Västra Götalandsregionens rekryteringsprocess. Ett stöd till dig som arbetar med rekrytering

Transkript

1 Västra Götalandsregionens rekryteringsprocess Ett stöd till dig som arbetar med rekrytering

2 Förord Rekrytering är en kompetens- och tidskrävande uppgift. Det är den största enskilda investering en chef fattar beslut om med konsekvenser för lång tid framåt. Arbetet med rekrytering ska därför planeras noggrant och följa vissa strukturer och ges den tid som är nödvändig för att nå bästa resultat. Rekryterande chef har alltid huvudansvaret för rekryteringen. Personalfunktionen utgör ett viktigt stöd i detta arbete. En arbetsgrupp med representanter från Regionens förvaltningar har arbetat fram ett gemensamt material för att kunna effektivisera och underlätta administrationen i samband med rekrytering. Genom detta förutsätts att rekryteringen blir mer kostnadseffektiv och kvalitetssäkrad. Syftet är också att framhålla Västra Götalandsregionen (VGR) som en arbetsgivare. Tanken är att alla som arbetar med rekrytering ska få hjälp att utveckla ett mer strukturerat och professionellt arbetssätt. Exempel på mallar och checklistor finns med som bilagor för att underlätta vissa moment i rekryteringsprocessen. Materialet innehåller den vanligaste rekryteringsprocessen, vilket innebär att specifika processer såsom till exempel chefs- och utlandsrekrytering inte ingår. I rekryteringsarbetet ska arbetsrättsliga lagar, avtal och riktlinjer följas. Detsamma gäller Västra Götalandsregionens policy Vägen till personalvisionen förhållningssätt och strategier. Vänersborg Lena Larsson Personaldirektör Västra Götalandsregionen 2

3 Arbetsgruppen består av: Yvonne Bäfverfeldt, Projektledare, Personalstrategiska avdelningen, Regionkansliet Anita Thyrsson, Personalsekreterare, NU-sjukvården Charlotta Nordberg, Personalsekreterare, Sahlgrenska Universitetssjukhuset Christine Cassel, Personalsekreterare, Folktandvården Södra Bohuslän Ellen Bergbom, Utvecklingsassistent, Centrum för Verksamhetsutveckling Eva Lindberg, Personalsekreterare, Alingsås lasarett Ewa Litsen-Karlsson, Personalassistent, NU-sjukvården Gunvor Andréason, Personaladministrativ chef, Södra Älvsborgs Sjukhus Ingrid Andrén, Handläggare, Personalstrategiska avdelningen, Regionkansliet Jon Bergman, Systemförvaltare, Personalstrategiska avdelningen, Regionkansliet Karsten Holm, Informatör, Södra Älvsborgs Sjukhus Lilian Svahn, Personalsekreterare, Sahlgrenska Universitetssjukhuset Petra Roxenius, Personalsekreterare, Alingsås lasarett Sara Svensson, Personalsekreterare, Skaraborgs sjukhus 3

4 Innehåll 1. Behovsanalys Kravspecifikation Rekryteringsordning Val av rekryteringsväg... 6 Annonsering... 6 Andra rekryteringsvägar Hantering av ansökningar... 7 Diarieföring/registrering... 7 Bekräftelse... 7 För sent inkommen ansökan... 7 Den sökande återtar sin ansökan... 7 Arbetsgivaren avbryter rekryteringen Urvalsmetoder samt urval av sökande... 8 Intervju som urvalsmetod... 8 Intervjufrågor och genomförande av intervjun... 8 Tester Referenstagning Slutbedömning Anställningserbjudande och lönesättning Bilagor Bilaga 2.1 Exempel på kravspecifikation Bilaga 5.1 Exempel på bekräftelsebrev Bilaga 6.1 Exempel på intervjufrågor Bilaga 7.1 Exempel på frågor vid referenstagning Bilaga 9.1 Exempel på underlag till anställningsavtal Bilaga 9.2 Exempel på brev Tack för visat intresse

5 1. Behovsanalys Innan beslut om rekrytering fattas ska behovet av återbesättande eller nyrekrytering noggrant analyseras och andra möjligheter att lösa behovet prövas. Viktiga frågor som rekryteringsansvarig chef bör analysera är: Vilken kompetens krävs utifrån verksamhetens mål och uppdrag på kort och lång sikt? Finns budgettäckning på kort och lång sikt? Finns möjlighet till omfördelning av såväl ekonomiska som personella resurser samt arbetsuppgifter? Vill någon medarbetare ha högre sysselsättningsgrad och då ta delar av dessa arbetsuppgifter? Finns rekryteringsbegränsningar och/eller krävs prövning av nyanställning? 2. Kravspecifikation När behovsanalysen är gjord upprättar rekryteringsansvarig chef en kravspecifikation för befattningen. En kravspecifikation är styrande för: Val av rekryteringsväg Utformning av annons Urval för anställningsintervju Upplägg och genomförande av intervju Referenstagning Beslut om anställning En bra kravspecifikation ska belysa arbetet ur olika synvinklar. Den ska också tala om vilka kompetenskrav som ställs på arbetstagaren med utgångspunkt från nuvarande situation och med hänsyn tagen till framtida behov. Det är viktigt att vara uppmärksam på förekommande lagstiftning som finns inom området till exempel jämställdhetslagen, lag om förbud mot diskriminering, lag om åtgärder mot diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet, funktionshinder, religion eller annan trosuppfattning, lag om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning. Se exempel på kravspecifikation (bilaga 2.1). 5

6 3. Rekryteringsordning Vid all rekrytering, inklusive förlängning av vikariat där anställningstiden är 6 månader eller längre, ska VGR:s stegvisa rekryteringsordning följas. En förutsättning för detta är ett nära samarbete med personalfunktionen. Rekryteringsordning: 1. Omplacering inom det egna området/förvaltningen 2. Omplaceringsbehov inom Västra Götalandsregionen 3. Utökad sysselsättningsgrad för personal med deltidstjänstgöring inom arbetsstället 4. (Interna sökande, ombytessökande ) 5. Företrädesberättigade enligt Lagen om anställningsskydd (LAS) 6. Extern rekrytering Utförligare information finns i dokumentet Handläggning och beslut rörande omplacering och rekrytering. Diarienummer RSK Val av rekryteringsväg Inför valet av medier/kanal för rekryteringen är det viktigt att tänka på vilken målgrupp de sökande till tjänsten tillhör. Den vanligaste rekryteringsvägen är annonsering. Rekryteringsansvarig chef formulerar en annons utifrån kravspecifikationen i samråd med personalfunktionen och eventuellt lokal facklig företrädare. Västra Götalandsregionens grafiska profil och lokala riktlinjer för annonsering skall följas. Annonsering Alla tillsvidareanställningar och visstidsanställningar över 6 månader ska alltid annonseras internt i VGR:s platsjournal. I Platsjournalens registreringsmall går det att välja var annonsen ska publiceras; enbart på regionens intranät eller både på intranätet och på den externa webbplatsen. Annonsen blir publicerad samma dag som den läggs in på intranätet. Vid publicering på den externa webbplatsen sker publiceringen med viss fördröjning, vilken kan bli upp till 1 dygn. Annonser i dagstidningar publiceras oftast inom en vecka. Annonser i facktidningar tar i regel något längre tid. Allt fler söker jobb på Internet, därför kan externa annonser läggas ut på arbetsförmedlingens webbsida. Det finns också ett antal kommersiella rekryteringsplatser på 6

7 Internet att använda. Alla externa kontakter ska alltid gå via VGR:s mediabyrå (för närvarande Carat). Ansökningstiden är minst 14 dagar. För utförligare information angående annonsering och annonsutformning, se En annons betyder så mycket Andra rekryteringsvägar Arbetsförmedlingen Mässor Headhunting Personliga kontakter Öppet hus Studiebesök Direktutskick 5. Hantering av ansökningar Diarieföring/registrering Inkomna ansökningar ska diarieföras och registreras enligt gällande rutiner på respektive förvaltning. Bekräftelse De som skickat in sina handlingar bör få någon form av bekräftelse på att förvaltningen har mottagit ansökningarna. Det är också bra om denna innehåller någon information om tidsplanen man arbetar efter. Det här kan vara den sökandes första direkta kontakt med förvaltningen och självfallet vill man att hon/han ska få ett positivt intryck. Berörd handläggare skickar bekräftelsebrev till de sökande och sammanställer ansökningarna. Se exempel på bekräftelsebrev (bilaga 5.1). För sent inkommen ansökan Det kan finnas exempel när ansökan trots försening kommer att användas i aktuellt rekryteringsfall. Handlingarna ska hanteras enligt lokal rutin i dessa fall. Den sökande återtar sin ansökan Mot bakgrund av att annan person kan utge sig för att vara den sökande och återta ansökan bör handläggaren förvissa sig om att återtagandet är riktigt. En rekommendation är därför att detta bör ske skriftligt och att e-post inte accepteras som ett giltigt sätt att återta ansökan. Återtagandet ska dokumenteras. 7

8 Arbetsgivaren avbryter rekryteringen I de fall arbetsgivaren avbryter tillsättningsförfarandet ska objektiva och godtagbara skäl anges till de sökande och handlingarna återsändas. 6. Urvalsmetoder samt urval av sökande Det är viktigt att utgå från kravspecifikationen när urvalet sker. Berörd chef ansvarar för att ett urval görs av sökande till intervju. Chefen kan, exempelvis i situationer med ett stort antal sökande, komma överens med personalfunktionen att denna gör ett första urval. Vid urval till strategiska befattningar ska samverkan ske med berörda personalorganisationer. Det finns ett antal olika metoder att använda sig av för att få så mycket kunskap som möjligt om en arbetssökandes kvalifikationer och lämplighet för jobbet, exempelvis intervju, tester, simuleringsövningar och Assessment. Intervju som urvalsmetod En intervju har stor betydelse som instrument vid urval. Att planera och genomföra en strukturerad urvals- och bedömningsintervju kräver kunskap och erfarenhet för att kunna ställa rätt frågor och använda den information intervjun har gett. Intervjun ska vara väl planerad. Alla intervjuer i samma anställningsärende ska utformas på likartat sätt och genomföras av samma intervjuare. Antal intervjuare bör inte vara fler än två till tre personer vid samma tillfälle, för att skapa en avslappnad miljö. Är det fler personer, till exempel kommande medarbetare eller fackliga företrädare som vill träffa den sökande, är det bättre att sätta ut fler intervjutider. Ett annat alternativ är att planera för en längre intervju där den sökande får träffa olika företrädare vid olika tidpunkter. Personen som leder intervjun ska ha självinsikt och distans till sina egna ställningstaganden i en intervjusituation. Målet är att genomföra intervjun så objektivt som möjligt och först därefter dra slutsatser. Detta innebär att intervjuaren måste agera så att alla sökande får samma bemötande och möjlighet att visa upp sina starka sidor. De sökande kallas per telefon vilket ger ett mer personligt intryck av oss som arbetsgivare och ger dem möjlighet att ställa frågor inför intervjun. I samband med detta bör de sökande informeras om hur lång tid som är avsatt för intervjun och vilka personer de kommer att träffa. Intervjufrågor och genomförande av intervjun Inför intervjun är det viktigt att förbereda vilka frågor som är relevanta utifrån kravspecifikationen och den sökandes ansökningshandlingar. Inled gärna intervjun med en presentationsrunda och informera om upplägget. Berätta kort om organisationen och vad befattningen innebär. Det är av stor betydelse att den sökande får en realistisk bild av organisationen och de förväntningar som ställs på befattningen. 8

9 Börja och sluta med neutrala frågor och ställ de mer personliga i mitten av intervjun. Frågorna ska vara öppna och ej ledande. Ställ huvudsakligen frågor där den sökande måste utveckla ett svar, undvik frågor där det bara går att svara ja eller nej. Se exempel på intervjufrågor (bilaga 6.1). Intervjuaren ska styra samtalet, men inte dominera. Att intervjua är konsten att lyssna. Idealiskt är om den sökande talar åtminstone 80% av tiden. Intervjuarens roll är att dra ut linjer och styra den sökandes berättelser. Ställ också beteendebaserade frågor, till exempel hur den sökande har löst problem eller hanterat olika situationer i arbetet. I slutet av intervjun informeras den sökande när återkoppling kan ges. Intervjuaren ska också försäkra sig om att den sökande har fått svar på sina frågor. Har det inte framkommit tidigare tillfrågas den sökande om tidigaste tillträdesdag. Stäm av de referenspersoner som lämnats i ansökan, eller be att få sådana om inga lämnats. Kontrollera vilket förhållande referenterna har till den sökande. Direkt efter intervjun summeras intrycken och jämförs sedan med hur de överensstämmer med kravspecifikationen. Den eventuella tveksamheten som finns kring den personliga lämpligheten eller det yrkesmässiga kunnandet är viktiga frågor att stämma av i nästa fas, referenstagningen. Tester I vissa fall kan tester användas som komplement till intervju, vanligtvis vid rekrytering till strategiska befattningar. För mer information om vilka olika tester som är godkända och hur dessa används, kontakta personalfunktionen. 7. Referenstagning Syftet med referenstagning är att kontrollera och komplettera de uppgifter man hittills har om den sökande. Referenstagning ska alltid genomföras inför anställningsbeslut även om den sökande är känd sedan tidigare, exempelvis genom timanställning. Minst två referenter ska kontaktas varav minst en tidigare chef/motsvarande till den sökande. Referenter eller nuvarande arbetsgivare ska aldrig kontaktas utan den sökandes medgivande. Det är viktigt att i referenstagningen utgå från kravspecifikationen och intervjun. Ta även hänsyn till referentens relation till den sökande. En fördel är om samma person från arbetsgivarsidan ringer samtliga referenter och att denna också deltagit vid intervjun. Se exempel på frågor vid referenstagning (bilaga 7.1). 8. Slutbedömning Innan beslut fattas görs en helhetsbedömning utifrån kravspecifikationen av varje sökande. Därefter tar rekryteringsansvarig i samråd med berörda personer ställning till vilken av de sökande som är bäst lämpad för tjänsten. Vid eventuella tveksamheter inför tillsvidareanställning kan provanställning övervägas. Inför beslut om provanställning samt vid tillsättning av strategiska befattningar ska samverkan ske med berörd personalorganisation. 9

10 Vid tillsättning av befattningar som omfattas av legitimationsbestämmelser ska följande kontrolleras: att legitimationen är utfärdad samt att den inte är återkallad (Socialstyrelsen) om någon disciplinpåföljd har utfärdats eller om det finns begränsningar i receptförskrivningsrätten. Kontrollera även om utredning pågår (Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd) I förekommande fall kontrolleras även: att giltigt körkort finns (Vägverket), samt om körkortstillståndet är under utredning (Socialstyrelsen) att sökande från tredje land har uppehålls- och arbetstillstånd (Migrationsverket och Skattemyndigheten) att den sökande inte blivit uppsagd på grund av personliga skäl eller blivit avskedad från anställning inom VGR att sökande till befattningar inom psykiatrisk vård, vård av utvecklingsstörda och vård av barn och ungdom kontrolleras mot belastnings- och misstankeregistret. Om anställning erbjudits och det senare framkommer att gällande krav och behörighet ej uppfyllts är chefen ändå ansvarig för anställningen som är bindande. 9. Anställningserbjudande och lönesättning Innan anställningserbjudandet görs en bedömning av lönenivå och lönesättning enligt förvaltningens policy och riktlinjer. Detta görs i samråd mellan chef och personalfunktion. Därefter kontaktas den sökande för erbjudande om anställning, tillträdesdatum och lön. Kommer chefen och sökande inte överens går chefen vidare och fattar beslut att erbjuda annan sökande anställning. Tänk på att ett muntligt erbjudande/överenskommelse är lika bindande som ett skriftligt. Det är också viktigt att anställningen inte tillträdes förrän anställningsavtalet är undertecknat av båda parter. När överenskommelsen är klar meddelar chefen personalfunktionen. Chefen tar muntlig kontakt med övriga som varit på anställningsintervju och meddelar beslut om tillsättning. När anställningsavtal är undertecknat och ett exemplar återsänts till personalfunktionen skickas brev till övriga sökande med information att tjänsten är tillsatt med annan sökande. Original av ansökningsbrev och sammanställning av sökande till tjänsten behålles och arkiveras hos personalfunktionen. Se Exempel på underlag till anställningsavtal (bilaga 9.1) och Exempel på brev Tack för visat intresse (bilaga 9.2) 10

11 Bilaga 2.1 Exempel på kravspecifikation Till din hjälp kan du använda dig av befattnings- och arbetsvärderingen, BAS. Tänk också på mångfalds- och jämställdhetsaspekten. Befattning och placering Befattningsbenämning Organisatorisk placering Geografisk placering Närmaste chef Beskrivning av arbetsplatsen Arbetsbeskrivning Arbetsuppgifter Interna och externa kontakter Faktorer som kännetecknar den fysiska och psykosociala miljön Utvecklingsmöjligheter Förväntade eller planerade förändringar (organisation, kompetens, arbetsuppgifter, arbetsmiljö etc.) Resor i arbetet Övrigt Anställningsförhållanden Anställningsform Sysselsättningsgrad Arbetstid/arbetstidsmodell Övertid Semester Lönenivå Förmåner Kvalifikationskrav Utbildning Erfarenhet Kunskaper (till exempel språk, IT, specialkunskaper) Färdigheter (till exempel analytisk förmåga) Personliga egenskaper Övrigt (till exempel medicinska krav) 11

12 Bilaga 5.1 Exempel på bekräftelsebrev Avsändare (handläggarens namn och adress) Mottagare NN Vi har mottagit din ansökan Tack för din ansökan gällande den utannonserade befattningen som med referensnummer. Vi vill med dessa rader bekräfta att vi mottagit din ansökan. Rekryteringsarbetet kommer att starta så snart ansökningstiden gått ut. (Om så önskas kan här göras ett tillägg som relaterat till rekryteringsarbetets tidplan, anger när den sökande kan få besked om utfallet av ansökan) Med vänlig hälsning Handläggare NN 12

13 Bilaga 6.1 Exempel på intervjufrågor Arbetslivserfarenhet Berätta om dina tidigare arbetslivserfarenheter. Berätta om ditt senaste arbete ansvarsområde, organisatorisk placering, arbetsuppgifter med mera. På vilken av dina tidigare arbetsplatser har du trivts bäst och varför? Har du någon erfarenhet från liknande arbete sedan tidigare? Personrelaterade frågor Berätta om dig själv som person. Vilka är dina ambitioner och mål? Vilka är dina starka sidor? Vilka sidor kan du utveckla? Inom vilka områden behöver du utbildning/utveckling? Hur reagerar du om någon kritiserar dig? Hur reagerar du på tidspress i arbetet? Beskriv relationer/samarbete med tidigare chefer och medarbetare. Hur skulle dina nuvarande arbetskamrater beskriva dig? Vad brukar du göra på fritiden? Finns det något i din familjesituation som gör att du har särskilda önskemål, exempelvis när det gäller arbetstider, resor? Varför är personen intresserad av tjänsten? Vilka är skälen till att du söker detta arbete? Vilka kvalifikationer tror du att du har som gör dig rätt för detta arbete? Vilka personliga egenskaper tror du att du har som gör dig rätt för detta arbete? Ställ också beteendebaserade frågor, till exempel hur den sökande har löst problem eller hanterat olika situationer i arbetet. 13

14 Bilaga 7.1 Exempel på frågor vid referenstagning Vid referenstagning är det viktigt att utgå från aktuell kravspecifikation och eventuella oklarheter från intervjutillfället. Tänk också på att kritiskt bedöma den information som framkommer vid referenstagningen. Nedanstående frågor kan ses som stöd vid referenstagning och bör kompletteras med följdfrågor: Vilket förhållande har du till den sökande (chef, arbetskamrat etc.)? Beskriv er organisation och eventuella förändringar inom en snar framtid. Vilka arbetsuppgifter och vilken roll har/hade den sökande i er organisation? Vilka är den sökandes starka sidor? Vad har den sökande för förbättringsområden? Upplever du att den sökande bäst arbetar i grupp eller individuellt? Vad har den sökande för: - initiativförmåga - stresshanteringsförmåga - samarbetsförmåga - social kompetens Vilken flexibilitet har den sökande vad gäller att ta på sig nya arbetsuppgifter, ändra arbetstid etc? Hur tror du att den sökande skulle klara arbetet utifrån kraven i kravspecifikationen? Hur ser den sökandes frånvarobild ut (punktlighet, sjukfrånvaro etc.)? Skulle du anställa den sökande igen? 14

15 Namn Bilaga 9.1 Exempel på underlag till anställningsavtal och löneöverenskommelse Personnr Adress (inkl c/o), ev även arbets-e-postadress Befattning Tel bost Hemligt Sysselsättningsgrad (xx,xx %) Legitimationskontroll hos Socialstyrelsen utförd Originalbetyg visade Datum av.. giltig giltig med förbehåll ogiltig Legitimationskontroll hos HSAN utförd Datum av.. giltig giltig med förbehåll ogiltig Fr.o.m. t.o.m. Datum Sign. Försäkringskassekontor Avd/Enhet Ansvarsnummer Anställningsform tillsvidare visstid, vikariat visstidsförordnande annan:.. 6-årsförordnande visstid, projekt tim Vikarie för Nuvarande / senaste anställning Annan lönebetalare än arbetsstället helt eller delvis under anställningen faktureras ansvar, % annat:.. Lön (heltidsbelopp) 2005 års nivå avstämt med Notering: ja nej personalfunktion Marknadslönedel: Övriga anteckningar Datum Anställningsansvarig chef Lämna blankett, vid nyanställning tillsammans med skattsedel, betyg och intyg, för lönesättning och utskrift av anställningsavtal till personalfunktionen. Koder (ifylls av personalstaben) Övriga upplysningar: Legitimations- och betygskontroll klar ja nej Sign. Bef klassificering (BSL-kod) Lön Heltidsbelopp 2005 års nivå ja nej Uppdragstillägg Lönetillägg Rekryteringsväg Övertidsersättningsrätt ja nej Datum:... Signatur:... Personalsekreterare 15

16 Bilaga 9.2 Exempel på brev Tack för visat intresse Avsändare (handläggarens namn och adress) Mottagare NN Besked angående sökt befattning Härmed meddelas att den av dig sökta befattningen som.. vid..med referensnummer. är tillsatt med annan sökande. Vi tackar för visat intresse och återsänder dina handlingar. Med vänlig hälsning Handläggare NN 16