TIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version

Transkript

1 TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 9.0 Axiell Sverige AB, Box 24014, Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, Lund tel , e-post:

2 Innehållsförteckning Cirkulation... 3 Utskrifter... 4 Administration... 5 Katalog... 6 Inköp... 7 Fjärrlån... 7 Statistik... 8 Arena/BOOK-IT PUB... 8 Online-betalning... 8 Allmänna tips

3 Cirkulation 1. Låntagarinformation: Vid verkställande av skuld i detaljfönstret uppdateras inte alla kolumner efter att besked getts att betalning skett. Raden med Rest totalt uppdateras, och fältet vid sidan om knappen Verkställ blir tom. Klicka bara på Avbryt så kommer ni tillbaka till skuldfliken i låntagarfönstret och informationen uppdateras. 2. Utlån. När man använder utlån och söker fram varje låntagare med namn och sedan väljer en låntagare från listan och sedan gör utlån på denna låntagare städas inte träfflistan bort. Gör man detta 15 gånger i rad slår det i taket och man får "Funktionen kan inte startas." Förslag på åtgärder 1. Använd Sök låntagare i stället. 2. Efter några utlån, tryck Esc. och sedan Ctrl+U (stänger fönstret och startar om Utlån). 3. I stället för namn använd Lånekort i Version 9.1 är sökning på låntagare vid utlån omgjort (sökfönster och träfflista sammanslagna) så i 9.1 är det inga problem. 3. Omlån. Ett exemplar kan endast låna/omlånas en gång per dag. Om en låntagare råkar lägga ett nyss utlånat exemplar på en RFID-platta eller lånar i Cico så blockeras utlåning och ett felmeddelande visas, istället för relevant information. Rättat i version Tillfällig stängning. När en enhet stängs tillfälligt så fryses alla exemplar som finns inne på den aktuella enheten, exemplaren räknas inte som infångningsbara. Exemplar som tillhör den stängda enheten och som varit utlånade fångas in i vanlig ordning när de återlämnas. Det uppstår problem när ett exemplar som tillhör en tillfälligt stängd enhet har fångats in för reservation och där reservationen sedan tas bort. Då har inte exemplaret status utlånat längre och räknas som fryst. När man sedan återlämnar exemplaret igen så får man därför reda på att det skall till den ägande (stängda enheten) För närvarande krävs att man är uppmärksam när en reservation tas bort och exemplaret ska skickas till en stängd enhet. Man bör kontrollera om det finns reservationer, och om så är fallet kan man antingen göra ett provisoriskt utlån och sedan återlämna exemplaret, varvid det fångas in, alternativt göra en tillfällig omlokalisering av exemplaret till en enhet i samma reservationsgrupp. 3

4 Utskrifter 5. Plocklistor/-lappar. Om en låntagare tar bort en infångad reservation så finns det därmed ett tillgängligt exemplar, och titeln kommer med på plocklista/-lapp. Ett gammalt problem har återuppstått som följd av ändring av plocklistorna. I version 8 visades på plocklistan endast en rad per titel, under förutsättning att alla ex hade samma placering, annars blev det en rad per placering. I version 9 visas också Hämtställe och därmed blir det en rad per reservation. Fram till rättning bör ni tänka på följande: Så fort det kommer in ett mejl om att infångad reservation har tagits bort bör ni leta fram det exemplaret och fånga in det till nästa i kön. Det kan dessutom vara klokt att kolla mejlen om borttagna reservationer innan ni skriver ut plocklista. Om det handlar om ett infångat exemplar på väg så är det bästa att skapa en status, till exempel Infångad på väg som ni lägger på exemplaret när mejl skickas om att reservationen är borttagen. Ni bör också vara uppmärksamma på om plocklistan blir ovanligt lång och inte skriva ut den innan ni har kollat om någon reservation visas på många rader Utskrifter för enhetsgrupper. Vid utskrift för enhetsgrupp kommer de ingående enheternas utskrifter upp i separata flikar i samma webbläsarfönster. För att det skall fungera i Internet Explorer måste inställningen Aktivera snabbflikar vara för-bockad (menyvalet Verktyg/Internet-alternativ, fliken Allmänt, knappen Flikarunder rubriken Flikar). 7. Kvitton via e-post. ibland fungerar inte detta. Till exempel när man tar bort en skuld från en låntagare eller när man ska betala en fjärrlånereservationsavgift. Felet ska rättas Om man i fönstret Grunddata Cirkulation Cirkulationsställen har satt att kvittotypen skall vara Långt kvitto - smalt kvittopapper, och valt detta för Omsättning och Återlämning, så slår inte detta igenom i omsättningsfönstret. Där står det fortfarande Kort kvitto-smalt kvittopapper. Det går att ändra manuellt. Rättas i version

5 Administration 9. Grunddata Cirkulation Meddelandemallar. För närvarande fungerar det inte att göra inställningar på låntagarkategori-nivå i mallarna för påminnelser Max antal reservationer per titel. Om man reserverar en titel i taget fungerar cirkulationsparametern enligt angivet värde. Men om man markerar ett antal titlar på samma gång och klickar på Reservera så går reservationen igenom så länge det finns utrymme för åtminstone en reservation till, även om värdet för max antal därmed överskrids. 11. Användare. De automatiska jobben är beroende av den användare som skapade dem. Tas denna användare bort så fungerar inte de automatiska jobben. 12. Författarfond Referenstitlar. För att kunna generera fil över referenstitlar måste relevanta cirkulationskategorier vara markerade som Ej hemlån (under Administration Grunddata Cirkulation Cirkulationskategorier). Om det inte finns markeringar här kommer genereringen att resultera i 0- träff, och ett inadekvat felmeddelande om Java-fel visas. Felmeddelandet ska rättas. 5

6 Katalog 13. Lokalisera. Vid lokalisering visas inte kryssrutan för Nyutgiven vid Nyförvärv när man öppnar fönstret. För att få fram rutan måste du välja något annat i listrutan och sedan välja Nyförvärv på nytt. Då visas rutan. Rättat i klientversion Katalogisering, MARC21: På grund av ett besvärligt fel med tidsstämpling går det endast att spara ändringar i en katalogpost en gång per dag. Se till att du gör alla önskade ändringar på en gång innan du sparar, annars måste du göra resten av ändringarna en annan dag. Rättat i klientversion Reservationskön. Den egna reservationskön visar inte reservation om det varken finns något infångningsbart exemplar eller ett beställt exemplar. I dessa fall visas reservationen endast i listrutan under Alla. 16. Tips! Man ska alltid ha som regel att återlämna nylokaliserade exemplar för att de ska kunna hanteras korrekt i systemet. Gäller t.ex. för att komma med på plocklistor och infångning av reservationer. 17. Tips! Använd gärna fönstret Mängd exemplar om ni skall omlokalisera många exemplar. Där kan man bocka i Sök på etikett, läsa in x antal etiketter, söka fram träfflistan, där visas fler än i lokaliseringsfönstret. Sedan är det bara att markera dem som du önskar omlokalisera, klicka på knappen Lokalisera så kommer dessa exemplar med till lokaliseringsfönstret. 18. Expertsök, Läsordning: Om man lägger till läsordning i fält 886, delfält o, och det i fält 887 $o står 00 så måste man ta bort $o00 från fält 887 för att läsordningen i fält 886 ska visas i träfflistan. 19. Katalogposter: En kopierad post betraktas alltid som en ny post och får alltid ett nytt, unikt titelnummer. På grund av kontroller mellan bibliografisk etikett och BURK-post går det inte längre att lokalisera en "BURK-etikett" till en icke- BURK-post, endast löpnummeretiketter fungerar här. Denna kontroll kan slås av i systemparametern BIB_SERVICE (ändra värdet till 0) om Bibliografisk service från BTJ inte används

7 Inköp 20. Inköp Beställning. När beställningsposter med reservation får status Avbeställd eller Slutnoterad i fönstret Beställning, och det inte finns något reservationsbart exemplar så läggs det ett meddelande på låntagaren om att reservationen inte kunde effektueras och att den har tagits bort. Om ni har för avsikt att skaffa titeln via annan leverantör kan du göra på två sätt för att reservationerna ska bli effektuerade: 1. Lägg först in beställningen från annan leverantör, därefter kan du göra statusändringen på den beställning som inte längre är aktuell. Detta sätt är att föredra så har ni hela historiken i inköp. 2. Lokalisera de inköpta exemplaren vi Expertsök, därefter kan du göra statusändringen på den beställning som inte längre är aktuell. 21. Inköp Beställning. Vid beställning i webbshop finns ett notis-fält för egna anteckningar. Dessa anteckningar lägger sig på exemplarposten, vilket innebär att om ni inte vill spara anteckningarna här måste ni manuellt ta bort anteckningen från exemplaret. Felet ska rättas i version Inköp från Btj:s webbplats. Om du inte har avtal med Btj om bibliografisk service nivå 3, måste du nu fylla i fältet Hyllsignum etiketter på Btj:s webbplats för att få dina medier utrustade med ryggsignum. Idag kan inte BOOK-IT ta emot informationen som läggs i det fältet, så om du behöver få med den informationen så kan du lägga uppgiften antingen i fältet Anmärkning eller fältet Avvikande hylla, tills detta är implementerat i framtida BOOK-IT-version. Läs mer: Fjärrlån 23. Det går inte att spara anmärkningar om det finns ett Till-datum (önskas senast) som har passerats i posten. För att kunna spara måste datumet tas bort. Det behövs inte längre i detta skede. 24. När ett fjärrlån avslutas (får status Returnerad) så visas det därmed inte i fliken Beställning. Istället visas ett tomt formulär, och om man önskar se det aktuella fjärrlånet så måste det sökas fram med status Returnerad. Felet har rättats i klientversion Öppen lånetid visas alltid inom parentes. I fjärrlånefönstrets statusflik går det att ändra Förfallodatum (cirk) endast om man tar bort parentestecknen

8 Statistik 26. Tips! Om ni får problem med att filen inte öppnas korrekt efter att ni klickat på knappen Kalkylark i Spara-fönstret, så prova att byta format på filen. Office2007 (eller högre) är standard, men Office2003 (eller lägre) går att välja. De olika versionerna hanterar inte dessa filer på samma sätt. 27. Exemplarstatistik: Exemplarstatistikprofil med variabeln Ålder ex. kan endast kombineras med variablerna Exemplar och/eller Gallrade ex Arena/BOOK-IT PUB 28. I vissa kommuner spärras brandväggen så att skript som används i BOOK-IT PUB, Arena Go eller Arena med responsiv webb inte fungerar. Ett exempel är problem med markörförflyttning (när man läser in lånekortet med skanner och den skickar ett <enter> som inte tas emot som markörförflyttning till PIN-kodsfältet, utan som ett klick på OKknappen, vilket leder till ofullständig inloggning). Det måste vara öppet i brandväggen för trafik mot/tillåtet att nå den URL där skripten ligger från de datorer där PUB används, Online-betalning 29. Vid Online-betalning i Arena/BOOK-IT PUB försvinner inte eventuell röd signal per automatik om cirkulationsparametern Signaler, kravsteg är inställd för gul eller röd signal vid kravsteg Räkning. Då måste alla exemplar på räkning ha återlämnats för att signalen ska försvinna. Skulden betalas, och visas i låntagarposten under Betalda. Röd signal försvinner först efter återlämning av aktuella exemplar. I Mängd exemplar kan utsökning göras via status Betald räkning, varvid återlämning och gallring kan göras. O bservera att Röd signal inte heller försvinner när man betalar skuld i disk, utan först efter att aktuella exemplar återlämnas. Här är det ett lite mindre problem eftersom personalen kan återlämna exemplar direkt efter betalning av skuld. Det är alltså viktigt att regelbundet kontrollera Betald räkning. Kan vara klokt att istället för Signaler, kravsteg endast tillämpa parametern Signaler, Avgiftsgräns för röd signal. 8

9 Allmänna tips 30. Borttagning av avdelningar och enheter i BOOK-IT Det är ibland svårt att ta bort avdelningar och enheter i BOOK-IT på grund av att dessa används i systemet. Det kan t ex finnas bestånd, beställningar, regelverk i Z39.70 sortering och orderregler för inköp. Man kan alltid göra ett försök att ta bort den aktuella avdelningen/enheten, men det är viktigt att vara medveten om att man kan stöta på situationer som man kanske inte kan lösa själv. Om ni så önskar kan ni köpa tjänsten från oss. Kontakta Support för en prisuppgift. En sak som är viktig att tänka på i sammanhanget är att statistiken inte längre kan redovisa uppgifter för den parameter som tagits bort. Uppgifterna redovisas under rubriken Okänd aktuell parameter. Så här är det rent generellt och ett tips är att inte ta bort avdelningen, enheten, placeringen eller vad det nu gäller förrän man tagit ut den statistik som organisationen behöver, d.v.s. oftast i slutet av året. 9