Kallelse. Kommunstyrelsen

Transkript

1 Kallelse Kommunstyrelsen Tisdagen den 8 december 2015

2 RAGUNDA KOMMUN KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum Kommunstyrelsen Plats: Kommunkontoret, Hammarstrand Tid: Tisdagen den 8 december 2015, kl Tema Dialog om flyktingmottagningen 2016 Mia Krylén, Länsstyrelsen samt Jörgen Leding, Migrationsverket Information 1. Ekonomi. 2. Ks ordförande, oppositionsråd, ansvariga politiker för verksamhetsområden. 3. Kommunchef. Beslut Val av justerare. Ks Genomgång av ekonomisk månadsrapport... 1 Ks 178 Dnr 2015/ Förslag till uppdatering av internkontrollplan resp redovisning resultat av gjorda internkontroller... 2 Ks 179 Dnr 2015/ Revidering av Arbetsordningen för Kommunfullmäktige... 3 Ks 180 Dnr 2015/ Ansökan om SEK från varje kommun för att bygga och vårda nätverket Kultr... 5 Ks 181 Dnr 2015/ Ansökan om SEK för färdigställande och tryck av boken Gievre- det vi möter med respekt... 7 Ks 182 Dnr 2013/ Förslag till tillägg i kommunens Renhållningsordning 7 och Ks 183 Dnr 2013/ Förslag till ändring av grundavgift för fritidsabonnenter med eget sopkärl... 9 Ks 184 Dnr 2015/ Förslag om nedskrivning av fastighetsvärden Ks 185 Dnr 2015/ Ombyggnation av BTC gymnasieskola Ks 186 Dnr 2015/ Investering omorganisation skolan Ks 187 Dnr 2013/ KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM

3 RAGUNDA KOMMUN KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum Återremittering - Begäran om tillstyrkan avseende lokalisering av vindkraft vid Björnsjöbodarna, LST Dnr Ks 188 Dnr 2014/ Svar på motion om skolpeng för utemiljö på våra skolor Ks 189 Dnr 2015/ Svar på medborgarförslag gällande tillagning av skolmat och pedagogisk lunch på Järåskolan Ks 190 Dnr 2015/ Utmaningsrätt och start av fristående förskola i Hammarstrand Ks 191 Dnr 2015/ Rutiner för avslutningssamtal Ks 192 Dnr 2015/ Initiativärende - Riktlinjer och intyg för ersättning vid förlorad arbetsinkomst samt ev. förlorad avsättning till tjänstepension som förtroendevalda Ks 193 Dnr 2015/ Medborgarförslag gällande ÅVC utrymme för Återbruk Ks 194 Dnr 2015/ Motion Införande av ett ekonomiskt utskott i Ragunda kommun Ks 195 Dnr 2015/ Motion inrättande av Öppen Integration mötesplats för alla, samt praktikplatser inom alla verksamheter Ks 196 Dnr 2015/ Motion ekonomisk redovisning för Migration Ks 197 Dnr 2015/ Motion Kommunens grönytor Ks Valärenden Ks Bevakningslista Ks Anmälan av delegationsbeslut Ks Meddelanden Särskilda bilagor Tänk på barnchecken (Kf 6/97) Jonas Andersson ordförande KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM

4 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 177 Genomgång av ekonomisk månadsrapport

5 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 178 Dnr 2015/ Förslag till uppdatering av internkontrollplan resp redovisning resultat av gjorda internkontroller Kommunstyrelse fattade beslut om Internkontrollplan för Arbetet med denna plan har fördröjts på grund av ny organisation samt att ledningsfunktioner ej varit besatta. På samma sätt har genomförande av kontrollmoment ej skett som planerat. Internkontrollplanens kontrollmoment bedöms på ett bra sätt spegla kommunens verksamheter och även framåt kunna fylla syftet att tjäna som grund i internkontrollplanen. Kommunstyrelsen föreslås besluta följande förändring: Internkontrollplan 2015 förlängs att gälla även 2016 och 2017 inklusive samtliga ingående kontrollmoment. En kvalitetsredovisning färdigställs under våren för presentation till Kommunstyrelsen i juni. Denna redovisning innefattar då, förutom resultat av genomförda granskningar av kontrollmoment, också en genomgång av andra tillämpliga kvalitetskontroller, jämförelser, mm. (Exempel kan vara Öppna Jämförelser, rapport avseende Lex Sarah och Lex Maria, mm, mm) Underlag för beslut Internkontrollplan 2015 Förslag till beslut Anta ovannämnda arbetssätt och fastställa internkontrollplan att gälla för såväl 2016 som Beredande tjänsteman Håkan Littzell Kommunchef

6 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 179 Dnr 2015/ Revidering av Arbetsordningen för Kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges presidie har initierat ett ärende gällande revidering av arbetsordningen för Kommunfullmäktige i Ragunda kommun. Ärendet remitterades till Kommunstyrelsen, Kf , 76. Revideringen gäller följande paragraf 35 första meningen; Allmänhetens frågestund (5 kap 21 och 8 kap 22 ) 35 Allmänheten ska beredas tillfälle att ställa frågor vid varje sammanträde med fullmäktige. Både muntliga och skriftliga frågor får ställas. Skriftliga frågor ska lämnas in till styrelsens kansli senast två dagar före kommunfullmäktiges sammanträde. Svar på skriftliga frågor ska lämnas skriftligt. Förändringen som föreslås är att de frågor som ställs ska gälla de på dagordningen aktuella ärendena. Övrigt ska ställas i förväg skriftligt. Förslag till ny lydelse; Allmänhetens frågestund (5 kap 21 och 8 kap 22 ) 35 Allmänheten ska beredas tillfälle att ställa frågor gällande de på dagordningen aktuella ärendena vid varje sammanträde med fullmäktige. Övriga frågor, som ej hör till de på dagordningen aktuella ärendena, ska lämnas in skriftligen till presidiets kansli senast tre dagar före Kommunfullmäktiges sammanträde. Svar på skriftliga frågor ska lämnas skriftligt. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att revidera Arbetsordningen för kommunfullmäktige Allmänhetens frågestund 35 till; 35 Allmänheten ska beredas tillfälle att ställa frågor gällande de på dagordningen aktuella ärendena vid varje sammanträde med fullmäktige.

7 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Övriga frågor, som ej hör till de på dagordningen aktuella ärendena, ska lämnas in skriftligen till presidiets kansli senast tre dagar före Kommunfullmäktiges sammanträde. Svar på skriftliga frågor ska lämnas skriftligt. Kommunstyrelseberedningens förslag 35 Allmänheten ska beredas tillfälle att ställa frågor gällande de på dagordningen aktuella ärendena vid varje sammanträde med fullmäktige. Övriga frågor, som ej hör till de på dagordningen aktuella ärendena, ska lämnas in skriftligen till presidiets kansli senast tre dagar före Kommunfullmäktiges sammanträde. Svar på skriftliga frågor ska lämnas skriftligt om frågeställaren så önskar.

8 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 180 Dnr 2015/ Ansökan om SEK från varje kommun för att bygga och vårda nätverket Kultr Bakgrund KULTR är en gemensam plattform med en KULTR-app och en KULTRpodd som tagits fram av den ideella föreningen CIA samt lokala företagspartners. KULTR syfte är att lyfta kulturen, synliggöra det kreativa som händer runt om i länet och att nå utanför regionens gränser. De som tagit fram appen: Ideella föreningen CIA Jämtland/Härjedalen - Create Imagine Act - som jobbar med att lyfta och synliggöra alla lokala kulturutövare. I samarbete med Jazzköket, VisitÖstersund, Scandic Östersund City, Best Western Hotel Gamla Teatern, Quality Hotel & Resort Frösö Park, Clarion Hotel Grand Östersund, och OSD Östersund. De som tagit fram podden: Food In Action - Fia Gulliksson och Elin Olofsson Författare tillsammans med producenten Ricard Sjöberg. KULTR Brought to you by CIA powered by Nordea JH. Målet med KULTR är att skapa hållbar och kreativ regional utveckling genom samverkan utan prestige. TO GET THERE spells TOGETHER(e). Ett delmål med KULTR-plattformen är att under nästa höst, när Östersund och regionen är värd för UNESCOs Creative Cities Network årsmöte, vara en god förebild för andra städer/regionen runt om i världen. KULTR delar in lokala evenemang i dessa områden: Gastronomi/Mathantverk, Litteratur/Ord, Film/Drama, Musik, Konst, Hantverk och slöjd, Design, Media Arts & Sport. Målen nås bl.a genom att; - Att stärka KULTR-nätverket och att fylla appen genom att hitta "KULTRambassadörer" i varje kommun och i varje genre som kan hjälpa till att hissa kulturen kors-kulturellt i JH. - Att hjälpa lokala föreningar/företag/organisationer i varje kommun till att marknadsföra sina kulturaktiviteter samt att marknadsföra plattformen KULTR -Att fylla KULTR-appen med innehåll.

9 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen SYFTE KULTRs syfte är att lyfta kulturen och synliggöra det kreativa som händer runt om i regionen och att nå utanför regionens gränser. KULTRs syfte är öka medvetenheten om kultur och kreativitet till alla innevånare dvs barn, ungdom, unga, vuxna och äldre. För att nå målen söker CIA medel (se bifogad ansökan med budget). Länskulturen har beviljat en del, (70 000kr) av de sökta medlen till CIA från "Fria Anslaget". Det saknas ytterligare kr för att göra jobbet. Stödet ska användas till att stärka KULTR-nätverket och att fylla appen genom att hitta "KULTR-ambassadörer" i varje kommun och i varje kulturgenre; Gastronomy, Music, Film/Drama, Media Arts, Literature, Design, Art/Craft, Sports. Ambassadörernas uppdrag går ut på att hissa och synliggöra kulturen kors-kulturellt i hela region JH via KULTR-appen och KULTR-podden. Det är till att utbilda, delvis finansiera ambassadörerna och bygga ett regionalt KULTR-nätverk som de beviljade medlen ska nyttjas. CIA ansöker om kr från varje kommun i region samt kr från Östersunds kommun för att bygga och vårda nätverket enligt plan. Underlag för beslut 1. Ansökan via mail från Fia Gulliksson Förslag till beslut 1. Avslag. Vi är idag medlem i Jämtland Härjedalen turism (och betalar en medlemsavgift dit) som driver en evenemangskalender och en databas där vi hämtar data för publicering till Även Destination Ragundadalen hämtar data där. Vi ser gärna en samverkan mellan aktörerna CIA och JHT istället. Beredande tjänsteman Carina Landin Kultursamordnare och informatör Ragunda kommun

10 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 181 Dnr 2015/ Ansökan om SEK för färdigställande och tryck av boken Gievre- det vi möter med respekt Bakgrund Ansökan gäller SEK för färdigställande och tryck av boken Gievrie det vi möter med respekt samt spridande av den kunskap arbetet inneburit, i form av föresläsningar nationellt och internationellt. Åsa Virdi Kroiks ändamål: Under drygt fyra år har jag arbetat avhandlingsmanuskript som nu är färdigt. Manuset behöver en enkel omarbetning för att ges ut som bok. Arbetet önskar jag sedan presentera på en föreläsningsturné i Norden och internationellt. Efterfrågan på kunskap om och av ursprungsfolk, däribland samer, har ökat på senare tid. Att ursprungsfolk, presenteras av forskare som talar för dem har alltmer ifrågasatts. Idag har många ursprungsfolk själva tagit forskautbildningar och är aktiva inom akademin och som författare och kulturarbetare av olika slag. Detta har förbättrat dialogen mellan ursprungsfolk och majoritetssamhället och som ett led i detta arbete vill jag sprida min kunskap på detta sätt. Underlag för beslut 1. Ansökan via mail från Åsa Virdi Kroik Förslag till beslut 1. Avslag. Inga pengar finns avsatta i budget för enskilda kulturbidrag. Beredande tjänsteman Carina Landin Kultursamordnare och informatör Ragunda kommun

11 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 182 Dnr 2013/ Förslag till tillägg i kommunens Renhållningsordning 7 och 32 Tillägg till 7 Samtliga byggnader som är avsedda för boende och har en belägenhetsadress inom en registerfastighet är avgiftsskyldig. Nuvarande lydelse - 7 Avgifter Föreskrifter om avfallstaxa meddelas av kommunfullmäktige i särskilt taxebeslut med stöd av 27 kap 4 miljöbalken. Avgift ska betalas för den insamling, transport, återvinning och det bortskaffande som utförs genom kommunens försorg. Återanvändning, återvinning eller annan miljövänlig avfallshantering ska stimuleras. Avfallstaxan består av två delar, en fast grundavgift och en rörlig tömningsavgift. Grundavgift ska betalas av samtliga renhållningsabonnenter, undantag kan beviljas enligt 36 i dessa föreskrifter. Tömningsavgift debiteras när sopkärlet ställts ut och registrerats för tömning. Som avgiftsskyldig till kommunen är det den som äger fastigheten, eller den som enligt 1 kap 5 fastighetstaxeringslagen (1979:1152) anses som fastighetsägare. Ändring av ägar-/nyttjanderättsförhållanden ska anmälas till tekniska kontoret. Tillägg till 32 (BMN 86/2015) Ansökan om förlängt tömningsintervall beviljas i maximalt 8 år. Nuvarande lydelse - 32 Förlängd tömningsintervall, slam Fastighetsägare med enskilt avlopp kan ansöka om förlängd tömningsintervall gentemot intervaller angivna i 28. Skriftlig ansökan lämnas till Bygg- och miljönämnden. Förslag till beslut VA/renhållningsenheten, Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att Ragunda kommun tar beslut enligt förslagen Beredande Tjänsteman Olav Elstad, Renhållningsingenjör

12 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 183 Dnr 2013/ Förslag till ändring av grundavgift för fritidsabonnenter med eget sopkärl Nuvarande grundavgift för fritidsabonnenter med tillgång till eget sopkärl och är fast boende i kommunen och fritidsabonnenter med fast boende utanför kommunen är differentierad. Detta är inte förenligt enligt likställighetsprincipen kommunallagen (2kap2 ). Därför föreslås att grundavgiften för fritidsboende likställs för dessa fritidsabonnenter. Den årliga grundavgiften för fritidshusägare som är fast boende i kommunen är 250 kr och för fritidshusägare med fast boende utanför kommunen är 640 kr. Ny grundavgift för samtliga fritidsabonnenter med tillgång till eget sopkärl föreslås ändras till 585 kr. Förslag till beslut VA/renhållningsenheten, Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att Ragunda kommun tar beslut enligt förslag. Beredande Tjänsteman Olav Elstad Renhållningsingenjör

13 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 184 Dnr 2015/ Förslag om nedskrivning av fastighetsvärden Bakgrund Kommunstyrelen har tidigare fattat beslut om en fastighetspolicy, kommunen har även efter en utredning tagit fram riktlinjer kring organisationen för kommunens fastighetsförvaltning. Både policyn och utredningen pekar på nödvändigheten att kommunen anpassar sitt fastighetsinnehav efter rådande behov och säljer de fastigheter som inte behövs. Det har dock visat sig svårt att sälja aktuella fastigheter till uppskattade marknadsvärden, detta beroende på att markanden i vår del av landet är tämligen svag. Vid en stor del av de försäljningar som genomförts understiger de bud som lämnas även fastighetens bokförda värde vilket innebär att kommunen tyvärr måste redovisa affären som en förlust. För att anpassa priset vid kommande försäljningar till rådande marknad bör det bokförda värdet på ett flertal av kommunens fastigheter sänkas. Förslag till beslut Att kommunstyrelsen uppdrar till Samhällbyggnadsförvaltningen att undersöka förutsättningar för och konsekvenser av en nedskrivning av bokförda värdet på kommunens fastigheter och återkomma till Kommunstyrelsen med förslag. Beredande Tjänsteman Rolf Ivansen Samhällsbyggnadschef

14 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 185 Dnr 2015/ Ombyggnation av BTC gymnasieskola Jämtlands gymnasieförbund (JGY) hyr lokaler av Ragunda kommun för att bedriva gymnasieundervisning i Bispgården. Då det ökade intresset för gymnasieutbildningen skapat stort behov av bl.a. fler teorisalar så beslutades i KF 47, att en investering i en ombyggnation av BTC för en summa på mellan 3 och 5 miljoner skulle ske. Då denna investering ej hinner slutföras under 2015 önskar vi flytta över resterande medel till Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att flytta över de medel som ej hinner utnyttjas under 2015 till Beredande Tjänsteman Rolf Ivansen, Chef Samhällsbyggnadsförvaltningen

15 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 186 Dnr 2015/ Investering omorganisation skolan Ett medborgarförslag gällande organisationsförändring vid Anders-Olof och Kullstaskola i Hammarstrand lämnades in till kommunen hösten På KF beslutade man att anta medborgarförslaget. Detta innebar en del investeringar på skolorna och på KF beslutade man att investera för mellan 3-5 miljoner och ta höjd för denna investeringskostnad i samband med den upplåning som gjordes under sommaren Då denna investering ej hinner slutföras under 2015 önskar vi flytta över resterande medel till Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att flytta över de medel som ej hinner utnyttjas under 2015 till Beredande Tjänsteman Rolf Ivansen, Chef Samhällsbyggnadsförvaltningen

16 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 187 Dnr 2013/ Återremittering - Begäran om tillstyrkan avseende lokalisering av vindkraft vid Björnsjöbodarna, LST Dnr Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet för komplettering av ansökan samt att Vindbruksplanen ska revideras Miljöprövningsdelegationen vid Länsstyrelsen i Västernorrland har begärt Ragunda kommuns tillstyrkan avseende SCA Energy AB:s ansökan om ändringstillstånd för vindpark, Björnsjöbodarna, belägen i Ragunda och Bräcke Kommuner. Ansökan är inte komplett. Bygg och miljönämndens förslag till beslut (BMN 50) Kommunfullmäktige föreslås besluta att avstyrka föreliggande ansökan om tillstånd daterad augusti 2014 för vindkraft vid vindpark Björnsjöbodarna. Kommunstyrelsen förslag till beslut (Ks 144/2015) Lämnas till Kommunfullmäktige för beslut. KOMMUNFULLMÄKTIGES BESLUT (Kf 73/2015) 1. Beslutar att återremittera ärendet för komplettering av ansökan. 2. Beslutar att Vindbruksplanen ska revideras.

17 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 188 Dnr 2014/ Svar på motion om skolpeng för utemiljö på våra skolor Socialdemokraterna i Stugun har lämnat en motion om utemiljön på våra skolgårdar i kommunen. Motionen vill att utemiljöerna på skolorna ska inventeras utifrån ett minimum om hur skolgårdarna ska se ut samt att kommunen/skolförvaltningen tar med en skolpeng i budget för varje elev, som ska gå till upprustning av utemiljön på skolgårdarna. I nuläget utformas skolgårdarnas utemiljö olika beroende på skolgårdens utformning och förutsättningar. Elevernas ålder påverkar också vilken utrustning som är aktuell. Planering görs vid nybyggnation av arkitekt efter samråd med barn/elever, personal och föräldraråd. Utrustning som inte godkänts vid besiktning byts ofta ut till liknande lekutrustning. Kostnader för utemiljön tas upp i investeringsbudgeten eller i byggkostnaden om det är frågan om en ny anläggning. Upprustning av utemiljön sker i samband med andra åtgärder på skolorna. Exempel är bytet av förskolelokaler i Bispgården och omorganisationen av årskurser mellan Kullstaskolan och Anders-Olofskolan. I samband med planeringen av en näridrottsplats vid Hansåkersskolan kommer en översyn att göras av utemiljön vid hela skolan. Pengar till det har äskats i investeringsbudgeten för Används modellen med fördelning av skolpeng per elev för utemiljö, kommer en skola med få elever att inte ha samma förutsättningar som en skola med många elever. Därför föreslås avslag på den punkten och vi behåller nuvarande modell via äskande i investeringsbudgeten. Vi tycker att vi redan idag arbetar efter en modell som liknar den som motionen föreslår när det gäller ett minimum av hur utemiljön ska se ut. Den anpassas efter tilldelade medel och barnens/elevernas ålder. Därför föreslås att den punkten tillstyrks.

18 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Underlag för beslut Motionen Förslag till beslut 1. Modell med fördelning av skolpeng per elev för utemiljö Avslag 2. Modell med minimum av hur utemiljön ska se ut Tillstyrks Beredande tjänstemän Tomas Blom, Förvaltningschef BoU Rolf Ivansen, Förvaltningschef Samhällsbyggnad

19 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 189 Dnr 2015/ Svar på medborgarförslag gällande tillagning av skolmat och pedagogisk lunch på Järåskolan Kommunstyrelsen återremitterade 23/ , svaret på ärendet gällande skolmaten och pedagogiska luncher vid Järåskolan, då det efterfrågades en tydligare redovisning uppdelat mellan köken och den pedagogiska delen. En summering av kostnaderna efterfrågades också. Ärendet har hanterats i Barn. och utbildningsutskottet. Produktionskök Köken och Samhällsbyggnadsförvaltningen För att anpassa dagens mottagningskök på Järåskolan till ett produktionskök för skolluncher behövs en omfattande renovering. Det krävs renovering av kökslokal och lastkaj inkl. VVS-, el- och ventilationsarbeten samt utbyte av viss maskinpark. Kostnaden för detta arbete uppskattas till c:a 2 miljoner kr. En utökning av kock/kokersketjänst beräknas till 60 % för Bispgårdenområdet till en kostnad av 250,0 tkr./år. Dagens mattransport mellan Nipängen och Järåskolan upphör. Den utförs idag av kökspersonalen. Istället måste kökspersonalen sköta matleveransen till förskolan (Vita huset) alternativt att förskolan äter i Järåskolans matsal. Det innebär inga pedagogiska kostnader med ett produktionskök på Järåskolan men fördelar som nämns från skolverksamheten är att samverkan underlättas när kökspersonalen finns på plats på skolan vilket gör det enklare att beräkna matåtgången med mindre matsvinn som resultat och att maten känns mer hemlagad när den tillagas på plats. Fri pedagogisk lunch samt personal som ger råd om portionsstorlek - Skolförvaltningen För en personal som äter pedagogiskt hela läsåret är kostnaden c:a 3,5 tkr. För Järåskolans del innebär det en kostnadsökning med 18,0 tkr. från nuvarande nivå att låta all personal äta pedagogiskt. Övriga skolor i kommunen med samma årskurser måste ges samma förutsättningar att äta pedagogiskt. Det innebär en kostnadsökning med 75,0 tkr. för de pedagogiska måltiderna. Med de utökade pedagogiska luncherna finns det förutsättningar att hjälpa eleverna att ta rätt mängd på matportionerna och därmed minska svinnet.

20 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Summering av kostnader Att anpassa Järåskolans mottagningskök till ett produktionskök beräknas kosta 2,25 miljoner kr. inkl. ökad bemanning. Att låta all personal i kommunens F-6 klasser äta pedagogisk lunch innebär en kostnadsökning på 75,0 tkr./år. Underlag till beslut Medborgarförslag Förslag till beslut Vi föreslår Kommunstyrelsen att avslå motionen med hänvisning till det ekonomiska läget, pedagogisk lunch ska vara behovsanpassat och ätas tillsammans med eleverna. Beredande tjänstmän Tomas Blom, Förvaltningschef BoU Elisabeth Norman Edlund, Kostchef Rolf Ivansen, Förvaltningschef Samhällsbyggnad

21 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 190 Dnr 2015/ Utmaningsrätt och start av fristående förskola i Hammarstrand I april 2015 lämnades en ansökan in till Ragunda kommun om att få starta en fristående förskola i Hammarstrand. Kommunstyrelsen beslöt vid sitt möte att avslå ansökan om start av fristående förskola. I en ny ansökan underskriven som lämnats till Ragunda kommun åberopas kommunens utmaningsrätt angående ansökan om start av den fristående förskolan. De båda ansökningarna liknar till stor del varandra. Den senare versionen är kompletterad med åberopandet av utmaningsrätten samt att en ansökan är inlämnad till Bolagsverket om bildandet av ett personalkooperativ. Tomas Blom, Chef Barn och utbildningsförvaltningen har lämna ett tjänstemannayttrande och ärendet har hanterats i Barn- och utbildningsutskottet. Underlag till beslut 1. Tjänstemannayttrandet 2. Ansökan Barn och utbildningsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås att; 1. Inte anta utmaningsrätten i verksamhet som är lagstadgad. 2. Avslå ansökan om start av fristående förskola i kommunägda lokaler.

22 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 191 Dnr 2015/ Rutiner för avslutningssamtal Barn- och utbildningsutskottet Ragunda kommun har lämnat ett ärende till Kommunstyrelsen gällande rutiner för avslutningssamtal. Frågan om rutiner vid avslutningssamtal har vid flera tillfällen lyfts i utskottet. Tidigare anställda har haft åsikter och funderingar kring hur rutinerna vid avslutande samtal i kommunen följs samt hur deras synpunkter lyfts vidare för att förbättra rekryterings och personalpolitiken. Vi anser att Ragunda kommun och Kommunstyrelsen bör anta riktlinjer kring avslutandesamtal som sedan lyfts in i den redan antagna personalpolicyn för Ragunda kommun. Vi har tittat på andra kommuner och Kalix kommun har riktlinjer som vi tycker är tydliga och bra vad gäller avslutande samtal. Bilaga Exempel från Kalix kommun. Jenny Palmquist (S), Katarina Sahlin (S) och Lennart Dahlström (C), ordinarie ledamöter Barn- och utbildningsutskottet Ragunda Kommun

23 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 192 Dnr 2015/ Initiativärende - Riktlinjer och intyg för ersättning vid förlorad arbetsinkomst samt ev. förlorad avsättning till tjänstepension som förtroendevalda Som förtroendevald politiker (om man har en anställning) begär man idag ledigt för kommunalt uppdrag utan lön när man går på möten eller på uppdrag som politiker. Ragunda kommun ersätter då den förtroendevalda med förlorad inkomst om man lämnar in intyg från arbetsgivaren. Det man nu går miste om är den avsättning till tjänstepension som annars görs för den arbetade dagen. Detta påverkar din framtida pension. Förslag till mall Se bilaga Jag yrkar på följande - Att Ragunda kommun tar fram en mall för intyg vid förlorad arbetsförtjänst där det framgår vad den förtroendevalda har för inkomst per dag samt summan av tjänstepensionsinbetalning är per dag - Att Ragunda kommun kräver på intyg från arbetsgivare att det framgår inkomst per dag samt förlorad tjänstepensionsinbetalning - Att Ragunda kommun betalar in tjänstepension för den berörda dagen Jenny Palmquist Ordinarie ledamot i Kommunstyrelsen

24 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 193 Dnr 2015/ Medborgarförslag gällande ÅVC utrymme för Återbruk Irja Skoglund, Bispgården har till Kommunfullmäktige lämnat in ett medborgarförslag gällande ÅVC utrymme för återbruk. Kommunfullmäktige har remitterat medborgarförslaget till Kommunstyrelsen för beredning. Underlag för beslut Medborgarförslaget

25 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 194 Dnr 2015/ Motion Införande av ett ekonomiskt utskott i Ragunda kommun Birgitta Orrebo (AfR) har till Kommunfullmäktige lämnat in en motion gällande införandet av ett ekonomiskt utskott i Ragunda kommun. Kommunfullmäktige har remitterat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Underlag för beslut Motionen

26 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 195 Dnr 2015/ Motion inrättande av Öppen Integration mötesplats för alla, samt praktikplatser inom alla verksamheter. Sara Lindström (V) har till Kommunfullmäktige lämnat in en motion gällande inrättande av Öppen Integration mötesplats för alla, samt praktikplatser inom alla verksamheter. Kommunfullmäktige har remitterat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Underlag för beslut Motionen

27 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 196 Dnr 2015/ Motion ekonomisk redovisning för Migration. Sara Lindström (V) har till Kommunfullmäktige lämnat in en motion gällande ekonomisk redovisning för Migration. Kommunfullmäktige har remitterat motionen till Kommunstyrelsen för beredning. Underlag för beslut Motionen

28 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 197 Dnr 2015/ Motion Kommunens grönytor Anders Frimert (S) har till Kommunfullmäktige lämnat in en motion gällande kommunens grönytor. Kommunfullmäktige har remitterat medborgarförslaget till Kommunstyrelsen för beredning. Underlag för beslut Medborgarförslaget

29 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 198 Valärenden Kommunstyrelen har att genomföra följande val; Ersättare i Beredningsgrupp för Socialfonden, KJ Amcoffs, NO Petterssons fond.

30 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 199 Bevakningslista Kommunstyrelsen har att göra ändringar i bevakningslistan. Bilaga.

31 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 200 Anmälan av delegationsbeslut. 1. Vård och omsorg nr (okt) Sociala utskottet Sociala utskottet

32 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 201 Meddelanden

33 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen BEVAKNINGSLISTA 2015 Paragraf Ärende Åtgärd Ansvar Klart Ks 57/12 Fastighetsutredning Återrapportering Chef Samhällsbyggnadsförvaltningen Feb - 16 Ks 19/10 Skötsel av kommunens grönytor Beredning Chef Samhällsbyggnadsförvaltningen Feb - 16 Ks 32/02 Systematisk kval. Arb. Skolan Redovisning Barn- och utbildningschef sept-16 Uppföljning Fastighetspolicyn Chef Samhällsbyggnadsförvaltningen Feb - 16 Ks 7/14 Avgifter och taxor Vård o Omsorg samt Årlig uppföljning mars 16 Kostenheten Ks 8/14 Riktlinjer, rutiner, nivå Hemvårdsbidrag Årlig uppföljning mars 16 Ks 59/14 Medborgarförslag Skolmat/pedagogisk Beredning Kommunchef Dec - 15 lunch för lärare Ks 118/14 Medborgarförslag Arbetsgrupp för Beredning Kommunchef Dec - 15 Sporthall/Allaktivitetshus. Ks 168/14 Motion - Skolpeng för utemiljön på våra Beredning Chef Samhällsbyggnadsförvaltningen Dec - 15 skolor Ks 58/15 Internkontroll plan Årlig uppföljning Kommunchef dec -15 Ks /15 Motion Systematiskt Arbetsmiljöarbete Beredning Samhällsbyggnadsutskottet feb-16 Ks /15 Motion Närproducerad mat Beredning Samhällsbyggnadsutskottet feb -16 Ks /15 Medborgarförslag Tillagningskök Beredning Samhällsbyggnadsutskottet feb -16

34 Gun Fahlander Beslutat av: Kommunstyrelsen xxxx Internkontrollplan 2015 Vad är intern kontroll? Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6 kap. 1 och 3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Det innebär och syftar till att säkerställa att styrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen upprätthåller en tillfredställande intern kontroll, d.v.s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, policys och instruktioner m m. Internkontroll utgör en del i det totala kvalitetsarbetet. Genom rutinorienterade kontroller skall säkerhet i system och rutiner samt rättvisande räkenskaper uppnås. Ett hjälpmedel för planering, prioritering och uppföljning i kontrollarbetet är risk- och väsentlighetsanalysen i vilken organisationens viktigaste processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i den professionella yrkesutövningen. Kommunstyrelsens internkontrollplan sammanfattas i en övergripande plan som gäller för samtliga verksamheter som lyder under kommunstyrelsen. Utöver den finns även verksamhetsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De verksamhetsspecifika internkontrollplanerna ska ses som ett komplement där enskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen ska ses som ett hjälpmedel och inte som ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje verksamhet har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt övriga styrdokument. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. Ragunda kommuns arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. Kontrollmiljö 1

35 Hur samverkar vi? Har vi rätt kompetens? Hur ser de sociala relationerna ut? Hur fungerar dialogen om problem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll. Riskanalys En riskbedömning görs i tre steg: 1. Kartlägga vilka risker som finns Vilka rutiner/processer får inte gå fel? 2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer. 3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt? Externa risker: På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv? Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt? Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige? Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen? Interna risker: Kan vi lita på den information vi har tillgång till? Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stödbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier) Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.? På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen? Verksamhetsrisker: Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål? På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet? Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till rätt kostnad? Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.) 2

36 Genomförandet av en väsentlighets- och riskanalys förklaring av begrepp och poäng i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid risk- och väsentlighetsanalys upprättas en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 0 4. Nedan följer en matris med tillhörande förklaringar för bedömning av väsentlighet och risk vid intern kontroll. VÄSENTLIGHET Poäng (konsekvens) Mycket allvarlig Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik RISK (sannolikhet) Väsentlighet Påverkan för verksamheten/kostnaden om fel uppstår: - Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen - Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen - Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommun - Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa - Mycket allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa - Risk Sannolikhetsnivåer för fel: - Osannolik risken är praktisk taget obefintlig att fel ska uppstå - Mindre sannolik risken är mycket liten att fel ska uppstå - Möjlig det finns risk för att fel ska uppstå - Sannolik det är mycket troligt att fel kan uppstå - Mycket sannolik det är mycket trolikt att fel ska uppstå Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Det handlar om en subjektiv väsentlighetsoch riskbedömning. Olika processer/funktioner/verksamheter måste ställas mot varandra. Kontrollkostnaden måste alltid vägas mot de konsekvenser som uppstår vid eventuella fel. Från och med väsentlighets- och riskpoäng fem (5) bör dock kontrollåtgärder alltid övervägas. Att bristande internkontroll kan medföra ekonomiska konsekvenser råder inget tvivel om. Men andra nog så viktiga konsekvenser är också värda att beakta i en risk- och väsentlighetsanalys, såsom förtroende för den kommunala verksamheten, rättssäkerheten och informationshanteringen. Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; medborgaren, Ragunda kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning. Utifrån hur olika processer/funktioner/verksamheter har bedömts och poängsatts i riskoch väsentlighetsanalysen tas det beslut på vilka aktiviteter som ska granskas. För de processer/funktioner/verksamheter som ska granskas/kontrolleras upprättas en internkontrollplan. 3

37 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: En genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning Tydliga och mätbara mål och regelverk Dokumenterade rutinbeskrivningar En anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar. För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande: En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning Ett vidgat perspektiv på intern kontroll Få med politikerna på tåget. Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen. Inkludera andra än ekonomer Tillvarata teknikens möjligheter Information och utbildning Översyn av policydokument och regler Hitta en bra struktur för återrapportering Ha tålamod! 4

38 Internkontrollplan gemensam för samtliga förvaltningar under kommunstyrelsen Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/tid Metod Rapportering till Verkställighet av politiska beslut Attest Fakturor Verkställighet av Politiska beslut i KF, KS och utskott under KS Har KS-rutin för klagomålshantering följts, medborgarenkät och svar. 1. Kontroll av att aktuella förteckningar över beslutsattester finns hos varje förvaltning 2. Kontroll av att rätt beslutsattestant attesterat. 3. Kontroll av att beslutsattestant inte har attesterat egna kostnader t ex resekostnader, telefon Kontroll av att fakturor uppfyller gällande lagkrav Sekreterare i respektive politiskt organ Klagomålssynphantering Kommunsekreterare /kommunikatör Ekonomer Ekonomer 1 gång/år inför bokslut 1 gång/år inför bokslut Klart i samband med bokslutet 1 gång/år inför bokslut Uppföljning av beslut Uppföljning av inkomna synpunkter 1.Granskning av förteckningar. 2.Stickprov 3.Stickprov P 2-3, stickprov urval 25 fakturor per förvaltning Stickprov 25 fakturor per förvaltning Kommunchef och KS Kommunchef och KS Kchef/Ekchef och KS Kchef/Ekchef och KS Kompletta verifikationer Bokföring/ Redovisning Kontroll av att verifikationer är kompletta d v s att beställning och öviga relevanta handlingar kan kopplas till faktura Genomgång av förvaltningens samtliga bokföringsposter för perioden Ekonomer Förv.chef och ekonomer 1 gång/år inför bokslut 1 gång/månad Stickprov 25 fakturor per förvaltning Genomgång av förteckning Kchef/Ekchef och KS Kchef/Ekchef och KS Representation Rätt attest, anteckningar om deltagare och syfte, rätt moms, att reglementet för verifikationer följs Ekonomer Klart i samband med bokslut Stickprov (5 representationstillfällen granskas per förvaltnng Kommunchef 5

39 Verkställighet av politiska beslut Att efterleva och verkställa politiska beslut är en fundamental och grundläggande princip för all personal inom en politisk styrd organisation. Om tjänstemän på alla nivåer i organisationen underlåter att verkställa politiks beslut är det mycket allvarligt, högsta graden av konsekvens. Bedömningen är att det är mindre sannolikt att underlåtenhet förekommer. Verkställighet av politiska beslut bedöms till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen ska utföras avseende beslut i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens utskott. Kontrollen utförs av sekreterare i respektive organ. Klagomål och synpunkter Att följa rutin för klagomål och synpunktshantering är viktigt utifrån att bibehålla medborgarnas förtroende. Det är också en viktig faktor för att den kommunala organisationen ska upplevas som transparent och trovärdig. Följer inte organisationen rutiner, hantering av medborgarenkät medborgarförslag, är det allvarligt. Näst högsta graden av konsekvens. Bedömningen är att det är möjligt att underlåtenhet att följa rutinen förekommer. Efterlevnaden av klagomål och synpunkter bedöms till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av kommun/nämndsekreterare och kommunikatör. Attest Risk för avsiktliga och oavsiktliga fel finns alltid i en stor organisation där många personer är inblandade i den ekonomiska processen. Att attester sker i behörig ordning är grundläggande för den interna kontrollen. Riskbedömningen är möjlig och allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av ekonomiavdelningen (ekonomer). Fakturor Risk för avsiktliga eller oavsiktliga fel finns alltid i en stor organisation. Att fakturor som ska betalas av kommunen är korrekta är grundläggande för att säkerställa att kommunen till exempel inte betalar bluffakturor. Riskbedömningen är sannolik konsekvensen allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av ekonomiavdelningen(ekonomer). Kompletta verifikationer Kontroll av att verifikationer är kompletta, det vill säga att beställning och övriga relevanta handlingar kan kopplas till inkommen faktura. Verifikationer ska sammantaget innehålla uppgifter angående levererad vara/tjänst, kvantitet och/eller kvalitet, pris, momshantering och kontering. Saknas ovanstående uppgifter är bokföringen inte komplett och kommunen kan därmed inte verifiera effektiv resursanvändning. Riskbedömningen för att detta kan ske är sannolik och konsekvens bedöms vara allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av ekonomiavdelningen (ekonomer). Bokföring/redovisning Månadsvis översiktlig kontroll av samtliga bokföringsposter under perioden för att minska risken för bland annat oseriösa leverantörer. Riskbedömningen för att detta kan ske är sannolik och konsekvens bedöms vara allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av förvaltningschef tillsammans med ekonom. Representation Representation är ett samlingsbegrepp för vissa konkreta tecken på uppskattning som personer inom en organisation mottar från eller visar andra personer. Det är viktigt att de föreskrifter som finns angående 6

40 representation följs av de regler som finns att utläsa i skattelagstiftningen, som t ex inkomstskattelagen, skatteverkets allmänna råd, inkomsttaxering, och i kommunens reglemente för kontroll av verifikationer. Det är sannolikt att brister kan förekomma i samband med fakturor avseende representation och konsekvenserna inte minst för individen och organisationen kan bli kännbara. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av ekonomikontoret (ekonomer). Kommunledning, inåt internkontrollplan Följande processer, rutiner och arbetsuppgifter har analyserats och poängsatts i risk- och väsentlighetsanalysen med åtföljande förtydligande och motiveringar. Kansli, personalavdelning Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/ tid Metod Rapportering till Delegationsordningens efterlevnad Rätt beslutsfattare och att befogenhet inte har överskridits Kommunsekreterare Klart i samband med bokslut Stickprov Kommunchef och KS Posthantering Medarbetarsamtal, bisyssla Kontroll av anmälda beslut till kommunstyrelsen samt kontroll om beslut anmäls i kommunstyrelsen. Att inkommen post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad. Att medarbetarsamtal genomförs en gång per år samt att medarbetare i samband med det på begäran redovisar ev bisyssla. Kommunsekreterare Personalc hef Klart i samband med bokslut Klart i samband med bokslutet Stickprov Stickprovintervju med verksamhetschefer. Kommunchef och KS Kommunchef och KS Medarbetarundersökning Systematiskt arbetsmiljöarb ete Kontroll att verksamheten upprättar mål och planer utifrån medarbetarunders ök-ningen Efterlevnad av arbetsmiljölagen. Personalc hef Personalc hef Klart i samband med bokslut vart tredje år Klart i samband med Uppföljning av att verksamheten arbetar fram mål och planer utifrån noterade brister medarbetarundersökni ngen Stickprov Kommunchef och KS Kommunchef och KS 7

41 Följs kommunens rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet bokslutet Förtydliganden och motivering Nedan följer förtydliganden och motiveringar av analyserade processer, rutiner och arbetsuppgifter för kommunledning inåt-perspektivet. Delegationsordningens efterlevnad En modern politisk organisation innebär också en fördjupad demokrati, vilket förutsätter en långtgående och omfattande delegation för att vara effektiv. Risken för avsteg bedöms som mindre sannolik med konsekvensen om det inträffar är mycket allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av kommunsekreterare. Posthantering Att inkommen post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad är av högsta betydelse för rättssäkerheten. Av offentlighets- och sekretesslagen 5 kap framgår hur en myndighet skall förfara med allmänna handlingar, bl a registreringsskyldighetens omfattning. Om posten förblir liggande oöppnad och inte registreras blir konsekvensen av detta förfarande mycket allvarligt och risken att detta inträffar bedöms som möjlig. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av kommunsekreterare Medarbetarsamtal/bisyssla Medarbetarsamtal är viktiga både för arbetsgivaren och arbetstagaren. Vid medarbetarsamtal skall arbetsgivaren informera arbetstagaren om anmälningsplikt för bisyssla. Genom villkor i anställningsavtal måste säkerställas bisysslor och delägarskap ej utnyttjas på ett sådant sätt att kommunen lider skada, varken ekonomiskt eller ideellt. Bedömningen är att det är mindre sannolikt att medarbetarsamtal inte genomförs men konsekvensen om de inte genomförs eller om de är bristfälliga är mycket allvarlig. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för Kontrollen utförs av personalchef Medarbetarundersökning I Ragunda kommun genomförs medarbetarenkät varje år. Enkäten är en viktig indikator på om det finns organisatoriska problem eller rena arbetsmiljöproblem som kräver åtgärder. Varje verksamhet ska i förekommande fall av brister upprätta planer och mål med syfte att åtgärda de brister som uppmärksammats. Bedömningen är att det är sannolikt att handlingsplaner inte upprättas i samtliga verksamheter och att konsekvenserna blir kännbara. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och utgör därmed ett kontrollmoment för år Kontrollen utförs av personalchef. Systematiskt arbetsmiljöarbete Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Det kan förhindra att arbetstagarna drabbas av olycksfall, sjukdom eller andra negativa följder av förhållandena i arbetsmiljön. Bedömningen är att det är sannolikt att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte utförs enligt gällande lagstiftning och kommunala riktlinjer i samtliga verksamheter 8

42 och att konsekvenserna kan bli allvarliga. Med anledning av detta bedöms processen till sex poäng och utgör därmed ett kontrollmoment för Kommunledning, utåt internkontrollplan Kommunikationsavdelning Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/ti d Metod Rapporterin g till Grafisk profil Att verksamheterna följer rutin för grafiska profilen Kommunikationsansvari g Klart i samband med bokslut Stickprov Kommunche f och KS Bilder, upphovsrät t Kontrollera upphovsrätt och publiceringstillstån d Kommunkationsansvari g Klart i samband med bokslut Stickprov (trycksake r och bilder på hemsida) Kommunche f och KS Grafisk profil En ny grafisk profil antogs Den nya grafiska profilen innehåller bl a regler för typsnittsanvändning, regler för trycksaker m m. Syftet är bl a att profilera Ragunda kommun. Bedömningen är att den nya grafiska profilen ännu inte fått fullt genomslag i organisationen. Konsekvensen är i ekonomiska termer lindrig, men i ett trovärdighetsperspektiv är konsekvensen kännbar när dokument/trycksaker som produceras internt inom kommunen skiljer sig åt grafiskt. Det är sannolikt att den grafiska profilen inte följs enligt gällande riktlinjer. Med anlednings av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av kommunikationsansvarig. Bilder upphovsrätt Upphovsrätten, både den ekonomiska rätten och den ideella rätten, innehas från början alltid av upphovsmannen oavsett om verket skapas privat eller inom ramen för en anställning. Upphovsrätten består av två delar, förfoganderätten, det vill säga den ekonomiska delen av upphovsrätten, och den ideella rätten. De ideella rättigheterna anses normalt inte kunna överlåtas helt och hållet och intrång i upphovsrätten ger normalt rätt till ersättning för uppkommen skada. I vilken form eller omfattning t ex namn på fotograf ska anges avgörs av allmänt godtagna branschsedvänjor. Sannolikheten för att bild används i strid med upphovsrätten eller avtal är möjlig. Konsekvensen bedöms vara allvarlig då kommunen kan bli ersättningsskyldig vid ett upphovsintrång. Med anledning av detta bedöms processen till fem poäng och innefattas i kontrollmomentet för år Kontrollen utförs av kommunikationsansvarig Barn- och utbildningsförvaltningen, internkontroll Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/tid Metod Rapportering till Likabehandliling/Särbehandling Rektor Klart i samband med bokslut Skolpliktsbevakning Rektor Klart i samband med bokslut Förvaltningschef Förvaltningschef 9

43 Internkontrollplan, Vård- och omsorgsförvaltning Process Kontroll moment Kontrol l ansvari g Frekvens/ti d Metod Rapportering till Privata medel äo/lss Kontroll av att rutin för hantering av privata medel följs i verksamheterna Chef 1 gg/år.klart i samband med bokslut Stickprovsgransknin g Förvaltningsch ef Rättssäkerhe t ÄO/LSS Återsökning av statsbidrag för flyktningar och asylsökande Rättssäkerhe t IFO Kontroll av att biståndsbedömning inom SoL och LSS sker enligt gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner. Att statsbidragsansökning ar av särskilda och extraordinära kostnader görs inom alla områden. Skapa en instruktion för återsökning av statsbidrag. Kontroll av att handläggning av bistånd sker enligt gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner Chef Chef Chef 1 gg/år. Klart i samband med bokslut Klart i samband med bokslut Klart i samband med bokslut Stickprovsgransknin g Intervju med ansvarig person samt stickprov Stickprovsgransknin g Förvaltningsch ef Förvaltningsch ef Förvaltningsch ef 10

44 Internkontrollplan, Samhällsbyggnadsförvaltningen Process Kontroll moment Kontroll ansvarig Frekvens/t id Metod Rapporterin g till Luftkvalitet Luftkvalitet i kommunens lokaler samt lokaler som används av kommunens verksamheter Enhetschef 1 gång/år. Stickprovsgransk ning Förvaltningsc hef Systematisk brandskyddskont roll Brandsäkerhet i lokaler Enhetshcef 1 gång/år. Stickprovsgransk ning Förvaltningsc hef Upphandling entreprenader, ramavtal. Att upphandling sker enligt gällande riktlinje. Verksamhetsc hef 1 gång/år. Klart i samband med bokslut Stickprov Förvaltningsc hef Utbetalning bidrag Kontroll att gällande delegationsordn ing för upphandling följts. Kontroll av att bidragshanterin gen följer de riktlinjer som är beslutade i - Riktlinjer föreningsstöd. Ansvarig tjänsteman Klart i samband med bokslut Stickprov Förvaltningsc hef Luftkvalitet En bra grundventilation, anpassad till den verksamhet som finns i en byggnad, är viktig för att inomhusmiljön ska vara sund. Ventilationen ska kontinuerligt kunna föra bort luftföroreningar oberoende av belastning, väder, årstid och temperatur. I byggnader med dålig och ineffektiv ventilation blir de föroreningar som bildas kvar inomhus. Dessutom kan för höga nivåer av luftfuktighet uppkomna. Dålig luftkvalitet kan medföra hälsoproblem. Sannolikheten för bristande luftkvalitet i kommunala fastigheter är möjlig. Konsekvensen bedöms vara allvarlig utifrån människors hälsa. Med anledning av detta bedöms processen till 6 poäng och innefattas således i kontrollmomentet för år Kontroll utförs av godkänd besiktningsman, kontroll luftmätning utförs av ackrediterat företag. OVKbesiktning utförs. Systematisk brandskyddskontroll Den systematiska brandskyddskontrollen innebär att alla ska arbeta systematiskt med sitt brandskydd. Det innebär att du metodiskt ska gå igenom ditt behov av brandskydd, se till att det fungerar och att alla i organisationen har den kunskap och det material som är nödvändigt för att förebygga brand. Systematiskt 11

45 brandskyddsarbete (SBA) gör det lättare att skydda medarbetare och lokaler från skador som kan bli följden av en brand. Det kan vara avgörande för verksamhetens fortlevnad. Det är dessutom ett krav från lagstiftaren. Dagen krav enligt lagen om skydd mot olyckor 2 kap 2 anger i princip att ansvaret för att vidta förebyggande faller direkt på ägaren eller nyttjanderättshavaren av en byggnad eller anläggning. För att säkerställa att de lokaler i vilka kommunen bedriver sin verksamhet uppfyller gällande krav ska regelbundna brandskyddskontroller genomföras. Kontrollerna utförs av enhetschef tillsammans med respektive verksamhets- brandskyddsansvarig och i förekommande fall av räddningstjänsten (brandskyddsinspektion). 12

46 Fria anslaget Organisation Ange obligatoriska organisationsuppgifter nedan. Namn CIA JH Adress c/o ANNA REX, Södra Söre 405 Postnummer Ort Lit Telefon E-post Url Bank/Plusgiro