- VÅRD OCH OMSORGSNÄMND -

Transkript

1 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA - VÅRD OCH OMSORGSNÄMND - Plats och tid för sammanträdet Ärenden Kommunkontoret, Heby, Stora sammanträdesrummet kl maj Gruppmöten: Allians + MP i Stora sammanträdesrummet kl S + V i Lilla sammanträdesrummet kl Anteckningar 1 Anteckning om Närvarande 2 Val av justerande (förslag: Karl-Arne Larson (C)) 3 Justeringsplats och tid (förslag: Kommunkontoret, Heby, 17 maj) 4 Revidering av föredragningslistan 5 Redovisning av delegationsbeslut 6 Budgetuppföljning 2016, Uppföljningsrapport per 31 mars 7 Budget 2017, plan , Detaljbudget 8 Total ekonomisk översyn, effektiviseringar, information 9 Rapport om ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 SoL och 9 LSS /282 Delegationsbeslut enligt lista 2016/114 PM, 27 april Uppföljningsrapport för Vård och omsorgsnämnden per 31 mars Åtgärdsplaner: hemtjänst, vård- och omsorgsboende, förebyggande utökning av korttidsplatser. 2016/15 PM, 27 april Budget 2017, plan , PM 11 maj Investeringsplan Taxor. 2016/9 2015/230 Rapport, 13 april Effektmål /224 Kl utredare Angelina Andersson. PM, 29 april Effektmål Verksamhetsrapport /5 12 Återrapport från sociala utskottet /4 1

2 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA - VÅRD OCH OMSORGSNÄMND - 13 Yttrande med anledning av ej verkställt beslut, IVO Dnr / /126 Yttrande, 22 april Handling på sammanträdet. 14 Budget 2016, plan , uppdrag att fördela övergripande besparingar, information 15 Uppföljning, personlig assistans, information 16 Information och rapporter 2016, delgivningar - övrigt 2015/145 Kf 41/ / /282 Delgivningar enligt lista. 17 Övriga frågor Margareta Gadde Jennische Ordförande 2

3 Delegeringsbeslut Utskriftsdatum: Utskriven av: Rita Edlund Diarieenhet: Beslutsfattare: Kategori: Beslutsinstans: Sammanträdesdatum: Sekretess: Vård- och omsorgsnämnden Alla Alla Vård och omsorgsnämnd Visas ej Id Beskrivning Beslutsfattare Datum Avsändare/Mottagare Paragraf Ärendenummer Ärendemening Ansvarig Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som Distriktssköterska Kategori Maud Sandberg Birgitta Tauman Maud Sandberg 6/2016 Maud Sandberg Delegationslista för biståndsenheten, mars 2016 Magdalena Hansson Vård- och omsorgsnämnden Magdalena Hansson Anne Eriksson Anställningsbevis för tjänst som vårdbiträde Vera Gyllander Elina Hjorth Vera Gyllander 4/2016 VON 2016/48 Tjänst som undersköterska vid korttidsenheten på Tegelbacken Vera Gyllander Anställningsavtal för tjänst som hemterapeut/familjepedagog Kerstin Dahlström Lena Tengblad Kerstin Dahlström 6/2016 VON 2016/24 Tjänst som hemterapeut/familjepedagog Kerstin Dahlström Anställningsavtal för tjänst som boendepedagog Kerstin Dahlström Monica Kälveskog Kerstin Dahlström 7/2016 VON 2016/22 Tjänst som boendepedagog Kerstin Dahlström Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som undersköterska Birgitta Lind Sanne Holling Birgitta Lind 1/2016 Birgitta Lind 3 Sidan 1 av 3

4 Id Beskrivning Beslutsfattare Datum Avsändare/Mottagare Paragraf Ärendenummer Ärendemening Ansvarig Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som vårdbiträde Kategori Maud Sandberg Yvonne Johansson Maud Sandberg 8/2016 Maud Sandberg Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som undersköterska Vera Gyllander Anne Cavander Vera Gyllander 5/2016 Vera Gyllander Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som undersköterska Vera Gyllander Ulla Skorsdal Vera Gyllander 6/2016 Vera Gyllander Bevis om tillstånd enligt 8 kap 2 alkohollagen för servering av alkoholdrycker, ändrat Anne Eriksson Runhällens Byalag Anne Eriksson 2/2016 VON 2016/88 Ansökan om tillstånd enligt 8 kap 2 alkohollagen för servering av alkoholdrycker vid enstaka tillfällen/tidsperiod till slutet sällskap - Komplettering till tidigare tillstånd tillstånd Anne Eriksson Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som socialsekreterare Anna Pierrou Maria Ahlgren Anna Pierrou 5/2016 Anna Pierrou Anställningsbevis för tjänst som vårdbiträde Therese Siwertsson Ann-Marie Lindell Therese Siwertsson 8/2016 Therese Siwertsson Anställningsbevis för tjänst som vårdbiträde Therese Siwertsson Jacquline Eriksson Therese Siwertsson 9/2016 Therese Siwertsson Anställningsavtal för tjänst som undersköterska 50 % på 37-timmarsvecka Vera Gyllander Ylva Johansson Vera Gyllander 7/2016 Vera Gyllander 4 Sidan 2 av 3

5 Id Beskrivning Beslutsfattare Datum Avsändare/Mottagare Paragraf Ärendenummer Ärendemening Ansvarig Kategori Anställningsbevis för tjänst som socialsekreterare Anna Pierrou Pernilla Utengen Anna Pierrou 6/2016 Anna Pierrou Tjänst som enhetschef för daglig verksamhet/boende inom funktionsstöd 100 % Lena Orlov-Hellström Maria Wendel Lena Orlov-Hellström 5/2016 VON 2016/27 Tjänst som enhetschef för daglig verksamhet/boende inom funktionsstöd 100 % Lena Orlov-Hellström 5 Sidan 3 av 3

6 PM 1 (1) Datum 27 april 2016 Diarienr/Dplankod Vård och omsorgsförvaltningen Åsa Johansson Tf Förvaltningschef Uppföljningsrapport 31 mars 2016 Vård- och omsorgsnämnden beslutar Uppföljningsrapport per 31 mars 2016 avseende vård- och omsorgsnämnden antas med redovisning av ett prognostiserat underskott på tkr för året Med hänvisning till prognostiserat underskott ges förvaltningen i uppdrag att skyndsamt vidta åtgärder enligt utarbetade åtgärdsplaner. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden redovisar ett underskott på tkr för året. Underskottet beror till största delen av kostnader för den egna hemtjänsten. Antalet budgeterade timmar för verksamheten är tillräckligt, men utförarna klarar inte att bedriva verksamheten inom den ersättning man får per utförd timme. Underskott redovisas även för en placering boende socialpsykiatri som inte inryms i budget för året. Prognosen förutsätter att åtgärder verkställs enligt framtagna åtgärdsplaner. - Åtgärdsplan för utförare hemtjänst motsvarande 2000 tkr - Åtgärdsplan för vård och omsorgsboende motsvarande 1800 tkr - Förebyggande åtgärdsplan för att minska kostnader för medicinskt färdigbehandlade genom att utöka antalet korttidsplatser vid behov Utredning Bilaga Uppföljningsrapport Mars Bilaga Åtgärdsplan hemtjänst 2016 Bilaga Åtgärdsplan vård- och omsorgsboende 2016 Bilaga Åtgärdsplan förebyggande utökning av korttidsplatser Åsa Johansson Delges: HEBY100 v , Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se 6

7 18 mars (35) Vård och omsorgsnämnden Sammanfattning av periodens viktigaste händelser De verksamheter som redan inför 2016 identifierades att behöva fortsätta med effektiviseringar för budgetföljsamhet var hemtjänsten och boende funktionsstöd. Inom boende funktionsstöd har åtgärderna gett effekt medan hemtjänstens åtgärder behöver längre tid för att uppnå ekonomisk effekt. Behovet av vård och omsorgsboendeplatser och korttidsplatser har under perioden ökat vilket gör att även kostnaderna för medicinskt färdigbehandlade påverkas. Antalet beslut har inte ökat utan platstillgången har varit låg under perioden. Ekonomisk uppföljning Driftbudget (tkr) Bokslut 2015 Budget 2016 Budget janmars Utfall janmars Avvik för period Prognos 2016 Avvik helår Intäkter Kostnader Varav förändr semesterlöneskuld Nettokostnad Investeringsbudget Inkomster Utgifter Nettoinvestering Kommentarer till uppföljningsperioden Driftredovisning under perioden Gemensam verksamhet Något ökade kostnader avseende nytt IT avtal. Vakanser och sjukskrivningar visar ett överskott avseende personal. Socialpsykiatri Myndighetsutövning: + 71 tkr Utförare: 53 tkr Underskottet vägs upp av positivt resultat på boendestöd SOL Eftersläpande utbetalningar till uppdragstagare samt utökning av uppdragstagare. Boendestöd har behov av fler timvikarier på grund av utökning av beslut. Ordinärt boende Myndighetsutövning: Antalet beviljade timmar hemtjänst ligger under årets början relativt konstant på knappt 6400 timmar/månad. En ökning av antalet timmar syns hos kommunens externa utförare. Enheten har ett stort överskott med anledning av vad som nedan anges. 7

8 18 mars (35) Utförare: Hemtjänstens ekonomi går inte ihop utifrån beslutad timersättning. Området hemtjänst arbetar med förändrings/effektiviseringsarbete som inletts under Korttidsverksamhetens periodresultat visare ett minusresultat utifrån främst sjukfrånvaro och semesterlöneskuld. Kostnader för medicinskt färdigbehandlade för perioden har ökat. Vård och omsorgsboende Myndighetsutövning: Antalet beslut gällande vård och omsorgsboende var inledningsvis under året relativt lågt för att öka kraftigt under mars månad. Någon ökning i jämförelse med samma period föregående år har inte skett. Utförare: Början av 2016 har inneburit stora kostnader i verksamheterna för korttidsfrånvaro samt semesterlöneskulder som utbetalats i februari. Verksamheten kompenserades inte fullt ut i budget för beslutade personalförstärkningar vilket håller på att åtgärdas. Hälso och sjukvård Hälso och sjukvården har för perioden ett mindre överskott +47 tkr i resultatet. En del minusposter för sjukskrivning, timvikarier samt övriga kostnader såsom förbrukningsmaterial och transport, men plusposter på tekniska hjälpmedel. Funktionsstöd Myndighetsutövning: I dagsläget finns två externa köp av verksamhet. Det ena har löpt över lång tid medan det andra är en samplacering med IFO. Den senare placeringen ryms ej inom enhetens budget. Utförare: Daglig verksamhet + 21 tkr, årsprognos +352 tkr. Sammanslagning av dagliga verksamheter samt mer flexibelt arbetssätt, närmare arbetsledning och stor minskning och styrning av vikarietillsättningar har medfört positivt resultat. Boende 196 tkr för perioden, pga semesterlöneskuld. Individ och familjeomsorg Myndighetsutövning: Missbruksboende redovisar ett överskott, där boende SoL gör ett underskott som vägs upp av ett överskott på placering LVM och övrig institution. Familjehem i kommunal regi visar ett underskott om 95 tkr under de tre första månaderna, underskottet beror i stor utsträckning på att enheten aktivt arbetat med att avsluta institutionsplaceringar vilket ger ett överskott på 178 tkr gällande institutionsplaceringarna. Ekonomiskt bistånd visar i dagsläget ett överskott på 271 tkr. Utförare: Öppenvård IFO plusresultat +279 tkr Resultatet beror främst på att enheten har vakanta tjänster Ett litet överskott ses också på kontaktpersoner och särskilt förordnade vårdnadshavare. Ensamkommande barn Hittills under året har kommunen tagit emot två anvisningar gällande ensamkommande barn och ungdomar. Handläggarna arbetar nu intensivt för att komma ikapp med handläggningen gällande de ungdomar som kom till kommunen 8

9 18 mars (35) under senare delen av En ny anvisningsmodell kommer att träda i kraft vilken medför en jämnare fördelning mellan kommuner samt bättre planeringsförutsättningar för varje enskild kommun (Regeringsbeslut 1:3 Ju 2016/0778/SIM). Tolkkostnader hittills i år 20 tkr. Investeringar under perioden Inköp påbörjat av möbler till ny lokal för daglig verksamhet Åtgärdsplaner under perioden Boenden LSS samt hemtjänsten har under perioden haft pågående åtgärdsplaner som påbörjades under 2015, vilket när det gäller LSS boende gett önskad ekonomisk effekt. Vård och omsorgsboende har en åtgärdsplan för att inrymma verksamheten i budgetramen för 2016 motsvarande 375 tkr. Kommentarer till årsprognosen Socialpsykiatri Myndighetsutövning: Enligt budget. Utförare: Årsprognos tkr Sjukskrivning och vakanta tjänster som tillsätts snarast. Ordinärt boende Myndighetsutövning: Ordinärt boende har under årets tre första månader ett stort överskott. Överskottet beräknas minska något i prognos med hänsyn tagen till en ökad effektivitet hos intern hemtjänst, fler beslut som utförs av externa utförare samt en ökning av antalet beslut bl.a. på grund av att det är fullt på boende och korttidsplatser. Utförare: Området hemtjänst arbetar med förändrings/effektiviseringsarbete som inletts under Planen för hemtjänsten är att kostnaderna per timme kontinuerligt skall sjunka, för att det i slutet av året skall hamna på samma nivå som ersättningsnivån. Prognosen på 4,2mkr är utifrån effektivisering/åtgärdsplan under året. Korttidsverksamheten prognostiserar ett årsresultat på 269 tkr på grund av utökning av korttidsplatser utifrån platsbrist på vård och omsorgsboende. Detta görs för att motverka ökade kostnader för medicinskt färdigbehandlade som blir kvar på sjukhus. Kostnaderna för personalökning blir lägre än att ha brukare kvar inom slutenvården. Årsprognosen för medicinskt färdigbehandlade är +/ 0 utifrån denna proaktiva åtgärdsplan. Vård och omsorgsboende Myndighetsutövning: Enligt budget Utförare: Vård och omsorgsboende prognostiserar med åtgärdsplaner ett +/ 0 resultat för helåret. 9

10 18 mars (35) Hälso och sjukvård Hälso och sjukvårdsverksamhetens årsprognos är +/ 0. Utifrån den osäkra utvecklingen av tillgängliga vård och omsorgsboendeplatser, korttidsplatser och hemsjukvårdsärenden under året kan prognosen komma att påverkas negativt. Funktionsstöd Myndighetsutövning: Utökad kostnad för placering externt (delad med IFO). Beslutet kommer sannolikt att förändras innan årets slut varför kostnaden inte kommer att kvarstå kommande år. Utförare: Ökade personalkostnader på korttidsplatser och boende när fritidsklubb och daglig verksamhet semesterstänger, samt behov av extraresurser till brukare med särskilda behov. Utifrån nytt lagkrav kommer arbetskläder motsvarande 150 tkr att köpas in. Kostnaderna täcks inom ram på grund av tidigare avslut av externt köp av korttidsplats än beräknat. Totalt +/ 0 resultat i årsprognos. Individ och familjeomsorg Myndighetsutövning: Enheten arbetar aktivt med att i möjligaste mån undvika institutionsplaceringar. Budgeten för kommunala familjehem samt stödboende vuxen har därmed överskridits under årets första månader. Detta kompenseras av ett överskott gällande institutionsplaceringar (barn och vuxna) där antalet placeringar inte beräknas öka under året. Utförare: Teamen arbetar med att utveckla insatserna i hem och närmiljö, för att tidigare möta brukarnas behov och minska behovet av köpta insatser. Planering påbörjad avseende samlokalisering av teamen i gemensamma ändamålsenliga lokaler och att vakanta tjänster tillsätts. Verksamheten beräknas i årsprognos göra ett överskott främst på grund av vakanta tjänster. Ensamkommande barn Antalet anvisade barn och kostnader är mycket svårt att prognostisera. Hittills har kommunen fått kompensation för kostnader i motsvarande grad. Förvaltningen räknar med en årsprognos på + 0. Investeringar för helåret Vård och omsorgsförvaltningen har i investeringsbudget för 2016 medel för reinvesteringar av matsalsmöbler och sängar på vård och omsorgsboende samt dess utemiljöer. Därutöver för arbetstekniska hjälpmedel och kontorsmöbler. Investeringsbeloppen är tänkta att användas i sin helhet under året. 10

11 18 mars (35) Åtgärdsplaner för helåret Prognosen för helår är ett redovisat underskott på 2,622 tkr. Förutsättningarna för prognosen är att förvaltningen arbetar med åtgärdsplaner enligt nedan. 1. Åtgärdsplan för utförare hemtjänst motsvarande 2000 tkr 2. Åtgärdsplan för Vård och omsorgsboende motsvarande 1800 tkr. 3. Förebyggande åtgärdsplan för att minska kostnader för medicinskt färdigbehandlade genom att utöka antalet korttidsplatser vid behov. 11

12 Värde Benämning Betydelse 1 Försumbar Åtgärden påverkar i mycket liten grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 2 Lindrig Åtgärden påverkar i viss grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 3 Allvarlig Åtgärden påverkar i hög grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 4 Mycket allvarlig Åtgärden påverkar i mycket hög grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 12

13 Åtgärdsplan år 2016 Ansvarskod: Vht: 5230 Ansvarig: Vera Gyllander Tegelbackens korttids Beskrivning av åtgärder Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2016 Beräknad effekt 2016 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Proaktiv Korttids har från och med 11/4 öppnat ytterligare platser för att minska kostnaderna för medicinskt färdigbehandlade. Detta sker genom att dubbelbelägga rum. Personalkostnader kommer då istället att stiga. Uppföljning varje månad av överbelagda dygn på korttidsenheten, ökade personalkostnader och kostnader för medicinskt färdigbehandlade (dygn) 2 Värde Benämning Betydelse 1 Försumbar Åtgärden påverkar i mycket liten grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 2 Lindrig Åtgärden påverkar i viss grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 3 Allvarlig Åtgärden påverkar i hög grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 4 Mycket allvarlig Åtgärden påverkar i mycket hög grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 13

14 Åtgärdsplan år 2015 Ansvarskod: Vht: Ansvarig: Ange månad när åtgärden börjar ge effekt Hur stort är underskottet på helårsprognos. Hur stor blir effekten av åtgärden? Se nedan. Ange värde. UPPFÖLJNING Mät resultatet för åtgärden och ange ackumulerat per månad. Beskrivning av åtgärder Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2015 Beräknad effekt 2015 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Uppföljning Jan-15 Uppföljning feb-15 Uppföljning Mars-15 Uppföljning April-15 Uppföljning maj-15 Återrapportering i text Uppföljning juni-15 Uppföljning juli-15 Uppföljning aug-15 Återrapportering i text Uppföljning sept-15 Uppföljning okt-15 Återrapportering i text Uppföljning nov-15 Uppföljning dec-15 Åtgärdens resultat Vht totala resultat Konkret och detaljerad åtgärd som ska vara mätbar och gå att följa upp. Beskrivning hur resultatet ska mätas. Prognos helår - Beräknad effekt. Mät resultatet för verksamheten totalt och ange ackumulerat per månad. Värde Benämning Betydelse 1 Försumbar Åtgärden påverkar i mycket liten grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 2 Lindrig Åtgärden påverkar i viss grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 3 Allvarlig Åtgärden påverkar i hög grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 4 Mycket allvarlig Åtgärden påverkar i mycket hög grad förmågan att bedriva en rättsäker och effektiv verksamhet ifrån satta mål och uppdrag. 14

16 Åtgärdsplaner år 2016 Avser vård- och omsorgsboende Total summa åtgärd: 1,8 mkr Ansvarskod: Vht: 5300 Ansvarig: Karin Johansson Rungården Beskrivning av åtgärder Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2015 Beräknad effekt 2015 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Mars Aktivt arbete med korttidsjukdom samt bemötande som också kan vara en orsakt till höga sjuktal. Ökat sparande av timmar till 150 tim/mån april till december. Effekter av sjukdom i kr samt genom statistik på sparade timmar april Ansvarskod: Vht: 5300 Ansvarig: Birgitta Lind Liljebacken Mars Beskrivning av åtgärder Liljebacken spar regelbundet timmar som följs upp månadsvis. Vi spar till en buffert som vi kan använda oss av under hela året. Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2015 Beräknad effekt 2015 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Vi räknar timmar månadsvis och följer upp verksamheten. Personalen hjälper till och vi har regelbunden kommunikation gällande insättning av personal vid semester eller sjukdom. April Ansvarskod: Vht: 5300 Ansvarig: Therese Siwertsson Tallgården Beskrivning av åtgärder Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2015 Beräknad effekt 2015 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Mars Tallgården spar regelbundet timmar som följs upp månadsvis. Vi spar till en buffert som vi kan använda oss av under hela året. Vi räknar timmar månadsvis och följer upp verksamheten. April Ansvarskod: Vht: 5300 Ansvarig: Christin Karvia (t.f Therese Siwertsson) Kvarnängen Beskrivning av åtgärder Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2015 Beräknad effekt 2015 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Mars Kvarnängen spar regelbundet timmar som följs upp månadsvis. Vi spar till en buffert som vi kan använda oss av under hela året. Vi räknar timmar månadsvis och följer upp verksamheten. April

19 Åtgärdsplan år 2016 Ansvarskod: Vht: 5210 Ansvarig: Maud Sandberg Hemtjänst konkurrensutsatt Beskrivning av åtgärder Hur mäts effekten/resultatet Effekt from månad Prognos helår 2016 Beräknad effekt 2016 Prognos efter beräknad effekt Konsekvensanalys Total genomlysning av verksamheten på detaljnivå. Räkna arbtid, utfördtid, restid, kringtid (nyckelhantering, bilar mm). Bemanna utifrån planering. Nytt schema från 1 april i söder som följer planeringen, samt nytt schema i norr sedan 1 mars som förväntas ge effekt samt öka den utförda tiden hos brukare. Ersättningsnivån är födelad på följande sätt. Personalkostnader, summa 63% Ersättning för kringtid 22% Summa personalkostnad hos brukare inkl kringtid 85% Övriga kostnader, summa 9,5 % Adminstrativ personal 5,5% Daglig mätning av arbtid och all utförd tid, restid, kringtid. Ett nytt planeringssystem är i drift from april Detta gör att det går att mäta de olika tiderna ovan i systemet. För att analysera arbetad tid gentemot den detaljerade mätningen av tid behöver aprils timmar vara utgångspunkten. Timmar från april ligger sedan till grunden för analys och åtgärd. Maj 6,2 mkr 2 mkr 4,2 mkr - 19

21 PM 1 (1) Datum 27 april 2016 Diarienr/Dplankod Vård och omsorgförvaltnignen Åsa Johansson Förvaltningschef Förslag till preliminär detaljbudget 2017 för Vård- och omsorgsnämnden samt förslag till taxor och avgifter och investeringar Vård- och omsorgsnämnden beslutar Preliminär detaljbudget antas enligt förslag 11 maj 2016 Prioritering av verksamheter som inte inryms i tilldelad ram överlämnas till budgetberedningen Förslag till hemtjänstpeng överlämnas till budgetberedningen Taxa för hunddagis räknas upp med 3 % Vård- och omsorgsnämndens förslag Kommunfullmäktige beslutar Taxor och avgifter för registrering av lotterier räknas upp med 3 % Taxor och avgifter för ansökan och tillsyn enligt alkohollagen räknas upp med indexuppräkning i enlighet med prisbasbeloppet Taxor och avgifter för hemtjänst, särskilt boende och dagrehabilitering räknas upp med 3 %, med beaktande av högkostnadsskyddet Taxor och avgifter för korttidsboende för barn räknas upp med 3 % Taxor och avgifter för hjälpmedel ändras enligt bilaga taxor och avgifter Avgift för missbruksboende fastställs till 80 kr/dygn Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i januari att anta planeringsförutsättningar för 2017, plan tilldela vård- och omsorgsnämnden tkr för år Utifrån den tilldelade ramen och bedömning av möjliga omstruktureringar och neddragningar, har förvaltningen utarbetat förslag till preliminär detaljbudget för nämndens verksamhet daterat 11 maj Utredning I bilagd preliminär detaljbudget redovisas fördelning mellan nämndens verksamhetsområden samt de större förändringar i detaljbudgeten som krävt prioriteringar eller större verksamhetsförändringar. En översyn av avgifter och avgiftshantering gällande hjälpmedel har gjorts. För att minska ett omfattande administrativt arbete för förskrivare och att minska risken för misstag som drabbar brukare negativt föreslås att månadsavgifterna tas bort och ersätts med en engångsavgift för vissa hjälpmedel. I bilaga redovisas förslag till taxor och avgifter för 2016 HEBY100 v , Bilaga: Förslag till preliminär driftbudget 2017 Förslag till taxor och avgifter 2017 Förslag till investeringar 2017 Åsa Johansson Delges: Kommunstyrelsen Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se 21

22 1 (14) Datum 11 maj 2016 Version 2 Heby kommun en växande landsbygdskommun med närhet, trygghet och livskvalitet Budget 2017, plan VON 22

23 2 (14) Vård- och omsorgsnämnden Verksamhetsområde Vård- och omsorgsnämnden ansvarar bland annat för individ- och familjeomsorg insatser för funktionsnedsatta kommunal hälso- och sjukvård äldrevård ensamkommande barn och ungdomar prövning av tillstånd för servering av alkoholdrycker samt tillsyn över servering av alkoholdrycker och detaljhandel med öl Ansvar i övrigt Nämnden har enligt reglemente bemyndigande från kommunfullmäktige att fastställa sådana avgifter som inte är av större ekonomisk betydelse eller av principiell vikt. Nämnden fastställer för närvarande egen taxa och avgift avseende hunddagis. Nämnden har ansvar för finansiering, målformulering och uppföljning av verksamheten samt för att de som verksamheten riktar sig till får en allsidig information om verksamheten och hur den fullgörs. Internkontrollplan Internkontrollplan för 2017 beslutas i november Styrning Till inriktningarna har vård- och omsorgsnämnden antagit följande effektmål för Vård- och omsorgsverksamheten har trygga brukare och anhöriga. Vård- och omsorgsverksamheten har delaktiga och nöjda brukare, som får insatser av god kvalitet och som bemöts professionellt av personalen Medarbetarna inom vård- och omsorg ska kunna önska sysselsättningsgrad i större utsträckning än tidigare Vård- och omsorgsverksamheterna ska bedrivas kostnadseffektivt. 23

24 3 (14) Driftsbudget Driftbudget (tkr) Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Intäkter Kostnader Nettokostnad Investeringsbudget Inkomster Utgifter Nettoinvestering

25 4 (14) Planerade verksamhetsförändringar 2017, plan Driftsbudget per verksamhetsområde Verksamhet (tkr) Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Prioriterad verksamhet utöver ram Prioordning Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 fr nämnd Politisk vht Intäkter Kostnader Nettokostnad Gemensam vht Intäkter Kostnader Nettokostnad Socialpsykiatri Intäkter Kostnader Nettokostnad Ordinärt boende Intäkter Kostnader Nettokostnad Vård- och omsorgsboende Intäkter Kostnader Nettokostnad Hälso- och sjukvård Intäkter Kostnader Nettokostnad Funktionsstöd Intäkter Kostnader Nettokostnad Individ- och familjeomsorg Intäkter Kostnader Nettokostnad Ensamkommande flyktingar Intäkter Kostnader Nettokostnad IT-tjänstavtal Oförutsedda kostnader Summa intäkter Summa kostnader Summa nettokostnad * I plan inom ram har inte hänsyn tagits till ev volymökningar 25

26 5 (14) Verksamhetsområden Gemensamt område: Förvaltningens stödfunktioner, chefer, och biståndsenhetens handläggare samt alkoholhandläggning ingår i verksamhetsområdet. Här återfinns också kostnader för gemensamma resurser som t.ex IT-baserade verksamhetssystem. Socialpsykiatri: Verksamhetsområdet omfattar insatser till personer med psykisk ohälsa. Inom kommunen finns boendestödjare för att ge målgruppen stöd och motivation, samt kontaktpersoner. Boendeplatser och sysselsättning köps externt vid behov. Ordinärt boende: Verksamhetsområdet omfattar hemtjänst intern och extern, dagvård demens, korttidsboendet på Tegelbacken, kontaktpersoner, ledsagning samt förvaltningens mötesplatser för seniorer. Inom området återfinns också kostnader för medicinskt färdigbehandlade. Vård och omsorgsboende: Verksamhetsområdet omfattar 5 vård och omsorgsboenden med totalt 144 platser varav 33 platser på demensboenden. Inom verksamhetsområdet finns också förvaltningens bemanningsenhet som även bemannar hemtjänst och LSS-verksamhet. Hälso- och sjukvård Verksamhetsområdet omfattar förvaltningens sjuksköterskor och rehabiliteringspersonal som arbetar inom verksamheterna för äldre och funktionsstöd. Här finns också förvaltningens kostnader för hjälpmedel. Funktionsstöd Verksamhetsområdet omfattar verksamhet utifrån LSS lagstiftningen avseende assistans, boende, avlastning, familjehem, ledsagning, korttidsboende, kontaktperson/familj och daglig verksamhet. De flest insatser utförs inom kommunal regi, men externa köp förekommer även vid särskilda behov som inte kan tillgodoses av kommunen. Individ och familjeomsorg Verksamhetsområdet omfattar hela individ- och familjeomsorgen med myndighetsutövning och externa köp samt förvaltningens öppenvårdsinsatser. Inom området återfinns ekonomiskt bistånd, insatser till barn och familjer hemma samt vid behov placeringar i familjehem och institution, insatser till missbrukare och övriga vuxna hemma samt vid behov placering på institution. Verksamhetsområdet innehåller även familjerådgivning, familjerätt och kontaktpersoner. Ensamkommande barn och unga Verksamhetsområdet omfattar kostnader för ensamkommande barn och handläggning och uppföljning av insatser till dem. I dagsläget har kommunen en upphandlad HVB-verksamhet som drivs på entreprenad samt ytterligare externa HVB och konsulentstödda familjehem. 26

27 6 (14) Verksamhet inom ram Verksamhet Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Minskat antal brukare personlig assistans SFB 482 Extern placering korttidsplats LSS avslutad 586 Minskad kostnad daglig verksamhet pga effektivseringar 350 Arbetskläder boende LSS -175 Ny brukare personlig assistans LSS, ökade sjuklönekostnader -950 Utökning personal sommar boende/korttids LSS då daglig verksamhet och fritidsklubb är stängt Försäljning av korttidsplats LSS till annan kommun avslutad -150 Summa Verksamhet utom ram - Prio Verksamhet Gemensam verksamhet Budget Biståndshandläggare 1,0 årsarbetare 525 Plan 2018 Plan 2019 Socialpsykiatri 1 Boende en årsplacering 800 Ordinärt boende 1 Hemtjänst ökad ersättning Utökning av korttidsplatser Vård och omsorgsboende 1 Undersköterska 1,0 årsarbetare Måltider 446 Ökad bemanning VÅBO 7,84 åa som ej ersätts av statliga bidrag längre inkl beräkngad löneökning Funktionsstöd 1 Boende LSS två årsplaceringar Fritidsklubb 325 Individ- och familjeomsorg 2 Placering LVM 0,5 årsplaceringar Försörjningsstöd efter etableringsperiod för nyanlända Ensamkommande 1 Handläggare 1,0 årsarbetare Feriesysselsättning Tolkkostnader It-tjänsteavtal 2016 och Oförutsedda kostnader Summa

28 7 (14) Äldreomsorg Består av verksamhet ordinärt boende, vård och omsorgsboende, hälso- och sjukvård och delar av gemensam verksamhet. Utmaningar för området Det ökade antalet äldre kommer att medföra stora kostnader för kommunen. Betydligt fler insatser beräknas i hemtjänsten än idag och sannolikt ett ökat behov av dagvård för personer med demens. Den stora utmaningen kostnadsmässigt är att kunna erbjuda boendeplatser utifrån behov som finns och ha bemanning utifrån lagkrav och enskildas behov i tillräcklig omfattning. Risken att inte kunna verkställa beslut inom 3 månader ökar i takt med att prognosen av platsbehov ökar, vilket gör att även risken för sanktioner för ej verkställda beslut ökar. Vid otillräckligt antal platser på vård- och omsorgsboende kommer en kostnadsökning att ske när det gäller hemtjänst, hemsjukvård, medicinskt färdigbehandlade och hjälpmedel. En utmaning för förvaltningen är också att klara den framtida kompetensförsörjningen av personal inom äldreomsorgen då personalbehovet kommer att öka i takt med att insatserna för äldre blir fler. Särskilt svårrekryterade yrkesgrupper är sjuksköterskor, arbetsterapeuter och utbildade undersköterskor i tillräcklig omfattning för både vikariat och tillsvidaretjänster. Biståndsenheten ansvarar för myndighetsutövning för äldre och volymökningarna kommer att medföra ett ökat behov av handläggare inom området. Sjuktalen ökar och därmed också vikariebehovet. Kontrollen av personalkostnadernas utveckling är viktig att följa. Ökade lagkrav ställer högre krav på både ledarskap och administration. Ett ökat antal medarbetare per chef ses på grund av volymökningar. Idag har cheferna i snitt 39 medarbetare och två har över 50 medarbetare. Åtgärder behöver göras på sikt. Volym och nyckeltal Volym Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Budget 2016 Behov budget 2017 Antal biståndsbeslut ÄO Medicinsk färdigbehandlade, * 101* antal dygn Kostnad medicinskt färdigbeh kr/dygn Antal platser korttidsvård Kostnad korttidsvård årsplats, tkr *utgår från att utökning av korttidsplatser sker 28

29 8 (14) Höjning med 7,72% 2017 Ersättning per utförd hemtjänsttimme Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Service tätort 396 kr 407 kr 418 kr Service glesbygd 423 kr 435 kr 447 kr Omvårdnad tätort 423 kr 435 kr 447 kr Omvårdnad glesbygd 453 kr 465 kr 477 kr Anhöriganställning* 207 kr 213 kr 219 kr * anhöriganställning uppräknad med 2,7% för vilket avser löneökning. Höjning med 2,7%% 2017 Ersättning per utförd hemtjänsttimme Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Service tätort 378 kr 388 kr 399 kr Service glesbygd 404 kr 415 kr 426 kr Omvårdnad tätort 404 kr 415 kr 426 kr Omvårdnad glesbygd 432 kr 443 kr 455 kr Anhöriganställning* 207 kr 213 kr 219 kr Beräkning med en ökning 2017 på 7,72% Heby Kommun endast intern verksamhet Höjning Heby kommun intern verksamhet Medel likhetsutsökta/ej tätortskommuner intern verksamhet Utfall kr 402 kr Beräknad höjning likhetsutsökta/ej tätortskommuner Budget kr 413 kr 2,70% Förslag till budget kr 7,72% 424 kr 2,70% Plan kr 2,70% 435 kr 2,70% Plan kr 2,70% 447 kr 2,70% Beräkning med en ökning 2017 på 2,7% Heby Kommun endast intern verksamhet Höjning Heby kommun intern verksamhet Medel likhetsutsökta/ej tätortskommuner intern verksamhet Utfall kr 402 kr Beräknad höjning likhetsutsökta/ej tätortskommuner Budget kr 413 kr 2,70% Förslag till budget kr 2,70% 424 kr 2,70% Plan kr 2,70% 435 kr 2,70% Plan kr 2,70% 447 kr 2,70% Beräkning med en ökning 2017 på 7,72% Budget antal timmar Anslag Tkr Ersättning kr per timme Budget kr Budget kr Höjning Förslag till budget kr 7,72% Plan kr 2,70% Plan kr 2,70% 29

30 9 (14) Beräkning med en ökning 2017 på 2,7% Budget antal timmar Anslag Tkr Ersättning kr per timme Budget kr Budget kr Höjning Förslag till budget kr 2,70% Plan kr 2,70% Plan kr 2,70% Utökning av personal VÅBO Verksamhet Dag, kväll, helg Natt Total Liljebacken 3,0 åa 1,92 åa 4,92 åa Korttidsboende 1,92 åa 1,92 åa Rungården 0,5 åa 0,5 åa Totalt åa 3,5 åa 3,84 åa 7,84 åa Personal VÅBO antal årsarbetare/ personaltäthet per brukare inom parentes innan utökning Feb/Mars 2015 Liljebacken (24-27platser) 11,50 (0,42) Demens LB (16 platser) 14,31 (0,89) Rungården (25 platser) 14,37 (0,57) Demens RG (8 platser) 6,37 (0,80) Kvarnängen (24 platser) 15,04 (0,62) Tallgården (14-25 platser) 9,03 (0,64) Tegelbacken (12 platser) 7,25 (0,60) Demens TB (10 platser) 8,0 (0,80) Beskrivning och analys av förändringar Hemtjänst, ökad ersättning 2000 tkr Hemtjänstens volym har inte ökat i samma takt som tidigare prognostiserats. Det gäller både de beviljade timmarna och de utförda timmarna. Däremot är ersättningen låg i jämförelse med andra likutsökta kommuner. En korrigering av minskad volym motsvarande 500 budgeterade timmar och höjd ersättningsnivå med 7,72% motsvarande likutsökta kommuner visar ett utökat resursbehov jmf med dagens budget motsvarande 2 mkr. Enbart uppräkning för löner med 2,7 % motsvarar 560 tkr. Analys: Budgeterade timmar: Ökningen av timmar har inte skett i samma takt under 2015 och början av 2016 kopplat till befolkningsutveckling och beviljade timmar under 2014 vilket var underlaget för budget Ersättningsnivå: Analyser av hemtjänstens kostnader utifrån nytt arbetssätt pågår. En svag minskning av kostnader ses under mars 2016, men behöver följas under fler månader då fler åtgärder pågår. Faktisk kostnad per timme är fortfarande långt ifrån ersättning per timme. Fler kommuner har övergått till ersättningsmodell utförd tid vilket gör det lättare att jämföra ersättningar med andra. Dock finns bara siffror för 2015 (SKLs rapport). Jämförelsen är gjord med likutsökta kommuner och icketätortskommuner och visar att om de endast ökar sin ersättning med motsvarande för löneökningar under 2016 och 2017 så skulle ersättningen behöva öka med 7,72% i Heby kommun för att motsvara samma ersättningsnivå. 30

31 10 (14) Utökning av korttidsplatser 1200 tkr Behovsstyrd utökning med max 3 platser på korttidsenheten genom att dubbelbelägga rum införs under 2016 som en förebyggande åtgärd för att minska kostnader för medicinskt färdigbehandlade med start under april. Utökningen sker om medicinskt färdigbehandlade personer finns på sjukhuset. Hur många platser som går att utöka utgår från brukarnas behov. Utökningen kräver utökning av bemanning delvis under dygnet. Kostnaden är lägre per dygn än kostnaden för medicinskt färdigbehandlade. Analys: Förvaltningens bedömning är att belastningen ökar mest på korttidsenheten när behovet av platser på vård och omsorgsboende ökar. Följden blir då att fler personer blir kvar på sjukhus och kostnaden för medicinskt färdigbehandlade ökar. Allt fler kommer att belasta kommunens korttidsplatser i avvaktan på boendeplats. Ett ökat behov av vård- och omsorgsboende prognostiseras med 10 platser för 2017 jmf med antal platser idag. Antal dygn medicinskt färdigbehandlade är svårprognostiserat och kan generera stora kostnader för kommunen. Efter öppnandet av 13 platser 2015 sjönk antalet dygn till nästan noll andra delen av året. Under de tre första månaderna under 2016 var antalet dygn 51. Skulle behovet öka med 1 årsplacering, 365 dygn medicinskt färdigbehandlade motsvarar det 1,8 mkr. Personalkostnader för att utöka 1-3 platser motsvarande tid beräknas till ca 3 årsarbetare totalt 1,2 mkr. Faktiska kostnader för medicinskt färdigbehandlade var ,3 mkr jmf med budgeterade 500 tkr. Samma budget finns under 2016 och beräknas också var tillräcklig 2017 under förutsättning budget tillskapas för att utöka korttidsplatser. Utökningen 2016 har nyss startat, men vi ser en ökad beläggning om 1-2 platser under nästan hela april. Undersköterska VÅBO 1.0 tjänst 443 tkr Vård och omsorgsnämnden fattade den 16 april 2015 beslut om att säkerställa bemanningen på vård- och omsorgsboende utifrån förvaltningens underlag om utökning av 7,84 tjänster på grund av ökad vårdtyngd samt krav på tillgänglig personal dygnet runt täcks behovet av statliga bidrag, förutom 1,0 tjänst. Bidragets storlek fastställs varje år och är tidsbegränsat till Analys: Utökning av personal har skett nattetid på korttidsboendet och Liljebacken samt dagtid vid Liljebacken och Rungården som från början var servicehus för personer med mindre omfattande vårdbehov. Vårdtyngdsmätningar visar att omvårdnadsbehovet inte skiljer mellan boendena idag och behovet kvarstår. Måltider vård och omsorgsboende fördyrade kostnader tkr Fördyrade kostnader för måltider på vård och omsorgsboende jmf med budget Prishöjning 3,7%. Biståndshandläggare 1.0 årsarbetare 525 tkr Ökat antal beslut, främst äldre. Under 2017 kommer ett nationellt metodstöd ÄBIC, äldres behov i centrum att införas i hela Sverige för att likställa bedömningar och öka rättsäkerheten. Det kommer att medföra fler uppföljningar och beslut av biståndshandläggarna. Vid införande av resursfördelningsmodell på vård- och omsorgsboende kommer uppföljningar av biståndshandläggare att behöva göras. Ny patientansvarslag medför att betalansvar för medicinskt färdigbehandlade inträffar efter tre dagar istället för fem. Vårdplanering och handläggning behöver då starta omgående för att hinnas med. Analys: 31

32 11 (14) Biståndshandläggarna har hög arbetsbelastning och hinner inte följa upp besluten inom främst hemtjänst inom tidsramen för beslutet idag. Utifrån nya införanden av metodstöd, ersättningsmodeller och snabbare hanläggningstider är risken stor att arbetsbelastningen blir för hög att klara med de antal handläggare som finns idag. Omsorg om personer med funktionsnedsättning Består av verksamhet funktionsstöd, socialpsykiatri och delar av gemensam verksamhet. Utmaningar för området En svag ökning av insatser enligt LSS beräknas under de närmaste åren och innebär en rättighet för den enskilde som har behov av insatsen. Ett visst behov av externa köp av insatser finns och kan bli dyra för kommunen, särskilt avseende boende. Psykisk ohälsa ökar i samhället. Ett utökat behov av insatser till personer med psykisk ohälsa finns idag. Boendestöd ökar något och även boendeplatser. På sikt behöver förvaltningen sannolikt även tillgodose mötesplatser för denna målgrupp. Volym och nyckeltal Volym Bokslut 2015 Budget 2016 Behov budget 2017 Boende socialpsykiatri, årsplacering 2,3 2 3 Kostnad socialpsykiatri årsplacering, tkr Boende LSS, köpt verksamhet Kostnad boende LSS köpt vht, årsplac, tkr Korttidstillsyn LSS internt, antal barn Kostnad korttidstillsyn LSS internt, tkr Beskrivning och analys av förändringar Socialpsykiatri boende 1 årsplacering 800 tkr Antalet personer som behöver boende ökar. Känd volymökning inför 2017 som kan starta redan Saknas budget för nästan 1 årsplacering. Analys: Boendeplanering för målgruppen visar att kostnaderna fortfarande inte överstiger kostnaden att driva boende i egen regi. Prognoser inom verksamhetsområdet är svåra att göra, kartläggning av målgruppen medför ett stort mörkertal. Boende LSS 2 årsplaceringar 4000 tkr Känd volymökning. Personer som behöver anpassat boende. Externa köp. En av personerna beräknas ha behov redan under 2016 vilket inte ryms inom budget. För dessa 2 tillkommande placeringar beräknas årskostnaden vara 2000 tkr per placering, vilket ökar snittkostnaden per årsplacering jmf med 2016 års kostnader. Analys: Förvaltningen har inte kompetens och det bedöms inte rimligt eller kostnadseffektivt att bygga upp kompetens och det omfattande stöd som behövs inom egen regi. 32

33 12 (14) Fritidsklubb fördyrade kostnader 325 tkr Korttidstillsyn för barn över 12 år enligt LSS beviljas till barn som behöver tillsyn efter skolan. Detta verkställs i form av fritidsklubb som köps av barn och utbildningsförvaltningen. Antalet barn på fritidsklubben är 6 och beräknas inte öka men kostnaden har ökat under 2016 och ökar ytterligare under Faktisk kostnad 325 tkr i fördyrade kostnader jmf med budget Individ- och familjeomsorg Består av verksamhet individ och familjeomsorg, ensamkommande flyktingar och delar av gemensam verksamhet. Utmaningar för området De flesta köpen sker inom detta verksamhetsområde och det är ofta kostsamma insatser. Insatser utifrån tvångslagstiftningarna LVU (lagen om vård av unga) och LVM (lagen om vård av missbrukare) är tvingande för förvaltningen att följa. Verksamhetens omfattning påverkas av hur samhället i övrigt utvecklas och är mycket svårprognostiserad. När det gäller ensamkommande barn och unga är det mycket svårt att förutse antalet barn och planera verksamhet i tillräcklig omfattning. Förvaltningen undersöker möjligheten att starta HBV i egen regi för att själva kunna påverka planering av verksamhet och kostnader för placering. Socialsekreterare med erfarenhet är svårrekryterade utifrån den rådande situationen i landet. Volym och nyckeltal Volym Utfall 2014 Utfall 2015 Budget 2016 Behov Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 LVM, årsplacering 1,6 1 1,5 Kostnad LVM årsplacering, tkr Stödboende SoL, årsplacering 2,6 2,3 2 3,5 Kostnad Stödboende SoL, årskostnad tkr Familj/försörjningsstöd, efter etableringsperiod Ensamkommande barn under 21 år Beskrivning och analys av förändringar LVM boende 0.5 årsplacering 700 tkr Utifrån prognos ökar behovet av platser med 0,5 årsplacering. Boende enligt LVM (lagen om vård av missbrukare) är en tvångslagstiftning till skillnad från Socialtjänstlagen som är frivillig och har dyrare placeringar. Analys: Kostnaderna varierar och beroende på vilken placering som behövs avgörs kostnaderna. Budget motsvarar ca 1 årsplacering vilket gör att risken för att 33

34 13 (14) överskrida budgeten är stor då insatsen är lågt budgeterad. Ett ökat antal placeringar för missbrukare i form av stödboende enligt Socialtjänstlagen har skett vilket kan tyda på att fler brukare också skulle kunna vara i behov av LVM-placeringar. Förvaltningen räknar dock att placeringarna enligt SoL kan komma att bli mindre kostsamma och rymma prognostiserat antal inom budget, om antalet LVM ökar. Försörjningsstöd efter etableringsperioden för nyanlända 1000 tkr Antalet familjer som behöver försörjningsstöd efter etableringsperiodens slut kommer att öka. Kostnadsberäkningen uppgår till 1,8 mkr där viss del beräknas kunna inrymmas inom ram utifrån prognos Uppskattat behov 1 mkr utöver budget Analys: Det finns ingen statistik idag i kommunen av personer som lämnar etableringsperioden som kan vara aktuella för försörjningsstöd. Volymen är uppskattad av arbetsförmedlingen och kan påverkas av många faktorer. Vi ser dock att fler är i behov av försörjningsstöd på grund av språksvårigheter som gör att de inte kan stå till arbetsmarknadens förfogande redan idag. Kostnaden för ekonomiskt bistånd kommer att öka. Exempel: 15 familjer x kr/ mån = 1,8 mkr Budget för myndighetsutövning ensamkommande 1280 tkr Från 2017 ryms inte kostnaderna för handläggning, omkostnader och uppföljning av ensamkommande barn inom de återsökta medlen och den buffert som tidigare funnits. Ett årligt schablonbelopp om 500 tkr utbetalas men är inte tillräckligt för att inrymma myndighetsutövningens kostnader. Förvaltningen har ansvar för barnen upp till 21 år, om de inte själva kan försörja sig efter 18 år. Budget behöver utökas med 1 handläggare 600 tkr samt för ej återsökningsbara kostnader för tolk 200 tkr samt feriesysselsättning 480 tkr. Analys: Budgeten och volymerna bygger på samma antal barn som förvaltningen ansvarar för idag. Nyckeltalen visar att först 2020 ses en större minskning av volymerna. För tillkommande barn under 2016 finns en engångskostnad för utredning att återsöka och kostnader för handläggning för dem bör kunna inrymmas inom ersättningens ram första året i kommunen och först därefter belasta kommunens budget. Övrigt Beskrivning och analys av förändringar IT-tjänsteavtalet fördyrade kostnader 746 tkr Fördyrade kostnader i samband med IT-tjänsteavtalets införande. Analys: Kostnaderna jmf med budget är 326 tkr dyrare enligt aktuella kostnader mars Enligt IT-enheten ska 140 datorer bytas på förvaltningen under åren vilket uppskattas till en ytterligare ökad kostnad om 420 tkr per år utifrån pris Kostnadsuppräkning för 2017 är oklar och ingår ej. Oförutsedda kostnader 2000 tkr Inom ramen för budgeterade och äskade medel finns i stort sett inget utrymme för oförutsedda volymökningar. De flesta insatser är svåra att prognostisera och många av dem genererar stora kostnader vilket gör att ytterligare 1 boendeplacering eller ett antal dygn medicinskt färdigbehandlade innebär att nämnden gör ett underskott. Mycket hinner hända under tidsperioden fram till dec Det utrymme som kan finnas för oförutsedda händelser inträffar om inte planerade insatser blir av vilket inte ger några planeringsförutsättningar. 34

35 14 (14) Osäkerheten finns inom alla områden. Inför 2017 och framåt kan den största osäkerheten finnas inom äldreområdet och kostnadsökningar som uppstår utifrån den prognostiserade ökningen av behov av platser på vård och omsorgsboende. Taxor och avgifter Förändring av taxor och avgifter avseende hjälpmedel En översyn av avgifter och avgiftshantering gällande hjälpmedel har gjorts. För att minska ett omfattande administrativt arbete för förskrivare och att minska risken för misstag som drabbar brukare negativt föreslås att månadsavgifterna tas bort och ersätts med en engångsavgift för: rollator nr 2 gåbord nr 2 manuell rullstol nr 2 Idag kan månadsavgifterna till slut överstiga värdet av hjälpmedlet om behovet finns under många år. Mer enhetliga avgifter underlättar informationen till brukarna samt det administrativa arbetet för förskrivarna. Månadsavgiften för elektrisk rullstol kan kvarstå då det är mer motiverat i relation till hjälpmedlets kostnad och arbetet som utförs av förskrivare. Mindre justeringar av övriga taxor och avgifter enligt bilaga taxor och avgifter. Följande taxor föreslås Taxa för hunddagis räknas upp med 3% Taxor och avgifter för registrering av lotterier räknas upp med 3 % Taxor och avgifter för ansökan och tillsyn enligt alkohollagen räknas upp med indexuppräkning i enlighet med prisbasbeloppet Taxor och avgifter för hemtjänst, särskilt boende och dagrehabilitering räknas upp med 3 %, med beaktande av högkostnadsskyddet Taxor och avgifter för korttidsboende för barn räknas upp med 3 % Taxor och avgifter för hjälpmedel ändras enligt bilaga taxor och avgifter Avgift för missbruksboende fastställs till 80 kr/dygn 35

36 Investeringsplan Pol org Ändamål Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Kommentarer Vård- och omsorgsnämnden Von3 Inventarier ny öppenvårdlokal 150 inventarier ny öppenvårdsavd Von4 Inventarier Blå huset Von5 Särskilt boende - sängar Ytterligare behov av utbyte Von6 Kontorsmöbler/utrustning Äldre Ytterligare behov av utbyte Von7 Matsalsmöbler - särskilt boende Behov av utbyte, främst stolar Von8 Arbetstekniska hjälpmedel Äldre Behov av främst taklyftar i verksamheterna Von9 Inventarier funktionsstöd 100 Trygghetslarm VÅBO + wifi Nyckelfri hemtjänst Effektivisera arbetet inom hemtjänsten Spoldesinfektor VÅBO 400 Till de 4 enheter där detta ej finns Kameratillsyn Tillsyn inom ordinärt boende Totalt

37 Länken nedan leder till resp flik med uträkning av taxor Taxor och avgifter som beslutas av kommunfullmäktige Taxor och avgifter för ansökan och tillsyn enligt alkohollagen Taxor och avgifter för färdtjänst Taxor och avgifter för hemtjänst, särskilt boende och dagrehabilitering Taxor och avgifter för korttidsboende för barn Taxor och avgifter för hjälpmedel Taxor och avgifter för tillsyn av näringsverksamhet med tobaksvaror Avgift för missbruksboende Taxor och avgifter som beslutas av förvaltningen enligt delegationsordningar Taxor och avgifter för hunddagis 37

38 Till INDEX Avgifter för folköl och tobak per år och försäljningsställe Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Uppräkning 3% Tobak, registerhållning och tillsynsavgift Folköl, registerhållning och tillsynsavgift För försäljning av både folköl och tobak

39 Till INDEX Avgifter för tillstånds och tillsyns verksamhet enligt alkohollagen Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Ansökningsavgifter Andel av prisbasbelop pet Prisbasbelopp Nyansökan stadigvarande till allmänheten 25,2% Nyansökan stadigvarande till slutet sällskap 13,5% Nyansökan (vid avslag om sökanden inte klarar kunskaps provet, inom 3 månader efter avslagsbeslut) 4,7% Stadigvarande ändring i tillstånd 10,2% Tillfällig ändring i tillstånd 4,7% Pausservering 4,7% Ansökan från konkursförvaltare 9,7% Tillfälligt till allmänheten 1 dag 10,2% (Tillsynsavgiften ingår) för varje ytterligare dag tillkommer Provsmakning, tillstånd 4,7% Anmälan av lokal (catering) första tillfället 1,7% Anmälan av lokal (catering) redan godkänd lokal 0,0% Tillfälligt till slutna sällskap vid ett tillfälle 1,7% för varje ytterligare dag tillkommer Förseningsavgift restaurangrapport 3,5% Tillsynsavgift Fast avgift Årligen, Rörlig enligt tabell (beräknas på omsättning av alkoholförsäljningen) Andel av prisbasbelop pet Prisbasbelopp ,7% ,2% ,7% ,2% ,2% ,2% ,2% ,2% ,2% ,2% ,2% ,2% ,2%

40 Till INDEX Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Färdtjänstens avgifter regleras direkt med leverantören. Taxa för färdtjänst Egenavgift 30 % av taxameterbeloppet 30 % av taxameterbeloppet 30 % av taxameterbelopp30 % av taxameterbe30 % av taxameterbeloppet Administrativ avgift 10 kr per enkel resa 10 kr per enkel resa 10 kr per enkel resa 10 kr per enkel resa 10 kr per enkel resa Färdtjänst i form av arbetsresor Samma avgift som om man skulle utnyttjat kollektivtrafiken Vid färdtjänstresa i samband med arbete (arbetsresor) betalar resenären en avgift som motsvarar vad ett periodkort i kollektivtrafiken kostar. Vid färdtjänstresa i samband med arbete (arbetsresor) betalar resenären en avgift som motsvarar vad ett periodkort i kollektivtrafiken kostar. Vid färdtjänstresa i samband med arbete (arbetsresor) betalar resenären en avgift som motsvarar vad ett periodkort i kollektivtrafiken kostar. 40

41 Till INDEX Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Taxor och avgifter för hemtjänst, särskilt boende och dagrehabilitering Taxor och avgifter för hemtjänst, särskilt boende och dagrehabilitering Uppräkning 3% Avgift i ordinärt boende Avgift Tjänst Prisbasbelopp Hemtjänst, serviceinsats kr/utförd timme Hemtjänst, omvårdnadsinsats kr/utförd timme Ledsagarservice och avlösarservice Dagvård demens Trygghetslarm i ordinärt boende, kr/mån Tillfälligt boende (korttidsplats), kr/dygn Trygghetsplats Avgift i särskilt boende Omvårdnadsavgift, kr/mån Matabonnemang, kr/mån Lunch, kr/st Frukost/kvällsmål, kr/st Förbrukningsmaterial Tegelbacken delad toalett bla Hemsjukvård Uppräkning 3% Objekt Hemsjukvård kr /månad En avgiftshöjning med 3 % innebär INTE att intäkten inom detta verksamhetsområde ökar med 3 % då dessa avgifter påverkas av högkostnadsskyddet. Dvs oavsett om man har hjälp med 8 tim eller 50 tim ex hemtjänst i månaden blir avgiften max omvårdnadsavgift. Taxan kan dock aldrig överstiga avgiftsutrymmet. 41

42 Till INDEX Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Korttidsboende för barn med funktionshinder Uppräkning 3% Tjänst Frukost barn under 16 år 13,39 13,79 14,21 14,63 15,07 15,52 Frukost barn över 16 år 18,54 19,10 19,67 20,26 20,87 21,49 Lunch barn under 16 år 18,54 19,10 19,67 20,26 20,87 21,49 Lunch barn över 16 år 24,72 25,46 26,23 27,01 27,82 28,66 Middag barn under 16 år 18,54 19,10 19,67 20,26 20,87 21,49 Middag barn över 16 år 24,72 25,46 26,23 27,01 27,82 28,66 Alla mål, kr/dag barn under 16 år 61,80 63,65 65,56 67,53 69,56 71,64 Alla mål, kr/dag barn över 16 år 86,52 89,12 91,79 94,54 97,38 100,30 Avgift för fritidsresor Uppräkning 3% Tjänst Resor, per barn och mil 7,21 7,43 7,65 7,88 8,11 8,36 42

43 Till INDEX Taxor och avgifter hjälpmedel Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Försäljning Egenavgift inkl moms Griptång Strumppådragare Stödkäpp/armbågskrycka Isdubb Extra doppsko Korg till rollator Bricka till rollator Förhöjningsdyna Coxitdyna Rollator nr Rollator nr 2 52 kr/månad 52 kr/månad Gåbord nr Gåbord nr kr/per månad 103 kr/per månad Manuell rullstol nr Manuell rullstol nr kr/månad 103 kr/månad Låneavgift/månad vid långvarigt behov Elrullstol (per styck) 113 kr/månad 113 kr/månad 115kr/mån 115kr/mån 115kr/mån Korttidslån hjälpmedel Objekt kr per påbörjad vecka 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) (maxbelopp 500 kr) Rullstol Gåbord Rollator Rullstolsramp Övrigt 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) 100 kr per påbörjad vecka (maxbelopp 500 kr) Lån särskilda hjälpmedel Säng 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) Mobil lyft 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) 200 kr per påbörjad vecka (Maxbelopp 1000 kr) Transportavgift Transportavgift avseende hjälpmedel som ska återlämnas från ordinärt boende enligt antagna riktlinjer

44 Till INDEX Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Kommunfullmäktige Hej, Se Socialtjänstförordningen 6 kap och Socialtjänstlagen 8 kap. Dagavgift för missbruksboende Dygnsavgift kap. Avgifter m.m. Vissa stöd- och hjälpinsatser 1 Den ersättning för uppehälle som kommunen får ta ut vid stöd- och hjälpinsatser av behandlingskaraktär enligt 8 kap. 1 första stycket socialtjänstlagen (2001:453) får uppgå till högst 80 kronor per dag. 8 kap. Avgifter 1 Stöd- och hjälpinsatser av behandlingskaraktär medför inte kostnadsansvar för den enskilde vårdtagaren. Kommunen får dock, utom beträffande barn, ta ut ersättning för uppehället av den som på grund av missbruk av alkohol, narkotika eller därmed jämförbara medel får vård eller behandling i ett hem för vård eller boende eller i ett familjehem. Regeringen meddelar föreskrifter om den högsta ersättning som får tas ut för varje dag. För andra stöd- och hjälpinsatser får kommunen ta ut skälig ersättning. Om ett barn genom socialnämndens försorg får vård i ett annat hem än det egna, är föräldrarna skyldiga att i skälig utsträckning bidra till kommunens kostnader enligt grunder som regeringen föreskriver. Socialnämnden får i sådana fall uppbära underhållsbidrag som avser barnet. Bestämmelserna i första stycket gäller inte i fråga om tjänster för vilka avgift har bestämts enligt 2. Med vänlig hälsning Anna 44

45 Till INDEX Beslutsfattare: Ansvarig för uppräknande: Förvaltningen enl delegationsordning Taxor och avgifter för hunddagis Stinsen LSS Uppräkning 3% Avgift per månad hund hundar hundar

46 1 (3) Datum 13 april 2016 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Anne Eriksson Tf Verksamhetschef Individ och Processtöd Vård- och omsorgsnämnden Rapport om ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen och 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Vård- och omsorgsnämnden beslutar Rapporten överlämnas till kommunfullmäktiges revisorer Sammanfattning Kommunerna har skyldighet att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) en gång per kvartal redovisa alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen och enligt 9 Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade, som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. Likaså ska rapportering ske av beslut som inte verkställts på nytt inom tre månader från den dag då verkställigheten avbröts. En rapport ska också ställas till revisorernas förfogande. Rapportering har skett till IVO per den 14 januari Totalt har 27 beslut rapporterats som ej verkställda. Av dessa har 8 verkställts under perioden, 3 beslut har avslutats utan att verkställas. Bakgrund Kommunerna har från 1 juli 2006 skyldighet att rapportera alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen (SoL) och enligt 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet och vilken typ av bistånd beslutet gäller samt kortfattat uppge skälen för dröjsmålet. Kommunerna ska vidare rapportera alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen och enligt 9 lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, som inte har verkställts på nytt inom tre månader från den dag då verkställigheten avbröts. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet och vilken typ av bistånd beslutet gäller samt kortfattat uppge skälen för dröjsmålet. Ansvarig nämnd ska göra denna rapportering till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). En rapportering ska dessutom ske till kommunens revisorer. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal (Lag 2012:944). HEBY100 v Beslut fattade av vård- och omsorgsnämnden före den 1 januari 2016 enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen och 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, som ej verkställts inom tre månader: Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Storgatan Heby information@heby.se 46

47 Datum 22 januari (2) Vid mättillfälle hade förvaltningen 17 ej verkställda beslut enligt socialtjänstlagen att rapportera avseende; Kontaktperson SoL Omsorger om personer med funktionsnedsättningar. 5 ej verkställda beslut varav 1 beslut verkställts under perioden samt 1 beslut avslutat utan verkställighet, beslut fattat , avslutat st beslut ej verkställda av följande anledningar; - Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Beslut verkställt Kontaktperson SoL Individ- och familjeomsorg. 3 ej verkställda beslut. Anledning till att verkställighet uteblivit; - Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Kontaktfamilj SoL Individ- och familjeomsorg. 1 ej verkställda beslut. Anledning till att verkställighet uteblivit; - Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. Beslutsdatum Permanent boende SoL Äldreomsorg. 8 ej verkställda beslut varav 2 har verkställts under perioden. Anledning till att verkställighet uteblivit; - Den enskilde har tackat nej till erbjudanden samt Beslutsdatum Den enskilde har tackat nej till erbjudanden samt Beslutsdatum Den enskilde har tackat nej till erbjudanden Beslutsdatum Den enskilde har tackat nej till erbjudanden Beslutsdatum Den enskilde har tackat nej till erbjudanden Beslutsdatum Den enskilde har tackat nej till erbjudanden Beslutsdatum Den enskilde har tackat nej till erbjudanden samt Beslutet har verkställts Den enskilde har tackat nej till erbjudanden Beslutet har verkställts Vid mättillfälle hade förvaltningen 6 ej verkställda beslut enligt lagen om stöd och servide till vissa personer med funktionsnedsättning att rapportera avseende; 47

48 Datum 22 januari (2) Kontaktperson enligt 9.4 LSS 2 ej verkställda beslut med anledning av; - Avbrott i verkställighet p.g.a resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare. - Avbrott i verkställighet p.g.a begäran om upphåll från den enskilde p.g.a ohälsa. Insatsen återupptas när det bedöms som möjligt. Daglig verksamhet enligt 9.10 LSS 1 ej verkställt beslut med anledning av annat skäl. Personen har inte tackat ja till erbjuden plats. Beslutsdatum Rapportering har skett till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) den 12 april Anne Eriksson Delges: Kommunfullmäktiges revisorer 48

49 PM 1 (1) Datum 29 april 2016 Diarienr/Dplankod Vård- och omsorgsnämnden Angelina Andersson angelina.andersson@heby.se Vård- och omsorgsnämndens effektmål 2017 Vård- och omsorgsnämndens förslag BeslutsInstans beslutar Anta effektmål 2017 med resultatindikatorer och nyckeltal enligt bilaga Sammanfattning års effektmål och prioriteringar baseras på 2016-års effektmål, inkomna nationella resultat samt annan verksamhetsnära information. Tillhörande resultatindikatorer och nyckeltal har uppdaterats i enlighet med nya prioriteringar. Målvärden till respektive resultatindikator beslutas först i samband med antagande av nämndens Verksamhetsplan. Utredning Vård- och omsorg fortsätter att utveckla och implementera målarbetet i enlighet med revisorernas önskemål om tydligare måluppfyllelse. För att få långsiktighet och uthållighet i målarbetet baseras års effektmål i huvudsak på års effektmål och prioriterade områden. Taget i beaktning är också inkomna nationella resultat, annan verksamhetsnära information samt det kommungemensamma dialogseminariet. Inför 2017 har antalet effektmål reducerats ytterligare. Effektmålen är som regel fortsatt brett formulerade för att omfatta fler av förvaltningens verksamheter. För att säkerställa en tydlig måluppfyllelse har resultatindikatorer och nyckeltal uppdaterats i enlighet med nya prioriteringar. Målvärden till respektive resultatindikator beslutas i samband med antagande av nämndens Verksamhetsplan. Rimligheten i målvärdet antas öka om verksamheterna hunnit jobba mer med års resultatindikatorer innan målvärdena för 2017 beslutas. I bifogad bilaga Vård- och omsorgsnämndens effektmål 2017 framgår nämndens effektmål med tillhörande resultatindikatorer och nyckeltal. I tjänsten Angelina Andersson Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se 49

50 PM 1 (9) Datum 29 april 2016 Diarienr/Dplankod Vård- och omsorgsförvaltningen Angelina Andersson Utredare/utvecklare Effektmål 2017 Vård- och omsorgsnämnden HEBY100 v , Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se 50

51 Datum 2 (9) Innehållsförteckning Inledning...3 Central inriktning: Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun...3 Effektmål...3 Central inriktning: Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet...4 Effektmål...4 Central inriktning: Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling...5 Effektmål...5 Central inriktning: Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i...6 Effektmål...6 Bilaga 1. Nyckeltal...7 Central inriktning: Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun...7 Central inriktning: Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet...8 Central inriktning: Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling...8 Central inriktning: Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i

52 Datum 3 (9) Inledning Vård- och omsorgsnämndens effektmål, resultatindikatorer och nyckeltal beslutas i maj tillsammans med preliminär budget. Målvärden till respektive resultatindikator bidrar till en tydligare måluppfyllelse och beslutas i samband med antagande av vård- och omsorgsnämndens Verksamhetsplan. Central inriktning: Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun Beskrivning av hur nämnden avser bidra till inriktningen. Samtliga brukare inom Vård- och omsorg, ska så långt det är möjligt, möta samma personal. Ett särskilt prioriterat område är hemtjänsten Barn, ungdomar och vuxna, ska så långt som möjligt få sina individuella behov tillgodosedda i sin hemmiljö Effektmål: Vård- och omsorgsverksamheten har trygga brukare och anhöriga Resultatindikator Målvärde Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Antal personal som brukare med hemtjänst möter under en 14-dagarsperiod minskar Andel äldre som uppger att det känns mycket tryggt att bo hemma med stöd från hemtjänsten ska öka Andel brukare där insatser från familjeteamet har bidragit till en positiv förändring ska öka Heby=22 Medel= 15 Heby= 38 % Medel= 46 % Heby=19 Medel= 15 Heby= 33 % Medel= 45 % KKiK KKiK Egen undersökning 52

53 Datum 4 (9) Central inriktning: Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet Beskrivning av hur nämnden avser bidra till inriktningen. Vård- och omsorg ska ha nöjda brukare Brukarna inom vård- och omsorg ska bemötas på ett professionellt sätt Samtliga brukare ska ha möjlighet att påverka sin vardag och ha aktuella genomförandeplaner. Särskilt prioriterat är Hemtjänsten Barn inom vård- och omsorg ska alltid ges möjligheten att vara delaktiga. Fokus ligger i huvudsak på de fall då barn och ungdomar berörs av en pågående utredning. Familjerna ska också ges stöd för att kunna delta i skolans verksamhet Effektmål: Vård- och omsorgsverksamheten har delaktiga och nöjda brukare, som får insatser av god kvalitet och som bemöts professionellt av personalen Resultatindikator Målvärde Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Antal barn som inte kommer till skolan ska minska Andel familjehem som upplever att de får tillräckligt med stöd utifrån socialtjänstens ansvarsområde ska öka Andel barn som byter familjehem ska minska Andel verksamheter som definierat professionellt bemötande Andel barn och ungdomar som upplever att de är delaktiga i pågående utredning ska öka Andel brukare som upplever att deras åsikter och önskemål beaktas ska öka inom hemtjänsten Andelen nöjda brukare ska öka Andel personer i ordinärt boende med hemsjukvård som har bedömts ha risk för fallskada, undernäring, trycksår eller nedsatt munhälsa och där minst en åtgärd mot riskområdet utförts ska öka Heby= 89 % Medel= 87 % Heby= 78 % Medel= 34 % Heby= 84 % Medel= 87 % Heby= 45 % Medel= 34 % Egen undersökning Egen undersökning Egen undersökning Egen undersökning Egen undersökning KKiK Egen undersökning Öppna jämförelser (Senior Alert) 53

54 Datum 5 (9) Central inriktning: Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling Beskrivning av hur nämnden avser bidra till inriktningen. Hela vård- och omsorgsverksamheten ska, så långt det är möjligt, genomsyras av hållbar utveckling. Prioriterade områden är minskad sjukfrånvaro bland medarbetarna och fortsatt arbete med förebyggande insatser för kommuninvånarna Minska beroendet av försörjningsstöd Resursfördelningssystem ska införas inom fler verksamheter för att tydliggöra resursbehov utifrån volym och uppdrag Effektmål: Vård- och omsorgsverksamheterna ska bedrivas kostnadseffektivt Resultatindikator Målvärde Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Sjukfrånvaron bland medarbetarna ska minska Andel nöjda besökare på Mötesplatserna ska öka Andelen personer med arbetscoach via LOKUS, som minskar sitt beroende av försörjningsstöd ska öka Andel vuxna biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd (10 12 månader under året) ska minska Andel verksamheter som omfattas av resursfördelningssystem ska öka 7, 4 % Egen undersökning Heby= 34,3 % Egen undersökning Egen undersökning Socialstyrelsens register över ekonomiskt bistånd Medel= 27,7 % 1 1 Egen undersökning 54

55 Datum 6 (9) Central inriktning: Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i Beskrivning av hur nämnden avser bidra till inriktningen. Det är viktigt att medarbetarna inom vård- och omsorg, i den utsträckning de vill, kan önska sysselsättningsrad Effektmål: Medarbetarna inom vård- och omsorg ska kunna önska sysselsättningsrad i större utsträckning än tidigare Resultatindikator Målvärde Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Andel medarbetare med önskad sysselsättningsgrad ska öka Egen undersökning 55

56 Datum 7 (9) Bilaga 1. Nyckeltal Nedan redovisas vård- och omsorgsnämndens nyckeltal till respektive inriktning. Central inriktning: Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Antal personer i kö till Trygga bostäder Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till vård- och omsorgsboende Andel personer som uttrycker mycket stort eller stort förtroende för socialtjänsten Boendeplatser enl. LSS 9.9 där hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet under de sex senaste månaderna, andel (%) Brukarbedömning vårdoch omsorgsboende äldreomsorg trygghet: Andel äldre som uppgett att de kände sig mycket trygga/ganska trygga med att bo på vård- och omsorgsboende Mars: Ca 50 st Heby= 60 dagar Medel= 56 dagar Genomförs var 4:e år. Nästa gång 2017 Heby= 85 % Medel= 61 % Heby= 85 % Medel= 89 % Heby=37 dagar Medel= 54 dagar Heby 2013= 25 % Medel 2013= 28 % Heby= 37 % Medel= 64 % Heby= 91 % Medel= 90 % Egen undersökning KKiK Välfärdsbokslut KKiK KKiK 56

57 Datum 8 (9) Central inriktning: Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - bemötande: Andel äldre i ordinärt boende med hemtjänst som uppgett att de var mycket/ganska nöjda med personalens bemötande Brukarbedömning vårdoch omsorgsboende äldreomsorg bemötande: Andel äldre i vård- och omsorgsboende som uppgett att de var mycket/ganska nöjda med personalens bemötande Andel brukare som anser att det kunnat välja daglig verksamhet utifrån sina behov och intressen Heby= 79 % Medel= 78 % Heby= 90 % Medel= 95 % Heby= 78 % Medel= 76 % Heby= 95 % Medel= 95 % KKiK KKiK 90 % Egen undersökning Central inriktning: Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Källa Andelen ungdomar som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad insats/utredning Heby= 78 % Medel= 88 % Heby= 79 % Medel= 78 % KKiK 57

58 Datum 9 (9) Central inriktning: Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i Nyckeltal Utfall 2017 Utfall 2015 Utfall 2013 Källa Hållbart medarbetarengagemang (HME)- Totalt kommunen (Baseras på resultaten för delindex motivation, ledarskap och styrning, skala 0-100) Medarbetarengagemang (HME) - Hemtjänst äldreomsorg (Baseras på resultaten för delindex motivation, ledarskap och styrning, skala 0-100) Medarbetarengagemang (HME)- Individ och familjeomsorg (Baseras på resultaten för delindex motivation, ledarskap och styrning, skala 0-100) Medarbetarengagemang (HME)- Omsorg om personer med funktionsnedsättning (Baseras på resultaten för delindex motivation, ledarskap och styrning, skala 0-100) Medarbetarengagemang (HME)- särskilt boende äldreomsorg (Baseras på resultaten för delindex motivation, ledarskap och styrning, skala 0-100) Heby= 75 Medel= 76 Heby= 73 Medel= 75 Heby= 77 Medel=76 Heby= 75 Medel=78 Heby= 73 Medel= 76 Heby=79 Medel=78 Heby=73 Medel=75 Heby=80 Medel=75 Heby=86 Medel=79 Heby=77 Medel=77 Medarbetarundersökning Genomförs vartannat år Medarbetarundersökning Genomförs vartannat år Medarbetarundersökning Genomförs vartannat år Medarbetarundersökning Genomförs vartannat år Medarbetarundersökning Genomförs vartannat år 58

59 - KOMMUNFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Sammanträdesdatum 22 mars 2016 Kf 41 Dnr 2015/7 041 Budget 2016, plan , uppdrag att fördela övergripande besparing, återremiss Kommunfullmäktiges beslut Effektiviseringsarbete enligt kommunfullmäktiges beslut i 152 om budget 2016, plan påbörjas under 2016 med utgångspunkt från den ekonomiska översynen som kommunfullmäktige beslutade om i samband med budget 2015, plan Besparingar vävs in i budgetberedningens arbete för 2017, bland annat genom att nettokostnaden, i förhållande till skatter och statsbidrag, ska minska med 0,5 procentenheter årligen. Särskild fokus ska läggas på följande områden: En utökning av samverkanstjänster inom kommun och kommunal bolag. Minska kostnader för övertidersättning och öka antalet tillsvidare anställningar. Noga överväga tillsättning av samtliga tjänster och då särskilt chefstjänster. Den övergripande besparingen på 5 mkr utgår därmed för 2016 genom och finansförvaltningens nettobudget ändras till tkr (från -516 tkr), och det totala resultatet till tkr (från tkr). Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i 152 den 24 november 2015 om budget 2016, plan i enlighet med Socialdemokraternas och Vänsterpartiets förslag. I den beslutade budgeten framgår att en besparing ska göras under 2016 med 0,67 % (motsvarande 5 Mkr) med följande åtgärder: Genom utökning av samverkanstjänster inom kommun och kommunala bolag En minskning av chefer inom cheforganisationen En minskning av visstidsanställningar genom att göra om dessa till fasta heltidstjänster Kommunfullmäktige beslutade också om att ge kommunstyrelsen i uppdrag att fördela besparingen på 0,67 % mellan styrelser och nämnder. Beslut ska vara taget innan mars 2016 utgång. Kommunstyrelsen fick också i uppdrag att nogsamt pröva tillsättande av samtliga tjänster. Kommunfullmäktige beslutade i 168 den 15 december 2015 att återremittera ärendet Budget 2016, plan Uppdrag att fördela övergripande besparing till kommunstyrelsen med anledning av bristande beredning av ärendet. Förvaltningen har i ett PM daterat 2 mars 2016 (U ), utrett förutsättningarna för att genomföra ovanstående och uppnå besparingar som resultat av det. Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 59

60 - KOMMUNFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum 22 mars 2016 Beslutsunderlag Ks 42, 9 mars 2016 PM, 2 mars 2016 PM, 2 mars 2016 Kf 168, 15 december 2015 PM, 30 november 2015 Kf 152, 24 november 2015 Förslag Marie Wilén (C): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Avstår Socialdemokraterna, Vänsterpartiet och Sverigedemokraterna avstår från att delta i beslutet. Förslagsordning Ordförande ställer det kommunstyrelsens förslag mot avslaget och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget. Delges Samtliga styrelser och nämnder Samtliga förvaltningschefer Hebyfastigheter Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 60

61 Delgivning Utskriftsdatum: Utskriven av: Rita Edlund Diarieenhet: Riktning: Vård- och omsorgsnämnden Datum: Notering: Alla Delges Von Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Ärendemening I Mål nr Vård enligt LVU - avslag på överklagandena av tre beslut från den 18 december 2015 Anna Pierrou Förvaltningsrätten i Uppsala IFOBou MissbrukV MyndutÄoFusFös Adm I Beredande av vård av missbrukare i vissa fall, med delgivningskvitto Louise Lilliesköld Kammarrätten i Stockholm IFOBou MissbrukV MyndutÄoFusFös Adm VON 2015/168 Ansökan om vård enligt 11 LVM I Omedelbart omhändertagande enligt LVM; fråga om avskrivning Anna Pierrou Förvaltningsrätten i Uppsala IFOBou MissbrukV MyndutÄoFusFös Adm I KfRev 26/2016 Granskningsrapport Rita Edlund KfRev VON 2015/282 Information och rapporter I Revisionsrapport - Granskning av den interna kontrollen KfRev VON 2015/282 Information och rapporter I Revisionsrapport bolagen - Granskning av den interna kontrollen KfRev VON 2015/282 Information och rapporter I Information, Kf 41/2016 Budget 2016, plan , uppdrag att fördela övergripande besparing, Återremiss VON 2015/145 Budget Vård och omsorgsnämnden I När barn inte kan bo med sina föräldrar - Socialtjänstens uppföljning och kontakt med barn som bor i familjehem Rita Edlund Rita Edlund Åsa Johansson Åsa Johansson Sidan 1 av 2 61

62 Id I/U/K Beskrivning Ansvarig Datum Avsändare/Mottagare Avdelning Ärendenummer Ärendemening Inspektionen för vård och omsorg IVO Vård- och omsorgsnämnden I Överklagat beslut från den 18 december Förvaltningsrätten avslår överklagandet Anna Pierrou Förvaltningsrätten i Uppsala IFOBou MissbrukV MyndutÄoFusFös Adm U Rutin för dokumentation av handläggning inom Vård och omsorgsförvaltningen VON 2016/90 Yttrande till IVO Dnr / handläggning och beslut enligt LSS U Ledningssystem för kvalitetsarbete powerpoint VON 2015/282 Information och rapporter 2016 Åsa Johansson Åsa Löwing I Tillsyn av Tegelbackens korttidsboende Vera Gyllander Inspektionen för vård och omsorg IVO IFO/FS Öppenvård o Funktionsstöd I Avslag på framställan enligt 6 kap 6a arbetsmiljölagen, boendestödsgruppen Kerstin Dahlström Arbetsmiljöverket ÄO boende hemtjänst Sidan 2 av 2 62

63 - KOMMUNFULLMÄKTIGES REVISORER - SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (10) Sammanträdesdatum 5 april 2016 Kf rev 26 Dnr 2015/ Fördjupad granskning Granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling Revisionens beslut Revisionen antar rapporten. Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten översänds till kommunstyrelsen med särskilt missiv. Svar på rapporten önskas senast den 31 augusti Rapporten överlämnas till övriga nämnder för kännedom. Sammanfattning Petra Ribba, KPMG som genomfört delar av granskningen föredrar rapporten. Sammanfattningsvis konstateras att kommunen brutit mot LOU (Lagen om offentlig upphandling)vid två tillfällen och att detta medför att man ges stark kritik för att man brustit i efterlevnaden av LOU. Vidare görs bedömningen att avsaknaden av intern kontroll inom området medför att det finns risk att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna nämnderna kan med fördel utvecklas. Delges + bilaga Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 63

64 Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll avseende inköp och upphandling Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 14 mars 2016 Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 64

65 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte och avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Projektorganisation 2 6. Metod 3 7. Resultat av granskning Kontrollmiljö Kommunstyrelsen Styrdokument med inriktning att motverka oegentligheter Organisationen för upphandling Iakttagelser och rekommendationer Riskvärdering Kontrollaktiviteter Information och kommunikation Tillsyn Dataanalys KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 65

66 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Sammanfattning KPMG har av revisorerna i Heby kommun fått i uppdrag att granska om Hebygårdar AB och Hebyfastigheter AB (nedan kallade bolagen) kan sägas ha en intern kontroll så att upphandling och inköp har hanterats på ett ändamålsenligt sätt. I projektet har ingått att granska huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för att avsiktliga fel inte förekommer inom kommunkoncernen samt om det finns ett fungerande skydd som minskar risken för oegentligheter. I kommunallagen tydliggörs styrelsens och nämnders ansvar för intern kontroll. Styrelsen och respektive nämnd ansvarar för att den interna kontrollen är utformad så att lagar och förordningar följs och att inte oegentligheter förekommer. Ett av de viktigaste direktiven för bolagen, förutom ägardirektiven, är den av kommunstyrelsen antagna riktlinjen för intern kontroll. Denna riktlinje efterlevs inte av bolagen. Vi har inte funnit att det finns något system för det interna kontrollarbetet. Det finns inte heller upprättade internkontrollplaner. Vi rekommenderar att bolagen inför ett system för det interna kontrollarbetet. Vi har i vår granskning inte funnit att bolaget genomför några riskbedömningar eller kontroller som har till uppgift att motverka att eventuella avsiktliga fel kan inträffa. Det har tidigare funnits ett reglemente för intern kontroll antaget av kommunfullmäktige. I samband med att riktlinjer för intern kontroll togs fram ersatte de reglementet. Vi kan starkt rekommendera att kommunfullmäktige återigen tar beslut om ett övergripande reglemente eller policy gällande intern kontroll för att höja dess status. Intern kontroll anses vara av en sådan dignitet att det är en fördel om kommunfullmäktige har antagit reglementet/policyn. Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att det finns flertalet kommunala riktlinjer som inte är kända av bolagen. Genomförd intervju visar även att det finns utrymme för att mer systematiskt diskutera vikten av att tydliga riktlinjer finns och var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt. Sammantaget gör vi bedömningen att avsaknaden av en intern kontroll medför att det finns en risk för att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna kommunens bolag med fördel kan utvecklas och bör ha samma form som för de kommunala nämnderna. Kommunstyrelsen bör även för att underlätta sitt arbete utveckla en strategi för hur uppsiktsplikten ska bedrivas och formerna för vilka avrapporteringar som ska lämnas och när i tiden avlämning ska ske. 2. Bakgrund I kommunallagen och aktiebolagslagen tydliggörs styrelsens och nämnders ansvar för intern kontroll. Styrelsen och VD ansvarar för att den interna kontrollen är utformad så att lagar och förordningar följs och för att minska risken för att oegentligheter kan förekomma. Av Heby kommuns reglemente för kommunstyrelsen framgår att det är kommunstyrelsens ansvar att leda och samordna planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter (inklusive de 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 66 1

67 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport kommunala bolagen) samt ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger. Offentliga sektorn arbetar på uppdrag av medborgarna, i öppenhet och transparens. Som verksam inom den offentliga sektorn medföljer ett särskilt ansvar att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Att offentliga verksamheter har ett fungerande skydd mot oegentligheter är viktigt för allmänhetens förtroende som helhet men också för det enskilda landstinget eller kommunen. Under de senaste åren har ett flertal fall av oegentligheter avslöjats i Sverige som inneburit ett större fokus på riskerna för oegentligheter inom organisationer. KPMG har noterat att de nämnda händelserna ofta har en bakgrund i upphandlings och/eller inköpssituationen. 3. Syfte och avgränsning Projektets syfte har varit att granska om Hebygårdar AB och Hebyfastigheter AB har en intern kontroll så att upphandling och inköp hanteras på ett ändamålsenligt sätt. I projektet har även ingått att granska huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för att avsiktliga fel inte förekommer inom kommunkoncernen samt om det finns ett fungerande skydd som minskar risken för oegentligheter. 4. Revisionskriterier De kriterier som ligger till grund för analys, bedömning och rekommendationer är hämtade från kommunallagen samt kommuninterna regler som ägardirektiv, kommunstyrelsens reglemente, riktlinjer, policys m fl. Den interna kontrollen är viktig att utgå från då den är ett medel för ledningens kontroll av att verksamheten efterlever lagar, förordningar och riktlinjer. Intern kontroll är en process vilken styrelsen/nämnden, ledningen och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att målen uppnås, och som påverkas av hur man agerar i vad man säger och utför. Viktiga delar att ta hänsyn till när vi bedömer bolagens hantering av upphandlingar och inköp är efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling samt brottsbalkens regler. Tillsyn inkl uppföljning och utvärdering Kommunikation och information Kontrollaktiviteter Riskvärdering Kontrollmiljö 5. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Petra Ribba, kommunal revisor, Lars Anteskog, dataanalysspecialist samt Anders Petersson, certifierad kommunal revisor i egenskap av sin roll som kundansvarig KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 67 2

68 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Metod I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellens beståndsdelar. Av definitionen för intern kontroll framgår att skaffa sig en rimlig säkerhet för att kommunens och bolagens mål ska uppnås. Intervju har skett med bolagens VD. För att följa upp bolagens hantering av upphandling och inköp har redovisningens huvudbok och leverantörsreskontra samt avtalsregister för perioden januari till september 2015 inhämtats. Med utgångspunkt från leverantörsreskontran har analyser gjorts. Vi har kartlagt, bedömt omfattningen och kvaliteten av de rutiner och kontroller som bolagen har etablerat för att minska risken för att avsiktliga fel kan inträffa i samband med upphandlingar och inköp. Revisionsrapporten har faktagranskats av Ove Heberg, VD för Hebygårdar AB och Hebyfastigheter AB. 7. Resultat av granskning Granskningsresultatet har inriktats mot delområdena; - Kontrollmiljö (avsnitt 7.1) - Riskvärdering (avsnitt 7.2) - Kontrollaktiviteter (avsnitt 7.3) - Kommunikation och information (avsnitt 7.4) - Tillsyn (avsnitt 7.5) Det är en övergripande sammanfattning över vad som framkommit i våra iakttagelser avseende bolagens interna kontrollarbete vid upphandlingar och inköp samt huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för oegentligheter inte kan förekomma. 7.1 Kontrollmiljö I varje kommun finns en beslutande församling, kommunfullmäktige. Fullmäktige tillsätter kommunstyrelse och därutöver nämnder och bolag som ska fullgöra kommunens uppgifter. Fullmäktige bestämmer nämnders och bolagens verksamhetsområden och uppdrag. Fullmäktige har som uppgift att besluta i ärenden av principiell beskaffenhet eller annat av större vikt för kommunen och de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunfullmäktige beslutar om övergripande mål och inriktning, om prioriteringar och fördelning av resurser. Fullmäktige fördelar budgeten till de olika politiska nämnderna och styrelserna, som i sin tur beslutar hur pengarna ska användas av det egna ansvarsområdet. Därutöver beslutar fullmäktige om reglementen, ägardirektiv samt andra direktiv och styrdokument, som t.ex. policys KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 68 3

69 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Kommunstyrelsen Heby kommun äger Hebyfastigheter AB som äger Hebygårdar AB. Bolagens verksamhet står under kommunstyrelsens uppsiktsplikt, enligt bolagens ägardirektiv, beslutade av kommunfullmäktige år Det grundläggande syftet med kommunstyrelsens uppsikt är att säkra tillgången till aktuell information från styrelser och nämnder. Uppföljning bör ske löpande under verksamhetsåret. Kommunstyrelsen bör informeras om ekonomi och att verksamheten fortlöper enligt fastställda planer samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Uppsikten bör genomföras på ett medvetet, förebyggande och kontinuerligt sätt. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsens övergripande uppgift är att leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamheter. Att kommunstyrelsen med uppmärksamhet ska följa de verksamheter som åvilar respektive nämnd. De ansvarar för uppföljning och utvärdering av verksamheten inom styrelsens uppgiftsområde. Vidare ska kommunstyrelsen handha kommunövergripande inköp och träffa ramavtal som är gemensamt för flera nämnder. I bolagens ägardirektiv framgår att bolagen ska hålla kommunen väl informerad om sina verksamheter. De ska snarast översända protokoll från bolagsstämmor, styrelsemöten, årsredovisningar, delårsrapporter, revisionsrapporter och övriga handlingar som behövs för att kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sina skyldigheter. Företrädare för bolaget och dess styrelse samt kommunen ska löpande genomföra planerings- och uppföljningssamtal i en ägardialog om ekonomi och verksamhetsfrågor Styrdokument med inriktning att motverka oegentligheter Enligt ägardirektiven ska bolagen följa de direktiv som utfärdas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelse i Heby kommun. De policys och riktlinjer som fastställs av kommunfullmäktige gäller således för bolagen när de inte står i strid med gällande lagstiftning, till exempel att bolagen ska drivas efter affärsmässiga principer, ägardirektiven eller avtal ingångna med utomstående parter. De beslutade styrdokumenten inom kommunen med inriktning att motverka oegentligheter; Riktlinjer för intern kontroll fastställdes av kommunstyrelsen år 2015 och har ersatt det tidigare reglementet för intern kontroll. Av riktlinjen framgår syftet med den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll, genom uppföljning av att styrning och kontroll fungerar tillfredställande. Rapportering till fullmäktige avseende uppföljning av den interna kontrollen ska ske i samband med delårsrapport och årsredovisning. Ett område för internkontroll har även preciserats, kommunens tillgångar tryggas dvs. avsiktliga och oavsiktliga fel som orsakar förluster och extra kostnader förhindras. Riktlinjer upphandlingar beslutades av kommunstyrelsen år Riktlinjen har ersatt den tidigare upphandlingspolicyn. Riktlinjen syftar till att fastlägga hur kommunen och kommunkoncernen arbetar med inköp och upphandling. Av riktlinjen framgår att samordnade upphandlingar inom Uppsala län ska fortsätta där det medför positiva effekter för kommunen. Valet av upphandlingsförfarande ska göras med hänsyn till lagstiftning, omfattning och potentiella 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 69 4

70 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport leverantörer. Kommunen ska följa lagstiftarens gräns gällande direktupphandling, 28 % av tröskelvärdet. Alla upphandlingar över ett prisbasbelopp ska dokumenteras i kommunens upphandlingssystem. I avsnittet om affärsetik framgår bland annat att alla anställda som arbetar med upphandling/ anskaffning ska ha god kännedom om LOU, kommunens riktlinjer för upphandling, förevarande riktlinjer för direktupphandling och de i lagstiftningen gällande reglerna avseende mutor och bestickning. Kontakt mellan köpare och säljare ska ske i sådana former att parterna bibehåller full trovärdighet och en oberoende ställning i förhållande till varandra. Om situationen i samband med upphandling/anskaffning kan tolkas som jäv eller tagande av muta ska detta omedelbart anmälas till närmaste chef eller till upphandlingsenheten. Genom ett agerande i enlighet med denna policy främjas en god affärsetik, vilket i sin tur gör kommunen till en trovärdig aktör på både den offentliga och privata marknaden. Riktlinjer gällande mutor och bestickning antogs av kommunstyrelsen år 2009 för att förhindra en olaglig påverkan. Samtliga medarbetare förväntas följa reglerna för att undvika att handla felaktigt när otillåten förmån erbjuds. Attestreglemente för Heby kommun antogs av kommunfullmäktige år Det är ett ramreglemente och gäller kommunens ekonomiska transaktioner. I attestreglementet framgår bland annat att minst två personer ska attestera en ekonomisk transaktion. För fakturor gäller minimikravet att besluts-, behörighets- samt mottagningsattest skall ske. Kommunens styrelse och nämnder ansvarar för den interna kontrollen och att tillämpningen av attestreglerna efterlevs. Riktlinjer för representation, gåvor och uppvaktningar mm antogs av kommunstyrelsen år Förutom anvisningar avseende extern- och intern representation behandlar dokumentet även gåvor till externa parter, i vilka sammanhang det kan vara aktuellt, var det bör inhandlas samt beloppsgräns. Policy angående bisyssla beslutad av kommunfullmäktige år I policyn framgår att det är viktigt att arbetstagare inte har bisysslor som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet, skada arbetsgivarens anseende eller på annat sätt inverka negativt på arbetstagarens sätt att utföra sina arbetsuppgifter. I anvisningar för bedömning av bisysslor framtagen av personalenheten år 2013 framgår att uppföljningen av bisysslor ska ske årligen, vid nyanställning eller när medbetare ändrat ansvar eller tjänsteinnehåll. Styrdokument framtagna av bolagen med inriktning att motverka oegentligheter är; Attest- och utanordningsinstruktion med bilagan attesträtt. Togs fram i samband med att bolagen införde elektroniskfakturahantering. I instruktionen framgår bland annat vad en attest är, vem som har attesträtt, vilka begränsningar som finns, beloppsgränser, attestberättigad persons skyldigheter, utanordning, utanordningsberättigad persons skyldigheter, Det framgår även att en utanordningsberättigad person inte får godkänna betalning till sig själv eller utgift som varit förknippad med sin egen person. I sådant fall skall godkännande införskaffas av annan därtill berättigad person. Arbetsbeskrivningar kopplat till rollerna som husvärd, lokalvård och yttre skötsel. De infördes år Samtliga medarbetare i rollerna har en arbetsbeskrivning framtagen. Arbetsbeskrivningarna 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 70 5

71 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport har en beställningsrätt kopplat till rollen enligt en ekonomisk delegering. Inköpsnivåer kopplat till rollerna är inte framtagna. Det ska ske under våren I arbetsbeskrivningen för rollen som husvärd inkluderas att bilar som tillhandahålls av arbetsgivaren inte får användas för privat bruk Organisationen för upphandling Bolagen har tillsammans 40 anställda, varav sju tjänstemän. VD är upphandlingsansvarig och har befogenhet att signera avtal. Bolagen kan vända sig till kommunens upphandlingsenhet för att få stöd med upphandlingar. Vid intervjun framkom att kontakten med upphandlingsenheten varit begränsad och har ansetts osäker. Det har saknats kontinuitet av upphandlingsansvarig i kommunen. Samarbete sker när det finns intresse från båda parter. Det finns gemensamma avtal med kommunen såsom snöröjning, asfaltläggning, IT-support osv Iakttagelser och rekommendationer Vid intervjun framkom att man känner till att de beslutade styrdokumenten i kommunen även inkluderar bolagen enligt ägardirektiven. Trots vetskapen är flera riktlinjer varken kända eller kommunicerade hos bolagen. Ett viktigt dokument för bolagen, förutom ägardirektiven, är riktlinjen för intern kontroll. Denna har inte varit känd och har inte efterlevts. Det finns ingen upprättad internkontrollplan. Bolagen har sedan hösten 2015 fört diskussioner om att implementera en internkontrollplan, men har inte påbörjat arbetet med det. Riktlinjen för intern kontroll ersatte det tidigare reglementet för intern kontroll. Vi kan starkt rekommendera att kommunfullmäktige återigen tar beslut om ett övergripande reglemente eller policy gällande intern kontroll för att höja dess status. Intern kontroll anses vara av en sådan dignitet att det är en fördel om kommunfullmäktige har antagit reglementet/policyn. Bolagets stämma måste sedan anta reglementet/policyn som ägaren beslutat om. De kommunala bolagens återrapportering av ett systematiskt internkontrollarbete skulle kunna vara ett viktigt verktyg i kommunstyrelsens uppsikt. Det sker ingen uppföljning av bisyssla i enlighet med styrdokumenten. I anvisningar för bisyssla framgår att bolagen ska följa upp bisysslor hos sina anställda. Detta ska ske årligen, vid nyanställning samt när medbetare får ändrat ansvar eller tjänsteinnehåll. Vi rekommenderar att bolagen börjar tillämpa detta. För att kontrollera anbudsgivare innan avtal ingås används en blankett för sanningsförsäkran. I den försäkrar anbudsgivaren att den inte är dömd för brott enligt LOU 10 kap såsom deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri och penningtvätt. Vidare försäkrar anbudsgivaren att den inte är i konkurs, i likvidation, tvångsförvaltning eller föremål för det, inte har inställt sina betalningar, inte är underkastad näringsförbud, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen och inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. För större avtal finns avtal med skattemyndigheten som följer leverantörerna månadsvis KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 71 6

72 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Utifrån det här rekommenderar vi; - att bolagen implementerar en intern kontrollplan - att styrdokument löpande kommuniceras till medarbetare i verksamheten - att medarbetarnas bisyssla följs upp i enlighet med styrdokument - att styrelsen, som är ytterst ansvarig för den interna kontrollen enligt aktiebolagslagen, antar ett reglemente/policy för intern kontroll samt rutiner för uppföljning och rapportering - att befintliga arbetsbeskrivningar kompletteras med inköpsnivåer 7.2 Riskvärdering Intern kontroll är en process genom vilken styrelse och nämnder, ledning och annan personal samverkar, skaffar sig rimlig grad av säkerhet för att dess mål uppnås inom följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Enligt aktiebolagslagen 8 kap svarar bolagets styrelse för bolagets organisation och förvaltning av angelägenheter. Bolagets verkställande direktör är underställd styrelsen och svarar för den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Bolagsstyrelsen och de enskilda ledamöterna har ett förvaltningsansvar, inklusive kontroll och tillsyn av VD, och ett ekonomiskt ansvar. Lekmannarevisorns arbete regleras i aktiebolagslagens 10 kap. Lekmannarevisorns ska granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. God intern kontroll är väsentligt för att säkerställa att målen uppnås. Om system och rutiner för den interna kontrollen inte är tillräckliga finns risk för att målen inte uppnås. En intern kontrollplan ska grunda sig på riskanalyser för verksamheten. Vi har inte funnit att några riskbedömningar genomförts med avsikt att motverka oegentligheter i bolagen. Iakttagelser om oegentligheter inom bolaget har förekommit, bland annat har bensin köpts privat på bekostnad av bolaget. Detta upptäcktes vid höga bensinfakturor. Vid intervjun framkom att man vill arbeta i tron att det går rätt till. Vid upptäckta oegentligheter finns inga anvisningar om hur de ska rapporteras. Vi rekommenderar att det tas fram en instruktion för att möjliggöra rapportering av oegentligheter samt sanktioner om reglerna inte följs. Utifrån det här rekommenderar vi; - att den interna kontrollplanen baseras på genomförd riskanalys - att anvisning för rapportering av oegentligheter tas fram 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 72 7

73 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Kontrollaktiviteter Vid intervjun framkom att den interna kontrollen upplevs vara tillräcklig och ändamålsenlig avseende inköp och upphandling. De anses omöjligt att ha ett tillräckligt skydd gentemot oegentligheter. Alla utbetalningar, hyresändringar samt utbetalningar av löner sker med två-ögonsprincipen enligt attestreglementet. Däremot uppges det finnas brister med attest vid inköp. Enligt reglementet ska ekonomiska transaktioner alltid attesteras av två personer. Attestering av egna transaktioner får inte ske. Vid intervjun framkom att detta inte alltid följs. Belopp understigande 50 tkr kan attesteras av inköparen i ekonomisystemet. Detta ska korrigeras i enlighet med reglementet. Belopp överstigande 50 tkr attesteras alltid av VD. Ibland genomför bolagen större upphandlingar där externa konsulter anlitats som projektledare. Det sker ingen uppföljning ur ett oegentlighetsperspektiv i de projekten. Vi rekommenderar att det tas fram ett kontrollsystem som säkerställer kvaliteten i den löpande uppföljningen ur ett oegentlighetsperspektiv. Vi har inte fått några indikationer på att kommunen stämmer av bisysslor mot leverantörsregistret. Det är en enkel kontroll för att säkerställa att medarbetaren inte agerar i egenintresse. Det förekommer ingen mätning av avtalstroheten gentemot leverantörerna. Vid intervjun framkom att man använder de leverantörer som är upphandlade. Uppskattningsvis baseras % av bolagens inköp på avtal. Påståendet baseras på känsla varpå vi anser att bolagen bör mäta avtalstroheten. Utifrån det här rekommenderar vi; - att bolagen exkluderar möjligheten att attestera eget inköp - att man utvecklar ett kontrollsystem som säkerställer kvaliteteten i den löpande uppföljningen ur ett oegentlighetsperspektiv - att implementera uppföljning av bisysslor gentemot leverantörsregistret - att mäta avtalstroheten årligen 7.4 Information och kommunikation Vid intervjun framkom att flera av styrdokumenten varken är kända eller kommunicerade till VD eller verksamheten. Bolagen behöver få information om beslutade styrdokument och bör upprätta ett system för inhämtande av styrdokument beslutade av kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Trots bristen upplevs det finnas en dialog i bolagen om vad som är ok och inte gällande mutor och bestickning och att kunskapen är känd i bolagen. I övrigt finns det ingen kommunikation gällande etiska regler. För att förmedla information till medarbetarna håller VD månadsvisa APT 1 för samtliga medarbetare, skickar ut kvartalsvisa VD-brev samt genomför halvårsvisa personaldagar. 1 Förkortning för arbetsplatsträff 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 73 8

74 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Av kommunens informations- och kommunikationspolicy från år 2009 framgår att medarbetarna inom Heby kommun har ett personligt ansvar för att hålla sig informerad och att informera andra om allt som är av betydelse för de egna arbetsuppgifterna och det egna verksamhetsområdet. En konsekvens av denna policy är att ingen kan frånta sitt ansvar att känna till organisationens normer, styrdokument, regler och riktlinjer, förändringar i verksamheten osv. Styrdokumentet hanterar inte några former av sanktioner. Utifrån det här rekommenderar vi; - att bolagen upprättar ett system för inhämtande av styrdokument beslutade av kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige - att medarbetarna systematiskt delges var riktlinjer finns, var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt 7.5 Tillsyn Styrning och kontroll kan bedömas effektiva om styrelsen är rimligt säker på att de förstår i vilken utsträckning organisationens verksamhetsmål uppnås, om publicerade finansiella redovisningar är tillförlitligt uppbyggda och att gällande lagar och förordningar efterlevs. Uppföljningar bör ske med rapporter om vilka effekter styrelsens styrning haft på verksamheten. För att styrelsen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen av uppkomna aktuella risksituationer bör de redovisas löpande. I anvisningarna bör det framgå hur uppföljning ska ske. Det viktiga är att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att omgående kunna genomföra korrigeringar. 7.6 Dataanalys För att följa upp bolagens hantering av upphandlingar och inköp har vi genomfört en analys av redovisningens huvudbok och leverantörsreskontra för år 2015 under perioden januari till och med september. Vi har även inhämtat utdrag ur avtalsregister. Efter analysen kan konstateras att bolagen bör se över sin registervård. Några leverantörer uppgavs inte vara registrerade för moms, som arbetsgivare eller F- eller FA-skatt med det organisationsnummer som fanns registrerade på dem. Efter avstämning framkom att det var fel organisationsnummer på leverantörerna i leverantörsreskontran. Det saknas rutiner för registervård för att säkerställa ett aktuellt och fullständigt register. VD uppges årligen göra en översyn. Inför granskningen sammanställdes en avtalsförteckning i Excel, något som inte tidigare funnits. Vid analysen framkom att alla avtal inte inkluderats. Vilket har kompletterats i efterhand. Det sker ingen bevakning utifrån avtalsförteckningen på avtalstider. Vid varje årsslut görs en genomgång av befintliga avtal. VD ansvarar för den upprättade avtalsförteckningen som finns tillgänglig för samtliga medarbetare KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 74 9

75 ABCD Heby kommun Granskning av bolagens interna kontroll Granskningsrapport Det förekommer ingen dokumentation av upphandlingar som överstiger ett prisbasbelopp. I kommunens riktlinjer för upphandling framgår att alla upphandlingar över ett prisbasbelopp ska dokumenteras i kommunens upphandlingssystem. Från juli 2014 infördes en utökad dokumentationsplikt för upphandlande myndigheter där enheter ska dokumentera omständigheter av betydelse om upphandlingen överstiger 100 tkr. Att upphandlande enheter har kontroll över sina avtal och dokumenterar hur de har ingåtts är viktigt. Att inköp och upphandlingar är dokumenterade och ordnade är grundläggande för att kunna arbeta strategiskt med offentlig upphandling och få bättre nytta för de medel som används för att köpa varor och tjänster. Att dokumentera de avtal som ingåtts utan ett formellt upphandlingsförfarande är också viktigt för att kunna styrka att avtalet ingåtts i enlighet med upphandlingslagstiftningen om någon ansöker om att avtalet ska ogiltigförklaras. Dokumentationen är dessutom viktig för den egna uppföljningen och kan också underlätta insamlingen av uppgifter för statistik och forskning. Utifrån det här rekommenderar vi; - att bolagen säkerställer att leverantörsregistret är fullständigt med aktuell data - att leverantörsregistret årligen kontrolleras för att säkerställa att det är fullständigt och aktuellt - att dokumentera alla upphandlingar över ett prisbasbelopp i enlighet med riktlinjen för upphandlingar - att bolagen ser över sin avtalshantering och undersöker om det är lämpligt att använda samma system som kommunen, Kommers. KPMG, dag som ovan Petra Ribba Kommunal revisor Lars Anteskog Dataanalysspecialist Anders Petersson Certifierad kommunal revisor/kundansvarig 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved

76 Heby kommun Granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 14 mars 2016 Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 76

77 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte, revisionsfråga och avgränsning 2 4. Revisionskriterier 3 5. Granskningsansvariga 3 6. Metod 4 7. Resultat av granskningen Kontrollmiljö Kommunstyrelsen Styrdokument med inriktning att motverka oegentligheter Organisationen för upphandling Iakttagelser och rekommendationer Riskvärdering Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Tillsyn Dataanalys KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 77

78 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars Sammanfattning KPMG har av revisorerna i Heby kommun fått i uppdrag att granska om Heby kommun kan sägas ha en intern kontroll så att upphandling och inköp har hanterats på ett ändamålsenligt sätt. I projektet har ingått att granska huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för att avsiktliga fel inte förekommer inom kommunkoncernen samt om det finns ett fungerande skydd som minskar risken för oegentligheter. Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder med ett särskilt fokus på kommunstyrelsen, som enligt kommunallagen har en sammanhållande uppgift för det interna kontrollsystemet. I kommunallagen tydliggörs styrelsens och nämnders ansvar för intern kontroll. Styrelsen och respektive nämnd ansvarar för att den interna kontrollen är utformad så att lagar och förordningar följs och att inte oegentligheter förekommer. Ett av de viktigaste direktiven för kommunen är den av kommunstyrelsen antagna riktlinjen för intern kontroll. För år 2015 fanns avtalstrohet med i Heby kommuns internkontrollplan. År 2016 har man inte inkluderat något gällande inköp och upphandling med inriktning mot oegentligheter i internkontrollplanen. Det har tidigare funnits antaget reglemente för intern kontroll. I samband med att riktlinjer för intern kontroll togs fram ersatte de reglementet. Vi kan starkt rekommendera att kommunfullmäktige återigen tar beslut om ett övergripande reglemente eller policy gällande intern kontroll för att höja dess status. Intern kontroll anses vara av en sådan dignitet att det är en fördel om kommunfullmäktige har antagit reglementet/policyn. Vi har i vår granskning inte funnit att kommunen genomför riskbedömningar för att motverka att eventuella avsiktliga fel kan inträffa. Genomförda intervjuer visar att det finns utrymme för att mer systematiskt diskutera vikten av att tydliga riktlinjer finns och var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt. Analys har gjorts av redovisningens huvudbok, leverantörsreskontra samt avtalsregister för perioden januari september Syftet med analysen var att följa upp kommunens hantering av upphandlingar och inköp. Analysen visade bland annat Heby kommun brutit mot LOU i två fall. Vi bedömer att det finns risk för att kommunen kan drabbas av upphandlingsskadeavgift. Vi ger kommunen stark kritik för att man brustit i efterlevnaden av LOU. Sammantaget görs bedömningen att avsaknaden av en intern kontroll inom området medför att det finns en risk att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna nämnderna kan med fördel utvecklas. Kommunstyrelsen bör även för att underlätta sitt arbete utveckla en strategi för hur uppsiktsplikten ska bedrivas och formerna för vilka avrapporteringar som ska lämnas och när i tiden avlämning ska ske. 2. Bakgrund KPMG har av revisorerna i Heby kommun fått i uppdrag att granska Heby kommuns arbete med intern kontroll. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 78 1

79 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Offentliga sektorn arbetar på uppdrag av medborgarna, i öppenhet och transparens. Som verksam inom den offentliga sektorn medföljer ett särskilt ansvar att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Att offentliga verksamheter har ett fungerande skydd mot oegentligheter är viktigt för allmänhetens förtroende som helhet men också för det enskilda landstinget eller kommunen. Under de senaste åren har ett flertal fall av oegentligheter avslöjats i Sverige som inneburit ett större fokus på riskerna för oegentligheter inom organisationer. KPMG har noterat att de nämnda händelserna ofta har en bakgrund i upphandlings och/eller inköpssituationen. Otillåtna direktupphandlingar är oftast ett första steg där möjligheter sedan öppnas för icke tillåtna åtgärder. Genom otillåtna direktupphandlingar bortfaller också den kontroll som görs av företag innan avtal skrivs med företaget. Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv gör vi bedömningen att den interna kontrollen utgör en viktig förutsättning för att säkerställa att händelser av de slag som inträffat i Västsverige inte händer. Styrelser och nämnder ansvarar för den interna kontrollen enligt KL (SFS 1991:900) 6 kap 7. Inom Heby kommun finns fastställda regler för intern kontroll. Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. God intern kontroll är väsentlig för att säkerställa att kommunens mål inom ovanstående områden uppnås. Om system och rutiner för den interna kontrollen är otillräckliga finns en risk för att nämnden inte uppnår målen. Heby kommuns revisorer bedömer att denna risk inte är försumbar. Projektet ingår i revisorernas risk och väsentlighetsbedömning för Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med uppdraget har varit att granska om Heby kommun kan sägas ha en intern kontroll så att upphandling och inköp har hanterats på ett ändamålsenligt sätt. I projektet har ingått att granska huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för att avsiktliga fel inte kan förekomma inom kommunen samt om det finns ett fungerande skydd som minskar risken för oegentligheter. Granskningen har haft som mål att svara på följande frågor: Vilken kontrollmiljö verkar man i? Vilken styrning och vilka kontroller finns inom organisationen? Interna och externa krav? Vilka etiska regler finns? Vilka krav har kommunstyrelsen ställt på nämnderna avseende den interna kontrollen? Uppföljning och återrapportering till kommunstyrelsen? Genomförs riskanalyser av styrelsen och nämndernas verksamheter? Vilka riskbedömningar finns för att oegentligheter kan förekomma inom respektive nämnd? Hur återspeglas analyserna i upprättade interna kontrollplaner? 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 79 2

80 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Upprättas styrning och rutiner för att fel ska upptäckas, åtgärdas och förebyggas? Var i organisationsstrukturen kan dessa återfinnas? Vilka kontroller sker i redovisningssystemen för att motverka avsiktliga fel? På vilket sätt kommuniceras relevant information mellan ledning och medarbetare? Hur rapporteras inträffade händelser och hur drar man erfarenhet av dessa? Sammantaget ställer vi frågan om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig hos respektive nämnd? Granskningen har omfattat samtliga nämnder och kommunstyrelsens arbete med intern kontroll avseende inköp och upphandling utifrån ett oegentlighetsperspektiv. Granskningen har inte omfattat de kommunala bolagen. Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder med ett särskilt fokus på kommunstyrelsen, som enligt kommunallagen har en sammanhållande uppgift för det interna kontrollsystemet. 4. Revisionskriterier De kriterier som ligger till grund för analys, bedömning och rekommendationer har hämtats från kommunallagens 6 kapitel samt reglemente för intern kontroll och tillämpningsanvisningar. Den interna kontrollen är viktig att utgå från då den är ett medel för ledningens kontroll av att verksamheten efterlever lagar, förordningar och riktlinjer. Intern kontroll är en process vilken styrelsen/nämnden, ledningen och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att målen uppnås, och som påverkas av hur man agerar i vad man säger och utför. Viktiga delar att ta hänsyn till när vi bedömt bolagens hantering av upphandlingar och inköp är efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling samt brottsbalkens regler. Tillsyn inkl uppföljning och utvärdering Kommunikation och information Kontrollaktiviteter Riskvärdering Kontrollmiljö Vi har i vår bedömning utgått från COSO-modellens 1 beståndsdelar för intern kontroll. 5. Granskningsansvariga Granskningen har utförts av Petra Ribba, kommunal revisor, Lars Anteskog, dataanalysspecialist samt Anders Petersson, certifierad kommunal revisor och kundansvarig för Heby kommun. 1 Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) har beskrivit den interna styrningen och deras samband KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 80 3

81 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars Metod I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellens beståndsdelar. Av definitionen för intern kontroll framgår att man ska skaffa sig rimlig säkerhet för att kommunens mål ska uppnås. Utifrån kommunallagen och kommunens reglemente för intern kontroll har vi särskilt granskat om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig vid hantering av upphandlingar och inköp. Av modellen nedan framgår en beskrivning av COSO-modellens respektive delområden. Tillsynen (övervakning) innebär uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att ledningen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. Rutinerna siktar i detta sammanhang främst på att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar. Kontrollmiljön är den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelningen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Brister Uppföljning Tillsyn Riskvärdering är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är utformad. Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och ledning är nödvändig. Rapportering Styrningseffekter Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organsationsstruktur som rutiner. För att följa upp kommunens hantering av upphandling och inköp har analys av redovisningens huvudbok och leverantörsreskontra gjorts. För innevarande räkenskapsår har vi inhämtat huvudbokstransaktioner, leverantörsreskontra och avtalsregister för Heby kommun. Med utgångspunkt i leverantörsreskontran har analyser gjorts för att identifiera inköp där vi kan misstänka att gällande avtal och regler för upphandling frångåtts helt eller delvis. Analyserna har utförs innan intervjuerna för att kunna använda konkreta exempel. Vi har kartlagt, bedömt omfattningen och kvaliteten av de rutiner och kontroller som kommunen etablerat för att minska risken för att avsiktliga fel kan inträffa i samband med upphandlingar och inköp. Det är kommunens redovisade material som har varit utgångspunkten för granskningen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 81 4

82 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Intervjuer med berörda tjänstemän; Ekonomichef och tf. inköpsansvarig Controller Personalchef Kommun- och upphandlingsjurist Tierps kommun Analys och bedömning har skett utifrån ett sammanvägt intryck från intervjuer, genomförd dataanalys samt mot bakgrund av erhållen dokumentation. Revisionsrapporten har faktagranskats av Mikael Eriksson, ekonomichef och tf. inköpsansvarig Heby kommun samt Jenny Ljungvall Cardoso, kommun- och upphandlingsjurist Tierps kommun. 7. Resultat av granskningen Granskningsresultatet har inriktats mot delområdena; - Kontrollmiljö (avsnitt 7.1) - Riskvärdering (avsnitt 7.2) - Kontrollaktiviteter (avsnitt 7.3) - Kommunikation och information (avsnitt 7.4) - Tillsyn (avsnitt 7.5) Det är en övergripande sammanfattning över vad som framkommit i våra iakttagelser avseende kommunens interna kontrollarbete vid upphandlingar och inköp samt huruvida den interna kontrollen säkerställer att risker för oegentligheter inte kan förekomma inom Heby kommun. 7.1 Kontrollmiljö I varje kommun finns en beslutande församling, kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige ska tillsätta en kommunstyrelse och därutöver de nämnder som behövs för att fullgöra kommunens uppgifter. Kommunfullmäktige bestämmer nämndernas verksamhetsområden och inbördes förhållanden. Kommunfullmäktige har som uppgift att besluta i ärenden av principiell beskaffenhet eller annat av större vikt kommunen. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. En nämnd beslutar i frågor som rör förvaltningen och i frågor som den enligt lag eller annan författning ska ansvara för. Nämnderna beslutar även i frågor som fullmäktige delegerat till dem samt ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Kommunstyrelsen Det grundläggande syftet med uppsikten är att säkra tillgången till aktuell information från styrelser och nämnder så att kommunstyrelsens uppdrag att leda och samordna de olika verksamheterna kan 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 82 5

83 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 möjliggöras. Uppföljning bör ske löpande under verksamhetsåret med syfte att ge kommunstyrelsen information om bl.a. att nämndernas ekonomi och verksamhet fortlöper enligt fastställda planer samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Uppsikten bör genomföras på ett medvetet, förebyggande och kontinuerligt sätt. Av Heby kommunstyrelses reglemente framgår att kommunstyrelsens övergripande uppgift är att leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamheter. Att de med uppmärksamhet ska följa de verksamheter som åvilar respektive nämnd. De ansvarar för uppföljning och utvärdering av verksamheten inom styrelsens uppgiftsområde. De ska även handha kommunövergripande inköp och träffa ramavtal som är gemensamt för flera nämnder Styrdokument med inriktning att motverka oegentligheter Kommunen har flertalet styrdokument gällande inköp och upphandling. Nedan framgår de med inriktning att motverka oegentligheter. Samtliga styrdokument finns publicerade på intranätet lättillgängligt för medarbetarna. Riktlinjer för intern kontroll fastställdes av kommunstyrelsen juni 2015 och har ersatt det tidigare beslutade reglementet för intern kontroll. Av riktlinjen framgår syftet med den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll, genom uppföljning av att styrning och kontroll fungerar tillfredställande. Uppföljning av den interna kontrollen ska rapporteras till fullmäktige i samband med delårsrapport och årsredovisning. Ett område för intern kontroll har även preciserats, kommunens tillgångar tryggas dvs. avsiktliga och oavsiktliga fel som orsakar förluster och extra kostnader förhindras. Av riktlinjen framgår att kommunstyrelse och nämnder årligen ska ta fram kontrollplaner inom sitt ansvarsområde. Riktlinjer upphandlingar beslutades år 2014 av kommunstyrelsen och reviderades år Den har ersatt upphandlingspolicyn. Riktlinjen syftar till att fastlägga hur kommunen arbetar med inköp och upphandling. Av riktlinjen framgår att samordnade upphandlingar inom Uppsala län ska fortsätta där det medför positiva effekter för kommunen. Valet av upphandlingsförfarande ska göras med hänsyn till lagstiftning, omfattning och potentiella leverantörer. Av riktlinjen framgår även att kommunen ska följa lagstiftarens gräns gällande direktupphandling, 28 % av tröskelvärdet och att alla upphandlingar över ett prisbasbelopp ska dokumenteras i kommunens upphandlingssystem, Kommers. I avsnittet gällande affärsetik framgår att alla anställda som arbetar med upphandling/anskaffning ska ha god kännedom om LOU, kommunens riktlinjer för upphandling, förevarande riktlinjer för direktupphandling och de i lagstiftningen gällande reglerna avseende mutor och bestickning. Kontakter mellan köpare och säljare ska ske i sådana former att parterna bibehåller full trovärdighet och en oberoende ställning i förhållande till varandra. Om situationen i samband med upphandling/anskaffning kan tolkas som jäv eller tagande av muta ska detta omedelbart anmälas till närmaste chef eller till upphandlingsenheten. Riktlinjer gällande mutor och bestickning antogs av kommunstyrelsen år 2009 för att förhindra en olaglig påverkan. De gäller samtliga anställda eller uppdragstagare i kommunen som förväntas följa reglerna för att undvika att handla felaktigt när otillåten förmån erbjuds KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 83 6

84 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Attestreglemente för Heby kommun antogs av kommunfullmäktige år Det är ett ramreglemente och gäller kommunens ekonomiska transaktioner. I attestreglementet framgår bland annat att minst två personer ska attestera en ekonomisk transaktion. För fakturor gäller minimikravet att besluts-, behörighets- samt mottagningsattest skall ske. Kommunens styrelse och nämnder ansvarar för den interna kontrollen och att tillämpningen av attestreglerna efterlevs. Delegationsordning för kommunstyrelsen antogs år 2015 av kommunstyrelsen. Under punkt fem hanterar delegationsordningen upphandling. Den anger bland annat vem som träffa ramavtal för kommunen. Riktlinjer för representation, gåvor och uppvaktningar mm antogs av kommunstyrelsen år Förutom anvisningar avseende extern- och intern representation behandlar dokumentet gåvor till externa parter, i vilka sammanhang det kan vara aktuellt, var det bör inhandlas samt beloppsgräns. Policy angående bisyssla beslutad av kommunfullmäktige år I dokumentet framgår att det är viktigt att arbetstagare inte har bisysslor som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet, skada arbetsgivarens anseende eller på annat sätt inverka negativt på arbetstagarens sätt att utföra sina arbetsuppgifter. I anvisningar för bedömning av bisysslor framtagen av personalenheten år 2013 framgår att uppföljning av bisysslor ska ske årligen, vid nyanställning samt när medbetare får ändrat ansvar eller tjänsteinnehåll Organisationen för upphandling Det finns ingen upphandlingsenhet i Heby kommun. Tjänsten som upphandlingsansvarig är organiserad under ekonomienheten. Tjänsten har under åren innehafts av den som numera är upphandlings- och kommunjurist i Tierps kommun. Våren 2015 anställdes en ny upphandlingsansvarig som för tillfället är föräldraledig. Under föräldraledigheten är ekonomichef tillförordnad upphandlingsansvarig. För att hantera upphandlingarna under år 2016 har kommunen skrivit ett samverkansavtal med Tierps upphandlingsenhet från till och med november Tierps upphandlingsenhet agerar inköpscentral enligt LOU och sköter upphandling för Heby kommun under avtalets tid. De har fått access till Heby kommuns samtliga system för att möjliggöra det. Tierps upphandlingsenhet består av 4,5 årsarbetare varav en person är dedikerad till Heby kommun. Heby kommun har enbart haft en person som arbetat med inköp och upphandling vilket är sårbart. Det ses som en styrka att ha en upphandlingsenhet bakom sig och man är öppen för ett fortsatt samarbete. Innan samverkan inleddes med Tierps upphandlingsenhet gjordes en genomgång av kommunens befintliga avtal. Man bestämde vilka avtal som skulle förlängas av de avtal som löpte under samverkansåret. Kontakt med Tierps upphandlingsenhet sker via e-post eller telefon. Både e-postadress och telefonnummer är knutna till Heby; upphandling@heby.se samt riktnummer till Heby på telefonnumret. Den lokala förankringen anses viktig. Heby kommun deltar även i Uppsam; en samverkan med Uppsala, Enköpings, Håbo, Knivsta, Sandvikens, Tierps, Östhammars kommun samt Landstinget i Uppsala län för att genomföra upphandlingar tillsammans med länets kommuner samt Sandvikens kommun. Samarbetet, som 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 84 7

85 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 bygger på reglerna om inköpscentraler i LOU, är ömsesidigt och frivilligt och leder till att kommunerna efter överenskommelse genomför samordnade upphandlingar. Målsättningen är att de medverkande kommunerna ska dra nytta av volymfördelar, effektivisera och använda resurser mer optimalt och utveckla upphandlings- och inköpsarbetet. Det finns en lång historik med samarbetet. De intervjuade anser att kommunen har godkända system för att hantera inköp och upphandling. De fel som förmodas förekomma anses försumbara. Likaså anses upphandlingar göras enligt regelverken Iakttagelser och rekommendationer Det finns styrdokument med inriktning att motverka oegentligheter i Heby kommun vilket bedöms positivt. Men samtliga styrdokument saknar sanktioner som hanterar konsekvenser om styrdokumenten inte efterlevs. Vi rekommenderar att kommunen ser över sina styrdokument och kompletterar med sanktioner. Förutom de befintliga styrdokumenten saknar vi även en beslutad policy om etik och moral som hanterar risken för oegentligheter samt sanktioner i samband med sådana. Heby kommun har tidigare haft en upphandlingspolicy som har ersatts av riktlinjen för upphandling. Vi anser att kommunen bör ha en upphandlingspolicy med syfte att övergripande beskriva de principer som gäller för köp av varor, tjänster och byggentreprenader. Enligt konkurrensverket bör den innehålla en strategi för att motverka korruption och jäv, tydliggöra vilka målsättningar som finns för myndighetens upphandlingsverksamhet samt utgöra ett ramverk för hur upphandlingsverksamheten ska bedrivas. Riktlinjerna är oftast mer detaljerade med exempelvis vem som får beställa/upphandla vid olika beloppsgränser och tröskelvärden, regler för konkurrenssättning, regler för direktupphandling och en beskrivning av hur den praktiska hanteringen går till. För att policyn ska få en tillräcklig effekt bör den fastställas av kommunfullmäktige som också har det övergripande ansvaret för att gällande policys och riktlinjer följs. Det har tidigare funnits ett reglemente för intern kontroll antaget av kommunfullmäktige. Den ersattes av riktlinjer för intern kontroll i samband med att den togs fram. Vi kan starkt rekommendera att kommunfullmäktige återigen tar beslut om ett övergripande reglemente eller policy gällande intern kontroll för att höja dess status. Intern kontroll anses vara av en sådan dignitet att det är en fördel om kommunfullmäktige har antagit reglementet/policyn. Enligt riktlinjer upphandlingar ska alla upphandlingar över ett prisbasbelopp dokumenteras i kommunens upphandlingssystem vilket även uppges göras. Men det finns ingen kontroll av att det sker och utifrån det rekommenderar vi att det inkluderas i den interna kontrollen. Det är viktigt att upphandlande enheter har kontroll över sina avtal och dokumenterar hur de har ingåtts. Att organisationen har sina inköp och upphandlingar dokumenterade och ordnade är grundläggande för att kunna arbeta strategiskt med offentlig upphandling och få bättre nytta för de medel som används för att köpa varor och tjänster. Det är även viktigt att dokumentera de avtal som ingåtts utan ett formellt upphandlingsförfarande, eftersom det kan behöva styrkas att avtalet ingåtts i enlighet med upphandlingslagstiftningen för det fall någon ansöker om att avtalet ska ogiltigförklaras KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 85 8

86 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Dokumentationen är dessutom viktig för den egna uppföljningen och kan också underlätta insamlingen av uppgifter för statistik och forskning. Vid intervjun framkom att bisysslor följs upp vid varje medarbetarsamtal samt vid varje anställning enligt den anvisning som finns. Utifrån det här rekommenderar vi; - Att en policy för etik och moral ta fram som hanterar risk för oegentligheter samt sanktioner - Att samtliga styrdokument inom området kompletteras med sanktioner vid behov - Att kommunfullmäktige beslutar om ett övergripande reglemente/policy gällande intern kontroll - Att dokumentation av upphandlingar över ett prisbasbelopp inkluderas i den interna kontrollen 7.2 Riskvärdering Intern kontroll är en process genom vilken kommunstyrelse och nämnder, ledning och annan personal samverkar, skaffar sig rimlig grad av säkerhet för att dess mål uppnås inom följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Styrelser och nämnder ansvarar för den interna kontrollen enligt kommunallagen 6 kap 7. Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. God intern kontroll är väsentligt för att säkerställa att kommunens mål inom ovanstående områden uppnås. Om system och rutiner för den interna kontrollen är otillräckliga finns en risk för att nämnden slutligen inte uppnår målen. En internkontrollplan ska grunda sig på riskanalyser för verksamheten. Vi har inte funnit att några riskbedömningar genomförts med avsikt att motverka oegentligheter i kommunen. Heby kommun baserar sina internkontrollplaner på diskussioner och workshops. År 2015 inkluderades avtalstroheten i internkontrollplanen för kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden. Avtalstroheten mättes under ett år och baserades på en revisionsrapport från KPMG år 2013 med syfte att bedöma kvaliteten i de interna kontrollerna gällande avtal och inköp samt att bedöma om de interna regelverk och policys efterlevdes KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 86 9

87 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 År 2016 finns inget inkluderat i internkontrollplanen gällande inköp och upphandling med inriktning mot oegentligheter. Vi rekommenderar att detta inkluderas i internkontrollplanen framöver. Vid intervjun framkom att iakttagelser om oegentligheter skett i kommunen, inget under de senaste åren. Då hade medarbetare använt brukares betalkort till eget bruk, det fanns även iakttagelser där sjuksköterskor stulit stora mängder medicin. Samtliga fick avsluta sina anställningar. Vid upptäckta oegentligheter finns inga anvisningar om hur de ska rapporteras. Vid intervjun framkom att det anses underförstått att det polisanmäls. Lagar, förordningar, statliga myndighetsskrifter samt kollektivavtalets allmänna bestämmelser anses hantera sanktioner. Vi rekommenderar att det tas fram en anvisning för att möjliggöra rapportering av oegentligheter. Medarbetaren som uppmärksammar en oegentlighet ska veta hur den ska rapporteras och till vem. Anvisningen ska kommuniceras till medarbetarna. Utifrån det här rekommenderar vi; - Att internkontrollplanen baseras på genomförd riskanalys - Att inköp och upphandling med inriktning mot oegentligheter inkluderas i internkontrollplanen - Att anvisning för rapportering av oegentligheter tas fram 7.3 Kontrollaktiviteter Av attestreglementet framgår att kommunens styrelse och nämnder ansvarar för den interna kontrollen och därmed ansvarar för att bestämmelserna följs och att attestmomenten utförs. De ekonomiska transaktionerna attesteras alltid av två personer, man får aldrig attestera egna transaktioner. Vi har inte kunnat finna att denna kontroll finns medtagen i den interna kontrollen och det sker ingen annan interngranskning genom stickprovskontroll. Kommunen använder systemet Inyett för att hantera sina betalningar. I systemet finns inbyggda kontroller för att motverka fel. Inyett är inställd på personkonto och beloppsgränser och hanterar uppkomna avvikelser genom att skicka e-post till upphandlingsansvarig. Men det görs varken uppföljning, sammanställning eller återrapportering av de uppkomna avvikelserna. Det har prioriterats bort. Vartannat år mäts avtalstroheten mot Inyett genom att avtalskatalogen stäms av mot reskontran. Mätningen skulle kunna göras oftare, men även det har prioriterats bort. Inyett kan användas för delar av den interna kontrollen. Redovisningsansvarig ska undersöka det i samband med att redovisningsrutiner ses över. Kommunen använder systemet Kommers elite för att hantera sina inköp. Det är ett webbaserat upphandlingssystem där Heby kommun använder sig av upphandlingsprocessen samt avtalskatalogen. Avtalskatalogen möjliggör att samtliga anställda kan söka och läsa avtal. Det finns även länk på kommunens hemsida där medborgaren kan se kommunens avtal samt avtalens löptider. I Kommers elite finns kopplingar för att minimera fel. Exempelvis vid direktupphandling eller upphandling av något som finns i avtalskatalogen kommer en varning vid för höga belopp. Likaså om det är fel upphandlingsförfarande. Upphandlingsansvarig ansvarar för att avtalsdatabasen är korrekt KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved

88 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Kommunen har genomfört upphandlingar där man använt externa konsulter som projektledare. Detta görs sällan och någon regelbunden kvalitativ granskning har inte gjorts av de projekten. Vi rekommenderar att kommunen utvecklar ett kontrollsystem som säkerställer kvaliteten i den löpande uppföljningen ur ett oegentlighetsperspektiv. Vi har inte fått några indikationer på att kommunen stämmer av bisysslor mot leverantörsregistret. I enlighet med kommunens IT-policy byter alla medarbetare lösenord var tredje månad. Detta är även ett led i att minska risken för oegentligheter genom att lösenord kommer i fel händer. Utifrån det här rekommenderar vi; - Att attesten inkluderas i internkontrollplanen för att säkerställa att den efterlevs - Att man arbetar aktivt med avvikelserna från systemet Inyett - Att man utvecklar ett kontrollsystem som säkerställer kvaliteten i den löpande uppföljningen ur ett oegentlighetsperspektiv - Att uppföljning av bisysslor gentemot leverantörsregistret implementeras 7.4 Kommunikation och information Av kommunens informations- och kommunikationspolicy från år 2009 framgår att medarbetarna inom Heby kommun har ett personligt ansvar för att hålla sig informerad och att informera andra om allt som är av betydelse för de egna arbetsuppgifterna och det egna verksamhetsområdet. En konsekvens av denna policy är att ingen kan frånta sitt ansvar att känna till organisationens normer, styrdokument, regler och riktlinjer, förändringar i verksamheten osv. Styrdokumentet hanterar inte några former av sanktioner. Vid genomförda intervjuer har det framkommit att det finns behov av utbildning inom organisationen. Utifrån det föreslår vi att kommunen gör en översyn av vilket behov av utbildning som finns i organisationen gällande inköp och upphandling och gör en utbildningsplan efter det. I samarbetsavtalet med Tierps kommun ingår utbildningar för att öka kompetensen. Utbildningarna vänder sig till kommuner som har behov att göra direktupphandlingar. En halvdags utbildning i direktupphandling planeras i början av år Den ska beröra lagstiftning inom LOU, affärsmässighet, mutor, jäv, offentlighet och sekretess. Även Uppsam organiserar konferenser i syfte att kompetensutveckla. Uppsamkonferenserna vänder sig till personer med grundläggande upphandlingskompetens. Från Heby kommun deltar upphandlingsansvarig och ibland ekonomichef och controller. För cheferna i kommunen finns ett nätverk kallat 30-gruppen med syfte informera och att sprida information. Upphandlingsansvarig har genomfört en halvdagsutbildning för 30-gruppen avseende regler för upphandling. Alla styrdokument finns på intranätet lättillgängligt för medarbetarna. Alla medarbetare deltar även på månadsvisa APT. Förslagsvis kan APT användas till att systematiskt delge medarbetarna var 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved

89 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 riktlinjer finns, var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt. På Heby kommuns hemsida finns en kortfattad information om upphandling. Kommunens riktlinjer för upphandling och utmananderätt finns även publicerade. Det går att se pågående upphandlingar och avtal inom kommunen samt länkar till upphandlingsmyndigheten, konkurrensverket och kammarkollegiet för mer information. Kontaktuppgifter till upphandlingsenheten framgår också. Kommunens styrdokument gäller även bolagen Hebygårdar AB och Hebyfastigheter AB. Vi har fått indikationer på att antagna styrdokument beslutade av kommunstyrelse samt kommunfullmäktige inte delges bolagen. Kommunen har ett ansvar informera bolagen om beslutade styrdokument och vi rekommenderar att det upprättas ett system för att informera bolagen om dessa. Utifrån det här rekommenderar vi; - Att det görs en översyn av organisationens behov av utbildning gällande inköp och upphandlingar och gör en utbildningsplan - Att medarbetarna systematiskt delges var riktlinjer finns, var gränserna går, hur man kan söka information om gränsdragningen samt till vem man vänder sig om man misstänker något som inte är tillbörligt - Att man upprättar ett system för att informera bolagen om styrdokument beslutade av kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige 7.5 Tillsyn Styrning och kontroll kan bedömas effektiva om nämnder och förvaltningsledningen är rimligt säkra på att de förstår i vilken utsträckning organisationens verksamhetsmål uppnås, om publicerade finansiella redovisningar är tillförlitligt uppbyggda samt att gällande lagar och förordningar efterlevs. Det är en fördel om uppföljningar löpande redovisas innehållande rapporter om vilka effekter nämnders styrning haft på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att nämnden ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. I anvisningarna till förvaltningen bör särskilt beskrivas hur uppföljning ska ske samt styra redovisningen så att den baseras på en ändamålsenlig risk- och väsentlighetsbedömning. Det viktiga är att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att omgående kunna genomföra korrigeringar. 7.6 Dataanalys För att följa upp kommunens hantering av upphandlingar och inköp har vi genomfört en analys av redovisningens huvudbok och leverantörsreskontra för år 2015 under perioden januari till och med september. Vi har även inhämtat utdrag ur avtalsregister KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved

90 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Analysen visade att Heby kommun brutit mot LOU vid två tillfällen. Ett avtal med en leverantör hade löpt ut och ersatts av ett muntligt avtal med hänvisning till förfrågningsunderlaget. Muntliga avtal gäller inte enligt LOU. Om avtalet varit skriftligt hade det varit i enlighet med LOU. Under perioden januari till och med september 2015 har kommunen köpt tjänster för 1,9 mnkr av leverantören. I ett annat avtal med en annan leverantör kan kommunen inte redogöra för hur det har upphandlats. Det framgår inte av avtalet att det har upphandlats i enlighet med LOU. Under perioden har kommunen köpt tjänster för 606 tkr. Kommunen har därmed brutit mot LOU då avtalet borde ha upphandlats. Vi bedömer att det finns risk för att kommunen kan drabbas av upphandlingsskadeavgift. Vi ger kommunen stark kritik för att man brustit i efterlevnaden av LOU. Efter analysen kan även konstateras att kommunen bör se över sin registervård. Det fanns brister i leverantörsregistret i samband med uppdateringar samt att vissa leverantörer inte var registrerade. Leverantörsregistret har rättats upp efter granskningen och leverantörerna är numera upplagda. Det fanns även brister i kommunens avtalsregister då vissa avtal saknades. Vid intervjun framkom att avtalen lagts till i avtalsregistret. Om upphandling skett i systemet Kommers enligt processen ska avtalen per automatik hamna i avtalsregistret. Om avtalet gjorts utanför systemet ska de skannas in. Utifrån det här rekommenderar vi att kommunen ser över sin registervård för att säkerställa att både leverantörsregister samt avtalsregister är fullständigt och aktuellt. Detta är en rutin som bör ske årligen. Vid intervjun framkom att leverantörerna kontrolleras innan man skriver avtal för att säkerställa att det är en stabil leverantör. Bland annat kontrolleras leverantörens ekonomiska ställning, det sker en kontroll mot skatteverket. Kontroll mot UC och skatteverket görs på alla avtal som överstiger ett prisbasbelopp. Det går även att kontrollera via Inyett. Sammantaget gör vi den bedömningen att avsaknaden av en intern kontroll inom området medför att det finns en risk för att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna nämnderna med fördel kan utvecklas. Kommunstyrelsen bör även för att underlätta sitt arbete utveckla en strategi för hur uppsiktsplikten ska bedrivas och formerna för vilka avrapporteringar som ska lämnas och när i tiden avlämning ska ske. Utifrån det här rekommenderar vi; - Att kommunen säkerställer att LOU efterlevs - Att leverantörsregister och avtalsregister ses över årligen för att säkerställa att de är fullständiga och aktuella KPMG, dag som ovan 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved

91 ABCD Heby kommun Granskning av den interna kontrollen Granskningsrapport 14 mars 2016 Petra Ribba Kommunal revisor Lars Anteskog Dataanalysspecialist Anders Petersson Certifierad kommunal revisor/kundansvarig 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 När barn inte kan bo med sina föräldrar Socialtjänstens uppföljning och kontakt med barn som bor i familjehem 102

Visa mer