Rapport efter inspektion av arkivvården vid Totalförsvarets pliktverk Regionkontor Kristianstad (RKK) den 13 maj 2008.

Transkript

1 /355 Inspektionsrapport Rapport efter inspektion av arkivvården vid Totalförsvarets pliktverk Regionkontor Kristianstad (RKK) den 13 maj Närvaro: se bilaga. Förelägganden. 1. RKK ska, med hänvisning till 7 kap. i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) om planering, utförande och drift av arkivlokaler, tillse att handlingar som hör till myndighetens arkiv förvaras så att de ges skydd mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Detta innebär i första hand att bevarandehandlingar, såsom handlingar rörande kvinnors samtycken och Jehovas vittnen och äldre diarieförda handlingar, arkivlistor och minnesanteckningar, flyttas till centralarkivet. (Avsnitten 4 och 6.) 2. RKK ska se till att utföra beslutad gallring i tillämpliga fall. För handlingar som inte finns upptagna i gällande gallringsföreskrift ska Pliktverket, med hänvisning till 7 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter, inkomma med en begäran om gallring till Krigsarkivet, under förutsättning att man inte anser att handlingarna ska bevaras. (Avsnitt 6.) Anmärkningar. Krigsarkivet föreslår att RKK:s gallring av diarieförda skrivelser inrättas efter PIB 2004:3. Personalakterna för aktuell personal bör flyttas till Centrala ledningen i Karlstad. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder senast den 1 december Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet genomförde den 13 maj 2008 en inspektion av arkivtjänsten hos Pliktverket Regionkontor Kristianstad, en inspektion som var väl förberedd av RKK. Föregående inspektion ägde rum den oktober Av de förelägganden som då framställdes har glädjande nog flera punkter åtgärdats av RKK och Pliktverket, exempelvis så har: - RKK uppdaterat sin arkivredovisning och utarbetet förteckningar över sina hemliga och kvalificerat hemliga arkiv, - Pliktverket upprättat ett tillämpningsbeslut enligt RA-FS 1991:6, med ändring 1997:6, för sina handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, - Pliktverket upprättat ett tillämpningsbeslut till RA-MS 2003:44 avseende in- och utdata till systemen PLIS och SYOM samt andra uppgifter rörande totalförsvarspliktiga, - föreskrifter rörande handlingar tillhörande det externa urvalet fastställts (RA-MS 2005:70 och RA-MS 2006:11). Krigsarkivet finner att arkivtjänsten sköts på ett fullt tillfredsställande sätt på de flesta områden, men framför allt beträffande handlingarnas förvaring finns allvarliga brister. Det står vidare klart att

2 Riksarkivets kommande föreskrift om ändrad arkivredovisning, som träder i kraft i början av 2009, kommer att göra anspråk på Pliktverkets arkivtjänst. Denna omställning till ett nytt redovisningssätt baserat på myndigheternas verksamhetsstruktur försvåras naturligtvis av det osäkra organisatoriska läge som myndigheten för närvarande befinner sig i. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. Den 1 oktober 2006 gick Pliktverket och regionkontoren in i en ny organisation. RKK delades då in i tre team, två för den ordinarie mönstringen och ett för det externa urvalet, d.v.s. tester som Pliktverket utför på uppdrag. Inom kort kommer dock denna organisation att upphöra, och RKK uppdelas då enligt ett liggande förslag upp i en avdelning med läkare och psykologer och en avdelning med mönstringsförrättare, mönstringsstöd, IT och administratörer. RKK har idag 44 tjänster, men strax före halvårsskiftet väntas beslut om uppsägningar. Två regionkontor har nyligen lagts ned, vilket föranlett arkivleveranser till Krigsarkivet. Stora förändringar väntas också i februari 2009 när Pliktutredningen läggs fram. Pliktverket har kommit långt med sin kartläggning av sina processer, men i dagens osäkra läge måste detta arbete vila. Det kan konstateras att stora resurser behöver sättas in för att möta de krav sin ställs i Riksarkivets kommande föreskrift om ändrad arkivredovisning, som träder i kraft i början av 2009 och som innebär att arkivredovisningen ska anpassas efter myndigheternas verksamhets-struktur. I en verksamhets- eller klassificeringsstruktur avspeglas dels processer knutna till kärnverksamheten (t.ex. mönstringar), dels styrande processer och stödprocesser. Klassifi-ceringsstrukturen bör också kunna ligga till grund för myndighetens registrering av allmänna handlingar i ett diarieförings- eller dokumenthanteringssystem. Handlingar tillhörande en och samma process ska presenteras samlat i arkivredovisningen, något som i hög grad torde vara befrämjande för framtida handläggning och återsökning. Krigsarkivet kommer under detta arbete naturligtvis att ge råd och stöd. 2. Ärendehandläggning. Det finns tecken som tyder på att expeditionsverksamheten kan komma att centraliseras till Centrala ledningen i Karlstad, men härom är inget beslutat. Idag är registratorn ensam handläggare på RKK: s expedition, men har en ersättare vid förfall. Numera registreras endast ärenden per år i Kristianstad. Enligt gällande praxis registreras interna ärenden endast en gång inom myndigheten, nämligen hos utgivaren. Skrivelser från Centrala ledningen registreras i Karlstad, och på kopian som inkommer till RKK åsätts en lottningsstämpel, men ingen registrering sker. De skrivelser som ställs direkt till RKK arkiveras också där. Inte så många allmänna handlingar inkommer digitalt, och handläggarna har här informerats om sitt ansvar att låta registrera de handlingar som bör diarieföras. Särskilda brevlådor finns för olika funktioner, vilket underlättar en korrekt handläggning av inkomna ärenden. Generellt gäller fullmakt för öppning av personligt adresserad post. Diarieförda skrivelser har enligt tidigare gällande regler (Riksarkivets beslut 1985:26) gallrats efter fem år i de fall de varit gallringsbara, vilket har medfört att slutlig arkivläggning inte har kunnat ske förrän efter denna tidrymd. Nämnda föreskrift har emellertid nyligen upphävts och ersatts av Pliktverkets interna bestämmelser (PIB 2004:3) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6 med ändring RA-FS 1997:6), enligt vilka kännedoms-skrivelser och liknande handlingar kan gallras senast efter ett år. Krigsarkivet föreslår att RKK:s gallring inrättas efter PIB 2004:3. Härigenom kan handlingar gallras redan ett år efter avslutad handläggning samt boxläggas och flyttas från sin otillfredsställande förvaring i närarkivet till centralarkivet. 3. Arkivredovisningen

3 Krigsarkivet ser med tillfredsställelse på att RKK har uppdaterat sin arkivförteckning, framför allt att förteckningar över de hemliga och kvalificerat hemliga handlingarna har utarbetats. Vid inspektionen föreslogs några mindre förändringar av arkivförteckningen. En önskvärd effekt av ovan skisserade förändring av arkivläggningsrutinerna är att arkivförteckningen ytterligare kan uppdateras i och med att fler boxlagda volymer tillförs. 4. Mönstringshandläggningen. Inkomna handlingar om uppskov eller specialutbildning, beslut från förbanden om avbrott m.m. inkommer via brev, e-post eller ibland telefon, registreras i systemet PLIS (Pliktverkets informationssystem) men skrivs inte ut. Enligt Pliktverkets tillämpningsbeslut till RA-MS 2003:44 avseende in- och utdata till systemen PLIS och SYOM samt andra uppgifter rörande totalförsvarspliktiga (PIB 2007:3) gallras de s.k. personärendena efter fem år, med undantag av kvinnors samtycken och ärenden rörande medlemmar av Jehovas vittnen. Personärendena förvaras idag i ett tjänsterum som inte uppfyller gällande tekniska krav på arkivlokaler (RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler). Enligt ett myndighetsspecifikt beslut om gallring hos Pliktverket (RA-MS 2007:71) får verket gallra handlingar som inkommit under år 2006 med uppgifter som begärts från mönstringsskyldiga för att utreda lämpligheten inför påföljande års mönstring, sedan uppgifter som är relevanta för myndigheten har överförts till system PLIS. Krigsarkivet anser att i första hand nämnda bevarandehandlingar rörande kvinnors samtycken och Jehovas vittnen ska flyttas till centralarkivet. RKK bör dock också undersöka möjligheten att flytta ned även de gallringsbara personärendena. Hos en sjuksköterska förvaras intyg som inkommer under mönstringen. De skannas in i PLIS och gallras redan efter tre månader enligt Pliktverkets ovan nämnda tillämpningsbeslut. Numera får även flickor automatiskt information om mönstringen, och deras ansökningar ska i fortsättningen ske via internet. Ansökan registreras i PLIS och gallras efter fem år, men kvinnors samtycken bevaras som nämnts. 5 à 600 ansökningar från kvinnor inkommer årligen till varje regionkontor, men inte alla dessa kvinnor genomför sin värnplikt. 5. Urvalshandläggningen. Uppdrag om utförande av tester inkommer bl.a. från Tullverket, Kriminalvården och Polisen. System PLIS PROV Extern används vid handläggningen, och bland handlingarna märks inte minst testresultat och psykologbedömningar. Ett exemplar av utlåtandet skickas till uppdragsgivaren och en kopia av provet lämnas ofta ut till deltagarna. Endast överenskommelser med uppdragsgivaren ska bevaras. Ansökningshandlingar och intyg från den enskilde återlämnas när testerna är klara, frågeformulär gallras när de inte behövs för verksamheten och övriga handlingar gallras efter tre år i enlighet med RA-MS 2005: Arkivlokaler. 6.1 Vindsarkiv 1. Här finns ogallrade mönstringshandlingar från 1999 och framåt. Handlingar rörande Jehovas vittnen förvaras också här, liksom s.k. förbandslistor från 1990-talet. Om dessa listor inte finns upptagna i gällande gallringsföreskrifter ska Pliktverket inkomma med en begäran om gallring till Krigsarkivet, under förutsättning att man inte anser att handlingarna ska bevaras. Denna lokal, liksom nedan nämnda vindsarkiv 2, är genom sin tekniska utformning och

4 klimatförhållanden synnerligen olämplig för förvaring av arkivhandlingar, varför Pliktverket måste se till att flytta alla arkivhandlingar som inte omedelbart kan gallras till RKK:s centralarkiv. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3) om planering, utförande och drift av arkivlokaler föreskriver att arkivhandlingar ska förvaras så att skydd ges mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig miljö- och klimatpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp eller obehörig åtkomst. Handlingar får förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften (3 kap, 1 ). 6.2 Vindsarkiv 2. Denna lokal inrymmer flera slag av äldre handlingar: - UPI-intyg (Utan Personlig Inställelse), vilka ska ha skannats in i Pliktverkets informationssystem och torde vara gallringsbara, - liknande intyg som också inskannats, - handlingar rörande förlängd mönstring, tilläggstester o.dyl., innehållande arbets-ekg. Handlingarna har inkommit från olika organisationer utanför Pliktverket och torde helt eller delvis kunna gallras med hänvisning till RA-MS 2005:70 avseende handlingar tillhörande det externa urvalet, - EKG avseende Räddningsverkets personal, - EKG från F 17 (förlängd mönstring), uppgifter som enligt uppgift ska finnas inregistrerade i PLIS/VIS - EKG från Polisen, - övriga urvalshandlingar från Polisen. RKK ska se till att utföra beslutad gallring i tillämpliga fall. För handlingar som inte finns upptagna i gällande gallringsföreskrift ska Pliktverket inkomma med en begäran om gallring till Krigsarkivet, under förutsättning att man inte anser att handlingarna ska bevaras. 6.3 Närakiv (RKK:s sammanträdesrum). Här förvaras diarieförda handlingar, arkivlistor och vissa minnesanteckningar från 2003 och framåt. Handlingar som inte oundgängligen behövs för den löpande handläggningen ska flyttas ned till centralarkivet, eftersom närarkivet inte är utfört som arkivlokal i enlighet med gällande föreskrifter (RA- FS 1994:6 med ändring RA-FS 1997:3). 6.4 Säkerhetsskåp för hemliga handlingar. Innehåller handlingar t.o.m De hemliga handlingarna från Södra värnpliktskontoret ska inom kort levereras till Krigsarkivet. 6.5 Centralarkivet. Ordningen är mycket god och det finns gott om utrumme i lokalen för såväl bevarandehandlingar som gallringsbara handlingar. Här finns Södra värnpliktskontorets öppna arkiv, som kommer att inlevereras till Krigsarkivet, samt RKK:s arkiv från 1995 och framåt. I lokalen förvaras även handlingar rörande officersurvalet, vilka egentligen är gallringsbara enligt RA-MS 2006:11 men som RKK vill spara fram till 2010 med hänvisning till att personerna kan återkomma för ytterligare urvalstester. Personalakter för avgången personal förvaras också i entralarkivet, men akterna tillförs inga nya handlingar eftersom Centrala ledningen i Karlstad numera handlägger alla personalärenden. Det är därför att rekommendera att personalakterna för aktuell personal flyttas till Karlstad. Lokalen håller en acceptabel teknisk nivå, även om den inte fullt ut uppfyller de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

5 Datum som ovan Peter Nordström 1.arkivarie