2) Budget 2013 Förre skattmästaren presenterar budgeten för höstterminen 2013 tillsammans med Karl-Axel (nuvarande skattmästare).

Transkript

1 Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte Plats: Grupprum 1D321 KAU Närvarande: Sofia Melin, Simon Strid, Ronnie Jonsson, Helena Engström, Anthon Crona, Patrik Sjöstedt, Ludvig Gabrielii, Karl-Axel Ljungkvist, Peter Ek, Icke närvarande: Elin Karlsson, Karwan Nisstany Närvarande utan rösträtt: Philip Thunberg, Philip Kaber, Max Jonsson, Jonas Dahlin, Joakim Svedberg Ekholm, Gustav Johansson 1) a) Ordförande, Simon Strid, förklarar mötet öppnat kl:16:15 b) Till justeringsman valdes Peter Ek c) Fastställande av dagordningen. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. 2) Budget 2013 Förre skattmästaren presenterar budgeten för höstterminen 2013 tillsammans med Karl-Axel (nuvarande skattmästare). Sammanfattningsvis har Rumpan Bar gått bättre än väntat och budgeteras till mindre kostnader samt ökade annonsintäkter till Goodwill. Dock har vi fått mindre intäkter i form av samarbetspartner som har tecknat lägre avtal. Varje utskott är budgeterade till följande: Idrottsutskottet har 1600kr exkl. lokalhyran. Utbildningsutskottet har 500 kr. Sexmästeriet har 4000kr. Här räknas en personalfest in för de som har jobbat på Rumpan under förra terminen och denna terminen. Marknadsföringsutskottet har 4000kr exkl. de löpande utgifterna. Här är det budgeterat för en eventuell skrivare som skulle kunna dra ner kostnaderna för tryck av affischer, nollehäften m.m. Presidiet och Näringslivsutskottet har 5000kr. Här är budgeterat för en eventuell ny laptop till föreningen. Övrigt är det budgeterat 1000kr till teambuilding för styrelsen. Här är den senaste kickoffen på Ankan redan betald. Gustav tipsar även om att vi ska se över uppsägningstiden på de avtal som är knytet till Rumpan, bl.a. sophämtningen. Allt för att inte behöva betala onödiga fakturor efter Rumpan har rivits. Han vill även veta hur många overaller som såldes under och efter senaste nollningen. Detta ska redovisas. Gustav justeras ut kl.16:29 3) Utskott Ordförande för näringslivsutskottet, Peter Ek, vill rösta in två nya medlemmar till sitt utskott. Dessa är Max Jonsson och Philip Kaber. Max och Philip presenterar sig och berättar varför de vill söka till Näringslivsutskottet.

2 Styrelsen röstar in både Max Jonsson och Philip Kaber samtidigt som nya utskott i Näringslivsutskottet. 4) Valberedning Joakim Svedberg Ekholm och Jonas Dahlin representerar valberedningen. Det diskuteras kring de poster som ska bli omvalda vila är; sexmästare klubb, ordförande, ordförande utbildningsutskottet, ordförande marknadsföringsutskottet, sekreterare, ordförande idrottsutskottet, webbmaster, chefsredaktör för Goodwill, generaler för vårnollningen samt revisorer. När det gäller sexmästare klubb kommer ansvaret inom den posten att bli annorlunda i och med att vi inte kommer ha någon klubb att sköta en period under året. Det kommer istället involveras mer i andra event än sittningar och arbete med "nya" Rumpan. Valberedningen går igenom och stämmer av post för post angående vilka kandidater de har och vilka kandidater styrelsen har för varje post. Det är inte någon som har sökt än men det finns alternativ och förslag om olika medlemmar. Det diskuteras även om hur vissa poster ska presenteras för att locka ansökningar samtidigt som ansvaret som posten innebär ska komma fram på rätt sätt. Valberedningen kommer få en sammanställning som ordförande har gjort om varje posts ansvarsområden och arbetsbeskrivning som de kan utgå ifrån i sitt arbete. Max och Philip justeras ut kl.16:50. Det diskuteras om att ha en "Vad fan gör styrelsen"-kväll på Rumpan för att medlemmarna ska kunna ta del av och ställa frågor om styrelsen arbete och funktion i KarlEkon. Valberedningen även närvara för att enklare kunna kontakt de medlemmar som är intresserade av att engagera sig i styrelsen. kommer Kvällen planeras till tisdagen 5/11 på Rumpan bar, styrelsen bjuder på fika. Jonas Dahlin justeras ut kl. 16:59 5) KBAB KBAB har givit oss ett utlägg på avtalet med KarlEkon angående en ersättningslokal till Rumpan på Campusområdets planerade nybyggnation. Simon har lagt upp detta i facebook-gruppen för att det ska diskuteras under mötet. Följande vill styrelsen lägga till/ändra på: KarlEkon ska vara med och utforma lokalen Bättre och mer förvaringsutrymmen behövs för verksamheten. KarlEkon ska vara med och bestämma möbler. 6 månaders uppsägningstid eftersom vi kommer bedriva en kommersiell verksamhet.

3 Sommarfri hyra samt se över den tänkta lokalhyran. KarlEkon måste även se över skatteläget för den nya verksamheten där vi ska bedriva en verksamhet enligt det skatteläget Rumpan har idag. Simon ska kontakta KBAB för ett nytt möte där våra åsikter ska diskuteras och ett datum för rivningen ska sättas. 6) Sammanfattning resursdag Ordförande, vice ordförande och skattmästare har varit på en resursdag tillsammans med andra ekonomföreningars motsvarande styrelserepresentanter. Resursdagen anordnades av SERO med tema styrelsearbete. Simon presenterar följande tips och råd som de tog med sig från resursdagen: Ha enskilda utvecklingssamtal med varje styrelsemedlem. Under samtalet kan de tillsammans definiera respektive styrelseposts roll och ansvarsområde ytterligare. Ordförande kan sedan skriva ner det på papper för att nästkommande medlem på posten ska kunna ta del av och utföra samma arbete som föregående innehavare av styrelseposten. Informationsmöte med medlemmarna där de kan få tillfälle att göra sin röst hörd samtidigt som styrelsen kan ta del av och ge ut feedback till medlemmarna. Det är även ett bra tillfälle till att informera medlemmarna om vad som är aktuellt i föreningen. Års- och vårstämman är ett bra forum för meningsutbyte med medlemmarna. Stämman borde utökas med någon typ av aktivitet där medlemmarna själva deltar aktivt med att svara på vissa frågor i mindre grupper för att sedan lämna in dessa till styrelsen. Det är bra för att väcka engagemang hos medlemmarna. Innan en ny styrelse utses bör det sättas ett övergripande helhetsmål för den nya styrelsens mandatperiod. Detta för att "lyfta blicken" och ha ett gemensamt mål och syfte med styrelsearbetet. Ansvar; vilket ansvar är det egentligen som följer av att sitta med i styrelsen? Vara tydlig med att styrelsemedlemmarna har ett solidariskt ansvar för allt som beslutas och diskuteras på mötena. Det krävs ett mer tydligt aktivt deltagande från varje styrelsemedlem där man ska arbeta över sina egna gränser. Återkoppling för det som beslutas på mötet. Stämma av med de uppgifter som delas ut och se så de är gjorda eller varför de inte är gjorda. Detta för att de inte ska glömmas bort och att arbetet ska bli mer effektivt. Dagordningen på kommande styrelsemöte ska läggas ut på facebookgruppen innan mötet för att alla ska kunna ta del och vara medvetna om vad som kommer tas upp på mötet. Detta kan även leda till effektivare möten där styrelsen är bättre förberedda om ämnet.

4 Information och kommunikation mellan styrelsemedlemmar ska flyttas till respektive mailadress istället för facebook. Detta för att arkiveringen är bättre på mailen än på facebook om det är så att nästkommande medlem på posten behöver ta del av informationen. Förslagslåda där medlemmarna kan lämna förslag och åsikter som tas upp under styrelsemöten. Arbeta mer aktivt med rosa tavlan. Styrelsen ska alltid vara enade utåt. Om någon medlem ha annan åsikt om det beslut som tas på ett möte ska denne ändå stå bakom det beslut som togs under mötet. Annat som diskuteras är att vi ska ha bättre uppföljning av projektledarnas arbete om och under projektets gång. Anthon kommer med förslag om att vice ordförande ska agera som projektledarnas kontaktperson inom styrelsen för att enklare kunna meddela om arbetets gång. 7) Föreningsmässan Föreningsmässan äger rum måndagen 14/10 där KarlEkon ska representeras. Styrelsen kommer att ha ett eget bord med försäljning av olika föreningsmaterial såsom overaller. Följande schema bestäms under mötet: Kl. 08:30-10:00 står Patrik, Peter och Simon Kl. 10:00-11:00 står Karl-Axel och Anthon Kl. 11:00-12:00 står Ronnie och Ludvig Kl. 12:00-13:00 står Elin och Karwan Kl. 13:00-14:00 står Sofia och Helena Overall är obligatoriskt! Materialet som behövs finns i på Rumpan. Detta ska transporteras till skolan innan mässan. 8) Rundan Sekreterare Sofia har fått svar från Daniel Kaupinen angående problemet med dubbelregistreringen av medlemmar. Philip Thunberg ska hjälpa till med att lösa problemet. Sexmästare Ronnie meddelar att sittningen med SVIK var lyckad och de sålde för 5500:-. Han har även fått en del nya förfrågningar angående sittningar på Rumpan i november. Detta beror på när KBAB planerar att riva lokalen.

5 Ordförande Näringslivsutskottet Peter och Simon har varit på sign-middag med EY, där avtalet skrevs på. Peter meddelar att PWC har reducerat sitt avtal med kr. Peter vill även att Goodwill ska utöka sin redaktion för att kunna göra ett bättre arbete med annonsintäkter och marknadsföringen av tidningen. Förslaget är att de skribenter som finns även ska ingå i redaktionen. Det är 14 anmälda till Wingefors workshop 17/10. Peter behöver kuvert och frimärken. Det är slut på kontoret, får gör utlägg och köpa det han behöver innan vi får in fler. Skattmästare Karl-Axel har nu bokföringsprogrammet på sin privata dator eftersom kontorets dator inte fungerar. Styrelsen beslutar enhälligt om att köpa in en ettårs prenumeration på Visma för 1100kr. Philip Thunberg Philip anser att Goodwill bör synas bättre på KarlEkons hemsida för att vi ska få flera läsare som är nödvändigt för arbetet med nya annonsörer. Driftansvarig Rumpan bar Ludvig vill veta vad som ska göras med de inventarier som inte ska kastas vid rivningen av Rumpan. Om de ska säljas eller förvaras samt vart ska de förvaras i så fall. Får svar att det ska ses över och kommer diskuteras mer om framöver. Det beror även på vad vi får i den nya lokalen. Vice ordförande Anthon deltog på senaste ordförandeträffen med kåren. Förslag kom om en sittning på Bunkern för alla studentföreningars styrelser. Planeringen med nästa års valborgsfirande har börjat. Karlstads universitets amerikanska fotbollslag ska ha en match mot laget från Handels i Stockholm. Det kommer vara ett event i samband med matchen. Ordförande marknadsföringsutskottet Bilderna på styrelsen är upplagda på hemsidan. Bild på Ronnie och Ludvig saknas fortfarande. KarlEkon-tröjor ska beställas snarast så de hinner levereras innan Megakonferensen. Helenas marknadsundersökning om styrelsen publiceras imorgon 9/10.

6 Visitkort till ordförande näringslivsutskottet är beställt. Helena ska göra affischer till Halloween och Åreresan samt beställa märken. Beslut tas om att beställa 300st av varje märke, 4 olika märken. 9) Övrigt Helena tar med fika till nästa möte. 10) Nästa möte Måndag 14/10 kl.16:15. 11) Mötets avslutande Ordförande Simon Strid avslutar mötet kl.18:03. Simon Strid Sofia Melin Peter Ek Ordförande Sekreterare Justeringsman