Granskning av entreprenadtjänster

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av entreprenadtjänster Halmstad kommun Kerstin Sikander Cert. Kommunal revisor Carl-Magnus Stensson september 2012

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och avgränsning Kontrollfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod Resultat av granskningen Styrning, kommungemensamma riktlinjer Upphandling och inköp Riktlinjer för attest Beställning, avtal HEM Teknik- och fritidsnämnden Attest HEM Teknik- och fritidsnämnden Strategi egenregi/entreprenad HEM Teknik- och fritidsnämnden Uppföljning HEM Teknik- och fritidsnämnden... 11

3 1. Sammanfattning Kommunens revisorer samt utsedd lekmannarevisor i Halmstad Energi och Miljö AB (HEM) har i sin planering för 2012 års granskningsinsatser beslutat att genomföra en granskning av den interna kontrollen med avseende på inköp av entreprenadtjänster. Vidare ska granskningen innefatta att bedöma efterlevnaden till strategi/riktlinjer för vilka delar av verksamheten som görs i egen regi respektive entreprenad. Granskningen har omfattat Styrelsen för Halmstads Energi och Miljö samt Teknik- och fritidsnämnden. Efter genomgång av befintliga rutiner, avtal samt intervjuer med berörda befattningshavare och stickprovskontroller ger vi våra sammanfattande slutsatser samt bedömningar utifrån kontrollfrågorna enligt nedan: HEM Vi bedömer att den interna kontrollen vid inköp av entreprenadtjänster inom HEM i huvudsak är tillräcklig. Vi bedömer dock att den interna kontrollen ytterligare bör utvecklas på några punkter. Vi kan konstatera att beställningar i flera fall sker muntligen. Vi vill uppmärksamma att risken för eventuella oklarheter om vad som avtalats ökar om inte dokumentationen görs tydligt. I de fall projekt avviker mot avtal/offerter eller uppskattat pris är det vår bedömning att detta särskilt bör dokumenteras för att säkerställa god intern kontroll. Rutinerna för lagring av uppgifter/handlingar behöver förbättras. Underlag för beställning och annan information sparas i stor utsträckning på projektledarnas respektive datorer. För att stärka den interna kontrollen bör dokumentationen sparas i ett verksamhetssystem där tillgängligheten säkras. Vår bedömning är att byggprotokollen inte ger tillräcklig information om händelser i projekten. Exempelvis framgår inte vilka beställningar av ÄTAarbeteten som skett muntligt och via mail sedan föregående byggmöte. Vi gör bedömningen att styrelsens strategier/riktlinjer för vilka delar av verksamheten som ska göras i egen regi respektive entreprenad är kända och efterlevs. Granskningen har visat att tillämpade strategier inte är dokumenterade. Det är vår bedömning att dessa bör dokumenteras och tydligt kopplas till styrelsens strategiska plan. Teknik och fritidsnämnden Vi bedömer att Teknik- och fritidsnämnden inte i alla delar har en tillräcklig god intern kontroll avseende entreprenadtjänster. Följande iaktagelser görs. Teknik- och fritidsförvaltningen har infört riktlinje för upphandling av bl.a. entreprenadinköp och en standardiserad beställningsblankett. I samband Halmstad kommun 1 av 12

4 med våra stickprovsgranskningar kan vi dock konstatera att den sistnämnda inte alltid används. I de fall ramavtal har tecknats med flera entreprenörer är det viktigt att dokumentera ifall inte prioriteringsordningen följs och varför den inte följs. Vi anser inte att dokumentation är tillräcklig. Detta kan innebära risk för juridiska påföljder. Vi anser att attestförfarandet till största del sker sker enlig kommunens riktlinjer. Vi anser dock att rutinerna avseende dokumentation behöver förbättras. Vi vill uppmmärksamma att räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen (BFL) ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vi bedömer att nämnden behöver förvissa sig om att den intern kontrollen avseende entreprenadtjänster fungerar. Vi föreslår att aktuell bruttolista över samtliga entreprenadprojekt tas fram (överstigande särskilt belopp) och som kontinuerligt redovisas. Informationen bör exempelvis omfatta upphandling, avtalsföljsamhet, eventuellt vite, budgetavvikelser och säkerhetsrisker. Vi anser att nämndens dokumentation av granskade kontrollmoment (intern kontroll) inte är ändamålsenliga. Enligt vår mening går det ej, utifrån tillsänt material, att bedöma resultatatet av genomförda kontroller. Vi gör bedömningen att någon återkommande utvärdering och följsamhet av nämndens strategier/riktlinjer för vilka delar av verksamheten som ska göras i egen regi respektive entreprenad inte har skett. Riktlinjer bör kontinuerligt utvärderas för att säkerställa att de fortfarande är aktuella. Halmstad kommun 2 av 12

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna och lekmannarevisorerna granskar årligen om den interna kontrollen som görs inom nämnderna och bolagen är tillräcklig. Enligt Kommunallagen 6 kap 7 skall nämnderna, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Aktiebolagslagen 10 kap 10 framgår att lekmannarevisorn ska granska om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Enligt aktiebolagslagen 8 kap 4 ska bolagets styrelse se till att bolagets ekonomiska förhållande i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen har det formella ansvaret för att konstruera och efterfråga kontrollsystem. På styrelsens uppdrag ska VD se till att kontrollsystemen verkställs. Detta följer också SKL:s Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag. Kommunen tillsammans med de kommunala bolagen köper årligen entreprenadtjänster för betydande belopp. I planering och genomförande måste det finnas god ordning, struktur och kontroll. Brister kan leda till merkostnader eller att inte förväntad funktion och kvalitet uppnås. Brister i kontroll kan också öppna upp för oegentligheter där kommunens förtroende och anseende kan skadas. Kommunens revisorer samt utsedd lekmannarevisor i Halmstad Energi och Miljö AB (HEM) har i sin planering för 2012 års granskningsinsatser beslutat att genomföra en granskning av den interna kontrollen med avseende på inköp av entreprenadtjänster. Vidare ska granskningen innefatta att bedöma efterlevnaden till strategi/riktlinjer för vilka delar av verksamheten som görs i egen regi respektive entreprenad Revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har Teknik- och fritidsnämnden samt styrelsen för HEM en tillräckligt god intern kontroll avseende följsamhet till avtal, beställning och attest vid inköp av entreprenadtjänster och är fördelning för vilka delar av verksamheten som görs i egen regi respektive entreprenad ändamålsenlig Kontrollfrågor Finns avtal avseende granskade leverantörer? Vilka tillämpade rutiner finns vid beställning av entreprenadtjänster? Sker attest av leverantörsfakturor på ett ändamålsenligt sätt? Vilka strategier/ riktlinjer har nämnden samt bolagets styrelse för vilka delar av verksamheten som görs i egen regi respektive entreprenad? Vilken uppföljning och utvärdering gör nämnden respektive bolagets styrelse? Halmstad kommun 3 av 12

6 Avgränsning Granskningen har avgränsats till Teknik- och fritidsnämnden samt HEM. Granskningen har avgränsats till 33 beställningar/avslutade projekt för perioden Revisionskriterier Granskningen utgår från fullmäktiges beslut avseende Teknik- och fritidsnämndens samt styrelsen för HEMs ansvar för intern kontroll Metod Intervjuer har genomförts med förvaltningschef och vd samt ansvariga beställare/projektledare och ansvariga ekonomer. Vi har tagit del av dokumentation/riktlinjer som berör de olika frågeställningarna. Vidare har vi granskat beställningar och fakturor samt fysisk kontroll på plats i de fall det varit möjligt. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstad kommun 4 av 12

7 3. Resultat av granskningen 3.1. Styrning, kommungemensamma riktlinjer Upphandling och inköp Kommunfullmäktige har den 22 februari 2011 antagit Riktlinjer för Halmstads kommuns inklusive de kommunala bolagens upphandlingar och inköp Riktlinjerna ska ge vägledning till hur anställda och förtroendevalda skall agera när det gäller upphandling och inköp. Ansvaret för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader ligger på respektive nämnd/bolag. När två eller flera nämnder/bolag har likartade behov av varor och/eller tjänster skall samordning av upphandling ske genom den centrala upphandlingsenhetens försorg Riktlinjer för attest Kommunfullmäkige har den 21 juni 2011 antagit Riktlinjer för attest. Riktlinjerna är en del i kommunens interna kontroll. De avhandlar i huvudsak generella regler för attest och kontroll av utbetalningar. Komplement till riktlinjerna har internkontrollreglementet fastställt att varje nämnd, vilket även innefattar styrelse, skall upprätta Anvisningar för attest. Detta innebär bland annat att nämnderna och styrelserna skall upprätta beskrivningar av rutiner. Attestarbetet skall utformas så att den interna kontrollen är tillräcklig. Varje nämnd/styrelse anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar. Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att allt som bokförs är korrekt avseende: Prestation: Att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen och/eller att transaktionerna i övrigt stämmer med avtalade villkor, samt att lön/arvode betalas ut enligt avtal. Bokföringsunderlag: Att verifikationen uppfyller krav i den kommunala redovisningslagen och enligt god redovisningssed. Betalningsvillkor: Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Såväl Teknik- och fritidsförvaltningen som HEM har dokumenterade anvisningar för attest av fakturor som uppfyller kommunens riktlinjer.enligt uppgifter kommer Teknik- och fritidsförvaltningen att omarbeta sina anvisningar under 2012 då dessa är oförändrade sedan Halmstad kommun 5 av 12

8 3.2. Beställning, avtal HEM Riktlinjer för hur upphandling och beställningar ska ske finns tillgängligt i ett ledningssystem. Här finns processbeskrivningar där det framgår hur varje arbetsmoment som ingår i en upphandling eller avrop ska genomföras. Sedan början av 2012 finns också en mall för uppdragsbeskrivning som ska användas i samtliga upphandlingar. Enligt riktlinjerna är det inget krav att avrop måste ske skriftligen. Det finns en beställningsmall i beställningsdatabasen på intranätet men det är valfritt att använda den vid avrop från befintliga avtal. Det är däremot sagt att direktupphandlingar över kr ska dokumenteras i beställningsdatabasen. Vår granskning har visat att beställning ofta sker muntligt. När det gäller ändrings och tilläggsarbeten (ÄTA) ska det, enligt de adminstrativa föreskrifterna, så snart som möjligt ske en skriftlig överenskommelse avseende omfattningen. Alla ÄTA ska uppmätas gemensamt med beställaren och entreprenören och snarast verifieras av båda parter. Det förekommer att ändringsoch tilläggsarbeten godkänns och protokollförs vid byggmöte i efterhand. Överenskommelse om ÄTA sker i de fallen löpande via mail eller muntligt. De granskade byggprotokollen ger mycket knapphändig information om vad som egentligen ingått i beställning av ÄTA. I ett av de granskade projekten har HEM upphandlat entreprenadtjänster där det visat sig att tillkommande ÄTA blivit omfattande. Anbudet, enligt avtal, uppgår till 3,5 mnkr medan totalkostnaden beräknas uppgå till 7 mkr. Våra stickprovskontroller av HEM:s beställningar har visat att samtliga beställningar antingen upphandlats enligt LOU eller avropats mot entreprenörer med ramavtal. Prioriteringsordningen har följts i samtliga fall Teknik- och fritidsnämnden Utifrån upphandlingsform använder sig förvaltningen sedan 2012 av en särskild blankett "Förfrågan/offert/slutligt avrop (beställning) för entreprenad i anslutning till upprättat ramavtal inom gata, park och VA i Halmstads kommun". Denna blankett fungerar som en överenskommelse (tecknade ramavtal) mellan de båda parterna och där både kommunen och entreprenör signerar överenskommelsen. Blanketten beskriver bl.a. uppdragets omfattning, gällande handlingar, tider, fakturering, övriga vilkor och avropets storlek samt vilken typ av prissättning som gäller. I övrigt finns en projektmanual (egen regiverksamhet) och en gemensam riktlinje för upphandling av bl.a. entreprenadinköp (2006). Vi har i samband med granskningen noterat att det i ett antal fall saknas dokumenterad beställning (mall) och offert. I något fall är beställningen daterad efter det att arbetet utförts. Halmstad kommun 6 av 12

9 Enligt uppgifter sker de flesta entreprenadbeställningar via upphandlat ramavtal. Vid större projekt görs oftast en särskild upphandling enligt LOU med tillhörande utredningar, adminstartiva föreskrifter m.m. Vid beställning av asfaltsentreprenadsarbeten har förvaltningen en databas till sin hjälp över kommunens vägnät med uppgifter om bl.a tidigare genomförda inventeringar, vägnätets ålder, trafikomfattning, kvalitet. Utifrån detta räknas nedbrytningsfaktorn per objekt fram och ligger som en grund för prioritering av underhåll av vägar. Därefter sker en besiktning av aktuella objekt och där entreprenören skriftligen uppskattar omfattning och kostnad baserat på ramavtals. Uppskattat pris betraktas inte som ett anbud utan är en kostnadsuppskattning för vidare planering och beslut om utförande. När beslut är taget meddelar ansvarig tjänsteman entreprenören muntligt om att påbörja aktuella projekt. Särskild syn av entreprenörens arbete sker enligt uppgifter kontinuerligt under säsongen allt eftersom objekten utförs. Efter säsongen sker protokollförd besiktning som innefattar alla objekt. Kommunen har tecknat nytt avtal per den 1/ Ett antal av de granskade projekten har blivit dyrare än offererat pris. Den förklaring som ges är att det tillkommit diverse åtgärder som inte kunnat förutses. Alla ÄTA ska uppmätas gemensamt med beställaren och entreprenören och snarast verifieras av båda parter. Granskningen har visat att det förekommer att ändringsoch tilläggsarbeten godkänns och protokollförs vid byggmöte i efterhand. Överenskommelse om ÄTA sker i det fallet löpande via mail eller muntligt. Bedömning: HEM Vi ser positivt på att HEM infört en stadardiserad beställningsblankett. I samband med våra stickprovsgranskningar kan vi dock konstatera att beställningar i flera fall skett muntligen. Vi vill uppmärksamma att risken för eventuella oklarheter om vad som avtalats ökar om inte dokumentationen görs tydligt. I de fall projekt avviker mot avtal/offerter eller uppskattat pris är vår bedömning att detta särskilt ska dokumenteras i exempelvis ekonomirapporten med eventuell hänvisning till protokoll eller liknande. Detta för att säkerställa god intern kontroll. Teknik- och fritidsnämnden Teknik- och fritidsförvaltningen har infört en projektmanual, riktlinje för upphandling av bl.a. entreprenadinköp och en stadardiserad beställningsblankett. I samband med våra stickprovsgranskningar kan vi dock konstatera att beställningsblanketten inte alltid används. I något enstaka fall har vi noterat att dokumentationen skett i efterhand. Risken för eventuella oklarheter om vad som avtalats ökar om inte dokumentation görs tydligt. Enligt vår mening kan projektmanualen även användas för inköp av entreprenadregi och inte bara vid egen-regiverksamhet. Vis kompletteringar kan dock behövas göra för att säkerställa tillräcklig intern kontroll. Halmstad kommun 7 av 12

10 Vi anser att byggprotokollens informationspunkter kan utvecklas. I ett särskilt upphandlat projekt uppgick anbudet enligt avtal till 6,5 mnkr. Totalkostnad för projektet uppgick till 9,1 mnkr, en avvikelse med 2,6 mnkr och detta förklaras av ÄTA. Vi anser att nämnden följer upp ÄTA kostnaderna i förhållanden till anbud för att säkerställa rimligheten i dessa typer av kostnader. I de fall överenskommelse sker till fastpris är vår bedömning att beställaren ska kritiskt granska offertens/beställningens innehåll och pris. Detta som beställaren redan i ett tidigt stadium accepterar prisvilkoren. I de fall ramavtal har tecknats med flera entreprenörer är det viktigt att dokumentera ifall inte prioriteringsordningen följs och varför den inte följs. Vi anser inte att dokumentation är tillräcklig. Detta kan innebära risk för juridiska påföljder. Vi rekommenderar att kontrollåtgärder införs för att minska risken att ramavtal inte följs och att inte otillbörlig direktupphandling genomförs samt inför riktlinjer avseende dokumentation om prioriteringsordningen inte följs Attest HEM Attestrutinerna innebär att den medarbetare som har initierat en beställning också ska kontrollera och godkänna fakturerat belopp. Avstämning sker mot upphandlat avtal, ramavtal och priser. I de fall det finns en byggprojektledare på plats kontrollerar den personen, löpande under arbetets gång, leveranser mot fraktsedlar, mäter massor och gör rimlighetsbedömning. När fakturan är godkänd sker attest av närmaste chef. En person kan inte attestera egna inköp då systemet har en inbyggd spärr som innebär att det krävs två olika personer. Attesträtten kan delegeras vidare. Det ska i så fall godkännas av affärsområdeschefen. Vid intervjuerna har framkommit att delegering inte sker särskilt ofta. Fakturor till två av de granskade beställningarna hänvisar till att fakturerat arbete är godkänt på särskilt byggmöte. Godkännandet framgår av protokoll men det är inte preciserat i protokollet eller i bilaga till protokollet vad beställningen avser och vilket pris som är överenskommet. Dokumentationen, i den mån det finns, är enligt uppgift i mailväxling. I övrigt finns fakturaspecifikation kopplad till fakturorna Teknik- och fritidsnämnden Enligt de intervjuade kontrollerar respektive beställare/projektledare fakturan mot offert (i de fall det finns) och i de fall arbetet utförts på löpande räkning sker en rimlighetskontroll. Även mätning sker i de fall detta har angivits i avtalet. Därefter beslutattesteras fakturorna av enhetschef. Utifrån de stickprov som vi genomfört redovisas i de flesta fall en fakturaspecifikation kopplat till fakturan. Enligt uppgifter från de intervjuade förekommer det sällan felaktigheter i leverantörernas fakturor. Anbud, utvärdering och beställning på upphandlade entreprenadprojekt diarieförs (ej avrop från ramavtal). Förfrågningsunderlag, byggmöten och motsvarande Halmstad kommun 8 av 12

11 förvarar projektledarna i pärmar i respektive rum samt på förvaltningens server (med tillhörande backup). Bedömning: HEM Vi bedömer att HEM följer kommunens riktlinjer när det gäller attest. Vi anser dock att rutinerna för lagring av uppgifter/handlingar behöver förbättras. Underlag för beställning och annan information sparas i stor utsträckning på projektledarnas respektive datorer. För att stärka den interna kontrollen bör dokumentationen sparas i ett verksamhetssystem där tillgängligheten säkras. I den mån uppgifter/handlingar utgör räkenskapsinformation ska dessa arkiveras i sju år enligt bokföringslagens bestämmelser. Teknik- och fritidsnämnden Vi anser att attestförfarandet till största del sker sker enlig kommunens riktlinjer. Vi anser dock att rutinerna avseende dokumentation behöver förbättras. Mycket av information samt underlag för beställning och därtill attest sparas i pärmar, mail, anteckningar och på servern m.m. Vi ser att den interna kontrollen kan stärkas genom att dokumentationen sker i ett verksamhetssystem. Vi vill uppmmärksamma att räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen (BFL) ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I de fall projekt avviker mot avtal/offerter eller uppskattat pris är vår bedömning att detta särskilt ska dokumenteras för att säkerställa god intern kontroll Strategi egenregi/entreprenad HEM HEM koncernen bedriver verksamhet inom affärsområdena avfall och återvinning, värme och kyla samt elnät. Merparten av driftverksamheten och underhåll inom elnät utförs i egen regi medan stora delar av den övriga verksamheten läggs ut på entreprenad. Utgångspunkten för strategin är att ledningen ser en fördel med egen regi inom förvaltning av elnät då det är viktigt med lokalkännedom, exempelvis vid händelser som kraftiga stormar. Viss verksamhet görs av entreprenörer för att ge underlag till och kunna jämföra och utvärdera effektiviteten i den egna organisationen. HEM:s strategier när det gäller prioritering av egen regi eller entreprenad finns inte specifikt dokumenterat Teknik- och fritidsnämnden Anläggningsarbeten bedrivs i såväl egen regi som genom nyttjande av entreprenörer. Enligt uppgifter har anläggningsarbeten i kommunen under de senaste åren ökat med anledning av den positiva samhällsutvecklingen i kommunen. Nämnden beslutade den om riktlinjer för anläggningsarbeten. Syftet med riktlinjerna var att skapa ett underlag för verksamhetens framtida omfattning och inriktning. Förvaltningen har sammanställt en avvägning mellan egen regiarbeten och entreprenadarbeten (för- Halmstad kommun 9 av 12

12 och nackdelar) och utifrån detta har avvägningen mellan egenregi och entreprenadarbeten tagits fram. Följande principer gäller: Egen regi Anläggningsarbeten med höga transaktionskostnader (administration av ändrings- och tilläggsarbeten) tex förnyelsearbeten. Anläggningsarbeten som utan olägenhet kan inplaneras som utjämningsarbete ex parkanläggningsarbeten. Anläggningsarbeten som är tidsmässigt möjliga att planera in i grundorganisationens årsplanering. Entreprenadarbeten Större infrastrukturprojekt och exploateringsarbeten. Specialarbeten, inte kostnadseffektivt att tillskapa resurser ex rörinfodringar, asfaltbeläggningar, betongarbeten, signalanlägningar Tillkommande arbeten i anslutning till etablerade entreprenader Övriga arbeten när förvaltningens anläggningsorganisations årsplanering är intecknade. Den egna organistaionen prioriteras till följande arbeten: Förnyelsearbeten -VA Exploateringsarbeten med stort inslag av stensättning/plattlägningsarbeten Nyanläggnings- och exploateringsarbeten avseende park/naturarbeten Övriga anläggningsarbeten föreslås upphandlas och beräknas uppgå till ca 50 %. Inför året upprättar förvaltningen en planering för arbetslagen/egen regi. Därefter köps entreprenadtjänster in i den mån som behövs. Under de senaste åren uppgår kostnaderna för egen regi och entreprenörer enligt nedan: 2010 Egen regi 35 mnkr Entreprenad 87 mnkr Summa 122 mnkr 2011 Egen regi 40 mnkr Entreprenad 98 mnkr Summa 138 mnkr Någon uppföljning av upprättade och beslutade riktlinjer har ej skett. Bedömning: HEM Vår bedömning är att HEM har kända riktlinjer/strategier för hur de ska förhålla sig till egenregi och entreprenadinköp även om dessa inte är dokumenterade. Det är vår bedömning att dessa bör dokumenteras och tydligt kopplas till styrelsens strategiska plan. Halmstad kommun 10 av 12

13 Teknik- och fritidsnämnden Vi anser att riktlinjer/strategier för hur förvaltningen ska förhålla sig till egenregi och entreprenadinköp är upprättade. Någon återkommande utvärdering och följsamhet av riktlinjerna har enligt vår mening inte skett. Under de senaste åren uppgår andelen entreprenadinköp till ca 70 %, vilket avviker från riktlinjerna som uppgår till ca 50 %, vilket är en konsekvens av att den totala volymen entreprenadarbetena ökat i omfattning. Vår bedömning är att riktlinjer kontinuerligt bör utvärderas för att säkerställa att de fortfarande är aktuella Uppföljning HEM Uppföljning av entreprenadprojekten sker löpande och diskuteras vid byggmöten. På agendan finns stående punkter bland annat om tekniska frågor, tidplan och resurser, kvalitet samt ekonomi och ÄTA-arbeten. I de granskade protokollen är informationen i vissa fall mycket kortfattad. Exempelvis framgår inte vilka beställningar av ÄTA-arbeten som skett muntligt och via mail sedan föregående byggmöte. Styrelsen erhåller en slutredovisning för de projekt som styrelsen tagit beslut om. I vissa fall även andra projekt om de bedöms vara av särskilt intresse för styrelsen Teknik- och fritidsnämnden Uppföljning av entreprenadprojekten görs löpande av projektledare. Vid större arbeten diskuteras bl.a. tekniska frågor, tidplan, kvalitet samt ekonomi och ÄTAarbeten vid byggmötena. Informationen/dokumentation i de granskade protokollen är i vissa fall kortfattad. Det förekommer inte med automatik att nämnden får någon uppföljning avseende pågående eller avslutade projekt. Enligt uppgifter redovisas större projekt där nämnden varit delaktiga att fatta beslut, eller om de bedöms vara av särskilt politiskt intresse. En utvärdering av nämndens intern kontrollplan har genomförts för En rutin avseende upphandling/inköp har stickprovsgranskats av förvaltningen och deras bedömning är att inga avvikelser har skett. Utifrån den dokumentation som förvaltningen genomfört kan något resultat ej utläsas. Bedömning: HEM För att styrelsen och företagsledningen ska kunna förvissa sig om att kontrollsystemet fungerar föreslår vi en mer systematisk uppföljning av entreprenadprojekt (överstigande särskilt belopp). Uppföljningen kan exempelvis omfatta upphandling, avtalsföljsamhet, ev vite, budgetavvikelser, säkerhetsrisker, etc. Halmstad kommun 11 av 12

14 Vår bedömning är att byggprotokollen inte ger tillräcklig information om händelser i projekten. Exempelvis framgår inte vilka beställningar av ÄTA-arbeteten som skett muntligt och via mail sedan föregående byggmöte. Teknik- och fritidsnämnden Vi bedömer att nämnden behöver förvissa sig om att den intern kontrollen avseende entreprenadtjänster fungerar. Vi föreslår att aktuell bruttolista över samtliga entreprenadprojekt tas fram (överstigande särskilt belopp) och som kontinuerligt redovisas. Informationen bör exempelvis omfatta upphandling, avtalsföljsamhet, ev vite, budgetavvikelser och säkerhetsrisker. Vår bedömning är att dokumentationen avseende ÄTA arbeten behöver utvecklas. Vi anser att nämndens dokumentation av granskade kontrollmoment (intern kontroll) inte är ändamålsenliga. Enligt vår mening går det ej utifrån tillsänt material att bedöma resultatatet av genomförda kontroller Kerstin Sikander Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstad kommun 12 av 12