Nr DiarieNr Ärendemening Sidan/föredragning

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Ksau Tid och plats: Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde , 8.30 Kommunhuset 291. Catharina Fredriksson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Sidan/föredragning Ksau KS Tema strategiska personalfrågor Henny Larsson - Medarbetarundersökningen Personalstatistik Inga handlingar 2 KS Diskussion kring finansiella mål 2013 Magnus Pettersson 9.30 Inga handlingar 3 Information om läsplattor för förtroendevalda Susanna Shaibu Inga handlingar 4 KS Ansökan om stöd till musikantmöte 3 5 KS Joersö 1:34, reglering av tomtmark på väg 7 Gunilla Marklund KS Försäljning av arrendetomter inom del av Femöre 1:4 17 Kommunstyrelsen KS Information från ordföranden och kommunchefen Inga handlingar 8. KS Uppföljning av säg vad du tycker KS Svar på medborgarförslag om att utse en torped i kommunen 10. KS Svar på medborgarförslag att utreda var närpolisen fysiskt befinner sig när dom inte är på kontoret KS Start av investering i ventilation på Ramdalsskolan KS Start av investering i krypgrund på Ramdalsskolan KS Svar på revisionsrapport, granskning av investeringsprojekt Ramdalen simhallen etapp KS Ekonomisk uppföljning per mars månad Kommunstyrelsen 15 KS Ekonomisk uppföljning per mars månad Hela kommunen 16 KS Revidering av Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013 med anledning av förändrad ram 39 Handlingar till KS Handlingar till KS Handlingar till KS

2 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Ksau 17 KS Samråd om budget 2014 för Överförmyndarnämnden 18 KS Avsägelse och fyllnadsval till Svealandskustens vattenvårdsförbund 19. KS Avsägelse från uppdrag som ersättare till ombud i FÖRAB:s bolagsstämma KS Firmatecknare KS Delgivningar KS Redovisning av delegationsbeslut 53 Kommunfullmäktige KS Årsredovisning och ansvarsfrihet för Nyköpings- Oxelösunds vattenverksförbund KS Reglering av sponsring i Oxelösunds kommun KS Revidering av riktlinjer samt redovisning av kommunens styrdokument KS Reviderade felparkeringsavgifter KS Miljöanpassad belysning till konstgräsplanen KS Överföring av budgeterade medel från Överförmyndarnämnden till Kommunstyrelsen 29 KS Svar på medborgarförslag om lekplats/ liten lekpark i Inskogen 30 KS Svar på motion om fler sopkorgar i Oxelösunds kommun 31 KS Svar på motion: ansökan om medel från "Skapande skola" 32 KS Svar på motion om att införa sociala insatsgruppper i Oxelösund KS Svar på motion: konkurrensutsätt arbetsförmedlingen KS Genomgång av balanslistan 123

3 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Staben Niklas Thelin Kommunstyrelsens arbetsutskott Ekonomiskt stöd till musikantmöte 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Ansökan avslås. 2. Sammanfattning Musikantgruppen Dom ni vet har lämnat en ansökan om ekonomiskt bidrag för en resa till kommunens vänort Sigulda i Lettland. Resan är en inledande del i gruppens syfte att bilda ett musikantnät med musiker från Douzelagstäder. Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att gruppens förslag delvis harmonierar med kommunens inriktning för internationellt arbete, men också att förslaget avviker från inriktningen. Ett bifall till ansökan kan motverka möjligheterna att finansiera/stödja ett utbyte för ungdomar. Kommunstyrelseförvaltningen bedömer också, i förhållande till kommunallagens likabehandlingsprincip, att det inte finns sakliga skäl att stödja musikantgruppen framför andra kommunmedlemmar. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att gruppens ansökan ska avslås. 3. Ärendet Musikantgruppen Dom ni vet har lämnat en ansökan om ekonomiskt bidrag för en resa till kommunens vänort Sigulda i Lettland. Gruppen, som består av 6 musikanter i åldrarna 20 till 75 år, spelar jazzmusik från 40- och 50-talet. Resan är en inledande del i gruppens syfte att bilda ett musikantnät med musiker från Douzelagstäder. Syftet är att träffa andra musiker och spela tillsammans i olika vänorter inom Douzelage och om möjligt träffa flera grupper/städer samtidigt. OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

4 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS Koppling till beslut och lagstiftning Kommunens inriktning för internationellt arbete Kommunstyrelsen har 2012 beslutat om en inriktning för kommunens internationella arbete 1 som anger att: Oxelösunds kommun har fortlöpande kontakt med vänortskommunerna inom Douzelage. Syftet är att skapa former för utbyte och samarbete kring utbildning och kultur samt att möjliggöra för ungdomar att delta i sådana och i övriga aktiviteter Kommunallagens likabehandlingsprincip Kommunallagens likabehandlingsprincip 2 anger att kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. 4. Barn- och ungdomsperspektiv Att bevilja musikantgruppen ekonomiskt stöd medför ingen direkt positiv effekt ur ett barnoch ungdomsperspektiv, även om ett internationellt utbyte på lång sikt kan gynna barn och unga. På kort sikt kan ett ekonomiiskt stöd till musikantgruppen missgynna barn och unga eftersom åtgärden begränsar möjligheten att finansiera/stödja utbytesaktiviteter för unga. 5 kommunstyrelseförvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att ett utbyte enligt musikantgruppens förslag harmonierar med den del i kommunens inriktningen för internationellt arbete som berör utbyte och samarbete kring kultur. Däremot harmonierar inte förslaget med den del i inriktningen som anger ungdomar som målgrupp för utbyte och samarbete. Att bevilja gruppens ansökan kan i stället motverka möjligheterna att finansiera/stödja ett utbyte för ungdomar. I förhållande till kommunallagens likabehandlingsprincip gör kommunstyrelseförvaltningen bedömningen att det inte finns sakliga skäl för att stödja musikantgruppen framför andra kommunmedlemmar. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att musikantgruppens ansökan avslås. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Ansökan om ekonomiskt bidrag från musikantgruppen Dom ni vet Beslut till Kenneth Rodrick 1 KS , 68 2 KL 2 kap, 2

5 Från: "Registrator" Till: "Castor-ks" Ämne: VB: K.Rodrick -----Ursprungligt meddelande----- Från: Thelin Niklas Skickat: den 11 mars :24 Till: Registrator Ämne: VB: K.Rodrick Med vänlig hälsning Niklas Thelin Säkerhetsstrateg/utredare Kommunstyrelseförvaltningen Oxelösunds kommun Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon , Mobil Ursprungligt meddelande----- Från: Kenneth Rodrick Skickat: den 11 mars :16 Till: Thelin Niklas Ämne: K.Rodrick Till Oxelösunds Douzelagkommité Ang Musikantmöte i Sigulda. Vi är sex musikanter från Oxelösund som utgör gruppen Dom Ni Vet. Vi är i åldrarna år och spelar dansant jazzmusik från talet. Nu har vi för avsikt att bilda ett musikantnät med musiker från Douzelagstäder. Syftet är att träffas och spela tillsammans i olika Douzstäder och om möjligt träffas flera grupper/städer samtidigt. Vi startar förhoppningsvis redan nu i Maj med en resa till vänorten Sigulda i Lettland. Repetitionsarbetet är redan igång och kontakt har tagits med representanter i Sigulda. Vi flyger dit och bor på hotell, vi bekostar resa och uppehälle själva. Vi anhåller om största möjliga bidrag till detta projekt och givetvis presenterar vi en budget. För att kunna redogöra muntligt för projektet, så föreslår jag att vi kommer och spelar och berättar om det hela vid något möte. Vi ställer givetvis även upp och spelar på exempelvis biblioteket där ni kan presentera Douzelag och vi kan presentera våran musikidé. file:///c /..._ /04_KS /04_KS _Ansökan%20om%20stöd%20till%20ett%20musikantmöte%20i%20Sigulda%20.txt[ :29:29]

6 Tack på förhand Kapellmästare Kenneth Rodrick file:///c /..._ /04_KS /04_KS _Ansökan%20om%20stöd%20till%20ett%20musikantmöte%20i%20Sigulda%20.txt[ :29:29]

7 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Gunilla Marklund Kommunstyrelsen Väg vid Jogersö, Jogersö 1:34 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskottsbeslut 1. Oxelösunds kommun begär att lantmäteriförrättning genomförs 2. Kostnaden för förrättningen inklusive marginalvärdeminskning för tomten betalas av Oxelösunds kommun 3. Oxelösunds kommun ersätter fastighetsägaren för materialkostnader 4. Oxelösunds kommun avvisar ersättning för nedlagd arbetstid 5. Kostnaderna finansieras ur Kommunstyrelsens reserv för oförutsedda utgifter 2. Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott återremitterade ärendet för komplettering av underlaget. Oxelösunds kommun ansöker om fastighetsreglering hos Lantmäteriet. Till Jogersö 1:22 överförs mark från Jogersö 1:34 som inte överensstämmer med detaljplanen utan utgör mindre avvikelse från detaljplan med anledning av byggd väg. Fastighetsägaren till Jogersö 1:34, har satt upp ett nytt staket i enlighet med den nya detaljplanens angivna fastighetsgräns. Fastighetsägaren begär ersättning för värdet av sjönära tomt, staket samt arbetskostnad för uppsättning av staket. 3. Ärendet OXL2621 v Bakgrund Jogersövägen ingick i gemensamhetsanläggning enligt förrättning 1952 vilket innebar att en gemensamhetsanläggning bildades med Jogersö Vägsamfällighet som förvaltare. För vägen gäller stadsplan fastställd , 04-NIK-1416 med kommunen som huvudman. För att kunna genomföra detaljplanen för Jogersö tecknades ett avtal mellan Jogersö Vägsamfällighet och Oxelösunds kommun som innebar att samfälligheten överlät mark till kommunen antogs en ny detaljplan för Jogersö som omfattar bland annat Jogersö 1:34. Del av vägområdet är utlagt som prickad bostadsmark i denna detaljplan. Att föra över vägdelen från Jogersö 1:34 till vägen kan ske antingen genom att överföringen bedöms som mindre planavvikelse alternativt planändring genom enkelt planförfarande. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

8 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum :52:22 KS Ärendets beredning Samtal har förts med fastighetsägaren till Jogersö 1:34, internt, med tidigare handläggare i kommunen samt med handläggare på Lantmäteriet. Fastighetsägaren hävdar att han blivit utlovad ersättning för material och arbete med staket av tidigare handläggare. Av handskrivna minnesanteckningar framgår att kommunen ersätter fastighetsägaren med materialkostnader vilket också tidigare handläggare bekräftar vid personligt möte Koppling till andra beslut och mål antogs en ny detaljplan för Jogersö som omfattar Jogersö 1:34 och 1:35. Del av vägområdet är utlagt som prickad bostadsmark i denna detaljplan. Avtal med reglering av ersättning för Jogersö 1:35 tecknades Oxelösunds kommun betalade 800 kr för marken (110 m 2 ) samt 200 kr för intrång och övrigt obehag. 3.4 Ekonomi och finansiering Staket samt marginalvärdesminskning för tomten ska ersättas av kommunen. Ersättning för arbetstimmar är begärt med kronor vilket kommunen inte är beredd betala. Kommunen ansöker om och bekostar Lantmäteriförrättning som uppskattas till kr. 3.5 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Handskrivna minnesanteckningar av samt samtal med tidigare handläggare anger att kommunen ersätter fastighetsägaren med materialkostnader. Reglering av ersättning för mark sker i samband med lantmäteriförrättningen. Av inlämnade ordererkännade med bilaga framgår endast nedlagda kostnader för material. Före fanns en ägare till fastigheten. Numera finns två hälftenägare registrerade i fastighetsregistret. Ägarna till Jogersö 1:34 har sedermera inkommit med kompletterad bilaga som anger arbetstid 92 timmar a 480 kronor totalt kronor att betala till fastighetsägaren. I det fall kommunen betalar arbetskostnad till privatperson är vi att anse som arbetsgivare och ska även betala arbetsgivaravgift. Fastighetsägaren hävdar att det egna företaget är utförare. Bifogade ordererkännade från Eliassons Järn- och Byggvaror samt begäran om ersättning är underlag som lämnats till kommunen. Förvaltningen tillstyrker att kommunen bekostar Lantmäteriförrättning inklusive marginalvärdeminskning för tomten samt ersätter fastighetsägarna till Jogersö 1:34 för materialkostnader för det nyuppsatta staketet. Beslutsunderlag Karta Begäran om ersättning (3 bilagor) Charlotte Johansson Kommunchef Gunilla Marklund Mark- och exploatering Beslut till: Jurgen och Gunilla Gandre (FK) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (FK) Gunilla Marklund (FÅ)

9

10 1:35 1:34 Skala 1:400 (A3)

11

12

13

14

15 Tjänsteskrivelse 1(4) Datum Dnr :39:09 KS Kommunstyrelseförvaltningen Gunilla Marklund Kommunstyrelsen Försäljning av arrendetomter inom del av Femöre 1:4 med flera områden 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arrendatorerna erbjuds de fastighetsbildade tomterna till marknadsvärderat pris. Arrendatorer som inte köper den fastighetsbildade tomten fortsätter arrendera marken för bostadshuset. 2. Sammanfattning I samband med att detaljplan upprättats erbjuds arrendatorerna köpa den nybildade och därmed avgränsade fastigheten. Köp till marknadsvärderat pris har erbjudits arrendatorerna till de fastighetsbildade tomterna inom Lastudden etapp 3. Önskemål har framförts om att marknadsvärderat pris ska rabatteras. Inom Västra Femöre finns 17 bostadsarrenden på kommunal mark. Inom Lastuddens fritidsområde finns dels 18 bostadsarrende på kommunal mark dels ett bostadshus som ägs av kommunen och som hyrs ut beläget på kommunal mark. Hjortensbergskyrkans sommarhem arrenderar ett område för vilket värdering ännu inte utförts. Arrendatorerna erbjuds de fastighetsbildade tomterna till marknadsvärderat pris. Arrendatorer som inte köper den fastighetsbildade tomten fortsätter arrendera marken för bostadshuset. Översyn av villkor sker regelbundet. 3. Ärendet OXL2621 v Bakgrund I samband med att detaljplan upprättats erbjuds arrendatorerna köpa den nybildade och därmed avgränsade fastigheten. Arrendatorerna framför önskemål på att villkor för friköp av kommunens arrendetomter ändras så att dagens arrendatorer erbjuds motsvarande förutsättningar för prissättning som vid försäljningar av arrendetomter på Lastudden etapp l och i skärgårdsområdet runt Alklubbarna år Kommunen erbjöd vid den tiden respektive arrendator att få köpa tomten för 80 % av marknadsvärdet. Alla som antog erbjudandet inom 12 månader erbjöds dessutom en rabatt Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

16 Tjänsteskrivelse 2(4) Datum :39:09 KS om ytterligare 10 % och kunde därmed köpa tomten får 70 % av marknadsvärdet. Kommunen svarade för detaljplanläggning samt ansökte dessutom om och bekostade erforderlig fastighetsbildning. Erbjudandet var frivilligt och innebar att de arrendatorer som valde att inte friköpa sin arrendetomt fick fortsätta att arrendera. Samtidigt framhölls att arrende-villkoren i likhet med försäljningspriset fortlöpande skulle anpassas med hänsyn till den framtida marknadsprisutvecklingen. Oxelösunds kommun har svarat för detaljplaneläggning för de områden som nu är till försäljning inom Lastudden och V Femöre. Arrendatorer inom Lastudden etapp 3 erbjöds köpa tomterna till marknadsvärderat pris i enlighet med kommunstyrelsens beslut Arrendatorerna bekostar fastighetsbildningen och lagfartskostnad vid köp. De arrendatorer som väljer att fortsätta arrendera har den möjligheten. Villkorsändring av arrendeavgiften ska genomföras vart femte år. Nu tillkommande områden, som är detaljplanelagda, är Lastudden 4 och 5 samt V Femöre etapp 1C-D. V Detaljplanering pågår för V Femöre 1E-F. Samtliga områden får utökade byggrätter samt ansluts till kommunalt VA. 3.2 Ärendets beredning 3.3 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen beslöt , Ks 223, om Riktlinjer för försäljning av tomter. Riktlinjerna anger att försäljning av mark med bostadsarrende erbjuds arrendatorerna till marknadsvärderat pris. Marknadsvärdering sker av oberoende auktoriserad värderare. Erbjudandet är även idag frivilligt och innebär att de arrendatorer som väljer att inte friköpa sin arrendetomt får fortsätta att arrendera. Arrendevillkoren i likhet med försäljningspriset skall fortlöpande anpassas med hänsyn till marknadspris-utvecklingen. Översyn av arrendevillkoren har inletts och kommer att ske fortlöpande. Arrendetiden gäller för fem år räknat från tillträdesdagen. Fyra arrenden villkorsändras 2013 medan det för 2014 innebär villkorsändring för ca 200 arrenden. Uppsägning av arrenden inom t. ex. Lastudden ska ske före sista oktober Arrendatorns ställning Arrendatorns ställning är stark och regleras i Jordabalken. En utgångspunkt för en prisdiskussion är kommunallagens regler som gör att en kommun inte får sälja sin egendom till underpris. Juridiskt är det fel att sälja till för lågt pris. Även moraliskt i förhållande till andra kommuninnevånare är det fel att sälja arrendetomter till för lågt pris. Kommunstyrelsen beslut , Ks 223, om Riktlinjer för försäljning av tomter gäller. 3.4 Ekonomi och finansiering Avgiftsändringen för de fyra arrendena inom S Femöre är från till kronor, till kronor respektive till kronor. Att avgiftsändringen för ett arrende endast är 1710 kronor beror på att villkorsändring skett senare än för övriga arrenden. Inom V Femöre är avgiftsändringen från till kronor. Samtliga arrendatorerna har accepterat höjningen och undertecknat avtalen. Tecknas inte avtal frivilligt är nästa instans arrendenämnden. De föreslagna höjningarna har sin grund i den allmänna prisutvecklingen för fritidsbostäder, jämförelseobjekt samt aktuella försäljningar i området. Ett förslag till avgiftskategorisering av bostadsarrendena har upprättats med hänsyn tagen till strandtomt, strandnära med respektive utan sjöutsikt, ej strandnära med respektive utan sjöutsikt samt har öarna

17 Tjänsteskrivelse 3(4) Datum :39:09 KS kategoriserats som öar med respektive utan strandtomt. Respektive arrende har bedömts och kommer att bedömas enskilt. Arrendenämnden har i avgöranden på Mörkö bedömt arrendeavgifter för strandtomter till och för strandtomter på öarna till kronor. Enligt LRF s konsult för arrenden är skäligt markräntekrav 3% av tomtvärdet Intäkt arrenden I årsbudgeten för 2013 beräknas att intäkten för samtliga arrenden (övrig markreserv) är kronor. Uppdelning på intäkt enbart från arrenden för fritidshus har inte erhållits. Med föreslagna villkorsändringar torde intäkten öka markant från och med 2014 då ca 200 villkorsändringar för arrenden till fritidshus avses genomföras. För de genomförda villkorsändringarna för fyra arrenden har intäkten ökat med kronor eller 53%. Ny uppsägning och villkorsändring kan genomföras om 5 år. 3.5 Jämförelser andra kommuner Södertälje kommun Södertälje kommun har detaljplanelagt ett område med endast 5 fastigheter. Marken har värderats av oberoende värderingsman som sänkte prisnivån med 10% utifrån att det var få fastigheter. Ingen av arrendatorerna har friköpt sin fastighet. Kommunen har en pågående detaljplaneprocess med 40 arrendatorer. Samtliga tvingas ansluta till kommunalt vatten- och avlopp. Samfällighetsföreningen köper de tomter om den enskilde arrendatorn inte vill köpa. Arrendatorn betalar därefter arrendeavgiften till samfälligheten. Fastigheterna säljs till marknads-värderat pris. Marken kommer att värderas av oberoende värderingsman Södertälje kommun genomför villkorsändringar i samband med att arrendetiden upphör. Höjningar med mellan kronor genomförs. Kommunen har heller inte genomfört villkorsändringar under en längre tid. Rättsfallet från Mörkö utgör vägledning. Försäljning till marknadsvärderat pris har beslutats i kommunens tjänstemannaledningsgrupp och följer EU-lagstiftningen Nyköpings kommun Kommunen har endast sålt en fastighet i närtid och till värderat pris. Fastigheten omfattade mark med arrendegård. Marken är det värdefullaste en kommun har varför värderingen bör gälla. Försäljning av arrendetomter bedöms som en kortsiktig vinst Trosa kommun Kommunen saknar arrendetomter för fritidshus. Praxis är att vid all försäljning av mark värderas marken av oberoende värderingsman och försäljning sker till marknadsvärdet Värmdö kommun All försäljning sker till marknadsvärderat pris. Kommunen har endast haft försäljningar av tomträtter. 3.6 Konsekvenser - Äldreperspektiv I områden med strandtomt eller strandnära läge är marken högt värderad och många äldre anser att det är för hög kostnad friköpa fastigheten. Ägaren av fritidshuset fortsätter arrendera.

18 Tjänsteskrivelse 4(4) Datum :39:09 KS Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Friköp av arrendefastighet Värdering av oberoende värderingsman sker i Oxelösunds kommun. Många av fastigheterna ligger i mycket attraktiva lägen d.v.s. med egen strand eller strandnära. Försäljning till marknadsvärderat pris gör att arrendatorer inte anser sig ha råd köpa den nybildade fastigheten. Arrendenivåerna är över lag mycket låga i kommunen vilket medför att räntan på lån för att friköpa fastigheten kraftigt överstiger arrendeavgiften. Villkorsändringar har tidigare inte genomförts i samband med att ny arrendeperiod om 5 år påbörjats. Uppsägning ska ske senast 1 år före arrendetidens utgång. Villkorsändringar påbörjades 2012 och genomförs från och med innevarande år. Fördelen vid försäljning av fastighetsbildade arrendetomter är en engångsintäkt till kommunen vid försäljningstillfället. Erbjudande om försäljning har föregåtts av att en detaljplan antagits för området som medger ökad byggrätt och anslutning till kommunalt vatten och avlopp. Försäljningen täcker kostnaden för att upprätta detaljplan samt iordningställa området enligt genomförandebeskrivningen i respektive detaljplan. Ett syfte med planläggningen är en förtätning av befintliga fritidsområden med standard som medger permanentbostad. Kommunen har som mål att öka antalet invånare. Fastighetsägaren har större möjlighet belåna en friköpt fastighet. Fördelen med arrende är en stadigvarande inkomst för kommunen. Arrendet räknas årligen upp med konsumentprisindex. Återkommande villkorsändringar vart 5:e år medför ökad intäkt. En arrendator kan sägas upp och huset erbjudas jordägaren till inlösen Arrendenivå De höjningar av arrendet som föreslås anses rimliga utifrån kategoriseringen och ligger i nivå med t.ex. Södertälje kommun. Arrendenivån för Mörkö kan inte direkt överföras till vår kommun. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen beslut , Ks 223, om Riktlinjer för försäljning av tomter Charlotte Johansson Kommunchef Gunilla Marklund Mark- och exploatering Beslut till: Gunilla Marklund (FÅ)

19 Sammanträdesprotokoll Blad 31 Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Ks 223 Dnr KS Riktlinjer för försäljning av tomter Kommunstyrelsens beslut 1. Riktlinjer för registrering i tomtkön och försäljning av tomter för enfamiljshus inom Oxelösunds kommun daterade antas med ett antal redaktionella förändringar. 2. Riktlinjerna kompletteras med en punkt 15 om försäljning av mark med bostadsarrende enligt alternativ 1 i tjänsteskrivelsen. 3. Rätten medge förtur i tomtkön delegeras till arbetsutskottet. 4. Delegationsordningen revideras enligt beslutet. Bakgrund och sammanfattning På uppdrag av kommunstyrelsens har nya riktlinjer för försäljning av tomter för enfamiljshus har tagits fram. Riktlinjerna omfattar tomter för enfamiljshus på fastlandet och i skärgården. Förtydligandet avser även principer för markvärdering och erbjudande via kommunens hemsida. Anmälningsavgiften till tomtkön höjs till 350 (300) kronor och årsavgiften till 200 (150) kronor. Riktlinjerna för försäljning av tomter innebär en förkortad handläggningstid och därmed en ökad service till köparen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Riktlinjer för registrering i tomtkön samt försäljning av tomter för enfamiljshus inom Oxelösunds kommun daterat Regler för tomt- och småhuskön i Oxelösunds kommun upprättade 2001 och reviderade Kommunstyrelsens föredragningslista Utdragsbestyrkande

20 Sammanträdesprotokoll Blad 32 Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Ks 223 Dagens sammanträde Förslag Solweig Ericsson-Kurg (FP) föreslår följande ändring i arbetsutkottets förslag punkten 2. Marknadsvärdering ska ta hänsyn till att marken är belastad med ett bostadsarrende. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på punkten 2 i arbetsutskottets förslag mot Solweig Ericsson-Kurgs (FP) ändringsförslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Reservation Solweig Ericsson-Kurg (FP)reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Utdragsbestyrkande

21 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Staben Niklas Thelin Kommunstyrelsen Uppföljning av Säg vad du tycker Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Redovisningen godkänns. 2. Ärendet Bakgrund Kommunens nämnder, bolag och förvaltningar använder sedan 2006 arbetssättet/systemet Säg vad du tycker för att ta emot och hantera synpunkter från kommunens invånare. Rutinerna för Säg vad du tycker omarbetades under 2011 och nya rutiner infördes från och med 1 januari De nya rutinerna ska säkerställa att inkomna synpunkter behandlas professionellt, systematiskt och likvärdigt samt att återkoppling sker inom rimlig tid. Uppföljning 2012 Under 2012 lämnades totalt 166 synpunkter på kommunens verksamhet, en ökning med omkring 70 % sedan föregående år. Alla som lämnar en synpunkt till kommunen får ett svar om att synpunkten mottagits. I nära samtliga fall sker denna återkoppling omgående. Ett fåtal (2) undantag finns, där synpunktslämnaren har fått vänta längre än två dagar på en bekräftelse. Av 166 inkomna synpunkter har 14 lämnats anonymt, vilket inte möjliggjort svar eller åtgärd. Av de återstående 152 synpunkterna har åtgärder vidtagits i 142 fall (92%), vilket är en avsevärd förbättring jämfört med 2010 (51%) och 2011 (45%). I 110 av de 142 fallen har åtgärd vidtagits inom de tre veckor som rutinerna anger. I Övriga ärenden (32) varierar handläggningstiden från 22 till 180 dagar. OXL2621 v Charlotte Johansson Kommunchef Bilaga; Tabeller Niklas Thelin Utredare Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

22 Tjänsteskrivelse Bilaga Datum KS Tabeller Säg vad du tycker 2012 Verksamhet Synpunkter Anonym Möjliga Ej svar Svar Inom 3 v Kommunstyrelsen Vård- och omsorg Kultur- och fritid Utbildning Miljö- och samhällsb Kommunbolagen S:a Säg vad du tycker Antal synpunkter Nämnd/verksamhet Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Kommunbolagen Summa

23 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Staben Niklas Thelin Kommunstyrelsen Svar på medborgarförslag om att utse en torped i kommunen 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Medborgarförslaget avslås. 2. Sammanfattning Kommunfullmäktige mottog , 138, ett medborgarförslag om att tillsätta en kommunal torped (sic!), med uppgift att utgöra en första instans när upprörda medborgare kontaktar kommunen. Förslagsställare föreslår också att Kustbostäder AB ska föreläggas att ansluta sig till störningsjouren på dagtid. Medborgarförslaget har överlämnats till kommunstyrelsen för besvarande. Kommunstyrelseförvaltningen har berett ärendet i samråd med kommunbolagen. Förvaltningen anser att former och rutiner för dialog med kommuninvånarna kan utvecklas och ser positivt på att förslag till sådan utveckling lämnas. När det gäller den aktuella frågeställning bedömer emellertid förvaltningen att kommunen redan erbjuder tillräckligt goda möjligheter för kommuninvånare att lämna synpunkter. Förvaltningen kan också konstatera att Kustbostäder AB redan är anslutna till en störningsjour. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att medborgarförslaget ska avslås. 3. Ärendet 3.1 Bakgrund Kommunfullmäktige mottog , 138, ett medborgarförslag. Förslagsställaren föreslår att kommunen utser en torped (sic!), med uppgift att utgöra en första instans när upprörda medborgare kontaktar kommunen. Förslagsställare föreslår också att Kustbostäder AB ska föreläggas att ansluta sig till störningsjouren på dagtid. Medborgarförslaget har överlämnats till kommunstyrelsen för besvarande. OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

24 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS Ärendets beredning Kommunstyrelseförvaltningen har berett ärendet i samråd med kommunbolagen. Av beredningen framkommer att kommunen har öppna och fungerande kanaler för kommuninvånare som vill lämna information eller framföra förslag och synpunkter: o Medborgarförslag, för mindre brådskande ärenden. o Synpunktshanteringen Säg-vad-du-tycker, för mer direkta frågeställningar och synpunkter. o Felanmälan hos Kustbostäder AB och Oxelö Energi AB, för uppkomna fel och skador. o Störningsjour hos Kustbostäder AB, tillgänglig dygnet runt för hyresgäster. 3.3 kommunstyrelseförvaltningens bedömning och förslag Kommunens former och rutiner för dialog med kommuninvånarna kan alltid utvecklas och kommunstyrelseförvaltningen ser positivt på att förslag till sådan utveckling lämnas. När det gäller den frågeställning som förslagsställaren aktualiserar bedömer emellertid förvaltningen att kommunen redan erbjuder tillräckligt goda möjligheter för kommuninvånare att lämna synpunkter. Förvaltningen kan också konstatera att Kustbostäder AB redan är anslutna till en störningsjour. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att medborgarförslaget ska avslås. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Protokoll från Kommunfullmäktige , 138 Beslut till Förslagsställaren (FK) Kustbostäder AB (FK)

25 Sammanträdesprotokoll Blad 1 Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Kf 138 Dnr KS Medborgarförslag om att utse en torped i kommunen Kommunfullmäktiges beslut Medborgarförslaget överlämnas till Kommunstyrelsen för besvarande. Dagens sammanträde Kommunfullmäktige medger att följande medborgarförslag lämnas: Jag har efter närkontakt med den häpnadsväckande utevaron av ordning och reda i företaget kustbostäder landat i följande förslag: Att kommunen utser en torped, vars uppgift är att vara 1:a instans för upprörda medborgares kontakt med kommunen, och vars uppgift är att så långt möjligt rensa bordet och i vart fall reducera och avgränsa problemet, att så lite och väl tydliggjort som möjligt blir kvar för ev behandling i kf. Inkl att Kustbostäder förelägges ansluta Oxelögt 12 till störn.jouren. Kustbostäder förelägges ansluta sig dag-tid till störn.jouren. När företaget uppger att så har skett, så skall uppgifter kontrolleras av kommunrevisor, som skriftligt verifiera detta till Kommunstyrelsen. Förslaget är lämnat av Per Ringborg. Beslut till: Förslagsställaren (FK) Utdragsbestyrkande

26

27 Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr KS Kommunstyrelseförvaltningen Staben Niklas Thelin Kommunstyrelsen Svar på medborgarförslag om kommunpolisen 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Medborgarförslaget avslås. 2. Ärendet Kommunfullmäktige mottog , 166, ett medborgarförslag, där förslagsställaren föreslår att kommunen ska utreda var kommunpolisen är någonstans när de inte är på sitt kontor. Medborgarförslaget har överlämnats till kommunstyrelsen för besvarande. Kommunstyrelseförvaltningen har bedömt medborgarförslaget i förhållande till kommunallagen. Av Kommunallagens beskrivning av en kommuns allmänna befogenheter (2 kap, 1 ) framgår att kommunen kan ta hand om angelägenheter som är av allmänt intresse som har anknytning till kommunens område och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun, ett landsting eller någon annan. Att genomföra en utredning kring polismyndighetens verksamhet faller inte inom ramen för kommunens befogenheter. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att medborgarförslaget ska avslås. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Protokoll från Kommunfullmäktige , 166. Beslut till: Förslagsställaren (FK) Polismyndigheten Södermanland (FK) OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

28 Sammanträdesprotokoll Blad 1 Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Kf 166 Dnr KS Medborgarförslag att utreda var närpolisen fysiskt befinner sig när dom inte är på kontoret Kommunfullmäktiges beslut Medborgarförslaget överlämnas till Kommunstyrelsen för besvarande. Dagens sammanträde Kommunfullmäktige medger att följande medborgarförslag lämnas: Jag föreslår, att fullmäktige uppdrar åt KS att effektuppnående utreda var Närpolisen fysiskt befinner sig, när dom inte är på kotoret. Om dom är ute på fältjobb i Oxelösund må det vara ursäktat, men annars är kontorstiden onsdagar! Förslaget är lämnat av Per Ringborg. Utdragsbestyrkande

29 Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr :53:29 KS Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Investering i ventilation på Ramdalsskolan 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Investering utbyte av ventilationsaggregat Ramdalsskolan byggnad C1,C2 och C3. 2. Ekonomichefen Magnus Pettersson är attestant på ovannämnda projekt 3. Investeringsbudget är kr 4. Finansiering sker ur fastighetsbudgeten för investeringar. 1. Sammanfattning OXL2621 v Ventilationsanläggningen för byggnaderna C1, C2 och C3 (se bilaga 1) uppfyller inte myndighetskraven (OVK- besiktningen). Orsaken beror på för hög ljudnivå, läckande och rostiga ventilationskanaler. Vidare har vi klimatproblem, luften som kommer in i lokalerna är för kall. Ventilationsaggregaten klarar inte att hålla rätt inblåsningstemperatur i klassrummen. Utredning/projektering har genomförts, planen är att befintligt aggregat i krypgrund under byggnad C2, demonteras, nytt aggregat placeras i en ny byggnad mellan hus C1 och C2. befintliga golvkanaler demonteras, nya dras i tak. Befintligt aggregat som försörjer byggnad C2 demonteras och installeras i byggnad E, dock sker den installationen i ett senare skede. Kostnaden för att demontera och flytta aggregat till E- huset är inte med i nedanstående kostnader. Orsaken till att vi flyttar upp ventilationsaggregatet är en arbetsmiljöfråga. Samtidigt byter vi konvektorer (radiatorer) i korridorsdelen utanför C1, C2 och C3. Beräknad energibesparing är ca kwh/år. Vilket innebär en besparing mellan kr till kr per år beroende på hur energipriset utvecklas. Arbetet beräknas att ta ca 12 veckor och kan göras under pågående verksamhet i samråd med skolan. Totalkostnaden för byggnaderna C1,C2 och C3 är kr. Investeringen tas ur ordinarie fastighetsbudget för investeringar. Ärendet Ventilationsanläggningen för byggnaderna C1, C2 och C3 (se bilaga 1) uppfyller inte myndighetskraven (OVK- besiktningen). Orsaken beror på för hög ljudnivå, läckande och rostiga ventilationskanaler. Vidare har vi klimatproblem, luften som kommer in i lokalerna är för kall. Ventilationsaggregaten klarar inte att hålla rätt inblåsningstemperatur i klassrummen. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

30 Tjänsteskrivelse 2(3) Datum :53:29 KS Utredning/projektering har genomförts, planen är att befintligt aggregat i krypgrund under byggnad C2, demonteras, nytt aggregat placeras i en ny byggnad mellan hus C1 och C2. befintliga golvkanaler demonteras, nya dras i tak. Befintligt aggregat som försörjer byggnad C2 demonteras och installeras i byggnad E, dock sker den installationen i ett senare skede. Kostnaden för att demontera och flytta aggregat till E- huset är inte med i nedanstående kostnader. Orsaken till att vi flyttar upp ventilationsaggregatet är en arbetsmiljöfråga. Samtidigt byter vi konvektorer (radiatorer) i korridorsdelen utanför C1, C2 och C3. Beräknad energibesparing är ca kwh/år. Vilket innebär en besparing mellan kr till kr per år beroende på hur energipriset utvecklas. Arbetet beräknas att ta ca 12 veckor och kan göras under pågående verksamhet i samråd med skolan. Arbetet utförs på ramavtal. Extern konsult har kostnadsberäknat kostnaden för ventilationsaggregat. Vi har valt att samarbeta med våra ramavtalsentrenörer där vi ställt våra krav och vi gemensamt arbetat fram en teknisk, arbetsmiljö- och klimatmässig bra lösning för samtliga inblandande parter. Ventilationssystemet och värmen i byggnad A åtgärdas i samband med ombyggnaden av förskolan Skattkistan. Övriga system se nedanstående etapp indelning: Etapp 2, hus D utbyte av aggregat och kanaler, kostnadsbedömt till 2,6 mkr. Etapp 3, hus E-F utbyte av aggregat och kanaler, kostnadsbedömt till 0,8 mkr. Etapp 4 hus B utbyte av aggregat och kanaler, kostnadsbedömt till 2,9 mkr. Etapp 2 och 3 planeras vara klara till sommaren Etapp 4 är tänkt att göras samtidigt med ombyggnaden av köket. Vid varje etapp kommer vi även byta ut styr och reglerutrustningen, kostnadsbedömt till totalt 0,9 mkr. 2. Ekonomi Totalkostnaden för byggnaderna C1,C2 och C3 är kr. Investeringen tas ur ordinarie fastighetsbudget för investeringar. Totalkostnaden fördelas enligt nedan: Ventilationsaggregat, kanaler, demontering montering Bygg El Värme- och rörinstallationer Styr och regler Myndighetskostnader och byggherrekostnader Oförutsett kr kr kr kr kr kr kr

31 Tjänsteskrivelse 3(3) Datum :53:29 KS Beslutsunderlag Bilaga 1 Kommunchef Handläggare Charlotte Johansson Magnus Pettersson Beslut till: Redovisningschef Kustbostäder (FÅ) (FÅ)

32

33 Tjänsteskrivelse 1(4) Datum Dnr :06:08 KS Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Start av investeringsprojekt i krypgrund på Ramdalsskolan 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1.Godkänna investering krypgrundsåtgärder och byte av tätskikt mellan Ramdalsskolan hus A och B etapp Ekonomichefen Magnus Pettersson är attestant på ovannämnda projekt 3. Investeringsbudget är kr 4. Finansiering av investeringsdelen kr sker via investeringsbudgeten för fastigheter 2. Sammanfattning Krypgrunden under Ramdalsskolan och dess skolgård har allvarliga brister när det gäller fukt och hälsofarlig luft. Tätskiktet på skolgården läcker. Vilket innebär att vid regn kommer vatten genom tätskikt, vatten kommer även in mellan fasad och betongkonstruktionen ner till krypgrunden. Dessutom kommer markfukt underifrån. I krypgrunden går all teknisk försörjning såsom värme, vatten och ventilation. Fukten orsakar skador på betongbjälklag, värmerör rostar inifrån samt rost invändigt i ventilationskanalerna. Upphängningsanordningar till kanaler, avlopps- värmerör rostar. Skador finns även på betongkonstruktionen. Åtgärder, konstruktionsbetongen som har vittrat sönder lagas, dränera och montera sju stycken dränkbara pumpar som ska leda bort grundvattnet, två stycken avfuktningsagreggat installeras med tillhörande kanaler, markduk kommer att läggas på del av krypgrunden för att förhindra markfukten att nå krypgrunden. Tätning mellan fasad och betongkonstruktion utförs. Området som vi kommer att byta tätskikt är mellan byggnaderna A och B, etapp 1. Övriga beläggningsytor är planerade i etapp 2 (se bilaga 1 blå markering är etapp 1, år 2013, rosa markering är etapp 2, år 2014). Tätskikt mellan fasad och betong Arbetet är planerat under sommarhalvåret och beräknas att ta ca 3, 5 månader, störningar för verksamhet är när vi ska riva och lägga ny beläggning på skolgården. Utförandet i krypgrunden påverkar inte verksamheten. Totalkostnadnaden för hela projektet är kr, varav kr är investering och kr är planerat underhåll. OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

34 Tjänsteskrivelse 2(4) Datum :06:08 KS Ärendet Krypgrunden under Ramdalsskolan och dess skolgård har allvarliga brister när det gäller fukt och hälsofarlig luft. Tätskiktet på skolgården läcker. Vilket innebär att vid regn kommer vatten genom tätskikt, vatten kommer även in mellan fasad och betongkonstruktionen ner till krypgrunden. Dessutom kommer markfukt underifrån. I krypgrunden går all teknisk försörjning såsom värme, vatten och ventilation. Fukten orsakar skador på betongbjälklag, värmerör rostar inifrån samt rost invändigt i ventilationskanalerna. Upphängningsanordningar till kanaler, avlopps- värmerör rostar. Skador finns även på betongkonstruktionen. Åtgärder, konstruktionsbetongen som har vittrat sönder lagas, dränera och montera sju stycken dränkbara pumpar som ska leda bort grundvattnet, två stycken avfuktningsagreggat installeras med tillhörande kanaler, markduk kommer att läggas på del av krypgrunden för att förhindra markfukten att nå krypgrunden. Tätning mellan fasad och betongkonstruktion utförs. Området som vi kommer att byta tätskikt är mellan byggnaderna A och B, etapp 1. Övriga beläggningsytor är planerade i etapp 2 (se bilaga 1 blå markering är etapp 1, år 2013, rosa markering är etapp 2, år 2014). Tätskikt mellan fasad och betong Arbetet är planerat under sommarhalvåret och beräknas att ta ca 3, 5 månader, störningar för verksamhet är när vi ska riva och lägga ny beläggning på skolgården. Utförandet i krypgrunden påverkar inte verksamheten. Vi har valt att samarbeta med våra ramavtalsentreprenörer på grund av svårigheten att bedöma hur kostnaderna. Bedömning har utgått från kontrollprover av konstruktion, tätskikt och marken i krypgrunden. Det är dock först när vi har rivit ytskikt och påbörjat schaktning i krypgrund som vi med säkerhet vet omfattningen av arbetet. Svårigheten i att bedöma kostnader, tex konstruktionsbetongen, vi har tagit prover eftersom vi inte kan ta prover på hela konstruktionen så har kostnadsbedömningen utgått från proverna, visar det sig att betongen är sämre skick än proverna visar så ökar kostnaderna. För att hålla koll på kostnaderna kommer vi att sätta upp takpris samt hålla en till två byggmöten i veckan för att stämma av och kontrollera att projektet fortskrider enligt plan och budget. Uppföljning av projektet från kommunens del sker en gång i månaden.

35 Tjänsteskrivelse 3(4) Datum :06:08 KS Ekonomi Totalkostnadnaden för hela projektet är kr, varav kr är investering och kr är planerat underhåll. Investeringsdelen tas ur ordinarie fastighetsbudget för investeringar. Den del som utgör planerat underhåll finansieras via ordniarie budget för planerat underhåll. Totalkostnaden fördelas enligt nedan: Avfuktningsaggregat, kanaler, installation kr. Schaktning, dränering, utgrävning, singel, markduk mm kr. Ny ytbeläggning kr. Dräneringspumpar 7 st, rör, installation mm kr. El kr. Betong bjälklag, konstruktion kr. Oförutsett kr. Byggherrekostnader, samordning mm kr

36 Tjänsteskrivelse 4(4) Datum :06:08 KS Beslutsunderlag Bilaga 1 Charlotte Johansson Kommunchef Magnus Pettersson Ekonomichef Beslut till: Redovisningschef (FÅ) Kustbostäder (FÅ)

37

38

39 Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr :17:12 KS Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Revisionsrapport, granskning av investeringsprojekt Ramdalen simhallen etapp 3 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Anta skrivelse daterad som svar på revisionsrapporten. 2. Sammanfattning Kommunens revisorer har granskat investeringsprojekt Ramdalen simhallen etapp 3 avseende intern kontroll och verkställighet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om Den interna kontrollen avseende investerings/byggprojekt är tillfredställande? Finns beslutade övergripande styrande/stödjande regler /riktlinjer? Den interna kontrollen avseende byggprocessen är tillfredställande? Finns beslutade styrande/stödjande regler/riktlinjer? Revisorerna sammanfattande bedömning är 3. Ärendet Kommunen har i huvudsak en tillfredställande intern kontroll avseende själva utförandet av investeringsprojektet. Kommunen har däremot inget styrdokument för planerings- och projekteringsdelen Investeringsramen har överskridits och revisorerna vänder sig emot att detta blir känt först vid slutredovisningen. Projektet har redovisat en prognos att den slutliga kostnaden skulle hamna i ett intervall på kommunstyrelsen Ett framtida eventuellt anslagsöverskridande signalerades redan här. När prognosen lämnades hos kommunstyrelsen borde denna också följts upp med ett beslut kring hur det eventuella överskridandet skulle hanteras. En översyn kommer också att göras av de tidiga delarna av investeringsprocessen. OXL2621 v Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

40 Tjänsteskrivelse 2(3) Datum :17:12 KS Projekt etapp 3 har hela tiden arbetat med målsättningen att klara satt tidsplan samt budget trots en tidig fördyring för asbestsanering och forcering för att klara färdigställandetiden. En prognos lämnades till Kommunstyrelsen att projektet hade avvikelser på ca. 2,7 mkr men att projektets målsättning trots det slutligen skulle hamna inom intervallet 52,1 mkr till 52,9 mkr. Ett framtida eventuellt anslagsöverskridande signalerades alltså redan här. Ett antal åtgärder i ett sent skede bland annat relining av dåliga avloppsledningar innebar ytterligare fördyringar vilket innebar att slutsumman hamnade på 53,6 mkr. När prognosen lämnades hos kommunstyrelsen borde denna också följts upp med ett beslut kring hur det eventuella överskridandet skulle hanteras. En översyn skall också göras kring de tidiga delarna i en investeringsprocess. Översynen skall titta på planerings- och projektteringsdelen i investeringsprocessen hur detta skall formaliseras i styrdokument och/eller eventuellt utvidga/förtydliga gällande budgetregler. Kommunens beställarombud måste ha ett tydligt mandat att kunna hantera avvikelser i liknande projekt. Komplicerade projekt kräver ofta att beslut kan fattas löpande för att inte stoppa upp byggprocessen och orsaka fördröjningar. En utmaning i sammanhanget är att kommunens nuvarande beställarombud har bristande fastighetskompetens vilket gör att han har svårt att ta ett sådant mandat. Hur långt detta mandat skall sträcka sig är utmaningen samt att formulera rutiner för att med kort varsel kalla till extra insatt kommunstyrelsemöte för att hantera avvikelser utanför mandatet. Projektet är ännu inte avslutat eftersom en garantitid där funktionen på renings- och avfuktningsanläggning samt övriga delars funktion skall utvärderas.sammanfattningen klistras direkt i protokollet. Det ska eftersträvas att den ryms på en halv A 4-sida. Det är viktigt att texten utformas på ett sätt som gör att även den som inte är insatt i den kommunala organisationen kan förstå och sätta sig in i vad ärendet handlar om. Garantibesiktningen genomförs sommaren 2014 först då är hela projektet avslutat