Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarets materielverk (FMV) i Stockholm den 3-4 november 2009.

Transkript

1 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarets materielverk (FMV) i Stockholm den 3-4 november Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FMV ska, med hänvisning till 3 och 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, identifiera, ordna och förteckna bilder förvarade vid informationsavdelningen (avsnitt 7). 2. FMV ska, med hänvisning till 3-6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, fastställa rutiner för arkivering av den externa webbplatsen samt intranätet Insidan och föregångaren Portalen (avsnitten 2 och 7). 3. FMV ska, med hänvisning till 3 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, utreda huruvida det är FMV eller Försvarsmakten som är ansvarig för arkiveringen av FMV: s publikationer samt se till att arkivexemplar av allt tryck bevaras i enlighet med punkt 5 nedan (avsnitt 3). 4. FMV ska, i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 3 och 5 kap., komplettera dokumentationen över sina adb-system samt fastställa en strategi för bevarande av digitala handlingar, både för handlingar i systemen och för avställd information i klimatarkivet (avsnitten 2, 10 och 11). 5. FMV ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att patenthandlingar, inköpshandlingar och övriga arkivhandlingar förvaras skyddade mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst (avsnitten 5 och 6 m.fl.). Anmärkningar. 1. Krigsarkivet erinrar om att när system PLUS avvecklas måste en gallringsutredning utföras, eftersom fler handlingar än de som anges i föreskriften (RA-MS 1998:44) kan behöva bevaras. 2. Krigsarkivet efterlyser, med hänvisning till 3 och 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, ett tydligare förtecknande av personalhandlingarna och ett klargörande av var dessa förvaras samt önskar över huvud taget en bättre översikt över vilka arkiv som förvaras av FMV och vilka delar av dessa arkiv som eventuellt saknas (avsnitten 2 och 5). 3. Krigsarkivet vill även erinra om att statliga myndigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 (avsnitt 2) ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar.

2 Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 30 juni Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet genomförde den 3-4 november 2009 en inspektion av arkivvården hos FMV, en inspektion som var mycket väl förberedd av myndigheten. Inspektionen avsåg huvudkontoret i Stockholm och i rapporten upptagna verksamhetsområden och arkivlokaler. Föregående inspektion ägde rum den juni 2006 (KrA dnr /719). En mycket stor del av FMV:s framtida dokumentation kommer att hanteras genom Platina, även en betydande del av myndighetens historia i och med den konvertering av äldre uppgifter till systemet som görs. Detta gör det naturligtvis speciellt viktigt att ta hänsyn till de arkivregler som finns för digitala handlingar. Myndigheten är medveten om behovet av ett arkiv för digital långtidslagring och har tillsatt en arbetsgrupp för dylika frågor. Den ärendestruktur som kommer att användas när Platina introduceras efter årsskiftet motsvarar inte fullt den klassificeringsstruktur som enligt Riksarkivets nya föreskrifter (RA-FS 2008:4) ska kunna redovisa hela verksamhetens arkiv. Däremot är det tydligt att FMV strävar åt rätt håll och med sin nya ärendestruktur kommit ett gott stycke på väg i sådana förberedelser. Krigsarkivet ser fram emot fortsatta samtal kring denna utveckling. På flera områden har goda framsteg gjorts sedan föregående inspektion. Det är med stor tillfredsställelse som Krigsarkivet noterar att ett nytt centralarkiv sedan några år är i bruk, att det förut helt försummade inköpsarkivet nu till stor del har ordnats, att leveranser av äldre arkivmaterial har skett, att förteckningsläget har avsevärt förbättrats och att planer för framtida arkivredovisning har börjat ta form. På dessa områden sköts arkivvården numera på ett tillfredsställande sätt, även om de förelägganden som framställs ovan visar att det fortfarande finns en del att göra. Ett område där en lösning ännu inte nåtts är leveranserna från Försvarsmaktens system för materielritningar Boris och Krigsarkivets åtkomst till dessa ritningar. Enligt ingånget avtal skulle ritningar tillhöriga avvecklad materiel föras till en Krigsarkivet tillhörig area av Boris. Digitala ritningar samt metadata skulle sedan tillgängliggöras i Krigsarkivets forskarexpedition. Denna ordning har inte fungerat under ett par års tid. Krigsarkivet vill med kraft betona nödvändigheten av att frågan om tillgängliggörande och fortsatta leveranser får en mycket snar lösning. Efter inspektionen har avhållits ett möte med alla inblandade parter (FMV, Saab, Riksarkivet, Krigsarkivet m.fl.), då det överenskoms att kostnadsförslag skulle tas fram redan vid årsskiftet. Inspektion. 1. Allmänt om utvecklingen vid FMV. Frågan om FMV:s framtida organisation och verksamhet är inte avgjord, men någon sammanslagning med Totalförsvarets forskningsinstitut torde i alla fall inte bli aktuell. FMV:s överdirektör betonade att Krigsarkivets inspektioner utgör en kvalitetsgranskning av FMV:s arkivvård och att goda resultat uppnåtts under de senaste åren. Leveranser av äldre arkivmaterial har skett i betydande omfattning, men fortfarande återstår en del uppgifter såsom insortering av äldre handlingar och klargörande av vilka

3 personalhandlingar som återfinns hos FMV respektive hos arkivmyndigheten. Krigsarkivet instämde i att väldigt mycket positivt har hänt både beträffande leveranser och beträffande FMV:s arkivredovisning, som vid senaste arkivinspektionen 2006 befanns vara otillfredsställande. Av den anledningen kan nu fokus sättas på framtidsfrågor såsom FMV:s nya dokumenthanteringssystem och lagring av elektroniska handlingar. Vidare betonades att frågan om Krigsarkivets tillgång till avvecklade ritningar i system BORIS måste få en snar lösning. 2. Planering och styrning av arkivbildning samt föreläggandena i 2006 års inspektionsrapport. Inledningsvis diskuterades arkivvården vid Test- och evalueringscentrum (T&E) samt därav föranledda framtida utbildningsinsatser. Redan 2010 torde det vara dags för en ny inspektion hos FMV:s provplats i Vidsel. De nya principerna för arkivredovisning (RA-FS 2008:4) kommer att innebära ett utökat ansvar både hos FMV centralt och hos enheterna ute i landet. Arkivförteckningarna. Stora insatser har gjorts sedan senaste inspektionen. De förteckningar som Krigsarkivet har erhållit inför inspektionen omfattar de arkiv som förvaras vid Tre Vapen. Utenheterna förtecknar i arkivförteckningsprogrammet Klara, men i stor utsträckning förvarar de själva sina handlingar. Snart kommer FMV centralt att få tillgång till dessa förteckningar. FMV arbetar just nu med att klargöra vilka delar av arkivbeståndet som är förtecknade och vad som är levererat till Krigsarkivet. Krigsarkivet önskar en totalbild av vilka arkiv som finns hos FMV och av vilka delar av dessa arkiv som eventuellt saknas. Krigsarkivet frågade varför den innehållsförteckning över serierna i Centrala ledningen, Centralexpeditionen, skiljer sig från den innehållsförteckning som tidigare åtföljt leveranserna till Krigsarkivet. FMV ska undersöka detta. Delarkivet Hemliga arkivet ska FMV försöka att identifiera. Förtecknandet av personalhandlingarna och frågan om var personalhandlingarna förvaras ska utredas, och FMV kallar till överläggningar om detta. Dokumentet Arkivstruktur som tillställts Krigsarkivet visar FMV:s organisation och utgör ingen struktur för arkivförteckningen. Hittills har mest handlingar från Tre Vapen inkommit till centralarkivet. Det överenskoms att handlingarna från Tre Vapen i första hand ska samlas i en förteckning. Däremot kan provplatserna samt eventuellt enheter som Patentavdelningen behöva fristående förteckningar. Kanske blir det så att perioden kommer att utgöra en egen arkivbildningsperiod, beroende på FMV:s organisationsförändringar. Från år 2010 avser dock FMV att förteckna sina arkivhandlingar enligt Riksarkivets nya arkivredovisningsmodell. Delarkivet FMV Marinmateriel har hittats genom gjorda inventeringar. Materialet anses behöva bevaras, men det är viktigt att hänvisningar görs till handlingarna på Krigsarkivet. Man kan tänka sig ett projektarkiv, skilt från huvudförteckningen. Delarkivet Registerbesiktning ansågs kunna tillhöra organisationen MIFOR. Arkivbeskrivningen. En mycket omfattande arkivbeskrivning har utarbetats av FMV, och Krigsarkivet ser med stor tillfredsställelse att så har skett, dock under förutsättning att tillägg fortlöpande görs så snart det behövs. Varje myndighet ska vidare i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

4 4 kap. 2 upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (omfattande både pappershandlingar och adb-system). Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Beskrivningen ska innehålla: 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Förteckning över adb-system. Krigsarkivet har inför inspektionen erhållit en förteckning över FMV:s adb-system, men det framhölls att den behöver utökas med uppgifter om sekretess, gallring m.m. Frågan ställdes också huruvida den innehåller samtliga system, d.v.s. även system tillhörande provplatserna och FMV:s olika projekt. Vidare måste klargöras huruvida systemen ägs av FMV eller Försvarsmakten och huruvida de innehåller allmänna handlingar. Klimatarkivet. Mycket av materialet har inventerats, och uppmärkning av hyllorna har gjorts. En hel del kan säkert komma i fråga för gallring, men detta återstår att utreda. Beträffande arkiverandet av rullfilmer kommer FMV att kontakta Armé-, Marin- och Flygfilm. Webbplatserna. Beträffande den externa webbplatsen samt intranätet Insidan och föregångaren Portalen, framhöll Krigsarkivet att dessa enligt nu gällande arkiveringsprinciper ska bevaras digitalt genom avställning med regelbundna intervaller. Tillämpningsbeslut. FMV har glädjande nog fastställt ett tillämpningsbeslut till RA-FS 2004:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. Krigsarkivet påpekade härvid att de däri upptagna bevarandehandlingarna inte är de enda räkenskapshandlingarna som ska bevaras. För att underlätta framtida återsökning ska hela systemet, förutom de gallrade handlingarna, bevaras. (Se vidare avsnitt 8.) Dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner. Utarbetandet av dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner har endast påbörjats. 3. Biblioteket. Förhållandena är ungefär så som de anges i 2006 års rapport. Det framhölls dels att även om FMV levererar allt tryck till Krigsarkivets bibliotek ska också ett arkivexemplar av trycket finnas, dels att Krigsarkivets bibliotek bör få ett exemplar innehållande alla förändringar av den ursprungliga publikationen. Det betonades dock att ansvarsfrågan måste utredas, d.v.s. om det är FMV eller Försvarsmakten som är ansvarig för arkiveringen. Tryck producerat av FMV ska förvaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, med ändring RA-FS 1997:3). På vinden förvarat material som ej utgivits av FMV omfattas inte av arkiveringsskyldigheten.

5 4. Registratur och skrivmaterielfrågor. Kanslifunktionen har till sitt förfogande 22 ½ årsarbetskrafter varav 13 är registratorer. De tidigare spridda expeditionerna är nu samlade i en. Här finns väl fungerande rutiner för alla registraturens viktiga uppgifter inklusive sortering och återställning av tillbakalämnade handlingar. Registratorsexpeditionen bemannas dagligen av tre personer. Här sker all utlämning och tillbakalämning av H-handlingar. Tillsammans med värdeposten rör det sig om hemliga registreringar per år. Expeditionen handhar även andra sysslor så som utlämning av nycklar till säkerhetsskåpen, USA-visum och kurirhanteringen. När funktionen utökades med det före detta anbudskontoret tillkom tre registratorer. De tar hand om allt rörande anbudsärenden, från öppning till öppningsförtecknande, registrering och arkivering. Anbud registreras fortfarande i system REKO men från och med årsskiftet kommer samtliga uppgifter att överföras till Platina och därefter sker all metadataregistrering där. Liksom vid tidigare inspektioner kan vi konstatera att skrivmaterielfrågorna är hanterade på bästa sätt, d.v.s. att pennor, papper, toner, arkivboxar o.dyl. är garanterat åldersbeständiga. Ett möjligt problem är att handläggare köper egna CD och bränner själva och glömmer eller inte känner till rutiner som krävs för att garantera läsbarhet på lång sikt. Det finns vid FMV en central CD-bränning som kanske inte alla känner till. 5. Arkivlokaler. Slutarkiv De nya slutarkivet har motsvarat förväntningarna och hållit både fukt- och värmeförhållanden på godkända nivåer. Här finns fortfarande gott om accessionsutrymme. Ett utrymme är anpassat för att utgöra det nya klimatarkivet så snart temperaturen ställts in. I den öppna delen förvaras bl.a. Centralexpeditionens serie F1 för åren , delar av Patentavdelningens arkiv, gallringsbara RESMAT-handlingar, några projektarkiv, litet oidentifierade och oförtecknade äldre handlingar, vissa ritningar och det som blev kvar efter det att arkivet för SAAB 37 Viggen med föregångare gallrats och ordnats (20-25 h.m.). I den hemliga delen förvaras bland annat F1-serien för åren och ett antal volymer hemliga handlingar från olika projekt. Arkivlokal i F-huset I den lokal som kallas F5 står Centralexpeditionens F1-serie från , förtecknade men ännu utan etiketter. Här står också ett par olika samlingar av personalhandlingar. Bl.a. har handlingar ända från 1876 förtecknats som FMV:s personalhandlingar. Det finns även separata serier med personalhandlingar från Arméförvaltningen och Armétygförvaltningen. Vi enades om att ett särskilt möte behövs för att reda ut förhållandet mellan levererade och kvarvarande handlingar och för att lösa hur de bäst ska förtecknas. Närarkiv I det öppna närarkivet, som i praktiken fortfarande fungerar som ett slutarkiv finns de öppna handlingarna i serie F1 från 2005 och framåt. Det finns en stor mängd handlingar som ska sorteras in en och en i redan levererade bestånd i Krigsarkivet. Förberedelserna för detta har redan varit i gång länge och överenskommelsen är träffad. I det hemliga när- /slutarkivet förvaras bl.a. F1-serien från 2007 och framåt. I en egen arkivlokal förvaras de hemliga inköpshandlingarna. Klimatarkivet kommer som sagt att flyttas ned till

6 slutarkivet. En del av materialet har gåtts igenom, något har konverterats för att hållas läsbart och en del kommer att kunna gallras. Inköpsarkiv Öppna inköpshandlingar förvaras fortfarande i den inte helt lämpliga lokalen på vinden. Arbetet med kompletteringar och insortering fortgår alltjämt och man är nu klar till och med år Handlingarna fram till och med 1996 är levererade till Krigsarkivet. För närvarande finns c:a 3 h.m. med påträffade handlingar som ska sorteras in i de redan levererade årgångarna. KH-arkiv KH-handlingarna har efter senaste inspektionen fått brandsäker förvaring. 6. Patentverksamheten. Verksamheten startade 1954 under Försvarets civilförvaltning, har flyttat mellan myndigheter men lyder under FMV sedan Verksamhetens art har gjort att man redan från starten haft ärendehantering och därför haft behov av ett eget registreringssystem och en egen diarieplan till skillnad från FMV centralt som ju skrivelseregistrerat. Längre tillbaka användes ett D-basesystem. När möjligheterna att göra utskrifter därifrån försvann inköptes ett nytt system kallat Arken som dock aldrig togs i bruk. Istället har man använt sig av diarieföring för hand i en liggare. När ett ärende inkommer till avdelningen får det ett diarienummer enligt principen P-årtal-löpnummer-dossiernummer. Innan detta sker har alla ärenden även fått ett ärendenummer i Fantomen. En av FMV:s ingenjörer bedömer relevansen för försvaret och angelägenheten av att gå vidare med en patentansökan. Om patent ska sökas skickas ärendet vidare till Patent- och registreringsverket. Nu är det på gång att man införskaffar ett av de större standardsystemen för patentärenden som finns på marknaden. Förhoppningsvis införs det under Krigsarkivet menar att eventuellt bör andra ärenden än de som rör just patent och som kan förekomma inom avdelningen endast registreras i det gemensamma diarieföringssystemet Platina. Efter senaste inspektionen har ett stort sorteringsarbete genomförts på avdelningen och en del av handlingarna har flyttats ned till centralarkivet. Åren är levererade till Krigsarkivet. Nya hyllsystem har satts upp i det rum som används som arkivlokal men handlingarna har inte flyttats över dit. De ligger delvis kvar i draglådor, delvis är de tillfälligt överflyttade till ett vanligt kontorsrum vilket naturligtvis inte är att rekommendera mer än högst tillfälligt. Arkivlokalen är dock inte heller den en godkänd lokal. Om inte lokalen kan åtgärdas för att motsvara arkivlokalskraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, bör en rutin införas för kontinuerlig nedflyttning av ärenden till centralarkivet. 7. Informationsavdelningen. Avdelningen med fem anställda har i uppdrag att stödja FMV:s ledning. Ett syfte är att skapa tydlighet och förståelse, och man har en strategisk, operativ och konsultativ roll. Den interna webben anser Krigsarkivet behöver få riktlinjer för arkivering. Webbplatsen är ju myndighetens ansikte utåt, det som vi alla lever med. Den bör därför frysas och arkiveras årligen. FMV ska således presentera ett förslag till arkivering. Vid avdelningen finns äldre fotografier förvarade i ett förråd, vilket har noterats i tidigare inspektionsrapporter. Det är väsentligt att FMV identifierar dessa bilder, gör ett urval och

7 förtecknar de bevarade bilderna. Möjligen kan veteranklubben engageras i detta arbete. Digitala bilder förvaras på en server, än så länge oregistrerade, men FMV har planer på att upprätta en bildbank. Det är nödvändigt att myndigheten tar fram rutiner för gallring och bevarande. Beträffande trycksaker såsom tidningen Protec och utgivna broschyrer ska dessa enligt uppgift regelmässigt registreras och arkiveras. 8. Fakturahantering och ekonomihandlingar. System PLS används fortfarande för fakturagranskning, men kommer att ersättas av NEKO (Nytt Ekonomisystem) som innefattar Agresso och CDI för inskanning. Alla fakturor skickas till Strömsund för inskanning, där de också arkiveras och sedermera gallras. Betalningar sker i Agresso. Fakturor finns i systemet både som bild och som fil, och det är oklart om båda dessa ska finnas kvar i tio år. Krigsarkivet ska ta reda på hur det förhåller sig på denna punkt. FMV har utfärdat ett tillämpningsbeslut till RA-FS 2004:3, vilket är utmärkt, men Krigsarkivet anmärkte att all information bör bevaras i systemet, inklusive grundböckerna. FMV bör därför inte ange i tillämpningsbeslutet att grundböckerna ska bevaras på papper. 9. Personalhandlingar och framtida HR-system. System PLUS kommer att fasas ut till halvårsskiftet 2010 och ersätts av Palasso. Idag fattas beslut och redovisas rekryteringar i PLUS, medan system RUT håller reda på ansökningshandlingarna. Utskrifter från PLUS sker hos HR (Human Resources) och förvaras i personakterna. I fortsättningen ska registrering av ansökningar ske i Platina. På sikt kommer all hantering att ske digitalt. När PLUS avvecklas måste en gallringsutredning utföras, eftersom fler handlingar än de som anges i föreskriften kan behöva bevaras. Två år efter det att en person slutat levereras personalakten till centralarkivet. Krigsarkivet framhöll att akterna bör sorteras förslagsvis i tioårsperioder. Utenheterna har kvar sina akter, och FMV får utreda huruvida så ska vara fallet också i fortsättningen. 10. Adb-system och it-frågor. På avdelningen jobbar c:a 12 personer och förser FMV med it-tjänster. Driften är utlokaliserad och servrarna finns i Arboga. Inom förvaltningen försöker man minimera användandet av egna system men fortfarande finns en del system kvar. Planen är att man framöver ska ställa krav på de tjänster man vill ha utförda och inte på specifika applikationer. Man tänker också köpa in standardsystem istället för den egenutveckling man tidigare ägnat sig åt. Krigsarkivet erinrade om de nya föreskrifterna för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) och kraven som där ställs på livscykeltänkande, vilket gav upphov till förslaget att framöver lägga in standardklausuler i upphandlingsunderlagen om detta. En lösning för långtidslagring kommer att beställas på sikt. En förteckning över myndighetens adb-system har som nämnts påbörjats. Det kan konstateras att det ännu inte gjorts skillnad på de system som ägs av Försvarsmakten men används av FMV och de som faktiskt ägs av FMV. Provplatsernas och utenhetenas egna system saknas. Dessutom krävs en del övriga upplysningar (regler för gallring och

8 bevarande, ev. uppgifter med sekretess eller personuppgifter) för att registret ska uppfylla kraven. I enlighet med RA-FS 2009:1, 5 kap., ska dokumentation av adb-system bestå av följande delar: - översiktlig beskrivning, - redogörelse för informationsinnehåll, - redogörelse för indata och utdata, - redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, - beskrivning av relationer mellan olika delar, - beskrivning över hur koder och förkortningar har använts, - beskrivning av rutiner och funktioner, - beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, - redogörelse för ändringar, - redogörelse för informationskvalitet, - redogörelse för användning av standarder, - dokumentation av strategi för bevarande, - dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning, - dokumentation rörande informationssäkerhet, - dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar. En strategi för bevarande ska enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 2 innehålla: - val av format för system i drift, - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), - uppgifter om databärare, - hänvisning till övrig dokumentation. 11. Framtida ärende- och dokumenthanteringsfrågor. Ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina kommer tas i bruk fullt ut fr.o.m. den 1 januari En extrautbildning för ett visst antal anställda pågår för att de i sin tur ska kunna stödja resten av de anställda. I den e-utbildning som sedan en tid ligger på FMV: s intranät ingår, förutom allmän statstjänstemannakunskap, även praktiska kunskaper om Platina. Samtliga uppgifter från de tidigare diarieföringssystemen DIANA ( ) och Fantomen ( ) kommer att konverteras till Platina. Det samma gäller system REKO för upphandlingsärenden ( ). Tillsammans rör det sig om c:a 2 miljoner uppgifter. Den konverterade informationen kommer därför att ha egna lagringsareor då det skulle vara omöjligt att hantera så mycket information vid varje sökning i Platina. En stor del av FMV:s verksamhet kommer framöver att hanteras genom Platina. Utanför systemet kommer dock fortfarande HR-system, patentregistreringar och vissa system som stödjer projekt att ligga. Detta gäller även Sharepoint, som bl.a. kommer att erbjuda virituella samarbetsytor och som introduceras ungefär samtidigt med Platina. Myndigheten är medveten om behovet av ett arkiv för digital långtidslagring och har tillsatt en arbetsgrupp för dylika frågor. 12. Platina och ärende- och dokumentationsfrågor ur ett kärnverksamhetsperspektiv.

9 FMV har sedan flera år arbetat med processorientering, men med begränsad framgång. Från våren 2009 har arbetet satt igång igen. Materielförsörjningen, som utgör kärnverksamheten, stöds av dels verksledningsprocesserna dels stödverksamheten. I princip har FMV samma processcykel som Försvarsmakten. Den materielförsörjningsstrategi man arbetar efter ska vara kostnadseffektiv och ge ökad leveranssäkerhet. En skillnad från tidigare är att man nu ger leverantörerna större åtaganden och bättre ser marknadens möjligheter. Livscykelperspektivet innebär att kostnader under hela projektet ska kontrolleras. Samordningsavtal har tecknats med Försvarsmakten, och årliga dialoger med projektplaner och verifieringar är väsentliga inslag i verksamheten. Dialoger sker med PRIO-projektet med syfte att åstadkomma ett gemensamt gränssnitt. Ett exempel i sammanhanget är projekt Gripen, som arbetar med systemutveckling i nära samarbete med industrin och som inleddes år Det indelas i faserna koncept, utveckling, produktion, användande, vidmakthållande och avveckling (sannolikt runt år 2040). Just nu har man kommit till materielsystem (MS) 19, 20 och 21, till vilka tekniska order (TO) relateras. Projektet ser fram emot att arbeta inom Platina. Hemliga handlingar hanteras i ett eget nätverk, men hemliga metadata kan läggas in i Platina. En särskild databas finns för öppna och kommersiellt hemliga handlingar, skild från Platina. Det nya dokumenthanteringssystemet ses som positivt för ärendehanteringen inom projekten, men det underströks att vissa dokument även framdeles måste skrivas ut och undertecknas. 13. Verksamhetsledningssystem och framtagandet av en ny ärendestruktur. Arbetet med att ta fram ett verksamhetsledningssystem utgick i starten från behovet av att hålla styrdokumenten samlade på ett överskådligt sätt introducerades en VHLwebb som beskrev myndighetens processer. Den innehöll c:a 150 processer och bortåt 300 dokument. När behovet av att beskriva verksamhetens processer sammanföll med behovet av en ny ärendestruktur inför det nya ärendehanteringssystemet i kombination med nya arkivredovisningsprinciper, fick arbetet modifieras. Arkivkompetens har klokt nog knutits till arbetet. Den ärendestruktur som kommer att användas när Platina introduceras efter årsskiftet motsvarar inte fullt ut den klassificeringsstruktur som enligt Riksarkivets nya föreskrifter ska kunna redovisa hela verksamhetens arkiv. Däremot är det tydligt att FMV strävar åt rätt håll och med sin nya ärendestruktur kommit ett gott stycke på väg i sådana förberedelser. Krigsarkivet ser fram emot fortsatta samtal kring denna utveckling. Datum som ovan Peter Nordström 1.arkivarie Lisan Nissar Borg Arkivarie