Så blir vi bättre tillsammans. Benchmarking-nätverket för kommunal lantmäteriverksamhet

Transkript

1 Så blir vi bättre tillsammans Benchmarking-nätverket för kommunal lantmäteriverksamhet

2 Det här är benchmarking-nätverket För tio år sedan började fyra kommuner samarbeta om benchmarking i lantmäteriverksamheten. Intresset har vuxit och fler kommuner har kommit med under åren. Syftet med samarbetet är att använda jämförelsen som drivkraft för att lära av varandra och utveckla verksamheten i kommunerna. De här kommunerna ingår i nätverket idag: Helsingborg, Huddinge, Järfälla, Kalmar, Karlstad, Kristianstad, Linköping, Nacka, Norrköping, Sollentuna, Uppsala, Västerås, Växjö och Örebro. Nu vill vi bli ännu fler! Jämförelsen som drivkraft Benchmarking handlar alltså om att utveckla verksamheten utifrån att deltagarna jämför sig med varandra. I dialogen mellan nätverkets medlemmar tar man del av varandras erfarenheter och får idéer till verksamhetsutveckling i sin egen kommun. Nätverket underlättar även för deltagarna att hitta kommuner med liknande förutsättningar för löpande erfarenhetsutbyte. Nyckeltal som verktyg Det som jämförs kallas nyckeltal. De bygger på verksamhetsmått som deltagarna rapporterar in. Verksamhetsmått och nyckeltal är väl definierade och beskriver verksamhetens effektivitet. Det finns nyckeltal för leveranstider, kostnadstäckningsgrad, kostnad per invånare etc. Här ingår även nyckeltal relaterade till kompetens- och verksamhetsutveckling. Tidsredovisning är en viktig grund för att ta fram verksamhetsmått. Kundnytta och personalnöjdhet mäts med hjälp av enkäter under perioder som nätverket beslutar om.

3 Kostnadstäckningsgrad % FASTIGHETSBILDNING GRUNDKARTOR NYBYGGNADSKARTOR HUSSÄTTNING FASTIGHETSTEKNISKA UPPDRAG ÖVRIGA UPPDRAG GIS-UPPDRAG OCH -UTVECKLING Kostnadstäckningsgrad är viktig om målsättningen för respektive verksamhet är att nå ett nollresultat. Taxor för olika tjänster påverkar i stor utsträckning om man kan få kostnadstäckning eller inte. Staplarna med olika färger representerar olika kommuner.

4 Jag är nöjd med... 3,0 2,5 2,0 JA NEJ 1,5 1,0 0,5 MIN ARBETSBELASTNING MINA ARBETSUPPGIFTER RELATIONERNA TILL ARBETSKAMRATERNA MIN KOMPETENSUTVECKLING MIN UTRUSTNING/TEKNISKA HJÄLPMEDEL MINA MÖJLIGHETER ATT BESTÄMMA HUR MITT ARBETE SKA UTFÖRAS KUNDRELATIONERNA HUR VERKSAMHETEN LEDS MIN ARBETSMILJÖ En viktig framgångsfaktor för att långsiktigt kunna driva en effektiv lantmäteriverksamhet är personalens välmående. Personalnöjdhet mäts varje år. Vid ett bestämt datum svarar alla kommuners personal på samma frågor via webbgränssnittet. Diagrammet visar personalnöjdheten för två olika år för en kommun. Nyckeltal som är viktiga att följa är också hur mycket tid och kostnad som respektive kommun lägger på att kompetensutveckla sin personal.

5 Uppbyggnad av kunskaper och verktyg När benchmarking-samarbetet mellan kommunerna skulle etableras ägnades mycket kraft till att ta fram en gemensam verksamhetsindelning, nyckeltal, kundenkäter, personalenkäter mm. Idag finns även en gemensam webbplats för inrapportering och resultatredovisning. Detta gör att man som deltagare i benchmarking-nätverket har omedelbar tillgång till alla deltagande kommuners inrapporterade verksamhetsmått och nyckeltal. De kommuner som har startat senare har fått tillgång till ett färdigt och genomarbetat koncept och har därmed snabbare kunnat ägna sig åt erfarenhetsutbyte kring verksamheten. Nätverket har möte en eller två gånger per år i Stockholm. Inom nätverket utses ibland arbetsgrupper. Det finns även tre geografiska konstellationer som arbetar med utvecklingsfrågor. I övrigt är det upp till deltagarna själva att knyta kontakt med varandra. Nätverket idag och framåt De medverkande kommunernas lantmäteriverksamheter har bra kontroll på hur effektiv man är i olika delar av sin verksamhet och arbetar ständigt vidare med att bli bättre. Tidsredovisning och inrapportering är idag rutin i kommunerna. Vi vill nu arbeta vidare med att effektivisera rutinerna för t.ex. kundenkäterna och att utvidga verksamhetsmodellen med plan- och byggområdet. Om det finns intresse hos nya deltagare, kan även en light-version av modellen utvecklas i samverkan. Ett av de viktigaste målen med benchmarking, vilket inte ger resultat direkt, är att påverka attityder. De medverkande kommunernas lantmäteriverksamheter har åstadkommit ett ökat kostnads- och kundmedvetande, vilket i sin tur inspirerar till att söka nya ännu bättre lösningar för framtiden.

6 Röster från nätverket Eva Anderling, Sollentuna kommun Jag tycker att nätverksarbetet ger ett bra underlag för att jobba med verksamhetsutveckling. Vi för diskussioner med andra kommuner inom och utom benchmarkingprojektet, som i sin tur ger en mängd intressanta reflexioner. Det vi har dragit mest nytta av hittills är strukturen i verksamhetsmodellen som ligger till grund för tidredovisningen, dvs ett strukturerat sätt att föra tid som överensstämmer med hur andra i projektet redovisar. Att redovisa tid med den här modellen, och sedan följa upp, ger en bild som man inte kan få på något annat sätt.

7 Arne Jonsson, Huddinge kommun Är man med i nätverket kan man på ett strukturerat sätt jämföra sig med motsvarande verksamheter i andra kommuner och snappa upp idéer från dem som har bättre nyckeltal. Någon gång råkar vi alla ut för att verksamheten ifrågasätts eller beskylls för att vara dyr eller ineffektiv. Då är det bra att ha siffror och diagram att visa upp, som bevisar motsatsen. Det är en jättestor fördel att visa upp för våra uppdragsgivare att vi själva tar initiativ till att göra denna typ av uppföljning. Och sedan vi började med detta har vår ekonomi inte ifrågasatts. Tomas Persson, Västerås stad Jag har haft stor nytta av diskussionerna vid de träffar som projektet har. Konkreta jämförelser av nyckeltal i produktionen och medarbetarenkäterna är också jättebra! Politikerna efterfrågar jämförelser och genom benchmarkingprojektet kan vi ge tydliga och lagom djupa svar.

8 Vill du och din kommun vara med? foto: gisela kurman produktion: etc 2008 Vi som är med i projektet ser gärna att fler kommuner deltar! Om du vill veta mer om oss, kanske ta del av vår verksamhetsmodell eller bli inbjuden till ett av våra möten, så är du välkommen att ta kontakt med vem som helst av oss som redan är med i nätverket, eller med Arne Jonsson, lantmäterichef i Huddinge kommun arne.jonsson@huddinge.se Marianne Leckström, Sveriges Kommuner och Landsting, avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad, marianne.leckstrom@skl.se Denna broschyr är tryckt i november 2008 och kan hämtas som PDF från Stockholm, Besök Hornsgatan 20 Tfn , Fax info@skl.se,