Kommunikationsplan för IKFF

Transkript

1 Internationella Kvinnoförbundet för Fred och Frihet Womens International League for Peace and Freedom Kommunikationsplan för IKFF Enligt uppdrag från Arbetsutskottet den 22: a maj 2007 har det beslutats att en extern kommunikationsplan för IKFF bör upprättas. Syfte och kommunikationens mål IKFF: s informationsarbete syftar till att ge en sammanhållen bild av vad organisationen står för samt de frågor vi inriktat oss på att förmedla. Huvudsyftet är att lobba för fredsfrågor i olika sammanhang, att öka kunskapen externt och internt vad gäller dessa frågor samt att lyfta fram kvinnors roll i förebyggande av väpnad konflikt, belysa kvinnors situation under väpnade konflikter, samt lyfta fram kvinnors roll och behov i återuppbyggnad av samhället efter väpnad konflikt En stor del i arbetet handlar om utbildning och opinionsbildning i syfte att sprida kunskap om konfliktens bakomliggande intressen och våldets utlösande faktorer. IKFF skall i sin informationsverksamhet 1) endast använda metoder, finansiering eller kanaler som både på lång och kort sikt värnar om, vidmakthåller och stärker organisationens trovärdighet. 2) alltid vara saklig och opartisk och nyanserad både vad gäller positiva och negativa budskap. 3) skapa förutsättningar för dialog vad gäller IKFF: s verksamhetsområden samt specialkompetens. 4) konsekvent präglas av genusmedvetenhet och ett genusmedvetet språkbruk 5) konsekvent ha både ett nord och ett syd perspektiv Utifrån ovanstående syfte, indelas IKFF: s informationsverksamhet i följande kategorier: Lobbyarbete Opinionsbildning Stärkande av lokalt arbete Målgrupper

2 I ett första steg görs en målgruppsanalys där målgruppen för informationsinsatsen klart och tydligt definieras. Detta möjliggör för informationsansvarig m fl att kanalisera informationen rätt. Identifierade målgrupper som IKFF främst riktar sitt informationsarbete till, sorterat under respektive informationsverksamhetskategori: 1.) Lobbyarbete: beslutsfattare och nyckelpersoner på riksdag, departement och statliga myndigheter, media och opinionsbildare. 2.) Opinionsbildning: media, utbildningar och folkbildningsinstitutioner ex: forskare, samt opinionsbildare och aktörer i det civila samhället. 3.) Stärkande av lokalt arbete: egna medlemmar och strategiska samarbetspartners. IKFF arbetar kontinuerligt på projektnivå. Varje enskilt projekt har också specifika målgrupper för just det projektet. Målgruppen kan vara t ex: ungdomar, akademiker, fredsarbetare, kvinnliga politiker, nya svenskar, eller yrkesgrupper som t ex artister och konstnärer, m fl. Strategi För att på ett effektivt sätt kunna bedriva informationsverksamhet, bör de större informationsinsatserna planeras. I planen bör det exempelvis framgå målgrupp, förväntade resultat, tidsplan, informationskanal etc. För att kunna dra lärdom av de erfarenheter man gjort vid tidigare verksamhet, bör insatserna utvärderas. Moderna hjälpmedel som telefon, Internet, hemsidor, e-post är viktiga medel för att nå ut. För att spara på miljön och våra skogar bör de när det gäller den dagliga kommunikationen användas i så stor utsträckning som möjligt. Detta utesluter inte användande av tryckt informationsmaterial och brev etc. vid behov. IKFF har en mängd informationskanaler som är möjliga att nyttja för att föra ut IKFF: s budskap och information: - Nyckelpersoner, personliga kontakter När det gäller information riktad till allmänheten, är en god strategi att arbeta indirekt d v s rikta sina insatser mot målgrupper med större tyngd i den allmänna debatten; forskare, politiker, opinionsbildare, journalister m fl för att på så sätt få ett större

3 genomslag hos gemene man. IKFF har sedan länge arbetat fram goda kontakter med ett antal tjänstemän, forskare och politiker. Dessa kontakter bör underhållas och eventuellt utvecklas. Genom att exempelvis fokusera på några få teman som IKFF kan samordna och organisera seminarier kring, kan det bli intressant för lämpliga talare att närvara och yttra sig. Detta görs redan i viss utsträckning, men kan utvecklas mera. - Medlemsorganisationer/Nätverk Ett led i att bedriva effektiv informationsverksamhet, handlar om att kunna nå ut med sitt budskap. Problem som taktiskt förtigande eller konsekvent nonchalerande i media, politikers och ministrars bagatelliserande av vår information, statliga höga tjänstemän bortsållande av den information vi skickar in till departement och riksdag, kan minimeras genom bl a samarbete i olika nätverk. IKFF kan tillsammans med like minded organisationer gå ut med en gemensam ståndpunkt i olika frågor, och på så sätt utgöra ett mer kraftfullt inslag i den allmänna debatten och mot politiker. Goda kontakter med olika organisationer och nätverk kan också bidra till att minimera riskerna för att andra organisationer eller intressenter missbrukar vår information för att stärka sin egen linje. - Fred och Frihet Tidningen Fred och Frihet har ett dubbelt syfte i det att den både skall utgöra ett professionellt, informerat och kompetent inlägg i fredsdebatten/fredsforskningen, samt att den skall fungera som ett sammanhållande forum för IKFF: s medlemmar. Fred och Frihet skickas till medlemmar, NGO: s, politiker och institutioner, men säljs också på mässor, möten mm samt finns på bibliotek i olika städer. Med intresseväckande och informativa artiklar av hög kvalitet, kan man nå ut till forskare, politiker och andra aktörer med intresse för de frågor som faller inom ramen för IKFF: s arbete. Detta kan alltså vara ett sätt för IKFF att externt utgöra en motvikt till en ökad militarisering i samhället, men för att tidningen skall kunna fungera på det sätt som är målet, behövs en stabil redaktionsgrupp. - Medlemsbrev - Möten - Hemsidan Krav på IKFF: s information:

4 Allt material som utgår från IKFF skall vara innehållsmässigt och språkligt korrekt, samt vara lagligt och lämpligt att publicera. Informationen skall vara begriplig och tydlig. Man skall inte på grund av luddiga formuleringar kunna missförstå eller vrida IKFF: s budskap och på så sätt missbruka den information som organisationen går ut med. Det betyder också att informationen bör vara anpassad efter den målgrupp som informationen riktar sig till. IKFF: s information skall vara tillgänglig. Medlemmar och externa intressenter skall lätt kunna få den information de efterfrågar. Kvalitet För ökad trovärdighet och massmedial belysning, skall det klart och tydligt framgå att informationen utgår från IKFF. Därmed är det viktigt att all information har ett sammanhållet budskap och utseende. Vad gäller innehåll, skall informationen bara förmedla de värdegrunder som IKFF bygger sin verksamhet på. Vidare bör informationen alltid innehålla organisationens namn och kontaktuppgifter; exempelvis webbadress Personliga inlägg i debatt, som inte speglar IKFF: s värdegrund, får inte ske i IKFF: s namn. Dessa skall istället vara direkt kopplade till skrivaren eller den som uttalar sig och denne skall själv stå som ansvarig för sitt inlägg. Alla IKFF: s pressmeddelanden, brev, insändare, artiklar etc. undertecknas alltid av ordförande samt generalsekreterare, i syfte att skapa en enhetlig och igenkännlig profil utåt. Detta gäller även när initiativet till skrivelser kommer från kretsar och medlemmar. Profil IKFF: s trycksaker bör vara utformade på ett sådant sätt att materialet är lätt att känna igen. Det betyder att IKFF: s namn och logotyp bör ingå. IKFF: s grafiska profil skall samstämmas med WILPF: s internationella profil för att man på så sätt snabbt får en enhetlig bild av organisationen. Att läsa en tidning från IKFF, skall inte skilja sig nämnvärt från att läsa en tidning från den internationella sektionen, vad gäller utseende. (Skall vi kunna förmedla/använda mallar från WILPF: s internationella kontor?)

5 Målet är också att allt material som utgår från IKFF skall ha en tydlig avsändare. Det betyder att IKFF: s webbadress eller kontaktuppgifter till Stockholmskansliet eller respektive krets tydligt bör framgå i materialet. Informationsaktiviteter Pressmeddelanden skrivs oftast av informationssekreterare och/eller generalsekreterare riktar sig till media för att synliggöra IKFF: s arbete och lyfta viktiga aktuella frågor kopplade till IKFF: s arbete. Grundläggande kunskap om hur man utformar och ffa när man går ut med ett pressmeddelande måste beaktas. Externa artiklar i dagspress/media kan skrivas av informationssekreterare, generalsekreterare, styrelse, arbetsutskott, medlemmar, m fl. Externa artiklar riktar sig till allmänheten för att bilda opinion och synliggöra IKFF: s verksamhetsområde samt arbete. Interna artiklar i Fred och Frihet skrivs av redaktionsgrupp, styrelse samt medlemmar. Interna artiklar riktar sig främst till medlemmar för att informera dem om IKFF genom bland annat IKFF-nytt, samt bidra med information angående fredsfrågor och närliggande ämnesområden som faller i linje med IKFF: s verksamhet. Fred och Frihet har dessutom en extern funktion i det att tidningen ger en bild av IKFF: s verksamhet utåt och ökar möjligheterna för eventuella nya medlemmar att få ett grepp om och intresse för organisationen. Fred och Frihet riktar sig även till politiker, opinionsbildare och den akademiska världen. För att utgöra ett respekterat inlägg i debatten föreligger därför krav på att artiklarna skall hålla en hög kvalitet och bidra med intresseväckande och relevant information kopplat till vårt verksamhetsområde. I sin roll som ansvarig utgivare skall alla texter i tidningen godkännas av IKFF: s ordförande. Brev skrivs av informationssekreterare, generalsekreterare, styrelseledamöter, kretsar eller medlemmar. Brev används i syfte att lobba för IKFF: s verksamhetsområde/verksamhetsområden. Kan användas för att indirekt nå ut med korrekt information till vissa grupper, när andra kanaler inte är tillgängliga

6 Fördjupad information om vissa frågor/frågeområden. - produceras av olika policygrupper i syfte att utveckla IKFF: s verksamhet och på ett effektivt sätt lobba för respektive policyområde. Varje policygrupp ansvarar själva för sitt material till dess att det eventuellt skall publiceras. Vid publicering måste materialet först ha godkänts av ordförande och Arbetsutskott, (eller vid brådskande fall ordförande och Generalsekreterare). Rapporter skrivs av medlemmar i kretsarna, styrelseledamöter, informationssekreterare, Generalsekreterare och eventuellt praktikanter på IKFF: s och WILPF: s olika kontor. Rapporterna syftar till att informera medlemmar och allmänhet om pågående verksamhet inom organisationen, samt om organisationens eventuella deltagande i olika externa aktiviteter. Uttalanden - produceras av Generalsekreterare och Informationssekreterare på uppdrag av AU och FS. Har till syfte att snabbt och fokuserat gå ut med info om IKFF: s ställningstagande kring en aktuell, avgränsad fråga/situation. Flygblad produceras av medlemmar i kretsarna och eventuellt av informationssekreterare och generalsekreterare. Syftet är att uppmärksamma exempelvis manifestationer eller IKFF-aktiviteter. Affischer skapas av medlemmar, informationssekreterare, projektledare eller generalsekreterare i syfte att uppmärksamma manifestationer och IKFF-aktiviteter. Hemsida syftet är att snabbt och enkelt tillhandahålla en sammanhållen bild av vad IKFF står för, om IKFFs ställningstagande kring frågor/teman i den aktuella allmänna debatten samt informera om vilka aktiviteter man har på gång. Hemsidan riktar sig både till medlemmar samt har en extern funktion. Medlemmar har möjlighet och uppmuntras att logga in sig för att läsa rapporter och mötesprotokoll. Inloggningsuppgifter är följande; användarnamn: ikff, lösenord: ikff. Externa användare kan finna information om IKFF: s verksamhet samt fakta och information i fredsfrågor. På hemsidan publicerar man uteslutande IKFF: s material och länkar bland annat till rapporter och kalendarium. Eventuellt kan manifestationer och andra aktiviteter där IKFF ingår i nätverk eller i samarbete med andra organisationer presenteras (exempelvis

7 samarbete inom Operation 1325 eller seminarier i samarbete med Sensus). I det externa kalendariet presenteras kommande IKFF-aktiviteter. I det interna kalendariet presenteras mötes tider för styrelse, och arbetsutskott, samt datum och tider för större möten så som samrådsmöte med mera. IKFF strävar efter att ge en sammanhållen bild av organisationen och därmed är det viktigt att hemsidan utformas på ett tillfredställande sätt. Olika kretsar kan själva ansvara för att lägga ut information på respektive lokala krets hemsida. Innehållet i informationen bör följa de krav på relevans och värdegrunder som IKFF vill förmedla. Majoriteten av all information om IKFF som organisation ligger på den övergripande hemsidan. De lokala kretsarnas hemsida handlar i större utsträckning om lokala aktiviteter. Utseendet på respektive lokalkrets hemsida bör överensstämma med IKFF: s svenska sektions hemsida i övrigt, med tanke på logotyper, färg, typsnitt, teckenstorlek och användning av rubriker och uppställningar. Nyhetsbrev syftet är att på kretsarnas begäran löpande informera medlemmar om pågående aktiviteter samt vad organisationen uppnått under den senaste månaden. Nyhetsbrevet är också en löpande kontakt mellan medlemmar och kansli. Nyhetsbrevet utkommer alltid den första veckan i månaden och skrivs av informationssekreteraren för att sedan godkännas av generalsekreteraren. Arbetsflöde Initiativ till extern kommunikation kan komma från ordförande, styrelseledamöter, AU eller generalsekreterare till informationssekreteraren. Informationssekreteraren sammanställer då materialet och detta godkänns enligt nedanstående. Initiativ till extern kommunikation kan komma från informationssekreteraren med ansvar för omvärldsbevakning. Idén/det färdiga materialet godkänns enligt nedanstående. I normala fall går informationen till arbetsutskottet och ordföranden samt generalsekreteraren innan den förmedlas till informationssekreteraren.

8 Vid brådskande fall skall informationen godkännas av ordförande och generalsekreterare för att sedan vidarebefordras till informationssekreterare för utskick. Meddelande om att en viss information har gått ut till media skall omgående skickas ut till kretsarnas styrelse via e-post. Styrelsen tar i sin tur kontakt med kretsen. Uttalandet, brevet eller pressmeddelandet läggs upp på hemsidan. Detta är viktigt dels i de fall kretsar lokalt tillfrågas kring frågan eller vill agera. Det bidrar också till att IKFF: s informationsaktiviteter kring frågan är samstämmiga på alla nivåer inom organisationen, samt att det inte görs dubbelt arbete (Fråga: hur brådskande skall en fråga vara för att behandlas som brådskande?) Brådskande: Ordförande, Generalsekreterare Normalfall: Ordförande, Arbetsutskott Informationssekreterare Organisationen, politiker, hemsida, kretsrepresentanter Alla IKFF: s pressmeddelanden, brev, insändare, artiklar etc. undertecknas alltid av ordförande samt generalsekreterare. Ansvarsfördelning Nedanstående ansvarar alla för framställning och utgivning av externt material. Ordförande ansvarig utgivare av Fred och Frihet, och för IKFF: s hemsida. Godkänner och står som undertecknare av externt material. Styrelse följer upp informationsarbetet övergripande, ger förslag, bidrar, ger bifall till externt material som inte är brådskande. Arbetsutskott godkänner externt material i normala fall tillsammans med ordföranden.

9 Generalsekreterare godkänner i brådskande fall externt material i samråd med ordföranden. Står som undertecknare av externt IKFF material tillsammans med ordföranden. Informationssekreterare sammanställning och utskick av externt material. Initiativ till infoaktiviteter, utifrån sitt uppdrag som omvärldsbevakare. Följer upp utfallet av olika infoinsatser. Medlemmar framställning av externt material.