Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ /3 2018

Transkript

1 Styrelsen för Kisängs samfällighetsförening avger härmed, enligt beslut på styrelsens möte 15 april 2018, verksamhetsberättelse och ekonomisk årssammanställning för perioden från och med 1 april 2017 till och med 31 mars Dokumentet avslutas med förslag till resultathantering och disposition av det egna kapitalet. 1 Styrelsens arbete Den styrelse som valdes vid mötet 14 maj 2017 med 7 ledamöter och 2 suppleanter har under verksamhetsåret haft 7 ordinarie styrelsemöten. Deltagandet har varit gott och styrelsens möten har alltid haft ett deltagande långt över gränsen för att vara beslutsför. Styrelsen har fortsatt att ge ut nyhetsbrev till medlemmarna och det har under verksamhetsåret blivit sammanlagt 7 ordinarie och 1 extra nyhetsbrev inklusive april I slutet av mars 2018 skickade styrelsen ut sin tredje medlemsenkät till alla i Kisäng för att få veta hur man ser på verksamheten. Dessutom skickades en särskild enkät angående KSF:s städdagar. Enkäten är en del i vår strävan att öka dialogen mellan medlemmarna och styrelsen. Resultaten kommer att redovisas på föreningsstämman i maj Verksamheten i gemensamhetsanläggningarna Verksamheten i våra gemensamhetsanläggningar har löpande rapporterats i Nyhetsbreven. Här i verksamhetsberättelsen ges endast övergripande sammanfattningar. För mera detaljer hänvisar vi till nyhetsbreven som alla finns på hemsidan. Det finns också en pärm med blädderexemplar i posthuset. 2.1 Ga1 Vägar Planerade åtgärder på grusvägarna med nya slitlager på Älgspåret, Rådjursspåret, Vargspåret, Harspåret och Utterspåret genomfördes i början av sommaren. Detta var en av de större satsningarna på grusvägarna de senaste åren. I slutet av november genomfördes dikes- och släntrensningar på Kisängsvägen mellan Björnspåret och båthamnen samt på Vargspårets norra sida. Under 2017 lämnade vägansvariga Börje Kristiansson och Arne Nordström sina uppdrag. Styrelsen tackar dem för deras förtjänstfulla arbete med Kisängs vägar under många år. Mot slutet av 2017 fick KSF två nya vägansvariga, Peter Westman Älgspåret 6 och Stefan Kemi Älgspåret 21. De fick något av en rivstart med ett synnerligen besvärligt vinterväglag i början av Tillsammans med entreprenören Hemt AB har man hanterat många svåra situationer med väderprognoser som flera gånger slagit fel. Det har genomförts sammanlagt 18 insatser med plogning och/eller halkbekämpning vilket är betydligt fler än de senaste åren. Några insatser gällde enbart på Kisängsvägen som hade ett synnerligen besvärligt väglag. Sida 1 av 12

2 2.2 Ga2 Skog m.m Skogen, grönområden och badet De två städdagarna 2017 hade sammanlagt ungefär 120 deltagare och på flera ställen i Kisäng städades och röjdes det kraftfullt. Denna vinter drabbades vår skog av en ostlig storm med viss vindfällning huvudsakligen i nyckelbiotopen mot Djupviken. Nu planeras för samråd med Skogsstyrelsen för hur vi ska kunna röja begränsat för att underlätta framkomligheten utan att bryta mot regelverket för nyckelbiotoper. En ny skogsgrupp har under året etablerats och börjat arbeta. Arbetet har lett fram till en naturvårdsplan som kommer att föreläggas föreningsstämman 2018 som ett särskilt dokument. I verksamhetsplanen för fanns en punkt om slyröjning vid Djupviken. Den har inte genomförts och ingår därför som en del i den nya planen. I verksamhetsplanen fanns också en punkt om att överväga en vägbom vid nerfarten till badplatsen. Efter övervägande har styrelsen beslutat att avskriva frågan Hamnen Båtsektionen Hamnanläggningen har löpande underhållits, bland annat vid städdagarna. 2 bommar, 8 flottörer och 12 brädor har ersatts med nya på bryggorna. Inför säsongen 2018 finns det 7 lediga platser och 12 externa hyresgäster. Dessvärre drabbades hamnen även detta år av en stöldvåg där 5 motorer försvann. För att motverka stölderna har en hel del träd och buskar avverkats för att öka insynen från närliggande bebyggelse. Dessutom har bastubyggnaden gjort det möjligt att montera bryggoch hamnbelysningar som drivs med solceller. Gösfisket har som vanligt varit mycket bra. Kräftfisket var även denna säsong mycket bra. Efter 40 år som båthamnsansvarig i Kisäng lämnar Ola Nylund uppdraget. Styrelsen framför sitt varma tack till Ola för alla års hängivet arbete med båthamnen. Anders Nilsson på Vargspåret 2 kommer att ta över uppdraget Bastun Bastun invigdes i maj 2016 och har sedan dess varit i användning. Den elektriska installationen har förbättrats för att bastun ska kunna spela en roll för att motverka stölder i hamnen genom belysning med rörelsevakter. Området runt bastun har förbättrats och det finns nu en välbesökt rastplats med grillmöjligheter i anslutning till bastun Posthuset Nytt kodlås har installerats utan nämnvärda kostnader och vi kan nu enkelt byta kod till posthuset. Sida 2 av 12

3 2.3 Ga3 Vattenförsörjning Den löpande verksamheten har fungerat väl. Det har varit få akuta störningar hos enstaka fastigheter och dessa har varit relativt enkla att åtgärda. Den regelbundna provtagningen har fortsatt visat på bra mätvärden och godkänd dricksvattenkvalitet. Ett 30 meter långt skyddsräcke för vattenverket har monterats på Älgspårets södra sida. Tack vare bra bidrag från Trafikverket och Nyköpings kommun blev kostnaden låg för KSF. Styrelsen har inlett en dialog med Länsstyrelsen om att inkludera Kisängs vattentäkt i deras arbete med att ta fram en regional vattenförsörjningsplan. Detta medför att vi kommer att få hjälp från Länsstyrelsen och Nyköpings kommun i att planera lämpliga skyddsåtgärder för vår vattenförsörjning i Kisäng. En utredning om att modernisera övervakning och styrning av vattenverket har påbörjats. Styrelsen räknar med att det finns ett färdigt förslag till sommaren Kostnaden kommer att inrymmas i underhålls- och förnyelsefonden för Ga3 vatten. Ledningsbyten inne i vattenverket har skjutits på framtiden. 2.4 Ga4 Avfall Under det gångna verksamhetsåret har vi ökat tömningsfrekvens för de olika förpackningarna utom tidningsinsamlingen som behöver tömmas väldigt sällan. Styrelsens bedömning är att detta har bidragit till bättre ordning på avfallsplatsen. Kostnadsökningen har hållits inom budgetramen. I verksamhetsplanen fanns en punkt om att styrelsen skulle överväga ett förslag om att sätta upp skyltar med ordningsregler. Med de tätare tömningarna av förpackningsinsamlingen och extra kärl för restsopor kring jul och nyår så har ordningsproblem minskat och därför får frågan om skyltning vila tills vidare. 2.5 Nytt elnät i Kisäng Vattenfall eldistribution meddelade i mitten av 2017 att man påbörjat ett projekt för att förlägga hela elnätet i Kisäng under jord. Efter förhandlingar mellan styrelsen för KSF och Vattenfall träffades två avtal om markupplåtelse och vägintrångsersättning. Dessa avtal måste först godkännas av en föreningsstämma i KSF eftersom de avsåg upplåtelse längre än 5 år. Stämman genomfördes den 20 januari 2018 med ganska lågt deltagande av medlemmarna i KSF. I anslutning till stämman informerade Vattenfalls projekteringsansvarige om arbetet och enskilda fastighetsägare fick en möjlighet att prata om sina frågor vilket var uppskattat. Avtalen ger KSF en engångsersättning på knappt kr som tillförs Ga1 vägar och Ga2 grönområden m.m. Sida 3 av 12

4 2.6 KSF gemensamt Information till medlemmarna Under året har vi börjat utveckla den nya hemsidan. En stor fördel med den nya plattformen är att den anpassar sig automatiskt till både läsplattor och mobiltelefoner utan att den som skriver på hemsidan behöver fundera över det. I början av 2018 fick KSF en ny webbansvarig, Cecilia Alpstig på Vargspåret 10, som nu ska fortsätta arbetet med att tillvarata möjligheterna på den nya hemsidans plattform. I verksamhetsplanen fanns en ambition att utveckla medlemsenkäten på den nya plattformen för hemsidan men detta arbete har inte påbörjats ännu. För alla medlemmar finns posthuset med anslagstavla som en alternativ kommunikationsväg. Vi vill också understryka att alla medlemmar alltid är välkomna att kontakta oss i styrelsen Långsiktiga underhålls- och förnyelseplaner Under det gångna verksamhetsåret har det främst varit planeringen för Ga2 skog, grönområden m.m. som varit i fokus. Nu finns en grund för en långsiktig naturvårdsplan för Kisäng Informationssäkerhet och integritet Till följd av den nya Dataskyddsförordningen som börjar gälla 25 maj 2018 har styrelsen upprätta nödvändiga beskrivningar och rutiner för att lagen ska kunna efterlevas. Dessa kommer att kort presenteras på föreningsstämman Ekonomiadministrationen Efter en mindre upphandling träffade styrelsen avtal med en ny redovisningsbyrå i juli Redovisningsprinciper I verksamhetsplanen fanns en punkt om utvecklade redovisningsprinciper inom Ga2 för containerförrådet, bastun och hamnanläggning. Ett förslag till nya redovisningsprinciper kommer att föreläggas föreningsstämman i maj Preliminär debitering av medlemsavgiftens första 3 månader Styrelsen valde att avstå från möjligheten till preliminärdebitering eftersom föreningens kassa ändå var tillräckligt stor för att klara perioden fram till sommaren. Sida 4 av 12

5 3 Ekonomisk sammanställning 3.1 Ga1 Vägar Resultaträkning (intäkter och kostnader) Budget Differens utfall - budget Väganslag Intrångsersättning Vinterväghållning Övriga vägkostnader Resultat Uttaxering Andel av KSF gemensamt Resultat Kostnaden för vinterväghållningen blev nästan den dubbla mot föregående verksamhetsår med samma entreprenör och oförändrade priser i avtalet. Intrångsersättningen kommer från Vattenfall Eldistribution för att vägarna påverkas av att elnätet grävs ner. Därtill är Vattenfall fullt ansvariga för att åtgärda eller ersätta eventuella skador på vägarna till följd av projektet. 3.2 Ga2 Skog, grönområden, bad och posthus Budget Differens utfall - budget Markupplåtelse Gemensamt, skog, badet & posthuset Städdagsersättning Resultat Uttaxering Andel av KSF gemensamt Resultat Ersättning för markupplåtelsen kommer från Vattenfall Eldistribution som kompensation för att elnätet läggs i marken. Differensen mot budget för kostnaderna förutom städdagsersättning beror av flera mindre poster. Sida 5 av 12

6 3.2.1 Båthamnen Bokslut Budget Differens utfall - budget Årsavgifter interna netto Årsavgifter externa netto Kostnader Resultat Kostnaderna blev högre än planerat vilket bland annat beror på reparationer av bryggorna efter motorstölderna. I verksamhetsplanen för ingick att förändra redovisning så att tillgångar och skulder för båthamnen syns tydligt. Ett förslag på denna punkt kommer att föreläggas stämman Resultatredovisningen här görs dock på samma sätt som tidigare år i avvaktan på att stämman godkänner de nya redovisningsprinciperna. Av de interna årsavgifterna på kr utgör kr inbetalda depositioner som inte borde redovisas på detta sätt. Tar man bort dessa har båthamnen ett resultat på kr Bastun Ga2 Bastun Insatser och avgifter Kostnader Resultat Observera att den första kolumnen avser all ekonomi för 1 april Under det gångna året har flera bastuintressenter gjort inbetalningar av frivilliga extrabidrag. Dessutom har ett par externa bastugäster betalat för sig. Stämman 2018 kommer att få ett förslag till en ny redovisningsprincip för bastun. Sida 6 av 12

7 3.3 Ga3 Vatten Budget Differens utfall - budget Offentliga stöd Kostnader Utredningar Resultat Uttaxering Andel av KSF gemensamt Resultat Det offentliga stödet är bidrag från Trafikverket och Nyköpings kommun till skyddsräcket på Älgspåret. De utredningar av förbättrad teknisk övervakning och processuppföljning som planerades har inte kommit så långt att det har uppstått några kostnader. 3.4 Ga4 Avfall Budget Differens utfall - budget Kostnader Resultat Uttaxering Andel av KSF gemensamt Resultat Den ökade tömningsfrekvensen i förpackningsinsamlingen och nyttjande av extra kärl för restsoporna kring jul och nyår har ökat kostnaderna jämfört med föregående år men inte ända upp till budgetramen. För 2018 har både Nyköpings kommun och Stena Recycling höjt sina priser med det får än så länge litet genomslag eftersom bara 3 månader av verksamhetsåret påverkas. 3.5 KSF gemensamt Budget Differens utfall - budget Kostnader Utfördelning till Ga Resultat Eftersom kostnaderna blev något lägre än budget fördelas bara kr till varje gemensamhetsanläggning. Sida 7 av 12

8 Tillgångar och skulder Tillgångar 1/ / Summa anläggningstillgångar 0 0 Kundfordringar Övriga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Handelsbanken Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Skulder Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader & förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder Lån i Handelsbanken Summa skulder Summa eget kapital och uhf-fonder Summa resultat i alla Ga och KSF gemensamt Observera att både tillgångar och skulder redovisas med svarta siffror även om ekonomer vanligtvis har minustecken på skulderna. Sida 8 av 12

9 4 Förslag till hantering av årets resultat Enligt våra stadgar ska vi hålla isär redovisningen av respektive gemensamhetsanläggning. Resultathanteringen måste därför göras per Ga. Nedan följer styrelsens förslag. 4.1 Ga1 Vägar Tills lånet från hösten 2016 är slutbetalt måste Ga1 varje år ha ett överskott som ungefär motsvarar amorteringarna på kr per år. Tack vare intrångsersättning från Vattenfall blev resultatet nästan kr bättre varför det beloppet avsätts till underhålls- och förnyelsefonden. Förändring Eget kapital / resultat Uhf-fond Lån Ga2 Skog, grönområden, bad och posthus Vattenfalls intrångsersättning bidrog till ett resultat på kr och medger att underhållsoch förnyelsefonden ökas med kr. Förändring Eget kapital / resultat Uhf-fond Båthamnen kr av resultatet på kr avsätts tillfälligt till underhålls- och förnyelsefonden. Den nya redovisningsprincipen med korrekt redovisning av depositionsskulder kommer att ändra förutsättningar för hela uhf-fonden i Båthamnen. Rättning av felaktig värde Förändring Eget kapital / resultat Uhf-fond Ett fel i båthamnens siffror för upptäcktes först en bit in på det nya verksamhetsåret och rättades då men i detta dokument användes först den gamla siffran. Rättningen påverkar även tabellen på sidan 11. Sida 9 av 12

10 4.2.2 Bastun Underskottet från föregående år har minskat något. Förändring Eget kapital / resultat Uhf-fond Ga3 Vatten Resultatet på kr medger en avsättning till underhålls- och förnyelsefonden med kr. Förändring Eget kapital / resultat Uhf-fond Ga4 Avfall Resultatet på kr medger ytterligare en avsättning på 5 tkr till underhålls- och förnyelsefonden som därmed får anses tillräckligt stor kommande behov. Förändring Eget kapital / resultat Uhf-fond KSF Gemensamt Förändring Årets resultat Sida 10 av 12

11 5 Sammanfattning av förslag till resultathantering Årets förändring Underhålls- och förnyelsefonder 1 Vägar Skog mm Hamnen Bastun 0 3 Vatten Avfall Summa uhf-fonder Rättning av Övrigt eget kapital felaktig värde 1 Vägar Skog mm Hamnen Bastun Vatten Avfall KSF Gemensamt Summa eget kapital Sida 11 av 12

12 Kisäng den 15 april 2018 Ordinarie ledamöter Ante Grubbström, ordförande Johan Boström Börje Kristiansson Kenneth Persson Erika Hallkvist Maria Hörman Håkan Alpstig Suppleanter Susanne Hedgren Sida 12 av 12 Fredrik Praesto Av IT-tekniska skäl är detta dokument en kopia av den version som styrelsen undertecknat, dock utan signaturer på varje sida och alla namnteckningar på sista sidan. Detta gör att storleken av den här filen är betydligt mindre än en skannad version av det underskrivna originalet. Papperskopia av det undertecknade originalet finns att tillgå i posthuset på Kisängsvägen, hos styrelsens ordförande samt vid föreningsstämman den 5 maj 2018.