Protokoll nr vid Förbundsstyrelsens sammanträde den 16 september 2011, Nordic Light Hotel, Stockholm

Transkript

1 Protokoll nr vid Förbundsstyrelsens sammanträde den 16 september 2011, Nordic Light Hotel, Stockholm Deltagande: Förhinder: Från valberedningen: Vid protokollet: 24 Sammanträdets öppnande FS ledamöter: Pia Zätterström (Ordf.), Jane Andersson, Margareta Israelsson Johan Kannerberg, Ola Lundberg, Karin Mattsson Weijber (ej 31 ), Mikael Peterson, Mia Petré Lennerman och Börje Sandgren Personalens representant: Thomas Eklund SISU Idrottsutbildarnas personal: Erik Strand (GS), och Håkan Danielsson (FR) Leif Bolin, Sandra Muszynski och Lena Puhasmägi Kerstin Rosén Elin Johansson Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar samtliga välkomna till dagens sammanträde. 25 Protokollsjusterare att utse Börje Sandgren att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 26 Anmälan av föregående protokoll att med godkännande notera protokollet från sammanträdet den 19 augusti Godkännande av föredragningslistan att godkänna föreslagen föredragningslista. 28 Kommunikationsstrategi Förslaget till kommunikationsstrategi för SISU Idrottsutbildarna utgår från de av förbundsstyrelsen beslutade långsiktiga målsättningarna för SISU Idrottsutbildarna. Strategin syftar till att stödja och stärka SISU Idrottsutbildarnas verksamhet i syfte att uppnå de långsiktiga målen. Strategin ska vidare kunna användas som ett stöd i SISUdistriktsförbundens politiska påverkansarbete och varumärkesarbete. Förslaget till kommunikationsstrategi har justerats utifrån förbundsstyrelsens medskick vid sammanträdet den april 2011 och förbundsstyrelsens medskick vid sammanträdet den 26 maj

2 att fastställa SISU Idrottsutbildarnas kommunikationsstrategi enligt bilaga Uppföljning av SISU-stämman 2011 Vid SISU-stämman 2011 fattades beslut om verksamhetsinriktning för , idrottsutbildningar på distans, utarbetande av ny jämställdhetsplan, idrottens lokala och regionala organisation samt om ändring av SISU Idrottsutbildarnas stadgar. Samtliga dessa beslut innebär uppdrag till SISU Idrottsutbildarna. En första uppföljning av SISU-stämman gjordes vid förbundsstyrelsens sammanträde den 29 juni 2011 och där beslutades att uppdra till GS att återkomma med en fördjupad uppföljning och förslag till ansvarsfördelning gällande stämmobesluten till förbundsstyrelsens sammanträde i september. Flera av uppdragen från SISU-stämman bör beredas med inriktning på att kunna inkluderas i verksamhetsplanen för 2012 vilken förbundsstyrelsen slutligen behandlar i december att uppdra till GS att, med ledning av förda diskussioner, återkomma med förslag till plan för nätbaserat lärande, vilket inkluderar idrottsutbildningar på distans, till förbundsstyrelsens sammanträde i oktober; att uppdra till GS att, med ledning av förda diskussioner, återkomma med ett diskussionsunderlag gällande arbetet med jämställdhetsintegrering, till förbundsstyrelsens sammanträde i oktober; att uppdra till GS att, med ledning av förda diskussioner, återkomma med en beskrivning av vad arbetet att upprätta en likabehandlingsplan för hela SISU Idrottsutbildarnas verksamhet kan innebära, till förbundsstyrelsens sammanträde i oktober; samt att uppdra till GS att, med ledning av förbundsstyrelsens förda diskussioner och diskussioner på distriktsledningskonferensen den september, återkomma med förslag på direktiv, inklusive förslag på utformning av arbetsgrupp, för arbetet med frågan om distriktsövergripande verksamhet, till förbundsstyrelsens sammanträde i oktober. 30 Distriktsbidrag 2012 SISU Idrottsutbildarnas distriktsförbund har för sin verksamhetsplanering behov av att i god tid innan 2012 inleds få besked om vilken storlek det totala distriktsbidraget 2012 har och enligt vilken fördelningsmodell dessa medel fördelas till distrikten. Eftersom det egna kapitalet inom SISU Idrottsutbildarna uppgår till den övre gränsen av soliditetsmåttet kan en del av det egna kapitalet användas till att öka distriktsbidraget Detta förutsätter emellertid att regeringen beslutar om ett åtminstone lika stort statsanslag 2012 som SISU Idrottsutbildarna erhållit att fördela 105 miljoner av statsbidraget 2012 till SISU Idrottsutbildarnas distriktsförbund enligt nuvarande fördelningsmodell; att arbeta med målsättning att använda ytterligare 15 miljoner, varav maximalt 7, 5 miljoner av det egna kapitalet, till distriktsbidraget och att fördelningskriterierna för dessa diskuteras på styrelsekonferensen i oktober; samt att det slutliga beslutet angående distriktsbidragets storlek fattas på januarisammanträdet

3 31 Fördelningsprinciper för distriktsbidrag Den nu gällande modellen för fördelning av statsbidrag till SISU Idrottsutbildarnas distriktsförbund omfattar ett basbidrag, ett storleksbidrag och ett verksamhetsbidrag och modellen har använts sedan Under 2010 genomfördes en utvärdering av fördelningsmodellen där det bland annat framkom att verksamhetsbidraget av flera respondenter anses ligga på en för hög nivå vilket ger att verksamhetsformerna får styra i alltför hög utsträckning. Förbundsstyrelsen behandlade vid sitt sammanträde den 19 augusti frågan om en översyn av fördelningskriterierna för det bidrag som årligen fördelas till SISU Idrottsutbildarnas distriktsförbund. Styrelsen beslutade att genomföra en översyn av fördelningskriterierna samt att behandla frågan om fördelningsprinciper vid distriktsledningskonferensen den oktober. att fastställa tidplan för arbetet med översyn av fördelningsprinciper för distriktsbidrag enligt bilaga 2; samt att uppdra till GS att, med ledning av förbundsstyrelsens förda diskussioner och diskussioner på distriktsledningskonferensen den september, återkomma med förslag på utredningsdirektiv och projektgruppssammansättning till förbundsstyrelsens sammanträde i oktober. 32 Uppföljning av 2010 års verksamhet Statens stöd till SISU Idrottsutbildarna syftar till att användas till idrottens studie-, bildningsoch utbildningsverksamhet. Arbetet med att utbilda ledare för idrottens behov liksom arbetet med värderingsfrågor är särskilt angelägna. I statens riktlinjer för statsanslaget står bland annat angivet vad som ska återrapporteras till staten. SISU Idrottsutbildarna ska dels redovisa resultat av genomförda uppföljnings- och utvärderingsinsatser, dels kommentera hur den interna kontrollen fungerar. Det är viktigt att SISU Idrottsutbildarnas verksamhet följs upp och utvärderas för att bedöma, i vilken utsträckning SISU Idrottsutbildarna lever upp till sitt i vision, verksamhetsidé och värdegrund beskrivna uppdrag. Även den av SISU-stämman antagna verksamhetsinriktningen ska beaktas. Uppföljningen och utvärderingen bygger på en kombination av olika insatser så som rapportering, redovisningar, beskrivningar och utvärderingar. att godkänna rapporten; samt att uppdra till GS att i arbetet med framtagandet av verksamhetsplan för 2012 beakta den förda diskussionen. 33 Resepolicy för SISU Idrottsutbildarna och ersättningsregler för ledamöter i SISU Idrottsutbildarnas organ, råd och arbetsgrupper Syftet med resepolicyn är att alla resor och transporter ska ske så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt som möjligt och samtidigt beakta organisationernas samarbetsavtal. Miljöhänsyn och trafiksäkerhet ska vara vägledande. Resepolicyn är uppdaterad utifrån nu gällande avtal och förankrad hos de fackliga organisationerna. 3

4 att fastställa den uppdaterade resepolicyn enligt bilaga 3 att gälla för SISU Idrottsutbildarna och dess helägda bolag; samt att fastställa ersättningsregler för SISU Idrottsutbildarnas organ, råd och arbetsgrupper enligt bilaga A (vilken bifogas originalprotokollet) att gälla tills vidare. 34 Deltagarundersökning Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 19 augusti 2011 gjordes en föredragning av resultaten från de deltagarundersökningar som SISU Idrottsutbildarna låtit genomföra. Med anledning av föredragningen önskade förbundsstyrelsen få en sammanfattande skriftlig rapport som underlag för fortsatta diskussioner i frågan. att godkänna rapporten. 35 Rapporter Följande rapporter läggs med godkännande till handlingarna a) Ungdomsrådet b) Kansliets rapport c) Ordföranden och ledamöternas rapport 36 Nästa sammanträde att genomföra nästa sammanträde söndagen den 23 oktober i Köpenhamn. Vid protokollet Elin Johansson justeras Pia Zätterström Ordföranden Börje Sandgren Ledamot förbundsstyrelsen 4

5 FS Förbundsstyrelsens protokoll nr Bilaga 1 SISU Idrottsutbildarnas kommunikationsstrategi Inledning Vår kommunikationsstrategi anger hur vi ska använda kommunikation för att nå de mål som vi har satt upp. En strategis kärna är att vi ser vilka hinder som finns på vår väg mot målet. Strategin ska ange hur vi ska göra för att klara oss över hindren och nå målen. Kommunikationsstrategin ligger till grund för hela SISU Idrottsutbildarnas kommunikationsarbete. Definition av begrepp En kommunikationsstrategi anger hur kommunikation ska användas för att nå uppsatta mål och hur vi med kommunikation kan övervinna de hinder som finns på väg mot målet. En kommunikationsstrategi tas fram genom noggrann analys av nuläget och de förväntade hindren. En kommunikationspolicy tar upp övergripande förhållningssätt till kommunikationsarbetet och fokuserar på riktlinjer, befogenheter och ansvar. Den utgår från visioner och verksamhetsidé. Kommunikationsplanen systematiserar och strukturerar det dagliga kommunikationsarbetet. Syfte och mål Denna kommunikationsstrategi ska: stödja och stärka SISU Idrottsutbildarnas verksamhet, så att vi når de uppsatta målen. styra SISU Idrottsutbildarnas arbete med kommunikation med fokus på politisk påverkan och varumärkesarbete. Vem ska använda kommunikationsstrategin? Kommunikationsstrategin anger hur SISU Idrottsutbildarna riks och SISU idrottsutbildarnas distrikt ska arbeta med kommunikation för att nå de uppsatta målen. Strategin har sin utgångspunkt i SISU Idrottsutbildarnas uppdrag och mål. Metod Genom att utgå från de mål som förbundsstyrelsen skapat fram till och med år 2014 har vi analyserat nuläget och blickat mot framtiden genom en SWOT-analys (styrkor, svagheter, möjligheter och hot). Den är basen för kommunikationsstrategin. Denna kommunikationsstrategi hämtar fakta från följande underlag: Novus-mätningen om kännedom och attityd (nollmätning, 2009) Novus-mätning om politikernas attityder och kännedom som SISU Idrottsutbildarna (2010) 5

6 SISU Idrottsutbildarnas interna kvalitetsarbete under 2010 Offensivare SISU Idrottsutbildarna, förbundsstyrelsens analys 2010 SISU Idrottsutbildarnas mål och utmaningar Följande mål ska vara uppnådda till 2015: Kvalitativa mål Alla SF/MO samt SF-föreningar ska ha kunskap om SISU Idrottsutbildarnas utbud. Alla SF/MO ska ha haft en dialog med SISU Idrottsutbildarna för att se sina behov av utveckling och lärande processer. Kvantitativa mål Öka SISU Idrottsutbildarnas uppdragsdagar med minst 10 procent per år, liksom antalet SFföreningar som jobbar med SISU Idrottsutbildarna. Öka antalet deltagare i SISU Idrottsutbildarnas verksamhet från IF med minst 25 procent. Öka antalet utbildningstimmar med IF med minst 25 procent. SISU Idrottsutbildarnas anslag från staten ska vara minst 240 miljoner år Alla landsting och kommuner ska ge SISU Idrottsutbildarna anslag. Anslaget för studie och utbildning från landsting ska vara minst 35 miljoner. Anslaget för studie och utbildning från kommun ska vara minst 45 miljoner. Avsätta 2 procent årligen av statsbidraget för utveckling av SISU Idrottsutbildarnas pedagogik. Vi ska ha ett nöjd medarbetarindex över jämförbara organisationers. Våra utmaningar fram till 2015: Organisatoriskt - Begränsade resurser: Tuffa mål kräver resurser för att lyckas. Ett hinder är begränsade resurser (ekonomiskt, personellt) - Oprioriterad agenda För att kunna planera kommunikationen behövs en tydlig agenda för vilken verksamhet som är prioriterad. - Spretiga målgrupper: SISU Idrottsutbildarna riks har målgruppen SF/MO, SISU Idrottsutbildarnas distrikt riktar sig till idrottsföreningar. Ibland har SF en struktur som kan skapa problem vid försäljning av likvärdiga utbildningar. 6

7 Psykologiskt - Höga krav: Tuffa mål från förbundsstyrelsen sporrar, men ställer också höga krav. Utmaningen är att mobilisera oss och jobba smartare för att nå uppsatta mål. - Blandad kunskapsnivå Kunskapsnivån kring hur kommunikationsfrågor och idrottspolitiskt påverkansarbete kan användas som strategiskt verktyg varierar. Marknadsmässigt - Konkurrens SISU Idrottsutbildarna är och kommer att vara konkurrensutsatta av andra konsultverksamheter. Framgångsnycklarna för SISU Idrottsutbildarna är att hålla en hög kvalité på utbudet men också att hålla en vettig kostnadsnivå. - Kompetens Våra målgrupper har ibland behov och önskemål där SISU Idrottsutbildarna har otillräcklig specifik kompetens. Styrdokument och målgrupper SISU Idrottsutbildarnas verksamhetsidé är grunden för allt som vi gör. SISU Idrottsutbildarna skall vara en för idrotten eftertraktad resurs som stimulerar människors lärande, stärker engagemanget och utvecklar verksamheten. Utbudet skall präglas av mångsidighet, flexibla metoder och hög pedagogisk kvalité, till konkurrenskraftiga priser för idrottsrörelsen. Ett varumärkeslöfte beskriver det unika med en verksamhet. Vad är det som utmärker just SISU Idrottsutbildarna? SISU Idrottsutbildarna, en organisation grundad av idrottsrörelsen, erbjuder kompetensutveckling inom idrott för ledare och aktiva inom svensk idrott. För att åstadkomma detta har vi mer än 600 experter över hela landet, folkbildningen som stommen i vår verksamhet, en omatchad erfarenhet och en mångfald av pedagogiska verktyg. Fler styrdokument gällande kommunikation SISU Idrottsutbildarnas grafiska kommunikationsmanual finns på under Stöd/Service och Kommunikation. SISU Idrottsutbildarna har även en varumärkesguide, som kan beställas i tryckt format från avdelningen för kommunikation och idrottspolitik. Målgrupper för SISU Idrottsutbildarna Våra målgrupper finns inom idrotten och i våra medlemsorganisationer. 7

8 Interna målgrupper: - anställda - förtroendevalda Externa målgrupper: - anställda och förtroendevalda i SF/SDF/MO/IF - tränare och funktionärer - politiker (riksdag, kommun och landsting) - journalister Budskap och kanalval Följande huvudbudskap finns för att kommunicera SISU Idrottsutbildarnas erbjudande: Vi är där när idrotten lär. Vi utbildar och utvecklar idrotten. Det är inte invecklat att utveckla idrotten. Hur vill du utvecklas? Kanaler för vår kommunikation Våra prioriterade interna kanaler Det personliga mötet mellan SISU Idrottsutbildarnas medarbetare och förtroendevalda Intranätet SISU-internt för SISU Idrottsutbildarnas anställda Sociala medier för kunskapsutbyte Våra prioriterade externa kanaler Det personliga mötet i dialoger, kurser, konferenser, processuppdrag Hemsidan Extranätet Idrottsinfo för anställda och förtroendevalda Trycksaker Digitalt nyhetsbrev Mötesplatser/event Sociala medier Kommunikationsstrategi i sex delar 1. Skapa en god struktur för att lyckas med kommunikationen En kedja är aldrig starkare än sin svagaste länk. Därför är samsyn och struktur prioritet ett i denna strategi. Finns inte en delad ambition och en gemensam bild kring vad kommunikation har för roll i organisationen kommer kommunikationsarbetet inte att bli lyckat. 8

9 - Ta fram en prioriterad och anpassad kommunikationsplan för vilka erbjudanden och budskap som är viktiga under året. - Arbeta med mätbarhet, utvärdering och systematiserad statistik. Då kan vi tydligare visa vad vi levererar och vilken medlemsnytta vi gör. - Kommunicera och erbjud likvärdiga utbildningar (Plattformen, Grundtränarutbildningen, Idrottens föreningslära och IdrottOnline) på samma sätt i hela landet. - SISU Idrottsutbildarnas tre delar (studieförbundet, förlaget och folkhögskolan) ska samverka så att de har draghjälp av varandra i erbjudande och kommunikation. 2. Vårda varumärket Genom att vårda SISU Idrottsutbildarna som varumärke bygger vi en tydlig bild av vad vi står för. Det handlar om att kommunicera vår verksamhetsidé, vision och värdegrund, men också att vara tydliga i våra erbjudanden och i hur vi ser ut rent visuellt med logotyp och budskap. Först då kan vi påverka hur allmänhetens bild av oss, imagen, ser ut. En enhetlig intern bild skapar en enhetlig extern. - Var tydliga avsändare och bärare av SISU Idrottsutbildarnas varumärke. - Visa upp en tydlig profil och var tydlig med anordnarskapet. Använd alltid SISU Idrottsutbildarna när vi är avsändare. Följ de grafiska riktlinjer som finns. Använd framtagna profilprodukter. - Var tydliga i anordnarskapet när ett SF/MO/IF genomför verksamhet. Undersökningar kring anordnarskapet visar att målgruppen inte uppfattar att de deltar i SISU Idrottsutbildarnas verksamhet. - Arbeta upp en god relation till media. Genom att få ut den bild vi vill visa upp i medierna kan vi påverka hur allmänheten ser på oss och vårt uppdrag. - Arbeta aktivt med kriskommunikation, både interna kriser och mediekriser. Ha en proaktiv hållning. En förtroendekris behöver upparbetade rutiner för att bli hanterad på ett effektivt sätt. 3. Stärk internkommunikationen En avgörande framgångsfaktor är medarbetarnas och de förtroendevaldas kompetens samt ett engagerat förhållningssätt till uppdraget. En del i att bygga varumärket SISU Idrottsutbildarna är att skapa en stolthet hos medarbetare och förtroendevalda. När vi internt är säkra på vad vi står för och vilka mål vi har kan vi ge en enad bild utåt. - Arbeta löpande med att skapa en samsyn när det gäller spelreglerna som styr vår verksamhet. Kvalitetssäkra och håll kvalitetsdiskussionen levande. Vår vision och våra 9

10 mål behöver ständigt finnas tydliga i verksamheten. - Ta tid på mötesplatser och berätta vad SISU Idrottsutbildarna står för, vad som är värdefullt i vår verksamhet och uppmärksamma vår historia. Både nyanställda och nya förtroendevalda så väl som etablerade medarbetare och förtroendevalda behöver ta del av SISU-kulturen. - Använd intranätet SISU-internt ( för intern kommunikation som gäller alla anställda och förtroendevalda inom SISU Idrottsutbildarna. Då kan fler hitta den information som behövs för att sköta det dagliga arbetet och sitt uppdrag. - Alla nyanställda och nya förtroendevalda ska få grundläggande introduktion. 4. Arbeta planerat med marknadskommunikation Att marknadsföra oss är en del i att skapa kännedom om vad SISU Idrottsutbildarna gör, men också ett sätt att lyssna systematiskt på målgrupperna. Att få ut reklam och redaktionell PR i kanaler som direktreklam, traditionell media, sociala medier eller på webben är en del i arbetet. Men det handlar först och främst om vilka budskap och i vilka kanaler vi kommunicerar. - Sätt målgrupperna i fokus. Lyssna på målgrupperna och analysera deras behov, så att budskap och erbjudanden presenteras på ett sätt att de förstår innebörden. Använd ett språk som presenterar erbjudandet på ett säljande sätt. Organisationsledare behöver bli styrelseledamöter, förtroendevalda och aktivitetsledare kan kallas tränare, funktionärer eller ledare. - Ta fram en plattform för marknadsföringen med budskap och kanalval. Vässa budskapen och gör en kommunikationsplan för den årliga verksamheten. - Vässa samtalet med uppdragsgivaren. Hur presenterar vi på bästa sätt vårt erbjudande och hur kan vi aktivt ta reda på vilka behov som finns. - Utvärdera. Är våra uppdragsgivare nöjda? Driv samtal kring hur vi kan utvecklas, nå fler, samt att öka nöjdheten? - Arbeta med redaktionell PR. När vi har något att berätta, bjud in media. Bygg relationer med nyckeljournalister. Genom goda relationer kan vi påverka vilken bild av oss som förmedlas. - Lyssna på målgrupperna. Använd till exempel sociala medier, bloggar för att ta del av våra målgruppers bild av oss. Använd inte bara dessa kanaler för att sälja. 10

11 5. Säkra finansieringen genom idrottspolitisk påverkan Målen gällande detta område handlar om att få ökade ekonomiska bidrag på statlig, regional och kommunal nivå. SISU Idrottsutbildarna riks ansvarar för att arbeta för ökade bidrag enligt målen på statlig nivå. SISU Idrottsutbildarnas distrikt ansvarar för att arbeta för ökade bidrag på regional och kommunal nivå enligt egna uppsatta mål. SISU Idrottsutbildarna riks finns som ett stöd i detta arbete. Det är särskilt angeläget att de distrikt som har kommuner/landsting/regioner som inte ger bidrag till SISU Idrottsutbildarna eller mycket låga bidrag arbetar med detta med stöd från SISU Idrottsutbildarna riks Höj kompetensen om idrottspolitiskt påverkans arbete. - Ibland kommer SISU Idrottsutbildarna i skymundan av idrottsförbundet i politikerträffar. Var tydlig i vad respektive organisation gör och står för. - Synliggör SISU Idrottsutbildarna genom att aktivt jobba med kommunikation och media. Odla långsiktiga relationer med journalister och formulera budskapen noga. - Använd argument som politiker lyssnar på hur SISU Idrottsutbildarna bidrar till ett bättre samhälle. - Öka kunskapen om vad SISU Idrottsutbildarna är och gör. - Odla långsiktiga relationer med beslutsfattare och tjänstemän i med- och motgång. - Kom med en lösning till politikerna. Hjälp dem lösa ett problem. (T ex hur vi aktiverar unga, tjejer och ungdomar med utländsk bakgrund). - Låt politikeranpassade budskap samverka med marknadsföringsinsatser av SISU Idrottsutbildarna. 6. Förbättra förutsättningarna för en lärande organisation I en organisation som SISU Idrottsutbildarna är kunskap en viktig konkurrensfördel. Alla måste därför ges möjlighet till förkovran och utveckling. Lära, lära om, lära nytt, lära av andra och lära varandra är nyckelbegrepp. Det gäller att etablera arenor och arrangemang för att gynna social samverkan och kunskapsdelning. Det finns forum där olika roller möts och lär av varandra, men vi behöver utveckla våra digitala mötesplatser. - Öka kompetensen genom att spana på och prova olika sociala medier som arenor för lärande. - Använd intranätet SISU-internt för lärande inom organisationen. 11

12 - Använd och skapa nätverk för olika roller. (Se Idrottens kommunikatörer för nätverket för kommunikatörer på Facebook som ett exempel.) Utvärdering Vi utvärderar årligen vår verksamhet i kvalitet och kvantitet utifrån våra uppsatta mål. Vi utvärderar kommunikation på följande sätt: Kunskaps- och attitydmätning om kännedomen om SISU Idrottsutbildarna och om vårt erbjudande till idrotten och medlemsorganisationerna. Enskilda utvärderingar av projekt där projektmålen utvärderas utifrån vad målgrupperna ska veta, tycka, känna. Trafikmätning på hemsidan Öppnings- och klickfrekvens på digitala nyhetsbrevet (halvårsvis). Mediebevakning och analys av pressklipp och sociala medier (halvårsvis). 12

13 FS Förbundsstyrelsens protokoll nr Bilaga 2 Tidplan för arbetet med översyn av fördelningsprinciper för distriktsbidrag september Frågan behandlas vid distriktsledningskonferensen oktober Projektgrupp tillsätts Utredningsdirektiv antas November januari 2012 Processarbete i projektgruppen 2012 Februari Förslag att skickas på remiss formuleras Mars Remissförfarande April Slutligt förslag utarbetas Maj FS beslutar om fördelningsprinciperna att gälla från 2013 Augusti FS beslutar om preliminär medelstilldelning

14 FS Förbundsstyrelsens protokoll nr Bilaga 3 Resepolicy för SISU Idrottsutbildarna Denna policy riktar sig till Studieförbundet SISU Idrottsutbildarnas förtroendevalda och anställda. Den gäller för alla tjänsteresor och transporter som sker vid de olika verksamheterna inom organisationen och dess helägda bolag. Syftet med policyn är att alla resor och transporter ska ske så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt som möjligt och samtidigt beakta organisationernas samarbetsavtal. Miljöhänsyn och trafiksäkerhet kan i vissa fall motivera en dyrare resa eller en resa som tar längre tid. Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker i enlighet med policyns riktlinjer. Cheferna har ansvar för att personalen är informerad om policyn och följer den. Att resa kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt innebär: att resor planeras i så god tid att kombinationer av biljetter, samordning och anpassning av resor blir möjliga och att mest fördelaktiga färdsätt och logi kan väljas, att färdsätt och logi väljs så att arbetstiden utnyttjas effektivt, att beställning av resor och logi görs på ett sådant sätt att organisationernas ställning som storkund tillvaratas samt att kostnader för reseadministration minimeras. Generella principer Det är viktigt att planera varje resa så att den blir så effektiv, trafiksäker, miljöanpassad och ekonomisk som möjligt. Om de olika kraven skulle stå mot varandra måste en avvägning ske utifrån de specifika förutsättningarna i det enskilda fallet. Det är viktigt med personliga möten men vi ska av miljöskäl undersöka om det går att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera, t.ex. telefon, telefonmöte, videokonferens, e-post eller post. Möten bör förläggas så att resandet minimeras. Under 2011 har videokonferensanläggningar anskaffats till det central kansliet och till distriktskanslierna för att underlätta videokonfererande. Planera för att genomföra flera aktiviteter under samma resa. Vid lokala transporter ska i första hand allmänna kommunikationer såsom buss och tunnelbana användas. Om bil måste användas, använd i första hand bil ur organisationernas bilpool istället för egen bil. Tåg är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl effektivitet som säkerhet och miljö. Flyg är ett godtagbart alternativ om andra färdsätt bedöms vara orimliga ur tidssynpunkt. Saknas allmänna kommunikationer eller om avgång/ankomst och total restid inte passar tidsschemat, kan resa ske med hyrbil. Vid val av färdsätt ska hänsyn också tas till praktiska, ekonomiska och tidsmässiga faktorer. 14

15 När möten och konferenser planeras ska platsen väljas med tanke på alla deltagares sammantagna resande. De ska kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljöanpassat sätt. Hotell och konferensanläggningar ska ha ett dokumenterat miljöengagemang och om så behövs vara utformade för funktionshindrade. När hela FS, LG m. fl. ska resa ska man undersöka om det är möjligt att resa med olika avgångar. Vid gruppresor ska information om resesätt, resväg, hotell m.m. meddelas personalchefen. Resebyrå Avtal har för närvarande tecknats med resebyrån Svenska Resebolaget, Idrottens Hus, Stockholm, tel Resebyrån ska vara en aktiv reserådgivare och ansvarar för att organisationernas avtal och policy tillämpas. Ansvar Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. Det är resenären som ansvarar för att den enskilda resan sker enligt policyn. Beställning av resor Tjänsteresor och kostnader i samband med dessa ska i förväg godkännas av avdelningschef. Resor utanför Norden ska godkännas av respektive ordförande för förtroendevalda och av GS för tjänstemän. Vid beställningar av flyg-, tåg- och båtbiljetter, hotellrum, hyrbilar, flygbuss/taxi och liknande som sker via vårt resebolag ska en referens och vilken organisation det gäller alltid uppges. Resesätt Tåg RF har avtal med SJ. Priserna på tågresor är flytande och förändras dagligen beroende på tillgång och efterfrågan. Vissa dagar kan 1:a klass vara billigare än 2:a klass. Resebyrån bokar det som är billigast vid varje tillfälle. Både tidsvinst-, och miljö- och kostnadsbesparing ska beaktas i valet mellan X2000 och flyg. För nattåg får resa företas i 1:a klass med egen kupé. Flyg I första hand ska vi resa i ekonomi/lågpris alternativt turistklass. Endast om uppdraget kräver möjlighet till snabba ombokningar flyger vi i en dyrare klass. Det är viktigt att beställ resor med god framförhållning för att hålla resekostnaderna nere. Vår resebyrå har fått i uppdrag att alltid presentera fler alternativ där det billigaste 15

16 alternativet gäller. Men det står ju ovan att det kan finnas särskilda skäl för andra val, hela detta stycke tycker jag kan utgå! Vid anslutningsresor till och från flygplats bokas i första hand flygtåg, flygbuss eller flygtaxi. Detta bör bokas i samband med bokning av flygbiljett via resebyrån. Taxi Taxi, för närvarande Taxikurir, får utnyttjas om kollektivt färdmedel inte kan användas, t.ex. om avresa eller hemresa sker mycket tidigt på morgonen eller sent på kvällen. Skäliga utlägg för taxi ersätts mot kvitto. Hyrbil Hyrbil, för närvarande Hertz, ska väljas med beaktande av färdsträcka, antal resenärer samt säkerhets- och miljöaspekter. I första hand bokas miljöbil i mellanklass såvida inte passagerarantal eller bagage kräver mer utrymme. Hyrbil bokas genom resebyrån. I första hand ska organisationernas bilpoolsbilar användas. Anställda som tilldelas förmånsbil ska använda denna när det är kostnads- och tidsmässigt fördelaktigt. Kreditering Helt eller delvis outnyttjade biljetter ska genast meddelas resebyrån för möjlighet till kreditering. Egen bil Egen bil får endast användas efter överenskommelse med chef. Vid resa med egen bil utgår ersättning enligt det lokala reseavtalet. Egen bil som används i tjänsten bör uppfylla höga säkerhets- och miljökrav, i samma nivå som tjänstebilar. Trängselskatt ersätts endast i samband med tjänsteärende och då mot uppvisande av kvitto. Ersättningen är skattefri. Efterlevnad av lagstiftningen Vid tjänsteresor med bil betonas särskilt att lagar och regler ska följas, du ska t.ex. inneha erforderligt körkort, följa hastighetsbegränsningar, aldrig köra under inverkan av droger eller alkohol samt se till att alla i bilen använder bilbälte under färd. Körsätt Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Medarbetare som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. EcoDriving. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar dessutom säkerheten. Vid längre körningar bör rast eller vila tas efter ca 2 timmars körning. 16

17 Samtal i mobiltelefon ska undvikas under körning. Om samtal är nödvändigt ska s.k. handsfreeutrustning användas. Reseräkning Reseräkning bör upprättas så snart som möjligt efter avslutad resa (se blankett reseräkning som återfinns som bilaga till detta dokument alt. på intranätet.) Reseräkningen ska medföljas av alla kvitton och underlag som har tagits upp (s.k. slippar godkänns inte som kvitto). Reseräkningen attesteras av överordnad chef och ersättning betalas ut via lön. Bonusprogram Medlemskap i olika bonussystem får inte styra val av leverantör, utan resepolicy och avtal ska alltid följas. Försäkringar Vid tjänsteresor gäller tjänstereseförsäkring tecknad hos Folksam. Om snabb hjälp krävs under utlandsresa, ring hotlinenummer , SOS- International i Köpenhamn som har öppet dygnet runt. Vid resor till länder inom EU är det numera mycket viktigt att ha med sig intyg Europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan. Intyget ger rätt till akut sjukvård på samma villkor som det egna landets medborgare. Kortet kan beställas på Förmåns- och tjänstebilar Vid inköp av förmåns- och tjänstebilar ska de miljökrav som ställs för att få bästa möjliga förmånsvärde och minsta möjliga miljöpåverkan beaktas. Vid upphandling av fordon ska de vara miljöklassade för Eldrift (hybridbil), biogas, E85 eller miljödiesel eller annat alternativt bränsle som ansvariga myndigheter över tid miljöklassat. Hotell Hotell bokas genom resebyrån, som i första hand ska boka på hotell som vi har avtal med, för närvarande Scandic Hotels och Choice Hotels. Konferenser Konferenser ska ingå i verksamhetsplaneringen inför varje budgetår, varvid målgrupp, syftet med och finansieringen av konferensen tydligt framgår. Konferenser inom Norden ska godkännas av avdelningschef. Övriga konferenser godkänns av GS. 17