Vårdsamverkan FyrBoDal

Transkript

1 Minnesanteckningar, Superanvändarträff , Riverside Uddevalla Medverkande från centrala SVPL projektet, Jan Carlström, Christina Wisser Jan och Christina presenterade sig. De är ordf. i centrala styrgruppen resp. projektledare i centrala projektet. Kärnverksamheten är det viktiga och IT sidan är ett stöd. Superanvändare är en mycket viktiga i införandet av KLARA. Man behöver få tid att arbeta i projektet. Alla kommuner i Västra Götaland och kommunerna har skrivit på att införandet av IT-stöd och rutinen ska genomföras och att kostnaderna fördelas i verksamheterna. Avtalet från 2006 bifogas minnesanteckningarna. Power point presentation som visades bifogas anteckningarna. Bild 1. Projektet är stort och komplext. Stort område och över vårdgivargränser, därmed banbrytande. Bild 3. Införandet av KLARA ska vara färdigt i hela Västar Götaland under Imorgon 5/5 startar första området på bred fron vilket är Alingsåsområdet. Därefter kommer Skaraborg innan vi i Fyrbodal börjar 1 september. Totalt beräknas nu användare. I Fyrbodal har vi många privata vårdgivare och beslutet om vilken väg de skulle nå KLARA kom så sent att de inte haft chans koppla upp sig nu under våren. NU-sjukvårdens förändrade organisation har inte varit klar i KIV(Katalog I Väst) förrän nu i början av maj så vi har inte kunnat lägga in den i KLARA katalogen. Systemadministrationen försköts 2 gånger av olika tekniska anledningar så det blev tidsnöd i att vidareutbilda systemadministratörer och få en fungerande support innan sommaren. Bild 4. Ingen leverantör kunde ge ett system som stöder hela rutinen så man handlade upp en produkt som levereras stegvis. Bas versionen är den som finns nu. Sex månaders versionen leverans innan sommaren levereras i 2 steg före och efter sommaren. Därefter kommer 12 och 18 månaders leveranser. Versionerna hör mer ihop med betalningen än när de förs ut i verksamheterna. Bild 5. Avvikelseperspektivet viktigt men ej med i projektet nu. Ett gemensamt rapporteringssystem behövs. Grunden är lagd men lösning finns ej. Bild 6. KLARA är en pusselbit där många olika system finns vid sidan om. Katalogens vikt påtalades redan 2004 men inte mycket har hänt sedan dess. Till slut togs beslut att man sätter igång med SVPL projektet innan en fungerande gemensam katalog finns. Projektet hade fortfarande inte varit igång om man skulle inväntat denna gemensamma katalaog. BIF- bastjänster(bastjänster för informationsförsörjning) för informationsöverföring handlar mkt om samtycke och behörigheter. BIF behövs för att kunna använda säkra kort i ett data system. HSA(hela Sveriges adressregister) en nationell katalog som ligger till grund för kommunikation.

2 Bild 7. ELVIS som är ett patient administrativt system kommer att föras in i NU sjukvården inom kort. Idag finns det i Göteborg. Beslut finns om att Integration med Elvis kommer att ske. Det finns ett starkt önskemål om integration med Melior för att kommunen/pv ska kunna se epikriser, men det finns inga pengar i projektet till detta, utan önskemålet får behandlas och önskas från verksamheterna. Tillgång till LISA(listade patienter på vårdcentraler(vg)) tror vi blir ett stort behov när VG primärvård startar 1 oktober då nya VC startar och patienter kan välja VC. Journalsystem finns olika i PV och slutenvården. Kommunerna har ca 15 olika. Dialog förs ständigt om hur man på bästa sätt kan integrera dessa. Koppling till aktuell läkemedels lista önskas. Man jobbar på sikt med alla integrationer för att få bästa möjliga lösning. Bild 8. Nu pågår ett införandeprojekt med en implementations organisation, där superanävndarna är en del. Denna organisation övergår sedan i en förvaltningsorganisation, i vilken form är ej klart ännu. Linjeansvaret är viktigt. Projektet finansierar inte tjänster ute i verksamheterna, utan chefer behöver tillåta personal som arbetar med projektet få tid till detta arbete. Team för att testa systemet behöver tas fram. Nu är det bara Christina o Ingrid, central projektledningen som sitter med det. Bild 9. Hur support för KLARA blir är ej helt klart. Vi arbetar för att få en mer central support både vad det gäller rutinen och systemadministrationen. Under införandet finns support för rutin och administration för användare och organisation lokalt. Bild 11-13, Lokal support som ej löser tekniska problem lokalt får ringa VGR IT. Dock får 200 personer i VG ringa vilket innebär att det är 29 personer från Fyrbodal totalt som får ringa dit. VGR IT har en eskaleringsfunktion, vilket innebär att man tar emot frågorna och förmedlar dem vidare. Vi önskar mer kompetens där och det arbetas på det nu. Bild 15. Katalogen måste spegla verksamheterna och hur man arbetar i praktiken för att fungera när KLARA startar. Bild 16, 17, 18. Katalogarbetet pågår intensivt. I kommunerna har ett mycket stort arbete lagts ned för att skapa katalogmallar som Siemens läste in i KLARA. Detsamma gäller de privata vårdgivarna. Därefter administrerar man katalogen i KLARA efter vad som lästs in. För regionen läste man in organisationen och användarna från KIV. KIV är en anställningskatalog som inte innehåller alla de detaljer man behöver i KLARA. Katalogen visar inte heller alltid var man arbetar som kan vara en annan enhet än den där anställningen finns. Detta ger ett fortsatt stort arbete med att kontrollera att alla användare finns på rätt arbetsenhet samt administration för att lägga till olika uppgifter som ska finnas i KLARA katalogen. Bild 19. Enligt PDL(patientdatalagen) och SOSFS 2008:14, ska stark autensiering användas i alla system idag. Det innebär att systemet måste känna igen att jag är jag. Inget system har det idag, men eftersom KLARA är en ny IT lösning har man satt lite extra krav att man skyndsamt ska införa detta. Inom VGR pågår införandet av kort SITHS(säker IT i hälso-och sjukvård) certifika. Säkra kort ger möjlighet till t.ex. sso (single sign on) då man har en inlog och kan ta mig emellan olika system och rätt patient följer med.

3 Vårdenhets begrepp används på olika sätt. I KLARA är det där spärren kan sättas. Bild 21. Ett fortsatt arbete krävs för att vidareutveckla KLARA även efter själva införandet är klart. Det bästa hade varit om underhåll av katalogerna i KLARA sker på ett ställe. Vi behöver arbeta för att få det så. Säkerhetsarbete kommer ta tid, avvikelser måste hanteras, liksom integrationer. Man behöver lägga tid på att bygga upp en rätt support, hur KLARA ska förvaltas m.m Övrigt, frågor: Ang säkra kort i kommunerna så är det Joakim Svärdström på VästKom som jobbar med teknikfrågor för kommunerna. En svårighet är organisationen runt att kunna dela ut korten. Samarbete VGR kommunerna diskuteras. Om vi inte får ok för att vi inte har säkra kort så får vi söka dispens. Argumentet är att start av KLARA ger en ökad säkerhet för patienterna. Under SVPLs tid har ett övergripande samverkansforum skapats med VästKom och regionen, med fokus på IT. Innan SVPL projektet fanns endast en mkt liten del sådant samarbete. Vårdplanering mellan kommun och PV var ej med i upphandlingen men vi får ta upp det i linjeorganisationerna så det sätts upp på önskelista till ytterligare funktioner i KLARA. Vad är färdigt i projektet: en enhetlig rutin i VG framtagen Upphandling av KLARA SVPL gjord Pilotdrift startade nov. 08 i Skaraborg Arbetat/arbetar m katalogen Lokalt: Lokala projektledningen, Maria, Lena, Britt har uppdrag i projektet till sista juni. Förhoppningsvis kan hela gruppen få fortsatt uppdrag även en del under hösten. Katarina fortsätter arbeta med SVPL via. När utbildningarna i Fyrbodal planerades i power point format hade vi uppgifter om att alla användare skulle få tillgång till interaktiv utbildning, d.v.s. att de skulle kunna sitta och öva genom att knappa i ett program på sin hemarbetsplats. Nu blev det Camtaisa som upphandlades som ej är interaktiv. Av den anledningen kan användarna behöva mer stöttning i hur KLARA fungerar. Det är också ett stort glapp nu mellan utbildningarna i jan, febr och start i september. Hur kan man som superanvändare stötta med utbildning på hemmaplan? Man har lagt upp detta lite olika. Uddevalla kommun har gjort en utbildning där man blandat bitar ur Camtasia och power point materialet. En del får en informationsstund på APT, ssk-möte m.m. NUsjukvården superanvändare har träffats i datasal och pratat om upplägg för NU sjukvården. Vi var överens om i gruppen att det är lättare göra utb. insatser i samband med uppstarten 1 sept. Det kommer inte att bli en stor anstormning av ärenden från första dagen då de ärenden som startar i fax avslutas i fax. Ett önskemål som kom fram var att få en gemensam mall för utbildning i KLARA. Frågan tas upp i SAMSA så vi kan arbeta fram en gemensam utbildning. Katarina frågar även Alingsås

4 området som nyss utbildat i KLARA i datasalar. De kanske har en färdig mall för detta som vi kan låna så länge. Testpatienter finns på projektplatsen under mappen: utbildningar superanvändare, användare(excel fil). Någon som provat dessa sade att de ej är med i Västfolket så de kommer ej upp. Vi hade även en lista innan och dessa ska finnas i Västfolket. Dokument med testpersoner bifogas anteckningarna Vi ska boka ett par dagar i datasalar innan sommaren för att vi superanvändare ska kunna sitta tillsammans och gå igenom KLARA. Katarina skickar ut datum när salar är bokade. Vi får sedan hjälpas åt med utbildning och se vilka områden som ej har superanvändare lokalt. Projektledningen för hjälp och stöttning så mycket vi hinner. Camtasia verkar nu finnas i alla verksamheter så användarna kan titta på filmen. Kanske kan den även användas som en manual när KLARA körs i skarp drift. Camtasia kommer att uppdateras när nya versionen av KLARA kommer. Efter utbildningarna för superanvändarna bokats kom det upp att vi behövde utbilda systemadministratörer. Detta påverkar även supporten, då en del systemadministration nu ska ska ute i verksamheterna. Två gånger har utbildningarna förskjutits av olika tekniska skäl, men nu blir det en utbildning den 18 maj. 12 st utbildas i nivå 2 och dessa 12 ska sedan utbilda vidare i sitt område i nivå 1. Nivå 1. BAS- användare (halvdagsutbildning) utbildas lokalt av de som gått nivå 2 Lösenordshantering, Administrera befintliga användare Lägga upp nya användare Nivå 2 Avancerad (lokal nivå) (heldagsutbildning) UTBILDNING 18 MAJ av 12 st. Lokal organisation Se på loggar/loggranskning Skapa rapporter Behörighetsgrupper Nivå 3 (regional nivå) Ta bort ärende (endast ett fåtal får göra detta på Socialstyrelsens begäran) Ändra i systemet enligt lagförändringar mm (påverkar alla) Skapa profiler Ändra menyval (påverkar alla) Kodlistor/telelistor (parametrar för att t ex göra enval och flerval/dropdownlistor) val enligt informationspecifikationen. Lista över systemadministratörerna och vilka områden de ansvarar för bifogas anteckningarna. Supporten lokalt kommer att delas upp i 2 spår. Användarna får kontakta superanvändarna när det gäller rutinen och innehållet i KLARA(vad man skriver i rutorna, vad orden betyder o.s.v.) Vi har snart färdigt ett dokument med förklaring till orden vid rutorna i KLARA som ni ska få ut och kan använda tills de i nästa version läggs in direkt i KLARA. Vi kommer att göra listor till användarna vid uppstarten. Till superanvändarna är det främst mail som gäller. När det gäller rent tekniska bitar t.ex. man kommer ej in i systemet eller en användare slutar eller börjar. Då är det systemadministratören man ringer till. Här behöver det vara personer som svarar i telefon dagtid och kan hjälpa till akut. En del av er superanvändare kommer också att vara systemadministratörer.

5 Eftersom det är rörigt med vilket uppdrag systemadministratörer resp. superanvändare kommer att ha enades vi om att göra en beskrivning av de olika rollerna. Projektledningen gör detta och skickar sedan ut det till superanvändare och systemadministratörer. Vi enades om att ha en till två träffar för superanvändare per termin. Katarina ser ut en dag några veckor in i september och skickar ut medd. om det innan sommaren så att alla är förvarnade i god tid. Vid pennan Katarina