BOOK-IT Statistikprofiler för mediaplanering

Transkript

1 BOOK-IT Statistikprofiler för mediaplanering - Hur gör jag för att få fram? Länsbibliotek i samverkan kommunbibliotek i sydlänen har framfört önskemål om en lathund för statistikuttag i BOOK-IT för bibliotekens medieplanering. Detta är en beskrivning över hur önskat statistikunderlag tas fram i BOOK-IT version 3.5. (I hjälptexten för BOOK-IT finns detaljerade anvisningar för hur statistikprofiler skapas och används.) Allmänt Statistikprofilen Driftsstatistik levereras med systemet. Profilen visar antal lån, omsättningar, återlämningar, nya exemplar, gallrade exemplar, reservationer och nya låntagare under en viss period. Förutom Driftsstatistik finns statistiktyperna Exemplarstatistik och Låntagarstatistik. För respektive statistiktyp är det möjligt att skapa statistikprofiler enligt egna önskemål. Statistikprofilerna ger antingen en ögonblicksbild eller information om aktivitet under en viss tidsperiod beroende på vilka variabler du väljer för visning. Om du skapar en statistikprofil med avseende på t.ex. antal exemplar så ger resultatet en beskrivning av hur det ser ut idag, alternativt hur det såg ut vid en viss tidpunkt bakåt i tiden. Använd defaultinställning av dagens datum (eller välj annat datum) för statistikuttaget. Om du däremot skapar en profil som involverar en variabel för aktivitet (t.ex. aktiva titlar eller aktiva låntagare) så ges information om händelser under en viss tidsperiod (fr.o.m. t.o.m). Defaultinställningen för statistikuttaget är dagens datum. Fyll i önskat tidsintervall för utsökningen. För alla statistikprofiler gäller att om du valt att skapa profilen med gruppering på Enhet och tar ut statistik på hela biblioteksorganisationen så presenteras resultatet enhet för enhet. Om du önskar en summerad totalredovisning för hela organisationen skall statistikprofilen inte skapas med Gruppering Enhet. Statistikprofiler Här nedan följer exempel på, av Länsbibliotek i samverkan, efterfrågade profiler för beståndsstatistik med avseende på exemplar. Motsvarande profiler kan skapas med avseende på titlar, aktiva exemplar och aktiva titlar. Efterfrågade profiler för utlåningsstatistik kan skapas med avseende på lån inkl omsättningar, återlämningar och omsättningar. Förvärvsstatistik kan tas fram med avseende på nya exemplar och nya titlar, gallringsstatistik för såväl gallrade exemplar som gallrade titlar. Grupperbara fält för exemplarstatistik är: Avdelning/Cirkulationsställe/ Enhet / Placering Barn/Vux; Cirk kat; Extra1,2 (gäller låntagarinfo, innehåll definieras av biblioteket); Fack/Skön; Fjärrlånebibl; Hyllsignum; Katalogpostskapare; Lånt kat; Lånt.grupp; Medieleverantör; Medietyp; Objektkod; Språk; Ålder ex; Ålder lånt; Åldersgrupp lånt; Grupperbara fält för låntagarstatistik är: Cirkulationsställe / Enhet Extra1, 2 (gäller låntagarinfo - innehåll definieras av biblioteket); Lånt kat; Låntagargrupp; Ålder lånt; Åldersgrupp.

2 Variablerna för Gruppering och Visning kan användas i olika kombinationer T.ex. Gruppering: Placering; Ålder ex. Eller Gruppering: Objektkod; Barn/vuxen, Fack/skön Visning: Nya ex, Nya titlar o.s.v. Vissa kombinationer är omöjliga: t.ex: Gruppering för Placering med visning för Titlar eller Nya titlar (eftersom en titel kan ha flera olika placeringar) Bestånd per enhet (hb, filial, bokbuss etc) Skapa en statistikprofil för Exemplar fördelat på de olika enheterna Gruppering: Org.nivå: Enhet Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och önskat datum (dagens datum förvalt). Om statistikuttag görs för hela organisationen uppvisas de olika enheternas exemplarbestånd som delredovisningar. Önskas en samlad redovisning för hela organisationen skall profilen inte skapas med gruppering Enhet.

3 Bestånd per placering (deckare, mag, lättläst, andra egna hyllplaceringar ) Skapa en statistikprofil för Exemplar fördelat på olika placeringar Gruppering: Org.nivå: Placering Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och önskat datum (dagens datum förvalt).

4 Bestånd per hyllsignum (Hc.03, Kc*, S*) + summering totalt per önskat signum Skapa en statistikprofil för Exemplar fördelat på Hyllsignum Gruppering: Hyllsignum Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och dagens datum (förvalt) samt önskat signum. Ange antingen exakt signum eller trunkerat signum (med inledande versal). Om sökningen görs på trunkerat signum redovisas varje signumförekomst på egen rad. Summering görs enklast genom att överföra resultatet till ett kalkylark, t ex Excel. Klicka på knappen Kalkylark. Namnge filen och ge den en lämplig filtyp, t ex xls, och spara den på din dator eller nätverket. Därefter kan du öppna den i kalkylprogrammet och arbeta vidare. Beståndets ålder (intervall) Skapa en statistikprofil för Exemplar fördelat på exemplarens åldersintervall Gruppering: Ålder ex Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och dagens datum (förvalt).

5 Bestånd per objektkod (T.ex. Tryckt material, DAISY, Elektroniska reurser) Skapa en statistikprofil för Exemplar fördelat på objektkod Gruppering: Objektkod Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och dagens datum (förvalt). Bestånd uppdelat i Fack/skön och Barn/vuxen Skapa en statistikprofil för Exemplar fördelat på fack- och skönlitteratur samt barn- och vuxenmedia Gruppering: Nivå, Fack/skön, Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och önskat datum Resultatet presenterar barn- och vuxenmedia uppdelat på fack och skön. (Naturligtvis kan profiler skapas för gruppering endast på Fack/skön eller Barn/vuxen.) Med hjälp av knapparna uppåtpil och nedåtpil på höger sida i fönstret för statistikprofiler kan du fritt skapa den presentationsordning du önskar för de aktuella variablerna.

6 Utlån per enhet (HB, filial, Bokbuss etc) Skapa en statistikprofil för Utlån per enhet Gruppering: Org.nivå: Enhet Visning: Lån inkl. oms. Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och för önskad tidsperiod. Uteslut variabeln Enhet när du skapar profilen om du önskar hela biblioteksorganisationens utlån samlat i stället för uppdelat per enhet.

7 Utlån per placering (Deckare, magasin, lättläst, andra egna hyllplaceringar ) Skapa en statistikprofil för Utlån per placering Gruppering: Org.nivå: Placering Visning: Lån inkl. oms. Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och för önskad tidsperiod. (Tänk på att statistikuttaget för en viss placering skiljer sig beroende på om du kör profilen för en separat enhet, eller för hela biblioteksorganisationen. Ex: Lån och utlån för exemplar med placering HB Deckare, med uttag för hela organisationen presenterar alla utlån av exemplar med placering HB Deckare, medan utag endast för HB ger utlån på HB av exemplar med nämnda placering.)

8 Utlån per hyllsignum (Hc.03, Kc*, S*)+ summering totalt per önskat signum Skapa en statistikprofil för Utlån fördelat på Hyllsignum Gruppering: Hyllsignum Visning: Lån inkl. oms. Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och för önskad tidsperiod samt önskat signum. Ange antingen exakt signum eller trunkerat signum (med inledande versal). Om sökningen görs på trunkerat signum redovisas varje signumförekomst på egen rad. Summering görs enklast genom att överföra resultatet till ett kalkylark, t ex Excel. Klicka på knappen Kalkylark. Namnge filen och ge den en lämplig filtyp, t ex xls, och spara den på din dator eller nätverket. Därefter kan du öppna den i kalkylprogrammet och arbeta vidare.

9 Utlån per ålder (intervall) Skapa en statistikprofil för Utlån fördelat på exemplarens ålder Gruppering: Ålder ex. Visning: Lån inkl. oms. Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och för önskad tidsperiod. Åldersgrupperingarna som presenteras är: (mindre än 1 år sedan exemplaret infördes i databasen) (1 2 år sedan ) (3 5 år sedan ) (6 10 år sedan ) 11 (11 år eller mer sedan ) Utlån per objektkod (Tryckt material, DAISY, Elektroniska reurser etc) Skapa en statistikprofil för Utlån fördelat på objektkod Gruppering: Objektkod Visning: Lån inkl. oms. Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och för önskad tidsperiod. Utlån uppdelat i Fack/skön och Barn/vuxen Skapa en statistikprofil för Utlån fördelat på fack- och skönlitteratur samt barn- och vuxenmedia Gruppering: Nivå, Fack/skön, Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och önskat datum Resultatet presenterar barn- och vuxenmedia uppdelat på fack och skön. Med hjälp av knapparna uppåtpil och nedåtpil på höger sida i fönstret för statistikprofiler kan du fritt skapa den presentationsordning du önskar för de aktuella variablerna.

10 Utlånade just nu (Enhet, Placering, signum( med trunkering) och objektkod Funktionen Mängd exemplar kan användas för att få veta hur många exemplar som är utlånade just nu. Genom att markera knappen för Utlånade (och Vanliga lokaliseringar resp. Tillfälliga och Utgångna tillfälliga lokaliseringar) kan totala antalet utlånade exemplar utsökas. Du kan också göra en sökning utifrån värdena i listrutorna, t.ex. Enhet, Avdelning, Placering, och Hyllsignum. I fältet Sökfråga kan du göra en sökning på samma sätt som i Expertsök och söka på t.ex. Objektkod och trunkerat Hyllsignum. (Se beskrivning i Hjälpen) Obs! Version 3.5

11 Förvärv per Enhet (hb, filial, bokbuss etc) Skapa en statistikprofil för Förvärv fördelat på de olika enheterna Gruppering: Org.nivå: Enhet Visning: Nya Ex. (Önskas statistik över antal nya titlar väljer man visning också för Nya titlar) Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och önskad tidsperiod. (Obs! visning av Nya ex. och Nya titlar kan inte göras i samma profil i version 2.5. Gör två separata profiler och överför dessa till kalkylark för sammanställning.) Förvärv per Placering (deckare, mag, lättläst, andra egna hyllplaceringar etc.) Hyllsignum (Hc.03, Kc*, S*)+ summering totalt per önskat signum Objektkod ((Tryckt material, DAISY, Elektroniska reurser etc.) Nivå (vuxen och barn) Fack och skön (även vux.fack, vux.skön, barnfack, barnskön) Görs enligt ovan (se motsvarande punkter för Bestånd), och ange önskad tidsperiod.

12 Gallring per Enhet (HB, filial, bokbuss etc) Skapa en statistikprofil för Gallring fördelat på de olika enheterna Gruppering: Org.nivå: Enhet Visning: Gallr. ex. Kör profilen för hela biblioteksorganisationen (eller välj enhet), och önskad tidsperiod. Önskas statistik över antal gallrade titlar väljer man visning också för Gallr. titlar. Gallring per Placering (deckare, mag, lättläst, andra egna hyllplaceringar etc.) Hyllsignum (Hc.03, Kc*, S*)+ summering totalt per önskat signum Ålder (intervall) Objektkod ((Tryckt material, DAISY, Elektroniska reurser etc.) Nivå (vuxen och barn) Fack och skön (även vux.fack, vux.skön, barnfack, barnskön) Görs enligt ovan, se motsvarande punkter för Bestånd, och ange önskad tidsperiod

13 Magasinering per enhet Funktionen Mängd exemplar kan användas för att få veta hur många exemplar som har magasinerats under ett definierat tidsintervall. Använd fönstrets defaultinställning och välj önskad enhet samt Placering Magasin (el. motsv.) samt fyll i tidsintervall för lokalisering. Då maxgränsen för sökträffen är 4000 kan du behöva begränsa sökningen med t.ex. avdelning. Magasinering per Placering (deckare, mag, lättläst, andra egna hyllplaceringar etc) Förutsatt att den nya magasinsplaceringen är definierade som Magasin deckare; Magasin lättläst o.s.v. F.d. placeringar kan inte sökas upp. Hyllsignum (Hc.03, Kc*, S*) Använd fönstrets defaultinställning och fyll i exakt hyllsignum (hämtas från katalogpost resp. exemplarpost) i rutan Hylla, alternativt trunkerat hyllsignum + kvalifikator i sökrutan, och fyll i tidsintervall för lokalisering.

14 Fack och skön (även specat vux.fack,vux.skön,barnfack,barnskön) Fack: Använd söksträngen inte h*/kl Skön: Använd söksträngen h*/kl Vuxen fack: Använd söksträngen inte h*/kl inte j/bn Vuxen skön: Använd söksträngen h*/kl inte j/bn Barn fack: Använd söksträngen inte h*/kl j/bn Barn skön: Använd söksträngen h*/kl j/bn