedan i cellen J:4 och skriv =, klicka sedan på Försäljning exkl moms för den första produkten, lägg in * tecknet och klicka sedan på cellen som innehåller Momsprocenten (B:14), när cellen är markerad trycker du ner F4 tangenten för att beordra Absolut referens på den markerade cellen. Bekräfta sedan med Retur. Modell: [ =I4*$B$14 ] (denna modell låser cellen) Kopiera ner formeln. [=I4*B$14 ] (denna modell låser raden 14) [=I4*$B14 ] (denna modell låser kolumnen B) Skapa formelmodellen på samma sätt för fältet Marginal till höger om Moms enligt modellen nedan. Avsluta sedan formelövningen med att autosummera fälten Försäljning exkl. moms, Moms och Marginal i fältet Försäljningspris. 54

55 ANPASSA CELLENS FORMAT Innehållet i kalkylen kan kännas väldigt oklart då allt bara består av talformat då det egentligen handlar om antal och valutavärden. För att förtydliga måste vi formatera cellens innehåll. Vi börjar med alla celler som innehåller Antal. Markera cellerna D:4 till H:12, tryck sedan ner CTRL följt av siffertangenten 1. detta snabbkommando aktivera fönstret Formatera celler. Du kan naturligtvis också gå via Fliken Start och gruppen Format eller Högerklicka i området och välja från snabbmenyn. Klicka på fliken Anpassad och skriv in det anpassade cellformatet enligt modellen på nästa sida bekräfta sedan formatet med OK. Observera att det bör finnas ett mellanslag mellan det fösta citattecknet och teckensträngen st. Om du utelämnar den kommer teckensträngen att sitta ihop med talet. 55

56 VALUTAFORMAT Markera området I:4 till L:12 och klicka sedan på knappen för Valutaformatering av cellens innehåll. Som standard kommer valutaformateringen att antingen vara eller kr. Hur kan det komma sig att det kan vara olika. Jo det är vanligt att när man installerar operativsystemet så väljer man under Nationella inställningar alternativet Svenska istället för alternativet Svenska (Finland). I den nationella inställningen finns också t ex datum formatet, tids format och dyl. som skiljer sig mellan Sverige och Finland. Du bör därför se till att du har de rätta inställningarna aktiva. I vårt exempel skall vi använda modellen med 0 decimaler. Därför ser vi till att markeringen är återställd och väljer att formatera cellerna manuellt. Enligt nedanstående modell. Bekräfta med OK Nu finns det ett fält som ännu inte är formaterat, vårt fält Inköpspris, det ska vi formatera på ett annat sätt. 56

57 HÄMTA FORMAT Klicka på någon cell som innehåller rätt valutaformat, klicka sedan på knappen hämta format Inköpspris. på fliken Start. Dra sedan markören över alla värden i fältet Spara din arbetsbok med namnet Saltnäs Workshop i din IT5 katalog. Skapa gärna en undermapp, t ex avancerad Excel för alla dina arbetsböcker. FORMATERA KALKYLBLAD Utseendet på kalkylbladet skall ändras enligt följande: Använd formatering för fyllning, teckenfärg och linjer. Välj sedan via Fliken Visa att dölja stödlinjerna för kalkylbladet. VILLKORSSTYRD FORMATERING Området för Antal sålda skall villkorsformateras enligt följande: Markera området D:4 G:11 Klicka på Fliken Start och välj därifrån Villkorsstyrd formatering i gruppen Format, Välj alternativet Regler för markering av celler följt av regeln mindre än, skriv in värdet

58 Välj ett eget teckenformat som är Röd, Dubbel understruken. Bekräfta med Ok Upprepa samma som ovan men den här gången väljer du alternativet Mellan och registrerar värden mellan 26 och 50 som i bilden nedan, Formatera med Blå teckenfärg, enkel understrykning. Avsluta den villkorsstyrda formateringen med värden enligt följande, Grön + Fet på alla värden som är Större än 51 Bekräfta med OK FUNKTIONER Klicka i D14, skriv in förklaringen Högsta månadsförsäljning, skriv sedan i funktionen [=MAX(D12:G12)] för att ta fram den högsta försäljningssumman. Gör motsvarande på rad 15 där du använder funktionen [=MIN(D12:G12)] samt rad 16 där du använder funktionen [=MEDEL(D12:G12)]. Lägg också in tydliga förklaringar. 58

59 Snabbspara kalkylen. SUMMA OM I följande uppgift ska vi testa funktionen Summa.Om. Funktionen är mycket använd bar om du vill ha villkor för vad som ska summeras i ett omfåde Vi testar i vår kalkyl, så kommer du att förstå funktionen Vi börjar med att bygga upp ett villkorsområde enligt nedanstående modell: Börja med rubriken som du centrerar över kolumnerna K och L på rad 15 Observera jokertecknen (*) som måste vara med eftersom alla har en unik nummer som vi inte bryr oss om när vi summerar produkttypen. Placerar insättningspunkten i cellen till höger om Lival-assos*, gå till fliken Formler och välj där kategorin Matematik följt av Summa.Om. Klicka i fältet Område och välj där cellerna som innehåller alla produkter B4:B11. I villkor klickar du i villkorsområdet på cellen med texten Lival-assos* Avsluta med Summaområdet L4:L11 och bekräfta sedan med OK. 59

60 Resultatet bör bli så här: när du upprepar för Saffe-assos och Micro-assos. SKAPA UNIKA LISTOR Om du skrivit in en lista med en massa upprepad information kan det hända att du behöver skapa en ny unik lista från den befintliga. Detta kan göras i en handvändning med Excel. Börja med att öppna arbetsboken register över bilfirmans anställda Vi vill ha en unik lista för avdelningar under den befintliga så att vi senare kan använda oss av funktionen Antal.Om. Markera cellen E17, aktivera fliken Data och klicka sedan på knappen Avancerat i gruppen Sortera och filtrera Börja med att klicka för rutan nere till höger Enbart unika poster Klicka i Listområde och markera området E3:E12. Klicka sedan för Kopiera till annan plats följt av att du klickar i cellen där du vill att den nya unika listan ska skapas. I det här fallet cellen E17 klicka sedan OK. 60

61 En ny lista med unika värden skapas: ANTAL.OM I nästa funktion ska vi testa att använda oss av funktionen Antal.OM där vi i detta fall ska räkna fram hur många anställda det finns vid varje avdelning. Klicka till höger om Ekonomi (F18) Under formelfliken väljer du nu Infoga Funktion längs ut till vänster Skriv in Antal i sökrutan och klicka sedan enter, ganska snabbt hittar Excel funktioner innehållande Antal, välj Antal.Om: 61

62 Klicka på OK och ställ sedan in cell referenserna enligt nedan: När du bekräftar vet vi att det finns 3 personer på avdelningen Ekonomi, upprepa funktionen för försäljning och Lager. Snabbspara sedan kalkylen. 62

63 DIAGRAM Gör en splittrad markering av området B:3 B11;H3 H11, Välj fliken Infoga och klicka sedan på knappen Stapeldiagram. Välj en snabblayout som innehåller platshållare för rubrik. Skriv in rubriken Totalt antal sålda KV 1. Försök sedan att formatera de olika delarna av diagrammet så att det får nedanstående utseende: 300 st Totalt antal sålda KV st 200 st 150 st 100 st 50 st st Lival- assos 101 Saffe- assos 102 Lival- assos 103 Micro- assos 104 Lival- assos 105 Micro- assos 106 Lival- assos 107 Saffe- assos 108 Snabbspara din arbetsbok. 63

64 SKAPA DIAGRAMMALL Om man lägger ner mycket arbete på att designa sina diagram kan det vara bra att kunna spara designen som en egen mall. Detta gör du enligt följande: Markera det diagram som du vill lägga in som mall. Se till att du ser Designfliken i Diagramverktyg. Klicka på knappen spara som mall. Namnge det till Workshop och lagra i föreslagen mapp. Nästa gång du skapar ett diagram ska du direkt välja Alla Diagramtyper, följt av kategorin Mallar. Testa gärna genom att skapa ett nytt diagram som presenterar det totala antalet av försäljningen per månad enligt nedanstående diagram. 64

65 500 st 450 st 400 st 350 st 300 st 250 st 200 st 150 st 100 st 50 st st Totalt antal sålda produkter Januari Februari Mars April Snabbspara kalkylen. VERIFIERING Ibland kan det vara bra att kunna kontrollera vilken data som läggs in i en cell. Detta kan man göra i Excel genom att lägga på en verifiering av cellens innehåll. Vi testar Markera området som innehåller den villkorsstyrda formateringen. Klicka på Fliken Data och välj Data-verifiering ställ in enligt nedanstående: Vi väljer Hela nummer då man inte kan sälja en halv produkt Värdet kan inte vara större än 99 eftersom det är max/månad. 65

66 Klicka på fliken Felmeddelande och registrera följande: Snabbspara filen och testa sedan dataverifieringen med att skriva in ett felaktigt värde, korrigera sedan genom att ångra eller skriv in ett godkänt värde manuellt. NAMNGE CELLER I Excel använder man relativt ofta sig av Absolutreferens genom att låsa cellvärde, ett alternativ kan vara att namnändra cellens namn t ex A:1 till ex Summa, Marginal eller kanske Moms och sedan referera till det namnet i en formel. Dubbelklicka på Blad2 skriv in namnet Lånekalkyl. Skriv sedan in nedanstående kalkyl: 66

67 Formatera sedan lånebeloppet så att det valutaformateras med samt 0 decimaler. Lägg också in det anpassade cellformatet # år för lånetiden. Markera cellen B3, klicka på Fliken Formler följt av, välj alternativet Definiera Namn Bekräfta namnet. Observera att cellens namn ändras nu från det logiska namnet B3 till Lånebelopp. Repetera ovanstående för Lånetid och Ränta. Snabbspara kalkylen. 67

68 BETALNING I cellen D3 skriver du in Månadsrat och i cellen D4 skriver du in följande betalningsformel [=BETALNING(Ränta/12;Lånetid*12;-Lånebelopp)] bekräfta med Retur och lägg sedan på formatet. Snabbspara kalkylen. PROBLEMLÖSNING MED EXCEL I nästa uppgift skall vi använda oss av funktionen Målsökning för att ta reda på till vilken ränta vi skulle behöva få lånet om vi betalar 1500/månad och ändå vill ha betalt bort lånet på 20 år. Placera markören i cellen D4, välj från Fliken Data alternativet Konsekvensanalys och sedan funktionen Målsökning. Skriv som värde 1500 och justerbar cell skall vara Ränta/B5. klicka sedan på OK Observera det nya räntevärdet: 3,89 %. Det är bara att börja förhandla med banken 68

69 PROBLEMLÖSAREN För att kunna använda begränsningar i målsökning använder man Problemlösaren i Excel. Börja med att återställa räntan i B5 till 6,5%. Vi tänker oss att vi vill betala 1500 /månad. I första hand är det lånetiden som är vårt justerbara värde men där finns också en begränsning, Lånetiden får nämligen inte överstiga 25 år, så vår andra justerbara cell måste bli Lånebeloppet. Placera markören i D4 och välj från menyn Verktyg alternativet Problemlösaren. Om Problemlösaren inte finns att tillgå måste vi aktivera detta genom att gå till Excel alternativ i arkivfliken, Välj kategorin Tillägg. Längst ner i fönstret finns en flik, Hantera, se till att den visar Excel-tillägg klicka sedan på Gå- knappen. 69

70 Markera Problemlösaren och klicka sedan på OK. Nu ska du kunna välja Problemlösaren längst ute till vänster på fliken Data. Klicka i cellen D4 och aktivera sedan problemlösaren. Kontrollera att målcellen är D4.bocka för alternativet Värde av: och skriv in önskat värde, Klicka sedan i Justerbara celler och klicka med en splittrad markering cellerna för Lånetid och Lånesumma. Klicka på knappen Lägg till för att skapa en begränsning och skriv cellen B4 som cellreferens och 25 som begränsning. 70

71 Klicka på OK, följt av alternativet Lös. 71

72 OM FUNKTIONEN Dubbelklicka på Blad3 och lägg in namnet Kundregister. Ta sedan tag i det och kalkylbladet så att det blir som nummer två i arbetsboken. Skriv in nedanstående register över våra kunder. Använd funktionen hämta format för att ta över rubrikformateringen Som du säkert redan förstått så är det tänkt att om en kund gör en beställning som överskrider gränsvärdet på 2500 så ska kunden erhålla en rabatt på 10%. För att detta ska bli helt automatiserat så använder vi oss av den flexibla OM funktionen. Markera cellen D4, klicka sedan på listmenyn till höger om funktionsknappen i verktygsfältet Standard. Välj där alternativet Fler funktioner. Sök fram alternativet OM, markera och bekräfta med OK 72

73 Om funktionen aktivers som är uppbyggd enligt modellen: [=OM(Logiskt test; värde om sant; värde om sant)], det går naturligt vis att lägga in fler OM villkor i villkoret, vi tittar på det lite senare. Ställ nu in enligt nedanstående bild, kom ihåg att låsa cellerna som innehåller enskilda värden som t ex Gränsvärde, Moms, Marginal, Rabatt osv. Det logiska testet jämför alltså hur mycket kunden har handlat för med gränsvärdet, om värdet är större än gränsvärdet beräknas beställningsvärdet med rabatten. Om värdet är lägre än gränsvärdet skrivs det exakta värdet 0 ut. 73

74 Bekräfta med OK Kopiera ner formeln, ge fältet Valutaformatering 2 decimaler. Skapa sedan det nya fältet att betala och infoga formel för att beräkna värdet vad kunden skall betala. Formatera också kalkylen enligt nedanstående modell. Snabbspara arbetsboken Testa med att ändra gränsvärdet för arbetsboken till t ex 3500 för att se att automatiken finns där, ändra också på rabattgränsen till t ex 15%. OM FUNKTIONEN MED FLER VILLKOR Vi tänker att vi vill erbjuda två olika rabattgränser istället för bara en. T ex skall man genom att beställa för 2000 kunna får en rabatt på 8% men om man istället beställer för 3000 eller mer skall man få en rabatt på 15%. Utveckla din Kalkyl så att den får följande tillägg. Utveckla sedan formeln i cellen B4 så att den följer nedanstående modell. [=OM(C4<$B$12;0;OM(C4<$B$13;C4*$B$14;C4*$B$15))] Och vad betyder nu detta? Jag ska försöka förklara formeln här: OM beställningen är mindre än det lägsta gränsvärdet skall värdet noll skrivas in i rabattfältet. OM beställningen är mindre än det högsta gränsvärdet så skall 74

75 man beräkna beställningens värde mot den lägra rabatten på 8%. Om falskt, dvs. värdet är större än gränsvärde 2, skall man beräkna mot den högra rabattgränsen på 15%. Som du säkert förstår så kan det bli rätt krångligt att lägga in fler villkor i Om funktionen. När du bekräftat formeln med Returs så Autofyller du ner formeln så att du får nedanstående resultat. Snabbspara din Arbetsbok. LETARAD Om du behöver göra din rabattkalkyl ytterligare flexibel kan Letarad funktionen hjälpa dej. Du bygger då kalkylen med villkorsområde. Vi testar genom att bygga om en kopia av vårt kalkylblad, detta gör du enklast genom att hålla ner CTRL tangenten på samma gång som du med vänster musknapp drar det kalkylblad du vill kopiera. Byt namn på kalkylbladet till Rabattgränser och ändra sedan kalkylen enligt nedanstående modell 75

76 Placera markören i D12 och klicka sedan på listpilen vid Funktionskappen. Välj Fler funktioner: Sök fram funktionen LETARAD och klicka sedan på OK Ställ in enligt ovanstående, klicka sedan på OK Ändra vid behov cellens format till procentformat och skapa beräkna sedan vad kunden skall betala med nedanstående formel. [=C12-C12*D12] Bekräfta och kopiera ner formeln. 76

77 Ex. Snabbspara din kalkyl. (Testa att ändra några gränser, tex. rabattprocenten, beställningsgränsen och kontrollera att rabatt och Att Betala ändras automatiskt) stäng sedan kalkylen utan att spara förändringarna. 77

78 SCENARIOHANTERAREN Klicka på kalkylbladet Rabattgränser, i arbetsboken Workshop. Låt markören stå någonstans i kalkylen och klicka sedan på Fliken Data och välj alternativet Scenariehanteraren under gruppen Konsekvensanalys, nedanstående fönster aktiveras: 78

79 Klicka på knappen Lägg till för att lägga till ett Scenarier. Skriv in ett Scenarionamn, tex. Förändring 1. välj sedan B6 B9 som justerbara celler. Klicka på OK och mata sedan in de nya rabattvärdena enligt nedanstående bild: Bekräfta med OK klicka på Lägg till för att skapa ytterligare ett Scenario där vi ändrar värdena till nedanstående: 79

80 Bekräfta med OK Klicka på knappen Sammanfattning för att skapa Scenariorapporten, bekräfta målcellen E18 80

81 Klicka på OK, nedanstående sammanfattningsrapport skapas. Observera att ett nytt kalkylblad skapats AVKASTNING Saltnäs Workshop har gjort en nätt vinst under året och nu funderar man på hur man skall kunna få så hög avkastning som möjligt på det intjänade beloppet, vi skapar en kalkyl för att beräkna. Infoga ett nytt kalkylblad och namnge det Investering. Skriv sedan in nedanstående kalkyl och formatera den så att den har samma utseende som de andra kalkylbladen. Markera cellen B7, gå sedan in och välj Fler funktioner, välj kategorin Finans och sedan funktionen SLUTVÄRDE. Klicka på OK 81

82 Funktionen SLUTVÄRDE beräknar en investerings värde vid en framtida tidpunkt. Betalningarna kan vara ett engångsbelopp eller en serie lika stora periodiska betalningar. Klicka nu in nedanstående värden för din avkastningsberäkning. Klicka på OK för att bekräfta ovanstående. Om tre år kommer det satsade kapitalet att vara

83 Testa gärna att ändra på det satsade kapitalet och på antal år du binder upp summan. SAMMANFOGA Öppna arbetsboken Registret.xls från övningskatalogen. Markera cellerna A11 och A12 välj tangentkommandot CTRL +1 för att formatera cellerna. Välj kategorin Text. Bekräfta med OK 83

84 Skriv in en vanlig punkt (.) i cellen A11, bekräfta med Retur. Skriv i cellen A12 och bekräfta med Retur. Placera markören i cellen C2 och infoga där funktionen SAMMANFOGA: (du hittar den under kategorin Text) Klicka på cellen Johan, lägg in ett semikolon, klicka på punkten och lås cellen med F4, lägg in ett semikolon, klicka på efternamn, lägg in ett semikolon, klicka på cellen lås med F4 och bekräfta sedan med OK eller Retur. 84

85 Klicka på cellen som innehåller e-postadressen och kopiera ner formeln till den sista posten. Klart! Spara arbetsboken i din Excelmapp med namnet Sammanfoga text och stäng sedan arbetsboken. 85

86 DELSUMMOR Öppna databasen Saltnäs Dataspelförening. Med hjälp av funktionen Delsummor kan man t ex ta reda på vad försäljningen uppgår till i en viss region. Du kan alltså undersöka delsummor för fältet Region. du kanske även vill se delsummor för Arkad, Sport, Strategi eller Action, då är det fältet Genre som används. Det viktiga att komma ihåg innan du sammanställer delsummor är att du måste sortera databasen utifrån det fält du är intresserad av. Låt oss göra delsummering för försäljningen i region Norr resp Syd i bokhandlarexemplet. Sålunda är det lämpligt att sortera databasen med fältet region som söknyckel i stigande ordning. Klicka på någon cell i registret, klicka sedan på Knappen Delsumma: Följande dialogruta dyker upp: Kontrollera att du har inställningarna som på bilden ovan och tryck sedan OK. 86

87 Registret får nu delsummor för varje förändring i fältet Region, och det bör se ut som på följande sida: Excel har automatiskt gått över till dispositionsläge, du ser detta genom att det dyker upp ett nytt fält till vänster om rubrikraderna. Fältet innehåller dispositionsknappar med vars hjälp du kan granska den delsummerade databasen. Det intressanta just nu är just knapparna. De visar de nivåer du kan växla mellan. Pröva att klicka på knappen för nivå 1. Denna nivå är den högsta och visar endast delsumman för de olika kvartalen: 87

88 Här kan du således utläsa att totalförsäljningen för samtliga regioner uppgår till Nivå Två ger delsumman av regionernas totalförsäljning. För att komma tillbaks till ursprungsläget klickar du på knappen 3. Antag att du vill ta fram delsummor för antalet exemplar som sålts i regionerna. Då klickar du på knappen Delsumma på nytt och ändrar inställningarna så att du får följande inställningar: De inställningar som är gjorda här gör att de delsummor du tagit fram för fältet Försäljning ersätts med delsummor för Antal-fältet. Du utgår fortfarande från Region. Klicka OK och granska resultatet: 88

89 Pröva gärna att klicka på knapparna för nivå 1, 2 och 3 igen. Kontrollera att du sorterat databasen utifrån fältet Region. Klicka på knappen Delsumma på nytt och ändra inställningarna enligt nedanstående bild, klicka på OK Vid varje ändring i fältet Region får du nu Medelvärde för både Försäljning och Antal: 89

90 Vill du lämna dispositionsläget och återgå till databasens ursprungliga läge klickar du på knappen delsumma och klickar på knappen Ta bort alla. DELSUMMAN ANTAL: I följande övning kommer du att ta reda på hur många lägenheter av olika typ som det finns i varje stadsdel genom att använda Delsummor, det viktiga här är naturligtvis sättet du sorterar dataregistret. Öppna Excelregistret Saltnäs Bostadsrätter.xlsx. Sortera dataregistret i första hand, stigande enligt Stadsdel och i andra hand enligt Typ fallande. 90

91 Lägg sedan på delsummor enligt nedanstående bild och bekräfta sedan med OK. Observera ditt resultat, det borde nu vara enkelt att hålla reda på antalet 3:or i t ex Innerstan, vilket i detta fall borde vara 9 stycken. 91

92 PIVOTTABELLEN Det vi har gjort hittills är att vi har sorterat och filtrerat i Excel för att få fram information ur en databas. Excel har ett speciellt verktyg för att hantera databaser som kallas för Pivottabell. Det är besläktat med Delsummor, men det är mycket mer dynamiskt. Med hjälp av pivottabellen kan du ta fram intressanta detaljer ur en databas på ett snabbt och enkelt sätt. Detta skall du nu få pröva på. SKAPA PIVOTTABELL. 1. Öppna arbetsboken Saltnäs Dataspelförening. 2. Klicka någonstans i databasen och välj sedan fliken Infoga: 3. Klicka på knappen Pivottabell, nedanstående fönster aktiveras, kontrollera att område A1 F24 använde i fältet Tabell/område. 4. Bekräfta med OK för att infoga Pivottabellen på ett nytt kalkylblad. Observera att den nya pivottabellen läggs in till vänster om det befintliga databladet 92

93 5. Markera bladet och flytta det så att det ligger till höger om kalkylbladet Försäljning, namnändra också bladet till Pivottabell. Det är här som du designar din pivottabell. Bocka för alternativet Säljare i fältet till höger: observera hur fältet läggs in i tabellens vänstra fält: Markera sedan fältet Försäljning: 93

94 Testa vad som händer om du dubbelklickar i cellen B3 som innehåller Summan av Försäljningen: Observera att här kan du med ett enkelt klick ändra Summan till t.ex. Medelvärde för Försäljningen, det skall vi i och för sig inte göra just nu, men det kan vara bra att känna till. Eftersom du vill ändra utseendet på försäljningstalen klickar du nu på knappen Talformat. Följande dialogruta dyker upp: 94

95 När du ställt in att du vill ha tusentalsavgränsning med 0 decimaler klickar du på OK Nästa steg är att du skall börja pivottera, eller omdisponera genom att dra och släppa din pivottabell. Först skall du få pröva att ändra i sidfältet, d.v.s. där du har dina säljare. Klicka på listpilen till höger om fältet och du får fram en förteckning över dina försäljare: 95

96 Avmarkera alternativet (Markera allt), markera sedan säljaren Johnsson följt av OK, nu ändras pivottabellen så att den endast visar vad Johnsson sålt för i de olika regionerna respektiver genrerna: Pröva gärna själv att i tur och ordning visa de olika säljarnas försäljning. Ex. när Svenssons, Paulssons och Lindéns försäljning visas i pivottabellen: 96

97 ÄNDRA I PIVOTTABELLER Finessen med pivottabeller är att du kan ändra och manipulera den på alla möjliga sätt. Vi skall nu se hur du kan pivottera din tabell, d.v.s. dra fältnamn och släppa dem på olika ställen. Vi börjar med att lägga till några element i pivottabellen, detta gör du genom att bocka för alternativen Genre och Region. Pivottabellen ändrar och du får in följande element i tabellen. Nu över till pivoteringen, observera att nere till höger finns en rad rutor där de olika elementen visas, här kan du nu ta tag i dessa element och flytta dem Börja med att ta tag i elementet Säljare med vänster musknapp och flytta sedan upp det till kategorin Rapportfilter 97

98 Här ser du resultatet av pivoteringen: Pröva nu att dra fältet Region upp till Rapportfiltret: peka på fältnamnet Region, håll ned musknappen och dra så att du pekar under rubriken säljare och släpp musknappen. Ändra också så att vi endast ser uppgifter om Johnsson genom att klicka på Filterknappen och gör urvalet. Ändra nu fältet Säljare så att försäljningen för alla säljare visas. Det bör nu se ut så här på din skärm: 98

99 Flytta om i fälten genom att pivotera kalkylen så att den får följande utseende: Bekanta dej med resultatet som visas och fundera över hur du kan ha nytta av detta pivoteringsverktyg. Att pivottera en pivottabell är väldigt lätt bara du ser till att släppa upp musknappen när musknappen befinner sig i rätt position. ÄNDRA BERÄKNINGEN I DATAOMRÅDET Det kanske inte alltid är så att du vill få fram delsummor för de olika fälten i pivottabellen. Du kanske vill ta fram säljarnas genomsnittliga försäljning för de olika regionerna. Om vi utgår från pivottabellen ovan så börjar du med att klicka på någon försäljningssiffra. Börja med att markera fältet Datum ute i åtgärdsfönstret till höger så att du får in datumfältet i pivottabellen. Pivotera sedan elementen enligt nedanstående bild: 99

100 Dubbelklicka sedan på fältet Summa av försäljning, Fönstret Pivottabellfält aktiveras: I listan under Sammanfatta med väljer du funktionen Medel istället för Summa. 100

101 Klickar sedan på OK. Pivottabellen visar nu säljarnas genomsnittliga försäljning i region Norr och Syd: 101

102 UPPDATERA EN PIVOTTABELL När något ändrats i den databas en pivottabell är baserad på, eller om nya poster tillkommit i databasen, så uppdateras inte pivottabellen automatiskt. Vi skall nu titta på hur man uppdaterar pivottabellen. Först återställer vi pivottabellen så att den återigen visar totalförsäljningen för de olika säljarna. Pivotera också databasen så att den får nedanstående design: Sedan går vi tillbaka till bladet med databasen för att lägga till följande poster: Använd formulärfunktionen eller infoga 3 nya rader manuellt någonstans i registret där du infogar datan. Om du vill uppdatera pivottabellen klickar du på det blad där den ligger, klicka någonstans i tabellen och klicka sedan med höger musknapp, välj Uppdatera från snabbmenyn: 102

103 Pivottabellen uppdateras nu så att de nya posternas värden tas med: VISA DETALJER FÖR EN DATACELL Vi tänker oss att du snabbt och behändigt vill ta fram en rapport över de poster som bygger upp säljare Johnssons försäljning i Norr. Vi skall se hur du tar fram dessa poster via pivottabellen. Det du gör är helt enkelt att dubbelklicka i den cell som du är intresserad av- i ovanstående fall rör det sig alltså om cell C5. Testa att klicka på cellen för Johnsson, följande fönster visas: Välj Försäljning och klicka sedan på OK Resultatet av dubbelklickningen: 103

104 GRUPPERA FÄLT Möjligheterna att vrida in och ut på pivottabellen är nästan obegränsade. Vi skall nu titta på hur du kan hantera datumfält. Om du ser till att använda Excels datumformat när du skriver in tidsperioder i ett datumfält kan du sedan gruppera dessa tidsangivelser i olika grupper såsom månader, kvartal och år. Vi tar oss en titt på den pivottabell vi jobbat med hittills. Vi tänker oss att du vill göra ordentliga ommöbleringar i pivottabellen. Pivotera din tabell så att den får nedanstående utseende: Du vill nu pröva att gruppera datumen så att försäljningen istället visas kvartalsvis. Börja med att klicka på ett Datum och välj sedan fliken Alternativ följt av Grupperingsfält: 104

105 Ändra nu i fönstret Gruppera till alternativet kvartal se till att endast kvartal är markerat: Klicka på OK. Du har nu fått en sammanställning av den kvartalsvisa försäljningen av olika spelgenre genom att gruppera datumfältet. 105

106 M I C R O S O F T O F F I C E P O W E R P O I N T Detta är en praktisk del I PowerPoint som skall ta dej in i de mer avancerade funktionerna som finns i Microsoft PowerPoint. Vi välkomnar dig till Saltnäs Handelsträdgård som har sitt huvudkontor i Saltnäs och två mindre affärer i Kuddnäs och Mörtvik. Företaget grundades av Carina Carlsson och har ca 30 anställda. SKAPA ETT NYTT TEMA FÖR SALTNÄS HANDELSTRÄDGÅRD. Skapa en ny presentation. Skapa sedan ett nytt tema som du ger namnet Handelsträdgården. Gå över till bildbakgrunden och välj sedan Temat Vår. Ändra färguppsättningen till Anpassat och ställ in lite gröna färger för uppsättningen. Foramatera bildbakgrunden enligt nedanstående. 106

107 Platshållare för Rubriken ska ökas så den i stort sett sträcker sig över hela bilden. Den ska vara Centrerad och justerad i absolut mitten både Vertikalt och horisontellt. Ändra Fonten till Batang, Fetstil, kapitäler och ändra teckenavstånd till mycket glest. Platshållaren för text ska ändras så att alla punkter blir 2 punkter större, ändra också Teckenavståndet till Glest. Ändra fonten för samtliga nivåer till Batang och ställ sedan in så att det också visas som Kapitäler Exempel: Infoga bilden Saltnäs Handelsträdgård i bildbakgrunden enligt följande. 107

108 Bilden finns lagrad i Övningsmappen Ovningar / Dan / Bilder. Infoga centrerat på sidorna enligt modellen till vänster. Ändra också ev på storleken. Infoga också sidhuvud och sidfot för presentationen Datumet ska vara automatiskt uppdaterat. Och sidnummer ska visas på samtliga bilder. Ändra färgkoden för rubrikbilden så att den är betydligt mörkare än de andra bilderna. Ändra också fontfärgen till ljus i rubrik och texthållare på rubrikbilden. Rubrikhållaren ska placeras exakt 8,5cm från övre vänstra hörnet på Rubrikbilden. Ta bort de bildlayoter som inte ska användas i Presentationen. (de bilder vi inte satt logan på) Spara nu temat med namnet Saltnäs Handels. Spara också presentationen som en PowerPointmall med namnet Saltnäs Handelsträdgård. Stäng sedan mallen. 108

109 S K A P A A N P A S S A T B I L D S P E L Öppna presentationen Komposten som finns lagrad i övningsmappen Ovningar / Dan / Microsoft PowerPoint Använd temat Saltnäs Handels som du just skapade på presentationen. Presentationen kommer att delas upp i tre delar. Infoga först en ny bild efter rubrikbilden, med rubriken Innehåll och punkterna Trädgårdskomposten, Hushållskomposten och hushållsavfall. Skapa sedan anpassade bildspel enligt följande: Huvudbildspel Bild 1,2 Trädgård Bild 3-5 Hushåll Bild 6-8 Avfall Bild 9-10 Det anpassade bildspelent Huvudbildspel ska visas automatiskt när någon visar presentationen som ett bildspel. Skapa länkar till de tre anpassade bispelen via punkterna på bild 2. Se till att bildspelt återgår till huvudbildspelet när ett anpassat bildspel har visats. När du skapat de anpassade bildspelen markerar du texten som ska länkas och sedan går du till Infoga och väljer Hyperlänk och väljer enligt nedanstående. 109

110 Visa presentationen som ett bildspel och kontrollera länkarna. Spara presentationen med namnet Komposten anpassat och stäng sedan den. AVANCERAT BILDSPEL Gå tillbaka till den ursprungliga presentationen Komposten Lägg på temat Saltnäs Handels. Animerar bilspelet enligt följande: Bild 1: Bild 2-9: Bild 4, 6, 8, 9: Bild 2, 3, 5, 7: Rubrik Zooma med tiden 3 sekunder Rubrik Dela, Lodrät utåt med tiden 2 sekunder, Objekt Hjul, två pinar samtidigt med rubriken och med tiden 2 sekunder, Text Tona med tiden 2 sekunder, även undernivåerna ska visas en i taget. Text Flytande in, 2 sekunder, även undernivåerna ska visas en i taget. 110

111 Kontrollera resultatet genom att starta bildspelet. Spara presentationen med namnet Komposten bildspel SKAPA ÅHÖRARKOPIOR I MICROSOFT OFFICE WORD Det är dags att förbereda åhörarna för presentationen och då vill vi skicka ut miniatyrerna som Word dokument- Det ska visas tre bilder per sida i Word dokumentet tillsammasn med tomma rader intill bilderna. Gå in på Arkivfliken och välj alternativet Spara och Skicka Längst ner hittar du alternativet Skapa Åhörarkopior. Välj och klicka sedan för att skapa, ställ in enligt nedanstående. 111

112 Obs att det kan ta en stund att skapa det länkade åhörarkopia dokumentet. Spara Word dokumentet i din övningsmapp med namnet Komposten åhörarkopior och stäng sedan presentationen och Word-dokumentet. 112

113 SKAPA BILDSPEL FÖR SALTNÄS HANDELSTRÄDGÅRD Öppna presentationen Företagspresentation Saltnäs Handelsträdgård. Använd ditt eget tema för handelsträdgården du skapat, kontrollerar att det har använts på samtliga bilder i presentationen. Det finns information samlat i presentationen Företagsfakta som skall användas i vår presentation, öppna därför presentationen och använd bildsorteringsläge i båda presentationerna för att kopiera och lägga in följande bilder på rätt position i presentationen. Bilden Antal anställda ska infogas efter bilden Företagsidé, och bilderna Butiker och Organisation ska infogas efter rubrikbilden Organisation. Se till att Organisationsschemat har samma format som tidigare organisationsscheman i presentationen. Öppna Worddokumentet Saltnäs Handelsträdgård fakta.docx som finns i övningsmappen. Kopiera texten under rubriken Företasfakta och klistra in den på motsvarnade bild i presentationen. Dela upp texten på två bilder. Efter rubrikbilden Ekonomi saknas information, denna information finns i Excelfilen Saltnäs handelsträdgård Omsättnign.xlsx. Länka först kalkylbladet för den totala omsättningen, använd vit fyllningsfärg och öka storleken på kalkylen så att siffrorna blir så tydliga som möjligt. Länka därefter de fyra diagrammen på respektive bild. Animera också bilderna i presentationen, kopiera de animeringar som ska vara lika. Alla animeringar ska starta automatiskt utan att någon behöver klicka manuellt. Innan nästa bild visas i bildspelet ska samtliga objekt på bilden tonas ner samtidigt med tiden 2 sekunder och med 3 sekunders fördröjning. 113

114 Lägg till följande animeringar på bilderna i angiven ordning. Bild 1, 7, 13: Rubrik Väx och sväng, 2 sekunder. Underrubrik Zooma, 3 sekunder och 1 sekunds fördröjning. Bild 2-4: Rubrik Zooma, 3 sekunder. Text Svep, från vänster, 2 sekunder och 3 sekunders fördröjning. Bild 5, 15-18: Bild 6: Bild 8-9: Bild 10-12, 14: Bild 19: Rubrik Zooma, 3 sekunder, Objekt Flyg in, från höger nederkant, en serie i taget, 2 sekunder och 0,5 sekunders fördröjning. Rubrik Zooma, 3 sekunder, Objekt Figur, Ut, Romb, 2 sekunder och 3 sekunders fördröjning. Text Svep, från vänster samtidigt med objektet, 2 sekunder och 3 sekunders fördröjning. Rubrik Zooma, 3 sekunder. Objekt Flyg in, Från nedre kant, en och en efter nivå, 1 sekund och 0,5 sekunders fördröjning. Rubrik Zooma, 3 sekunder. Objekt Tona, som ett objekt, 2 sekunder och 1 sekunds fördröjning. Rubrik Zooma, 3 sekunder. Text Zooma, Som ett objekt, samtidigt med rubriken, 3 sekunder. Spara och titta sedan igenom bildspelet. PUBLICERA PRESENTATIONEN Du ska nu avslutningsvis spara om presentatioen i olika format så att den kan publiceras och användas på olika sätt. Kontrollera först presentation och ta bort all personlig information. Spara presentationen som ett bildspel med namnet Företagspresentation. Spara presentationen som en PDF med namnet Företagspresentation Spara hela presentationen som bildobjekt i formatet Jpeg. Spara bilderna i en undermapp till din övningsmapp och namnge Bilder. Paketera presentationen i en mapp med namnet Saltnäs Handelsträdgård Kontrollera att alla filerna funkar som tänkt och avsluta sedan Powerpoint. 114

115 M I C R O S O F T A C C E S S F O R T S Ä T T N I N G Börja med att kopiera mappen IT5 ACCESS filer från ovningar / Dan till ditt konto. A V A N C E R A D E F O R M U L Ä R AVSNITT Ett formulär består av ett antal avsnitt. Om du skapar formuläret med hjälp av guider och snabbformulär så skapas automatiskt vissa avsnitt och vissa förblir inaktiva. Om du då behöver komma åt dessa kan du manuellt aktivera dessa. Till ett formulär hör avsnitten: Formulärhuvud: Sidhuvud Detalj Sidfot Formulärfot I detta avsnitt lägger du in text som ska visas högst uppe på skärmen, t ex. en rubrik för formuläret. När formuläret skrivs ut visas texten lägst upp på första sidan. Här lägger du in rubriker och kolumnnamn som du vill ska skrivas ut/visas på varje sida. Observera att information som läggs in i detta avsnitt visas endast på utskrifter. I detta avsnitt bygger du upp all data som ska visas/behandlas. Kontrollerna är oftast kopplade till tabeller eller frågor. Detta avsnitt är alltid med i ett formulär. Vanlig information i sidfoten är sidnummer, datum osv. informationen skrivs ut på varje sida men visas aldrig på skärmen. Här kan du lägga in information om hur du använder formuläret. Vanliga funktioner är växlingsknappar som gör att du kan navigera i databasen. Öppna databasen Affärsystemet som du har i din mapp IT5 ACCESS filer. Öppna sedan formuläret Kundformulär i designläge- Högerklicka någonstans i formuläret och välj Sidhuvud/sidfot.

116 Markera rubriken i formulärhuvudet och klipp ut den, markera sedan sidhuvudet och klistra in den, flytta till så att den ligger enligt bilden. Högerklicka på nytt och inaktivera formulärhuvudet. Skapa en ny textruta och klicka in den i sidfoten, skriv in värdet =Datum() i kontrollen och ändra textrutans egenskaper enligt modellen ovan. Visa i databladvy så märker du att rubrikerna inte visas. Välj Arkiv och skriv ut, följt av förhandsgranska. 116

117 BERÄKNAD TEXTRUTA Som du tidigare vet kan man skapa nya beräknade fält i frågor, detta kan också göras direkt i formulär och rapporter genom att skapa uttryck i textrutorna. Några exempel: =[Pris]*1,24 =[Pris]*[Antal] =Datum() +14 =Summa([Pris]) Fältet Pris beräknas för att visa pris inkl. Moms Multiplicerar värdena Pris och Antal Visar dagens datum + 14 dagar, t ex förfallodatum. Summerar alla värden i fältet pris. [Förnamn]& &[Efternamn] Detta fält slår samman förnamn och efternamn med et mellanslag mellan. Ex. Nisse Nilsson. Öppna formuläret Artiklar med pris i designläge. Lägg till en textruta till höger om fältet pris som beräknar priset inkl moms (1,24). Förhandsgranska och ge sedan fältet egenskapen valuta SEK med 2 decimalers noggrannhet. Spara. 117

118 facit. Som du säkert märkte när du arbetade med ovanstående exempel så står det texten obunden i textrutan när du infogar den i formuläret. Det innebär att den inte hämtar data från något fält i någon tabell eller fråga. Om du sedan skulle vilja binda den till ett fält gör du enligt följande. Skapa ett nytt formulär, gå sedan till designvy. Klicka in tre stycken textrutor. 118

119 Vi ska nu koppla formuläret till en tabell så att vi sedan i egenskapen för textrutorna kan binda kontrollen till ett fält i tabellen Kundregister. Dubbelklicka högst uppe till vänster, (där linjalerna möts). Observera att egenskapen för formuläret nu bör visas. Välj fliken Data och koppla nu formuläret till tabellen Kundregister. Gå nu till den första kontrollen och markera den obundna textrutan. Fokusera på fliken Data och nu ändras automatiskt egenskapen till textrutans och du kan nu välja bland fälten i den aktuella tabellen. Den första kontrollen kopplar du till Kund Nr sedan fortsätter du så att det blir motsvanande kopplingar som i bilden nedan. Du har nu bundit dessa textrutor till fälten i tabellen Kundregister. Granska det färdiga formuläret. Spara det sedan men namnet Kunder Special och gå tillbaka till designvy för att fortsätta arbeta med formuläret. 119

120 Vi ska nu dra in ett befintligt fält i formuläret det gör du genom att klicka på alternativet Lägg till befintliga fält och sedan drar du in fältet Aktiebolag och placerar enligt bilden. Snabbspara men stäng inte vi ska ha ytterligare kontroller i formuläret. UTTRYCKSVERKTYGET Om du klickar på egenskapen Kontrollkälla i egenskapsfönstret, visas en liten knapp med tre punkter. Detta är knappen föra att skapa uttryck med. 120

121 Den översta rutan kallas Uttrycksruta och det är där du bygger upp ditt uttryck. Ett uttryck kan innehålla flera olika uttryckselement. För att förstå uttrycksverktyget bättre testar vi med att infoga en obunden textruta som vi sedan skapar ett uttryck som visar hur många år en kund varit kund hos företaget. Ändra etiketten för den nya kontrollen till: Har varit kund i: Markera textrutan och plocka fram egenskaperna, klicka på knappen uttryck och gör följande inställningar. Dubbelklicka på funktioner ute till vänster, välj sedan Inbyggda funktioner. Klicka på Datum/tid, dubbelklicka på År. Markera Tal i uttrycksrutan och klicka på vanliga uttryck i den vänstra rutan. Dubbelklicka på Dagens datum i mittenkolumnet. Klicka längst till höger i uttrycksrutan och klicka på -, skriv År(, klicka på Kunder special (formulär) till vänster, dubbelklicka på första kontakt. Kontrollera att uttrycket ser ut som på bilden, klicka på OK välj sedan att visa formuläret, nu borde man kunna se värden i kontrollen tex 16 eller 17 Ge sedan ett anpassat format till kontrollen så att det skris ut teckensträngen år enligt modellen nedan. 121

122 Klart! Spara och stäng sedan formuläret. L I S T R U T O R O C H K O M B I N A T I O N S R U T O R När du i tabellerna använt dej av uppslagsguiden har du automatiskt skapat kombinationsrutor. Om du inte vill ha dessa i tabellen kan du istället skapa dessa i formulären. Vi ska nu med några enkla övningar gå igenom hur du går till väga. Obs att du har stor nytta av kontrollguiden så se till att den är aktiv. Vi börjar däremot med en listruta som jag antar att är en ny kontroll för dej. Om du utnyttjar en tabell eller en fråga som underlag för en lista är du inte begränsad till bestämda värden. Varefter värdena ändras i den bakomliggande tabellen eller frågan ändras även listan i formuläret. Fördelen med att använda en fråga är att du då kan sortera och välja aktuella poster. 122

123 Vi testar med att skapa en Ny fråga baserad på frågan Kunder efter kundtyp som visar alla unika orter där det finns kunder. Frågan ska alltså bara visa unika värden från fältet Ort. Ta fram egenskapen för frågan genom att klicka i relationsdelen för frågan. Sök fram alternativet Unika värden och välj alternativet Ja Spara frågan med namnet Kunders orter och stäng frågan. Som steg 2 ska vi använda frågan vi just skapade som en listruta i ett nytt formulär som vi skapar i databasen Affärssystemet. Vi börjar med att kontrollera om tabellen Leverantörsregister finns med i databasen. Om den inte finns med så böjar du med att importera den från databasen Leverantörer som finns i mappen IT5 Access-filer på Ovningar / Dan. Se sedan till att relatera registret till tabellen Artiklar. Börja med att starta formulärguiden och välj att basera det nya formuläret på tabellen Leverantörsregister. Ta med fältet Leverantörsnamn och Ort. Slutför guiden och spara formuläret med namnet Leverantörer och artikelgrupper. 123

124 Gå över till designvy och klicka på alternativet kombinationsruta. (se också till att kontrollguiden är aktiv. Klicka in kombirutan till höger om Leverantörsnamn. Välj det första alternativet och gå till Nästa, välj tabellen Artikelgrupper, klicka nästa. Ta över fältet ArtGrp till Markerade fält: klicka nästa, Sortera enligt ArtGrp och välj nästa, gör lista aningen smalare och klicka på nästa. 124

125 Välj alternativet Lagra värdet i det här fältet: och klicka sedan fram Artikelgrupp. Klicka på Nästa. Skriv Art. Grupp som etikett och klicka sedan på Slutför. Snabbspara formuläret. Avslutningsvis ska vi nu skapa en Listruta som gör det möjligt att registrera leveranstid i form av 2, 5, 10 eller 14 dagar. Klicka på Alternativet Listruta och klicka direkt under Kombinationsrutan för Artikel grupp. 125

126 Välj alternativet Jag skriver värdena själv och klicka sedan Nästa. Skriv in alternativen: Klicka på Nästa, välj alternativet Lagra värdet i det här fältet och klicka fram Till. 126

127 Klicka på Nästa skriv in etiketten Leveranstid: och välj sedan Slutför Snabbspara och gå över till granskning och titta om du behöver göra ytterligare justeringar. ALTERNATIVKNAPPAR Ett formulär blir ofta mer överskådligt om du använder kryssrutor eller alternativknappar för fält som har datatypen Ja/Nej. Vi testar genom att öppna formuläret Kundformulär i designläge, Högerklicka på kryssrutan Aktiebolag och välj i snabbmenyn alternativet Ändra till: Klicka på alternativet Växlingsknapp 127

128 Kontrollera resultatet i visningsläge. Testa att klicka på knappen och vi märker att det känns lite otydligt om det rör sig om ett aktiebolag eller inte. Gå tillbaka till designläge och upprepa högerklicket men ändra denna gång till Alternativknapp. Kontrollera resultatet som tidigare. Stäng formuläret. Spara om du tycker det blev bättre än kryssrutan. GRUPPRUTA Grupprutor använder du för att visa ett begränsat antal alternativ. En gruppruta kan innehålla Alternativknappar, Kryssrutor eller Växlingsknappar. Inom gruppen kan endast ett alternativ väljas. Vi testar genom att öppna formuläret Kundformulär i designläge. Klicka på alternativet Gruppruta. Klicka i detalj där du vill ha grupprutan (se exempel nedan), skriv de tre etikettnamnen Företagspaket, Cykelbud och TransPak. 128

129 Klicka på Nästa, Vi behåller förvalda inställningar och klickar på Nästa, Ändra värden så att de matchar nedanstående. (de måste vara samma som i de underliggande tabellerna. välj sedan nästa. 129

130 Värdena ska spara i fältet Leveranssätt så gör nedanstående inställning. Klicka på nästa, klicka igenom de olika alternativen för att bekanta dig med möjligheterna för grupprutan, ställ sedan in enligt nedanstående bild och klicka sedan nästa. Skriv in namnet Leveranssätt och klicka sedan på Slutför. Kontrollera i visningsläge. Spara men stäng inte formuläret. 130