Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2010:22 Riksarkivets föreskrifter om överlämnande av arkiv och införlivande av handlingar från Vägverket till Trafikverket; beslutade den 28 april Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 2 och 3 arkivförordningen (1991:446) och med tillämpning av 9 kap. 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 1 om arkiv hos statliga myndigheter om överlämnande och införlivande av handlingar från Vägverket till Trafikverket (dnr RA /954). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndigheter: Vägverket och Trafikverket Arkivbildare: Vägverket med föregångare Tidsomfattning: Till och med den 31 mars 2010 Överlämnande och införlivande 2 Vägverket med föregångares arkiv ska överlämnas till Trafikverket. ar upptagna i bilagan till denna författning tillhörande Vägverkets arkiv får införlivas i Trafikverkets arkiv. Upptagningar för automatiserad behandling 3 Upptagningar för automatiserad behandling, som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna hänföras till den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. Både den överlämnande och den övertagande myndigheten ska upprätta sådan dokumentation som behövs för fortsatt tillgänglighet. Bestämmelser om arkivexemplar, dokumentation och annan hantering av upptagningar finns i Riksarkivets föreskrifter om upptagningar för automatiserad behandling. 1 Ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(2) Noteringar RA-MS 2010:22 4 Både de överlämnande myndigheterna och den övertagande myndigheten ska göra noteringar om överlämnandet i sina arkivbeskrivningar och vid införlivande i sina arkivförteckningar. Bestämmelser om detta finns i 9 kap. 3 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 2 om arkiv hos statliga myndigheter. Det finns också ett allmänt råd om anteckning i ärenderegister m.m. fogat till paragrafen. Denna författning träder i kraft omedelbart och gäller till utgången av år Tomas Lidman Britt-Marie Östholm 2 Ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4

3 1(6) Följande handlingar tillhörande Vägverkets arkiv får införlivas i Trafikverkets arkiv. Pågående ärenden den 31 mars 2010 Personalakter De förekommande Personaladministration Trafikverket tar över handläggningen. Avser personal hos Vägverket som övergår till Trafikverket för anställning. AvtalsDB Avtalsregister BATMAN BATMAN PlanOpt Bella VST Belysningsregister Bella VMN Belysningsregister Bildarkivet BitsPlus Riskanalyser BRIST Upphandla och analysera leverantörsmarknad Upphandla och analysera leverantörsmarknad Byggnadsverk exkl. belagd väg Byggnadsverk exkl. belagd väg Byggnadsverk exkl. belagd väg Byggnadsverk exkl. belagd väg SP2.0 - Informera & SP3.2 - Tillhandahålla IT-lösning DP2.1 - Utveckla förbindelse Avtalsdatabas för avtal till hela Vägverket rörande varor och tjänster. Inmatning av tecknade avtal, information om tecknade avtal. Varje registerpost innehåller ett antal sökbara metadata om tecknade avtal, vägnummer, objektnummer, kommun, fastighetsbeteckning, handläggare etc. samt länk till originalavtal i pdf-fil. Bridge and Tunnel Management, stödja en effektiv förvaltning av byggnadsverk såsom broar och tunnlar. Beslutstödssystem för långsiktig broplanering. Registersystem för belysningsanläggningar, VST. Registersystem för belysningsanläggningar, VMN. Bildarkivet är Vägverkets redaktionella bildarkiv. Här finns bilder som är fria att använda i Vägverkets verksamhet. System från KrisBeredskapsMyndigheten (KBM) som ger stöd för Riskanalyser avseende IT-system. Systemet ger stöd för modellen/metoden BitsPlus och registrerar och följer upp de riskanalyser som görs (åtgärdsplaner och statusuppgifter). Databas för kontroll och registrering av brister i konstruktionshandlingar för byggnadsverk. CDI LS - Leda och styra Elektronisk fakturahantering: inläsning/skanning, arbetsflöde för attester och beslut. CPUS LS - Leda och styra CPUS är ett Centralt Planerings- och Uppföljningssystem som förenklar VP- och VU - arbetet både centralt och hos berörda enheter.

4 2(6) DISA DKÄ - Digitala Kundärenden Handlägga transportdispenser EKI DISA är Vägverkets system för dispenshantering av tunga, breda och långa transporter. Kundärendehanteringssystem (för externa), integrerat med intern ärendehantering och diariehantering m.m. Loggar över e-posttrafik till och från Vägverket. SP5.1 - Kompetens- & resurssätta Grundpaket drift Lön, rekrytering, resurshantering, kompetensplanering och löneöversyn. Information om milstolpar. Milstolpsprogram VMN PLS LS - Leda och styra Det främsta syftet med PLS är att vara ett hjälpmedel för den enskilde projektledaren, regionen och Vägverket i uppgiften att hålla och utveckla vägnätet, dvs. Vägverksuppgifterna. E-postloggen SP3.0 - Hantera IT & data Fortnox Etablera samarbete Register över Vägverkets samarbetspartner. Grundvattendatabas Heroma HRsystem POL Personaladministration POL, stödjer rapportering av Reseräkning och CV via webb-applikationen POLWEB. Resebeslut Personaladministration Ansökan utlandsresor, reseberättelse. Saltindex Grundpaket drift Ett index där förbrukad mängd salt sätts i relation till en teoretiskt framräknad mängd salt för att se hur saltanvändningen varierar. Saltinrapportering Grundpaket drift Salt- och sandförbrukning. SIVAN Grundpaket drift System för driftentreprenörer och förvaltare. Stickprov i Grundpaketet Drift Grundpaket drift Stickprov av leverantörernas arbete i grundpaket drift. Utförs av regionerna, antingen via speciella stickprovskontrollanter, eller av driftledarna. Cirka stickprov görs per år. 19 krav har valts ut att kontrolleras och görs likadant i hela landet. STÅNGA Grundpaket drift Stödja Vägverkets driftledare/projektledare vid upphandlingar av grundpaket drift. Det görs ca 20 upphandlingar/år i hela landet. TIVA Upphandla och Register över vägrättsavtal. analysera leverantörsmarknad Trafikolyckor VV Trafiksäkerhet ArcIMS-karta med trafikolyckor för hela Sverige. Data hämtas från gamla OLYdatabasen och från STRADA en gång per månad.

5 3(6) UKDB Upphandla och analysera leverantörsmarknad Upphandlings- och kontraktsdatabas, inmatning av uppgifter om enskilda upphandlingar kontinuerligt till det att kontrakt är tecknat. Information och statistik om upphandlingar, anbudspriser, upphandlingsprotokoll m.m. VERA LS - Leda och styra Vera (verksamhetsplanering, resultatuppföljning). Upprätta och analysera en regions flerårs- och verksamhetsplanering samt resultat med hänsyn tagen till de centrala kraven. Skapa underlag för invärdering och avskrivning av väganläggningar. Fungera som försystem till verksamhetsplaneringsprocessen genom att tillhandahålla uppgifter om behov och åtgärder. VV Museum SP2.0 - Informera & Väghistorisk fritextdatabas, sökbar. VVDIARK SP2.0 - Informera & Vägverkets Diariesystem fram till hösten VVFS-VV Föreskrifter Register över de föreskrifter Vägverket upprättar och ansvarar för. VViS-Certiifiering Grundpaket drift Certifiering av VViS-användare. Ett sätt för beställaren att se till att utföraren har tillräckliga kunskaper i stödsystemet VViS. Används dessutom vid utbildning av VViSanvändare. VViS-Vägväderinformationssystem SP1.0 - Leda & styra Funktion/syfte: vägväderinformationssystemet används för planering och styrning av vinterväghållningsåtgärder samt för uppföljning och reglering av vinterväghållningskostnader. Systemet används också för indata till "vädermodell" för styrning av variabla hastigheter (VMS), indata till väderlarm, bl.a. vindlarm vid broar och för bussbolag. VViS-data presenteras i den externa informationstjänsten "Läget på vägarna". VVSP - Vägverkets systemportfölj SP3.0 - Hantera IT & data Registersystem över Vägverkets systemportfölj, befintliga system/tillämpningar och IT-baserade tjänster hos Vägverket.

6 4(6) VVUDB LS - Leda och styra VVUDB är Vägverkets stödsystem för hantering av FUD-ansökningar och FUDprojekt. Det ska underlätta att "hålla ordning på papper och pengar" i FUDverksamheten både internt inom Vägverket och i samspelet med externa FUD-utförare. Väders-Väder Ersättning Väghållarkarta Region Väst HP - Stödja resor och transporter Grundpaket drift Tillämpning för hantering och administration av de ersättningar som driftentreprenörer ska ha för situationer med dåligt väder. Kartportal SVÄ, väghållarkartor. Visar juridiska gränser, ledningar, vägutrustning samt skötselytor. Vägmiljö SÖ Grundpaket drift ArcIMS-karta med övergångsställen, belysning, busshållplatser och mittsepareringsåtgärder inom region sydöst. Nationell bullerdatabas Vägverkets ITinventariesystem Hänvisningsdatabas/CMG Vägverkets Fastighetsregister /VV-Fas CHAOS TRIX-Familj Kundskap SP3.2 - Tillhandahålla IT-lösning Miljö Informera och Juridik DP2.1 - Utveckla förbindelse Handlägga transportdispenser System för registrering och hantering av IT-inventarier som PC, bildskärmar, PDA:er, mobiltelefoner, klientprogramvaror etc. Används bl.a. som bas för VVIT:s interna uthyrning av utrustning/programvara. En ny IT-tillämpning med namnet Nationell bullerdatabas. Den kommer att ersätta regionala tillämpningar med bullerdata och samla information i ett system. Information om abonnentdata kring telefonin. Hänvisningsdatabasen administreras av programsviten CMG. Register över Vägverkets bestånd av fastigheter. Vägverkets dokumenthanteringssystem för digitala handlingar för vägprojekt. DISA:s efterföljare som system för dispenshantering av tunga, breda och långa transporter. Vägverkets generella ärendehanteringssystem för kundkontakter. C2 LS - Leda och styra Förbättringsförslag. Ekonomiredovisning LS - Leda och styra Presenterar information kring ekonomibegrepp. Infarten EKI/DKÄ Vägverksintern gemensam webbportal: Vägverkets intranät.

7 5(6) KartVERA LS - Leda och styra En karttillämpning för VERA-användare att kunna lägga in objekt som sedan överförs på karta. LeaseManager LS - Leda och styra Mål och Mått LS - Leda och styra Styrkortssystem (Balanced Score Card) för Vägverket. Databasen ska underlätta presentation och kommunikation av mål och mått. Den ska vara ett hjälpmedel för att hålla ordning och reda på mål och mått och stödja arbetet med styrkortsmodellen. Systemet ska ge förutsättningar för ett effektivare arbetssätt vid planering, uppföljning, utvärdering och analys och därmed underlätta mål- och resultatstyrningen i Vägverket. Produkter Standarder o Regler IT-Styrning Webbapplikation för Produkter, Standarder & Regler innehåller riktlinjer för vilka produkter som skall användas och vilka standarder som skall följas när det gäller användning och utformning av IT-stöd. FIFA Trafikmiljö Digital ärendehantering av trafikanordningsplaner och uppföljning på plats av entreprenörens utmärkning på vägarbetsplats samt anmälan av start/aktivering och stopp/inaktivering av vägarbetet. EVB Trafikmiljö EVB är ett IT-hjälpmedel som stödjer Vägverkets verksamhet inom området enskilda vägar med statsbidrag. EVB syftar till att skapa korrekta underlag för att beräkna årligt driftbidrag och upprustningsbidrag för ca väghållare som representerar ca mil enskild statsbidragsväg. Systemet hanterar såväl indragna som nytillkomna statsbidragsvägar. Informationen presenteras sen överskådligt med hjälp av verktyget DriftbidragVV. Medarbetarenkäten Aktivitetskortet Geodesiarkiv Personaladministration Personaladministration Undersökning av medarbetares arbetssituation. Friskvårds- samt motionsberäkning för att uppmuntra till friskvård.

8 6(6) Tillhör process/förvaltnings område Arbetsrum EKI/DKÄ Arbetsrum är gemensamma platser för samarbete inom till exempel en grupp eller sektion. Genom ett gemensamt dokumentbibliotek, kalender, diskussionsforum och meddelanden förenklas informationsflödet och ger arbetsrummets medlemmar en överblick över viktig information och händelser i arbetet. Gestalt GIS-tillämpning med gestaltningsprogram från Vägarkitektur. Jordart ArcIMS-karta med data från SGU inom region Sydöst. Jordarter, grusdata och brunnsdata. MSS / Mätsedelsystemet System för kontinuerlig inrapportering av s.k. mätsedlar från pågående väginvesteringsobjekt. Mätsedlar innehåller uppgift om upparbetade mängdbeskrivningar. VST Routingdatabas Klientprogramvara som arbetar mot SQLdatabas. Visar kabelvägar för el, dvs. hur kablar är kopplade med kopplingspunkter, kabelbrunnar mot apparater. VMN Alleer Grundpaket drift Allédatabas. vv.se Informera och Vägverkets externa webbplats. VVBIBL Informera och Vägverkets biblioteksdatabas. PWB Informera och Publikationswebbutiken. Webbutiklösning för beställning av publikationer och trycksaker. Åtkomlig både internt och externt. LINA Grundpaket drift Beställning och uppföljningssystem av vägmarkeringar. Tjäldjup Grundpaket drift System för hantering av tjäldjupsuppgifter. TPL Ortofoto Gotlortofoto Hit och Dit CHATT Tillhandahålla vägoch trafikdata Tillhandahålla vägoch trafikdata Tillhandahålla vägoch trafikdata Informera och Informera och Register över vilka trafikplatser, cirkulationsplatser och vägskäl i Stockholms län det finns skisser och inköpta flygbilder över. Register över utbredning på de ortofoton för Stockholms län som finns inköpta på VST. Register över utbredning av ortofoton över Gotland som finns inköpta på VST. Vägverkets barnwebb. Ingår i vv.se. Chattfunktionens sparade dialoger.