RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

Transkript

1 LiTH RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8 Per Norén, 2001 SAMMANFATTNING. Detta dokument beskriver tillvägagångssättet vid fasgranskning. Denna typ av granskning utförs för att kontrollera om fasens utförda arbete överensstämmer med det, i projektplanen, planerade arbetet. Man får en god överblick av projektet och kan på så sätt se om man följer projektplanen och då framför allt tidplanen. Granskningen resulterar i att man kan se avvikelser i antal använda timmar och/eller kalendertid. Det ger också en möjlighet att fånga upp erfarenheter från respektive fas. Dessa erfarenheter kan man sedan dra nytta av under resterande delar av projektet liksom i senare projekt. RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8 1

2 Användningsområde 1 Användningsområde Fasgranskning är till för att kontrollera arbetet som gjorts i en fas. Allt material som producerats i fasen ska vara granskat och godkänt innan man kan gå vidare till nästa fas. Med en fasgranskning vill man klargöra hur väl man följer den uppgjorda planen. Allt detta för att kunna styra den framtida planeringen i projektet. Under fasgranskningen har man dessutom ett utmärkt tillfälle att ta upp vad som fungerat bra respektive mindre bra under arbetets gång. Dessa erfarenheter distribueras sedan ut till alla projektmedlemmar så att man kan dra nytta av dem under den resterande delen av projektet. Tanken med att genomföra en fasgranskning är att se hur man ligger till i förhållande till sin planering. Om man inte följer denna, ligger efter tidsmässigt eller har använt för mycket tid etc, gäller det att upptäcka detta så tidigt som möjligt för att kunna åtgärda problemen. Genom att skapa en restlista som tar upp de punkter som släpar efter kan man åtgärda dessa omgående. Ju senare man kommer på en avvikelse desto dyrare blir den att reparera. Restlistan kan innehålla många småsaker eller kanske någon stor sak som kan riskera hela tidsplanen. Det är därför man skall försöka uppskatta hur många timmar det kommer att ta att åtgärda dessa brister samt hur många dagar det kommer att ta innan bristerna är åtgärdade. Man får då ett mått på hur många timmar man ligger efter och kan skatta hur många kalenderdagar detta motsvarar. 2 Förutsättningar Hela konceptet med att ha fasgranskningar bygger på att systemutvecklingen är fasindelad och målinriktad. Med detta menas att projektet delas in i olika faser, såsom förstudie, definition, kravspecifikation, design o.s.v. I slutänden hägrar en produkt, det primära målet. Detta mål bryts ned i delmål, även kallade milstolpar, vilka definieras för respektive fas. Vilka faser som ingår i ett projekt samt deras milstolpar, tidsindelningar och antalet arbetstimmar skall finnas med i projektplanen, under avsnitt fasplan. Det kommer att uppstå problem i fasgranskningen om inte alla granskningar, förändringar och dylikt är noggrant dokumenterade. Generellt bör följande förutsättningar vara uppfyllda för att fasgranskningsprocessen ska fungera: Målinriktad utvecklingsmodell Väl definierade delmål Noggrann resursplanering God dokumentering av utfört arbete 3 Genomförande Här beskrivs genomförandet av en fasgranskning först översiktligt och sedan mer i detalj. 2 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

3 Genomförande 3.1 Översikt Fasgranskningar genomförs i övergången mellan två faser i projektet. En fas avslutas då dess, i projektplanen, planerade aktiviteter är slutförda. Granskningen utgör ett beslutsunderlag för huruvida man ska fortsätta till nästa fas. Det är även viktigt att erfarenheter, bra som dåliga, förs vidare till nästa fas. På en fasgranskning bör minst projektledaren, kvalitetssamordnaren och den ansvarige för den aktuella fasen närvara. Eventuellt kan även den ansvarige för nästa fas medverka. Man kan dela in granskningen i tre punkter: Planering och förberedelser Granskningsmötet Uppföljning 3.2 Detaljbeskrivning I detta avsnitt är punkterna ovan mer utförligt förklarade. Planering och förberedelser Den fasansvarige förbereder sig för att presentera utfört arbete under fasen, arbete som skulle ha gjorts under fasen men ej är gjort samt fasens nuvarande status. Kvalitetsansvarig förbereder sig på samma sätt för att presentera det kvalitetsarbete som utförts inom gruppen. Ovanstående aktiviteters omfattning beror mycket på hur stort projektet är. I ett litet projekt är ofta medlemmarna bra insatta i det arbete som genomförts sista tiden, och presentationen behöver inte vara lika omfattande. Om däremot projektorganisationen är sammansatt av flera subgrupper som arbetar på separata delar så krävs det antagligen att representanter från de olika grupperna bistår den fasansvarige vid presentationen. Det är även viktigt att alla deltagare tar sig tid att fundera över det gångna arbetet. Det kan gälla speciella problem som uppstått under fasen, eller kanske en förklaring till varför arbetet gick så smidigt. Granskningsmötet Först redogör fasansvarig och kvalitetsansvarig vad de har kommit fram till under förberedelserna, dvs vad som gjorts under fasen och synpunkter på detta. Eventuellt bistår medlemmar av olika grupper inom projektet med redogörelser särskilt om projektets omfattningen är stor. Projektledaren, som leder granskningen, är den som för protokollet. De milstolpar som ska uppnås i den aktuella fasen fås ur fasplanen i projektplanen. Om avvikelser hittas i fasgranskningen förs dessa ner i restlistan och gruppen beslutar utifrån denna om man kan gå vidare till nästa fas eller om restlistan är så betungande att man bör arbeta vidare i den aktuella fasen. Eventuella beslut om förändringar i projektplanen tas och en person utses för att kontrollera att det som beslutats under fasgranskningen genomförs. RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8 3

4 Genomförande Erfarenheter som fångats upp under arbetets gång diskuteras och kommenteras så att de fort kan tillgodogöras i projektets fortsatta arbete. Uppföljning Projektledaren är den som utför beslutade förändringar i projektplanen. Denne organiserar också gruppens fortsatta arbete med hänsyn till resultatet av fasgranskningen. Redovisning sker på fasgranskningprotokollet. Se avsnitt 14, "Bilagor". Det är viktigt att utse någon som kontrollerar att de aktiviteter som förts upp på restlistan verkligen genomförs. Annars är det lätt att de glöms bort. Denna person kan då påminna de ansvariga för respektive aktivitet och se till att alla punkter på listan utförs och bockas av. Viktigt är också att se till att alla projektdeltagare får ta del av de synpunkter som kommit fram under fasgranskningen. Det kan t.ex. vara lämpligt att göra ett utskick med denna information, som garanterat når alla berörda parter. Detta för att inte de värdefulla erfarenheterna ska glömmas bort. På så vis minskar man risken för att samma misstag kommer att utföras under resterande del av projektet. 3.3 Alternativa projektstyrningsmodeller I det här stycket beskrivs påverkan på fasgranskningens utförande som kan uppkomma om inte vattenfallsmodellen används. Den modifierade fasgranskningen De principer som redovisas i denna processbeskrivning appliceras med bäst resultat på ett projekt som styrs enligt den klassiska vattenfallsmodellen. I många fall kan den modellen vara olämplig beroende på vilken produkt som skall utvecklas och vilka upphandlingsvillkor som gäller. En projektstyrningsmodell som har ett cykliskt eller inkrementellt beteende i kombination med lång projekttid kommer att skapa behovet av anpassade fasgranskningar beroende på om granskningen avser ett delsteg inne i en cykel eller om det handlar om att granska fullbordandet av en cykel. I det första fallet kan granskningen utföras inom den grupp som jobbar med aktiviteter som är aktuella för tillfället, eftersom det troligtvis bara är de som berörs av utfallet från en sådan delaktivitet. Fallet med granskning av fullbordad cykel kommer att involvera en större del av organisationen då det är fler som berörs av resultatet från fasgranskningen. T ex kan beslut om projektets vara eller icke vara tas med detta som grund. Exempel I ett projekt som följer en inkrementell modell utvecklas i det första steget grundläggande funktionalitet och eventuellt stöd för vidareutveckling. Varje delsteg i ett inkrement följer i princip vattenfallsmodellen. När man utvärderat arbetet i detta steg kommer man att behöva sammanställa underlag för att ta beslut om man ska vidareutveckla systemet, alltså påbörja nästa inkrement. Där kommer den modifierade fasgranskningen in som ett viktigt beslutsunderlag. 4 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

5 Resultat 4 Resultat Denna del beskriver de resultat som erhålls vid en fasgranskning. 4.1 Produkter De konkreta resultaten av en fasgranskning är ett fasgranskningsprotokoll och en restlista. Protokollet kan sedan användas för att utvinna ett mer abstrakt resultat i form av statistik och utvärdering. Man får ner avvikelser i projektet gentemot projektplanen på papper och kan på så sätt lättare justera dessa avvikelser eftersom de kommer i dager. Detta kan sedan användas som stöd i andra faser och projekt genom att till exempel göra en bättre tidsplanering. Restlistans tidssummering ger ett mått på hur mycket arbete som åtgår för att göra klart fasen. Detta är ett mått på hur långt efter planen man ligger. Detta mått kan användas som underlag för att revidera projektplan och tidsplanering. Mer abstrakta resultat av en fasgranskning är en reviderad projektplan och värdefulla erfarenheter som kommer till nytta i projektets fortsättning liksom i senare projekt. 4.2 Produktmallar I avsnitt 14, "Bilagor" finns ett exempel på hur fasgranskningsprotokollet och checklistan kan se ut. 5 Mallar och blanketter Här följer först exempel på en checklista. Exempel på fasgranskningsprotokoll och tillhörande restlista finns i avsnitt 14, "Bilagor". Checklista Följande lista är ett exempel på de specifika saker som man kan titta på under en fasgranskning. Har tidsplanen följts? Om inte, varför? Har arbetsbelastningen på någon projektdeltagare varit mycket större än den planerade? Har de uppsatta milstolparna klarats av? Om inte, varför? Har gränsen för antalet timmar under fasen hållits? Om inte, varför? Har alla planerade aktiviteter utförts i fasen? Kvarvarande aktiviteter förs upp på restlistan. Har alla dokument producerats enligt planen? Har programkod producerats enligt planen? RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8 5

6 Kontroll av resultat Vilka förändringar har gjorts av dokument och kod? Vilka konsekvenser har detta fått för projektet? Är dessa konsekvenser samma som förutsågs innan förändringen gjordes? Var förändringen positiv eller negativ för projektet? Hur har kvalitetsarbetet fungerat under fasen? Har alla dokument och eventuell programkod granskats? Hur har granskningsprocessen gått? Om det ej gått bra, vilka fel har begåtts och vilka förbättringar kan vi tänka på till nästa fas? Kan fasen avslutas? För varje specifik fas får man naturligtvis justera dessa punkter så att de passar just den fasen. Detsamma gäller för olika projekt, som kan ha helt olika faser och milstolpar. 6 Kontroll av resultat Fasgranskningen i sig är en granskning av genomfört arbete. En kontroll av en granskning behövs inte. Det som är viktigt att kontrollera är att de saker som finns med på restlistan verkligen utförs. Till detta utses lämpligen en gruppmedlem. Är restlistan relativt liten blir det enklast om projektledaren tar denna roll. Om något arbete på restlistan utförs av projektledaren bör detta kontrolleras av någon annan. 7 Exempel med förklaringar På nästföljande sidor följer ett exempel på delar som bör ingå i ett fasgranskningsprotokoll. För varje del finns en liten förklarande text. Exemplet avser granskning av designfasen. 6 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

7 Exempel med förklaringar Fasgranskning Datum Fas Planerat fasslut Designfasen Deltagare Nils Nilsson Åke Svensson Bengt Fritiofsson Harald Sagvik Befattning Projektledare Kvalitetssamordnare Designansvarig (fasansvarig) Implementationsansvarig Milstolpar för fasen Designspecifikation v1.0 Planerat Verkligt Skillnad (dagar) Kommentarer Ingen fara. Ingen försening av implementationsfasen. Övrigt arbete under fasen Här tar man upp arbete som inte omfattas av milstolparna ovan. Som vanligt är det viktigt att ta sig tid till kommentarer. Övrigt arbete under fasen Presentation av design. Användarhandledningen påbörjad. Teknisk dokumentation Planerat Verkligt Skillnad (dagar) Kommentarer Fick högsta betyg Utformningen av Tclkommandon utgör en stor del av denna. Hårt knuten till designen Ännu ej påbörjad. Delar återfinns i detaljdesignen. Integrationstestplan Något försenad start men utan följdförseningar. RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8 7

8 Exempel med förklaringar Övriga kommentarer Här ges de övriga kommentarer man har att ge om arbetet under fasen. Övriga kommentarer. Positiva och negativa erfarenheter under fasen. Designarbetet har varit omfattande och det har varit svårt att påbörja annat arbete innan designen är spikad. Trots allt har arbetet med designen fungerat bra. Restlista Restlistan tillhör också fasgranskningsprotokollet. Här anges vad som finns kvar att göra, när det ska vara klart, vem som ska göra det ochvem som kontrollerar att det blir gjort. Man tar även med avvikelser i dagar mot planerat antal samt antalet timmar som man beräknar att det skall ta att åtgärda de olika delarna i restlistan. Restlista Färdig senast Utförs av Kontr. av Skillnad (dagar) Timåt gång Framtagning av English styleguide Kalle Ulf +2 4h till användar- handledningen är försenad Påbörjad Teknisk dokumentation Kalle Ulf +2 0 Summa: * * * +4 4h Beslut Beslut tas i slutet av fasgranskningen. Här bedöms om restlistan är för stor eller innehåller alltför betydande aktiviteter för att man ska kunna gå vidare till nästa fas. Om gruppen anser att fasen inte kan lämnas bestäms ett datum för ny granskning och projektledaren får till uppgift att uppdatera projektplanen efter detta. Vanligtvis överförs dock resterande aktiviteter till nästa fas och fasen avslutas. Fortsätt med fasen Datum för ny granskning: Gå över till nästa fas Kontrollant av restlista: 8 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

9 Lösning till vanliga problem 8 Lösning till vanliga problem Om förutsättningarna i avsnitt 2, "Förutsättningar" är uppfyllda bör inga större problem uppstå med själva granskningsförfarandet. 9 Anpassning till PUMPRO-kursen Metodiken och mallarna är tänkta att användas i PUMPRO-kursen och troligtvis behöver inga drastiska anpassningar göras. Man bör dock tänka på att det i verkliga projekt i allmänhet finns en koppling mellan kalendertid och timmar. Denna koppling är inte alls lika naturlig i PUMPRO-kursen. Därför kan det vara en bra ide att ta upp skillnader i timmar istället för dagar i protokollen. Någon speciell checklista har inte ansetts nödvändig för fasgranskningarna under kursen, eftersom de kommer att variera mellan olika faser och projekt. Att fasgranska tar, om man är snabb, ca 15 min i anspråk. På dessa minuter får man ner på ett protokoll vad som inte följer projektets planering. Detta är en billig kontroll på att något kan vara på väg att eventuellt spåra ur. Eftersom granskningen går så pass fort bör alla i projektet vara med och säga sin mening. Det är viktigt att alla deltar engagerat och verkligen uttrycker sin personliga åsikt om arbetet under fasen för att man ska kunna lära sig av sina misstag. PUMPRO-projektets grupper är små och alla projektmedlemmar har därför rätt bra kontroll på vad som händer i projektet. Vid de regelbundna handledarmötena upptäcks de flesta problem tidigt och löses direkt. Fasgranskningen fyller inte riktigt sin funktion som lägesorientering för projektledningen. Dock får man ner allt på ett papper och problem och erfarenheter dokumenteras på ett enhetligt sätt. Detta är en viktig bit och eftersom man riskerar att inte ta fasgranskningarna så allvarligt eftersom man redan tycker sig ha läget under kontroll. Detta gör att det är särskilt viktigt att styra upp dessa möten strikt och verkligen se till att de utförs på ett seriöst sätt. I och med att PUMPRO-kursen blir så kompakt i tiden, är det stor risk att vissa faser blir väldigt korta. Därför rekommenderas kommande PUM-grupper att ha en gemensam fas för systemtest, acceptanstest och efterstudie om dessa endast varar ett par dagar. Det gäller dock att man inte missar något, vilket är lätt hänt om projektmedlemmarna börjar bli trötta i slutskedet av projektet. RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8 9

10 Mått på processen 10 Mått på processen 10.1 Resursmått En fasgranskning tar inte mycket tid i anspråk i förhållande till vad man får ut av den. Man får ett protokoll som talar om vad som avviker mot den uppgjorda planen och hur mycket denna avvikelse är i tid och i antal arbetstimmar. Planering och förberedelser Kvalitetsansvarig och fasansvarig måste förbereda sig. Detta borde, i normala fall, inte ta mer än en timme om det inte är frågan om några konstigheter. Självklart måste någon ta fram rutiner och blanketter för fasgranskningsmötet. Detta behöver endast göras en gång, då det inte behöver ske några förändringar mellan de olika faserna. Granskningsmöte Antalet deltagare vid ett fasgranskningsmöte är 3-4 personer. Ett möte tar inte mer än minuter att genomföra. Det kan givetvis ta längre tid om man fördjupar sig i problem, men normalt bör man klara det på denna tid. Uppföljning Denna punkt utgår om man inte fick ner några anmärkningar på restlistan. Har man fått anmärkningar i restlistan, är detta aktiviteter som man skulle ha gjort under fasen. Tiden man lägger ner på att åtgärda dessa kan man inte räkna in som en resurs som belastar processen. Däremot att granska dessa anmärkningar så att de har åtgärdats ingår i processen och är beroende på hur många punkter man har i restlistan. Till detta bör man, i normala fall, inte behövas mer än en timme. Detta leder till följande resursförbrukning: Planering och förberedelser, 2*1h=2h Granskningsmöte, normalt: 4*0,25h=1h (max: 4*0,5h=2h) Uppföljning, 1*1h=1h Vi förbrukar alltså 4-5 timmar för att se över hur vi ligger till i förhållande till vår projektplan. I de flesta fall kommer förmodligen mycket mindre av denna tid att åtgå då tidsåtgången för varje delmoment är väl tilltagen Produktmått Att få ett objektivt mått på hur fasgranskingsprocessen fungerar är långt från trivialt. För att mäta hur väl processen fungerar gäller det att ta reda på hur de åtgärder som granskningen resulterat i påverkat projektet. Om förändringar till följd av en fasgranskning bokförs ordentligt, kan man senare gå tillbaka och utvärdera om dessa åtgärder var korrekta, eller om det hade varit bättre att göra på något annat sätt. Detta kan dock vara svårt att genomföra. Det kan framför allt vara svårt att veta om man verkligen mäter hur väl fas- 10 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

11 Processbeskrivningens historik granskningarna fungerar, eller om man i själva verket mäter hur bra projektplaneringen i stort fungerar. Man kan i och för sig tänka sig att fasgranskningarna ingår som en del i projektplaneringen. Hur nyttiga de erfarenheter som destilleras fram under en fasgranskning är kan också vara svårt eller omöjligt att mäta. Vad som går att mäta i någon mån är vilken mängd erfarenheter och problem som uppdagas. Om man under fasgranskningen upptäcker en mängd aktiviteter som skulle ha varit klara och därmed hamnar på restlistan, så vittnar det kanske om att granskningsprocessen fungerar (och att något annat inte fungerar). Omfattningen hos fasgranskningsprotokollet kan alltså användas som ett mått på processen. Dock så måste detta naturligtvis vägas mot respektive fas omfattning och hur väl arbetet flutit under fasen Blanketter för insamling av mätdata Inga. 11 Processbeskrivningens historik Version Datum Författare Kommentar Marie Wilhelmsson Deluppgift 1 i hemtentamen i PUM- PRO Patrik Elmberg Tillägg av rubrikerna 5) Mallar och blanketter 9) Anpassning till PUMPRO-kursen Tillägg till referenslistan Viss omstrukturering Omformuleringar och rättning av stavfel Patrik Elmberg Exemplen överensstämmer nu med mallarna. Erfarenheter från kursen har förbättrat processen Mikael Wibring Tillägg av avsnittet 10) Mått på processen Omformuleringar och rättning av stavfel etc. Kompletteringar i exempel. Revidering av tabeller Mikael Wibring Revidering av måttprocessen. Omformuleringar och klargöranden i texten. RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v

12 Föreslagna förändringar som ännu ej åtgärdats Version Datum Författare Kommentar Erik Sundkvist Uppdaterade layouten på tabeller. Strukturerade om vissa avnitt. Flyttade om en del text mellan avsnitten. Förtydligade och utökade vissa beskrivningar. Rättade små fel av allmän karaktär Mattias Brodén Rättningar och omformuleringar av felaktiga meningar. Justering av stycken som hamnat i fel ordning pga tidigare omflyttningar. Kompletterat med egna erfarenheter från PUMPRO-kursen i kap Jonas Åslund Omformulering av mindre bra formulerade meningar samt tillägg av egna erfarenheter. Justering av de bifogade blanketternas layout. Kompletterat befintlig text med korrekta referenser. Korrigerat mindre språkfel Per Norén Lagt till beskrivning om anpassning till projektstorlek. Lagt till stycke 3.3 om alternativa projektstyrningsmodeller. Rättat någon felstavning samt ändrat felaktiga formuleringar. 12 Föreslagna förändringar som ännu ej åtgärdats Utöka exemplen på blanketter i avsnitt 14, "Bilagor", med fler fält i stil med de som föreslås i avsnittets inledning. Dock är det bara exempel och blanketterna måste förmodligen ändå anpassas till respektive projektgrupps egna rutiner. Jobba vidare med anpassning av fasgranskningen till alternativa projektstyrningsmodeller i stycke Referenser Nedanstående handbok rekommenderas: Televerket 1989, KVALITET I PROGRAMVARUPROJEKT - en referenshandbok, Revision A. 12 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

13 Bilagor 14 Bilagor På följande sidor ges exempel på fasgranskningsprotokoll med tillhörande restlista. Observera att exemplet endast ger en fingervisning om vad som kan ingå. Det kan också vara lämpligt att komplettera med formalia för granskningsmötet utöver datum och deltagare som t.ex. hur länge de närvarande förberett sig och dylikt. Man kan också komplettera med avdelningar för kvalitetsarbete och arbete med dokument och annat som man anser vara lämpligt. Om det anses lämpligt kan exemplet även kompletteras med ett protokoll för genomförda förändringar i projektplanen. Detta för att kunna utvärdera processen bättre. De blanketter som finns i denna bilaga är endast ett exempel på hur de kan utformas. Det är en bra grund att utgå ifrån, men komplettera gärna med egna uppgifter i stil med de som nämns i ovanstående stycke. RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v

14 Bilagor Fasgranskning Datum Fas Planerat fasslut Deltagare Befattning Milstolpar för fasen Planerat Verkligt Skillnad (dagar) Kommentarer Övrigt arbete under fasen Planerat Verkligt Skillnad (dagar) Kommentarer Övriga kommentarer. Positiva och negativa erfarenheter under fasen. 14 RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v 1.8

15 Bilagor Övriga kommentarer. Positiva och negativa erfarenheter under fasen. Fortsätt med fasen Datum för ny granskning: Gå över till nästa fas Kontrollant av restlista: Restlista Färdig senast Utförs av Kontr. av Skillnad (dagar) Timåt gång Summa: RUT - utvecklingshandbok 10.9 Fasgranskning v