Kvalitetsrapport III. Sammanfattning. Redaktör: Filip Klasson Version: 1.0 Datum: I Tal-Lab kan ingen höra dig skrika

Transkript

1 I Tal-Lab kan ingen höra dig skrika Kvalitetsrapport III Redaktör: Version: 1.0 Datum: Sammanfattning Kvalitetsrapport III beskriver de kvalitetsrelaterade moment som utförts under perioden till av PUM-grupp 1. I rapporten beskrivs vilka erfarenheter gruppen har fått samt förslag på förbättringar. Det står även vilka kvalitetssäkrande aktiviteter som är plannerade att genomföras i framtida faser.

2 Projektidentitet Projektgrupp Stum (IDA) Projektmedlemmar Namn Ansvarsområde Telefon E-post Ali Aghajani Projektledare Kjell Enblom Dokumentansvarig Kvalitetsansvarig Johan Millving Designansvarig Andreas Rasmussen Implementationsansvarig Gustav Veide Systemansvarig Patrik Sandström Kundansvarig Thomas Janowski Testansvarig E-postlista för hela gruppen Hemsida www-und.ida.liu.se/~pum1 Kund Kundkontakt Bertil Lyberg, Mustapha Skhiri, Handledare Sten Sunnergren, Examinator och kursansvarig Robert Kaminski, IDA

3 Dokumenthistorik Version Datum Utfärdade ändringar Utfärdade av Dokumentet skapades Uppdatering efter kommentering. Rättade lite stavfel. Delade upp kapitlet inspektion i två kapitel. 1.0 Uppdatering efter kommentering. Rättade lite stavfel. Uppdaterade kapitlet om programkodsdiciplin. Uppdaterade kapitlet om delegering. Små uppdateringar av kapitlet om erfarenheter. Uppdaterade Refererade dokument. Dokumentet får version 1.0 enligt Projektplanen [Aghajani, 2005]. ii

4 iii

5 Kvalitetsrapport Kvalitetsrapport III Syfte Distribution Genomfört kvalitetsarbete Vecka Vecka Vecka Vecka Vecka Sammanfattning av utförda kvalitetsaktiviteter Erfarenheter och förslag på förbättringar Kommentering Inspektion Testplan Tidsåtgång Tidsrapportering Spårbarhet och versionshantering Framförhållning Utveckling av kvalitetspunkter Kvalitetspunkter Kund Väl genomtänkt planering Tidsplanering Arbetsplanering Externa deadlines Interna deadlines God arbetsdiciplin Delegering God gruppdiciplin Effektiv kommunikation Effektiva möten Alla gör sitt bästa, i tid Bra gruppsammanhållning God programkodsdisciplin Goda dokumenthanteringsrutiner Ta kritik Totalt kvalitetsarbete Kommande kvalitetsaktiviteteter Sammanfattning av kvalitetsarbete Kommentering Inspektion Checklistor Fasgranskning Intern revision Extern revision Tidsförbrukning och tidsplanering Versionshantering iv

6 Kvalitetsrapport Erfarenheter Refererade dokument...12 v

7 1 Kvalitetsrapport III I detta dokument presenteras vilka kvalitetsrelaterade moment som genomförts under perioden till Det presenteras även vilka resultat dessa aktiviteter haft samt vilka erfarenheter vi fått. Vi föreslår även hur kvaliteten på vårt arbete kan förbättras. 1.1 Syfte Kvalitetsrapportens syfte är att informera kursledningen om hur kvalitetsarbetet genomförs samt att understryka de misstag som gjorts och de erfarenheter projektgruppen fått, men även rapportera om saker som har fungerat bra. Detta görs för att projektgruppen i framtiden skall kunna genomföra ett bättre och effektivare kvalitetsarbete. 1.2 Distribution Dokumentet skall distribueras till: Stina Edelfeldt samt Linda Eklund, examinatorer för kvalitetsrapporten. I digitalt format till projektets konto enligt mediahantering av dokument enligt Kvalitetsplanen [Klasson, 2005] 1.3 Genomfört kvalitetsarbete Här presenteras det kvalitetsarbete som utförts under den sista perioden av projektet. För information om kvalitetsarbete för veckorna se Kvalitetsrapport 1 [Klasson, 2005] och för veckorna se Kvalitetsrapport 2 [Klasson, 2005] Vecka 44 Denna vecka är sista veckan i designfasen samt del av implementationsfasen samt testfasen och i slutet på denna vecka skickades frågor angående designfasen ut till alla projektmedlemmar för att underlätta arbetet dels för kvalitetrapporten men framförallt för Efterstudiedokumentet [Veide, 2005]. Efter att svaren från alla gruppmedlemmar samlats in kom vi fram till att vi klarat alla milstolpar för fasen och påbörjade därmed implementationsfasen Vecka 45 Denna vecka är en del av implementationsfasen samt testfasen. Under slutet på denna vecka så utfördes en inspektion av Testplanen [Janowski, 2005] och testplanen nådde efter det version Vecka 46 Denna vecka är en del av implementationsfasen samt testfasen och där utfördes inget kvalitetsarbete Vecka 47 Denna vecka är den sista veckan i impelementationsfasen samt del av testfasen. Under denna vecka gjordes lite förberedande uppgifter inför fasgranskningen som skulle ske i vecka 48. Kapitel 1: Kvalitetsrapport III 1

8 1.3.5 Vecka 48 Denna vecka är sista veckan i testfasen. Under denna vecka genomfördes en intern revision av samtliga dokument och samtlig kod för att säkerställa att allt följer samma standard. En fasgranskning utfördes i slutet på veckan där alla projektmedlemmar enskilt fick svara på frågor angående fasen, vi kom fram till att vi hade klarat alla milstolpar och kunde därför avsluta fasen Sammanfattning av utförda kvalitetsaktiviteter Nedan finns en tabell med de kvalitetsrelaterade aktiviter som utförts under perioden. Antalet timmar som finns i kolumnen Tid är den totala tiden för alla projektmedlemmar som deltagit i aktiviteten. Aktivitet Deltagare Kommentering Tid Fasgranskning Alla 5 Kommentering KVA, PL, Testplan 1.5 KUND Inspektion KVA, PL, Testplan 5 KUND Rättningskontroll PL Kontroll av Testplanen efter inspektionsändringar 0.5 Intern revision KVA, 4 DOK, IMP Fasgranskning Alla 5 Kvalitetsrapport III KVA, PL, DOK Tabell 1: Genomförda kvalitetsaktiviteter. Framställning av Kvalitetsrapport III Kommentering SYS, DOK Kvalitetsrapport III 2 Summa:52 timmar Erfarenheter och förslag på förbättringar Denna del presenterar vilka erfarenheter projektgruppen fått och vilka delar vi måste förbättra i slutfasen Kommentering Under denna period (vecka 44 - vecka 48) har endast en kommentering skett och det var kommenteringen av Testplanen [Janowski, 2005]. Kommentering går nu mycket bra och de flesta små fel hittas redan under kommenteringen vilket gör att vi tjänar in tid under inspektionen Inspektion Inspektionerna under denna fas har varit mer effektiva eftersom vi nu lagt mer tid på kommentering och på så sätt eliminera små fel som tar tid att dokumentera under inspektionen. 2 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III

9 Testplan En noggrann kommentering gjordes innan inspektionen så många av de enkla felen så som stavfel och grammatiska fel var eliminerade före inspektionen. Beslutet blev att dokumentet skulle godkännas efter rättning av felen som upptäcktes under inspektionen Tidsåtgång Det antal timmar vi använt för kvalitetsarbete under denna fas ligger på en bra nivå. Inget har tagit mer tid än planerat eftersom projektgruppen nu är bättre på att delegera uppgifter och på så sätt bli klar i tid. Våra möten fortsätter som tidigare att vara effektiva Tidsrapportering Vi använder nu en dagbok där vi anteckar de aktiviteter man deltagit i samt hur lång tid man spenderade på dem. Detta skickar alla en gång i veckan till projektledaren som sammanställer en tidsredovisning. Projektledaren kan då sammanfatta vad alla gjort och på så sätt ge alla en god bild över vad alla gjort. Detta system underlättar sammanställningen av kvalitetsrapporter samt senare underlättar mycket för Efterstudiedokumentet [Veide, 2005] eftersom man i dagboken måste svara på frågor inför Efterstudien Spårbarhet och versionshantering Spårbarhet och versionshantering fungerar nu bra eftersom projektgruppen insett hur mycket det underlättar när man senare måste titta tillbaka på ett tidigare dokument. Gruppens webbsida har förbättrats mycket och innehåller nu länkar till alla färdiga dokument samt presenterar projektgruppen Framförhållning Framförhållningen är mycket viktig för att projektet skall hålla hög kvalitet. Detta har förbättrats sedan designfasen och vi får nu dokument klara i tid så att vi hinner kommentera noggrannt för att sedan göra en inspektion. Detta mest för att vi blivit bättre på att delegera och planera uppgifter. 1.5 Utveckling av kvalitetspunkter Under denna rubrik utvecklas kvalitetspunkterna som tidigare lämnats in. Vissa punkter har tillkommit medans andra modifierats eller tagits bort. Dessutom har varje kvalitetspunkt betygsatts med tillhörande motiviering. Betygsskalan är 1-5 där betygen innebär: 1: Gruppen har stött på stora problem utan att ha lyckats lösa några av dessa, det finns endast lösningsförslag till en del av dem. 2: Gruppen har stött på stora problem men lyckats lösa en del av dem och har lösningsförslag till fler. 3: Gruppen har stött på problem men har inom rimliga tidsramar åtgärdat bristerna. 4: Gruppen har utfört kvalitetspunkten nästan felfritt med smärre brister. 5: Gruppen har utfört kvalitetspunkten felfritt. Kapitel 1: Kvalitetsrapport III 3

10 1.6 Kvalitetspunkter 4 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III Kund Kundens åsikt av hur arbetet fortskrider och åsikter om den slutgiltiga produkten är den viktigaste måttet på hur bra vi gjort vårt arbete. Vi anser att det är mycket viktigt att ha en bra kundkontakt och kundkommunikation för att säkerställa att produkten håller den kvalitet kunden förväntar sig. Betyg Kund: 5- Vi har hållt god kontakt med kunden och har en bra bild av vad han tycker. Vi har förhandlat bort ett krav eftersom detta krav innebar mycket mer arbete än som skulle klaras inom ramarna för projektet. Anledningen till att vi inte ger kund betyget 5 är att kunden förvisso tyckte det var helt ok att förhandla bort kravet, dock påpekade han att detta kunde gjorts i ett något tidigare skede Väl genomtänkt planering En ordentlig tids- och arbetsplanering är stommen för ett lyckat projekt Tidsplanering Om tidsplaneringen är väl genomtänkt blir det lättare för varje gruppmedlem att lägga upp arbetet och planera sin tid samt passa in det med övriga kurser. Då minimeras risken att dagarna inte räcker till och projektmedlemmen pga tidsbristen tvingas utföra ett mindre noggrannt arbete vilket kan leda till att kvaliteten på slutresultatet sänks. Med en tydlig tidsplanering minskas också risken att vissa projektmedlemmar överstiger sina utsatta tidskvoter och att någon som inte har samma kompetens tvingas utföra annans arbete. Tydlig tidsplanering minskar också risken för att en aktivitet överstiger tidsplanen. Betyg tidsplanering: 4 Tidigare har tidsplaneringen inte återspeglat den tid som projektmedlemmarna har lagt ner. Detta har berott på missförstånd och felräkning vid tidsredovisningen. Missförstånden bestod av att vissa inte hade redovisat tider för alla aktiviteter medans andra redovisade olika tidsåtgång för dessa aktiviteter. Dessa felräkningar har nu rättats till och tidsplaneringen stämmer bättre överens med den tid projektmedlemmarna lagt ner. Av dessa anledningar höjs betyget till Arbetsplanering Om arbetsplaneringen är väl genomtänkt blir det lättare att se vilka moment som ska ske enskilt respektive i grupp. Risken finns att enskilda gruppmedlemmar utför arbete som borde utförts i grupp vilket kan leda till att arbetet utförs dåligt eller inte slutförs i tid. Risk finns även att arbete utförs i grupp för moment som bäst utförs enskilt vilket slösar tid. Med en god arbetsplanering arbetar man mot dessa fallen och förhindra att de försämrar kvaliteten på slutresultatet. Betyg arbetsplanering: 4 Gruppen har inte varit felfri i bedömningen av arbetsfördelningen. Det har fortfarande gått åt något mycket tid till vissa moment. Gruppen har blivit bra på att delegera arbetet. Därför höjs betyget till 4.

11 Externa deadlines Med en tydlig och väl genomtänkt tidsplanering blir det lättare att hålla de externa deadlines som sätts upp. Genom att sätta interna deadlines så att det finns en tidsmarginal mellan intern deadline och extern deadline ges en marginal som minskar risken för att missa en extern deadline. Ansvarig för aktiviteten ansvarar för att uppgiften blir utförd och färdigställd i tid. Betyg externa deadlines: 4+ Gruppen har vid flera tillfällen påbörjat aktiviteten något sent men gruppmedlemmar har blivit mycket bättre på att be om hjälp för att göra klart uppgiften. Dock har marginalen mellan intern deadline och extern gjort att uppgiften har kunnat bli klar i tid. Inga externa deadlines har överskridits. Därför anser vi att det blir betyget Interna deadlines Med en tydlig och väl genomtänkt tidsplanering blir det lättare att hålla de interna deadlines som sätts upp. Ansvarig för aktiviteten ansvarar för att uppgiften blir utförd och färdigställd i tid. Betyg interna deadlines: 4 Gruppen har vid några tillfällen påbörjat aktiviteten något sent men projektmedlemmarna är nu bra på att delegera arbetsuppgifter för att göra klart uppgiften. Några interna deadlines har dock överskridits. Dessa anledningar gör att betyget höjs till 4. Medelbetyg för väl genomtänkt planering: God arbetsdiciplin Alla gruppmedlemmar måste själva ta ansvar för att det arbete som åligger dem sköts enligt tidsplanen och enligt vad som bestämts i övrigt på möten och liknande. Det betyder inte att det alltid behöver vara den enskilde medlemmen som personligen skall utföra själva arbetet, men det är upp till honom att se till att det verkligen utförs av någon. Detta görs för att undvika att man överskrider sin tidsplanering och att kvaliten på arbetet försämras. Den som ansvarar för att en arbetsuppgift utförs skall se till att arbetet utförs korrekt, d v s enligt de regler och rutiner som är uppsatta för momentet. Betyg god arbetsdiciplin: 4 Gruppen har varit mycket bra på att utföra det enskilda arbete som funnits hittills i projektet och har varit bra på att hålla alla externa deadlines. För att förenkla arbetet har vi även satt upp interna deadlines strax före de externa för att i största möjliga mån förhindra förseningar som drabbar parter utanför gruppen Delegering När en arbetsuppgift kräver mer arbete än planerat så skall den ansvarige för uppgiften kunna delegera hela eller delar av arbetet till övriga gruppmedlemmar för att få arbetet utfört i tid och med goda resultat. Betyg delegering: 5 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III 5

12 Delegering av arbetsuppgifter fungerar nu mycket bra då vi alltid vid behov tidigt tar hjälp. Därför höjs betyget till God gruppdiciplin Det är viktigt att visa respekt för övriga gruppmedlemmar genom att hålla tider och utföra de uppdrag man tar på sig. Om någon gruppmedlem frekvent missar utsatta tider leder det oftast till irration och i förlängningen sämre gruppkänsla. Detsamma gäller för oannonserad frånvaro vid möten. Givetvis finns det godtagbara ursäkter till förseningar och frånvaro, men dessa måste då vidarebefordras i god tid till övriga personer som kan tänkas drabbas av detta. Betyg god gruppdiciplin: 4 Förseningar eller plötslig frånvaro har inte vållat några stora problem under projektet hittills, förutom några missförstånd i början av projektet. Skadan var så pass liten att gruppen löste problemen snabbt och smärtfritt Effektiv kommunikation En väl fungerande kommunikation mellan gruppens medlemmar är en av de viktigare grundpelarna för god kvalitet och av högsta vikt för att kunna genomföra ett lyckat projekt över huvud taget. För att inte komplicera kommunikationen i onödan krävs enkla och lättanvända kommunikationskanaler. Detta finns i projektet i form av LysKOM, e-post, MSN, ICQ, gruppmöten och telefon. För att undvika att någon gruppmedlem inte vågar kommunicera och säga vad de verkligen känner och tycker är det viktigt att alla känner sig bekväma i de roller som finns i projektet. Detta gick mycket smidigt redan från början av projektet där alla fick en passande roll utifrån individens kompetens samt egna önskemål och förväntningar. Betyg effektiv kommunikation: 4 Kommunikationen har i stora drag fungerat bra, och vi har blivit bättre sedan förra kvalitetsrapporten men vissa förbättringar kan fortfarande göras när det gäller att informera övriga projektmedlemmar om statusen på det egna arbetet. Av denna anledning höjs betyget till Effektiva möten För att inte förlora dyrbara timmar på oväsentliga diskussioner vid gruppmöten är det viktigt att de är strukturerade. Strukturerade möten förhindrar också att information försvinner eller behandlas dubbelt. En väl specificerad mötesstruktur har tagits fram i form av regler för hur dagordning och protokoll skall behandlas. Betyg effektiva möten: 4+ Mötesstrukturen har tagits fram efter gruppens egna erfarenheter från de tidigare mötena som var av mer informell karaktär och tenderade att bli osammanhängande. Gruppen har tagit till sig den nya strukturen och gruppmötena har med tiden blivit mycket effektiva. Även om det nu fungerar mycket bättre än i början av projektet så vill ibland vissa projektmedlemmar börja prata om sin punkt innan mötet nått så långt på dagordningen vilket gör att betyget blir 4+ istället för 5. 6 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III

13 1.6.8 Alla gör sitt bästa, i tid Det är viktigt att varje projektmedlem tar sitt ansvar och sätter igång arbetet i tid, enligt tidsplaneringen. Dessutom är det viktigt att de gör sitt bästa varje gång och inte hastar igenom utan eftertanke. Ett noggrant utfört arbete löper mindre risk att behöva göras flera gånger, vilket leder till tidsbrist. Påbörjas arbetet i tid och alla gör sitt bästa är det lättare att få ett kvalitativt slutresultat. Betyg alla gör sitt bästa i tid : 4 Hittills har varje gruppmedlem gjort det de skall och gjort det väldigt bra, men vissa interna deadlines har missats pga missbedömning av arbetsinsats. Missbedömningarna har dock inte påverkat några externa deadlines eftersom gruppen haft god marginal mellan interna och externa deadlines Bra gruppsammanhållning Det är viktigt för projektet att medlemmarna i gruppen mår bra och att de trivs i sina roller och med den arbetsbörda de har tilldelats. Detta leder till att man känner en högre motivation inför arbetet och presterar ett bättre resultat ur en rent kvalitativt synpunkt. Det är viktigt med effektiv kommunikation för att förhindra att medlemmarna irriterar sig på något utan att berätta detta för den/de som är berörda. I värsta fall kan det leda till att enkla missförstånd som kunde retts ut på ett tidigt stadium växer till en fullt utvecklad konflikt. Betyg bra gruppsammanhållning: 4 Arbetet med att förbättra gruppsammanhållningen har genomförts utan några utarbetade planer eller regler och har i stort sett fungerat av sig självt. Givetvis är det svårt att avgöra hur enskilda individer egentligen upplever sammanhållningen i gruppen, men det verkar finnas en genuint upplevd gruppkänsla. I en kritisk del av projektet, under slutet av implementationen, var en konflikt nära. Detta löstes genom att de inblandade gruppmedlemmarna träffades tillsammans med handledaren för att lösa konflikten. Den hann därmed lösas innan den blev allvarlig. En uppseglande konflikt i kombination med något bristande kommunikation inom gruppen ger betyget God programkodsdisciplin Programkodsdisciplinen är oerhört viktigt när implementationen börjat. Om det finns strikta och tydliga reglar att följa är det enklare för någon annan eller programmeraren själv att följa upp arbetet. En väl specifierad och lättläst programmeringshandbok är nyckeln till en lättförstålig programkod. Om alla aktörer följer programmeringshandboken underlättas ändrings-, underhålls- och utvecklingsarbete, moment som kräver en god disciplin och är byggstenarna för programkod med hög kvalitet. Om någon eller några slarvar och inte följer de uppsatta reglerna kan det äventyra hela projektet. Programkoden kan bli så otydlig att ändringar i bästa fall blir svåra att genomföra och underhålla samt utveckling tar onödigt mycket tid. Med andra ord är inte en god programkoddisciplin endast viktigt för kvaliteten på slutresultatet utan för att det över huvud taget skall kunna bli ett slutresultat. Betyg god koddisciplin: 4+ Reglerna som satts upp i programmeringshandboken, och skickats ut i form av ett mail, har följts väldigt noga. Vi har också gjort intern revision på samt- Kapitel 1: Kvalitetsrapport III 7

14 ligt programkod vilket gick nästan perfekt. På några ställen var Java-dok inte fullt tillfredställande gjord vilket drar ner betyget till Goda dokumenthanteringsrutiner Kvaliteten på slutprodukten kommer vara starkt beroende av varje enskilt dokument. Därför ligger det i allas intresse att dokumenten är väl skrivna och enhetliga. Genom noggranna inspektioner och kontinuerliga uppdateringar kan projektgruppen arbeta för en hög standard på dokumenten. Därför är det viktigt att det finns klara riktlinjer i hantering av dessa. Riktlinjerna kan hittas i kvalitets- och projektplan och det ligger i varje projektmedlems ansvar att följa dem. Dokumentens storlekar och versionsantal kräver en noggrann hantering. Minsta slarv kan skapa kaos med tidskrävnade konsekvenser t ex i form av förlust av delar eller hela dokument. Ändringar kan ta tid från andra aktiviteter och riskera att deadlines kan missas, vilket påverkar slutproduktens kvalitet i negativ riktning. Betyg goda dokumenthanteringsrutiner: 4 Gruppen har förskonats från ödestigra misstag. I några fall dock gruppmedlemmar varit lite dåliga på att tala om för dokumentansvarige att nya versioner av dokument har funnits vilket har lett till fördröjningar innan dessa har kommit upp på projektgruppens hemsida Ta kritik Vid arbete i grupp är det viktigt att kunna ge och framför allt ta kritik på rätt sätt. Framförallt är det viktigt att inte tolka kritik personligt om det inte ursprungligen är riktat mot en person. Det är viktigt att ta lärdom av den kritik som både gruppen som helhet och den enskilde personen får. Den erfarenhet som gruppen får på så sätt bör man bära med sig i det fortsatta arbetet. Betyg ta kritik: 5 Den största källan till kritik har hittills varit de interna inspektioner som har hållits för Projektplanen [Aghajani, 2005] och Kravspecifikationen [Sandström, 2005]. Denna kritik har mottagits väl och resultatet har blivit förbättrade dokument. Inga konflikter har uppstått på grund av feltolkad kritik Totalt kvalitetsarbete Betyg totalt kvalitetsarbete: 4+ Betyget är baserat på följande motivering. Gruppen tycker att kvalitetsdelarna hittills har gått bra men det finns ändå fortfarande plats för förbättringar. Kommenteringar har fungerat bra och projektmedlemmarna har insett vikten av kommentering eftersom detta sparar in mycket tid på inspektionen. Vissa inspektioner har hittills tagit lite längre tid än planerat eftersom projektmedlemmarna ofta försökt lösa de problem som hittats. Kvalitetsansvarige har anmärkt på detta till övriga medlemmar och en förbättring har skett. De mallar som tagits fram har fungerat väl men vissa har tagit något längre tid än beräknat att ta fram vilket har lett till en del förseningar i början av projektet. Utbildningarna har fungerat väl och i de fall som missförstånd uppstått har problemen lösts snabbt. 8 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III

15 Några uppgifter har kommit igång något sent så där finns det fortfarande lite utrymme för förbättring. Gruppmedlemmarna är nu bra på att i god tid tala om att de inte kan utföra en viss uppgift eller är tvungen att skjuta på den så att vi tidigare kan delegera arbete till övriga medlemmar. Ett sätt att avhjälpa problemen med uppgifter som kommer igång sent och att uppgifter blir uppskjutna för att någon får förhinder är att delegera, vilket vi nu gör på ett tillfredställande sätt. Delegering gör inte att en uppgift kommer igång tidigare men det blir lättare att få klart den i tid. Vi ger oss av dessa anledningar Kommande kvalitetsaktiviteteter Här beskrivs vilka kvalitetsaktiviteter som skall genomföras i framtida faser. Den planerade tiden är den sammanlagda tiden som krävs för alla projektmedlemmar på en aktivitet. Den planering som gjorts här har baserats på erfarenheter vi fått under dessa tre faser och kommer eventuellt leda till en reviderad tidsplanering i Projektplanen [Aghajani, 2005]. Aktivitet Planerad Tid Kommentering av Systemförvaltningsdokument 1 Inspektering av Systemförvaltningsdokument 6 Kommentering av testrapport 1 Inspektering av testrapport 6 Fasgranskning av testfas 6 Kommentering av efterstudiedokument 2 Inspektion av efterstudiedokument 6 Summa: 28 timmar Tabell 2: Planerade framtida kvalitetsaktiviteter 1.8 Sammanfattning av kvalitetsarbete Detta kapitel diskuterar de erfarenheter gruppen fått under projektets gång relaterade till kvalitetsarbete Kommentering Till en början var vi dåliga på att kommentera vilket ledde till att vi förlorade mycket tid under några av de tidiga inspektionerna. Vikten av kommentering belystes på några projektmöten av denna anledning för att öka kvaliteten. Projektgruppen blev med tiden bättre på att kommentera vilket gjorde att många fel hittades redan under kommenteringen. Till en början tittade projektmedlemmarna nästan uteslutande efter stavfel och grammatiska fel under kommenteringen men detta har ändrats med tiden då nu alla typer av små fel söks efter. Kapitel 1: Kvalitetsrapport III 9

16 1.8.2 Inspektion Vissa inspektioner i början av projektet tog mer tid än väntat vilket berodde på dålig planering. Dessutom var vi till en början ganska dåliga på att delegera arbetsuppgifter vilket gjorde att t ex Projektplanen [Aghajani, 2005] var väldigt inkomplett i den första version som gick till inspektion. Projektledaren tog på sig för mycket ansvar till detta dokument vilket resulterade i ett dåligt initialt resultat. Detta gjorde att det krävdes två ominspektioner tills dokumentet hade tillräckligt hög kvalitet. Av detta lärde vi oss vikten av att delegera uppgifter samt att det ibland är bättre att ställa in en inspektion för att slutföra ett dokument än att låta ett inkomplett dokument gå till inspekiton. I början av projektet framställdes en Inspektionshandbok [Klasson, 2005] och det dokumentet var till stort stöd för projektmedlemmarna som lärde sig hur en inspektion skall genomföras. Vi har vid alla inspektioner noga i förväg valt vilka som är mest lämpade att inspektera ett visst dokument och på så sätt höjt kvaliteten Checklistor Under vissa inspektioner valde vi att använda de dokumentspecifika checklistor som finns i RUT - Development manual 10.5 Quality work according to IEEE 730 v4.1 [Venuganti, 2003]. Dessa checklistor var ibland till stor hjälp Fasgranskning Vi har genomfört fasgranskningar i slutet på varje fas, detta har vi gjort genom att ett e-post skickats ut till alla projektmedlemmar. Detta e-post innehåller bl a frågor tagna från RUT 10.9 Phase Review v1.9 en [Venuganti, 2003], men också frågor som skall vara som stöd inför Efterstudiedokumentet [Veide, 2005]. Att få in svar från alla projektmedlemmar inom rimlig tid har varit ett litet problem eftersom frågorna ibland krävde långa svar. Detta har dock blivit mycket bättre med tiden. Projektledaren och kvalitetsansvarig har också i slutet av varje fas tittat igenom alla milstolpar för att på så sätt säkerställa att gruppen gjort alla nödvändiga moment Intern revision Vi har utfört intern revision av projektpärmen, projektkontot, projekthemsidan, samtliga dokument och samtlig kod. De brister som upptäckts har lösts av den ansvarige. Projektledaren har ansvarat för projektskåpet samt projektpärm, dokumentansvarig har haft ansvar för projektkontot samt projekthemsidan, redaktörerna ansvarade för sina respektive dokument och implementationsavsarig har haft ansvar för samtlig programkod. I de fall då den ansvarige har varit beroende av andra vid uppdateringar och det inte har fungerat har detta tagits upp på nästa följande projektgruppsmöte. Då hela gruppen har tagit till sig kritiken har det interna revisionsarbetet underlättats under projektets gång Extern revision Projektgruppen har fått extern revision vid samtliga seminarium av det dokument som presenterats. Vi har i samtliga fall tagit till oss kritiken och förbättrat oss inför framtida dokument. 10 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III

17 Projektgruppen har också fått extern revision av examinatorer när ett dokument examinerats. Denna kritik har projektgruppen tagit till sig och använt för att förbättra de existerande dokumenten och nya dokument som tagits fram senare under projektets gång Tidsförbrukning och tidsplanering Den sammanlagda tid vi lagt på kvalitetssäkrande aktiviteter hittills är 229 timmar vilket är ca 14% av den totala projekttiden (1600 timmar). 14% tycker vi är en rimlig mängd tid att lägga på kvalitetssäkrande åtgärder. Den största delen av denna tid har gått till granskning av dokument. För att spara in tid under inspektioner valde vi att vid samtliga inspektioner låta en person sköta moderator- samt sekreterar-rollen. Detta var ett tips vi fick under utbildningen till kvalitetsansvarig. Av denna anledning har vi vid varje inspektion tjänat in tid utan att förlora effektivitet. Vid mycket stora projekt fungerar det kanske inte att ta på sig två roller men för projekt av vår storlek har det fungerat mycket bra. För att kunna vara säkra på att projektet håller hög kvalitet har vissa krav med kunden förhandlats bort. Eftersom dessa krav hade varit mycket mer krävande än vad vi skulle ha tid med i kursen så valde vi att omförhandla med kunden Versionshantering Versionshanteringen fick lite klagomål under en extern revision vilket uppmärksammade ett litet problem med versionshanteringen som beskrevs i Projektplanen [Aghajani, 2005]. Därför beslutade kvalitetsansvarig att projektplanen skulle uppdateras på denna punk, vilket genomfördes i den reviderade Projektplanen [Aghajani, 2005] Erfarenheter Detta är en lista över några viktiga erfarenheter vi fått under projektets gång. Dessa punkter är exempel på saker vi skulle gjort bättre i en senare kurs. Vi har lärt oss vikten av att på ett tidigt skede ta itu med konflikter och sett hur viktigt det är med kommunikation för att förhindra missförstånd som leda till konflikter. Vissa inspektioner tog längre tid än vad som egentligen behövts. Projektmedlemmarna insåg med tiden vikten av noggrann kommentering innan inspektion vilket gjort att vi tjänat tid på senare inspektioner. Vi har på den hårda vägen lärt oss vikten av väldokumenterad programkod. I och med att programkoden vårt projekt behövde använda för att genomföra ett av kraven var under all kritik vad gäller deras programkodskommentering. Dokumentmallarna tog längre tid än väntat att framställa pga sjukdom vilket gjorde att Kvalitetsplanen [Klasson, 2005] och Projektplanen [Aghajani] blev lidande eftersom dessa dokument fick framställas fast dokumentmallarna just då var i ett väldigt tidigt stadium. Det finns inga direkta saker vi skulle gjort precis likadant eftersom inte allt blivit perfekt från början. Kapitel 1: Kvalitetsrapport III 11

18 1.9 Refererade dokument [Klasson, 2005] Klasson, Filip (2005), Kvalitetsplan, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Klasson, 2005] Klasson, Filip (2005), Inspektionshandbok, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Klasson, 2005] Klasson, Filip (2005), Kvalitetsrapport 1, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Klasson, 2005] Klasson, Filip (2005), Kvalitetsrapport 2, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Aghajani, 2005] Aghajani, Ali (2005), Projektplan, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Janowski, 2005] Janowski, Thomas (2005), Testplan, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Sandström, 2005] Sandström, Patrik (2005), Kravspecifikation, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Veide, 2005] Veide, Gustav (2005), Efterstudiedokument, Instutionen för datavetenskap (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Venuganti, 2003] Venuganti, Sridhar (2003), RUT - Development manual 10.5 Quality work according to IEEE 730 v4.1, (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. [Ilestrand, 2004] Ilestrand, Michael (2004), RUT 10.9 Phase Review v1.9 en, (IDA) vid Linköpings universitet, Linköping. 12 Kapitel 1: Kvalitetsrapport III