Granskning av årsredovisning Socialnämnden Halmstads kommun

Transkript

1 Granskning av årsredovisning Socialnämnden Halmstads kommun Revisionsrapport Mars 2012 Inger Andersson Kerstin Sikander

2 Innehåll Inledning... 3 Bakgrund... 3 Metod... 3 Granskningsresultat... 3 Verksamhetsredovisning... 3 Driftredovisning... 5 Investeringsredovisning... 6 Prognoser... 6 Intern kontroll of 7

3 Inledning PwC har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2011 har således bl.a. Socialnämnden valts ut. Bakgrund Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Metod Vi har företrädesvis tagit del av Socialnämndens verksamhetsplan för , verksamhetsberättelse 2011 liksom Planeringsdirektiv med budget för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens ekonomichef och administrativ chef. Granskningsresultat Verksamhetsredovisning I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. I Socialnämndens verksamhetsberättelse anges inledningsvis (sidan 4) I samband med att Verksamhetsplan 2012 har lagts in i Stratsys så har det blivit uppenbart att målformuleringar sedan tidigare har haft kvalitetsbrister. Det nya systemet tvingar fram bedömningar om måluppfyllelse går att besvara redan när målen formuleras. Isamband med detta har insikten kommit att nämndens tidigare mål har varit svåra att följa upp och att vi inte helt har lyckats koppla aktiviteter och nyckeltal till målen, dvs har nyckeltalet verkligen mätt det målet vill uppnå. En viss självkritik kan därför vara på sin plats nu när målen enligt det gamla systemet nu ska redovisas. En del mål kan man inte bedöma om måluppfyllelse nåtts. 3 of 7

4 Härefter följer en kortfattad kommentar avseende nämndens olika verksamhetsmål. I särskilt dokument benämnt Bokslut 2011 (måluppföljning) kommenteras verksamhetsmålen inom fullmäktiges olika målområden enligt nedan: - Demokrati och dialog - Omsorg och stöd - Trygghet och folkhälsa - Övriga prioriteringar Vi uppfattar att Socialnämndens redovisning försämrats gentemot föregående år. Vi konstaterade visserligen då att det var svårt att utläsa graden av måluppfyllelse. En orsak var just som nämnden konstaterat brister i själva målformuleringen ingick dock ett särskilt avsnitt om God ekonomisk hushållning och Kommunala jämförelser, vilket vi såg mycket positivt på. I dokumentet Bokslut 2011 (måluppföljning) anges i princip aldrig någon måluppföljelse, utan endast kommentarer avseende aktiviteter och någon form av analys. Med ledning av vad som angivits i verksamhetsplan och verksamhetsberättelse har vi gjort en sammanställning med försök till att ange i vad grad måluppfyllelse nåtts. Av totalt tolv verksamhetsmål ses sju stycken som uppnådda, två ej uppnådda och tre är svårbedömda. Uppnådda: Förutsättningar för ett enhetligt, förvaltningsgemensamt system för dialog och system för dialog och uppföljning skall utredas. Särskild satsning på utveckling av metoder riktade till personer med nedsatt autonomitet. Erbjudande av sysselsättning till personer med psykiska funktionsnedsättningar eller beroendeproblematik Fortsätta erbjuda föräldrastöd och PREP, gärna i samverkan Utvärdering av Kriscentrum- våld i nära relation Förvaltningen skall uppmärksamma våld i nära relationer, och särskilt barn som utsätts för våld eller bevittnar våld Handikappomsorgens fritids verksamhet skall utveckla metoder för att funktionshindrade kommuninvånare bättre skall kunna tillgodogöra sig utbudet Ej uppnådda: Familjehemsplacerade barn och unga ska lyckas i skolan i samma utsträckning som andra barn. Frivilliginsatser för ensamkommande flyktingbarn underlättar integrationen Svårbedömda: Insatser riktade till ungdomar i gymnasieåldern ska samordnas i samverkan med utbildningsnämnden Barnperspektivet skall stärkas. Brukare i bostad med särskild service skall uppleva säkerhet och trygghet i sina boenden 4 of 7

5 Driftredovisning Socialnämndens resultat för 2011 uppgår till -5,5 mnkr (fg år 7,7 mnkr). Avvikelsen beror främst på ökade kostnader för externplaceringar vars ökning inte har gått att förutse. Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Utfall Avvikelse Mnkr Socialnämnden ,6 539,9 545,4-5,5 Summa: ,6 539,9 545,4-5,5 Utfallet för de olika enheterna inom Socialnämnden beskrivs nedan: Barn och Ungdom 3,6 mnkr. Familjehemsplacerade barn har under året ökat med 9 barn och överstiger budget med -1,6 mnkr. Övriga placeringar inom familjehemsverksamheten som jourhem och externt placerade avviker mot budget med -2,7 mnkr. Antalet vårddygn har ökat 10 %. Bep (Avdelningen för personer med beroende eller psykiskt funktionshinder) 4,4 mnkr. Totalt underskott på externa placeringar uppgick till -7,1 mnkr, varav missbrukarsidan stod för -4,7 mnkr. Vakanser, sparande samt något högre intäkter än budgeterat har gett ett överskott med 2,7 mnkr. Boende och korttid -0,9 mnkr. Främsta orsaken till underskottet är en obudgeterad externplacering. Stöd och service -2,7 mnkr. Förklaringen är delvis att vissa ärenden förlorat rätten till statsfinansierad personlig assistans och istället ges andra insatser med kommunal kostnad som följd. Stab/nämnd, förvaltningsövergripande +6,2 mnkr. Överskottet beror till största delen på att ett egenfinansierat driftprojekt gått på sparlåga. Projektet handlar om kvalitetssäkring av myndighetsutövningen och innefattar bland annat kompetensutveckling, arbetsmiljö och arbetsledning. Nämnden begär att underskott med -5,6 mnkr inte ska balanseras då det uppkomna underskottet är helt hänförligt till externplaceringarnas volym- och kostnadsökningar. Vi kan konstatera att Socialnämnden 2011 inte klarar att uppnå en ekonomi i balans. I verksamhetsberättelsen lämnas ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2010 års utfall. Samtliga enheter lämnas kommentarer till avvikelser mot budget. Åtgärder/planer för att komma tillrätta med negativa budgetavvikelser har diskuterats på ledningsmöten. Inför 2012 har beloppsmässiga besparingar fördelats ut till enheterna. 5 of 7

6 Investeringsredovisning Socialnämndens investeringsbudget för 2011 uppgick till 1,2 mnkr. Av dess medel har 502 tkr förbrukats. Orsak till att resterande budget inte använts är främst relaterat till kommande enheter. Belopp i mnkr Verksamhet Budget -11 Bokslut-11 Avvikelse Ombudg Socialnämnden 1,2 0,5 0,7 0,7 Vi kan konstatera att endast 42% av årets planerade investeringar har genomförts. Investeringsöverskottet 698 tkr har begärts ombudgeterat för att utrusta nya ersättningsfastigheter som startar Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Prognoser Budgetföljsamhet och prognossäkerhet är två viktiga aspekter när det gäller ekonomisk kontroll. Vi har tagit del av nämndens ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Socialnämnden. 0 febr mars april maj juni aug sep okt nov utfall Belopp febr mars april maj juni juli aug sep okt nov utfall ,0-4,2-5,5 6 of 7

7 Fram till och med september månad räknade verksamheten med att klara ett nollresultat. Det ökade budgetunderskottet under senare delen av året beror till största delen på kostnadsökningar för externplaceringar samt att personlig assistans minskade med 15 brukare. I oktober redovisades ett underskott om -2,0 mnkr, vilket sedan i bokslutet hade ökat till -5,5 mnkr. Som framgår ovan är resultatförsämringen en följd av faktorer som varit svåra att förutse. Intern kontroll Socialnämndens internkontrollplan för 2011 innehåller 17 olika rutiner med totalt 31 olika kontrollpunkter. Huvudrubrikerna är: Verksamhet Ekonomi Arbetsmiljö Administration Data Lokaler och säkerhet För utvalda rutiner finns en riskbedömning avseende hur troligt det är att ett fel uppstår, hur allvarliga konsekvenserna kan bli samt grad av merkostnader. Bedömning har gjorts i en fyrgradig skala. För varje rutin finns en eller flera kontrollansvariga (avdelningsvis) som har avlämnat rapport till socialförvaltningens verksamhetsutvecklare. Denne har sedan gjort en sammanställning av de resultat som inkommit. Tidigare har resultatet av kontrollen endast redovisats kortfattat i Socialnämndens årsredovisning. Nu sker redovisningen som ett separat ärende. Vi har endast tagit del av den sammanställda rapporten och det är också den som Socialnämnden får till sig. Detta kan i och för sig vara tillräckligt, men det är oklart i vilken omfattning kontrollerna skett. Ett sätt att utveckla internkontrollarbetet är att enhets-/avdelningschefer utför kontroller på andra än sina egna ansvarsområden. 7 of 7