TIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version

Transkript

1 TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 9.1 Axiell Sverige AB, Box 24014, Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, Lund tel , e-post:

2 Innehållsförteckning Cirkulation... 3 Utskrifter... 4 Administration... 4 Katalog... 5 Statistik... 7 Inköp... 8 Arena/BOOK-IT PUB Onlinebetalning Övrigt

3 Cirkulation 1. Låntagarinformation. Texten i låntagarinformationen som kommit på grund av att hen är blockerad av för många inloggningsförsök försvinner inte med automatik när tiden för blockeringen har uppnåtts. Den försvinner först när låntagaren loggar in med rätt pinkod efter det att tiden för blockering försvunnit, eller att låntagaren fått ny pinkod av personalen Låntagarinformation: Vid verkställande av skuld i detaljfönstret uppdateras inte alla kolumner efter att besked getts att betalning skett. Raden med Rest totalt uppdateras, och fältet vid sidan om knappen Verkställ blir tom. Klicka bara på Avbryt så kommer ni tillbaka till skuldfliken i låntagarfönstret och informationen uppdateras. 3. Låntagarinformation, Meröppet. Om en låntagare har tillgång till några meröppet-bibliotek men inte till alla klickar man på knappen Meröppet för att i fönstret som öppnas välja aktuella enheter, Här fungerar det inte att välja fler än en enhet med hjälp av pilen. Dubbelklick går dock bra Mängd låntagare; Skola och Klass. Vid uppdatering av klasser i Mängd låntagare uppstår följande problem: Man söker upp klasserna en efter en och flyttar upp dem ett steg. Man måste börja med klass 9 och tömma den. När man sökt upp klassen väljer man Enhet/skola vitt fält och Klass (Inget val gjort) och sparar. Då försvinner skolan men klass 9 blir kvar i träfflistan. Det är det endast vid den här rutinen som problem uppstår. Det fungerar bra om man ersätter med en annan klass. Work around: Ändring i en låntagarpost fungerar, alltså en elev åt gången. Vill man rensa både skola och klass kan man sätta samma skola som låntagarna har idag och sedan välja vitt fält på klassen och spara. Sedan kan man välja vitt fält för skolan och spara. Det är en tillfällig lösning tills vi gjort rättningen Tillfällig stängning. När en enhet stängs tillfälligt så fryses alla exemplar som finns inne på den aktuella enheten, exemplaren räknas inte som infångningsbara. Exemplar som tillhör den stängda enheten och som varit utlånade fångas in i vanlig ordning när de återlämnas. Det uppstår problem när ett exemplar som tillhör en tillfälligt stängd enhet har fångats in för reservation och där reservationen sedan tas bort. Då har inte exemplaret status utlånat längre och räknas som fryst. När man sedan återlämnar exemplaret igen så får man därför reda på att det skall till den ägande (stängda enheten). För närvarande krävs att man är uppmärksam när en reservation tas bort och exemplaret ska skickas till en stängd enhet. Man bör kontrollera om det finns Rättat i version

4 reservationer, och om så är fallet kan man antingen göra ett provisoriskt utlån och sedan återlämna exemplaret, varvid det fångas in, alternativt göra en tillfällig omlokalisering av exemplaret till en enhet i samma reservationsgrupp. Utskrifter 6. Utskrifter för enhetsgrupper. Vid utskrift för enhetsgrupp kommer de ingående enheternas utskrifter upp i separata flikar i samma webbläsarfönster. För att det skall fungera i Internet Explorer måste inställningen Aktivera snabbflikar vara för-bockad (menyvalet Verktyg/Internet-alternativ, fliken Allmänt, knappen Flikar under rubriken Flikar). Administration 7. Cirkulationsparameter Lånetid, omlån Variabeln Datum saknas i cirkulationsparametern Lånetid, omlån. Felet rättas i version Max antal reservationer per titel. Om man reserverar en titel i taget fungerar cirkulationsparametern enligt angivet värde. Men om man markerar ett antal titlar på samma gång och klickar på Reservera så går reservationen igenom så länge det finns utrymme för åtminstone en reservation till, även om värdet för max antal därmed överskrids. 9. Användare. De automatiska jobben är beroende av den användare som skapade dem. Tas denna användare bort så fungerar inte de automatiska jobben. 4

5 Katalog 10. OAI PMH, Libris-bibliotek Starta inte OAI PMH om ditt bibliotek samarbetar med flera bibliotek, som har olika sigler, i samma databas. Det finns en bugg som tar bort information från skyddade fält, särskilt märkbart om man använder fält 852 $h. Kontakta Support om du vill veta mer Exspektans på fjärrlåneposter Exspektans kan idag hamna på fjärrlånepost. Från version BOOOK-IT 10.0 så så har vi gjort en rättning: Om det bara finns en fjärrlånepost med ett visst ISBN och titeln med samma ISBN beställs så skapas en tillfällig katalogpost (lpi-post). När den permanenta posten kommer ersätter den lpi-posten och när fjärrlånet är avslutat tar man som vanligt bort posten manuellt via Mängd katalogposter Expertsök, fasetter. I 9.1 har det uppstått ett fel med fasetterna i kombination med eventuell filterinställning. Vid klick på en fasett visas sökresultat som inte tar hänsyn till filter. Rättat i klientversion Mängd exemplar. När man söker på Inaktiva exemplar i Mängd exemplar så tar man hänsyn till senaste lånetillfället och första lokaliseringen. Återlämningstillfälle beaktas inte Reservationskön. Den egna reservationskön visar inte reservation om det varken finns något infångningsbart exemplar eller ett beställt exemplar. I dessa fall visas reservationen endast i listrutan under Alla. 15. Tips! Man ska alltid ha som regel att återlämna nylokaliserade exemplar för att de ska kunna hanteras korrekt i systemet. Gäller t.ex. för att komma med på plocklistor och infångning av reservationer. I lokaliseringsfönstret finns en kryssruta Klar för hylla, och om du bockar i denna så innebär det att BOOK-IT gör en automatisk återlämning i samband med lokalisering. Detta innebär att det framstår som att boken redan finns i hyllan, och den visas också som tillgänglig i Arena/BOOK-IT. 16. Expertsök, Läsordning. Om man lägger till läsordning i fält 886, delfält o, och det i fält 887 $o står 00 så måste man ta bort $o00 från fält 887 för att läsordningen i fält 886 ska visas i träfflistan. 5

6 17. Katalogposter. En kopierad post betraktas alltid som en ny post och får alltid ett nytt, unikt titelnummer. På grund av kontroller mellan bibliografisk etikett och BURK-post går det inte längre att lokalisera en "BURK-etikett" till en icke-burk-post, endast löpnummeretiketter fungerar här. Denna kontroll kan slås av i systemparametern BIB_SERVICE (ändra värdet till 0) om Bibliografisk service från BTJ inte används. 6

7 Statistik 18. Grunddata Statistik Sökfrågor för årsstatistik. Här finns två fel: I frågorna YEARLY_STAT21, YEARLY_STAT22 och YEARLY_STAT23 har det blivit fel med avseende på körningar för enhetsgrupper. Här visas resultaten istället för hela konto-organisationen. Felet rättas i serverversion Ni kan kopiera av sökfrågan, klistra in den i Expertsök och ersätta (<org>) med koderna för de enheter som ingår i enhetsgruppen. Detta fel rättas i serverversion Exempel: (bab/aav ELLER bas/aav ELLER bbj/aav ELLER bst/aav). Rättat i version För MARC21. Sökfrågan YEARLY_STAT12 har felaktigt fått in c/ty och e/ty (dubblerat, c/ty finns under sökfråga YEARLY_STAT10 och e/ty under YEARLY_STAT9). Ta bort c/ty och e/ty från sökfråga YEARLY_STAT12, eller gör om sökningarna utan ELLER c/ty ELLER e/ty i Mängd exemplar (ange korrekta enheter enligt punkt 1 ovan, eller konto-organisation. 19. Tips! Om ni får problem med att filen inte öppnas korrekt efter att ni klickat på knappen Kalkylark i Spara-fönstret, så prova att byta format på filen. Office2007 (eller högre) är standard, men Office2003 (eller lägre) går att välja. De olika versionerna hanterar inte dessa filer på samma sätt. 20. Exemplarstatistik. Exemplarstatistikprofil med variabeln Ålder ex. kan endast kombineras med variablerna Exemplar och/eller Gallrade ex. 7

8 Inköp 21. Inköp Tillfälliga katalogposter (lpi-poster) LOKAL-I-poster (de lpi-poster som skapas när medieleverantören inte skickar med titelnummer): De flesta medieleverantörer verkar alltid skicka med ISBN med 13 siffror i beställningsposten, men i den permanenta posten från BURK är det alltid ISBN med 10 siffror som kommer först. I dagsläget kontrollerar bara BOOK-IT det första ISBN på den inkommande posten, vilket innebär att den inte matchar den existerande lpiposten, som ju alltid innehåller ISBN med 13 siffror. Följden blir att den permanenta posten lägger sig bredvid lpi-posten och dessa två måste slås ihop manuellt. Rättat i version Inköp Tillfälliga katalogposter Om en fullständig katalogpost redan finns i systemet, så kan det ändå skapas en tillfällig katalogpost vid inköp eftersom BOOK-IT bara kontrollerar om samma titelnummer och postleverantör redan finns i databasen innan den tillfälliga katalogposten skapas. Det sker alltså ingen kontroll på ISBN. Detta är vanligt framförallt för bibliotek som nyligen har börjat med Libris-poster och tidigare hade BURK-poster. Det sker även när beställningsposten skickas in utan titelnummer och en tillfällig katalogpost skapas med postleverantör LOKAL-I samt ett titelnummer som börjar på 7, som genereras lokalt i BOOK-IT. Rättat i version För att ta bort tillfälliga katalogposter utan bestånd och order kan du göra såhär: Gallra tillfälliga katalogposter (lpi) i Mängd katalogposter Om du har en del lpi-poster utan bestånd så kan du gallra dem i Katalog - Mängd katalogposter. Markera kryssrutan Utan bestånd/order, ange ett datum (då posten skapades i BOOK-IT) i fältet T.o.m. Ange lpi i fältet Sökfråga. När du söker på lpi får du också träff på de som har postleverantör LOKAL-I. I fliken Träfflista markerar du radioknappen Ta bort post/er och klickar på Ta bort alla. 23. Inköp Tillfälliga katalogposter Bibliotek med poster från Libris: när Btj skickar en beställningspost utan titelnummer, då skapar BOOK-IT en tillfällig katalogpost, med ett titelnummer som börjar på 7 och har postleverantör LOKAL-I. Ibland uppdateras beställningsposten efter ca 10 minuter, med titelnummer till den permanenta posten. LOKAL-I-posten ligger kvar och exspektansen syns inte längre. När den permanenta posten kommer in i databasen syns exspektansen igen och LOKAL-I-posten ska försvinna automatiskt i de fall då posten innehåller ISBN. 24. Inköp Preliminära poster från BURK och lpi-poster Om katalogposten från BURK är preliminär stämplas den också i BOOK-IT med katalogposttyp Preliminär. Detta får till följd att: 8

9 1. Lpi-posten som skapas (som alltid har katalogposttyp Standard) och den preliminära katalogposten kan inte slås ihop per automatik eftersom de är just olika katalogposttyper. 2. De kan inte heller slås ihop manuellt i BOOK-IT eftersom de har olika katalogposttyper. Lösningen på detta idag är att ändra katalogposttypen Preliminär till Standard. Det gör du via knappen Kat.via mall i listrutan där det står Preliminär. Därefter kan du slå ihop posterna manuellt. 25. Tips! Inköp Tillfälliga katalogposter Titelnummer saknas Om beställningsposten saknar titelnummer men har postleverantör, så skapas ett lokalt titelnummer som börjar på 7 och postleverantören ändras till LOKAL-I och den tillfälliga katalogposten skapas med dessa uppgifter. Sedan finns det två scenarior per postleverantör. Bibliotek med BURK-poster 1. Beställningsposten har ISBN Biblioteket får bevaka när det finns en katalogpost att importera från BURK. När katalogposten importeras ersätts den tillfälliga katalogposten med denna per automatik, under förutsättning att det ISBN som skickades med beställningsposten är det första i katalogposten så BOOK-IT kan matcha. Om BOOK-IT matchar ISBN så uppdateras beställningsposten med det nya titelnumret och postleverantör BURK, och exspektansen blir då kopplad till den nya katalogposten. 2. Beställningsposten saknar ISBN Biblioteket får bevaka när det finns en katalogpost att importera. När katalogposten importeras kommer den in som ny och det har alltså skapats en dubblett, som du kan slå ihop. Bibliotek med Libris-poster 1. Beställningsposten har ISBN Om beställningsposten har ISBN så kommer det en katalogpost nästa dag från LIBRIS och då ersätts den tillfälliga katalogposten med denna per automatik. Beställningsposten uppdateras med det nya titelnumret och postleverantör LIBRIS, och exspektansen blir då kopplad till den nya katalogposten. 2. Beställningsposten saknar ISBN Biblioteket får bevaka när det finns en katalogpost att importera. När katalogposten importeras kommer den in som ny och det har alltså skapats en dubblett, som du kan slå ihop. Gallra LOKAL-I-poster i Mängd katalogposter Om du har en del LOKAL-I-poster utan bestånd så kan du gallra dem i Katalog - Mängd katalogposter. Markera kryssrutan Utan bestånd/order, ange ett datum (då posten skapades i BOOK-IT) i fältet T.o.m. Ange lokal-i i fältet Sökfråga. I fliken Träfflista markerar du radioknappen Ta bort post/er och klickar på Ta bort alla. 9

10 26. Tips! Inköp från Btj:s webbplats. Om du inte har avtal med Btj om bibliografisk servicenivå 3, måste du nu fylla i fältet Hyllsignum etiketter på Btj:s webbplats för att få dina medier utrustade med ryggsignum. Om du behöver få med den informationen till BOOK-IT så kan du lägga uppgiften antingen i fältet Anmärkning eller fältet Avvikande hylla. Läs mer: Arena/BOOK-IT PUB 27. Responsiv webb och brandvägg. I vissa kommuner spärras brandväggen så att skript som används i BOOK-IT PUB, Arena Go eller Arena med responsiv webb inte fungerar. Ett exempel är problem med markörförflyttning (när man läser in lånekortet med skanner och den skickar ett <enter> som inte tas emot som markörförflyttning till PIN-kodsfältet, utan som ett klick på OK-knappen, vilket leder till ofullständig inloggning). Det måste vara öppet i brandväggen för trafik mot/tillåtet att nå den URL där skripten ligger från de datorer där PUB används, Onlinebetalning 28. I Vid Online-betalning i Arena/BOOK-IT PUB försvinner inte eventuell röd signal per automatik om cirkulationsparametern Signaler, kravsteg är inställd för gul eller röd signal vid kravsteg Räkning. Då måste alla exemplar på räkning ha återlämnats för att signalen ska försvinna. Skulden betalas, och visas i låntagarposten under Betalda. Röd signal försvinner först efter återlämning av aktuella exemplar. I Mängd exemplar kan utsökning göras via status Betald räkning, varvid återlämning och gallring kan göras. Observera att Röd signal inte heller försvinner när man betalar skuld i disk, utan först efter att aktuella exemplar återlämnas. Här är det ett lite mindre problem eftersom personalen kan återlämna exemplar direkt efter betalning av skuld. Det är alltså viktigt att regelbundet kontrollera Betald räkning. Övrigt 29. Borttagning av avdelningar och enheter i BOOK-IT. Det är ibland svårt att ta bort avdelningar och enheter i BOOK-IT på grund av att dessa används i systemet. Det kan t ex finnas bestånd, beställningar, regelverk i Z39.70 sortering och orderregler för inköp. Man kan alltid göra ett försök att ta bort den aktuella avdelningen/enheten, men det är viktigt att vara medveten om att man kan stöta på situationer som man kanske inte kan lösa själv. 10

11 Om ni så önskar kan ni köpa tjänsten från oss. Kontakta Support för en prisuppgift. En sak som är viktig att tänka på i sammanhanget är att statistiken inte längre kan redovisa uppgifter för den parameter som tagits bort. Uppgifterna redovisas under rubriken Okänd aktuell parameter. Så här är det rent generellt och ett tips är att inte ta bort avdelningen, enheten, placeringen eller vad det nu gäller förrän man tagit ut den statistik som organisationen behöver, d.v.s. oftast i slutet av året. 30. Automatiserade jobb, Borttag av katalogposter utan bestånd/order Om man har det automatiserade jobbet Borttag av katalogposter utan bestånd/order aktiverat och periodika-modulen, med årgångsposter utan bestånd kopplade till en årsvis information: då tas denna katalogpost bort och den årsvisa informationen samt eventuell genererad utgivningsplan, när antalet dagar i systemparametern JOB_DEL_CAT_NO_COPY är uppfylld För att undvika detta tills lagning kommer: utöka antalet dagar på katalogpostens ålder i databasen i systemparametern JOB_DEL_CAT_NO_COPY. Rättas i version