Årsrapport. Samhällsbyggnadsnämnden. Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Årsrapport Samhällsbyggnadsnämnden 2016 Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden

2 Innehåll Femårsöversikt 3 Året som gått 4 Verksamhetsmål 5 Måluppfyllelse 5 Medborgardialog 7 Bemötande och service 7 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 8 Nämnd/förvaltningschef och stab 8 Miljö 8 Planering och bygg 8 Stadsingenjör 9 Kvalitet i verksamheten 10 Servicegarantier 10 NKI och KKiK 10 Verksamhetsledningssystemet 10 Ändamålsenligt och kostnadseffektivt 11 Intern kontroll 11 Personalredovisning 12 Organisations- och personalförändringar 12 Personalstatistik 12 Kompetensutveckling 13 Rekrytering 13 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete 14 Driftsredovisning 15 Driftsredovisning nämnd 15 Investeringsredovisning 17 Investeringar 17 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys 18 Nämnd, förvaltningschef och stab 18 Miljö 18 Planering och bygg 18 Stadsingenjör 18 Bilagor 19 Uppföljningsrapport verksamhetsmål 19 Uppföljningsrapport intern kontroll 19 Detaljplaner som vann laga kraft samt överklagades under

3 Femårsöversikt Femårsöversikt Driftsresultat Förbrukning av ram % 88,4% 94,5% 97,6% 98,3% 101,7% Antal årsarbetare Personalkostnader i % av totala kostnader 64,3% 63,1% 63,3% 60,5% 62,1% Sjukfrånvaro i % 3,1% 2,4% 1,6% 3,1% 3,3% Måluppfyllelse i % 80,0% 66,7% Servicegaranti bygglovsärenden 81% 93% 88% 87% - Servicegaranti enskilda avlopp 100% 100% 100% 99% 100% Servicegaranti värmepumpar 99% 100% 100% 99% 100% Servicegaranti planbesked 60%

4 Året som gått 2016 har varit ett intensivt år för samhällsbyggnadsnämnden, där fokus har legat på att nå högt satta mål och fortsatt verksamhetsutveckling samtidigt som flera tjänster på samhällsbyggnadskontoret varit vakanta. Kontorets övergripande mål för verksamheterna var att planera för 833 bostäder varav 100 småhus, vilket uppnåddes till i princip det dubbla. Under året antogs detaljplaner som sammanlagt innehöll bostäder varav 226 småhus. Sammantaget var måluppfyllelsen 80 %, vilket är betydligt bättre än föregående år då måluppfyllelsen var 67 %. Resterande 20 % av totalt 10 mål är delvis uppfyllda eller pågående. Rent ekonomiskt har det också gått bra för samhällsbyggnadsnämnden med ett överskott på 6,8 mnkr mot budget. Hög aktivitet och många ärenden har medfört att nämnden har ett stort överskott vad gäller intäkter, där det framförallt är bygglovs- och statsingenjörsenheterna som har haft betydligt fler utdebiteringar än budgeterat. På grund av ett flertal vakanta tjänster under året har nämnden också ett stort överskott även på personalkostnader, vilket vägs upp mot ett underskott vad gäller övriga kostnader har varit ett år som präglats av många rekryteringar och ökad personalomsättning. Extra vikt har därför lagts på att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt. En plan för hälsofrämjande arbete har tagits fram och genomförts under 2016 med fokus på insatser för att förbygga ohälsa, behålla låga sjukfrånvarosiffror samt stärka upplevelsen av kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Planens innehåll har främst fokuserat på ökad rörlighet/ergonomi, stresshantering och upplevd hälsa. Detta arbete kommer fortsätta under Under hösten har även en välbehövlig renovering och utbyggnad av kontorets kök, lunchrum och omklädningsrum genomförts för att anpassa lokalerna till det ökande antal medarbetare som förvaltningen anställt de senaste åren, samt öka trivseln på arbetsplatsen. Från och med september 2016 har samhällsbyggnadskontorets en ny organisation som består av tre olika verksamheter: miljö, planering och bygg samt stadsingenjör, som sammanlagt innefattar 10 olika enheter. Utöver det finns en förvaltningsövergripande stab och stadsarkitekten som är direkt underställt förvaltningschefen. Som alla förändringar tar det tid innan allt faller på plats och arbetet med att implementera den nya organisationen kommer fortsätta in under 2017, med fokus på bland annat ledarskap, medarbetarskap och informationshantering. 4

5 Verksamhetsmål Måluppfyllelse Av samhällsbyggnadsnämndens totalt tio mål har åtta stycken uppfyllts och två stycken mål är delvis uppfyllda under året. Totalt har nämnden haft 32 aktiviteter knutna till målen och av dem är det 27 aktiviteter som är klara, samt fem aktiviter som är delvis klara. Kommunfullmäktige gav samhällsbyggnadsnämnden tolv uppdrag i verksamhetsplan 2016, varav nio uppdrag har uppfyllts. Ett uppdrag är delvis uppfyllt och två är ej påbörjade. Uppdraget som är delvis uppfyllt är Kalmar cykelstad vilket under året har förlängts till och med De två uppdrag som ej har uppfyllts avser uppdrag där samhällsbyggnadsnämnden inte har huvudansvaret för uppdraget utan annan förvaltning eller bolag är huvudansvarig. Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda/ Uppfylls ej/ Ej pågår påbörjat Totalt Nämndsmål 8 (80%) 2 (20%) 0 10 Aktiviteter 27 (84%) 5 (16%) 0 32 Uppdrag 9 (75%) 1 (8%) 2 (17%) 12 Det övergripande målet planera för 833 bostäder varav 100 småhus Nämndens övergripande mål under året var att planera för bostäder, varav 300 småhus, fram till och med Det innebar att kontoret skulle planera för minst 833 bostäder varav 100 småhus under 2016 enligt kommunfullmäktiges målformulering. Samhällsbyggnadsnämnden har uppfyllt målet med god mariginal, till nästan det dubbla. Under 2016 antogs 17 stycken detaljplaner som sammanlagt möjliggör för bostäder, varav 226 småhus. I tabellen nedan presenteras de 17 detaljplanerna uppdelat på antal bostäder i typ av bostad och typ av upplåtelseform. Detaljplan Småhus Lgh Spec. HR BR ER bostäder Bostäder i södra Ljungbyholm Fjölebro etapp 4, Norra delen Jungs väg Bofinken Plommonträdet 5, Sandås 4 4 Söder om Slöjdaregatan Lindsdals förskola - Gösbäck 2:95, Lindsdal Kv Svalan Etapp 1, Norrgård Tingsrätten - Lärkan 1 m fl, Malmen Kv Bilen - Bilen 6, Norra Hansa City och Arenan Nya räddningsstationen - Brandbilen 1 m fl, Oxhagen Barlastholmen - Kvarnholmen 2:6 m fl, Hamnen Fredriksskans - Malmen 2:3 m fl, Malmen Norrlidens förskola 5

6 Södra staden Etapp 1 - Rinkaby 6: m fl, Rinkabyholm Karlssons Äng - Tehuset 1, 2 m fl, Södra vimpeltorpet Spiggen 3 och 4 mfl, Norrgårdsgärdet TOTALT Diagrammen nedan visar andelen bostäder fördelat på typ av bostad och upplåtelseform. 6

7 Medborgardialog Förvaltningen har på särskilt uppdrag från nämnden fokuserat på dialog med allmänheten samt andra aktörer, genom flera medborgardialoger i såväl detaljplaner som andra projekt. I detaljplanerna för Karlssons äng samt Södra staden har förvaltningen satsat extra mycket på medborgardialog. I Karlssons äng anordnades två dialoger med närmaste grannar till planområdet, samt de som stod i den kommunala tomtkön. De inbjudna fick kartor och annat material för att gruppvis resonera kring utvecklingspotentialen i området. Information kring dialogerna och projektet i sig lades kontinuerligt ut på så alla som ville kunde följa arbetet. Kommunstyrelsen beslutade i början på 2016 att en medborgardialog skulle genomföras gällande var den nya bad- och friskvårdsanläggningen skulle placeras. Samhällsbyggnadskontoret planerade och genomförde medborgardialogen med fyra dialogträffar och två utställningar. Utställningarna fanns i Baronen och i entrén till Kalmar sportcenter. En barnpanel anordnades där nio skolor och 11 elevrådsrepresentanter i åldrarna 6-15 år deltog. Utöver det genomfördes en dialogträff med föreningarna som är aktiva i den befintliga simhallen. Samhällsbyggnadsnämnden har generellt under året prioriterat extern kommunikation med syftet att få till möten med invånare och besökare där vi kan berätta om allt som är på gång och hur kommunen växer, samt lyssna in vad de tycker och tänker om Kalmars utveckling. Val av plats och teknik är gjort med ambitionen att nå målgrupper som förvaltningen erfarenhetsmässigt annars har svårt att nå. En film har tagits fram som visar de större planerade byggnationerna från Södra staden till Snurrom som fick stor spridning på sociala medier. Under december anordnade förvaltningen utställningen Kalmar växer på Baronen. Utställningen var interaktiv med möjlighet att testa Virtual Reality och olika interaktiva kartor. De interaktiva kartorna fanns på den mobila enheten som förvaltningen köpt in, för att underlätta möjligheten till mer digitalt utformade medborgardialoger. Bemötande och service Samhällsbyggnadsnämnden har under året prioriterat arbetet med bemötande och service gentemot allmänhet, besökare och övriga aktörer, inte minst i näringslivet. I Insikt gjordes en servicemätning av kommunens myndighetsutövande gentemot företag där miljö- och hälsoskydd samt bygglov var med från samhällsbyggnadskontoret. Både Nöjdkundindex (NKI) samt betygsindex per serviceområde 2 har kraftigt förbättrats 2015 jmf med 2011 och 2013 för miljö- och hälsoskydd. Bygglov hade höjt NKI 2015 jmf med 2013 och 2011, samt höjt sig eller oförändrat på tre av sex serviceområdena. Preliminära siffror, till och med tredje kvartalet, för NKI 2016 visar att bygglov har ökat kraftigt jmf med 2015, från 68 till 78. Miljö- och hälsoskydd fortsätter sin positiva trend och ökar från 68 till 72. I mätningen 2016 presenteras livsmedelskontroll separat, det ingick tidigare år i miljö- och hälsoskydd. Livsmedelskontroll har NKI 76. Större delen av personalen har deltagit i en kommungemensam satsning på kompetensutveckling utifrån konceptet Förenkla helt enkelt för att förbättra och ge medarbetarna nya verktyg att använda vid möten med näringslivet i rollen som myndighet. 1 Mätningen är gjord 2014, men rapporten heter Insikt Information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet. 7

8 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Nämnd/förvaltningschef och stab Samhällsbyggnadsnämnden har under året fattat beslut i flera stora projekt där detaljplaner som Fredriksskans, Södra staden etapp 1 och Karlssons äng godkänts och bygglov i bland annat Snurrom, Norra Vimpeltorpet och Bergagården beviljats. Under året har nämnden även besökt färdigställda projekt som exempelvis Mältaren och Oljeväxten. Förvaltningsledningen har arbetat intensivt med såväl förutsättningar för måluppfyllelse som verksamhetsutveckling och rekrytering. Fortsatt implementering av projektledningsverktyget och detaljplaneprocessen, framtagande av rutiner för resurssättningsarbete i samband med prioritering av detaljplaner och implementering av den nya organisationen är exempel på det. I och med att det händer mycket på förvaltningen har förvaltningsledningen valt att börja skicka ut nyhetsbrev till alla medarbetare, som ett sätt att förbättra den interna kommunikationen. Staben spänner över flera verksamhetsområden. Exempel på aktiviteter under året är en utredning kring diariesystem och utveckling av rutiner för framtagande och presentation av bostadsstatistik. Under året har en ekonomtjänst inrättats på förvaltningen och miljö- och kvalitetssamordnaren placerats på staben. Arbetet med att ta fram nya nyckeltal och verksamhetsmått för uppföljning har påbörjats och kommer intensifieras under Miljö Ärendemängden inom verksamhetsområde miljös samtliga enheter har varit omfattande och arbetsbelastningen är hög. Målen har trots detta uppfyllts och verksamheten har utvecklat arbetet med fokusgrupper i form av kontaktgrupper med näringslivet. En fokusgrupp per enhet är just nu igång. Under året så har tillsynen på miljöenheten inriktats på energi och risker. Kommunens arbete med masshantering och förorenade massor är omfattande. Livsmedelskontrollerna deltar i ett nationellt projekt och ett MSO-projekt gällande kosttillskott. Arbetet med uppdraget att fasa ut farliga ämnen från förskolor och skolor pågår för att skapa en så giftfri miljö som möjligt vid nybyggnationer, samt för att se vilka förbättringsåtgärder som kan göras i befintliga lokaler. Ett förslag till handlingsplan för det fortsatta arbetet har färdigställts under året och den beräknas beslutas av kommunfullmäktige under första kvartalet Kommunen har i sommar fått projektet Life-Sure (Sediment Uptake and Remidiation on Ecological basis) godkänt av EU. Arbetet kommer att pågå i fyra år och Kalmar kommun är projektansvarig. Partners är LNU och Teknikmarknaden. Medfinansiär är också Hav- och Vattenmyndigheten. Målet är att demonstrera en optimal teknisk lösning för att avlägsna, rena och recirkulera övergödda och lätt förorenade sediment, en teknik som ska vara billigare än nuvarande teknik, robust och kan drivas med minimal arbetsinsats från experter. Planering och bygg Under 2016 har verksamheten arbetat intensivt med att implementera den nya organisationen, samt etablera nya arbetssätt och rutiner som en följd av den. Som angetts under ovanstående avsnitt har flera stora detaljplaner antagits under året och planenheten har parallellt med det arbetat med medborgardialoger, påbörjat flera övergripande studier och den interna kvalitetskontrollen av producerat materialet har skärpts. 13 detaljplaner vann laga kraft under 2016 och två stycken överklagades, se bilaga 3. 8

9 Utbyggnad av ny infrastruktur i Snurrom har prioriterats under året, vilken har skett med ett moderniserat arbetssätt med modeller för maskinstyrning. Bygglovsenheten har under året hanterat både ett ökat antal ärenden totalt sett och fler omfattande ärenden som kräver mer utredning per ärende. Samtidigt har arbetet med rekrytering och introduktion av nyanställda varit intensivt där tid fått avstättas för handledning av nyanställda. Under perioden 1 augusti 2015 till 31 juli 2016 gav bygglovenheten ändå 766 startbesked, vilket genererade 24 mnkr i byggbonus från Boverket till Kalmar kommun. Under 2016 har antalet inkomna samt beviljade bostadsanpassningsärenden varit något färre än under föregående år. Bostadsanpassningsbidrag på 9,3 mnkr har betalats ut under året, vilket är en ökning med 0,6 mnkr jämfört med föregående år. Det är kostnaderna för bostadanpassning för äldre som har ökat samtidigt som kostnaderna minskat för bostadsanpassning till yngre. De allra flesta bidragen handlar om förändringar och anpassningar för låga belopp men det finns undantag. TME tillhörde organisatoriskt samhällsbyggnadskontoret från och med oktober (se mer under Personalredovisning) vilket bland annat innebar att två trafikenheter slogs ihop till en. Trafiksidan lider av personalbrist, men har under året bland annat arbetat med cykelfrågor, kollektivtrafikfrågor i samarbete med KLT, parkeringsfrågor, utbyggnad av p-ledningssystem och tekniska frågor kopplat till det samt vägmärken och vägvisning. Cirka 350 ansökningar om markupplåtelser har inkommit under året som rör allt från konserter till upplag och byggbodar. Under året har evenemangssidan speciellt fokuserat på service och bemötandefrågor för att aktörer som vill anordna evenemang i kommunen ska känna sig välkomna och den praktiska myndighetsutövningen kring det fungera effektivt. Bland annat påbörjades arbetet med en informationsfolder som ska färdigställas under Stadsingenjör Stadsingenjörsverksamheten har börjat införa ett nytt kartproduktionssystem, Geosecma, på förvaltningen. Syftet är att följa nationell standard avseende kartproduktion och få till ett standardiserat arbetssätt. Implementeringen beräknas vara klar i april Vidare har ett nytt kartstöd köpts in för att kunna visualisera stadsplanering i 3D. Förvaltningen ska under 2017 bland annat testa om kartstödet är lämpligt för att hålla digitala medborgardialoger. Under året har verksamheten beställt nya flygfoton, från Lindsdal till södra kommungränsen längs med kusten, för att kunna tillhandahålla ett uppdaterat kartmaterial. Kartmaterialet kommer att finnas tillgängligt som öppen data på vilket innebär att vem som hest kan använda det. Ärendevolymen för lantmäteriförrättningar har legat på samma nivå som 2015 och målet för handläggningstider uppnåddes. Lantmäterimyndigheten har under året medverkat i detaljplanearbetet i större omfattning, i takt med ett ökat fokus generellt på detaljplaner på förvaltningen. 9

10 Kvalitet i verksamheten Servicegarantier Under 2016 har servicegarantin för bygglovsärenden uppfyllts till 81 %, vilket är lägre än för år 2015 och 2014 (93 % respektive 88 %). Hög personalomsättning är en av förklaringarna, men under 2016 minskade även antalet ärenden som omfattas av servicegarantin med 65 %. Det medför att varje enskilt ärende får större utslag i statistiken. Antalet bygglovsärenden med servicegaranti som inte klarade tidsgränsen var oförändrad jämfört med år Servicegarantin för enskilda avlopp och värmepumpar ligger fortsatt kvar på samma höga nivå som tidigare år (100 % respektive 99 %), medan servicegarantin för planbesked hamnade på 60 %. Under året har arbetet med planbesked setts över och trenden visar att fler och fler ärenden håller tiden. Servicegaranti Bygglovsärenden 81 % 93 % 88 % Enskilda avlopp 100 % 100 % 100 % Värmepumpar 99 % 100 % 99 % Planbesked 60 % - - NKI och KKiK De preliminära siffrorna, till och med tredje kvartalet, för NKI visar som tidigare nämnts i kapitlet Verksamhetsmål, en ökning gentemot förra mätningen. Bygglov ökar från 68 till 78, miljö- och hälsoskydd från 68 till 72 samt livsmedelskontroll från 68 till 76. Under 2016 har enheterna arbetat med ett projekt gällande bemötande och service där berörda tjänstemän på samhällsbyggnadskontoret bland annat har gått utbildningen Förenkla helt enkelt. Arbetet med bemötande och service har också gett resultat när det gäller service via telefon och e-post. Inom ramen för Kommunens Kvalitet i korthet 2016 har mätningar gjorts inom områdena bygglov, miljö och hälsa samt gator och vägar. Jämfört med förgående år har resultaten förbättrats inom stort sett alla delar. Verksamhetsledningssystemet 2016 inkom 120 stycken synpunkter via Tyck till. Av dessa var 50 % förbättringsförslag, 48 % klagomål och resterande 2 % beröm. Qvalify AB reviderade för andra året i rad samhällsbyggnadskontoret mot ISO 9001 och ISO I revisionsrapporten kostaterade revisorerna att de såg stora förbättringar jämfört med förgående år. Internrevisionen visar inte på några större avvikelser. Kontoret har fortsatt arbetat med införandet av projektledningssystemet Antura, vilket säkerställer att samhällsbyggnadsnämnden arbetar enligt fastslagna processer. Kontinuerlig uppföljning av bland annat kostnader, resurser samt tidplaner gör att eventuella avvikelser och brister kan upptäckas och åtgärdas i ett tidigt skede. 10

11 Ändamålsenligt och kostnadseffektivt Samhällsbyggnadsnämnden har under året haft högt satta mål samtidigt som intensivt arbete har pågått med både verksamhetsutveckling och implementering av ny organisation. Därtill har flera tjänster på samhällsbyggnadskontoret varit vakanta och flera nya medarbetare skolats in. Att samhällsbyggnadsnämnden mot bakgrund av det har en måluppfyllelse på 80 % och uppnår det högt ställda bostadsmålet till i princip det dubbla, indikerar att verksamheten bedrivs mer ändamålsenligt och kostnadseffektivt än tidigare. Det styrks ytterligare av förbättrade resultat i mätningar som NKI och KKiK. Trots högt tryck och hög arbetsbelastning levererar samhällsbyggnadsnämndens verksamhet ännu bättre bemötande och service till allmänheten samt övriga aktörer. Det bekräftas dessutom av revisorerna som såg stora förbättringar jämfört med förra året och av att internrevisionen inte visade på några större avvikelser. Intern kontroll Utifrån det nya reglementet och de nya riktlinjerna för intern kontroll beslutade samhällsbyggnadsnämnden i april om en intern kontrollplan för Under hösten genomfördes en riskanalys för alla verksamheter på kontoret och de risker som erhöll högst riskkategori fick ingå i den interna kontrollplanen för 2017 som beslutades av samhällsbyggnadsnämnden i januari I bilaga 2 Uppföljningsrapport intern kontroll framgår utfallet av de under året genomföra kontrollerna. 11

12 Personalredovisning Organisations- och personalförändringar Mot bakgrund av de senaste årens omfattande mål, stora rekryteringsbehov och intensiva verksamhetsutveckling har det uppstått behov av anpassa samhällsbyggnadskontorets organisation till de nya förutsättningarna. Organisationen behöver vara mer renodlad och målstyrd, med färre medarbetare per chef och fokus på tydlig prioritering, verksamhetsplanering samt stöd från närmaste chef. Kraven har medfört att samhällsbyggnadskontoret har genomfört en stor omorganisation under En central del av omorganisationen var att införa enhetschefer i de tre olika verksamheterna miljö, planering och bygg samt stadsingenjör. Sex nya enhetschefstjänster har anställts varav fem har tillsatts genom internrekrytering på förvaltningen. Under hösten 2016 antogs dessutom nya reglementen för kommunen, vilket medförde att delar av enheten Trafik, Markupplåtelse och Evenemang (TME) flyttades över från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret i samband med omorganisationen. Förvaltningen utökades därmed med fem medarbetare och TME är en enhet under verksamheten Planering och bygg. Under 2016 påbörjades genomförandet av uppdraget Koncentrerad Administration vilket har inneburit att två medarbetare, en ekonomiassistent och en HR-specialist, organisatoriskt har flyttas över till kommunledningskontoret. Hösten 2016 genomfördes en medarbetarenkät på förvaltningen som visar att förvaltningen förbättrat sig inom alla områden jämfört med 2014 utom inom området arbetsbelastning som försämrats, d.v.s. medarbetarna upplever att arbetsbelastningen har ökat. Detta område samt ytterligare några områden kommer ligga till grund för en handlingsplan som kommer genomföras under 2017 och Personalstatistik På samhällsbyggnadskontoret fanns det den 31 december tillsvidareanställda varav 55 kvinnor (54 %) och 47 män (46 %), samt sex visstidsanställda/vikarier (fem kvinnor och en man). I dessa siffor ingår inte personalen på TME som rent ekonomiskt flyttades över vid årsskiftet 2016/2017. Ökningen av antalet anställda beror på personalförstärkningar som gjorts i bland annat verksamheten Planering och bygg samt i staben. De nya enhetschefstjänsterna som internrekryterades i samband med omorganisationen har inte inneburit ytterligare tillsättningar, då de även fortsättningsvis arbetar operativt inom sina enhetsområden. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden var 99,7 % och det är endast en tillsvidareanställd medarbetare som, efter egen begäran, har en lägre sysselsättningsgrad. Under 2016 har vi sett en markant ökning på personalomsättningen och det är andelen som slutar på egen begäran som ökat. Majoriteten som slutat på egen begäran har valt att gå till andra kommuner, både i närområdet och längre bort. Orsakerna till byte av kommun är något förvaltningen kommer bevaka framöver. SBK Mätdatum: 31 dec Källa: Hypergene och PS Utdata Tillsvidareanställda Kvinnor 2016 Män Totalt Kvinnor 2015 Män Totalt Antal Årsarbetare 54,7 47,0 101,7 50,9 43,0 93,9 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 99,5 100,0 99,7 99,8 100,0 99,9 Andel heltider i % 98,2 100,0 99,0 98,0 100,0 98,9 Medelålder 44,6 44,0 44,3 45,0 43,1 44,1 Personalomsättning i % 9,3 6,7 8,1 2,0 4,5 3,2 12

13 Antal Kvinnor Åldersfördelning år år år år år Män Kompetensutveckling Samhällsbyggnadskontorets verksamhetsområden är mycket kunskapsintensiva, vilket kräver kontinuerlig kompetensutveckling. Under året har det gjorts individuella kompetensutvecklingsinsatser kopplade till vissa kunskapsområden/system och lagstiftningar, exempelvis Geosecma, PBL, Miljöbalken och projektledarutbildningar. Förvaltningen har även satsat på ledar- och chefsutveckling under Detta kommer att fortsätta under med bland annat påbyggnadsutbildningar. För att möta upp de svårigheter förvaltningen har att tillsätta vakanta tjänster har vi arbetat mer medvetet med intern rörlighet, genom bland annat internrekrytering av fem enhetschefer samt satsat på att ge medarbetare möjlighet att växa och utvecklas på förvaltningen genom nya ansvarsområden eller andra arbetsuppgifter. Som en del av planen för det hälsofrämjande arbetet för 2016 har alla medarbetarna erbjudits en kurs i stresshantering, ledd av en hälsopedagog inriktad mot området. 26 personer har deltagit i steg 1 och kursen har bestått av 15 tillfällen á 1 timme där medarbetarna getts verktyg att arbeta förebyggande samt lärt sig tekniker för att hantera sin upplevelse av stress. Samhällsbyggnadskontoret prioriterade den kommungemensamma utbildningen Förenkla helt enkelt som var inriktad på kontakter med näringslivet i rollen som myndighet. Under hösten 2016 deltog större delen av personalen på förvaltningen i de olika delar som ingick i upplägget. Rekrytering Förvaltningen har under 2016 haft ett omfattande rekryteringsbehov med 21 annonser ute där de flesta tjänster varit möjliga att tillsätta. Dock ser vi fortsättningsvis stora svårigheter att rekrytera erfarna trafikplanerare, projektledare inriktning gata/väg samt chefer inom våra verksamhetsområden. Utökningen av personalstyrkan har gjort att den lokalbrist som funnits sedan några år tillbaka har stegrats och alternativa lösningar på lokaler har diskuterats och i flera fall har två eller fler medarbetare fått dela på rum. 13

14 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete De låga sjukfrånvarotal som förvaltningen har haft sedan en längre tid tillbaka har ökat något under 2016 och det är främst långtidssjukfrånvaron som ökat under året, där den vanligaste orsaken till sjukskrivning är utmattningssyndrom bland medarbetare i åldern år. Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 1,79 2,2 1,92 0,8 2,02 1, år 4,22 4,67 4,47 1,6 3,34 2, år 2,23 0,47 1,57 2,98 0,82 2,24 Totalt 2,98 3,15 3,06 2,16 2,58 2,36 Det framkom även i medarbetarenkäten för 2016 där arbetsbelastning stack ut som ett område som försämrats. Detta är något som förvaltningen tar på stort allvar. Under 2016 togs därför en plan för hälsofrämjande arbete fram, med syftet att förebygga upplevelsen av stress och stillasittande arbete samt ge utrymme och kunskaper om återhämtning. I planen ingår bland annat insatser så som chefsutveckling, ledarutveckling, hälsosamtal, ergonomiåtgärder, friskvårdsbidrag, hälsoprofil, och riktade aktiviteter under arbetstid för att förebygga stress och stillasittande arbete genom ökad rörelse och stresshantering/återhämtningsmöjligheter. Planen har tagits emot mycket väl av personalen och kommer efter revidering fortsätta under Förvaltningen har även satsat på att renovera och anpassa kök, lunchrum och omklädningsrum för att möta upp ökande antal medarbetare, skapa trivsel/gemenskap och ge större möjligheter för personalena att tex. cykla till och från arbetet, träna under lunchen samt äta medhavd mat. 14

15 Driftsredovisning Driftsredovisning nämnd Driftsredovisning tkr Budget 2016 Utfall, jan-dec Utfall (%) Skillnad Intäkter % Kapitaltjänstkostnader % -32 Personalkostnader % Övriga verksamhetskostnader % Summa % Samhällsbyggnadskontorets verksamheter redovisar ett överskott för 2016 på 6,8 mnkr mot budget, vilket innebär en positiv budgetavvikelse på 12 %. De totala intäkterna har blivit betydligt högre än budgeterat (+6,5 mnkr), mycket beroende av den höga ärendemängden som har hanterats under året. Det är framförallt inom enheterna på statsingenjörsverksamheten samt bygglovsenheten som de största intäktsavvikelserna finns, men alla enheterna har mer eller mindre positiva avvikelser. Samhällsbyggnadskontoret har under året haft ett flertal vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna (+5,8 mnkr). Framförallt är det inom ansvar förvaltningschef samt miljö- och projektenheterna som personalkostnaderna avviker mest. Orsaker till avvikelserna är organisationsförändringar, tjänstledigheter och vakanta tjänster under året. Övriga verksamhetskostnader blev högre än budgeterat (-5,5 mnkr), varav kostnaderna för bostadsanpassningsbidrag har en avvikelse mot budget på -1,0 mnkr (föregående år -1,9 mnkr). Det är framförallt inom ansvar förvaltningschef, stadsingenjörsenheterna samt bygglovsenheten som avvikelserna är som störst. Det har under året bland annat satsats på nya möbler i både gemensamma lokaler och på ett flertal enskilda kontor. Satsningar har också gjorts på att ta fram ny film, samt på att synliggöra kommunen och samhällsbyggnadskontoret för medborgarna, såsom Kalmar Växer och deltagande i Bussiness Arena. Extra resurser har också avsats för att rekrytera nya medarbetare till vakanta tjänster under året. Utfall per verksamhetsområde 11% 3% 8% Nämnd 13% 15% Förvaltningschef Stab Bygglovsenheten Stadsingenjörsenheten 14% 8% Planeringsenheten Miljöenheten 28% Projektenheten 15

16 Driftsredovisning per enhet Totalt ligger samhällsbyggnadskontorets förbrukning på helår på 88 % av budget. Nedanstående tabell visar budget 2016 jämfört med ekonomiskt utfall helår för intäkter respektive kostnader samt nettoavvikelse, uppdelat på respektive enhet inom samhällsbyggnadskontoret (gamla organisationen t.o.m ). Det finns mer eller mindre avvikelser inom alla enheter och konstateras kan att alla enheter har positiva avvikelser mot budget. Driftsredovisning tkr 2016 Budget 2016 Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Nämnd Förvaltningschef Stab Bygglovsenheten Stadsingenjörsenheten Planeringsenheten Miljöenheten Projektenheten Summa Nämndens överskott på 0,2 mnkr beror på att kostnader för utbildning och resor inte varit lika stora som budgeterats. Överskottet på knappt 0,5 mnkr på förvaltningschefens ansvar inkluderar ett överskott för personalkostnader på 1,9 mnkr samt ett underskott på övriga kostnader på -1,4 mnkr. Vad gäller personalkostnader beror avvikelsen framförallt på att stadsarkitekten varit utlånad till planeringsenheten viss del av året samt att HR-specialisten organisatoriskt har flyttat till kommunledningskontoret under året. Underskottet på övriga kostnader beror bl.a. på renovering av personalutrymmen, arrangemangen Kalmar Växer och Business Arena mm. Ett litet överskott på personalkostnader innebär att staben har ett något lägre utfall än budgeterat. Bygglovsenheten har ett stort överskott gentemot budget som beror på en hög intäktsdebitering under året, vilket till viss del jämnas ut av ökade kostnader för bostadsanpassningsbidrag och övriga verksamhetskostnader. De ökade kostnaderna har bland annat bestått av köp av administrativa tjänster samt kurser och representation. Stadsingenjörsenhetens utfall ligger i nivå med budget men inkluderar ett överskott för personalkostnad på grund av vakanser samt på intäkter på grund av hög debitering under året. Ett underskott på övriga kostnader, framförallt för köp av administrativa tjänster, innebär att nettoutfallet blir ungefär lika med budget. Även planeringsenhetens utfall ligger i nivå med budget. Mindre avvikelser finns både på intäktssidan samt personalkostnad och övrig kostnad. Miljöenhetens överskott beror framförallt på avvikelser på personalkostnader beroende på vakanta tjänster under året. Projektenhetens överskott utgörs av högre intäktsdebitering än budgeterat, samt att enheten haft vakanta tjänster under året som innebär ett plus på personalkostnader. 16

17 Investeringsredovisning Investeringar Under året har samhällsbyggnadsnämnden haft en investeringsbudget på totalt 1,0 mnkr, vilket är samma budget som nämnden haft de senaste åren. I år har bygglovenheten köpt in en skanner och stadsingenjörsverksamheten köpt in mätningsinstrument för 0,5 mnkr samt en mätarbuss för 0,3 mnkr. Därutöver har investeringsmedel använts för renovering av kök och personalutrymmen, 0,45 mnkr. Totalt hamnar investeringskostnaderna på 1,3 mnkr, vilket innebär ett underskott för nämnden på -0,3 mnkr. (För 2015 hade nämnden ett överskott på knappt 0,7 mnkr.) Investeringsredovisning 2016 tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Förvaltningschef Bygglovsenheten Stadsingenjörsverksamheten Summa

18 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys Nämnd, förvaltningschef och stab Under det gångna året har samhällsbyggnadsnämnden rustat för de ökade krav som ställts på verksamheten, bland annat genom att omorganisera och utöka personalstyrkan med fler enhetschefer och övriga medarbetare på samhällsbyggnadskontoret. Utökning av personalresurser kommer även att behövas de närmsta åren för att klara samhällsbyggnadsnämndens mål med rimlig arbetsbelastning. Ett behov av ytterligare lokaler/kontor, uppdatering och utökning av verksamhetssystem samt konsultativa tjänster finns också. Sammantaget kommer detta innebära att nämndens budgetram framöver troligtvis behöver ses över. Samhällsbyggnadskontoret kommer fortsätta att utveckla och prioritera informations- och kommunikationsarbetet gentemot invånare, besökare och övriga samhällsaktörer, men även internt. Ett fokusområde är att utveckla och arbeta med medborgardialog i alla verksamheter. Förvaltningen kommer att ta fram relevanta nyckeltal för utvärdering och uppföljning som visar om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Miljö Lagstiftningen inom verksamhetens område är under ständig förändring vilket ställer höga krav på kompetensutveckling. Det gör också verksamheten känslig för förändringar inom personalen och vid rekrytering. I en växande kommun så tillkommer nya tillsynsobjekt och med det ett kommande rekryteringsbehov. Arbetet inom området Förenkla helt enkelt kommer att fortgå. Detta för att leva upp till ett bra företagsklimat och en ständig utveckling inom området behövs. Planering och bygg Under 2017 är inriktningen att möjliggöra för en hög bostadsbyggnation i kommunen, både genom planering och genomförande. Eftersom målet om planerade bostäder uppfyllts till i princip det dubbla krävs ett ökat fokus på genomförande av planerad byggnation och övriga infrastrukturprojekt under kommande år. En uppdatering av vindkraftsplanen ska göras under året och planeringen av aktivitetsstråket i Berga-Norrliden kommer bli klar. Flera större och strategiskt viktiga detaljplaner kommer att startas under året, bland annat andra etappen av Södra staden och den nya bad- och friskvårdsanläggningen i norra Kalmar. Ett nytt lagförslag avseende Lagen om bostadsanpassningsbidrag har överlämnats till regeringen. Om lagförslaget träder i kraft kommer detta innebära en del förändringar i kommunerna. Bland annat att bostadsanpassningsbidraget ska omfatta brandskydd för personer med kognitiv funktionsnedsättning, att lättnader görs angående återställningsbidrag och att kommunerna, i stället för kontantbidrag, ska kunna lämna bostadsanpassningsbidrag som ett åtagande från kommunen att genomföra åtgärderna. Stadsingenjör En viktig framtidsfråga för stadsingenjörsverksamheten är att anpassa verksamheten för att kunna öka den digitala nyttan för allmänheten och övriga aktörer. För närvarande arbetar främst SKL, Boverket och Lantmäteriet tillsammans med landets kommuner med att enas om digitala standarder på nationell nivå, för att kommunerna ska kunna erbjuda fler och enkla e-tjänster. Det innebär att stadsingenjörsverksamheten framöver behöver följa Svensk geoprocess och Digital samhällsbyggnadsprocess. 18

19 Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsmål Bilaga 1. Uppföljningsrapport intern kontroll Bilaga 2. Detaljplaner som vann laga kraft samt överklagades under 2016 Bilaga 3. 19