Årsrapport. Samhällsbyggnadsnämnden. Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Årsrapport Samhällsbyggnadsnämnden 2017 Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden

2 Innehåll Femårsöversikt 3 Året som gått 4 Verksamhetsuppfyllelse 4 Verksamhetsmål 5 Måluppfyllelse 5 Ordning och reda i ekonomin 5 Ett grönare Kalmar 5 Ett växande attraktivt Kalmar 6 Hög kvalitet i välfärden 6 Verksamhet och medarbetare 7 Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter 7 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 8 Nämnd/förvaltningschef och verksamhetsområde stab 8 Verksamhetsområde Stadsingenjör 8 Verksamhetsområde Planering och Bygg 8 Verksamhetsområde Miljö 9 Kvalitet i verksamheten 10 Servicegarantier 10 NKI och KKiK 10 Verksamhetsledningssystemet 10 Ändamålsenligt och kostnadseffektivt 11 Intern kontroll 11 Personalredovisning 12 Organisations- och personalförändringar 12 Sjukfrånvaro och förebyggande arbete 13 Kompetensutveckling och personalförsörjning 13 Driftsredovisning 14 Driftsredovisning nämnd 14 Investeringsredovisning 17 Investeringsredovisning nämnd 17 Strategiska framtidsfrågor 18 Nämnd/förvaltningschef och verksamhetsområde stab 18 Verksamhetsområde Stadsingenjör 18 Verksamhetsområde Planering och bygg 19 Verksamhetsområde Miljö 19 Bilagor 20

3 Femårsöversikt Femårsöversikt Driftsresultat Förbrukning av ram % 97,1% 88,4% 94,5% 97,6% 98,3% Antal årsarbetare Personalkostnader i % av totala kostnader 60,4% 64,3% 63,1% 63,3% 60,5% Sjukfrånvaro i % 2,6% 3,1% 2,4% 1,6% 3,1% Måluppfyllelse i % 100,0% 80,0% 66,7% - - Servicegaranti bygglovsärende - 81% 93% 88% 87% Servicegaranti enskilda avlopp 99% 100% 100% 100% 99% Servicegaranti värmepumpar 99% 99% 100% 100% 99% Servicegaranti planbesked 71% 60%

4 Året som gått Verksamhetsuppfyllelse 2017 har varit ett intensivt år för samhällsbyggnadsnämnden, där fokus har legat på att nå högt satta mål, implementera den nya organisationen och fortsatt verksamhetsutveckling, samtidigt som flera tjänster på samhällsbyggnadskontoret varit vakanta. Trots ett högt tryck har kontoret varit väldigt framgångsrikt i att nå uppsatta mål och har för 2017 en måluppfyllelse på 100 %. Detta är en klar förbättring jämfört med 2015 (67 %) och 2016 (80 %). Endast ett fåtal aktiviteter har ej uppfyllts, vilket främst haft sin orsak i personalbrist. Kontorets övergripande mål för verksamheterna var att planera för bostäder, varav 300 småhus under tidsperioden Under 2016 och 2017 har samhällbyggnadskontoret tagit fram detaljplaner som möjliggör cirka 1750 bostäder, varav 227 småhus. Det resterande antalet, 750 bostäder varav 74 småhus, bedöms kunna antas med god marginal under Under 2017 syntes verkligen resultatet av förvaltningens fleråriga arbete med att möjliggöra byggnation i kommunen, hela 677 bostäder färdigställdes varav 55 % är hyresrätter. Liknande siffror har kommunen inte varit i närheten av sedan tidigt 80-tal, då det 1980 byggdes 573 bostäder och 1981 byggdes 502 bostäder. Under 2016 färdigställdes 302 bostäder, varav 50 % var hyresrätter och motsvarande siffra för 2015 var 293 bostäder, varav 35 % var hyresrätter. Rent ekonomiskt har det också gått bra för samhällsbyggnadsnämnden med ett överskott på drygt 1,3 mnkr mot budget. Hög aktivitet och många ärenden har medfört att nämnden har klarat årets ökade intäktskrav. På grund av ett flertal vakanta tjänster under året har nämnden också ett stort överskott på personalkostnader, vilket vägs upp mot ett underskott vad gäller övriga kostnader. Av kommunens totala investeringsbudget 2017 på 350,0 mnkr har samhällsbyggnadskontorets projektenhet varit ansvariga för ungefär 100 projekt med en total budget på drygt 110,0 mnkr, med ett utfall på drygt 75,0 mnkr. Det projekt som budgetmässigt varit störst 2017 är bullervall Djurängen, ca 25,0 mnkr. Av de projekt som krävt stora personella resurser kan nämnas gator runt Gesällen, Lindsdals lekplats, Norrliden park, Erik Dalbergs väg, samt gång- och cykelväg Esplanaden. Därutöver har projektenheten även varit involverade i ett stort antal exploateringsprojekt som exempelvis Ölandshamnen/LNU, Snurrom, Fjölebro och Södra staden. Samhällbyggnadskontoret har under 2017 intensivt arbetat med rekryteringar för att tillsätta vakanta tjänster, samt hälsofrämjande och trivselhöjande aktiviteter för att minska personalomsättningen. Kontorets hälsofrämjande plan, med fokus på ökad rörlighet/ergonomi, stresshantering och upplevd hälsa, är ett väldigt uppskattat inslag bland personalen. Arbetet med detta kommer att fortsätta under Kontoret kommer även under 2018 att tillsätta en arbetsgrupp specifikt inriktad på att arbeta med gemenskapshöjande aktiviteter. 4

5 Verksamhetsmål Måluppfyllelse Samhällsbyggnadskontoret har klarat av att uppfylla de totalt tolv mål som nämnden beslutat. Totalt har nämnden haft 41 aktiviteter knutna till målen och av dem är det 31 aktiviteter som är klara, samt sju som är delvis klara. Tre aktiviteter har ej uppfyllts, vilket i två av fallen beror på personalbrist medan en aktivitet har utgått under året. Kommunfullmäktige gav samhällsbyggnadsnämnden åtta uppdrag i verksamhetsplan 2017, av dessa uppdrag har sex uppfyllts. Ett uppdrag, Kalmar cykelstad, har av kommunfullmäktige förlängts till 2018 och det andra, vattenförsörjningsplan, arbetar samhällsbyggnadskontoret vidare med 2018 tillsammans med Kalmar Vatten AB. Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 12 (100%) Aktiviteter 31 (76%) 7 (17 %) 3 (7%) 41 Uppdrag 6 (75%) 2 (25%) 0 8 Ordning och reda i ekonomin Inom fokusområdet Ordning och reda i ekonomin har samhällsbyggnadsnämnden formulerat målet att samhällsbyggnadskontorets verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt och kopplat till det finns tio aktiviteter. Förvaltningen har under året fortsatt arbetat målfokuserat med Verksamhetsplanen som utgångspunkt och bland annat prioriterat arbetet med service och bemötande samt ekonomi. Handlingsplaner utifrån senaste NKI (Nöjd Kundindex) har tagits fram för bygglov och miljö och hälsoskydd, för att säkerställa kundnöjdhet. Vad gäller ekonomi har förvaltningen speciellt belyst investeringsbudgeten och diskuterat den ur ett förvaltningsövergripande perspektiv, respektive investeringsprojekt har följts upp kontinuerligt. Kommunens arbete med att införa komponentavskrivning har medfört att förvaltningen under året arbetat intensivt med att fastställa komponentindelning för kommunens investeringskategorier, samt komponentindelat årets avslutade investeringar. Under året har förvaltningen gjort en översyn av nuvarande nyckeltal som för närvarande bedöms täcka verksamhetens behov. Verksamhetsutveckling pågår kontinuerligt inom alla samhällsbyggnadskontorets verksamheter för att öka kvaliteten och effektiviteten i arbetet. Ett grönare Kalmar Inom fokusområdet Ett grönare Kalmar har samhällsbyggnadsnämnden formulerat fem mål som rör fossilbränslefri kommun, cykeltrafik, kollektivtrafik, klimatneutrala resor och vatten. Det är 15 aktiviteter kopplade till målen, samt fyra uppdrag. Aktiviteterna berör huvudsakligen verksamhetsområdena miljö samt planering och bygg. Majoriteten av aktiviteterna har genomförts, med ett fåtal som ej blivit utförda på grund av sjukskrivning eller som har påbörjats men ej helt slutförts och istället kommer bli klara under Under 2017 har samhällsbyggnadskontoret genomfört aktiviteter såsom; energirådgivning, deltagande i olika cykelprojekt bland annat tillsammans med Linnéuniversitetet samt prioritering av cykelåtgärder i 5

6 investeringsbudgeten och cykelfrämjande arbete i detaljplaneskedet där avstånd till kollektivtrafik utvärderas vid prioriteringen. Inom detaljplaneplaneringen och i genomförandet möjliggörs även för laddstationer för elbilar. Samhällsbyggnadskontoret har hållit kontinuerliga samverkansmöten med KLT, ca 1 gång i månaden, för att förbättra förutsättningarna för kollektivtrafik i såväl kommunen som regionen och arbetat med att hitta alternativa lösningar på utbildningar och konferenser och uppmanat medarbetarna att använda cykel och kollektivtrafik. Samhällsbyggnadskontorets arbete under 2017 med enskilda avlopp har följt kommunens VA-plan. Tillsyn på verksamheter som påverkar vattenkvaliteten pågår kontinuerligt och verksamhet Miljö har deltagit i de projekt inom ramen för MSO (miljösamverkan sydost) som riktar sig mot vattenfrågor och rådgivning har utförts vid tillsyn av berörda företag. Miljöverksamheten har även deltagit i detaljplanearbetet med fokus på dagvattenhantering. Ett växande attraktivt Kalmar Nämndens övergripande mål under året var att planera för bostäder, varav 300 småhus, fram till och med Under 2017 antogs 8 stycken detaljplaner som sammanlagt möjliggör för 242 bostäder, varav ett småhus. Detaljplan Småhus Lgh Spec. HR BR ER bostäder DP Svanebergsrondellen, Svaneberg DP Kungsgårdsvägen, Oxhagen DP Focke Drevsudd, Björkenäs DP Stensö Camping, Stensö DP Tullhuset 1, Hamnen DP Verksamheter i Snurrom, Snurrom DP Hossmo 1:53, Hossmo 1 1 DP Falken 4, Malmen TOTALT Uppföljningen av antalet bostäder i antagna detaljplaner under 2016 och 2017 visar att målet om att till och med 2018 planera för 2500 bostäder kommer att uppfyllas under 2018, därav har förvaltningen under 2017 haft ett ökat fokus på genomförande av planerad byggnation och övriga infrastrukturprojekt. Olika åtgärder, exempelvis rekrytering av nya tjänster, omfördelning av arbetsuppgifter inom förvaltningen och konsultstöd, har vidtagits för att frigöra tid för projektledning och projektering. Förvaltningen arbetar löpande med att effektivisera processer och rutiner inom såväl planering som genomförande. Hög kvalitet i välfärden Inom fokusområdet hög kvalitet i välfärden har samtliga nämnder fått i uppdrag att arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa utifrån välfärdsbokslutet. Samhällsbyggnadskontoret har under 2017 verkat för en socialt hållbar miljö i såväl detaljplanearbetet som i genomförandeprojekten. Barn och ungas psykiska hälsa har särskilt prioriterats under året genom bland annat planering av lek- och aktivitetsparker/stråk i kommunen, planberedskap vad gäller skolor och förskolor samt arbete med att skapa trygga och säkra skolvägar samt tillsyn av inomhusmiljöer på skolor och förskolor för att skapa en god inlärningsmiljö. 6

7 Vidare arbetar förvaltningen med handläggning av bostadsanpassningsbidrag vilket möjliggör för äldre att bo kvar i det egna hemmet, samt med att tillhandahålla god planberedskap vad gäller nybyggnationer samt om-/tillbyggnationer av äldreboende och specialanpassade lägenheter. Verksamhet och medarbetare Inom fokusområdet verksamhet och medarbetare har samhällsbyggnadsnämnden formulerat mål där samhällsbyggnadskontoret ska fortsätta arbetet med att jämställdhetssäkra verksamheten och behålla sina låga sjukfrånvarotal Samhällsbyggnadskontoret har under året prioriterat arbete med att jämställdhetssäkra verksamheten på förvaltningen samt vidta åtgärder för att behålla de låga sjukfrånvarotalen. Vad gäller jämställdhetssäkrad verksamhet har förvaltningen utsett en ny jämställdhetsutvecklare och arbetat med att samla in könssegregerad statistik i samband med NKI. Vidare har stadsingenjörsenheten kartlagt fördelningen mellan manliga och kvinnliga gatunamn med ambitionen att ha en jämn fördelning i kommunen framöver. Förvaltningen har låga sjukfrånvarotal, men fortsatt hög arbetsbelastning intensifierar vikten av satsningar på hälsofrämjande arbete och under året har alla åtgärder i 2017 års plan för hälsofrämjande arbete på förvaltningen genomförts. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med att tillsätta vakanta tjänster och kompetensutveckla befintlig personal genom exempelvis utbildningar och nya ansvarsområden. Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter Utöver ovannämnda mål och aktiviteter har samhällsbyggnadsnämnden valt att formulera ytterligare ett mål. Målet gäller utveckling av informations- och kommunikationsarbetet gentemot invånare, besökare och övriga samhällsaktörer, men även internt. Till målet finns fyra aktiviteter som handlar om medborgadialog, E-tjänster, utveckling av ledarskap och medarbetarskap samt en kvalitetsprocess i miljöverksamheten. Samhällsbyggnadskontoret har under 2017 arbetat kontinuerligt med att utveckla informations- och kommunikationsarbetet gentemot invånare, besökare och övriga samhällsaktörer, men även internt genom en rad olika åtgärder. Under året har förvaltningen tagit fram en handlingsplan för medborgardialog och företagsdialog som kommer att implementeras under Vidare har förvaltningen bland annat genomfört en vidareutveckling av "Kalmar växer" under stadsfesten för att nå nya målgrupper. Förvaltningens utställningsmodul används bland annat vid sådana evenemang men även vid olika former av medborgardialoger runt om i staden och kommunen. Planeringsenheten har tagit fram nya affischer med information om respektive pågående detaljplan (internt och externt). Externt så har arbete med Cesam H och e-tjänsteportalen påbörjats och där förvaltningen kommer att lyfta in flera digitala tjänster som kommer underlätta för kommuninvånare och företagare. Internt inom kommunen har förvaltningen tagit fram nya interna e-tjänster för geografisk information, vilket underlättar såväl kundernas som handläggares arbete. Ungefär varannan månad publiceras interna nyhetsbrev till förvaltningens personal på Piren. 7

8 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Nämnd/förvaltningschef och verksamhetsområde stab Samhällsbyggnadsnämnden har under året godkänt flera stora detaljplaner och beviljat ett stort antal bygglov. Under året har nämnden även besökt färdigställda lokala projekt såsom Gesällen och projekt ute i landet, såsom Vallastaden i Linköping. Förvaltningsledningen har arbetat intensivt med såväl förutsättningar för måluppfyllelse som verksamhetsutveckling och rekrytering. Då flera tjänster under året varit vakanta har förvaltningsledningen lagt mycket tid på rekryteringsfrågor, samt insatser för att höja trivseln på förvaltningen. Ledningsgruppen har även arbetat i stor utsträckning med genomförandefrågor, vilket bland annat syns i det höga antalet färdigställda bostäder under Stabens viktigaste funktion är att fungera som ett stöd till förvaltningschefen, nämnden och de olika verksamheterna. Under 2017 har staben liksom förvaltningsledningen fokuserat på att förbättra möjligheterna för måluppfyllelse, bland annat genom att stärka rutiner för såväl ekonomisk som verksamhetsmässig uppföljning. Staben utökades under sista delen av 2017 med en projektledare samt en utredare och fick även en ny enhetschef. Verksamhetsområde Stadsingenjör Som en del i samhällsbyggnadskontorets digitaliseringsutveckling har förvaltningen infört ett mer digitalt standardiserat kartstöd för att kunna följa de nationella standarder som finns gällande detaljplaner, planbestämmelser, ajourhållning av geografisk data samt övrig kartproduktion. Det är ett steg av många för att komma till en mer digital samhällsbyggnadsprocess. Kartstöden gör det möjligt att effektivare och enklare följa de standarder som finns idag samt tillgodose framtida behov. Kraven på tillgänglighet ökar och arbetet med att tillgängliggöra e-tjänster och information fortsätter. E- tjänsten för kartutdrag har slagit nytt rekord. Stadsingenjörsverksamheten har publicerat mer geografisk data än tidigare, öppna för vem som helst att använda. Samhällets efterfrågan på utbudet av öppna data kommer att fortsätta öka. Ansökningarna om lantmäteriförrättningar har ökat kraftigt i antal under året jämfört med föregående år. Lantmäterimyndigheten har medverkat i detaljplanearbetet i större omfattning, i takt med ett ökat fokus generellt på detaljplaner på förvaltningen. Arbetsbelastningen har därmed ökat ytterligare, och målet för handläggningstider kommer inte kunna att uppnås. Verksamhetsområde Planering och Bygg Under 2017 har verksamheten märkt av effekten utav föregående års fokus på planberedskap, samt förvaltningens fokus på möjliggörandet för byggandet av fler bostäder. Idag är det en hög bostadsproduktion och aktivitet i hela Kalmar. Arbetstrycket på verksamheten har varit högt, men trots flera vakanta tjänster har verksamheten ändå lyckats leverera. Detta mycket tack vare en kompetent personal, samt att verksamheten blivit än bättre på att prioritera sitt arbete och att arbeta mer strategiskt. Under 2017 har verksamheten varit involverat i flera större projekt, såsom till exempel arbetat med det nya universitetsområdet. Detta är ett av de största projekten i Kalmar sedan byggandet av Ölandsbron och har krävt mycket tid och resurser från verksamhetens samtliga enheter. Verksamheten har även arbetat intensivt med området Snurrom och Karlssons äng. I det senare fallet har förvaltningen testat ett nytt 8

9 arbetssätt genom att gå ut med en gemensam upphandling. Verksamhetens arbete har dock inte enbart begränsats till Kalmar tätort utan hela kommunen, då stor vikt har lagts vid en livskraftig kommun som helhet. Förvaltningen har även arbetat för att förbättra tillgängligheten i de centrala delarna utav Kalmar. Bygglovsenheten har under 2017 hanterat en stor ärendemängd samtidigt som man lyckats höja sitt NKI i alla avseenden, dvs. samtliga kunder (företag och privatpersoner). Under året har antalet inkomna samt beviljade bostadsanpassnings-ärenden varit något fler än under föregående år. Bostadsanpassningsbidrag på 8,2 mnkr har betalats ut under året, vilket är en minskning med 1,1 mnkr jämfört med föregående år. (2016 genomfördes en större barnanpassning som översteg 2,0 mnkr.) Det är kostnaderna för bostadanpassning för äldre som har minskat samtidigt som kostnaderna ökat något för bostadsanpassning till yngre. De allra flesta bidragen handlar om förändringar och anpassningar för låga belopp men det finns undantag. Under 2017 har planeringseneheten arbetat med flera stora och viktiga detaljplaner. En utav dessa är detaljplanen för det nya reningsverket, vilket är av stor vikt för kommunen som helhet. Kommunens ambition att bygga Sveriges bästa reningsverk är centralt inte enbart ur miljösynpunkt utan även ur tillväxtsynpunkt och är en viktig del i att nå vision Totalt antogs åtta detaljplaner under Enheten har även känt av ökade krav på flera utredningar i planeringsarbetet, vilket varit resurskrävande. Projektenheten har under 2017 arbetat under stor press med ett högt tryck på resultat, samtidigt som enheten lidit av resursbrist. Trots detta har enheten framgångsrikt arbetat med och slutfört flera projekt, såsom gatuarbetet kring Gesällen, samt etapper i Södra Ljungbyholm, Fjölebro och Djurängen. En konsult togs även in under året för att stötta upp enheten med verksamhetsutveckling, vilket varit väldigt uppskattat bland medarbetarna. TME har under året bland annat arbetat med cykelfrågor, kollektivtrafikfrågor i samarbete med KLT, parkeringsfrågor, utbyggnad av p-ledningssystem och tekniska frågor kopplat till det samt vägmärken och vägvisning. Ett stort antal ansökningar om markupplåtelser har inkommit under året som rör allt från konserter till upplag och byggbodar. Under 2017 fortsatte evenemangssidan att fokusera på service och bemötandefrågor, för att aktörer som vill anordna evenemang i kommunen ska känna sig välkomna och att den praktiska myndighetsutövningen kring det fungera effektivt. Bland annat färdigställdes en informationsfolder. Verksamhetsområde Miljö Ärendemängden inom verksamhetsområde miljös samtliga enheter har fortsatt varit omfattande och arbetsbelastningen är hög. Målen har trots detta uppfyllts. Verksamheten visar goda resultat i NKI och har aktivt arbetat med att ytterligare höja kundnöjdheten. Utöver det fortlöpande arbetet med tillsynsärenden, fick hälsoskyddsenheten under 2017 lägga mycket tid på två fall av legionella vilket upptäcktes i två hyreshus. Detta medförde ett stort arbete för hälsoskyddsenheten i smittspårning, provtagning och informationsaktiviteter. Miljöenheten har haft fokus på luft, lukt och buller som tillsynstema, samt slutfört genomgången av alla enskilda avlopp och fokuserar nu på uppföljning utav de som av olika anledningar ej byggts om. Arbetet med det EU-finansierade projektet Life-Sure (Sediment Uptake and Remidiation on Ecological basis) har påbörjats, och testkörningar i Malmfjärden planeras under Målet är att demonstrera en optimal teknisk lösning för att avlägsna, rena och recirkulera övergödda och lätt förorenade sediment, en teknik som ska vara billigare än nuvarande teknik, robust och kan drivas med minimal arbetsinsats från experter. Under 2017 har livsmedelsenheten deltagit i Miljösamverkans provtagningsprojekt på såser och röror. Det var mikrobiologiska kontroller som gjordes och resultat visade bra kvalitéer. Förutom löpande kontrollverksamhet har livsmedelenheten gjort uppföljningar ett flertal olika inkomna RASFF-ärenden, misstänkta matförgiftningar samt uppföljning av klagomål från allmänheten. 9

10 Kvalitet i verksamheten Servicegarantier Under 2017 har bygglovenheten haft svårigheter att följa upp antal bygglov som omfattas av servicegarantin, varför några siffror på detta inte kunnat tas fram. Bedömningen är att i och med nya arbetssätt på enheten samt prioritering av bygglov som omfattas av servicegarantin, är det mycket få bygglov som tar längre tid än vad som är utlovat. Servicegarantin för bygglov bedöms fortsatt som mycket hög. Servicegarantin för enskilda avlopp och värmepumpar ligger fortsatt kvar på samma höga nivå som tidigare år (båda på 99 %), medan servicegarantin för planbesked hamnade på 71 %. Under året har arbetet med planbesked setts över och trenden visar att fler och fler ärenden håller tiden. Servicegaranti Bygglovsärenden 81 % 93 % Enskilda avlopp 99 % 100 % 100 % Värmepumpar 99 % 99 % 100 % Planbesked 71 % 60 % - NKI och KKiK De preliminära siffrorna för NKI visar att förvaltningen fortsatt håller en hög kvalitet. Bygglov minskar från 76 till 74, livsmedelskontroll från höga 77 till 76 medan miljö- och hälsoskydd ökar från 74 till 75. Dessa siffror gäller för företagen, men inkluderas samtliga kunder (även privatpersoner) för bygglov har siffran ökat från 67 (år 2016) till 71. Under 2017 har enheterna fortsatt arbetat med projekt gällande bemötande och service där bland annat berörda tjänstemän från samhällsbyggnadskontoret har gått utbildningen Förenkla helt enkelt. Under 2017 har bygglovsenheten också tagit fram en handlingsplan utifrån senaste NKI för att säkerställa kundnöjdhet för bygglov. Inom ramen för Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) 2017 har mätningar gällande service via telefon och framför allt epost gjorts inom områdena bygglov, miljö och hälsa samt gator och vägar. Resultatet av dessa kommer under 2018 analyseras för att ytterligare öka vårt bemötande och vår service. Verksamhetsledningssystemet Under 2017 behandlades sammanlagt ca 160 stycken inkomna synpunkter via Tyck Till. Av dessa var 37 % förbättringsförslag och 63 % klagomål. Den stora andelen, mer än 80 % rör offentlig miljö och då nästan uteslutande trafikfrågor. 10

11 För tredje året i rad reviderade Qvalify AB samhällsbyggnadskontoret. Denna gång mot de nya och uppdaterade standarderna ISO 9001:2015 för kvalitet och ISO 14001:2015 för miljö. Inga större avvikelser hittades. Kontoret har fortsatt arbetat med införandet av projektledningssystemet Antura, vilket säkerställer att samhällsbyggnadsnämnden arbetar enligt fastslagna processer. Kontinuerlig uppföljning av bland annat kostnader, resurser samt tidplaner gör att eventuella avvikelser och brister kan upptäckas och åtgärdas i ett tidigt skede. Ändamålsenligt och kostnadseffektivt Förvaltningen har under året fortsatt arbetat målfokuserat med Verksamhetsplanen som utgångspunkt och bland annat prioriterat arbetet med service och bemötande samt ekonomi. Handlingsplaner utifrån senaste NKI har tagits fram för bygglov, miljö och hälsoskydd, för att säkerställa kundnöjdhet. Vad gäller ekonomi har förvaltningen speciellt belyst investeringsbudgeten och diskuterat den ur ett förvaltningsövergripande perspektiv, respektive investeringsprojekt har följts upp kontinuerligt. Kommunens arbete med att införa komponentavskrivning har medfört att förvaltningen under året arbetat intensivt med att fastställa komponentindelning för kommunens investeringskategorier, samt komponentindelat årets avslutade investeringar. Under året har förvaltningen gjort en översyn av nuvarande nyckeltal som för närvarande bedöms täcka verksamhetens behov. Verksamhetsutveckling pågår kontinuerligt inom alla samhällsbyggnadskontorets verksamheter för att öka kvaliteten och effektiviteten i arbetet. Intern kontroll Utifrån reglementet och riktlinjerna för intern kontroll beslutade samhällsbyggnadsnämnden i april om en intern kontrollplan för Under hösten 2016 genomfördes en riskanalys för alla verksamheter på kontoret och de risker som erhöll högst riskkategori fick ingå i den interna kontrollplanen för 2017, som beslutades av samhällsbyggnadsnämnden i januari I bilaga 2 Uppföljning intern kontroll 2017, framgår utfallet av de under året genomföra kontrollerna. 11

12 Personalredovisning På personalsidan har 2017 präglats av ökad arbetsbelastning, personalförändringar i form av tillkomna enheter från Serviceförvaltningen samt ökad personalomsättning. Den arbetskraftsbrist som vi sett sedan några år tillbaka i Sverige har varit oförändrad och i vissa fall ökat och förvaltningen har fått lägga mycket kraft på rekrytering. Det har även ökat kravet på introduktionen av ny personal. I kombination med de utökade mål och krav som ställts på förvaltningen under 2017 har behovet ökat av prioriteringar, ett närvarande chefskap, god arbetsmiljö, kompetensutvecklingsstrategi och fokus på att skapa en attraktiv arbetsplats. Arbetet med en hälsofrämjande arbetsplats har fortsatt med oförändrad styrka och den nya organisation som togs i bruk hösten 2016 börjar falla på plats vad gäller ledning och styrning. Organisations- och personalförändringar Personalomsättningen steg markant under 2017, från en redan hög nivå under 2016, och det var främst inom ett fåtal enheter detta skedde. Under året drogs därför ett arbete igång för att få vetskap om varför medarbetare valt att lämna förvaltningen och extrainsatser sattes även in för att stötta upp på rekryteringssidan för att kunna fylla de vakanta tjänsterna under tiden. Ledningen har lyssnat in medarbetarna och ett arbete för ett aktivt medarbetarskap med närvarande chefer påbörjades under hösten 2017, där chefer och medarbetare arbetar tillsammans för att hitta arbetssätt och struktur för att skapa en arbetsplats som känns attraktiv och intressant att arbeta på. Detta arbete kommer att fortsätta under 2018 på hela förvaltningen. Mätdatum: 31 dec Källa: Hypergene och PS Utdata Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal Årsarbetare 55,6 53,0 108,6 54,7 47,0 101,7 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 99,3 100,0 99,6 99,5 100,0 99,7 Andel heltider i % 98,2 100,0 99,1 98,2 100,0 99,0 Medelålder 45,1 44,3 44,7 44,6 44,0 44,3 Personalomsättning i % 12,4 13,5 12,9 9,3 6,7 8,1 Med en låg genomsnittsålder på förvaltningen har andelen personer som slutar pga pension fortsatt vara låg och förväntas vara låg de närmaste åren. 12

13 Sjukfrånvaro och förebyggande arbete Trots hög belastning och stor personalomsättning under 2017 så har sjukfrånvaron sjunkit och frisknärvaron ökat (andelen personer som under året inte haft någon sjukfrånvaro alls) på förvaltningen. Det är främst de längre sjukskrivningarna bland männen som har minskat, samtidigt som den upprepade kortidssjukfrånvaron har ökat för både män och kvinnor i åldrarna år, dvs antalet tillfällen med kortidssjukfrånvaro har ökat bland de som är sjuka medan andelen personer som inte alls varit sjuka har ökat. Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 1,2 2,5 1,6 1,8 2,2 1, år 4,1 2,1 3,0 4,2 4,7 4, år 3,6 0,9 2,4 2,2 0,5 1,6 Totalt 3,4 1,7 2,6 3,0 3,2 3,1 En viktig del för att hålla personalen frisk samtidigt som belastningen är fortsatt hög är att arbeta förbyggande. Planen för hälsofrämjande arbete på förvaltningen har genomförts under 2017 med satsningar på främst ledarskap och förebyggande insatser i form av återhämtning, stresshantering och ökad rörelse. Det här arbetet kommer fortsätta under 2018 och då även inkludera insatser för ett aktivt medarbetarskap, förbättra kunskapen kring arbetsmiljö och förebyggande hälsoarbete bland cheferna samt fokusera på bra prioriteringar för att hantera arbetsbelastningen. Kompetensutveckling och personalförsörjning För att möta den personalomsättning som varit under året har förvaltningen framför allt satsat på att utveckla befintlig personal genom kurser, förändrade arbetsuppgifter och utökat ansvar. Förvaltningen har sett en styrka i att ge medarbetarna möjlighet att växa inom organisationen för att inte förlora viktig organisatorisk kunskap och verksamhetskunskap, men också för att kunna behålla engagerade medarbetare som vill utvecklas inom samhällsbyggnadsområdet. Den satsning på ledar- och chefsutveckling som startades 2016 har fortsatt under 2017 i form av ULutbildningar, chefskörkort med påbyggnadsutbildningar. Därutöver har satsningar gjorts inom våra sakområden för att kunna möta de krav som ställs inom respektive verksamhetsområden så som Geosecma, PBL, Miljöbalken och Projektledarutbildningar mm. Inom rekryteringsområdet har förvaltningen haft över 30 rekryteringar under 2017, en kraftig ökning jämfört med I flera fall har förvaltningen inte kunna tillsätta vakanta tjänster och omrekryteringar har fått genomföras. I några av de svåraste rekryteringarna har även ett headhuntingföretag använts för att hjälpa förvaltningen att nå ut till intressanta kandidater. Flertalet tjänster har i de flesta fall tillsatts antingen via intern eller extern rekrytering. 13

14 Driftsredovisning Driftsredovisning nämnd Driftsredovisning (tkr) Budget 2017 Utfall helår Utfall (%) Avvikelse Intäkter % 100 Kapitaltjänstkostnader % 204 Personalkostnader % Övriga verksamhetskostnader % Summa % Samhällsbyggnadskontorets verksamheter redovisar totalt ett överskott för 2017 på drygt 1,3 mnkr mot budget, vilket innebär en positiv budgetavvikelse på 3 %. Årets totala intäkter är ungefär lika med budgeterat, plus 0,1 mnkr. Mer eller mindre avvikelser finns inom alla verksamhetsområde, de största avvikelserna har statsingenjörsverksamheten med ett överskott på 0, 9 mnkr för intäkter samt planering och bygg med ett underskott på -0,9 mnkr. Samhällsbyggnadskontoret har under året haft ett flertal vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna, plus 7,5 mnkr, vilket är ca heltidstjänster på helår varav ungefär tre chefstjänster. Framförallt är det inom verksamhetsområdet planering och bygg som det funnits flest vakanser, totalt ungefär nio heltidstjänster på helår. Orsaker till avvikelserna är vakanta tjänster och olika former av tjänstledigheter under året. Övriga verksamhetskostnader blev högre än budgeterat, - 6,5 mnkr. Det är framförallt inom stadsingenjörsverksamheten samt planering och bygg som avvikelserna är som störst. Avvikelserna beror framför allt på ökade kostnader för datorer, införandet av Geosecma samt ökade konsultkostnader på grund av vakanta tjänster och olika utredningar i och med framtagandet av detaljplaner. Extra resurser har också avsats för att återbesätta vakanta tjänster och utbildningsinsatser under året. Analys underskott övriga verksamhetskostnader Av det totala underskottet på övriga verksamhetskostnader beror ca 3,7 mnkr (60 %) av underskottet på konsulttjänster och utredningskostnader i detaljplaner samt studier och stråk. Bland annat är det arbetet med klimatanpassningsplan, utvecklingsområde Berga/Norrliden och Sveaplansstudien som har genererat kostnader på ca 1,1 mnkr, vilket planeringsenheten inte haft någon budget för. (Därutöver tillkommer odebiterbar timtid för planhandläggare) Kostnader i och med omflyttning och utökning av lokaler/kontor har inneburit ökade driftskostnader för inköp av möbler, flytthjälp, gardiner mm, med ca 0,6 mnkr. Köp av tjänster för rekrytering av framförallt vakanta chefstjänster har kostat förvaltningen ca 0,3 mnkr. Under året har även extra satsningar på utbildning av ordinarie personal gjorts framförallt på enheterna bygglov, projekt, planering och lantmäteri. 14

15 Driftsredovisning per verksamhetsområde Totalt ligger samhällsbyggnadskontorets förbrukning på helår på 97 % av budget. Nedanstående tabell visar budget 2017 jämfört med ekonomiskt utfall helår för intäkter respektive kostnader samt nettoavvikelse, uppdelat på respektive verksamhetsområde och enhet inom samhällsbyggnadskontoret. Det finns mer eller mindre avvikelser inom alla verksamhetsområden. Driftsredovisning tkr Budget 2017 Utfall 2017 Skillnad Verksamhet / Enhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Nämnd Förvaltningschef Staben Vht Stadsingenjör, totalt Stadsingenjör Kart o GIS Lantmäteri Mätning Vht Planering o bygg, totalt Planering o bygg Planering Bygglov Projekt TME Vht Miljö, totalt Miljö Hälsoskydd Livsmedel Miljöskydd Totalsumma Nämndens överskott på 0,3 mnkr beror på att kostnader för utbildning och resor inte varit lika stora som budgeterat. Underskottet på -1,2 mnkr på förvaltningschefens ansvar inkluderar ett underskott för personalkostnader på ca - 0,2 mnkr samt ett underskott på övriga kostnader på drygt - 0,9 mnkr. Vad gäller personalkostnader beror avvikelsen på att en infrastukturstrateg varit anställd sedan i augusti på förvaltningschefens ansvar men budgeten har legat på TME. (Det är justerat i budget 2018.) Underskottet på övriga kostnader beror bland annat på ökade kostnader för datorer, iordningställande av kontor i och med omflyttningar samt utställningen i Baronen under slutet av året. Stabsverksamheten har ett överskott på drygt 0,6 mnkr som framförallt beror på att det under året funnits vakanser och sjukskrivningar med totalt ca en tjänst på helår och som därmed gett ett överskott på personalkostnader. Stadsingenjörsverksamheten har totalt ett litet överskott på knappt 0,3 mnkr mot budget. Vad gäller intäkterna har verksamheten totalt ett överskott på 0,9 mnkr, vilket inkluderar ett överskott på intäkter för grund- och nybyggnadskartor och lantmäteriförrättningar samt ett underskott på grund av färre mätningsuppdrag. Verksamheten har också ett överskott på personalkostnader på totalt knappt 1,0 mnkr på grund av vakanta tjänster, bland annat stadsingenjörstjänsten. Verksamhetens övriga kostnader har ett underskott mot budget på drygt -1,6 mnkr, vilket framförallt beror på högre kostnader för verksamhetssystem och införandet av Geosecma under året. 15

16 Verksamhet Planering och bygg har totalt ett litet överskott mot budget på 0,1 mnkr, vilket inkluderar ett plus på verksamhetschefstjänsten som inte varit tillsatt under året samt för enheten bygglov. Planeringsenheten, projektenheten och TME har däremot mer eller mindre underskott mot budget. Planeringsenheten har totalt ett underskott på -3,4 mnkr, varav ett underskott på -1,6 mnkr för intäkter på grund av att ett flertal detaljplaner blivit framskjutna i tid. Totalt har enheten haft ca 3,5 vakanta tjänster under året som har resulterat i ett överskott på drygt 1,7 mnkr avseende personalkostnader. Enhetens övriga kostnader har ett underskott mot budget på -3,5 mnkr avseende konsultkostnader för arbete och utredningar i detaljplaner samt övriga studier och stråk. Bygglovsenheten har totalt ett överskott på 3,2 mnkr, varav intäkterna genererar ett överskott på 2,4 mnkr och personalkostnaderna 1,2 mnkr. Vad gäller personal har enheten totalt haft ca två vakanta tjänster under året avseende enhetschefstjänsten och bygglovsinspektörer. Enhetens övriga kostnader har ett överskott på knappt 0,1 mnkr på bostadsanpassningsbidrag och ett underskott på -0,4 mnkr för rekryteringar och utbildningar. Projektenheten har totalt ett litet underskott på -0,1 mnkr, detta inkluderar ett underskott för intäkter på drygt -0,8 mnkr som beror på färre debiterade timmar i investeringsprojekt på grund av vakanta tjänster. Enhetens personalkostnader blev drygt 1,3 mnkr lägre än budgeterat vilket beror på ca 2,5 vakanta tjänster på helår avseende projektledare och projektörer. Enhetens övriga kostnader blev -0,6 mnkr jämfört med budget, vilket beror på högre kostnader för konsulttjänster, rekrytering och utbildning. Enhet TME har totalt ett underskott på knappt -0,5 mnkr, vilket beror på lägre intäkter än budgeterat. Enheten fick från och med 2017 en ökad budget för nya parkeringsområden utifrån beräknad helårseffekt, vilket inte får full effekt från Det totala underskottet för parkering blev -0,9 mnkr mot budget. Miljöverksamheten har totalt ett överskott på drygt 1,2 mnkr mot budget. Avvikelsen beror framförallt på ett överskott på personalkostnader med drygt 0,9 mnkr på grund av vakanser inom miljöskyddsenheten och livsmedelsenheten. Totalt för verksamheten har man haft ca 1,4 vakanta tjänster på helår. Verksamheten har även ett litet överskott på 0,3 mnkr på övriga kostnader. Utfall per verksamhetsområde 14% 3% 21% Nämnd 24% 11% Förvaltningschef Staben Vht Stadsingenjör, totalt Vht Planering o bygg, totalt Vht Miljö, totalt 27% 16

17 Investeringsredovisning Investeringsredovisning nämnd Under året har samhällsbyggnadsnämnden haft en investeringsbudget på totalt 1,0 mnkr, vilket är samma budget som nämnden haft de senaste åren har en stor del av investeringsutfallet, drygt 0,8 mnkr, gått till ombyggnation av våra lokaler och de nya ytor som övertogs från kommunledningskontoret vid Magistern. Stadsingenjörsverksamheten har köpt in mätningsinstrument för 0,35 mnkr samt en mätarbuss för 0,3 mnkr. Totalt hamnar nämndens investeringskostnader på knappt 1,5 mnkr, vilket innebär ett underskott på ungefär -0,5 mnkr mot budget. För 2016 var nämndens utfall för investeringar 1,3 mnkr. Investeringsredovisning 2017 tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Förvaltningschef Vht Stab Vht Stadsingenjör Vht Miljö Summa

18 Strategiska framtidsfrågor Kalmar är inne i en expansiv och utvecklande fas med tillväxt inom flera olika områden och flertalet spännande och utmanande projekt är igång, vilket medför ett högt tryck på förvaltningen. Förvaltningens huvudsakliga fokus under 2018 är att uppnå fullmäktigemålet att kommunkoncernen samlat ska färdigställa minst 700 nya bostäder per år. Därtill är det flera strategiska frågor som under de kommande åren kommer att ställa höga krav på förvaltningen i form av resurser, tid och kunskap. En utav förvaltningens viktigaste framtidsfråga är digitalisering, där samhällsbyggnadskontoret kommer att spela en central roll i kommunens arbete. Digitalisering innebär dessutom initialt stora införandekostnader och därefter årliga kostnader för systemägarskapet, vilket förvaltningen förväntas klara inom existerande budget. Med införandet av den nya dataskyddsförordningen (GDPR) under 2018 kommer förvaltningen även att lägga väsentliga resurser på att säkerställa att verksamheten lever upp till den nya lagen. Centralt i detta arbete är att vi gör det tillsammans, att vi effektivt arbetar över enhets-, verksamhets- och förvaltningsgränser. Samhällsbyggnadskontoret ser det som en av de absolut viktigaste strategiska frågorna, och kommer under 2018 ytterligare öka sitt engagemang och fokus på att bättre samarbete inom kommunen, för att vi som kommun ska fortsätta vara en unik och attraktiv kommun med bra sammanhållen utveckling i stad och land. Nämnd/förvaltningschef och verksamhetsområde stab Under det gångna året har samhällsbyggnadsnämnden och förvaltningsledningen rustat för de ökade krav som ställts på verksamheten, med en ökad arbetsbelastning och ett ansträngt personalläge. Rekrytering och trivselhöjande insatser har varit ett starkt fokus under 2017, och kommer fortsätta att så vara under För att stärka personalgruppen som en entitet och förbättra samarbetet mellan medarbetare och att korta beslutsvägar, flyttade under senare hälften av 2017 TME in i samma byggnad som övrig personal. Att vara samlade i en byggnad har setts som väldigt positivt utav medarbetarna. Under 2018 kommer vidare omflyttning inom byggnaden att ske för att förbättra förvaltningens arbete. De närmaste åren finns bland annat ett fortsatt behov av uppdatering och utökning av verksamhetssystem, att kunna erbjuda fler och enkla e-tjänster samt stöd till verksamheterna i form av konsultativa tjänster. Många av samhällsbyggnadskontorets verksamheter har också höga krav på sig att kompetensutvecklas för att kunna vara uppdaterade inom sina ansvarsområden. Sammantaget kommer detta innebära att nämndens budgetram framöver troligtvis behöver ses över. Samhällsbyggnadskontoret kommer fortsätta att utveckla och prioritera informations- och kommunikationsarbetet gentemot invånare, besökare och övriga samhällsaktörer, men även internt. Under 2017 togs en handlingsplan för medborgardialog fram, vilken kommer att implementeras under Staben kommer 2018 att fokusera på verksamhetsutveckling och uppföljning, vilket bland annat innebär att tydliggöra arbetsprocesser för förvaltningens alla medarbetare. Dessutom kommer staben lägga ett stort fokus på att leda förvaltningens arbete med värdegrund och att öka medarbetares trivsel. Verksamhetsområde Stadsingenjör En viktig framtidsfråga för stadsingenjörsverksamheten är att anpassa verksamheten för att kunna öka den digitala nyttan för allmänheten och övriga aktörer. För närvarande arbetar främst SKL, Boverket och Lantmäteriet tillsammans med landets kommuner med att enas om digitala standarder på nationell nivå, för att kommunerna ska kunna erbjuda fler och enkla e-tjänster. Det innebär att stadsingenjörsverksamheten framöver behöver följa och implementera Svensk geoprocess och Digital samhällsbyggnadsprocess. 18

19 Stadsingenjörsverksamheten kommer under 2018 att utveckla digitala tjänster som gör det enklare för medborgare och medarbetare, t.ex. en vidareutveckling av planmosaiken. Under 2018 planerar Stadsingenjörsverksamheten även att beställa flygfotografering för att kunna tillhandahålla ett uppdaterat kartmaterial. Flygbildskartering underlättar en snabb och effektiv kartproduktion som ger möjlighet till minskade handläggningstider för bostadsbyggandet i kommunen. Verksamhetsområde Planering och bygg Under 2018 är inriktningen att fortsätta arbetet med att möjliggöra för en hög bostadsbyggnation i kommunen, både genom planering och genomförande. Eftersom målet om planerade bostäder kommer att ha mer än uppfyllts under 2018 krävs ett ökat fokus på genomförande. Detta för att förverkliga målet om 700 färdigställda bostäder per år av planerad byggnation och övriga infrastrukturprojekt under kommande år. Detta ställer höga krav på prioritering och ett effektivt samarbete mellan enheter och förvaltningar. Det är därför viktigt att eventuella tveksamheter angående ansvarsområden klargörs. Då verksamheten fortsatt har flera vakanta tjänster kommer ett starkt fokus för 2018 både vara att försöka tillsätta flera av dessa tjänster, men även att se över hur vi kan nå våra mål trots personalbrist. Verksamheten kommer även arbeta aktivt med att skapa en starkare trivsel och gemenskap mellan enheterna. I och med TME:s inflytt så finns stora möjligheter att ytterligare förbättra samarbetet. Verksamhetsområde Miljö Lagstiftningen inom verksamhetens område är under ständig förändring och det är allt kortare tid mellan beslut och genomförande. Detta ställer höga krav på kompetensutveckling, existerande resurser samt rekrytering för att kunna bibehålla verksamhetsområdets goda resultat inom NKI. Utöver detta ställer vattendirektivet flera och tydligare krav på kommunerna, vilket kräver resurser både inom tillsyn och planering. Verksamheten arbetar med att införa nya arbetsmetoder och redskap (t.ex. nätverk, rapportering av data mm) som på sikt kommer leda till effektivisering, men som initialt kräver utbildning och tid. 19

20 Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsmål Bilaga 1. Uppföljning verksamhetsplan 2017 Uppföljningsrapport intern kontroll Bilaga 2. Uppföljning intern kontroll