KFUK-KFUMs scoutförbund

Transkript

1 Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Jörgen Wallin Gustaf Haag Richard Trum Carin Stegen (ej närvarande under 1-3, 4a-b, 4d samt 5c) Förhinder Hanna Nilsson Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 36. Mötesformalia a) Mötets öppnande Gustaf Haag hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. b) Val av sekreterare att välja Richard Trum till sekreterare. c) Fastställande av dagordningen att godkänna dagordningen. 37. Föregående protokoll att lägga protokollen från Scoutstyrelsens möten 5-6 maj samt 21 maj till handlingarna. 38. Uppföljning av beslut Sida 1 (10) a) Tidigare fattade styrelsebeslut Genomförda punkter - Träffa Scouterna/Karin Nolke för avstämning kring konsulenter, samverkansavtal m.m. - Underteckna konsulentavtal med Skåne-Blekingeregionen - Kontakta Sophia Jansson samt Marie Welin kring statsbidragsansökan - Se över vilka konsulentbidrag som är aktuella under året - Maila valberedning om datum för XFM - Be Johan Manner att ge revisorerna tillgång till intranätet

2 3 Sida 2 (10) - Avtacka Louise Callenberg - Meddela ROKO angående tillgång till kreditkort - Delta vid NSFs extra förbundsmöte 12 maj i Linköping - Delta vid SALTs årsmöte 19 maj i Uppsala - Delta vid Scouternas verksamhetsplaneringsmöte 26 maj på Tollare folkhögskola - Delta på Nordisk scoutkonferens i Åbo - Informera kanslipersonalen kring fortsatta anställningar - Prata med Jonas Lamprecht kring fortsatt anställning - Ta fram underlag för tänkbart program under Glöd samt XFM Pågående punkter - Hålla kontinuerlig kontakt med Graphera gällande Alma - Undersöka förutsättningarna att hålla XFM på Ungdomens Hus i Jönköping - Uppdatera kontoplan samt ekonomihandbok - Föra kontinuerlig dialog med förbundets ekonom Maritha kring bokförings- och betalningsärenden - Ta fram kommunikationsmaterial gentemot kårerna kring samverkansavtalets effekter - Kontakta Enigma samt David Eriksson och fatta beslut kring upprustning och uthyrning av Sjöbo Ej påbörjade punkter - Se över nödvändiga stadgeförändringar till följd av samverkansavtalet - Se över och strukturera styrelsens nuvarande intranät 39. Återkommande rapporter a) Presidierapport Ett presidiemöte hölls den 5 juni där tre punkter avhandlades; försäljning av fonderade medel, bidragsansökan gällande internationell ledarskapsutbildning i Zimbabwe samt rapport kring Alma (se även separat protokoll från mötet 5 juni). Som konsekvens av ett av de beslut som då fattades har 1 Mkr sålts från Banco Humanfond och förts över till scoutförbundets SEB-konto i syfte att kunna täcka kommande månaders löner samt de fakturor om drygt 200 tkr som nu ligger i väntan på betalning. b) Ekonomisk rapport med budgetuppföljning Se även bilaga I. Att notera är att nuvarande resultat för året är -434 tkr, varav omkring 250 tkr utgör utgifter som borde ha bokförts på 2011 års förvaltning. Styrelsens intention är att presentera en offentlig ekonomisk rapport under augusti för att öka transparensen kring det nuvarande ekonomiska läget gentemot medlemmarna.

3 3 Styrelsen diskuterade ytterligare potentiella kostnadsnedskärningar, men konstaterade att möjligheterna under året till detta är begränsade till följd av ett stort antal fasta eller på förhand avtalade kostnader som inte går att minska nämnvärt (ex. anställda). c) Riksroverscoutkommitténs verksamhetsrapport Carin föredrog rapport från ROKO där kommittén just nu funderar en hel del kring deras framtida roll och arbete med tanke på strukturförändringarna inom Scouterna såväl som inom KFUM Sverige. Konkret arbetar kommittén nu bland annat med stöd till projektet Getting Together samt konceptet RiksArr. d) Alma Gustaf har fört kontakten med Graphera sedan senaste mötet, där ansvarsfördelningen mellan styrelsen och projektledaren har upplevts som något diffus (se även presidiemötesprotokoll från 5 juni). Graphera mottog de beslut som fattades kring Alma under styrelsemötet 5-6 maj på ett positivt sätt, och nya offerter baserat på besluten kring ex. distribution i pappförpackningar har begärts in. Presidiet har fått utkast till nya månadsbilder från Graphera och har i samband med detta tackat ja till att Graphera ska producera resterande månadsbilder för årets almanacka. Gustaf har ännu inte tagit fram någon uppdaterad modell för ersättning till Graphera, men arbetar vidare med detta under försommaren i dialog med Graphera. Gustaf kommr även att anordna ett nytt möte med Graphera för att förtydliga ansvarsfördelningen mellan styrelsen och företaget, samt för att få en uppdaterad prognos kring kostnader samt tidsplan inför hösten. Diskussioner med ScOut har förts kring eventuell försäljning av Alma via dem, men tyvärr konstaterades att en överenskommelse som är lönsam för båda parter är svår att nå utifrån de nu prognostiserade tillverknings- och distributionskostnaderna för produkten. e) Anläggningarna Sjöbo och Storvallen Jörgen föredrog för vad som har hänt sedan senaste mötet kring försäljning av både Storvallen och Sjöbo. Sjöbo Gällande Sjöbo har Jörgen fört diskussioner med en anbudsgivare, men har inte nått en överenskommelse i frågan. Nuvarande bud på gården uppgår till 1 Mkr, vilket är en märkbart lägre summa än den värdering som gjordes inför FM2012 där värdet på gården bedömdes till omkring 2 Mkr. Styrelsen inser att tidsaspekten är viktig med hänsyn till förbundsmötesbeslutet om försäljning av Sjöbo, men anser samtidigt att ett bättre underlag kring vad gården egentligen är värd är nödvändig då nuvarande bud uppgår till endast 50% av storleken på tidigare gjord värdering. Richard har fört diskussioner med David Eriksson samt Enigma Omsorg gällande uthyrning av Sjöbo under sommaren. Enigma kommer att hyra gården under sommaren, varför tidigare föreslagna åtgärder kring att lägga nytt golv på övervåningen i parstugan samt att köpa in nya täcken, kuddar och madrasser har påbörjats. Någon upprustning av den vedeldade bastun kommer däremot inte att ske. Eventuell hyresrabatt har ännu inte Sida 3 (10)

4 3 diskuterats, men vidare dialog kring detta kommer inom kort att föras tillsammans med Enigma. Storvallen Gällande Storvallen finns en tydlig intressent där konkret budgivning har påbörjats, där det senaste budet uppgår till tkr. Att notera är att flertalet av de inventarier som tidigare fanns på gården togs med av de tidigare arrendatorerna. Vidare har den tidigare använda mäklaren visat relativt svalt intresse tidigare under året kring fortsatt arbete med försäljning, men Jörgen har nu lyckats få upp dennes intresse igen. Det exakta mäklararvodet är i dagsläget okänt för styrelsen, men vidare undersökningar i arkivet kommer förhoppningsvis att påvisa detta. Sedan 2010 har företaget Fjällkonsulten också använts för att utföra löpande tillsyn samt att understödja vid visning av fastigheten för spekulanter, där betalning har förts på löpande räkning. Under 2011 utbetalades omkring 70 tkr till företaget, men debiteringen för 2012 är ännu okänd. att uppdra åt Jörgen att undersöka omkostnader för försäljning av Storvallen att uppdra åt Jörgen att förhandla fram ett slutbud med den nuvarande huvudintressenten, som sedan bekräftas av Scoutstyrelsen vid ett extrainkallat möte 40. Tillfälliga rapporter a) NSFs extra förbundsmöte 12 maj Se separat rapport från Gustaf (se bilaga II). b) Verksamhetsplanering med Scouterna 26 maj Se separat rapport från Hanna och Ulf (se bilaga III). att uppdra åt Ulf att genomföra en översyn av scoutförbundets nuvarande policys, i syfte att undersöka det framtida behovet av dessa i relation till Scouterna Riksorganisationens föreslagna policys samt KFUM Sveriges befintliga sådana. 41. Beslutsärenden a) Upplösning av ändamålsbestämda medel Se även bilaga IV. Styrelsen diskuterade förbundets likviditetssituation och behovet av ändamålsbestämda medel utifrån det inkomna beslutsunderlaget. Styrelsen konstaterade att det finns ett behov av att ha en reserv av fritt eget kapital inför hösten för att klara av att betala de kostnader som exempelvis Alma medför, samt att fonderingarna i form av Fältfonden samt ändamålsbestämda medel för underhåll av gårdar i dagsläget inte fyller någon egentlig funktion. Sida 4 (10)

5 3 att avskaffa riktlinjerna i scoutförbundets ekonomihandbok för de ändamålsbestämda medlen för fältverksamhet samt underhåll av anläggningar att under 2012 tillåta överföring av medel till ett totalt värde motsvarande dessa ändamålsbestämda medels upptagna värde i 2011 års balansräkning från Banco Likviditetsfond till scoutförbundets SEB-konto i syfte att kunna använda pengarna till löpande betalningar. b) Ansökan om utvecklingsbidrag till Bäverhajken Då årets Bäverhajk har ställts in till följd av för få deltagare har Magnus Friman från Djurhajksteamet lämnat in en begäran om stöd för rekognoseringsresa kring ny plats för Bäverhajken under den tid då Bäverhajken skulle ha genomförts. Området där hajken tidigare har genomförts (Svartälvssystemet i Värmland) har blivit utsatt för omfattande exploatering från turistnäringen, vilket också har gjort att det inte kan uppfylla de behov som finns kring hajken. En ny tänkbar plats har identifierats öster om Sveg i Härjedalen, men för att säkerställa att området är lämpligt finns ett behov av att på plats undersöka vilka förutsättningar och möjligheter som platsen medger. Magnus bedömer att kostnaderna för arrangemanget kommer att uppgå till 6145 kr, vilket inkluderar kanothyra, milersättning och mat under fem dagar för fyra personer. att bevilja ett bidrag om 6 tkr till Djurhajksteamet för en rekognoseringsresa under sommaren 2012 gällande ny plats för Bäverhajken 42. Diskussionsärenden Sida 5 (10) a) Glöd och extra förbundsmöte Gustaf har pratat med Ungdomens Hus samt Vidablick i Jönköping gällande uthyrning under helgen oktober. Tanken är att boende företrädesvis kommer att ske på Vidablick, medan förhandlingar och aktiviteter hålls på Ungdomens Hus i Jönköping. Gustaf har varit på plats under en storföreningsträff och rekognoscerat, och lokalerna verkar kunna uppfylla de behov som finns för helgen på ett bra sätt (bland annat finns matserveringsmöjligheter på båda platserna). Gällande transport mellan Vidablick och Ungdomens Hus kommer företrädesvis att ske med buss - Gustaf kommer att prata med Henric Axeheim om hyra av buss. Gustaf har även pratat med de lokala scoutkårerna samt kansliet kring stöd under helgen, och information om datum och plats har gått ut i Uppslaget. Styrelsen diskuterade helgens upplägg utifrån det beslutsunderlag som Ulf hade tagit fram kring förslag till aktiviteter och tidsschema för helgen (se bilaga V). Styrelsen ställer sig mycket positiva till förslaget i beslutsunderlaget, men givetvis måste kostnader samt genomförbarhet stämmas av med både Ungdomens Hus och Vidablick och mot budget. Styrelsen diskuterade också det reseutjämningsbidrag som tidigare betalats ut till deltagare som kommer långväga ifrån. Nära hälften av de budgeterade kostnaderna för helgen

6 3 består av reseutjämning, och styrelsen ser ett behov av att minska kostnaderna för detta även om det också finns ett syfte ur ett demokratiskt perspektiv att möjliggöra deltagande oavsett var man bor i landet. Styrelsen ser därför ett behov att höja gränsen för när reseutjämningsbidrag ska betalas ut, samt att undersöka vilka formella bestämmelser som finns inom förbundet kring reseutjämningen. att uppdra åt Ulf och Jörgen att fungera som övergripande projektledare för Glöd och det extra förbundsmötet att uppdra åt Ulf att vidare undersöka förutsättningar och möjligheter för att genomföra det föreslagna programmet under helgen, samt att tillse att anmälan till helgen läggs upp i Regina att uppdra åt Gustaf att undersöka de praktiska förutsättningarna (mat, logi, transporter etc.) för helgen att uppdra åt Carin att ordna moderatorer till de föreslagna workshoparna under helgen att uppdra åt Jörgen att ordna med livevideosändning inför det extra förbundsmötet att uppdra åt Ulf att ordna med förhandlingsordning inför det extra förbundsmötet att uppdra åt Carin att ordna med mötespresidium, minutvals och andra praktiska aspekter gällande det extra förbundsmötet att uppdra åt Richard att ordna med ekonomisk rapportering till det extra förbundsmötet samt budgetering och uppföljning av helgen att uppdra åt Hanna att ordna med en verksamhetsredovisning till det extra förbundsmötet att uppdra åt Richard att undersöka möjligheterna att höja gränsen för när reseutjämningsbidrag betalas ut samt inkomma med förslag till nästa möte på en lämplig ny gräns b) Struktur efter 2012 Styrelsen ser ett behov av att se över vilka förändringar och anpassningar av exempelvis stadgar som behöver ske under 2013 för att harmonisera med bland annat samverkansavtalet. att uppdra åt presidiet att ta fram en rapport gällande förändringar och anpassningar av exempelvis stadgar som behöver ske under 2013 för att harmonisera med bland annat samverkansavtalet c) Vilniusdeklarationen samt vår framtid med KFUM Sverige Gustaf har varit i kontakt med Patrik Schröder och Anna Magnusson kring den så kallade Vilniusdeklarationen, och föredrog hur tankarna går just nu. Scoutförbundet bör ta en aktiv roll i arbetet fram över i den fortsatta förändringsprocessen, och styrelsen diskuterade våra tankar kring hur vi önskar att den fortsatta processen ska se ut. Sida 6 (10)

7 3 Ulf föredrog de två olika förslag kring framtida organisationsstruktur som återfinns i den så kallade Vilniusdeklarationen. Det ena förslaget innebär att fusionera specialförbunden under KFUM Sverige till en gemensam organisation där specialförbundens funktioner placeras i utskott till moderorganisationen. Det andra förslaget innebär i sin tur att skapa ett gemensamt så kallat verksamhetsförbund som organisatoriskt placeras under KFUM Sverige, där specialförbunden då går samman och bildar ett gemensamt specialförbund. Baserat på de diskussioner som just nu förs tillsammans med KFUM Sverige verkar förslag ett (utskottsmodellen) vara mest aktuellt. Styrelsen genomförde en övergripande visions- och intressentanalys med fokus på bland annat kultur, struktur och strategi, där kontentan blev att styrelsen ser att ett framtida samgående i enlighet med Vilniusdeklarationens utskottsmodell på sikt är önskvärt. Styrelsen önskar dock föra en så transparent förändringsprocess som möjligt i dialog med scoutförbundets medlemmar, där de inledande tankarna kommer att presenteras och diskuteras inför och under ledarhelgen Glöd i oktober Fortsatt under året kommer återkommande träffar med den så kallade samverkansgruppen inom KFUM Sverige att genomföras en gång i månaden. Ett gemensamt styrelsemöte/konferens med samtliga specialförbunds styrelser samt styrelsen för KFUM Sverige kommer även att genomföras under en helg i november (exakt datum beslutas under sommaren). att uppdra åt Ulf att författa en pro memoria kring styrelsens inriktning och tankar gällande scoutförbundets vision och de strategiska, kulturella, organisatoriska effekter som detta föranleder att genomföra ett antal fokusgrupper med utvalda personer i syfte att samla in feedback och tankar gällande scoutförbundets vision d) Förbundsmöte 2013 Någon arrangör för FM 2013 är ännu inte funnen, och Scoutstyrelsen diskuterade vilka olika alternativ som kan vara tänkbara. Kontentan blev att Stockholmsområdet troligtvis är en lämplig region att försöka hålla mötet i, bland annat med tanke på tillgänglighet samt de platser som de senaste årens FM har hållits på. att uppdra åt Carin att börja undersöka möjligheterna att hålla Förbundsmötet 2013 i Stockholm e) YMCA World Festival i Umeå 2014 Gustaf föredrog för planerna kring YMCA World Festival i Umeå 2014, där KFUM Umeå är huvudman för arrangemanget deltagare beräknas delta, och arrangörerna vill gärna ha med KFUK-KFUMs scoutförbund i planeringen, bland annat gällande ett läger under festivalen fokuserat på boende i trädkojor. Tanken är att lägret i så fall också Sida 7 (10)

8 3 ska vara en del av den nationella decentraliserade jamboree som planeras av Scouterna Riksorganisationen under samma år. I dagsläget finns emellertid inte någon konkret förstudie, projektplan eller projektgrupp för att genomföra ett sådant läger under festivalen, och styrelsen ser ett starkt behov av att undersöka förutsättningarna för projektet närmare innan något konkret beslut kring medverkan eller annat stöd kan fattas. att uppdra åt Jörgen med stöd av Ulf att genomföra en initial förstudie kring upplägget och förutsättningarna för det föreslagna lägret under YMCA World Festival i Umeå 2014 f) Utkast till kommunikation till kårer om samverkansavtalet Ulf har skrivit ett utkast kring kommunikation till kårer om samverkansavtalet som just nu befinner sig på remiss både hos Scouterna Riksorganisationen såväl som scoutförbundets styrelse. Styrelsen diskuterade utkastet och konstaterade att det var väl utformat. Tanken är att Ulf i samverkan med Sanna arbetar vidare med den grafiska utformningen för att säkerställa målgruppsanpassningen, där strävan är att informationen ska nå kårerna innan midsommar för att säkerställa en hög medvetenhet hos medlemmarna kring den fortsatta flytten av medlemsstödet till Scouterna under hösten. g) Personal och konsulenter Vår scoutkonsulent Jonas Lamprecht har signalerat att han antingen kommer att begära tjänstledigt från scoutförbundet från och med 1 september 2012, eller att han kommer att lämna in en begäran om uppsägning där uppsägningen träder i kraft den 1 september Ulf (som har fört kommunikationen med Jonas sedan senaste styrelsemötet) identifierade fyra möjliga vägar att gå under hösten; - Scoutförbundet tar in en vikarie för Jonas under hösten - Scouterna nyanställer en konsulent som ersätter Jonas plats, där scoutförbundet delfinansierar tjänsten men Scouterna står som arbetsgivare - Scouterna svarar för en befintlig konsulent i deras organisation som fungerar som vikarie för Jonas, där scoutförbundet delfinansierar tjänsten men Scouterna står som arbetsgivare - Ingen vikarie för Jonas anställs av varken Scouterna eller scoutförbundet Kostnadsmässigt skulle det förstnämnda alternativet innebära att förbundet är fortsatt berättigat till en intäkt i form av ett bidrag för konsulentstöd från Göteborgs scoutdistrikt à 50 tkr, samt att kostnaden för tjänsten (omkring 160 tkr) samt kostnaden för konsulentledning (omkring 30 tkr) under hösten då utgår. För alternativen kring om Scouterna väljer att anställa en konsulent så utgår Sida 8 (10)

9 3 konsulentledningskostnaden, men kostnaden för tjänsten kvarstår. Dessa alternativ skulle också innebära att förbundet är berättigat bidraget från Göteborgs scoutdistrikt. Det sistnämnda alternativet är det ekonomiskt mest fördelaktiga där kostnaderna för tjänsten utgår helt (dock så även bidraget från Göteborgs scoutdistrikt). Emellertid innebär det rent praktiskt också att stödet till scoutkårerna i Västra Götaland då utgår under hösten. att uppdra åt Ulf att undersöka möjligheterna att Scouterna genom sin befintliga konsulentorganisation tar över hela eller delar av det befintliga konsulentstödet som just nu sker genom scoutförbundets konsulent Jonas Lamprecht att styrelsen inte kan tillmötesgå Jonas önskemål om tjänstledighet från och med 1 september Representation a) Sommarläger I sommar arrangeras regionslägret Wild Wild West i Skåne en region som scoutförbundet har många medlemmar i. Ulf lyfte frågan angående representation från styrelsen under lägret, där styrelsen konstaterade att det finns ett behov av att träffa och föra en dialog med förbundets medlemmar och att ett besök därigenom är motiverat. att några representanter från styrelsen besöker och representerar scoutförbundet under regionslägret Wild Wild West under sommaren 2012 b) Samverkansgruppen Scouterna att utse Gustaf och Hanna till representanter för scoutförbundet i Scouternas samverkansgrupp c) Samverkansgruppen KFUM Sverige att utse Gustaf och Hanna till representanter för scoutförbundet i KFUM Sveriges samverkansgrupp 44. Övriga frågor Inga övriga frågor fanns att avhandla. Sida 9 (10)

10 3 45. Kommande möten a) Telefonmöte 27 juni klockan b) Styrelsemöte augusti 2012, preliminärt i Jönköping 46. Mötets avslutande Gustaf tackade alla för visat intresse och förklarade mötet för avslutat. Richard Trum Sekreterare Gustaf Haag Mötesordförande Sida 10 (10)

11 Titel Skapat datum Rapport från strategiområde ekonomi Författare Giltighetstid Richard Trum Ss Rapport från strategiområde ekonomi Allmänt Scoutförbundets ekonomihantering har fått utstå ett flertal svängningar och förändringar under det gångna året, vilket har gjort situationen minst sagt rörig på många plan. För tillfället arbetar styrelsen med att försöka skapa en helhetsbild av hur situationen ser ut och att hitta nya rutiner för att bygga en mer långsiktigt hållbar lösning, där förbundets nya ekonom Maritha Norberg är en viktig stöttepelare i det arbetet. Bokföring Enligt tidigare styrelsebeslut kommer Maritha att kontera om samtliga verifikationer för 2012, där hon just nu förbereder inkörningen av verifikationerna i ekonomisystemet SoftOne. Tidigare har scoutförbundet använt sig av Hogia Ekonomi (som även Scouterna använder) för den löpande bokföringen, men i och med flytten till KFUM Central ansågs det fördelaktigt att nyttja det system som KFUM Sverige använder och som Maritha är van vid, dvs. SoftOne. Med anledning av flytten till det nya ekonomisystemet och framförallt med tanke på omkonteringen av årets verifikationer så saknas just nu fullständigt bokföringsunderlag för den gångna månaden. Däremot går det att ändå få en hyfsad bild av läget genom att titta på kontoutdraget för scoutförbundets SEB-konto en sammanställning av förändringarna där under maj samt resultatet för året hittills återfinns i Bilaga I. Likviditet Scoutförbundets likviditet har varit problematisk under det senaste halvåret - vi har både haft praktiskt krångel med exempelvis tillgång till Nordeas Internetbank men också pengamässigt där ett antal försenade betalningar har lett till förseningsavgifter. I ett fall har förseningen tyvärr gått ända till Kronofogden, men den fakturan är nu betald. SEB-konto: kr (per ) Nordea-konto (pg ): Åtkomst till uppdaterade siffror saknas i dagsläget, men vid senaste koll ( ) omfattade det omkring 24 tkr Fonder: Årsbesked för 2011 visade ett värde på omkring 3,3 Mkr, därefter har Banco Likviditetsfond gått upp 0,81% (positiv trend) och Banco Humanfond har stigit med 1,95% (dock negativ trend senaste månaden). Nuvarande ställning och prognos Under slutit av april månad samt under maj har totalt nästan 700 tkr gått ut från scoutförbundets SEB-konto, medan omkring 130 tkr har gått in (samt en överföring från förbundets PG om 500 tkr). Med andra ord har det tidigare positiva resultatet nu vänts till ett negativt resultat om ca tkr. Noterbart är dock att intäkterna för Alma 2011 (omkring 1 Mkr) inte är bokförda på Vidare har det uppdagats från huvudboken att ett antal kostnader som uppstod under 2011 (däribland kostnader för resor, kost/logi och internationella arrangemang) till ett värde omkring 240 tkr har bokförts på 2012 vilket naturligtvis påverkar årets resultat i hög grad. Sida 1 (2)

12 Titel Skapat datum Rapport från strategiområde ekonomi Författare Giltighetstid Richard Trum Ss Vad gäller framtida stora kostnader finns ett antal obetalda fakturor från Scouterna som uppgår till omkring 250 tkr, där tanken är att sälja av en del fondandelar från Banco likviditetsfond (de pengar som inte är öronmärkta som ändamålsbestämda medel) för att kunna täcka dessa samt löne- och skatteutbetalningar under juni och juli. Årets almanacka är under utveckling och produktion kommer att startas under sommaren, vilket också kommer att medföra ett flertal större kostnader under hösten. Vidare har projektet Getting Together nu kommit igång och kommer att medföra en del kostnader under sommaren och hösten. På intäktssidan har nu ett flertal EFS-kårer fakturerats årets medlemsavgifter vilket kommer att medföra en del positiva betalningsströmmar. Likaså kommer Göteborgs scoutdistrikt att faktureras 200 tkr för bidrag till en konsulenttjänst i området. Sida 2 (2)

13 NSFs Extra förbundsstämma i Linköping 12 maj 2012 Bakgrund Vid ordinarie stämma under hösten 2011 fick NSFs styrelse i uppdrag att fortsätta arbeta med samverkansprocessen och ta fram ett förslag där Nykterhetsrörelsens scoutförbund fortsätter vara ett självständigt scoutförbund, samtidigt som man skulle vara mån om att övriga delar av scoutrörelsen skulle få en fungerande organisation. Extrastämman kallades till med anledning av att ett förslag på samverkansavtal tagits fram och frågan som ämnade behandlas var huruvida det liggande förslaget till avtal skulle ratificeras, förkastas eller omförhandlas. Förhandlingar Stämman nyttjade påverkanstorg där olika delar av avtalet utgjorde påverkanspunkter. I samband med torget fanns det även möjlighet att skriva upp frågor på en lista som sedan skulle behandlas och svaras på i plena. På plats fanns representanter från Scouterna, SSR, SMU och KM Scout. Efter påverkanstorget upptogs förhandlingarna i plena där frågorna först besvarades. De totalt över 50 frågorna berörde många olika aspekter där det genomgående temat verkade vara en viss oro över att förbundet skulle tappa inflytande och i förlängningen inte kunna bedriva sin egna nyktra inriktning. Vissa ekonomiska frågor berördes med anledning av att medlemsavgiften för kårer i praktiken höjs från nuvarande 50 kr till 183 kr i samband med samverkansavtalet. Detta lovade dock styrelsen att förbundet skulle subventionera. Efter frågestunden öppnades det upp för allmän diskussion i talarstolen och en lång rad kårrepresentanter tog tillfället i akt och uttryckte sina åsikter. Överlag mottogs det liggande förslaget positivt, men det yrkades på många mindre ändringar. Resultat Mötet bestämde sig för att tillstyrka styrelsens förslag. Det betyder att man bad styrelsen skriva på samverkansavtalet som de hade föreslagit. Dessutom lämnade förbundsmötet några tillägg som man ansåg extra viktiga. Dessa rörde bland annat hur informationsspridning mellan Scouterna och Scoutförbundet skall regleras, vad som händer vid en uppsägning och att förbundet vill bekräfta avtalet på sitt nästa förbundsmöte i höst. De föreslagna justeringarna kommer att förhandlas med Scouterna. Styrelsen för Nykterhetsrörelsens scoutförbund räknar med att ha ett färdigt och underskrivet avtal klart i början av sommaren. Underskrivet avtal skall sedan ratificerats under nästa ordinarie årsstämma. Reflektion Den demokratiska processen gällande samverkansavtalet skiljer sig avsevärt mellan KFUM Scout och NSF. I vårt förbund kallade vi till ett extra årsmöte där inriktningsbeslut fattades och avtal signerades utan att medlemmarna fick ta del av innehållet. I NSF togs likvärdigt inriktningsbeslut på ordinarie årsmöte för att sedan under extra årsmöte presentera resultatet och låta medlemmarna säga sista ordet. Vi valde en smidigare, men samtidigt mindre transparent, metod. Att låta medlemmarna godkänna avtalsförslaget innebar att nästintill samtliga kårer satte sig in i innehållet och det informationsspridningsarbete vi står inför torde i NSFs fall redan vara avklarat. Trots att NSF går in som en fristående samverkansorganisation som även framöver ansvarar för sitt egna verksamhetsstöd så måste varje kår ändå betala full medlemsavgift (183kr) till Scouterna. Enligt Scouterna så täcks verksamhetskostnaderna i princip av statsbidragen från ungdomsstyrelsen (som NSF själva behåller) och medlemsavgiften är till för att täcka "andra omkostnader". Ett tämligen märkligt resonemang. Gustaf och Hanna

14 Rapport från Verksamhetsplanering 26 maj 2012, Tollare Folkhögskola I samband med Scouternas samt Svenska Scoutrådets styrelsemöte bjöds representanter för de nuvarande och presumtiva samverkansorganisationerna (övriga fyra scoutförbund) in för att diskutera de kommande två årens verksamhetsplan, samt ett par andra frågor som rör vår nya gemensamma organisation. Verksamhetsplan Scouterna och Rådet presenterade ett förslag på verksamhetsplan som sedan diskuterades i patruller. Förslaget innehöll 12 effektmål fördelade på 4 kategorier: Medlemsutveckling, Kommunikation, Utveckling, Ledning och Service. Den övergripande åsikten var att målen var relevanta, men att flertalet behöver omformuleras för bli tydligare och mer mätbara, samt att det för ett par effektmål behövs något mer effektmål. Att ändra hur verksamhetsplanen är uppbyggd var en idé som förespråkades av några, där vi vill ändra planen från att istället för att utgå från fyra strategiområden (och därmed kanslistrukturen) istället utgår från själva effektmålen och sedan kompletterar man med vilka aktiviteter respektive strategiområde (och kanslistruktur) kan bidra med för att stödja effektmålen. En praktisk övning där flörtkulor representerade pengar som skulle fördelas till effektmålen avslutade dagen, efter övningen konstaterade vi att inget av målen upplevs som oviktigt, men att några mål, t ex stöd till kårer och ledare känns viktigare än andra. Anslutning till WOSM Dagen innehöll även en presentation/diskussion om att eventuellt ansluta flickor till WOSM och därmed ha en dubbelanslutning av flickorna till båda världsorganisationerna. WOSM har sedan länge öppnat upp för detta rent praktiskt, men har sedan ett par år tillbaka även öppnat upp för det ekonomiskt genom att frysa medlemsavgifterna till Att även ansluta tjejerna skulle flickorna större inflytande i organisationen och våra möjligheter att fortsätta arbeta aktivt för fler kvinnor i WOSM regionala och globala styrelser skulle öka. Det finns även en globalt förebildsperspektiv med i bilden, om Sverige väljer den anslutningsformen så kommer troligtvis fler länder att följa efter, vilket kan bli problem på sikt om dessa länder då väljer att helt lämna WAGGGS, en icke alls önskvärd utveckling då vi vill fortsätta bidra till och utveckla WAGGGS viktiga arbete för kvinnor i världen. De flesta som var med på mötet ansåg att vi bör fortsätta vår nuvarande anslutningsform för att inte riskera att försvaga WAGGGS på sikt. Bifogat är diskussionsunderlaget gällande anslutningsform. Policyrapport Under helgen presenterades även ett förslag på policydokument för Scouterna - Riksorganisationen. Förslaget innebär vi skulle ha tre policys, samt ca 16 riktlinjer. Den kompletta policyutredning återfinns som bilaga till denna lilla rapport. Överlag mottogs policyförslaget positivt, men man kan nog räkna med en hel del detaljdiskussioner på stämman till hösten där dessa policys skall beslutas om. Övrigt Under helgen skrev FA under samverksansavtalet. Hanna Nilsson & Ulf Klingnäs

15 Beslutsunderlag KFUK-KFUMs scoutförbund Titel Skapat datum Beslutsunderlag, upplösning av ändamålsbestämda medel Författare Giltighetstid Richard Trum Ss Ärende Upplösning av ändamålsbestämda medel, Fältverksamhet samt Anläggningsfonden Kort problembeskrivning Scoutförbundets verksamhet och syfte kommer till stora delar att förändras under 2013, då Scouterna Riksorganisationen övertar ansvaret för att ge förbundets scoutkårer bland annat konsulentstöd. Enligt FM-beslut ska även scoutförbundets två anläggningar, Sjöbo och Storvallen, säljas inom en snar framtid. Detta gör att den verksamhet som de ändamålsbestämda medel för dels fältverksamhet (där konsulentstöd är en stor del i det) samt underhåll av anläggningar till stor del kommer att försvinna inom kort, och därmed faller i mångt och mycket även syftet med fonderingarna (se bilaga I riktlinjer för ändamålsbestämda medel). Scoutförbundet har i skrivande stund uppenbara problem med att få likviditeten att gå ihop, och har så haft vid upprepade tillfällen under det gångna året. Detta har resulterat i flertalet kostnader för påminnelseavgifter och dylikt då scoutförbundet inte har haft möjlighet att betala eftersom stora delar av kapitalet ligger bundet i dels en Banco Likviditetsfond och dels en Banco Humanfond (se bilaga II balansrapport), där möjligheterna att plocka ut pengar från dem i sin tur styrs av riktlinjerna för ändamålsbestämda medel. Under hösten 2012 kommer scoutförbundet vidare att få svara för kostnader för bland annat produktion och distribution av Alma innan några direkta intäkter för produkten har kommit in. Under 2011 svarade ScOut för att kassaflödet kring produkten fungerade, men i år krävs att scoutförbundet har en viss buffert för att klara av att täcka de stora utgifter som Alma medför. Nackdelen med att sälja andelar i de fonder (Banco Humanfond och Banco Likviditetsfond) som scoutförbundet har i dagsläget är dels att den årliga utdelningen och ränteintäkterna minskar. Scoutförbundet är för övrigt också skyldigt att betala skatt på eventuell vinst från försäljningen (dvs. om dagens värde överstiger anskaffningsvärdet). Målsättning med beslutet Att öka handlingsutrymmet för scoutförbundet rent ekonomiskt samt att minska riskerna för ytterligare likviditetsproblem under resterande delen av året. Förslag till beslut Att avskaffa riktlinjerna för de ändamålsbestämda medlen för fältverksamhet samt underhåll av anläggningar, och att under 2012 tillåta överföring av medel till ett totalt värde motsvarande dessa ändamålsbestämda medels upptagna värde i balansrapporten (se bilaga II) från Banco Likviditetsfond till scoutförbundets SEB-konto. Förslag till ansvarig Scoutförbundets kassaförvaltare (Richard Trum) Sida 1 (1)

16 Balansrapport redovisning Transaktionsdatum= Preliminär ingående balans Konto Tillgångar Anläggningstillgångar Byggnader och mark 1120 Sjöbo Fastighet , ,65 0, , Storvallen fastighet , ,00 0, , Ack avskrivning byggnader , ,65 0, ,65 Summa Byggnader och mark , ,00 0, ,00 Maskiner och inventarier 1210 Maskiner och inventarier , ,00 0, , Ack avskr Mask/Inventarier , ,60 0, ,60 Summa Maskiner och inventarier , ,40 0, ,40 Summa Anläggningstillgångar , ,40 0, ,40 Omsättningstillgångar Kundfordringar 1510 Kundfordringar , , , , Kundfordringar ALMA , ,00 0, ,00 Summa kundfordringar , , , ,00 Övriga kortfr fordringar 1630 Skattekonto , , ,10 482, Övriga Kortfristiga fordringar , , , , Vidarefakturering 0,00 0, , ,40 Övriga Kortfr.fordringar , , , ,40 Förutb.kostn och uppl intäkter 1700 Förutbet kostn/upplupna int , , , , Oplacerade kundinbet. 0,00 0,00-630,00-630,00 Summa förutb kostn / uppl int , , , ,00 Kortfristiga placeringar 1810 Banco/hjälpfond , ,40 0, , Banco likviditetsfond , ,98 0, ,98 Summa Kortfristiga placeringar , ,38 0, ,38 Kassa och bank 1910 Handkassa - SEK 1 456, ,50 0, , Plusgiro 5 252, , , , Postgiro RS-Ting 0,00 0, , , Postgiro ALMA 9 963, , , , SEB , , , , Skandiabanken Alltiett , ,77 0, ,77 Summa kassa och bank , , , ,46 Summa Omsättningstillgångar , , , ,24 Summa Tillgångar , , , ,64 Eget Kapital & Skulder Eget kapital KFUK-KFUMs Scoutförbund Ingående balans evaort Ingående saldo Periodens förändring :38 Sida 1 Utgående balans Denna rapport är utskriven med Hogia Ekonomi.

17 Balansrapport redovisning Transaktionsdatum= Preliminär ingående balans Konto KFUK-KFUMs Scoutförbund Ingående balans Ingående saldo Periodens förändring :38 Utgående balans Eget kapital , ,05 0, , Årets resultat , ,30 0, ,30 Summa Eget kapital , ,75 0, , Ändamålsbestämda medel Rover , ,74 0, , Valdagsinsamling , ,84 0, , Ändamålsbest m f fältverksamh , ,86 0, , Ändamålsbest m f underh anl , ,00 0, , Används ej , ,00 0, , Räntebärande kapital , ,33 0, , Fonderade medel fr Dackekåren , ,04 0, ,04 Avsättningar 2220 GA o Sibyllas fond , ,00 0, , Gustav V fond , ,61 0, ,61 Summa Avsättningar , ,61 0, ,61 Skulder Långfristiga skulder 2340 Förvaltande kårer , ,00 0, , Fastighetslån , ,00 0, , Livstidsalma , ,68 0, , Alma pren kår , ,00 0, ,00 Summa Långfristiga skulder , ,68 0, ,68 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder & övriga 2440 Leverantörsskulder , , , , Ankomstreg. skuldkonto 0,00 0,00 0,00 0,00 Summa Leverantörsskulder , , , ,30 Skatteskulder 2510 Skatteskulder 0,00 0,00 0,00 0,00 Summa Skatteskulder 0,00 0,00 0,00 0,00 Personalens skatter, avgifter 2710 Personalens källskatt , , , ,00 Summa Personalskatter, avgift , , , ,00 Övriga kortfristiga skulder 2890 Övr kortfristiga skulder , , ,00-960,00 Summa Övr kortfristiga skulder , , ,00-960,00 Uppl kostn & förutbet intäkter 2900 Interimsskulder , ,00 0, , Upplupna semesterlöner , ,70 0, , Upplupna lagstad sociala avg , , , , Beräknad upplupen särkild löne , ,00 0, , Observationskonto 0,00 0,00-150,00-150,00 Summa Uppl kostn & förutb int , , , ,84 Summa Kortfristiga skulder , , , ,14 evaort Sida 2 Denna rapport är utskriven med Hogia Ekonomi.

18 Balansrapport redovisning Transaktionsdatum= Preliminär ingående balans KFUK-KFUMs Scoutförbund evaort :38 Sida 3 Konto Ingående balans Ingående saldo Periodens förändring Utgående balans Summa Skulder , , , ,82 Summa Eget Kapital & Skulder , , , ,99 Beräknat resultat 0,00 0, , ,65 Denna rapport är utskriven med Hogia Ekonomi.

19 Program för GLÖD samt extra FM Fredag Drop in på Vidablick Kvällsfika med mingel på Vidablick Lördag Lunch på Ungdomens Hus Testa KFUM - Klättra Testa KFUM - Rockskola Seminarie - Scoutnet Testa KFUM - Volleyboll Testa KFUM - Dans Workshop - Nya stadgar i kåren Testa KFUM - Pingis Testa KFUM - Vruuum Seminarie - Vad innebär samverkansavtalet för scoutkårerna Testa KFUM - Skate Testa KFUM - Sanshou Seminarie - Vad innebär samverkansavtalet för distrikten Testa KFUM - BMX Testa KFUM - Rullstolsrugby Workshop - Diskutera scoutförbundets vision Incheckning Ungdomens Hus Extra Förbundsmöte Middag på Ungdomens Hus Tid för extra pass av de mest populära aktiviteter och workshops Tid för extra pass av de mest populära aktiviteter och workshops Kvällsfika på Vidablick Söndag Ankomst Vidablick (för de som inte bott där under helgen) Aktivitet - Höghöjdsbana Aktivitet - Hinderbana Aktivitet - Frisbeegolf Aktivitet - Bågskytte Aktivitet - Höghöjdsbana Aktivitet - Hinderbana Aktivitet - Frisbeegolf Aktivitet - Bågskytte Aktivitet - Höghöjdsbana Aktivitet - Hinderbana Aktivitet - Frisbeegolf Aktivitet - Bågskytte Lunch på Vidablick Gemensam avslutning