Projektplan Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden

Transkript

1 Projektplan Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Kommentar [kw]: Ta bort kommentarerna genom att spara dokumentet som Slutgiltig version (under Granska). Projektplanen ska lämnas tillsammans med ansökan om medfinansiering från Europeiska flyktingfonden III eller Europeiska återvändandefonden och ska följa dispositionen i denna blankett. Samtliga avsnitt ska vara ifyllda för att projektplanen ska vara fullständig. Läs fondhjälpredan och följ de detaljerade anvisningarna och hjälpfrågorna som framgår av den. Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Ursprunglig version Reviderad version nummer 2 den Projektets namn: Förstudie av kvotflyktingars etableringsprocess ur ett brukarperspektiv EF-nummer: E Bakgrund och syfte. Mottagande av kvotflyktingar i Västerbotten Kommentar [kw2]: Anges endast om projektet beviljats medfinansiering och redan har ett EF-nummer. Kommentar [kw3]: Se fondhjälpredan avsnitt 3.4. Västerbottens femton kommuner tar emot drygt 600 nyanlända varje år. Av de mottagna 20 utgjorde gruppen kvotflyktingar 39 %. Räknar man in mottagna anhöriga till kvotflyktingar utgör gruppen drygt 50 % av nyanlända i länet. För inlandskommunerna är denna siffra än högre, - ca 80 % av de mottagna utgörs där av kvotflyktingar. Av de kvotflyktingar som tagits emot i länet under de senaste tre åren utgör somalier, eritreaner och etiopier de dominerande grupperna. Många nyanlända bland dessa nationaliter är vidarebosatta kvotflyktingar från framförallt Kenya och Sudan. Gruppen kvotflyktingar skiljer sig från gruppen ABO- och EBO-invandrare såtillvida att de generellt kan antas ha en sämre förförståelse för vad etableringsprocessen innebär. ABO- och EBO-invandrare har, till skillnad från kvotflyktingar, tillbringat längre tid i Sverige under asylprocessen och har därför ett försprång både gällande information och mental förberedelse för ett liv i Sverige. Kvotflyktingar behöver således generellt sett mer stöd än övriga nyanlända. Det gäller allt från praktiska frågor kring boende och inflyttning till information och övrig etablering i det nya sammanhanget. Kommunerna upplever också att kvotflyktingar har en högre grad av ohälsa än andra nyanlända vilket också gör att behovet av olika stödinsatser är större. Denna samlade bild gör att det ställs än högre krav på samhällets etableringssinsatser för just denna målgrupp, vilket är en bidragande anledning till att projektets slutgiltiga målgrupp är just kvotflyktingar..2 Etableringsreformen behov av uppföljning ur ett brukarperspektiv Av länets 5 kommuner har 9 kommuner en regelbunden mottagning av kvotflyktingar. Dessa kommuner har, i de flesta fall, lång erfarenhet av att arbeta med målgruppen och har genom åren satsat mycket resurser på mottagandet genom deltagande i Sverigeprogram, riktade arbetsmarknadsåtgärder och andra stödinsatser.

2 När etableringsreformen trädde i kraft december 200 ändrades delvis förutsättningarna för flyktingmottagandet och insatser för nyanlända i länet likväl som i riket i stort. Den nya ansvarsövergången mellan stat och kommun har inte upplevts som fullt ut tydlig och har medfört en osäkerhet kring både kommunens och Arbetsförmedlingens roller och uppdrag i etableringsprocessen. Även samverkan mellan olika parter i etableringsprocessen har konstaterats som problematisk på många håll. De utmaningar som nämnts ovan är i sig inte unika för Västerbotten utan bekräftas av nationella rapporter och granskningar. Däribland bör framförallt nämnas Statskontorets utvärdering av etableringsreformen Etableringen av nyanlända- en uppföljning av myndigheternas genomförande av etableringsreformen (202:22). I rapporten granskas hur väl myndigheter, kommuner och etableringslotsar, utifrån respektive roll och ansvar, samverkar och samordnar sina verksamheter i syfte att uppnå en effektiv etableringsprocess. Statskontorets övergripande bedömning är att myndigheter och kommuner behöver förstärka samordningen av sina verksamheter för att syftet med etableringsreformen ska kunna uppfyllas, samt att det är av avgörande betydelse att de processer som ska leda fram till att nyanlända etableras i arbets- och samhällslivet koordineras och att insatserna utförs utan tidsfördröjning med bibehållen kvalité. (ibid, s 8) Statskontorets utvärdering av etableringsprocessen bygger på intervjuer och enkäter med företrädare från berörda myndigheter och kommuner vilket gör att även de rekommendationer som ges bygger på åsikter och upplevelser från desamma. Kunskap och rekommendationer utifrån målgruppens åsikter och upplevelser av de systembrister som framkommer gällande samordning och samverkan, oklar ansvars- och rollfördelning, nivå av individualisering m.m. saknas. Behov av uppföljning ur ett brukarperspektiv I allt väsentligt saknas nationellt likväl som regionalt och lokalt brukarperspektivet i de uppföljningar som gjorts av etableringsprocessen, d.v.s. hur flyktingarna själva upplever etableringsprocessens olika delar och hur de påverkas av de systembrister som bl.a. Statskontoret identifierat. Dessutom saknas studier och uppföljningar av hur målgruppen upplever introduktionen i det nya samhället i ett vidare begrepp, dvs. hur fritid, hälsa, boende m.m. fungerar. Det finns sammanfattningsvis en allmän avsaknad av dialog med den målgrupp för vilken introduktionssystemet är tänkt att fungera för..3 Tidigare insatser och studier kring kvotflyktingar Insatser och studier kring hur etableringsprocessen upplevs ur ett brukarperspektiv är tidigare inte utfört. Däremot finns andra insatser som riktats mot målgruppen kvotflyktingar som kan bidra med kunskaper och erfarenheter om bl.a. målgruppen som är värdefulla för förstudien. Nedan följer en kortbeskrivning av tidigare insatser som genomförts på olika håll i landet. Sverigeprogram: För att förbättra informationen till kvotflyktingar och underlätta vidarebosättningsprocessen har insatser gjorts senaste åren via de Sverigeprogram som Migrationsverket genomfört för delar av målgruppen innan flytten till Sverige. I Sverigeprogrammen har bl.a. Arbetsförmedlingen medverkat för att informera om etableringsprocessen. LANDA I OCH II: Även de ERF-finansierade projekten LANDA I och II samt INLAND har syftat till att förbättra informationen till kvotflyktingar och öka deras egen delaktighet i vidarebosättningsprocessen. 2

3 Begripligt hela vägen och STANNA: Ytterligare exempel på ERF-projekt i nordlänen som riktar sig till målgruppen kvotflyktingar är Begripligt hela vägen och STANNA. Begripligt hela vägen riktar sig till vidarebosatta barn och ungdomar mellan 0-9 år och syftar till att underlätta vidarebosättningen samt till att öka deras känsla av delaktighet genom att ta fram en ny pedagogik och ett informationsmaterial för målgruppen. STANNA syftar till att utveckla mottagandet av nyanlända, däribland kvotflyktingar, med särskilda behov och låg utbildningsbakgrund. Direkta forskningsinsatser kring målgruppen som är värda att nämna är bland annat: Resettled and included? The employment integration of resettled refugees in Sweden (Malmö Högskola, 2009) samt Promoting independence in resettlement (MOST project, 2008). Den förstnämnda studien är främst en kartläggning över kvotflyktingars etablering på svensk arbetsmarknad. Den senare studien syftade till att intervjua kvotflyktingar i Sverige kring deras upplevelser av vidarebosättningen och introduktionen i Sverige. Båda dessa studier genomfördes innan etableringsreformen och berör därför ett annat introduktionssystem än dagens.. 4 Länsstyrelsens uppdrag kring uppföljning och tidigare/pågående uppföljningsinsatser i Västerbotten Länsstyrelserna har ett uppdrag på regional och kommunal nivå att följa upp organisering och genomförande av insatser för nyanlända (Länsstyrelseinstruktion 2007:825, 63). Länsstyrelsen i Västerbotten har under särskilt prioriterat uppföljning gällande ensamkommande barn, sfi, samhällsorientering och andra arbetsförberedande insatser som ingår i etableringsplanen. Länsstyrelsens genomförda och pågående uppföljningar har dock skett eller sker utifrån ett systemperspektiv..5 Syftet med förstudien Det övergripande syftet med förstudien är att: - främja en effektiv och individanpassad etableringsprocess genom att ta del av kvotflyktingars upplevelser av denna. Värdet av en sådan förstudie är dels att den ger en röst åt en grupp som i många fall har en låg grad av inflytande över den egna livssituationen, dels att den ger myndigheter och kommuner kunskap om hur olika strukturella insatser och system för samverkan och etablering upplevs av målgruppen kvotflyktingar. Denna kunskapsförsörjning ska vidare ligga till grund för nya metoder för bättre och mer individanpassade etableringsprocesser för kvotflyktingar samt förbättrad samverkan lokalt likväl som regionalt. Ytterligare en ambition med förstudien är att den även ska ge underlag för vidare insatser/studier för effektivare etableringsprocesser för kvotflyktingar. Förstudien kommer kunna bidra till fortsatt utveckling av uppföljningsmetoder av olika aspekter av nyanländas etablering och kan således ses som ett utökat led i det pågående uppföljningsarbetet i länet. Ambitionen för en kommande större studie är att följa individer under längre tid och redan från uttagningstillfället när uppehållstillstånd beviljas i tredje land. En önskan i sammanhanget vore också att få universitet/högskolor intresserade av en akademisk inriktning på en eventuell framtida studie. Beroende på utfall av förstudien kan dock även andra typer av insatser bli aktuella, t.ex. riktade etableringsinsatser/aktiviteter för målgruppen. 3

4 .5. Förstudiens syfte och mål i relation till kommissionens prioriterade områden samt de svenska strategierna inom respektive prioriterat område. Medfinansiering för insatsen sökes inom ramarna för EU-kommissionens prioritering d.v.s. genomförande av de principer och åtgärder som fastställs i gemenskapens regelverk på flyktingområdet, även de som rör målen för integration. (Europeiska unionens officiella tidning, kommissionens beslut, 29 november 2007 s 30). Förstudiens syfte att främja en effektiv etableringsprocess genom att ta del av kvotflyktingars upplevelser av denna kan kopplas till formuleringen för prioritering bör bidra till bl.a. att säkerställa lämpliga mottagningsvillkor för flyktingar samt rättvisa och effektiva förfaranden [ ]. samt till de stödberättigade åtgärder inom prioritering som formulerats i artikel 3, punkt 3f Åtgärder som främjar meningsfull kontakt och konstruktiv dialog mellan dessa personer och det mottagande sammahället, inklusive åtgärder som främjar medverkan från viktiga parter som allmänheten, lokala myndigheter, flyktingorganisationer, frivilliga grupper, arbetsmarknadens parter och det civila samhället i stort. (Europeiska unionens officiella tidning, Beslut som antagits gemensamt av Europaparlamentet och rådet, 23 maj 2007, s. 6) Förstudien svarar mot dessa prioriteringar genom sitt syfte (punkt.5), mål och förväntade resultat (punkt 2.) samt förstudiens åtföljande värden som beskrivs under punkt.5. Koppling till de svenska strategierna Utifrån förstudiens syfte och förväntade effekter som beskrivs under punkt.5 samt förstudiens mål och förväntade resultat som beskrivs under punkt 2 åberopas den högre medfinansieringen om 90 % som berättigas utifrån koppling till de svenska strategierna inom respektive (av EU-kommissionen) prioriterat område. (se Europeiska flyktingfondens fleråriga program s.6) Framförallt finns en koppling mellan förstudien och delmålet om att Personer som får uppehållstillstånd bosätter sig snabbt därefter i kommuner där det finns bostäder, utbildnings- och arbetsmöjligheter inom räckhåll samt effektiva introduktionsprogram. och den åtgärd som handlar om Lokal och regional samverkan i mottagandet av flyktingar m.fl. för att kunna erbjuda individualisering i introduktionen [ ] (Europeiska flyktingfondens fleråriga program s. 6) Förstudien kan även kopplas till de särskilda behov som fonden pekat ut och som handlar om Vidarebosättning, t.ex. samarbete mellan myndigheter och kommuner för att stärka kvotflyktingars etablering och uppföljning av vidarebosättning av särskilt utsatta grupper (Faktablad Medfinansiering från Flyktingfonden III till utvecklingsprojekt, Maj 202, s.2) Se även bifogat dokument med kommentar till beräkningsunderlag OPQ. 2. Projektmål och förväntat resultat Mål : Nya metoder för en förbättrad etableringsprocess för kvotflyktingar tas fram. Metoderna tar hänsyn till och tar tillvara på målgruppens upplevelser, förutsättningar och behov. Seminarium anordnas tillsammans med berörda myndigheter och kommuner. Kommentar [kw4]: Se fondhjälpredan avsnitt

5 Mål 2: Nya metoder för samverkan har tagits fram för att förbättra lokal/regional samverkan mellan berörda myndigheter och kommuner m.fl. som ett led i att kunna erbjuda effektiva och individualiserade etableringsinsatser för kvotflyktingar. Förstudiens mål förväntas ge möjligheter för myndigheter och kommuner att förbättra etableringsprocessen utifrån de utvecklingsområden/goda exempel som deltagarnas berättelser har pekat ut. Då förstudien löper över en begränsad tid av nio månader kan effekterna av förstudien dock ses som mer långsiktiga mål. Arbetet med att förbättra etableringsprocessen för kvotflyktingar kommer vid förstudiens slut således fortfarande vara i ett inledningsskede och arbetet kommer fortsätta genom de insatser som förstudien ämnar ge underlag för. 3. Indikatorer Indikatorer för respektive projektmål: Kommentar [kw5]: Se fondhjälpredan avsnitt Mål : Nya metoder för en förbättrad etableringsprocess för kvotflyktingar tas fram. Metoderna tar hänsyn till och tar tillvara på målgruppens upplevelser, förutsättningar och behov. Seminarium anordnas tillsammans med berörda myndigheter och kommuner. Indikator : Antal intervjuer som genomförts. Indikator 2: Antal goda exempel och utvecklingsområden som identifierats samt antal rekomendationer som har tagits fram inom områdena bosättning, etableringsinsatser, fritid och hälsa. Indikator 3: En genomförandestrategi har antagits av projektets fyra medverkande kommuner (projektparter) Ja/Nej Indikator 4: Hur många av de berörda myndigheterna, kommunerna m.fl. deltog vid projektets uppstarts- och slutseminarium. Förväntade resultat: Genom dialog och intervjuer med 5-20 kvotflyktingar har 0 goda exempel och utvecklingsområden identifierats inom områdena bosättning, etableringsinsatser, fritid och hälsa. Fyra rekommendationer, ett inom varje område, tas fram och ligger till grund för en genomförandestrategi som antas av berörda parter i projektets fyra medverkande kommuner. Genomförandestrategin ska ange hur rekommendationerna/metoderna som identifierats ska implementeras och genomföras i respektive verksamhet i de fyra kommunerna. Vid uppstartsseminariet deltog 50 personer från berörda myndigheter och kommuner. Vid slutseminariet deltog 75 personer från berörda myndigheter och kommuner. Mål 2: Nya metoder för samverkan har tagits fram för att förbättra lokal/regional samverkan mellan berörda myndigheter och kommuner m.fl. som ett led i att kunna erbjuda effektiva och individualiserade etableringsinsatser för kvotflyktingar. Indikator : Antal rekommendationer som har tagits fram inom områdena bosättning, etableringsinsatser, fritid och hälsa som berör lokal/regional samverkan samt individualisering av etableringsprocessen. 5

6 Indikator 2: En genomförandestrategi innehållande metoder för förbättrad lokal/regional samverkan samt högre grad av individualisering av etableringsinsatser har antagits av projektets fyra medverkande kommuner (projektparter) Ja/Nej Indikator 3: Strategin anger hur rekommendationerna som identifierats ska implementeras och genomföras i respektive verksamhet Ja/Nej Indikator 4: Hur många av de berörda myndigheterna, kommunerna m.fl. deltog vid upprättandet av genomförandestrategin. Indikator 5: Hur många av de berörda myndigheterna, kommunerna m.fl. deltog vid projektets uppstarts- och slutseminarium. Förväntat resultat: Utifrån de 4 rekommendationer som riktats till kommuner och myndigheter formuleras en genomförandestrategi innehållande metoder för förbättrad lokal/regional samverkan samt högre grad av individualisering av etableringsinsatser. Strategin antas av berörda parter i etableringen och ska ange hur rekommendationerna/ metoderna som identifierats ska implementeras och genomföras i respektive verksamhet i de fyra medverkande kommunerna. Strategin formuleras i dialog med projektparterna och presenteras vid projektets slutseminarium med projektparter samt övriga berörda parter i etableringen. Vid uppstartsseminariet deltog 50 personer från berörda myndigheter och kommuner. Vid slutseminariet deltog 75 personer från berörda myndigheter och kommuner. 4. Genomförande av projektet 4. Genomförandeplan Kommentar [kw6]: Se fondhjälpredan avsnitt Projektet samverkar med fyra kommuner i länet. Ramarna för samarbetet med projektprojektparterna har redan i förväg klarlagts i och med att en förfrågan om medverkan i projektet har gått ut till dessa kommuner. I förfrågan har en tydlig uppdragbeskrivning presenterats för att underlätta för fortsatt samverkan under projektets gång. Genomförandet av projektet kan delas in i sex steg: Steg innan projektstart Rekrytering av projektledare, ekonom och projektmedarbetare Upphandling av utvärderingstjänst Kartläggning av potentiella deltagare i förstudien Steg 2 planering/uppstart Detaljplanering av förstudien i samråd med projektpartners. Uppstartsseminarium med projektpartners och andra berörda där förstudiens syfte, mål, tidsplan och innehåll diskuteras och förankras. Första styrgruppsmötet Träff med utvärderare för att diskutera upplägg och genomförande av utvärderingen Rekrytering av deltagare till förstudien med hjälp av flyktingsamordnarna i respektive kommun. 6

7 Inläsning av rapporter/forskning/projekt som tangerar liknande insatser för målgruppen Steg 3 förberedelser inför intervjutillfällena Metodstudier Ta fram och bearbeta frågeunderlag till intervjuerna Pilotintervju med en deltagare utanför förstudien för att testa metod och frågeunderlag Steg 4 genomförande och bearbetning av intervjuer Genomförande av intervjuer Bearbetning av och analys av intervjuerna Rapportskrivande Steg 5 genomförandestrategi Upprättande av genomförandestrategi tillsammans med projektparterna. Steg 6 avslutning/efterarbete Workshop med deltagare och projektledning. Syftet med workshopen är att sammanfatta och återkoppla resultat av förstudie till deltagarna samt att ge utrymme för fortsatt diskussion. En viktig del i workshopen är att ta del av deltagarnas förslag till förbättringsåtgärder i etableringsprocessen. Avslutningsseminarium för projektpartners. Syftet med det avslutande seminariet är att diskutera de rekommendationer som riktas till kommuner och myndigheter samt anta en strategi för implementering och genomförande av rekommendationerna. Avslutande möte med utvärderare Spridning av slutrapport Planering av vidare studier/insatser, hitta finansieringsmöjligheter 4. 2 Metod 4.2. Urval av deltagare till intervjuerna Urvalet av deltagare till studien kommer göras av flyktingsamordnarna i respektive kommun i samråd med projektledaren. Flyktingsamordnarna har en nyckelroll i mottagandet av kvotflyktingar och besitter god kännedom om målgruppen. Även handläggare på Arbetsförmedlingen kommer att konsulteras inför planering av intervjuerna då intervjutillfällena kan komma att påverka deltagarnas medverkan i andra aktiviteter i etableringsplanen. Utgångspunkten är att förstudien ska omfatta maximalt tio kvinnor respektive tio män i åldrarna år fördelat på de fyra deltagande kommunerna. Deltagarna i förstudien kommer att avgränsas till somaliska medborgare som vidarebosatts från länder som omfattas av regionala skyddsprogram: Kenya, Djibouti, Egypten, Tunisien, Yemen och Libyen. Valet att avgränsa förstudien till somalier har gjorts dels utifrån att gruppen utgör en stor del av de kvotmottagna i Västerbotten, dels för att gruppen utgör en av fonden prioriterad målgrupp, dels av praktiska överväganden som att bara behöva hantera en språkgrupp vid anlitande av tolkar osv. Deltagarna kommer att befinna sig i olika faser i etableringen och kommer att ha varit i Sverige 2-24 månader. Vissa av deltagarna kommer att ha genomgått s.k. Sverigeprogram innan ankomsten till Sverige och kan därför förmodas ha andra förkunskaper om etableringsprocessen än exempelvis dossieruttagna som inte deltagit i dessa program. Det finns en metodologisk vinst i en förstudie att urvalet av deltagare omfattar både de som har/inte har genomgått Sverigeprogram innan ankomsten till Sverige för att upptäcka eventuella skillnader kring 7

8 förväntningar och kunskap om etableringsprocessen. Deltagande i förstudien är frivilligt och kan avbrytas om deltagaren önskar. Alla deltagare får information på modersmål om förstudiens syfte och genomförande samt om sekretess och tystnadsplikt. Materialet från intervjuerna kommer att avidentifieras och hanteras konfidentiellt Val av metod för intervjuerna Forskning visar att traditionella kvalitativa forskningsintervjuer, som exempelvis utnyttjar färdiga frågeformulär, systematiskt missar och utestänger delar av intervjupersonens tankar och upplevelser. Intervjuerna i denna förstudie kommer därför att genomföras utifrån narrativ metod och en intervjumodell som uppdelas i tre faser (Rosenthals 2005): i fas uppmanas respondenten att fritt berätta om den personliga upplevelsen av etableringsprocessen. I fas 2 ställer intervjuaren frågor som genererats av respondentens berättelse. I fas 3 ställs mer specifika frågor som förberetts på förhand och som är direkt kopplade till studiens syfte samt återkommande vid samtliga intervjuer. Innan intervjuerna genomförs kommer en pilotintervju att genomföras med en deltagare utanför studien för att testa metod och intervjufrågor varefter val av metod för intervjuerna kan komma att justeras. Beräknad tidsåtgång för intervjuerna är två timmar/deltagare. Tolk på modersmål kommer att användas vid samtliga intervjuer för att minimera språkförbistringar. Tolk på plats eftersträvas men kan ersättas med telefontolk om nödvändigt. 5. Aktivitets- och tidsplan Stardatum: september Slutdatum: 3 maj 204 Kommentar [kw7]: Se fondhjälpredan avsnitt Använd tabb-tangenten för att få flera rader i tabellen. Aktivitet Tid Ansvarig Koppling till finansplanen Projektägare Rekrytering av projektledare, projektmedarbetare och ekonom Upphandling av utvärderingstjänst Jan-aug Maj-aug Projektägare Kartläggning av potentiella deltagare Maj-aug Projektägare/projektpartners Projektstart Dokumentation av projektet/loggbok Detaljplanering av förstudien i samråd med projektpartner Första styrgruppsmötet Projektansvarig Fortlöpande Projektledare September September Projektledare/ projektpartners Projektansvarig, B Träffar med utvärderare fortlöpande Projektledaren, C 8

9 Rekrytering av deltagare till förstudien Uppstartsseminarium September- Oktober Oktober Projektledare/projektpartners Projektledare/projektansvarig, B, F Inläsning av rapporter/forskning/projekt Fortlöpande Projektledare Metodstudier Septemberoktober Projektledare Ta fram frågeunderlag till intervjuerna Septemberoktober Projektledare Pilotintervju Genomförande av intervjuer Oktober Oktobernovember Projektledare A, B, D, E Projektledare/projektpartners A, B, D, E Lägesrapport till ERF Bearbetning av och analys av intervjuerna Enlig ö.k. med ERF Decemberjanuari Projektledare Projektledare A, C, E Styrgruppsmöte 2 Januari Projektansvarig A, B, E Rapportskrivande Januari, februari, mars (läggs fram i april 204) Projektledare Planering av workshop Januari Projektledare/projektansvarig Workshop med deltagare och projektledning Februari Projektledare/projektansvarig A, B, E, F Arbetet med genomförandestrategi Planering av avslutningsseminarium April Projektledare B April Projektledare/projektansvarig 9

10 Avslutningsseminarium April 204 Projektledare/projektansvarig A, B, E, F för projektpartners/styrgrupp m.fl. Spridning av slutrapport Maj 204 Projektledare A, B, C, D, E Planering av vidare Fortlöpande Projektledare/projektansvarig studier/insatser Efterarbete (slutrapport/ekonomisk redovisning till ERF) Maj 204 Projektledare/projektekonom/projektansvarig 6. Målgrupp Förstudien riktar sig till två direkta målgrupper. Kommentar [kw8]: Se fondhjälpredan avsnitt De kvotflyktingar som tagits emot i de fyra samarbetskommunerna (Lycksele, Norsjö, Sorsele och Skellefteå kommun) och vars synpunkter och upplevelser av etableringsprocessen kommer ligga till grund för rekommendationer till myndigheter och kommuner för att förbättra etableringsprocessen. 2. Personal hos lokala myndigheter och kommuner som arbetar med etableringen av kvotflyktingar. Myndigheter och kommuner kommer att ta del av de resultat och rekommendationer som tas fram i projektet och verka för en implementering av dessa i sina verksamheter. Förstudiens slutgiltiga målgrupp är kvotflyktingar som tas emot i de fyra deltagande projektkommunerna men även i en förlängning kvotflyktingar i hela länet. För mer information om urval osv, se avsnitt 4.2 (metod). Mer om spridning av resultat till olika målgrupper, se avsnitt och Projektorganisation Projektägare: Länsstyrelsen i Västerbotten. Har det huvudsaklaga ansvaret för projektet och är projektägare. Kommentar [kw9]: Se fondhjälpredan avsnitt Projektpartners: Lycksele kommun (medfinansiär) Sorsele kommun Norsjö kommun Skellefteå kommun Projektparterna avsvarar för urval och rekrytering av deltagare till förstudiens intervjuer. Projektledare (00 %): Leder och genomför det operativa arbetet i projektet Projektmedarbetare (50 %) Genomför tillsammans med projektledare intervjuer, för- och efterarbete, workshops, översättning av rapport till somaliska, spridningsaktiviteter m.m. Projektansvarig (projektägare) (0 %): 0

11 Ordförande styrgrupp, ansvar för verksamhetsuppföljning, bistå projektledare med stöd vid arrangerandet av seminarier och workshop Ekonom (50 %) Ekonomen ansvarar för budget, rekvirering av medel samt ekonomisk redovisning till ERF. Styrgrupp Projektansvarig (ordf.) Projektledare (föredragande) Projektmedarbetare (föredragande) Utvärderare (föredragande) Projektekonom (föredragande) Integrationssamordnare, Lycksele kommun Integrationssamordnare, Sorsele kommun Flyktingsamordnare, Norsjö kommun Flyktingsamordnare, Skellefteå kommun Sakområdesspecialist (etableringsfrågor), Arbetsförmedlingen Expert vid Migrationsverkets kvotfunktion (adjungerad) Styrgruppens roll är att: - säkerställa att projektet genomförs på ett korrekt sätt och enligt projektplanen - specificera ramar och förutsättningar samt besluta om ev. ändringar av dessa - sköta förankringsarbete och spridning inom respektive organisationer Risk Projektparter na uppfyller inte sina åtaganden 8. Riskanalys Sannolikh et Medel Åtgärd Noggrann information till projektparterna angående åtaganden och ansvar. Alla parter får en skriftlig förfrågan inför medverkan där förväntningar och förutsättningar framgår. Ansvarig Projektledaren Kommentar [kw0]: Se fondhjälpredan avsnitt Använd tabb-tangenten för att få flera rader i tabellen.

12 Svårigheter att rekrytera deltagare Skev könsfördelni ng bland deltagarna Metodologis ka svårigheter vid intervjutillfäl le För stort projekt i förhållande till tidsplanen Medel Medel Medel Hög Kartläggning av deltagarunderlag inför projektstart. Informationsbrev på modersmål till deltagarna om förstudien, dess syfte och förutsättningar för deltagande. Sviktande deltagarunderlag i en kommun kan kompenseras med flera deltagare i någon av de andra medverkande kommunerna. Projektmedarbetarens deltagande underlättar rekrytering av deltagare. Kartläggning av deltagarunderlag inför projektstart. Sviktande deltagarunderlag i en kommun kan kompenseras med flera deltagare i någon av de andra medverkande kommunerna. Att anonymitet säkerställs krävs för att etablera ett förtroende mellan intervjuare och respondent och för att svaren ska vara så verklighetsnära som möjligt.projektmedarbeta rens deltagande underlättar genomförandet av intervjuer genom att extern tolk inte behöver anlitas. En välarbetad och realistisk tidplan. Regelbundna avstämningsmöten kring tids- och aktivitetplanen mellan projektledare och projektansvarig. Snabba åtgärder om tidsplanen rubbas, ev. kontakt med ERF. Projektledaren/projektmedarbetare/projektp artners Projektledaren/projektpartners Projektledaren/projektmedarbetare Projektledaren/projektansvarig/styrgrupp 2

13 Deltagare dyker inte upp vid intervjutillfäl let Projektledare n eller annan strategisk person i projektet slutar Budget hålls inte Utvärderinge n kommer inte igång enligt tidsplan Svårt att implementera resultat Hög Medel Medel Medel Hög Tydlig information till deltagare och projektpartners. Påminnelse skickas ut till deltagare inför intervjutillfället. Om intervju inte kan ske på plats kan ev. telefonintervju bli aktuellt istället. Goda dokumentationsrutiner förenklar ev. byte av personal i projektet. Tät budgetuppföljning, framförallt kring posterna tolk och resor som är svårberäknade. Kontakt med ERF vid ev. budgetförändringar. Påbörja upphandlingen i god tid innan projektstart. Inledande möte med utvärderare inför projektstart där planering och genomförande diskuteras. Tydliga och realistiska rekommendationer och framåtsyftande förslag i slutrapporten samt vid seminarium. God förankring inom respektive organisation under projekttiden. Projektpartners/projektmedarbetare Projektägaren Projektledaren/projektekonom Projektägare/projektledare Projektledare/projektpartners 9. Uppföljning och rapportering Att skapa en bra dokumentation av förstudien är en viktig del i uppföljningen. I en digital katalog samlas därför all dokumentation som sker under förstudiens gång. Katalogen kan delas med projektpartners, utvärderare och andra intressenter som bör få tillgång till dokumentationen. Här sparas alla minnesanteckningar och övriga dokument. Syftet med katalogen är att enkelt dela information med berörda projektparter, snabbt kunna hitta handlingar vid uppföljning samt att minska sårbarheten om projektledare inte är närvarande eller lämnar projektet. I den digitala katalogen kommer även finnas en loggbok som förs av projektledaren fortlöpande under förstudien. Kommentar [kw]: Se fondhjälpredan avsnitt Ansvaret för uppföljning av ekonomi och budget ligger i första hand på ekonomen. Ekonomisk redovisning stäms av mellan projektledare, projektansvarig och ekonom fortlöpande under projekttiden. Förstudien kommer följas av en utvärderare som regelbundet lämnar rapporter till 3

14 styrgrupp och projektledning. Plan för den formella rapporteringen till ERF tas fram i samråd med fondenheten i samband med kontraktskrivandet. 0. Utvärdering Förstudien kommer att utvärderas via s.k. lärande utvärdering (Lärande utvärdering genom följeforskning, Studentlitteratur, 2009). Val av utvärderingsmetod baseras på tidigare positiva erfarenheter av följeforskning i projekt samt att förstudien i sig är en lärandeprocess inför kommande studier/insatser. Syftet med utvärderingen är att bedöma och värdera om projektet är på rätt väg när det gäller att uppnå det resultat som krävs för att uppfylla projektets syfte. Utvärderaren ska följa projektprocessen från start och återspegla hur den utvecklas. Projektets resultat- och måluppfyllelse ska också ingå i utvärderingen. För att en nyttja en lärande utvärdering maximalt ska även projektorganisationen vara delaktig i planering och analys. Utvärderaren lämnar fortlöpande rapporter till styrgrupp och projektledning. Kommentar [kw2]: Se fondhjälpredan avsnitt Utvärderingstjänsten kommer att upphandlas av projektägaren enligt gällande regler för upphandling. Upphandlingen ska vara avslutad innan projektets start.. Överlämnande och införlivande Förstudien ska utmynna i en slutrapport som kommer innehålla slutsatser, resultat och framåtsyftande förslag. Rapporten och resultat överlämnas till projektägare och projektparter via ett avslutningsseminarium. Delar av slutrapporten kommer också att översättas till somaliska och engelska för att kunna överlämnas till målgruppen samt till internationella organisationer och intressenter inom EU. En deltagarworkshop kommer att arrangeras för att återkoppla förstudiens resultat och skapa tillfälle att öka delaktighet för målgruppen. Erfarenheter från workshopen kommer sedan att lyftas in i slutrapporten för vidare spridning. På avslutningsseminariet för projektpartners och andra intressenter ska implementeringen av de åtgärder som slutrapporten föreslår diskuteras liksom fortsatt utvecklingsarbete för målgruppen. Kommentar [kw3]: Se fondhjälpredan avsnitt 3.4. De erfarenheter och metoder som förstudien resulterar i kommer ligga till grund för en fortsatt större studie alt. andra insatser för kvotflyktingars etablering. Ambitionen för en kommande större studie är att följa individer under längre tid och redan från uttagningstillfället när uppehållstillstånd beviljas i tredje land. En önskan i sammanhanget vore också att få universitet/högskolor intresserade av en akademisk inriktning på en eventuell framtida studie. 2. Erfarenhets- och resultatspridning Erfarenheter och resultat från förstudien kommer spridas via seminarier, deltagande på konferenser och utbildningar samt på webbsidor hos respektive projektpart. På regional nivå i Västerbotten kommer ett avslutningsseminarium att anordnas där slutrapporten presenteras samt resultatspridning och implementering diskuteras. Till seminariet kommer länets kommuner, arbetsförmedlingar, Migrationsverket, Region Västerbotten, företrädare från näringslivet, landstinget samt idéburna organisationer att bjudas in. En deltagarworkshop kommer att arrangeras för att återkoppla förstudiens resultat och skapa tillfälle att öka delaktighet för målgruppen. Erfarenheter från workshopen kommer sedan att lyftas in i slutrapporten för vidare spridning. 4 Kommentar [kw4]: Se fondhjälpredan avsnitt 3.4.2

15 Slutrapporten (på svenska och engelska) kommer även att distribueras nationellt till: - Länsstyrelserna - Arbetsförmedlingen - Sveriges kommuner och landsting (SKL) - Migrationsverket - UNHCR - IOM - Röda Korset - Rädda Barnen EU:s medfinansiering av förstudien kommer synliggöras genom att: - Dekaler med EU-flaggan samt underliggande logga anslås på lokaler som används i projektet - Information ges till samtliga deltagare och projektparter om att förstudien finanserias av ERF - ERF:s medverkan lyft fram i press- och mediekontakter - Framtaget material som används för spridning av information om projektet som exempelvis utvärderingar, broschyrer, slutrapporten, informationsmaterial kommer märkas med fondens logotype. - Dekaler med EU-flaggan samt underliggande logga publiceras på projektets digitala loggbok. - I all löpande text där tillämpligt deklareras att projektet finansieras av flyktingfonden. 5