Bilaga 3 Dnr Huvudprocesser för hantering av hemutrustningslån

Transkript

1 Översikt Hemutrustningslån HUT 1 Inledning Hemutrustningslån infördes 1 januari Lånet ger en möjlighet för flyktingar att låna till inköp av grundutrustning som behövs i ett hem. Det går att få låna olika belopp beroende på hushållsstorlek och med hänsyn till om bostaden är omöblerad eller möblerad. Makar eller sambor får ett gemensamt lån med solidariskt betalningsansvar. Lånet är amorteringsfritt i två år, men löper med ränta från första utbetalningsdagen. Den som har betalningssvårigheter kan ansöka om anstånd med betalningen. I regelverket finns det också bestämmelser om att få hela eller halva lånet efterskänkt om låntagaren saknar betalningsförmåga på längre sikt. Bestämmelser finns i förordningen (1990:1361) om lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar. Hemutrustningslån förkortas HUT och förkortningen såväl som hela namnet används i detta dokument. 2 Beskrivning av översikten Syftet med denna översikt är att den ska ge en övergripande beskrivning av vilka funktioner som krävs i ett systemstöd för att hantera Hemutrustningslån. Den ska vidare ses som en grund för fortsatt analys och detaljering av kraven. Den fortsatta analysen kan förutom detaljering av i bilagan framställda krav leda till att krav förändras, tas bort eller ersätts av andra liknande krav. Helt nya krav kan också tillkomma inte minst utifrån beskrivningen av Framtida krav i avsnitt 2.4. Kraven är beskrivna i följande huvuddelar - Huvudprocesser för hantering av hemutrustningslån - Generella verksamhetskrav - Kvalitetskrav/icke-funktionella krav - Framtida krav 2.1 Huvudprocesser för hantering av hemutrustningslån HUT består av huvudprocesserna Hantera beviljning av hemutrustningslån och Hantera återbetalning av hemutrustningslån. Processen Hantera beviljning av hemutrustningslån består av delprocesserna: - Hantera lånekontaktperson - Hantera prövning av rätten till hemutrustningslån - Hantera utbetalning av hemutrustningslån Kraven för dessa beskrivs i bilagorna: - Processbeskrivning: Hantera beviljning av hemutrustningslån - Processbeskrivning och karta: Hantera prövning av rätten till hemutrustningslån - Processbeskrivning och karta: Hantera utbetalning av hemutrustningslån Processen Hantera återbetalning av hemutrustningslån består av delprocesserna - Förvalta HUT-skuld - Hantera ärenden HUT-skuld - Avisera HUT-skuld - Hantera förfallet belopp HUT-skuld - Hantera inbetalning HUT-skuld

2 Kraven för dessa beskrivs i bilagorna - Processbeskrivning och karta: Hantera återbetalning av hemutrustningslån - Processbeskrivning och karta: Hantera ärende HUT-skuld 2.2 Generella verksamhetskrav För att stödja hanteringen i HUT:s huvudprocesser finns ett antal verksamhetskrav av generell art som beskrivs i nedanstående avsnitt. Generellt strävar CSN efter att ha så hög automatiseringsgrad som möjligt Hantera personuppgifter I hanteringen av hemutrustningslån finns behov av att hantera personuppgifter och även att spara historik på uppgifterna. Exempel på uppgifter som hanteras: - personnummer, namn, civilstånd, medborgarskap - adressuppgifter - uppgift om skuldsanering - uppgift om skyddad identitet - uppgift om avliden I huvudsak ställs följande krav på hanteringen av personuppgifter: - Maskinell hantering för att i samband med Prövning av rätten till hemutrustningslån inhämta personuppgifter från Migrationsverket och Skatteverket. - Maskinell daglig hantering för att ta emot uppgifter från Skatteverket med uppdateringar som skett i deras register (ex avliden, ny adress, invandrad, utvandrad, namnändringar, personnummerändringar). - Maskinell begäran om totalpost från Skatteverket för enskilda personer exempelvis vid nyregistrering av person. - Funktion för att maskinellt meddela Skatteverket uppgift om avvikelse i nedanstående fall. (CSN har en skyldighet att uppfylla detta krav.) När CSN antar att en adress för en person som är folkbokförd i Sverige är felaktig. När CSN får uppgift om en ny svensk eller utländsk adress som inte uppenbart är tillfällig till en person som är folkbokförd i Sverige. När CSN får uppgift om en ny svensk adress som inte uppenbart är tillfällig till en person som är utvandrad. - Arbetsuppgifter ska maskinellt skapas i bland annat följande fall: Om CSN får uppgift från Skatteverket om att adress saknas. Om CSN får uppgift från Skatteverket om ny adress på person som tidigare saknat adress. - Manuell registrering av personuppgifterna ska vara möjlig Kompletteringar och kommuniceringar Det finns ett flertal situationer då CSN ska kunna skicka kompletteringar eller kommuniceringar. Kompletteringar innebär att CSN skickar en begäran om fler uppgifter som den sökande/låntagaren normalt måste svara på. Kommuniceringar

3 innebär att CSN skickar ett meddelande med uppgifter som den sökande/låntagaren har möjligheter att svara på om personen inte är överens med CSN om uppgifternas innehåll. Vid solidariska lån finns det behov av att kommunicera båda låntagarna. Både kompletteringar och kommuniceringar ska i vissa situationer kunna initieras och skickas maskinellt d.v.s. systemet avgör maskinellt att uppgifter saknas och skapar och skickar en begäran om komplettering. Det ska också finnas möjligheter till att skapa manuell begäran om komplettering/kommunicering och initiera ett utskick av denna. Utskicken ska kunna skickas med brev eller elektroniskt beroende på situationen Fördelning av arbetsuppgifter Arbetsuppgifter som skapas i systemstödet ska fördelas maskinellt utifrån givna förutsättningar. Det ska vara möjligt att manuellt omfördela/tilldela arbetsuppgifterna Bokföringar av ekonomiska transaktioner Bokföringsförordningen (2000:606) De ekonomiska händelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och kapitalförändring. Alla transaktioner som påverkar hemutrustningslånet och dess skuld ska aggregeras, överföras och bokföras i ekonomisystemet (idag Agresso). Underlaget skapas och skickas maskinellt till ekonomisystemet. Spårbarhet ska finnas mellan systemen Hantera returer av utskick Eftersom returer av utskick är relativt vanliga inom hemutrustningslån finns behov av en så maskinell och effektiv hantering som möjligt. Bland annat ska det vara möjligt att maskinellt skapa arbetsuppgifter då ett visst antal returer är registrerade för en person. Registreringen av returer bör vara maskinell Hantera preskription Starten för preskriptionstiden inträffar när lånet utbetalas. Denna uppgift måste registreras och sparas historik på. Registrering måste ske per person och lån. Maskinella preskriptionsavbrott ska registreras utifrån händelser i enlighet med bestämmelserna i Preskriptionslagen exempelvis inbetalningar. Arbetsuppgift ska skapas maskinellt en viss tid före det att preskriptionstiden löper ut för att ge CSN möjlighet att åstadkomma ett preskriptionsavbrott.

4 2.2.7 Uppföljning verksamhet Verksamheten har behov av uppföljning och statistik ur flera perspektiv med olika periodicitet som rör både process-, verksamhets-, ekonomi- och produktionsuppföljning där de slutliga mottagarna både är interna och externa. Hemutrustningslånen måste kunna följas upp och analyseras utifrån ett helhetsperspektiv från början till slut. Ett annat perspektiv är den ekonomiska uppföljningen som ska säkerställa att verksamhetens ekonomiska värden överensstämmer med det bokförda värdet samt ge en förklaring till varför utfallet ser ut som det gör. Det behövs även stöd för att få fram statistikuppgifter som svarar upp mot uppdragsgivarnas årliga krav, årsredovisning samt myndighetens interna målsättningar. Därutöver finns behov av att följa upp om verksamheten bedrivs effektivt bland annat i form av ledtider och volymer. Det finns också behov av att följa upp verksamheten på kortare sikt (dag och vecka) för att kunna underlätta den operativa planeringen och styrningen, här kan även krav komma på individuppföljning i en framtid. Uppföljningen ska vara möjlig att borra sig ned i för att se orsak och verkan. Uppgifter som krävs för att stödja uppföljningsperspektivet behövs inte alltid för att kunna bedriva ärendehandläggning. Uppgifterna ska kunna tas fram utan att störa produktionen Loggning och uppföljning av loggning Alla ändringar och/eller åtkomst till personuppgifter ska loggas och kunna spåras tillbaks till tidpunkt och användare. CSN ska kontrollera uppgifter om loggning enligt Personuppgiftslagen (PUL). Utifrån loggningsuppgifterna ska kontroll kunna ske om någon obehörig åtkomst till personuppgifter förekommit Registerutdrag Funktion för att hantera ansökan om registerutdrag enligt PUL ska finnas Gallring Funktion för att ta bort personuppgifter enligt PUL ska finnas. Personuppgifter i verifikationer som avser in- och utbetalningar samt lånetransaktioner som ökar eller minskar lån eller bidrag, får bevaras hos CSN som upptagningar för automatiserad behandling i tio år efter det räkenskapsår de avser Integration Integration (t.ex. WS, FTP, SHS) ska kunna ske med andra myndigheter och privata aktörer.

5 In- och utdata Ett nytt systemstöd ska kunna hantera vanliga typer av in- och utdata. Exempelvis - Pappersutskrifter (hanteras idag av extern leverantör) - Elektroniska utskick - Ta emot och skanna in pappersblanketter och brev (hanteras idag av extern leverantör) - Ta emot och skicka filer exempelvis inbetalningar, utbetalningar - Ta emot och skicka E-post - Systemstödet ska på ett enkelt sätt kunna presentera in- och utdata för både kund och handläggare Drift och förvaltningsstöd Stöd för driftfunktionalitet måste finnas, t.ex. övervakning, registervårdsfönster, systemoch applikationsloggar Konvertering av information Befintlig, gällande information om aktuella ärenden/lån för hemutrustningslån måste hanteras och konverteras till det nya systemstödet. 2.3 Kvalitetskrav/icke funktionella krav I avsnittet beskrivs de generella kvalitetskrav/icke-funktionella krav som finns Användbarhet CSN strävar efter att utveckla så användbara IT-system som möjligt, både internt för medarbetarna och externt för kunderna. CSN har valt att definiera begreppet användbarhet enligt ISO Riktlinjer för användbarhet. Den grad i vilken specifika användare kan använda en produkt för att uppnå ett specifikt mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt i ett givet sammanhang. Det är viktigt att säkerställa systemstödets användbarhet under utvecklingsprocessen Säkerhet/sekretess/behörighet Information: Systemstödet ska kunna hantera olika typer av information. Enskilda informationsobjekt ska kunna grupperas i enlighet med CSN:s informationsklassningsmodell, 3 klasser: Konfidentiell Intern Öppen Enskilda informationsobjekt ska dessutom kunna grupperas enligt följande:

6 Sekretessklassad information Verksamhetsinformation Behörighetshantering: Det ska finnas ett rollbaserat behörighetskontrollsystem (BKS), inom det ska det vara möjligt att bygga upp roller utifrån enskilda dataobjekt. BKS ska stödja förstärkt autentisering, det ska också kunna hantera/stödja säker Singel Sign-on (främst mot MS AD via LDAP). Rättsliga krav Systemstödet måste kunna hantera de rättsliga krav som reglerar CSN:s verksamhet, de viktigaste återfinns i följande lagar: Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Det måste särskilt beaktas att för de fall hantering (lagring och bearbetning) av personuppgifter sker hos leverantören så ska hanteringen endast vara tillåten inom EES-området. Offentlighet och sekretesslag (2009:400) Det bör särskilt beaktas att informationen inte får lämnas ut till tredje part för andra ändamål än att leverera tjänsten. Förvaltningslagen (1986:223) Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Arkivförordning (1991:446) och Riksarkivets föreskrift RA-MS 2013:6. Om systemstödet kommer använda någon slags molntjänst ska utgångspunkten vara att Juridisk checklista för molnavtal (ifrån Cloud Sweden och Dataföreningen) ska utgöra en del i avtalet. Sekretess Sekretessförbindelser mellan leverantören och CSN ska tecknas, dessa gäller all personal och alla ev. underleverantörer som leverantören anlitar för att leverera systemstödet Svarstid CSN har krav på att svarstiden är max 3 sekunder Recovery/Återställning av data Allt data ska kunna återställas inom en given tidsram. Nya krav på Recovery/Återställning av data behöver tas fram i det fall en molntjänst levereras Prestanda Krav på prestanda ska tas fram för maskinell handläggning, förslagsvis formulerade som genomströmning av antal ärenden per timme.

7 2.3.6 Krav på utveckling och underhåll av systemstödet Lämpliga metoder, tillhörande verktyg och rutiner för utveckling av systemstödet ska arbetas fram. Med utveckling av systemstödet avses aktiviteter från och med kravfångst till och med produktionssättning. Standardiserade testfaser ska stödjas av systemstödet/leverantören. CSN:s strävan är att gå mot högre grad av automatiserade tester. Systemstödet/leverantören ska föreslå/tillhandahålla lämplig utvecklingsmiljö för detta ändamål Programspråk Enlig CSN:s bedömning är Java det bästa alternativet som programspråk inom CSN. Denna bedömning är en utgångspunkt för det nya systemstödet för HUT Dokumentation Förslag till hur dokumentation ska utformas ska tas fram. I leverans av systemstödet ska ingå dokumentation avseende Process Utbildning Användardokumentation System Drift Support och utbildning Support och utbildning ska tillhandahållas Metod CSN arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar verksamheten. Det görs för att effektivisera och för att ge kunderna bättre service. Vi tar reda på kundernas åsikter och önskemål. Den kunskapen används i utvecklingsarbetet, som ska ge konkret nytta, följas upp och utvärderas. CSN behöver en ny utvecklingsmodell som möter kravet på effektiva och iterativa utvecklingsscykler med fler releaser. Tidiga analyser har visat att BPMS (Business Process Management Suite) väl möter CSN:s önskemål. Därför vill CSN använda och utvärdera BPMS eller liknande i utvecklingsarbetet med ett nytt HUT Äganderätt och immateriella tillgångar Äganderätten till och rätten att fritt förfoga över Leverantörens arbetsresultat tillfaller CSN, vilket bland annat innebär att CSN fritt får utnyttja, förändra, publicera och vidareutveckla uppnått arbetsresultat och överlåta arbetsresultat till annan. Undantag från detta ska för att gälla, avtalas särskilt i det skriftliga leveransavtalet. Leverantören eller av denne anställd eller anlitad konsult får inte publicera eller på annat sätt nyttja utredningsmaterial eller arbetsresultat som tillhör CSN utan dennes skriftliga

8 medgivande. Allt sådant material ska överlämnas till CSN när materialet inte längre behövs eller senast vid leveransavtalets upphörande. 2.4 Framtida krav Sannolikt står verksamheten för hemutrustningslån inför många framtida förändringar. Troligen kommer en förordningsändring som kan träda ikraft relativt snart. CSN bedömer det som troligt att ändringen kommer träda ikraft under tiden för framtagandet av det nya systemstödet. Exempel på förändringar som förväntas i den är: - att det inte längre ska gå att bevilja lån med solidariskt betalningsansvar - att CSN:s beslut ska gå att överklaga Sammantaget innebär detta att höga krav ställs på systemstödet/leverantören när det gäller förmågan att snabbt hantera förändringar. Därför är det viktigt att det nya systemstödet byggs med utgångspunkten att det ska ha god förvaltningsbarhet. Det vill säga att det är lätt att rätta fel i systemet och att det är lätt att ändra och lägga till funktionalitet. Det ska vara enkelt att byta leverantör för externa tjänster såsom exempelvis utbetalningar, utskrifter m.m.