KFUK-KFUMs scoutförbund

Transkript

1 Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Jörgen Wallin Gustaf Haag Carin Stegen Richard Trum Hanna Nilsson, inte närvarande vid 23. c, e, f, h, i, j, l. Förhinder Ej tillämpbar Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 17. Mötesformalia a) Mötets öppnande Gustaf Haag hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. b) Val av sekreterare att välja Carin Stegen till sekreterare. c) Fastställande av dagordningen att godkänna dagordningen. 18. Föregående protokoll att lägga föregående protokoll till handlingarna. 19. Uppföljning av beslut d) FM-beslut Det ännu ojusterade FM-protokollet lästes igenom och det konstaterades att beslutsuppföljning naturligt avhandlas under befintliga punkter i dagordninen. Undantaget är de stadgeförändringar som beslutades under FM. att Gustaf Haag ser över hur ändringar i stadgarna enligt FM beslut ska ske. Sida 1 (14)

2 e) Tidigare fattade styrelsebeslut - Utskick till medlemmarna om extra förbundsmöte är skickat. - Hanna har varit kontakt med Karin Nolke gällande samverkansavtalet och har planerat in ett möte med henne den 11 maj. - Vi har tecknat avtal med KFUM-Sverige gällande kansliet. - Richard har kontakta Sanna om att informera om kansliflytten. - Patrik Schröder är kontaktperson och arbetsledare för vår kanslipersonal. - Gustaf och Ulf har varit på kansliet och pratat med personalen för att säkerställa en god kontakt och kommunikation. - Hanna har påbörjat kontakten med scouterna rörande vidare utveckling av överföringen från Regina till scoutnet. - Richard har kontaktat tidigare kassaförvaltare samt talat med verksamhetsrevisor Gunnar Lindblom för goda råd och tips gällande ekonomin. - Jörgen har också talat med sin ekonomiska kontakt för råd, Richard och Jörgen ska prata ihop sig och sammanställa det de har fått ihop. Ska också se över den utökade revisionsberättelsen. - Carin har varit i kontakt med valberedningen. - Gustaf och Hanna har etablerat en kontakt med KFUM-Sverige och Scouterna. Brådskande åtgärder har identifierats och påbörjats. - Ulf har kontaktat förbundsmötessekreterare för att få tag i FM 2012s protokoll. - Gustaf har bett Louise Callenberg om att få alla uppgifter gällande försäljningen av Storvallen. - Carin har sett över Getting Together ansökan för att få ett grepp om konceptet. - Gustaf har avbokat diverse möteslokaler som inte kommer användas. Har inte hunnit tala om för NSF att vi avser delta på deras förbundsmöte. - Ingen är utsedd som representant på YMCA europé general assembly, ska undersökas vidare av Gustaf. - Gustaf har talat med scouterna om att vi har för avsikt att skicka två representanter på verksamhetsplaneringsmötet den 26 maj. att Hanna Nilsson identifierar tidigare styrelsebeslut från förra verksamhetsåret för uppföljning. Sida 2 (14)

3 20. Återkommande rapporter f) Generalsekreterarens verksamhetsrapport Inga rapporter har kommit in då generalsekreteraren är sjukskriven. g) Presidierapport Inga rapporter har inkommit då presidiet ännu inte har haft något möte. h) Ekonomisk rapport med budgetuppföljning - Ekonom är Maritha Norberg separat avtal med KFUM-Sverige är tecknat gällande hennes anställning. - Diskussion har förts mellan Richard och Gunnar Lindblom kring förändring av kontoplanen som inte är anpassad efter scoutförbundets verksamhet som den ser ut idag. - Bidragsansökan till ungdomsstyrelsen skall ses över, se 23 b. - En översyn kring eventuella upplösningar av scoutförbundets fonderingar har också diskuterats tillsammans med Gunnar Lindblom, liksom behovet av kontinuerliga kassaflödesanalyser för att säkerställa god likviditet under året. - Nytt möte med Gunnar är bokat den 1 september. - Balansräkning från 1 jan- sista april. Richard ska kolla upp mer hur det ser ut. Kostnader ser bra ut. Fått in 45 % av alla medlemsavgifter, EFS avgifter har ännu inte fakturerats pga översikt av medlemsstatistik behöver genomföras. - - Balans- samt resultaträkning togs ut från Hogia för perioden 1 januari 23 april 2012 inför mötet med Gunnar Lindblom (se bilaga 2) Scoutförbundets intäkter under 2012 uppgick den 23 april till kr, vilket motsvarar 39,5% av de totala budgeterade intäkterna. Av dessa är 250 tkr ändamålsbestämda projektmedel för Getting Together. Gällande medlemsavgifter har 45% av de budgeterade intäkterna inkommit, men troligen kvarstår medlemsavgifter från SALT (vilka motsvarar omkring 35% av scoutförbundets medlemmar). Kostnaderna under 2012 uppgick den 23 april i sin tur till kr, vilket motsvarar 37,4% av de budgeterade kostnaderna. Några noteringar är att förbundet har överskridit budgetposten för konsultarvoden med hela 123% hittills i år, vilket troligen beror på kostnader för den inhyrda ekonomen. Vidare har anmärkningsvärt stora delar av årets budget för bland annat resor (88% av budgeten) redan förbrukats, vilket skulle kunna bero på att kostnader för vårens två förbundsmöten har konterats på det kontot. Richard undersöker konteringarna närmare vid ett möte med Maritha under vecka 19. Vad gäller scoutförbundets balansräkning och likviditet tycks denna vara relativt god Sida 3 (14)

4 för tillfället omkring 500 tkr fanns den 23 april på förbundets plusgirokonto, till skillnad från vid årsskiftet då motsvarande siffra var några få tusen. - Kommande intäkter/kostnader: Resterande medlemsavgifter kommer troligen att till stor del betalas in under fortsatta våren och sommaren. En relativt stor kommande kostnad är internationella avgifter som till stor del ännu inte är betalda, liksom utbetalning till Graphera för produktutvecklingen av Almanackan. i) Riksroverscoutkommiténs verksamhetsrapport Hanna har pratat med Johan Manner (ordf.). De har inga akuta frågor på agendan just nu. att utse Carin som kontaktperson till ROKO. j) Alma Vidare diskussion, beslutsfattande och rapport om läget hänskjuts till 7. k) Anläggningarna Sjöbo och Storvallen Jörgen behöver underlag. Vidare diskussion görs vid Tillfälliga rapporter l) Kansliflytt Flytten är genomförd. Anders Wallin anlitades som extra arbetskraft för flytten. Sanna ändrar mallar och hemsidor gällande adress, telefonnumret kvarstår. Materiell har setts över på skeppsbron, mycket flyttas till riksarkivet. Kommunikationen med Scouterna om flytten genomfördes. Den nya adressen är rosengatan 1. m) Personalmöte Genomfördes i samband med Gustafs och Ulfs besök på kansliet i april. Alla anställda förutom Henrietta och Jonas var på plats. n) Möte med lekmannarevisor Gustaf och Richard hade ett möte med lekmannarevisor Gunnar Lindblom den 1 maj. Under mötet diskuterades framtida ekonomirutiner och vikten av att ha en enkel och lättöverskådlig sådan. Förslag på förändringar såsom förenklad kontoplan, uppdaterade rapportmallar och eventuell upplösning av vissa fonderade medel avhandlades. Nästa möte är planerat till september. Sida 4 (14)

5 d) Skåne-Blekinge Regionen Scoututskotts möte Hanna var på plats. TreFem av sex distrikt, Luftakommittén samt representanter från regionsstyrelsen var närvarande. Förbundsmötet och samverkansavtalet diskuterades samt hur strukturomvandlingen kommer påverka våra nuvarande distrikt. 22. Beslutsärenden a) Ekonomiskt konsulentstöd till regionen Skåne-Blekinge Skåne-Blekinge regionens ordförande Thomas Fridlund Gillerfors har kontaktat styrelse om att godkänna och signera avtal gällande ekonomiskt stöd till konsulenttjänst. Just nu finansieras femtio procent av konsulentens anställning av scoutförbundet och liggande förslag till avtal för 2012 innebär samma stöd. Styrelsen gick igenom konsulentens arbetsbeskrivning och kontrollerade utgiftsnivån mot budget och tidigare års nivåer. Avtalet återfinns i bilaga X. att i enlighet med budget bevilja Skåne-Blekinge regionens konsulentavtal för att uppdra åt Gustaf och Hanna att tillsammans med Thomas Gillefors underteckna avtalet. b) Revisionsansvarig bidragsansökan att anlita den auktoriserade revisorn Marie Welin från PWC att granska underlag för statsbidragsansökan med hjälp från lekmanna- och verksamhetsrevisorerna. att uppdra åt Richard att ta kontakt med Marie Welin och Sophia Jansson. c) Revisorer tillgång till båda intranätet Sida 5 (14) Lekmannarevisor Gunnar Lindblom har efterfrågat tillgång till samtliga två intranät och inte enbart det ena. Detta är något som även uttrycktes önskemål om i verksamhetsrevisorernas utökade rapport framlagd till styrelsen i samband med FM 2012.

6 att revisorerna ska ha tillgång till båda våra intranät. att uppdra åt Carin att be Johan ge revisorerna tillgång till intranäten. att uppdra åt Ulf att se över och strukturerar styrelsens intranät. d) Utgifter för Sjöbo Det finns åtgärder som utlovats hyresgästen Enigma att utföras på Sjöbos fastigheter innan sommaren, vilka uppskattningsvis kommer att kosta ca kr. Det har också tidigare diskuterats en eventuell hyresrabatt mellan generalsekreteraren och Enigma. att uppdra åt presidiet att kontakta Enigma för svar på om de vill hyra Sjöbo under sommaren och konkretisera vilka krav på förbättringar de ställer. att uppdra åt presidiet att efter kontakten med Enigma ta beslut om eventuell hyresrabatt. att utföra de åtgärder som det Enigma blivit lovade, som styrelsen fått offert på, förutsatt att Enigma tänker hyra Sjöbo samt önskar att åtgärderna utförs. att uppdra åt presidiet att kontakta David Eriksson för vidare diskussion kring åtgärderna på fastigheten. att kostnader för åtgärderna utöver budget tas från konto 2160 ändamålsbestämda medel för underhåll gällande anläggningar. 23. Diskussionsärenden a) Almanackan Under hösten har Johanna Bjuhr Escalante från Graphera anlitats för att se över Almanackan och dess utvecklingspotential. Arbetet har mynnat ut i en rapport. I början av april tecknade GS Louise Callenberg på dåvarande presidiets uppdrag ett exklusivt produktions- och marknadsföringsavtal med Graphera med en löptid om 2 år. Med anledning av detta kan nuvarande styrelse inte genomföra det beslut som tog på Sida 6 (14)

7 styrelsemötet den 18 april om att förnya avtalet med förra årets producent scout. Styrelsen diskuterade Almanackan och gick igenom tidigare års försäljningsrapport från scout. Det identifierades en långsiktig negativ trend i säljvolym vilket påverkat lönsamheten senaste åren trots minskade produktionskostnader. Richard och Gustaf har träffat Graphera för att diskutera förslagen på produktutveckling samt framtida planer på distribution, lagerhållning och budgetering. Styrelsen tog de av Graphera föreslagna produktutvecklingsaspekterna i beaktande, och med hjälp av ett Impact/ Effort diagram enades vi om att gå vidare med följande föreslagna ändringar: Sälja in sponsorplats på baksidan Nya månadsbilder Ny förpackning i kartong Nästkommande år vill vi fortsätta utveckla almanackan genom: Datumblock utan scouthögtider för att minska produktionskostnaden Rygg i tjockare papp Ställ för almanackan att användas av återförsäljare För projektrapport från Graphera se bilaga 1. För ekonomiskt beslutsunderlag se bilaga 2. att anta Grapheras förslag på produktutveckling gällande en ny förpackning av almanackan i form av en kartong. att anta Grapheras förslag på produktutveckling gällande att sälja in sponsorplatser på almanackans baksida. att anta Grapheras förslag på produktutveckling gällande framtagandet av nya månadsbilder till almanackan. att uppdra åt Gustaf och Richard att skriva avtal med Graphera som reglerar provision och ersättningsmodell. att uppdra åt Gustaf och Richard att granska de månadsbilder som Graphera tar fram på förslag. att producera antal almanackor för försäljning att orderkvantiteten för scoutkårer och återförsäljare sänks från 25 st almanackor till 15 st. att priset för almanackan för scoutkårer och återförsäljare kvarstår på 50 kr. Sida 7 (14)

8 b) Konsulenter Det är viktigt att trygga ett konsulentstöd för våra kårer och se till att det uppfyller medlemmarnas behov. Tillse att utfasning av befintligt konsulentstöd sker på ett ansvarfullt sätt utefter vår personals behov. att uppdra åt Hanna att initiera en dialog med Scouterna om att säkra konsulentstöd via Scouterna för Stockholm och de övre regionerna. Även se vilket stöd de kan erbjuda våra kårer i Skåne-Blekinge Regionen för konsulentstöd och då även informera om vår befintliga konsulentstruktur. att uppdra åt Richard att se över de övriga konsulentbidragen. att uppdra åt Ulf att ta en initial kontakt med Jonas Lamprecht och sedan återkoppla till Hanna. att uppdra åt Hanna att under mötet med Scouterna diskutera konsulenttjänsten i västra regionen och eventuellt skriva ett nytt avtal med dem. att uppdra åt Gustaf att kontakta Thomas Gillefors och diskutera Skåne-Blekinges konsulentstöd efter c) Framtida ekonomihantering och ekonomistyrning Styrelsen har konstaterat att kontoplanen behöver ses över. Det behövs en konkret och anpassad kontoplan som fungerar ihop med vår verksamhet. Projektnummer som är kopplade till våra konton i planen kan vara ett sätt att underlätta detta. För att underlätta för framtida uppföljning och prognostisering så bör vi kontera om 2012 års bokföring. att uppdra åt Richard tillsammans med Jörgen och Marita att se över, förändra samt anpassa kontoplanen efter verksamhet och budget. att uppdra åt Richard att ge Marita i uppdrag att kontera om 2012 års bokföring. att uppdra åt Richard och Jörgen att se över och förändra ekonomihandboken. d) Generalsekreterare och arbetsledning av personal Se bilaga 3. Sida 8 (14)

9 e) Extra förbundsmöte och Ledarhelgen GLÖD Styrelsens plan är att kombinera det extra förbundsmötet med ledarhelgen glöd. att Gustaf undersöker möjligheterna för att använda KFUM Ungdomenshus i Jönköping som möteslokal för ett extra förbundsmöte inkluderat i ledarhelgen GLÖD. f) Styrelsens utskott Styrelsen har sett över utskottsstrukturen och sett att det inte finns aktiva utskott och heller inget behov av den typen av struktur. Således kommer inte styrelsen arbeta fram någon ny utskottsstruktur utan istället arbeta i projekt gällande specifika frågor. Styrelsen anser dock att ROKO bör fortsätta i tidigare linje som en kommitté underställd scoutstyrelsen. att styrelsen inte kommer arbeta fram någon ny utskottsstruktur utan istället arbeta i projekt gällande specifika frågor. g) Effekter av Samverkansavtalet Styrelsen har identifierat informationsspridningen till kårerna som en prioriterad fråga och behöver samarbeta med Scouterna för att detta ska gå till på bästa sätt. Arbete med att ta fram tydliga direktiv kring vad kårerna behöver göra är essentiellt. att uppdra åt Hanna och Ulf att ansvara för att kommunikationen når kårerna under juni månad. h) Kommunikation Vi bör se över förbundets kommunikativa kanaler framförallt användandet av blogg. Sida 9 (14)

10 att utse Ulf till kommunikationsansvarig. att uppdra åt Ulf att samtala med tidigare kommunikationsansvarig Malin Lindén. i) LSU Styrelsen diskuterade scoutförbundets koppling till LSU och tror att det finns mycket att hämta i ett samarbete i och med exempelvis Getting Together projektet samt våra utmanar och roverscouter. att utse Carin till kontaktperson för LSU. j) SALT Styrelsen behöver utse en kontaktperson för att stödja SALTs övergångsprocess till Scouterna. att utse Jörgen till kontaktperson för SALT. k) Avyttring av anläggningen Storvallen Styrelsen har diskuterat Storvallens försäljningsläge och konstaterat att det behövs utrönas var i processen styrelsen befinner sig för att kunna besluta vilka åtgärder som behöver vidtas. l) Avyttring av anläggningen Sjöbo Styrelsen har efter FM 2012s beslut att sälja Sjöbo lägergård fått en avsiktsförklaring från en spekulant. Styrelsen har efter översikt av avsiktsförklaringen konstaterat att spekulanten har för avsikt att bedriva scoutverksamhet på Sjöbo vilket är ett gott argument för att underteckna förklaringen. Sida 10 (14)

11 att uppdra åt Jörgen att leda arbetet med försäljningen av Sjöbo tillsammans med Richard och Gustaf. Vilket bland annat innebär att förhandla om köpeskilling för att till ett senare styrelsemöte inkomma med ett ekonomiskt beslutsunderlag gällande försäljning. att se över värderingen av Sjöbo som presenterades på FM2012, hur den ser ut och om den är aktuell. att uppdra åt Jörgen och Gustaf att granska, eventuellt justera och underteckna avsiktsförklaringen från spekulanten. m) Getting Together att uppdra åt Carin att kontakta Vanessa på kansliet för att se hur arbetet går med Getting Together och ta reda på hur styrelsens roll ser ut i projektet. n) Personalfrågor Scoutstyrelsen diskuterade och beslutade framtida bemanning i förbundet se bilaga 3. Då frågorna i bilaga 3 rör individers anställning publiceras den inte offentligt. 24. Representation a) Nordisk Scoutkonferens maj i Åbo. att Carin representerar styrelsen och förbundet på Nordisk Scoutkonferens tillsammans med Johan Manner. b) NSFs årsmöte 12 maj i Linköping Sida 11 (14)

12 att Hanna och Gustaf representerar förbundet på NSFs årsmöte. c) YMCA Europe General Assembly att inte sända någon representant. c) Verksamhetsplaneringsmöte 26 maj 2012 att Hanna och Ulf representerar styrelsen och förbundet på verksamhetsplaneringsmöte. d) SALTs årsmöte 19 maj i Uppsala. att Jörgen representerar styrelsen och förbundet på SALTs årsmöte. 25. Övriga frågor a) Firmatecknare För att underlätta styrelsens arbete så är det fördelaktigt att hela styrelsen är firmatecknare för förbundet. Det har även uttryckts önskemål från kanslit att firma alltid skall tecknas av minst en ledamot i styrelsen. att till att teckna KFUK-KFUMs scoutförbunds firma utse Ingrid Greiby Maritha Norberg Carin Stegen Sida 12 (14)

13 Gustaf Haag Jörgen Wallin Richard Trum Hanna Nilsson och Ulf Klingnäs två i förening varav minst en ledamot i styrelsen. att till att teckna KFUK-KFUMs scoutförbunds postgiro, bankgiro och bankkonton samt konto hos Banco-fonder utse Ingrid Greiby Maritha Norberg Carin Stegen Gustaf Haag Jörgen Wallin Richard Trum Hanna Nilsson och Ulf Klingnäs två i förening. att till att överföra medel mellan KFUK-KFUMs scoutförbunds konton utse Ingrid Greiby Maritha Norberg och Gustaf Haag var och en för sig. b) Avtackning av generalsekreterare Styrelsen ordnar en avtackning för avgående generalsekreterare. 26. Kommande möten a) Telefonmöte 21 maj kl 19:00 gällande personal och extra förbundsmöte b) Styrelsemöte 8-10 maj preliminärt i Stockholm på KFUM-central Sida 13 (14)

14 27. Mötets avslutande Gustaf tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Carin Stegen Sekreterare Gustaf Haag Mötesordförande Sida 14 (14)