Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1 (2) RA-MS 2013:40 Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Smittskyddsinstitutet; beslutade den 15 oktober Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) om gallring hos Smittskyddsinstitutet (dnr RA /2868). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Smittskyddsinstitutet Arkivbildare: Smittskyddsinstitutet Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 1993 Gallring 2 Smittskyddsinstitutet får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan. Bevarande 3 Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). Dokumentation och tillämpning 4 Smittskyddsinstitutet ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallringen verkställs ska Smittskyddsinstitutet kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2 (2) RA-MS 2013:40 1. Denna författning träder i kraft den 4 november 2013 och är giltig till och med den 31 december Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter, beslut och allmänna råd (RA-MS 1996:44) om gallring av handlingar hos Smittskyddsinstitutet, samt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:61) om gallring hos Smittskyddsinstitutet inom Mikrobiologiska laboratorieverksamheten. Björn Jordell Tomas Wallin

3 1(8) Innehållsförteckning Tillämpning Tillämpning av bilagan... 1 Verksamhetsområden 1. Styra, planera och följa upp verksamheten Ge verksamhetsstöd Bygga upp kunskap Utföra laboratorieanalyser Ge stöd... 8 Tillämpning av bilagan Smittskyddsinstitutet får gallra handlingar i enlighet med vad som anges. Bilagan är strukturerad i enlighet med Smittskyddsinstitutet klassificeringsstruktur 2013:2. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan.

4 Verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp verksamheten grupp 1.5 Följa upp och utveckla ledningssystem I aktiviteterna till processerna: Utfärda kompetensbevis Genomföra interna revisioner får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges 2 (8) tillfälliga hjälpmedel i ledningssystem och avvikelsehantering, till exempel kompetensbevis eller checklistor i samband med revisionsarbete/ledningsmöten och där uppgifterna rutinmässigt förs över till andra informationsbärare. 4 år efter att uppgifterna har överförts till annan databärare inom samma medium Hantera avvikelser och förbättringsförslag enskilda avvikelserapporter. 4 år efter att sammanställning av analyserad data har upprättats. - Under förutsättning att handlingarna inte behövs för Smittskyddsinstitutets uppföljning eller för framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden.

5 Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd 3 (8) grupp 2.4 Förvalta IT-system Drifta, utveckla och avveckla IT-system granskningsloggar i vårdsystem, det vill säga dokumentation av databasfrågor såsom anropens ursprung eller plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden. 10 år efter den senaste loggningen. grupp 2.5 Förvalta fastighet och teknik Sköta och underhålla laboratorieutrustning uppgifter i register över medicintekniska produkter, inventarium för registrering av uppgifter om (medicinteknisk) utrustning, benämning och placering. Handlingar i dossierer över medicinteknisk utrustning innehållande exempelvis bruksanvisning, besiktningar, dokumentation om egentillverkning samt åtgärder och andra handlingar som tillkommer under utveckling och drift. Handlingar som tillkommer vid kvalitetskontroller av medicintekniska produkter exempelvis valideringsprotokoll, provningsprotokoll och kalibreringsprotokoll. När uppgifterna inte längre behövs i verksamheten. 4 år efter att utrustningen har avyttrats. 4 år efter att produkten har avyttrats.

6 4 (8) förlopp/ autoklavkurvor (avser autoklaver). 4 år efter utskrift. Handlingar som tillkommer vid kvalitetskontroller av övrig utrustning, exempelvis valideringsprotokoll för ventilerade arbetsplatser. 4 år efter det att produkten har avyttrats. Verksamhetsområde 3. Bygga upp kunskap grupp 3.2 Övervaka, följa upp och utvärdera Övervaka och analysera data Handlingar i anmälningar enligt smittskyddslagen. 5 år efter att uppgifterna har förts in i det elektroniska övervakningssystemet för information och statistik om anmälningspliktiga sjukdomar i Sverige. Handlingar i rapporter enligt lagen om register över nationella vaccinationsprogram. 5 år efter att uppgifterna har förts in i det elektroniska hälsodataregistret för information och statistik om vaccinationer i Sverige. Inkommande handlingar som utgör rapportering, information, rådata och statistik till frivilliga övervakningssystem och register. 5 år efter att uppgifterna har överförts till övervakningssystem eller register. Elektroniska handlingar och pappershandlingar. Inkommande handlingar som utgör rapportering, information, rådata och statistik som har utgjort underlag för analys, bearbetning och sammanställning. 5 år efter att resultatet publicerats. - Under förutsättning av att handlingarna inte har någon ytterligare funktion. Pappershandlingar och elektroniska handlingar.

7 5 (8) Inkommande handlingar som utgör rapportering från mikrobiologiska laboratorier. Upprättade handlingar som utgör rapportering, underlag för statistik. personuppgifter i frivilliga övervakningssystem. 10 år efter att resultatet har publicerats. - Under förutsättning av att handlingarna inte har någon ytterligare funktion. 1 år efter att sammanställning eller bearbetning har utförts. - Under förutsättning av att handlingarna inte har någon ytterligare funktion. När uppgifterna inte längre behövs för ändamålet med behandlingen eller när samtycket till behandlingen har upphört. Pappershandlingar och elektroniska handlingar. Pappershandlingar och elektroniska handlingar. Verksamhetsområde 08. Utföra laboratorieanalyser grupp 8.1 Analysera inkommande patientprover I aktiviteterna till processerna: Analys av parasit- och svampinfektioner Övervakning och analys av virusinfektioner Övervakning och analys av bakterieinfektioner Övervakning av vaccinsjukdomar får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges analysresultat- rådata/utskrifter. analysprotokoll. Efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen. 4 år efter att undersökningen har avslutats och efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen.

8 8.1.1 Analys av parasit- och svampinfektioner 6 (8) analysprotokoll för serologi, PCR eller mikroskopi avseende parasiter och svampar. 10 år efter att undersökningen har avslutats och efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen. analysprotokoll för serologi avseende kroniska infektioner orsakade av parasiter. 10 år efter att handlingarna inte längre behövs för uppföljning. - Under förutsättning att serum/prov är kasserat och inte längre behövs för långtidsuppföljning av patienter Övervakning och analys av virusinfektioner analysprotokoll för serologi avseende kroniska infektioner orsakade av zoonosa virus. 10 år efter att handlingarna inte längre behövs för uppföljning. - Under förutsättning att serum/prov är kasserat och inte längre behövs för långtidsuppföljning av patienter Övervakning och analys av bakterieinfektioner analysprotokoll för serologi avseende kroniska infektioner orsakade av zoonosa bakterier. 10 år efter att handlingarna inte längre behövs för uppföljning. - Under förutsättning att serum/prov är kasserat och inte längre behövs för långtidsuppföljning av patienter.

9 8.2 Analysera inkommande vatten- och miljöprover 7 (8) analysresultat rådata/ utskrifter. analysprotokoll. Efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen. 4 år efter att undersökningen har avslutats och efter kontroll av att handlingarna saknar värde för den slutgiltiga bedömningen. grupp 8.5 Säkerställa kvalitet på laboratorieanalyser I aktiviteterna till processerna: Utveckla och förbättra laboratoriemetoder Delta i interna kontroller Delta i externa kontroller Upprätthålla stamförråd får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges uppgifter i metodloggböcker. 4 år efter att metoden har tagits ur bruk. - Under förutsättning att metodutvecklingsdokument som beskriver hur metoden har utvecklas bevaras. Elektroniska handlingar och pappershandlingar Upprätthålla stamförråd uppgifter om referensstammar i register över stamförråd. När stammarna inte längre lagras i stamförrådet.

10 8.6 Förvalta biobank 8 (8) personuppgifter i register över personer med prover i biobanken. När provet har avlägsnats ur biobanken. Verksamhetsområde 9. Ge stöd 9.2 Delta i nationella utbrottsutredningar enkäter och frågeformulär avseende epidemiologiska utbrott. enkäter och frågeformulär avseende epidemiologiska utbrott. Efter att uppgifterna har överförts till elektroniska handlingar. Efter att uppgifterna har överförts till databärare inom samma medium.