Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:37 Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket; beslutade den 19 juni Riksarkivet föreskriver med stöd av 21 första stycket och 21 a förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet om bevarande samt med stöd av 12 första stycket arkivförordningen om gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket (dnr RA /3259 och dnr RA /4726). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Skatteverket Arkivbildare: Skatteverket, Riksskatteverket och skattemyndigheterna Handlingar: Handlingar från beskattningsverksamheten Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med år 1995 Bevarande och gallring 2 I 20 kap. 2-3 skatteförfarandeförordningen (2011:1261) meddelas bestämmelser om gallring och undantag från gallring av deklarationer och övriga uppgifter. För gallringen av uppgifter som behandlas automatiserat i ett ärende meddelas bestämmelser i 1 kap. 8 lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. För gallringen av uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen meddelas bestämmelser i 2 kap lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. I förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet meddelas bestämmelser om uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen rörande undantag från gallring, bevarande under en längre tid och gallring. 3 Uppgifter och handlingar från beskattningsverksamheten får bevaras eller gallras enligt bilagan. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(2) RA-MS 2012:37 4 Uppgifter enligt 5 kap. 2 första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ska, avseende handlingar som bevaras, undantas från gallring. 5 Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). Dokumentation och tillämpning 6 Skatteverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. 1. Denna författning träder i kraft den 2 juli Genom denna författning upphävs följande författningar: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2006:55) om gallring hos Skatteverket, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2010:51) om bevarande hos Skatteverket, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2010:52) om gallring hos Skatteverket, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2010:59) om bevarande och gallring hos Skatteverket, Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:28) om bevarande och gallring hos Skatteverket, och Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2011:71) om gallring hos Skatteverket. 3. I de delar som inte regleras av dessa föreskrifter ska Skatteverket tillämpa de upphävda föreskrifterna för arkivbildning som uppstår i enlighet med äldre bestämmelser i enlighet med övergångsbestämmelser till skatteförfarandelagen (2011:1244). 4. Uppgifter angående taxering, som har tillförts skatteregistret före den 1 oktober 2001, får bevaras för att möjliggöra maskinella omräkningar av skatt i längst 21 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras Det förlängda bevarandet avser uppgifter som utöver 12 respektive 16 i den nu upphävda taxeringsförordningen (1990:1236) ska ingå i skattelängd respektive taxeringsuppgiftsregister. Björn Jordell Britt-Marie Östholm

3 1(4) Bilaga: Uppgifter och handlingar från beskattningsverksamheten som får bevaras eller gallras Uppgifter som behandlas automatiserat i ett ärende Uppgifter angående revision. Uppgifter om avdrag för avsättning till och återföring av avdrag för avsättning till periodiseringsfond. Uppgifter angående kontrollprojekt vid tredjemansrevision eller tredjemansföreläggande. Får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifter får dock bevaras längst tills det finns ett beslut som har vunnit laga kraft avseende den fråga uppgifterna avser. Får bevaras i längst 19 år efter utgången av det beskattningsår då avsättningen eller återföringen gjordes. Får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifter får dock bevaras längst till ett projekt avslutas. Uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen Uppgifter angående beskattning. Handlingar och uppgifter i ärende om skattereduktion. Handlingar i ärende i vilket beslut omprövas eller överklagas. Får bevaras för att möjliggöra maskinella omräkningar av skatt i längst 21 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras Får bevaras i 10 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras Får bevaras i 10 år efter det år Avser uppgifter som utöver 18 förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet för varje beskattningsår ska undantas från gallring.

4 2(4) Deklarationer Deklarationer m.m. som avses i 20 kap. 1 skatteförfarandeförordningen (2011:1261). Får gallras efter att de har överförts till elektroniska automatiserad behandling) 11 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras till gick ut. Avser endast pappershandlingar. Avser deklarationer m.m. som ska undantas från gallring enligt 20 kap. 2 skatteförfarandeförordningen (2011:1261). Från och med år Uppgifter och handlingar i ärenden om skattereduktioner ansökan om skattereduktion enligt - lagen (2003:1204) om skattereduktion för vissa miljöförbättrande installationer i småhus, - lagen (2004:752) om skattereduktion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus, - lagen (2005:1137) om skattereduktion för virke från stormfälld skog vid års taxeringar, och - lagen (2007:346) om skattereduktion för hushållsarbete. ansökan om skattereduktion enligt 67 kap. 2 och inkomstskattelagen i dess lydelse från den 1 juli 2009 och lagen (2009:194) om förfarandet vid skattereduktion för hushållsarbete. Får gallras 7 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som handlingarna kan hänföras Får gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som handlingarna kan hänföras Avser endast pappershandlingar. Avser endast pappershandlingar.

5 3(4) Handlingar angående utfall av beskattning Handlingar med beskattningsutfall, sammandrag över beskattning och debiteringsstatistik. Datorprogram Datorprogram för den automatiserade behandlingen i ärenden om - gåvoskatt åren , - mervärdesskatt åren , - skattereduktion för utgifter för vissa anslutningar för tele- och datakommunikation åren , - skattereduktion för vissa miljöförbättrande installationer i småhus åren , - skattereduktion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus perioden , - skattereduktion för virke från stormfälld skog vid års taxering ar, och - skattereduktion för hushållsarbete perioden Får gallras 5 år efter det år de inkom. Får gallras 1 år efter utgången av det år då samtliga beslut som behandlades med programmen har vunnit laga kraft. Avser sammanställningar för församlingar, kommuner och län (landsting och regioner).

6 4(4) Uppgifter och handlingar i ärenden om kassaregister tillverkardeklaration för kassaregistermodell eller kassaregisterprogram. huvudnyckel till kontrollenhet. Handlingar med anmälan av kassaregister. Handlingar med felanmälan av kassaregister eller kontrollenhet. ansökan om undantag från användning av kassaregister i enskilda fall. Handlingar i kontrollärende. föreläggande. anstånd med betalning av kontrollavgift. Handling med begäran om omprövning eller överklagande av beslut med bilagor. beslut om avslag. Bevaras. Bevaras. då det anmäldes att kassaregister eller kontrollenhet inte längre används. Anmälan inkommen som pappershandling får gallras 6 månader efter att den har registrerats av Skatteverket. Får gallras 5 år efter det år då anmälan inkom. då undantaget slutar att gälla. Avser både ansökan och återkallande. Avser även anmälan om förändrade förhållanden.