Sammanträdesprotokoll 18-27

Transkript

1 1 (7) Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 25 september 2012 Plats och tid Stadshuset A 491, kl 17:00-19:15 Tjänstgörande ledamöter Ordförande Lars-Evert Larsson (S) 1:e vice ordförande Johannes Wretljung Persson (MP) 2:e vice ordförande Anna Brokås (M) Laila Andersson (S) Alexandra Hellman (V) Dan Moberg (FP) Christina Ersson (C) Vid protokollet Håkan Berndtsson Justeras Lars-Evert Larsson (S) Dan Moberg (FP) Anslagsbevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. Protokoll från Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum Datum för nedtagande Förvaringsplats Underskrift

2 2 (7) Närvarande ersättare Rune Ringvall (S) Christer Strömberg (S) Jonas Berglind (MP) Håkan Barrefors (M) Hans Carlqvist (M) Övriga närvarande från valkansliet Håkan Berndtsson, nämndsekreterare Mari Eriksson, valsamordnare Maria Lindberg, valsamordnare Gäst från Stadasledningskontoret Ami Netzler, mångfaldsstrateg ( 18-20)

3 3 (7) VN 18 Mötets öppnande och presentation av ny ersättare i nämnden Ordförande öppnar mötet och hälsar de närvarande välkomna. Särskilt välkommen till den nye ersättaren Jonas Berglind (MP) som ersätter Ronja Gustafsson. VN 19 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med tillägg för en övrig punkt om nyinflyttade i kommunen. VN 20 Protokolljustering utser Dan Moberg (FP) att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. VN 21 Mångfaldsstrategi vid rekrytering ger s kansli i uppdrag att tillsammans med Ami Netzler fortsätta jobba med mångfaldsstrategin. s arbetsutskott beslutade vid sitt möte 24 april 2012 att bjuda in stadens mångfaldsstrateg Ami Netzler till nämnden. Syftet är att skapa en aktiv strategi i rekryteringen av medarbetare till 2014 års val så att dessa i ökad utsträckning skall vara representativa för de röstberättigade i valdistrikten. Ami informerar om den film kommunen medverkat i vid 2006 års val. Filmen skall visas vid kommande möte med nämnden. Vid valet 2006 togs kontakt med kulturföreningar och Centrum för tvåspråkighet för hjälp vid rekrytering av medarbetare vid detta val. Valsamordnare som ansvarade för rekryteringen upplevde resultatet som problematiskt då många hade dåliga kunskaper i svenska. Det måste vara objektiva kriterier som nämnden sätter upp för rekryteringen. Nämnden bör eftersträva att få fram demokratiambassadörer i samspel med det civila samhället, inte minst studieförbunden kan vara en viktig resurs.

4 4 (7) VN 22 Rapporter från s kansli lägger rapporterna med godkännande till handlingarna. Uppvaktning av ordförande på 60-års dagen. Ordförande tackar för nämndens uppvaktning. Beredskap för extraval och lokala folkomröstningar. Nämndsekreteraren har sammanställt en rapport med gällande regler. Fortsatt hantering av nya valdistrikt hos Länsstyrelsen. Valsamordnare Mari Eriksson rapportera att ärendet är under handläggning hos Länsstyrelsen men beslut är ännu inte fattat. Workshop om dialogen med Västeråsarna. Johannes Wretljung Persson och Håkan Berndtsson deltog för nämndens räkning i en av kommunledningen anordnad workshop den 12 september. VN 23 Uppföljning av 2012 års budget och arbetet med 2013 års budget lägger rapporterna med godkännande till handlingarna. Nämnderna gör en uppföljning av sina budgetar per har haft mer omfattande aktiviteter än planerat under ett mellanvalsår. Sveriges kommuner och landsting och Valmyndigheten har uppmärksammat behovet av aktivt arbete med valfrågorna även under mellanvalsår så att kompetens och beredskap kan upprätthållas. I Västerås har även det omfattande arbetet med nya valdistrikt och effekterna på valkretsar krävt extra arbete för. Nämnderna skall även lämna budgetavstämning för 2013 till stadsledningen senast den 15 oktober.

5 5 (7) VN 24 Vallokaler/röstningslokaler för de nya Valdistrikten - lägesrapport lägger rapporten till handlingarna och önskar en ny rapport om läget hösten beslutade att uppdra till valkansliet att påbörja arbetet med att se över vallokaler/röstningslokaler inför valen Uppdraget skall löpande rapporteras till nämnden. Valkansliet följer kontinuerligt de förändringar som sker med kommunala och andra allmänna lokaler som vara lämpliga som röstningslokaler. VN 25 Dnr 2012/18-VN Redovisningsplan beslutar att anta upprättad redovisningsplan att gälla retroaktivt från och med Alla nämnder i staden skall ha en redovisningsplan för allmänna handlingar. gav valkansliet i uppdrag att göra en översyn av nämndens redovisningsplan. Den nuvarande planen är från 1991 och stadsarkivet har avstått från att publicera den då den inte är aktuell. Staden har infört digitalisering av diarier och nämndhandlingar i systemet VÄHS (Västerås ärende hanteringssystem). För att leverera handlingar till Stadsarkivet måste använda detta system för sina handlingar. Arkivlagens 6 beskriver myndigheter ansvar för sin arkivvård: 1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, 4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet. Som hjälp med översynen har valkansliet använt Sveriges kommuner och landstings SKL:s handbok för arkivering. Avstämning har skett med Ulrika Gustafsson förstearkivarie på Stadsarkivet.

6 6 (7) Redovisningsplanen föreslås gälla retroaktivt från Under mellanvalsår hanterar nämnden ett mindre antal handlingar så detta är möjligt. För att få bättre funktion har registratorsuppgiften integrerats i valnämndens kansli. Från är valsamordnare Maria Lindberg även nämndens registrator. Den nya redovisningsplanen och övriga förändringar skall leda till en effektivare och tydligare hantering av nämndens handlingar. Kopia till Stadsarkivet VN 26 Dnr 2012/21-VN Uppförandekod / code of conduct inför valen 2014 : godkänner ärendebeskrivningen som ett svar på Kommunstyrelsens uppdrag från KS I anslutning till Kommunstyrelsens behandling av nya valdistrikt fick i uppdrag att ta fram en code of conduct inför valen Bakgrunden är bland annat att politiskt aktiva upplevt att övertramp gjorts av politiska motståndare men även från de egna. Den dokumentation har över valets genomförande är dagrapporter från förtidsröstningslokaler och protokollen från vallokalerna. Tyvärr ger dessa dokument ingen bra bild av vad som hände under genomförandet av 2010 års val. De som arbetat med förtidsrösting och i vallokal har varit dåliga på att dokumentera. Detta medför att diskussionen efter valet om vad som kan ha varit övertramp och liknade blir subjektiv, känslostyrd och ofta grundad på andra- och tredjehandsuppgifter. Samtidigt är det lätt att konstatera att det finns ett stort engagemang och hög energi i dess frågor hos många berörda. har också medarbetare som tackar nej till fortsatt uppdrag på grund av otrevligheter som inträffat under valet. bör naturligtvis behandla detta med största allvar. Arbetet med en lokal uppförandekod för 2014 års dubbelval måste vara processorienterat och inbegripa berörda parter. En första del är att klara ut spelplanen och ansvarsfördelningen mellan och de politiska partierna. har ett tydligt ansvar för genomförande av valet och förtidsröstningen. Om processen fram till en lokal uppförandekod skall ge genomslag för positivt effekter på klimatet vid valen 2014 bör arbetet inte starta för tidigt.

7 7 (7) har haft en underhandskontakt med Kommunfullmäktiges ordförande och enats om att tar initiativ till ett processinriktat arbete med uppförandekoden. Detta bör inledningsvis inbegripa gruppledarna i fullmäktige. En lämplig tidpunkt är hösten bör verka för att förbättra sin egen rapportering om genomförande och eventuella incidenter. En funktion där väljare enkelt kan lämna synpunkter på kommunens genomförande av valen skall finnas. Orsaken att så lite kommer med i dagrapporter och protokollen från distrikten beror förmodligen på stressen och man inte har hunnit få perspektiv på det som händer. bör som rutin lägga in en kort enkät till de som jobbat som ordförande och vice ordförande på valdagen samt röstmottagare vid förtidsrösting i nära anslutning efter valet. Detta för att stärka upp dokumentationen och ha underlag för en uppföljande utvärdering med de politiska partierna. Kopia till Kommunstyrelsen VN 27 Övriga frågor Rune Ringvall väcker frågan hur hanterar den stora inflyttningen till kommunen och vid vilken tidpunkt man får rösta i kommunen. Det är uppgifterna i Skatteverkets folkbokföringsregister 30 dagar före valdagen som avgör vem som har rätt att rösta och var. Det innebär att väljare bosatta i Sverige tas upp som röstberättigade i det valdistrikt där de var folkbokförda 30 dagar före valdagen Nästa möte med bestämdes till klockan 17.00