Protokoll från föreningsstämma15 maj 2016

Transkript

1 Protokoll från föreningsstämma15 maj 2016 Tid: Söndagen den 15 maj 2016 kl. 10:00 12:45 Plats: OK Hällens klubbstuga i Stigtomta 1. Stämman öppnas. Styrelsens ordförande Ante Grubbström hälsade deltagarna välkomna och öppnade föreningsstämman. De närvarande utgjorde 42 röstberättigade som representerade 46 fastigheter (varav 1 genom fullmakt). Av dessa var 22 permanentboende, 20 fritidsboende och ingen obebyggd (se bilaga 1). 2. Fråga om kallelse med dagordning blivit utsänd i enlighet med stadgarna. Konstaterades att kallelse med dagordning hade blivit utsänd i enlighet med stadgarna genom Brev avsända torsdag 28 april till samtliga fastighetsägare Publicering samma dag på KSF:s hemsida med mailavisering till alla som meddelat e-postadress. 3. Val av ordförande för stämman. Fredrik Praesto, Rådjursspåret 7, valdes till ordförande. 4. Val till sekreterare för stämman. Erika Hallkvist, Renspåret 13, valdes till sekreterare. 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare Stämman beslutade att välja Desirée Hartman-Bergkvist, Rävspåret 13, och Lena Sjödahl, Rådjursspåret 25, till justerare och rösträknare. 6. Styrelsens och revisorernas berättelser Styrelsens ordförande Ante Grubbström föredrog förvaltningsberättelse med ekonomisk årssammanställning samt förslag till hantering av årets resultat och disposition av det egna kapitalet (bilaga 2). Mats Werner och Desirée Hartman-Bergkvist föredrog revisorernas berättelse (bilaga 3). Föreningsstämman godkände resultat- och balansräkning samt styrelsens förslag till hantering av årets resultat och disposition av det egna kapitalet. 7. Ansvarsfrihet för styrelsen Föreningsstämman beviljade ansvarsfrihet för föregående och nuvarande styrelse för perioden 1 april 2015 till 31 mars Sida 1 av 5

2 Protokoll från föreningsstämma15 maj Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna a) Stämman godkände styrelsens förslag till rutin för ägarbyte och ändrad användning av fastighet. Det innebär att en administrativ avgift om 600 kr tas ut för ändrad användning som ska skrivas in i fastighetsregistret (bilaga 4). b) Stämman godkände styrelsens förslag till ändrad rutin för fakturering av årlig uttaxering. Det innebär att KSF skickar ut två delade fakturor för verksamhetsåret. Den första ska vara betald den 1 april och den andra 30 juni (bilaga 5). c) Stämman godkände styrelsens förslag om att erbjuda medlemmarna månadsvis betalning via autogiro om minst 25 fastigheter anmäler sig. KSF kommer att ta ut en avgift på 10 kr per månad för hantering och administration. Sista dag för anmälan är 29/5 och om rutinen etableras blir den första betalningen via autogiro i augusti (bilaga 6). 9. Ersättning till styrelse, revisorer och valberedning Stämman beslutade att godkänna samma arvodesmodell som förra året (bilaga 7). 10. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Styrelsens ordförande Ante Grubbström föredrog förslaget till verksamhetsplan och budget (inkomst- och utgiftsstat) för perioden 1/ / (bilaga 8). Vidare föredrogs styrelsens förslag till underhålls- och förnyelseplaner med fonder (bilaga 9) samt styrelsens förslag till upptagande av lån om maximalt kr, med ett första steg om maximalt kr, för Ga1 Vägar (bilaga 10). Därefter beslutade föreningsstämman att godkänna verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars 2017 underhålls- och förnyelseplaner med fonder för KSF:s fyra gemensamhetsanläggningar upptagande av lån om maximalt kr med ett första steg om maximalt kr Styrelsens ordförande Ante Grubbström föredrog förslaget till uttaxering för verksamhetsåret 1/ / med kr (bilaga 11). Uttaxeringen för fastigheterna Kisäng 1:4 1:99 och 1: är: Permanentboende kr Fritidsboende kr Obebyggda tomter kr För övriga 3 fastigheter gäller motsvarande beräkning i den utsträckning dessa fastigheter deltar i de olika gemensamhetsanläggningarna. Föreningsstämman godkände förslaget till uttaxering med debiteringslängd (bilaga 12). Sida 2 av 5

3 Protokoll från föreningsstämma15 maj Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter Styrelseledamöter: Valda för 2 år vid föreningsstämman 2015, 1 år kvar Fredrik Praesto Rådjursspåret 7 Fritid Johan Boström Älgspåret 22 Permanent Kennet Persson Björnspåret 5 Fritid Mats Edefuhr Älgspåret 12 Fritid Val 2016 för 2 år Ante Grubbström Rävspåret 1 Permanent Omval Börje Kristiansson Älgspåret 20 Permanent Omval Erika Hallkvist Renspåret 13 Permanent Omval Lena Sjödahl Rådjursspåret 25 Permanent Nyval Styrelsens ordförandeför 1 år: Ante Grubbström Suppleanter för 1 år: Susanne Hedgren Älgspåret 26 Fritid Nyval Tobias Westman Älgspåret 31 Permanent Omval 12. Val av revisorer och suppleanter Revisorer för 1 år Desirée Hartman-Bergqvist Rävspåret 13 Permanent Omval Elisabeth Johansson Komplett Redovisning AB Extern Nyval Box 348, Nyköping Suppleant för 1 år Sven Olov Sjöström Rådjursspåret 23 Permanent Omval 13. Fråga om val av valberedningen Stämman utsåg en valberedning inför nästa ordinarie föreningsstämma bestående av Lotta Krüger Vargspåret 2 Permanent Nyval Magnus Skoglund Renspåret 1 Permanent Nyval Arne Nordström Vargspåret 14 Permanent Omval Sida 3 av 5

4 Protokoll från föreningsstämma15 maj Diskussionsstund Styrelsens ordförande Ante Grubbström redovisade den enkät som lämnats ut till alla medlemmar. Svarsfrekvensen var hög, runt 67 %, och föredelningen mellan permanent- och fritidsboende var jämn. Bland kommentarerna finns många tänkvärda förslag till förändringar. Resultatet kom mer att publiceras på hemsidan och i posthuset. Styrelsen ska analysera resultatet och utarbeta en handlingsplan för förbättringar. Etableringen av ett fibernät i Kisäng är i det närmaste avslutad och många har redan tillgång de nya tjänsterna som erbjuds via Gästabudsstadens stadsnät. När det gäller våra vägar kommer entreprenören att besiktiga vägarna efter sommaren 2016 för att se om det finns behov av åtgärder. De fastigheter som anser att åtgärder behöv ska anmäla detta till KSF:s vägansvariga. Vi är alla mycket nöjda med allt som vi fick utfört på städdagen den 14/ Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Stämmoprotokollet kommer senast att finnas tillgängligt i posthuset och på föreningens hemsida, samt hos ordförande och sekreterare i KSF styrelse. 16. Stämman avslutas Stämmans ordförande tackade deltagarna och förklarade stämman avslutad. Kisäng Ordförande Sekreterare: Fredrik Praesto Erika Hallkvist Likalydande original med underskrifter finns att tillgå hos KSF. Justeras: Justeras: Desirée Hartman-Bergqvist Lena Sjödahl Sida 4 av 5

5 Protokoll från föreningsstämma15 maj 2016 Bilagor: 1. Deltagarförteckning 2. Förvaltningsberättelse med ekonomisk årssammanställning samt förslag till hantering av årets resultat och disposition av det egna kapitalet 3. Revisorernas berättelse 4. Rutiner för ägarbyte och ändrad användning av fastighet 5. Ändrad rutin för fakturering av årlig uttaxering 6. Rutin för autogiro 7. Arvoden för styrelse och revisorer 8. Verksamhetsplan och budget (inkomst- och utgiftsstat) för perioden 1/ / Underhålls- och förnyelseplaner med fonder 10. Upptagande av lån om maximalt 400 tkr för Ga1 Vägar 11. Uttaxering för verksamhetsåret 1/ / Debiteringslängd Sida 5 av 5

6 KSF Närvarolista Bilaga 1 till protokoll från KSF föreningsstämma N Deltar Vikt DeltarVikt Deltar Vikt Deltar Vikt DeltarVikt DeltarVikt DeltarVikt F Björn 1 N 0,8 Ren 1 N 1,0 Varg 1 N 1 Rådjur 1 Hare 1 N 0,8 Utter 1 Älg 4 N Björn 2 Ren 2 N 0,8 Varg 2 N 1 Rådjur 2 Hare 2 Utter 2 Älg 8 F Björn 3 F 0,8 Ren 3 Varg 3 Rådjur 3 Hare 3 Utter 3 Älg 10 Björn 4 Ren 4 Varg 5 N 0,8 Rådjur 4 Hare 4 Utter 4 Älg 12 N 0,8 Björn 5 N 0,8 Ren 5 Varg 6 N 1 Rådjur 6 Hare 5 N 1 Utter 5 Älg 14 Björn 6 Ren 6 Varg 8 N 1 Rådjur 9 Hare 6 N 0,8 Älg 15 Björn 7 Ren 7 Varg 9 Rådjur 11 Hare 7 Utter 7 Älg 16 Björn 8 N 0,8 Ren 8 Varg 10 Rådjur 12 N 0,8 Hare 8 N 0,8 Utter 8 Älg 17 Björn 9 Ren 9 N 1,0 Varg 12 Rådjur 13 Hare 9 N 0,8 Utter 9 N 1 Älg 20 N 1 Björn 10 Ren 10 Varg 14 N 1 Rådjur 14 Hare 10 Utter 10 Älg 21 N 0,8 Björn 11 Ren 12 Varg 16 Rådjur 16 Hare 11 Utter 11 N 1 Älg 22 N 1 Björn 12 Ren 13 N 1,0 Varg 18 N 1 Rådjur 17 Hare 12 Utter 12 Älg 23 N 0,8 Björn 13 Ren 14 N 0,8 Varg 20 N 1 Rådjur 20 Hare 13 Utter 13 N 1 Älg 24 Björn 14 Ren 15 7,8 Rådjur 22 Hare 14 Utter 14 N 1 Älg 25 Björn 16 Ren 16 Bäver 1 Rådjur 24 Hare 16 Utter 15 Älg 26 N 0,8 Björn 18 Ren 17 Bäver 2 Rådjur 25 N 1 4,2 Utter 17 Älg 27 N 0,8 Björn 20 Ren 18 Bäver 3 Rådjur 26 Räv 7 N 0,8 Utter 19 Älg31 N 1 Björn 22 Ren 19 Bäver 4 1,8 Räv 9 N 0,8 4 Älg 33 Björn 24 4,6 Bäver 6 Räv 11 Älg 35 3,2 Bäver 8 1,6 Älg 37 7 Deltar Kvot Vikt Deltar Kvot Vikt Special 5 st Övriga 3 st Rådjur 5, 7 N 1,3 1,3 Lo 1/Räv 3 N 0,75 0,75 Antal 60 st = Permanent Rådjur 8,10 1,3 Vallersta 1:7 0,3 röstbe- 63 st = Fritid Rådjur ,8 Vallersta 1:11 0,1 rättigade 4 st = Obebyggd Räv N 1,8 1,8 Summa röstvikter special 7,3 4,0 Älg 6+19, Varg4, Utter 6 N 3,4 3,4 Summa röstvikter normal 34,2 38,0 N = Närvarande Summa röstvikter 41,5 42,0 F = Fullmakt Kvalificerad majoritet av röstberättigade 28,0

7 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Styrelsen för Kisängs samfällighetsförening avger härmed, enligt beslut på styrelsens möte 24 april 2015, verksamhetsberättelse och ekonomisk årssammanställning för perioden från och med 1 april 2015 till och med 31 mars Dokumentet avslutas med förslag till resultathantering och disposition av det egna kapitalet. 1 Styrelsens arbete Den styrelse som valdes vid mötet 10 maj 2015 med 8 ledamöter och 2 suppleanter har under verksamhetsåret haft 7 ordinarie och 1 extra styrelsemöte. Deltagandet har varit gott och styrelsens möten har alltid haft ett deltagande långt över gränsen för att vara beslutsför. Samarbetet med den externa redovisningsbyrån har utvecklats positivt under året. Det nya upplägget för arvoden, städdagsersättningar och timbaserade ersättningar för arbete åt KSF har inneburit att helt nya rutiner för löneutbetalningar, källskattehantering och arbetsgivardeklarationer har tillkommit. Styrelsen har fortsatt att ge ut nyhetsbrev till medlemmarna och det har under verksamhetsåret blivit sammanlagt 8 nyhetsbrev inklusive april I mitten av april 2016 skickade styrelsen ut en medlemsenkät till alla i Kisäng för att få veta hur man ser på verksamheten. Detta är en del i strävan att öka dialogen mellan medlemmarna och styrelsen. Resultatet kommer att redovisas på föreningsstämman i maj Verksamheten i gemensamhetsanläggningarna Verksamheten i våra gemensamhetsanläggningar har löpande rapporterats i Nyhetsbreven. Här i verksamhetsberättelsen ges endast övergripande sammanfattningar. För mera detaljer hänvisar vi till nyhetsbreven som alla finns på hemsidan. Det finns också en pärm med blädderexemplar i posthuset. 2.1 Ga1 Vägar Det löpande vägunderhållet, både i vinterväglag och övrig tid, har varit normalt och enligt styrelsens uppfattning till största delen fungerat väl. Det nya avtalet för vinterväghållningen har efter utvärdering förlängts. Förlängningen görs med ett år i taget automatiskt om inte någon av parterna säger upp avtalet. Älgspårets diken direkt efter den skarpa kurvan vid högsta punkten har aldrig varit tillfredställande utförda. I samband med att ett par fastigheter skulle börja bebyggas blev det nödvändigt att vidta särskilda åtgärder med bland annat sprängning för att få fullt fungerande diken på båda sidor vägen. Kostnaderna för dessa åtgärder blev närmare kr. Tyvärr blev det inte någon ny beläggning den korta sträckan strax före posthuset. Detta beror väsentligen på att det inte finns något tydligt avtal om arbetet med sanktionsmöjligheter eller viten. Vägavsnittet infördes därför som en delsträcka i den nya upphandlingen av åtgärder på Kisängsvägen (se nedan) Sida 1 av 10

8 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Trafikverket genomförde i slutet av juni 2015 sin vart femte år återkommande inspektion av våra vägar. Alla vägavsnitt fick godkänt vad gäller KSF:s väghållning men vi fick också stöd för att vägavsnittet mellan fyrvägskorsningen och Björnspåret var i behov av akuta åtgärder, särskilt vid de två vägtrummor som finns på avsnittet. Direkt efter Trafikverkets inspektion påbörjades en upphandling av särskilda underhållsåtgärder för de akuta problemen på Kisängsvägen. Tyvärr något sent fick vi till slut kontakt med en konsult som rekommenderades av Trafikverket. Det medförde att vi gjorde om upphandlingen med en del förändringar och förtydliganden i förfrågningsunderlaget samt ett alternativ där bara delar av sträckan skulle få ny beläggning. Utvärderingen av den förnyade upphandlingen gav två tydliga resultat: KSF fick ett väsentligt lägre pris på bytet av de två vägtrummorna. Alternativet med mindre beläggningsyta gav mycket ofördelaktiga anbud med betydligt högre kostnad per kvadratmeter. Styrelsen beslutade därför att bara anta det nya anbudet för trumbyten och återvända till bästa anbud i den första rundan för den större beläggningsytan. Tyvärr drog processen ut på tiden så att det inte blev möjligt att genomföra beläggningsarbete före vintern. Det är särskilt beklagligt för den korta sträckan strax före posthuset. När det gäller vägen ovanpå de nya trummorna är det snarare en fördel att de hinner sätta sig ordentligt innan beläggningen kommer på. 2.2 Ga2 Skog m.m Skogen, grönområden och badet Höststäddagen 2015 hade det högsta antalet deltagare på många år och på många ställen i Kisäng röjdes det kraftfullt. Det nya upplägget på städdagen uppfattades positivt av många och skall användas igen. Den entreprenör som med en specialmaskin röjer sly återkom på senhösten och fortsatte längs viken, runt åkrarna och vid badparkeringen. Den förbättring av badplatsen som gjordes hösten 2014 har under sommaren fungerat väl och varit uppskattad. Städning med hjälp av städschema i posthuset har fungerat hyggligt men styrelsen ser gärna att fler engagerar sig i att hålla badplatsen fräsch. Ett par kraftiga stormar har under senhösten och vintern fällt en hel del skog i Kisängsområdet. KSF har skyldighet att röja efter stormfällning och forsla bort virket vilket också har genomförts till en kostnad av drygt kr (inkl moms). Visserligen kommer vi att få betalt för det användbara virket och därmed kunna lyfta av momsen men sammantaget blir det ändå en kostnad för oss. En sammanfattande slutsats inom området skog och grönområden är att det är mycket viktigt att KSF vårdar och försöker bibehålla öppenheten i vårt gemensamma område för allas vår trevnad. Sida 2 av 10

9 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / I verksamhetsplanen för finns en punkt om att se över arbetsorganisationen för att hantera skog, grönområden och bad samt att skapa långsiktiga underhålls- och förnyelseplaner. På det området har det tyvärr inte hänt någonting. Styrelsen beslutade i juli att köpa in en stålcontainer för att öka förrådskapaciteten eftersom det gamla förrådet bredvid vattenverket inte räcker till för alla behov. I beslutet ingick att finansiera det nya förrådet med underhålls- och förnyelsefonden för Ga:2. Den totala kostnaden blir mellan och kr Hamnen Båtsektionen Den nya sektionen på yttre bryggan är nu på plats med bommar, bojstenar och ny bryggstege. Antal platser är därmed 79 eftersom en plats på inre bryggan avsattes till bryggstegen så att man kan använda hela nocken, t ex för sjösättning av kanoter. Per den 1 april 2016 är 59 platser uthyrda till medlemmar i KSF, 14 till externa hyresgäster och 6 platser lediga. Tyvärr drabbades hamnen i början av hösten av stöld av 3 motorer. De skyltar som Räddningstjänsten rekommenderade oss har införskaffats och monterats. Lördagen den 6 juni hade vi Båtsektionens årliga möte med 13 deltagare. Vi fikade, åt smörgåstårta och diskuterade olika frågor. Gösfisket har gått väldigt bra stora delar av säsongen, liksom kräftfisket Posthuset Inget särskilt att rapportera. 2.3 Ga3 Vattenförsörjning Under året har det gjorts en del löpande underhåll och några akuta ventilbyten men sammantaget har såväl underhållsarbetet som dess kostnader varit på en betydligt lägre nivå än de senaste åren. Pumpstationen vid Rådjursspåret har förbättrats enligt plan. Nyköpings kommun har avslutat inspektionsärendet efter vår rapportering av förbättringsåtgärderna. De löpande kvalitetsanalyserna visar på tillfredsställande vattenkvalitet. Till följd av nya föreskrifter från Livsmedelsverket tillkom en ny typ av analyser där vi vid prov i februari 2016 fick en notering om att total alfaaktivitet ligger en aning över gränsvärdet. Tillsynsmyndigheten inom Nyköpings kommun har meddelat oss att avvakta tills de får tillämpningsanvisningar från Livsmedelsverket. Därefter blir det troligen fråga om ytterligare analyser innan vi får veta om det är nödvändigt med några åtgärder. Sida 3 av 10

10 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Ga4 Avfall I juli 2015 beslutade styrelsen att byta entreprenör för förpackningsåtervinningen. Det blev tyvärr en hel del inkörningsproblem i samband med övergången. Därefter har volymen förpackningar som lämnas i Kisäng ökat kraftigt vilket har medfört att det har varit svårt att få behållarna tömda vid rätt tidpunkt. KSF och den nya entreprenören IL Recycling för löpande diskussioner om hur vi kan förbättra läget. Till årsskiftet 2015/2016 aviserade Nyköpings kommun en kraftigt höjd taxa för restavfallet. Den drabbar bostads- och samfällighetsföreningar hårt och för KSF ökar kostnaden med ungefär 50 %. Vid diskussioner med kommunen har inte framkommit någon möjlighet att reducera kostnaden utöver att kraftigt minska volymen restavfall. Dock kan noteras att den nya taxan till hälften utgörs av en fast avgift för våra 132 bebyggda fastigheter. Denna post fanns inte alls i den gamla taxan. 3 Övrigt KSF:s styrelse har även arbetat med två frågor (se nedan) som inte har sin grund i våra anläggningsbeslut. Detta sker dock väsentligen utan att kostnader belastar KSF. 3.1 Grannsamverkan Under det senaste året har vi fått en ny samordnare för Grannsamverkan i Nyköping, områdespolis Frida Törn. Vi har fått nyhetsbrev där polisen i Nyköping berättar om inbrott i lägenheter, villor och fritidshus. Stöld av båtmotorer och cyklar förekommer. Grannsamverkans nyhetsbrev anslås vid Posthuset. I höstas var vi på möte på Polisstationen där Försäkringsbolag, Polis, Räddningstjänst och olika firmor med brandsläckare m.m medverkade. Efter mycket tjat och bedjande lyckades vi till sist få 100 st reflexbrickor och dekaler som har delats ut i postfacken. I Posthuset finns en grön korg där ni finner olika broschyrer om bl a. Vattensäkert kök, Detta är Grannsamverkan, Skydda dig mot brand. Med förhoppning att vi slipper påhälsning av tjuvar och banditer önskar vi att ni är vaksamma och kollar upp mystiska personer. Ann-Marie Nylund på Bäverspåret 1 har tidigare varit vår kontaktperson. Den rollen övertas nu av Erika Hallkvist på Renspåret Bredband via fiber Vid en extra föreningsstämma den 9 januari 2016 godkändes att KSF tecknar ett avtal om ledningsrätt för Gästabudsstaden AB och det genomfördes kort efter stämman. Bredbandsutbyggnaden i Kisäng är inom kort helt genomförd. Sida 4 av 10

11 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Ekonomisk sammanställning Resultaträkning (intäkter och kostnader) Utfall helår 2013 (12 mån) Utfall per 31/3-15 (15 mån) Budget (12 mån) Utfall per 31/ Noteringar och kommentarer Ga1 Vägar Väganslag Vägkostnader Timarvoden inkl sociala + milers Resultat Ga2 Skog, grönområden, bad, hamn & posthus Ga2 gemensamt Arbetsdagar Nya förrådet Skogen intäkter Skogen kostnader Båtsektionen Badet Posthuset Bastun 0 8 Resultat Ga3 Vattenförsörjning El Vattenprover Rep. & underhåll Timarvoden inkl sociala + milers Resultat Ga4 Avfall Sophämtning Resultat Sida 5 av 10

12 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Utfall helår 2013 (12 mån) Utfall per 31/3-15 (15 mån) Budget (12 mån) Utfall per 31/ Noteringar och kommentarer KSF Gemensamt Ränteintäkter övriga intäkter Försäkringar Admin & övrigt Möteskostnader Arvoden & ersättn Lantmäteriförrättning Resultat Summa intäkter Summa kostnader Nettokostnad Uttaxering Resultat efter uttaxering Noteringar och kommentarer 1 Här ingår icke budgeterat 60 tkr i extra anslag för trumbyten på Kisängsvägen. 2 Här ingår den icke budgeterade kostnaden för trumbyten med 150 tkr. 3 Detta är första året som vi har denna typ av ersättning som inte var budgeterad för sig i respektive Ga. 4 Posten består av en dag maskinell slyröjning (9 tkr) och rishämtning efter de två städdagarna (7 tkr) 5 Styrelsen beslutade att använda delar av underhålls- och förnyelsefonden för det nya förrådet men den redovisas ändå som en kostnad, inte en investering. 6 Utbetalning från Jönåkers Häradsallmänning (8 tkr) samt grov skattning av kommande intäkt för stormfällt virke (12 tkr). 7 För Båtsektionen redovisas bara nettoresultatet. Kostnaderna var drygt 44 tkr. 8 Bastubygget pågår fortfarande. Per 1 april 2016 har det kostat 24 tkr som täcks av förskottsbetalda insatser. Av dessa återstår nu 5 tkr. 9 Posten avser avrundningseffekt vid fakturering av uttaxeringen för verksamhetsåret Utfallet av den nya arvodesmodellen är lägre än budget beroende på en viss överbudgetering av försiktighetsskäl. Posten innefattar sociala avgifter. Sida 6 av 10

13 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Tillgångar Balansräkning (tillgångar, skulder och eget kapital) Ingående balans 1/ Periodens förändring Läget 31/ Summa anläggningstillgångar Noteringar och kommentarer Kundfordringar Övriga fordringar Förutbetalda kostnader och Summa kortfristiga fordringar eplusgirokonto i Nordea Båtsektionen eplusgiro Länsförsäkringar Bank nr Länsförsäkringar Bank nr Handelsbanken Summa kassa & bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Kortfristiga Skulder Debiterad moms Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostn & förutbet intäkter Upplupet för städdagar Beräknat revisionsarvode Summa skulder Eget kapital 2 Uh- & förnyelsefonder Övrigt eget kapital Summa eget kapital Summa skulder och eget kapital Beräknat resultat Noteringar och kommentarer 1 KSF är normalt inte en momspliktig organisation men när vi säljer virke blir vi det och då kan vi lyfta av ingående moms på arbetet med att få ut virket. 2 Avser eget kapital enligt ingående balans, dvs utan hantering av årets resultat som kommer på följande sidor. Sida 7 av 10

14 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Förslag till hantering av årets resultat Enligt våra stadgar ska vi hålla isär redovisningen av respektive gemensamhetsanläggning. Resultathanteringen måste därför göras per Ga. De gemensamma kostnaderna för ledning och administration (KSF Gemensamt) fördelas lika mellan våra fyra Ga. Beloppet blir denna gång kr per Ga. Styrelsens förslag är att underhålls- och förnyelsefonderna används med de motiveringar som anges bredvid tabellen.: Ga1 Vägar Uttaxering Nettokostnad Andel av admin Upplösning av hela uhf-fonden Resultat Ga2 Skog, grönområden, bad, hamn & posthus Uttaxering Nettokostnad Andel av admin Båtsektionen, förändring eget kapital Upplösning av del av uhf-fond Resultat Ga3 Vattenförsörjning Uttaxering Nettokostnad Andel av admin Avsättning till uhf-fond Resultat Ga4 Avfall Uttaxering Nettokostnad Andel av admin Resultat Summa fondförändringar Förändring av Båtsektionens eget kapital Summa resultat Totalt Motiveras med de särskilda åtgärderna på Älgspåret. Motiveras med nya förrådet och nettokostnad för stormfälld skog. Motiveras med kommande underhålls- och förnyelsebehov. Resultat efter användning av uhf-fonderna måste hanteras i balansräkningen och kommande verksamhetsårs budget. Sida 8 av 10

15 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Förslag till disposition av det egna kapitalet Efter styrelsens förslag till hantering av årets resultat, kr, uppgår det egna kapitalet till kr. Styrelsen föreslår att det egna kapitalet definieras enligt följande inför kommande verksamhetsår: Ingående balans Underhålls- och förnyelsefonder Årets förändring Utgående balans 1 Vägar Skog mm Hamnen 25 Bastun 3 Vatten Avfall Delsumma uhf-fonder I den här tabellen är svarta siffror överskott och röda är underskott. I balansräknings nedre del ( Eget kapital ) är det tvärt om. Övrigt eget kapital Ofördelat Vägar Skog mm Hamnen Bastun Vatten Avfall Delsumma övrigt e.k Totalt Återstående underskottet i Ga1 Vägar, som beror av trumbyten på Kisängsvägen, kan inte återställas under nästa verksamhetsår. Här krävs istället en långsiktig finansiering. Sida 9 av 10

16 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska årssammanställning för perioden 1/ / Kisäng den 24 april 2016 Ordinarie ledamöter Ann-Marie Nylund Ante Grubbström, ordförande Börje Kristiansson Erika Hallkvist Fredrik Praesto Kenneth Persson Mats Edefuhr Johan Boström Suppleanter Irmeli Nordström Tobias Westman Sida 10 av 10

17 Kis än gs S a mftitligh etsfö renin g Revisorerna Revisionsberättelse för KSF valda revisorer Mats Werner och Desiree Hartman Bergqvist har vid två revisionsmöten den 22 januaå och23 apnl20l6 granskat KSF råikenskaper ftir verksamhetsåret 2015-ö Vi har även löpande under året haft åtkomst till styrelsens protokoll och ekonomiska rapporter och kunnat fiilja upp arbetet i styrelsen och dess ftirvaltning. Vi har granskat årsbokslutet och bokftringen samt styrelsens ftirvaltning fi)r perioden. Det är Jtyrelsen som har ansvaret ftir räkenskapshandlingarnaoch fibrvaltningen, vårt ansvar äi att uttala oss om årsbokslutet och ftirvaltningen på grundval av vår revision. Vi kan också konstatera att det i samband med styrelsemötena också diskuteras och rapporteras det ekonomiska läget. Vi ser också att gemensamhetsanläggningarna redovisas/budgeteras i redovisningen- Revisionen har utforts i enlighet med god revisionssed. Revisionen innefattar att granska ett urval av underlagen för belopp och annan information i räkenskapshandlingarna' I revisionen ingår oit.a att provå redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt att bädrima den sämlade informationen i årsbokslutet. Vi har granskat väsentliga beslut, åtgärder och forhållanden i foreningen lor att kunna bedöma om styrelsei eller någoistyrelseledamot har handlat i strid med loreningens stadgar eller årsmötesbeslut. Vi anser att vår revision ger oss rimlig grund fiir att tillstyrka att årsmötet fastställer resultaträkning och balaåräkning flor-dreningen, disponerar resultatet enligt lorslaget i verksamhetsberättelsen o ch bevifi ar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet for räkenskapsåret. Kisäng t,luhw=_ Mats Werner Harspåret 1 Desiree Hartman Bergqvist RävsPåret /12 Revisionsberättelse

18 Förslag till Rutiner för ägarbyte och ändring av andelstal i Ga1 och Ga4 Bakgrund Grunden för relationerna mellan fastigheterna i Kisäng och KSF är de lagfarna ägarna till fastigheterna, oberoende av vem som nyttjar fastigheten. Det är därför av stor vikt att alla ägarbyten anmäls till KSF. Det finns en särskild blankett för ägarbyte, framtagen 2015, som ska användas. Föregående blankett, som satt i de pärmar som tidigare ajourhölls, ska inte längre användas då den saknar viktiga uppgifter som KSF behöver. Aktuell blankett biläggs detta dokument. Med de nya anläggningsbesluten för Ga1 Vägar och Ga4 Avfall så har det också blivit viktigt att ange hur fastigheten nyttjas, obebyggd, för fritidsboende eller för permanentboende. Basen för detta är de av Lantmäteriet fastställda normerna för andelstal som biläggs detta dokument. Observera att här är det faktiskt användning som ska anges även om fastigheten är uthyrd. Rutin för ägarbyte När en fastighet i Kisängsområdet byter ägare så blir den/de nya fastighetsägarna automatiskt medlemmar i Kisängs Samfällighetsföreningen och föregående ägares medlemskap upphör. Avgifter, som formellt kallas uttaxeringar, beslutas alltid av en föreningsstämma. Grundupplägget är att den ordinarie årliga föreningsstämman, som enligt stadgarna ska hållas i maj månad, beslutar om den årliga uttaxeringen för alla Kisängs fyra gemensamhetsanläggningar. Då gäller Avgiften till KSF ska betalas av den som är lagfaren ägare till fastigheten den 1 april. Avgiften avser verksamhetsåret 1 april - 31 mars påföljande år. Vid ett ägarbyte under året är det helt upp till parterna att göra upp om eventuell fördelning av årsavgiften för innevarande verksamhetsår. Rutin för ändrad användning av fastighet Vid ägarbyte ska ny ägare anmäla till KSF hur fastigheten kommer att nyttjas. Föregående ägares nyttjande framgår av senast fastställda debiteringslängd för uttaxering.. Om en ny ägare avser att nyttja fastigheten på annat sätt än föregående ägare så påverkar detta avgiften till KSF för nästkommande verksamhetsår som börjar nästkommande 1 april. Under pågående verksamhetsår görs inga ändringar i redan uttaxerad avgift. Även ändrad användning av en fastighet utan ägarbyte ska snarast anmälas skriftligt till KSF. Observera att när en tidigare obebyggd fastighet börjar bebyggas ska den ges en ny klassificering beroende på hur den planeras att nyttjas i framtiden (minst för fritidsboende). Sida 1 av 2

19 Förslag till Rutiner för ägarbyte och ändring av andelstal i Ga1 och Ga4 Styrelsen för KSF har enligt de nya anläggningsbesluten för Ga1 Vägar och Ga4 Avfall rätt att besluta om ändrade andelstal för en fastighet till följd av ändrat nyttjande. Styrelsen ska genast underrätta berörd fastighetsägare om sitt beslut att ändra fastighetens andelstal. Styrelsen ska vidare snarast möjligt anmäla beslutet till lantmäterimyndigheten så att det nya andelstalet kan införas i fastighetsregistret. Lantmäteriet tar ut en avgift för att föra in de nya andelstalen i fastighetsregistret. Avgiften beror på den arbetstid som går åt för att ändra i fastighetsregistret och kan därför variera något beroende på hur många ärenden som samtidigt hanteras. KSF:s målsättning är att bara anmäla ändringarna en gång per år inför ordinarie föreningsstämman i maj. Om det under ett löpande verksamhetsår skulle bli aktuellt med en extra föreningsstämma för att besluta om extra uttaxering kan det dock bli nödvändigt att inför upprättande av extra debiteringslängd anmäla kända förändringar till fastighetsregistret. Baserat på en första erfarenhet av Lantmäteriets sätt att hantera ändringar samt med hänsyn till att även KSF har en hanteringskostnad anser styrelsen att 600 kr är en rimlig uppskattning av genomsnittskostnaden. Förslag till beslut Styrelsen för KSF föreslås att föreningsstämman i maj 2016 beslutar att: fastställa rutinbeskrivningarna i detta dokument varje förändring av nyttjande av fastighet som påverkat andelstalen i Ga1 och Ga4 debiteras lagfaren ägare med 600 kr. Bilagor: Blankett för ägarbyte version 2016 Normer för andelstal Sida 2 av 2

20 Sida 1 av 2 Blankett för ägarbyte Kisängsfastighet När fastigheter i Kisäng byter ägare är det viktigt att Kisängs Samfällighetsförening (KSF) informeras om nedanstående: Fastighetsbeteckning: Adress i Kisäng Föregående ägare, namn Datum för överlåtelse Ny ägare 1, namn Kisäng 1: Ny ägare 1, personnummer.. Ny ägare 2, namn.. Ny ägare 2, personnummer... Postadress..... Om fastighetens ägare har olika postadresser eller om det finns mer än 2 ägare kan kompletterande information lämnas på nästa sida. Användning av fastigheten Permanentboende Fritid Obebyggd När en tidigare obebyggd fastighet börjar bebyggas ska den under byggnadstiden klassas för sin framtida användning (minst Fritid). Använd e-post för kallelse till föreningsstämma o.d. Ja Nej Använd e-post för fakturor Ja Nej Använd e-post för allmän information Ja Nej Primär e-postadress Ytterligare e-postadress (endast för allmän information) Skicka in uppgifterna till.... ksfmedlem@gmail.com KSF:s postfack i posthuset på Kisängsvägen Kisängs Samfällighetsförening Posthuset Stigtomta

21 Sida 2 av 2 Blankett för ägarbyte Kisängsfastighet Postadress ägare Ny ägare 3, namn Ny ägare 3, personnummer Postadress Ny ägare 4, namn Ny ägare 4, personnummer Postadress Övriga e-postadresser (endast för allmän information)

22

23 Förslag till Rutiner för fakturering av årlig uttaxering Bakgrund Enligt KSF:s stadgar ska verksamhetsåret omfatta 12 månader och löpa från 1 april till 31 mars påföljande år. Ordinarie föreningsstämma ska hållas under maj månad och där ska beslutas om debiteringslängd och uttaxering baserat på inkomst- och utgiftsstat (budget). Om stämmans beslutsunderlag ska kunna baseras på information om aktuellt läge och planer för den närmaste tiden leder det till att besluten fattas under andra månaden i aktuellt verksamhetsår. Om fakturering av uttaxering görs med rimliga betalningsvillkor så kommer närmare tre månader av verksamhetsåret att ha passerat innan inkomsterna kommer in till KSF. Detta kan ge upphov till likviditetsproblem som innebär att KSF får svårt att betala sina utgifter i tid. Detta kan motverkas med att ta upp kortfristiga krediter, vilket har en kostnad, eller med en delvis tidigarelagd fakturering. Uppdelad och tidigarelagd fakturering Ett tänkbart sätt att tillgodose behovet av likviditet i början av verksamhetsåret är att dela upp faktureringen i två steg 1. I slutet av februari görs en ny faktura till varje fastighets ägare som utgör en fjärdedel av senast beslutade årliga uttaxering. Fakturans belopp utgör då en preliminär debitering av den första delen av uttaxeringen för nästkommande verksamhetsår. Betalningsvillkoren ska sättas så att fakturan ska vara betald senast den 1 april. 2. Efter ordinarie föreningsstämma i maj beräknas skillnaden mellan den preliminära debiteringen för april juni och den av stämman beslutade. Hänsyn tas också till om fastighetens andelstal har ändrats per 1 april. En ny faktura för perioden juli mars påföljande år ställs ut och på denna görs en justering för skillnaden. Den nya fakturan ska vara betald senast 1 juli. Medlemmar som betalar via autogiro Under förutsättning att föreningsstämman i maj 2016 godkänner förslaget till erbjudande om autogiro kommer det att finnas en grupp medlemmar med delvis annorlunda förutsättningar. För dessa är det enkelt att låta den månatliga debiteringen via autogiro löpa på för april juni och göra eventuella korrigeringar på debiteringen i juli månad. På detta sätt får dessa medlemmar en relativt jämn debitering under hela året. Förslag till beslut Styrelsen för KSF föreslås att föreningsstämman i maj 2016 beslutar att: fastställa rutinbeskrivningarna i detta dokument. Sida 1 av 1

24 Förslag till Rutin för autogiro Version 2 Bakgrund Under diskussionsstunden på föreningsstämman i maj 2015 framfördes önskemål om möjlighet att betala medlemsavgiften (även kallad uttaxeringen) uppdelat och via autogiro. KSF:s nya administrativa system och bankrelation gör detta fullt möjligt. Dock medför detta en aning ökade kostnader för KSF. Nuvarande allmänna ränteläge innebär att den senare inbetalningen inte påverkar KSF ekonomiskt. Upplägg för autogiro Användningen av autogiro bygger på att den som ska betala lämnar ett medgivande till att KSF får dra pengar från den betalningsskyldiges konto, i vårt fall baserat på föreningsstämmans beslut om uttaxering. För att få en enhetlig och smidig rutin föreslår styrelsen att alla autogirodragningar görs månadsvis, i början av den månad som betalningen avser. När en fastighet byter ägare ska autogiromedgivande återtas och återstående uttaxering omedelbart betalas. I ett annat förslag till rutinförändring till föreningsstämman i maj 2016 föreslår styrelsen en delvis tidigarelagd betalning av kommande uttaxering. Detta kan, som beskriv i den rutinen, enkelt hanteras även för de som anmäler sig för autogiro. Kostnader och avgift En effektiv hantering av autogiro förutsätter en komplettering av KSF:s ekonomiadministrativa system och innebär att vår redovisningsbyrå får lägga ner litet extra arbete. Därtill kommer en liten transaktionsavgift per betalning till vårt bankgiro. För att täcka dessa kostnader är det motiverat med en avgift på 10 kr per månad för autogiro under förutsättning att minst 25 medlemmar ansluter sig till tjänsten. Första gången Medlemmar som vill ansluta sig till autogiro för KSF ska senast 29 maj anmäla detta till KSF. För dessa görs en vanlig delfakturering av perioden april juli så att autogiro kan börja tillämpas från och med augusti. Själva autogiromedgivandet ska lämnas när KSF har givit instruktioner för detta. Förslag till beslut Styrelsen för KSF föreslås att föreningsstämman i maj 2016 beslutar att: fastställa rutinbeskrivningarna i detta dokument uppdra åt styrelsen att införa månadsvis autogiro med en avgift på 10 kr per månad under förutsättning att minst 25 medlemmar anmäler sig. Sida 1 av 1

25 Förslag till arvoden Version 1 Bakgrund Vid föreningsstämman i maj 2015 godkändes ett nytt upplägg för arvoden till styrelse, revisorer och valberedning. Detta har tillämpats under verksamhetsåret Valberedningens förslag bemanning för verksamhetsåret innebär oförändrat antal ledamöter i styrelsen men att ett en extern revisor anlitas som en av de två revisorerna. Arvoden Styrelsens arvoden Grundersättningen till varje ledamot är kr. Ordförande erhåller ett tillägg om kr Vice ordförande erhåller ett tillägg om kr Mötessekreterare och kassör erhåller vardera ett tillägg om kr. Enligt stadgarna ska två suppleanter utses. Dessa kallas vid behov av styrelsens ordförande men har rätt att närvara vid styrelsens möten även om alla ordinarie ledamöter deltar. Suppleanterna erhåller ett grundarvode om kr. Deltagande i styrelsens möten arvoderas med 300 kr per möte. Deltagande vid föreningsstämmor och i konstituerande styrelsemöte ingår i grundersättningen och ersätts inte med särskilt mötesarvode. Revisorerna Enligt stadgarna ska föreningsstämman utse två ordinarie revisorer och en suppleant som bara träder i tjänst om någon av de ordinarie revisorerna avgår under året. Revisor som är medlem i KSF ersätts med ett arvode om kr. Suppleanten ersätt med 499 kr om denne inte behöver inträda i tjänst, annars med ordinarie revisorsarvode. Deltagande i möten, styrelsemöten eller revisionsmöten, ersätt med 300 kr. Extern revisor ersätts med ett fast arvode om kr samt mötesersättning om 300 kr. Mervärdesskatt tillkommer. Valberedning Enligt stadgarna kan föreningsstämman utse en valberedning. Om så sker ska ledamöterna arvoderas med kr vardera. Mötesersättning utgår inte. Kostnadsersättningar Verkliga utlägg för de förtroendevaldas arbete ersätts, efter godkännande av styrelsens ordförande eller vice ordförande, mot verifikation. Sida 1 av 2

26 Förslag till arvoden Version 1 Vid resor med egen bil i uppdraget som förtroendevald lämnas en schablonersättning med 18:50 kr per mil. Detta gäller även då en fritidsboende förtroendevald reser till Kisäng enkom för sitt uppdrag. Reseräkning ska godkännas av styrelsens ordförande eller vice ordförande. Förtroendevald som avgår under verksamhetsåret Om en förtroendevald avgår under pågående verksamhetsår ska arvodet utgå i proportion till den del av verksamhetsåret som uppdraget har utförts. Kalkyl för Styrelse Antal Grundarvode Tillägg 7 möten á 300 kr Summa Ordförande kr kr kr kr Vice ordförande kr kr kr kr Sekr & kassör kr kr kr kr Ordinarie ledamot kr 0 kr kr kr Suppleant kr 0 kr kr kr kr kr kr kr Revisorer 2 möten Intern kr 600 kr kr Extern kr 750 kr kr Suppleant (ej tjg) kr 499 kr kr Valberedning Ledamöter kr kr Summa arvoden kr Arbetsgivaravgifter tillkommer. Förslag till beslut Styrelsen för KSF föreslås att föreningsstämman i maj 2016 beslutar att: fastställa förslaget till arvoden till styrelse, revisorer och valberedning. Sida 2 av 2

27 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Verksamheten i gemensamhetsanläggningarna 1.1 Ga1 Vägar Det löpande vägunderhållet sommar- och vintertid ska fortgå som vanligt. Älgspåret behöver ytterligare förbättringar av ytskiktet liksom Rävspåret och Vargspåret. Diket väster om Kisängsvägen från Utterspåret och ner mot sjön måste förbättras innan Kisängsvägen får ny beläggning. Grusplanen framför posthuset ska också förbättras. Av flera skäl beslutade styrelsen den 24 april 2016 att inte låta avtalet med vår vägentreprenör som svarar för vinterväghållning och saltning sommartid förnyas med automatik. Styrelsen kommer nu att pröva frågan om att anlita annan entreprenör för detta uppdrag. Det återstår att göra ny beläggning på Kisängsvägen mellan Björnspåret och fyrvägskorsningen vid Älgspåret och Utterspåret samt på den korta biten före posthuset. I samband med detta ska några stenar vid Björnspåret tas bort och de djupa hjulspåren ska åtgärdas. Detta arbete kommer med största sannolikhet att utföras efter mitten av augusti. 1.2 Ga2 Skog m.m Skogen, grönområden och badet Vad gäller skogen på vår gemensamma mark, Kisäng 1:3, planeras ingen större avverkning under de närmaste verksamhetsåren. Vindfällen, sly, skräp o.d. ska tas om hand, i första hand på städdagarna och genom frivilliga insatser från medlemmarna. Skogsentreprenörer kan vid behov komma att anlitas för enstaka träd och stormfälld skog. Eventuellt ska maskinell slyröjning göras vid Djupviken eftersom det har vuxit igen väldigt mycket i det området. När det gäller den gamla åkermarken har styrelsen flera gånger uttryckt missnöje med skötseln till nuvarande uppdragstagare (samma som för vinterväghållningen). Det finns idag ingen dokumenterad överenskommelse om hur skötsel av det som i gällande detaljplan kallas Allmän plats, park och plantering ska bedrivas. Styrelsen har därför sagt upp nuvarande odokumenterade överenskommelse och kommer att arbeta för ett tydligt avtal kring skötsel av området. Andra tänkbara entreprenörer kommer att tillfrågas. Det har förekommit en del fordonstrafik ner till badplatsen, både vinter- och sommartid. Styrelsen ska undersöka om det finns några lämpliga åtgärder för att motverka detta. Under kommande verksamhetsår ska styrelsen pröva möjligheten att skapa en ändamålsenlig arbetsorganisation för att hantera skog, grönområden och bad. Sida 1 av 8

28 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Hamnen Båtsektionen Båthamnen har nu 79 platser och 20 av dessa används inte av medlemmar i KSF. Det finns därmed inget behov av utöka antal båtplatser inom överskådlig tid. Under kommande verksamhetsår ska de äldsta bryggsektionerna underhållas och en del virke måste bytas men det synes inte föreligga något behov av att byta hela än sektioner på många år. Dock behöver vi börja bygga upp en underhålls- och förnyelsefond som medger att vi, när behov föreligger, har råd att byta hela sektioner. En del bojar längst ut på bommarna behöver bytas som en del av det löpande underhållet. I området norr om sjösättningsrampen finns till synes övergivna båtar och annat som ska tas bort. När det gäller reglerna för fisket, särskilt kräftfisket, ser vi inga skäl att ändra dessa Ga2 Posthuset Löpande underhåll. 1.3 Ga3 Vattenförsörjningen Vattenförsörjningen kräver ett omfattande löpande arbete med processtyrning, tillsyn och kvalitetskontroller. Om akuta problem uppstår i vattenverket eller på ledningsnätet måste dessa skyndsamt åtgärdas. Övervakningen av vattenverket behöver moderniseras. I och med att vi får en fiberanslutning till vattenverket kan ny teknologi användas för övervakning och larm. Detta ska utredas under kommande verksamhetsår. Inne i vattenverket finns en del gamla rörinstallationer som behöver bytas ut. Detta ska, om så behövs, finansieras genom användning av underhålls- och förnyelsefonden för Ga3. Alla ventiler i vattennätet är inte tydligt utmärkta vilket försvårar felsökning och underhåll. Det är därför önskvärt att under verksamhetsåret arbeta med att förbättra utmärkningen. Vid vattenanalysen i februari 2016 tillämpades för första gången Livsmedelsverket nya regler kring total alfa- och betaaktivitet. Kisängs vattenverk uppvisade ett värde strax över normen för alfaaktivitet. Just nu har tillsynsmyndigheten på Nyköpings kommun sagt åt oss att avvakta i väntan på tydligare tillämpningsföreskrifter från Livsmedelsverket. Det går därför i dagsläget inte att bedöma om detta leder till ökade kostnader för fördjupade analyser och eventuella åtgärder men det kan inte uteslutas. 1.4 Ga4 Avfall Bytet av entreprenör för förpackningsåtervinningen har inte fullt ut lett till önskade förbättringar varför styrelsen ska fortsätta att arbeta med frågorna. Sida 2 av 8

29 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Den stora kostnadsökning som följer av Nyköpings kommuns nya avfallstaxa kan vi inte göra något åt annat än att genom en välfungerande förpackningsåtervinnig minimera mängden restavfall. 2 Styrelsens arbete 2.1 Information till medlemmarna Styrelsen ska fortsätta att utveckla nyhetsbreven och föreningens hemsida. Det är önskvärt att hitta former för en mera aktiv dialog mellan styrelse och medlemmar och den medlemsenkät som genomförs första gången i april 2016 är ett viktigt steg i detta arbete. 2.2 Långsiktiga underhålls- och förnyelseplaner Styrelsen kommer att lägga ett första förslag till underhålls- och förnyelseplaner och med dem sammanhängande fonder till föreningsstämman i maj Under verksamhetsåret ska fortsatt arbete göras med dessa. 2.3 Autogiro för medlemsavgifter till KSF. Styrelsen kommer att till föreningsstämman presentera ett förslag för hantering av autogiro. Under förutsättning att detta godkänns av stämman ska nödvändiga rutiner sättas på plats. 3 Ekonomiska förutsättningar Bokslutet för föregående verksamhetsår 1 april mars 2016 avslutades med ett eget kapital på ungefär kr varav kr definieras som underhålls- och förnyelsefonder för Ga2 och Ga3. Ga1 har ett underskott på ungefär kr som måste återställas under kommande år. Därtill kommer nettokostnader på i storleksordningen kr för den sista delen av påbörjade särskilda åtgärder på Kisängsvägen. Styrelsens bedömning är att KSF behöver ta upp ett lån på maximalt kr med en löptid på 10 år för att klara finansiering i Ga1. Syftet med detta är att undvika en alltför kraftig höjning av uttaxeringen för nästkommande verksamhetsår och istället sprida de kostnader som inte inryms i befintlig finansiering över en längre tidsperiod. Dessutom måste det finnas viss ekonomisk beredskap för oväntade variationer i väghållningskostnaderna. Övriga tre Ga har endast behov av mindre justeringar i det egna kapitalet som går att hantera inom befintliga ramar. Likviditeten (tillgången på pengar för att betala löpande utgifter) kan komma att bli ett problem för KSF under de första månaderna av ett nytt verksamhetsår eftersom uttaxeringen beslutas i maj och pengarna kommer in i slutet av juni. Det innebär att KSF under perioden april juni inte har tillgång till medlen från det nya verksamhetsårets uttaxering. För att motverka detta lägger styrelsen ett förslag om en preliminär debitering av de första tre månaderna som ska betalas senast 1 april. Sida 3 av 8

30 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Budget Inkomst- och utgiftsstat 1 I alla tabeller i detta avsnitt är intäkter i svarta siffror och kostnader i röda med minustecken. Styrelsens förslag till uttaxering per Ga och förändring i underhålls- och förnyelsefonderna är med i tabellerna för att ge en bild av helheten per Ga. 4.1 Ga1 Vägar 2 Budget Bokslut Budget förslag Ga1 Vägar Väganslag Vägkostnader Ersättning arbete Ränta på lån Andel av KSF OH Nettokostnad Uttaxering Förändring av uh-fonder Resultat Den stora extraordinära posten för Ga är beläggningsarbetet på Kisängsvägen som har en intäkt på och en kostnad på Övriga vägkostnader har budgeterats återhållsamt till Om den extraordinära inte fanns med skulle övriga vägkostnader ökas till och resultatet skulle med samma uttaxering bli Med den resultatnivån skulle det ta ungefär 8 år att betala av ett lån på kr. Styrelsens bedömning är att en ökad uttaxering till kr bör kunna vara en stabil nivå för flera år framåt under förutsättning att de extraordinära kostnaderna under 2015 och 2016 finansieras med lån som återbetalas på 10 år. Det bör då finnas utrymme för både amorteringar och en försiktig uppbyggnad av en underhålls- och förnyelsefond. 1 KSF är av Skatteverket ålagda att sköta redovisningen enligt fakturametoden, dvs med intäkter och kostnader. I ett längre perspektiv motsvarar detta inkomster och utgifter men vid ett enstaka tillfälle kan det skilja sig genom periodiseringar och uppbokningar. 2 I budget utelämnades avsiktligen kostnaderna för de särskilda åtgärderna på Kisängsvägen eftersom de inte kunde preciseras vid den tidpunkten. Sida 4 av 8

31 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Ga2 Skog m.m Skogen, grönområden och badet 3 Styrelsen föreslår att uttaxeringen för Ga2 höjs med för att kunna klara av de ökade kostnaderna för arbetsdagarna och ha ett visst utrymme för köpa tjänster för vård av skogen, grönområden o.d Båtsektionen (hamnen) Prisbilden från föregående verksamhetsår föreslås gälla oförändrad. För medlemmar i KSF: Årsavgift 400 kr Deposition för bryggplats kr Bomavgift kr som skrivs av på 10 år För externa hyresgäster Årsavgift kr Budget Bokslut Budget förslag Ga2 Skog, grönområden, bad, hamn & posthus Ga2 gemensamt Nya förrådet Skogen intäkter Skogen kostnader Båtsektionen & bastun 0 0 Badet Posthuset Ersättning arbete Arbetsdagar Andel av KSF OH Nettokostnad Uttaxering Förändring av uh-fonder Resultat Båtsektionen (hamnen) och bastun ska bara bekostas av de medlemmar i KSF som utnyttjar dessa. Deras budget är därför i detta sammanhang satt till 0 i resultatpåverkan på hela Ga2. Sida 5 av 8

32 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Bokslut Budget förslag Ga2 Båtsektionen Årsavgifter interna netto Årsavgifter externa netto Kostnader Netto Förändring av uhf-fond Förändring av eget kapital Resultat 0 0 När det gäller balansräkningen för Båtsektionen finns ett redovisningstekniskt problem som ska lösas i ingående balans för verksamhetsåret Det är att redovisning saknas av de skulder som finns i form av depositioner för bryggplatser och bommar från medlemmar i KSF samt det tillgångsvärde som finns i hela anläggningen i hamnen Bastun De 26 bastuintressenterna har hittills satsat en del utrustning och massor av arbete samt kr. Pengarna är nu förbrukade. En del kostnader återstår och bastuintressenterna måste hitta ett sätt att finansiera detta, både tillfälligt och på lång sikt. 4.3 Ga3 Vattenförsörjning Budget Bokslut Budget förslag Ga3 Vattenförsörjning El Vattenprover Rep. & underhåll Ersättning arbete Andel av KSF OH Nettokostnad Uttaxering Förändring av uh-fonder Resultat Styrelsen föreslår att uttaxeringen sänks med kr eftersom kostnaderna har minskat samtidigt som det med föreslaget bokslut finns en underhålls- och förnyelsefond på kr. Sida 6 av 8

33 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Ga4 Avfall Nyköpings kommuns nya avfallstaxa och den ökade volymen förpackningar medför att styrelsen anser att det är nödvändigt att höja uttaxeringen med kr. Om kostnadsutfallet så medger är det önskvärt med en försiktig fondering för att kunna förbättra området för avfallshantering. 4.5 Gemensamma kostnader Budget Bokslut Budget förslag Ga4 Avfall Sophämtning Ersättning arbete Andel av KSF OH Nettokostnad Uttaxering Förändring av uh-fonder Resultat KSF Gemensamt Ränteintäkter övriga intäkter Försäkringar Admin & övrigt Möteskostnader Arvoden Ersättning arbete Lantmäteriförrättning Resulterande OH-kostnad Utfördelning av OH till Ga Den övriga intäkten kommer från styrelsens förslag till avgift för förändring av fastigheters nyttjande (mellan obebyggd, fritid och permanent). Samma gäller kostnaden för lantmäteriförrättning. Sida 7 av 8

34 Verksamhetsplan med budget för perioden 1 april mars Påverkan på det egna kapitalet Med ovan föreslagen budget blir påverkan på det egna kapitalet enligt följande: Ingående balans Budget Utgående balans Underhålls- och förnyelsefonder 1 Vägar Skog mm Hamnen Bastun 3 Vatten Avfall Delsumma uhf-fonder Övrigt eget kapital Ofördelat Vägar Skog mm Hamnen Bastun Vatten Avfall Delsumma övrigt e.k Totalt Sida 8 av 8

35 Förslag till Underhålls- och förnyelseplaner samt planer för deras fonder Version 1 1 Ga1 Vägar 1.1 Kisängsvägen Under verksamhetsåret kommer ett ungefär 600 m långt avsnitt av Kisängsvägen att avsevärt förbättras. Denna del av vägen kommer därefter bara att kräva löpande underhåll under en period om åtminstone 15 år. Närmast i tur för större åtgärd är den första delen av Kisängsvägen, från Bärbovägen till fyrvägskorsningen med Älgspåret och Utterspåret. Trafikverkets bedömning vid besiktningen 2015 var att det kan bli aktuellt om ungefär 5 år. Kostnaden för KSF, givet bidrag från TRV på 40 %, kommer att vara i storleksordningen 500 tkr. Därefter återstår avsnitt från Björnspåret till parkeringen vid Kisängsbadet som förhoppningsvis kan vänta ytterligare 5 år. Även detta avsnitt torde ha en uppskattad kostnad för KSF på runt 500 tkr. 1.2 Grusvägarna Slitlagren på många grusvägar i Kisäng börjar bli väldigt tunna och måste därför fyllas på. I annat fall kan KSF tvingas till större åtgärder på det ställen där även bärlagren skadats vilket ökar kostnaderna avsevärt. Under 2016 behöver Älgspåret åtgärder utöver löpande underhåll. Möjligen kan en del av detta skjutas till Eftersom Älgspåret har statsbidrag kan TRV tänkas ge bidrag för särskilda åtgärder, dock knappast under 2016 när vi får ett stort särskilt bidrag för Kisängsvägen. Övriga planer för ytlagerförbättringar: 2016 Rävspåret och Vargspåret 2017 Harspåret och Utterspåret 2018 Björnspåret, Bäverspåret, Lospåret 2019 Rådjursspåret 2020 Renspåret 2021 Älgspåret igen Diken, dikeslänter, vägtrummor och infartstrummor måste löpande underhållas. Idag är läget relativt gott och förläggningen av fibernätet har förbättra många diken. När det gäller uppbyggnad av underhålls- och förnyelsefond för Ga1 så är det främst en fråga om de sällan återkommande stora kostnaderna på Kisängsvägen som vore önskvärt att kunna finansiera med uhf-fonden. Eftersom det egna kapitalet för Ga1 just nu är negativt så måste en viss upplåning ske och avbetalningen av detta minskar utrymmet för uppbyggnad av fonden. Förmodligen kommer en större åtgärd omkring 2020 också att behöva lånefinansiering. När det gäller grusvägarna är det önskvärt med viss fondering för att jämna ut ekonomin över tid eftersom spåren är olika långa och kräver olika mycket åtgärder. Sida 1 av 3

36 Förslag till Underhålls- och förnyelseplaner samt planer för deras fonder Version 1 Ett förslag till ekonomisk plan för uhf-fonden kan läggas först till föreningsstämman 2017 när vi vet alla ekonomiska konsekvenser av åtgärderna ch Till dess finns det troligen ingen möjlighet att fylla på fonden. 2 Ga2 Skog m.m. 2.1 Skogen, grönområden och badet Skogsansvariga bedömer att inga större avverkningar bör göras inom de närmaste 5 åren. De träd som fått ett friare läge efter tidigare avverkningar behöver tid att rota sig bättre så att de får bra förutsättningar att klara framtida stormar. Inriktningen får därmed bli mindre gallring och slyröjning de närmaste åren. När det gäller de öppna grönområdena, tidigare åkermark, är styrelsen inte nöjd med hur nuvarande utförare av underhållet har skött dem de senaste åren. En diskussion pågår därför om att förändra villkoren för underhållet och eventuellt pröva en ny utförare. Detta skulle kunna leda till att den gamla åkermarken plöjs och sås på nytt. Den betesmark som har etablerats mitt emot nerfarten till båthamnen kommer att utvidgas söderut, fram till diket mot åkermarken. I samband med detta behövs en hel del gallring och slyröjning. För Kisängsbadet planeras inga större åtgärder utöver löpande underhåll. Den gallring som har gjorts mot parkeringen, för att släppa ner mera solljus till badets gräsmatta, medför att behovet av slyröjning ökar påtagligt. Etablering av ett nytt förråd vid början av Älgspåret medför att det gamla förrådet kan byggas om invändigt och ge bättre förutsättningar för hantering av redskap, verktyg och utemöbler till städdagarna. Underhålls- och förnyelsefonden för Ga2 (exkl Båthamnen och bastun) är nu kr. En möjlig användning av dessa medel är när stormskador ger en större kostnad för KSF eftersom ekonomin i övrigt i Ga2 har små marginaler. Vid framtida avverkningar som ger överskott bör hela beloppet tillföras uhf-fonden. 2.2 Båthamnen Båthamnen har nu 79 platser och det var per 1 april 59 platser hyrda av medlemmar i KSF. Det finns därmed inget behov av utöka antal båtplatser inom överskådlig tid. Löpande underhåll torde bibehålla båthamnen i gott skick under en lång period framöver. På långs sikt kommer behov av att byta hela bryggsektioner att uppstå och till dess bör underhålls- och förnyelsefonden sakta byggas upp för att kunna finansiera detta. En ny bryggsektion utan bommar kostar i dagsläget drygt kr och hamnen har 13 sektioner i varierande ålder. Anläggningsbeslutet för Ga2 föreskriver att bara de fastigheter som utnyttjar rätten till båtplats ska bära kostnaderna. För att säkerställa detta och kunna hantera tillfälliga variationer i underhållskostnaderna måste det egna kapitalet för båthamnen särredovisas inom Ga2 och utgöra en buffert för utjämning mellan verksamhetsåren. Sida 2 av 3

37 Förslag till Underhålls- och förnyelseplaner samt planer för deras fonder Version Bastun För bastun gäller samma principer som för båthamnen men behovet av underhålls- och förnyelseåtgärder är betydligt mindre, i varje fall de närmaste åren. 3 Ga3 Vattenförsörjning En viktig del av verksamheten i Ga3 är att ta hand om akuta underhållsärenden. Dessa varierar över tiden och det är därför önskvärt att underhålls- och förnyelsefonden är så pass stor att den ta upp större kostnadssvängningar. När det gäller långsiktig förnyelse är det framförallt övervakningssystemen som måste moderniseras. Idag sker larm genom att en röd lampa på fasaden tänds och det är inte komponenter i vattenverket som övervakas på detta sätt. I och med anslutningen till fibernätet för bredband kan larmfunktionerna förbättras avsevärt. Modern teknik medför också att flera komponenter kan övervakas. Under kommande verksamhetsår ska detta utredas närmare så att kostnaderna kan bedömas. Livsmedelsverkets nya föreskrift om total alfa- och betaaktivitet kan medföra tillkommande underhålls- och förnyelseåtgärder vars kostnader idag inte kan bedömas. Uhf-fonden är efter senaste bokslut kr och den bör fortsätta att öka. 4 Ga4 Avfall Denna gemensamhetsanläggning har ett mycket litet underhålls- och förnyelsebehov som främst gäller själva området för hanteringen och belysningen. Detta kan motivera en liten uhf-fond. 5 Ekonomisk översikt Ingående balans Underhålls- och förnyelsefonder Budget Utgående balans 1 Vägar Skog mm Hamnen Bastun 3 Vatten Avfall Delsumma uhf-fonder Förslag till beslut Styrelsen för KSF föreslås att föreningsstämman i maj 2016 beslutar att: godkänna detta dokument som en bas för att fortsätta arbetet med KSF:s underhållsoch förnyelseplaner och därtill hörande fonder Sida 3 av 3

38 Upptagande av lån i SHB för Ga1 Vägar Gemensamhetsanläggningen Ga1 Vägar har efter bokslutet för verksamhetsåret helt tömt sin underhålls- och förnyelsefond och har ett negativt eget kapital på kr. Förslaget till budget (inkomst- och utgiftsstat) för verksamhetsåret indikerar ett fortsatt underskott och en ytterligare minskning av det egna kapitalet med kr. Sammanlagt blir det ett underskott på per den 31 mars Huvudskälet till detta underskott är det akuta behovet av särskilda åtgärder på Kisängsvägen som efter samråd med Trafikverket påbörjades hösten 2015 och kommer att fullföljas under Styrelsens bedömning är att underskottet inte kan täckas enbart genom en ökad uttaxering för verksamhetsåret eftersom den skulle bli orimligt stor. Finansiering måste istället fördelas under en längre tidsperiod. KSF:s ordinarie föreningsstämma i maj 2015 godkände att styrelsen skulle kunna uppta lån på maximalt 1 miljon kronor i Handelsbanken för placering i Stadshypotek. Lånen ska återbetalas på 10 år genom uttaxering enligt fastställda andelstal till de fastigheter som ingår i gemensamhetsanläggningen Kisäng Ga1 Eftersom den mest kostsamma delen av åtgärderna, ny beläggning, ännu inte har genomförts har styrelsen ännu inte behövt nyttja rätten att uppta lån. Nu är planen att genomföra arbetet under 2016 vilket innebär att finansieringen måste lösas före nästa föreningsstämma. Styrelsen begär därför att föreningsstämman i maj 2016 tar ett nytt beslut som innebär att Lån på maximalt kronor upptas i Handelsbanken för placering i Stadshypotek. Lånet ska återbetalas på högst 10 år genom uttaxering enligt fastställda andelstal till de fastigheter som ingår i gemensamhetsanläggningen Kisäng Ga1. Sida 1 av 1

39 Förslag till uttaxering för verksamhetsåret 1 april mars 2017 Version 3 I verksamhetsplanen med tillhörande budget (inkomst- och utgiftsstat) föreslår styrelsen en uttaxering på sammanlagt kr. Budget Nettokostnad Förändring (12 mån) Uhf-fonder Uttaxering Resultat Ga1 Väg Ga2 exkl båt & bastu Ga3 Vatten Ga4 Avfall Totalt Fördelningen görs med ledning av andelstalen i respektive gemensamhetsanläggning enligt följande: Avgift per fastighet Avgift föreg år Antal Ga1 Ga2 Ga3 Ga4 Skillnad Kisäng 1:4-1:144 Permanent Kisäng 1:4-1:144 Fritid Kisäng 1:4-1:144 Obebyggd Summan för övriga 3 fastigheter Avgiften ska erläggas av den/de som var lagfaren ägare KSF kommer att skicka ut fakturor på avgiften med e-post eller brev i månadsskiftet maj/juni Observera att betalning ska ske till bankgiro med angivande av OCR-nr som står på fakturan. Det gamla Plusgirokontot ska inte användas. Avgiften ska vara erlagd senast Under förutsättning att föreningsstämman godkänner förslaget till hantering av avgiften via autogiro så kommer särskilda villkor att gälla för de som väljer autogiro. Sida 1 av 1